E-Procurement - Lehrer
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Change the management<br />
• E-<strong>Procurement</strong> Projekte sind nicht nur reine IT-<br />
Projekte. Vielmehr hängt der Erfolg oder Misserfolg in<br />
erster Linie von der Akzeptanz seitens der Mitarbeiter<br />
ab.<br />
• Die Mitarbeiter interessieren sich nicht unbedingt für die<br />
strategischen Vorteile für das Unternehmen, sondern<br />
wollen persönlich Nutzen aus den E-<strong>Procurement</strong><br />
Angebot ziehen, wie zB<br />
– Kürzere Bestellzeiten<br />
– Kürzere Durchlaufzeiten der Bestellung im<br />
Unternehmen<br />
– Entscheidungsfreiheit bis zu einem bestimmten<br />
Rahmen<br />
Eberhart 7<br />
• Wird eine E-<strong>Procurement</strong> Gesamtlösung eingesetzt,<br />
kann danach jeder Mitarbeiter des Unternehmens mit<br />
Hilfe eines Webbrowsers die Artikel für seinen täglichen<br />
Bedarf selbst auswählen und direkt in die automatische<br />
Bearbeitung oder zur Weiterleitung an den Lieferanten<br />
überführen.<br />
• Der Mitarbeiter kann nur aus jenen Artikel wählen,<br />
welche für ihn persönlich freigegeben sind. Abhängig<br />
von bestehenden Genehmigungsregeln wird dann direkt<br />
die Bestellanforderung in eine Bestellung übergeführt,<br />
welche im Anschluss an den Lieferanten elektronisch<br />
übermittelt wird.<br />
Eberhart 9<br />
• Bedarferstellung:<br />
Es wird die Bedarfserstellung von jedem Mitarbeiter<br />
persönlich durchgeführt. Durch die personalisierte<br />
Identifizierung entfallen alle Tätigkeiten wie Bekanntgabe<br />
des Namens und der Abteilung, da das E-<strong>Procurement</strong><br />
System über alle diese Informationen bereits verfügt.<br />
• Der Vorteil in einer persönlichen Abwicklung besteht<br />
darin, dass jeder Mitarbeiter seinen Bedarf in Bezug auf<br />
das gewünschte Produkt in Hinblick auf Qualität, Menge,<br />
Preis und Verfügbarkeit am besten kennt und daher den<br />
Teil der Bedarfserstellung selbst erledigen sollte.<br />
• Genehmigungshierarchie<br />
Eberhart 11<br />
• E-<strong>Procurement</strong> ist in erster Linie für C-Teile oder MRO<br />
Artikel geeignet. Unter MRO Artikel versteht man Artikel<br />
für<br />
– Maintainance (Instandhaltung)<br />
– Repair (Wartung) und<br />
– Operations (Betrieb).<br />
• Beispiele: Büromaterial, Hygiene, Elektroartikel<br />
• Wie aus einer typischen ABC-Analyse erkennbar,<br />
verursachen C Güter mehr als 70 Prozent des<br />
Aufwandes für die Beschaffung, obwohl der Wert der<br />
bestellten Waren nur ca. 10 Prozent aller Waren<br />
entspricht. Hier ist ein gewisses Einsparungspotenzial<br />
erkennbar.<br />
Eberhart 8<br />
• Wird die Ware geliefert, kann der Wareneingang auch<br />
vom jeweiligen Mitarbeiter (dezentral) selbst<br />
durchführen. Über die Weboberfläche kann jeder<br />
Mitarbeiter die für den eigenen Bedarf noch<br />
ausständigen Waren einsehen und bei der Lieferung<br />
gleich den Wareneingang durchführen. Zusätzlich wird<br />
auch die Prüfung der Ware durch den jeweiligen<br />
Mitarbeiter vorgenommen. Alle Daten werden<br />
automatisch in die Backoffice Lösung des Unternehmens<br />
(zB Oracle, SAP) übernommen.<br />
• Eine Senkung der administrativen Aufgaben für die<br />
Einkaufsabteilung ist daher eindeutig erkennbar.<br />
Eberhart 10<br />
• Genehmigungshierarchie: Es gibt unterschiedliche<br />
Möglichkeiten die Genehmigungen einzuteilen<br />
– Vier-Augen Prinzip<br />
– Wertgrenze – dabei kann jeder Mitarbeiter seinen Bedarf bis zu<br />
einer bestimmten Obergrenze ohne weitere Genehmigung<br />
automatisch bestellen<br />
– Vorgesetzte Variante – Übersteigt der Wert eine vereinbarte<br />
Grenze, so bekommt der Vorgesetze eine Benachrichtigung –<br />
meist über das hausinterne E-Mail System – und muss/kann die<br />
Bestellanforderung des Mitarbeiters genehmigen<br />
• Bei der Beschaffungsplanung kann auch festegelegt<br />
werden, dass bestimmte Mitarbeiter nur bestimmte<br />
Produkte im System sehen und ordern können. Es sind<br />
dann nicht alle Produkte für alle sichtbar.<br />
Eberhart 12