ERP-Multisitelösung von abas verbessert - ABAS Software AG

ERP-Multisitelösung von abas verbessert
Reaktionszeiten
Anwenderbericht Hammerbacher GmbH

„Durch die Kommunikation
per Multisite ist es uns gelungen,
die Prozesse dort zu
steuern, wo diese auch tatsächlich
stattfinden. Dadurch
hat sich unsere Reaktionszeit
noch weiter verbessert.
92% der Aufträge verlassen
innerhalb von zwei Tagen
das Haus. Die Disposition
und Bestellvorschläge werden
heute vom System
automatisiert durchgeführt.
Und je besser die Dispo,
desto mehr liquide Mittel
stehen zur Verfügung.“
Bernhard Hammerbacher,
Geschäftsleitung
ERP-System managt Fertigung und Handel
beim Büromöbelhersteller Hammerbacher
Über Multisite und VPN-Standleitung hat der Büromöbelhersteller
Hammerbacher GmbH seine Betriebe im oberpfälzischen Neumarkt und
slowakischen Pukanec verbunden. Die Anforderungen an die Business-
Software von abas sind dabei je nach Standort völlig unterschiedlich.
In der in Neumarkt angesiedelten Logistikzentrale werden knapp
60.000 Büromöbelkomponenten gelagert, die innerhalb kürzester Zeit
ausgeliefert werden. Hier unterstützt ein im ERP-System erstelltes
Servicecockpit, das auf Knopfdruck alle Informationen zu einem Auftrag
liefert und aus der Maske heraus Aktionen wie beispielsweise eine
Ersatzteilbestellung oder Gutschrift auslöst. Die Möbelfabrik in der
Slowakei dagegen produziert viele Varianten und muss die rasche
Lieferfähigkeit des Gesamtsortiments sicherstellen, ohne die zu fertigenden
Losgrößen zu klein werden zu lassen. Bediensprache und integrierte
Finanzbuchhaltung in Pukanec ist Slowakisch. Mit dem ERP-System von
abas ist es Hammerbacher gelungen, die Steuerung der Prozesse dort
anzusiedeln, wo sie stattfinden. Die Reaktionszeiten haben sich dadurch
weiter verbessert. 92 Prozent der 150 bis 200 pro Tag erfassten Aufträge
verlassen innerhalb von 2 Tagen das Haus.

Heute bestellen, übermorgen einziehen
Die Firma Hammerbacher liefert schnell, schneller als der Wettbewerb.
Geschwindigkeit ist wichtig im hart umkämpften Büromöbelmarkt und ein Grund für
den großen Erfolg der Oberpfälzer. Denn mit Büromöbeln verhält es sich auch nicht
anders als mit vielen anderen Dingen im Leben, nach langer Entscheidungsfindung
will man das neue Auto, die neue Wohnung oder das neue Smartphone möglichst
sofort haben. Hauptkunden von Hammerbacher sind Bürofachversandhändler und
Internetshops. Die hohe Lieferbereitschaft wird garantiert, indem die Logistikzentrale
in Neumarkt permanent knapp 60.000 Büromöbelkomponenten vorhält, die in 92
Prozent der Fälle ab Auftragseingang binnen 2 Tagen das Haus verlassen.
Abhängigkeiten verringern
Hammerbacher hatte in punkto Unternehmens-IT vor der Einführung einer
Standardlösung im übertragenen Sinne einen Maßanzug im Einsatz. „Unser altes
System war perfekt auf unsere Belange in Neumarkt zugeschnitten“, Bernhard
Hammerbacher der zusammen mit seiner Schwester Ursula Hammerbacher seit
1994 die Geschäftsleitung des Unternehmens bildet erinnert sich: „Dennoch mussten
wir irgendwann handeln und uns nach einer neuen Standard-ERP-Software
umsehen.“ Ein Grund für diese Entscheidung war die hohe Abhängigkeit in die
sich Hammerbacher mit dem Individualsystem begeben hatte. Die Lösung wurde
von nur einem IT-Spezialisten gepflegt und weiterentwickelt. „Nicht auszudenken,
wenn das System gestanden und der Mitarbeiter nicht greifbar gewesen wäre“,
führt der Co-Geschäftsführer aus. Ein weiterer Grund war der durch die Expansion
des Unternehmens gestiegene Datenaustausch zwischen der Logistikzentrale in
Neumarkt und der Möbelfabrik im slowakischen Pukanec.
Beide Standorte arbeiteten mit unterschiedlichen ERP-Systemen und kommunizierten
zeitaufwändig und fehleranfällig über E-Mail, Fax und Telefon. Durch den nicht
optimalen Datenaustausch litt oftmals auch die Transparenz, so dass der Standort
in Neumarkt zu sehr in die Fertigungssteuerung der Slowakei eingriff, was wiederum
schlecht für die Disposition von Vorprodukten war. Die vielen „Software-Inseln“
sollten nun in nur einer Installation zusammengeführt werden. 2009 begann die
Suche nach einem Standard-ERP-System.
Lohnendes Ziel
Die Auswahlphase der neuen Unternehmenssoftware war intensiv. Zu wichtig ist
das ERP-System für den Geschäftserfolg des Büromöbelherstellers, als dass man
eine Auswahl hätte „nebenbei“ durchführen können. Ursula Hammerbacher erinnert
sich: „Wir haben unsere Anforderungen in einem Pflichtenheft zusammengefasst.
Durch das bei uns bis dato eingesetzte Individualsystem lag die Messlatte hoch.“
Und Bernhard Hammerbacher ergänzt: „Erst einmal in den Prozessen nicht schlechter
werden, das war unser oberstes Ziel. Wir leben von einer schnellen Lieferung.
Bei der Gelegenheit sollten dann auch gleich noch unsere standortübergreifenden
Prozesse glatt gezogen und die aus vielen Inseln bestehende Unternehmens-IT
konsolidiert werden. Die Möglichkeit, individuelle Anforderungen auch selbst an der
Oberfläche durchzuführen, war ebenfalls wichtig für die Entscheidung.“

Mit externer Unterstützung definierten die Oberpfälzer 3 Anbieter, die passen könnten.
Die wurden dann zu Präsentationen sowohl nach Neumarkt als auch in Pukanec
eingeladen. Bernhard Hammerbacher: „Den Ausschlag gaben die Kollegen in der
Slowakei, die ein System favorisierten. Bei uns in Neumarkt war die Entscheidung
nicht so klar. Zwei Systeme lieferten sich ein Kopf an Kopf Rennen. Da eines davon
das in der Slowakei präferierte war, erhielt es den Zuschlag. Es war die Business-
Suite von abas mit den Implementierungspartnern ABAS Projektierung (Nürnberg)
für den Standort in Neumarkt und amotIQ in Pukanec.“
Mehr oder weniger Standard
In der Slowakei wurde die ERP-Software nah am Standard eingeführt. Der abas
Partner amotIQ sro führte das ERP-System schlank und schnell ein. Auch in
Neumarkt sollte das mit einer von abas entwickelten Einführungsmethodik geschehen,
allerdings waren hier die Anforderungen komplexer.
Ursula Hammerbacher: „Nur die Themen, die den Datenaustausch betrafen, wurden
standortübergreifend festgelegt. Bei der Einführung der Software in Neumarkt
haben wir den Aufwand unterschätzt. Um ein schlankes Verarbeiten unserer 150 bis
200 Aufträge am Tag sicherzustellen, waren individuelle Anpassungen der Software,
wie beispielsweise eine Schnellerfassungsmaske, nötig. Auch unsere hochintegrierten
Prozesse länderübergreifend im ERP-System abzubilden erforderte Zeit. Mitten
in der Einführung zog dann die Konjunktur spürbar an und wir haben uns zuerst auf
die reibungslose Abwicklung der Aufträge konzentriert. Da ist die eine oder andere
Übungseinheit mit unserer neuen Software ausgefallen. Die Einführung verlief aber
an beiden Standorten reibungslos. Von der Datenübernahme über die Produktion
bis zum Order-to-Cash-Prozess: Alles hat beim Echtstart funktioniert.“
Und Bernhard Hammerbacher ergänzt: „Bei einem länderübergreifenden Projekt
sollte man das Problem der Zweisprachigkeit und auch die unterschiedliche
Mentalität nicht unterschätzen. Dies kostet Zeit und Überzeugungskraft. Da wir
im Rahmen des Projektes auch Zuständigkeiten verschoben haben, ist es wichtig,
Vertrauen in den jeweiligen Partner zu haben. Wir wollten mit dem Projekt
erreichen, dass die jeweiligen Prozesse dort gesteuert werden, wo diese tatsächlich
stattfinden. Vor allem wir in Neumarkt haben Verantwortung an die Slowaken
abgegeben.“
Internationale Multisite Lösung
Im slowakischen Pukanec werden die gesamten Hammerbacher-Produkte gefertigt.
90% der dortigen Kapazität wird von den Oberpfälzern beansprucht. Die
Fertigungstiefe ist hoch. Die Slowaken nutzen nahezu den Software-Standard.
Modifikationen gab es natürlich auch: „In Pukanec wurden Halbfertigprodukte, die
das gleiche Material benötigen für die Bearbeitungen an den jeweiligen Maschinen
zusammenzufasst und eine Schnittmengenoptimierung durchgeführt. Je mehr
Teile ich in eine Standardplatte reinschneiden kann, desto besser, “ führt Bernhard
Hammerbacher aus.
Hauptsitz Neumarkt
Werk Pukanec

Die Verknüpfung der beiden Hammerbacher Standorte wird über einen VPN-
Tunnel (Virtual Private Network) mit Standleitung durchgeführt. Auf dem Server
in Neumarkt läuft die Disposition und Auftragsabwicklung. Stammdaten werden an
die Slowakei übermittelt. Für Lagerartikel ist der Standort Pukanec verantwortlich.
Hammerbacher hat sein eigenes Ordnungssystem in der ERP-Software abgebildet.
Ein Verkaufsartikel `Schreibtisch´ besteht beispielsweise aus drei Lagerartikeln –
Platte, Tischbeine und Querstrebe. Die Fertigung kennt nur Lagerartikel. Eine ABC-
Klassifizierung der Teile garantiert Geschwindigkeit. „A-Artikel sind Schnellläufer,
die rufen wir in unserem Fertigteilelager ab, es ist wichtig, dass in Neumarkt immer
Ware vorhanden ist. Diese Teile werden nicht durch Bestellungen aus Neumarkt
gesteuert, sondern nach Verbrauchszahlen der Vergangenheit,“ führt Bernhard
Hammerbacher aus.
„Je mehr A-Artikel wir haben, desto größer sind die Freiheiten bezüglich der
Disposition in Pukanec. Ziel war natürlich die Erhöhung der Losgrößen und damit
verbunden der Rentabilität. Wir haben in unserem System einen Reiter `Multisite
j/n´, ist Multisite aktiv, werden alle standortübergreifenden Prozesse angestoßen.
Ganz wichtig ist für uns die Möglichkeit im jeweiligen Land mit der entsprechenden
Buchhaltung arbeiten zu können. abas ermöglicht uns das, in Deutschland mit der
Deutschen, in der Slowakei mit der Slowakischen.“
Transparenz auf Knopfdruck
In Neumarkt ist die Hammerbacher GmbH abgesehen von einer kleinen
Fertigung ein reines Logistikunternehmen. Hier finden der gesamte Vertrieb und
die Kundenbetreuung für Deutschland und die umliegenden Länder statt. Die
Produktentwicklung ist hier ebenfalls angesiedelt.
Ursula Hammerbacher: „50 bis 60 % unserer Aufträge erhalten wir per
Datenfernübertragung. Der Rest der Aufträge wird manuell erfasst. Dies erledigen
wir mit einer Halbtagskraft. Bis mittags sollten alle Aufträge im System sein,
damit sie noch am gleichen Tag versandt werden können. Deshalb haben wir eine
Schnellerfassungsmaske erstellt, die nur mit Tastatur und ohne Maus gesteuert
wird. In der Maske ist die Reihenfolge der Eingabe festgelegt. Der Bildschirm ist
hochkant, damit auf ihm möglichst viele Positionen zu sehen sind. Nach einer vom
ERP-System automatisch durchgeführten Bestandsprüfung erscheint der Auftrag in
der Kommissionierung.“

Und Ursula Hammerbacher weiter zum in der Software abgebildeten Service-
Cockpit: „Das ist ein Meisterstück. Schnelle Lieferzeit erfordert natürlich auch
schnelle Bearbeitung von Fragen oder Reklamationen zum Auftrag. Bei jeder telefonischen
Anfrage, die wir nicht sofort beantworten können, haben wir schon verloren.
Erst einmal muss der Auftrag gefunden werden, nach allen Kriterien, die dem
Kunden einfallen könnten wie `Sie wissen schon, mein letzter Auftrag´. Hier haben
wir in unserer Service-Maske die Möglichkeit nach fast allem zu suchen wie PLZ,
Lieferanschrift, Kundenauftragsnummer und vieles mehr. Jeder Auftrag bildet bei
uns ein Projekt, alle nachfolgenden Belege wie Bestellung, Lieferschein, Rechnung,
Retouren, Gutschriften oder Ersatzteilaufträge können auf Knopfdruck aufgerufen
werden. Auch Aktionen wie eine Ersatzteilbestellung kann ich im Service-Cockpit
auslösen. Bei täglich 150 bis 200 Aufträgen geht das nicht anders.“
Effizienz gestiegen
Auf die Frage, was sich seit Einsatz des ERP-Systems verändert hat, antwortet
Bernhard Hammerbacher: „Durch die Kommunikation per Multisite ist es uns gelungen,
die Prozesse dort zu steuern, wo diese auch tatsächlich stattfinden. Dadurch
hat sich unsere Reaktionszeit noch weiter verbessert. 92% der Aufträge verlassen
innerhalb von zwei Tagen das Haus. Die Disposition und Bestellvorschläge werden
heute vom System automatisiert durchgeführt. Und je besser die Dispo, desto
mehr liquide Mittel stehen zur Verfügung.“
Ursula Hammerbacher ergänzt: „Die Auskunftsfähigkeit ist ebenfalls gestiegen.
Die Infosysteme haben die Effizienz im Unternehmen gesteigert. Wir haben in
unseren Standorten völlig unterschiedliche Anforderungen, die wir alle in unserem
flexiblen System abbilden konnten. Es ist eine individuelle Standardsoftware mit
Branchenkompetenz, die trotz Anpassungen upgradefähig bleibt.“
Projekthighlights:
• Länderübergreifendes
Projekt
• Internationale Multisite-
Lösung
• Service-Cockpit
• Verbesserung der
Reaktionszeit und der
Auskunftsfähigkeit
abas bei der Hammerbacher GmbH
27 Concurrent User arbeiten am Hauptsitz der Hammerbacher GmbH im
Oberpfälzischen Neumarkt mit dem ERP Komplettpaket von abas. Die Fertigung
der Büromöbel erfolgt am Standort im slowakischen Pukanec. Dort arbeiten 24
Concurrent User mit der Business-Software. Alle Funktionsbereiche des ERP-
Systems sind an beiden Standorten im Einsatz. Über Multisite und VPN Standleitung
hat der Büromöbelhersteller seine Betriebe in abas miteinander verbunden.
Auf einen Blick: Hammerbacher GmbH
www.hammerbachergmbh.de
Mitarbeiter: 180
Lizenzen: 49
abas Anwender seit: 2009
Produkte:
Büromöbel
Projektbetreuung:
ABAS Projektierung GmbH

Unternehmens-/Produktprofil
Aus dem 1980 gegründeten Unternehmen abas ist mittlerweile eine internationale
Unternehmensgruppe geworden. Heute beschäftigt die ABAS Software AG rund 135
Mitarbeiter, im Verbund der rund 50 abas Vertriebs- und Implementierungspartner sind
weltweit ca. 750 Mitarbeiter tätig. Die Kernkompetenz der ABAS Software AG ist die
Entwicklung einer flexiblen ERP-Suite für mittelständische Unternehmen. Mehr als 2.800
Kunden mit über 90.000 Anwendern aus dem Mittelstand entschieden sich bereits für
abas.
Bei abas werden die Anwender von einem starken Netzwerk autorisierter abas Software
Partner betreut. Die Unternehmen profitieren von dem umfangreichen Fachwissen des
gesamten abas Netzwerks, das momentan aus ca. 50 Partnern in 29 Ländern weltweit
besteht und stetig erweitert wird. Um während der Einführung des ERP-Systems ein
größtmögliches Maß an Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten, hat abas eine weltweit
erfolgreich eingesetzte Methode entwickelt: die globale Implementierungsmethode
– abas GIM.
Umfangreiche Funktionen sind die Basis für die Abbildung der Unternehmensprozesse.
Die abas Business Suite unterstützt dabei optimal in allen Bereichen entlang der
Wertschöpfungskette. Von Vertrieb über Kalkulation, Beschaffung oder Produktion
bis hin zur Supply-Chain-Abwicklung und Serviceabwicklung haben die Anwender mit
abas alle Prozesse durchgängig und transparent im Griff. Weitere, über die reine ERP-
Kernfunktionalität hinausgehende Applikationen, wie z.B. Business Intelligence (BI)
und Feinplanung, werden zusätzlich im Standardlieferumfang von abas bereitgestellt.
Mobiler Zugriff auf ERP-Daten rundet das ERP-Komplettpaket von abas ab. Anwendungen
wie Dokumenten-Management-System (DMS) und Projektmanagement sind ebenfalls
erhältlich. abas bietet darüber hinaus bereits im Standard eine Auswahl an verschiedenen
Business Apps an, die themenspezifische Informationen aus verschiedenen internen
und externen Quellen kompakt und anschaulich darstellen.
abas ist nach ISO 9001: 2008 zertifiziert und setzt ein TÜV SÜD geprüftes
Qualitätsmanagementsystem ein.
ABAS Software AG
Südendstraße 42
76135 Karlsruhe
GERMANY
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