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ARCHIVIERUNG / DIGITALE SIGNATUR

ARCHIVIERUNG UND DIGITALE SIGNATUR
Digitale Archivierung
Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz
und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente
sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS
Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung von allen
ABACUS-Auswertungen und Originaldokumenten in digitaler Form. So können zum Beispiel
alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort
digital gespeichert werden. ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische
Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel
MS Office können Dokumente ins ABACUS-Archiv übertragen.
Effizienter suchen – online im Zugriff
Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten
oder Buchungen mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv
kann komfortabel vom Arbeitsplatz durchsucht und verwaltet werden. Dadurch werden alle
Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und die Flexibilität stark erhöht. Die Einsicht in die Daten
ist klar geregelt und kann individuell über die ABACUS-Benutzerverwaltung festgelegt werden.
Integriertes Dokumentenmanagement
Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten
Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind.
Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird
sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.
Digitale Signaturen
Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer digitalen Signatur versehen,
welche die Authentizität und Originalität der Daten garantieren.

ALLES ONLINE IM ZUGRIFF
Automatisches Erfassen von Originaldokumenten
mit Barcodelabels und AbaScan
Für jeden Beleg in Papierform kann im jeweiligen Erfassungsprogramm mit
einem Barcode-Labeldrucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden.
Diese Etikette enthält die Informationen über den Beleg und das entsprechende
Dossier oder Archiv. Mit diesen Informationen kann der Beleg beim
Scannen mit dem Programm AbaScan automatisch in digitaler Form im richtigen
Dossier / Archiv abgespeichert werden – schnell und effizient. Während
des Scannens wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, wodurch später
eine schnelle Suche des Dokumentes möglich wird. Auch nach mehreren
Jahren kann das Dokument wieder eingesehen oder ausgedruckt werden.
Integration von Fremdformaten
Die ABACUS Archivierung geht weiter als nur Dokumente abzuspeichern, die
mit ABACUS-Programmen erstellt wurden. Es können auch Dokumente mit
Datei-Formaten aus anderen Programmen (z.B. Word, div. Bildformate) archiviert
werden. Die ABACUS Archivierung wird so zur globalen Ablage nach
dem Motto: “alles Relevante am richtigen Ort“. Im Word und Excel steht
eine Schaltfläche “Archiv / Dossier“ zur Verfügung. Mit einem Mausklick auf
diese Schaltfläche kann das bearbeitete Dokument direkt und einfach ins
gewünschte Dossier / Archiv gespeichert werden. Die zeitraubende Suche
nach dem Speicherort respektive der geeigneten Ablage gehört somit der
Vergangenheit an.

Drill-Down-Funktion: Transparenz
leicht gemacht
ABACUS-Daten können bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgt
werden (Drill Down). Zum Beispiel öffnet sich bei
einem Journal oder Kontoauszug mit Doppelklick auf die
gewünschte Zeile automatisch das Belegerfassungsfenster.
Auffallende Zahlen können so direkt nachkontrolliert und
allfällige Fehler am Ursprung korrigiert werden. Wenn der
dazugehörige Originalbeleg mit AbaScan gescannt wurde,
ist auch dieser nur einen Mausklick entfernt.
Leistungsübersicht ABACUS Archivierung
und digitale Signatur
> Scannen von externen Dokumenten (z.B. Lieferantenrechnungen,
Lieferscheine) und automatisches Zuordnen mittels Barcode-Etikette
zum entsprechenden Datensatz (z.B. Lieferantenbestellung)
> Automatische Ablage durch Voreinstellung von Dokumentkopien
(z.B. Rechnungen, Mahnungen, Reports) ins gewünschte Archiv
> Automatisches Abspeichern einer Kopie (z.B. Lohnabrechnung)
ins jeweilige Mitarbeiterdossier
> Drag & Drop von ca. 200 Dateiformaten ins Archiv
> Archivdaten können jahresabhängig ausgelagert werden.
> Archivinhalte können aus rechtlichen Gründen nicht aus dem Archiv
gelöscht werden.
> Digitale Signatur gemäss gesetzlichen Anforderungen
Suche mit Suchmaschine AbaPilot
In Dossiers oder Archiven abgespeicherte Belege und Dokumente können
dank dem Suchsystem AbaPilot und der leistungsfähigen Volltextsuche
(Volltextindexierung) innerhalb weniger Augenblicke auch aus tausenden von
Daten gefunden werden. Es genügt einen Begriff in Form einer Zahl, eines
Wortes oder eines Wortfragmentes einzugeben.

Gezielte Suche
in ABACUS-Datenbank
und Archiven mit AbaPilot
Suchsystem
Originaldokument
aus Archiv;
Buchungen, Reports
Eingang
Beleg / Dokument
Erfassung in Softwareanwendung
z.B. Kreditorenbuchhaltung
Drucken der Barcodes
Barcodes auf
Beleg / Dokument anbringen
Scannen des Beleges via
AbaScan
Ablage in Archiv
Auslagerung ganze
Buchhaltung mit
digitalen Originalbelegen
auf CD / DVD
Output
Daten MS Office
Suche nach Daten
und Originalbelegen
mit Suchmaschine
und Viewer
Die Vorteile auf einen Blick
> Kein Platzbedarf für physische Ablage
> Kein manueller Aufwand für Ablage und Suche
> Lückenlose Organisation und Ordnung der Daten:
“alles Relevante am richtigen Ort“
> Scannen von Originaldokumenten, z.B. Lieferantenrechnungen
> Originalansicht am Bildschirm von gescannten
Dokumenten
> Schaltfläche “Archiv / Dossier“ in Word / Excel für
direktes und einfaches Ablegen des bearbeiteten
Dokumentes
> Automatisches Speichern von ABACUS-Dokumenten,
Bilanzen, Belegen usw. in Archiven durch Voreinstellungen
> Einfache und schnelle Suche mit Stichworten dank
Volltextindexierung der Daten und AbaPilot-Suchsystem
> Zeit sparend durch online Zugriff auf Daten
> Optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe und verbesserte
Kommunikation
> Zugriffsrechte auf Daten klar geregelt
> Digitale Signatur auf Auswertungen im PDF Format um
Authentizität zu garantieren

Elemente der ABACUS Archivierung und digitalen Signatur
ABACUS ARCHIVIERUNG
OPTION ABASCAN
ABAPILOT VOLLTEXTSUCHMASCHINE
ABACUS empfiehlt den Einsatz von HP-Produkten
Verlangen Sie eine kostenlose Präsentation der Software bei: ABACUS Research AG
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Ziegeleistrasse 12
CH-9302 Kronbühl-St. Gallen
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