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E-Procurement - Lehrer

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Change the management<br />

• E-<strong>Procurement</strong> Projekte sind nicht nur reine IT-<br />

Projekte. Vielmehr hängt der Erfolg oder Misserfolg in<br />

erster Linie von der Akzeptanz seitens der Mitarbeiter<br />

ab.<br />

• Die Mitarbeiter interessieren sich nicht unbedingt für die<br />

strategischen Vorteile für das Unternehmen, sondern<br />

wollen persönlich Nutzen aus den E-<strong>Procurement</strong><br />

Angebot ziehen, wie zB<br />

– Kürzere Bestellzeiten<br />

– Kürzere Durchlaufzeiten der Bestellung im<br />

Unternehmen<br />

– Entscheidungsfreiheit bis zu einem bestimmten<br />

Rahmen<br />

Eberhart 7<br />

• Wird eine E-<strong>Procurement</strong> Gesamtlösung eingesetzt,<br />

kann danach jeder Mitarbeiter des Unternehmens mit<br />

Hilfe eines Webbrowsers die Artikel für seinen täglichen<br />

Bedarf selbst auswählen und direkt in die automatische<br />

Bearbeitung oder zur Weiterleitung an den Lieferanten<br />

überführen.<br />

• Der Mitarbeiter kann nur aus jenen Artikel wählen,<br />

welche für ihn persönlich freigegeben sind. Abhängig<br />

von bestehenden Genehmigungsregeln wird dann direkt<br />

die Bestellanforderung in eine Bestellung übergeführt,<br />

welche im Anschluss an den Lieferanten elektronisch<br />

übermittelt wird.<br />

Eberhart 9<br />

• Bedarferstellung:<br />

Es wird die Bedarfserstellung von jedem Mitarbeiter<br />

persönlich durchgeführt. Durch die personalisierte<br />

Identifizierung entfallen alle Tätigkeiten wie Bekanntgabe<br />

des Namens und der Abteilung, da das E-<strong>Procurement</strong><br />

System über alle diese Informationen bereits verfügt.<br />

• Der Vorteil in einer persönlichen Abwicklung besteht<br />

darin, dass jeder Mitarbeiter seinen Bedarf in Bezug auf<br />

das gewünschte Produkt in Hinblick auf Qualität, Menge,<br />

Preis und Verfügbarkeit am besten kennt und daher den<br />

Teil der Bedarfserstellung selbst erledigen sollte.<br />

• Genehmigungshierarchie<br />

Eberhart 11<br />

• E-<strong>Procurement</strong> ist in erster Linie für C-Teile oder MRO<br />

Artikel geeignet. Unter MRO Artikel versteht man Artikel<br />

für<br />

– Maintainance (Instandhaltung)<br />

– Repair (Wartung) und<br />

– Operations (Betrieb).<br />

• Beispiele: Büromaterial, Hygiene, Elektroartikel<br />

• Wie aus einer typischen ABC-Analyse erkennbar,<br />

verursachen C Güter mehr als 70 Prozent des<br />

Aufwandes für die Beschaffung, obwohl der Wert der<br />

bestellten Waren nur ca. 10 Prozent aller Waren<br />

entspricht. Hier ist ein gewisses Einsparungspotenzial<br />

erkennbar.<br />

Eberhart 8<br />

• Wird die Ware geliefert, kann der Wareneingang auch<br />

vom jeweiligen Mitarbeiter (dezentral) selbst<br />

durchführen. Über die Weboberfläche kann jeder<br />

Mitarbeiter die für den eigenen Bedarf noch<br />

ausständigen Waren einsehen und bei der Lieferung<br />

gleich den Wareneingang durchführen. Zusätzlich wird<br />

auch die Prüfung der Ware durch den jeweiligen<br />

Mitarbeiter vorgenommen. Alle Daten werden<br />

automatisch in die Backoffice Lösung des Unternehmens<br />

(zB Oracle, SAP) übernommen.<br />

• Eine Senkung der administrativen Aufgaben für die<br />

Einkaufsabteilung ist daher eindeutig erkennbar.<br />

Eberhart 10<br />

• Genehmigungshierarchie: Es gibt unterschiedliche<br />

Möglichkeiten die Genehmigungen einzuteilen<br />

– Vier-Augen Prinzip<br />

– Wertgrenze – dabei kann jeder Mitarbeiter seinen Bedarf bis zu<br />

einer bestimmten Obergrenze ohne weitere Genehmigung<br />

automatisch bestellen<br />

– Vorgesetzte Variante – Übersteigt der Wert eine vereinbarte<br />

Grenze, so bekommt der Vorgesetze eine Benachrichtigung –<br />

meist über das hausinterne E-Mail System – und muss/kann die<br />

Bestellanforderung des Mitarbeiters genehmigen<br />

• Bei der Beschaffungsplanung kann auch festegelegt<br />

werden, dass bestimmte Mitarbeiter nur bestimmte<br />

Produkte im System sehen und ordern können. Es sind<br />

dann nicht alle Produkte für alle sichtbar.<br />

Eberhart 12

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