SEPA Checkliste

Informationsblatt + Checkliste: SEPA-Umstellung zum Stichtag 1. Februar 2014
Das vorliegende Informationsblatt mit Checkliste wurde von der BAG und dem Landesverband Bayern erstellt,
um Sie auf die Wichtigkeit der Umstellung auf SEPA aufmerksam zu machen. Aber:
Die Die umstehende SEPA SEPA-Checkliste SEPA Checkliste Checkliste ersetzt ersetzt nicht nicht das das persönliche persönliche Gespräch Gespräch mit mit Ihrer Ihrer Hausbank Hausbank! Hausbank
Erkundigen Sie sich möglichst zeitnah bei Ihrer Hausbank, welche Änderungen und Maßnahmen bevorstehen
und was Sie in Ihrem Unternehmen bis Februar 2014 individuell ändern müssen. Unterschätzen Sie die
komplexen Prozesse im organisatorischen, im technischen und betriebswirtschaftlichen Bereich nicht.
Ab 1. Februar 2014 wird der Zahlungsverkehr in Europa durch SEPA SEPA (Single (Single Euro Euro Payments Payments Area)
Area)
vereinheitlicht. Spätestens ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen für Überweisungen und Lastschriften
in Euro im SEPA-Raum die SEPA-Überweisung bzw. die SEPA-Lastschrift verwenden.
Für SEPA SEPA-Lastschriften
SEPA
Lastschriften und SEPA SEPA-Überweisungen
SEPA
Überweisungen gilt:
• die Währung ist Euro
• die Kontoverbindung ist IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code). Die
IBAN als Kontokennung ersetzt in Deutschland Kontonummer und Bankleitzahl. Der BIC muss
zusätzlich bei grenzüberschreitenden Zahlungen bis Februar 2016 angegeben werden.
• der Verwendungszweck ist auf 140 Zeichen begrenzt
• vorgegebenes Datenformat für Nachrichtenübermittlung bei gebündelter elektronischer Einlieferung auf
Basis des ISO 20022 Standards für XML-Dateien
Das neue SEPA SEPA-Lastschriftverfahren
SEPA
Lastschriftverfahren hat im Gegensatz zum alten deutschen DTA (Datenträgeraustausch)-
Lastschriftverfahren neue Bestandteile:
• Mandate: Mandate: Mandate: Pendant zur Einzugsermächtigung, für das allerdings strenge Formvorschriften mit neuen
Daten wie Gläubiger-Identifikationsnummer oder Mandatsreferenz gelten. Jedem Lastschriftmandat
müssen Unternehmen ein individuell vergebenes Kennzeichen zuordnen, z.B. eine Kundennummer.
• Pre Pre-Notification
Pre Notification Notification: Notification Der Zahlungsempfänger muss dem Zahler die Belastung seines Kontos mit einer Pre-
Notification, die Betrag, Fälligkeitsdatum, Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz
enthält, rechtzeitig (mindestens 14 Tage vor Fälligkeitsdatum) anzeigen.
• Vorlauffristen
Vorlauffristen:
Vorlauffristen : Eine SEPA-Lastschrift ist nicht mehr wie die deutsche DTA-Lastschrift per Sicht fällig,
sondern muss mit einer Vorlauffrist von bis zu 5 Tagen bei der Bank des Zahlers vorliegen.
• Rückgabefristen
Rückgabefristen:
Rückgabefristen
Rückgabefristen:
: Wie bei der deutschen DTA-Lastschrift kann der Debitor bei der SEPA-Core-Lastschrift
der Abbuchung 8 Wochen nach Belastung widersprechen. Sollte kein gültiges Mandat vorliegen, kann
der Debitor sogar bis zu 13 Monate nach der Belastung widersprechen.
Die Umstellung von bestehenden Lastschriftmandaten auf das neue Verfahren darf nicht ohne das Wissen der
Zahlungspflichtigen geschehen, vor vor dem ersten ersten SEPA SEPA-Lastschrifteinzu
SEPA
Lastschrifteinzu
Lastschrifteinzug Lastschrifteinzu müssen Zahlungsempfänger den
Zahlungspflichtigen die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz (das individuelle
Kennzeichen) mitteilen.
Für das Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV) gibt es eine Übergangsregelung, es kann bis zum 1. Februar
2016 weiter genutzt werden.
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SEPA-Checkliste zum Abhaken
О Gläubiger-ID beantragen: Um ab 1.2.2014 Abschlagszahlungen per SEPA-Lastschrift einziehen zu können,
benötigen alle Gläubiger eine Identifikationsnummer
Informationen der Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de
О Umstellungszeitplan erstellen
О Geschäftspartnern die SEPA-Kontoverbindung – IBAN und BIC – mitteilen
О IBAN und BIC in alle Geschäftsunterlagen – Briefköpfe, Vorlagen, Rechnungen, Stempel, Formulare,
Internetpräsenz etc. – übernehmen
О Sicherstellen, dass Ihnen alle Geschäftspartner/Mitarbeiter ihre SEPA-Kontoinformationen für
Überweisungen mitgeteilt haben oder sie die vorhandenen Kundenkennungen (Kontonummer und BLZ) in
IBAN und BIC konvertieren konnten. Sprechen Sie mit ihrer Bank wie diese sie bei der SEPA-Einführung
unterstützen können.
О Neue Inkassovereinbarung für die SEPA-Lastschriftverfahren mit ihren Banken treffen
О Informationen für die SEPA-Lastschriften berücksichtigen
О Firmensoftware auf SEPA-Fähigkeit prüfen und ggf. SEPA-fit machen:
o Updates installieren, Testläufe machen (Hersteller und Dienstleister der Softwareprodukte
fragen)
o erhöhten Speicherplatz berücksichtigen (komplexes XML-Format statt einfaches DTA)
О SEPA-Migration: bestehende Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umwandeln
o vor dem ersten SEPA-Basis-Lastschrifteinzug: Information des Zahlungsempfängers an den
Zahler über die Umstellung unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der
Mandatsreferenz
o Migration von Abbuchungsaufträgen auf SEPA-Lastschriftmandate ist nicht möglich, das
Abbuchungsauftragsverfahren wird zum 1. Februar 2014 eingestellt
О Mandatsverwaltung einrichten (Mandatsreferenz vergeben, Mandate einholen, elektronische und analoge
Archivierung)
o Mandatsreferenz ist selbst zu vergeben (z.B. Kunden-Nr.)
o Lastschriftenmandat (Einzugsermächtigung) muss die Gläubigernummer, Name des
Zahlungsempfängers, Mandatsreferenz, Name und Anschrift des Zahlungspflichtigen,
Unterschriftsdatum IBAN, BIC, Zahlungsart (wiederkehrend oder nur einmalig) enthalten
o Mandate sind unbefristet und müssen 14 Monate aufbewahrt werden
o Versenden einer Pre-Notification (schriftliche Vorabinformation) 2 Wochen vor dem 1. Einzug
(enthält den genauen Betrag, die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz)
О Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) bezüglich Vorinformationsfrist (Pre-Notification)
О alle Einzugsermächtigungen, Abos,… umstellen
О POS Terminal auf SEPA umstellen
О Schnittstellen von Online-Shop und Buchhaltung auf Bedarf zur SEPA-Umstellung prüfen
О neue Vorlauffristen bei SEPA-Lastschriften im Abwicklungsprozess beachten
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