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Fact Sheet – IT Pro

Im Rahmen des Gesundheitsförderungsprojektes switch2006.at

wurden bei IT Pro im Gesundheitszirkel 17 Problemfelder

bearbeitet und entsprechende Lösungsvorschläge entwickelt.

Der Geschäftsführer von IT Pro nahm schriftlich zu jedem

einzelnen Punkt Stellung und legte im sogenannten

Maßnahmenkatalog die weitere Vorgangsweise der Umsetzung

fest. Der Maßnahmenkatalog wurde im Juli 2004 dem

Projektteam von ppm sowie der gesamten Belegschaft

vorgestellt.

Tätigkeitsfeld:

Software-Engineering-

Lösungen für Industrie-

Unternehmen

Ort

Linz

Belegschaftsstruktur

8 Männer, 3 Frauen

ZirkelteilnehmerInnen:

5 Männer, 1 Frau

Alle 17 - überwiegend verhältnisorientierten - Lösungsvorschläge wurden vom

Geschäftsführer sehr positiv und konstruktiv aufgenommen.

Ein Teil der Maßnahmen wurde bereits umgesetzt, alle anderen mit einem Datum der

spätesten Realisierung versehen.

Bearbeitete „Problemfelder“ und Lösungen:

Zentrale Person

Administrative und organisatorische Aufgaben bei IT Pro werden bisher vom

Geschäftsführer bzw. von den MitarbeiterInnen neben ihrer eigentlichen Tätigkeit

miterledigt. Der Umfang dieser Notwendigkeiten hat sich durch das Wachstum des

Unternehmens stark ausgeweitet und wurde so zunehmends hinderlich. Ab

September wird bei IT Pro halbtags eine Sekretärin beschäftigt, die diese Aufgaben

übernimmt.

Telefonanrufe

Durch die Notwendigkeit der Entgegennahme eingehender Telefonate werden die

MitarbeiterInnen immer wieder bei Ihrer Arbeitstätigkeit unterbrochen. Die

MitarbeiterInnen fühlen sich dadurch gestört und können den AnruferInnen oft auch

nicht die gewünschte Auskunft geben. Ab September übernimmt eine Sekretärin die

während ihrer Arbeitszeit eingehenden Telefonate. Darüber hinaus wird für alle

MitarbeiterInnen die technische Möglichkeit geschaffen auf die Outlook-

Terminkalender der KollegInnen zuzugreifen, um KundInnen über die Erreichbarkeit

derselben informieren zu können.

Urlaubsplan

Die Kenntnis über die Abwesenheit von KollegInnen ist aufgrund der Abstimmung

der Arbeit an gemeinsamen Projekten notwendig. Künftig wird ein Urlaubsplan gut

einsehbar beim Kommunikationspoint ausgehängt.

Keine Antwort auf e-mails

Aufgrund der starken Auslastung des Geschäftführers ist dieser häufig auswärts

unterwegs und kann nicht immer alle Mailanfragen seiner MitarbeiterInnen sofort

beantworten. Ab September wird eine Sekretärin den Geschäftsführer entlasten

sowie den MitarbeiterInnen als Ansprechperson zur Verfügung stehen.

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Vereinbarkeit Studium-Beruf

Eine Mitarbeiterin ist neben dem Studium im Ausmaß von acht Wochenstunden bei

IT Pro beschäftigt. Bei Einstellung wurde vereinbart, dass diese einen Teil der

Arbeiten für IT Pro von zu Hause aus durchführen wird. Aufgrund des Mangels an

Zeit war es dem Geschäftsführer in Folge aber nicht möglich „Arbeitspakete“ zu

schnüren, die ein Arbeiten von zu Hause aus ermöglichten. Mit Einstellung der

Sekretärin im September soll sich dies ändern.

Zu Hause arbeiten

Den MitarbeiterInnen war nicht klar, ob in begrenztem Ausmaß auch zu Hause

gearbeitet werden darf. Der Geschäftsführer stellt klar, dass Homeoffice nur in

Ausnahmefällen praktiziert wird.

Firmennotebook

Das Firmennotebook wies zum Ärger der MitarbeiterInnen, welche das Gerät für

diverse Aufgaben wie Schulungen, Präsentationen oder Tests benötigen, diverse

Mängel auf. Als Konsequenz wurde ein neues Notebook mit entsprechender

Ausstattung angeschafft, die Mängel des alten wurden soweit möglich behoben.

PDA

Um die Verfügbarkeit von Firmengeräten (Testgeräte, Entwicklungsgeräte)

sicherzustellen, werden diese künftig von der Sekretärin elektronisch verwaltet. Der

Bedarf ist rechtzeitig anzumelden.

Serveradministration

Bis spätestens August 2004 ist vom EDV-Leiter und dessen Stellvertreter ein IT-

Konzept auszuarbeiten, das Strukturen, Berechtigungen und Prozesse der EDV-

Landschaft bei IT Pro zum Inhalt haben wird.

Grundkonfiguration der Server

Den GesundheitszirkelteilnehmerInnen war nicht klar, ob es eine Dokumentation der

Servergrundeinstellungen gibt. Darüber hinaus wurde festgestellt, das jedEr

MitarbeiterIn befähigt werden sollte, bspw. bei Stromausfall, das System wieder in

Betrieb zu nehmen. Das im vorhergehenden Punkt angeführte und sich bereits in

Ausarbeitung befindliche IT Konzept wird diesen Punkt berücksichtigen und ein

Notfallprogramm vorsehen.

Übergabemängel

Die TeilnehmerInnen identifizierten als eine der größten Stressbelastungen im

Arbeitsablauf, das Auftauchen von Problemen bei der Übergabe eines Produktes an

den/die Kunden/in. Um dem möglichst entgegenzuwirken müssen Testphasen

unbedingt eingehalten werden. Wenn irgend möglich (je nach Projektgröße) sollen

Tests von einer an der Entwicklung des Produkts nicht unmittelbar beteiligten Person

durchgeführt werden. Darüber hinaus soll ein technischer Leiter als fixe

Ansprechperson für auftretende Fragen zur Verfügung stehen.

Projektmanagement

Der Zeitaufwand für einzelne Prozessphasen ist im Vorfeld eines Projektes nur

schwer abschätzbar. Um ein Umplanen bei Auftreten von Verzögerungen und somit

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auch das Einhalten der kalkulierten Testphase zu ermöglichen, müssen

Teammitglieder den Projektleiter rechtzeitig entsprechend informieren.

Technische Leitung

Ein IT Pro Mitarbeiter wurde zum technischen Leiter bestellt sowie ein zweiter zum

Leiter für den Bereich neue Technologien.

Betriebsinterner Austausch

Zum Austausch firmeninterner Infos, über laufende Projekte, zur Weitergabe von

Know-how sowie zur Klärung diverser Fragen wird es ab sofort monatliche Meetings

geben.

Raumklima

In den Büroräumlichkeiten ist es sowohl im Sommer als auch im Winter zu heiß, die

Raumtemperatur ist nicht regulierbar. Darüber hinaus ist die Luft sehr trocken. Die

Folge sind Kopfschmerzen und Konzentrationsschwierigkeiten. Als Konsequenz wird

der Vermieter nachhaltig aufgefordert für ein regulierbares Heizsystem zu sorgen.

Weiters werden Zimmerbrunnen zur Befeuchtung der Atemluft angeschafft.

Server

In einem der Büros ist der Lärmpegel, aufgrund der dort untergebrachten Server,

sehr hoch. Darüber hinaus kommt es zu zusätzlicher Wärmeentwicklung. Als

Konsequenz wird, bei der absehbaren nächsten Vergrößerung der Büroflächen von

IT Pro, dieumliche Abtrennung der Server eingeplant.

Büroinfrastruktur

Um entstehenden Verbesserungsbedarf an der Büroinfrastruktur besser sichtbar zu

machen, wird künftig eine Liste zur Eintragung beim Kommunikationspoint

ausgehängt.

Fazit:

Geschäftsführer: „Ich bin froh, dass wir an dem Projekt teilgenommen haben. Wir

werden diese Form der Organisationsentwicklung weiterführen!“

MitarbeiterInnen: „Wir sind auf das Ergebnis stolz und waren positiv überrascht

hinsichtlich Art und Umfang der Ergebnisse!“

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