SAP-Kurse an der FSU

SAP-Kurse an der FSU
Prof. Dr. Johannes Ruhland, Beate Eckart,
Thomas Fischer, Johannes Sternatz
Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik
Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät der Friedrich-Schiller-Universität
Carl-Zeiss-Str. 3
07743 Jena
J.Ruhland@wiwi.uni-jena.de
Abstract: Um in der Ausbildung mit knappem Zeitbudget ein Höchstmaß an
Verständnis von integrierten Systemen zu erreichen, wurden an der FSU am
Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik begleitend zu Vorlesungen SAP-Kurse entwickelt,
die in je einsemestrigen Blöcken in einer Bachelor- und einer Masterausbildung
eingesetzt werden können. Mit Blick auf diese Ausbildungsziele wird in
praktischen Beispielen mit jeweils durchgängigem Fallstudienkontext sowohl eine
Veranstaltung „Einführung in ERP-Systeme“ untersetzt als auch in einer
weiterführenden Veranstaltung eine Anpassung einer Standardsoftware an ein
einführendes Unternehmen demonstriert und nachvollzogen. Die zwei Fallstudien
gehen vom Prozessgedanken aus und spiegeln sowohl in der Nutzung des Systems
als auch in der Entwicklung eine ganzheitliche Betrachtung wichtiger
Schwerpunkte im SAP-Umfeld wider. Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt dabei
auf der Fallstudie für den Fortgeschrittenenkurs.
1 Einführung
1.1 Ausgangssituation
An der Friedrich-Schiller-Universität Jena wird seit 1991 im Rahmen des Studiums mit
dem Abschluss eines Wirtschaftswissenschaftlers oder Wirtschaftspädagogen die
Möglichkeit gegeben, das Schwerpunktfach Wirtschaftsinformatik zu belegen. Die
Ausbildung beinhaltet eine große Breite von Themen wirtschaftsinformatorischer
Fragestellungen, womit dem notwendigen Qualifikationsprofil eines
Wirtschaftsinformatikers Rechnung getragen werden soll. Die Palette reicht von
Statistischen Analysetools und Simulationstechniken über Datenbankthemen bis zu
Integrierten Anwendungen.
1949

Die Vorlesungsinhalte werden seit 1995 im Rahmen des University Alliance Programs
der SAP in ausgewählten Lehrveranstaltungen mit Übungen am SAP-System als
Beispiel einer integrierten high-end ERP-Lösung untersetzt, zunächst mit eigener
Installation, dann seit Einrichtung der UCCs dort gehosted. SAP ist kein Schwerpunkt in
Forschung und Lehre am Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik der FSU, aber die
Veranstaltungen stehen nicht nur gleichberechtigt neben den anderen Angeboten für die
Studenten, sondern werden bevorzugt aus den Wahlpflichtveranstaltungen des Schwerpunktfachs
ausgewählt, da sie eine hohe Praxisrelevanz haben.
Im Jahr 2000 wurde an der Fakultät zusätzlich der Studiengang Wirtschaftsinformatik
installiert, umso wichtiger schien jetzt eine tiefer gehende Vermittlung der
Funktionsweise und Struktur von Integrierten Anwendungssystemen. Angehende
Wirtschaftsinformatiker haben einen Grundlagenpflichtkurs „ERP-Systeme 1“ im 4.
Semester und ein Wahlpflichtangebot „ERP-Systeme 2“ im Hauptsstudium. In beiden
Kursen wird SAP als Beispiel in den praktischen Übungen benutzt.
Im Rahmen der Umstellung auf die Bachelor- und Master-Studiengänge werden diese
Inhalte weiterhin in die Ausbildung einbezogen, und so wurden in den letzten Semestern
Fallstudien entwickelt und in der Durchführbarkeit verifiziert, die dem jeweiligen
Anspruch und Qualifikationsgrad dieser Abschlüsse entsprechen sollen. Der Zeitrahmen
dafür ist im Gesamtprogramm knapp bemessen: Im Rahmen der Bachelor-Ausbildung
soll ein einsemestriger Kurs in die Grundlagen einer integrierten Anwendungssoftware
am Beispiel des SAP-Systems einführen, im Rahmen des Masterstudiums ein
Customizing-Kurs die Anpassung des SAP-Systems an die Anforderungen eines
Unternehmens zeigen. Die Kernherausforderung liegt also darin, in den jeweils
einsemestrigen mit maximal 4 Präsenzstunden ausgestatteten Kursen, den Studenten ein
Höchstmaß an Verständnis für integrierte Systeme zu vermitteln. Sie sollen selbständig
über die Integration der Prozesse betriebswirtschaftliches Verständnis entwickeln und
die Widerspiegelung der Prozesse in einem Anwendungssystem begreifen und
realisieren.
Vor diesem Hintergrund liegt das Kernproblem der Ausbildung in den sehr engen
zeitlichen Restriktionen. Die folgenden Ausführungen konzentrieren sich daher auf
unsere Erfahrungen, wie durch eine sorgfältige Gestaltung der Übungsfälle und eine
Beschränkung auf die Kernprozesse erreicht werden kann,. dass nicht nur die Bedienung
des Systems erlernt wird, sondern der Integrationsgedanke erlebt und im Rahmen eines
Customizing eigenständig erweitert werden kann.
1950

1.2 Vergleich zu den UCC-Fallstudien
Es wurde durchgängige Beispiele mit konsistenten Stamm- und Bewegungsdaten
entwickelt, die den Zeitrahmen von 4 Präsenzstunden im Semester nicht überschreiten
(wobei hierzu auch eine 2 bzw. 1-stündige Vorlesung gehört). Im Rahmen der
Bachelorausbildung, in der in Übungen anhand des integrierten Systems
betriebswirtschaftliche Prozesse verdeutlicht werden sollen, wird im Beispiel der
gesamte Wertschöpfungsprozess vollzogen und somit auch Controllingfunktionalität
nutzbar gemacht. Die Fallstudie ist in die IDES integriert, Organsiationseinheiten,
Ressourcen und Abläufe der IDES werden genutzt. Um ausreichend plausibel aber auch
einfach zu sein, ist der Gegenstand der Fallstudie ein Grill, der zunächst eingekauft und
wiederverkauft wird, später dann, in der Fallstudie aus Kostengründen und weil der
Lieferant nicht zuverlässig ist, selbst produziert und vertrieben wird. Der Schwerpunkt
liegt auf den Standardgeschäftsprozessen.
Im Masterstudium wird ein Unternehmen nicht nur organisationell abgebildet, sondern
die Geschäftsprozesse, teilweise neu erstellt, in rollenbasierten Menüs zu einer
Endanwendung geführt. Wir stellen in dem Kurs nicht Customizing, SERM, ABAP-
Kurs an verschiedenen voneinander losgelösten Beispielen nebeneinander, sondern
führen exemplarisch alle Aktivitäten einer SAP-Einführung in einem Unternehmen in
der Integration durch. Der Zeitrahmen gibt vor, dass das Beispiel in der Fallstudie kein
zu komplexes Unternehmen sein kann, in dem SAP eingeführt wird. Wir entschieden uns
für die Abbildung einer Fahrzeugvermietung, da Geschäftsprozesse dieser Art bisher
nicht in der IDES abgebildet sind und fast alles selbst erstellt werden muss. Außerdem
sind die meisten Studierenden mit den grundlegenden Geschäftsprozessen dieser
Branche vertraut und erkennen gleichzeitig die Notwendigkeit fundamentaler
Veränderungen der Geschäftsprozesse gegenüber denen eines Produktionsbetriebs.
2 Vorstellung der Fallstudien „Grill“ und „Car4You“
2.1 Inhalt und Ablauf der Fallstudie „Grill“
Der praktischen Übung vorgelagert ist immer in einer Vorlesung ein kurzer Abriss zu
den betriebswirtschaftlichen Vorgängen, Prinzipien und Inhalten, die in einem ERP-
System abgebildet werden müssen. Danach erfolgt die Verifikation und Umsetzung des
Gesagten am Beispiel.
1951

Im (Bachelor)Grundkurs wird ein durchgängiges Beispiel eingesetzt, das Einkauf und
Vertrieb, später Produktion und Controlling des selbst produzierten Erzeugnisses
beinhaltet. Indem immer im selben Datenumfeld geblieben wird, wird erreicht, dass der
Teilnehmer sich mit seiner Aufgabe besser identifiziert und er die vernetzte Struktur des
Systems erkennt. Durch eine geschickte Namenskonvention muss er über
Zugriffsschlüssel nicht nachdenken, er wendet sie an. Er kontrolliert seine eigene
Tätigkeit, er prüft seine eigenen Kreditoren- und Debitorenposten und erhält somit einen
Einblick in die Gesamtfunktionalität eines integrierten Systems. Im Vergleich zu den
Motorrad-Fallstudien des UCC muss das gesamte Umfeld, also auch Stammdaten wie
Material, Kreditoren und Debitorendaten vom Lernenden selbst hinterlegt werden.
Thema /
SAP-Modul
Fallstudieninhalt
(Präsenz)
Zeit
MM Organsiationseinheiten, Stammdaten
Material, Kreditoren, Infosätze
4
MM-PUR Einkaufsprozess 4
FI Verständnis für das externe RW 4
SD Vollständiger Verkaufsprozess mit
Termin- und Sofortaufträgen
PP Produktionsplanung und
Durchführung
6
6
CO
Controlling mit Produktkostenplanung
und –controlling
6
Tabelle 1: Zeitbedarf für die Übungsteile ohne Selbststudienzeit und Vorlesung
Unterstützende Lehrmaterialien sind neben der Fallbeschreibung insbesondere
Vorgangskettendiagramme, Geschäftsprozessdarstellungen in EPK-Notation und
„Vordrucke“ für das Notieren von Transaktionen und Belegnummern in den einzelnen
Geschäftsprozessschritten. Im Selbststudium kann dann anhand dieser Unterlagen der
Standardgeschäftsprozess jederzeit wieder systematisch nachvollzogen werden ohne
dass eine „Klickbeschreibung“ für Menüs und Transaktionen gegeben wird.
1952

2.2 Inhalt und Ablauf der Fallstudie C4Y
2.2.1 Überblick
Die Fallstudie „Car4You“ 1 behandelt die Einführung einer ERP-Software in einem
Unternehmen, welches in die IDES integriert wird. Die notwendigen Aktivitäten
orientieren sich an der Architektur Integrierter Informationssysteme. Diese wird mit den
Teilnehmern diskutiert und ein Projektplan aufgestellt. Die durch das System
bereitgestellten Werkzeuge wie z. B. IMG, Object-Navigator oder Pretty Painter werden
dabei eingesetzt.
Abbildung 1: Übersicht über die Fallstudienteile
2.2.2 Organsiationseinheiten - Customizing
Die C4Y (Abkürzung von Car4You, nicht als Translation, sondern Kurzbezeichnung für
später benutzte Schlüssel) ist ein mittelständisches, landesweit agierendes Unternehmen
mit 3 Standorten, teilweise mehreren Filialen, 2 Vertriebswegen 2 Geschäftsbereichen
und 2 Sparten. Die Struktur berührt in der Unternehmensmodellierung alle vom SAP-
System vorgegebenen Organsiationseinheiten ohne dabei unübersichtlich zu werden.
Mit den Studenten gemeinsam wird die Unternehmensstruktur diskutiert, exemplarisch
je eine Organisationseinheit angelegt, für die weitere Fertigstellung muss der Student
selbst sorgen, um an der Fallstudie weiter mit arbeiten zu können, wobei insbesondere
die Vertriebssicht sehr umfangreich ist.
1 Car4You, Abkürzung C4Y – ergibt mit dem Nutzerkennzeichen zusammen einen kurzen unverwechselbaren
Schlüsselbegriff für alle anzulegenden Objekte.
1953

Abbildung 2:Organisationseinheiten aus Logistiksicht
2.2.3 Einkaufsprozess
Die testweise Durchführung eines Einkaufsprozesses im Rahmen der
Organisationsstruktur der C4Y soll zweierlei Wirkung haben: Zum einen wird die
Richtigkeit der Erstellung und Zuordnung der im Customizing eingepflegten Objekte
geprüft. Zum anderen sollen die angelegten Stamm- und Bewegungsdaten als
exemplarischer Grundstein für den späteren Aufsatz von Datenmodellen und
Geschäftsprozessen dienen, so dass dieser Test – so langwierig er auch erscheinen mag –
unerlässlich für den Arbeitsfortschritt ist. Sowohl auf das Durchspielen eines
Produktions- als auch eines Verkaufsprozesses wurde bewusst verzichtet, da einerseits
die entsprechend benötigten Customizingeinstellungen nicht gepflegt worden sind und
andererseits die Vertriebsfunktionalität im späteren Ablauf dieser Fallstudie über ABAP-
Transaktionen C4Y-spezifisch neu programmiert wird.
Ziel dieses Einkaufsprozesses ist es, in jedem Werk der C4Y ein Kleinwagen und ein
Transporter auf „Lager“ zu haben, sofern sie in den korrespondierenden Verkaufsbüros
vermietet werden dürfen. Um eine Überführung der Wagen bei differenten Abfahrts- und
Ankunftsorten zu ermöglichen, muss jedes Auto in jedem Werk gepflegt werden.
1954

2.2.4 DDIC und sERM
In der Diskussion mit den Studenten werden Kunde und Auto als Entitätstypen
identifiziert, die durch eine Is-A-Beziehung mit Debitor und Material korrespondieren.
Als Mieter eines Fahrzeugs besitzen unsere Kunden durchaus Eigenschaften, die so noch
nicht im SAP-System beim Debitor hinterlegt werden können. Dasselbe gilt für ein
Mietauto. Die Relation Mietet verbindet Mieter und Auto und muss ebenfalls hinterlegt
werden.
Abbildung 3: ERM für die Autovermietung
Beim Einpflegen des DB-Schemas über die Transaktion SE11 wird zwar teilweise auf
vorhandene DDIC-Objekte zurückgegriffen, der Arbeitsaufwand ist jedoch auch recht
erheblich und wird in der Präsenzzeit nur exemplarisch realisiert, die weitere Arbeit ist
in der Selbststudienzeit zu realisieren. Bottom Up werden Datenelemente, Domänen und
Tabellen angelegt, wobei eindeutige Bezeichner gewählt werden müssen (jeder Student
customized ja seine eigene Firma) und auf Eindeutigkeit muss wie bei den
Organsiationseinheiten geachtet werden.
1955

Abbildung 4: Datenstruktur der Tabelle KUNDE
Mit dem Data Modeler, Transaktion SD11, wird auch das SERM im System abgelegt.
Obwohl unabhängig zu den angelegten DDIC-Objekten ist es für die Anschaulichkeit
und die Überprüfung der eigenen Entwürfe wichtig und kann durch eine Verknüpfung
mit den DDIC-Objekten auch als Einstiegspunkt in die Datensicht auf die C4Y gesehen
werden.
Abbildung 5: Datenmodelldarstellung
1956

2.2.5 Anwendungsprogrammierung
Alle Programme werden in ABAP erstellt. Aus den Geschäftsprozessen ergibt sich die
modularisierte Programmstruktur – z. B. Auto einpflegen, Auto abändern, Kunde
aufnehmen, Kundendaten ändern, Mietvertrag abschließen und auch die Rückgabe des
Mietautos an einem anderen Ort als dem Ausgabeort werden als „normaler“
Geschäftsvorfall zugelassen. Die Rückgabe des Fahrzeuges ist wohl das umfangreichste
und komplizierteste Programm, weil z. B. etliche Plausibilitätskontrollen dazu gehören.
Abbildung 6: Eingabe der spezifischen Daten eines Mietautos
Die Dynpros sind zwar minimalistisch, aber (SAP-typisch) mit Suchhilfen ausgestattet.
Die Programme berücksichtigen Stamm- und Bewegungsdaten, die in die Tabellen zu
schreiben sind und decken hier viel von den üblichen ABAP-Prinzipien ab.
Abbildung 7: Fehlerbehandlung im Geschäftsablauf
1957

2.2.6 Human Ressource und Benutzerpflege
Ziel der Fallstudie ist die ganzheitliche Realisierung eines Einführungsprojektes des
SAP-Systems im Unternehmen. Um diese Vollständigkeit zu gewährleisten, werden im
nächsten Schritt in der Organsiationstruktur der C4Y Planstellen geschaffen, Mitarbeiter
eingestellt und den Stellen zugeordnet und im weiteren Verlauf auch System-Nutzern
zugeordnet. Es wird somit transparent und greifbar, wer später bestimmte Aktivitäten im
System ausführen darf bzw. muss in Hinsicht auf einen automatisierten Arbeitsablauf. Es
entstehen benutzerspezifische Menüs, die die selbst erstellten Programme bündeln und in
denen der gesamte Geschäftsablauf der Autovermietung, vom Einkauf eines Fahrzeuges
bis zu den Vermietungen erkennbar ist.
Abbildung 8: Benutzerspezifisches Menü für einen Mitarbeiter der C4Y
2.2.7 Workflow
Für einen in kurzer Zeit „machbaren“ Workflow wird auch in unserer Fallstudie ein
Genehmigungsverfahren implementiert. So muss, wenn ein Kunde die Rückgabe eines
Mietautos an einem anderen Ort wünscht, zunächst der Vorgesetzte, also Leiter der
Niederlassung die Zustimmung zum Vertragsabschluss geben. Dazu muss dieser nach
Anlage des Vertrages auf das Ereignis Ausgangsort ungleich Rückgabeort reagieren und
als Funktionsbaustein deklariert, im Arbeitsvorrat des Leiters vorliegen. Als
Modellierungsinstrument werden eEPKs [z.B. SC01 und SC02] verwendet.
1958

Abbildung 9: Ausschnitt aus dem Prozessentwurf für den Workflow
2.2.8 Zusammenfassung
Die zeitliche Verteilung aller Komplexe gestaltet sich nicht immer gleich. Bei guter
Vorbildung der Studenten und dem notwendigen theoretischen Vorwissen bspw. zu
Datenbanken und Programmierung kann nach einer kurzen Wiederholung die
Umsetzung der praktischen Aufgabe im Vordergrund stehen.
Thema Aufgabe Zeitbedarf
(Präsenzstunden)
Customizing Modellierung der Unternehmensstruktur 4
Einkaufsprozess
Test weises Durchspielen des Einkaufs von
Fahrzeugen für einen Standort der C4Y
2
Datenmodellierung Anlegen der Datenstrukturen und des SERMs 4
Programmierung
Personal
Workflow
Erstellen der Anwendungsstruktur und der
dazugehörigen ABAP-Programme
Erstellen einer Personalstruktur und Einpflegen
in die Organisationsobjekte der C4Y
Programmierung von Funktionsbaustein und
Implementierung der Workflowstruktur. Test
der Geschäftsabläufe.
Tabelle 2: Zeitbedarf in den Übungsteilen der Fallstudie C4Y
8
4
8
1959

2.3 Anforderungen an Lehrende und Teilnehmer
Es wird sichtbar, dass der Arbeitsaufwand in beiden Kursen sowohl für die Studenten als
auch für die Lehrenden hoch ist. Insbesondere fordern wir, da in beiden Veranstaltungen
die Aktivitäten aufeinander aufbauen, eine kontinuierliche Teilnahme, Mitarbeit und
Fertigstellung der Teilkomplexe. Wir machen den Teilnehmern deutlich klar, dass ohne
ständige Nacharbeit eine weitere Teilnahme am Kurs nicht gesichert ist. Insbesondere
Stammdaten müssen angelegt und gepflegt werden, da sonst Auswertungen nicht
realisiert werden könnten oder die erstellten Programme keine vollständige Bilder zeigen
könnten. Die Teambildung in den Kursen ist machbar und praxisnah, aber es kann auch
für den Lernerfolg jedes einzelnen von Vorteil sein, allein zu arbeiten und im
weiterführenden Kurs ein eigenes Unternehmen zu entwickeln.
3. Fazit
Bachelor (bzw. Grundstudiums-) Studenten soll ein solides Verständnis für den
Grundaufbau des Systems, die Modellierung von Geschäftsprozessen und deren
Abbildung in Software gegeben, und Vertiefern auf der Ebene des Master das
Customizing von der Anforderungsanalyse bis hin zur ABAP Programmierung
vermittelt werden. Wir haben für beide Niveaus die IDES Modellfirma als
Ausgangspunkt verwendet und sie um neue Geschäftsbereiche erweitert. Auf dem
Bachelor-Niveau vollziehen die Studenten im Laufe des Semesters die Aufnahme einer
neuen Produktionslinie nach; auf dem Master-Niveau werden de facto die
Geschäftsprozesse einer neuen Branche im Zuge eines umfassenden Customizing
abgebildet. Einzelne Studenten oder kleine Teams bearbeiten ein ganzes Semester
jeweils ihre eigene „Firma“ und wissen, dass die folgenden Entwicklungsschritte auf
ihren eigenen, aktuellen Leistungen aufbauen. Wir haben auf diese Weise eine
durchgängig hohe Qualität der Leistung während des Semesters erzielt und zugleich die
Bedeutung der Unterstützung durch systematische Modellierungstools unmittelbar
erfahrbar gemacht.
Literaturverzeichnis
[SC01] Scheer, AW, ARIS-Modellierungs-Methoden, Metamodelle, Anwendungen, Berlin et
al,: Springer 2001
[SC02] Scheer, AW; ARIS. Vom Geschäftsprozeß zum Anwendungssystem, Berlin et al,:
Springer 2002
1960