Was macht eigentlich ein Controller? - Lehrer bei School-Scout

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Was macht eigentlich ein Controller? - Lehrer bei School-Scout

Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek

Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie;

detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

ISBN 3-448-07528-0 Bestell-Nr. 01406-0003

ab 01.01.2007: 978-3-448-07528-1

© 2006, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG, Niederlassung München

1. Auflage 2002 (ISBN 3-448-04648-5)

3., aktualisierte Auflage 2006

Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg

Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg

Telefon (089) 8 95 17-0, Telefax (089) 8 95 17-2 50

Internet: http://haufe.de, E-Mail: online@haufe.de

Lektorat: Jasmin Jallad

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe

(einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche

Einrichtungen, vorbehalten.

Idee & Konzeption: Dr. Matthias Nöllke, Textbüro Nöllke München

Umschlaggestaltung: Luxus Medien – Daniel Gunia, 86836 Graben

Lektorat und Satz: Text+Design Jutta Cram, 86391 Stadtbergen, www.textplusdesign.de

Druck: Schätzl Druck, 86609 Donauwörth


Reinhard Bleiber

Crashkurs Controlling


Inhalt

Vorwort ............................................................................................................. 8

Was macht eigentlich ein Controller? ........................................................... 9

Diese Frage stellt sich auch Peter Schiffer, Vertriebsleiter Inland eines mittelständischen

Herstellers von Gartengeräten, als ihm sein Chef mitteilt, dass demnächst

ein Controller seine Arbeit im Unternehmen aufnehmen wird …

Wie steuert der Controller die Unternehmensaktivitäten? 10

Warum überwacht das Controlling die Unternehmensaktivitäten? 12

Welche Informationen liefert das Controlling? 14

Wie hilft der Controller bei Planabweichungen? 17

Wie hilft das Controlling bei Entscheidungen? 19

Geht es beim Controlling nur um Kosten? 21

Wie gut ist mein Controlling? 24

Wie plant das Controlling? ...........................................................................25

Nur ungern denkt Peter Schiffer an das Jahr 2000 zurück. Damals hatte er trotz

großartiger Leistung seiner Mitarbeiter wichtige Marktanteile an die Konkurrenz

verloren. Kann er die Scharte mithilfe des Controllers auswetzen?

Warum ist eine Planung mit Controlling nötig? 26

Planen in vier Schritten 28

Das Planungssystem im Unternehmen 33

Unterschiedliche Planungsgrößen sind notwendig! 43

Die Quellen des Controlling 51

Was umfasst das Budget? .............................................................................53

Das Ergebnis seiner mit dem Controller erarbeiteten Planung kann sich sehen

lassen, dessen ist sich Peter Schiffer sicher. Doch jetzt hat er einen Gesprächstermin

mit dem Controller, in dem es um sein Budget gehen soll. Was soll das?

Das Budget aufstellen 53

Budgetgespräch führen 56

Zielvereinbarungen 59


6 Inhalt

Verantwortung tragen 62

Vom Stellenziel zum Unternehmensziel (oder umgekehrt) 63

Und wie steht’s mit Abweichungen? ............................................................67

Peter Schiffer hat wegen der Wetterabhängigkeit des Gartenbedarfs große Bedenken,

bevor er seine Planzahlen an den Controller weitergibt. Die Aussage des

Controllers, dass Abweichungen vom Plan die Regel seien, beruhigt ihn nur wenig …

Woher kommen die Istdaten? 68

Welche Fehlerquellen gibt es für Istwerte? 72

Beschäftigungsabweichungen 76

Preisabweichungen 81

Analyse der Abweichungen 84

Reaktionen auf Abweichungen 87

Womit arbeitet der Controller? ....................................................................91

Corinna Massen hat sich einige Vorgehensweisen erarbeitet, mit denen sie erfolgreiche

Verkaufsabschlüsse erreicht. Häufig hat sie Fragen an den Controller, die er

immer sicher beantwortet. Das macht Frau Massen neugierig …

Den Marktanteil berechnen 93

Wie entstehen Plan/Ist-Vergleiche? 94

Warum jetzt noch die Vergangenheit? 97

Welche Aussagen können Anteilswerte machen? 99

Wie berechnen Sie das Wachstum? 100

Was versteht der Controller unter Deckungsbeitrag? 102

So erstellen und nutzen Sie ABC-Analysen 105

Wie beweisen Sie die Wirtschaftlichkeit? 113

Der Controller und das Zeitmanagement 119

Was haben Sie von Kennzahlen? ............................................................... 123

Auf der Abteilungsleiterebene des Gartengeräteherstellers herrscht helle Aufregung.

In der letzten Sitzung hat der Controller einen Vorschlag unterbreitet,

der bei der Geschäftsleitung allgemeine Zustimmung gefunden hat …

Was sind Kennzahlen? 123

Kennziffern in der Produktion 126

Kennziffern in der Personalabteilung 130

Kennziffern im Vertrieb 134


Kennziffern im Einkauf 140

Kennzahlen in der Logistik 141

Finanzkennziffern 147

Ist das schon alles?.......................................................................................161

Als Peter Schiffer in einer Sitzung diverse Zahlen und Berechnungen zu seinem

Verantwortungsbereich vorstellt, wird die bereits herrschende Verwirrung nur

noch größer. Für das nächste Treffen soll er kurze und prägnante Unterlagen vorbereiten.

Lange überlegt Peter Schiffer. Dann greift er zum Telefon …

Vertriebscontrolling 162

IT-Controlling 165

Investitionscontrolling 169

Liquiditätsplanung 176

Portfolioanalyse 180

Balanced Scorecard 183

Doch noch Kontrolle! Die Rolle des Controllers im

Risikomanagementsystem............................................................................189

Es war ein schweres Jahr gewesen und dennoch hatte Peter Fritsch es geschafft.

Das Unternehmen, für das er als Geschäftsführer verantwortlich ist, hatte einen

kleinen Gewinn erwirtschaftet. Jetzt ist er auf dem Weg zu seiner Hausbank, um

mit ihr den Kreditrahmen für das kommende Jahr zu verhandeln …

Abhängigkeiten bestimmen den Erfolg 189

Risiken gemeinsam erkennen und beurteilen 191

Mechanismen auch dokumentieren 193

Stichwortverzeichnis....................................................................................195

Inhalt 7


Vorwort

Kennen Sie Peter Schiffer? Peter Schiffer weiß inzwischen eine ganze Menge

über Controlling: über Pläne und Planabweichungen, Budgetierung und

Zielvereinbarungen, Deckungsbeiträge und etliche andere Kennzahlen. Um

sich das alles anzueignen, hatte er so manchen Abend vor dem Bildschirm

verbracht. Aber dann wurde für ihn das gemeinsame Planen mit der Controlling-Abteilung

(fast) ein Kinderspiel und die Zahlen aus dem Controlling

liest er jetzt (beinahe) mühelos.

Und Sie kennen Peter Schiffer nicht? Das soll sich ändern: Peter Schiffer ist

Vertriebsleiter Inland eines mittelständischen Herstellers für Gartengeräte.

Und Peter Schiffer begleitet Sie durch dieses Buch. Wenn er Ihnen vielleicht

auch nicht die abendlichen Stunden vor dem Bildschirm ersparen kann, so

will er doch dazu beitragen, dass es nur wenige werden. Sie erhalten alle

wichtigen Informationen, die Sie sich sonst Stück für Stück zusammensuchen

müssten, aus einer Hand und leicht verständlich dargestellt.

Bevor es mitten in die Praxis geht, erfahren Sie im ersten Kapitel, wozu ein

Controller gut ist und was er tut. Die folgenden Kapitel gehen dann mit

konkreten Beispielen aus dem Arbeitsalltag (des Gartengeräteherstellers, bei

dem Peter Schiffer arbeitet) auf alle wichtigen Fragen ein: Wie plant das

Controlling? Wie wird ein Budget aufgestellt? Was sind Kennzahlen und wie

können Sie sie einsetzen? …

Sie finden wertvolle Tipps und praktische Hinweise, wie Sie die Arbeit des

Controllers in Ihrer Firma nutzen können, um Ihre eigene Arbeit erfolgreicher

zu machen.

Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen

Reinhard Bleiber

PS: Kennen Sie übrigens schon Corinna Massen? (S. 91)


Was macht eigentlich ein Controller?

Controlling heißt Steuerung

Diese Frage stellt sich auch Peter Schiffer, Vertriebsleiter Inland eines mittelständischen

Herstellers von Gartengeräten, als ihm sein Chef mitteilt, dass

demnächst ein Controller seine Arbeit im Unternehmen aufnehmen wird. Peter

Schiffer hat bisher, wie vielleicht auch Sie es tun, Controlling mit Kontrolle

übersetzt und hegt gewisse Bedenken bezüglich einer weiteren Kontrollinstanz.

Er befürchtet zusätzliche Arbeit durch noch mehr Erklärungen und erwartet

eine Begrenzung seiner Kompetenzen. Und zusätzliche Arbeit gibt es tatsächlich

in den folgenden Monaten. Denn der neue Kollege verlangt Informationen,

Erklärungen und Vorhersagen. Aber dann wird Peter Schiffer klar, dass er

ohne diese Arbeit und ohne den neuen Kollegen aus dem Controlling den drohenden

Umsatzrückgang in Süddeutschland nicht so früh erkannt hätte.

Durch die Analyse des Controllers rechtzeitig gewarnt, kann er Maßnahmen

ergreifen und dadurch seinen Konkurrenten wieder einmal voraus sein. Nach

einem knappen Jahr der Zusammenarbeit zwischen seiner Vertriebsabteilung

und dem neuen Bereich übersetzt der Abteilungsleiter Controlling mit Steuerung.

Die regelmäßigen Informationen, zum größten Teil von ihm selbst erarbeitet

und vom Controller analysiert und aufbereitet, geben ihm die Instrumente

in die Hand, mit denen er seine Abteilung und seine Mitarbeiter optimal

und sicher steuert.

Bei der Planung aktiv werden

Die Überwachung ist nur eine von vielen Funktionen, die das Controlling

im Unternehmen ausführt. Mit Planungen und Budgets hilft der Controller,

das Unternehmen zu steuern. Viele Entscheidungen werden im Controlling

vorbereitet. Wenn Sie als Experte aus der Fachabteilung nicht schon bei der

Entscheidungsvorbereitung, bei der Planung und Budgetierung Einfluss

nehmen, sondern erst bei der Überwachungsfunktion aktiv werden, ist es zu

spät. Die Steuerung der Unternehmensaktivitäten beginnt mit der Planung

aller relevanten Vorgänge. Die Planzahlen werden mit den erreichten Wer-

Entscheidungen

vorbereiten


10 Was macht eigentlich ein Controller?

Am Controlling

kommt

keiner vorbei

ten verglichen, die Abweichungen werden analysiert. Durch seine umfangreiche

Erfahrung kann der Controller bei der Lösung von Problemen mitarbeiten

und entsprechende Entscheidungen vorbereiten.

Wie die Grafik zeigt, bildet das Vorbereiten von Entscheidungen das Zentrum

der Controllingaufgaben. Die Überwachung ist nur eine der flankierenden

Funktionen und nur gemeinsam mit den anderen Tätigkeiten ergibt

sich das Gesamtbild des Controllers.

Die fünf Tätigkeiten eines Controllers

steuern

Probleme

lösen

vorbereiten

überwachen

informieren

Wie steuert der Controller die Unternehmensaktivitäten?

Sie sollten die Stellung des Controlling nicht überbewerten. Wenn es auch

manchmal anders aussieht: Nicht der Controller steuert das Unternehmen,

sondern die Geschäftsführung. Diese nutzt das Controlling, um die einzelnen

Aktivitäten, also auch Ihre, im Unternehmen auf die Unternehmensziele

auszurichten. Dabei wird keine hierarchische Ebene ausgespart. Das

für den Vertrieb zuständige Vorstandsmitglied einer AG muss sich ebenso

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