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Artikel Amtsmanager0406 - Anecon

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Amtsmanager 2006<br />

für kommunales<br />

E-Government-Projekt<br />

Die sechs niederösterreichischen Städte St. Pölten, Wiener Neustadt, Krems, Schwechat, Waidhofen an<br />

der Ybbs, St. Valentin und die projektbegleitenden Verwaltungsberater PuMa – Public Management<br />

Consulting wurden am 21. März 2006 für ein richtungsweisendes Kooperationsprojekt mit dem dritten<br />

Preis des Amtsmanagers 2006 in der Kategorie „Kommunale Verwaltungsmanagement“ ausgezeichnet.<br />

Gegenstand dieses Projekts war eine grundlegende Reform des Formularwesens aller beteiligten Städte.<br />

Dr. Ronald Sallmann und Mag. (FH) Julia Reifensteiner<br />

Public Management Consulting, Berater des Österreichischen Städtebundes in E-Government-Angelegenheiten<br />

Die Preisübergabe erfolgte in einem festlichen<br />

Rahmen durch die Generalsekretärin<br />

der Österreichischen Wirtschaftskammer<br />

gemeinsam mit Mitgliedern der<br />

Österreichischen Bundesregierung. Auch<br />

Stadträtin Sonja Wehsely, die Bgm. Häupl<br />

als Präsident des Österreichischen Städtebundes<br />

vertrat, wohnte der Preisverleihung<br />

bei. Die Auszeichnung wurde von den<br />

Bürgermeistern bzw. Magistratsdirektoren<br />

und den Projektverantwortlichen der<br />

Projektstädte St. Pölten, Wiener Neustadt,<br />

Krems, Schwechat, Waidhofen an<br />

der Ybbs und St. Valentin entgegengenommen.<br />

Das Projekt selbst geht auf Beratungen im<br />

Rahmen des Fachausschusses für Informationstechnologien<br />

(FIT) des Österreichischen<br />

Städtebundes zurück, bei denen Kooperationsmöglichkeiten<br />

im Formularbereich<br />

diskutiert und ausgelotet wurden.<br />

Die nun ausgezeichnete Initiative wurde<br />

als Pilotvorhaben von der Landesgruppe<br />

Niederösterreich des Österreichischen<br />

Städtebundes finanziell unterstützt. Die<br />

externe Begleitung und Umsetzung des<br />

10 Ö S T E R R E I C H I S C H E G E M E I N D E - Z E I T U N G 4 / 2 0 0 6<br />

Formularserverprojekts erfolgte durch<br />

PuMa – Public Management Consulting –<br />

ein Beratungsunternehmen, das sich auf<br />

IT-nahe Verwaltungsmodernisierung spezialisiert<br />

hat.<br />

Jede Stadt kann sich<br />

dem Projekt anschließen<br />

Die erste Projektphase mit 60 kommunalen<br />

Formularen konnte Anfang April 2006<br />

abgeschlossen werden. Geplant ist eine<br />

laufende Erweiterung der externen Formulare,<br />

aber auch ein individueller Aufbau


gemeindeinterner Formulare, wie beispielsweise<br />

Urlaubsanträge, interne Leistungsverrechnung<br />

oder Krankmeldungen.<br />

Mit Abschluss der ersten Projektphase<br />

können nun auch andere Städte und Gemeinden<br />

aus dem gesamten Bundesgebiet<br />

dieser Initiative beitreten. Da das Vergabeverfahren<br />

österreichweit für alle Gemeinden<br />

durchgeführt wurde, sind für neu<br />

hinzukommende Kommunen diesbezüglich<br />

auch keine weiteren Schritte erforderlich.<br />

Zielsetzungen des Projekts<br />

und Vorgangsweise<br />

Zunächst erfolgte eine Identifikation der<br />

Formulare, die aufgrund häufiger Nachfrage<br />

(Anzahl der Geschäftsfälle pro Jahr)<br />

eine elektronische Umsetzung rechtfertigen.<br />

Das Ergebnis dieser Recherche waren<br />

ca. 60 Formulare aus verschiedensten Bereichen<br />

des eigenen Wirkungsbereichs der<br />

Gemeindeverwaltung. Konkret waren dies<br />

der Bereich der Gebühren und Abgaben<br />

(z. B. Interessentenbeitrag), das Bauwesen<br />

(u. a. Baubehördliche Bewilligung,<br />

Bauanzeige, Bekanntgabe Baubeginn,<br />

Bauvollendung, Bauführerbescheinigung),<br />

der Sozialbereich (Ermäßigungsantrag<br />

für Kindergarten, Schulen, Horte, Anmeldung<br />

zu Kindergarten, Schulen, Anmeldung<br />

Essen auf Rädern usw.), der Bereich<br />

der Leistungsverwaltung (Wasser, Abwasser,<br />

Müll) sowie weitere Formulare aus diversen<br />

anderen Leistungsbereichen (z. B.<br />

Zählerstandsmeldung oder Anregungen<br />

und Hinweise an die Stadtverwaltung).<br />

Die ausgewählten Formulare wurden im<br />

Sinne einer konstruktiven Formularkritik<br />

(welche Informationen werden tatsächlich<br />

vom Antragsteller benötigt, welche Daten<br />

können behördenseitig eingeholt werden<br />

und bei welchen Angaben ist eine Überprüfung<br />

notwendig oder kann auf wahrheitsgetreue<br />

Auskünfte des Antragstellers vertraut<br />

werden) reformiert und weitgehend<br />

vereinheitlicht. Die Vorteile von gemeindeübergreifend<br />

abgestimmten Formularen<br />

liegen auf der Hand:<br />

● Elektronische Formulare brauchen nur<br />

einmal und nicht individuell von jeder<br />

einzelnen Stadt gestaltet werden.<br />

● Auch die Wartung der Formulare ist einfacher<br />

und kann bei Bedarf zentral erfolgen<br />

(z. B. durch eine Partnerstadt oder<br />

einen externen Dienstleister).<br />

● Eine Vereinheitlichung der Formulare<br />

vereinfacht in der Folge auch eine durchgängige<br />

elektronische Umsetzung von<br />

Verfahren im Sinne von E-Government.<br />

Danach erfolgte eine inhaltliche und grafische<br />

Anpassung an die aktuellen E-Government-Empfehlungen<br />

und Richtlinien<br />

(z. B. Datenstruktur, Styleguide).<br />

Einmalige Kosten (in Euro)<br />

Lizenzierungskosten für die Formularserversoftware<br />

1.450,00 2.610,00 5.300,00 10.350,00 20.700,00<br />

Formulareinrichtung und Anpassung<br />

an das individuelle Coporate Design<br />

1.224,00 1.224,00 1.224,00 1.224,00 1.224,00<br />

Laufende Kosten (in Euro)<br />

Wartungskosten pro Jahr<br />

(für die Software inkl. Upgrade)<br />

261,00 469,80 954,00 1.879,20 3.726,00<br />

Betriebskosten pro Jahr<br />

(für den Formularserver)<br />

500,00 1.000,00 1.500,00 2.500,00 3.000,00<br />

* Für Städte und Gemeinden über 75.000 Ew erfolgt eine individuelle Berechnung auf Grundlage der tatsächlichen<br />

Einwohnerzahl.<br />

Interkommunales Vergabeverfahren<br />

brachte Preisvorteile<br />

In einer zweiten Phase wurde ein gemeinsames<br />

Vergabeverfahren für den Ankauf<br />

und die Implementierung einer Formularserversoftware<br />

durchgeführt. Die technisch-organisatorische<br />

Betreuung des Vergabeverfahrens<br />

erfolgte durch PuMa –<br />

Public Management Consulting, die vergaberechtliche<br />

Begleitung wurde Rechtsanwalt<br />

Casati übergeben. Das Ergebnis<br />

des Vergabeverfahrens brachte für die<br />

teilnehmenden Pilotstädte ein überaus erfreuliches<br />

Ergebnis: Aufgrund des vergleichsweise<br />

hohen Auftragsvolumens<br />

einer gemeinsamen Ausschreibung und des<br />

möglichen Entwicklungspotenzials dieses<br />

Projekts konnten sehr gute Konditionen<br />

erzielt werden, die jede einzelne Stadt für<br />

sich nie erreicht hätte. Den Auftrag erhielt<br />

dabei die Softwarefirma ANECON mit<br />

deren Produkt AFS (<strong>Anecon</strong> Form Server).<br />

Die angekaufte Formularserversoftware<br />

wird für alle Städte gemeinsam durch<br />

einen externen Partner betrieben.<br />

Die Umsetzung auf Basis AFS ist bereits<br />

erfolgt – 60 ausgewählte Formulare liegen<br />

nun in Form elektronischer Formulare vor<br />

und werden bereits von den Projektstädten<br />

eingesetzt. Künftig sollen Inhalt und Layout<br />

sowohl von elektronischen als auch<br />

physischen Formularen einheitlich gestaltet<br />

sein, d. h. benötigt man Formulare in<br />

Papierform, werden ausgedruckte elektronische<br />

Formulare verwendet.<br />

Teilnahmemöglichkeit für<br />

weitere Städte und Gemeinden<br />

In weiterer Folge ist geplant, das Projekt<br />

um zusätzliche Formulare aus dem eigenen<br />

Wirkungsbereich der Gemeinden<br />

sowie aus dem internen Verwaltungsbereich<br />

weiter auszubauen. Auch eine engere<br />

Zusammenarbeit mit help.gv.at, dem<br />

Amtshelfer des Bundes, wird angestrebt,<br />

insbesondere was die Verlinkung der Formulare<br />

und eine Abstimmung weiterer<br />

Schritte betrifft.<br />

w w w . s t a e d t e b u n d . g v . a t<br />

bis<br />

5.000 Ew<br />

5.000 bis<br />

10.000 Ew<br />

10.000 bis<br />

20.000 Ew<br />

20.000 bis<br />

50.000 Ew<br />

50.000 bis<br />

75.000 Ew*<br />

Jede weitere Stadt, die sich diesem prämierten<br />

Formularprojekt anschließt, kann<br />

eine Fülle an Synergieeffekten nützen,<br />

deren Liste für sich spricht:<br />

● geteilte Projektkosten für Betrieb,<br />

Weiterentwicklung von Formularen,<br />

Aufbau neuer Formulare;<br />

● niedrigere Lizenzgebühren für die Formularserversoftware<br />

dank des gemeinsam<br />

durchgeführten Vergabeverfahrens;<br />

● kein weiterer vergabetechnischer Aufwand<br />

(Vergabeverfahren);<br />

● Zugriff auf 60 reformierte und abgestimmte<br />

Formulare mit der Möglichkeit,<br />

diese ganz einfach an gemeindespezifische<br />

Bedürfnisse anpassen zu können;<br />

● Zugriff auf knapp 200 vordefinierte Formularbausteine,<br />

aus denen weitere, individuelle<br />

Formulare gebaut werden können;<br />

● Möglichkeit, mit einem „Formulardesigner“<br />

ganz einfach eigene, neue Formulare<br />

aufbauen und nützen zu können;<br />

● Bündelung von Know-how aus mehreren<br />

Gemeinden;<br />

● Schaffung einer einheitlichen Grundlage<br />

für die gemeinsame Entwicklung und<br />

den gemeinsamen Betrieb von E-Government-Verfahren;<br />

● Kosteneinsparungen durch einmalige<br />

(und nicht mehrfache) Projektumsetzung<br />

für alle Kooperationspartner, sofern<br />

es sich um individuell programmierte<br />

Softwarekomponenten oder um softwareseitige<br />

Adaptierungen und Erweiterungen<br />

zur Standardsoftware handelt<br />

(z. B. Posteingangsbox, Schnittstellendefinitionen).<br />

Kontakt:<br />

Gerald Schindler, MSc,<br />

Magistrat St. Pölten,<br />

gerald.schindler@st-poelten.gv.at,<br />

PuMa – Public Management Consulting,<br />

Mag. (FH) Julia Reifensteiner,<br />

reifensteiner@public-management.at,<br />

Dr. Ronald Sallmann,<br />

sallmann@public-management.at<br />

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