Host-to-anything: eBanking, eMail, SMS, WAP ... - Midrange Magazin
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Aktuelles<br />
Unternehmen, die eine einheitliche interne<br />
Informationsplattform schaffen wollen, tun sich<br />
häufig schwer bei der Wahl einer für sie<br />
sinnvollen Content- und Informationsstrategie<br />
sowie der dafür benötigten IT-Lösungen.<br />
Das Ziel<br />
Grundlagen zur Auswahl eines unternehmensweiten Informationssystems<br />
Ziel des im folgenden beschriebenen aktuellen<br />
Projektes „Plaut World“ war es,<br />
ein weltweites webbasierendes Kommunikations-<br />
und Informationsmanagementsystem<br />
bei dem in 18 Ländern tätigen<br />
Management- und IT-Beratungsunternehmen<br />
Plaut AG zu implementieren.<br />
Als IT-Dienstleister mit zahlreichen Methodiken<br />
bestens vertraut, forderte das<br />
Unternehmen im Hinblick auf die Einführung<br />
eine Methode, die schnell und<br />
gezielt ein produktives Ergebnis erzielt.<br />
Dabei sollte versucht werden, das gleiche<br />
Resultat mit maximal 50 Prozent<br />
der kalkulierten Kosten und in ca. 2/3<br />
der veranschlagten Zeit zu erreichen,<br />
ohne dabei qualitative und quantitative<br />
Einschränkungen in Kauf nehmen zu<br />
müssen.<br />
Gefordert war ein System, das neben<br />
dem klassischen Webbereich – dem Content<br />
Management – auch zusätzliche<br />
weitere Aspekte abdeckt, wie Permission<br />
Marketing, Enterprise Information Portal<br />
oder Digital Asset Management.<br />
Letzteres ist eine Lösung, mit der in digitaler<br />
Form vorliegende multimediale<br />
Elemente erfasst, gespeichert, archiviert<br />
und abgerufen werden. Eine zusätzliche<br />
Bedingung war die einfache Integration<br />
bestehender Applikationen, um<br />
beispielsweise Daten aus ERP-Systemen<br />
(in diesem Fall SAP R/3) verarbeiten zu<br />
können. Es sollte ein zentrales Informationssystem<br />
geschaffen werden, das sämtliche<br />
nicht personalisierte Informationen<br />
Wendig gegen mächtig<br />
(wie z. B. <strong>eMail</strong>s) verwaltet und auf Abruf<br />
bereithält – via Internet und Extranet.<br />
Von elementarer Bedeutung war<br />
dabei auch das nahtlose Zusammenspiel<br />
aller 34 Tochtergesellschaften der Beratungsgruppe,<br />
denn die Informationen<br />
sollten zwar – rein technisch gesehen –<br />
zentral verwaltet werden, vom Benutzer<br />
jedoch lokal abrufbar sein und als lokales<br />
System betrachtet werden.<br />
Die Methodik<br />
Erfahrungsgemäß zählen drei Komponenten<br />
zu den größten Kostentreibern<br />
bei der Implementierung einer neuen<br />
Lösung: Manntage bei der Einführung,<br />
Lizenzpreis sowie Schulungsaufwand.<br />
Um Kosten effektiv senken zu können,<br />
bedarf es also vor allem anderen einer<br />
schnelleren Methode der Einführung, damit<br />
Manntage eingespart werden können.<br />
Sinnvoll ist daher der Start mit einem<br />
Mindestmaß an Funktionalitäten.<br />
Wird nämlich der übliche Rahmen an<br />
Möglichkeiten voll ausgeschöpft, besteht<br />
die Gefahr, dass zum Zeitpunkt der endgültigen<br />
Projekteinführung bereits<br />
wieder neue Funktionalitäten gefordert<br />
sind und die soeben implementierte Lösung<br />
aktualisiert werden muss, bevor sie<br />
überhaupt richtig eingesetzt wurde. Die<br />
Wahl einer Software, die nur den Einsatz<br />
der Funktionalitäten erlaubt, die vom<br />
Unternehmen auch wirklich benötigt<br />
werden, reduziert nämlich auch den<br />
Konfigurations- bzw. Schulungsaufwand.<br />
Nach dem Mot<strong>to</strong> „To go fast, we<br />
only build what we need, thus keeping<br />
the system lean and mean”, sollten die<br />
geplanten Manntage durch genaue Definition<br />
der Muss-Kriterien so weit gekürzt<br />
werden, dass mit möglichst wenig Aufwand<br />
ein voll betriebsfähiges System in<br />
allen Unternehmensbereichen und Gesellschaften<br />
einsatzbereit ist. Ist der Produktivstart<br />
erst einmal erfolgt, kann<br />
22 www.midrangemagazin.de Februar 2002<br />
jederzeit aktualisiert werden, denn die<br />
Lösung soll ja lebendig gehalten und aktuellen<br />
Anforderungen angepasst werden.<br />
Mit der Bezeichnung „Living Software“<br />
wird denn auch der Nagel auf den<br />
Kopf getroffen. Dabei sollte man sich frei<br />
machen von der Befürchtung, sich in eine<br />
gewisse Abhängigkeit von dem Lösungsanbieter<br />
zu begeben und eine Art „never<br />
ending project“ zu kreieren. Der Vorteil<br />
dieser „Living Software“-Prozedur liegt<br />
– im Vergleich zu eher unregelmäßigen<br />
Updates – in der Möglichkeit der permanenten<br />
Anpassung an neue Markt- und<br />
Unternehmensbegebenheiten zu wesentlich<br />
geringeren Kosten, aber einer deutlich<br />
erhöhten Flexibilität. Als Beispiel sei<br />
hier ein Textverarbeitungsprogramm genannt,<br />
bei dem der durchschnittliche Benutzer<br />
nur rund 30 % des Funktionsumfangs<br />
nutzt und die verbleibenden 70 %<br />
als Ballast betrachtet.<br />
Der zweite große Kostenträger in IT-<br />
Projekten sind die Lizenzpreise. Sie<br />
erscheinen zwar anfänglich häufig sehr<br />
niedrig, schnellen jedoch durch steigende<br />
Anwenderzahlen und Hardwareanpassungen<br />
rasch in die Höhe. Gefordert<br />
ist daher eine Software, deren Anbieter<br />
sich durch eine Lizenzpolitik auszeichnet,<br />
die ihn positiv von anderen Herstellern<br />
unterscheidet, um diesen Kostenfak<strong>to</strong>r<br />
gleich von Anfang an nach unten<br />
zu revidieren. Spätestens jetzt stellt sich<br />
also die Frage nach der Wahl zwischen<br />
David oder Goliath.<br />
Die Software –<br />
von David oder Goliath?<br />
Nach gründlicher Bedarfsanalyse war<br />
schnell klar, dass im Falle der „Plaut<br />
World“ die Wahl eines Branchenriesen<br />
nicht zum Ziel führen würde und die Investition<br />
eines einstelligen Millionenbetrages<br />
für eine ECM (Enterprise Content<br />
Management)-Lösung nicht gerechtfer-