Technik-Forum - Midrange Magazin

Marktübersicht
54 www.midrangemagazin.de September 2002
Anzeige
Scharr KG führt Easyware mit der Henrichsen Ag ein
Vor über 100 Jahren als Kohlenhandlung
gegründet, ist die Scharr KG heute ein
dynamisches Mittelstandsunternehmen, das
sämtliche Mineralölprodukte erfolgreich
vertreibt und darüber hinaus auch im Erdgasund
Stromgeschäft aktiv ist. „Scharr bringt
Energie ins Leben“ – das ist die Leitidee für
rund 400 Mitarbeiter und über 75.000
Kunden. Wie lassen sich die Informationsströme
und Prozesse in dem weitverzweigten
Unternehmen optimieren und wie kommt man
zu einer Reduktion der Papiermassen?
Diese Frage hat sich das Management
der Scharr KG schon vor
einigen Jahren gestellt und mit Einführung
der Archivierung von CI-Daten
eine befriedigende Lösung gefunden. Bei
rund 2.000 Ausgangsrechnungen täglich
und einer entsprechenden Anzahl
von Lieferscheinen und Mahnungen
konnten beachtliche Einsparungen bei
den Arbeitsprozessen, beim Papier und
in den Archiven erzielt werden.
Nach und nach rückten Fragen zur Bearbeitung
der nicht codierten Informationen
in den Blickpunkt der Organisatoren
und IT-Verantwortlichen. Wieder
ging es um Optimierung der Arbeitsprozesse
und Informationsströme. In der
Fachwelt wurden neue Begriffe ins Spiel
gebracht: Workflow und Dokumentenmanagement.
Innovative Hersteller entwickelten
neue Technologien, die erfolgversprechende
Lösungen sowohl für die
CI-Archivierung als auch für den NCI-
Bereich möglich machten.
Im Jahr 2000 wurde das Projekt „Archivierung
/ Dokumentenmanagement“
Intelligente
freigegeben. Nach einer Marktanalyse
fiel die Entscheidung für das von der
Henrichsen AG angebotene System der
EASY Software AG.
Projektphasen
Der Projektumfang und das damit verbundene
Risiko erforderte eine
stufenweise Vorgehensweise, die wie
folgt strukturiert wurde:
– Übernahme des CI-Altarchivs (1,6
Mio. Dokumente)
– Archivierung aller CI-Daten auf der
AS/400: Ausgangsrechnungen, Mahnungen,
Buchungsbelege, Lieferscheine
usw., täglich rund 5.000 Dokumente
– Archivierung NCI-Daten: Eingangsrechnungen,
Kundenakten mit Verträgen,
Daten der vermieteten Behälter
sowie Schriftverkehr und andere
Dokumente.