Ganzheitliches Reisekostenmanagement

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Willkommen beim ganzheitlichen Reisekostenmanagement Wir alle wissen, dass Reisekostenmanagementsysteme Ihre dienstreisenden Mitarbeiter hervorragend beim schnellen und effizienten Einreichen ihrer Kosten unterstützen. Um eine vollständige Kontrolle über die Reisekosten Ihres Unternehmens zu erlangen, sind jedoch zwei zusätzliche wichtige Aufgaben erforderlich, die nicht von einem Reisekostenmanagementsystem bewältigt werden können: 1. Prüfen von Belegen in Papierform, um die Genauigkeit von Erstattungsanträgen und die Einhaltung von Reiserichtlinien sicherzustellen 2. Analysieren dieser Belege zur Optimierung der Umsatzsteuererstattung Durch Implementieren dieser beiden zusätzlichen Schritte, die NUR in der Meridian-Lösung Expenseflo enthalten sind, können Sie zusätzlich bis zu 8 % Ihrer gesamten Reisekosten einsparen. Ein herkömmliches Reisekostenmanagementsystem (Expense Management System, EMS) sieht folgendermaßen aus: Reisekostenmanagementsystem Ein ganzheitliches Reisekostenmanagement, das Sie bei der Maximierung Ihrer Einsparungen unterstützt, sieht jedoch so aus: Reisekostenmanagementsystem – Expenseflo EMS (oder Drittanbieter) Belegprüfung – Expenseflo EXPENSE AUDIT Willkommen bei Expenseflo – dem ganzheitlichen Reisekostenmanagement. USt.-Erstattung – Expenseflo VAT RECOVERY Optimale Belegbearbeitung Expenseflo verwandelt einen bürokratischen Albtraum in eine Traumlösung. Rechnungsbelege in Papierform werden von jedem Unternehmen als Belastung empfunden, die jedoch nicht vermieden werden kann: Die Steuerbehörden vieler Länder verlangen weiterhin die Vorlage dieser Belege. Expenseflo sorgt dafür, dass Sie den optimalen Nutzen aus diesen Belegen ziehen. Wir nehmen Ihnen alle Rechnungen ab (wir können sie sogar für Sie scannen und archivieren) und realisieren ihre Werthaltigkeit, indem wir sie zur Prüfung der Reisekostenanträge Ihrer Mitarbeiter sowie zur Geltendmachung von Vorsteuerabzügen verwenden. Wir sorgen also nicht nur für die Einsparung von Bearbeitungskosten in Ihrem Unternehmen, wir reduzieren ebenfalls Ihre Reisekosten. Warum Finanzleiter von Expenseflo begeistert sind • Minimiert die Kosten für die Bearbeitung von Reiseausgaben • Bietet umfassende Auswertungen und Daten zu Kosten • Maximiert die Richtlinieneinhaltung durch Mitarbeiter • Kann nahtlos in Kartenanbieter-, ERP- und Kreditorensysteme integriert werden • Optimiert den Vorsteuerabzug – ein Bereich, in dem Meridian weltweit führend ist Warum Reisemanager von Expenseflo begeistert sind • Optimiert die Richtlinieneinhaltung in Bezug auf bevorzugte Anbieter • Stellt umfassende Daten zu Ausgaben für die Verhandlung mit Anbietern bereit • Vereinfacht die Durchsetzung von Reiserichtlinien • Kann nahtlos in Reisebuchungstools von Unternehmen integriert werden Warum Dienstreisende von Expenseflo begeistert sind • Geringerer Zeitaufwand für das Einreichen von Reisekostenanträgen • Schnellere Genehmigung und Erstattung von Kosten • Mehr Klarheit darüber, welche Kosten erstattungsfähig sind und welche nicht (wir haben die Erfahrung gemacht, dass die meisten Mitarbeiter sich bereitwillig an Richtlinien halten, sofern sie diese kennen)
Expenseflo EMS Reisekostenmanagementsystem – Expenseflo EMS (oder Drittanbieter) Belegprüfung – Expenseflo EXPENSE AUDIT Warum sollten wir ein automatisiertes Reisekostenmanagementsystem einführen? Schätzungen zufolge verfügt weit weniger als die Hälfte aller Unternehmen über ein automatisiertes Reisekostenmanagementsystem. Falls Sie bisher noch nicht zu den Überzeugten zählen, finden Sie nachstehend Gründe, die für ein solches System sprechen: Reduzierung von Reisekosten • Bereitstellung von Informationen zur Verhandlung mit Anbietern für das Management • Verbesserung der Richtlinieneinhaltung durch Dienstreisende in Bezug auf bevorzugte Anbieter (durch Genehmigung vor Reiseantritt) Reduzierung von Bearbeitungskosten • Eliminierung vieler manueller, papierbasierter Aufgaben, wodurch die Bearbeitungskosten um bis zu 80 % reduziert werden Verringerung der Bearbeitungszeit für Mitarbeiter und Management • Erhebliche Reduzierung der Zeit, die Dienstreisende für das Ausfüllen von Reisekostenanträgen benötigen und die bis zur Kostenerstattung vergeht • Einfache Genehmigung durch Vorgesetzte per Mausklick USt.-Erstattung – Expenseflo VAT RECOVERY Ganzheitliches Reisekostenmanagement In Ordnung, Sie haben mich überzeugt. Wir brauchen ein Reisekostenmanagementsystem. Aber warum sollten wir uns für Expenseflo EMS entscheiden? Expenseflo EMS ist in puncto Benutzerfreundlichkeit und Integration unübertroffen. Gleichzeitig ist die Lösung flexibel genug, um die Komplexität der unterschiedlichsten Berichtsanforderungen in den verschiedenen Ländern zu bewältigen. Einfachheit – Benutzerfreundlichkeit Das Tool ist sowohl für Dienstreisende, die Reisekostenanträge ausfüllen, als auch für Vorgesetzte, die diese genehmigen, beispiellos einfach. Falls es keine Unregelmäßigkeiten bei einem Antrag gibt, ist die Genehmigung tatsächlich mit einem einzelnen Mausklick möglich.
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Seite 5 und 6: Expenseflo EXPENSE AUDIT Reisekoste
Seite 7 und 8: Expenseflo VAT RECOVERY Reisekosten

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