Balluff: Sieben Zeichen machen den Unterschied – Neue ... - IBM

Balluff: Sieben Zeichen machen den
Unterschied – Neue Bestellcodes mit
Unterstützung von IBM und SAP
Die Aufgabe
Das Produktidentifikationssystem
bei Balluff generierte sehr
lange Bestellcodes mit 30
oder mehr Zeichen. An jedem
Produktionsstandort wurden für
dieselben Produkte verschiedene
Materialnummern verwendet. Hohe
Kosten in der weltweiten Pflege der
Verkaufspreise waren die Folge.
Kundenspezifisch konfigurierte
Produkte konnten nicht einfach
nochmals bestellt werden, da die
Merkmale der ursprünglichen
Ausführung nur schwer auffindbar
waren. Der Aufwand für
Nachbestellungen war damit sehr
hoch. Übermittlungsfehler bei den
alten langen Bestellcodes führten
zu Fehlern und Verzögerungen
im Bestellablauf und wirkten sich
negativ auf die Kundenzufriedenheit
und damit auf den Ruf des
Unternehmens aus.
Die Lösung
IBM Global Business Services
und Balluff entwickelten
zusammen einen einheitlichen,
deutlich einfacheren und nur
noch sieben Zeichen langen
Überblick
neuen Bestellcode, der innerhalb
der SAP Kernanwendungen
verwaltet wurde. Über die neuen
Bestellcodes und die enthaltenen
definierten technischen Merkmale
können Balluff Produkte eindeutig
identifiziert werden. Zudem sind
die Codes unabhängig vom
tatsächlichen Produktionsstandort
und der verwendeten Technologie.
Die neuen siebenstelligen
Bestellcodes werden systemseitig
permanent und weltweit Artikeln
zugewiesen, unabhängig vom
Produktionsstandort. Der Prozess
wird über eine spezielle, auf
SAP basierende Workbench
unterstützt, um Änderungen an
Artikeldaten, Zeichnungen und
anderen produktbezogenen
Dokumentationen vornehmen zu
können. Die Implementierung und
die weltweite Bereitstellung konnten
in weniger als sechs Monaten
bewerkstelligt werden.
Die Vorteile
Den Kunden steht nun ein
vereinfachtes Bestellverfahren zur
Verfügung, wodurch die Fehlerrate
bei den Bestellungen reduziert
we know
they know
wird. Individuell konfigurierte
Produkte erhalten ebenfalls einen
siebenstelligen Bestellcode, der
auf das Produkt gelasert wird.
Im Falle einer Nachbestellung
muss nur der siebenstellige Code
angegeben werden und schon
stellt das System alle Merkmale der
ursprünglichen Bestellung für eine
Nachbestellung zur Verfügung. So
lassen sich auf beiden Seiten die
Geschäftskosten senken. Durch das
neue System konnte bei Balluff der
Aufwand für das Preismanagement
in allen weltweiten Vertriebsnieder-
lassungen deutlich gesenkt werden.
Die Lösungskomponenten
Branche: Fertigung, Elektronik
Anwendungen: SAP R/3
Enterprise, einschließlich Materials
Management (MM), Sales and
Distribution (SD) sowie Logistics
Variant Configuration (LO-VC).
Services: IBM Global Business
Services

“IBM Global Business
Services hat die
Herausforderung sowohl
aus technischer als auch
aus geschäftlicher Sicht
sehr schnell erkannt und
das entsprechende
Know-how für die
Entwicklung und
Implementierung einer
architektonisch
hervorragenden Lösung
bewiesen.”
Ralf Grasmann
Vice President des Bereichs Strategic Sales
and Support
Balluff
Seit seiner Gründung im Jahr 1921
wuchs das Unternehmen Balluff von
einer kleinen mechanischen
Reparaturwerkstatt für Fahrräder,
Motorräder und Nähmaschinen zu
einem führenden, weltweit
operierenden Sensorspezialist und
Connectivity-Anbieter. Das in privater
Hand befindliche Unternehmen
beschäftigt über 2.000 Mitarbeiter an
53 Standorten auf allen fünf
Kontinenten.
Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung im
Bereich der Sensortechnologie bietet
Balluff heute ein Full-Range-Sortiment
an hochwertigen Sensoren, Zubehör
und anwendungsspezifischen
Kundenlösungen für alle Bereiche der
Fabrikautomation. Gefertigt wird nicht
nur im Stammhaus in Neuhausen a. d.
Fildern, sondern auch in sechs
weiteren modernen Produktionsstätten
(Ungarn, Schweiz, USA, Brasilien,
Japan und China). Dies garantiert eine
hohe Liefersicherheit sowie kurze
Wege zu den Kunden.
Vertriebsorganisationen rund um den
Globus sorgen „vor Ort“ zusammen
mit dem Balluff Logistik Center für eine
schnelle weltweite Verfügbarkeit der
Produkte und einen umfassenden
Service.
Lange Codes verursachen Probleme
Jedem Balluff Produkt wurde ein
alphanumerischer Bestellcode
zugewiesen, der bis zu 30 Zeichen
lang sein konnte, z. B. M12EG1-
PSC60Z-S04G-S11 oder M08EB-
NOC40F-S49G. Dieser Bestellcode
wurde an die Materialnummer
angehängt, die vom jeweiligen
Produktionsstandort in Deutschland,
Ungarn oder China vergeben wurde.
Die Codes enthielten einerseits für
Balluff und seine Kunden äußerst
hilfreiche Informationen, waren
andererseits aber immer sehr anfällig
für Rechtschreib- und Tippfehler und
Anlass für Falschlieferungen. Kopier-
oder Eingabefehler bei Bestellungen
waren an der Tagesordnung und viele
EDI- und Webbestellsysteme konnten
diese langen Kennungen nicht
verarbeiten.
Hinzu kam, dass Balluff die Fertigung
eines bestimmten Produkts aus
Gründen der Kostenoptimierung
regelmäßig an einen
kosteneffizienteren Standort
verlagerte. Im vorliegenden Beispiel
hätte durch die Tatsache, dass jeder
Produktionsstandort seine eigenen
Materialnummern vergab sowie
Stücklisten und Arbeitspläne erstellte,
der Produktbestellcode mit der neuen
Materialnummer immer wieder erneut
abgeglichen werden müssen. Der
weltweite Vertrieb von Tausenden von
Produkten machte das Management
von Preislisten und die Vergabe des
korrekten Bestellcodes zur echten
Herausforderung, die einen
beträchtlichen manuellen Aufwand
bedeutete.

Bei vielen Kunden, die bestimmte
Produktkonfigurationen bestellten, war
Balluff nicht in der Lage, einen
eindeutigen Bestellcode auszugeben.
Nach Abschluss des Bestellvorgangs
waren die Konfigurationsdetails wieder
verloren. Bei einer Nachbestellung
mussten der Kunde und die Balluff
Mitarbeiter die ursprünglichen
Konfigurationsdetails wiederherstellen
– keine leichte Aufgabe bei Tausenden
unterschiedlicher Produkte, die über
Jahre zuverlässig funktionieren.
Ralf Grasmann, Vice President des
Bereichs Strategic Sales and Support
bei Balluff, merkt hierzu an: „Die
gesamte Branche löste sich von den
herkömmlichen Code-
Vergabesystemen und ging zu
wesentlich kürzeren
Identifikationskennungen über. Die
Herausforderung für uns zeigte sich
darin, dass wir vom alten auf den
neuen Standard umstellen mussten,
ohne Informationen und Transparenz
zu verlieren und ohne den
Produktionsprozess zu unterbrechen.
Zudem wollten wir für unsere Kunden
einen einfachen, schnellen und
zuverlässigen Prozess
implementieren.“
„Unser bisheriges Code-
Vergabesystem verursachte nicht nur
interne Probleme bei
Berichterstellung, Steuerung und
Kosten, sondern vermittelte auch
unseren Kunden nicht unbedingt ein
überzeugendes Bild von unserem
Unternehmen.“
Sichtbare Ergebnisse
Um dieses Problem zu lösen,
beauftragte Balluff IBM Global
Business Services mit dem
Lösungsentwurf für eine kompaktere
Codierung von Bestellungen. Eine
zentrale Bedingung dabei war, dass
der Bestellcode auch bei einer
Änderung des Produktionsstandorts
oder der zugrundeliegenden
Produkttechnologie gleich bleiben
sollte.
Diese kleine Veränderung bewirkte
sichtbare Ergebnisse. Insbesondere
sollte dadurch vermieden werden,
dass neue Bestellcodes und
Preislisten an die weltweiten
Vertriebsstellen verteilt werden
mussten. So sollte die IT-Abteilung
von dem bisherigen komplexen und
größtenteils manuellen Prozess
entlastet werden. Darüber hinaus
sollten kürzere Codes dazu
beitragen, die Fehlerraten zu
reduzieren und EDI- und
Webkataloge für die Bestellung über
das Web einfacher in die Balluff
Systeme zu integrieren.
Als ersten Schritt testete IBM diesen
Denkansatz mithilfe eines Prototyps
und baute darauf die Kosten-Nutzen-
Analyse auf. Dabei wurden die zu
erwartenden Vorteile und die
Auswirkungen für Balluff geprüft.
Bestellcodes werden praktisch in
allen Unternehmensbereichen wie
Fertigung, Marketing, Verkauf,
Vertrieb, Webkataloge und EDI
eingesetzt. Eine solche
grundlegende Änderung würde auch
ein umfassendes internes
Transformationsprogramm nach sich
ziehen.
Nach der Prüfung der
Durchführbarkeit, der Ausarbeitung
der Kosten-Nutzen-Analyse und der
Ermittlung der zu erwartenden
Einsparungen nahmen die
Spezialisten von IBM Global
Business Services die
Implementierung in Angriff.
“IBM Global Business
Services verfügte über
das kreative Detailwissen,
um eine solche Lösung zu
entwickeln, stellte die
fachliche Qualifikation
für die Implementierung
zur Verfügung und
glänzte durch Business
Understanding, das für
die weltweite
Transformation unserer
Prozesse gebraucht
wurde.”
Ralf Grasmann
Vice President des Bereichs Strategic Sales and
Support
Balluff
LÖSUNGSKOMPONENTEN
Software: SAP R/3 Enterprise,
einschließlich Materials Management
(MM), Sales and Distribution (SD)
sowie Logistics Variant Configuration
(LO-VC).
Benutzer: 1,800

IBM Global Business Services
entwickelte siebenstellige
Produktcodes, die im Feld EAN/UPC
(European Article Numbers oder
Universal Product Codes) der SAP
Komponente Materials Management
abgelegt wurden. Die neuen Codes
sind so strukturiert, dass sie
Basisinformationen zu den Produkten
enthalten und über SAP mit den
betreffenden Materialnummern aus
jedem Produktionsstandort und den
längeren Balluff Codes verknüpft sind.
Dadurch bleibt die Verbindung
zwischen den kundenseitig
verwendeten Kennungen und den
30stelligen internen
Systemkennungen erhalten.
In der Kürze liegt die Einfachheit
Die neuen Codes sind nicht nur
einfacher und kundenfreundlicher, der
Kunde muss die bisherigen
30stelligen Codes weder sehen noch
verwenden. IBM Global Business
Services erarbeitete ein
Generierungsschema, das
sicherstellt, dass die neuen Codes
keine Zeichen enthalten, die
fehlinterpretiert werden können. Dies
ist besonders dann von Bedeutung,
wenn Bestellungen in Ländern
eingehen, in denen die Verwendung
von alphabetischen Zeichen und
Ziffern nicht geläufig ist. Die Codes
sind kurz genug, dass sie für jedes
Balluff Produkt geeignet sind.
Ingenieure und Techniker, die von
fernen Standorten aus arbeiten, sind
von der einfachen Handhabung des
siebenstelligen Codes bei der
Identifizierung von Komponenten und
bei Bestellungen begeistert.
Durch die Verwendung des SAP
EAN/UPC-Felds für die Speicherung
des Codes konnte IBM Global
Business Services eine
unveränderliche automatisierte
Verbindung zur Materialnummer des
jeweiligen Produktionsstandorts
herstellen. Wenn Balluff also die
Produktion eines bestimmten Produkts
beispielsweise von Ungarn nach
China verlagert, wird die neue, am
chinesischen Standort vergebene
Materialnummer automatisch an den
vorhandenen Produktcode
angehängt. Bei Neu- und
Nachbestellungen wird somit immer
das richtige Produkt identifiziert. Das
Versenden von aktualisierten
Preislisten und Bestellkatalogen an
alle Balluff Vertriebsstellen kann somit
entfallen.
Ralf Grasmann, Vice President des
Bereichs Strategic Sales and Support
bei Balluff, erläutert hierzu: „IBM
Global Business Services hat die
Herausforderung sowohl aus
technischer als auch aus
geschäftlicher Sicht sehr schnell
erkannt und das entsprechende
Know-how für die Entwicklung und
Implementierung einer architektonisch
hervorragenden Lösung bewiesen.
Die Nutzung des vorhandenen EAN/
UPC-Felds half uns dabei, unnötige
Entwicklungsarbeiten zu vermeiden,
sodass wir letztendlich eine perfekte
Lösung erhielten, die sich für die
Zielsetzungen von Balluff exzellent
eignete.”
Darüber hinaus erkannte man bei IBM
Global Business Services, dass auch
einem nach einer bestimmten
Konfiguration bestellten Produkt ein
Code zugewiesen werden konnte, der
sich sowohl mit dem Material als auch
mit der Konfiguration verknüpfen ließ.
Mit der neuen Lösung ordnet das
System den konfigurierbaren
Merkmalen einen eindeutigen
Kurzcode zu. Der Code bleibt dann mit
“Durch die Flexibilität
und die
Leistungsfähigkeit der
vorhandenen SAP
Systeme war Balluff in
der Lage, mit nur sieben
kleinen Zeichen eine
solch signifikante
Veränderung
herbeizuführen. Ohne die
Unterstützung von IBM
Global Business Services
wäre dies jedoch nicht
realisierbar gewesen.”
Ralf Grasmann
Vice President des Bereichs Strategic Sales
and Support
Balluff

der Konfiguration verbunden. Kunden,
die solche konfigurierten Produkte
nachbestellen, müssen also nicht
mehr nach den Produktdetails suchen
und die kompletten Bestelldaten
erneut eingeben: Die ursprüngliche
Konfiguration wird jetzt vom neuen
eindeutigen Produktcode wieder
generiert.
Der Kunde profitiert von einem
einfacheren und präziseren Prozess.
Seine Nachbestellungen, der
Bestellverlauf, die Mengen und die
Preise werden vollständig bei Balluff
aufbewahrt. So kann das
Unternehmen seine Produktions-,
Logistik- und Vertriebsprozesse sowie
das Kundenverhalten detailliert
analysieren und besser verstehen:
Wer kauft welche Produkte? Welche
Produkte und Konfigurationen
verkaufen sich gut? Welche
Gewinnmargen bieten die
verschiedenen Varianten?
Weniger Fehler, besserer Service
Balluff führte die verkürzten
Bestellcodes an allen Standorten ein,
sodass für denselben Artikel immer
derselbe Code verwendet wird. Diese
einfache Vorgehensweise löste den
gesamten manuellen
Preismanagementprozess ab,
wodurch enorme Verwaltungskosten
beim Katalog mit seinen zigtausenden
Artikeln eingespart werden konnten.
Mithilfe standardisierter Kurzcodes
konnten die Fehlerraten reduziert und
fehlerhafte und unvollständige
Auftragserfüllungen minimiert werden.
In der Folge reduzierte sich die Anzahl
von Kundenbeschwerden. Die
Einführung der Kurzcodes bedeutet
auch, dass für Kunden mit EDI- oder
Onlinebestellsystemen keine
Problemumgehungen mehr
bereitgestellt werden müssen. Somit
konnte auch in diesem Bereich die
Fehlerrate reduziert werden. Balluff
präsentiert sich nun noch stärker als
kundenfreundliches, modernes
Unternehmen.
Florian Hermle, Geschäftsführer –
Vertrieb, kommentiert: „Die erwarteten
Vorteile haben sich eingestellt. Die
Einführung der Kurzcodelösung kann
als technisch hervorragende
Anpassung an die Prozesse bei Balluff
gesehen werden. Das Team von IBM
Global Business Services hat jedoch
schnell erkannt, dass es dabei um
wesentlich mehr ging.“
Ralf Grasmann ergänzt: „IBM Global
Business Services verfügte über das
kreative Detailwissen, um eine solche
Lösung zu entwickeln, stellte die
fachliche Qualifikation für die
Implementierung zur Verfügung und
glänzte durch Business
Understanding, das für die weltweite
Transformation unserer Prozesse
gebraucht wurde. Durch die Flexibilität
und die Leistungsfähigkeit der
vorhandenen SAP Systeme war Balluff
in der Lage, mit nur sieben kleinen
Zeichen eine solch signifikante
Veränderung herbeizuführen. Ohne
die Unterstützung von IBM Global
Business Services wäre dies jedoch
nicht realisierbar gewesen.
Balluff genießt in der Branche einen
hervorragenden Ruf in Bezug auf
Innovation und Leistungsfähigkeit.
Durch die Einführung der
Kurzcodelösung wird sichergestellt,
dass unsere Business Administration
Services als genauso zuverlässig,
effizient und innovativ angesehen
werden wie unsere Sensorprodukte.”
“Die erwarteten Vorteile
haben sich eingestellt.
Die Einführung der
Kurzcodelösung kann
als technisch
hervorragende
Anpassung an die
Prozesse bei Balluff
gesehen werden. Das
Team von IBM Global
Business Services hat
jedoch schnell erkannt,
dass es dabei um
wesentlich mehr ging.“
Florian Hermle
Geschäftsführer - Vertrieb
Balluff

IBM Deutschland GmbH
70548 Stuttgart
ibm.com/de
Adresse der IBM Website: ibm.com
IBM, das IBM Logo, das eServer logo,
TotalStorage, System z, System p, System
i, System x, z/OS, z/VM, i5/OS, AIX, DB2,
DB2 Universal Database, Domino, Lotus,
Tivoli, WebSphere und Enterprise Storage
Server sind Handelsmarken von International
Business Machines Corporation in den USA,
anderen Ländern oder beiden.
Intel, Intel Inside (Logos), MMX und Pentium
sind Warenzeichen der Intel Corporation in
den Vereinigten Staaten, in anderen Ländern
oder beiden. UNIX ist ein eingetragenes
Warenzeichen von The Open Group in
den Vereinigten Staaten und in anderen
Ländern. Andere Unternehmens-, Produkt-
oder Servicenamen können Waren- oder
Servicemarken anderer Unternehmen sein.
Alle zitierten Kunden-Beispiele
beschreiben die Verwendung von IBM-
Produkten durch einige Kunden, sowie
die Ergebnisse, die sie erzielt haben.
Die tatsächlichen Umgebungskosten
und Leistungscharakteristiken variieren
entsprechend den Konfigurationen und
Voraussetzungen der einzelnen Kunden.
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oder Neu- und Gebrauchtteilen gefertigt. In
einigen Fällen können Hardwareprodukte
nicht fabrikneu, sondern bereits in einer
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jedem Fall die IBM Garantiebestimmungen.
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