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Krankenhaus

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Mandant geführt, somit ist eine<br />

individuelle Datenpflege für jede<br />

Klinik realisierbar.<br />

Die Feinabstimmung des Systems<br />

wurde durch Einrichtung von mehreren<br />

Arbeitskreisen erzielt, wobei die<br />

Helios-Spezialisten ihre Erfahrungen<br />

aus dem täglichen Klinikbetrieb mit<br />

einbringen. Die Arbeitskreise<br />

• Flächenmanagement/CAD<br />

• Reinigung<br />

• Medizintechnik<br />

• Betriebstechnik/GLT<br />

• Brandschutz/Sicherheit<br />

• SAP<br />

konnten innerhalb kürzester Zeit<br />

aufgebaut werden. Die Ergebnisse<br />

der Arbeitskreise wurden erfolgreich<br />

in das Programm integriert. Maßgeblich<br />

wurde dies durch die medtrans<br />

GmbH, den in Jena ansässigen<br />

Systempartner von Loy & Hutz,<br />

unterstützt. Die Software konnte für<br />

das Klinikum Erfurt nach erfolgter<br />

Altdatenübernahme, trotz Lieferengpässen<br />

der Hardware, bereits<br />

Anfang Juli in Betrieb genommen<br />

werden. Die Mitarbeiter wurden<br />

im Vorfeld intensiv geschult und<br />

konnten das System ohne größere<br />

Schwierigkeiten übernehmen. Die<br />

Anbindung der Kliniken in Gotha<br />

und Blankenhain erfolgte nach der<br />

Sommerpause Mitte August 2003.<br />

Die Software ermöglicht die vollständige<br />

Gebäudebewirtschaftung<br />

von der Liegenschaft, dem Raumund<br />

Flächenmanagement, der<br />

Betriebs- und Medizintechnik bis<br />

hin zum Schließmanagement. Das<br />

System ist modular aufgebaut und<br />

jeder User erhält ein individuelles<br />

Profil für seinen spezifischen<br />

Arbeitsbereich. Damit kann die<br />

Struktur der Kliniken von kleinen<br />

über mittlere bis hin zu großen Klinikkomplexen<br />

individuell abgebildet<br />

werden. Kleinere und mittlere Kliniken<br />

benötigen u. U. keine Wohneinheiten<br />

oder Raumausstattungen,<br />

sondern beschränken sich lediglich<br />

auf den Bereich Räume, Medizinund<br />

Betriebstechnik. Alle denkbaren<br />

Varianten sind realisierbar.<br />

Ziel der Prozessoptimierung war die<br />

Zusammenfassung aller instandhaltungsrelevanten<br />

Maßnahmen. Dies<br />

beinhaltete das Störmeldemanagement,<br />

das Auftragswesen und die<br />

Um den Aufwand für die Basisdatenerfassung in Grenzen zu halten, erfassen Mitarbeiter vor Ort<br />

die Raumdaten der etwa 5.000 Räume mit einem Tablet-PC vor Ort.<br />

Kosten- bzw. Rechnungskontrolle.<br />

Der Aufbau eines Störmeldemanagements<br />

über das Helios-<br />

Portal (Intranet) konnte schnell mithilfe<br />

des Systems aufgebaut werden.<br />

Die Umsetzung auf Stations- und<br />

Bereichsebene erfolgt schrittweise.<br />

Die statistischen Ergebnisse des Störmeldesystems<br />

dienen der Analyse<br />

für wichtige Instandhaltungskennzahlen<br />

und Vergleiche. So kann die<br />

Ausfallhäufigkeit inklusive sämtlicher<br />

Kosten aufgelistet werden. Die<br />

weitere Untersuchung hinsichtlich<br />

Fehlerursachen ergibt einen detaillierten<br />

Überblick über eventuell notwendige<br />

Schulungsmaßnahmen und<br />

offenbart Konstruktionsmängel bei<br />

den eingesetzten Geräten.<br />

BILDER: LOY & HUTZ<br />

Alle Aufgabengebiete werden<br />

erfasst. Selbst das Schließmanagement<br />

kann zentral<br />

über die Software erfolgen.<br />

Bidirektionale Schnittstelle<br />

leitet Daten zu SAP<br />

Das Auftragswesen innerhalb von<br />

vFM wird mittels einer bidirektionalen<br />

Schnittstelle zu R/3 MM verbunden.<br />

Alle buchungsrelevanten<br />

Daten liegen somit identisch in SAP<br />

und vFM vor. Eine Doppelbearbeitung<br />

von Aufträgen und Rechnungen<br />

ist nicht notwendig. Mit den<br />

Schnittstellenbildungen wurde die<br />

Flexibilität der Software mit der<br />

Sicherheit des SAP-Systems kombiniert.<br />

Mit dem integrierten Formulargenerator<br />

werden alle nach<br />

außen gehenden Dokumente so<br />

adaptiert, dass für die Empfänger<br />

kein Unterschied zu SAP-Formularen<br />

erkennbar ist. Ziel der SAP-<br />

Schnittstelle ist eine vollständige<br />

Abbildung der kaufmännischen<br />

Prozesse:<br />

• Bestellungen und Aufträge<br />

werden nur in vFM angelegt,<br />

die Übertragung an SAP R/3 MM<br />

erfolgt automatisch.<br />

• Lieferantenrechnungen werden<br />

ebenfalls in vFM erfasst und in<br />

SAP automatisch angelegt.<br />

• Die Einbindung der vFM Materialbewirtschaftung<br />

ist für das Jahr<br />

2004 vorgesehen.<br />

Eine der wesentlichen Aufgaben<br />

der Arbeitskreise ist der Aufbau<br />

und die Pflege von lokalen und<br />

globalen Katalogen. Das Facility<br />

Management Softwaresystem ermöglicht<br />

eine Ausgliederung von<br />

globalen Katalogen (Thesaurus).<br />

Damit wird sichergestellt, dass alle

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