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SEPA-Information für Vereine - Volksbank Freiburg

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SEPA-Information

für Vereine

Jeder Mensch hat etwas,

das ihn antreibt.

Wir machen den Weg frei.


SEPA – Single Euro Payments Area

Die Harmonisierung des Euro-Zahlungsverkehrs ist beschlossene Sache. Auf der Grundlage

einer gesetzlichen Vorgabe der Europäischen Union werden ab 2014 alle nationalen Zahlverfahren

für Überweisungen und Lastschriften eingestellt und durch EU-weite einheitliche Zahlverfahren

ersetzt. Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA betrifft jeden, besonders

jedoch Firmen und Vereine, die Forderungen per Lastschrift einziehen. Beginnen Sie daher

frühzeitig, sich mit den teils erheblichen Änderungen zu beschäftigen.

Was gibt es bei SEPA-Lastschriften zu beachten?

Inkassovereinbarung

Im Zuge der SEPA-Umstellung muss die mit uns geschlossene „Vereinbarung über den Einzug

von Forderungen durch Lastschriften“ an SEPA angepasst werden. Hierzu ist eine neue Inkasso-Vereinbarung

mit uns erforderlich, die wir Ihnen gerne zusenden.

Bisheriges Verfahren endet zum 01.02.2014

Das deutsche Lastschriftverfahren endet zum 01.02.2014. Ab diesem Zeitpunkt können Lastschriften

nur noch im Rahmen der neuen SEPA-Verfahren eingereicht werden.

IBAN und BIC anstatt Kontonummer und Bankleitzahl

Zur Durchführung von SEPA-Aufträgen benötigen Sie die IBAN (International Bank Account

Number) sowie den BIC (Business Identifier Code) zur Identifizierung der Bankverbindung. Im

Idealfall haben Sie eine Software (z.B. Vereinsverwaltung oder Banking-Programm), das diese

Angaben automatisch anhand der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl ermittelt. Im

Zweifelsfall erfragen Sie IBAN und BIC von Ihren Mitgliedern.

IBAN und BIC des eigenen Kontos stehen unter anderem auf jedem Kontoauszug sowie auf

der BankCard.

SEPA-Lastschriftmandat

Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen.

Unter SEPA spricht man von Mandaten. Stellen Sie sicher, dass für jedes Mitglied ein SEPA-

Lastschriftmandat vorliegt. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

Neue Mitglieder:

Holen Sie sich ein SEPA-Lastschriftmandant gemäß unserer Vorlage auf Seite 5 ein.

Bestehende Mitglieder:

Wenn die bisherige Einzugsermächtigung in Schriftform vorliegt, dann kann diese in ein

SEPA-Lastschriftmandat umgewidmet werden. Hierzu ist eine schriftliche Information erforderlich.

Siehe Seite 6.

Bitte beachten Sie, dass das Mandat erlischt, wenn es mehr als 36 Monate nicht mehr genutzt

wird.

Seite 2


Identifikationsnummer (CI – Creditor Identifier)

Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine eindeutige Identifizierung. Diese Kennung heißt

„Gläubiger-Identifikationsnummer“ (CI – Creditor Identifier). Diese Nummer muss zusammen

mit einer Mandatsreferenz der Lastschrift mitgegeben werden.

Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann online bei der Deutschen Bundesbank beantragt

werden: www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Mandatsreferenz

Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie

sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen. Sie können z.B. die Mitgliedsnummer

als Mandatsreferenz verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend

durch.

Beachten Sie dabei, dass bei jedem Einzug sowohl Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer als

auch die Mandatsreferenz angegeben werden muss.

Kündigen Sie Ihre Lastschrifteinzüge rechtzeitig an

Grundsätzlich ist ein SEPA-Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vorher –

eine individuelle Vereinbarung ist möglich) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen („Pre-

Notification“). In einer Mitgliederversammlung kann auf die jährlichen Fälligkeiten hingewiesen

werden. Eine weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. Die Fälligkeiten, Beträge

und Mandatsreferenzen (z.B. Mitgliedsnummer) müssen zusätzlich in den Veröffentlichungsorganen

des Vereins mitgeteilt werden (Rundbrief, Vereinsjournal, Internetseite, schwarzes

Brett, …).

Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen:

"Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht

auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag."

Die Vorabankündigung könnte auch Bestandteil der Beitrittserklärung sein!

Übertragen Sie SEPA-Lastschriften rechtzeitig zur Bank

Bei SEPA-Lastschriften handelt es sich generell um Terminaufträge, die mit einer festgelegten

Vorlaufzeit zur Bank übertragen werden müssen. Diese betragen nach heutigem Stand:

Erst- und Einmallastschriften: spätestens 6 Geschäftstage bis 15:00 Uhr vor Fälligkeit

Folgelastschriften: spätestens 3 Geschäftstage bis 15:00 Uhr vor Fälligkeit

Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift

erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten SEPA-

Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des

Zahlers über die Umdeutung anzugeben.

Ausblick:

Derzeit arbeitet die Deutsche Kreditwirtschaft an einer „SEPA-Eil-Lastschrift“ mit einer verkürzten

einheitlichen Vorlaufzeit von einem Geschäftstag. Die Einführung wird voraussichtlich ab

November 2013 erfolgen.

Seite 3


Lastschrifteinreichungen nur per Onlinebanking möglich

SEPA-Lastschriften können ausschließlich per Onlinebanking bei der Bank eingereicht werden.

Die Einreichung per Beleg oder Datenträger ist nicht mehr vorgesehen. Geeignete Übermittlungswege

sind z.B.

Über unser Banking-Portal für Firmenkunden und Vereine „eBanking Business Edition“

www.volksbank-freiburg.de/ebusiness

Mit einer geeigneten Banking-Software und einem Online-Zugang (z.B. HBCI mit PIN/TAN

oder Chipkarte). Für Vereine empfehlen wir das Programm „Profi cash“

www.volksbank-freiburg.de/pc

SEPA-Fähigkeit Ihrer Software

Prüfen Sie Ihre Software zur Verwaltung und Übertragen der Lastschriften (z.B. Vereinsverwaltung

oder Banking-Software) auf SEPA-Fähigkeit. Hierzu gehören z.B.:

Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr?

Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar?

Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA) möglich?

Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins möglich?

Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden?

Ist ein Mandatsservice integriert (z.B. Beachtung von Vorlauffristen für die Einreichung von

Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)?

Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung?

Widerspruchsfrist

Einer SEPA-Lastschrift kann binnen 8 Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastungsbuchung ohne

Angabe von Gründen widersprochen werden. Liegt kein gültiges Mandat vor, dann verlängert

sich die Widerspruchsfrist auf 13 Monate.

Aufbewahrung der Original-Mandate

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate nach dem letzten Einzug. (Ende der technischen

Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die

nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten.

Gültigkeit der Lastschrift-Mandate

Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug.

Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen

wird, ist das Mandat nicht mehr gültig.

Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen.

Weitere Informationen

Auf der SEPA-Website der Deutschen Bundesbank finden Sie wichtige Informationen zu SEPA

sowie ausführliche Antworten auf häufig gestellte Fragen.

www.sepadeutschland.de

Seite 4


Lastschriftmandat

Grundlage für den Einzug von SEPA-Lastschriften ist ein Lastschriftmandat in Schriftform. Die

Gestaltung des Mandates ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt, das die geforderten

Pflichtangaben sowie den rechtlich relevanten Mandatstext enthalten muss.

MUSTERVEREIN E.V., BISMARCKALLEE 10, 79098 FREIBURG

Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234

Mandatsreferenz 987543CB2

SEPA-Lastschriftmandat

Ich ermächtige den MUSTERVEREIN E.V., Zahlungen von meinem Konto

mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an,

die von dem MUSTERVEREIN E.V. auf mein Konto gezogenen Lastschriften

einzulösen.

Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum,

die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es

gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

___________________________________

Vorname und Name (Kontoinhaber)

___________________________________

Straße und Hausnummer

___________________________________

Postleitzahl und Ort

___________________________________ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _

Kreditinstitut BIC

D E _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _ _ _ | _ _

IBAN

___________________________________

Datum, Ort und Unterschrift

Bitte beachten Sie:

Stellen Sie sicher, dass für jedes Mitglied ein solches Mandat vorliegt.

Vereinsdaten:

Name und Anschrift

Gläubiger-

Identifikationsnummer

Mandatsreferenz

Eindeutige Bezeichnung:

SEPA-Lastschriftmandat

Fest vorgegebener Mandatstext

des SEPA-

Lastschriftmandats (Basis)

Mitgliedsdaten:

Name und Anschrift

Name des Kreditinstituts

mit BIC

IBAN

Datum, Ort und Unterschrift

Alte Einzugsermächtigungen, die schriftlich vorliegen, können in ein SEPA-Lastschriftmandat

umgedeutet werden. Siehe Seite 6.

Seite 5


Umdeutung bestehender Einzugsermächtigungen

Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können unter folgenden Voraussetzungen in ein

SEPA-Lastschriftmandat umgedeutet werden:

Die bisherige Einzugsermächtigung liegt in Schriftform vor.

Die Umdeutung erfolgt durch schriftliche Information des Zahlungspflichtigen.

In dieser Information sind Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer, die Mandatsreferenz sowie

der Umstellungstermin angegeben.

Die Umdeutung ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige der Information nicht widerspricht.

Wir empfehlen ein individuelles Anschreiben, um auf diesem Weg die ermittelte IBAN und BIC

bestätigen zu lassen.

MUSTERVEREIN E.V., BISMARCKALLEE 10, 79098 FREIBURG

Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ05678901234

Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-

Basis-Lastschriftverfahren und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,

wir nutzen im Rahmen der bestehenden Mitgliedschaft für Zahlungen die Lastschrift (Einzugsermächtigungsverfahren).

Als Beitrag zur Schaffung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums

(Single Euro Payments Area, SEPA) stellen wir ab dem [DATUM] auf das europaweit

einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung

wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Dieses Lastschriftmandat wird

durch

- unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer

- Ihre Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz

gekennzeichnet, die von uns bei allen Lastschrifteinzügen angegeben werden. Da diese Umstellung

durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts unternehmen.

Lastschriften werden weiterhin von Ihrem folgenden Konto eingezogen:

IBAN: DE12 0123 4567 8901 2345 67

BIC: GENODE99VB1 (Volksbank Musterstadt eG)

Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Ihre IBAN und den

BIC finden Sie z. B. auch auf Ihrem Kontoauszug. Sofern Sie Fragen zu diesem Schreiben haben,

kontaktieren Sie uns gerne.

Mit freundlichen Grüßen

Sie können diese Umdeutung beispielsweise der Einladung zur Mitgliederversammlung beifügen.

Denkbar ist ebenfalls eine Mitteilung in den Veröffentlichungsorganen (z.B. Mitgliederzeitschrift).

Stellen Sie jedoch in jedem Fall sicher, dass Sie alle Mitglieder über die Umstellung

auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren rechtzeitig und vollumfänglich informiert haben.

Seite 6


Praxistipp: Information über den Kontoauszug

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Mitglieder mit der letzten nationalen Lastschrift über die

erste SEPA-Lastschrift zu informieren.

Beispiel eines Verwendungszwecks:

Mitgliedsbeitrag 2013

Beitragseinzug ab 02.01.14

per SEPA-Lastschrift

Unsere Gläubiger-ID

DE99ZZZ05678901234

Ihre Mandatsreferenz

12345

Seite 7


Checkliste SEPA allgemein

Haben Sie eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein?

Noch nicht

erledigt am: . . . . . . . .

Ist vorhanden

Name der(s) SEPA-Verantwortlichen: ………………………….

Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA bewerkstelligen.

Haben Sie einen definitiven SEPA-Umstellungstermin festgelegt?

Noch nicht

Ja, am: . . . . . . . .

Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest. Zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten

nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt.

Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins:

Zahlungen beleghaft

Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick

Zahlungen ausschließlich online

SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder

eines Datenträgers (Diskette, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. Ebenso sind Anlieferungen

von Überweisungen per Datenträger unter SEPA nicht mehr möglich.

Ist Ihre Vereinssoftware SEPA-fähig?

Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr?

Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar?

Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA) möglich?

Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins möglich?

Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden?

Ist ein Mandatsservice integriert (z.B. Beachtung von Vorlauffristen für die Einreichung

von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)?

Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-

Nutzung?

Haben Sie Zweifel an der SEPA-Fähigkeit Ihrer Software, so kontaktieren Sie bitte den Programmhersteller.

Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Mitglieder bekannt?

Alle vorhanden

Sind teilweise vorhanden

Müssen noch einholt werden

Gerne stellen wir Ihnen einen IBAN-Konverter zur Verfügung.

Übrigens: Unsere Programme (Profi cash und VR-NetWorld Software) unterstützten ebenfalls die automatische

Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC.

Haben Sie die IBAN und den BIC Ihres Vereins bekanntgegeben?

Auf Anmeldeformularen

Auf Rechnungen und Briefbögen

In anderen Informationsquellen (z.B. auf der Homepage des Vereins)

Die IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite der VR-BankCard zum Vereinskonto, dem Kontoauszug und im

Onlinebanking.

Seite 8


Checkliste SEPA-Lastschriften

Haben Sie eine aktuelle Inkassovereinbarung mit uns abgeschlossen?

Bereits neu abgeschlossen

Vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPA-Lastschriften ein

erledigt: . . . . . . . .

Im Zuge der SEPA-Umstellung muss die mit uns geschlossene „Vereinbarung über den Einzug von Forderungen

durch Lastschriften“ an SEPA angepasst werden.

Haben Sie bereits die Gläubiger–Identifikationsnummer für Ihren Verein beantragt?

Ist noch nicht beantragt

erledigt am: . . . . . . . .

Ist bereits beantragt

die Gläubiger-ID lautet: …………………………………..

Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann online bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden:

www.glaeubiger-id.bundesbank.de

Prüfen Sie Ihre Vereins-/Beitragssatzung auf evtl. Angaben zu Zahlungsarten und

Fälligkeiten der Beiträge

Erledigt

Noch nicht erledigt

erledigt am: . . . . . . . .

Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang"

/ oder "Mitte November" – eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin

vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss.

Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben

vorliegen, damit eine Umdeutung möglich ist:

Nicht alle

Ja

Nein

Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Vereinsmitglied eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original

oder archiviert vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung in ein SEPA-

Basislastschrift-Mandat zulässig.

Haben Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer festgelegt?

Noch nicht

erfolgt am: . . . . . . . .

Ja, wie folgt: ……………………………………………………..

Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen (Mitglieder) fest (z. B. die

Mitgliedsnummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA-

Mandat eindeutig gekennzeichnet.

Seite 9


Haben Sie die Besonderheiten bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung

auf ein SEPA-Mandat beachtet?

Wurden folgende Angaben im Umdeutungsanschreiben vermerkt?

Hinweis auf die Umdeutung

Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer

Mandatsreferenz

Umstellungstermin

Anstelle der Einholung eines separaten Basis-Lastschriftmandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder

schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu

informieren. Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist

keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Siehe Muster auf Seite 6.

Haben Sie ein Mandat in Ihre Beitrittserklärung integriert?

Noch nicht

ist erledigt am: . . . . . . . .

Ja

Entwerfen Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem Basis-Lastschriftmandat statt der Einzugsermächtigung.

Ein Muster finden Sie auf Seite 5. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine

Unterlagen.

Bitte beachten Sie: Sollten Sie das SEPA-Basislastschrift-Mandat in die Beitrittserklärung integrieren, benötigen

Sie zwei Unterschriften Ihres Mitgliedes – eine für die Beitrittserklärung und eine für das SEPA-Mandat.

Ist die Aufbewahrung der Original-Mandate geregelt?

Noch nicht

ist erledigt am: . . . . . . . .

Ja

Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Bewahren

Sie die Formulare dementsprechend auf.

Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die

austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen.

Seite 10

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