„kmG ELAK“ - Gföhl
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<strong>„kmG</strong> <strong>ELAK“</strong><br />
Elektronischer Akt für kleine und mittlere Gemeinden<br />
Regionsprojekt in der<br />
w.i.n. Region Kremstal – Niederösterreich<br />
„ELAK <strong>Gföhl</strong>“ – Projekt – w.i.n. Region Kremstal<br />
Gemeinden:<br />
<strong>Gföhl</strong> – Gedersdorf – Rohrendorf – Furth/Göttweig – Paudorf – Albrechtsberg –<br />
GUV (Gemeindeumweltverband)<br />
Projektdaten:<br />
Projektträgerin: Stadtgemeinde <strong>Gföhl</strong><br />
Projektkoordinator: STADir. Anton Deimel<br />
Projektleiter: Christian Schieb UNISYS<br />
Wissenschaftliche Begleitung: Donau Universität Krems, Dr. Peter Parycek<br />
Projektstart: November 2005<br />
Projektende: März 2007<br />
Projektkosten: Analysekosten rd. € 32.000,-<br />
Personalkosten der Gemeinden<br />
Förderung: Nö Kleinregionaler Entwicklungsfonds € 15.000,-<br />
Ansprechpersonen:<br />
• Bgm. Karl Simlinger Stadtgemeinde <strong>Gföhl</strong> (0676 / 709 37 56)<br />
• Winbotschafter Region Kremstal, Bgm. Franz Gartner (0664 / 411 61 18)<br />
• Projektkoordinator: Stadtamtsdirektor Anton Deimel (0676 / 709 38 16)<br />
E-Mail direktion@gfoehl.gv.at<br />
• Projektleiter: Christian Schieb, UNISYS, (0664/ 141 43 69)<br />
•<br />
kmG – Projektentwicklung – „Elektronische Gemeindestube 2010“<br />
• Sanfte Verwaltungsreform für viele Gemeinden<br />
• Analyse von ca. 200 bis 300 Prozessen befristet bis zum Jahr 2009<br />
• Umsetzung mind. eines Kleinprojektes in jedem NÖ Bezirk bis 2009 - freiwillig!<br />
• Weitere geförderte Gemeinde(regions)projekte nach diesem Modell sollen<br />
immer mehr Prozesse (Verfahrensabläufe) untersuchen bzw. analysieren<br />
• Wissens- und Technologieaustausch unter den Gemeinden im<br />
Schneeballsystem nach dem Projektmodell „ELAK – w.i.n. Region Kremstal“<br />
Stadtgemeinde <strong>Gföhl</strong>, A-3542 <strong>Gföhl</strong>, Hauptplatz 3, Telefon +43 (0)2716 / 6326-0, Fax +43 (0)2716 / 6326-26,<br />
E-Mail: gemeinde@gfoehl.gv.at, Hompage: www.gfoehl.gv.at UID-Nr. ATU16219402, DVR.Nr.: 0389846, Statistik Nr.: 31311
kmG ELAK – w.i.n Region Kremstal / NÖ<br />
- 2 –<br />
<strong>Gföhl</strong> – Kleine Stadt mit großem Herz<br />
kmG ELAK „<strong>Gföhl</strong>“ – Projektmotiv:<br />
• ELAK = logische Folge aus dem Ergebnis der Prozessanalyse<br />
• ELAK = DMS + elektronisch geführte Verfahrensabläufe<br />
• Grundlagenarbeit für künftige Vernetzung mit offenen Schnittstellen<br />
• Softwarearchitektur mit der Möglichkeit von „gehosteten“ Anwendungen<br />
• Elektronische Erfassung aller Vorgänge in der Gemeindestube<br />
• Vorgabe des Systembedarfes von der Gemeindebasis<br />
kmG ELAK „<strong>Gföhl</strong>“ – Anforderungsprofil der Projektgemeinden:<br />
• Offenen Schnittstellen<br />
• Einsatzmöglichkeit Gemeindelösung oder Regionslösung<br />
• Modellierte Verfahrensabläufe für viele Gemeinden gleichzeitig anwendbar<br />
• Onlineformulare ohne Medienbruch (E-Government)<br />
• Bedarfsgerechte Bedienung – für kleine und mittlere Gemeinden<br />
• Leistbar – für jede Gemeindegröße<br />
kmG ELAK „<strong>Gföhl</strong>“ – Projektziel:<br />
• Günstiges Lizenzmodell (keine monatliche Softwarewartung !!!)<br />
• Einführung einer ELAK Technologie mit der Standartsoftware Office 2007 von Microsoft<br />
– Share Point Portal Server 2007 – ohne Individualentwicklung!<br />
• ELAK Modellierung ca. 1/3 der 35 untersuchten Verfahren (Prozessanalyse)<br />
• ELAK Handbuch (beschreibt organisatorische Rahmenbedingungen für den ELAK wie<br />
Aufbau Geschäftszahl, Abläufe innerhalb der Registratur, etc.)<br />
• Mitarbeiterbegleitung beim Übergang vom Papierbüro zum papierlosen Büro<br />
• Szenarien für Einbindung Kommunalpolitiker (Bgm. STR, GR)<br />
• Wissenschaftliche Dokumentation des Projektes<br />
• Vermeidung Doppelgleisigkeiten durch Abstimmung mit Gemeindebund,<br />
Länderarbeitskreis<br />
• Standartisierung – Abstimmung mit der Q-SKF Arbeitsgruppe (Schnittstellen)<br />
kmG ELAK „<strong>Gföhl</strong>“ – Vorgehensweise:<br />
• Abstimmung der Prozesse für die neu hinzugekommenen Gemeinden<br />
• Hardwareanalyse der Teilnehmergemeinden<br />
• Softwareanalyse der Teilnehmergemeinden<br />
• Software – gemeinsame Optimierung hinsichtlich Upgrade der derzeitigen Microsoft<br />
Office Produkte auf den notwendigen Stand für die ELAK Umsetzung (MS Office 2007)<br />
• Modellierung der ersten gemeinsam festgelegten ELAK Verfahren<br />
• Erste Produktivsetzung Projektträgergemeinde (Juni bis Oktober 2006)<br />
• Ausrollung des ELAK auf die Projektgemeinden (November 2006 – März 2007)<br />
kmG ELAK „<strong>Gföhl</strong>“ – Synergien – Mehrwert:<br />
• Nutzungsmöglichkeit der untersuchten Verfahren für viele Gemeinden in Österreich<br />
• Werkzeug für die Einführung von E-Government und ELAK für kleine und mittlere<br />
Gemeinden<br />
• Synergien bei Folgeprojekten<br />
• kmG ELAK = Kompass für „elektronische Gemeindestube 2010“<br />
kmG ELAK „<strong>Gföhl</strong>“ – Nutzen für Gemeinde, Bürger und Wirtschaft<br />
• Zeit: Schneller Aktenzugriff – transparente Verwaltungswege – Automatisierung der<br />
Abläufe<br />
• Kosten: Effizienter Personaleinsatz – mehr Zeit für Bürger und Wirtschaft<br />
• Qualität: Kundenzufriedenheit (höhere Auskunftsqualität) – integrierte Bearbeitung,<br />
Bearbeitungstransparenz, keine Medienbrüche …<br />
• Verwaltungsreform:<br />
o Dokumentation der durchgeführten Abläufe (Nachvollziehbarkeit)<br />
o Arbeitsvorrat mit durchzuführenden Aktivitäten<br />
o Strukturiertes Arbeiten durch geschaffene organisatorische Rahmenbedingungen<br />
o ELAK ist kein Ersatz für bestehende Fachanwendungen!<br />
Stadtgemeinde <strong>Gföhl</strong>, A-3542 <strong>Gföhl</strong>, Hauptplatz 3, Telefon +43 (0)2716 / 6326-0, Fax +43 (0)2716 / 6326-26,<br />
E-Mail: gemeinde@gfoehl.gv.at, Hompage: www.gfoehl.gv.at UID-Nr. ATU16219402, DVR.Nr.: 0389846, Statistik Nr.: 31311
ELAK – Information auf<br />
Knopfdruck –<br />
schneller zum Ergebnis<br />
Projektziel<br />
Zeit<br />
Schneller<br />
Aktenzugriff<br />
11 12 1<br />
10 2<br />
9 3<br />
8 4<br />
7 6 5<br />
• Information für alle<br />
• Recherche-<br />
/Zugriffszeit<br />
• Rückblick über Jahre<br />
transparente<br />
Verwaltungswege<br />
Automatisierung von<br />
Arbeitsabläufen<br />
=<br />
Kosten<br />
Personal effizienter<br />
einsetzen – mehr Zeit<br />
für den Bürger<br />
Archivfläche<br />
• Raumbedarf, -miete<br />
Schrank<br />
Sachkosten<br />
• Papier<br />
• Ordner/Register<br />
• Kopierer<br />
Strategischer Vorteil Vorteil<br />
Qualität<br />
Kundenzufriedenheit<br />
•Auskunftsfähigkeit<br />
•Reaktionszeit<br />
erhöhte Aktualität<br />
integrierte Bearbeitung<br />
•keine Medienbrüche<br />
•Bearbeitungstransparenz<br />
höhere Qualifizierung der<br />
Mitarbeiter<br />
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