VERHALTENSKODEX - Alcoa

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VERHALTENSKODEX - Alcoa

Alcoa

VERHALTENSKODEX

Tun Sie das Richtige!


Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Alcoa

390 Park Avenue

New York, NY 10022-4608 USA

Klaus Kleinfeld

Chairman and

Chief Executive Officer

anbei übersenden wir Ihnen Ihr persönliches Exemplar der Richtlinien für das Geschäftsgebaren

bei Alcoa.

Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf den Wertvorstellungen von Alcoa, die gestern wie

heute Gültigkeit haben. Es ist wichtig, dass wir alle die Alcoa-Werte verstehen und selbst verkörpern

– sie dienen als Orientierungshilfe beim Umgang mit Kunden, Lieferanten, Kollegen, Aktionären und

Gemeinden, in denen wir tätig sind. Wir sind ein internationaler Konzern mit Niederlassungen in

unterschiedlichen kulturellen, politischen und wirtschaftlichen Umgebungen. Nichtsdestotrotz haben

die Alcoa-Werte in allen unserer Vertretungen uneingeschränkte Gültigkeit.

Wir bemühen uns immer um die Verbesserung von Leistung und Wertsteigerung für unsere

Aktionäre. Diese Vorgaben sind entscheidend für unseren kontinuierlichen Erfolg. Während das

Einhalten unserer Finanz- und Betriebsvorgaben sehr wichtig ist, müssen wir dabei gleichzeitig

geltendes Gesetz und die entsprechenden Bestimmungen einhalten, ohne von unseren

Wertvorstellungen abzulassen.

Wir alle treffen täglich geschäftliche Entscheidungen – manche davon sind trivial, andere sind sehr

komplex. Egal, worum es sich jeweils handelt, dürfen wir dabei die höchsten ethischen Grundsätze

nicht außer Acht lassen und müssen die Alcoa-Werte uneingeschränkt einhalten. Stellen Sie sich im

Zweifelsfall folgende Fragen, bevor Sie einen Schritt unternehmen:

• Ist mein Handeln rechtens?

• Handle ich in Übereinstimmung mit den Wertvorstellungen von Alcoa und den geltenden

Richtlinien und Vorgehensweisen des Unternehmens?

• Verhalte ich mich fair und aufrichtig?

• Wird mein Handeln auch später als richtig eingestuft?

• Inwieweit besteht mein Handeln eine Prüfung von außen?

• Könnte mein Handeln für meine Familie peinlich sein?

Bitte lesen Sie sich den Leitfaden sorgfältig durch, damit Sie sich bewusst sind, welche

Verhaltensweisen Alcoa von Ihnen erwartet. Holen Sie sich im Zweifelsfall Rat ein. Wenden Sie sich

hierzu an Ihren Vorgesetzten oder an eine der im Leitfaden aufgelisteten Personen, die Ihnen

behilflich sein können.

Ich bitte Sie heute, sich persönlich für die Einhaltung dieses Leitfadens verantwortlich zu fühlen, und

die Alcoa-Werte jeden Tag bei allen Ihren Tätigkeiten einzuhalten. Als Mitarbeiter von Alcoa halten

wir uns an ethisches Geschäftsgebaren und tun immer das Richtige.

Alles Gute!

Klaus Kleinfeld


INHALTSVERZEICHNIS

DER ETHIK- UND VERHALTENSKODEX VON ALCOA ................................................1

Über dieses Handbuch ............................................................................................1

Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline ......................................................................2

Verantwortlichkeit und Maßnahmen ......................................................................2

Melden von Problemen ......................................................................................2

Resultierende Maßnahmen.................................................................................2

ÜBERBLICK ÜBER DEN VERHALTENSKODEX............................................................3

WERTE VON ALCOA ........................................................................................................4

VERHALTENSKODEX .......................................................................................................5

Verhalten gegenüber Kollegen ...............................................................................5

Verantwortung der Geschäftsführung................................................................5

Gesundheit und Sicherheit.................................................................................5

Respekt und faire Behandlung...........................................................................5

Belästigungen .....................................................................................................6

Menschenrechte .................................................................................................6

Persönliche Beziehungen...................................................................................6

Privatsphäre der Mitarbeiter...............................................................................6

Externe Beschäftigungsverhältnisse, Aktivitäten oder Dienstleistungen..........7

Umgang mit Geschäftspartnern .............................................................................9

Interessenskonflikte ............................................................................................9

Angemessener Gebrauch...................................................................................9

Geschenke und Einladungen .............................................................................9

Fairer Wettbewerb und Kartellgesetz...............................................................10

Weitergabe von Informationen über Alcoa ......................................................11

Beschaffung und Verwendung von Mitbewerberinformationen......................11

Mitgliedschaft in Handelsvereinigungen und Teilnahme an Konferenzen ......11

Kundenbeziehungen.........................................................................................11

Geschäfte mit öffentlich-rechtlichen Unternehmen und Behörden ................12

Beziehungen mit Lieferanten............................................................................12

Geldwäsche ......................................................................................................12

Verhalten in Bezug auf Unternehmensressourcen ............................................14

Verantwortungsbewusster Umgang mit Firmeneigentum...............................14

Verwaltung von Unterlagen ..............................................................................14

Insider-Informationen oder nicht öffentliche Informationen ............................14

Richtigkeit von Unterlagen und Berichten .......................................................15

Offenlegungen ..................................................................................................16

Geistiges Eigentum...........................................................................................16

Urheberrechtlich geschütztes Material ............................................................16

Verwendung von Computersystemen und darauf gespeicherten

Informationenen ...............................................................................................17

Verhalten gegenüber der Öffentlichkeit...............................................................19

Einhaltung geltender Gesetze ..........................................................................19

Umweltfragen....................................................................................................19

Beziehungen auf kommunaler Ebene..............................................................19

Politische Aktivitäten und Spenden .................................................................20

Anti-Korruption .................................................................................................20

Internationaler Handel ......................................................................................21

Anfragen von Regierungs- und Medienvertretern ...........................................21

RESSOURCEN/KONTAKTPERSONEN UND INFORMATIONSQUELLEN ................24


DER ETHIK- UND

VERHALTENSKODEX

VON ALCOA

Alcoa betreibt ein unternehmensweites Programm zur

Koordinierung, Umsetzung und Kontrolle der Einhaltung

der unternehmensweiten Werte, Vorschriften und

Geschäftsverfahren sowie Gesetze und Bestimmungen.

Für den Ethik- und Verhaltenskodex ist der Beratungsausschuss für den Verhaltenskodex

zuständig. Dieses Gremium besteht aus den folgenden Vertretern von Alcoa Inc.:

Leiter des Unternehmens

Leiter der Finanzabteilung

Leiter der Rechtsabteilung und Verhaltenskodexbeauftragter

Globaler Leiter – Verhaltenskodex

Leiter – Ethik-, Verhaltenskodex- und Beratungsleistungen

Das Unternehmen hat auf Länderebene und in den Geschäftsbereichen

Verhaltenskodexvertreter ernannt, die an der Umsetzung und Aktualisierung der Ethik- und

Verhaltenskodex-Unterlagen sowie der Kontrolle und Lösung der damit zusammenhängenden

Probleme mitarbeiten.

Über dieses Handbuch

Der vorliegende Verhaltenskodex beschreibt die Verantwortung, die Alcoa und wir als

Mitarbeiter füreinander, für unsere weltweiten Partner und für unsere Gemeinden tragen. Das

Handbuch beschreibt unsere gemeinsame Verantwortung und behandelt wichtige rechtliche

und ethische Fragen, mit denen wir konfrontiert werden können. In diesem Handbuch finden

Sie nicht alle Vorschriften, Geschäftsverfahren und Richtlinien von Alcoa. Sicher auch nicht die

Antworten auf alle Ihre Fragen. Was Sie finden werden, sind grundlegende Beispiele, die

veranschaulichen, für welches geschäftliche Verhalten Alcoa sich entschieden hat und

welches Verhalten deshalb von den einzelnen Mitarbeitern erwartet wird.

Bei Fragen zu diesem Handbuch oder Bedenken hinsichtlich des Verhaltens anderer

Mitarbeiter am Arbeitsplatz setzten Sie sich bitte zuerst mit Ihrem Vorgesetzten in Verbindung.

Wenn Ihnen das unangenehm ist, können Sie sich auch an folgende andere Stellen innerhalb

von Alcoa wenden:

Rechtsabteilung

Personalabteilung

Abteilung für Ethik- und Verhaltenskodex

Andere Stellen, von denen Sie sich Hilfe erwarten

Weitere Informationen dazu finden Sie unter „Ressourcen/Kontaktpersonen und

Informationsquellen“ am Ende dieses Handbuchs.

Alcoa Verhaltenskodex | 1


DER ETHIK- UND

VERHALTENSKODEX

VON ALCOA

Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline

Neben den üblichen Stellen und Kontaktpersonen steht jedem Mitarbeiter auch die Ethik- und

Verhaltenskodex-Hotline zur Verfügung, damit auf einfache Weise Bedenken bezüglich bestimmter

geschäftlicher Aktivitäten oder Aktivitäten am Arbeitsplatz mitgeteilt werden können, die

möglicherweise nicht mit den Werten von Alcoa übereinstimmen, und über die Fragen gestellt sowie

Ratschläge eingeholt werden können. Die Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline ist rund um die Uhr

erreichbar. Der Anruf bei der Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline kann anonym erfolgen, ohne dass

jemand erfährt, wer den Anruf getätigt hat. Wenn Sie ein Problem melden wollen, sollten Sie die

folgenden Informationen bereithalten:

Zeit und Ort

Beteiligte Personen

Weitere Informationen, die die Untersuchung des Falls erleichtern

Die Telefonnummern und die konkreten Anleitungen zum Einwählen für Ihr Land entnehmen Sie bitte

den Informationsbroschüren oder den Aushängen der Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline. Außerdem

finden Sie die Informationen über das Alcoa-Portal und zwar auf der Ethik- und Verhaltensseite der

globalen Verhaltenskodex-Community.

Verantwortlichkeit und Maßnahmen

Die Einhaltung der lokalen Gesetze sowie der Werte, Vorschriften und Geschäftsverfahren von Alcoa

ist verpflichtend. Dies soll Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten sowie das Unternehmen vor

vorschriftswidrigen Handlungen schützen.

Melden von Problemen

Alle Mitarbeiter von Alcoa sollten ihre Fragen und Bedenken zum Verhalten am Arbeitsplatz äußern.

Wenn Sie Zweifel haben, fragen Sie einfach! Viele vorschriftswidrige Handlungen werden nicht

absichtlich oder auf Grund schlechter Charaktereigenschaften oder unehrlicher Absichten von Leuten

getätigt, sondern auf Grund von fehlenden oder unzureichenden Informationen bzw. dem falschen

Verstehen von Informationen oder dem Drang, die „Dinge schnell erledigen zu wollen“.

Wenn Sie als Mitarbeiter im guten Glauben Rat suchen, Ihre Bedenken äußern oder vorschriftswidrige

Handlungen melden, tun Sie das Richtige.

Resultierende Maßnahmen

Alcoa lässt keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter auf welcher Ebene des Unternehmens

auch immer zu, die das Richtige getan haben. Alcoa verbietet allen Mitarbeitern, Maßnahmen gegen

andere Mitarbeiter zu ergreifen, die in gutem Glauben ein Problem melden.

Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses können gegen alle Mitarbeiter

verhängt werden, die die ethischen Richtlinien von Alcoa nicht befolgen oder wissentlich falsche

Angaben machen.

Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie kooperieren, wenn das Unternehmen Behauptungen

nachgeht, die sich auf Verletzungen der Ethik oder des Verhaltenskodex beziehen. Außerdem wird

erwartet, dass Sie sich wahrheitsgemäß äußern und die Ermittlungsbemühungen unterstützen.

2 | Alcoa Verhaltenskodex


ÜBERBLICK ÜBER DEN

VERHALTENSKODEX

Um Erfolg zu haben, muss jedes Unternehmen seinen guten

Namen schützen. Alcoa verlässt sich darauf, dass seine Mitarbeiter,

Geschäftspartner immer das Richtige auf die richtige Art und Weise

unternehmen bzw. die Geschäftsverfahren immer das Richtige

bewirken und damit den guten Ruf des Unternehmens bewahren.

Es ist das Ziel von Alcoa, in allen unseren Aktivitäten

hervorragende Leistungen zu erbringen. Als Grundlage für dieses

Ziel dient uns in jedem Land, in jedem Bereich und bei jeder

Handlung ein bestimmtes Wertesystem.

Tun Sie das Richtige

Setzen Sie die Werte, Vorschriften und Geschäftsverfahren des Unternehmens in die Praxis um.

Beachten Sie überall, wo wir unternehmerisch tätig sind, die dort gültigen Gesetze.

Tun Sie das Richtige auf die richtige Art und Weise

Lassen Sie sich bei Ihren geschäftlichen Handlungen von ethischen Grundsätzen leiten, und folgen

Sie den akzeptierten beruflichen Verhaltensrichtlinien.

Befolgen Sie die Vorschriften und Geschäftsverfahren von Alcoa.

Sprechen Sie das Thema an, wenn Sie Zweifel haben.

Mitarbeiter und Geschäftspartner von Alcoa müssen ein persönliches Interesse am Erhalt des guten Rufs

von Alcoa zeigen und persönliche Verantwortung dafür übernehmen. Dazu gehören:

Verständnis des korrekten Verhaltens am Arbeitsplatz.

Alle Mitarbeiter müssen über die Werte, Vorschriften, Geschäftsverfahren und rechtlichen

Voraussetzungen bei Alcoa informiert sein und ihr Verhalten am Arbeitsplatz danach ausrichten.

Wenn jemand etwas nicht weiß, muss er oder sie im Zweifelsfall vor dem Handeln um Klarstellung

ersuchen.

Achtung gegenüber Mitarbeitern und der Gesetze am Arbeitsplatz.

Alle Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und Fremdfirmen/Dienstleister müssen im Rahmen von

Tätigkeiten für Alcoa ethisch einwandfrei und gesetzeskonform handeln.

Klärung und/oder Meldung von Handlungen, die gegen die Werte von Alcoa verstoßen könnten.

Alle Mitarbeiter sollten Fragen stellen, ihre Bedenken äußern und unehrliche oder unethische

Handlungen des Unternehmens oder seiner Mitarbeiter, Vertreter, Kunden und Lieferanten im

Zusammenhang mit Alcoa melden.

Alcoa Verhaltenskodex | 3


WERTE VON ALCOA

Alcoa ist ein Unternehmen, das auf Werten basiert. Dieses

Wertesystem bildet die Grundlage für unsere Entscheidungen,

Handlungen sowie unser Verhalten im Geschäftsleben. Dieses

Wertesystem ist unsere universelle Sprache, die weit über

Kulturen und Regionen hinausgeht. Um diese Werte

umzusetzen, müssen wir weltweit den höchsten Standards im

geschäftlichen Verhalten in allen beruflichen Aspekten und in

allen Regionen gerecht werden.

Integrität

Alcoas Fundament ist unsere Integrität. Wir sind offen, ehrlich und vertrauenswürdig in unserem

Umgang mit Kunden, Zulieferern, Kollegen, Aktionären und den Gemeinden, in denen wir tätig sind.

Gesundheit, Sicherheit und Umwelt

Mit unserer auf Sicherheit ausgerichteten Arbeitsweise sorgen wir dafür, dass die Gesundheit und das

Wohlbefinden des Einzelnen und der Umwelt geschützt und gefördert werden.

Kunden

Wir unterstützen den Erfolg unserer Kunden, indem wir durch innovative Produkte und

Dienstleistungen für außergewöhnlichen Mehrwert sorgen.

Herausragende Leistungen

Wir streben nach herausragenden Leistungen in allem, was wir tun, jeden Tag.

Mitarbeiter

Wir arbeiten in einem Umfeld, das alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einschließt, Veränderungen

und neuen Ideen gegenüber aufgeschlossen ist, den Einzelnen respektiert und gleiche Erfolgschancen

für alle bietet.

Profitabilität

Wir erzielen nachhaltige finanzielle Ergebnisse, die gewinnbringendes Wachstum und überlegenen

Mehrwert für unsere Aktionäre sicherstellen.

Verantwortlichkeit

Wir sind - als Einzelpersonen und im Team - für unser Verhalten, unsere Handlungen und unsere

Resultate verantwortlich.

4 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

Verhalten gegenüber Kollegen

Die Basis für unser Wertesystem ist Würde und

gegenseitiger Respekt. Diese Einstellung prägt unser

Verhalten am Arbeitsplatz.

Verantwortung der Geschäftsführung

Alle Führungskräfte von Alcoa müssen durch ihr Handeln

ihre Verpflichtung gegenüber dem Wertesystem von Alcoa

unter Beweis stellen. Sie müssen zudem ein Umfeld

schaffen, in dem die Einhaltung der Richtlinien erwartet

wird und ethisches Verhalten die Regel ist. Alle Mitarbeiter

von Alcoa müssen im Einklang mit den Werten und

Prinzipien des Unternehmens handeln. Niemand sollte

Alcoa-Mitarbeiter zu gesetzeswidrigen Handlungen oder

zu Handlungen auffordern, die gegen die Werte,

Vorschriften oder Geschäftsverfahren des Unternehmens

verstoßen.

Gesundheit und Sicherheit

(Referenz: Umwelt-, Gesundheits- und

Arbeitssicherheitsvorschriften)

Schlüsselpunkte

Niemand darf einen Mitarbeiter

auffordern, gegen das Gesetz oder die

Werte, Vorschriften und

Geschäftsverfahren des Unternehmens zu

verstoßen.

Wir behandeln alle Mitarbeiter fair.

Wir tolerieren keine Form der Belästigung.

Persönliche Informationen über die

Mitarbeiter werden gemäß den geltenden

Gesetzen behandelt und geschützt.

Wir stellen Informationen zur Sicherheit

am Arbeitsplatz zur Verfügung.

Mitarbeiter dürfen keine Waffen oder

illegalen Drogen auf das Firmengelände

mitbringen, dort verwenden oder

weitergeben.

Den Mitarbeitern wird nahe gelegt,

verdächtige Personen und Aktivitäten

melden.

Alcoa gefährdet niemals zugunsten von Gewinnen oder

Produktion die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

Es ist das Ziel aller Standorte von Alcoa, einen sicheren

Arbeitsplatz zu bieten und zu bewahren. In allen unseren Fabriken, Büros und auf allen Werksgeländen

werden entsprechende Sicherheitsregeln und Geschäftsverfahren angewendet. Jeder Einzelne muss

seine Arbeit unter Einhaltung dieser Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien ausüben und alle

Bedenken, Verstöße gegen die Sicherheitsvorkehrungen oder sowie Unfälle sofort melden.

Mitarbeiter dürfen keine illegalen Drogen auf das Firmengelände bringen oder diese dort verwenden

oder weitergeben. Mitarbeitern ist es verboten, unter Alkohol- oder Drogeneinwirkung zu arbeiten. Auch

der Missbrauch legaler Medikamente am Arbeitsplatz ist nicht gestattet. Alcoa lässt niemanden

arbeiten, der durch die Einnahme von legalen Medikamenten eine Gefährdung darstellt.

Am Arbeitsplatz dürfen die Mitarbeiter keine Gewalt ausüben oder mit Gewalt drohen. Das Mitbringen

oder Benutzen von Waffen am Arbeitsplatz ist verboten.

Respekt und faire Behandlung

(Referenz: Vorschrift zur Einhaltung der Gesetze und Bestimmungen in Bezug auf die Gleichbehandlung am

Arbeitsplatz und die aktiven Förderungsmaßnahmen zugunsten von Minderheiten)

Alcoa folgt dem Grundsatz der Gleichbehandlung am Arbeitsplatz, d. h. alle Menschen haben

ungeachtet von Rasse, Religion, Hautfarbe, Nationalität, Alter, Geschlecht, Behinderungen, sexueller

Orientierung oder anderer Kriterien die gleichen Chancen. Dieses Prinzip der Gleichbehandlung gilt für

alle Abschnitte des Beschäftigungsverhältnisses, einschließlich:

Einstellung, Übertragung von Aufgaben, Beförderung und Entlassung von Mitarbeitern

Gewährung von Aufstiegs- und Weiterentwicklungschancen

Anerkennung von Erfolg

Auswahl von Mitarbeitern für Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen

Festlegung von Löhnen und Sonderleistungen

Alcoa Verhaltenskodex | 5


VERHALTENSKODEX

Wir bieten ein Umfeld mit klarer, ehrlicher und zeitnaher Kommunikation. Wir stehen den Standpunkten

anderer offen und mit Respekt gegenüber.

Kulturelle Vielfalt ist eine Stärke von Alcoa. Jeder Mitarbeiter muss die Menschen und deren

unterschiedliche Kulturen in seinem Arbeitsumfeld respektieren. Als Unternehmen wünschen wir uns

kulturelle Vielfalt auf allen Organisationsebenen, und wir erwarten ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle

Mitarbeiter optimal entwickeln und ihre Möglichkeiten entfalten können.

Belästigungen

Alcoa toleriert keine Form der Belästigung, in keiner Weise. Es gibt verschiedene Formen von

Belästigungen, die – wie in den nachfolgenden Beispielen gezeigt – allesamt nicht akzeptabel sind.

Scherze, Beschimpfungen, Bedrohungen und andere unzulässige Handlungen im

Zusammenhang mit Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, Religion, Nationalität, Abstammung,

sexueller Orientierung, Staatsbürgerschaft, Körperbehinderung, sozialer oder wirtschaftlicher

Lage oder Ausbildung eines Mitarbeiters.

Unzulässige sexuelle Annäherungen, Aufforderungen zu sexuellen Handlungen und andere

unerlaubte verbale oder körperliche Handlungen sexueller Art oder das Zurschaustellen

einschlägiger Objekte oder Bilder.

Verbale oder körperliche Handlungen, die die Arbeitsleistung einer anderen Person

beeinträchtigen oder eine angsterfüllte oder feindselige Arbeitsumgebung schaffen.

Menschenrechte

Alcoa respektiert und schätzt alle Menschen, die für das Unternehmen arbeiten. Sie sollen aus ihrem

freien Willen heraus arbeiten können und nicht, weil sie dazu gezwungen werden. Bei Alcoa werden

keine Kinder oder Zwangsarbeiter beschäftigt. Alcoa respektiert die Freiheit eines jeden Mitarbeiters,

rechtlich zugelassenen Verbänden oder Organisationen beizutreten bzw. nicht beizutreten.

Persönliche Beziehungen

Alle Menschen haben das Recht, bei Alcoa zu arbeiten. In manchen Fällen haben Mitarbeiter eventuell

Familienangehörige oder enge Freunde, die ebenfalls bei Alcoa arbeiten. In diesem Fall versucht Alcoa

es nach Möglichkeit zu vermeiden, dass Familienangehörige oder sich persönlich nahe stehende

Personen in einem direkten Vorgesetztenverhältnis zueinander stehen.

Privatsphäre der Mitarbeiter

(Referenz: Vorschrift zu Mitarbeiterinformationen)

Alcoa respektiert die Privatsphäre seiner Mitarbeiter. Jede Erfassung und Behandlung von

Informationen über Mitarbeiter durch Alcoa erfolgt nur für berufliche Zwecke und unter Einhaltung

geltender Gesetze.

Der Zugriff auf die persönlichen Informationen über Mitarbeiter darf nur durch Personen erfolgen, die

ein legales Recht auf Einsicht in diese Informationen haben, und auch diese Personen dürfen nur die

zur Erfüllung ihrer Aufgabe benötigten Informationen einsehen. Personen, die mit persönlichen

Informationen umgehen, werden regelmäßig über ihre Pflicht zum Schutz dieser Informationen belehrt.

6 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

Jeder Mitarbeiter hat das Recht, die Informationen einzusehen und zu kommentieren, die in seiner vom

Unternehmen geführten Personalakte enthalten sind. Er ist außerdem berechtigt, alle sonstigen

Maßnahmen in diesem Zusammenhang zu ergreifen, die in den in seinem Land geltenden

Datenschutzrichtlinien in seinem Land definiert sind.

Externe Beschäftigungsverhältnisse, Aktivitäten oder Dienstleistungen

Externe Beschäftigungsverhältnisse, Aktivitäten oder Dienstleistungen dürfen die Arbeit bei Alcoa nicht

beeinträchtigen. Die Wahrnehmung externer Aufgaben darf die Tätigkeit für das Unternehmen niemals

beeinträchtigen. Wir Mitarbeiter von Alcoa dürfen keine Produkte verkaufen, die in Konkurrenz zu Alcoa

stehen – auch nicht im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit.

Was würden Sie tun?

1. Frage: Wir scheinen uns jedes Jahr höhere Ziele zu setzen. Meine Kollegen und ich stehen

unter einem enormen Druck, diese Ziele zu erreichen. Ist das der richtige Weg, ein

Unternehmen zu führen?

Antwort: Die Prinzipien zur Unterstützung unseres Leitsatzes „Herausragende Leistung“

besagen, dass wir Ziele jenseits des derzeit Besten setzen und beste Leistungen

verlangen, belohnen und anerkennen. Wir müssen dies jedoch in einer Weise erreichen,

die den Gesetzen sowie den Alcoa-Vorschriften entspricht und bei der der einzelne

Mitarbeiter respektiert wird. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder einem

Mitarbeiter der Personalabteilung über Ihre Bedenken.

2. Frage: Mein Vorgesetzter macht rüde Scherze und Kommentare, und einige von uns fühlen

sich dabei nicht wohl. Was soll ich tun?

Antwort: Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber, wie Sie sich dabei fühlen. Wenn Sie nicht

direkt mit Ihrem Vorgesetzten reden wollen, wenden Sie sich an einen anderen

Manager oder an die Personalabteilung. Wir dulden weder Belästigungen noch eine

feindselige Arbeitsumgebung, in der sich die Mitarbeiter bedroht oder eingeschüchtert

fühlen.

3. Frage: Bei einer Abteilungspräsentation habe ich eine Frage gestellt. Die Antwort, die ich

erhielt, war meines Erachtens beleidigend, und ich fühlte mich gedemütigt. Einige

andere Mitarbeiter im Raume haben gelacht.

Antwort: Alcoa ermutigt alle Mitarbeiter bei der Entscheidungsfindung zu einer offenen

Kommunikation und der Äußerung von abweichenden Ansichten zu Problemen sowie

gesunde Diskussionen im Entscheidungsfindungsprozess. Meinungsverschiedenheiten

sollten jedoch in professioneller und respektvoller Weise ausgetragen werden.

Sprechen Sie mit der Person, die sich Ihnen gegenüber so verhalten hat, dass sie sich

unwohl gefühlt haben oder kontaktieren Sie Ihren Vorgesetzten oder einen Mitarbeiter

der Personalabteilung.

4. Frage: Ich vermute, dass ein Kollege gelegentlich betrunken zur Arbeit kommt und bei der

Arbeit trinkt. Ich mache mir Sorgen wegen der Gesundheit und Sicherheit dieses

Kollegen. Was kann ich tun?

Antwort: Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, der die nötigen Schritte tun und die richtigen

Stellen einschalten wird, um dieses Problem anzugehen. Wenn Sie nicht direkt mit

Ihrem Vorgesetzten reden wollen, wenden Sie sich an die Personalabteilung.

Alcoa Verhaltenskodex | 7


VERHALTENSKODEX

5. Frage: Ich habe Vorgänge beobachtet, die ein Arbeitssicherheits- und Gesundheitsrisiko

darstellen können. Diese fallen jedoch nicht in meinen Bereich, und ich will mich

eigentlich nicht einmischen. Muss ich diese Situation wirklich melden?

Antwort: Dies ist nicht die richtige Einstellung. Arbeitssicherheits- und Gesundheitsbelange

gehen alle Mitarbeiter an. Melden Sie Ihre Bedenken Ihrem Manager oder dem an

Ihrem Standort zuständigen Mitarbeiter für Umwelt-, Gesundheits- und

Arbeitssicherheitsbelange (EHS). Überlegen Sie, wie Sie sich fühlen würden, wenn

jemand schwer verletzt würde, weil Sie nicht gehandelt haben.

6. Frage: Ich habe mir bei der Arbeit einen kleinen Schnitt zugefügt. Als ich meine Vorgesetzte

darauf ansprach, meinte sie, dass ich diesen kleinen Schnitt nicht melden soll. Ich

dachte aber, dass wir alle Verletzungen und Unfälle melden sollen. Was soll ich tun?

Antwort: Sie haben Recht – auch die kleinsten Verletzungen und Unfälle, die während der Arbeit

geschehen, müssen gemeldet werden.

7. Frage: Ein Manager hat mich angewiesen, ein Produkt vor Abschluss der Labortests

auszuliefern. Ich bin ziemlich sicher, dass dies gegen die allgemeinen

Arbeitsvorschriften verstößt. Soll ich etwas sagen?

Antwort: Ja. Bitten Sie den Manager um eine Erklärung der allgemeinen Arbeitsvorschrift.

Eventuell wurde diese geändert und Sie wissen darüber nicht Bescheid. Wenn die

Anweisung allerdings vorschriftswidrig war, sollte der Manager den Fehler erkennen

und die Lieferung verschieben, bis die Tests abgeschlossen sind. Andernfalls sollten

Sie dieses Thema auf der nächst höheren Ebene vorbringen oder die Ethik und

Verhaltenskodex-Hotline anrufen.

8. Frage: Man hat mich aufgefordert, die Unterlagen zu fälschen, um ein Problem zu

verschleiern, das gegen unsere festgeschriebenen Regeln verstößt. Ich fühle mich

dabei nicht wohl. Was soll ich tun?

Antwort: Sie dürfen niemals Unterlagen fälschen. Machen Sie Ihren Manager so rasch wie

möglich auf dieses Problem aufmerksam oder rufen Sie die Ethik- und

Verhaltenskodex-Hotline an. Das Fälschen von Unternehmensaufzeichnungen ist

verboten und könnte rechtliche Folgen für Alcoa oder für Sie persönlich haben.

9. Frage: Gibt es Einschränkungen bezüglich Zweitbeschäftigungen, die ich außerhalb von Alcoa

annehme?

Antwort: Ja. Durch ein etwaiges Beschäftigungsverhältnis außerhalb von Alcoa darf kein

Interessenskonflikt mit Ihren Verantwortlichkeiten bei Alcoa entstehen oder auch nur

einen solchen Anschein erwecken. Ihre Zweitbeschäftigung muss von Ihrer

Beschäftigung bei Alcoa vollkommen getrennt sein. Sie dürfen bei der Ausführung Ihrer

Zweitbeschäftigung zu keinem Zeitpunkt den Namen, Informationen, Zeit, Eigentum

oder andere Ressourcen von Alcoa verwenden.

10. Frage: Ich habe ein Problem, das in diesem Handbuch nicht behandelt wird. Heißt das, dass

dieses Problem gar kein Problem ist?

Antwort: Nein. In einem Dokument wie diesem, das allgemeine Anhaltspunkte enthält, können

nicht alle möglichen Probleme abdeckt werden. Halten Sie sich an das Wertesystem

von Alcoa und Ihr Gefühl für „Richtig und Falsch“. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten

oder rufen Sie die Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline an, wenn Sie Fragen oder

Bedenken bezüglich irgendeines Vorganges an Ihrem Standort haben.

8 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

Umgang mit Geschäftspartnern

Unser Wertesystem, unsere Ehrlichkeit und unser Verhalten beschränken sich nicht nur auf unser

Handeln und unser Unternehmen. Dasselbe erwarten wir auch von unseren Lieferanten, Kunden und

anderen Personen, mit denen wir in geschäftlichen Verbindungen stehen.

Interessenskonflikte

(Referenz: Verhaltenskodex)

Geschäftsentscheidungen müssen auf einer

vernünftigen Beurteilung der Umstände beruhen

und dürfen nicht von persönlichen Interessen oder

persönlichem Gewinnstreben geleitet sein. Ein

Interessenskonflikt kann entstehen, wenn

persönliche Interessen das Urteil eines

Mitarbeiters, seine Objektivität oder seine Loyalität

zu Alcoa beeinflussen. Vermeiden Sie Situationen,

die einen Konflikt darstellen oder scheinbar

darstellen. Kein Mitarbeiter sollte für Alcoa bei

Geschäftsverhandlungen auftreten, wenn er oder

sie, ein Familienangehöriger oder enger Freund ein

finanzielles Interesse daran hat. Kein Mitarbeiter

darf berufliche Handlungen vornehmen, die ihm

persönlich oder einem Verwandten oder engen

Freund von Nutzen sind.

Mitarbeiter müssen alle Umstände, die auf einen

solchen Interessenskonflikt hinzudeuten scheinen,

den Rechtsanwälten von Alcoa melden.

Angemessener Gebrauch

(Referenz: Verhaltenskodex)

Es ist untersagt, für Alcoa Geldmittel, Eigentum,

Dienstleistungen oder sonst etwas von Wert

anzunehmen oder damit zu bezahlen, wenn diese

Mittel zu einem ungesetzlichen Zweck oder zu

einem aus den Dokumenten der Transaktion nicht

ersichtlichen Zweck verwendet werden.

Schlüsselpunkte

Vermeiden Sie Interessenskonflikte und

melden Sie gegebenenfalls solche

Situationen.

Sie dürfen Geschenke oder Einladungen

weder annehmen noch verteilen, wenn

dies gegen das Gesetz verstößt oder der

Eindruck entstehen kann, dass es dem

Empfänger eine Verpflichtung auferlegt.

Verwenden und liefern Sie nur sichere,

zuverlässige Produkte und

Dienstleistungen.

Respektieren Sie unsere Mitwettbewerber

und bedienen Sie sich keiner unfairen

Geschäftspraktiken.

Führen Sie keine formellen oder

informellen Gespräche mit

Mitwettbewerbern über Preise, Märkte

oder Produkte, Produktionsmengen und

Lagerbestände.

Erfassen, schützen und verwenden Sie

Informationen über Konkurrenten,

Lieferanten und Kunden auf korrekte

Weise.

Erzeugen Sie die Produkte entsprechend

den vertraglichen Spezifikationen.

Vermarkten Sie unsere Produkte und

Dienstleistungen ehrlich und fair.

Stellen Sie unsere Werte nicht zugunsten

des Profits in Frage.

Geschenke und Einladungen

(Referenz: Verhaltenskodex)

In vielen Branchen und Ländern sind Geschenke und Einladungen zur Vertiefung der

Geschäftsbeziehungen üblich. Der Standpunkt von Alcoa ist in allen Ländern klar geregelt und besagt

Folgendes: Es dürfen keine Geschenke, Gefälligkeiten oder Einladungen angenommen oder verteilt

werden, wenn dem Empfänger dadurch eine Verpflichtung auferlegt wird. Unter keinerlei Umständen

dürfen Sie Geschenke in Form von Geld oder in bargeldähnlicher Form annehmen oder machen.

Alcoa Verhaltenskodex | 9


VERHALTENSKODEX

Mitarbeiter dürfen Geschenke, Aufmerksamkeiten und Einladungen nur dann annehmen oder selbst

machen, wenn alle der folgenden Kriterien erfüllt sind:

Sie sind nicht gesetzwidrig und widersprechen nicht den Vorschriften des anderen

Unternehmens.

Sie entsprechen den im jeweiligen Land oder der jeweiligen Branche üblichen

Geschäftspraktiken.

Sie stehen in einem vernünftigen Maß zu den Geschäftsbeziehungen.

Sie sind nicht zu aufwendig und verstoßen gegen keine anderen Verhaltensrichtlinien der

Geschäftsbereiche.

Sie können nicht als Bestechung, Schmiergeld oder unzulässige Beeinflussung betrachtet

werden.

Die Bekanntgabe der jeweiligen Umstände würde weder das Unternehmen noch den

jeweiligen Mitarbeiter bloßstellen.

Sie verletzen unsere Geschäftswerte oder -ethik auch sonst in keinster Weise.

Wenn man Ihnen ein Geschenk anbietet, das diesen Kriterien nicht entspricht, sollten Sie es höflich

ablehnen. In einzelnen Fällen, etwa bei einem öffentlichen Anlass, ist es vielleicht nicht möglich

abzulehnen, oder in manchen Ländern mag die Zurückweisung eines Geschenks aufgrund der

Landeskultur als unhöflich gelten. In diesen Situationen können Sie das Geschenk annehmen, müssen

es aber unverzüglich an Alcoa übergeben. Unter keinen Umständen dürfen Sie Geschenke,

Aufmerksamkeiten, Einladungen oder Dienstleistungen verlangen.

Um Konflikte im Zusammenhang mit Geschenken zu vermeiden, kann es hilfreich sein, am Beginn

einer Geschäftsbeziehung klarzustellen, was erlaubt ist und was nicht.

Fairer Wettbewerb und Kartellgesetz

(Referenz: Vorschrift zur Einhaltung der Kartellgesetze)

Alcoa ist davon überzeugt, dass von einem fairen und offenen Wettbewerb die Kunden, die

Verbraucher und die Gesellschaft als Ganzes profitieren. Auf der ganzen Welt werden Unternehmen

zu einem offensiven aber fairen Geschäftsverhalten aufgefordert. In vielen Ländern gibt es

Wettbewerbs- oder Kartellgesetze, um die Richtlinien des unternehmerischen und individuellen

Verhaltens in diesem Bereich zu regeln und durchzusetzen. Ein Verstoß gegen diese Gesetze kann

schwere Strafen für das Unternehmen und den Mitarbeiter nach sich ziehen. Alcoa wird diese Gesetze

vollständig erfüllen. Dazu gehören die folgenden Richtlinien:

Vertreter von Alcoa dürfen mit Mitarbeitern von Konkurrenzunternehmen nicht über Preise oder

preisrelevante Themen, Produktionsmengen oder Lagerbestände, Angebote oder

Produktionsaufteilungen, Verkaufsgebiete, Produkte, Kunden oder Lieferanten sprechen noch

mit diesen formelle oder informelle Vereinbarungen darüber treffen. Grundsätzlich empfiehlt es

sich, sich nicht mit Mitarbeitern von Konkurrenzunternehmen zu treffen.

Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten, die den Verkaufspreis eines Produkts

reglementieren, die Verkaufsmöglichkeiten eines Kunden einschränken oder den Verkauf von

Produkten von einer Vereinbarung zum Kauf anderer Alcoa-Produkte abhängig machen, sind in

vielen rechtlichen Geltungsbereichen nicht erlaubt.

Die Entscheidung, eine Geschäftsverbindung zu beenden oder den Preis eines Produktes unter

dem angesetzten Wert festzulegen, kann der jeweils gültigen Gesetzgebung unterworfen sein.

Da viele Wettbewerbs- und Kartellfragen sehr einzelfallbezogen sind, sollten Sie sich bei

diesbezüglichen Fragen mit den Rechtsanwälten von Alcoa in Verbindung setzen.

10 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

Weitergabe von Informationen über Alcoa

(Referenz: Vorschrift zum Umgang mit Informationen)

Sofern der Austausch von Informationen mit externen Lieferanten und Kunden nicht gegen das Gesetz

verstößt oder den Praktiken des Unternehmens oder den allgemeinen Geschäftspraktiken widerspricht,

ermuntert Alcoa zum Informationsaustausch, wenn dadurch die Qualität oder der Gebrauch unserer

Produkte verbessert werden kann. Wenn Alcoa-interne Informationen an Dritte weitergegeben werden

sollen, stellen Sie sicher, dass eine Geheimhaltungsvereinbarung bzw. Vertraulichkeitsvereinbarung

vorbereitet und der Informationsfluss entsprechend gesteuert wird.

Beschaffung und Verwendung von Mitbewerberinformationen

Alcoa-Mitarbeiter dürfen Informationen nur auf legalem Weg einholen. Alcoa-Mitarbeiter dürfen sich

Informationen über andere Unternehmen niemals auf illegalem oder unethischem Weg beschaffen. Geben

Sie ohne schriftliche Genehmigung keine vertraulichen Informationen von Lieferanten oder Kunden an

Personen außerhalb von Alcoa weiter. Wenn Verträge zum Schutz von Informationen unterzeichnet

werden, befolgen Sie unbedingt die entsprechenden Regeln. Entwenden Sie keine Betriebsgeheimnisse,

und verwenden Sie Betriebsgeheimnisse in angemessener Weise. Bitten Sie andere weder direkt noch

indirekt darum, Betriebsgeheimnisse preiszugeben, insbesondere nicht neue Mitarbeiter, die zuvor bei

einem Konkurrenzunternehmen beschäftigt waren.

Mitgliedschaft in Handelsvereinigungen und Teilnahme an Konferenzen

Alcoa-Mitarbeiter dürfen sich in Interessensverbänden betätigen und an Fachkonferenzen und

Fachkongressen teilnehmen. Bei derartigen Treffen und Veranstaltungen kommt es oft zu Kontakten mit

Mitarbeitern von Konkurrenzunternehmen. Soweit diese Veranstaltungen die Möglichkeit für zulässige und

rechtmäßige Fachgespräche bieten, sind diese gestattet und zu befürworten. Die Genehmigung des

Leiters des Geschäftsbereichs, des Unternehmensbereiches oder des Vorstands ist für alle

Veranstaltungen erforderlich, bei denen wahrscheinlich Mitarbeiter von Konkurrenzunternehmen

anwesend sein werden.

Der Kontakt mit Mitarbeitern von Konkurrenzunternehmen darf nicht gegen die Gesetze über

ungehinderten und fairen Wettbewerb oder das Kartellgesetz verstoßen (siehe Abschnitt „Ungehinderter

Wettbewerb und Kartellgesetz“ in diesem Handbuch). Beschränken Sie die Kontakte auf Situationen, die

nicht gegen diese Gesetze verstoßen oder zu verstoßen scheinen. Sollte sich ein Gespräch in die

Richtung unangemessener oder möglicherweise illegaler Inhalte bewegen, bitten Sie darum, das Thema

zu wechseln. Wenn dies keinen Erfolg hat, verlassen Sie die Besprechung. In beiden Fällen informieren

Sie unverzüglich die Rechtsanwälte von Alcoa über dieses Gespräch und die diskutierten Themen.

Für die Mitgliedschaft in manchen Interessenverbänden ist eine besondere Schulung erforderlich. Fragen

Sie die Rechtsanwälte von Alcoa um Rat. Bei besonderen Situationen sollte ein Rechtsbeistand

anwesend sein.

Kundenbeziehungen

(Referenz: Vorschrift zur Qualität)

Alcoa akquiriert Geschäfte offensiv und ehrlich. Wir schätzen unsere Kunden und behandeln sie fair.

Machen Sie keine falschen Angaben über Produkte, Dienstleistungen oder Preise. Stellen Sie keine

falschen Behauptungen über die Produkte der Mitwettbewerber auf.

Alcoa zertifiziert häufig die Einhaltung von Qualitätskriterien, Testverfahren und Testdaten. Solche

Zertifizierungen müssen die durchgeführten Maßnahmen und die dabei erzielten Ergebnisse korrekt

wiedergeben. Geben Sie keine falschen, irreführenden oder inkorrekten Zertifizierungen heraus. Alcoa

nimmt keine Veränderungen an Produkt- oder Dienstleistungsspezifikationen in Hinblick auf Design oder

Materialien vor und verwendet keine anderen Teile oder Materialien, sofern dies nicht ausdrücklich vom

Kunden genehmigt oder durch die Bestimmungen oder im Rahmen der geschäftlichen Praxis erlaubt ist.

Alcoa stellt ausschließlich sichere Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung, die allen anzuwendenden

staatlichen Richtlinien und Bestimmungen entsprechen.

Alcoa Verhaltenskodex | 11


VERHALTENSKODEX

Geschäfte mit öffentlich-rechtlichen Unternehmen und Behörden

Geschäftsbeziehungen mit der Verteidigungsindustrie oder anderen öffentlich-rechtlichen Unternehmen

und Behörden auf direktem oder indirektem Weg weichen oft von jenen mit anderen Unternehmen ab.

Öffentlich-rechtliche Unternehmen und Behörden unterliegen möglicherweise anderen Regeln als

Unternehmen der Privatwirtschaft. Manche Praktiken, die bei Unternehmen der Privatwirtschaft

akzeptabel sind, können im Umgang mit einem öffentlich-rechtlichen Unternehmen oder einer Behörde

problematisch sein. Fachleute im Unternehmen können Ihnen in diesen Fällen behilflich sein.

Beziehungen mit Lieferanten

Alle Entscheidungen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen müssen für Alcoa auf ein optimales

Kosten-/Nutzen-Verhältnis abgestellt sein. Entscheidungen über den Kauf von Gütern und

Dienstleistungen sollten immer auf den Kriterien Preis, Qualität, Leistung und Eignung basieren. Eine gute

Beschaffungspraxis berücksichtigt die folgenden Punkte:

Verwenden Sie bereits vorhandene unternehmensweite oder regionale Lieferverträge

Sollten keine solchen Vereinbarungen existieren, holen Sie Angebote von anderen Anbietern ein.

Überprüfen Sie den Finanz- und Rechtsstatus des Lieferanten

Überprüfen Sie die finanzielle und rechtliche Situation der Lieferanten

Überprüfen Sie regelmäßig die Qualitäts- und Serviceforderungen

Stellen Sie sicher, dass der Kaufvertrag die zu liefernden Waren und Dienstleistungen,

Preisaufschläge sowie etwaige Kosten oder Gebühren zweifelsfrei bestimmt

Stellen Sie sicher, dass Rechnungen die gelieferten Güter und Dienstleistungen klar und richtig

wiedergeben

Vermeiden Sie wechselseitige Vereinbarungen sowie den Austausch von Gefälligkeiten

Die von Alcoa bezahlten Kosten oder Preise für Waren und Dienstleistungen müssen dem Wert der

gelieferten Waren und Dienstleistungen entsprechen. Zahlungen können nur an die Person oder Firma

geleistet werden, die die Güter oder Dienstleistungen tatsächlich liefert. Sie müssen entweder im

Heimatland des Lieferanten geleistet werden oder dort, wo er geschäftlich tätig ist, oder dort, wo die

Güter verkauft bzw. die Dienstleistungen erbracht wurden. Ausnahmen müssen von der Rechtsabteilung

von Alcoa genehmigt werden.

Alcoa bezieht nicht wissentlich Waren und Dienstleistungen von Lieferanten, auf die Folgendes zutrifft.

Lieferung unsicherer Produkte oder Dienstleistungen

Verstöße gegen Gesetze oder andere Bestimmungen

Nutzen von Kinder- oder Zwangsarbeit

Körperliche Züchtigung zur Disziplinierung von Mitarbeitern, selbst wenn dies auf Grundlage

örtlicher Gesetze erlaubt sein sollte

Geldwäsche

(Referenz: Alcoa-Vorschrift zur Einhaltung von Anti-Korruptions-Gesetzen)

Geldwäsche ist der Vorgang, durch den natürliche oder juristische Personen versuchen, gesetzeswidrige

Vermögen zu verbergen oder solchen Vermögen den Anschein der Rechtmäßigkeit zu geben. Alcoa wird

Geldwäsche in keiner Weise dulden, erleichtern oder unterstützen. Zwei Bereiche, die besondere

Aufmerksamkeit verdienen, sind Vorschläge, dass die Zahlung auf ungewöhnlichem Weg geleistet wird,

sowie Kunden, deren geschäftliche Tätigkeit den Anschein von mangelnder Integrität hat. Achten Sie

besonders auf Folgendes:

Vorschläge, dass die Zahlung in bar, mit Reiseschecks oder mit Schecks von einem unbekannten

Dritten geleistet wird

Komplexe Zahlungsstrukturen

Ungewöhnliche Transfers in Länder oder aus Ländern, die mit der Transaktion nicht in Verbindung

stehen

Kunden, die offenbar bestimmte Dokumentationsanforderungen umgehen möchten

Transaktionen, bei denen Standorte eine Rolle spielen, die zuvor mit Geldwäsche oder

Steuerflucht in Verbindung gebracht worden sind

12 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

Was würden Sie tun?

1. Frage: Ein Verkäufer eines Konkurrenzunternehmens und ich sind befreundet. Gelegentlich sprechen

wir über Marketingpläne. Ist das ein Problem?

Antwort: Ja. Sie geben dabei vertrauliche Informationen preis, deren Gewinnung Alcoa viel Zeit und

Geld gekostet hat. Möglicherweise verstoßen Sie dabei auch gegen das Kartellgesetz, das den

Austausch von Marketing- und Preisinformationen verbietet. Sprechen Sie am besten über

etwas anderes.

2. Frage: Ich war vor kurzem Alcoa-Vortragender auf einer Konferenz. Der Sponsor der Konferenz gab

mir zum Zeichen der Anerkennung einen Scheck. Darf ich den Scheck behalten?

Antwort: Nein. Alcoa-Mitarbeitern ist es grundsätzlich untersagt, Geschenke in Form von Bargeld,

Schecks oder in bargeldähnlicher Form (z. B. Zahlungsanweisungen oder

Geschenkgutscheine) anzunehmen. Am besten danken Sie dem Sponsor für das freundliche

Geschenk, erklären ihm dann aber die Vorschriften von Alcoa zur Annahme von Geschenken

und geben den Scheck zurück.

3. Frage: Ich werde demnächst eine Fachmesse besuchen. Darf ich zum Stand einer Konkurrenzfirma

gehen?

Antwort: Ja. Sie dürfen zu dem Stand gehen und öffentlich verteiltes Material mitnehmen. Wenn Sie

jedoch mit einem der Standbetreuer sprechen, identifizieren Sie sich als Alcoa-Mitarbeiter und

vermeiden Sie Gespräche über das Geschäft.

4. Frage: Mein Bruder hat ein Unternehmen und möchte gerne Alcoa-Lieferant werden. Darf ich ihn an

einen Alcoa-Manager verweisen?

Antwort: Ja. Sie dürfen Ihren Bruder an diejenige Person verweisen, die an dem Produkt oder der

Dienstleistung interessiert sein könnte. Dabei sollten Sie Ihren Vorgesetzten und die Person,

die die Kaufentscheidung trifft, über die verwandtschaftliche Beziehung informieren. Es

müssen die normalen Alcoa-Geschäftsverfahren für die Auswahl eines Lieferanten befolgt

werden, um sicherzustellen, dass nicht der Anschein der Vorteilsnahme durch Ihren Bruder

entsteht.

5. Frage: Einer der Lieferanten von Alcoa hat mir zu Ostern oder Weihnachten eine große Schachtel

Nüsse und Süßigkeiten geschickt. Ich hatte ihn nicht darum gebeten. Ich hatte bereits zuvor

vereinbart, mit diesem Lieferanten ein weiteres Jahr zusammenzuarbeiten. Das Geschenk hat

also meine Entscheidung nicht beeinflusst. Darf ich Nüsse und Süßigkeiten behalten?

Antwort: Sie können die Nüsse und Süßigkeiten behalten, wenn Sie sie mit Ihren Kollegen teilen, so

dass nicht der Eindruck der Vorteilsnahme entsteht. Kontaktieren Sie dann den Lieferanten,

und erläutern Sie, dass Sie zwar die kleine Aufmerksamkeit nett fanden, jedoch keine weiteren

Geschenke annehmen dürfen.

6. Frage: Ich habe gehört, dass wir unsere Lieferanten um Geschenke bitten, mit denen dann eine lokale

Wohltätigkeitsveranstaltung in unserer Stadt unterstützt wird. Ist das zulässig?

Antwort: Nein. Es ist unter keinen Umständen zulässig, nach Geschenken oder Annehmlichkeiten zu

fragen. Wir wollen nicht, dass unsere Lieferanten den Eindruck bekommen, dass ihre

Geschäftsbeziehung mit Alcoa von Geschenken abhängt.

7. Frage: Ich habe festgestellt, dass wir manchmal Produkte liefern, die nicht den vertraglichen

Spezifikationen entsprechen. Ist das im Einzelfall akzeptabel?

Antwort: Nein. Der Name Alcoa ist wichtig. Unsere Kunden erwarten, dass die Produkte immer ihren

Spezifikationen entsprechen. Machen Sie deshalb Ihren Vorgesetzten sofort darauf

aufmerksam. Wenn Ihnen das unangenehm ist oder Sie keine zufrieden stellende Antwort

erhalten, rufen Sie bitte die Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline an.

Alcoa Verhaltenskodex | 13


VERHALTENSKODEX

Verhalten in Bezug auf Unternehmensressourcen

Die Aktionäre von Alcoa vertrauen darauf, dass wir die

Vermögenswerte des Unternehmens ordnungsgemäß

beschaffen, verwenden und behandeln und das

Eigentum und die Rechte anderer respektieren.

Verantwortungsbewusster

Umgang mit Firmeneigentum

(Referenz: Verhaltenskodex)

Alle Mitarbeiter müssen die Vermögenswerte des

Unternehmens, z. B. Ausrüstungsgegenstände,

Inventar, Büromaterial, Bargeld und Informationen

schützen. Behandeln Sie Firmeneigentum so, als ob

es Ihnen gehören würde.

Unternehmenseigene Ressourcen dürfen nur für

Firmenzwecke verwendet werden. Mitarbeiter dürfen

sich nicht des Diebstahls, Betrugs, der

Unterschlagung oder des Missbrauchs von

Firmeneigentum schuldig machen.

Verwaltung von Unterlagen

Die Informationen von Alcoa gehören zu den

Vermögenswerten des Unternehmens. Es gibt

unterschiedlichste Formen von Informationen, z. B.

Dokumente, Dateien, Abbildungen und Datenbanken;

Informationen können auf Papier, elektronisch oder auf

Film zur Verfügung stehen.

Schlüsselpunkte

Verwenden Sie keine Insider-Informationen

über das Unternehmen zu Ihrem

persönlichen Vorteil. Geben Sie solche

Informationen nicht an Dritte weiter.

Verwenden Sie keine

Unternehmensressourcen zu Ihrem

persönlichen Vorteil oder für Privatzwecke.

Kennzeichnen und schützen Sie

vertrauliche und firmeninterne

Informationen.

Verwenden Sie keine

Unternehmensressourcen zum Versand,

Erhalt, Zugriff auf oder zur Speicherung

von elektronischen Informationen, die

sexuelle Themen oder Hass, Gewalt,

Glücksspiele, illegale Drogen oder den

illegalen Kauf von Waffen oder deren

Gebrauch zum Inhalt haben.

Machen Sie keine falschen, irreführenden

oder unvollständigen Angaben in den

Büchern und Aufzeichnungen des

Unternehmens.

Kennzeichnen und behandeln Sie vertrauliche, sensible und firmeninterne Informationen

dementsprechend. Bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf, solange diese Informationen nicht

verwendet werden. Hinweise zur Aufbewahrung und Vernichtung dieser Daten finden Sie im Alcoa-

Zeitplan zur Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten. Bedenken Sie auch, dass in bestimmten

Situationen längere Aufbewahrungsfristen gelten, z. B. in den folgenden Fällen:

Umfassendere Vorschriften des Geschäftsbereichs, der Ressourceneinheit oder länderspezifische

Regelungen, die über die unternehmensweiten Aufbewahrungsfristen hinausgehen.

Offene Forderungen, Streitfälle, Untersuchungen oder anhängige Gerichtsverfahren bzw. falls

diese in Erwägung gezogen werden.

Alcoa Inc. hat ein offenes Steuerjahr, bei dem aufgrund der geltenden Verjährungsfrist eine längere

Aufbewahrungsfrist als normal notwendig ist.

Vernichten Sie offizielle Dokumente des Unternehmens oder Datensätze nicht vor Ablauf der

Aufbewahrungsfrist. Vernichten Sie jedoch Dokumente, wenn diese im Unternehmen nicht mehr

verwendet werden.

Insider-Informationen oder nicht öffentliche Informationen

(Referenz: Vorschrift zum Insider-Handel)

Alcoa teilt seinen Mitarbeitern Informationen offen mit. Manchmal jedoch erhalten wir vertrauliche

Unternehmensinformationen, bevor diese Anlegern öffentlich zugänglich gemacht werden. Manche dieser

Informationen gelten als „wesentlich“ und könnten wichtig für die Entscheidung eines Anlegers sein,

Wertpapiere, z. B. Alcoa-Aktien, zu kaufen, zu verkaufen oder zu behalten. Zu solch wesentlichen

Informationen zählen möglicherweise die folgenden:

Informationen über mögliche Geschäftsabschlüsse wie z. B. Fusionen, Käufe, Verkäufe

oder Joint Ventures

14 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

Finanzergebnisse oder Veränderung der Dividenden

Wichtige Veränderungen auf Geschäftsleitungsebene

Erhebliche Knappheit oder die Neuentdeckungen von Rohstoffen

Signifikante Entwicklungen bei Produkten oder Herstellungsprozessen

Gewinn oder Verlust eines bedeutenden Kunden oder Lieferanten

Größerer Gerichtsprozess oder Ermittlung durch Kontrollbehörden

Jede andere Information, die den Aktienkurs von Alcoa oder eines anderen Unternehmens positiv

oder negativ beeinflussen kann

Verwenden Sie keinerlei vertrauliche Informationen zu Ihrem persönlichen Vorteil. Tätigen Sie keine

Wertpapiergeschäfte auf Grundlage wesentlicher Insider-Informationen. Machen Sie solche Informationen

niemals Dritten zugänglich.

Mitarbeiter dürfen Alcoa-Aktien kaufen oder verkaufen oder Optionen ausüben, die ihnen gewährt wurden,

oder im Rahmen eines Unternehmens- oder anderen Sparplans Aktien für einen Aktienfonds an- oder

verkaufen, wenn sie nicht über wesentliche Insider-Informationen verfügen. Ziehen Sie Ihren Vorgesetzten

oder die Rechtsanwälte von Alcoa zu Rate, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie zu einem bestimmten

Zeitpunkt über wesentliche Insider-Informationen verfügen oder nicht.

Um den Anschein zu vermeiden, dass Sie auf der Grundlage wesentlicher Insider-Informationen handeln,

sollten Sie während der quartalsmäßigen sowie anderen Blackout Periods (sofern diese auf Sie zutreffen)

nicht mit Alcoa-Aktien handeln. Auch in dem Fall, dass für Sie formell gesehen keine Blackout-Vorschriften

gelten, warten Sie nach der öffentlichen Bekanntgabe einer wesentlichen Insider-Information mindestens 24

Stunden mit einer Transaktion, um sicherzustellen, dass der Markt die Chance hatte, die Information

aufzunehmen und zu analysieren.

Richtigkeit von Unterlagen und Berichten

(Referenz: Verhaltenskodex)

(Referenz: Alcoa-Vorschrift zur Einhaltung von Anti-Korruptions-Gesetzen)

Unsere Anleger verlassen sich darauf, dass Alcoa richtige Informationen verwendet und zur Verfügung stellt,

auf deren Grundlage sie gut fundierte Entscheidungen treffen können. Alle Alcoa-Mitarbeiter müssen viele

Arten von Geschäftsinformationen entsprechend aufzeichnen. Alle Finanzbücher, Unterlagen und Konten

müssen die Transaktionen und Vorgänge korrekt wiedergeben. Diese Unterlagen müssen zudem den

allgemeinen Prinzipien einer ordnungsgemäßen Buchführung sowie dem Alcoa-System zur internen Kontrolle

entsprechen. Nachfolgend einige Beispiele verbotener Handlungen:

Fehlende Erfassung oder Ausweisung von Wertpapieren oder Vermögenswerten, die aufgezeichnet

werden müssen

Falsche Angaben in Reisekostenabrechnungen, Zeiterfassung oder anderen Berichten

Darstellung falscher Qualitäts- oder Arbeitssicherheitsergebnisse

Erfassung fingierter Verkäufe oder Erfassung von Verkäufen für einen anderen Zeitraum als den

tatsächlichen

Unter- oder übertriebene Angaben bei bekannten Verbindlichkeiten und Vermögenswerten

Verzögerung bei der Erfassung von Posten, die als laufende Ausgaben erscheinen sollten

Verschleierung der wahren Natur einer Transaktion

Ungenaue oder irreführende Angaben im Hinblick auf Sonderleistungen des Unternehmens

Achten Sie darauf, dass alle von Ihnen erstellten oder unterzeichneten Dokumente korrekt sind und der

Wahrheit entsprechen.

Alcoa Verhaltenskodex | 15


VERHALTENSKODEX

Offenlegungen

(Referenz: Vorschrift zur Finanzkommunikation)

Wir müssen sicherstellen, dass alle Offenlegungen, die Alcoa in Berichten und Dokumenten vornimmt,

welche den Regierungsbehörden übergeben oder auf andere Weise öffentlich gemacht werden,

umfassend, zutreffend, genau und aktuell sind. Diese Verpflichtung betrifft alle Mitarbeiter, auch Mitarbeiter

der Finanzabteilung, die eine Verantwortlichkeit für die Vorbereitung solcher Berichte haben, z. B. für

Entwurf, Überarbeitung, Unterzeichnung oder Zertifizierung der in der Offenlegung enthaltenen

Informationen.

Alle Aktionäre und andere Mitglieder der Finanzwelt erhalten in Bezug auf den Zugriff auf wesentliche

Informationen dieselbe Position.

Geistiges Eigentum

(Referenz: Verhaltenskodex)

Alcoa ist sich des Werts neuer Produkt- und Geschäftsideen, Konzepte und anderer von uns erstellten

Informationen bewusst. Solange wir dieses „geistige Eigentum“ nicht als solches identifizieren oder

anderweitig schützen, läuft Alcoa das Risiko, die Rechte daran und den damit verbundenen

Wettbewerbsvorteil zu verlieren. Schützen Sie die Rechte am geistigen Eigentum von Alcoa, indem Sie

dessen unzulässige oder unbefugte Preisgabe vermeiden. Schützen Sie geistiges Eigentum vor

rechtswidriger oder missbräuchlicher Verwendung, indem Sie dieses mit dem entsprechenden

Warenzeichen, Dienstleistungszeichen, Copyright-Vermerk oder Patentvermerk kennzeichnen. Informieren

Sie die Unternehmensleitung über alle in der Arbeitszeit oder mit Hilfe von Unternehmensinformationen

oder Unternehmensressourcen entwickelten Neuerungen, so dass das Unternehmen gegebenenfalls einen

formalen Schutz veranlassen kann.

Alcoa respektiert und honoriert das Recht an geistigem Eigentum anderer. Wir verwenden die Patentrechte

anderer nicht, ohne zuerst eine entsprechende Lizenz erworben oder die Genehmigung der Rechtsanwälte

von Alcoa eingeholt zu haben.

Urheberrechtlich geschütztes Material

Das Urheberrecht schützt eine Vielzahl von Materialien, die im Rahmen unserer Arbeit verwendet werden.

Wir dürfen urheberrechtlich geschütztes Material Dritter ohne vorherige Zustimmung nicht vervielfältigen,

verteilen oder verändern. Zu den Materialien, die häufig urheberrechtlich geschützt sind, zählen u. a. die

folgenden:

Computersoftware

Ton- und Videoaufzeichnungen

Bücher, Zeitschriften und Fachzeitschriften

Präsentations- und Schulungsunterlagen

Management- und Ablaufmodelle

Alcoa hat das Recht erworben, Fotokopien und elektronische Kopien vieler gedruckter Publikationen

anzufertigen. Die von Alcoa ausgehandelte Lizenz beschränkt sich auf das Erstellen von Fotokopien und

digitalen (elektronischen) Kopien. Unsere Lizenz bezieht sich nicht auf Computersoftware,

Tonaufzeichnungen, Videoaufzeichnungen, Fotos und andere Arten von urheberrechtlich geschütztem

Material. Wenden Sie sich für weitere Hilfe an die Rechtsanwälte von Alcoa.

16 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

Verwendung von Computersystemen und darauf gespeicherten Informationenen

(Referenz: Unternehmensvorschriften über die zulässige Nutzung von Computern)

Alcoa verfügt über spezielle Anforderungen betreffend den Gebrauch der unternehmensweiten E-Mail, des

Internets und des unternehmensweiten Intranets sowie anderer elektronischer Informationsquellen durch die

Mitarbeiter in der Arbeitszeit oder auf firmeneigenen Computern. Alle auf Alcoa-eigenen Computern gespeicherten

Daten, einschließlich der über das Alcoa-Netzwerk gesendeten und empfangenen E-Mails, gelten als

Firmeneigentum und nicht als Privatdaten, sofern nicht durch örtliche Gesetze anders geregelt. Mitarbeiter dürfen

unternehmenseigene Ressourcen nicht zum Versand, Empfang, Zugriff auf oder zur Speicherung elektronischer

Informationen verwenden, die eindeutig sexueller Natur sind oder Hass, Gewalt, Glücksspiel, illegale Drogen oder

den rechtswidrigen Kauf oder Gebrauch von Waffen zum Inhalt haben.

Mitarbeiter dürfen außerdem keine Computerdateien oder -software installieren, die nicht durch das Unternehmen

lizenziert bzw. durch das Management genehmigt sind. Die Nutzung der genehmigten Software muss in einer

Weise erfolgen, die der Lizenz- bzw. Urheberrechtsvereinbarung entspricht.

Was würden Sie tun?

1. Frage: Kann ich über das Wochenende ein Alcoa-Fahrzeug ausleihen, um einige Dinge zu transportieren,

die nicht in mein Privatfahrzeug passen? Das Benzin bezahle ich.

Antwort: Nein. Alcoa stellt die Fahrzeuge nur für geschäftliche Zwecke zur Verfügung.

2. Frage: Gelegentlich wurde ich von meinem Vorgesetzten darum gebeten, eine Rechnung an einen

Kunden zu senden, obwohl das Produkt erst einige Tage später für die Lieferung bereit war. Das

kommt mir komisch vor, da ich dachte, dass nur tatsächliche gelieferte Produkte berechnet

werden sollen. Ist diese Anweisung zulässig?

Antwort: Unter Umständen. Üblicherweise wird die Rechnung erst zum Lieferzeitpunkt ausgestellt, doch es

gibt auch Ausnahmefälle. Die Alcoa-Vorschriften und -Geschäftsverfahren sind jedoch unbedingt

einzuhalten. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten über Ihre Bedenken. Wenn Sie mit der Antwort

nicht zufrieden sind, wenden Sie sich damit an die Geschäftsleitung Ihres Standorts oder des

Geschäftsbereichs oder rufen Sie die Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline an. Auch das

Finanzmanagement-Handbuch enthält diesbezüglich hilfreiche Informationen.

3. Frage: Ich werde Alcoa bald verlassen. Welche Einschränkungen gibt es nach meinem Weggang

darüber, was ich über das Unternehmen und meine Tätigkeit äußern darf?

Antwort: Ihre Verantwortlichkeit ist dieselbe wie während Ihrer Anstellung bei Alcoa. Sie dürfen nicht über

Informationen sprechen oder Informationen weitergeben, die vertraulich, kritisch oder firmenintern

sind oder aus Material bestehen, das noch nicht veröffentlicht wurde. Kontaktieren Sie eine

Person in der Alcoa-Rechtsabteilung, wenn Sie Rat brauchen oder spezifische Fragen haben.

4. Frage: Wir planen, einen Berater zu engagieren, der mit unseren Computern arbeiten wird. Er oder sie

wird möglicherweise einige Dateien sehen, die vertrauliche Informationen enthalten. Muss ich ihn

eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben lassen?

Antwort: Verträge mit externen Firmen oder Beratern enthalten möglicherweise bereits derartige

Geheimhaltungsvereinbarungen. Falls nicht, ist es ratsam, eine derartige Vertraulichkeits- bzw.

Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben zu lassen. Sprechen Sie mit den Rechtsanwälten

Ihres Geschäftsbereichs oder Ihrer Ressourceneinheit.

Alcoa Verhaltenskodex | 17


VERHALTENSKODEX

5. Frage: Ich habe einen anderen Mitarbeiter beim Diebstahl von Büromaterial aus unserem

Unternehmen beobachtet. Diese Person ist ein Freund von mir, doch es gefällt mir nicht,

dass er das Unternehmen bestiehlt. Was kann ich tun?

Antwort: Das ist eine schwierige Situation für Sie, doch Sie sind es sich und dem Unternehmen

schuldig, die Geschäftsleitung oder die Personalabteilung davon zu informieren. Natürlich

können Sie auch die Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline anrufen.

6. Frage: Ich soll in jeder Schicht die Anzeige auf einem Gerät überprüfen. Gestern habe ich es

jedoch vergessen. Der Wert ist bei jeder Messung etwa der gleiche. Ist es in Ordnung, die

Werte des heutigen Tages für die gestrigen Unterlagen zu verwenden?

Antwort: Nein. All unser Handeln basiert auf ehrlichen und exakten Messungen und zuverlässigen

Daten. Sie sollten zugeben, einen Geben Sie den Fehler zu. Verschlimmern Sie die

Situation nicht durch einen zweiten Fehler.

7. Frage: Meine Familie und Freunde fragen mich oft nach dem Unternehmen und ob sie Aktien

kaufen sollten. Normalerweise sage ich ihnen, was ich über das Unternehmen weiß und

rate ihnen, zu kaufen. Ist das ein Problem?

Antwort: Möglicherweise ja. Die Regeln über Insider-Informationen gelten nicht nur, wenn Sie

selbst Aktien kaufen oder verkaufen, sondern auch, wenn Sie diese Informationen an

Dritte weitergeben. Wenn ein Verwandter oder Freund auf Grundlage von nicht öffentlich

bekannten Informationen oder nicht öffentlichen „Tipps“, die er von Ihnen erhalten hat,

Aktien kauft oder verkauft, könnten Sie sich beide eines Verstoßes gegen das Aktienrecht

schuldig machen. Solange Sie nicht wesentliche Insider-Informationen oder

Empfehlungen auf Grundlage wesentlicher Insider-Informationen oder „Tipps“ abgeben,

liegt es an Ihnen, Alcoa-Aktien zu empfehlen oder nicht. Bedenken Sie, dass es nicht

immer ganz leicht ist, Insider-Informationen von öffentlichen Informationen zu

unterscheiden.

8. Frage: Ich glaube, dass eine Kollegin Überstunden aufschreibt, die sie nicht geleistet hat. Was

kann ich tun?

Antwort: Die vorsätzliche Erstellung falscher Zeitaufzeichnungen und das Melden von Stunden, die

nicht wirklich gearbeitet wurden, ist ein schwerwiegendes Vergehen. Diese falschen

Stundenaufzeichnungen kosten dem Unternehmen Geld und stellen deshalb eine Art des

Diebstahls an Alcoa dar. Zudem kann es ein Verstoß gegen örtliche Gesetze sein. Sie

sollten mit Ihrem Manager über Ihren Verdacht sprechen oder die Ethik- und

Verhaltenskodex-Hotline anrufen.

9. Frage: Ich habe eine gute, virenfreie Ketten-E-Mail von einem Freund außerhalb von Alcoa

erhalten. Darf ich das Alcoa-E-Mail-System dazu verwenden, die Ketten-E-Mail an andere

Freunde von mir zu versenden, von denen ich weiß, dass sie sich dafür interessieren

würden?

Antwort: Nein. Das Alcoa-E-Mail-System sollte nicht zum Versenden oder Weiterleiten von

Ketten-E-Mails verwendet werden. Solche nicht geschäftlichen Aktivitäten können

negative Auswirkungen auf Leistung und Verfügbarkeit unseres Computernetzwerks

haben, welches eine wichtige Unternehmensressource darstellt.

10. Frage: Wir haben in unseren Arbeitsbereich aufgeräumt und meinen, dass wir Aufzeichnungen

von Produkttests, die vor mehreren Jahren durchgeführt wurden, wegwerfen können.

Sollen wir dies vorab mit jemandem absprechen?

Antwort: Ja. Bei Alcoa gibt es für die meisten Arten von Informationen bestimmte

Aufbewahrungszeiträume. Es könnte gerade eine Steuerprüfung am Laufen sein oder

Anforderungen aus Regierungsverträgen oder eine Klage könnten eine längere

Aufbewahrungsfrist notwendig machen. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, der für Sie über

prüfen wird, ob die Unterlagen vernichtet werden können.

18 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

Verhalten gegenüber der Öffentlichkeit

Alcoa ist ein aktiver Partner in der Gemeinde. Wo immer wir tätig sind, leisten wir einen positiven Beitrag

für die Öffentlichkeit.

Einhaltung geltender Gesetze

(Referenz: Verhaltenskodex)

Beachten Sie alle für Ihre Arbeit

Alle Alcoa-Mitarbeiter müssen alle Gesetze,

Bestimmungen und Unternehmensvorschriften

beachten, die für ihre Arbeit gelten. Je nach Land

relevanten Gesetze, Bestimmungen und

Unternehmensvorschriften.

Geben Sie Regierungsvertretern weder

Geld noch Wertsachen, um deren

oder Bundesland, in dem wir tätig sind, können

Entscheidungen zu beeinflussen.

unterschiedliche Gesetze und Bestimmungen

Wir messen und bewerten unsere

gelten. Da Alcoa Inc. ein Unternehmen mit Sitz in

Leistungen und sind in der

den USA ist, gelten einige US-amerikanische

Kommunikation zu Umweltfragen nach

Gesetze auch in Niederlassungen außerhalb

außen offen und eindeutig.

der USA.

Stellen Sie externen Stellen oder

Verstöße gegen das Gesetz können durch keine

Entschuldigungen oder Druck von außen

gerechtfertigt werden. Veranlassen Sie keine

Behörden nur genaue und richtige

Informationen über Alcoa zur Verfügung.

Wenn die Alcoa-internen Normen strenger

als die vor Ort gesetzlich

Berater, Vertreter oder Fremdfirma/Dienstleister, das vorgeschriebenen sein sollten, halten wir

Gesetz zu brechen. In manchen Ländern ist ein

bestimmtes Verhalten zwar verboten, wird aber

nicht geahndet. Dies entschuldigt keinerlei illegale

uns an die strengeren Richtlinien.

Handlungen durch einen Alcoa-Mitarbeiter. Wenn interne Richtlinien von Alcoa strenger sind als die

Gesetze vor Ort, müssen alle Mitarbeiter und Vertreter von Alcoa die

strengeren Alcoa-Richtlinien befolgen.

Umweltfragen

(Referenz: Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS)

Alcoa legt hohen Wert auf solides Umweltmanagement. Wir müssen gegebenenfalls

Umweltgenehmigungen einholen, uns mit den Bedingungen vertraut machen und die jeweiligen Regeln

befolgen. Wir müssen alle Abfallprodukte, die im Rahmen unseres Betriebes anfallen, auf legale Weise

und im Einklang mit den Umweltrichtlinien des Unternehmens entsorgen. Wenn in unserem Betrieb etwas

geschieht, was den Mitarbeitern oder der Öffentlichkeit eventuell schaden könnte, geben wir diese

Vorkommnisse offen bekannt und erarbeiten einen Plan, um die Folgen wirksam und rasch zu beseitigen.

Fragen und Anliegen bezüglich unserer umweltrelevanten Handlungen beantworten wir wahrheitsgemäß

und verantwortungsbewusst.

Beziehungen auf kommunaler Ebene

Schlüsselpunkte

Die Standorte von Alcoa müssen eine starke, kooperative Partnerschaft mit den jeweiligen Städten

und Gemeinden pflegen. Wir sollten uns über die Bedürfnisse und Erwartungen der Öffentlichkeit im

Klaren sein und bei der Klärung der Themen und Probleme mit den richtigen Leuten und Behörden

zusammenarbeiten.

Alcoa Verhaltenskodex | 19


Politische Aktivitäten und Spenden

(Referenz: Verhaltenskodex)

Alcoa legt seinen Mitarbeiter nahe, das Wahlrecht auszuüben und den politischen Prozess aktiv

mitzugestalten. Bei Alcoa gelten in diesem Bereich die folgenden Bestimmungen:

Alcoa-Gelder dürfen weder einer politischen Partei, einem Kandidaten noch einer Wahlkampagne zukommen.

Alcoa-Eigentum oder Arbeitszeit darf nicht für die Unterstützung einer politischen Partei, eines Kandidaten oder

einer Wahlkampagne verwendet werden.

Mitarbeiter dürfen für persönliche politische Aktivitäten nicht bezahlt werden.

In den USA ist die Verwendung von Unternehmensgeldern oder Unternehmensressourcen für Wahlen auf

nationaler Ebene gesetzlich verboten. In vielen US-Bundesstaaten gelten entsprechende Gesetze.

Obwohl das amerikanische Wahlrecht Unternehmen ermöglicht, politische Aktionskomitees zu bilden und

zu unterstützen, fördert Alcoa solche Komitees nicht.

In anderen Ländern sowie in einigen Staaten der USA ist es Unternehmen erlaubt, politische Parteien und

Kandidaten finanziell zu unterstützen; bei Alcoa ist dies jedoch äußerst selten der Fall. Der Chief

Executive Officer und der Leiter der Rechtsabteilung müssen solche Spenden vorab prüfen und sich

schriftlich damit einverstanden erklären.

Alcoa hat gegenüber seinen Kunden, Aktionären, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit die Verantwortung,

Verständnis und Akzeptanz für die Position des Unternehmens auf allen Regierungsebenen zu schaffen.

Es ist im Sinne des Unternehmens akzeptabel, seinen Standpunkt gegenüber staatlichen Stellen

darzulegen, die dem Wohle des Unternehmens dienen könnten. Durch die Kommunikation der

Standpunkte des Unternehmens zu politischen Themen und Problemen an Regierungsmitarbeiter und

Beamte können die Mitarbeiter und das Unternehmen unter die geltenden Lobby-Gesetze fallen. Diese

Gesetze sind zu befolgen. Ziehen Sie den Rechtsanwalt von Alcoa zu Rate. Das Unternehmen kann auch

Gelder für oder gegen öffentliche Initiativen spenden, die unser Geschäft nachhaltig beeinträchtigen

könnten. Der Chief Executive Officer und der Rechtsanwalt von Alcoa Inc. müssen jede Teilnahme an

derartigen Initiativen oder die Verwendung von Geldern für diese Zwecke genehmigen.

Anti-Korruption

(Referenzen: Unternehmensrichtlinien der Alcoa Inc. zur Antikorruption, Verfahren zur Due Diligence und zur

Auftragsvergabe für Vermittler , Verfahren der Alcoa Inc. zu Zeichen der Gastfreundschaft und Geschenken)

Alcoa, die Geschäftsleitung und der Vorstand haben sich zur Gewährleistung der betrieblichen Abläufe in vollem

Einklang mit unseren Wertvorstellungen verpflichtet. Diese Verpflichtung gilt für unsere Geschäftstätigkeiten weltweit.

Unsere Werte und unsere Pflichten als verantwortungsbewusstes Unternehmen lassen die Beteiligung an jeglicher Art

der Korruption in keiner Hinsicht zu. Korruption gefährdet die Demokratie und die Achtung von Recht und Gesetz. Sie

untergräbt das Vertrauen der Bevölkerung in das politische System, seine Institutionen und die Regierung. Längerfristig

werden diejenigen, die nicht bereit sind, sich an Korruption zu beteiligen, Länder, in denen Korruption gebilligt wird,

verlassen – und dadurch zum Abzug der ehrlichsten Anleger und Geschäftspartner sowie den damit verbundenen

geschäftlichen Chancen in diesen Ländern beitragen.

Die Antikorruptionsrichtlinie von Alcoa 2010 erläutert unsere Position zu diesem Punkt. Nachfolgend eine

Zusammenfassung:

Wir beteiligen uns weder direkt noch indirekt an behördlichen oder gewerblichen Bestechungen.

Wir bieten, versprechen, geben, fordern und akzeptieren keine Sach- oder Geldmittel oder andere

Wertgegenstände, mit denen der Empfänger aufgefordert oder verleitet wird, seine Position zu missbrauchen

oder sich einen geschäftlichen Vorteil zu verschaffen.

20 Alcoa Verhaltenskodex


Wir bezahlen keine Schmier- oder Erleichterungsgelder („Facilitation Payments“). Bei Zahlungen dieser Art

handelt es sich in der Regel um kleinere Zahlungen an Regierungsvertreter, um behördliche Vorgänge zu

beschleunigen, die fast immer illegal sind.

Wir wählen Dritte, die im Auftrag des Unternehmens agieren, das Unternehmen

repräsentieren oder im Namen des Unternehmens tätig sind, stets sehr sorgfältig aus. Wir wollen gewährleisten,

dass solche Dritte sich bei ihrer Tätigkeit zur Einhaltung der Antikorruptionsrichtlinien von Alcoa und unseren

Werten verpflichten.

Bevor wir ein Geschenk oder ein Zeichen der Gastfreundschaft im Zusammenhang mit unseren Geschäften

geben oder annehmen, vergewissern wir uns, dass damit keine Bestechung beabsichtigt ist und diese auch

nicht den Anschein derselben hat. Alle Geschenke und Zeichen der Gastfreundschaft, die angeboten oder

angenommen werden, müssen von bescheidenem Wert sein; sie dürfen keinen echten oder anscheinenden

Interessenkonflikt erzeugen; sie dürfen bei Bekanntwerden das Unternehmen oder die betreffende Person nicht

blamieren und sie müssen im Einklang mit den Verfahren und Richtlinien des Unternehmens zu Zeichen der

Gastfreundschaft und Geschenken stehen.

Wir vergewissern uns, dass Spenden für wohltätige Zwecke in gutem Glauben gemacht werden und nicht in

Schmiergelder umgewandelt werden.

Wir reagieren auf Warnsignale in diesem Bereich entsprechend den Antikorruptionsrichtlinien und

Wertvorstellungen des Unternehmens.

Wir vergewissern uns, dass alle Transaktionen richtig und vollständig in den Firmenbüchern dokumentiert

werden.

Internationaler Handel

(Referenz: Alcoa-Vorschrift zur Einhaltung von Export-/Importgesetzen)

(Referenz: Sicherheitsvorschriften im Rahmen der Zoll-Handels-Partnerschaft gegen Terrorismus (Customs-

Trade Partnership Against Terrorism, C-TPAT)

Da die Alcoa-Gruppe ihren Hauptsitz in den USA hat, gelten für alle Niederlassungen von Alcoa die von der

US-Regierung verhängten oder genehmigten Wirtschaftssanktionen oder Handelsembargos. Für andere

Länder oder regionale Organisationen gelten möglicherweise andere Einschränkungen bezüglich Exporten

oder Handelsbeziehungen zu bestimmten Ländern, Organisationen und Privatpersonen. Wenden Sie sich in

solchen Fällen an die Rechtsabteilung von Alcoa, um eine angemessene Vorgehensweise zu gewährleisten.

Wenn Sie Geschäfte in Ländern tätigen, die Boykottmaßnahmen durchsetzen, sind alle betreffenden

Dokumente (zum Beispiel Anfragen, Verkaufsaufträge, Akkreditive, Kaufaufträge und Lieferpapiere) auf

illegale Angaben zu überprüfen. Wir müssen alle Informationsanfragen in Bezug auf Boykottmaßnahmen der

US-Regierung melden.

Viele Länder haben Gesetze und Vorschriften zu Importen und Exporten zwischen Ländern, Organisationen

und Völkern. Wenn Alcoa Produkte, Informationen oder Technologien importiert und exportiert, befolgt Alcoa

dabei die geltenden nationalen und internationalen Gesetze, Bestimmungen und Einschränkungen. Im

Konfliktfall nutzen Sie bitte die Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline.

Das Alcoa-Personal stellt innerhalb seiner globalen Tätigkeiten und mit Lieferanten und Serviceanbietern

sicher, dass jederzeit strenge Sicherheitsmaßnahmen angewendet werden: Vom Zeitpunkt an, zu dem ein

Produkt zur Lieferung fertig ist, bis zu dem Zeitpunkt, zu dem es am gewünschten Zielort ankommt (also

auch während des gesamten Transports).

Anfragen von Regierungs- und Medienvertretern

Alcoa arbeitet bei berechtigten Anfragen von Regierungsstellen, Behörden und den Medien mit diesen

zusammen. Geben Sie wahrheitsgetreu und genau Auskunft. Wenn Sie von einem Regierungs- oder

Medienvertreter angesprochen werden, verweisen Sie den jeweiligen Vertreter an die lokale

Personalabteilung oder die für Public Relations zuständigen Mitarbeiter, die Rechtsanwälte von Alcoa oder

die Abteilung Corporate Communications. Geben Sie ohne Zustimmung und entsprechende Vorbereitungen

keine Stellungnahmen gegenüber diesen Vertretern ab.

Alcoa Verhaltenskodex

21


VERHALTENSKODEX

Was würden Sie tun?

1. Frage: Bestimmte Vertreter von Regierungsstellen haben angedeutet, dass es die

Abfertigung unserer Produkte beschleunigen würde, wenn ich eine Sonderzahlung

an sie leisten würde. Darf ich das tun?

Antwort: Nein. Alle Zahlungen müssen im direkten Zusammenhang mit den in den

Verträgen oder Kostenplänen festgehaltenen Produkten und Dienstleistungen

stehen und müssen an die Regierungsstellen und nicht an Einzelpersonen

geleistet werden.

2. Frage: Mir wurde gesagt, dass ich einen Berater engagieren kann, der dann die von der

Regierung in einem anderen Land benötigten Genehmigungen besorgt. Der

Berater hat einen Honorarvorschuss verlangt, damit der Prozess schneller

abgewickelt wird. Da ich nicht weiß, wie das Geld verwendet wird, habe ich

Bedenken. Sind diese Bedenken berechtigt?

Antwort: Ja, Ihre Bedenken sind berechtigt. Sie müssen wissen, wie und wo das Geld

verwendet wird. Alcoa muss Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass das

Geld nicht in unangemessener Weise (z. B. für Bestechung) verwendet wird.

Lassen Sie sich unverzüglich von den Rechtsanwälten Ihres Geschäftsbereichs

oder Ihres Fachbereiches beraten.

3. Frage: In den letzten Nächten habe ich aus unseren Schornsteinen Abgase beobachtet,

die nicht normal aussahen. Ich meldete dies dem Umwelt-Manager, der diese als

normal bezeichnete, aber nicht näher darauf eingehen wollte. Ich arbeite seit 20

Jahren hier und habe dies zuvor noch nie gesehen. Ich mache mir Sorgen, dass

wir etwas Illegales tun.

Antwort: Wenn Sie mit der Antwort nicht zufrieden sind, wenden Sie sich an eine höhere

Ebene oder melden Sie Ihre Bedenken der Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline.

4. Frage: Eine Freundin von mir kandidiert für ein politisches Amt, und ich würde ihr gerne

bei ihrem Wahlkampf helfen. Ist das problematisch?

Antwort: Nein. Wem Sie persönlich helfen, ist Ihre Privatsache. Sie dürfen dabei jedoch

keine Vermögenswerte von Alcoa verwenden oder dies während der Arbeitszeit

tun. Der Namen Alcoa darf ebenfalls nicht verwendet werden.

5. Frage: Beim Verlassen der Fabrik wurde ich von einem Zeitungsreporter angesprochen

und um einige Antworten gebeten. Ich wollte mich auf kein Gespräch einlassen

und verließ den Parkplatz, hatte aber ein schlechtes Gewissen, weil ich mich nicht

zur Verfügung gestellt habe. Hätte ich die Fragen beantworten sollen?

Antwort: Nein, nicht zu diesem Zeitpunkt. Ihre Entscheidung war richtig. Sie sollten die

Personalabteilung oder die Abteilung Corporate Communications darüber

informieren. Diese werden Ihnen sagen können, ob Sie mit Medienvertretern

sprechen sollen.

22 | Alcoa Verhaltenskodex


VERHALTENSKODEX

6. Frage: Wir kaufen und importieren eine große, teure Maschine aus dem Ausland.

Bedingt durch die Klassifizierung der Maschine müssen wir Zollabgaben in der

Höhe von 5% des Maschinenwerts bezahlen. Um die anfallenden Zollabgaben zu

verringern, wurde ich angewiesen, die Klassifizierung auf eine Maschine mit

einem Steuersatz von 1% zu verändern. Die neue Klassifizierung könnte auf die

Maschine zutreffen, doch ich weiß, dass dies nicht ganz stimmt. Soll ich diese

Anweisung hinterfragen?

Antwort: Ja. Informieren Sie zunächst Ihren Vorgesetzten über Ihre Bedenken. Wenn das

nicht funktioniert, setzen Sie sich bitten mit den Rechtsanwälten von Alcoa in

Verbindung, oder rufen Sie die Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline an.

7. Frage: Ich wurde von einem Lieferanten gebeten, meine Meinung über die Erfahrung von

Alcoa mit diesem Lieferanten abzugeben. Meine Aussage soll dann in den

Marketingmaterialien des Lieferanten teilweise zitiert werden. Darf ich einige

Informationen geben?

Antwort: Bevor Sie erlauben, zitiert zu werden, müssen Sie einen Vertreter der PR- bzw.

Kommunikationsabteilung zu Rate ziehen. Alcoa wählt solche Gelegenheiten sehr

genau aus. Wir schützen unseren Ruf, indem wir sicherstellen, dass Zitate und

Stellungnahmen dieser Art zutreffend sind und die Geschäftsinteressen von Alcoa

fördern.

Alcoa Verhaltenskodex | 23


RESSOURCEN/

KONTAKTPERSONEN UND

INFORMATIONSQUELLEN

Geltende Dokumente

Alcoa-Vision

Alcoa-Werte

– Unsere Prinzipien

– Unsere Werte und Menschenrechte

Vorschriften

– Verhaltenskodex

Alcoa-Vorschrift zur Qualität

– Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS)

– Vorschrift zur Einhaltung der Gesetze und Bestimmungen in Bezug auf die Gleichbehandlung am

Arbeitsplatz und die aktiven Förderungsmaßnahmen zugunsten von Minderheiten

– Einhaltung der Kartellgesetze

– Insider-Handel

Alcoa-Vorschrift zur Einhaltung von Export-/Importgesetzen

– Informationen

– Unternehmensvorschriften über die zulässige Nutzung von Computern

Alcoa-Vorschrift zur Einhaltung von Anti-Korruptions-Gesetzen

– Mitarbeiterinformationen

– Finanzkommunikation

– Sicherheitsvorschriften im Rahmen der Zoll-Handels-Partnerschaft gegen Terrorismus (Customs-Trade

Partnership Against Terrorism, C-TPAT)

Kontaktpersonen

– Ihr Vorgesetzter, Manager oder Gruppenleiter

– Ethik- und Verhaltenskodex-Kontaktpersonen der Region, des Geschäftsbereichs und des Standorts

– Vertreter der Personalabteilung

– Anwalt der Rechtsabteilung

– Vertreter der Abteilung Finanzen

– Vertreter der Revisionsabteilung

– Vertreter der Abteilung Public Relations

– Experten für Verträge mit Regierungsstellen

– Import/Exportspezialisten

– Unternehmensbibliothekar von Alcoa

– Vertreter der Abteilung Ethik- und Verhaltenskodex

Informationsquellen

Alcoa-Portal

– Vorschriften und Geschäftsverfahren

– Ethik und Verhalten

– Rechtsabteilung

– Globale Geschäftsdienstleistungen

– Selbstbeurteilungshilfsmittel von Alcoa

– Finanzverwaltungs-Handbuch

– Mitarbeiter-Unterstützungsprogramm

– Handbuch für Geschäftsverfahren des Geschäftsbereichs und des Standorts

– Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline von Alcoa

24 | Alcoa Verhaltenskodex


WICHTIGE ERINNERUNG!

Alle Alcoa-Mitarbeiter müssen die Regelungen

dieses Verhaltenskodex befolgen, auch wenn

sie persönlich bezüglich einiger Inhalte eine

andere Meinung haben.

Wenn Sie nicht genau wissen, welche

Handlung in einer bestimmten

Geschäftssituation richtig ist, bitten Sie Ihr

Management, die Rechtsanwälte Ihres

Geschäftsbereichs oder Ihres Fachbereiches

oder die Ethik- und Verhaltenskodex-Hotline

von Alcoa um Rat.

Gültig ab: April 2006


Alcoa Corporate Center

201 Isabella Street, at 7th Street Bridge, Pittsburgh, PA 15212-5858 USA

Tel: 412 553 4545 Fax: 412 553 4498

www.alcoa.com

German A09-16000-07

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