Excel aufmöbeln mit VBA - Fachbereich Mathematik und ...
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<strong>Excel</strong> <strong>aufmöbeln</strong> <strong>mit</strong> <strong>VBA</strong><br />
Dietrich Baumgarten<br />
12. Oktober 2009
Inhaltsverzeichnis<br />
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung 10<br />
1.1 Das Fenster von <strong>Excel</strong> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10<br />
1.2 Mappen <strong>und</strong> Arbeitsblätter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13<br />
1.3 Befehle an <strong>Excel</strong> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13<br />
1.3.1 Das Menüsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13<br />
1.3.2 Tastaturkürzel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14<br />
1.3.3 Abbrechen <strong>und</strong> Rückgängigmachen von Befehlen . . . . . . . . . . 15<br />
1.3.4 Kontextmenüs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15<br />
1.3.5 Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16<br />
1.3.6 Zoom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16<br />
1.4 Wichtige Dialoge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16<br />
1.4.1 Der Monsterdialog »Optionen« . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17<br />
1.4.2 Der Dialog »Anpassen« . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18<br />
1.4.3 Der Dialog »Autokorrektur« . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18<br />
1.5 Navigieren <strong>mit</strong> Maus <strong>und</strong> Tastatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19<br />
1.6 Markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20<br />
1.6.1 Markieren über das Namensfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20<br />
1.6.2 Markieren <strong>mit</strong> der Maus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20<br />
1.6.3 Markieren über die Tastatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20<br />
1.7 Eingaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21<br />
1.7.1 Texteingaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22<br />
1.7.2 Zahlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22<br />
1.7.3 Zahlen als Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22<br />
1.7.4 Datumsangaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22<br />
1.7.5 Eingabehilfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23<br />
1.7.6 Der Dialog »Gültigkeitsprüfung« . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23<br />
1.7.7 Eingabe auf Listen beschränken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24<br />
1.7.8 Kommentare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24<br />
1.8 Formatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25<br />
1.8.1 Der Formatdialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25<br />
1.8.2 Zeilen <strong>und</strong> Spalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26<br />
1.8.3 Zeilen <strong>und</strong> Spalten aus- <strong>und</strong> einblenden . . . . . . . . . . . . . . . 27<br />
1.9 Löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27<br />
1.10 Arbeitsmappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28<br />
1.10.1 Ausblenden von Arbeitsblättern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29<br />
1.10.2 Gleichzeitiges Markieren von Arbeitsblättern . . . . . . . . . . . . 29<br />
3
Inhaltsverzeichnis<br />
1.10.3 Weitere Befehle zur Verwaltung von Blättern . . . . . . . . . . . . 29<br />
1.10.4 Verschieben oder Kopieren von Blättern . . . . . . . . . . . . . . 29<br />
1.11 Neue Tabelle <strong>und</strong> neues Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30<br />
1.12 Verschieben, Kopieren <strong>und</strong> Ausschneiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31<br />
1.13 Fensterteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31<br />
1.14 Formelbezüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32<br />
1.15 Bezug auf andere Mappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32<br />
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen 33<br />
2.1 Autovervollständigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33<br />
2.1.1 Das Ausfüllkästchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33<br />
2.1.2 Der Reihendialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33<br />
2.1.3 Benutzerdefinierte Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34<br />
2.2 Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35<br />
2.2.1 Absolute, gemischte <strong>und</strong> relative Bezüge . . . . . . . . . . . . . . 36<br />
2.2.2 Die F4-Taste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36<br />
2.3 Matrix-Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37<br />
2.4 Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38<br />
2.5 Wichtige Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40<br />
2.5.1 Arithmetische Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40<br />
2.5.2 Tabellenfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40<br />
2.5.3 Statistische Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40<br />
2.5.4 Rang-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41<br />
2.5.5 Logische Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42<br />
2.5.6 WENN-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42<br />
2.5.7 SUMMEWENN-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44<br />
2.5.8 Datumsfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44<br />
2.5.9 Matrixfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46<br />
2.5.10 Die INDEX-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48<br />
2.5.11 SVERWEIS-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48<br />
2.5.12 Die Offset-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50<br />
2.5.13 Operatoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51<br />
2.6 Matrix-Konstante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52<br />
2.7 Formelüberwachung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52<br />
2.8 Namen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52<br />
2.8.1 Bezeichner für Namen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53<br />
2.8.2 Namensdefinition über das Namensfeld . . . . . . . . . . . . . . . 53<br />
2.8.3 Verwendung von Namen im Namensfeld . . . . . . . . . . . . . . 53<br />
2.8.4 Namen definieren über Dialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53<br />
2.8.5 Namen aus Überschriften übernehmen . . . . . . . . . . . . . . . 54<br />
2.8.6 Gültigkeit von Namen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54<br />
2.8.7 Verwendung von Namen in Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . 55<br />
2.8.8 Bezugsart von Namen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56<br />
2.8.9 Ersetzen von Bezügen durch Namen . . . . . . . . . . . . . . . . . 57<br />
4
Inhaltsverzeichnis<br />
2.9 <strong>Excel</strong>-Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57<br />
2.10 Zielwertsuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59<br />
3 Diagramme 61<br />
3.1 Vorrausetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61<br />
3.2 Der Diagramm-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62<br />
3.3 Nachbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64<br />
3.3.1 Die Diagrammfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64<br />
3.3.2 Lage des Diagramms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64<br />
3.3.3 Die Zeichnungsfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65<br />
3.3.4 Die Datenreihen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65<br />
3.3.5 Die Größenachsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65<br />
3.3.6 Direkte Nachbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65<br />
3.3.7 Formatierung über das Menü Format . . . . . . . . . . . . . . . 66<br />
3.4 Diagrammtypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66<br />
3.4.1 Kreisdiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66<br />
3.4.2 Säulendiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67<br />
3.4.3 Liniendiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67<br />
3.4.4 Punktdiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68<br />
3.5 Das Menü Diagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69<br />
3.6 Neue Datenpunkte oder Datenreihe hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . 69<br />
3.6.1 Datenpunkte hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70<br />
3.6.2 Neue Datenreihe einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71<br />
3.7 Sek<strong>und</strong>ärachse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72<br />
3.8 Benutzerdefinierte Diagrammtypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73<br />
3.8.1 Hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73<br />
3.8.2 Löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74<br />
3.9 Histogramme als Punktdiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74<br />
3.9.1 Histogramm <strong>und</strong> Verteilungsfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . 75<br />
4 Listen 76<br />
4.1 Was sind Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76<br />
4.2 Das Menü Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78<br />
4.2.1 Sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78<br />
4.2.2 Eingabehilfe durch Auswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79<br />
4.3 Filtern von Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79<br />
4.4 Der Befehl Maske. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79<br />
4.4.1 Kriterien zum Filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80<br />
4.4.2 Platzhalterzeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81<br />
4.5 Der Befehl Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81<br />
4.5.1 Benutzerdefinierter Autofilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82<br />
4.6 Spezialfilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83<br />
4.7 Datenbank-Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85<br />
4.7.1 Tabelle der Datenbank-Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . 85<br />
5
Inhaltsverzeichnis<br />
5 Aufgaben 87<br />
6
Abbildungsverzeichnis<br />
1.1 Das Anwendungsfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11<br />
1.2 Das Menu Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14<br />
1.3 Der Dialog »Optionen« . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17<br />
1.4 Der Dialog »Anpassen« . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18<br />
1.5 Der Dialog »Autokorrektur« . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19<br />
1.6 Der Dialog »Zellen Formatieren« . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25<br />
1.7 Der Zeilenhöhedialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26<br />
1.8 Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28<br />
1.9 Zwei Fenster für eine Arbeitsmappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30<br />
2.1 Der Reihendialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34<br />
2.2 Eine Formel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35<br />
2.3 Ergebnisse <strong>und</strong> Summe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37<br />
2.4 Das Dialogfeld Funktion einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38<br />
2.5 Das Dialogfeld Funktionsargumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39<br />
2.6 Die Rangfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42<br />
2.7 Matrixfunktionen: WENN <strong>und</strong> SUMMEWENN . . . . . . . . . . . . . . 43<br />
2.8 Ergebnisse <strong>und</strong> Summe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46<br />
2.9 Matrixoperationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47<br />
2.10 Matrixfunktion: SVERWEIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48<br />
2.11 Die Offset-Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN . . . . . . . . . . . . . . 51<br />
2.12 Zwei Dialoge für Namen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54<br />
2.13 Bezüge durch Namen ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55<br />
2.14 Der Solverdialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58<br />
2.15 Zielwertsuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60<br />
3.1 Ein Säulendiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61<br />
3.2 Der Diagrammassistent, Schritt 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62<br />
3.3 Der Diagrammassistent, Schritt 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63<br />
3.4 Kreis- <strong>und</strong> Säulendiagramm im Vergleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66<br />
3.5 Säulen- <strong>und</strong> Liniendiagramm im Vergleich . . . . . . . . . . . . . . . . . 67<br />
3.6 Ein Punktdiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68<br />
3.7 Die Dialoge für neue Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70<br />
3.8 Erweitertes Punktdiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71<br />
3.9 Der zweite Dialog des Diagramm-Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . 72<br />
3.10 Histogramm <strong>und</strong> Verteilungsfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74<br />
7
Abbildungsverzeichnis<br />
8<br />
4.1 Eine Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76<br />
4.2 Der Dialog Sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78<br />
4.3 Die Maske zur Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80<br />
4.4 Kriterien zur Maske . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81<br />
4.5 Ein benutzerdefinierter Autofilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82<br />
4.6 Ein benutzerdefinierter Spezialfilter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84<br />
5.1 Die Vertragsgr<strong>und</strong>lagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89<br />
5.2 Die Kapitalentwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Tabellenverzeichnis<br />
1.1 Markieren über das Namensfeld. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20<br />
1.2 Aktuelles Datum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23<br />
2.1 Datumsfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44<br />
2.1 Datumsfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45<br />
4.1 Datenbankfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86<br />
9
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
<strong>Excel</strong> ist ein so genanntes Tabellenkalkulationsprogramm, d.h. man kann da<strong>mit</strong> Daten in<br />
Tabellen erfassen, darstellen <strong>und</strong> dauerhaft speichern. Dieser Teil ist einfach zu lernen,<br />
wenn Sie <strong>mit</strong> Word umgehen können, wird Ihnen auch <strong>Excel</strong> keine Schwierigkeit machen.<br />
<strong>Excel</strong> kann aber auch kalkulieren, da<strong>mit</strong> lassen sich endlose Zahlenkolonnen auswerten,<br />
wobei viele eingebaute Funktionen helfen. Aber <strong>Excel</strong> kann noch mehr. Tabellen lassen<br />
sich grafisch darstellen, wobei <strong>Excel</strong> unzählige Varianten anbietet, die man in einem<br />
eigenen Buch behandeln könnte. Obwohl <strong>Excel</strong> selbst kein Datenbankprogramm ist,<br />
bietet es typische Datenbankfähigkeiten wie Sortieren, Filtern <strong>und</strong> Auswählen innerhalb<br />
von Tabellen. <strong>Excel</strong> arbeitet perfekt <strong>mit</strong> den anderen Produkten des Hauses Microsoft<br />
zusammen, man kann daher z.B. Serienbriefe <strong>mit</strong> Word schreiben oder Daten von Access<br />
beziehen oder dorthin senden. In diesem Kapitel wird gezeigt, wie <strong>Excel</strong> aufgebaut ist<br />
<strong>und</strong> wie man Daten eingibt <strong>und</strong> formatiert.<br />
1.1 Das Fenster von <strong>Excel</strong><br />
<strong>Excel</strong> ist Teil des Office-Pakets, zu dem u.a. noch das Textverarbeitungsprogramm Word,<br />
das Datenbankprogramm Access sowie Powerpoint gehören. Es ist eine der sprudelnden<br />
Geldquellen von Microsoft <strong>und</strong> mehr oder weniger legal auf fast jedem PC der Erde<br />
installiert. Daher ist es relativ einfach <strong>Excel</strong>-Tabellen nach Word zu exportieren oder<br />
umgekehrt Text von Word zu importieren. <strong>Excel</strong> ist ein Windows-Programm <strong>und</strong> erscheint<br />
daher in einem Fenster, dem so genannten Anwendungsfenster. Es besteht von<br />
oben nach unten aus folgenden Bestandteilen:<br />
10<br />
• Die Titelleiste. Diese hat ganz rechts das Symbol des Systemmenüs, gefolgt von<br />
der Bezeichnung Microsoft <strong>Excel</strong> <strong>und</strong> je nach Zustand des Fensters wird auch die<br />
gerade aktuelle Arbeitsmappe angezeigt. Den Zustand des Fensters beeinflussen die<br />
drei Symbole ganz rechts. Das Symbol - versetzt das Fenster auf die Task-Leiste,<br />
von wo es durch Anklicken wieder zum Vorschein gebracht werden kann. Das äußere<br />
x schließt das Fenster <strong>und</strong> da<strong>mit</strong> <strong>Excel</strong>. Über die Tastatur wird <strong>Excel</strong> durch Alt<br />
+ F4 geschlossen. Das <strong>mit</strong>tlere Symbol zeigt entweder ein Quadrat der zwei sich<br />
überlappende Quadrate. Wird wie in der Abbildung nur ein Quadrat angezeigt,<br />
hat das Fenster nicht seine Maximalgröße <strong>und</strong> kann an den Rändern <strong>mit</strong> der Maus<br />
vergrößert oder verkleinert werden. Klickt man das Quadrat an, erscheint <strong>Excel</strong><br />
im Vollbild <strong>und</strong> nimmt den ganzen Bildschirm ein. Das Symbol ändert sich dann<br />
auf die erwähnten zwei Quadrate. Durch erneutes Anklicken nimmt das Fenster<br />
wieder seine ursprüngliche Größe an. Die Umschaltung zwischen den beiden Darstellungsarten<br />
leistet auch ein Doppelklick in der Titelleiste.
Abbildung 1.1: Das Anwendungsfenster<br />
1.1 Das Fenster von <strong>Excel</strong><br />
• Das Arbeitsmappenfenster. Dieses enthält die geöffneten Arbeitsmappen. Jede<br />
geöffnete Arbeitsmappe besitzt ein eigenes Fenster <strong>mit</strong> denselben Schaltflächen wie<br />
das Anwendungsfenster. Ist das Fenster einer Arbeitsmappe im Vollbild, verschwindet<br />
seine Titelleiste. Der Dateiname steht dann in der Titelleiste des Anwendungsfensters<br />
<strong>und</strong> die drei Fenstersymbole tauchen ganz rechts in der Titelleiste auf. Ist<br />
das Fenster der Arbeitsmappe wie oben abgebildet nicht im Vollbild, bekommt es<br />
eine eigene Titelleiste.<br />
• Die Menüleiste. Diese enthält mehrere Menüs, etwa das Menü Datei. Jedes Menü<br />
besteht aus einer Sammlung verwandter Befehle.<br />
• Die Symbolleisten. Der Raum unterhalb der Menüleiste ist für die so genannten<br />
Symbolleisten reserviert. Diese enthalten grafische Symbole für die wichtigsten<br />
Befehle von <strong>Excel</strong>. Führt man den Mauszeiger sanft über ein Symbol, erscheint<br />
nach kurzer Zeit eine Beschreibung des Befehls.<br />
• Die Spaltenüberschriften. Jede Tabelle hat 256 Spalten, die alphabetisch zunächst<br />
von A bis Z verlaufen. Dann geht es <strong>mit</strong> AA bis AZ weiter <strong>und</strong> hört bei<br />
IV auf. Zwischen je zwei Spaltenüberschriften befindet sich eine Trennlinie. Führt<br />
man die Maus darauf, verändert der Mauszeiger seine Form in einen nach links<br />
11
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
12<br />
<strong>und</strong> rechts weisenden Doppelpfeil, um anzudeuten, dass die linke Spalte durch Ziehen<br />
<strong>mit</strong> der Maus in der Breite verändert werden kann. Ein Doppelklick auf der<br />
Trennlinie verändert die Breite der Spalte auf die optimale Breite, also die kleinste<br />
Breite, die gerade noch alle Inhalte der Spalte vollständig anzeigt.<br />
• Die Zeilenüberschriften. Jede Tabelle hat 65536 Zeilen, die am Zeilenanfang<br />
durchnummeriert sind. Über die Trennlinie lässt sich wie oben beschrieben sinngemäß<br />
die Höhe der oberen Zeile verändern.<br />
• Die Schaltfläche Alles Markieren. Diese befindet sich über den Zeilenüberschriften<br />
<strong>und</strong> links der Spaltenüberschriften. Klickt man sie an, wird die ganze Tabelle<br />
markiert. Das erreicht man auch über die Tastenkombination Strg + A .<br />
• Die Zellen. In den Schnitten von Zeilen <strong>und</strong> Spalten befinden sich die Zellen. Die<br />
aktive Zelle ist durch einen auffälligen Rahmen gekennzeichnet, in der Abbildung<br />
die Zelle C8. Eine Zelle wird durch Mausklick oder durch Bewegung der Cursortasten<br />
wie ← , → , ↑ oder ↓ aktiv. <strong>Excel</strong> unterteilt also die Arbeitsblätter<br />
in Zellen, wobei jede Zelle einen eigenen Inhalt haben kann.<br />
• Die Bearbeitungsleiste. Diese ist spezifisch für <strong>Excel</strong>. Sie besteht aus dem Namensfeld<br />
<strong>und</strong> dem Eingabefeld. In der obigen Abbildung ist die Zelle C8 aktiv,<br />
daher steht im Namensfeld C8. Der Inhalt der Zelle steht in der Zelle selbst <strong>und</strong> im<br />
Eingabefeld. Der scheinbare Unterschied zwischen 01.01.2000 <strong>und</strong> 1.1.2000 rührt<br />
nur von der Formatierung der Zelle her.<br />
• Die Fensterleiste. Jede Arbeitsmappe besteht aus Tabellen, standardmäßig drei<br />
Stück, welche zunächst »Tabelle1«, »Tabelle2« <strong>und</strong> »Tabelle3« heißen. Die Tabellennamen<br />
erscheinen in Registern, wobei die aktuelle Tabelle hervorgehoben ist.<br />
In der obigen Abbildung ist das die Tabelle namens »Anfang«. Neben den Registern<br />
für die Arbeitsblätter befinden sich vier Pfeilsymbole zum Navigieren. Durch<br />
Anklicken des ersten Symbols wird die erste Arbeitsmappe ausgewählt, nach Klicken<br />
der letzten wird zur letzten Arbeitsmappe gesprungen, während die beiden<br />
<strong>mit</strong>tleren Symbole einen Wechsel nach links bzw. rechts erlauben. Klickt man auf<br />
eines Pfeilsymbole <strong>mit</strong> der rechten Maustaste, erscheinen alle Arbeitsblätter in einem<br />
Listenfeld <strong>und</strong> man kann bequem eines davon auswählen. Durch Doppelklick<br />
auf einem Register kann der Name des Arbeitsblatts geändert werden.<br />
• Die horizontale <strong>und</strong> vertikale Bildlaufleisten. Da<strong>mit</strong> steuert man durch die aktuelle<br />
Tabelle, die meist größer ist, als der Bildschirmausschnitt. Die horizontale<br />
Bildlaufleiste ist direkt neben der Fensterleiste. Zwischen beiden befindet sich eine<br />
Trennlinie, die man <strong>mit</strong> der Maus wie oben für die Spaltenüberschriften beschrieben<br />
nach links <strong>und</strong> rechts ziehen kann.<br />
• Die Statusleiste. Diese zeigt meist überflüssige Informationen an <strong>und</strong> kann über<br />
die Befehlsfolge Extras|Optionen ausgeblendet werden.
1.2 Mappen <strong>und</strong> Arbeitsblätter<br />
1.2 Mappen <strong>und</strong> Arbeitsblätter<br />
Soweit zum Äußeren von <strong>Excel</strong>. Nach innen verwaltet <strong>Excel</strong> Dateien, die so genannten<br />
Arbeitsmappen, englisch workbooks. Als tüchtiges Programm kann <strong>Excel</strong> mehrere<br />
Arbeitsmappen zur gleichen Zeit verwalten, davon rate ich Ihnen aber zunächst ab. Die<br />
Arbeitsmappen bestehen wiederum aus Arbeitsblättern, auf englisch worksheets. Die<br />
Blätter bestehen aus rechteckig angeordneten Zellen, die von oben nach unten zeilenweise<br />
durch Zahlen <strong>und</strong> von links nach rechts spaltenweise durch Buchstaben markiert sind.<br />
Die Zelle C7 steht also in der dritten Spalte der siebten Zeile. In der deutschen Literatur<br />
werden die Arbeitsblätter meistens Tabellen genannt, dem werde ich mich manchmal<br />
anschließen.<br />
Alle Zellen einer Zeile bilden ein Zeilenobjekt <strong>und</strong> haben als Schicksalsgemeinschaft<br />
dieselbe Zeilenhöhe, entsprechend haben die Zellen einer Spalte alle dieselbe Breite.<br />
Zeilen <strong>und</strong> Spalten sind Beispiele eines wichtigen Objekttyps, des so genannten Bereichs<br />
oder auf englisch range. Ein Bereich besteht aus einem Rechteck von Zellen, wobei<br />
zunächst die linke obere <strong>und</strong> dann die rechte untere Zelle angegeben wird, also etwa<br />
C7:F12. Die Zelle D8 gehört dazu, nicht aber D13.<br />
1.3 Befehle an <strong>Excel</strong><br />
<strong>Excel</strong>dateien entstehen durch Eingabe von Daten <strong>und</strong> deren Bearbeitung über Befehle.<br />
Die Befehle sind nach Themen innerhalb der Menüs gegliedert. Beim Laden von <strong>Excel</strong><br />
wird eine leere Arbeitsmappe <strong>mit</strong> dem schönen Namen »Mappe1« erstellt. Sie erinnern<br />
sich an die Objekthierarchie. Danach bestehen Arbeitsmappen aus Tabellen (Arbeitsblättern)<br />
<strong>mit</strong> standardmäßig 256 Spalten <strong>und</strong> 65536 Zeilen. <strong>Excel</strong> erstellt drei Tabellen<br />
<strong>mit</strong> den Namen »Tabelle1«, »Tabelle2« <strong>und</strong> »Tabelle3«. Die Tabellennamen finden Sie<br />
ganz unten direkt über der Statusleiste in der Fensterleiste.<br />
Unsere ersten Aufgaben bestehen nun im Speichern der neuen Mappe <strong>und</strong> in der<br />
Änderung der Standardtabellennamen. Solche Aufgaben werden über Befehle an <strong>Excel</strong><br />
erledigt. Dafür gibt es vier Möglichkeiten:<br />
• Über die Menüs der Menüleiste.<br />
• Über ein Tastaturkürzel wie Strg + S .<br />
• Über die Kontextmenüs.<br />
• Über ein Symbol der Symbolleisten.<br />
1.3.1 Das Menüsystem<br />
Die Menüleiste besteht aus den Menüs Datei, Bearbeiten, usw. Jedes Menü öffnet<br />
sich durch Anklicken oder durch gleichzeitiges Drücken der Taste Alt <strong>und</strong> des unterstrichenen<br />
Buchstabens, etwa Alt + t zum Öffnen des in der Abbildung 1.2 zu<br />
13
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
Abbildung 1.2: Das Menu Format<br />
sehenden Menüs Format. Innerhalb des Menüs kann man die einzelnen Befehle <strong>mit</strong> der<br />
Maus anklicken oder über den unterstrichenen Buchstaben auswählen. Durch Drücken<br />
der Taste Alt gelangt man in die Menüleiste <strong>und</strong> kann dann über die Bewegungstasten<br />
zu allen Menüpunkten kommen.<br />
Die Menüpunkte führen direkt Befehle aus, es sei denn sie enden <strong>mit</strong> drei Pünktchen.<br />
Dann öffnet sich ein Dialog zur weiteren Bearbeitung. Manche Menüpunkte enden auch<br />
<strong>mit</strong> einem Pfeil, dessen Anklicken vergabelt dann zu den endgültigen Befehlen. Schauen<br />
Sie sich bitte das Menü Format an. Der Befehl Zellen. . . führt zu einem Dialog, wie<br />
an den drei Pünktchen zu erkennen ist. Der Befehl Spalte führt wie abgebildet zu einer<br />
weiteren Auswahl von Befehlen. Wenn man die unterstrichenen Buchstaben auswendig<br />
kennt, kann man den Befehl Format|Spalten. . . durch Alt + t gefolgt von l<br />
über die Tastatur ausführen.<br />
1.3.2 Tastaturkürzel<br />
Ich vermeide die Auswahl von Befehlen über Menüs, wo immer ich kann <strong>und</strong> bevorzuge<br />
die schnellen Tastaturkürzel, oft auch Shortcuts genannt. Der Befehl Speichern des<br />
Menüs Datei etwa lässt sich über Strg + S sofort auslösen. Das Ablegen eines<br />
markierten Teil in die Zwischenablage erledigt Strg + C , das Ausschneiden erfolgt<br />
über Strg + X <strong>und</strong> das Einfügen aus der Zwischenablage geht ratzfatz <strong>mit</strong> Strg +<br />
V . Das funktioniert in fast allen Windows-Programmen.<br />
Viele Befehle führen zu Dialogen. Auch hier kann man sich alternativ zur Maus <strong>mit</strong><br />
der Tastatur durch die Steuerelemente bewegen, <strong>und</strong> zwar vorwärts <strong>mit</strong>−−→ −−→ <strong>und</strong><br />
rückwärts <strong>mit</strong> ⇑ +−−→ −−→ . Steuerelemente <strong>mit</strong> unterstrichenen Buchstaben kann man<br />
bei gehaltener Taste Alt über diesen Buchstaben erreichen. Hat der Dialog Register,<br />
können diese durch Strg +−−→ −−→ bzw. ⇑ + Strg +−−→ −−→ vorwärts <strong>und</strong> rückwärts<br />
angesteuert werden. Wenn Sie das <strong>mit</strong> Alt +−−→ −−→ verwechseln, erscheint die Task-Liste<br />
zum Wechsel in andere Programme.<br />
Zur Übung speichern Sie nun bitte ihre Arbeitsmappe unter dem Namen »ueb1.xls«.<br />
Dies erfolgt über die Befehlsfolge Datei|Speichern unter. . . Der neue Namen erscheint<br />
dann in der Titelleiste.<br />
14
1.3.3 Abbrechen <strong>und</strong> Rückgängigmachen von Befehlen<br />
1.3 Befehle an <strong>Excel</strong><br />
Manchmal hat man einen Befehl vorschnell ausgeführt <strong>und</strong> ist <strong>mit</strong> dem Ergebnis unzufrieden.<br />
Dann kann diese Aktion durch Strg + Z oder über die Befehlsfolge Bearbeiten|Rückgängig<br />
widerrufen werden. Die eben beschriebene Notbremse sollten Sie<br />
sich gut merken. <strong>Excel</strong> macht bis zu 20 Aktionen rückgängig.<br />
Über die Taste Esc kann ein laufender Befehl abgebrochen werden.<br />
1.3.4 Kontextmenüs<br />
Die Umständlichkeit des Menüsystems haben die Entwickler von Windows schon frühzeitig<br />
bemerkt <strong>und</strong> daher die Kontextmenüs eingeführt. Kontextmenüs sind objektbezogen<br />
<strong>und</strong> selektieren daher aus dem umfangreichen Menüsystem die passenden Befehle. Diese<br />
öffnen sich durch Drücken der rechten Maustaste über dem zu manipulierenden Objekt.<br />
Will man etwa an den Symbolleisten Veränderungen vornehmen, klickt man hier <strong>mit</strong><br />
der rechten Maustaste, aber natürlich nicht direkt auf einem Symbol, da dieses sich sonst<br />
angesprochen fühlt, sondern zwischen zwei Symbolen. Es öffnet sich dann eine Liste<br />
der vorhandenen Symbolleisten. Man wählt in der Regel mindestens die Symbolleisten<br />
»Standard« <strong>und</strong> »Format«. Sie erkennen am Haken die Auswahl.<br />
Probieren wir es <strong>mit</strong> der Fensterleiste, wo die vorhandenen Arbeitsblätter aufgeführt<br />
sind. Nach dem Klicken <strong>mit</strong> der rechten Maustaste auf ein Namensregister erscheinen<br />
im Kontextmenü Befehle zur Verwaltung von Tabellen wie Löschen, Kopieren oder<br />
Umbenennen. Wie Sie sehen, habe ich auf diese Weise in Abbildung 1.1 die Namen<br />
Anfang <strong>und</strong> Reihen für die ersten beiden Tabellen festgelegt. Machen Sie das dann bitte<br />
auch.<br />
Wenn man zu den drei vorhandenen Tabellen eine weitere benötigt, kann man über<br />
das Kontextmenü durch den Befehl Einfügen eine neue Tabelle erstellen lassen.<br />
Tipp<br />
Noch schneller lassen sich Tabellennamen durch Doppelklick <strong>mit</strong> der linken Maustaste<br />
im Register ändern. Der bisherige Namen erscheint hervorgehoben <strong>und</strong> kann editiert<br />
werden.<br />
Auch das Verschieben oder Kopieren einer Tabelle geht <strong>mit</strong> der Maus schneller als<br />
über das Kontextmenü. Man packt <strong>mit</strong> der linken Maustaste das Register der Tabelle<br />
<strong>und</strong> zieht es an die gewünschte neue Stelle. Hält man zusätzlich die Taste Strg bleibt<br />
die bisherige Tabelle an ihrer alten Stelle <strong>und</strong> an der neuen Stelle entsteht eine Kopie.<br />
Auch Zeilen <strong>und</strong> Spalten haben Kontextmenüs. Schreiben Sie in die Zellen A1 <strong>und</strong> A2<br />
etwas Unsinniges, den Rest der beiden ersten Zeilen lassen Sie leer. Das Kontextmenü<br />
der Zeilen verwende ich, um die beiden ersten Zeilen zu löschen. Zunächst werden durch<br />
Ziehen über die Zeilenköpfe die beiden ersten Zeilen markiert. Es gibt die Möglichkeit<br />
nur die Inhalte zu löschen oder die Zeilen vollständig auszulöschen. Dann rücken die<br />
anderen Zeilen nach <strong>und</strong> erhalten neue Zeilennummern. Die beiden Befehle lauten Inhalte<br />
löschen bzw. Zeilen löschen. Wählen Sie zunächst den ersten Befehl, so<br />
verschwinden die eingefügten Inhalte, aber die Zeilen bleiben verschont. Wählt man da-<br />
15
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
nach oder hätte sofort den zweiten Befehl gewählt, so verschwinden die Zeilen für immer<br />
<strong>und</strong> die restlichen Zeilen wandern nach oben.<br />
1.3.5 Symbolleisten<br />
<strong>Excel</strong> bietet eine Unzahl von Symbolleisten an, in Abbildung 1.1 habe ich über das Kontextmenü<br />
der Symbolleisten die Symbolleisten »Standard« <strong>und</strong> »Format« ausgewählt.<br />
Jede Symbolleiste kann über den Befehl Anpassen noch individuell gestaltet werden.<br />
Die Standardsymbolleiste enthält die klassischen Symbole für Speichern, Drucken, Seitenansicht<br />
<strong>und</strong> den sehr nützlichen Pinsel, auf den ich noch zu sprechen komme. Je nach<br />
Bildschirmgröße kann im Zoomfeld die Größe der Ansicht verändert werden.<br />
Symbolleisten sind durch eingekerbte Striche optisch in logische Einheiten untergliedert.<br />
An den hervorgehobenen Strichen erkennt man den Beginn einer Symbolleiste.<br />
Packt man einen solchen Strich, nimmt der Mauszeiger die Form eines Kreuzes <strong>mit</strong> vier<br />
Pfeilen an, zum Zeichen dafür, dass die Symbolleiste zum Verschieben bereit ist. Ich<br />
habe in Abbildung 1.1 die beiden erwähnten Symbolleisten untereinander geschoben.<br />
Man kann jede Symbolleiste aber auch an die senkrechten Ränder links <strong>und</strong> rechts oder<br />
sogar in das eigentliche Arbeitsblatt verschieben. Dann sieht die Symbolleiste wie ein<br />
gewöhnliches Fenster aus. Zieht man sie dann zurück nach oben, unten, rechts oder links,<br />
erscheint wieder der hervorgehobene Strich.<br />
Jede Symbolleiste endet <strong>mit</strong> einem Symbol, das einen nach unten gerichteten Pfeil<br />
zeigt. Klickt man diesen an, erscheinen alle Symbole der Leiste <strong>und</strong> man kann einzelne<br />
gezielt aus- oder einblenden. Auch die von den Entwicklern vorgegebene Anordnung der<br />
Symbole ist nicht unantastbar, wie der folgende Tipp zeigt.<br />
Tipp<br />
Passt Ihnen die Anordnung der Symbole nicht, können Sie ein beliebiges Symbol bei gedrückter<br />
Taste Alt an eine neue Stelle ziehen, auch außerhalb der eigenen Symbolleiste.<br />
1.3.6 Zoom<br />
Je nach Sehstärke kann auch die Bildschirmgröße des <strong>Excel</strong>-Fensters eingestellt werden.<br />
Dazu muss der Befehl Ansicht|Zoom. . . aufgerufen werden. Dann erscheint ein einfach<br />
zu bedienender Dialog zur Auswahl der Bildschirmgröße. Schneller geht die Zoomeinstellung<br />
natürlich über das entsprechende Symbol aus der Symbolleiste Standard, siehe<br />
dazu die Abbildung 1.1.<br />
Noch einfacher geht es, wenn Sie bei gehaltener Taste Strg das Mittelrad der Maus<br />
drehen.<br />
1.4 Wichtige Dialoge<br />
Ein Großteil der Funktionalität von <strong>Excel</strong> versteckt sich in Dialogen. Sie erinnern sich,<br />
dass jeder Befehl, der <strong>mit</strong> drei Pünktchen endet, zu einem Dialog führt. Ich möchte jetzt<br />
16
drei Dialoge des Menü Extras vorstellen.<br />
1.4.1 Der Monsterdialog »Optionen«<br />
1.4 Wichtige Dialoge<br />
Dieser Dialog bietet unzählige Möglichkeiten, die Ansicht des Fensters zu gestalten. Man<br />
kann die Gitterlinien ebenso ausblenden wie die Statusleiste oder die Laufleisten.<br />
Dieser Dialog ist das Entsorgungslager für nicht einzuordnende Befehle. Er öffnet sich<br />
über den Befehl Optionen. . . des Menüs Extras. Mit jeder neuen Version kommen<br />
hier weitere Register hinzu. So sieht das Monster in meiner Office-Version aus:<br />
Abbildung 1.3: Der Dialog »Optionen«<br />
Generell behandelt dieser Dialog <strong>mit</strong> seinen unzähligen Registern die Erscheinung der<br />
Fenster. Leider weiß man nie, ob die Wahl nun für <strong>Excel</strong> als ganzes, oder für die aktuelle<br />
Arbeitsmappe oder gar nur für die aktuelle Tabelle gültig ist. Wählt man zum<br />
Beispiel die Option »Gitternetzlinien« ab, hat das nur Auswirkung auf das gerade aktuelle<br />
Arbeitsblatt. Entscheidet man sich gegen die »Bearbeitungsleiste«, verschwindet<br />
diese nicht nur in allen Arbeitsblättern der aktuellen Arbeitsmappe, sondern gleich in<br />
allen Arbeitsmappen.<br />
Die Programmierer von Microsoft scheinen sich für den Monsterdialog selber etwas zu<br />
schämen, da er weder über ein Tastaturkürzel noch über ein Symbol zu erreichen ist.<br />
Andererseits ist er in fast allen Programmen des Hauses vorhanden.<br />
17
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
1.4.2 Der Dialog »Anpassen«<br />
Die Office-Programme bilden ein Gesamtkunstwerk <strong>und</strong> teilen sich den schönen Dialog<br />
»Anpassen«, der sich unter dem Menü Extras befindet. Darin kann man im Register<br />
Optionen steuern, wie sich die Befehle eines Menüs entfalten. Insbesondere kann die<br />
Option »Nach kurzer Verzögerung vollständige Menüs anzeigen« wählen. Dann werden<br />
die zuletzt verwendeten Befehle zuerst angezeigt <strong>und</strong> man muss auf die restlichen Befehle<br />
einen Augenblick warten. Ich finde das wenig hilfreich <strong>und</strong> habe diese Option abgewählt.<br />
Außerdem lassen sich noch Kindereien wie Menüanimation auswählen. Ihre Entscheidung<br />
wird danach für alle Office-Programme gültig. Die beiden anderen Register sind für die<br />
individuelle Anpassung der Symbolleisten erstellt worden.<br />
Abbildung 1.4: Der Dialog »Anpassen«<br />
1.4.3 Der Dialog »Autokorrektur«<br />
Dieser Dialog öffnet sich über die Befehlsfolge Extras|Autokorrektur-Optionen.<br />
Man kann Kürzel für vollständige oft verwendete Begriffe oder Symbole definieren. Falls<br />
jemand zufällig »Dietrich Baumgarten« heißt, wird er das oft zu schreiben haben <strong>und</strong><br />
18
1.5 Navigieren <strong>mit</strong> Maus <strong>und</strong> Tastatur<br />
freut sich, wenn das Kürzel »db« sich zum vollen Namen entfaltet. Die Autokorrektur<br />
ersetzt auch automatisch den zweiten Großbuchstaben am Anfang eines Wortes durch<br />
einen kleinen. Das kann lästig werden, daher kann die Autokorrektur durch Strg + Z<br />
rückgängig gemacht werden.<br />
Abbildung 1.5: Der Dialog »Autokorrektur«<br />
Jeder Eintrag gilt für alle Teile des Office-Pakets <strong>und</strong> kann wieder gelöscht werden.<br />
1.5 Navigieren <strong>mit</strong> Maus <strong>und</strong> Tastatur<br />
Mit der Maus <strong>und</strong> den Laufleisten lässt sich am leichtesten durch ein Blatt navigieren.<br />
Es geht aber auch über die Tastatur. Die vier Richtungstasten ← , → , ↑ sowie<br />
↓ führen zum Wechsel der aktiven Zelle um eine Position nach links, rechts, oben oder<br />
unten. Die Tasten Bild ↑ bzw. Bild ↓ verschieben den Bildschirmausschnitt um genau<br />
ein Bild nach oben oder unten. Durch Alt + Bild ↑ bzw. Alt + Bild ↓ verschiebt sich der<br />
Bildschirmausschnitt um genau ein Bild nach links oder rechts. Die Tastenkombinationen<br />
Strg + Bild ↑ bzw. Strg + Bild ↓ führen zum Wechsel der aktuellen Tabelle nach rechts<br />
bzw. links. Die Taste Pos1 aktiviert die erste Zelle der aktuellen Zeile, während Strg +<br />
Pos1 einen Sprung zur ersten Zelle der Tabelle nach sich zieht. Die Taste Ende aktiviert<br />
die letzte jemals verwendete Zelle der Tabelle. Die Tastenkombinationen Strg + Ende<br />
rollt den Bildschirmausschnitt zur aktiven Zelle zurück.<br />
19
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
1.6 Markieren<br />
Viele Befehle richten sich an markierte Zellen. Eine einzelne Zelle wird durch anklicken<br />
<strong>mit</strong> der Maus oder über die Richtungstasten markiert. Größere Einheiten sind Rechtecke,<br />
die von links oben nach rechts unten verlaufen, etwa der Bereich B2 bis D6, wofür<br />
man kurz B2:D6 schreibt. Es können auch einzelne Zeilen oder Spalten sowie eine Folge<br />
zusammenhängender Zeilen oder Spalten markiert werden. Bei der Mehrfachauswahl<br />
können beliebig viele dieser Elementarbereiche ausgewählt werden. Die Markierung erfolgt<br />
über das Namensfeld, die Maus oder die Tastatur.<br />
In der Abbildung 1.1 ist der Bereich von Zelle C8 bis Zelle E9 markiert. Dies ist an der<br />
breiten Umrandung <strong>und</strong> dem grauen Hintergr<strong>und</strong> zu erkennen, wobei die ausgewählte<br />
Zelle C8 weiß bleibt.<br />
Man kann auch die ganze Tabelle auswählen. Dazu muss man entweder Strg + A<br />
eingeben oder die Schaltfläche zwischen den Zeilen- <strong>und</strong> Spaltenüberschriften anklicken.<br />
1.6.1 Markieren über das Namensfeld<br />
Am einfachsten geht die Markierung über das Namensfeld. In der folgenden Tabelle wird<br />
gezeigt wie: Sie brauchen nur einen Ausdruck dieser Art in das Namensfeld zu schreiben<br />
Tabelle 1.1: Markieren über das Namensfeld.<br />
Rechteck Folge von Zeilen Folge von Spalten Mehrfachauswahl<br />
C6:F8 3:8 C:E 3:8;B1:F5<br />
Rechteck von Zelle<br />
C6 bis Zelle F8<br />
Zeilen 3 bis 8 Spalten C bis E Bereiche durch Semikolon<br />
trennen<br />
<strong>und</strong> schon erscheint der entsprechende Bereich markiert.<br />
1.6.2 Markieren <strong>mit</strong> der Maus<br />
Die Markierung <strong>mit</strong> der Maus geschieht durch Ziehen <strong>mit</strong> gedrückter linker Maustaste<br />
von der linken oberen Zelle bis zur unteren rechten Zelle. Die markierten Zellen erscheinen<br />
bis auf die Anfangszelle <strong>mit</strong> dunklem Hintergr<strong>und</strong>. Möchte man einen weiteren<br />
Rechteckbereich markieren, muss die Steuerungstaste beim Ziehen gehalten werden.<br />
Sollen zusammenhängende Zeilen- oder Spaltenbereiche markiert werden, einfach den<br />
oberen Zeilen- bzw. den linken Spaltenkopf anwählen <strong>und</strong> dann nach unten bzw. rechts<br />
ziehen.<br />
1.6.3 Markieren über die Tastatur<br />
Die Markierung über die Tastatur erfolgt bei gedrückter Umschalttaste ⇑ über die<br />
Richtungstasten ← , → , ↑ sowie ↓ . Alternativ kann auch zuerst F8 gedrückt<br />
20
1.7 Eingaben<br />
werden, danach wird der gewünschte Bereich durch die Richtungstasten markiert. Abschließend<br />
wieder F8 drücken. Eine ganze Zeile wird über ⇑ + (Leertaste),<br />
eine ganze Spalte über Strg + markiert. Weitere Zeilen bzw. Spalten danach<br />
bei gedrückter Taste ⇑ über die Richtungstasten markieren.<br />
Sollen mehrere Bereiche markiert werden, empfiehlt es sich, bei gedrückter Umschalttaste<br />
⇑ den ersten Bereich zu markieren, dann ⇑ + F8 zu drücken, zur ersten<br />
Zelle des zweiten Bereichs zu wechseln <strong>und</strong> diesen <strong>mit</strong> gedrückter Umschalttaste ⇑<br />
ebenfalls zu markieren. Zum Schluss dann wieder ⇑ + F8 drücken, um in den gewohnten<br />
Modus zurück zu gelangen. Jetzt können Befehle auf den markierten Bereich<br />
erfolgen, aber auf keinen Fall in eine Zelle klicken oder die Richtungstasten aktivieren,<br />
denn es gilt folgende Warnung:<br />
Warnung<br />
Die Markierung wird aufgehoben, wenn die Richtungstasten oder die Maus eine neue<br />
Zelle auswählen.<br />
blah<br />
1.7 Eingaben<br />
Die kleinste Einheit eines Arbeitsblatts ist eine Zelle. <strong>Excel</strong> erlaubt hier die Eingabe<br />
von Text, Zahlen <strong>und</strong> Datumsangaben. Es gibt bei der Eingabe von Daten in eine Zelle<br />
drei Zustände:<br />
• Bereit. Eine Zelle ist ausgewählt, aber noch nicht zum Bearbeiten oder Eingeben.<br />
Dieser Zustand stellt sich durch Anklicken <strong>mit</strong> der Maus oder durch Navigation<br />
<strong>mit</strong> den Bewegungstasten der Tastatur ein. Drückt man jetzt F2 oder hätte man<br />
die Zelle gleich doppelt angeklickt, erscheint der blinkende Cursor in der Zelle <strong>und</strong><br />
man kann direkt in die Zelle schreiben.<br />
• Bearbeiten. Die Zelle ist ausgewählt <strong>und</strong> das Eingabefeld angeklickt. Die Bewegungstasten<br />
wirken nur innerhalb des Eingabefelds. Drückt man jetzt die Taste<br />
F2 , ergibt sich der Zustand<br />
• Eingeben. Die Eingabe von normalen Zeichen bleibt gleich, aber über die Bewegungstasten<br />
wird die Zelle verlassen. Der eingegebene Inhalt wird für die Zelle<br />
übernommen. In diesen Zustand gelangt man auch, wenn man eine Zelle doppelt<br />
anklickt. Die Umschaltung in den Bearbeiten-Modus erfolgt durch die Taste F2 .<br />
Im Modus »Bearbeiten« wird die Eingabe durch die Eingabetaste ←↪ beendet. <strong>Excel</strong><br />
aktiviert dann die Zelle direkt darunter. Die Richtungstasten gelten im Modus »Bearbeiten«<br />
innerhalb des Eingabefelds, während im Modus »Eingeben« zusätzlich zur<br />
Eingabe-Taste auch die Richtungstasten die Eingabe beenden <strong>und</strong> die entsprechenden<br />
Zelle aktiviert wird. Der jeweilige Zustand des Eingabefelds ist in der Statusleiste angezeigt.<br />
Bei den beiden letzten Zuständen erscheinen zwischen Namensfeld <strong>und</strong> Eingabefeld<br />
21
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
ein rotes Kreuz, ein grüner Haken <strong>und</strong> das Symbol »fx«. Das rote kreuz löscht die neu<br />
erstellte Eingabe <strong>und</strong> stellt den alten Zustand wieder her, entspricht da<strong>mit</strong> der Taste<br />
Esc . Über den grünen Haken wird dagegen die neue Eingabe übernommen. Auf das<br />
dritte Symbol komme ich später zurück.<br />
Falls der Inhalt einer Zelle nicht ganz in die Zelle passt, wird der Rest in den Nachbarzellen<br />
untergebracht, sofern diese leer sind. Ist das nicht der Fall, wird zwar nur der<br />
darstellbare Teil gezeigt, aber die Zelle behält den ganzen Inhalt. In der Abbildung 1.1 ist<br />
die Zelle D2 zu schmal für den Text »Wasser«, das »r« würde gerne in der Nachbarzelle<br />
unterschlüpfen, aber diese ist bereits belegt <strong>und</strong> daher erscheint es verkrüppelt. Wenn<br />
dagegen eine Zahl nicht genügend Platz in ihrer Zelle vorfindet, macht <strong>Excel</strong> das durch<br />
die hässlichen Lattenkreuze deutlich, in Abbildung 1.1 ist das in der Zelle E6 passiert.<br />
Tipp<br />
Ein Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle wird durch Alt + ←↪ bewirkt. <strong>Excel</strong> stellt<br />
dann die Zeilenhöhe entsprechend ein. Dies habe ich in der Zelle E2 gemacht.<br />
1.7.1 Texteingaben<br />
Blah<br />
1.7.2 Zahlen<br />
Blah<br />
1.7.3 Zahlen als Text<br />
Eine der Stärken von <strong>Excel</strong> besteht darin, dass automatisch Zahlen erkannt werden. Es<br />
kann aber passieren, dass man Zahlen als Text interpretieren möchte, etwa Postleitzahlen<br />
wie 09873 oder Matrikelnummern. <strong>Excel</strong> versucht etwas übereifrig 09873 als Zahl zu<br />
verstehen <strong>und</strong> wandelt eigensinnig in 9873 um. Durch einen vorangestellten Apostroph<br />
»’« wird aus der vermeintlichen Zahl gewöhnlicher Text, man gibt also ’09873 statt 09873<br />
ein.<br />
1.7.4 Datumsangaben<br />
Das Datum wird intern als Zahl dargestellt. In der Hilfe heißt es dazu:<br />
»Microsoft <strong>Excel</strong> speichert Datumsangaben als fortlaufende Zahlen, so genannte serielle<br />
Werte. Standardmäßig hat der 1. Januar 1900 die Seriennummer 1 <strong>und</strong> der 1.<br />
Januar 2008 die Seriennummer 39448, da er genau 39.448 Tage nach dem 1. Januar<br />
1900 liegt. <strong>Excel</strong> speichert Uhrzeiten als Dezimalbrüche, da die Uhrzeit als Untermenge<br />
des Tages betrachtet wird. Weil Datums- <strong>und</strong> Uhrzeitangaben Werte sind, können sie<br />
addiert, subtrahiert <strong>und</strong> in anderen Berechnungen verwendet werden. Sie können eine<br />
Datumsangabe als fortlaufende Zahl <strong>und</strong> eine Uhrzeitangabe als Dezimalbruch anzeigen,<br />
22
1.7 Eingaben<br />
indem Sie das Format der Zelle, die das Datum oder die Uhrzeit enthält, in das Format<br />
Standard ändern.«<br />
Gebe ich in eine Zelle etwa 0,5 ein <strong>und</strong> drücke dann Strg + 1 zum Öffnen des Formatdialogs,<br />
so kann ich als Format Uhrzeit wählen <strong>und</strong> in der Zelle steht dann 12:00:00.<br />
Möchte ich wissen, welcher Bruchteil des Tages bereits vergangen ist, wenn ich üblicherweise<br />
um 8:59 aufstehe, muss ich erst diese Uhrzeit in einer Zelle eingeben <strong>und</strong> dann das<br />
Format auf Zahl ändern <strong>und</strong> erhalte den betrüblichen Wert 0,37.<br />
Möchten Sie wissen, wie viel Tage Sie schon gelebt haben, müssen Sie in einer Zelle,<br />
sagen wir D1 Ihr Geburtsdatum z.B 19.1.1971 <strong>und</strong> in der Nachbarzelle D2 das heutige<br />
Datum, etwa 3.10.2008 schreiben. Steht dann in die Zelle D3 die Formel<br />
=D2-D1<br />
ergibt sich der Wert 13772. Mehr über Formeln erfahren Sie im nächsten Kapitel.<br />
Da man häufig gegenwärtige Datumsangaben benötigt, gibt es folgende Tastaturkürzel:<br />
Quelle: Online-Hilfe.<br />
Spezialdatum Eingaben<br />
Tabelle 1.2: Aktuelles Datum<br />
Aktuelles Datum Markieren Sie eine Zelle, <strong>und</strong> drücken Sie Strg + .<br />
Aktuelle Uhrzeit Markieren Sie eine Zelle, <strong>und</strong> drücken Sie Strg + ⇑ + . , also<br />
Strg + :<br />
Das System <strong>mit</strong> den fortlaufenden Datumswerten wird im Jahr 9999 zusammenbrechen,<br />
trennen sich dann rechtzeitig von Aktien der Firma Microsoft, die im Strudel des<br />
»Jahr 10000« Fiaskos untergehen wird. Zur Vermeidung kurzfristigerer Schäden sollten<br />
Sie alle Jahre vierstellig eingeben, also 19.1.1977 statt 19.1.77.<br />
1.7.5 Eingabehilfen<br />
Oft kommt es vor, dass sich die Einträge in einer Spalte wiederholen. Wenn Sie in einer<br />
Zelle die rechte Maustaste drücken, erscheint das Kontextmenü <strong>mit</strong> u.a. dem Befehl<br />
Auswahlliste. Wenn Sie diesen aufrufen, öffnet sich ein Listenfeld <strong>mit</strong> allen bisherigen<br />
Einträgen in der entsprechenden Spalte bis zur ersten leeren Zelle.<br />
1.7.6 Der Dialog »Gültigkeitsprüfung«<br />
Dieser Dialog öffnet sich über die Befehlsfolge Daten|Gültigkeit. Es erscheint ein<br />
Dialog <strong>mit</strong> drei Reitern. Im Register »Einstellungen« können Sie die Eingabebereiche<br />
einer Zelle auf bestimmte Werte beschränken, etwa auf ganze Zahlen, Datumswerte oder<br />
eigene Listen. Sie müssen dazu im Listenfeld »Zulassen« den entsprechenden Eintrag<br />
wählen. danach verändert sich der Dialog <strong>und</strong> Sie können weitere Beschränkungen vornehmen,<br />
bei ganzen Zahlen etwa eine obere <strong>und</strong> eine untere Grenze festlegen.<br />
23
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
Über das Register »Eingabemeldung« können Sie eine Eingabemeldung erzeugen, die<br />
angezeigt wird, sobald die betroffene Zelle aktiviert wird.<br />
Über das Register »Fehlermeldung« können Sie eine Eingabemeldung erzeugen, die<br />
angezeigt wird, sobald in der betroffene Zelle eine Wert steht, der die Beschränkungen<br />
verletzt.<br />
1.7.7 Eingabe auf Listen beschränken<br />
Manchmal soll eine Zelle nur Werte aus einer Liste enthalten dürfen, etwa die drei<br />
deutschen Metropolen Berlin, Hamburg <strong>und</strong> München. Gehen Sie dann wie folgt vor:<br />
Aktivieren Sie die Zelle, wo die Liste als Listenfeld erscheinen soll <strong>und</strong> wählen Sie<br />
dann wie beschrieben den Dialog »Gültigkeit«. Wählen Sie im Register »Einstellungen«<br />
im Listenfeld »Zulassen« den Eintrag »Liste« <strong>und</strong> schreiben in das Eingabefeld »Quelle«<br />
die gewünschten Werte, wobei als Trennzeichen das Semikolon »;« zu verwenden<br />
ist, also etwa Berlin;Hamburg;München. Sie können aber auch die gewünschten Inhalte<br />
zunächst in benachbarte Zellen schreiben, etwa in die Zellen F1:F3. Dann müssen Sie<br />
das Eingabefeld »Quelle« aktivieren <strong>und</strong> im Arbeitsblatt die Zellen <strong>mit</strong> den Werten <strong>mit</strong><br />
gehaltener linker Maustaste überstreichen, oder in das Eingabefeld den Bezug auf die<br />
erstellte Liste in der merkwürdigen Form $F$1:$F$3 eintragen, also <strong>mit</strong> $-Zeichen vor<br />
den Spalten- <strong>und</strong> Zeilenbezügen.<br />
1.7.8 Kommentare<br />
Kommentare sind Anmerkungen zu bestimmten Zellen, die Anwender nützliche Hinweise<br />
geben sollen. Sie können neue Kommentare anlegen, bestehnde bearbeiten oder löschen.<br />
Und so beschreibt’s die kluge Hilfe:<br />
1. Klicken Sie auf die Zelle, der Sie einen Kommentar hinzufügen möchten.<br />
2. Klicken Sie entweder im Menü Einfügen oder gleich im Kontextmenü der Zelle<br />
auf den Befehl Kommentar.<br />
3. Geben Sie im Feld den Kommentartext ein.<br />
4. Wenn Sie nicht möchten, dass der Kommentar Ihren Namen enthält, markieren<br />
<strong>und</strong> löschen Sie den Namen.<br />
5. Passen Sie die Größe des Kommentarfelds über die r<strong>und</strong>en Punkte an den Inhalt<br />
an.<br />
6. Wenn Sie die Texteingabe beendet haben, klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des<br />
Kommentarfeldes.<br />
Kommentierte Zellen erkennen Sie an einem kleinen dreieckigen roten Fähnchen in der<br />
rechten oberen Ecke de Zelle.<br />
24
1.8 Formatierung<br />
1.8 Formatierung<br />
Die Formatierung erfolgt am schnellsten über die Symbolleiste »Format«, die in Abbildung<br />
1.1 in der zweiten Reihe des Symbolleistenfensters gut zu sehen ist. Sie müssen<br />
zunächst einen Zellbereich markieren, dann können Sie die Schriftart, die Größe <strong>und</strong><br />
Details wie Fettdruck oder kursiv auswählen. Die Ausrichtung kann links- oder rechtsbündig<br />
<strong>und</strong> zentriert sein. Standardmäßig ist Text linksbündig <strong>und</strong> Zahlen sind rechtsbündig<br />
ausgerichtet. Sie können, etwa für Überschriften, mehrere Zellen verbinden. Der<br />
Hintergr<strong>und</strong> kann <strong>mit</strong> dem Farbeimer eingefärbt <strong>und</strong> <strong>mit</strong> Hilfe des Symbols für Rahmen<br />
eingerahmt werden.<br />
Für Listen, das sind regelmäßige Rechteckbereiche, gibt es das Symbol »Autoformat«.<br />
Diese kann auch über die Befehlsfolge Format|AutoFormat. . . aktiviert werden. Ich<br />
habe da<strong>mit</strong> die Tabelle <strong>mit</strong> den Gewinnen formatiert. Die installierten Tabellenautoformate<br />
lassen sich noch nach eigenem Geschmack weiterverarbeiten.<br />
Sehr nützlich ist das Pinselsymbol, siehe Abbildung 1.1. Da<strong>mit</strong> lässt sich die Formatierung<br />
der gerade aktuellen Zelle auf einen beliebigen Bereich übertragen. Zuerst den<br />
Pinsel drücken <strong>und</strong> dann den gewünschten Bereich <strong>mit</strong> der gedrückter linker Maustaste<br />
überstreichen.<br />
1.8.1 Der Formatdialog<br />
Abbildung 1.6: Der Dialog »Zellen Formatieren«<br />
Wenn die Befehle der Symbolleiste »Format« nicht langen, kann über die Befehlsfolge<br />
Format|Zellen. . . der in Abbildung 1.6 zu sehende Dialog eingeblendet werden.<br />
Dieser Dialog erscheint auch sofort über die Tastenkombination Strg + 1 .<br />
Der Dialog hat sechs Registerblätter für die vielfältigen Möglichkeiten der Formatierung.<br />
In der Abbildung ist das erste Blatt geöffnet, wo<strong>mit</strong> Zelleninhalte formatiert<br />
25
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
werden. Zunächst wird die Kategorie festgelegt <strong>und</strong> dann erfolgt der Feinschliff z.B. für<br />
die Anzahl der Nachkommastellen. Im Listenfeld »Kategorie« kann über den Eintrag<br />
»Währung« das Währungssymbol wie $ oder e eingestellt werden, über den Eintrag<br />
»Datum« können Formate wie 13.11.49 oder 13. November 1949 usw. ausgewählt werden.<br />
1.8.2 Zeilen <strong>und</strong> Spalten<br />
Jedes Tabellenblatt hat genau 65 536 Zeilen <strong>und</strong> 256 Spalten. Daran ist nicht zu rütteln.<br />
Trotzdem kann man Zeilen <strong>und</strong> Spalten einfügen. <strong>Excel</strong> vernichtet dann einfach die letzte<br />
Zeile oder Spalte, sofern diese leer sind.<br />
Die Zeilen haben Zeilenüberschriften, die in in einer senkrechten Leiste durchnummeriert<br />
sind. Die Zeilenüberschriften sehen wie Schaltflächen aus <strong>und</strong> verhalten sich<br />
auch ähnlich. Durch Anklicken einer Zeilenüberschrift wird die ganze Zeile aktiviert.<br />
Klickt man die Zeilenüberschrift <strong>mit</strong> der rechten Maustaste an, erscheint das Kontextmenü.<br />
Darin befindet sich der Befehl Zeilenhöhe. . . Wählt man ihn aus, erscheint<br />
der Zeilenhöhedialog. Derselbe Dialog erscheint auch über die Menüfolge Format|Zeile|Höhe.<br />
. .<br />
Abbildung 1.7: Der Zeilenhöhedialog<br />
Ändert man die Zahl im Eingabefeld des Dialogs, erscheint die Zeile vergrößert oder<br />
verkleinert. Doch was ist die Einheit? Pixel, Zoll oder cm? Alles falsch. Die Einheit<br />
ist Punkt, das ist die Standardeinheit für Grade von Schriften. Dieser Text wird beispielsweise<br />
in Garamond 12 Punkt geschrieben, <strong>Excel</strong> verwendet standardmäßig Arial<br />
10 Punkt. 72 Punkt ergeben einen Zoll, also ungefähr 2,56 cm. 12 Zoll machen einen Fuß<br />
aus, etwas mehr als 30 cm.<br />
Die obige Zeilenhöhe ist gut an die Standardschriftart Arial 10 Punkt angepasst. Die<br />
Zeilenhöhe kann aber auch <strong>mit</strong> der Maus geändert werden. Ziehen Sie die Begrenzungslinie<br />
unterhalb der Zeilenüberschrift, bis die gewünschte Zeilenhöhe erreicht ist. Um die<br />
Zeilenhöhe an den Inhalt anzupassen, doppelklicken Sie auf die Begrenzungslinie unterhalb<br />
der Zeilenüberschrift.<br />
Um die Zeilenhöhe für mehrere Zeilen zu ändern, markieren Sie die entsprechenden Zeilen.<br />
Ziehen Sie dann die Begrenzungslinie unterhalb einer markierten Zeilenüberschrift<br />
an die gewünschte Position. Um die Höhe aller Zeilen im Tabellenblatt zu ändern, klicken<br />
Sie auf die Schaltfläche »Alles Markieren«. Ziehen Sie dann die Begrenzungslinie<br />
unterhalb einer beliebigen Zeilenüberschrift, bis die gewünschte Höhe erreicht ist.<br />
26
1.9 Löschen<br />
Das über die Zeilen Gesagte trifft sinngemäß auch auf die Spalten zu. Die Breite einer<br />
Spalte wird am rechten Rand der Überschrift verändert. Durch Doppelklicken auf diesen<br />
Rand wird die optimale Breite berechnet, d.h. die Breite wird so berechnet, dass alle<br />
Inhalte angezeigt werden können. Geht ein Inhalt absichtlich über mehrere leere Zellen,<br />
kann das unerwünscht sein.<br />
Die Breite einer Spalte kann über die Befehlsfolge Format|Spalte|Breite er<strong>mit</strong>telt<br />
werden. Die Einheit ist die Anzahl der Zeichen, die in einer bestimmten Schriftart in einer<br />
Zelle dargestellt werden können. Ein Wert von 11,75 erlaubt in der Standardschriftart<br />
Arial bei 10 Punkt etwa 12 sichtbare Zeichen. Ganz genau lässt es sich nicht sagen, da<br />
Arial eine Proportionalschriftart ist, bei der jedes Zeichen eine individuelle Breite hat,<br />
das schlanke »i« nimmt weniger Platz als das stattliche »W«.<br />
1.8.3 Zeilen <strong>und</strong> Spalten aus- <strong>und</strong> einblenden<br />
Spalten <strong>und</strong> Zeilen können ausgeblendet werden. Das kann sinnvoll sein, wenn die Inhalte<br />
zwar für Kalkulationen benötigt werden, aber eine Anzeige nicht sinnvoll erscheint. So<br />
könnten bei einem Autoverkäufer hier Daten stehen wie etwa die Bonität des K<strong>und</strong>en,<br />
die der K<strong>und</strong>e zwar nicht sehen soll, die aber wichtig sind bei der Angebotskalkulation.<br />
Das Ausblenden ist sehr einfach. Durch Anklicken der Spalten- bzw. Zeilenüberschrift<br />
<strong>mit</strong> der rechten Maustaste erscheint im Kontextmenü der Befehl Ausblenden <strong>und</strong><br />
schon ist die Spalte oder Zeile weg. Über das Kontextmenü kann man auch leicht jede<br />
ausgeblendete Zeile oder Spalte wieder zum Vorschein bringen, außer der jeweils ersten.<br />
Ist die erste Zeile oder Spalte einer Tabelle ausgeblendet, geben Sie einfach im Namensfeld<br />
die Zelle A1 ein, <strong>und</strong> klicken Sie danach auf OK. Zeigen Sie im Menü Format<br />
auf Zeile bzw. Spalte, <strong>und</strong> klicken Sie dann auf Einblenden. Das klappt nicht nur<br />
für die erste Zeile oder Spalte, sondern für jede, nur muss natürlich statt A1 eine Zelle<br />
der entsprechenden Zeile oder Spalte eingegeben werden.<br />
1.9 Löschen<br />
Den Inhalt einer Zelle kann man löschen, indem die Zelle zunächst ausgewählt wird.<br />
Der bisherige Inhalt erscheint in der Bearbeitungsleiste <strong>und</strong> kann jetzt gelöscht oder<br />
verändert werden. In diesem Fall bleiben die Formatierung <strong>und</strong> eventuelle Kommentare<br />
ehalten.<br />
Das Löschen kann aber auch über Befehle erfolgen. Im Menü Bearbeiten gibt es zwei<br />
entsprechende Befehle. Zunächst muss aber eine Zelle oder ein Zellbereichs ausgewählt<br />
sein. <strong>Excel</strong> unterscheidet genau zwischen dem Inhalt einer Zelle <strong>und</strong> deren Formatierung.<br />
Beim Löschen über die Menüfolge Bearbeiten|Löschen wird entsprechend in einem<br />
Untermenü nachgefragt, ob der Inhalt, die Formatierung, Kommentare oder alles zu<br />
löschen sei. Nach diesem Vorgang bleibt die betroffenen Zelle aber erhalten. Schneller<br />
führt ab erauch hier das Kontextmenü der Zelle zum Ziel, das die besprochenen Befehle<br />
auch enthält.<br />
27
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
Ist eine ganze Zeile oder Spalte markiert, können Sie diese auch ganz löschen, die<br />
anderen Zeilen bzw. Spalten rücken dann in den freien Raum. Die Befehlsfolge lautet<br />
Bearbeiten|Zellen löschen. . .<br />
Das Kontextmenü bietet die Befehle Inhalte löschen <strong>und</strong> Zellen Löschen an.<br />
Im ersten Fall verschwinden nur die Inhalte, aber die Zeile bzw. Spalte bleibt erhalten,<br />
während im zweiten Fall die Zeile bzw. Spalte venichtet wird <strong>und</strong> der Rest des<br />
Arbeitsblatts nachrückt.<br />
1.10 Arbeitsmappen<br />
<strong>Excel</strong>-Dateien heißen Arbeitsmappen, die sich wiederum aus Arbeitsblättern oder<br />
Tabellen zusammensetzen. Die Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe sollten Daten enthalten,<br />
die logisch zusammengehören, wie etwa die Daten der Eliteuniversität EEE. Man<br />
darf Berechnungen durchführen, denen Daten aus mehreren Arbeitsblättern zugr<strong>und</strong>e<br />
liegen.<br />
Zuständig für die Organisation der Blätter einer Mappe ist die Blattregisterleiste, die<br />
sich am unteren Rand des Arbeitsmappenfensters befindet, vgl. Abbildung 1.8.<br />
Abbildung 1.8: Register<br />
Sie können zwischen Arbeitsblättern oder Diagrammblättern wechseln, indem Sie auf<br />
die Blattregister klicken. Das aktive Arbeitsblatt ist optisch hervorgehoben <strong>und</strong> da<strong>mit</strong><br />
leicht zu erkennen.<br />
Links neben der Blattregisterleiste befindet sich die Leiste <strong>mit</strong> den Schaltflächen für<br />
den Bildlauf der Registerkarten. Sowohl die Blattregisterleiste als auch diese Leiste haben<br />
ein eigenes Kontextmenü. Das Kontextmenü der Registerbildlaufleiste erscheint durch<br />
Klicken der rechten Maustaste auf einem der Pfeile. Ich habe dieses Kontextmenü in<br />
Abbildung 1.8 aufgeklappt. Es zeigt alle Blätter der Arbeitsmappe.<br />
Die Registerblätter sind von der horizontalen Laufleiste durch den Trennungsbalken<br />
getrennt. Dieser lässt sich in beide Richtungen verschieben, wodurch sich die beiden<br />
Leisten vergrößern bzw. verkleinern. Das kann man ausnutzen, wenn eine Mappe sehr<br />
viele Blätter enthält.<br />
28
1.10.1 Ausblenden von Arbeitsblättern<br />
1.10 Arbeitsmappen<br />
Sie können Arbeitsblätter ausblenden, um die Anzahl der Blätter auf dem Bildschirm zu<br />
reduzieren oder Arbeitsblätter <strong>mit</strong> vertrauliche Daten zu verbergen. Dazu ist lediglich<br />
die Befehlsfolge Menü|Format|Blatt|Ausblenden / Einblenden nötig.<br />
Natürlich ist dies kein wirklicher Schutz, da die verborgenen Blätter über die obige<br />
Befehlsfolge sofort wieder sichtbar werden.<br />
1.10.2 Gleichzeitiges Markieren von Arbeitsblättern<br />
Normalerweise ist immer nur ein Arbeitsblatt ausgewählt. Mit den üblichen Windows-<br />
Techniken können Sie aber auch mehrere Arbeitsblätter gleichzeitig auswählen, etwa<br />
um sie gemeinsam zu löschen oder in allen ausgewählten Blättern dieselbe Eingabe zu<br />
erreichen.<br />
Bei Blättern, die in einer Reihe liegen, klicken Sie auf die Registerkarte des ersten<br />
Blattes, <strong>und</strong> klicken dann bei gehaltener Umschalttaste ⇑ auf die Registerkarte des<br />
letzten Blattes. Sind die Blätter verstreut, halten Sie die Taste Strg gedrückt, <strong>und</strong><br />
klicken dann auf die Registerkarten der Blätter, die Sie auswählen wollen. Alle Blätter<br />
gemeinsam wählen Sie am besten über das Kontextmenü der Blattregister aus. Die<br />
Aufhebung der gemeinsamen Markierung erfolgt ebenfalls über das Kontextmenü oder<br />
durch Anklicken eines nicht-aktiven Arbeitsblatts.<br />
1.10.3 Weitere Befehle zur Verwaltung von Blättern<br />
Eine neue Tabelle kann man über das Kontextmenü der Blattregisterleiste erstellen.<br />
Wählt man den Umweg über das Menüsystem, ist aus dem Hauptmenü Einfügen der<br />
Befehl Tabellenblatt zu wählen. Die neue Tabelle erscheint in der Registerleiste<br />
un<strong>mit</strong>telbar vor dem gerade aktiven Blatt.<br />
Eine bestehende Tabelle löschen Sie ebenfalls bequem <strong>mit</strong> dem Kontextmenü. Zur<br />
Umbennung klicken Sie einfach den Namen der gewünschte Tabelle in der Registerleiste<br />
doppelt an, dann können Sie den neuen Namen über den alten schreiben.<br />
1.10.4 Verschieben oder Kopieren von Blättern<br />
Wenn Sie nur innerhalb einer Arbeitsmappe ein Blatt verschieben wollen, packen Sie das<br />
Registerblatt innerhalb der Registerblattleiste <strong>und</strong> ziehen <strong>mit</strong> der Maus das Register an<br />
die gewünschte neue Stelle. Soll das Blatt zusätzlich kopiert werden, müssen Sie beim<br />
Ziehen die Taste Strg halten. Die Kopie erhält dann den alten Namen <strong>und</strong> zusätzlich<br />
in Klammern angefügt die Zahl 2. Danach können Sie die Kopie umbenennen.<br />
Wollen Sie eine Tabelle einer Mappe in eine andere Mappe verschieben oder kopieren,<br />
müssen beide Mappen geöffnet sein. Sie können <strong>mit</strong> der gleich erklärten Fenstertechnik so<br />
wie in Abbildung 1.9 das Registerblatt von einer Registerleiste in die andere verschieben<br />
oder bei gedrückter Taste Strg kopieren <strong>und</strong> verschieben.<br />
29
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
Sie können aber auch zunächst die gewünschten Blätter markieren <strong>und</strong> im Kontextmenü<br />
oder im Hauptmenü Bearbeiten den Befehl Blatt verschieben/kopieren<br />
wählen. Dann erscheint ein Dialogfeld <strong>mit</strong> allen geöffneten Arbeitsmappen. Wählen Sie<br />
die richtige aus <strong>und</strong> klicken dann im Feld «Einfügen vor« auf das Blatt, vor dem die<br />
verschobenen oder kopierten Blätter eingefügt werden sollen. Wenn die Blätter nicht<br />
verschoben, sondern kopiert werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Kopie<br />
erstellen«.<br />
1.11 Neue Tabelle <strong>und</strong> neues Fenster<br />
Ein zweites Fenster für die aktuelle Mappe erhält man über die Befehlsfolge Fenster|Neues<br />
Fenster. In der folgenden Abbildung habe ich zwei Fenster für die Arbeitsmappe<br />
»ueb1« erzeugt. Die beiden Fenster befinden sich innerhalb des Arbeitsmappenfensters<br />
von <strong>Excel</strong> <strong>und</strong> müssen <strong>mit</strong> den unter Windows üblichen Fenstertechniken platziert<br />
werden. Einfacher geht die Anordnung über die Befehlsfolge Fenster|Anordnen. . .<br />
<strong>Excel</strong> bietet die Möglichkeit, die Fenster überlappend, neben- oder übereinander anzuzeigen.<br />
Wählt man dann die Option »Vertikal«, erscheinen die Fenster nebeneinander.<br />
<strong>Excel</strong> hat in der Titelleiste an den Namen der Datei »:1« bzw. »:2« angehängt, da die<br />
Fenster dieselbe Datei anzeigen.<br />
Drückt man in der Titelleiste des aktiven Fensters auf das quadratische Symbol, erscheint<br />
dieses Fenster im Vollbild, nimmt also den gesamten Bereich des Arbeitsmappenfensters<br />
ein. Ein Fenster im Vollbild kann nicht durch die Maus verschoben oder<br />
verkleinert werden. Das Symbol hat sich in zwei überlappende Quadrate verwandelt.<br />
Drückt man dieses, kann das Fenster wieder manipuliert werden. Sobald ein Fenster ma-<br />
Abbildung 1.9: Zwei Fenster für eine Arbeitsmappe<br />
ximiert ist, verdeckt es automatisch alle anderen Fenster. Über die Tastenkombination<br />
Strg +−−→ −−→ kann man bequem von Fenster zu Fenster springen.<br />
Die hier beschriebenen Fenstertechniken gelten auch, wenn zwei oder mehr Arbeitsmappen<br />
geöffnet sind. Jede Arbeitsmappe kann dann in einem eigenen Fenster dargestellt<br />
werden.<br />
30
1.12 Verschieben, Kopieren <strong>und</strong> Ausschneiden<br />
1.12 Verschieben, Kopieren <strong>und</strong> Ausschneiden<br />
Diese Aktionen sind in den meisten Windows-Programmen standardisiert. Zunächst<br />
muss der gewünschte Bereich markiert werden. Führt man die Maus an den schwarzen<br />
Rahmen, verändert sich der Mauszeiger zu einem Pfeilkreuz, das in alle vier Himmelsrichtungen<br />
zeigt. Jetzt kann man den Bereich verschieben. Ist der neue Bereich nicht<br />
leer, fragt <strong>Excel</strong> nach, ob die bisherigen Inhalte überschrieben werden sollen.<br />
Das Ausschneiden erfolgt entweder über Strg + X oder über die Befehlsfolge<br />
Bearbeiten|Ausschneiden. Der markierte Bereich wird von einem nervös machenden<br />
Laufband umgeben. Klickt man jetzt eine Zelle an <strong>und</strong> drückt die Eingabetaste ←↪ ,<br />
wird der ausgeschnittene Bereich hier eingefügt. Diese Vorgehensweise bietet sich an,<br />
wenn die Verschiebung über eine große Entfernung oder in eine andere Tabelle erfolgen<br />
soll.<br />
Genauso funktioniert das Kopieren, nur bleibt hier der ursprüngliche Bereich erhalten.<br />
Die Befehle sind Strg + C oder Bearbeiten|Kopieren.<br />
Hat man in einem Zellbereich Formeln <strong>und</strong> möchte nur deren Wert, aber nicht die<br />
Formel selbst kopieren, markiert man zunächst diesen Bereich, drückt Strg + C ,<br />
klickt den Befehl Bearbeiten|Inhalte einfügen. . . <strong>und</strong> wählt im Dialog die Option<br />
»Werte«. So muss man immer vorgehen, wenn man nur die Ergebnisse von Formeln,<br />
aber nicht die Bereiche <strong>mit</strong> kopieren will, aus denen die Formeln hervorgegangen sind.<br />
Mit der beschriebenen Methode können Sie Formeln auch durch die berechneten Werte<br />
ersetzen, in dem Sie auf den bestehenden Teil überschreiben. Das lässt sich dann aber<br />
nicht mehr rückgängig machen.<br />
1.13 Fensterteilung<br />
Anstelle eines weiteren Fensters kann auch das aktuelle Fenster in zwei Hälften geteilt<br />
werden.<br />
Die waagrechte Teilung erfolgt über den kleinen Balken direkt über dem oberen Pfeil<br />
der vertikalen Laufleiste. Sobald die Maus über diesem Balken liegt, verändert sich der<br />
Mauszeiger zu einem Doppelstrich <strong>mit</strong> zwei nach oben <strong>und</strong> unten gerichteten Pfeilen.<br />
Drückt man jetzt die Maus, erscheint ein dicker Querbalken, den man nur noch an die<br />
gewünschte Position zu schieben braucht. Jeder der beiden Bildschirmausschnitte zeigt<br />
dieselbe Tabelle, aber man kann unabhängig voneinander navigieren.<br />
Die senkrechte Teilung erfolgt über den kleinen Balken am rechten Rand der horizontalen<br />
Laufleiste. Sobald die Maus über diesem Balken liegt, verändert sich der Mauszeiger<br />
zu einem Doppelstrich <strong>mit</strong> zwei nach links <strong>und</strong> rechts weisenden Pfeilen. Drückt man<br />
jetzt die Maus, erscheint ein dicker Längsbalken, den man nur noch an die gewünschte<br />
Position zu schieben braucht.<br />
Das Menü Fenster bietet noch eine weitere Variante der Teilung, nämlich das Fixieren<br />
einiger Zeilen. Diese bleiben beim Rollen des Bildschirms immer sichtbar. Das bietet<br />
sich etwa für Überschriften von Datenreihen <strong>mit</strong> vielen Zeilen an. Die Fixierung erfolgt<br />
durch Aktivierung derjenigen Zelle, die eine Zeile unterhalb <strong>und</strong> eine Spalte rechts des<br />
31
1 Dateneingabe <strong>und</strong> Formatierung<br />
zu fixierenden Bereichs steht. Befindet sich beispielsweise die Überschrift einer langen<br />
Tabelle im Bereich A1:G1, wüürde sich die Fixierung in der Zelle H2 anbieten, was<br />
durch den Befehl Fenster|Fenster fixierenerfolgt. Die Fixierung lässt sich durch<br />
den Befehl Fenster|Fixierung aufheben wieder entfernen.<br />
1.14 Formelbezüge<br />
In einer Arbeitsmappe sind zusammengehörende Daten in verschiedenen Blättern verstreut.<br />
Berechnungen beziehen sich dann auf die Zellen in unterschiedlichen Tabellen.<br />
Daher muss bei Verwendung einer Zelle oder eines Bereichs aus einer anderen Tabelle,<br />
zunächst deren Namen gefolgt von einem Ausrufungszeichen »!« gestellt werden. Der<br />
Bezug Profs!G3 gilt also der Zelle G3 des Arbeitsblatts »Profs«.<br />
Das Kalkulieren <strong>mit</strong> unterschiedlichen Blättern einer Mappe werde ich jetzt am Beispiel<br />
der Gehaltsabrechnungen der EEE zeigen.<br />
1.15 Bezug auf andere Mappen<br />
Der Name der anderen Mappe sei »Mappe2«. Ist sie geöffnet, so wird zur Zelle A1 der<br />
Tabelle »Rechnen« wie folgt Bezug genommen:<br />
=[Mappe2.xls]Tabelle1!A1<br />
d.h. der Name der Mappe steht am Anfang in eckigen Klammern <strong>und</strong> dann folgen<br />
wie oben beschrieben Tabellen- <strong>und</strong> Zellenbezug. Ist die fremde Mappe nicht geöffnet,<br />
muss deren Pfad angegeben werden <strong>und</strong> zusammen <strong>mit</strong> dem Namen der Mappe <strong>und</strong> der<br />
Tabelle in Apostrophe gesetzt werden:<br />
32<br />
=´ C:\ excel\ [Mappe2.xls]Tabelle1´ !A1
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
In diesem Kapitel wird gezeigt, wie man <strong>mit</strong> <strong>Excel</strong> Rechnungen durchführt. Dazu gibt<br />
es Formeln <strong>und</strong> eingebaute Funktionen. Besonders wichtige mathematische Zusammenhänge<br />
wie arithmetische <strong>und</strong> geometrische Reihen kann <strong>Excel</strong> sogar selbst erstellen.<br />
2.1 Autovervollständigung<br />
2.1.1 Das Ausfüllkästchen<br />
In der Abbildung 1.1 auf Seite 11 ist der Bereich B8:D9 ausgewählt. Die aktuelle Zelle<br />
ist die linke obere, also B8. Sie erscheint weiß <strong>und</strong> ihr Inhalt steht im Eingabefeld, ihre<br />
Koordinaten im Namensfeld. In der Ecke unten links des markierten Bereichs erscheint<br />
ein kleines Kästchen, das so genannte Ausfüllkästchen. Durch Ziehen nach rechts oder<br />
unten erweitert sich nicht nur die Markierung, sondern in bestimmten Fällen auch der<br />
Inhalt der neu markierten Zellen. Wenn Sie auf das Ausfüllkästchen zeigen, nimmt der<br />
Mauszeiger die Form eines schwarzen Kreuzes an, nicht zu verwechseln <strong>mit</strong> den vier<br />
nach Norden, Süden, Osten <strong>und</strong> Westen zeigenden Pfeilen zum Verschieben einer Zelle.<br />
Sie müssen also das Ausfüllkästchen genau treffen. Danach die Maus <strong>mit</strong> gedrückter<br />
linker Maustaste solange wie erforderlich nach unten oder rechts ziehen <strong>und</strong> dann die<br />
Maustaste wieder los lassen.<br />
<strong>Excel</strong> erkennt die Gesetzmäßigkeit des Übergangs von Zeile 8 nach Zeile 9. In der<br />
Spalte C das genau ein Jahr spätere Datum, in der Spalte D kommen 20 Einheiten<br />
hinzu <strong>und</strong> in der Spalte E wird von Abt. 1 zur Abt. 2 gesprungen. <strong>Excel</strong> vermutet<br />
lineare Trends <strong>und</strong> würde nach Ziehen am Ausfüllkästchen um zwei Zeilen nach unten<br />
die folgenden Einträge in den Zeilen 10 <strong>und</strong> 11 selbst vornehmen:<br />
1.1.2002 140 Abt. 3<br />
1.1.2003 160 Abt. 4<br />
Manchmal will man aber in einem Bereich einen konstanten Wert haben. Dann gibt man<br />
diesen Wert in die erste Zelle ein <strong>und</strong> zieht <strong>mit</strong> der linken Maustaste nach rechts bzw.<br />
unten <strong>und</strong> lässt dann los.<br />
2.1.2 Der Reihendialog<br />
Bei Reihen <strong>mit</strong> linearen Trend werden meist nur zwei Werte vorgegeben, daran erkennt<br />
<strong>Excel</strong> den gleichbleibenden Abstand von Nachbarzellen <strong>und</strong> füllt entsprechend aus. Es<br />
33
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
gibt aber auch die Möglichkeit nur einen Wert anzugeben <strong>und</strong> dann am Ausfüllkästchen<br />
<strong>mit</strong> der rechten Maustaste zu ziehen. Der markierte Bereich bleibt zunächst leer,<br />
aber es erscheint ein Kontextmenü <strong>mit</strong> dem Menüpunkt Reihe. . . Wählt man diesen<br />
an, erscheint der Reihendialog von Abbildung 2.1. Dieser Dialog erscheint auch über die<br />
Menüfolge Bearbeiten|Ausfüllen|Reihe. . .. <strong>Excel</strong> vermutet zunächst eine lineare<br />
Folge <strong>mit</strong> Inkrement von 1. Sie können hier jeden Wert einstellen. Bei linearen Folgen<br />
unterscheidet sich die Differenz benachbarter Zellen um dieses Inkrement, bei geometrischen<br />
Folgen ist das Inkrement der Quotient der beiden Zellen.<br />
Abbildung 2.1: Der Reihendialog<br />
Die sicherlich bekannteste geometrische Folge ist die Zinseszinsformel Kn = K0(1+r) n ,<br />
wobei r der Zinssatz <strong>und</strong> K0 der Anfangsbetrag sind. Will man die Verzinsung eines<br />
Kapitals von 1000 Euro, das sich <strong>mit</strong> 3 Prozent jährlich verzinst über 10 Jahre verfolgen,<br />
gibt man 1000 in eine Zelle ein, zieht 9 Zeilen nach unten oder 9 Spalten nach rechts<br />
<strong>mit</strong> der rechten Maustaste, entscheidet sich dann für den Menüpunkt Reihe. . . des<br />
Kontextmenüs <strong>und</strong> gibt als »Inkrement« 1,03 an <strong>und</strong> wählt ¨
2.2 Formeln<br />
2.2 Formeln<br />
<strong>Excel</strong> ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. In der Abbildung 2.2 sehen Sie eine Tabelle<br />
<strong>mit</strong> fiktiven Werten für die Anzahl monatlich verkaufter Bier- bzw. Wasserkisten eines<br />
Händlers in einem Jahr. Die Tabelle endet in der Zeile 13 für den Dezember. Der Absatz<br />
von Bier steigt monatlich um 100 Kästen , während der von Wasser um 100 Kästen<br />
abnimmt. Nun soll der Monatsumsatz berechnet werden. Dabei wird angenommen, dass<br />
jeder Kasten Bier <strong>mit</strong> 10 e <strong>und</strong> jeder Kasten Wasser <strong>mit</strong> 5 e zu Buche schlägt. Die<br />
Formel in Zelle D2 für den Monat Januar lautet daher<br />
= 10*B2 + 5*C2<br />
da in den Spalten B bzw. C die Anzahl der verkauften Kästen stehen. Diese Formel muss<br />
man nun in die Bearbeitungsleiste eingeben, nachdem die Zelle D2 aktiviert wurde. Da<strong>mit</strong><br />
<strong>Excel</strong> die Eingabe als Formel erkennt, muss zunächst das Gleichheitszeichen getippt<br />
werden.<br />
Abbildung 2.2: Eine Formel<br />
Anstatt in der Formel C2 einzutippen, ist es auch erlaubt, die entsprechende Zelle<br />
anzuklicken. Sie wird dann von einem gestrichelten Rahmen umgeben, bis man wieder<br />
in die Eingabeleiste klickt. Das ist für Anfänger gewöhnungsbedürftig, da der Eindruck<br />
erweckt wird, als wäre diese Zelle aktiviert. Das Ergebnis von 20000 erscheint in der<br />
Zelle D2, sobald die Eingabe <strong>mit</strong> der Eingabe-Taste beendet wird. Das könnte man<br />
jetzt für die nächste Zeile wiederholen. Da aber die Formel nur für die Zeilennummer<br />
verändert wird, bietet <strong>Excel</strong> das schon beschriebene Ziehen an. Zunächst muss die Zelle<br />
D2 wieder aktiviert werden. Dann wird an ihrem Ziehpunkt die ganze Spalte bis zur<br />
Zeile 13 überstrichen. <strong>Excel</strong> füllt dann alle Zellen korrekt aus. Vergleichen Sie bitte Ihr<br />
Ergebnis <strong>mit</strong> der Abbildung 2.3, wo alle Ergebnisse kompakt zu sehen sind.<br />
Tipp<br />
Noch schneller als Ziehen funktioniert ein Doppelklick auf dem Ziehpunkt. Die Formel<br />
wird dann korrekt nach unten sinngemäß weitergeführt.<br />
35
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
2.2.1 Absolute, gemischte <strong>und</strong> relative Bezüge<br />
Im vorigen Beispiel wurde der Umsatz in Zelle D2 über die Formel =10*B2 + 5*C2<br />
berechnet. Durch Ziehen nach unten wird in der Zeile 3 die 2 durch 3 ersetzt usw. Das<br />
bewirkt der relative Bezug. Der Umsatz pro Kasten Bier beträgt 10 e <strong>und</strong> bleibt beim<br />
Ziehen unverändert. Das gleiche trifft auf die 5 e zu. Der Wert steht 10 in der Zelle I2<br />
<strong>und</strong> 5 in der Zelle I3. So<strong>mit</strong> führt auch die folgende Formel zum Ziel:<br />
=I2*B2 + I3*C2<br />
Wird aber jetzt diese Formel durch Ziehen auf die anderen Zeilen übertragen, werden<br />
nicht nur die erwünschten Ersetzungen von B2 nach B3 <strong>und</strong> von C2 nach C3 durchgeführt,<br />
sondern auch die unerwünschten Fortsetzungen I2 nach I3 <strong>und</strong> I3 nach I4.<br />
<strong>Excel</strong> bietet daher über die gemischten Bezüge die Möglichkeit, Bezüge auf Zeilen<br />
einzufrieren. Dafür muss vor der Zeilenkoordinate ein Dollarzeichen stehen I$2. Beim<br />
Ziehen nach unten bleibt die 2 erhalten <strong>und</strong> natürlich auch das I, beim Ziehen nach rechts<br />
verändert sich aber nach wie vor der Spaltenindex, daher die Bezeichnung gemischter<br />
Bezug.<br />
Durch das Dollarzeichen lässt sich aber auch der Spaltenindex festhalten, dann muss<br />
es $I2 heißen. Das Ziehen nach rechts ändert jetzt nichts mehr am Spaltenindex I. Das<br />
ist die zweite Form des gemischten Bezugs.<br />
Der absolute Bezug verhindert Veränderung in jeder Richtung <strong>und</strong> erfolgt durch zwei<br />
$-Zeichen: $I$2. In unserem Fall muss deshalb eine der beiden folgenden Formeln verwendet<br />
werden:<br />
=$I$2*B2 + $I$3*C2<br />
=I$2*B2 + I$3*C2.<br />
Nach dem Ziehen wird daraus in der Zeile 3: $I$2*B3 + $I$3*C3 bzw. =I$2*B3 +<br />
I$3*C3.<br />
Als nächstes soll nun der Gewinn berechnet werden. Pro Kasten Bier fällt ein Gewinn<br />
von einem Euro ab <strong>und</strong> bei einem Kasten Wasser werden 50 Cent erwirtschaftet. Die<br />
beiden Faktoren stehen in den Zellen H2 <strong>und</strong> H3. Ich habe daher in der Zelle E2 folgende<br />
Formel eingetragen:<br />
=$H$2*B2 + $H$3*C2<br />
Diese Formel lässt sich problemlos am Ausfüllkästchen durch Ziehen oder durch Doppelklick<br />
nach unten erweitern.<br />
2.2.2 Die F4-Taste<br />
Das Wechseln zwischen relativen, absoluten <strong>und</strong> gemischten Bezügen über Einfügen <strong>und</strong><br />
Löschen des $-Zeichens ist lästig. Man kann über die Taste F4 alle möglichen Kombinationen<br />
von relativen <strong>und</strong> absoluten Bezüge nacheinander einstellen. Man markiert<br />
im Eingabefeld den Bezug, der geändert werden soll <strong>und</strong> drückt solange F4 bis die<br />
richtige Einstellung erscheint.<br />
36
2.3 Matrix-Formeln<br />
Abbildung 2.3: Ergebnisse <strong>und</strong> Summe<br />
2.3 Matrix-Formeln<br />
Der Inhaber möchte neben Umsatz <strong>und</strong> Gewinn auch über die Anzahl verkaufter Flaschen<br />
informiert werden. Jeder Kasten Bier hat 20 <strong>und</strong> jeder Kasten Wasser 12 Flaschen.<br />
Die monatlichen Gesamtzahlen sollen im Bereich F2:F13 erscheinen. Dieser Bereich bildet<br />
mathematisch einen Spaltenvektor, die Anzahl der Werte heißt Dimension, welche<br />
hier den Wert 12 hat. Die Werte eines Vektors heißen Komponenten. Mehrere Spaltenvektoren,<br />
die einen zusammenhängenden Bereich bilden, erzeugen eine Matrix. Eine<br />
Matrix ist also ein rechteckige Bereich, der aus m Zeilen <strong>und</strong> n Spalten besteht. Auch<br />
hier heißen die m·n Werte der Matrix Komponenten. Ein Vektor ist so<strong>mit</strong> ebenfalls eine<br />
Matrix, nämlich der Sonderfall <strong>mit</strong> nur einer Spalte bzw. nur einer Zeile.<br />
Matrizen kann man <strong>mit</strong> einer Zahl multiplizieren, indem man jede Komponente einzeln<br />
<strong>mit</strong> dieser Zahl multipliziert. Zwei Matrizen <strong>mit</strong> übereinstimmender Zeilen- <strong>und</strong><br />
Spaltenzahl kann man addieren, indem ebenfalls komponentenweise addiert wird. Der<br />
Ergebnisvektor F2:F13 ergibt sich aus den Spaltenvektoren B2:B13 <strong>und</strong> C2:C13 durch<br />
den Ausdruck<br />
= K2*B2:B13 + K3*C2:C13<br />
da K2 = 20 <strong>und</strong> K3 = 12 gilt. Diese Formel habe ich in die Zelle E2 geschrieben, wobei<br />
ich zuvor den gesamten Zielbereich F2:F13 markiert habe. Da<strong>mit</strong> <strong>Excel</strong> dies als Matrixformel<br />
erkennt, muss die Formeleingabe durch die Tastenkombination Strg + ⇑ +<br />
37
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
←↪ abgeschlossen werden. Dann <strong>und</strong> nur dann schließt <strong>Excel</strong> die Formel automatisch in<br />
geschweifte Klammern »{ }« ein. Sie dürfen also die geschweiften Klammern nicht selbst<br />
schreiben!<br />
Hinweis<br />
Für alle Matrixoperationen müssen Sie immer<br />
• zunächst den Ergebnisbereich markieren<br />
• <strong>und</strong> dann die Formeleingabe durch die Tastenkombination Strg + ⇑ + ←↪<br />
beenden.<br />
2.4 Funktionen<br />
Ich möchte nun die Einzelwerte zusammenfassen, also jeweils Summen bilden. Dazu<br />
aktiviere ich die Zelle B14, schreibe das Gleichheitszeichen, da<strong>mit</strong> <strong>Excel</strong> eine Formel<br />
erkennt <strong>und</strong> drücke dann das Funktionssymbol fx. <strong>Excel</strong> öffnet das Dialogfeld »Funktion<br />
einfügen«, das die vorhandenen Funktionen auflistet. Die Funktionen sind in Kategorien<br />
eingeteilt, eine davon heißt »Zuletzt verwendet«, wo alle zuletzt von mir verwendeten<br />
Funktionen aufgelistet sind. Dazu gehört auch die Funktion SUMME, die sich auch in<br />
ihrer eigentlichen »Kategorie Math. & Trigonom.« auftreiben ließe.<br />
Abbildung 2.4: Das Dialogfeld Funktion einfügen<br />
Ich klicke doppelt auf dem Eintrag SUMME. Dann öffnet sich ein weiterer Dialog, der<br />
mir eifrig bei den Argumenten helfen will.<br />
38
Abbildung 2.5: Das Dialogfeld Funktionsargumente<br />
2.4 Funktionen<br />
Dieses Dialogfeld kann Gedanken gelesen <strong>und</strong> hat bereits den Bereich B2:B13 als Argument<br />
eingesetzt. Das darf jetzt noch geändert werden, entweder durch direkte Eingabe<br />
oder indem der gewünschte Bereich im Arbeitsblatt <strong>mit</strong> der Maus überstrichen wird. Ich<br />
übernehme den Vorschlag aber <strong>und</strong> drücke »OK«. Die Summe des Bereichs B2:B13 erscheint<br />
dann prompt in der Zelle B14. Diese bleibt aktiviert <strong>und</strong> bietet Ihr Ziehkästchen<br />
an, das ich in der Zeile 14 nach rechts verschiebe bis zur Spalte F14, um auch die anderen<br />
Summen zu erhalten.<br />
Wenn Sie das nacharbeiten, sollten Sie zur Übung jetzt die Mittelwerte berechnen.<br />
Dazu werden alle 12 Monatswerte einer Spalte summiert <strong>und</strong> durch 12 geteilt. Die Werte<br />
sollen im Bereich B15:F15 erscheinen. Es gibt zwei Möglichkeiten. Entweder als Formel<br />
oder <strong>mit</strong> dem Funktionsassistenten. Die Formel für B15 ist sehr einfach<br />
= B14/12<br />
Achten Sie wie immer bei Formeln auf das anfängliche Gleichheitszeichen!<br />
Bei der zweiten Methode wird wie beschrieben die Funktion MITTELWERT aufgerufen.<br />
Die angebotenen Funktionsargumente sind <strong>mit</strong> B2:B14 diesmal allerdings falsch,<br />
die 14 muss im Eingabefeld durch 13 ersetzt werden.<br />
Welchen Weg Sie auch einschlagen, das Ergebnis sollte 1550 sein. Nutzen Sie auch<br />
jetzt das Ziehkästchen der Zelle B15 <strong>und</strong> ziehen Sie bis F15 weiter. In den Zeilen 14 <strong>und</strong><br />
15 sollte dann folgendes stehen:<br />
Summen 18600 17400 273000 e 27300 e 580800<br />
Mittelwert 1550 1450 22750 e 2.275 e 48400<br />
39
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
2.5 Wichtige Funktionen<br />
2.5.1 Arithmetische Funktionen<br />
Die Funktion<br />
GANZZAHL()<br />
r<strong>und</strong>et eine Zahl auf die nächstkleinere ganze Zahl ab. So<strong>mit</strong> ist GANZZAHL(9,2)=9<br />
<strong>und</strong> GANZZAHL(-9,2)=-10.<br />
Die Funktion<br />
REST(Zahl;Divisor)<br />
gibt den Rest einer Division zurück. Das Ergebnis hat dasselbe Vorzeichen wie Divisor.<br />
So<strong>mit</strong> ist REST(23;12)=11 <strong>und</strong> REST(23;-12)=-1.<br />
Verwandte Funktionen finden Sie in der Hilfe, etwa RUNDEN(Zahl;AnzahlStellen).<br />
2.5.2 Tabellenfunktionen<br />
Die Funktion<br />
ZEILE()<br />
gibt den Zeilenwert <strong>und</strong> die Funktion<br />
SPALTE()<br />
den Spaltenwert der aktuellen Zelle zurück. Ist etwa die Zelle D2 aktiv, so hat die Formel<br />
den Wert 8 = 2 · 4.<br />
2.5.3 Statistische Funktionen<br />
Die Funktion<br />
SUMME(Zahl1;Zahl2; ...)<br />
=ZEILE()*SPALTE()<br />
summiert die Argumente. Beachten Sie, dass <strong>Excel</strong> die Argumente durch je ein Semikolon<br />
<strong>und</strong> nicht durch Komma trennt. Man kann die Funktion <strong>mit</strong> Werten wie =SUM-<br />
ME(1;2;3;4) aufrufen oder <strong>mit</strong> Bezügen wie =SUMME(A1:B4), wobei nur Zahlen berücksichtigt<br />
werden. Achten Sie unbedingt auf das anfängliche Gleichheitszeichen, denn<br />
sonst fasst <strong>Excel</strong> die Eingabe als Text auf <strong>und</strong> gibt diesen aus.<br />
40
Eng verwandt <strong>mit</strong> der Funktion SUMME ist die Funktion<br />
MITTELWERT(Zahl1;Zahl2; ...)<br />
2.5 Wichtige Funktionen<br />
welche den Mittelwert der Zahlen berechnet, also die Summe durch die Anzahl der<br />
Werte teilt.<br />
Diese Funktion gehört zur Gruppe der statistischen Funktionen, genau wie VARI-<br />
ANZ(Zahl1;Zahl2; ...), VARIANZEN(Zahl1;Zahl2; ...), sowie STABW(Zahl1;Zahl2; ...)<br />
<strong>und</strong> STABWN(Zahl1;Zahl2; ...) für die Varianz <strong>und</strong> die Standardabweichung einer Stichprobe<br />
bzw. einer Gr<strong>und</strong>gesamtheit.<br />
2.5.4 Rang-Funktion<br />
Bei der Vergabe von Rangzahlen wird der kleinsten Beobachtung der Rang 1 <strong>und</strong> der<br />
größten Beobachtung der Rang n, also der Stichprobenumfang gegeben. Kommen Beobachtungen<br />
mehrfach vor (so genannte Bindungen), wird jedem der <strong>mit</strong>tlere Rang zugeordnet.<br />
<strong>Excel</strong> kann Sortieren (Daten|Sortieren) <strong>und</strong> kennt auch Ränge, vergibt aber<br />
nicht das arithmetische Mittel, »sondern ordnet zwei gleichen Zahlen dieselbe Rangzahl<br />
zu. Zusätzlich wirkt sich das Vorhandensein zweier gleicher Zahlen auf die Ränge der<br />
nachfolgenden Zahlen aus. Ist die Zahl 10 zum Beispiel zweimal in einer Liste ganzer<br />
Zahlen vertreten <strong>und</strong> hat den Rang 5, dann hat die Zahl 11 den Rang 7 (keine Zahl hat<br />
den Rang 6).« Die <strong>Excel</strong>-Funktion heißt RANG <strong>und</strong> hat die Syntax<br />
RANG(Zahl;Bezug;Reihenfolge)<br />
Weiter heißt es in der Online-Hilfe dazu:<br />
• Zahl ist die Zahl, deren Rangzahl Sie bestimmen möchten.<br />
• Bezug ist eine Matrix <strong>mit</strong> Zahlen oder ein Bezug auf eine Liste von Zahlen. Nicht<br />
numerische Werte im Bezug werden ignoriert.<br />
• Reihenfolge ist eine Zahl, die angibt, wie der Rang von Zahl bestimmt werden soll.<br />
Ist Reihenfolge <strong>mit</strong> 0 (Null) belegt oder nicht angegeben, bestimmt Microsoft <strong>Excel</strong><br />
den Rang von Zahl so, als wäre Bezug eine in absteigender Reihenfolge sortierte<br />
Liste. Ist Reihenfolge <strong>mit</strong> einem Wert ungleich 0 belegt, bestimmt Microsoft <strong>Excel</strong><br />
den Rang von Zahl so, als wäre Bezug eine in aufsteigender Reihenfolge sortierte<br />
Liste.<br />
In der Abbildung 2.6 ist ein Beispiel für die Rangfunktion zu sehen. Zunächst habe<br />
ich im Bereich B1:N1 Zufallszahlen zwischen 0 <strong>und</strong> 10 erzeugt. Dazu habe zunächst den<br />
Bereich B1:N1 markiert <strong>und</strong> dann in die Zelle B1 die Formel<br />
=RUNDEN(ZUFALLSZAHL()*10;0)<br />
41
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
1<br />
2<br />
3<br />
A B C D E F G H I J K L M N O P Q<br />
Zufallszahlen 2 1 7 5 4 2 2 9 5 7 1 4 9<br />
Rang 9 12 3 5 7 9 9 1 5 3 12 7 1<br />
Geordnet 9 9 7 7 5 5 4 4 2 2 2 1 1<br />
Abbildung 2.6: Die Rangfunktion<br />
{=RUNDEN(ZUFALLSZAHL()*10;0)}<br />
{=RANG(B1:N1;$B$3:$N$3)}<br />
geschrieben <strong>und</strong> über die Tastenkombination Strg + ⇑ + ←↪ als Matrixformel<br />
abgeschickt. Dann habe ich diese Zahlen festgefroren, indem der Bereich zunächst <strong>mit</strong><br />
Strg + C in die Zwischenablage verbannt <strong>und</strong> dann über den Befehl Bearbeiten|Einfügen.<br />
. . als Werte zurückgeholt wurde. Da<strong>mit</strong> geht die Formel verloren, die<br />
reinen Zahlen bleiben übrig. Diese habe ich noch zusätzlich in den Bereich B3:N3 kopiert<br />
<strong>und</strong> dann aufsteigend über den Befehl Daten|Sortieren. . . absteigend sortiert.<br />
Darauf wurde der Bereich B2:N2 markiert <strong>und</strong> in die Zelle B2 kam der Matrixbefehl<br />
2.5.5 Logische Funktionen<br />
{ =RANG(B1:N1;$B$3:$N$3) }<br />
Die logischen Funktionen UND <strong>und</strong> ODER haben mindestens zwei Parameter. Die Funktion<br />
UND hat die Syntax<br />
UND(Logischer_Ausdruck1;Logischer_Ausdruck2; ...)<br />
<strong>und</strong> gibt WAHR zurück, wenn alle Argumente WAHR sind. Hat auch nur ein Parameter<br />
den Wert FALSCH, gibt diese Funktion den Wert FALSCH zurück.<br />
Die Funktion ODER <strong>mit</strong> der Syntax<br />
ODER(Logischer_Ausdruck1;Logischer_Ausdruck2; ...)<br />
ist da wesentlich großzügiger, denn sie gibt WAHR schon zurück, wenn mindestens ein<br />
Argument WAHR ist. Erst wenn alle Parameter den Wert FALSCH haben, gibt diese<br />
Funktion den Wert FALSCH zurück.<br />
2.5.6 WENN-Funktion<br />
In der Abbildung 2.7 sind in der Spalte »Wert« die ver<strong>mit</strong>telten Objekte <strong>und</strong> in der<br />
Spalte daneben die erhaltenen Provisionen eines Maklerbüros zu sehen. Die Objekte sind<br />
in die Kategorien ETW (Eigentumswohnung), RH (Reihenhaus) <strong>und</strong> Mehrfamilienhaus<br />
(MFH) eingeteilt. Die Ver<strong>mit</strong>tlungsprovision für eine ETW beträgt 3%, für ein RH 5%<br />
<strong>und</strong> für ein MFH 10%.<br />
Das Maklerbüro bietet den Ver<strong>mit</strong>tlern für besonders schwierige Objekte eine Sonderprämie<br />
von 1000 Euro an. Diese Prämie wird fällig, wenn das Baujahr zwischen 1970<br />
<strong>und</strong> 1979 oder vor 1920 liegt. Hier gibt es nur zwei Fälle: Sonderprämie oder nicht.<br />
42
2.5 Wichtige Funktionen<br />
Deshalb wird eine Funktion benötigt, die abhängig von einem logischen Ausdruck je<br />
einen Wert zurückgibt. Diese Funktion benötigt drei Parameter. Der erste prüft, ob eine<br />
bestimmte logische Bedingung WAHR oder FALSCH ist. Der zweite Parameter ist der<br />
Wert, der zurückgegeben wird, wenn die logische Bedingung den Wert WAHR hat <strong>und</strong><br />
der dritte Parameter ist der zurückgegebene Wert, wenn die logische Bedingung den<br />
Wert FALSCH hat. Die Syntax der WENN-Funktion lautet also:<br />
WENN(LogischerAusdruck; WAHRWert; FALSCHWert)<br />
Jeder Parameter kann ein beliebiger Ausdruck sein, sofern er beim Aufruf der Funktion<br />
ausgewertet werden kann. Insbesondere können die beiden hinteren Parameter selbst<br />
wieder WENN-Funktionen sein wie in einem der folgenden Beispiele.<br />
Im Fall der Zweitprämie wird der logische Ausdruck sehr umfangreich <strong>und</strong> lautet<br />
=WENN(ODER(JAHR(C2)
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
2.5.7 SUMMEWENN-Funktion<br />
Betrachten Sie bitte in der Abbildung 2.7 die Zellen H2 bis H4, wo die Gesamtsummen<br />
der Erlöse <strong>und</strong> Prämien nach Kategorien aufgefächert sind. Erreicht wird dies <strong>mit</strong> einer<br />
speziellen Funktion, der SUMMEWENN-Funktion. Der Name soll andeuten, dass die<br />
Einträge einer Spalte nur dann addiert werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt<br />
sind. Die Syntax dieser Funktion lautet:<br />
SUMMEWENN(AbfrageBereich;Kriterium;SummationsBereich)<br />
Dabei beschreiben die Argumente Abfragebereich <strong>und</strong> SummationsBereich Teile einer<br />
Liste, wovon das Argument SummationsBereich der Zellbereich ist, über den die Summation<br />
statt findet. Es werden aber nur diejenigen Zellen berücksichtigt, die dem Argument<br />
Kriterium entsprechen. Das Kriterium bezieht sich dabei immer auf den Parameter AbfrageBereich.<br />
Das Argument Kriterium ist also ein logischer Ausdruck, der für die Zellen<br />
des Bereichs AbfrageBereich ausgewertet wird. Nur wenn dieser Ausdruck den Wert<br />
WAHR ergibt, wird der Wert der entsprechenden Zelle in die Addition einbezogen.<br />
In unserem Beispiel sind die drei Kategorien ETW, RH <strong>und</strong> MFH vorhanden, die in<br />
der Spalte A vorkommen. Summiert wird über die Einträge in Spalte B für die Werte<br />
<strong>und</strong> in der Spalte C für die Provisionen. Für jede Kategorie soll der Gesamtwert der<br />
verkauften Objekte bestimmt werden. In der Zelle H2 steht so<strong>mit</strong> die Anweisung<br />
oder<br />
=SUMMEWENN($A$2:$A$6;$A2;B$2:B$6)<br />
=SUMMEWENN($A$2:$A$6;"ETW";B$2:B$6)<br />
Beide Ausdrücke sind gleichwertig, da der Wert der Zelle A2 gerade »ETW« ist. Nur<br />
wenn in der Spalte A des Bereichs $A$2:$A$6 »ETW« steht, wird der Wert der entsprechenden<br />
Zelle der Spalte B <strong>mit</strong> in die Summation einbezogen. Achten Sie bitte auf die<br />
Dollarzeichen, um die Bezüge bezüglich der Zeilen absolut zu machen.<br />
2.5.8 Datumsfunktionen<br />
<strong>Excel</strong> bietet eine Fülle von Funktionen im Zusammenhang <strong>mit</strong> Zeit <strong>und</strong> Datum. Einige<br />
habe ich in der folgenden Tabelle zuammengestellt.<br />
Tabelle 2.1: Datumsfunktionen<br />
Funktion Beschreibung<br />
JETZT( ) Liefert die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums <strong>und</strong> der<br />
aktuellen Uhrzeit.<br />
HEUTE( ) Gibt die fortlaufende Zahl des heutigen Datums zurück.<br />
Fortsetzung auf der nächsten Seite<br />
44
Tabelle 2.1: Datumsfunktionen<br />
Funktion Beschreibung<br />
2.5 Wichtige Funktionen<br />
DATUM(J;M;T) Gibt die fortlaufende Zahl zurück, die ein bestimmtes Datum<br />
darstellt. Es muss zunächst das Jahr J, dann der Monat<br />
M <strong>und</strong> zum Schluss der Tag T eingegeben werden.<br />
WOCHENTAG(Zahl;Typ) Wandelt eine fortlaufende Zahl in einen Wochentag um.<br />
Der Tag wird standardmäßig als ganze Zahl ausgegeben,<br />
die einen Wert von 1 (Sonntag) bis 7 (Samstag) annehmen<br />
kann. Das Ergebnis ist eine fortlaufende Zahl, die das<br />
Datum des Tages darstellt, nach dem gesucht wird. Datumsangaben<br />
müssen <strong>mit</strong>hilfe der Funktion DATUM oder<br />
als Ergebnisse anderer Formeln oder Funktionen eingegeben<br />
werden. Verwenden Sie z. B. für den 23. Mai 2008<br />
DATUM(2008;5;23). Das zweite Argument bestimmt den<br />
Rückgabetyp. Lässt man Typ weg oder setzt dessen Wert<br />
auf 1, so erhält der Sonntag die Nummer 1, der Montag<br />
die 2 bis zum Samstag <strong>mit</strong> der Nummer 7. Ist der Wert<br />
von Typ 2, so werden die Tage von Montag an gezählt, <strong>und</strong><br />
zwar von 1 bis 7. Wählt man dagegen 3 für Typ, geht es<br />
beim Montag <strong>mit</strong> der 0 los bis zum Sonntag <strong>mit</strong> 6.<br />
TAG(Zahl) Gibt den Tag eines Datums als fortlaufende Zahl zwischen<br />
1 <strong>und</strong> 31 zurück.<br />
MONAT(Zahl) Gibt den Monat eines Datums als fortlaufende Zahl zwischen<br />
1 <strong>und</strong> 12 zurück.<br />
JAHR(Zahl) Gibt das Jahr eines Datums als fortlaufende Zahl zwischen<br />
1900 <strong>und</strong> 9999 zurück.<br />
TAGE360(A;E;B) Diese Funktion hat drei Argumente A, E <strong>und</strong> B, wobei A<br />
das Ausgangsdatum, E das Enddatum <strong>und</strong> B nur WAHR<br />
oder FALSCH sein kann. In Europa sollte B immer den<br />
Wert WAHR erhalten. Berechnet wird die Anzahl der zwischen<br />
zwei E <strong>und</strong> A liegenden Tage, wobei man das Jahr<br />
in 12 Monate zu je 30 Tagen einteilt. Jedes Ausgangs- <strong>und</strong><br />
Enddatum, das auf den 31. eines Monats fällt, wird zum 30.<br />
desselben Monats. Die Monatsenden im Februar bekommen<br />
aber nicht den Wert 30, aber der Februar selbst hat 30 Tage.<br />
Lässt man den Parameter WAHR weg, oder gibt stattdessen<br />
FALSCH ein, rechnet <strong>Excel</strong> nach einer amerikanischen<br />
Methode.<br />
Wie diese Werte dann erscheinen, hängt von der eingestellten Zellenformat ab.<br />
45
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
2.5.9 Matrixfunktionen<br />
Für Matrizen stellt <strong>Excel</strong> für Vorgänge wie Multiplikation zweier Matrizen oder Finden<br />
der Inversen einer Matrix leistungsstarke Funktionen zur Verfügung. Die Matrix-<br />
Funktion MMULT <strong>mit</strong> der Syntax<br />
MMULT(A;B)<br />
gibt das Produkt der beiden Matrizen zurück. Die beiden Matrizen können als Zellbereiche<br />
wie C2:D6 oder als Matrix-Konstanten angegeben sein. Die Anzahl n der Spalten<br />
von A muss <strong>mit</strong> der Anzahl der Zeilen von B übereinstimmen. Ist A eine m · n-Matrix<br />
<strong>und</strong> B eine n · k-Matrix, so ist das Ergebnis eine m · k-Matrix, d.h. die Ergebnismatrix<br />
hat dieselbe Anzahl von Zeilen wie A <strong>und</strong> dieselbe Anzahl von Spalten wie B. Da das<br />
Ergebnis eine Matrix ist, muss die Eingabe <strong>mit</strong> der Tastenkombination Strg + ⇑ +<br />
←↪ abgeschlossen werden.<br />
Abbildung 2.8: Ergebnisse <strong>und</strong> Summe<br />
In der Abbildung 2.8 ist zu sehen, wie die Ergebnisse des Getränkehändlers <strong>mit</strong> nur<br />
einer Matrixformel berechnet werden können. Wenn Sie es nachvolziehen wollen, gehen<br />
Sie bitte wie folgt vor:<br />
46<br />
1. Markieren Sie den Bereich B2:C13 der Eingangswerte <strong>und</strong> geben im Namensfeld<br />
den Bezeichner E ein. Markieren Sie dann den Bereich D2:F13 <strong>und</strong> geben im<br />
Namensfeld den Bezeichner A ein. Als letztes soll der Bereich I2:K3 den Namen F<br />
erhalten.<br />
2. Markieren Sie dann den Bereich D2:F13 <strong>und</strong> geben im Eingabefeld die Formel
MMULT(E;F)<br />
ein.<br />
2.5 Wichtige Funktionen<br />
3. Drücken Sie dann die Tastenkombination Strg + ⇑ + ←↪ . Die Matrixbereiche<br />
sollten dann wie in Abbildung 2.8 durch Begrenzungen zu erkennen sein.<br />
Neben der Multiplikation benötigt man die Inverse <strong>und</strong> die Transponierte einer Matrix.<br />
Die Funktion MINV <strong>mit</strong> der Syntax<br />
MINV(A)<br />
gibt die Inverse A −1 der Matrix A zurück. Dazu muss A quadratisch sein, d.h. die<br />
Anzahl der Zeilen <strong>und</strong> der Spalten sind gleich.<br />
Die Funktion MTRANS <strong>mit</strong> der Syntax<br />
MTRANS(A)<br />
gibt die Transponierte B = A T der Matrix A zurück. Hat A m Zeilen <strong>und</strong> n Spalten, so<br />
hat die Transponierte n Zeilen <strong>und</strong> m Spalten <strong>und</strong> es gilt bi,j = aj,i.<br />
Die Funktion MDET <strong>mit</strong> der Syntax<br />
MDET(A)<br />
gibt den Wert der Determinante von A zurück.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
A B C D E F G H I J K L M N O<br />
A A Det(A) INDEX($A$2:$C$4;3;2)<br />
4 8 8 - 9/20 - 2/5 4/5 40 8 4 5 6<br />
5 7 11 2/5 - 1/5 - 1/10 8 7 8<br />
6 8 10 - 1/20 2/5 - 3/10 8 11 10<br />
-1<br />
A T<br />
Abbildung 2.9: Matrixoperationen<br />
Im Arbeitsblatt der Abbildung 2.9 habe ich zunächst den Bereich $A$2:$C$4 markiert<br />
<strong>und</strong> im Eingabefeld der Zelle A2 den Matrixbefehl<br />
=ZEILE() +2*SPALTE() +2*WENN(ZEILE()=SPALTE();1;0)<br />
eingegeben. In der Zelle C4 steht so<strong>mit</strong> der Wert 10 = 4 + 6, denn die Funktionen<br />
ZEILE() <strong>und</strong> SPALTE() haben die Werte 4 <strong>und</strong> 3 <strong>und</strong> sind verschieden. In der Zelle<br />
C3 steht dagen der Wert 11 = 3 + 6 + 2, denn die Funktionen ZEILE() <strong>und</strong> SPALTE()<br />
haben die Werte 3 <strong>und</strong> 3 <strong>und</strong> sind gleich, daher liefert die WENN-Funktion den Wert<br />
1. In dieser Abbildung befindet sich noch eine weitere Matrixfunktion <strong>und</strong> zwar die<br />
INDEX-Funktion.<br />
47
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
2.5.10 Die INDEX-Funktion<br />
Dies ist eine Funktion, wo<strong>mit</strong> man direkt Zugriff auf die Elemente einer Matrix hat. Die<br />
Syntax dieser Funktion lautet:<br />
INDEX(M;Z;S)<br />
<strong>und</strong> sie gibt den Wert der Zelle zurück, der in der Zeile Z <strong>und</strong> Spalte S der Matrix<br />
M steht. Die Zeilen <strong>und</strong> Spalten werden dabei von 1 anfangend durchgezählt. So<strong>mit</strong> gibt<br />
z.B. die in der Zelle B7 stehende Formel der Abbildung 2.10 von Seite 48<br />
=INDEX(Profs!$A$1:$D$6;3;2)<br />
den Wert der Zelle B3 des Arbeitsblatts, also »Lin- Algebra« wieder, denn bezogen auf<br />
die Matrix »$A$1:$D$6« ist die Zelle B3 das Element der dritten Zeile <strong>und</strong> zweiten<br />
Spalte.<br />
2.5.11 SVERWEIS-Funktion<br />
Abbildung 2.10: Matrixfunktion: SVERWEIS<br />
Betrachten Sie zunächst die Abbildung 2.10 für eine typische Anwendung dieser Funktion.<br />
Links steht die Liste der von einer fortschrittlichen neoliberalen für den Studienbetrieb<br />
vorgesehenen Module <strong>mit</strong> ihrem Kürzel, der vollständigen Bezeichnung, der Anzahl<br />
der Semesterwochenst<strong>und</strong>en (SWS) <strong>und</strong> dem zu entrichtenden Hörergeld. Von jedem Modul<br />
müssen mehrere Kurse angeboten werden, die Liste der angebotenen Kurse ist ab der<br />
Spalte F zu sehen. Es wäre daher schön, wenn nach Eintrag des Kürzels in der Kursliste<br />
die restlichen Einträge gleich <strong>mit</strong> erschienen. Dafür sorgt die SVERWEIS-Funktion. Sie<br />
hat vier Parameter <strong>und</strong> die Syntax<br />
SVERWEIS(Suchkriterium;Liste;Spaltenindex;Sortiert)<br />
Der zweite Parameter ist der Bezug auf eine Liste, in meinem Beispiel auf die im Bereich<br />
A2:D6 befindliche Liste. Dieser Bezug darf auch ein Namen sein, den man dieser Liste<br />
48
2.5 Wichtige Funktionen<br />
gegeben hat, etwa »Matrix« oder »Liste«. Die Funktion überprüft, ob der Wert in der<br />
ersten Spalte der Liste dem Argument Suchkriterium entspricht <strong>und</strong> gibt dann den in<br />
der gleichen Zeile stehenden Wert aus der als drittem Argument angegebenen Spalte der<br />
Liste zurück. Der letzte Parameter Sortiert unterrichtet <strong>Excel</strong> darüber, ob die Werte der<br />
entscheidenden ersten Spalte sortiert sind oder nicht.<br />
Wenn der Ausdruck Sortiert den logischen Wert WAHR hat, müssen die Werte in<br />
der ersten Spalte der Liste in aufsteigender Reihenfolge angeordnet werden, d.h. bei<br />
Zahlen nach Wert etwa -2, -1, 0, 1, 2, usw. <strong>und</strong> bei Text in lexikalischer Ordnung. Bei<br />
Zeichenfolgen (Texten) wird nicht nach Groß- <strong>und</strong> Kleinbuchstaben unterschieden. Hat<br />
Sortiert den Wert WAHR, liegt aber keine Sortierung vor, »gibt« so schreibt die Online-<br />
Hilfe lakonisch »SVERWEIS möglicherweise! nicht den richtigen Wert zurück. Sie können<br />
die Werte in aufsteigender Reihenfolge anordnen, indem Sie den Befehl Sortieren aus<br />
dem Menü Daten verwenden <strong>und</strong> dann Aufsteigend wählen.«<br />
Warnung<br />
Man darf den vierten Parameter weglassen, dann geht <strong>Excel</strong> aber von einer Sortierung<br />
aus! Bei nicht sortierten Daten muss man deshalb unbedingt den vierten Parameter als<br />
FALSCH angegeben, da man sonst nicht nur möglicherweise falsche Werte erhält.<br />
Weiter gibt die Online-Hilfe folgende nützliche Hinweise:<br />
• Spaltenindex ist die Spaltennummer der Liste, aus der der entsprechende Wert<br />
zurückgegeben werden muss. Ein Spaltenindex von 1 gibt den Wert der ersten<br />
Spalte der Liste zurück; ein Spaltenindex von 2 gibt den Wert der zweiten Spalte<br />
der Liste zurück usw. Wenn Spaltenindex kleiner 1 ist, gibt SVERWEIS den Fehler<br />
#WERT! zurück; wenn Spaltenindex größer als die Anzahl der Spalten der Liste<br />
ist, gibt SVERWEIS den Fehlerwert #BEZUG! zurück.<br />
• Der Parameter Sortiert ist ein logischer Wert, der angibt, ob SVERWEIS eine genaue<br />
oder eine ungefähre Entsprechung suchen soll. Wenn dieser Parameter WAHR<br />
ist oder weggelassen wird, wird eine ungefähre Entsprechung zurückgegeben, d.h es<br />
wird der größte Wert verwendet, der kleiner oder gleich Suchkriterium ist. Wenn<br />
Suchkriterium kleiner als der kleinste Wert in der ersten Spalte von Matrix ist,<br />
gibt SVERWEIS den Fehlerwert #NV zurück. Wenn der Parameter FALSCH ist,<br />
sucht SVERWEIS eine genaue Entsprechung. Wird keine Entsprechung gef<strong>und</strong>en,<br />
wird der Fehlerwert #NV zurückgegeben.<br />
Alles klar? Würde ich im Feld G2 =SVERWEIS($F2;$A$2:$D$6;6;FALSCH) eingeben,<br />
wäre #BEZUG! das Resultat, während auf =SVERWEIS($F2; $A$2:$D$6; 0; FALSCH)<br />
sogleich #WERT! folgte. Wenn ich beim Suchkriterium einen in der ersten Spalte nicht<br />
vorhandenen Wert eintippe, etwa =SVERWEIS(“fee“; $A$2:$D$6; SPALTE()-5; FALSCH),<br />
so wäre #NV die Folge. Hätte ich die erste Spalte aber zunächst sortiert <strong>und</strong> dann<br />
=SVERWEIS(“fee“; $A$2:$D$6; SPALTE()-5; WAHR) eingetippt, hätte sich <strong>Excel</strong> etwas<br />
mehr Mühe gegeben <strong>und</strong> mir »Economics« geliefert, da das Kürzel »eco« der größte<br />
Wert innerhalb der Kürzelspalte ist, der gerade noch kleiner als das Suchkriterium »fee«<br />
ist.<br />
49
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
Beachten Sie bitte meine Eingabe im Feld G2:<br />
=SVERWEIS($F2;$A$2:$D$6;SPALTE()-5;FALSCH)<br />
Ich habe den Listenbereich <strong>mit</strong> absoluten Bezügen angegeben, das Suchkriterium aber<br />
nur bezüglich der Spalte. Ebenso habe ich den Bezug auf die zweite Spalte der Liste<br />
nicht als Wert, d.h. 2, direkt, sondern über SPALTE() - 5 indirekt eingegeben. Die<br />
SPALTE-Funktion gibt von einer Zelle gerade den zugehörigen Spaltenindex zurück, bei<br />
der Spalte G so<strong>mit</strong> den Wert 7. Mit diesen Angaben kann ich am Ausfüllkästchen sowohl<br />
nach rechts als auch nach unten ziehen <strong>und</strong> erhalte immer den richtigen Eintrag.<br />
2.5.12 Die Offset-Funktion<br />
Diese Funktion <strong>mit</strong> der deutschen Bezeichnung »BEREICH.VERSCHIEBEN« gibt einen<br />
Bezug zurück, der gegenüber dem angegebenen Bezug versetzt ist. Der zurückgegebene<br />
Bezug kann eine einzelne Zelle oder ein Zellbereich sein. Sie können die Anzahl der zurückzugebenden<br />
Zeilen <strong>und</strong> Spalten festlegen. Die Syntax lautet<br />
BEREICH.VERSCHIEBEN(Bezug;Zeilen;Spalten;Höhe;Breite)<br />
50<br />
• Bezug ist der Bezug, der als Ausgangspunkt des Verschiebevorgangs dienen soll.<br />
Bezug muss ein Bezug zu einer Zelle oder einem Bereich aus angrenzenden Zellen<br />
sein. Andernfalls gibt »BEREICH.VERSCHIEBEN« den Fehlerwert »#WERT!«<br />
zurück.<br />
• Zeilen ist die Anzahl der Zeilen, um die Sie die obere linke Eckzelle des Bereiches<br />
nach oben oder nach unten verschieben möchten. Entspricht das Argument Zeilen<br />
beispielsweise 5, bedeutet dies, dass die obere linke Ecke des neuen Bezugs fünf<br />
Zeilen unterhalb von Bezug liegt. Das Argument Zeilen kann sowohl einen positiven<br />
(unterhalb des Ausgangsbezugs liegen) als auch einen negativen Wert annehmen<br />
(oberhalb des Ausgangsbezugs liegen).<br />
• Spalten ist die Anzahl der Spalten, um die Sie die obere linke Eckzelle des Bereiches<br />
nach links oder nach rechts verschieben möchten. Ist das Argument Spalten<br />
beispielsweise gleich 5, so bedeutet dies, dass die obere linke Ecke des neuen Bezugs<br />
fünf Spalten rechts von Bezug liegt. Spalten kann sowohl einen positiven (rechts<br />
des Ausgangsbezugs liegen) als auch einen negativen Wert annehmen (links des<br />
Ausgangsbezugs liegen).<br />
• Höhe ist die Höhe des neuen Bezugs in Zeilen. Für Höhe muss ein positiver Wert<br />
angegeben werden.<br />
• Breite ist die Breite des neuen Bezugs in Spalten. Für Breite muss ein positiver<br />
Wert angegeben werden.
2.5 Wichtige Funktionen<br />
Fehlt das Argument Höhe oder Breite, geht <strong>Excel</strong> davon aus, dass der neue Bezug dieselbe<br />
Höhe oder Breite wie Bezug hat.<br />
Durch die Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN werden weder Zellen verschoben,<br />
noch wird die jeweilige Markierung aufgehoben. Es wird lediglich einen Bezug zurückgegeben.<br />
BEREICH.VERSCHIEBEN kann in Verbindung <strong>mit</strong> jeder Funktion eingesetzt<br />
werden, die als Argument einen Bezug erwartet. Die Formel<br />
=SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(C3;1;2;3;2))<br />
berechnet das Gesamtergebnis eines 3 Zeilen <strong>und</strong> 2 Spalten umfassenden Bereichs, der<br />
sich 1 Zeile unterhalb <strong>und</strong> 2 Spalten rechts der Zelle C3 befindet. Sinnvoll ist dieses<br />
Beispiel nicht, da dasselbe auch durch<br />
=SUMME(E4:F6)<br />
erreicht werden kann.<br />
Im folgenden Arbeitsblatt finden Sie ein sinnvolleres Beispiel.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U<br />
Zahlen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20<br />
UG 4<br />
OG 8<br />
Summe 30<br />
Abbildung 2.11: Die Offset-Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN<br />
Rechnet dynamisch Teilsummen aus, hier von 4 bis 8, den Inhalten der Zellen B3 <strong>und</strong><br />
B4.<br />
2.5.13 Operatoren<br />
=SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(A1;0;B3;1;B4-B3+1))<br />
In Formeln werden so genannte Operatoren eingesetzt, um die Elemente der Formel<br />
zu verbinden. Die arithmetischen Operatoren dienen der Addition (+), Subtraktion (-),<br />
Multiplikation (*), Division (/)<strong>und</strong> Potenzierung, wobei letztere durch das ˆ(Caretzeichen)<br />
erfolgt, wie in 4ˆ3.<br />
Die aritmetischen Operatoren verbinden Zahlen <strong>und</strong> haben Zahlen als Ergebnis. Das<br />
unterscheidet sie von den Vergleichsoperatoren, die zwar Zahlen vergleichen, aber die<br />
logischen Ergebnisse FALSCH oder WAHR liefern. Es gibt insgesamt sechs Vergleichsoperatoren,<br />
nämlich Abfragen auf Gleichheit (=), Ungleichheit (), Größer (>) <strong>und</strong><br />
Kleiner (=) <strong>und</strong> Kleiner-Gleich (
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
2.6 Matrix-Konstante<br />
In der Regel befinden sich Matrizen auf einem Arbeitsblatt <strong>und</strong> werden in Formeln<br />
durch den Bezug oder einen Namen angesprochen. Es ist aber auch möglich, in Formeln<br />
Matrizen zu verwenden, die nicht auf einem Arbeitsblatt stehen, so genannte Matrix-<br />
Konstante. Eine Matrix-Konstante wird durch geschweifte Klammern gekennzeichnet,<br />
dann werden die Elemente der ersten Zeile angegeben, die Elemente werden durch einen<br />
Punkt(.) getrennt. Das Ende einer Zeile wird durch das Semikolon angezeigt. Will man<br />
etwa die Inverse der Matrix<br />
<br />
1 2<br />
V = .<br />
3 4<br />
im Bereich C2:D3 anzeigen, muss dieser Bereich zunächst markiert werden <strong>und</strong> dann in<br />
die Eingabezeile die Matrixformel<br />
=MINV({1.2;3.4})<br />
geschrieben <strong>und</strong> <strong>mit</strong> Strg + ⇑ + ←↪ in Kraft gesetzt werden. Dann erscheint das<br />
Ergebnis<br />
V −1 <br />
−2<br />
=<br />
1, 5<br />
<br />
1<br />
.<br />
−0, 5<br />
im Bereich C2:D3.<br />
Also immer daran denken, dass die Eingabe von Matrix-Konstanten zeilenweise erfolgt,<br />
innerhalb einer Zeile die Elemente durch Punkte <strong>und</strong> Zeilen durch Strichpunkte getrennt<br />
sind!<br />
2.7 Formelüberwachung<br />
In den Zellen erscheinen nicht die Formeln, sondern die Ergebnisse. Manchmal möchte<br />
man aber einen Überblick über die eingesetzten Formeln haben. Daran haben auch die<br />
Entwickler von <strong>Excel</strong> gedacht <strong>und</strong> einen Schalter zwischen den beiden Ansichten, also<br />
Inhalte oder Formeln eingerichtet.<br />
»Drücken Sie<br />
Strg + ’ (Graviszeichen) oder Strg + #<br />
oder die Befehlsfolge Extras|Formelüberwachung|Formelauswertung, so werden<br />
nicht mehr die Werte der Zellen, sondern deren Formeln angezeigt.« heißt es dazu<br />
in der Hilfe.<br />
2.8 Namen<br />
Zellen wie E9 <strong>und</strong> Bereiche wie B2:D4 können direkt durch ihren Bezug angegeben<br />
werden. Allerdings kann man Anweisungen leichter verstehen, wenn bestimmte wichtige<br />
Zellen oder Bereiche <strong>mit</strong> Namen versehen sind. Diese Namen bleiben auch dann erhalten,<br />
52
2.8 Namen<br />
wenn Zeilen oder Spalten neu eingefügt oder bestehende gelöscht werden. Hat z.B. die<br />
Zelle B2 den Namen »x2«, so wird nach Einfügung einer neuen Zeile dieser Name auf die<br />
Zelle B3 übertragen. Die Namensgebung erfolgt direkt über das Namensfeld oder einen<br />
Dialog.<br />
2.8.1 Bezeichner für Namen<br />
Die Namensgebung muss sich an bestimmte Regeln halten. Jeder Name muss <strong>mit</strong> einem<br />
Buchstaben anfangen. Danach sind Ziffern, Unterstriche <strong>und</strong> der Punkt erlaubt, aber<br />
sonst keine weiteren Sonderzeichen wie Komma oder Strichpunkt oder das Leerzeichen.<br />
Trennungen werden durch den Unterstrich oder den Wechsel zwischen großen <strong>und</strong> kleinen<br />
Buchstaben angedeutet, also »UmsatzBier« oder »Gewinn_Bier«. Bedenken Sie dabei,<br />
dass <strong>Excel</strong> anders als etwa die Programmiersprache C nicht zwischen großen <strong>und</strong> kleinen<br />
Buchstaben unterscheidet.<br />
2.8.2 Namensdefinition über das Namensfeld<br />
Für die Namensgebung muss zunächst der entsprechende Zellbereich markiert werden,<br />
also eine einzelne Zelle, ein Rechteckbereich oder eine Mehrfachmarkierung. Dann trägt<br />
man im Namensfeld am linken Ende der Bearbeitungsleiste den gewünschten Namen ein<br />
<strong>und</strong> drückt die Eingabetaste. Der gewählte Namen wird jetzt innerhalb des Namensfeldes<br />
aufgelistet.<br />
2.8.3 Verwendung von Namen im Namensfeld<br />
Ein großer Vorteil von Namen besteht darin, dass benammte Zellen leicht über das<br />
Namensfeld zu finden sind. Über den Pfeil des Namensfelds öffenet sich eine Liste aller<br />
Namen der Arbeitsmappe. Durch Anklicken springt der Cursor in die entsprechende<br />
Zelle oder in den Bereich.<br />
2.8.4 Namen definieren über Dialog<br />
Die Namensgebung kann natürlich auch über das Menüsystem erfolgen. Über die Befehlsfolge<br />
Einfügen|Namen|Definieren. . . oder durch Strg + F3 öffnet sich der<br />
rechte Dialog der Abbildung 2.12. Hier müssen Sie im Eingabefeld »Namen in der Arbeitsmappe«<br />
den Namen wählen <strong>und</strong> im Eingabefeld »Bezieht sich auf:» den Bezug<br />
eingegeben. Hier steht bereits eine Vorgabe, falls Sie vor Aufruf des Dialogs schon einen<br />
Bereich markiert hatten. Sie können das aber natürlich jetzt noch ändern. Zum Schluss<br />
bitte nicht vergessen, die Schaltfläche »Hinzufügen« zu drücken.<br />
Namen können über diesen Dialog auch wieder gelöscht werden, wobei dann die Schaltfläche<br />
»Löschen« zu drücken ist.<br />
53
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
Abbildung 2.12: Zwei Dialoge für Namen<br />
2.8.5 Namen aus Überschriften übernehmen<br />
Sehr oft tritt der Fall auf, dass die Namen für eine ganze Spalte gelten <strong>und</strong> <strong>mit</strong> der Überschrift<br />
übereinstimmen sollen. In der Abbildung 2.12 von Seite 54 ist dies beispielhaft<br />
zu sehen. Die Spaltenüberschriften sollen auch die Namensgeber für die zugeordneten<br />
Namen seien. Dies erfolgt in drei Schritten:<br />
1. Legen Sie zunächst die Überschriften an <strong>und</strong> markieren dann den gewünschten<br />
Bereich. In der Abbildung 2.12 von Seite 54 sind dies die ersten fünf Spalten.<br />
2. Über die Befehlsfolge Einfügen|Namen|Erstellen. . . öffnet sich der linke Dialog<br />
der Abbildung 2.12. Drücken Sie dann »OK«.<br />
3. Durch Strg + F3 öffnet sich der Dialog »Namen definieren«, wo sie sich davon<br />
überzeugen können, dass <strong>Excel</strong> die Namen wie gewünscht angelegt hat.<br />
In diesem Beispiel wurden fünf Namen angelegt, die sich auf die Spalten A bis E beziehen.<br />
Der Name »k« steht dabei in jeder Zeile für die Zelle der Spalte A dieser Zeile. In<br />
der zweiten Zeile kann ich statt dem Bezug auf B2 den Namen »Tag« verwenden <strong>und</strong><br />
entsprechend C2 durch »Monat« <strong>und</strong> D2 durch »Jahr« ersetzen. Dies gilt sinngemäß für<br />
alle weiteren Zeilen.<br />
2.8.6 Gültigkeit von Namen<br />
Sie können einer Zelle oder einem Bereich auch zwei Namen zuordnen, dürfen aber<br />
niemals einen Namen für unterschiedliche Bereiche verwenden. Namen sind innerhalb<br />
der gesamten Arbeitsmappe gültig <strong>und</strong> bekannt.<br />
Sie dürfen Namen aber auch auf Arbeitsblätter beschränken, dann muss dem Namen<br />
der Bezeichner des Arbeitsblatts <strong>und</strong> ein Ausrufezeichen vorangestellt werden, also etwa<br />
»Tabelle1!Gewinn«. Jetzt darf der Bezeichner »Gewinn« auch für ein anderes Arbeitsblatt<br />
verwendet werden, sinnvoll ist das allerdings selten.<br />
54
2.8.7 Verwendung von Namen in Formeln<br />
Abbildung 2.13: Bezüge durch Namen ersetzen<br />
2.8 Namen<br />
Das Arbeitsblatt soll offensichtlich eine Liste von aufeinander folgenden Datumsangaben<br />
erstellen <strong>und</strong> in der Spalte E immer den Wochentag als Kürzel angegeben. In der<br />
ersten Spalte werden die Tage vom Anfangstag an durchnummeriert. Das erledigt in der<br />
Zelle A2 die Formel<br />
=ZEILE()-1<br />
In die Zellen B2, D2 <strong>und</strong> E2 trage ich das gewünschte Anfangsdatum ein, hier für den<br />
1.10.2009 die Werte 1, 10 <strong>und</strong> 2009.<br />
Die Formel für die Zelle E2 ist ein wenig trickreich:<br />
=INDEX({"So"."Mo"."Di"."Mi"."Do"."Fr"."Sa"};<br />
1;WOCHENTAG(DATUM(D2;C2;B2)))<br />
Ich habe die Namen der Kürzel als Matrixkonstante zusammengefasst, wobei hier Gänsefüßchen<br />
nötig sind, da es sich um Text handelt. Diese Matrix wird von <strong>Excel</strong> als<br />
Matrix <strong>mit</strong> einer Zeile <strong>und</strong> sieben Spalten angesehen, der Zugriff erfolgt über die INDEX-<br />
Funktion, wobei der Spaltenindex durch die Formel<br />
WOCHENTAG(DATUM(D2;C2;B2))<br />
bestimmt wird, während der Zeilenindex immer 1 ist.<br />
Nun habe ich aber für die Einträge der Spalten mühsam Namen erstellt, <strong>und</strong> diese<br />
werde ich jetzt zunächst für die Zelle E2 verwenden. Dazu werden die Bezüge D2, C2<br />
<strong>und</strong> B2 durch die definierten Namen »Jahr«, »Monat« <strong>und</strong> »Tag« ersetzt:<br />
55
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
=INDEX("So"."Mo"."Di"."Mi"."Do"."Fr"."Sa";<br />
1;WOCHENTAG(DATUM(Jahr;Monat;Tag)))<br />
Da<strong>mit</strong> sind nun die Bezüge der Zelle E2 durch Namen ersetzt <strong>und</strong> die zweite Zeile sowie<br />
die erste Spalte gestaltet.<br />
In den Zellen der drei <strong>mit</strong>tleren Spalten stehen in der zweiten Zeile nur Konstanten.<br />
In der dritten Zeile stehen in den Zellen B3, C3 <strong>und</strong> D3 folgende Formeln :<br />
= TAG(DATUM(B2;C2;D2)+1)<br />
= MONAT(DATUM(B2;C2;D2)+1)<br />
= JAHR(DATUM(B2;C2;D2)+1)<br />
Jetzt kann die Formel der Zelle E2 am Ausfüllkästchen um eine Zeile nach unten gezogen<br />
werden. Dann wird der Bereich B3:E3 markiert am Ausfüllkästchen der Zelle E3 durch<br />
Doppelklick genau so weit nach unten wie die Spalte A erweitert. Da<strong>mit</strong> ist die gestellte<br />
Aufgabe zwar gelöst, aber es sind noch nicht alle Bezüge durch Namen ersetzt. Ich<br />
werde jetzt zeigen, wie man Namen definieren muss, die sich auf Zellen beziehen, die<br />
eine Zeile oberhalb stehen, <strong>und</strong> zwar für das ganze Arbeitsblatt! Da<strong>mit</strong> wird es möglich<br />
zum Namen »Tag« einen Namen »Vortag« einzuführen.<br />
2.8.8 Bezugsart von Namen<br />
In der Regel sind die Bezüge der Namen absolut, für den Namen »k« hat <strong>Excel</strong> den<br />
Bezug<br />
=Tabelle1!A2:A65536<br />
eingerichtet, da ich die ganze erste Spalte markiert hatte.<br />
In ganz seltenen Fällen kann es sinnvoll sein, Namen relative Bezüge zuzuordnen. In<br />
der Abbildung 2.12 von Seite 54 ist so ein Fall gezeigt. Der gerade neu erstellte Name<br />
»Vortag« hat den gemischten Bezug<br />
=Tabelle1!$B2<br />
d.h. die Spalte ist absolut <strong>und</strong> die Zeile relativ. Wichtig ist dabei, welche Zelle gerade<br />
aktiv war, in meinem Fall die Zelle B3, also die Zelle direkt unter B2. Da<strong>mit</strong> bezieht<br />
sich der Name »Vortag« von jetzt an immer auf die Zelle, die in der Spalte B eine Zeile<br />
oberhalb steht. Ist also die Zelle F12 aktiv, so gibt die Formel<br />
=Vortag<br />
der Zelle F12 den Wert der Zelle B11. Das klappt aber nur, wenn beim Erstellen des<br />
Namens »Vortag« die Zelle B3 aktiv war.<br />
Ich habe noch die weiteren Namen »Vormonat« <strong>und</strong> »Vorjahr« definiert. Bei »Vormonat«<br />
war die Zelle C3 aktiv <strong>und</strong> als Bezug wurde<br />
=Tabelle1!$C2<br />
bestimmt. Die Einrichtung von »Vorjahr« sollten Sie nun selbst bewerkstelligen können.<br />
56
2.8.9 Ersetzen von Bezügen durch Namen<br />
2.9 <strong>Excel</strong>-Solver<br />
Nun möchte ich auch die neuen Namen in den Formeln übernehmen. Sucht man in der<br />
Hilfe nach dem Stichwort »Ersetzen von Zellbezügen in Formeln durch Namen«, erhält<br />
man folgende Ratschläge:<br />
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:<br />
1. Markieren Sie den Zellbereich, der die Formeln enthält, deren Bezüge durch Namen<br />
ersetzt werden sollen.<br />
2. Markieren Sie eine einzelne Zelle, um bei allen Formeln im Arbeitsblatt die Bezüge<br />
in Namen zu ändern.<br />
Zeigen Sie im Menü Einfügen auf Namen, <strong>und</strong> klicken Sie dann auf Übernehmen<br />
. . . . Dann öffnet sich der in der Abbildung 2.13 auf Seite 55 gezeigte Dialog. Klicken Sie<br />
im Feld »Namen übernehmen« auf einen oder mehrere Namen.<br />
In der Abbildung 2.13 auf Seite 55 habe ich diese Anweisungen befolgt. Zunächst<br />
wurde die Zelle D3 aktiviert, in der die Anweisung<br />
=JAHR(DATUM(D2;C2;B2)+1)<br />
steht. Dann habe ich im Dialog »Namen Übernehmen« Feld »Namen übernehmen« die<br />
Einträge »Vortag«, »Vormonat« <strong>und</strong> »Vorjahr« markiert <strong>und</strong> abschließend die Schaltfläche<br />
»Übernehmen« gedrückt. Danach wurden von <strong>Excel</strong> in allen Formeln die Bezüge<br />
auf Zellen, die den ausgewählten Namen entsprechen, durch die Namen ersetzt. Von der<br />
dritten Zeile angefangen, stehen in den Zellen der Spalten A bis E nun die Formeln:<br />
= ZEILE()-1<br />
2.9 <strong>Excel</strong>-Solver<br />
= TAG(DATUM(Vorjahr;Vormonat;Vortag)+1)<br />
= MONAT(DATUM(Vorjahr;Vormonat;Vortag)+1)<br />
= JAHR(DATUM(Vorjahr;Vormonat;Vortag)+1)<br />
= INDEX({"So";"Mo";"Di";"Mi";"Do";"Fr";"Sa"};<br />
WOCHENTAG(DATUM(Jahr;Monat;Tag));1)<br />
Der Solver ist ein so genanntes Add-In, also ein zusätzliches benutzerdefiniertes Werkzeug,<br />
das in diesem Fall aber von Microsoft selber geliefert wird. Im Menü Extras gibt<br />
es den Befehl Add-Ins <strong>mit</strong> allen verfügbaren Add-Ins. Wenn das gewünschte Add-In<br />
nicht im Feld »Verfügbare Add-Ins« angezeigt wird, klicken Sie auf Durchsuchen, um<br />
das Add-In zu suchen. Wenn Sie das Add-In für den Solver richtig installiert haben,<br />
muss im Menü Extras der Befehl Solver dabei sein. Ist das nicht der Fall, muss das<br />
Features <strong>mit</strong>hilfe des Setup-Programms nachinstalliert werden. Der Solver maximiert<br />
57
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
oder minimiert eine Zielfunktion unter Nebenbedingungen. Betrachten Sie bitte folgendes<br />
Problem<br />
Max. G = − (x − 3) 2 − (y − 2) 2 + 5<br />
u. d. Nb. x + y ≥ 3<br />
x 2 + y 2 ≤ 9<br />
x, y ≥ 0<br />
Auch dieses Problem kann <strong>Excel</strong> knacken, <strong>und</strong> zwar <strong>mit</strong> dem Dialog der Abbildung 2.14.<br />
Abbildung 2.14: Der Solverdialog<br />
Hier gibt es zwei unabhängige Variablen x <strong>und</strong> y <strong>und</strong> zwei Nebenbedingungen, wozu<br />
noch die Nebenbedingungen x, y ≥ 0 kommen. Für jede unabhängige Variable muss eine<br />
Zelle eingerichtet werden, dies seien A1 <strong>und</strong> B1. Die Werte sind zunächst beliebig, ich<br />
setze 4 <strong>und</strong> 5 ein, siehe Abbildung 2.14. Dann muss für die Zielfunktion <strong>und</strong> für jede<br />
Nebenbedingung eine Zelle eingerichtet werden. Ich nehme für die Zielfunktion die Zelle<br />
C1 <strong>und</strong> schreibe sie als Formel:<br />
= -((A1-3)ˆ2) - ((B1-2)ˆ2) + 5<br />
Das gleiche führe ich für die rechten Seiten der Nebenbedingungen durch. Die erste<br />
Nebenbedingung schreibe ich als Formel in die Zelle C4, <strong>und</strong> die zweite in die Zelle C5:<br />
58
= A1 + B1<br />
=A1ˆ2 + B1ˆ2<br />
2.10 Zielwertsuche<br />
Nun rufe ich den Solverdialog auf, siehe Abbildung 2.14. Ich entscheide mich für die Art<br />
des Extremums, also »Max« oder »Min«. Im Feld »Veränderbare Zellen« werden die die<br />
Namen der veränderbaren Zellen eingetragen, hier als der Bereich A1:B1. Dann wird die<br />
Zielzelle angegeben, hier ist das die Zelle C1. Als letztes werden die Nebenbedingungen<br />
hinzugefügt. Dazu muss die entsprechende Schaltfläche gedrückt werden. Es erscheint<br />
ein kleiner Dialog, in dem eine Nebenbedingung eingetragen werden kann. Insgesamt<br />
sind vier Nebenbedingungen hinzuzufügen, die beiden eigentlichen Nebenbedingungen<br />
<strong>und</strong> die Nichtnegativitätsbedingungen, für die ich die unabhängigen Variablen A1 <strong>und</strong><br />
B1 selbst nehme.<br />
Um die Nebenbedingung zu übernehmen <strong>und</strong> eine weitere hinzuzufügen, klicken Sie<br />
auf »Hinzufügen«. Um die Nebenbedingung zu übernehmen <strong>und</strong> zum Dialogfeld Solver-<br />
Parameter zurückzukehren, klicken Sie auf »OK«. Die Nebenbedingungen können über<br />
die entsprechenden Schaltflächen gelöscht oder verändert werden.<br />
Im <strong>Excel</strong>-Tabellenblatt habe ich diesmal nicht die Werte, sondern die Formeln eingetragen.<br />
Die Umschaltung zwischen Werten <strong>und</strong> Formeln erfolgt über Strg + #<br />
.<br />
Dieses Problem hat übrigens die exakte Lösung x = 81/13 <strong>und</strong> y = 324/117.<br />
Können Sie das begründen?<br />
2.10 Zielwertsuche<br />
Sehr oft müssen Gleichungen wie<br />
x 2 − 2x − 3 = 0<br />
gelöst werden. Für quadratische Gleichungen wie diese gibt es geschlossene Lösungsformeln,<br />
aber schon Gleichungen wie<br />
x 5 − 2x 3 − 3 = 0<br />
sind nur noch numerisch zu lösen. Gleichungen tauchen sehr oft auf. Sei etwa der erste<br />
Schnittpunkt nach dem Nullpunkt der Graphen der Funktionen x ↦→ 2x <strong>und</strong> x ↦→ tan x<br />
gesucht, so führt dies auf die Gleichung<br />
tan x − 2x = 0. (2.1)<br />
Auch dafür hat <strong>Excel</strong> eine Lösung, die sich Zielwertsuche nennt.<br />
Im Menü Extras gibt es den Menüpunkt Zielwertsuche, der den abgebildeten<br />
kleinen Dialog öffnet. Sie müssen eine beliebige Zelle für den Zielwert angegeben, hier<br />
ist es die Zelle B1 <strong>mit</strong> der Formel der zu lösenden Gleichung, wobei das mathematische<br />
x durch eine beliebige Zelle zu ersetzen ist, ich habe A1 gewählt. In diese Zelle muss ich<br />
nun einen geeignete Näherung für die Lösung einsetzen, ich habe es <strong>mit</strong> 1 versucht. Da<br />
59
2 Formeln <strong>und</strong> Funktionen<br />
die Gleichung (2.1) neben der trivialen Lösung A1=0 unendlich viele Lösungen hat, muss<br />
der Ausgangswert nahe an der gesuchten Lösung sein. In die Zielwertzelle B2 kommt nun<br />
die Formel<br />
=TAN(A1)-2*A1<br />
Dann wird wie beschrieben der Zielwertdialog geöffnet <strong>und</strong> zunächst der gewünschte Zielwert,<br />
also 0, eingetragen. Die veränderbare Zelle ist hier die Zelle A1. Nach der Zielwertsuche<br />
steht in dieser Zelle dann die von <strong>Excel</strong> gef<strong>und</strong>ene Lösung x = 1, 16556118520721.<br />
60<br />
Abbildung 2.15: Zielwertsuche
3 Diagramme<br />
3.1 Vorrausetzungen<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
A B C D E F G H I J K L<br />
11.000<br />
Säulendiagramm<br />
Exp. Linear<br />
1999 5.000,00 5.000,00<br />
2000 5.400,00 5.400,00<br />
10.000<br />
2001 5.832,00 5.800,00<br />
9.000<br />
2002 6.298,56 6.200,00<br />
8.000<br />
Exp. 2003 6.802,44 6.600,00<br />
7.000<br />
Linear 2004 7.346,64 7.000,00<br />
2005 7.934,37 7.400,00<br />
6.000<br />
2006 8.569,12 7.800,00<br />
5.000<br />
2007 9.254,65 8.200,00<br />
4.000<br />
2008 9.995,02 8.600,00<br />
Kapital [€]<br />
1999<br />
2000<br />
2001<br />
2002<br />
2003<br />
2004<br />
Bier 1 Limo 0,5<br />
Zeit [Jahr]<br />
2005<br />
2006<br />
2007<br />
2008<br />
Abbildung 3.1: Ein Säulendiagramm<br />
Mit <strong>Excel</strong> lassen sich erstellte Daten in großer Vielfalt grafisch durch so genannte<br />
Diagramme darstellen. Diagramme bilden bestimmte Bereiche eines Arbeitsblatts ab<br />
<strong>und</strong> bleiben da<strong>mit</strong> verb<strong>und</strong>en, so dass jede Änderung dieser Daten sich sofort auch auf<br />
das zugeordnete Diagramm auswirkt. Diagramme können wie in Abbildung 3.1 in einem<br />
bestehenden Arbeitsblatt eingebettet oder in einem gesonderten Arbeitsblatt, einem so<br />
genannten Diagrammblatt abgebildet werden.<br />
Die zu einem Diagramm gehörenden Daten liegen meist in Form einer Liste vor.<br />
Eine Liste ist ein zusammenhängender rechteckiger Bereich <strong>mit</strong> Überschriften <strong>und</strong> den<br />
zugehörigen Daten, den so genannten Datenreihen. Meistens stehen die Datenreihen in<br />
Spalten, jede Spalte hat eine Überschrift <strong>und</strong> es gibt mehr Datensätze als Datenreihen.<br />
Die Liste des Diagramms der Abbildung 3.1 steht im Bereich J1:L11.<br />
Man darf die Daten aber auch wie in Abbildung 3.6 genau umgekehrt anordnen, also<br />
die Überschriften in einer Spalte <strong>und</strong> die Datenreihen in Zeilen.<br />
In der Abbildung 3.1 ist der Standardfall zu sehen. Die Einträge der ersten Spalte werden<br />
von <strong>Excel</strong> als Rubriken bezeichnet <strong>und</strong> auf der horizontalen Achse, also der x-Achse<br />
aufgetragen, während erst die nächsten Spalten als Datenreihen aufgefasst werden. Die<br />
in einer Zeile stehenden Werte der Rubrik <strong>und</strong> der zugehörigen Datenreihe bilden die<br />
Datenpunkte. Diese werden je nach Diagrammtyp unterschiedlich dargestellt.<br />
61
3 Diagramme<br />
Hinweis<br />
<strong>Excel</strong> fasst die erste Spalte bzw. Zeile immer als Rubriken auf, wenn wie in der Abbildung<br />
3.1 hier keine Überschrift vorhanden ist.<br />
Die Liste der Daten zeigt die Entwicklung eines <strong>mit</strong> 8% Jahreszins angelegten Anfangskapitals<br />
von 5000 e, die Verzinsung erfolgt in der Spalte K <strong>mit</strong> Zinseszinsen <strong>und</strong> in der<br />
Spalte L <strong>mit</strong> einfacher Verzinsung. Erstellt wurden die drei Spalten der Liste <strong>mit</strong> dem<br />
Reihendialog. Für die als Rubriken dienenden Jahre wurde als »Typ« linear <strong>und</strong> als »Inkrement«<br />
1 gewählt. Für die einfache Verzinsung nahm ich ebenfalls den »Typ« linear<br />
<strong>und</strong> das »Inkrement« 400, da 8 % von 5000 gerade 400 ist. Die <strong>mit</strong>tlere Datenreihe <strong>mit</strong><br />
der exponentiellen Verzinsung hat als »Typ« geometrisch <strong>und</strong> als »Inkrement« 1,08.<br />
3.2 Der Diagramm-Assistent<br />
Abbildung 3.2: Der Diagrammassistent, Schritt 1<br />
Zunächst müssen Sie also immer die Daten, die im Diagramm dargestellt werden sollen,<br />
in Form einer Liste erzeugen <strong>und</strong> markieren, im ersten Diagramm also den Bereich<br />
J1:L11. Dann <strong>und</strong> rufen Sie den Diagramm-Assistenten auf, der Sie beim Prozess<br />
der Diagramm- <strong>und</strong> Optionenauswahl durch vier nachfolgende Dialoge unterstützt, den<br />
62
3.2 Der Diagramm-Assistent<br />
ersten sehen Sie in der Abbildung 3.2. Der Diagramm-Assistent lässt sich auf zwei Arten<br />
ins Spiel bringen:<br />
1. Über das entsprechende Symbol der Symbolleiste »Standard«. Schauen Sie bitte<br />
auf die Abbildung 1.1, dort ist das Symbol für die Erstellung von Grafiken ausgewiesen.<br />
Mit einiger Phantasie stellt das Symbol eine Grafik <strong>mit</strong> Säulendiagramm<br />
dar.<br />
2. Sie kommen aber auch über die Befehlsfolge Einfügen|Diagramm. . . zum Ziel.<br />
3. In <strong>Excel</strong> 2007 .<br />
Im ersten Schritt trifft man die Auswahl für den »Typ« <strong>und</strong> »Untertyp«, siehe Abbildung<br />
3.2.<br />
Der Dialog des zweiten Schritts zeigt nochmals die abzubildenden Datenreihen. Ich<br />
werde diesen Dialog später abbilden.<br />
Der Dialog des dritten Schritts zeigt eine Vorschau auf das Ergebnis. Außerdem müssen<br />
Sie eine Fülle von Entscheidungen treffen:<br />
Abbildung 3.3: Der Diagrammassistent, Schritt 3<br />
Sie erkennen einen Dialog <strong>mit</strong> sechs Registern. Im Register »Titel« werden u.a. die<br />
Überschrift <strong>und</strong> die Achsenbeschriftungen bestimmt. Die beiden nächsten Register kann<br />
man zunächst übergehen, ich entscheide mich im Register »Legende«, die Legende rechts<br />
neben das Diagramm zu setzen. Da wir nur zwei Datenreihen haben, besteht die Legende<br />
auch nur aus zwei Teilen, »Exp.« <strong>und</strong> »Linear«, also den Überschriften der Datenreihen.<br />
63
3 Diagramme<br />
Im vierten <strong>und</strong> letzten Schritt müssen Sie entscheiden, ob das Diagramm in einem<br />
eigenen Blatt erscheint oder Teil des Tabellenblatts ist, von dem die Daten stammen,<br />
auch dieser Dialog ist nicht abgebildet.<br />
3.3 Nachbereitung<br />
Nur selten ist ein vom Diagramm-Assistenten erstelltes Diagramm so richtig schön. Zum<br />
Glück lässt es sich aber vielfältig nachbearbeiten. Das kann über Befehle des Menüs<br />
Diagramm oder durch Kontextmenüs erfolgen.<br />
Das Diagramm besteht aus einzelnen Objekten wie Diagramm- <strong>und</strong> Zeichnungsfläche,<br />
den Größenachsen <strong>und</strong> natürlich den Datenreihen selbst. Die Objekte erkennt man, wenn<br />
man <strong>mit</strong> der Maus darüber streicht, denn dann taucht ein Kästchen <strong>mit</strong> der Bezeichnung<br />
des Objekts auf. Dazu braucht es manchmal etwas Geduld, da die Objekte oft eng<br />
nebeneinander liegen. Auf die vier wichtigsten Objekte möchte ich eingehen.<br />
3.3.1 Die Diagrammfläche<br />
Die Diagrammfläche ist die gesamte Fläche des Diagramms, in deren Mitte sich die<br />
Zeichnungsfläche <strong>mit</strong> dem eigentlichen Diagramm befindet. Zur Aktivierung des entsprechenden<br />
Kontextmenüs müssen sie den Mauszeiger also außerhalb der Zeichnungsfläche<br />
platzieren. Das Kontextmenü enthält in der Version <strong>Excel</strong> 2003 u.a. die Befehle<br />
• Diagrammfläche formatieren. . .<br />
• Diagrammtyp. . .<br />
• Datenquelle. . .<br />
• Diagrammoptionen. . .<br />
Der erste Befehl führt zu einem Dialog, wo<strong>mit</strong> man das Aussehen der Diagrammfläche<br />
gestalten kann. Im Register »Muster« kann man wie gut in der Abbildung 3.6 zu<br />
erkennen ist die Ecken abr<strong>und</strong>en, Schattierungen erzeugen, den Hintergr<strong>und</strong> einfärben<br />
<strong>und</strong> Fülleffekte erzielen, also fließende farbliche Übergänge von hell nach dunkel.<br />
Die drei nächsten Befehle führen jeweils zu einem Dialog des Diagrammassistenten<br />
zurück, <strong>und</strong> zwar Diagrammtyp zurück zum Schritt 1, Datenquelle zum Schritt 2<br />
<strong>und</strong> Diagrammoptionen zum Schritt 3.<br />
3.3.2 Lage des Diagramms<br />
Bei einem eingebetteten Diagramm ist die Lage <strong>und</strong> Größe normalerweise nicht fixiert,<br />
es ändert seine Gestalt wie die Zellen, worauf es liegt. Meistens ist das unerwünscht <strong>und</strong><br />
kann so<strong>mit</strong> auch verhindert werden. Die Hilfe weist den Weg:<br />
64
3.3 Nachbereitung<br />
1. Bei einem eingebetteten Diagramm markieren Sie die Diagrammfläche, indem Sie<br />
auf die leere Fläche zwischen dem Diagrammrahmen <strong>und</strong> der Zeichnungsfläche<br />
klicken.<br />
2. Klicken Sie im Menü Format auf den Befehl Diagrammfläche formatieren.<br />
. . oder verwenden nur Strg + 1 , <strong>und</strong> klicken dann auf die Registerkarte<br />
»Eigenschaften.«<br />
3. Wählen Sie unter »Objektpositionierung« eine der folgenden Optionen aus: »Nur<br />
von Zellposition abhängig« oder »Von Zellposition <strong>und</strong> -größe unabhängig«.<br />
3.3.3 Die Zeichnungsfläche<br />
Das Kontextmenü enthält in der Version <strong>Excel</strong> 2003 den Befehl Diagrammfläche<br />
formatieren. . . , wo<strong>mit</strong> man das Aussehen der Zeichnungsfläche gestalten kann. Im<br />
Register »Muster« des Dialogs gibt es die Schaltfläche »Fülleffekte. . . «. Über diesen<br />
Dialog habe ich in der Abbildung 3.6 als Hintergr<strong>und</strong> der Zeichnungsfläche das Bild<br />
»blaue Berge« gewählt.<br />
3.3.4 Die Datenreihen<br />
Auch die Datenreihen haben ein eigenes Kontextmenü. Der erste Befehl lautet hier Datenreihen<br />
formatieren. . . , die anderen Befehle führen auch hier zurück zu den<br />
Dialogen des Diagramm-Assistenten. Über Datenreihen formatieren. . . lassen sich<br />
bei Säulendiagrammen die Farbe <strong>und</strong> das Muster der Säulen verändern. Bei Punktdiagrammen<br />
können Sie entsprechend Farbe <strong>und</strong> Muster der Linien <strong>und</strong> der Datenpunkte<br />
wählen. Ich habe auf diese Weise in der Abbildung 3.6 die Datenreihe weiß eingefärbt,<br />
da<strong>mit</strong> sie sich vom Hintergr<strong>und</strong> der blauen Berge abhebt.<br />
3.3.5 Die Größenachsen<br />
Ich bearbeite fast immer die Achsen nach. Dazu überstreiche ich die horizontale oder die<br />
vertikale Achse <strong>mit</strong> der Maus bis das kleine Fenster <strong>mit</strong> dem Inhalt »Größenachse (X)«<br />
bzw »Größenachse (Y)« erscheint. Klickt man jetzt die rechte Maustaste, erscheint das<br />
Kontextmenü <strong>mit</strong> dem Befehl »Achse formatieren. . . «, wodurch sich ein umfangreicher<br />
Dialog zum Einstellen der Achsenansicht öffnet, also Schriftgröße, Skalierung <strong>und</strong> Farben.<br />
Das Register »Skalierung« hat Eingabefelder für den kleinsten (Minimum) <strong>und</strong> den<br />
größten Wert (Maximum) sowie die Abstände der Teilstriche. Außerdem können sie<br />
festlegen, wo die Y-Achse schneidet. Im Register »Ausrichtung« kann die Richtung <strong>und</strong><br />
im Register »Zahlen« das Format der Beschriftung eingestellt werden.<br />
3.3.6 Direkte Nachbereitung<br />
Ohne Kontextmenü, allein durch Markieren <strong>und</strong> Anwählen können Sie die Textfelder für<br />
den Titel <strong>und</strong> die Achsenbeschriftungen ändern.<br />
65
3 Diagramme<br />
3.3.7 Formatierung über das Menü Format<br />
Jedes Objekt eines Diagramms hat ein eigenes Kontextmenü, dessen erster Befehl Name<br />
des Objekts formatieren . . . lautet, also etwa Diagrammflähe formatieren<br />
. . . . Je nach Art des markierten Objekts erscheint dann ein darauf zugeschnittener<br />
Dialog zur Formatierung. Diesen Dialog erhalten Sie auch, wenn Sie das gewünschte<br />
Objekt zunächst markieren <strong>und</strong> dann Strg + 1 klicken.<br />
3.4 Diagrammtypen<br />
Im ersten Schritt des Diagramm-Assistenten ist der Typ des Diagramms zu wählen. Die<br />
Auswahl des Diagrammtypen hängt wesentlich davon ab, von welcher Art die Rubriken<br />
sind. Man unterscheidet dabei zwischen qualitatativ <strong>und</strong> quantitativ.<br />
Qualitative Rubriken können nur benannt werden, die Zuordnung eines Zahlenwerts<br />
ist nicht sinnvoll. Dies trifft auf Merkmale wie Geschlecht <strong>mit</strong> den Ausprägungen »w«<br />
<strong>und</strong> »m«, Parteien wie »CDU«, »SPD« usw. oder Konfessionen <strong>mit</strong> Ausprägungen wie<br />
»RK (römisch katholisch«, »EKD (evangelische Kirchen Deutschlands« <strong>und</strong> »andere«<br />
zu.<br />
Die Ausprägungen von quantitativen Rubriken sind Zahlenwerte wie Größe, Alter<br />
oder Anzahl der Geschwister einer Person. Die Werte der Rubriken dieser Art sind Zahlen,<br />
wo zumindest die Abstände <strong>und</strong> meist auch noch Verhältnisse sinnvoll interpretiert<br />
werden können. Nicht alle Rubriken <strong>mit</strong> Zahlen sind quantitativ, wie das Beispiel der<br />
Schulnoten zeigt.<br />
3.4.1 Kreisdiagramm<br />
Ist die Rubrik qualitativ <strong>und</strong> liegt nur eine Datenreihe vor, kann man die Daten am<br />
besten durch ein Kreis-, Säulen- oder Balkendiagramm darstellen.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
A B C D E F G H I J<br />
Jahr CDU/CSU SPD FDP GRÜNE<br />
2002 38,5 38,5 7,4 8,5<br />
Stimmanteil<br />
50<br />
40<br />
30<br />
20<br />
10<br />
0<br />
B<strong>und</strong>estagswahl 2002<br />
CDU/CSU SPD FDP GRÜNE<br />
Partei<br />
Stimmverteilung B<strong>und</strong>estagswahl 2002<br />
Abbildung 3.4: Kreis- <strong>und</strong> Säulendiagramm im Vergleich<br />
CDU/CSU<br />
SPD<br />
FDP<br />
GRÜNE<br />
Bei der B<strong>und</strong>estagswahl 2002 erhielt die CDU/CSU 38,5, die SPD 38,5, die FDP 7,4<br />
<strong>und</strong> die GRÜNEN 8,5 Prozent der Zweitstimmen. Hier bilden die Parteien die qualitative<br />
66
3.4 Diagrammtypen<br />
Rubrik <strong>und</strong> ihr Stimmenanteil die Datenreihe. In der Abbildung 3.4 sehen Sie diese<br />
Daten im Bereich A1:E2 eines Arbeitsblatts als Liste <strong>und</strong> darunter als Säulen- <strong>und</strong><br />
Kreisdiagramm. Ich habe mir nicht allzu viel Mühe gegeben, trotzdem sollte beim ersten<br />
Blick klar werden, dass Kreisdiagramme mehr vernebeln als erhellen.<br />
3.4.2 Säulendiagramm<br />
Bei einen Säulendiagramm werden die Datenpunkte als Säulen dargestellt. Auch hier<br />
sind in der Regel die Rubriken qualitativ, insofern ist das Diagramm von abbildung<br />
3.1 ungewöhnlich, denn die Rubrik Jahre ist natürlich quantitativ. Hat man mehrere<br />
Datenreihen, wie hier, so werden die Datenpunkte <strong>mit</strong> einer gemeinsamen Rubrik nebeneinander<br />
als Säulen dargestellt.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
A B C D E F G H I J<br />
CDU/CSU SPD FDP GRÜNE<br />
1998 40,5 42,5 6,4 7,5<br />
2002 38,5 38,5 7,4 8,5<br />
2005 35,5 34,5 8,4 9,5<br />
2009 35,5 28,5 10,4 11,5<br />
50<br />
40<br />
30<br />
20<br />
10<br />
0<br />
CDU/CSU SPD FDP GRÜNE<br />
1998 2002 2005 2009<br />
45<br />
40<br />
35<br />
30<br />
25<br />
20<br />
15<br />
10<br />
5<br />
0<br />
CDU/CSU<br />
SPD<br />
FDP<br />
GRÜNE<br />
1998 2002 2005 2009<br />
Abbildung 3.5: Säulen- <strong>und</strong> Liniendiagramm im Vergleich<br />
Die Spalten- <strong>und</strong> Zeilenüberschriften der Liste werden in der so genannten Diagrammlegende<br />
eingeblendet, falls man dieses Merkmal im dritten Schritt des Diagramm-<br />
Assistenten im Register »Legende« auswählt. In der Abbildung 3.1 sind die Jahreszahlen<br />
1999 bis 2010 die Rubriken, die erste Datenreihe ist das <strong>mit</strong> 8% bei Zinseszinsen verzinste<br />
Kapital <strong>und</strong> die zweite Datenreihe besteht aus dem Kapital bei einfacher Verzinsung.<br />
Die Datenpunkte sind als Säulen dargestellt.<br />
In der Abbildung 3.4 bilden die vier Parteien die Rubriken, die Datenpunkte sind ihr<br />
Anteil an den Zweitstimmen. Säulendiagramme sind anschaulicher als Kreisdiagramme,<br />
wie man hier bei der direkten Gegenüberstellung gut erkennen kann.<br />
3.4.3 Liniendiagramm<br />
Bei Ereignissen wie den Wahlen zum B<strong>und</strong>estag möchte man die Ergebnisse der Parteien<br />
über einen größeren Zeitraum verfolgen <strong>und</strong> vergleichen. Jede Partei erhält eine Linie<br />
<strong>mit</strong> grafischen Symbolen, von <strong>Excel</strong> Markierungen genannt. Markierung <strong>und</strong> Linie können<br />
vielfältig formatiert werden. Ohne Nachbereitung kommt man hier selten aus. Dazu<br />
67
3 Diagramme<br />
muss wie erwähnt eine Datenreihe aktiviert, im Kontextmenü der Befehl »Datenreihe<br />
formatieren. . . « gewählt <strong>und</strong> im Dialog zum Register »Muster« gesprungen werden.<br />
Beachten Sie, dass für ein Liniendiagramm die Rubriken immer qualitativ gedeutet werden,<br />
zwischen der Wahl 2002 <strong>und</strong> 2005 lagen ausnahmsweise nur drei Jahre, aber im<br />
Diagramm sind alle Abstände gleich. Ich habe in der Abbildung 3.5 die Ergebnisse der<br />
Zweitstimmen der letzten vier Wahlen zum B<strong>und</strong>estag sowohl als Linien- als auch als<br />
Säulendiagramm dargestellt <strong>und</strong> die »Linken« <strong>und</strong> die kleinen Parteien vernachlässigt.<br />
Liniendiagramme erfordern viel Mühe beim Formatieren, sonst sehen sie so bescheiden<br />
aus wie in der Abbildung 3.5.<br />
3.4.4 Punktdiagramm<br />
Punktdiagramme sehen wie Liniendiagramme aus, haben aber quantitative Rubriken,<br />
d.h. <strong>Excel</strong> achtet auf die Differenzen der Werte <strong>und</strong> bildet die Größenachse (X) entsprechend<br />
ab. Die Kapitalentwicklung im Verlauf von Jahren durch Verzinsung wäre also<br />
sinnvoller durch ein Punktdiagramm als durch ein Säulendiagramm widerzugeben. In<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
Kapital [€]<br />
A B C D E F G H I J K<br />
10.000,00<br />
9.000,00<br />
8.000,00<br />
7.000,00<br />
6.000,00<br />
5.000,00<br />
Punktdiagramme<br />
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007<br />
Zeit [Jahr]<br />
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008<br />
Exp. 5.000,00 5.400,00 5.832,00 6.298,56 6.802,44 7.346,64 7.934,37 8.569,12 9.254,65 9.995,02<br />
Zinsen 6.000,00 432,00 466,56 503,88 544,20 587,73 634,75 685,53 740,37<br />
Abbildung 3.6: Ein Punktdiagramm<br />
der Abbildung 3.6 habe ich die zwei ersten Spalten der Abbildung 3.1 in Zeilen angeordnet,<br />
die dritte Datenreihe habe ich wegggelassen. Dazu habe ich zunächst den Bereich<br />
J1:K11 <strong>mit</strong> Strg + C in die Zwischenablage kopiert <strong>und</strong> an der Zelle A13 wieder<br />
eingefügt, <strong>und</strong> zwar über den Befehl »Inhalte einfügen. . . « des Kontextmenüs. Hier<br />
habe ich unter »Einfügen« die Option »Werte« ausgewählt <strong>und</strong> zusätzlich das Kontrollkästchen<br />
»Transponation« angeklickt, da<strong>mit</strong> die ursprünglich in Spalten angeordneten<br />
Ausgangswerte in Zeilen erscheinen.<br />
Um diese Daten als Punktdiagramm abzubilden, muss im ersten Schritt des Diagrammassistenten<br />
der Eintrag »Punkt(XY)« gewählt werden. Dieser Diagrammtyp hat<br />
5 Untertypen, man kann die Punkte einfach nur anzeigen lassen, oder durch Linien<br />
68<br />
Exp.
3.5 Das Menü Diagramm<br />
verbinden. Bei der Verbindung <strong>mit</strong> Linien kann man von <strong>Excel</strong> eine Interpolation durchführen<br />
lassen, dann werden die Datenreihen als Kurve dargestellt. Verzichtet man darauf,<br />
verbindet <strong>Excel</strong> die Datenpunkte <strong>mit</strong> Geradenstücken. In beiden Fällen kann man<br />
sich die Datenpunkte ein- oder ausblenden lassen. Ich wähle den Untertyp »Punkte <strong>mit</strong><br />
interpolierten Linien«.<br />
So wie abgebildet, erscheint das Diagramm aber nicht von selbst, man muss es für<br />
Effekte wie Schattenbildung oder abger<strong>und</strong>ete Ecken nachbereiten.<br />
3.5 Das Menü Diagramm<br />
Dieses Menü erscheint nur, wenn ein Diagramm ausgewählt ist, was Sie leicht an den<br />
Ziehpunkten der Ränder erkennen können. Das Menü hat zunächst die vier Befehle<br />
• Diagrammtyp. . .<br />
• Datenquelle. . .<br />
• Diagrammoptionen. . .<br />
• Speicherort. . .<br />
Diese vier Befehle führen jeweils zu einem der vier Dialoge des Diagrammassistenten<br />
zurück, Sie können also nachträglich den Diagrammtyp oder z.B. den Speicherort ändern.<br />
Ein neuer Speicherort führt für ein eingebettetes Diagramm ein eigenes Diagrammblatt<br />
ein <strong>und</strong> bettet umgekehrt ein Diagrammblatt in ein Arbeitsblatt ein.<br />
Zur Übung sollten Sie in einem Diagramm die Gitternetzlinien über dieses Menü ein<strong>und</strong><br />
ausblenden. Gitternetzlinien sind Linien, die Sie einem Diagramm hinzufügen können,<br />
um die Darstellung übersichtlicher zu gestalten <strong>und</strong> die Auswertung von Daten<br />
zu erleichtern. Gitternetzlinien reichen von den Teilstrichen auf einer Achse über die<br />
Zeichnungsfläche. Zum Ein- oder Ausblenden von Gitternetzlinien klicken Sie im Menü<br />
Diagramm auf den Befehl Diagrammoptionen <strong>und</strong> dann auf die Registerkarte<br />
»Gitternetzlinien«. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die einzublendenden<br />
oder auszublendenden Gitternetzlinien. Da dieser Dialog dem Schritt 3<br />
des Dialog-Assistenten entspricht, können Sie das bereits während der Erstellung des<br />
Diagramms vornehmen.<br />
3.6 Neue Datenpunkte oder Datenreihe hinzufügen<br />
Die in einem Diagramm dargestellten Daten können sich ändern, neue Datenpunkte<br />
können hinzukommen, manchmal soll sogar eine neue Datenreihe hinzugefügt werden.<br />
Darauf soll jetzt eingegangen werden.<br />
Zunächst muss das Diagramm aktiviert werden, da<strong>mit</strong> das zusätzliche Menü Diagramm<br />
erscheint. Hier steht der Befehl Daten hinzufügen. . . , der benötigt wird,<br />
wenn ein bestehendes Diagramm um neue Daten erweitert werden muss.<br />
69
3 Diagramme<br />
<strong>Excel</strong> 2007<br />
Einfügen.<br />
3.6.1 Datenpunkte hinzufügen<br />
Wenn Sie die Abbildung 3.6 genau betrachten, habe ich bei der Kapitalentwicklung nur<br />
die Werte bis 2007 dargestellt. Um den Datenpunkt für 2008 anzufügen, gehen Sie wie<br />
folgt vor:<br />
Aktivieren Sie das Diagramm, das um neue Datenpunkte oder eine Datenreihe oder<br />
erweitert werden soll <strong>und</strong> wählen den Befehl Daten hinzufügen. . . . Wie an den drei<br />
Pünktchen zu erkennen ist, führt dies zu einem Dialog, der in der Abbildung 3.7 links<br />
zu sehen ist.<br />
Abbildung 3.7: Die Dialoge für neue Daten<br />
Im Textfeld geben Sie nun den Bereich der neuen Werte an, im Beispiel hier also<br />
»=Reihen!K13:K14«, denn der Datenpunkt befindet sich in diesen beiden Zellen des<br />
Datenblatts »Reihen«. Im nächsten Dialog, der in der Abbildung 3.7 rechts daneben<br />
steht, müssen Sie angeben, ob es sich um neue Datenpunkte oder eine komplett neue<br />
Datenreihe handelt. Hier ist das erste der Fall.<br />
Die Datenerweiterung geht einfacher, wenn Sie zunächst die betroffene Datenreihe<br />
im Diagramm aktivieren, die Datenpunkte werden dann optisch hervorgehoben <strong>und</strong> der<br />
zugehörige Bereich erscheint im Eingabefeld, hier also<br />
=DATENREIHE(Reihen!$A$14;Reihen!$B$13:$J$13;Reihen!$B$14:$J$14;1),<br />
da die Daten bis 2007 sich hier befinden. Sie brauchen jetzt nur die Spalte J durch K zu<br />
ersetzen, weil sich ja der Datenpunkt von 2008 hier befindet, das war’s schon.<br />
Sie bemerken aber keinen Unterschied? Nun, das liegt daran, dass die Größenachse<br />
(X) der Rubriken nur bis 2007 geht, Sie müssen über das Kontextmenü der »Größenachse<br />
(X)« den Bereich der Werte erweitern, also im Befehl Achse formatieren. . .<br />
des Kontextmenüs im erscheinenden Dialog im Register »Skalierung« im Eingabefeld<br />
»Maximum« 2007 durch 2008 ersetzen.<br />
70
3.6.2 Neue Datenreihe einfügen<br />
3.6 Neue Datenpunkte oder Datenreihe hinzufügen<br />
In der Abbildung 3.6 ist nur die Kapitalentwicklung zu sehen, nun sollen noch die jährlichen<br />
Zinsen hinzukommen, die im Bereich C15:K15 stehen. Der Wert in Zelle C15 ergibt<br />
sich als Differenz der Kapitalwerte durch die Formel<br />
=C14-B14<br />
<strong>und</strong> die restlichen Werte durch Ziehen am Ausfüllkästchen. Mein Ziel ist das Diagramm<br />
der Abbildung 3.8.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
Kapital [€]<br />
A B C D E F G H I J K<br />
10.000,00<br />
9.000,00<br />
8.000,00<br />
7.000,00<br />
6.000,00<br />
5.000,00<br />
Punktdiagramme<br />
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008<br />
Zeit [Jahr]<br />
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008<br />
Kapital 5.000,00 5.400,00 5.832,00 6.298,56 6.802,44 7.346,64 7.934,37 8.569,12 9.254,65 9.995,02<br />
Zinsen 400,00 432,00 466,56 503,88 544,20 587,73 634,75 685,53 740,37<br />
Abbildung 3.8: Erweitertes Punktdiagramm<br />
Die neue Datenreihe wurde in folgenden Schritten angefügt:<br />
1. Die Zelle C15 bekommt den falschen Wert 6000.<br />
1.000,00<br />
800,00<br />
600,00<br />
400,00<br />
200,00<br />
0,00<br />
Kapital<br />
Zinsen<br />
2. Markierung der alten Datenreihe »Exp.«, Aufruf des Befehls Datenquelle. . .<br />
des Kontextmenüs. Es erscheint der Dialog 3.9, der auch der zweite Dialog des<br />
Diagramm-Assistenten ist. Sie müssen hier das Register »Reihen« wählen.<br />
3. Dann erscheint im Listenfeld »Datenreihe« zunächst nur der Eintrag »Exp.« für<br />
die bestehende Datenreihe. Durch Anklicken der Schaltfläche »Hinzufügen« legt<br />
<strong>Excel</strong> eine neue Datenreihe an, wobei zunächst nur der Name »Reihe2« vorgegeben<br />
ist. Dieser Name wird über das gleichnamige Eingabefeld geändert. Entweder trägt<br />
man direkt den Wert der Zelle A15 ein, oder markiert diese Zelle im Arbeitsblatt.<br />
Im Listenfeld erscheint dann der Name »Zinsen«.<br />
4. Da die Werte der Rubriken im Bereich C13:K13 stehen, wird dies im Eingabefeld<br />
»X-Werte« eingetragen.<br />
5. Da die Werte der Daten im Bereich C15:K15 stehen, wird dies im Eingabefeld »Y-<br />
Werte« eingetragen. Den sinnlosen Vorgabewert -1« müssen Sie überschreiben!<br />
71
3 Diagramme<br />
Abbildung 3.9: Der zweite Dialog des Diagramm-Assistenten<br />
6. Der Dialog sieht dann wie in Abbildung 3.9 aus. Drücken Sie dann die Schaltfläche<br />
»OK« zur Fertigstellung des veränderten Diagramms.<br />
3.7 Sek<strong>und</strong>ärachse<br />
Von der zweiten Datenreihe werden Sie zunächst nur den willkürlich falschen Datenpunkt<br />
(2000,6000) sehen. Die anderen Werte liegen außerhalb des Wertebereichs der<br />
Größenachse (Y). Dies ließe sich natürlich beheben, aber die Daten wären dann über<br />
einen sehr großen Bereich verstreut <strong>und</strong> das Diagramm unbrauchbar.<br />
Hier bietet es sich an, eine zweite Werteachse zu verwenden. Wenn der Wertebereich<br />
der verschiedenen Datenreihen in einem 2D-Diagramm stark variiert oder das Diagramm<br />
unterschiedliche Datentypen enthält (z. B. Preis <strong>und</strong> Anzahl), können Sie eine oder<br />
mehrere Datenreihen auf einer sek<strong>und</strong>ären Größenachse (für den Wert Y) darstellen. Die<br />
Skalierung der Sek<strong>und</strong>ärachse entspricht den Werten der da<strong>mit</strong> verb<strong>und</strong>enen Datenreihe.<br />
Die Vorgehensweise ist wie folgt:<br />
72<br />
1. Klicken Sie auf die Datenreihe, die Sie auf einer sek<strong>und</strong>ären Größenachse darstellen<br />
möchten, in unserem Fall der eigentlich falsche Wertepunkt (2000,6000).
3.8 Benutzerdefinierte Diagrammtypen<br />
2. Klicken Sie im Menü Format auf den Befehl Markierte Datenreihen. . . oder<br />
wählen Sie direkt im Kontextmenü den Befehl Datenreihen formatieren. . . ,<br />
in beiden Fällen erscheint der Dialog »Datenreihen formatieren ¨
3 Diagramme<br />
3.8.2 Löschen<br />
Löschen eines benutzerdefinierten Diagrammtyps:<br />
1. Klicken Sie auf ein Diagramm, um das Menü Diagramm zu aktivieren.<br />
2. Klicken Sie im Menü Diagramm auf Diagrammtyp oder verwenden das Kontextmenü.<br />
3. Klicken Sie auf der Registerkarte »Benutzerdefinierte Typen« auf »Benutzerdefiniert«.<br />
4. Klicken Sie im Feld »Diagrammtyp« auf das zu löschende Format. Klicken Sie auf<br />
Löschen <strong>und</strong> anschließend auf »OK«.<br />
3.9 Histogramme als Punktdiagramm<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
16<br />
17<br />
18<br />
A B C D E F G H I J K L M N O P<br />
1,56 2,05 1,76 1,68 1,86 1,71 1,62 1,78 1,76 1,83<br />
1,74 1,69 1,91 1,89 1,81 1,93 1,72 1,78 1,73 1,83 VDF VF<br />
1,50 0 0<br />
UG<br />
1,50<br />
OG<br />
1,65<br />
Δi 0,15<br />
hi 2<br />
fi di 0,1 0,667<br />
Fi 0,1 4,00<br />
1,50 #### VDF0 1,65 #### 0,1<br />
VF<br />
1,2<br />
1,65<br />
1,75<br />
1,85<br />
1,95<br />
1,75<br />
1,85<br />
1,95<br />
2,10<br />
0,1<br />
0,1<br />
0,1<br />
0,15<br />
6<br />
7<br />
4<br />
1<br />
0,3 3,000<br />
0,35 3,500<br />
0,2 2,000<br />
0,05 0,333<br />
0,4<br />
0,75<br />
0,95<br />
1<br />
3,50<br />
3,00<br />
2,50<br />
1,65 0<br />
1,65 ####<br />
1,75 ####<br />
1,75 0<br />
0,1<br />
0,1<br />
0,4<br />
0,4<br />
1<br />
0,8<br />
20 2,00 1,75 #### 0,4<br />
0,6<br />
Matrixformel Spalte D:<br />
{HÄUFIGKEIT($A$1:$J$2;$B$5:$B$9)}<br />
1,50<br />
1,00<br />
0,50<br />
1,85 ####<br />
1,85 0<br />
1,85 ####<br />
1,95 ####<br />
0,75<br />
0,75<br />
0,75<br />
0,95<br />
0,4<br />
0,2<br />
1,95 0 0,95<br />
0,00<br />
0<br />
1,95 #### 0,95<br />
1,45 2,10 1,55 #### 1,65 1,751 1,85 1,95 2,05 2,15<br />
2,10 0 1<br />
Abbildung 3.10: Histogramm <strong>und</strong> Verteilungsfunktion<br />
Abbildung 3.10 informiert im Bereich A1:J2 über die Körpergröße von 20 Personen<br />
durch eine so genannte Urliste. Die Daten <strong>und</strong> ihre Aufbereitung stammen aus einem<br />
im Netz veröffentlichten Skript von Dr. Manuel Frondel <strong>mit</strong> dem herausfordernden Titel<br />
»Kann Statistik Spaß machen?«, einer sehr schönen Einführung in die Beschreibende<br />
Statistik. Ich möchte daran exemplarisch zeigen, welche Möglichkeiten <strong>Excel</strong> bietet.<br />
Zur Informationsverdichtung wird der Wertebereich stetiger Merkmale meistens in<br />
Klassen eingeteilt, untere <strong>und</strong> obere Grenzen sowie die Breiten der Klassen sehen Sie<br />
im Bereich A4:C9. In der Spalte D4:D9 stehen die absoluten Häufigkeiten hi. Diese<br />
74
3.9 Histogramme als Punktdiagramm<br />
ergeben sich aus der Urliste durch Abzählen. <strong>Excel</strong> bietet für die Auszählung eine Matrix-<br />
Funktion an, die HÄUFIGKEIT-Funktion.<br />
Diese Funktion benötigt als ersten Parameter einen Bezug auf die Urliste, hier also<br />
$A$1:$J$2. Der zweite Parameter ist der Bezug auf die Obergrenzen der Klassen, in<br />
diesem Beispiel $B$5:$B$9. Da die Funktion eine Matrix-Funktion ist, wird zunächst<br />
der Ausgabebereich, hier also D5:D9 markiert <strong>und</strong> dann ins Eingabefeld<br />
=HÄUFIGKEIT($A$1:$J$2;$B$5:$B$9)<br />
geschrieben. Achten Sie auf die Eingabe als Matrix-Formel, also Strg + Alt + ←↪<br />
drücken.<br />
Aus den absoluten Häufigkeiten folgen durch Division durch die Stichprobengröße n,<br />
hier also 20, die relativen Häufigkeiten fi = hi/n.<br />
3.9.1 Histogramm <strong>und</strong> Verteilungsfunktion<br />
Die Abbildung 3.10 zeigt ein so genanntes Histogramm, das die relative Häufigkeitsverteilung<br />
für das Merkmal Körpergröße widergibt <strong>und</strong> die zugehörige Verteilungsfunktion.<br />
Das Histogramm besteht aus Rechtecken, deren Breiten die Klassenbreiten ∆i <strong>und</strong> deren<br />
Flächeninhalte die relativen Häufigkeiten fi sind Also muss auf der Ordinate (der<br />
y-Achse) die sogenannte Dichte<br />
di = fi<br />
abgetragen werden. Die Fläche des i-ten Rechtecks, welche sich aus (Klassen-)Breite ∆i<br />
mal Höhe di ergibt, ist so<strong>mit</strong> immer identisch <strong>mit</strong> der relativen Häufigkeit fi für diese<br />
Klasse. Die Summe aller Rechtecke ist so<strong>mit</strong> 1.<br />
Hat man wie hier die Stichprobe durch k Klassen dargestellt, ergeben sich die so genannten<br />
kumulierten relativen Häufigkeiten Fi aus der Summe der relativen Häufigkeiten<br />
für die Klassen 1 bis i. So<strong>mit</strong> gilt<br />
F0 = f0<br />
∆i<br />
Fi = fi + Fi−1 i = 1, . . . , k<br />
Da die Summe der relativen Häufigkeiten 1 ist, gilt so<strong>mit</strong> Fk = 1. Die kumulierte relative<br />
Häufigkeit Fi wird der oberen Grenze OGi der i-ten Klasse <strong>und</strong> F0 der unteren Grenze<br />
UG1 der ersten Klasse zugeordnet. Diese k+1 Punkte (UG1, F0), (OG1, F1) bis (OGk, Fk)<br />
stellen die Eckpunkte des sogenannten Verteilungspolygons dar.<br />
Stellt man Histogramm <strong>und</strong> Verteilungsfunktion in einem gemeinsamen Diagramm<br />
dar, ist das Ergebnis bescheiden, da die Verteilungsfunktion viel geringere Werte als<br />
das Histogramm hat. Deshalb wurde eine zweiten Achse, die so genannte Sek<strong>und</strong>ärachse<br />
hinzugefügt.<br />
75
4 Listen<br />
Listen sind rechteckige Bereiche einer <strong>Excel</strong>-Tabelle <strong>mit</strong> zusammengehörigen Daten. Die<br />
erste Zeile der Liste enthält Beschriftungen für jede Spalte. Die nachfolgenden Zeilen<br />
bestehen aus den eigentlichen Daten. Listen können sortiert, nach Kriterien gefiltert<br />
<strong>und</strong> <strong>mit</strong> Hilfe so genannter Datenbankfunktionen ausgewertet werden.<br />
4.1 Was sind Listen<br />
76<br />
Abbildung 4.1: Eine Tabelle<br />
Die Hilfe von <strong>Excel</strong> erklärt Listen als »eine Reihe von Tabellenzeilen, die zusammen-
4.1 Was sind Listen<br />
gehörende Daten enthalten, beispielsweise eine Rechnungsdatenbank oder eine Gruppe<br />
von K<strong>und</strong>ennamen <strong>und</strong> Telefonnummern. Die erste Zeile der Liste enthält Beschriftungen<br />
für die Spalten«. Eine Zeile wird Datensatz genannt, die Spalten werden als Felder<br />
bezeichnet. Im Zusammenhang von Datenbanken würde man Listen als Tabellen oder<br />
Tafeln bezeichnen. Da aber schon die Arbeitsblätter Tabellen genannt werden, heißen<br />
eben Tabellen hier Listen. Um die Verwirrung noch weiter zu steigern, werden Listen von<br />
der Hilfe manchmal auch als Datenbanken bezeichnet. Ein Datenbank ist aber streng<br />
genommen eine Sammlung zusammengehörender Tabellen (=Listen), wobei noch zusätzliche<br />
Forderungen gestellt werden, auf die ich hier nicht eingehen kann.<br />
Zur Erläuterung gebe ich in der Abbildung 4.1 die Liste der Professoren der Emil-<br />
Erpel-Eliteuniversität von Entenhausen (EEE) an. Die Liste besteht aus 8 Datensätzen<br />
<strong>und</strong> 8 Feldern, der erste Datensatz beschreibt die Merkmale von Prof. Bulletti, das dritte<br />
Feld gibt von jedem Datensatz das Geschlecht an.<br />
Die Daten in einer Zeile beziehen sich also auf eine Untersuchungseinheit, hier die Professoren,<br />
<strong>und</strong> die Daten einer Spalte sind die Ausprägungen eines gemeinsamen Merkmals,<br />
etwa des Namens oder des Geschlechts. Die Bezeichnungen der Merkmale bilden<br />
die erste Zeile. In der Statistik bezeichnet man eine solche Liste als Datenmatrix.<br />
Weiter wird in der Online-Hilfe empfohlen:<br />
• Legen Sie einen Abstand zwischen der Liste <strong>und</strong> den anderen Elementen fest.<br />
Lassen Sie zwischen der Liste <strong>und</strong> anderen Daten im Arbeitsblatt mindestens eine<br />
Spalte <strong>und</strong> eine Zeile leer. Auf diese Weise kann <strong>Excel</strong> die Liste leichter erkennen<br />
<strong>und</strong> markieren, wenn Sie Daten sortieren <strong>und</strong> filtern oder automatisch errechnete<br />
Teilergebnisse einfügen.<br />
• Erstellen Sie nur eine Liste pro Arbeitsblatt, da einige Listenverwaltungsfunktionen,<br />
z. B. das Filtern, nicht auf mehrere Listen gleichzeitig angewendet werden<br />
können.<br />
• Verwenden Sie formatierte Spaltenbeschriftungen. Erstellen Sie Spaltenbeschriftungen<br />
in der ersten Zeile einer Liste. <strong>Excel</strong> verwendet die Beschriftungen zur Berichterstellung<br />
<strong>und</strong> zum Auffinden <strong>und</strong> Strukturieren von Daten. Verwenden Sie<br />
für die Spaltenbeschriftung eine Schriftart, eine Ausrichtung, ein Format, einen<br />
Rahmen oder ein Format für die Groß-/Kleinschreibung, das sich von dem der<br />
Daten in der Liste unterscheidet. Formatieren Sie die Zellen als Text, bevor Sie die<br />
Spaltenbeschriftungen eingeben.<br />
• Wenn Sie die Beschriftungen von den Daten trennen möchten, verwenden Sie Zellrahmen,<br />
um Linien unterhalb der Beschriftungen einzufügen <strong>und</strong> keine Leerzeilen<br />
oder gestrichelten Linien.<br />
• Vermeiden Sie leere Zeilen <strong>und</strong> Spalten innerhalb der Liste, um <strong>Excel</strong> das Erkennen<br />
<strong>und</strong> Markieren der Liste zu erleichtern. Geben Sie keine Leerzeichen am Anfang<br />
oder am Ende eines Eintrags ein Zusätzliche Leerzeichen am Anfang <strong>und</strong> am Ende<br />
einer Zelle wirken sich nachteilig auf Sortier- <strong>und</strong> Suchvorgänge aus. Stattdessen<br />
können Sie dem Text in einer Zelle einen Einzug zuweisen.<br />
77
4 Listen<br />
• Wenn Sie neue Zeilen <strong>mit</strong> Daten am Ende einer Liste hinzufügen, werden von <strong>Excel</strong><br />
auf die neuen Zeilen konsistente Formatierungen <strong>und</strong> Formeln übertragen. Da<strong>mit</strong><br />
ein Format erweitert wird, müssen drei von fünf vorangegangenen Zellen dasselbe<br />
Format verwenden. Da<strong>mit</strong> eine Formel erweitert wird, müssen alle vorangegangenen<br />
Formeln konsistent sein.<br />
Wie Sie sehen war ich vorbildlich: Die Überschriften sind fett formatiert <strong>und</strong> durch<br />
Striche von den eigentlichen Daten getrennt. Es gibt keine Leerzeilen oder -Spalten<br />
innerhalb der Liste, die Liste selbst ist sauber von den anderen Inhalten des Arbeitsblatts<br />
durch Leerzeilen oder -Spalten getrennt, d.h. die ganze Zeile 10 <strong>und</strong> die nicht mehr<br />
abgebildete Spalte I bleiben frei.<br />
4.2 Das Menü Daten<br />
Tabellen werden von <strong>Excel</strong> also als Listen bezeichnet, das zugehörige Hauptmenü heißt<br />
entsprechend, eben nicht Listen sondern Daten. Das ist in sofern gerechtfertigt, da<br />
sich hinter den Befehlen verkappte Datenbankanweisungen wie Sortieren, Filtern (Auswählen)<br />
<strong>und</strong> Gruppieren verbergen. Ein besonders einfach zu verstehender Befehl dieses<br />
Menüs heißt Sortieren. . . . Den möchte ich näher erklären.<br />
4.2.1 Sortieren<br />
Abbildung 4.2: Der Dialog Sortieren<br />
Listen können nach jedem Feld, also nach jeder Spalte auf- oder absteigend sortiert<br />
werden. Falls die Sortierung über eine Spalte nicht genügt, kann über eine zweite, ggf.<br />
sogar über eine dritte Spalte sortiert werden. Bei der Professorenliste bietet sich die<br />
Sortierung über Namen <strong>und</strong> Vornamen an. Der abgebildete Dialog öffnet sich über die<br />
78
4.3 Filtern von Listen<br />
Befehlsfolge Daten Sortieren. . . Bei diesen Eingaben würde die Liste nach Namen<br />
sortiert <strong>und</strong> bei gleichem Namen noch zusätzlich nach Vornamen.<br />
4.2.2 Eingabehilfe durch Auswahl<br />
Oft kommt es vor, dass sich die Einträge in einer Spalte wiederholen. Wenn Sie in einer<br />
Zelle die rechte Maustaste drücken, erscheint das Kontextmenü <strong>mit</strong> u.a. dem Befehl Auswahlliste.<br />
. . Wenn Sie diesen aufrufen, öffnet sich ein Listenfeld <strong>mit</strong> allen bisherigen<br />
Einträgen in der entsprechenden Spalte bis zur ersten leeren Zelle.<br />
4.3 Filtern von Listen<br />
Zur Informationverdichtung werden Listen oft gefiltert, beispielsweise könnte die Frauenbeauftragte<br />
Fräulein Eisenbeiß einen Blick allein auf die weiblichen Professoren werfen<br />
wollen, ohne deshalb gleich alle Datensätze <strong>mit</strong> männlichen Professoren zu löschen. Eine<br />
gefilterte Liste blendet einfach alle Zeilen aus, die bestimmten Bedingungen nicht<br />
genügen. Der Vorgang selbst heißt «Filtern«, die Auswahlbedingungen »Kriterien«.<br />
Nicht überraschend stellt <strong>Excel</strong> einen spezialisierten Befehl namens Filter des Menüs<br />
Daten zur Verfügung. Ich möchte die Prinzipien des Filterns aber über den Umweg des<br />
Befehls Maske aus diesem Menü erklären.<br />
4.4 Der Befehl Maske. . .<br />
Dieser Befehl des Menüs Daten ist umfangreicher als der harmlose Befehl Sortieren,<br />
scheint aber zunächst nichts <strong>mit</strong> Filtern zu tun zu haben. <strong>Excel</strong> erstellt für Tabellen <strong>mit</strong><br />
Überschriften automatisch ein Eingabeformular, eine so genannte Maske. Dies wird über<br />
den Befehl Maske. . . des Menüs Daten erreicht. Der zugehörige Dialog, siehe Abbildung<br />
4.3, ist einfach zu verstehen <strong>und</strong> soll die Eingabe erleichtern. Über die Schaltfläche<br />
»Kriterien« ergibt sich aber auch die erste von vielen Möglichkeiten zum Filtern.<br />
Die Maske ist zunächst ohne Kriterien eingestellt <strong>und</strong> zeigt dann über die Schaltflächen<br />
»Weitersuchen« bzw. »Vorherigen suchen« alle Datensätze nacheinander, wobei man sich<br />
nach vorne <strong>und</strong> hinten bewegen kann, aber man kommt immer nur einen Schritt weiter.<br />
Über die gleichlautenden Schaltflächen kann man Datensätze löschen <strong>und</strong> neu erstellen.<br />
Aber Vorsicht:<br />
Warnung<br />
Eine über die Maske erfolgte Löschung eines Datensatzes ist unwiderruflich <strong>und</strong> kann<br />
auch nicht mehr durch den Befehl Bearbeiten Rückgängig ungeschehen gemacht<br />
werden.<br />
79
4 Listen<br />
4.4.1 Kriterien zum Filtern<br />
Abbildung 4.3: Die Maske zur Liste<br />
Die Schaltfläche »Kriterien« dient der Auswahl bestimmter Datensätze, die fest gesetzten<br />
Bedingungen, so genannten Kriterien genügen. Drückt man diese Schaltfläche, erscheint<br />
die Maske <strong>mit</strong> leeren Eingabefeldern. In jedem Eingabefeld kann man nun ein Kriterium<br />
schreiben, etwa im ersten Eingabefeld für die Namen das Kriterium »>B«. Ein einzelnes<br />
Kriterium bezieht sich auf eine Spalte, also auf ein Merkmal. Man darf Kriterien für<br />
jede Spalte festlegen, die bei der abgebildeten Maske durch das logische »UND« verknüpft<br />
werden. Im Allgemeinen dürfen Kriterien aber auch durch das logische »ODER«<br />
verknüpft werden.<br />
Kriterien für numerische Felder sind leicht zu verstehen, so bedeutet in der Abbildung<br />
4.4 der Eintrag für das Feld »Kinder«, dass nur Datensätze angezeigt werden, wo im<br />
entsprechenden Feld der eingetragene Wert, hier also 0, auftritt. Man darf aber auch<br />
Vergleiche wie »> 0« oder »
4.4.2 Platzhalterzeichen<br />
Abbildung 4.4: Kriterien zur Maske<br />
4.5 Der Befehl Filter<br />
Nun komme ich zu den schon erwähnten, aber noch nicht erklärten Platzhalterzeichen.<br />
Es gibt drei Stück, neben »*« <strong>und</strong> »?« noch die Tilde »∼«. Man darf sie nicht nur beim<br />
Filtern, sondern auch beim Suchen <strong>und</strong> Ersetzen von Inhalten innerhalb der Auswahlkriterien<br />
verwenden. Ihre Bedeutung erklärt die folgende Tabelle:<br />
Bedeutung Gef<strong>und</strong>ene Zeichen<br />
? Ein beliebiges einzelnes Zeichen.<br />
Bsp.: Ma?er Erkennt »Maier« <strong>und</strong> »Mayer«, aber nicht »Meyer«<br />
* Eine beliebige Anzahl von Zeichen.<br />
Bsp.: M*er Erkennt »Maier« <strong>und</strong> »Mayer« sowie »Meyer«<br />
∼ (Tilde), gefolgt von ?, * oder ∼ Fragezeichen, Sternchen oder Tilde.<br />
Bsp.: ∼∼M*er∼? Erkennt »∼Maier?«, »∼Müller?« usw.<br />
Die Eingabe »G?r*« im Feld »Vorname« des Kriteriendialogs lässt also nur Datensätze<br />
zu, deren Vorname <strong>mit</strong> »G« beginnt, gefolgt von einem beliebigen Buchstaben. Der dritte<br />
Buchstabe muss ein »r« sein, der Rest ist beliebig. Wenn Sie zurück in die Liste der<br />
Professoren blättern (Abbildung 4.1), werden Sie feststellen, dass nur zwei Datensätze,<br />
nämlich »Grün, Gero« <strong>und</strong> »Grünlich, Gerda« diesem Kriterium entsprechen.<br />
Filtern von Datensätzen ist so wichtig, dass im Menü Daten ein eigenständiger Befehl<br />
eingerichtet wurde, auf den ich jetzt eingehe.<br />
4.5 Der Befehl Filter<br />
Neben der Möglichkeit, die Liste über den Befehl Maske zu filtern, hat <strong>Excel</strong> im Menü<br />
Daten den Befehl Filter eingerichtet, der zu einem Untermenü <strong>mit</strong> den Einträgen<br />
81
4 Listen<br />
Autofilter, Spezialfilter. . . <strong>und</strong> Alle anzeigen führt, wobei der letzte Befehl<br />
nur wirksam ist, wenn zuvor eine Filterung stattfand, die hier<strong>mit</strong> wieder aufgehoben<br />
wird.<br />
Beginnen wir <strong>mit</strong> dem Befehl Autofilter, der voraussetzt, dass eine Zelle innerhalb<br />
einer Liste ausgewählt ist, wobei die Liste die oben erwähnten Bedingungen erfüllen<br />
muss. Wählt man diesen Befehl aus, erscheint er <strong>mit</strong> einem Häkchen <strong>und</strong> <strong>Excel</strong> macht<br />
aus den Spaltenüberschriften wie in Abbildung 4.1 gezeigt aufklappbare Listenfelder.<br />
Ich habe in dieser Abbildung das Listenfeld »Geschlecht« geöffnet. Darüber können die<br />
Datensätze auf einfache Weise gefiltert werden. Würde man den Eintrag »W« wählen,<br />
erschienen nur noch die weiblichen Professoren, die männlichen wären ausgeblendet, aber<br />
nicht gelöscht. Über den Eintrag »Alle« kämen sie sofort wieder zum Vorschein. In der<br />
Online-Hilfe heißt es dazu:<br />
»Im Gegensatz zur Sortierfunktion wird die Liste beim Filtern nicht neu angeordnet.<br />
Durch das Filtern werden vorübergehend Zeilen ausgeblendet, die nicht angezeigt werden<br />
sollen. Die ausgefilterten Einträge werden also nicht gelöscht! Wenn <strong>Excel</strong> Zeilen filtert,<br />
können Sie die Listenuntermenge bearbeiten, formatieren, als Diagramm darstellen <strong>und</strong><br />
drucken, ohne sie neu anzuordnen oder zu verschieben.«<br />
Sie können über den Unterbefehl Autofilter des Befehls Filter die Listenfelder<br />
für die Spaltenüberschriften wieder entfernen. Dann verschwindet auch das Häkchen an<br />
diesem Unterbefehl wieder. Zunächst möchte ich aber den Listeneintrag »Benutzerdefiniert.<br />
. . « erklären. Drückt man diesen, erscheint wie an den Pünktchen gut zu erkennen<br />
ist, ein Dialog, den Microsoft Benutzerdefinierter AutoFilter getauft hat.<br />
4.5.1 Benutzerdefinierter Autofilter<br />
Abbildung 4.5: Ein benutzerdefinierter Autofilter<br />
Das Merkmal »Geschlecht« <strong>mit</strong> seinen nur zwei Ausprägungen gibt für diesen Dialog<br />
nicht viel her, daher habe ich ihn über das Feld »Gehalt« ausgewählt, wie Sie an der<br />
ersten Zeile des Dialogs erkennen können. Man darf für dieses Feld zwei Kriterien aufstellen<br />
<strong>und</strong> durch UND oder ODER verbinden. Ich habe festgelegt, dass nur Datensätze<br />
erscheinen, wo das Gehalt mindestens 3800 e erreicht, aber unterhalb von 4000 e bleibt.<br />
82
4.6 Spezialfilter<br />
Danach kann man zu einem anderen Feld gehen <strong>und</strong> auf die gleiche Weise einen Autofilter<br />
für dieses Feld festlegen. Es werden dann nur noch diejenigen Zeilen gezeigt, die<br />
beiden Autofiltern entsprechen, die Verknüpfung von Autofiltern verschiedener Spalten<br />
ist also nur über das logische UND möglich, während innerhalb einer Spalte die beiden<br />
Bedingungen durch UND oder ODER verb<strong>und</strong>en werden dürfen.<br />
Doch wie heißt es so schön in den Verkaufssendungen des Fernsehens: »Wait, you get<br />
more«, <strong>und</strong> zwar Spezialfilter, die beliebige Verknüpfungen von Kriterien ermöglichen.<br />
Wenn Sie ein weiteres Mal zur Abbildung 4.1 zurückblättern, werden Sie fünf Spezialfilter<br />
erkennen.<br />
4.6 Spezialfilter<br />
Haben Sie diese gef<strong>und</strong>en? Die ersten drei stehen in den Zeilen 11 <strong>und</strong> 12, die nächsten<br />
beiden in den Zellen 14 bis 16. Spezialfilter bestehen in der oberen Zeile aus mindestens<br />
einer Spaltenbeschriftung der Liste. Direkt darunter oder eine Zeile weiter stehen die für<br />
die Spalte festgelegt Bedingungen. Der Spezialfilter im Bereich A14:B15 hat den Inhalt<br />
FBR Geschlecht<br />
MaD M<br />
<strong>und</strong> lässt nur die Datensätze übrig, in denen das Feld »FBR« den Wert »MaD« hat <strong>und</strong><br />
das Feld »Geschlecht« den Wert »M« hat, d.h. die beiden Bedingungen werden durch das<br />
logische UND verknüpft. Übrig bleiben die Herrschaften Bulletti, Schurigl, Lobedanz <strong>und</strong><br />
Trauerwein. Man darf auf diese Weise beliebig viele Spalten <strong>mit</strong> Bedingungen versehen,<br />
wobei auch bestimmte Spalten öfter auftreten dürfen, wie im zweiten Kriterium, das im<br />
Bereich D11:E12 steht<br />
GebDat GebDat<br />
>=1.1.1950 =1.1.1950
4 Listen<br />
Name Name<br />
G?ü*<br />
4.7 Datenbank-Funktionen<br />
4.7 Datenbank-Funktionen<br />
Microsoft <strong>Excel</strong> stellt Arbeitsblattfunktionen zur Analyse von Daten in Listen oder Datenbanken<br />
bereit. Diese Funktionen werden auch bei relationalen Datenbanken eingesetzt<br />
<strong>und</strong> daher als Datenbank-Funktionen zusammengefasst. Die Bezeichner dieser Funktionen<br />
beginnen alle <strong>mit</strong> DB gefolgt vom eigentlichen Namen, etwa DBANZAHL oder<br />
DBMAX. Sie haben allesamt drei Argumente, <strong>und</strong> zwar die Liste, das Datenbankfeld,<br />
also eine Spalte <strong>und</strong> Suchkriterien, so wie im Abschnitt über Spezialfilter beschrieben.<br />
Exemplarisch möchte ich die Funktion DBANZAHL beschreiben. Ein letztes Mal muss<br />
ich Sie bitten zur Abbildung 4.1 zurück zu blättern. In der Zelle E18 steht<br />
=DBANZAHL($A$1:$H$9;"Gehalt";$A$11:$B$12)<br />
Der erste Parameter ist die Liste, der zweite bezieht sich auf die Spalte <strong>mit</strong> der Überschrift<br />
»Gehalt« <strong>und</strong> der dritte verweist auf den Spezialfilter $A$11:$B$12. Der Verweis<br />
auf die Spalte wäre auch durch die Zahl 8 oder über den Verweis auf die Zelle $H$1 <strong>mit</strong><br />
der Überschrift geglückt. Achten Sie aber auf die doppelten Anführungszeichen, wenn<br />
Sie die Spaltenbeschriftung als Text eingeben, also "Gehalt"<strong>und</strong> nicht Gehalt. Da der<br />
Filter $A$11:$B$12 die folgenden Datensätze<br />
Name Gehalt<br />
Bulletti 4.600<br />
Schurigl 4.800<br />
Lobedanz 4.700<br />
Trauerwein 6.000<br />
auswählt, liefert die DBANZAHL-Funktion gerade deren Anzahl von Zeilen zurück, hier<br />
also 4. In der Tabelle habe ich nur die erste <strong>und</strong> die achte Spalte berücksichtigt, die<br />
anderen spielen bei diesem Beispiel keine Rolle, da die Datenbankfunktionen sich immer<br />
auf die ausgewählte Spalte, hier als Gehalt, beziehen.<br />
Die leicht zu verstehenden Funktionen DBMIN, DBMAX <strong>und</strong> DBSUMME geben so<strong>mit</strong><br />
die Werte 4600, 6000 <strong>und</strong> 20100 zurück. Sie finden diese Werte <strong>und</strong> die zugehörige<br />
Eingabe in der Abbildung 4.1. In der Spalte <strong>mit</strong> der Überschrift Anzahl habe ich für alle<br />
fünf besprochenen Spezialfilter die Funktion DBANZAHL eingesetzt.<br />
4.7.1 Tabelle der Datenbank-Funktionen<br />
Die Online-Hilfe liefert folgende Liste der Datenbank-Funktionen:<br />
85
4 Listen<br />
Tabelle 4.1: Datenbankfunktionen<br />
Name Beschreibung<br />
DBANZAHL Gibt die Anzahl von Zellen zurück, die in einer Datenbank<br />
Zahlen enthalten<br />
DBANZAHL2 Gibt die Anzahl nicht leerer Zellen in einer Datenbank zurück<br />
DBAUSZUG Extrahiert einen einzelnen Datensatz aus einer Datenbank,<br />
der dem angegebenen Kriterium entspricht<br />
DBMAX Gibt den maximalen Wert einer Reihe von ausgewählten<br />
Datenbankeinträgen zurück<br />
DBMIN Gibt den minimalen Wert einer Reihe von ausgewählten<br />
Datenbankeinträgen zurück<br />
DBMITTELWERT Gibt den Mittelwert ausgewählter Datenbankeinträge zurück<br />
DBPRODUKT Multipliziert die Werte in einem bestimmten Datensatzfeld,<br />
die <strong>mit</strong> dem Kriterium in einer Datenbank übereinstimmen<br />
DBSTABW Schätzt die Standardabweichung auf Basis einer Stichprobe<br />
ausgewählter Datenbankeinträge<br />
DBSTABWN Berechnet die Standardabweichung auf Basis einer Gr<strong>und</strong>gesamtheit<br />
von ausgewählten Datenbankeinträgen<br />
DBSUMME Addiert die Zahlen aus der betreffenden Feldspalte derjenigen<br />
Datensätze in der Datenbank, die den angegebenen<br />
Kriterien entsprechen<br />
DBVARIANZ Schätzt die Varianz, ausgehend von einer Stichprobe aus<br />
bestimmten Datenbankeinträgen<br />
DBVARIANZEN Berechnet die Varianz, ausgehend von der Gr<strong>und</strong>gesamtheit<br />
aus bestimmten Datenbankeinträgen<br />
PIVOTDATEN ZUORDNEN Gibt die in einer PivotTable gespeicherten Daten zurück<br />
86
5 Aufgaben<br />
1. Erstellen Sie das abgebildete Arbeitsblatt. Dabei soll der Bierumsatz monatlich<br />
um 20% steigen, wobei immer auf die nächst kleinere Zahl abger<strong>und</strong>et wird. Den<br />
Verlauf der Limonade sollten Sie erkennen <strong>und</strong> sich dann noch den Zusammenhang<br />
<strong>mit</strong> dem Gewinn überlegen. Die Gewinnspalte stellen Sie bitte als Matrixformel<br />
dar.<br />
Bei den Datums- <strong>und</strong> Zeitberechnungen soll der Anwender sein Geburtsdatum<br />
eingeben können <strong>und</strong> dann die Anzahl der gelebten Tage <strong>und</strong> sein Lebensalter<br />
erfahren. Weiter soll in der gezeigten Zelle immer die aktuelle Zeit erscheinen,<br />
wobei der Anwender allerdings die F9-Taste betätigen muss.<br />
A B C D E F G H I J<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
Monat<br />
Jan<br />
Feb<br />
Mrz<br />
Bier Limo<br />
350 2000<br />
420 2160<br />
504 2320<br />
Gewinn<br />
in Euro<br />
880,00<br />
984,00<br />
1099,20<br />
4.000<br />
3.500<br />
3.000<br />
Säulendiagramm<br />
5 Apr 604 2480 1227,20 2.500<br />
6 Mai 724 2640 1371,20 2.000<br />
7 Jun 868 2800 1534,40 1.500<br />
8 Jul 1041 2960 1720,80 1.000<br />
9 Aug 1249 3120 1935,20 500<br />
10<br />
11<br />
Sep<br />
Okt<br />
1498 3280<br />
1797 3440<br />
2182,40<br />
2469,60<br />
0<br />
12 Nov 2156 3600 2804,80<br />
13<br />
14<br />
Dez 2587 3760 3197,60<br />
Bier Limo Gewinn<br />
i E<br />
15 Heute Geburtstag Gelebte Tage Alter Uhrzeit<br />
16 07.10.2009 19.01.1971 14141 38 01:03:03<br />
17 Blatt neu berechnen: Taste F9!<br />
Feb<br />
Jan<br />
Apr<br />
Mrz<br />
Aug<br />
Jul<br />
Jun<br />
Mai<br />
Okt<br />
Sep<br />
Dez<br />
Nov<br />
2. Ein Arbeitsblatt hat die Namen »Sex« <strong>und</strong> »Jahr«, wobei für das Namensfeld<br />
»Sex« ein Wert von »0« für »männlich« <strong>und</strong> ein Wert von »1« für »weiblich«<br />
stehen. In einem weiteren Namensfeld »Faktor« befindet sich folgende Formel:<br />
=WENN(ODER(Sex=0;Jahr>2007);1;<br />
WENN(Jahr
5 Aufgaben<br />
88<br />
3. Der Lehrbetrieb einer privaten Universität ruht auf den Schultern des in Abbildung<br />
3 abgebildeten Kollegiums. Die Namen entstammen verschiedenen Micky<br />
Maus Heften. Das Gehalt beruht auf zähen individuellen Verhandlungen <strong>mit</strong> dem<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
A B C D E F G H<br />
Name Vorname Geschlecht Gebdat Gatte Kinder FBR Gehalt<br />
Bulletti Benito M 11.02.1962 0 MaD 4.600<br />
Eisenbeiß Elfriede W 22.11.1944 Erich 0 SuF 3.450<br />
Schurigl Schorsch M 13.11.1949 0 MaD 4.800<br />
Lobedanz Lothar M 25.08.1965 Lola 1 MaD 4.700<br />
Grün Gero M 13.02.1953 0 SuF 6.000<br />
Greulich Gitta W 11.11.1972 1 MaD 4.100<br />
Gründlich Gerda W 15.12.1965 0 SuF 3.800<br />
Trauerwein Thaddäus M 11.11.1955 Trude 2 MaD 6.000<br />
Besitzer. Zusätzlich zu diesem Gehalt gibt es familiäre Zuschläge, <strong>und</strong> zwar pro<br />
Gatte 100 e <strong>und</strong> pro Kind 200 e. Die Mitglieder des FBR SuF erhalten eine<br />
generelle Zulage von 150 e. Wer im Jahrzehnt vom 1.1.1960 bis zum 31.12.1969<br />
geboren ist, erfreut sich an 100 e Alterszulage. Wer zwischen dem 1.1.1950 <strong>und</strong><br />
dem 31.12.1959 geboren ist, erhält 200 e Alterszulage <strong>und</strong> alle noch älteren Kollegen<br />
beziehen 300 e. Ergänzen Sie die Tabelle um eine weitere Spalte, die das<br />
endgültige Bruttogehalt enthält.<br />
4. Im abgebildeten Arbeitsblatt sind drei Einzelaufgaben zu sehen. Im Bereich B4:D4<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
A B C D E F<br />
Anfangsjahr Anfangsmonat Laufzeit (Monate) Endjahr Endmonat<br />
2008 6 56 2013 1<br />
7884<br />
Einkommen Ger<strong>und</strong>et Steuer Jahr Schaltjahr<br />
46299,45 46296 7884 2000 Ja<br />
sollen Anfangsjahr <strong>und</strong> Anfangsmonat sowie die Laufzeit eines Vertrages etwa <strong>mit</strong><br />
einem Softwareabonnement von »WWW.CrazyDownloads.Com« eingegeben werden.<br />
Danach wird der letzte Monat <strong>mit</strong> Jahr berechnet.<br />
In der Zelle B6 steht ein beliebiges Einkommen, rechts daneben die größte durch<br />
12 teilbare ganze Zahl, die kleiner oder höchstens gleich diesem Einkommen ist.<br />
Im nächsten Feld soll dann die zu zahlende Einkommensteuer entsprechend der<br />
Bierdeckelformel des verehrungswürdigen Guido W. erscheinen:<br />
Das Bruttojahresgehalt wird auf die nächste durch 12 teilbare ganze Zahl abger<strong>und</strong>et,<br />
das ergibt das zu versteuernde Jahreseinkommen. Für die ersten 10000 e<br />
erfolgt kein Steuerabzug. Für den Überschuss über 10000 e ist zwischen 10000<br />
e <strong>und</strong> 20000 e ein Steuersatz von 10% fällig. Bleibt immer noch was übrig, so<br />
wird der Betrag zwischen 20000 e <strong>und</strong> 30000 e <strong>mit</strong> 20% besteuert <strong>und</strong> der dann
noch verbleibende Rest <strong>mit</strong> 30%. Der erhaltene Wert wird auf die größte durch 12<br />
teilbare ganze Zahl verkleinert, <strong>und</strong> das ist dann die Steuer.<br />
In der Zelle E6 wird ein Jahr eingetippt <strong>und</strong> F6 erteilt dann Auskunft, ob dieses<br />
Jahr ein Schaltjahr ist. Schaltjahre sind Jahreszahlen, die entweder durch 400<br />
teilbar sind, wie das Jahr 2000 oder durch 4, dann aber nicht durch 100, weshalb<br />
zwar 2004 ein Schaltjahr war, aber 1900 keins.<br />
5. Gegeben seien die Matrizen L <strong>und</strong> R <strong>mit</strong><br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
16<br />
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y<br />
Matrix L<br />
Matrix R<br />
1 0 0 0 1 3 1 -1 1 3 1 -1 4 -2 7 -5 1 0 0 0<br />
2 1 0 0 0 -1 -1 2 2 5 1 0 -1 1 -3 2 0 1 0 0<br />
3 0 1 0 0 0 1 0 3 9 4 -3 -3 0 1 0 0 0 1 0<br />
4 -1 1 1 0 0 0 1 4 13 6 -5 -3 1 -1 1 0 0 0 1<br />
{=MMULT(L;R)} {=MINV(A)}<br />
MDET(L) 1 MDET(R) -1 MDET(A) -1<br />
A = L*R Inverse A -1<br />
{=MTRANS(A)} A<br />
1 0 0 0 1 3 2 -5 1 2 3 4 4 -2 7 -5<br />
-2 1 0 0 0 -1 -1 2 3 5 9 13 -1 1 -3 2<br />
-3 0 1 0 0 0 1 0 1 1 4 6 -3 0 1 0<br />
-3 1 -1 1 0 0 0 1 -1 0 -3 -5 -3 1 -1 1<br />
-1 =R -1 *L -1<br />
Inverse L -1<br />
Inverse R -1<br />
Matrixformeln: Strg+Umschalt+Eingabe!<br />
A* A -1<br />
Berechnen Sie <strong>mit</strong> <strong>Excel</strong> die Matrizen wie im Bild <strong>und</strong> zusätzlich (A T ) −1 . Warum<br />
sind die Komponenten aller Matrizen ganzzahlig?<br />
6. Eine Bank bietet Sparverträge an <strong>mit</strong> einer Laufzeit von mindestens 24 <strong>und</strong> höchstens<br />
60 Monaten. Bezogen auf den Nominalzins Zins verzinst sich das angesam-<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
A B C D E F G H I J K<br />
Vertragsgr<strong>und</strong>lagen<br />
Wert<br />
Zins 0,0500 Anfangs- Anfangs- Anzahl End- End- Zahltermine Monatlicher<br />
Abschlusskosten 0,0400 jahr monat Monate jahr monat pro Jahr Zahlbeitrag<br />
Monatsfaktor 1,00407 2008 10 38 2011 11 1 250<br />
Abbildung 5.1: Die Vertragsgr<strong>und</strong>lagen<br />
melte Kapital pro Monat um den Faktor<br />
MonF aktor = (1 + Zins) (1/12) .<br />
89
5 Aufgaben<br />
90<br />
Dazu kommen die Sparbeiträge, die je nach Zahlweise monatlich, viertel-, halboder<br />
ganzjährlich vorschüssig, also am Anfang, zahlbar sind. Die Eingaben verteilen<br />
sich auf zwei Arbeitsblätter, die ich in der Abbildung 5.1 in einem Blatt<br />
zusammengefasst habe. Für den Vertrag sind Abschlusskosten fällig, die einen Prozentsatz<br />
der Beitragssumme ausmachen. Der Prozentsatz heißt alpha, hier 4 %.<br />
Die Abschlusskosten werden gleichmäßig auf die Zahlungen der ersten zwei Jahre<br />
verteilt. Die Ausgabe soll automatisch erfolgen, nachdem alle Eingaben getätigt<br />
sind. Die Daten der Abbildung 5.1 führen zur Ausgabe wie in Abbildung 5.2 in<br />
den Spalten A bis F. Bei jährlicher Zahlweise müsste sich die Ausgabe wie in den<br />
Spalten H bis M ergeben. Die Zahlweise ergibt sich aus der Eingabe in der Zelle<br />
J6. Zugelassen ist nur eine Liste <strong>mit</strong> den Werten 1, 2, 4 <strong>und</strong> 12. Ist dieser Wert 1,<br />
werden 12 Beiträge zu einem Jahresbeitrag zusammengefasst, entsprechend sind<br />
für den Wert 2 so<strong>mit</strong> 6 Beiträge halbjährlich <strong>und</strong> für 4 da<strong>mit</strong> 3 Beiträge quartalsweise<br />
fällig. Erstellen Sie diese nicht ganz einfache, aber z.B. für Anwendungen<br />
bei Banken <strong>und</strong> Versicherungen typische Arbeitsmappe. Verwenden Sie in dieser<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
16<br />
17<br />
18<br />
19<br />
20<br />
21<br />
22<br />
23<br />
24<br />
25<br />
26<br />
27<br />
A B C D E F G H I J K L M<br />
k<br />
Jahr<br />
Monat<br />
Zahlbeitrag<br />
Alphakosten<br />
Kapital<br />
k<br />
Jahr<br />
Monat<br />
Zahl<br />
beitrag<br />
Alphakosten<br />
1 2008 10 250 10,83 239,17 1 2008 10 3000 130,00 2.870,00<br />
2 2008 11 250 10,83 479,31 2 2008 11 0 0,00 2.881,69<br />
3 2008 12 250 10,83 720,43 3 2008 12 0 0,00 2.893,43<br />
4 2009 1 250 10,83 962,53 4 2009 1 0 0,00 2.905,22<br />
5 2009 2 250 10,83 1.205,62 5 2009 2 0 0,00 2.917,06<br />
6 2009 3 250 10,83 1.449,70 6 2009 3 0 0,00 2.928,94<br />
7 2009 4 250 10,83 1.694,77 7 2009 4 0 0,00 2.940,87<br />
8 2009 5 250 10,83 1.940,84 8 2009 5 0 0,00 2.952,86<br />
9 2009 6 250 10,83 2.187,91 9 2009 6 0 0,00 2.964,89<br />
10 2009 7 250 10,83 2.435,99 10 2009 7 0 0,00 2.976,97<br />
11 2009 8 250 10,83 2.685,09 11 2009 8 0 0,00 2.989,09<br />
12 2009 9 250 10,83 2.935,19 12 2009 9 0 0,00 3.001,27<br />
13 2009 10 250 10,83 3.186,32 13 2009 10 3000 130,00 5.883,50<br />
14 2009 11 250 10,83 3.438,46 14 2009 11 0 0,00 5.907,47<br />
15 2009 12 250 10,83 3.691,64 15 2009 12 0 0,00 5.931,54<br />
16 2010 1 250 10,83 3.945,85 16 2010 1 0 0,00 5.955,70<br />
17 2010 2 250 10,83 4.201,09 17 2010 2 0 0,00 5.979,97<br />
18 2010 3 250 10,83 4.457,37 18 2010 3 0 0,00 6.004,33<br />
19 2010 4 250 10,83 4.714,70 19 2010 4 0 0,00 6.028,79<br />
20 2010 5 250 10,83 4.973,07 20 2010 5 0 0,00 6.053,36<br />
21 2010 6 250 10,83 5.232,50 21 2010 6 0 0,00 6.078,02<br />
22 2010 7 250 10,83 5.492,99 22 2010 7 0 0,00 6.102,78<br />
23 2010 8 250 10,83 5.754,53 23 2010 8 0 0,00 6.127,64<br />
24 2010 9 250 10,83 6.017,14 24 2010 9 0 0,00 6.152,61<br />
25 2010 10 250 0,00 6.291,66 25 2010 10 500 0,00 6.677,68<br />
26 2010 11 250 0,00 6.567,29 26 2010 11 0 0,00 6.704,88<br />
Abbildung 5.2: Die Kapitalentwicklung<br />
Arbeitsmappe sinnvolle Namen für die Daten.<br />
7. Im nächsten Arbeitsblatt ist das Abrechnungswesen eines Großhändlers für Baby-<br />
Kapital
waren zu sehen. Die Tabellen sollen sich dabei auf vier Arbeitsblätter verteilen.<br />
Das erste speichert die K<strong>und</strong>en, zu sehen im Bereich E1:G5, das zweite hält die<br />
Artikel fest, hier im Bereich A1:C5. Die Aufträge <strong>mit</strong> den Posten für bestellte Waren<br />
sind im Bereich A7:G12 zu sehen <strong>und</strong> würden ein weiteres Arbeitsblatt füllen.<br />
Der Sachbearbeiter soll dabei nur die Artikel- <strong>und</strong> die K<strong>und</strong>ennummer eingeben,<br />
die Einträge in den Spalten C <strong>und</strong> E sollen dann von alleine erscheinen. Nach<br />
Eintragung der Menge soll dann auch automatisch der Kaufpreis in der Spalte G<br />
erscheinen, wobei die Rabatte zu beachten sind, die den K<strong>und</strong>en eingeräumt wurden.<br />
Sie müssen in diesem Arbeitsblatt die SVERWEIS-Funktion verwenden. Im<br />
letzten Arbeitsblatt werden die Umsätze der K<strong>und</strong>en kumuliert, wozu Sie bitte die<br />
SUMMEWENN-Funktion verwenden. Ergänzen Sie zum Testen die Daten noch<br />
um einige Waren, K<strong>und</strong>en <strong>und</strong> Aufträge.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
16<br />
17<br />
18<br />
A B C D E F G<br />
Preisliste K<strong>und</strong>enliste<br />
ArtikelNr Artikel Preis K<strong>und</strong>enNr K<strong>und</strong>e Rabatt<br />
1 Babypuder Hauchzart 4,50 1 BabyDiscount 10,00%<br />
2 Alete Spuckspinat 2,30 2 BaByHiP 4,00%<br />
3 Ohropax 1,20 3 BabyParadies 13,00%<br />
Auftragsposten<br />
AuftragsNr ArtikelNr Artikel K<strong>und</strong>enNr K<strong>und</strong>e Anzahl Preis<br />
1 1 Babypuder Hauchzart 2 BaByHiP 12 51,84<br />
2 1 Babypuder Hauchzart 1 BabyDiscount 120 486,00<br />
3 2 Alete Spuckspinat 2 BaByHiP 13 28,70<br />
4 3 Ohropax 3 BabyParadies 800 835,20<br />
K<strong>und</strong>enNr<br />
Umsatzliste<br />
K<strong>und</strong>e Gesamter Umsatz<br />
1 BabyDiscount 486,00<br />
2 BaByHiP 80,54<br />
3 BabyParadies 835,20<br />
8. Erstellen Sie das Arbeitsblatt der Abbildung 2.13 auf Seite 55 nur unter Verwendung<br />
von logischen Funktionen wie WENN, ODER <strong>und</strong> UND sowie arithmetischen<br />
wie REST, also ohne die Datumsfunktionen!<br />
9. Zu maximieren sei G = x + 3y u. d. Nb. x · y ≤ 4, x 2 · y ≤ 16, 2x − 2y ≤ 7,<br />
−2x + 2y ≤ −3. Außerdem sollen x, y ≥ 0 sein. Skizzieren Sie <strong>mit</strong> <strong>Excel</strong> die<br />
Nebenbedingungen <strong>und</strong> lassen Sie den Solver das Maximum finden.<br />
10. Es ist der optimale Standort für einen Flugplatz gesucht, von dem aus die sechs<br />
Flugplätze A bis F angeflogen werden. Optimal sei derjenige Standort, für den die<br />
Summe der täglich zurückzulegenden Flugkilometer minimal ist. Als Entfernung<br />
ist jeweils die Luftlinie anzunehmen. Im Arbeitsblatt sind für jeden der Orte A<br />
bis F die Zahl der Flüge zu dem neuen Flugplatz sowie die Ortskoordinaten (x, y)<br />
angegeben. Nicht geeignet für den Flugplatz sind ein durch die Bedingung x +<br />
y ≥ 250 definiertes Sumpfgebiet sowie ein kreisförmiger See <strong>mit</strong> Radius 20 <strong>und</strong><br />
Mittelpunkt (100, 100). Fertigen Sie die Skizze wie abgebildet an.<br />
91
5 Aufgaben<br />
92<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
A B C D E F G H I<br />
Zahl<br />
der<br />
Flüge<br />
Flug-<br />
Flug<br />
platz x Flughäfen Kilometer<br />
A 40 200 40 4019,9502<br />
B 160 210 10 1702,9386<br />
C 250 160 20 4560,7017<br />
D 220 80 30 5731,492<br />
E 100 40 20 1843,9089<br />
F 50 120 10 282,84271<br />
Optimum 30 100<br />
Min z =<br />
u. d. Nebenbedingungen<br />
18141,834<br />
x + y ≤ 250 130<br />
(x - 100)^2 + (y - 100)^2 ≥ 400 4900<br />
250<br />
200<br />
150<br />
100<br />
50<br />
0<br />
Y<br />
Standorte der Flughäfen<br />
0 50 100 150 200<br />
X<br />
250<br />
Flughäfen Optimum<br />
Diese schöne Aufgabe stammt aus Müller-Merbachs klassischem Buch über Operations<br />
Research <strong>und</strong> wurde von meinem Kollegen Prof. Pfeifer für <strong>Excel</strong> entdeckt.<br />
11. Finden Sie die genaueste Lösung der Gleichung<br />
x 5 − 2x 3 − 3 = 0,<br />
die <strong>Excel</strong> bieten kann. Dazu müssen Sie im Dialog »Optionen« des Menüs Extra<br />
im Register »Berechnung« geeignete Einstellungen vornehmen. Vergleichen Sie Ihr<br />
Ergebnis <strong>mit</strong> Lösungen von MatLab oder Mathematica.<br />
12. Finden Sie <strong>mit</strong> <strong>Excel</strong> die nächste positive Lösung der Gleichung<br />
tan x − 2x = 0.<br />
13. Erstellen Sie das in Abbildung 3.10 auf Seite 74 dargestellte Arbeitsblatt. Verwenden<br />
Sie dabei Namen für die Daten. Sie benötigen für das Diagramm noch eine<br />
Datenliste.<br />
14. Bezogen auf die Gehaltsliste der EEE geben Sie die Filter für folgende Teillisten<br />
an <strong>und</strong> er<strong>mit</strong>teln die Ergebnisse.<br />
a) Alle Professoren des FBR MaD, die mindestens ein Kind haben <strong>und</strong> deren<br />
Gr<strong>und</strong>gehalt 4700 e übersteigt.<br />
b) Die Vereinigung aller nach dem 1.1.1950 geborenen Professoren des FBR SuF<br />
<strong>mit</strong> den Professoren, die genau ein Kind haben.
Index<br />
Alles Markieren, 12<br />
Anwendungsfenster, 10<br />
Arbeitsblatt, 13, 28<br />
Arbeitsmappe, 13<br />
Arbeitsmappen, 28<br />
Arbeitsmappenfenster, 11<br />
Ausfüllkästchen, 33<br />
Bearbeitungsleiste, 12<br />
Befehl, 13<br />
benutzerdefinierte Listen, 34<br />
Bereich, 13<br />
Bildlaufleiste, 12<br />
Datenbank-Funktionen, 85<br />
Datenmatrix, 77<br />
Datenpunkt, 61<br />
Datenreihe, 61, 65<br />
Datenreihen, 61<br />
Diagramm, 61<br />
Diagramm-Assistenten, 62<br />
Diagrammblatt, 61<br />
Diagrammfläche, 64<br />
Diagrammlegende, 67<br />
Eingabefeld, 12<br />
Fensterleiste, 12<br />
Filter, 79<br />
Kriterium, 80<br />
Formeln<br />
absoluter Bezug, 36<br />
gemischter Bezug, 36<br />
relativer Bezug, 36<br />
Größenachsen, 65<br />
HÄUFIGKEIT-Funktion, 75<br />
Kontextmenü, 15<br />
Liste, 61, 76<br />
Datensatz, 77<br />
Feld, 77<br />
Markieren, 20<br />
Maske, 79<br />
Matrix-Konstante, 52<br />
Menüleiste, 11<br />
Namensfeld, 12<br />
ODER-Funktion, 43<br />
Operatoren<br />
arithmetische, 51<br />
Platzhalterzeichen, 81<br />
Punkt, 26<br />
Punktdiagramm, 68<br />
range, 13<br />
Reihendialog, 34<br />
Rubrik:qualitatativ, 66<br />
Rubrik:quantitativ, 66<br />
Rubriken, 61<br />
Säulendiagramm, 67<br />
Shortcut, 14<br />
SPALTE-Funktion, 50<br />
Spaltenüberschrift, 11<br />
Spezialfilter, 83<br />
Statusleiste, 12<br />
SUMMEWENN-Funktion, 44<br />
SVERWEIS-Funktion, 48<br />
Symbolleiste, 11, 16<br />
Tabelle, 13<br />
93
Index<br />
Tastaturkürzel, 14<br />
Titelleiste, 10<br />
UND-Funktion, 43<br />
WENN-Funktion, 43<br />
workbook, 13<br />
worksheet, 13<br />
Zeichnungsfläche, 65<br />
Zeilenüberschrift, 12, 26<br />
Zelle, 12, 21<br />
94