Krankenhaus
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Mandant geführt, somit ist eine<br />
individuelle Datenpflege für jede<br />
Klinik realisierbar.<br />
Die Feinabstimmung des Systems<br />
wurde durch Einrichtung von mehreren<br />
Arbeitskreisen erzielt, wobei die<br />
Helios-Spezialisten ihre Erfahrungen<br />
aus dem täglichen Klinikbetrieb mit<br />
einbringen. Die Arbeitskreise<br />
• Flächenmanagement/CAD<br />
• Reinigung<br />
• Medizintechnik<br />
• Betriebstechnik/GLT<br />
• Brandschutz/Sicherheit<br />
• SAP<br />
konnten innerhalb kürzester Zeit<br />
aufgebaut werden. Die Ergebnisse<br />
der Arbeitskreise wurden erfolgreich<br />
in das Programm integriert. Maßgeblich<br />
wurde dies durch die medtrans<br />
GmbH, den in Jena ansässigen<br />
Systempartner von Loy & Hutz,<br />
unterstützt. Die Software konnte für<br />
das Klinikum Erfurt nach erfolgter<br />
Altdatenübernahme, trotz Lieferengpässen<br />
der Hardware, bereits<br />
Anfang Juli in Betrieb genommen<br />
werden. Die Mitarbeiter wurden<br />
im Vorfeld intensiv geschult und<br />
konnten das System ohne größere<br />
Schwierigkeiten übernehmen. Die<br />
Anbindung der Kliniken in Gotha<br />
und Blankenhain erfolgte nach der<br />
Sommerpause Mitte August 2003.<br />
Die Software ermöglicht die vollständige<br />
Gebäudebewirtschaftung<br />
von der Liegenschaft, dem Raumund<br />
Flächenmanagement, der<br />
Betriebs- und Medizintechnik bis<br />
hin zum Schließmanagement. Das<br />
System ist modular aufgebaut und<br />
jeder User erhält ein individuelles<br />
Profil für seinen spezifischen<br />
Arbeitsbereich. Damit kann die<br />
Struktur der Kliniken von kleinen<br />
über mittlere bis hin zu großen Klinikkomplexen<br />
individuell abgebildet<br />
werden. Kleinere und mittlere Kliniken<br />
benötigen u. U. keine Wohneinheiten<br />
oder Raumausstattungen,<br />
sondern beschränken sich lediglich<br />
auf den Bereich Räume, Medizinund<br />
Betriebstechnik. Alle denkbaren<br />
Varianten sind realisierbar.<br />
Ziel der Prozessoptimierung war die<br />
Zusammenfassung aller instandhaltungsrelevanten<br />
Maßnahmen. Dies<br />
beinhaltete das Störmeldemanagement,<br />
das Auftragswesen und die<br />
Um den Aufwand für die Basisdatenerfassung in Grenzen zu halten, erfassen Mitarbeiter vor Ort<br />
die Raumdaten der etwa 5.000 Räume mit einem Tablet-PC vor Ort.<br />
Kosten- bzw. Rechnungskontrolle.<br />
Der Aufbau eines Störmeldemanagements<br />
über das Helios-<br />
Portal (Intranet) konnte schnell mithilfe<br />
des Systems aufgebaut werden.<br />
Die Umsetzung auf Stations- und<br />
Bereichsebene erfolgt schrittweise.<br />
Die statistischen Ergebnisse des Störmeldesystems<br />
dienen der Analyse<br />
für wichtige Instandhaltungskennzahlen<br />
und Vergleiche. So kann die<br />
Ausfallhäufigkeit inklusive sämtlicher<br />
Kosten aufgelistet werden. Die<br />
weitere Untersuchung hinsichtlich<br />
Fehlerursachen ergibt einen detaillierten<br />
Überblick über eventuell notwendige<br />
Schulungsmaßnahmen und<br />
offenbart Konstruktionsmängel bei<br />
den eingesetzten Geräten.<br />
BILDER: LOY & HUTZ<br />
Alle Aufgabengebiete werden<br />
erfasst. Selbst das Schließmanagement<br />
kann zentral<br />
über die Software erfolgen.<br />
Bidirektionale Schnittstelle<br />
leitet Daten zu SAP<br />
Das Auftragswesen innerhalb von<br />
vFM wird mittels einer bidirektionalen<br />
Schnittstelle zu R/3 MM verbunden.<br />
Alle buchungsrelevanten<br />
Daten liegen somit identisch in SAP<br />
und vFM vor. Eine Doppelbearbeitung<br />
von Aufträgen und Rechnungen<br />
ist nicht notwendig. Mit den<br />
Schnittstellenbildungen wurde die<br />
Flexibilität der Software mit der<br />
Sicherheit des SAP-Systems kombiniert.<br />
Mit dem integrierten Formulargenerator<br />
werden alle nach<br />
außen gehenden Dokumente so<br />
adaptiert, dass für die Empfänger<br />
kein Unterschied zu SAP-Formularen<br />
erkennbar ist. Ziel der SAP-<br />
Schnittstelle ist eine vollständige<br />
Abbildung der kaufmännischen<br />
Prozesse:<br />
• Bestellungen und Aufträge<br />
werden nur in vFM angelegt,<br />
die Übertragung an SAP R/3 MM<br />
erfolgt automatisch.<br />
• Lieferantenrechnungen werden<br />
ebenfalls in vFM erfasst und in<br />
SAP automatisch angelegt.<br />
• Die Einbindung der vFM Materialbewirtschaftung<br />
ist für das Jahr<br />
2004 vorgesehen.<br />
Eine der wesentlichen Aufgaben<br />
der Arbeitskreise ist der Aufbau<br />
und die Pflege von lokalen und<br />
globalen Katalogen. Das Facility<br />
Management Softwaresystem ermöglicht<br />
eine Ausgliederung von<br />
globalen Katalogen (Thesaurus).<br />
Damit wird sichergestellt, dass alle