Yippie Ya Yeah! anwendertreffen 2013 ulmerflieger neubau der ...

neutrasoft

Yippie Ya Yeah! anwendertreffen 2013 ulmerflieger neubau der ...

AUSGABE 5 | JULI 2013

Yippie Ya Yeah!

Anwendertreffen 2013

ulmerflieger

Neubau der Wilken GmbH

Stadtwerke Wolfhagen

Der Bodensee

Note „Sehr Gut“

Preisgekrönte Tourismuslösungen

Sechs Tonnen Papier


„So kennen wir Wilken:

ansprechend, durchdacht,

informativ und eine

Nasenspitze voraus!“

Lisa Fehr, Leitung Finanz- und Rechnungswesen

WALCKER Offsetdruck GmbH & Co. KG

„Wieder einmal eine gelungene Veranstaltung,

die neben neuen Informationen und Kontakten

während des Tagesprogramms auch einen hohen

Unterhaltungswert am Abend bot.“

Annette Müller, Finanzen und Regres, Deutsche BKK Stuttgart

„Das Wilken Anwendertreffen hat es ermöglicht, der Firmen kultur von Wilken näher

zu kommen. Es war sehr interessant in die Wilken Entwicklungen mit einbezogen

zu werden und in dem Zuge auch das neue Gebäude mit einweihen zu können.

Das alles gekrönt von einem fantastischen Feuerwerk.“

Johanna Würtz, Associate Director, Business Application Management, AirPlus International

„Super Organisation, klasse und interessante

Gespräche – auch branchenübergreifend.

Die Vorträge der Wilken Mitarbeiter waren

qualitativ hochwertig. Im Großen und

Ganzen ein abgerundetes Event!“

Günther Seitz, Communi Gate Kommunikationsservice GmbH

„Die Veranstaltung war insgesamt

sehr gelungen, doch

die Enthüllung des Wilken

Monolithen war mein persönliches

Highlight.“

Doris Knorr, Kendox AG

„Viele neue, nützliche und interessante Informationen

in einem sehr schönen und angenehmen Umfeld.“

Günther Freudenmann, Stadtwerke Heidenheim AG

„Es ist gut zu wissen, dass die Zukunft

mehr als erwartet bringt. Viele gute

Ergebnisse mit wenig Arbeitskraft.“

Rodica Boltner, Evang. Heimstiftung

„Das Wilken Anwendertreffen hat die

Schwerpunkte der kommenden Jahre aus

IT – sowie aus Anwendersicht eindrucksvoll

aufgezeigt.“

Julian Stenzel, IVU Informationssysteme GmbH

„Das Anwendertreffen war sehr informationsreich.

Alles an diesem Tag hat rundum gestimmt.“

Frau Rautenberg, BKK Landesverband Nordwest

„Das diesjährige Wilken Anwendertreffen war

eine informative und gut besuchte Veranstaltung,

die uns neben ihrem informativen Charakter

auch gute Möglichkeiten zum Meinungsaustausch

mit Kunden und Partnern bot.“

Andreas Strausfeld, BITMARCK

Statements –

Wilken Anwendertreffen 2013

„Interessante Vorträge, gutes Ambiente, gutes Catering.“

Markus Englert, Caritas Einrichtung für die Diözese Speyer


Ein ruhiger Moment während des

Wilken Anwendertreffens im Juni in

Ulm. Das bestuhlte Casino, während

die Gäste die Mittagspause bei

bestem Wetter im neu gestalteten

Innenhof bei guten Gesprächen

genießen.


5

EDITORIAL

Es ist geschafft. Nach mehr als zwei Jahren Planungs- und über einem

Jahr Bauzeit ist das neue Gebäude der Wilken Unternehmensgruppe

fertiggestellt. Und wer uns beim Anwendertreffen oder anderweitig

besucht hat, wird gesehen haben: Es ist mehr als ein Neubau. Es ist

der Aufbruch in eine neue Ära. Wilken ist und bleibt ein unabhängiger

und eigenständiger Softwarehersteller mit Respekt vor den eigenen

Wurzeln. Hoch über Ulm symbolisiert das die Fassade: Wilken verfügt

über eine eigene DNA – auch dafür stehen die Anstrengungen der

letzten Monate und Jahre. Die Ergebnisse sind jetzt wirklich sichtbar.

Neben dem Neubau gibt es viel zu berichten: Auf Basis der neuen

Version 4 des CS/2 Finanzmanagements haben wir den größten Soft ­

ware­ Rollout der Firmengeschichte realisiert. Die Wilken Entwicklungs

umgebung – ebenfalls ein Projekt, an dem wir seit mehr als drei

Jahren arbeiten – ist bereits Grundlage für erste Softwarebausteine, die

ersten Anwendungen werden im Herbst 2013 vorgestellt. Die ersten

Einblicke während des Anwendertreffens im Juni haben viel Zuspruch

erzeugt.

Und mehr: Das Wilken Rechenzentrum ist mit einem Investi tionsvolumen

von mehr als einer Million Euro einer der Kernbausteine

der Wilken Strategie. Ebenso wie die Wilken Akademie, die im

ulmerflieger“ mit neuen Seminarformen und -angeboten das

praktiziert, was wir als Hersteller und Integrator unserer Software

immer vor Augen haben: unsere Kunden und den Anwender.

Sie merken: Es gibt viel zu erzählen. Und zu sehen. Ich lade Sie

herzlich ein, Wilken im Jahr 2013 kennenzulernen. Ich freue mich

über Ihr kritisches Urteil.

Folkert Wilken

Geschäftsführer Wilken GmbH


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InhaltsVerzeichnis

08| YippiE Ya Yeah!

Wilken Anwendertreffen

18| UlmerFlieger und

Wilken Neubau

22| Blick ins Wilken

Rechenzentrum

24| Fit for Future

CS/2 glänzt im Krankenkassen-Lasttest

25| Das neue Duo für

die Versicherungswirtschaft

Viadico und Wilken

schließen Partnerschaft

26| Version 4 von CS/2

Größter Software-Rollout

der Firmengeschichte

27| Nachgefragt

Interview mit Jörn Struck,

Geschäftsbereichsleiter

der Wilken GmbH

28| Wilken Entire

DRK Kreisverband Bonn,

Kirche in Not, Erzbistum

Paderborn

30| Wilken Neutrasoft

Anwenderbericht Stadtwerke

Wolfhagen

32| Direktvermarktung:

Der Einstieg ins

virtuelle Kraftwerk

Neue Chancen für

Stadtwerke

34| Aus 2 mach 1

Anwenderbericht

Stadtwerk am See hat

auch IT fusioniert

36| Bodensee –

ein Besuch lohnt sich

Eine Region voller Vielfalt

40| Note „Sehr Gut“

NaturWatt punktet mit

zertifizierter Rechnung

41| Wilken und Get Ag

Mehrwert vom Netzentgelt

bis zum Pricing

42| Machen lassen

Wilken Prozessmanagement

44| Preisgekrönte

Tourismuslösungen

46| Abschied von

Sechs Tonnen Papier

Siebenwurst hat alle

geschäftsrelevanten Dokumente

elektronisch im Griff

48| Kurznachrichten

und Internes aus der

Wilken Unternehmensgruppe

ImPressum

Wissenswert ist eine Publikation

der Wilken Unternehmensgruppe

für Kunden, Interessenten, Partner

und Freunde.

Herausgeber:

Wilken Holding GmbH, Hörvelsinger

Weg 29–31, 89081 Ulm, www.wilken.de

Redaktionsteam:

Wilken Marketing und Mitarbeiter der Wilken

Unternehmensgruppe, Tobias Heimpel,

Uwe Pagel, Thomas Seibold und weitere.

Layout:

Projekt:Agentur Heimpel Braunsteffer GmbH,

Magirusstraße 33, 89077 Ulm.

Zuschriften:

Bitte an Wilken GmbH, Marketing, oder

per E-Mail an wissenswert@wilken.de

Papier:

Circle Premium White,

100 % Recyclingpapier aus

Post-Consumer-Beständen.


8

Yippie

YA Yeah!

Wilken ANWENDERTREFFEN

Wer arbeiten kann, der kann auch feiern! Dies

hat Wilken zusammen mit 500 Gästen beim Anwendertreffen

am 6. und 7. Juni wieder tatkräftig

unter Beweis gestellt: Nach interessanten

Vorträgen, unter anderem von Prof. Dr. Dr.

Radermacher, und der feierlichen Einweihung

des Neubaus durch den Ulmer Oberbürgermeister

Ivo Gönner wurde bis 3:00 Uhr morgens

gefeiert, getanzt, gelacht, angeregte Gespräche

geführt, gegessen und getrunken. Neben

dem spektakulären Feuerwerk waren die Gäste

auch von der neuen Wilken Eventlocation

ulmerflieger“ begeistert, die bei traumhaften

Wetterbedingungen einen sensationellen Blick

über Ulm Bot.

Mit zahlreichen Fachvorträgen zu den Wilken

Themen CS/2 Finanzmanagement, Energie, Sozialwirtschaft,

Finanz- und Versicherungswirtschaft

sowie Tourismus vor einem interessierten

Publikum ging das Wilken Anwendertreffen

am Folgetag am frühen Nachmittag zu Ende.


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Wilken ANWENDERTREFFEN 2013


Ein zufriedener Ulmer Oberbürgermeister Ivo Gönner

11


10 12

Monolith im Innenhof des Wilken Neubaus

Wilken ANWENDERTREFFEN 2013

Hoch über Ulm: Die Fassade des „ulmerfliegers“ von Wilken


11 13

Das Casino als Vortragssaal im Wilken Neubau


10 14

Wilken 4.0: Mehr als 15 vortragende Kollegen im Hauptreferat


Wilken ANWENDERTREFFEN 2013

15


166

Wilken ANWENDERTREFFEN 2013

Yippie Ya Yeah! – unter diesem Motto hatte

die Wilken Unternehmensgruppe im Juni zum

ersten Anwendertreffen seit drei Jahren nach

Ulm geladen.

Und es gab viel zu feiern und zu besprechen.

Informationsaustausch, aber auch die feierliche

und ausgelassene Einweihung der neuen

Räume am Firmensitz in Ulm standen auf

dem Programm.

Im Vordergrund: Die offizielle Einweihung des

Neubaus der Wilken Unternehmensgruppe.

Nach zweijähriger Planungs- und mehr als

einjähriger Bauphase konnten der Ulmer

Oberbürgermeister und 500 weitere Gäste

das neue Gebäude ausgiebig kennenlernen.

Die Party überdauerte die Nacht, bis morgens

um 3:00 Uhr wurde gegessen und getrunken,

getanzt und gefeiert auf drei Stockwerken mit

drei Live-Bands und viel guter Laune.

Die Zeit nutzten viele der Gäste auch, um sich

mit Wilken Mitarbeitern auszutauschen. Manche

kannten sich nur vom Telefon, viele nutzten

den entspannten Teil des Anlasses für ein

persönliches Gespräch ohne Alltagsstress.

Neben den Referaten des ersten Tages standen

zahlreiche Fachvorträge am zweiten Tag

auf dem Programm: Über 25 Veranstaltungen

fanden so zahlreiche interessierte Zuhörer unter

den Kunden und Anwendern.


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Quo vadis, Wilken? Nach drei Jahren Pause

hatten Kunden, Partner und Anwender viele

Fragen, die im Rahmen eines Hauptvortrages

„Wilken 4.0“ beantwortet wurden. Zuvor hatte

Wilken Marketingleiter Tobias Heimpel die

Unternehmensgruppe vorgestellt – oftmals

verbunden mit der Aussage „Was Sie von

Wilken nicht erwartet hätten“.

Wilken 4.0: In 90 Minuten die wichtigsten

The men aus der gesamten Wilken Unter nehmensgruppe.

Unter der Moderation von

Folkert Wilken berichteten mehr als 15 Kollegen

in Kurzvorträgen aus ihren Berei chen:

Aktueller Rollout-Stand der Version 4 des

CS/2 Finanzmanagements mit umfangreich

überarbeiteter Systemarchitektur und aktuell

mehr als 100 Umstellungs projekten sowie den

aktuellen Themen SEPA, E-Bilanz, die Wilken

in der Version 4 abbildet.

Geschäftsleitungsmitglied

Faramarz Yousefian gab in

sei nem Kurzreferat Einblick in

die agile Softwareentwicklung,

die unter anderem auf

Basis von SCRUM seit Anfang

des Jahres umgesetzt

wird.

Das Wilken Rechenzentrum,

das mit einem Investitionsvolumen

von mehr als einer

Million Euro ‚aufgesetzt‘ wurde,

stellte Dr. Harald Varel vor.

Seine Zahlen: Raum für 42 Racks, 240 Kilowatt

Kühlleistung, TÜV Level 3 Zertifizierung.

Ebenfalls eines der Kernthemen des Vortrags:

Die Energielösungen von Wilken und Neutrasoft,

die vor dem Hintergrund der Energiewende

beim gesamten Publikum auf Interesse

stießen. Ebenso wie die Ausführungen von

Jochen Endress, Leiter des neuen Bereiches

Finanz- und Versicherungswirtschaft, und

Davide Savoldelli, Geschäftsführer der Wilken

AG in der Schweiz, die als Branchenkompetenz

zentrum die Tourismuslösungen in der

Wilken Unternehmensgruppe vertritt.

Das Engagement der Wilken Entire GmbH in

der Sozialwirtschaft stellten die Geschäftsführer

Dr. Peter Kottmann und Rocco Rignanese

vor. Schwerpunkt hier: Die Fokus sierung

auf die Marktsegmente Ge sundheitswesen,

Sozialwirtschaft, Stif tungs wesen,

NPOs und Kirchen sowie die aktuellen

Entwicklungen bei Portallösungen und Partnerprodukten.

Zu Wort kamen auch die ‚neuen‘ Wilken

Tochterunternehmen: Wilken Prozess manage

ment und Wilken Informations ma nagement,

deren Dokumentenmanage mentanwen

dungen und Business-Process-Ma nagementlösungen

in der Wilken Welt inzwischen

bestens und nachhaltig verankert sind.

Stichwort war die medienbruchfreie DMS-

Integration in Anwendungen wie das Wilken

CS/2 Finanzmanagement.

Mit Spannung erwartet wurden die Ausführungen

zur neuen Wilken Entwicklungsumgebung

S/4. Volker Mailach sprach als

Leiter der S/4-technischen Entwicklung, Mark

Bulmahn als Leiter der S/4-Anwendungsentwicklung

stellte den Zuhörern erstmals die

aktuelle Roadmap mit Blick bis ins Jahr 2016

vor. Erste Anwendungen wie Kassenbuch

und webbasierter Arbeitszeit nachweis werden

im Herbst 2013 lanciert, 2014 wird eine

CRM-Lösung als erste Hauptanwendung unter

S/4 realisiert.

Bereits am Vormittag wurden die zahlreichen

Aktivitäten im Bereich Smart Business vorgestellt

und bekräftigt, dass dieser Bereich bei

Wilken ebenfalls weiter ausgebaut wird.

Aus den zahlreichen Beiträgen wie auch aus

den ‚Randnotizen‘, die Folkert Wilken als

Geschäftsführer der Wilken GmbH in seiner

Moderatorenrolle verlautbaren ließ, konnten

alle Zuhörer deutlich heraushören: Wilken hat

in den letzten Jahren viel verändert und bewegt,

um für die nächsten Jahre bis 2020 bestens

aufgestellt zu sein. Kunden zufriedenheit,

Professionalisierung und die neue An wendungswelt

unter S/4 sind neben der zukünftigen

Internationalisierung die wichtigsten

Themen. Der während der Anwendertage

erstmals vorgestellte Neubau – dies wurde

auch klar – ist einer von vielen Bausteinen auf

dem Weg in die Zukunft.


40 18

Projekt Zukunft:

Start frei im

Wilken Neubau

Mit einem Investitionsvolumen von insgesamt rund 10 Millionen

Euro hat die Wilken GmbH ihren Stammsitz im Ulmer Hörvelsinger

Weg deutlich ausgebaut. Das Gebäude bietet im ersten Bauabschnitt

auf knapp 5.000 Quadratmetern nicht nur Platz für rund 130

Büroarbeitsplätze. In dem Baukörper mit seinem markanten aufgesetzten

ulmerflieger“ und einem begrünten Innenhof sind auch das

Rechenzentrum sowie das Wilken Casino und der Seminarbetrieb

untergebracht, die mit rund 2.000 Quadratmetern erheblich größere

Flächen zur Verfügung haben als bisher. Derzeit im Bau ist der

zweite Abschnitt, der auf 2.800 Quadratmetern Raum für weitere

175 Arbeitsplätze schafft. Das Gebäude wird über ein eigenes

Blockheizkraftwerk sowohl mit elektrischer Energie als auch im

Winter mit Wärme und im Sommer mit Kühlung versorgt. Eingeweiht

wurde der Neubau auf dem großen Wilken Anwendertreffen am

6. Juni 2013 von Ulms Oberbürgermeister Ivo Gönner.

Moderne Seminarräume für Anwenderschulungen

Helles Ambiente für Besprechungen mit Kunden

Den Eingang des Neubaus ziert

ein Kunstwerk des Schweizer Bildhauers

Thomas Welti: Ein großer

Monolith aus Bronze, umrahmt von

Menschen, und damit ein Symbol

für alle, die zur Entwicklung des

Un ter nehmens beigetragen haben.

Ergänzt wird diese Skulptur durch

zwei weitere, kleinere Schwestern,

die die Zukunft symbolisieren. „Mit

dem neuen Gebäude wollen wir ein

Zeichen dafür setzen, dass wir am

Standort Ulm nicht nur unsere Wurzeln

haben, sondern uns hier auch

weiterhin entwickeln wollen“, fasst

Folkert Wilken zusammen.

Mit einer elektrischen Leistung von

140 Kilowatt und einer Wärmeleistung

von 212 Kilowatt reicht das

mit Erdgas betriebene Blockheizkraftwerk

aus, sowohl den Strom

als auch ausreichend Wärme beziehungsweise

Kälte für das Gebäude

zu erzeugen. Einer der

Hauptverbraucher wird das neue

Rechenzentrum sein, das deutlich

ausgebaut wird, um seine Dienstleistungen

künftig über die Anwender

von Wilken Software hinaus

vermarkten zu können. Das Wilken

Casino hat sich ja bereits mit

seinem Gourmet-Service „Fleur de

Blick über Ulm – im Herbst bis zu den Alpen

Cuisine“ in der weiteren Region

einen Namen gemacht – was sich

zuletzt in der Übernahme des

Caterings im VIP-Bereich der „ratiopharm

arena“ niedergeschlagen hat.

Mit 350 Quadratmetern Fläche

steht der feinen Küche künftig ausreichend

Platz zur Verfügung, um

sowohl die Mitarbeiter und Gäste

von Wilken als auch die vielen

externen Kunden noch besser bewirten

zu können.


19

Moderne Arbeitsplätze für mehr als 100 Mitarbeiter

Wilken Casino

Monolith mit der Wilken Firmengeschichte und -zukunft im Eingangsbereich

Wilken Rechenzentrum


20

Wilken Öffnet

seinen Neubau als

einen besonderen Ort

für Veranstaltungen

schwindelfrei tagen, genießen und feiern


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Egal ob für Tagungen, Seminare, Workshops, Feste oder auch

ein Kamingespräch: Mit dem „ulmerflieger“ hat die Wilken

GmbH eine absolut außergewöhnliche Eventlocation in

ihren Neubau integriert. Die nach Süden geöffnete Glasfront

des wie ein Flieger über dem neuen Hauptgebäude „schwebenden“

vieleckigen Aufbaus bietet zudem einen atemberaubenden

Blick über Ulm und den höchsten Kirchturm der Welt

– an klaren Tagen sieht man bis zu den Alpen. Dieser Blick

bleibt jedoch nicht nur den Mitarbeitern, Kunden oder

Partnern von Wilken vorbehalten. Der „ulmerflieger“ kann

jederzeit auch von anderen Firmen oder Privatpersonen für

ihre Events gemietet werden. „Es sind immer wieder auch die

Anstöße von außen, die ein Software-Haus wie Wilken voranbringen,

weil so neue Anregungen und Ideen ins Unternehmen

kommen. Deswegen haben wir die Chance des Neubaus

genutzt, um das Unternehmen zu öffnen und einen Raum für

Kommunikation und Begegnung zu schaffen“, beschreibt

Geschäftsführer Folkert Wilken die Idee.

„Fleur de Cuisine“: Beste biologische Küche

Auch die gastronomische Versorgung ist nicht

alltäglich: Gäste im „ulmerflieger“ werden ausschließlich

von „Fleur de Cuisine“ verköstigt,

der hauseigenen Küche der Wilken Gourmet

GmbH, die sich in den vergangenen Jahren

über Ulm hinaus einen erstklassigen Ruf als

Catering-Service für gehobene Ansprüche erarbeitet

hat. Nicht zuletzt, weil sie nur erstklassige

Waren verarbeitet – vornehmlich

Lebensmittel von Bio-Landwirten aus der

Region und Waren aus DEMETER-Anbau.

Unter anderem ist „Fleur de Cuisine" auch

für das VIP-Catering bei den Bundesliga-

Basketballspielen in der Ulmer „ratiopharm

arena“ zuständig.

Professionelle Ausstattung

für alle Gelegenheiten

Der „ulmerflieger“ bietet insgesamt acht Räume

von 33 bis 130 Quadratmetern, die alle

über Tageslicht verfügen. Der gesamte Aufbau

ist barrierefrei gestaltet und mit der modernsten

Konferenz- und Tagungstechnik und flexi -

blen Bestuhlungsmöglichkeiten ausgestattet.

Groß zügig angelegte Sonnenterrassen mit

herrl icher Aussicht über Ulm laden darüber

hinaus zu kreativen Pausen oder persönlichen

Gesprächen ein. Die können bei schlechtem

Wetter jederzeit auch in den gemütlichen

Lounge-Bereich oder am Abend vor das

Feuer des großen Kamins verlegt werden.

Das Interieur ist mit edlen Hölzern ausgestattet

und in moderner Schlichtheit gehalten.

Event-Management

auf Wunsch inklusive

Betreut wird derulmerflieger“ vom Wilken

Event-Manager Steve Hopf, der seine Gäste

auch über das reine Event hinaus professionell

unterstützt: „Wir bieten unseren Gästen

zahlreiche weitere Services, die vom Kochkurs

im Wilken Casino über Stadtführungen

in Ulm bis hin zur Vermittlung professioneller

Gast redner reichen. Aber auch bei einfachen

Din gen, wie der Organisation von Hotelzimmern,

helfen wir gerne.“

Weitere Informationen sind auf der Internet-

Seite www.ulmerflieger.de abrufbar. Dort können

die Räume auch online gebucht werden.


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Wilken Rechenzentrum

TÜV LEVEL 3 zertifiziert

IBM City Cloud Partner

Basisbetrieb von ERP-SystemeN


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FIT FOR FUTURE:

CS/2 GLÄNZT IM

KRANKENKASSEN-LASTTEST

Mehr als 400.000 Belege mit rund 3,6 Millionen Datensätzen

wurden in einem Lasttest der IKK classic vom CS/2

Finanzmanagement aus der Branchenlösung iskv_21c von

Bitmarck übernommen und in nur 126 Minuten automatisch

verbucht. Damit ist CS/2 schon jetzt in der Lage, das

Buchungsaufkommen, das die IKK classic für 2015 prognostiziert,

im vorgegebenen Zeitrahmen zu verarbeiten. „Mit diesem

Lasttest hat Wilken jetzt endgültig den Nachweis erbracht,

dass sie in der Lage sind, auch die wachsenden Anforderungen

großer Krankenkassen problemlos abzubilden“, so Christine

Brunnen, Leiterin IT der IKK classic. „Damit dürften auch die

immer wieder geäußerten Zweifel manch eines Marktbegleiters

endgültig widerlegt sein“, freut sich Jochen Endress, verantwortlich

für die Geschäftsfeldentwicklung Finanz- und

Versicherungswirtschaft bei der Wilken GmbH.

Bei dem Lasttest wurde bewusst eine Serverkonfiguration

eingesetzt, wie sie heute bei

den meisten gesetzlichen Krankenkassen im

Einsatz ist. Dadurch ist es einfach möglich,

durch eine leistungsfähigere Infrastruktur

auch weitaus höhere Mengengerüste performant

zu bewältigen. In dem Test wurde auch

gemessen, wie es sich auswirkt, wenn parallel

zum Batch-Buchungslauf 15 Mitarbei terinnen

und Mitarbeiter aktiv mit dem System

arbeiten. Der zeitliche Mehraufwand lag hier

bei 15 Prozent und damit in einem absolut

akzeptablen Rahmen.


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Produkt & Expertise für In-/Exkasso:

Das neue Duo für die

Versicherungswirtschaft

Wilken und viadico vereinbaren weitgehende Partnerschaft

Mit insgesamt mehr als 20 Jahren Erfahrung aus Projekten bei rund 45 Versicherungsunternehmen in Deutschland,

Österreich und der Schweiz gehört Viadico zu den etablierten Beratungsunternehmen in der Versicherungswirtschaft.

In Sachen In- und Exkasso-Prozesse setzt der Spezialist für die versicherungsfachliche Systemberatung jetzt auf die

enge Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter Wilken. Dessen System WInEx wurde in Zusammenarbeit mit den

RheinLand Versicherungen speziell für die Anforderungen von Lebens- und Sachversicherern entwickelt. Gemeinsam

wollen Wilken und Viadico diese Lösung nun als Standard für die Branche etablieren, die in diesem Bereich häufig noch

Eigenentwicklungen einsetzt.

„Wir haben im Rahmen einer umfassenden

Marktrecherche nach einem Querschnittssystem

gesucht, das nicht nur funktional

alle Prozesse im In- und Exkasso eines

Versicherungsunter nehmens abdeckt. Auch

der Aufwand für die Einführung sowie die

laufenden Prozesskosten sollten in einem

vernünftigen Rahmen bleiben. Mit WInEx

haben wir nun eine Lösung, die all diese

Anforderungen erfüllt und bereits die

‚Feuertaufe’ bei RheinLand Versicherungen

und anderen Kunden bestanden hat“,

beschreibt Rudolf Pfriender, Vorsitzender

Geschäftsführer der viadico GmbH, die

Gründe für die Entscheidung zugunsten von

Wilken. Zudem bringe Wilken langjährige

Erfahrungen in der Entwicklung von ERP-

Lösungen mit, insbesondere im Finanz- und

Rechnungswesen sowie in der Unternehmens

steuerung. „So können wir je nach

Kundenbedarf künftig auch auf weitere

Anwendungen aus dem Wilken-Portfolio

zurückgreifen“, so Rudolf Pfriender weiter.

Für Folkert Wilken, Geschäftsführer der

Wilken Unternehmensgruppe, ist die Entscheidung

von Viadico eine wichtige

Bestätigung der verstärkten Fokussie rung

auf einzelne Branchen. „Es freut mich

besonders, dass wir schon kurz nach der

Zusammenführung aller unserer Aktivitäten

in der Finanz- und Versicherungswirtschaft

in einem eigenen Geschäftsbereich mit

Viadico einen ausgesprochen kompetenten

und er fahrenen Partner gewinnen konnten.

Denn wie wir in anderen Branchen gelernt

haben, sind wir immer dann besonders

erfolgreich, wenn wir mit den richtigen

Partnern zusammenarbeiten“, so Jochen

Endress, der den Bereich seit Anfang des

Jahres leitet.

WInEx bildet das gesamte In-/Exkasso

einer Versicherung ab. Dazu gehören beispielsweise

die Schaden-, Renten- und

Leistungszahlungen. Die Abwicklung der

Zahlungen und Leistungen erfolgt entweder

zwischen dem Kunden und der Versicherung

(„Zentralinkasso“) oder zwischen dem

Vertreter und der Versicherung („Vertreterinkasso“).

Beitragszahlungen werden

maschinell mit hoher Trefferquote den

Zahlungseingängen zugeordnet. Dazu

wurde ein Regelwerk hinterlegt, mit dem

der Kontenausgleich weitestgehend automatisiert

durchgeführt wird. Auch das

Mahnverfahren kann maschinell umgesetzt

und an einen externen Inkassodienstleister

angeschlossen werden. Das Besondere an

der Integration in das bestehende Rechnungswesen

ist, dass WInEx als Nebenbuch

angelegt wird und mit dem jeweils bestehenden

Hauptbuch verbunden werden kann.


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Version 4 von CS/2

Grösster Software-Rollout der Firmengeschichte

Wilken zieht beim größten Rollout von neuen Software-Versionen in der Firmengeschichte eine

positive Zwischenbilanz: Nachdem die Pilotierungen beim Buchgroßhändler und Pressegrossisten

Umbreit sowie bei den Stadtwerken Waldkirch und Werl jeweils mit Punktlandungen

abgeschlossen werden konnten, sind nun auch die ersten Großanwender wie beispielsweise

Lufthansa AirPlus erfolgreich migriert worden. Insgesamt 100 Umstellungsprojekte stehen für

die Wilken Mitarbeiter und Partner noch in diesem Jahr an.

Im Rahmen des Rollouts müssen sowohl

das Finanzmanagement CS/2 als auch die

Branchenlösung ENER:GY in diesem Jahr

bei allen Kunden auf die aktuelle Version

gebracht werden, um neue Anforderungen

im Rechnungswesen wie SEPA oder

E-Bilanz abbilden beziehungsweise Funktionen

wie das Einspeisemanagement für

erneuerbare Energien nutzen zu können.

„Die Migration auf CS/2 Version 4.2 war

eine der reibungslosesten Umstellungen,

die wir je erlebt haben. Auch der Pilottest

lief hervorragend: Trotz der zusätz lichen

Belastungen durch die parallel laufen den

Jahresabschlussarbeiten konnten wir die

Pilotphase Anfang Februar abschließen

und mit der neuen Version produktiv gehen

– in der Hälfte der geplanten Zeit“, fasst

Jutta Lack, kaufmännische Leiterin bei der

G. Umbreit GmbH & Co. KG, zusammen.

Besonders erfreut zeigte sie sich, dass das

aktualisierte Finanzmanagement vom Start

weg nur noch wenige Fehler aufwies, die

alle in kürzester Zeit behoben waren. Auch

die Migration der bestehenden Daten funktionierte

auf Anhieb. Auf diese Weise stellte

Umbreit den Jahresabschluss für 2012

bereits mit der neuen Version fertig. In den

kommenden Monaten werden insgesamt

fast 300 Unternehmen auf die neuen Versionen

CS/2 4.2 und ENER:GY 4.0 migriert.

Den Pilotanwender Umbreit hatte Wilken

mit Bedacht ausgesucht. „Umbreit ist nicht

nur ein langjähriger Kunde, sondern auch

ein besonders anspruchsvoller. Denn diese

Instal lation umfasst insgesamt 30 Mandanten.

Zudem ist das Unternehmen im

Massen geschäft tätig und hat hohe Ansprüche

bei der Verarbeitung von Fremdwährungen.

Auch die Schnittstellen zur

Warenwirtschaft sind alles andere als trivial“,

beschreibt Wolfgang Walcher, Bereichs

leiter Qualitäts management und Dokumentation

bei der Wilken GmbH, die

Herausforderungen.

Über die Pilottests konnten die Installationsund

Migrationsprozesse optimiert werden,

sodass das ehrgeizige Ziel eines flächendeckenden

Upgrades bis zum Jahresende

auch realistisch umgesetzt werden kann.

Für die Pilotanwender hat sich der Mehraufwand

in jedem Falle gelohnt. „Den größten

Nutzen bringt eine solche Pilotierung nicht

wegen der gesparten Kosten, sondern vor

allem, weil man als Unternehmen seine individuellen

Anforderungen direkt in die Entwick

lung einbringen kann. Zudem ist die

Unter stützung durch den Software-Lieferan

ten natürlich eine ganz andere, als wenn

man das Upgrade später im Regelbetrieb

durchführt“, erklärt Jutta Lack. Deswegen

will sie bei der nächsten Pilotinstallation in

jedem Falle wieder dabei sein, „wenn möglich

aber nicht zu Jahresbeginn, sondern

irgendwann im Sommer“. Dann ist das weniger

anstrengend.


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NachGEfragt

Jörn Struck, Geschäftsbereichsleiter

ERP und Smart Business der Wilken GmbH

Herr Struck, was unterscheidet den Rollout

der aktuellen Version 4 des CS/2 Finanzmanagements

von allen bisherigen?

Es ist der größte Rollout in der Firmengeschichte.

Denn wir haben die einmalige Situation, dass alle

unsere Kunden in diesem Jahr auf die neue

Version wechseln müssen. Die gesetzlichen

Vorgaben sind klar: Ab 1. Februar 2014 ist SEPA

Pflicht. Dasselbe gilt für das Thema E-Bilanz –

auch daran wird kein Unternehmen ab 2014

mehr vorbeikommen. Beide gesetzlichen Vor gaben

brachten umfangreiche funktionale Erweiterungen

mit sich, die wir nun mit der CS/2-

Version 4.2.03 unseren Kunden zur Verfügung

stellen können. Das ist natürlich eine riesige

Herausforderung für uns, denn sonst verteilen

sich solche Upgrades auf längere Zeiträume, statt

wie dieses Mal geballt in einem Jahr.

Worauf wurde bei der Vorbereitung besonders

geachtet?

Der Schlüssel zum Erfolg ist sicher die genaue

Planung und Koordination aller einzelnen Mi ­

gra tionsprojekte und ein professionelles Projekt ­

management. Denn alle Ressourcen müssen

mö glichst optimal eingesetzt werden, ohne dass

große Lücken entstehen. Und man muss viele

Dinge schon einmal vordenken und standar disieren,

um die Menge der Arbeiten effizient zu

bewältigen.

Wie viele Mitarbeiter sind in dieses Projekt

miteingebunden?

Allein am CS/2-Rollout sind mehr als 20 Projektleiter

und über 90 Mitarbeiter beteiligt: angefangen

bei den Beratern, die die Projekte vor

Ort beim Kunden leiten, über die Entwickler, die

die kundenindividuellen Programme an die neue

Version anpassen müssen, bis hin zur Qualitätssicherung

und natürlich den Kollegen, die für die

technische Installation zuständig sind.

Der Rollout der CS/2-Version 4.2.03 ist ja

nicht das einzige Großprojekt in diesem Jahr.

Welche Herausforderungen hat Wilken daneben

noch zu meistern?

Der Rollout der CS/2-Version 4.2.03, der aus

über 100 Einzelprojekten besteht, ist eigentlich

nur ein kleiner Teil der zahlreichen Aufgaben, die

Wilken in diesem Jahr stemmen muss. Denn

auch die neue ENER:GY Version 4 muss wegen

gesetzlicher Änderungen bei allen Kunden aus

der Energiewirtschaft installiert werden. Dazu

kommt der Rollout des neuen Moduls „Ein spei ­

se management“ bei mehr als 40 Stadtwerken, das

notwendig ist, um die vielen dezentralen regenerativen

Energieerzeugungsanlagen (Einspeiser)

managen und abrechnen zu können. Aber auch

im „Smart Business“ tut sich einiges. So wird das

Smart ServiceCenter in diesem Jahr in mehr als 60

Kommunen eingeführt werden. Und last, but not

least wird eine komplett überarbeitete Wilken

SmartCard-Version in mehr als 1.500 Hotel ­

be trieben produktiv gehen.

Sind die Umstellungen im Zeitplan und können

alle Migrationen dieses Jahr abgeschlossen

werden?

Wir sind mittendrin und haben schon ein großes

Stück des Weges zurückgelegt. Nach den erfolgreichen

Pilotierungen und zahlreichen kleineren

und mittleren Umstellungsprojekten sind nun

auch die ersten Großkunden mit der neuen

Version produktiv gegangen. Wir haben trotzdem

ein gutes Stück der Strecke noch vor uns. Und

auch wenn die letzten Migrationen voraussichtlich

im Januar nächsten Jahres abgeschlossen werden,

sind wir stolz darauf, dass unsere Kunden damit

für SEPA und E-Bilanz gewappnet sind. Das ist

durchaus nicht selbstverständlich. Aktuelle Studien

zeigen, dass bislang erst zehn Prozent der

deutschen Unternehmen auf diese Themen vorbereitet

sind. Der Rest beginnt gerade damit,

aufzuwachen und zu erkennen, was da auf sie

zukommt. Insofern haben unsere Kunden hier

einen beruhigenden Vorsprung.


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DRK KREISVERBAND BONN

SCHLIESST EINFÜHRUNG DER

LÖSUNGEN DER WILKEN ENTIRE

MIT POSITIVEM FAZIT AB

Der DRK Kreisverband Bonn e. V. hat

sich nach einer sorgfältigen Auswahlphase

für die Einführung der modernen

Rechnungswesen- und Controlling-

Lösun gen der Wilken Entire GmbH entschieden.

Im Vordergrund stand da bei

vor allem die Ablösung des Alt systems,

das zu teuer im Unter halt wurde

und funktional mit den gestiegenen

Ansprüchen in der Branche nicht mehr

Schritt halten konnte. Besonderes Augen

merk wurde bei der Einführungsphase

auf einen ausreichend großen

zeitlichen Vorlauf gelegt, damit die Mitarbeiter

das Projekt in Ruhe um set zen

und zudem in der Wilken Aka de mie in

Ulm intensiv mit den neuen Anwendungen

vertraut gemacht wer den konnten.

Dieses Vorgehen hat sich bezahlt

gemacht. Nach dem Projektstart im

zweiten Quartal 2012 konnte bereits

wenige Monate später zum 30. November

der Echtbetrieb im Finanz- und

Rechnungswesen erfolgen. Kreis geschäfts

führer Wolfgang Künzel zieht

kurz danach ein positives Fazit: „Das

neue System der Wilken Entire GmbH

hat sich bereits sehr gut bewährt, denn

es ist bestens auf die aktuellen und

künftigen Bedürfnisstrukturen unseres

DRK Kreisverbandes abgestimmt.“

Der DRK Kreisverband profitierte bei dem

Projekt insbesondere von den Synergieeffekten

und Erfahrungen, die die Wilken

Entire GmbH aus zahlreichen Installationen,

unter anderem bei 73 Kreisverbänden des

Deutschen Roten Kreuzes und Bayerischen

Roten Kreuzes, einbringen konnte. Aktuell

werden die neuen betriebswirtschaftlichen

Lösungen in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung,

für die Kosten- und Leistungsrechnung

sowie das Controlling und Reporting

zur Steuerung der aktuellen Planung und

Daseinsvorsorge genutzt. Außerdem kommen

sie für die Verwaltung des Kassenbuchs,

die elektronische Kontoauszugsverarbeitung

und im Mahnwesen zum Einsatz.

Zudem bestehen Schnittstellen zum Hausnotruf

und Fahrdienst. Neben dem DRK

Kreisverband werden die Anwendungen

auch von den angeschlossenen Tochtergesellschaften

bei den Pflegediensten und

Rettungskräften verwendet. Insgesamt arbeiten

im Moment acht Mitarbeiter mit den

Anwendungen, davon drei in der Buchhaltung

und zwei im Controlling.

Aufgrund der zahlreichen Verbesserungen im

Vergleich zum Vorgängersystem und der allgemeinen

Effizienzsteigerung plant der DRK

Kreisverband Bonn bereits den schrittweisen

weiteren Ausbau der Installation in den Bereichen

Controlling und Berichtswesen.

HILFSWERK „KIRCHE IN NOT“

STARTET ECHTBETRIEB DER

FINANZMANAGEMENTLÖSUNGEN

DER WILKEN ENTIRE GMBH

Das Hilfswerk „Kirche in Not“ (KIN) geht wie geplant ein Jahr nach der Vertragsunterzeichnung

mit der ganzheitlichen Softwarelösung en:sy der Wilken Entire GmbH

in den Echtbetrieb. Seit Mitte März 2013 läuft die Anwendung erfolgreich und produktiv

in allen angeschlossenen Bereichen. Künftig werden bei der KIN jährlich

rund 10.000 Förderanfragen und mehr mit der neuen integrierten Software bearbeitet

werden können. Das Hilfswerk profitiert dabei vor allem von Vorteilen wie einem

aussagekräftigen Berichtswesen und detaillierten Controlling. Den Anwendern stehen

darüber hinaus leis tungsfähige Gremien-Projektvorlagen, eine Stipendienverwaltung

sowie erstmals die Messverwaltung softwaregestützt zur Verfügung. Johannes

Freiherr Heereman, Geschäftsführender Präsident von KIN, und Dr. Peter

Kottmann, Geschäftsführer der Wilken Entire GmbH, haben im April 2012 die Verträge

unterzeichnet und freuen sich nun, gemeinsam den erfolgreichen Abschluss des

Projekts vermelden zu können.


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ERZBISTUM PADERBORN

MODERNISIERT BUCHFÜHRUNG

MIT LÖSUNGEN DER WILKEN

ENTIRE GMBH

Das Erzbischöfliche Generalvikariat im Erzbistum Paderborn läutet den Abschied

von der Kameralistik ein. Nach der Vertragsunterzeichnung Ende September 2012

läuft jetzt die Einführung der modernen kaufmännischen Doppik-Lösungen der

Wilken Entire GmbH an. Bereits Mitte 2013 werden die Budgetplanungen im neuen

System erstellt. Vom 1. Januar 2014 an wird das neue Rechnungswesen dann

formell eingesetzt. Das Erzbischöfliche Generalvikariat hat sich die Entscheidung

für die Wilken Entire GmbH nicht leicht gemacht. Der Softwareanbieter aus Ulm

musste sich in einem mehrstufigen Auswahlverfahren den Mitbewerbern stellen.

Die Wilken Entire GmbH konnte dabei vor allem im direkten qualitativen Vergleich

punkten. Auch die vorhandenen Erfahrungen aus ähnlichen Projekten bei anderen

Bistümern sowie das durchdachte Schulungskonzept überzeugten die Verantwortlichen

im Erzbistum Paderborn. Von den Lösungen der Wilken Entire GmbH

verspricht sich das Erzbischöfliche Generalvikariat eine verbesserte Transparenz in

der Darstellung des Ressourcenverbrauchs und Werteverzehrs sowie beim Ausweis

der Vermögenswerte und des Eigenkapitals. Generalvikar Alfons Hardt dazu: „Wir

freuen uns auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit bei der Einführung der

kaufmännischen Buchführung hier im Erzbischöflichen Generalvikariat.“

Im Erzbistum Paderborn wird das Wilken

Entire Finanz- und Rechnungswesen inklusive

Haushalt eingeführt. Rund 100 Anwender

werden das System künftig nutzen. Im

Detail kommen folgende Anwendungen

zum Einsatz: Finanzbuchhaltung inklusive

elektronischem Kontoauszug und Kassenbuch,

Haushaltsplan, Controlling und Reporting,

Spenden- und Kollektenverwaltung,

Darlehens- und Anlagenbuchhaltung,

GDPdU.

Für die Vermögensverwalter gilt im Kirchenrecht

die unspezifische Vorgabe, „ihr Amt

mit der Sorgfalt eines guten Hausvaters zu

erfüllen“. Diese Regel lässt sich gemeinhin

mit der bisherigen kameralistischen Buchführung

alleine nicht erfüllen. Viele Bistümer

in Deutschland haben deswegen ihr Rechnungswesen

auf die Doppik umgestellt und

dabei auf die modernen kaufmännischen

Lösungen der Wilken Entire GmbH gesetzt.

Zu den Kunden aus dem kirchlichen Bereich

zählen unter anderem die (Erz-)Bistümer

Freiburg, Mainz, Passau, Würzburg und

Bamberg.

Das Hilfswerk „Kirche in Not“ fördert jährlich

rund 5.000 Projekte in 130 Ländern und ist

in 17 Ländern mit Nationalbüros vertreten.

KIN sieht sich dabei bereits jetzt über

10.000 Projektanträgen aus aller Welt gegenüber.

Diese Anzahl steigt zudem stetig

an. „Mit der neuen Software als Herzstück

unserer Arbeitsabläufe sind wir für die zukünftigen

Herausforderungen an ein internationales

Hilfswerk bestens gerüstet“, freut

sich Philipp Ozores, Projektleiter der KIN

und ab 1. Mai 2013 zugleich Direktor Finanzen

beim Hilfswerk. Ralf Kleber, verantwortlich

bei der Wilken Entire GmbH für den Bereich

Software für Stiftungen und Hilfswerke,

stimmt zu: „Wir können so zukünftig für

Hilfswerke mit den neuen Modulen auch

neue Themen wie Pastoralprojekte oder die

Messverwaltung abdecken.“ – „Ein gutes

Soft ware-Projekt, das manche andere Hilfswerke

sich wünschen würden“, ergänzt

Branchenkenner Reinhard Eckert von der

Unternehmensberatung Eckert & Heiligtag,

die bis März 2013 im Rahmen des Gesamtauftrags

„Weiterentwicklung der IT- und

Verwaltungsstrukturen“ die Software-Einführung

begleitet hat und nun in den Regelbetrieb

übergibt. Christl Maute, Projektleiterin

für Wilken Entire und die Förderprojekt-

Module, freut sich, dass alle gewünschten

Arbeitsabläufe mit der Software abgedeckt

werden: „Damit konnten wir die Wünsche

des Hilfswerks in Bezug auf eine Zeit ersparnis

und darüber hinaus einen gene rellen

Qualitätsgewinn für die Mitarbeiter und Leitung

realisieren.“


30

Wilken Neutrasoft GmbH

Standardisierte Prozesse

machen das Leben leichter

Stadtwerke Wolfhagen optimieren

Vertriebsprozesse mit Wilken Neutrasoft

Gerade kleinere Stadtwerke haben schon aus Kostengründen in der Regel nicht die

Möglichkeit, sich IT-Lösungen auf den Leib schneidern zu lassen. Das ist vielfach auch gar

nicht nötig. Denn mit der Einführung von vordefinierten Standardprozessen kann Aufwand

eingespart und die Qualität der Bearbeitung deutlich verbessert werden. Das zeigt das

Beispiel der Stadtwerke Wolfhagen, die seit diesem Jahr auf das Kampagnenmanagement

und den Angebotsprozess von Wilken Neutrasoft setzen.

Die Stadtwerke Wolfhagen in Nordhessen

gehören zu den kleineren Versorgungsunternehmen

im Land. Mit 30 Mitarbeitern

betreuen sie 6.000 Stromkunden im eigenen

Netz und versorgen 4.000 Haushalte

mit Wasser. Darüber hinaus sind sie für die

Betreuung der Straßenbeleuchtung zuständig,

engagieren sich über einen Solarpark

sowie eine BürgerEnergieGenossenschaft

aktiv an der Umsetzung der Energiewende,

organisieren die Müllabfuhr und übernehmen

als IT-Dienstleister für die Stadt auch

die Abrechnung für Müll und Abwasser.

Parallel dazu sind die Stadtwerke Wolfhagen

bereits 2006 in den Stromvertrieb außerhalb

des eigenen Netzgebietes eingestiegen. Ein

Geschäft, das sich nach einer Anlaufphase

ab dem Jahr 2008 ausgesprochen erfolgreich

entwickelte. So konnten bis heute

mehr als 5.000 Neukunden hinzugewonnen

werden. Doch mit dem Erfolg stiegen auch

die Anforderungen an die IT, denn die zahlreichen

Neukunden mussten natürlich auch

systemtechnisch verarbeitet werden. Das

Problem: Der vorgelagerte Angebotsprozess

wurde zu diesem Zeitpunkt noch nicht von

der Branchenlösung NTS.suite abgebildet

und auch die Funktionalität des in Wolfhagen

eingesetzten ERP-Systems Microsoft

Dynamics NAV deckte die entsprechenden

Anforderungen nur unzureichend ab.

Deswegen wurde zunächst ein Workaround

geschaffen und das Angebotswesen über

eine individuell erstellte SharePoint-

Datenbank abgebildet. „Mit dieser Lösung

waren wir zwar in der Lage, die deutlich

erhöhte Anzahl von eingehenden Aufträgen

kurzfristig zu bewältigen. Doch auf Dauer

war dieses Vorgehen wenig optimal. Denn

der Aufwand, die Daten anschließend in das

Abrechnungssystem zu übertragen, war

relativ groß. Zudem bedeutete jede

Änderung und Anpassung, dass wir selbst

an der Datenbank basteln mussten, mit

dem entsprechenden internen Aufwand“,

erinnert sich Alexander Rohrssen,

Bereichsleiter Shared Services bei den

Stadtwerken Wolfhagen.

Mehr Datenqualität

und Transparenz

Mit der Markteinführung der Module NTS.

com, Kampagnenmanagement sowie dem

Standard-Angebotsprozess war für die

Stadtwerke Wolfhagen die Stunde gekommen,

sich endgültig von der Über gangslösung

zu verabschieden. Dabei stand am

Anfang die Überlegung, den bestehenden

Prozess möglichst 1 : 1 mit der neuen Lösung

abzubilden. Doch Alexander Rohrssen

stellte diesen Ansatz sehr schnell infrage:

„Natürlich gibt es Abläufe, von denen der

Abschied schwerfällt, weil man sie zehn

Jahre oder mehr im Hause gelebt hat. Doch

gerade bei einem Prozess, der von der

Kampagne über die Anfrage und das

Angebot bis hin zum Vertragsabschluss

reicht, macht das nicht unbedingt Sinn.

Denn die einzelnen Schritte laufen in den

meisten Stadtwerken im Grundsatz sehr

ähnlich ab. Man gewinnt also nichts, wenn

man hier eine ganz individuelle Lösung

schneidert“, so seine Einschätzung. Im

Gegenteil: Eine Standardisierung bot für ihn

die Chance, den Ablauf besser und eindeutiger

zu strukturieren als bisher. „Je weniger

genau Prozesse definiert und in ihrem Ablauf

vorgegeben werden, desto ‚kreativer’ werden

die Mitarbeiter bei der Umsetzung. In

Folge leidet vor allem die Datenqualität.


31

Die Stadtwerke Wolfhagen GmbH ist ein Querverbundunternehmen im Landkreis Kassel. Es versorgt

circa 7.000 Haushalte mit Strom und Wasser im Stadtgebiet von Wolfhagen. Für den kommunalen

Anteilseigner werden zusätzliche Gebührenabrechnungsdienstleistungen erbracht. Neben

den Kerngeschäften betreiben die Stadtwerke Wolfhagen zwei Nahwärmenetze sowie einen

Solarpark mit einer Leistung von 5.000 Kilowatt und ein Blockheizkraftwerk. Der Energievertrieb der

Stadtwerke Wolfhagen beliefert derzeit bundesweit fast 11.000 Kunden mit Strom. Seit dem Jahr

2012 sind Bürger und Kunden direkt zu 25 Prozent über die BürgerEnergieGenossenschaft

Wolfhagen an ihren Stadtwerken beteiligt.

Zudem sind die Informationen oftmals nur

schwer zu finden, was gerade den Vertriebsprozess

stark behindern kann“,

beschreibt Alexander Rohrssen die Vorteile.

Im Rahmen der neuen Lösung gibt es

dagegen keine „Ausschweifungen“ mehr.

Vom Kundenmailing über das Angebot bis

hin zur Vertragsanlage erfolgt die Bearbeitung

durchgängig nach einem einheitlichen

Schema, das durch das System vorgegeben

wird. Dabei bleibt genug Spielraum,

um die wichtigsten unternehmensspezifischen

Anwendungen zu berücksichtigen.

„Ein Standard ist ja kein völlig starres

Korsett. Denn jede Standard-Software kann

über die unterschiedlichen Konfigurationsoptionen

an die eigenen Besonderheiten

angepasst werden. Danach ist der Prozess

jedoch festgeschrieben und jeder muss

sich daran halten“, so Rohrssen.

Einfache Umstellung

für die Mitarbeiter

Die Implementierung des Angebotsprozesses

sowie der dazugehörigen Module

NTS.com und Kampagnenmanagement

erfolgte im Herbst 2012 in nur fünf Tagen.

Da zeitgleich jedoch aufgrund einer

Preiserhöhung des benachbarten Regionalversorgers

noch eine große Kundenaktion

mit dem Altsystem gefahren werden musste,

erfolgte die Einführung schrittweise in

den Wochen darauf. Für die Mitarbeiter war

die Umstellung ausgesprochen einfach, da

sie bei Bedarf mit sogenannten Wizards

durch den Prozess geführt wurden, die im

jeweiligen Arbeitsschritt genau erläutern,

was zu tun ist. Da das Modul zudem in

Microsoft Dynamics NAV integriert ist und

damit über dasselbe „Look and Feel“ verfügt,

gab es auch bei der Akzeptanz keine

Probleme. Alexander Rohrssen ist deswegen

ausgesprochen zufrieden mit der

Entscheidung, einen Standardprozess einzuführen:

„Die Datenqualität hat sich schon

in den ersten Wochen spürbar verbessert.

Auch die Abläufe sind deutlich flüssiger,

schon weil die Systembrüche, die uns früher

behindert haben, weggefallen sind.

Zudem haben wir sehr viel mehr Überblick

über die laufenden Vertriebsaktivitäten und

können Fragen wie beispielsweise nach der

Zahl der Angebote, die im Moment bei

Tarifkunden liegen, auf Knopfdruck beantworten.“

Grundsätzlich ist daher die Einführung

von Standardprozessen für ihn eine

Option für jedes Stadtwerk: „Gerade bei

Abläufen, die nicht wettbewerbsrelevant

sind, weil sie entweder überall ähnlich laufen

oder durch Gesetzes- und Regulierungsvorgaben

weitestgehend vorgegeben

werden, macht es überhaupt keinen Sinn,

das Rad jeweils neu zu erfinden. Den

Aufwand, den man hier durch Standards

einsparen kann, sollte man lieber dort investieren,

wo sich echte Marktvorteile sichern

lassen.“


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Direktvermarktung:

Der Einstieg ins virtuelle Kraftwerk

Neue Chancen für Stadtwerke

Auch wenn Details noch nicht feststehen: Die angekündigten Maßnahmen zur Dämpfung der Kosten für

die EEG-Umlage werden der Direktvermarktung einen weiteren Schub versetzen. Schon mit der EEG-

Novelle 2012 war die Nachfrage nach der Direktvermarktung von dezentralen Erzeugungsanlagen stark

angestiegen. Mit dem Auslaufen der Förderung bei immer mehr Anlagen wird dieser Trend weiter verstärkt

werden. Gerade für Stadtwerke ist es deswegen jetzt höchste Zeit, sich aktiv mit diesem Thema auseinanderzusetzen

und den Markt nicht wie bisher weitestgehend Unternehmen zu überlassen, die damit neu in

die Energiewirtschaft eingestiegen sind. Denn die Prozesse der Direktvermarktung liefern auch die

Grundlage für den Aufbau weiterer Geschäftsfelder wie etwa dem Aufbau und Betrieb von virtuellen

Kraftwerken auf regionaler Ebene.

Bereits im Oktober 2011 waren mit der

Än de rung des Erneuerbare-Energien-Ge -

setzes (EEG) die Grundlagen für massengeschäftstaugliche

Prozesse im Einspeise management

gelegt worden. Ein Jahr später

folgten dann die Vorgaben der Bundesnetzagentur

(BNetzA) für die dazugehörigen

Markt prozesse. Parallel wurden mit der

immer weiter voranschreitenden Umgestaltung

des EEG die Weichen zunehmend weg

von der Vollvergütung der eingespeisten

Strommengen hin zur Direktver mark tung

durch den Anlagenbetreiber gestellt. Diese

Direktvermarktung muss nach Ablauf der im

EEG vorgegebenen Vergütungsfrist ohnehin

umgesetzt werden, sofern die Erzeugung

größer ist als der Eigenverbrauch, oder weil

es sich eben lohnt, den Strom frei zu verkaufen

oder zu speichern. Ab 2014 ist

nach § 33 des EEG für PV-Anlagen zwischen

10 und 1.000 Kilowatt Leistung eine

Vollvergütung des erzeugten Stromes gar

nicht mehr möglich. Ziel aller Änderungen ist

es, die Produzenten von Strom aus erneuerbaren

Energien möglichst frühzeitig an ein

neues Marktumfeld zu gewöhnen, das nach

dem Auslaufen der EEG-Vergütung mittelfristig

die einzige Vermarktungsmöglichkeit

(evtl. mit Zwischenspeicherung) für den

Grünstrom bleiben wird.

Für die Erzeuger, Lieferanten und ihre

Dienstleister bedeutet dies eine nicht unerhebliche

Anstrengung. Denn sie müssen die

entsprechenden Prozesse sowohl organisatorisch

als auch IT-technisch schnellstmöglich

umsetzen. Dazu müssen zunächst

sämtliche EEG- und KWK-G-Anlagen inklusive

aller Stammdaten erfasst und den entsprechenden

EEG-Vergütungskategorien

zugeordnet werden. Nötig für die Direktvermarktung

ist zudem eine solide Datenbasis

für die Modellierung, Optimie rung und

Analyse der vernetzten Anlagen. Dazu

gehören auch die Ermittlung präziser Erzeugungsprognosen

und der Aufbau entsprechender

15-Minuten-Fahrpläne. Zudem

müssen die unterschiedlichen Marktmodelle

abgebildet werden, nach denen abgerechnet

werden soll. Denn je nach Marktlage

kann auch ein teilweiser oder vollständiger

Wechsel von der Festvergütung zum Marktprämienmodell

oder dem Grünstrom privileg

und wieder zurück zeitweise sinnvoll sein.

Neben diesem im Monatsraster möglichen

Wechselmanagement ist auch im Day-

Ahead- und Intraday-Betrieb noch Geld zu

holen, etwa durch das Angebot von

Regelenergie oder einer Minimierung der

Bilanzkreisab wei chungs kosten. Die Anlagenbetreiber

können ihre Erlöse also weiter

erhöhen, indem sie sich die optimale

Vermark tungsstrategie und Fahrweise von

einem professionellen Optimierungssystem

zuverlässig berechnen lassen.

Um die komplexen Prozesse vom technischen

Betrieb der einzelnen Anlagen bis hin

zur Abrechnung abbilden zu können, haben

die Partnerunternehmen Wilken und Kisters

eine integrierte Lösung aufgebaut, die die

komplette Prozesskette in all ihren Ausprägungen

abdeckt. Sie reicht von der Optimierung

des Betriebs der Erzeugungs anlagen

über die Vermarktung der Strom- und

Wärmeerzeugung und die Abrechnung bis

hin zur Finanzbuchhaltung und zum Controlling.

Gerade für Energieversorger, die nur

wenige hundert EEG- oder KWK-G-Anlagen

vermarkten und abrechnen wollen, besteht

zudem die Möglichkeit, diesen Prozess vollständig

auszulagern, um sich so die zusätzlichen

Ressourcen zu sparen, die für die

Abwick lung nötig wären.


33

Mit der Abbildung der Prozesskette erhalten

die Unternehmen aber auch die Basis für

den Aufbau weiterer Geschäftsfelder. So

steht bei der Direktvermarktung noch die

einzelne Anlage im Fokus. Vernetzt man

diese Anlagen jedoch und bündelt sie zu

einem virtuellen Kraftwerk, lassen sich künftig

nicht nur die Einspeisungen vermarkten,

sondern beispielsweise auch aktives

Lastmanagement durch gezielte Zu- und

Abschaltung von Anlagen. Derartige regionale

virtuelle Kraftwerke bieten auch die

Chance, den Energiemarkt dezentral von

unten nach oben zu gestalten und die

Versorgungssicherheit durch die intelligente

Steuerung von Erzeugung und Verbrauch

auf regionaler Ebene zu sichern – ganz

ohne die Gefahren und die Komplexität

zentralistischer Modelle, wie sie etwa jüngst

die SAP mit ihrem Vorschlag zu einer zentralen

Datendrehscheibe ins Gespräch

gebracht hat. Stadtwerke sind deswegen

gut beraten, wenn sie sich schnellstmöglich

offensiv mit der Direktvermarktung auseinandersetzen.

Zumal sie damit auch ihre

Kunden aktiv in die neuen Strukturen einbinden

können. Dabei geht es längst nicht

mehr nur um die Einbindung von Bürgersolarparks

oder anderen Erzeuger gemeinschaften.

Auch die Industrie setzt sich

längst mit derartigen Themen auseinander,

denn für sie spielt die Versorgungssicherheit

eine zunehmend wichtige Rolle. Das zeigt

auch ein Beispiel aus Oberschwaben. Hier

hat sich jüngst ein mittelständisches Chemieunternehmen

ein eigenes, leistungsstarkes

Blockheizkraftwerk zugelegt – nicht, um

an der Erzeugung zu verdienen, sondern

um die immer häufiger auftretenden Stromausfälle

im Millisekundenbereich ausgleichen

zu können und sich auch gegen die

Risiken größerer Blackouts zu wappnen.


34

Aus 2 mach 1:

Stadtwerk am See hat

auch IT fusioniert

Punktlandung mit Wilken ENER:GY

nach nur neun Monaten


35

Nachdem am 1. Oktober 2012 die Fusion der Technischen Werke Friedrichshafen TWF und der

Stadtwerke Überlingen zum neuen Stadtwerk am See offiziell verkündet wurde, konnte das

Unternehmen gleichzeitig auch mit einer einheitlichen IT-Landschaft starten. In nur neun

Monaten wurde die entsprechende Infrastruktur zusammengeführt und auf Basis der in

Friedrichshafen eingesetzten Lösung Wilken ENER:GY konsolidiert.

Erste Überlegungen zu einer engeren

Verbindung zwischen den TWF und den

Stadtwerken Überlingen gab es bereits im

Jahr 2011. Dabei standen zunächst ganz

unterschiedliche Ansätze zur Diskussion:

Die Ideen reichten von einer Fusion über

die Gründung einer gemeinsamen Vertriebs

gesellschaft oder einer separaten

Netz gesellschaft bis hin zum Aufbau einer

gemeinsamen Service-Gesellschaft, die ausschließlich

für die Mess- und Abrechnungsprozesse

zuständig sein sollte. Doch letztendlich

kristallisierte sich der Zusammenschluss

beider Unternehmen zum neuen

Stadtwerk am See als beste Lösung heraus;

die entsprechenden Beschlüsse der beiden

Aufsichtsräte fielen im Dezember 2011.

Damit konnte schon im folgenden Januar die

konkrete Planung der Umsetzung beginnen.

Das Projekt war durchaus ehrgeizig, denn

in nur neun Monaten sollten beide Werke

organisatorisch und personell zu einem

verschmolzen werden. Auch die IT-Systeme

galt es deswegen in diesem Zeitraum zu

vereinheitlichen.

Strukturen neu definiert

Erleichtert wurde dieser Prozess dadurch,

dass die beiden im Einsatz befindlichen

Branchenlösungen quasi aus einem Hause –

der Wilken Unternehmensgruppe – kamen:

Die TWF hatten ihr SAP IS-U-System erst im

Jahr 2010 durch Wilken ENER:GY ersetzt,

während die Stadtwerke Überlingen An wender

der NTS.suite von Wilken Neutrasoft

waren. „Da sich die TWF jedoch auch erfolgreich

als Prozessdienstleister für weitere

Stadtwerke positioniert hatte und ENER:GY

dort auf große Akzeptanz gestoßen war, lag

es nahe, diese Lösung auszuwählen. Zu dem

läuft auch die Abrechnung der Strommarke

Bodensee Energie über dieses System“,

fasst Markus Seeger, Geschäftsbereichsleiter

Markt prozesse bei der Stadtwerk am See

GmbH, die Software-Auswahl zusammen.

Parallel zur Migration auf eine gemeinsame

IT-Plattform wurden auch die Bereiche, deren

Geschäftsprozesse von der Branchen-Software

abgebildet werden, organisatorisch zusammengeführt.

So wurden im Bereich

Markt prozesse neben der IT auch das Energie

datenmanagement, die Abrechnung von

Netz und Vertrieb, das Forderungs management

sowie das Messwesen zusammengelegt.

Betroffen davon waren nicht nur rund

50 Mitarbeiter in Überlingen und Friedrichshafen,

sondern auch Markus Seeger

selbst. „Da alle leitenden Funktionen im

Rahmen der Fusion neu ausgeschrieben

worden waren, musste ich mich wie alle anderen

Füh rungskräfte auch neu um meine

jetzige Position bewerben – und das parallel

zum laufenden Pro jekt“, berichtet er.

Feuertaufe Jahresabrechnung

bestanden

Um die enge Zeitvorgabe halten zu können,

wurde im Januar 2012 zunächst eine sehr

detaillierte Planung aufgesetzt. Mögliche

Implikationen wurden ebenso in die Planung

aufgenommen wie die genaue Definition aller

Schnittstellen, damit Überraschungen möglichst

ausgeschlossen werden konnten.

„Wir haben zudem zwei unterschiedliche

Szena rien aufgesetzt und die Migration der

Branchen-Anwendungen unabhängig von

der Umstellung der Finanzbuchhaltung geplant.

Zudem setzten wir auf den funktionierenden

TWF-Prozessen auf, sodass wir das

Rad nicht komplett neu erfinden mussten“,

so Markus Seeger. Mit Erfolg: Die Planziele

konnten zu 95 Prozent eingehalten werden,

sodass der neu formierte Bereich am

1. Oktober 2012 pünktlich in Produktion gehen

konnte. „Dies war auch ein Resultat der

hervorragenden Zusammenarbeit im Projekt-Team.

Dort funktionierte nicht nur die

Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern

beider Standorte reibungslos. Auch das

Teamwork mit den Kollegen von Wilken und

Wilken Neutrasoft lief Hand in Hand, sodass

Verzögerungen kaum aufgetreten sind“, fasst

Markus Seeger zusammen. Und so bestand

das System zum Jahreswechsel 2012/2013

schließlich seine Feuertaufe, als die Jahresabrechnung

für die rund 170.000 Zählpunkte

des Stadt werks am See ohne weitere

Probleme durchlief. Dazu kam auch die

Abrechnung von weiteren 30.000 Kunden

der Bodensee Energie sowie nochmals die

gleiche Zahl von Ab rechnungen, die das

Stadtwerk am See als Dienstleister für die

Stadtwerke Saulgau, die Stadtwerke Sigmaringen

sowie die Hagnauer Gemeinde werke

(HGW) abwickelt.

Zukunft Elektromobilität

Nachdem aufgrund der Fusion im Jahr

2012 weitere Vorhaben zurückgestellt werden

mussten, sollen im Jahr 2013 weitere

Prozesse mit IT-Unterstützung abgebildet

werden. Ganz zentral ist dabei das neueste

T-City-Projekt „Effizienter ÖPNV mit Elektromobilität“,

das gemeinsam mit der Deutschen

Telekom und der Deutschen Bahn

umgesetzt wird. Dabei werden die Themen

Energie, Infor mations- und Kommuni kationstech

no logie (IKT) sowie (öffentlicher

Nah-)Verkehr in einer neuen Art zusammengebracht.

Elektrofahr zeuge sollen in der

Bodenseeregion zur vollständigen Integration

aller Verkehrs träger beitragen und eine

attraktive intermodale beziehungsweise

multimodale Nutzung ermöglichen. Damit

wird das Ver kehrsangebot nicht nur um ein

elektromobiles Angebot erweitert, vielmehr

handelt es sich um eine Neudefinition des

öffentlichen Verkehrs. Basis dafür ist ein

Netz von Ladestationen, das über Wilken

ENER:GY abgerechnet werden wird. „Ein

besonders spannendes Thema ist hier

sicherlich, wie die Abrechnung für Dritte,

also beispielsweise für Touristen, die mit

einem eigenen Elektromobil unterwegs

sind, abgebildet werden kann“, beschreibt

Markus Seeger eine der Heraus forderungen.


LIN

32 36

ÜBERLINGEN

MEERSBURG

BODENSEE.

Ein Besuch lohnt.

KONSTANZ

FRIEDRICH

segelboot


33 37

alpen

Der Bodensee. Der größte See und nach

eigenem Bekunden „die schönste Ferienregion“

in Deutschland. Zu den Fakten:

Rechnet man die Erdkrümmung mit (deren

Aufwölbung rund 80 Meter beträgt), ist der

See in seiner Südost-Nordwest-Ausdehnung

65 Kilometer lang, hat eine mittlere Tiefe von

90 Metern (254 Meter an der tiefsten Stelle)

und besitzt ein Volumen von 48 Kubikkilometer.

An den Bodensee grenzen neben

Deutschland noch die Schweiz und

Österreich. Wer hier segeln will, braucht das

Bodensee-Schifferpatent und sollte die

Wettermeldung gut beachten: Es geht

schnell, wenn ein Sturm aufzieht, und die

Größe des Sees wird gerne unterschätzt.

Und auch das ist der Bodensee: Durchfluss

des Rheins.

SHAFEN

DAU

motorboot

see


38

Eine Region

voller Vielfalt

Aus touristischer Sicht ist der Bodensee mehr

als ein großer See mit zahlreichen Wassersport-

und Freizeitmöglichkeiten. Wandern,

Fahrradfahren, Genießen, Entspannen – rund

um den See haben sich viele Tourismus angebote

etabliert, die einladen, mehr als nur

ein paar Tage hier an der deutsch-schweizerischen-österreichischen

Grenze zu verbringen.

Zuerst die Städte: Lindau mit dem historischen

Stadtzentrum auf der Insel. Nicht weit

in Österreich: Bregenz. Hier findet, wer Kunst

sucht – in Museen, aber auch bei den al l-

jährlich stattfindenden Bregenzer Festspielen

mit Opernbühne im See. Auf der Schweizer

Seite (und dem Uhrzeigersinn nach):

Rorschach, Arbon, Romanshorn und Kreuzlingen,

direkt an der Grenze zu Konstanz, der

größten Stadt am Bodensee. Auf deutschem

Boden folgen Singen, Überlingen, Meersburg

und Friedrichs hafen, die berühmte Zeppelin-


39

stadt mit entsprechendem Museum. Sie alle

bieten neben vielen kleinen romantischen

Fleckchen zahlreiche Ferienattraktionen. Dabei

ist auf gutes Wetter zumeist Verlass – es

ist am Bodensee sozusagen „zu Hause“.

Weitere wohlklingende Namen tragen zwei

weltberühmte Inseln: Die Mainau, die Blumeninsel,

und die Reichenau nahe Konstanz mit

dem gleichnamigen Kloster, das seit 2000 auf

der Liste des UNESCO-Weltkulturerbes verzeichnet

ist.

Und auch wer Genuss sucht, wird am Bodensee

herzlich begrüßt: guter Wein, hervorragendes

Essen und freundliche Gast geber,

bei denen der Genuss besonders viel Spaß

macht – dafür steht die ganze Vielfalt der Drei-

Länder-Region.

Ob alleine, zu zweit oder gemeinsam mit vielen

anderen – ein Besuch lohnt sich.


40

NOTE „SEHR GUT“:

NATURWATT PUNKTET MIT

ZERTIFIZIERTER RECHNUNG

Wilken ENER:GY erhöht Kundenzufriedenheit

und reduziert Nachfragen

Ein glattes „sehr gut“ in allen Kategorien erreichte der bundesweite Ökostromanbieter

NaturWatt GmbH bei der Zertifizierung der Energieabrechnung durch das

Deutsche Institut für Energietransparenz. Damit hebt sich der Wilken Anwender

deutlich von vielen anderen Anbietern ab, denn die durchschnittliche Note in der

Branche liegt gerade mal bei „2,6“ und damit bei „befriedigend“. Die neue Rechnung

hat bereits zu spürbar mehr Kundenzufriedenheit geführt. Seit der Umstellung auf

das neue, mithilfe der Branchenlösung Wilken ENER:GY gestaltete Formular ist die

Zahl der Anfragen zu den Rechnungen seit September 2012 drastisch zurückgegangen.

„Für die Neugestaltung haben wir Branchenempfehlungen sowie die

Rückmeldungen unserer Kunden herangezogen. Mit Unterstützung von Wilken

konnten wir die Änderungen dann einfach und schnell in die Realität umsetzen“,

beschreibt Hauke Wieder, verantwortlich für das Controlling, das Vorgehen. „Nun

sind die Informationen offensichtlich nicht nur gut verständlich aufbereitet, wir

haben auch lobende Zuschriften unserer Kunden zu der Rechnung erhalten“, so

Hauke Wieder. Ein Kunde schrieb beispielsweise: „Liebe Natur-Wattler, ich möchte

einfach mal kurz ein großes Lob aussprechen für die übersichtliche Gestaltung der

Jahresrechnung mit zahlreichen Informationen. Endlich macht es mal Spaß, sich

mit diesen Zahlen zu befassen.“

Das Zertifikat des Deutschen Instituts für

Energietransparenz hat sich zu einem Standard

in der deutschen Energiewirtschaft entwickelt.

Mehr als zehn Prozent der Stromund

Gasanbieter haben bereits die Qualität

ihrer Abrechnungen durch dieses neutrale

und unabhängige Institut überprüfen lassen.

Dabei werden die Formulare nach zehn Gesichts

punkten bewertet, darunter die Verbrauchs-

und Betragsdarstellung, die geleisteten

Zahlungen und die Differenz er mittlung.

Aber auch die Stromkennzeichnung oder die

Angaben zur Energieeffizienz werden bewertet.

Eine erfolgreiche Zertifizierung berechtigt

zur Verwendung eines entsprechenden Zer -

ti fi kats, das durch die Energie Marketing

Agentur ausgestellt wird.

Über NaturWatt

Die NaturWatt GmbH handelt ausschließlich

mit Energie aus Wasser-, Wind- und Sonnenkraft.

Die Ökostromangebote richten sich

an Haushalte und Unternehmen. Zudem bietet

das Unternehmen als Vorlieferant regionalen

und kommunalen Energieversorgern

TÜV-zertifizierten Ökostrom zur eigenen Vermarktung

an. Die NaturWatt GmbH schüttet

ihre Erlöse nicht an die Gesellschafter aus,

sondern verwendet sie zweckgebunden zur

Integration der erneuerbaren Energien in den

Markt und wird auch vom Öko-Institut Freiburg

auf der EcoTopTen-Liste als Öko stromangebot

empfohlen. (www.naturwatt.de)


41

Wilken und GET AG:

Mehrwerte vom

Netzentgelt bis zum Pricing

Enge Zusammenarbeit bei der

Integration von Marktdaten

Mit der Anbindung der VIS Database der GET AG an die Wilken

Branchenlösung ENER:GY haben die beiden Unternehmen

jetzt eine enge Zusammenarbeit gestartet. Damit können

Wilken Anwender künftig direkt aus der Anwendung ENER:GY

heraus auf die mehr als 20.000 Netzentgelte Strom und Gas

zugreifen, die aktuell in der Datenbank der GET AG vorgehalten

werden. Zu den ersten Anwendern gehören Versorgungsunternehmen

wie das Regionalwerk Bodensee, das Stadtwerk

am See oder die Stadtwerke Pforzheim. In einem weiteren

Schritt erfolgt die Integration des Moduls Pricing, über das

ENER:GY-Anwender direkten Zugriff auf die Tarifdaten von

mehr als 1.000 Strom- und rund 850 Gasversorgern erhalten.

Auf diese Weise können Energieversorger ihre Produkte und

Tarife schon vor der Veröffentlichung über Konkurrenzanalysen

und Tarifsimulationen auf ihre Wettbewerbsfähigkeit überprüfen.

Unterstützt werden dabei auch regionale Margenkalkulationen

nach Zielgebieten, mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen

oder Mischkalkulationen. Die Zusammenarbeit

zwischen Wilken und der GET AG wird etappenweise über das

gesamte energiewirtschaftliche Produktportfolio beider

Anbieter hinweg ausgebaut.

„Die Verfügbarkeit valider, umfassender

Markt- und Preisinformationen, aber auch

ihre effiziente Integration in die unternehmerischen

Prozesse, werden für EVU im

Wettbewerb mehr und mehr zu Schlüsselfragen

erfolgreichen Handelns“, unterstreicht

Dr. Christian Backmann, Vorstandsvorsitzender

des Leipziger Unternehmens.

„Gemeinsam mit der GET AG

schaffen wir deswegen für unsere Kunden

die Möglichkeit, in zahlreichen Prozessen

von der Angebotskalkulation bis hin zur

Rechnungsprüfung auf aktuelle Marktdaten

zuzugreifen. Auf diese Weise können sich

die Unternehmen deutlich besser auf dem

Markt positionieren, als dies ohne eine solch

enge Integration möglich wäre“, beschreibt

Thomas Deyerberg, als Mitglied der Wilken

Geschäftsleitung verantwortlich für den

Bereich Energie, die Vorteile für den

Anwender. Erste gemeinsame Lösungen

wurden bereits im Rahmen des Wilken

Anwendertreffens Anfang Juni in Ulm präsentiert.

Dabei wurden auch die weiteren

Entwicklungsschritte vorgestellt wie beispielsweise

ein neues Pricing-Tool, das

Energieunternehmen künftig aktiv bei der

Entwicklung neuer Tarife unterstützt.


42

MACHEN LASSEN:

AUFWAND FÜR DAS EINSPEISE-

MANAGEMENT IN VIELEN

UNTERNEHMEN ZU HOCH

Bei vielen Energieversorgern, die nur wenige hundert EEGoder

KWK-G-Anlagen abrechnen müssen, steht der zunehmende

Aufwand für das Einspeisemanagement in keinem

Verhältnis zum Nutzen. Aber auch größere Unternehmen denken

darüber nach, diesen Prozess vollständig auszulagern,

um sich die zusätzlichen Ressourcen zu sparen, die für die

Abwicklung nötig wären. Deswegen bietet die Wilken Prozessmanagement

GmbH jetzt das Einspeisemanagement im

Betreibermodell an und stellt damit als externer Dienstleister

die regelkonforme Abwicklung des gesamten Prozesses sicher.

Die Abrechnung, zu der auch die Zuordnung zu den entsprechenden

EEG-Vergütungskategorien gehört, erfolgt über

die an der Anlage hinterlegten Daten. Die entsprechenden

EEG-, KWK- und sonstigen Einspeise-Anlagen werden dazu

mit ihren Stammdaten erfasst beziehungsweise aus Excel

oder anderen Systemen übernommen. Mit dem neuen Service-Angebot

spricht die Wilken Prozessmanagement GmbH

zunächst die Anwender der Branchenlösung Wilken ENER:GY

und des Energiedatenmanagements BelVis von Kisters an.

Mittelfristig sollen aber weitere Branchenlösungen wie etwa

Schleupen, S.I.V. oder SAP angebunden werden.

Durch die externe Abwicklung ist auch sichergestellt, dass die Versorgungsunternehmen

immer auf dem aktuellen Stand sind. Hinzukommende

EEG-Vergütungskategorien sowie geänderte gesetzliche

Vorgaben, beispielsweise die des EEG 2012 und dessen Novellierungen,

werden stichtagsgenau hinterlegt beziehungsweise umgesetzt.

Aber auch die für 2013 geforderten automatisierten Wechselprozesse

von Einspeiseanlagen im Rahmen der Direktvermarktung

werden abgebildet.

Über das Einspeisemanagement stellt Wilken ebenso die Bearbeitung

der dazugehörigen Marktprozesse sicher, etwa die einspeiseseitige

Abwicklung der MaBiS-Prozesse. Dies umfasst beispielsweise

den monatlichen Versand von EEG-Ist-Wertmeldungen/-Lieferscheinen

vom Verteilnetzbetreiber (VNB) an den Übertragungsnetzbetreiber

(ÜNB), um einen zeitnahen finanziellen Ausgleich der vom

VNB an die Einspeiser geleisteten Zahlungen zu gewährleisten. Das

Wilken Prozessmanagement unterstützt Verteilnetzbetreiber bei der

Abrechnung aller Konstrukte (PV-Selbstverbrauch, mehrere Anlagen

an einem Zähler oder anteilige Boni bei Biomasseanlagen). Die Direktvermarktungsmodelle

des EEG 2012 wie das Marktprämienmodell

oder das Grünstromprivileg können ebenfalls abgebildet werden.

Dazu werden sämtliche Kommunikationsprozesse zwischen

VNB und ÜNB übernommen und auch das Reporting auf allen Ebenen

unterstützt. So können beispielsweise Berichte für die Statistischen

Landesämter, Gemeinden oder andere Interessengruppen

über das System generiert werden.

PROZESSMANAGEMENT FÜR ENERGIEVERSORGER

Wilken und Neutrasoft stehen nicht nur für Entwicklung und Bereitstellung von Software für die

Energiewirtschaft und deren Beratung. Mit der Wilken Prozessmanagement GmbH wird das

Leistungsangebot um professionelle und bedarfsorientierte Dienstleistungen wie Prozessunterstützung,

IT-Services und Schulung für die Energiewirtschaft erweitert.


39 43

STRATEGISCHE

BERATUNG BEIM

AUFBAU DER

STADTWERKE

BAD WALDSEE

Schon zum Ende des Jahres will die

neu gegründete Stadtwerke Bad Waldsee

GmbH mit den Voruntersuchungen

für die Bohrungen für die Tiefengeothermie

beginnen. Die Erlaubnis

dazu wurde schon nach Bergrecht erteilt.

Ziel ist es, „den Standort Bad

Waldsee mit preiswerter, sicherer und

sauberer Energie zu versorgen“, erläutert

Roland Weinschenk, Bürgermeister

von Bad Waldsee und Aufsichtsratsvorsitzender

der Stadtwerke. Beim Aufbau

des neuen Unternehmens setzt Bad

Waldsee auf die Fachkompetenz der

Wilken Prozessmanagement GmbH,

deren Geschäftsführer Stefan Söchtig

die gesamte Anlaufphase strategisch

beratend begleitet. „Wir nutzen dabei

die langjährigen Erfahrungen, die Wilken

und Stefan Söchtig beim Aufbau

und Betrieb von Stadtwerken mit kommunaler

Energieversorgung mitbringen.

Auf diese Weise stellen wir sicher,

dass unsere Stadtwerke schon vom

Start weg optimal aufgestellt sind und

über funktionierende Strukturen verfügen“,

so Regine Rist, Leiterin der Wirtschaftsförderung,

die jetzt auch die Geschäftsführung

der Stadtwerke Bad

Waldsee GmbH übernommen hat.

Parallel zur Vorbereitung der Tiefenbohrungen

wird auch der Ausbau des Nahwärmenetzes

vorbereitet. Im Vordergrund steht dabei die

Versorgung der öffentlichen Gebäude. „Wir

sprechen aber auch Unternehmen und

Eigentümer größerer Wohneinheiten schon

jetzt an, die an den geplanten Trassenleitungen

liegen. Wir wollen so die Chance bieten, dass

Unternehmen, die gerade und in naher

Zukunft sowieso die Energieversorgung erneuern

wollen oder überhaupt Neubauten

planen, Investitionen vermeiden und später

preiswertere Nahwärme beziehen können“,

so Regine Rist. Der Aufsichtsrat verspricht

sich so auch Standortvorteile für die Unternehmen

durch preiswertere und saubere

Energie, was auch den Beschäftigten in Form

der Arbeitsplatzsicherung zugutekommt.

Durch den günstigeren Energiebezug für die

öffentlichen Gebäude wie Schulen, Rathaus

oder Kurkliniken erfüllt die Stadt eine wichtige

Aufgabe zur Daseinsvorsorge. Dies wird mit

den zu erwartenden allgemeinen Energiepreissteigerungen

privater Anbieter immer

bedeutender. „Vor dem Hintergrund der deutschen

Diskussion, ob die Energieversorgung

überhaupt noch sicher ist angesichts fehlender

Überlandleitungen von Nord nach Süd

und fehlender Kraftwerke, können wir mit der

Eigenversorgung unserer Stadt Energie versorgungssicherheit

für Bürger und Wirtschaft

verbessern“, so Bürgermeister Roland Weinschenk.


44

WILKEN PRÄSENTIERT

PREISGEKRÖNTE

TOURISMUSLÖSUNGEN

Alleine 15 neue Kunden für die Wilken E-Marketing Suite im Dezember, dazu zahlreiche Auszeichnungen wie etwa Platz 1, 2 und

3 für Tourismuskartensys teme auf Basis der Wilken SmartCard beim großen Test von „Sehnsucht Deutschland“ – die Wilken

GmbH muss sich hinter ihren erfolgreichen Produkten für die Tourismusbranche wahrlich nicht verstecken. Auf der ITB Berlin

präsentierte der Ulmer Software-Anbieter in Halle 6.1 Stand 117 seine preisgekrönten Lösungen einem breiten Publikum. Die

Wilken E-Marketing Suite zum Versand individualisierter Mail-Newsletter hat bereits Unternehmen wie Schweiz Tourismus oder

die österreichischen Landesmarketinggesellschaften von Vorarlberg und Nieder österreich überzeugt. Bei der Entwicklung der

Lösung standen die individuelle Kundenansprache, die sich nach den Interessen des Urlaubers richtet, sowie eine leichte

Bedienbarkeit im Vordergrund. Die Mailinhalte können beispiels weise mit wenigen Mausklicks um die lokalen Angebote aus der

Urlaubsregion ergänzt werden. Die Wilken SmartCard ermöglicht den Gästen zudem den einfachen Zugang zu Badelandschaften,

Skilifts, Parks und weiteren Attraktionen und kann darüber hinaus auch als Bürgerkarte für Museen oder Parkhäuser

eingesetzt werden. Als weitere sehr erfolgreiche Software aus dem Hause Wilken ist das webbasierte, neu erstellte Meldewesen

mit Kurtaxe-Abrechnung zu nennen. Dieses System wird derzeit in der Gemeinde Oberstaufen sowie über die Hochschwarzwald

Tourismus GmbH in über zehn Hochschwarzwald-Gemeinden eingeführt.

Die Wilken E-Marketing Suite ist ein webbasiertes

Newsletter-Versandsystem, das jedes

einzelne Exemplar für den Empfänger individualisiert.

Als Grundlage dafür werden Verhaltensweisen

(z. B. Klicks, Bestellungen oder

Anfragen) ausgewertet und daraus Interessenprofile,

wie zum Beispiel „sportinteressiert”

oder „Schnäppchenjäger”, abgeleitet.

Die Erstellung eines Newsletters ist durch

den WYSIWYG-Editor inklusive Sofortvorschau

kinderleicht. Des Weiteren bietet die

Wilken E-Marketing Suite eine 360-Grad-

Betrachtung der Kommunikation mit dem

Endverbraucher – hierzu gehören die Anbindung

eines Call centers, das integrierte

Management von eingehenden E-Mails, das

Validieren von postalischen Daten und ein

integriertes Um frage system.

Die Wilken SmartCard ist keine Insellösung,

sondern ein vollständiges Abrechnungssystem,

das in weitere Systeme wie etwa die

Finanzbuchhaltung integriert werden kann.

Aber auch Vorsysteme von der Hotel re servierung

bis hin zu Gemeindean wen dungen

können über Standard schnitt stellen angebunden

werden.


45

15 NEUE KUNDEN: TOURISMUS-GROSSAUFTRAG FÜR WILKEN

15 Tourismusregionen aus Österreich, darunter die beiden Landesmarketinggesellschaften von Vorarlberg und Nieder -

österreich, werden ihr Kundengruppen-Management künftig mit der E-Marketing Suite von Wilken durchführen. Die Regionen

sind Mitglied beim Verein DMMA (Destinations Management Monitor Austria), einem Netzwerk zur Professionalisierung des

Destina tionsmanagements, das die Marktsondierung für CRM-Tools durchgeführt hat. Wilken hat sich auf der Grundlage eines

umfassenden Anforderungskatalogs durchgesetzt. Das vom österreichischen Bundesministerium für Wirtschaft, Familie

und Jugend geförderte Projekt hat zum Ziel, die Wirksamkeit der Marketing-Budgets durch ein innovatives, zielgruppenspezifisches

Kundenkontakt-Management zu steigern und die damit verbundenen Geschäftsprozesse zu professionalisieren.

Wilken konnte sich gegenüber namhaften Herstellern durchsetzen und überzeugte unter anderem durch die flexible und gleichzeitig

einfach handhabbare Newsletter-Gestaltung. „Die E-Marketing Suite passt perfekt in die Marke ting-IT-Land schaft und

CRM-Prozesse unser Regionen“, sagt DMMA-Geschäftsführer Franz Schmidt. Bestehende Inhalte können von anderen Organisationen

übernommen und die Newsletter nach Interessenprofilen empfängerspezifisch individualisiert werden. Wilken übernimmt

neben der Einführung der Software auch das Hosting und den Second Level Support der webbasierten Lösung, mit

der die 15 neuen Kunden jährlich rund vier Millionen Newsletter versenden werden.

Nur individualisiertes E-Marketing ist

pro fessionelles E-Marketing

Die 13 Tourismusregionen und zwei Landestourismusorganisationen

machen mit der

Einführung der Wilken E-Marketing Suite

Schluss mit den sehr eingeschränkten Tools,

die aktuell noch teils als Ergänzung zu

Buchungssystemen oder als Excel-Tabellen

eingesetzt werden. „Für effizientes Tourismus-

Marketing genügt das Wissen über Zielmärkte

nicht mehr. Vielmehr müssen Kunden entsprechend

ihrer Interessen auf die unterschiedlichen

Angebote aufmerksam gemacht

werden“, so Franz Schmidt. „Die Lösung ermöglicht

eine individualisierte Ansprache und

ist deshalb das ideale Instrument, das Kundenkontakt-Management

zu professionalisieren,

die Effizienz der Marketing-Kampagnen

zu prüfen und zu steigern und schließlich die

Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.“ Über die

funktionstechnischen Aspekte der Software

hinaus überzeuge Wilken auch in der Beratung

durch die Kombination von E-Business-

Wissen und Erfahrung in der Tou rismus-

Branche, so Franz Schmidt weiter.

Wettbewerbsstarke Destinationen als Ziel

Professionalität und Wettbewerbsstärke im

Destinationsmanagement sind heute zunehmend

eine Frage der Vernetzung und strategischer

Allianzen. Die Zeit der Einzelkämpfer

ist auch für Tourismusorganisationen vorbei:

Umfassendes Benchmarking im Management

und Marketing, die kostensparende Zusammenarbeit

im operativen Tages geschäft

sowie die gemeinsame Umsetzung von strategischen

Entwicklungsprojekten machen

den DMMA zum leistungsstarken Netzwerk

für Tourismusorganisationen. Das von der invent

GmbH entwickelte Netzwerkkonzept

des Destinations Management Monitor

Austria (DMMA) wurde als „Strategisches

Schwerpunktprogramm” vom Bundes ministerium

für Wirtschaft, Familie und Jugend im

Jahre 2000 gestartet. 19 Tourismusregionen

Österreichs arbeiten nunmehr beim Aufbau

von mehr internationaler Wettbewerbsfähigkeit

zusammen. Diese repräsentieren mehr

als 25 Prozent der touristischen Wertschöpfung

Österreichs.

DER TOURISMUSKARTEN-TEST: PLATZ 1, 2 UND 3 FÜR WILKEN

„‚Sehnsucht Deutschland‘ ist begeistert, diese

Gratis-Wunderkarte spart alle Nebenkosten

wie Berg-/Talfahrten, Busse, Erlebnisbad

und Skipass für vier Allgäuer Skigebiete“,

so das Urteil der Juroren. Mit dieser

Be wer tung verwies die Karte „Oberstaufen

Plus“ die Kartensysteme „Hochschwarzwald

Card“ und „Bad Hindelang Plus“ –

Letztere gehört wie die Oberstaufener Karte

zum Verbund „Allgäu-Walser-Card“ – auf die

Plätze zwei und drei. Dabei haben alle drei

prämierten Karten eines gemeinsam. Sie

basieren auf der Wilken SmartCard, eine

Gesamtlösung, mit der sich die unterschiedlichsten

Geschäfts- und Abrechnungsbeziehungen

automatisiert abbilden lassen. Besonders

be geis tert zeigten sich die Tester

von „Sehnsucht Deutschland“ über die

hohe Akzeptanz, die alle drei Karten bei den

Tourismusunternehmen der jeweiligen Regionen

genießen. „Mit über 320 Gastgebern

ist Oberstaufen Plus toll verbreitet und die

Sahne auf der Allgäu-Walser-Card – und

kostet Sie keinen Cent extra“, so das Urteil.

Gelobt wurden aber auch die Zusatzfunktionen,

wie etwa bei der zweitplatzierten Hochschwarzwald

Card: „Bei 25 von 360 Gastgebern

heißt es sogar freie Fahrt mit dem

Elektro-Smart! Und wer nicht selbst fahren

will, kann mit der KONUS-Karte kostenlos

im ganzen Schwarzwald öffentlich unterwegs

sein.“


46

Der Abschied

von sechs

Tonnen Papier

Siebenwurst hat alle geschäftsrelevanten

Dokumente elektronisch im Griff

Mehr als sechs Tonnen schwer war das bisherige

Papierarchiv bei Siebenwurst. Mit rund

850 Ordnern und mehr als 3.000 Sonaboxen

war es längst auch räumlich an seine Grenzen

gestoßen, sodass nur der Neubau für das

Archiv eine Alternative zur Einführung einer

DMS-Lösung gewesen wäre. „Schon aus

diesem Grund machte es absolut Sinn, sich

endgültig vom Papier zu verabschieden.

Denn die Kosten für den Neubau hätten einen

ähnlichen Umfang gehabt wie die für die

Einführung eines elektronischen Archivs“, beschreibt

Christian Erdl, kaufmännischer Leiter

bei der Christian Karl Siebenwurst GmbH &

Co. KG, die Ausgangssituation. Zumal auch

organisatorisch bereits das Fundament für

den Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems

gelegt war, denn das Unternehmen

hatte in den Jahren zuvor die internen

Prozesse genau unter die Lupe genommen

und vielfach optimiert. „Was wir suchten, war

deswegen nicht nur ein einfaches Archiv,

sondern eine Lösung, die in unsere Prozesslandschaft

passt und die über Workflows verfügt,

mit denen wir die Abläufe sukzessive

automatisieren und so die Effizienz weiter

steigern können“, so Christian Erdl weiter.

Ein Workshop schafft Klarheit

Unter den vier Anbietern, die am Ende im

Auswahlverfahren übrig geblieben waren,

hatte die Wilken Informationsmanagement

GmbH mit dem Vorschlag eines bezahlten

Workshops zunächst für leichte Irritationen

gesorgt. „Während es den anderen Anbietern

in erster Linie um das Verkaufen ihrer Systeme

ging, stellte Wilken von vornherein den

Lösungsgedanken und unsere individuellen

Anforderungen in den Vordergrund. Dieser

professionelle Ansatz hat uns sehr schnell

bewogen, in diesen Workshop zu investieren

– zumal uns dies ja noch zu nichts verpflichtete“,

erinnert sich Systemadministrator

Steffen Wegner, zuständig für das Prozessmanagement.

Ein Investment mit Folgen:

Denn schnell kristallisierte sich heraus, dass

es wenig Sinn machen würde, sich zunächst

ausschließlich auf den Rechnungseingang zu

konzentrieren. „Der Workshop hatte uns

schnell die Augen für die gesamten Belegflüsse

geöffnet. Denn von der Anfrage über

die Kalkulation und das Angebot bis hin zum

Auftrag und schließlich der Rechnung bauen

diese aufeinander auf. Aber auch die dazugehörigen

Verträge oder die Personalakten gerieten

sehr schnell ins Visier“, beschreibt er

die Erkenntnisse. So wurde bereits während

der Auswahlphase die Entscheidung gefällt,

sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente in

das Projekt einzubeziehen. Dazu wurden unterschiedliche

elektronische Akten aufgebaut.

Eine ganz zentrale Rolle spielt die

Auftragsakte. „Da sich die Auftragsnummer

durch den gesamten Prozess zieht, war die

Umsetzung dieser Akte ausgesprochen einfach.

Denn über diese Nummer haben wir

eine Klammer, mit der wir sämtliche Unterlagen

zu einem Auftrag zusammenführen und

auf Knopfdruck zur Verfügung stellen können“,

skizziert Steffen Wegner den Ansatz. In

einem zweiten Schritt wurde die Auftragsakte

um weitere relevante Doku mente wie etwa

technische Spezifikationen ergänzt. Ziel war

es, dem Sachbearbeiter alle wichtigen Informationen

zum Auftrag so zur Verfügung zu

stellen, dass er bei telefonischen Nach fragen

oder Reklamationen sofort auskunftsbereit

ist.

Eine weitere wichtige Rolle spielt die Vertragsakte,

in der Dokumente wie Leasing-,

Banken-, Lieferanten- oder Kundenverträge

abgelegt sind. All diese Dokumente werden

Volltext-indiziert, da hier die Suche in der

Regel über Stichworte und Inhalte geführt

wird, und nicht über Nummern. Zudem musste

für die Vertragsakte ein differenziertes

Berechtigungskonzept aufgebaut werden,

um die oftmals vertraulichen Inhalte vor unbefugten

Zugriffen zu schützen.


43 47

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems hatte beim

oberpfälzischen Formenbauer und Modellbauspezialisten Siebenwurst aus Dietfurt

im Altmühltal schon länger auf der Tagesordnung gestanden. Konkret wurde das

Projekt dann im Jahr 2011 angegangen, nachdem aus der Finanzbuchhaltung der

Anstoß gekommen war, die Informationen zu den verbuchten Geschäftsvorfällen

elektronisch zu archivieren. Doch schon während der Anbieterauswahl zeigte sich,

dass es sinnvoll ist, alle geschäftsrelevanten Belegflüsse in das Projekt einzubeziehen.

Mit Unterstützung der Wilken Informationsmanagement GmbH konnte dies

umgesetzt werden. Seit dem 1. Januar 2013 wird bei Siebenwurst nun flächendeckend

die Papierablage abgelöst.

Für die digitale Personalakte den

Betriebsrat eingebunden

Noch sensibler sind die Informationen, die im

Rahmen der digitalen Personalakte Wilken

DPA zusammengefasst wurden. Denn hier

fließen nicht nur die Unterlagen aus dem Bewerbungsprozess

ein, sondern beispielsweise

auch Daten aus der Personalabrechnung.

Deswegen wurde hier schon sehr früh auch

der Betriebsrat in das Projekt miteingebunden.

„Uns war es wichtig, transparent darzustellen,

welchen Nutzen die digitale Personalakte

bringen kann und wie der verantwortliche

Umgang mit den Daten sichergestellt

wird“, betont Christian Erdl. Auf diese Weise

gelang es schnell, alle Bedenken aus dem

Weg zu räumen und den Betriebsrat konstruktiv

miteinzubinden. So können Mitarbeiter

heute beispielsweise über eine zeitlich

begrenzte Rechtevergabe Einblick in „ihre“

Akte nehmen und so sehen, was im System

über sie gespeichert ist.

Schrittweises Vorgehen führt

zu Akzeptanz

Im Sommer 2012 begann dann die eigentliche

Einführung der DMS-Lösung Wilken

InfoShare und des Wilken Workflows mit der

schrittweisen Archivierung der vorhandenen

Belege. Insgesamt wurden während der folgenden

sechs Monate mehr als 180.000

Dokumente gescannt und elektronisch abgelegt,

sodass dem Produktivstart zum 1.

Januar 2013 nichts mehr im Wege stand.

„Wir haben uns bewusst Zeit genommen und

die elektronische Erfassung sukzessive nebenher

umgesetzt. Denn es war uns auch

wichtig, dass die neue Lösung von den

Mitarbeitern angenommen wird“, beschreibt

Steffen Wegner das Vorgehen. Mit Erfolg:

Das neue Dokumentenmanagement stieß

fast durchgängig auf sehr große Akzeptanz,

weil die mühsame Suche nach Informationen

in ganz unterschiedlichen Papierakten zunehmend

wegfiel und die benötigten Dokumente

stattdessen per Mausklick auf den Bildschirm

geholt werden konnten. Parallel zur Erfassung

der Dokumente wurden über Schulungen immer

mehr Mitarbeiter „ins DMS-Boot“ geholt,

sodass die Einführung von den meisten als

Prozess erlebt wurde und nicht als ein Big

Bang. Diese Strategie führte außerdem dazu,

dass viele Mitarbeiter von sich aus Vorschläge

einbrachten, wie die Lösung noch besser eingesetzt

werden kann. Auf diese Weise wurde

beispielsweise eine Terminverfolgung mit

Wiedervorlage-Funktion sowohl für die Vertrags-

als auch für die digitale Personalakte

umgesetzt, mit spürbarem Erfolg. Denn so

werden die Sachbearbeiter heute frühzeitig

vom System auf auslaufende Leasing-

Verträge oder befristete Arbeitsverträge aufmerksam

gemacht. „Früher hatte da jeder ein

eigenes System, das durchaus fehleranfällig

war. Heute dagegen werden keine Fristen

mehr versäumt“, so Christian Erdl.

In den kommenden Monaten sollen nun die

ersten Workflows implementiert werden, beginnend

mit dem Rechnungseingang. Auch

hier hat sich Siebenwurst bewusst für ein

schrittweises Vorgehen entschieden. „In den

vergangenen Jahren sind in vielen Bereichen

Insellösungen entstanden, die wir nun durch

InfoShare beziehungsweise den Wilken

Workflow ablösen wollen. Auch hier möchten

wir den Mitarbeitern die Zeit geben, die

Vorteile der neuen Lösung zu erkennen und

für sich zu erschließen. Denn so lässt sich der

Nutzen sehr viel nachhaltiger erschließen“,

erläutert Christian Erdl. Dabei setzt er weiter

auf die Unterstützung durch Wilken Informationsmanagement.

Denn diese war neben

der Implementierung der eigenen Systeme

auch maßgeblich an der Umsetzung der

Schnittstellen zu den führenden Systemen

der CKS beteiligt, wie etwa zum ERP-System

ID-Plan der ID GmbH, zur Simba-Finanzbuchhaltung

oder zum Personal management-

und Entgeltabrechnungs system SAGE

HR. „Wilken hat uns hier über die gesamte

Projektdauer immer sehr professionell unterstützt

und dazu beigetragen, dass die Einführung

weitestgehend geräuschlos verlaufen

ist“, fasst er die Erfahrungen zusammen.

Über die Christian Karl Siebenwurst

Modell- und Formenbau GmbH & Co. KG

Die Christian Karl Siebenwurst Modell- und

Formenbau GmbH & Co. KG produziert

Druckguss- und Spritzgusswerkzeuge für

3D-Formteile aus Aluminium und Kunststoff

einschließlich Komplettlösungen für Sonderverfahren

zur Herstellung großflächiger Bauteile.

Als Systemlieferant für namhafte

Unternehmen aus Automobil- und Luft fahrtindustrie

betreut Siebenwurst seine Kunden

vom Designmodell bis zur Serien produktion.

Ein institutionalisiertes Pro zessmanagement

optimiert alle Abläufe mit dem Ziel der Standardisierung.

In Forschung und Entwick lung

arbeitet Siebenwurst im Bereich Leichtbau

mit mehreren Universitäten (TU Chemnitz,

FAU Erlangen-Nürnberg, TU Dresden, RWTH

Aachen, TU Kaiserslautern) bei Entwicklung

und Verfahrenstechnologie für neue Mobilitäts

konzepte zusammen. Das Engagement

für Prozessoptimierung und innovative

Technologien wird auch von den Juroren nationaler

Fachwettbewerbe als preiswürdig

bewertet: Siebenwurst führt die Auszeichnungen

„Werkzeugbauer des Jahres

2009“ in der Kategorie externer Werkzeugbau

über 100 Mitarbeiter, „Werkzeugbauer des

Jahres 2012“ in der Kategorie externer

Werkzeugbau über 50 Mitarbeiter und „TOP

100 Innovator 2010“. Das 1897 gegründete

Unternehmen mit Hauptsitz im oberpfälzischen

Dietfurt hat heute 370 Mitarbeiter und

ist einer der wichtigsten Arbeitgeber und

Ausbildungsbetriebe der Region.


48

Tolles Engagement

der Wilken Auszubildenden

Aufgrund der positiven Erfahrungen und Rückmeldungen des Azubi-Ausflugs 2012 wurden

die Azubi-Projekte dieses Jahr ausgeweitet und zwei Teams mit Auszubildenden und BA-

Studenten gebildet, die sich sozialen Projekten widmen.

Das eine Team unterstützt dabei das soziale Projekt „Aktion 100.000 und Ulmer helft“ und

führt auf kleinen und großen Veranstaltungen Spendenaktionen durch. Den Auftakt bildete

das Wilken Anwendertreffen, gefolgt vom Sommertanzball in der Donauhalle.

Das zweite Team wählte die „Anna Essinger Projekttage“ aus. Dabei soll den Schülern ab

der 9. Klasse des Anna Essinger Gymnasiums spielerisch die Welt der IT näher gebracht

und so das Interesse an Berufen in der IT-Branche geweckt werden. Zusätzlich zu diesem

Vorhaben planen die Wilken Azubis ein Bewerbungstraining für die Schüler der 10. Klasse

des Gymnasiums.

Graffiti-Kunst im Wilken Neubau

Zu einer Graffiti-Aktion der besonderen Art haben sich 40 Schülerinnen und Schüler eines Ulmer Gymnasiums im Wilken Neubau getroffen.

Dabei wurde eine knapp 40 Meter lange Wand mit Graffiti-Technik lebendig gestaltet. Als Motive wurden bekannte Ulmer Gebäude gewählt,

die oberhalb einer Linie normal und darunter gespiegelt dargestellt sind. Somit wurde sowohl die virtuelle Welt der Software symbolisch als

auch der Bezug des Wilken Stammsitzes zu Ulm künstlerisch dargestellt.

Wilken Homepage reloaded

Moderner und schlanker, aber trotzdem mit ausführlichen Informationen zur

Wilken Unternehmensgruppe und ihren Lösungen und Dienstleistungen – so

präsentiert sich die überarbeitete Wilken Homepage. Reinschauen lohnt sich!


Wilken GmbH

Hörvelsinger Weg 25-31

89081 Ulm

Telefon +49 731 96 50-0

Telefax +49 731 96 50-444

w@wilken.de

www.wilken.de

Wilken AG

Herrenwiese 5

9306 Freidorf/TG

Telefon +41 71 45 46-400

Telefax +41 71 45 46-409

w@wilken.ch

www.wilken.ch

Wilken Rechenzentrum GmbH

Hörvelsinger Weg 25-31

89081 Ulm

Telefon +49 731 96 50-386

Telefax +49 731 96 50-450

w@wilken-rz.de

www.wilken-rz.de

Wilken Neutrasoft GmbH

Hansaring 106

48268 Greven

Telefon +49 25 71 505-0

Telefax +49 25 71 505-101

info@neutrasoft.de

www.neutrasoft.de

Wilken Entire GmbH

Hörvelsinger Weg 35

89081 Ulm

Telefon +49 731 974 95-0

Telefax +49 731 974 95-700

info@entire.de

www.entire.de

Wilken Informationsmanagement GmbH

Balanstraße 59

81541 München

Telefon +49 89 62 83 37-0

Telefax +49 89 62 83 37-28

w@wilken-im.de

www.wilken-im.de

Wilken Prozessmanagement GmbH

Hörvelsinger Weg 25-31

89081 Ulm

Telefon +49 731 96 50-0

Telefax +49 731 96 50-444

w@wilken.de

www.wilken.de


Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard- Softwarelösungen. Mit mehr als 460 Mitarbeitern an fünf Standorten

in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und

Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung

etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Finanz- und Versicherungs-,

Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Unternehmensgruppe gehören neben der Wilken GmbH (Ulm) die

Wilken AG (Freidorf, Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken

Rechenzentrum GmbH (Ulm), die CIWI GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) sowie

die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf). Die Unternehmensgruppe erzielte im Jahr 2012

einen Umsatz von über 51 Millionen Euro.

www.wilken.de

www.neutrasoft.de

www.entire.de

Wilken Neutrasoft GmbH

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