Stadtwerke Chemnitz AG Einstieg mit technischen ... - bmd Gmbh

Fachinformation für modernes Dokumentmanagement
The Standard for Document Solutions
Dokument-Management
in öffentlichen Betrieben
Insgesamt rund 5000 Unternehmen im deutschsprachigen
Raum organisieren und archivieren bereits
Dokumente und Belege elektronisch - auch viele öffentliche
Betriebe unterschiedlichster Art und Größe
setzen heute erfolgreich DocuWare ein. So verschieden
die Motive für die Einführung waren, so ähnlich
sind die Vorteile, die durch den Einsatz durchgängig
erzielt wurden: Serviceverbesserung und Kostenreduzierung.
Durch den deutlich geringeren Zeitaufwand
für Ablage und Suche wird das immer knappere Personal
effizienter eingesetzt. Bessere Auskunftsbereitschaft
und höhere Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter
fördern das Bestreben nach mehr Bürgernähe.
Dazu tragen auch neue Techniken wie Intranet und
Internet bei, durch die Dokumente dezentral, etwa in
Bürgerbüros, online zur Verfügung stehen.
Stadtwerke Chemnitz AG
Im Zuge der Modernisierung entschieden
sich die Stadtwerke
Chemnitz für den Einsatz von
DocuWare. Damit wollen die
Sachsen im Laufe der Zeit ihre
gesamte technische Dokumentation
digital speichern.
Die umfangreiche technische
Dokumentation des
Chemnitzer Kraftwerks - im
Wesentlichen DINA4- bis
DINA0-Zeichnungen - lag bis
vor drei Jahren nur in Papierform
vor. Um die Pläne an verschiedenen
Arbeitsplätzen
griffbereit zu haben, existierten
von ein und derselben Zeichnung
oftmals zig Kopien mit
unterschiedlichen Änderungsständen.
Ein Entscheidungskriterium
für DocuWare war, dass außer
einigen Festplatten keine weitere
Hardware erforderlich
war. Peacock Diskless Clients,
Pentium-75-Rechner mit 16 bis
32 MByte RAM als LAN-Stationen
und ein Scanner waren
vorhanden. DocuWare archiviert
die Dokumente im DGN-
Format des CAD-Systems, so
dass sie problemlos weiterbearbeitet
werden können. Ausschlaggebend
für DocuWare
war jedoch die ODBC-Schnittstelle,
da es bei den Stadtwerken
bereits Oracle gab, und
diese Datenbank als Standard
etabliert werden soll. Weiterhin
sprach für DocuWare, dass
sich mit dem Viewer beliebige
Öffentliche
Betriebe
Einstieg mit
technischen Dokumenten
Datenformate betrachten lassen
und mindestens 20 Attribute
für ein Archiv vergeben werden
können.
40 DocuWare-Nutzer
Heute gibt es bei den Stadtwerken
rund 40 DocuWare-Nutzer,
hauptsächlich Mitarbeiter
an Auskunftsarbeitsplätzen.
Diese haben nur lesenden Zugriff
auf Archive, können sich
technische Unterlagen an den
Bildschirm holen, ausdrucken
oder plotten, jedoch keine Änderungen
vornehmen. Des
Weiteren müssen die Techniker
im Kraftwerk Recherchen
in technischen Dokumentationen,
zum Beispiel für Instandhaltungsmaßnahmen,durchführen.
„Zukünftig wollen wir
den DocuWare INTERNET-
SERVER einsetzen. Der Lesezugriff
auf die Archive erfolgt
dann auch über Internet Browser.”,
so Administrator Herrmann.
Von den rund 60.000 in Papierform
vorliegenden Dokumenten,
etwa Rohrleitungs- und
Isometrie-Schemata sowie
Schalt-, Bau- und Anordnungspläne
mit Anleitungen, sind bisher
zirka 10.000 eingelesen und
auf dem zentralen NT-Server
abgelegt worden.
Einsatz von DocuWare wird
ausgeweitet
Seit kurzem verfügen die
Chemnitzer Stadtwerke auch
über ein Archiv speziell für den
Einkauf.

Zukünftig soll der direkte Zugriff
auf in DocuWare gespeicherte
Anlagenpläne aus dem
Instandhaltungsmanagement-
System Maximo heraus möglich
sein. Der DMS-Nutzer
kann dann auch auf Informationen,
die Maximo in der Oracle-Datenbank
speichert, zugreifen.
Das Ziel der Chemnitzer
ist ein Data Warehouse.
Sie wollen ein Informationssystem
aufbauen, das alle im Unternehmen
relevanten Informationen
bereitstellt, unter anderem
eben auch technische
Zeichnungen. Basis des Data
Warehouses bilden die über
das Oracle Transparent Gateway
gekoppelten Datenbank-
Systeme Oracle und DB2/400.
In der IT-Strategie der Stadtwerke
dreht sich alles um die
zentrale Datenbank „Wir verstehen
alle Applikationen als
Frontends, als verschiedene
Sichten auf ein- und dieselben
Daten. Vorteil: So können wir
schnell andere Sichten auf Daten
erstellen und haben Zugriff
auf Dokumente, die mit Docu-
Ware abgelegt wurden.”
Vorgehen bei der DMS-Einführung
So wird Ihr DMS-Einsatz
ein Erfolg
Haben Sie sich für den Einsatz
eines Dokumentmangement-Systems
entschieden und eine
Software ausgewählt, so sollten
Sie sich gerade bei der Planung
genügend Zeit lassen. Im Vorfeld
lassen sich Fehler vermeiden, die
das Projekt gefährden können.
Ein kleiner Tipp zur Auswahl
eines geeigneten Dokumentmanagement-Systems:
Prüfen Sie als erstes, ob möglichst
die gesamte Funktionalität
im Standardprodukt abgebildet
wird. Denn Modifikationen
und das Pflegen einer Individualisierung
erweisen sich
im Lebenszyklus der Software
als Kostenfaktor, der die ursprünglichenAnschaffungskosten
bei weitem übersteigt. Ein
weiteres Topkriterium ist die
Integrationsfähigkeit.
Dokumentarten und
Anwender
Im ersten Planungsschritt legen
Sie fest, welche Dokumentarten
mit dem DMS verwaltet
und archiviert werden sollen.
Oberkategorien hierfür sind
„kaufmännische Belege“, „technische
Dokumentationen“ und
„allgemeine Korrespondenz”.
Unter diesen Kategorien listen
Sie die einzelnen Arten wie
„Eingangsrechnung”, „Buchungsjournal”,„Fax-Ausgang”,
„Zeichnung” etc. auf.
Zu jeder Dokumentart geben
Sie nun an
den technischen Dokumenttyp,
also das Format,
in dem die Dokumente vorliegen:
Papier, PC-Datei,
Drucker-Spooldaten, Windows-Druckdaten;
den Umfang des Altbestandes,
der erfaßt werden soll,
und zwar in Anzahl an Dokumenten
sowie durchschnittlicher
Seitenzahl je
Dokument
den Umfang der monatlichen
Ergänzung, ebenfalls
in Anzahl an Dokumenten
und Seitenzahlen.
Diese Informationen sind erforderlich
zur Bestimmung von
Art und Größe der Speichermedien,
der Dokumentdatenbank
und des Scanners.
Der zweite Planungsschritt beschäftigt
sich mit den Anwendern.
Vermerken Sie zu jeder
Dokumentart, wer sie erzeugt,
wer sie im Archiv recherchieren
und wer sie ggf. bearbeiten
darf. Anhand dieser Informationen
wird festgelegt, welche
Dokumente in welche Archive
kommen, welche Arbeitsplätze
mit welchen DocuWare-Modulen
ausgestattet werden und
welche Anwender zu welchen
Gruppen zusammengefasst
werden.
Im dritten Planungsschritt werden
die erforderliche Hardund
Software sowie der Aufwand
für Installation, Konfiguration
und Schulung ermittelt.
Jetzt kann ein qualifiziertes
Angebot erstellt werden.
Jeder Autorisierte DocuWare
Partner wurde von der DO-
CUNET AG umfassend geschult,
um Sie bei diesem Planungsprozess
kompetent zu
unterstützen. Die DocuWare
Partner verfügen über standardisierte
Werkzeuge, um die
Planung schnell und effizient
Ernst&Young prüft DocuWare
Zertifiziert für
kaufmännische Belege
Potentielle DMS-Anwender stellen
immer wieder die Frage, ob
die Umstellung von Papierarchivierung
auf elektronische
Medien allen rechtlichen Vorschriften
gerecht wird.
DOCUNET beauftragte
die renommierteinternationaleWirtschaftsprüfungsgesellschaft
Ernst&Young
mit der Prüfung von Docu-
Ware 4. Die Software wurde
nach den geltenden handelsund
steuerrechtlichen Vorschriften
umfassend getestet.
Es wurde bestätigt, dass
DocuWare in vollem Umfang
die Anforderungen an
die Archivierung aufbewahrungspflichtiger
Dokumente
nach den Grundsätzen einer
ordnungsgemäßen Buchführung
erfüllt.
Speichermedien
Oft tritt die Frage auf, welche
Speichermedien überhaupt
zulässig sind. Nach
dem Gesetz ist jedes Speichermedium
zur Erfüllung
durchzuführen und zu dokumentieren.
Sie sollte noch vor
der eigentlichen Auftragserteilung
erfolgen. Sehen Sie also
bereits hierfür ein entsprechendes
Budget vor, Ihr DocuWare
Partner unterbreitet Ihnen
für die Planungsberatung gerne
ein Angebot.
Mitarbeiter mit einbeziehen
Wie weit Sie mit Ihrem neuen
DMS die gesetzten Ziele erreichen,
hängt wesentlich von der
Akzeptanz bei den Mitarbeitern
ab. Verordnungen von
oben führen schnell zu Widerständen.
Achten Sie daher darauf,
dass sehr früh die Organisatoren
und Anwender einbezogen
und deren Erfahrungen
in das Projekt eingebracht werden.
Das ist wichtig bei der Planung
der Arbeitsabläufe. Für
die Anwender muss transparent
sein, wie Dokumente ins
Archiv gelangen und wieder
heraus zu holen sind. Wenn die
der kaufmännischen und
steuerlichen Buchführungsund
Aufbewahrungspflichten
erlaubt. Bei allen Dokumenten
ist natürlich dafür Sorge
zu tragen, dass die geltenden
Aufbewahrungsfristen eingehalten
werden können. Beim
Einsatz von CD-ROMs ist
das zum Beispiel kein Problem.
Ausnahmen gelten für
Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse,
die auch als
Originale in Papierform aufzubewahren
sind.
Unabhängig vom Speichermedium
muß die ordnungsgemäße
Transformation sichergestellt
sein: Empfangene
Handelsbriefe, empfangene
Geschäftsbriefe und Buchungsbelege
sind so zu übertragen,
dass sie bei Lesbarmachung
bildlich mit den Originalen
übereinstimmen. Dies
wird mit DocuWare beim
Scannen sowie mit den
COLD- und TIFFMAKER-
Funktionalitäten sichergestellt.
Vorgänge verstanden werden,
kommt es seltener zu Fehlern.
Auch bei der Anlage der Archivstrukturen
ist die Anwenderbeteiligung
wichtig. Denn
dabei werden die Suchkriterien
definiert, mit denen später
bei Ablage und Recherche gearbeitet
wird. Sowohl für die
Qualität als auch für die Akzeptanz
der Lösung ist also von
entscheidender Bedeutung,
dass aus den Betroffenen möglichst
früh Beteiligte werden.
Globale Einführung oder
schrittweises Vorgehen?
Beginnen Sie bei der Einführung
mit einem Teilbereich und
beglücken Sie nicht gleich, in
einem globalen Ansatz, die ganze
Organisation mit der neuen
Technik. Planen Sie diesen
Teilbereich zunächst gewissenhaft,
die Anforderungen aus
den anderen Bereichen ergeben
sich dann im laufenden
Betrieb oft von selbst.

Sicherheitsfunktionen von DocuWare
Besserer Schutz als
in Aktenschränken
In allen Sicherheitsaspekten bietet
DocuWare mehr Schutz für
Dokumente als Papierarchive:
Zugriffsrechte können bis hin
zum einzelnen Dokument geregelt,
Manipulationen ausgeschlossen
und Verlust oder Zerstörung
verhindert werden.
Der Einsatz eines DMS im
professionellen Umfeld
erfordert umfangreiche Sicherheitsfunktionen.
Gerade in der
öffentlichen Verwaltung sind
die Anforderungen besonders
hoch, da es sich häufig um datenschutzrechtlich
sensible Informationen
handelt, die vor
unberechtigtem Zugriff, Manipulation
und Zerstörung zu
schützen sind.
Neben einer allgemeinen Ebene
für die DMS-Nutzung
durch den jeweiligen Anwender
(zum Beispiel: nur lesend
oder auch schreibend) bietet
DocuWare sehr differenzierte
Zugriffsschutzverfahren. So
werden Archive mit Buchhaltungsbelegen
zunächst einmal
den Usern aus der Buchhaltung,
die darauf in ihrer täglichen
Arbeit zugreifen müssen,
freiggeben. Neben dieser Benutzergruppe
kann es andere
einzelne Benutzer oder auch
Gruppen wie etwa die Geschäftsleitung
geben, die zugriffsberechtigt
sein können.
Unterschiedliche Rechte für
die User
Was User oder Usergruppen
im einzelnen mit einem Archiv
tun dürfen, kann bei Docu-
Ware bis ins Detail geregelt
werden. Darf der User/die
Usergruppe nur lesend oder
auch schreibend zugreifen; darf
er Dokumente löschen oder
den Datensatz mit den Schlagwörtern
ändern, Dokumente
exportieren, also ausdrucken
oder kopieren? Darüber hinaus
besteht die Möglichkeit, den
Zugriff auf einzelne Dokumente
von bestimmten Feldinhalten
in den Datensätzen abhängig
zu machen. Ein solcher Feldinhalt
kann zum Beispiel „geheim“
sein und bedeuten, dass
nur User, die der Leitungsebene
angehören, darauf zugreifen
können. Diese Dokumente tau-
chen bei einer Abfrage auch gar
nicht in der Trefferliste eines
nicht-berechtigten Benutzers
auf. Mit solchen Feldinhalten
können zum Beispiel auch innerhalb
des Personalarchivs
bestimmte Unterlagen besonders
geschützt werden.
Manipulation
ausgeschlossen
Von zentraler Bedeutung für
ein Archivsystem ist der Schutz
vor Manipulation der abgelegten
Schriftstücke oder Zeichnungen.
DocuWare bietet dafür
eine Checksummenprüfung.
Beim Scannen eines Dokuments
erzeugt DocuWare
automatisch eine Checksumme
der Datei, die, zusammen mit
einem Geheimcode, im sogenannten
TIFF-Header gespeichert
wird. Immer wenn das
Dokument in DocuWare angezeigt
wird, erfolgt ein automatischer
Check der Prüfsumme.
Sollte das Dokument oder die
Prüfsumme verändert worden
sein, erscheint die Meldung
PRÜFSUMMEN-FEHLER.
Der Schutz vor Zerstörung
läßt sich bei elektronischen
Archiven weit leichter bewerkstelligen
als bei der Papieraufbewahrung.
Denn die ganze
Räume beanspruchenden Papierarchive
sind durch Wasser,
Feuer und mutwillige Beschädigung
bedroht und lassen sich
nur mit großem Aufwand als
Duplikat an einem anderen Ort
bereitstellen. Demgegenüber
stellt es kein Problem dar, die
elektronischen Speicher zu duplizieren,
die Festplatte etwa
regelmäßig für ein Backup auf
ein Magnetband zu überspielen.
Beim CD-Brennen kann
gleich eine Kopie zur Aufbewahrung
an einem anderen Ort
erstellt werden.
Wiener Linien
Archiv für
Buchhaltung
und Technik
Das Dokumentmanagement-System
DocuWare erspart der Verwaltung
des öffentlichen Nahverkehrs
in Wien, den Wiener Linien,
riesige Papierberge, umständliches
Suchen und zahlreiche
Botengänge. Zum einen werden
die Belege aus der Hauptbuchhaltung
in der Wiener Zentrale
mit dem DMS archiviert und
sind jederzeit schnell abrufbar.
Andererseits unterstützt das System
die Arbeitsvorbereitung in
der Zentralwerkstätte; so werden
etwa Pläne von Straßenbahnzügen
elektronisch archiviert
und sind bei Störungen sofort
zur Hand.
Die Papierberge im Hauptbuchhaltungsarchiv
der
Wiener Linien in Wien-Erdberg
und im Archiv der Arbeitsvorbereitung
schrumpfen.
Seit dem Frühjahr 1996 werden
sämtliche Dokumente, die
in diesen Bereichen anfallen,
nicht mehr in Aktenordnern
archiviert, sondern gescannt
und nach der Verarbeitung direkt
auf CD gebrannt. In automatischen
Wechslern für die
optischen Platten, sogenannten
Jukeboxen, besteht Zugriffsmöglichkeit
auf Hunderte von
CDs.
Durch die elektronische Archivierung
können Daten von bis
zu 200 Aktenordnern auf eine
einzige CD gebracht und von
dort wieder abgerufen werden.
Das sind oft mehr als 20.000
Dokumente pro CD. Das System
erlaubt das sichere Speichern
von Rechnungen, Formularen
und Bildern. Auch
Tonaufnahmen oder Videos,
zum Beispiel zur Reparaturanleitung,
können mit DocuWare
gespeichert, verwaltet und abgerufen
werden.
Die zahlreichen Botengänge,
die bisher in der Zentrale in
Wien-Erdberg erforderlich
waren, werden durch den auf
immer mehr Bereiche ausgedehnten
DocuWare-Einsatz
entscheidend reduziert. In Zusammenarbeit
mit einem Bürokommunikationssystem
sorgt
das Dokumentmanagement-
System dafür, dass alle PC-Benutzer
mit entsprechender Zugriffsberechtigung
das Material
online auf ihrem PC-Bildschirm
anzeigen lassen können.
Das Archivieren mit Docu-
Ware läuft bei den Wiener Linien
auf zwei Wegen. Die Daten
werden entweder gescannt
oder vom Großrechner automatisch
per COLD-Verfahren
abgelegt, wobei die Schlagwortvergabe
im ersten Fall teilautomatisiert,
im zweiten vollautomatisch
abläuft. Mit Suchbegriffen
oder Daten kann jeder
zugriffsberechtigte Mitarbeiter
über seinen PC via Netzwerk
direkt in den ihm offenstehenden
Archiven recherchieren.
Die Bereitstellung des
gewünschten Dokuments aus
der Jukebox beträgt weniger
als 5 Sekunden.
Wie kam es zu der Entscheidung
für DocuWare?
„Wir suchten eine Software, die
den ständig wachsenden Papierbergen
in unseren Archiven
gewachsen ist, unter OS/2
laufen kann, netzwerkfähig ist,
keine Probleme mit der bestehenden
Hard- und Software
hat und dadurch allen Dienststellen
Zugang zu den Dokumenten
bietet”, erläutert der
Organisationsleiter bei den
Wiener Linien Erich Sedlak die
Auswahl. DocuWare setzte
sich im Ausschreibungsverfahren
1995 gegen eine Reihe internationaler
Mitbewerber
durch. Ausschlaggebend waren
die Leistungsfähigkeit und Flexibilität
der DocuWare-Lösung.
Die konzeptionelle Beratung
und Installation erfolgte
durch den österreichischen
DocuWare Partner pap paperless-archiving-products.

Dokumentmanagement:
Von A bis Z
AIIM: Association for Information
and Image Management:
internationaler Verbund von
DMS-Herstellern und -Anwendern.
API: Application Programming
Interface: Schnittstelle, die
Funktionen zur vereinfachten
Anwendungsprogrammierung
bereitstellt.
Barcode: Grafische Informationen
(Balken) auf einem Papierbeleg,
die in Zahlen und Buchstaben
umgewandelt werden
und umgekehrt.
Batch: (Stapel) Aufträge werden
nacheinander vom Rechner
ohne Benutzerinteraktion
abgearbeitet und in eine Datei
geleitet.
Browser: Internet-Navigator,
eine Client-Software, die den
HTML-Code in das Format
zur Bildschirmdarstellung aufbereitet
und die Aktionen des
Benutzers interpretiert.
Caching: Zwischenspeicherung
von Dokumenten auf schnellen
Speichermedien, etwa im RAM
oder auf der Festplatte des
Rechners.
CI / NCI: Coded / non coded information:
kodierte, also vom
Rechner direkt interpretierbare,
Zeichen wie ASCII / nichtkodierte
Bild- oder Sprachinformationen.
COLD: (Computer Output to
Laser Disk), Verfahren zur Archivierung
von Massendaten
Vertrieb regional vor Ort
Die DOCUNET AG vertreibt ihre
Software DocuWare ausschließlich
über qualifizierte Vertriebspartner.
In Deutschland, Österreich
und der Schweiz gibt es ein
Netz von insgesamt 90 Autorisierten
DocuWare Partnern,
teils Systemhäuser, teils
Scan- und Mikrofilm-Dienstleister
mit eignem IT-Bereich.
Sie sind in einem der beiden
DocuWare Training Center
geschult worden, haben sich
einer technisch-fachlichen
Prüfung unterzogen und zur
Teilnahme an den jährlichen
Weiterbildungsmaßnahmen
verpflichtet. Durch den Vertrieb
über Partner sind für
den Anwender kurze Wege
und Vertrautheit mit den regionalen
Gegebenheiten sichergestellt.
Das Geld bleibt in der
Region
Ein großer Teil des Dokumentmanagement-Systems
besteht aus Beratung, Installation
und Schulung. Diese
Leistungen und die damit verbundene
Wertschöpfung
werden ebenfalls vom Autorisierten
DocuWare Partner
erbracht. Durch die regionale
Verbundenheit ist ein hohes
Commitment der Partner
gewährleistet und umgekehrt
wird die mittelständische
Wirtschaft in der Region gestärkt.
Sollte der Partner einmal
nicht mehr weiterwissen,
hat er direkten Zugriff auf die
Experten der DOCUNET
AG. Durch Abschluss eines
Software Wartungs- und
Supportvertrages erhält der
Anwender telefonischen Hotline
Support und sämtliche
Updates und Upgrades der
Software ohne zusätzliche
Kosten.
Hohe Produktqualität
Auch weltweit wird Docu-
Ware schon immer über Distributoren
und insgesamt
etwa 200 Händler vertrieben.
Der indirekte Vertriebsweg
stellt besonders hohe Anforderungen
an die Qualität der
Software sowie die Einfachheit
von Installation, Administration
und Bedienung. Diese
Merkmale von DocuWare
kommen natürlich in gleichem
Maße dem Anwender
selbst zugute.
auf digitalen optischen Speichern.
CRC: Cyclic Redundancy
Check: Prüfsumme, die bei der
Übertragung von Datenblöcken
erstellt wird.
DMA: Document Management
Alliance: Verbund von DMS-
Anbietern, zur Normierung
von Schnittstellen.
Document Imaging: Computergestützte
Erfassung, Speicherung,
Suche, Änderung und
Ausgabe von gescannten Dokumenten.
Dokumentmanagement: Die
Bereitstellung von Informationen,
egal aus welchen Quellen
- Papier, PC oder Großrechner
- auf Knopfdruck an jedem beliebigen
Arbeitsplatz.
DVD: Digital Versatile Disc: optisches
Speichermedium in
CD-Größe mit hoher Speicherkapazität.
Faksimile: Im Image-Bereich
eine nichtkodierte Information,
die als Rasterbild vorliegt.
GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer
DV-gestützter Buchführungssysteme.
HTML: Hyper Text Markup
Language: ein von der verwendeten
Soft- und Hardware unabhängigesInternet-Standardformat,
das die Syntax von
WWW-Dokumenten beschreibt.
Image: Elektronisches Abbild
eines Papierdokumentes, das
sich aus einzelnen Bildpunkten
zusammensetzt.
Index: Merkmal, z. B. Name,
Art, Länge, das das Retrieval
eines Dokumentes ermöglicht.
Indexierung: Verfahren zur Erstellung
von Zugriffsinformationen.
Jukebox: Plattenwechsler für
optische Speichermedien.
MAPI: Messaging API: Microsoft-Standard
zum Austausch
von Informationen auf elektronischem
Wege.
Mikrofiche/-film: Analoges Medium
zur Speicherung von
NCI.
OCR: Optical Character Recognition:
Verfahren zur optischen
Zeichenerkennung, das
Text aus einem Rasterbild in
ein Standard-Textformat, z. B.
ASCII, umwandelt.
ODMA: Open Document Management
API: standardisiertes
Highlevel-Interface zwischen
Desktop-Applikationen und
DMS.
Online-Archiv: Unterlagen sind
im direkten Lese- und Schreibzugriff,
das betreffende Speichermedium
befindet sich in
einem Laufwerk.
Overlay: Überlagerung eines
(gescannten) Dokumentes mit
CI-Daten, z. B. Anmerkungen,
Markierungen.
Replikation: Automatischer
Abgleich der Dokument-Datenbanken
aller Teilnehmer
über die zentrale Datenbank.
Repository: Dokumentenbestand
in einem elektronischen
Archivsystem.
Retrieval: Suchen/Wiederfinden
von Informationen.
Scanner: Ein dem Kopierer
ähnliches Gerät zur elektronischen
Erfassung von Text- und
Bildvorlagen von Papier oder
Film. Das Ergebnis ist ein Rasterbild
der Information
(NCI).
SQL: Structured Query Language:Standard-Abfragesprache
relationaler Datenbanken.
Thumbnail: Kleine Voransicht
eines Dokumentes.
TIFF: Tagged Image File Format:
standardisiertes Bilddateiformat.
Viewer: Programm, zur Anzeige
verschiedener Dateiformate,
ohne Bearbeitungsfunktion.
VOI:Verband Optischer Informationssystem
e. V.
Volltextdatenbank: Datenbank
mit indiziertem Text, die
eine inhaltliche Suche ermöglicht.
WORM: Write Once Read
Many: einmal beschreibbare
und beliebig oft lesbare optische
Speicherplatten.

Stadt Ludwigshafen
Praktizierte Bürgernähe
Örtlich gebundene Archive sind
hinderlich, wenn kommunale
Verwaltungen ihren Service näher
an den Bürger bringen wollen.
Die Umstellung auf Docu-
Ware hat beim Bürgerservice der
Stadt Ludwigshafen die Möglichkeit
geschaffen, dezentrale Büros
einzurichten, die ebenso auskunftsfähig
sind wie die Zentrale
im Rathaus.
Mitte 1996 wurde das Einwohnermeldeamt
von
Ludwigshafen neu strukturiert.
Die 170.000-Einwohner-Stadt
am Rhein integrierte unter anderem
das Meldewesen im neu
geschaffenen “Bürgerservice”
und schuf zusätzlich zur Zentrale
vier Außenstellen. Vorteil
für die Bürger: Sie müssen
nicht mehr ins Rathaus, um
sich an-, ab- oder umzumelden,
Geburten und Sterbefälle, Kircheneintritte
und -austritte bekannt
zu geben, die Steuerklasse
zu wechseln oder die Berechtigung
zu staatlich gefördertem
Wohnraum prüfen zu lassen.
Damit die Vorgänge vollständig
in den Außenstellen bearbeitet
werden können, brauchen
diese aber auch Zugriff
auf das zentrale Archiv.
“Mit unserem alten Archiv hätte
das bedeutet, einen Mitarbeiter
allein für die Aufgabe abzustellen,
die Anfragen nach
Dokumenten zu bearbeiten”,
ist der stellvertretende Gruppenleiter
im Bürgerservice Stephan
Möhring überzeugt. Auf
etwa achtzig bis hundert
schätzt er die Menge der täglichenInformationsanforderun-
gen. Zwar bestand schon seit
1991 ein elektronisches Archiv,
in dem die Dokumente gespeichert
wurden, aber das System
bot keine Zugriffsmöglichkeit
von außen. Diese Option sowie
einfache Bedienung und Administration
waren entscheidende
Kriterien bei der Suche nach
einem neuen Dokumentmanagement-System.
Und es musste
sich auf dem vorhandenen Novell-Server
ebenso installieren
lassen wie unter Windows NT.
Denn dahin soll das DMS im
Zuge der Erneuerung des Informationssystems
der Stadt in
Kürze migriert werden.
Seit 3 Jahren im Einsatz
Seit drei Jahren ist DocuWare
im Bürgerservice im Einsatz
und hat sich nach Einschätzung
von Möhring längst
amortisiert. 30 Mitarbeiter haben
von ihren Arbeitsplätzen
aus direkten Zugriff auf das
Archiv, um bei Anfragen von
Bürgern oder anderen Ämtern
schnell Auskunft geben zu kön-
nen. Die Dokumente erscheinen
am Bildschirm, so dass der
Betreffende - z. B. ein Hausbesitzer,
der wissen will, welche
Personen in seinem Haus gemeldet
sind - die Originalunterlagen
selbst einsehen kann.
Zwei Scanner, einer im Rathaus
und ein weiterer in einer
Außenstelle, stehen zur Verfügung,
um Papierdokumente zu
digitalisieren. Die Verbindungen
zwischen Archiv und Außenstellen
laufen über Standleitungen
der Stadtverwaltung,
so dass DocuWare wie in einem
LAN betrieben wird.
DocuWare maßgeschneidert
Die richtige Lösung
für jeden Zweck
DocuWare 4 ist eine branchenunabhängige
Software zum
Erfassen, Indexieren, Speichern,
Suchen und Versenden
von Dokumenten aller
Art. Sie lässt sich durch Zusatzmodule,
etwa für Barcode-Erkennung,automatischen
Dateiimport, COLD-
Technik, Autoindexierung
oder Internet-Einsatz sowie
ein Datenbank gestütztes Recherche-Tool
für elektronische
Archive auf CD, an spezielle
Anforderungen anpassen.
Zu den herausragendsten
Funktionen gehört TIFFMA-
KER, das universelle Archivierungsmodul
für Windows-
Programme (s. nächste Seite:
Integrationsfähigkeit...). Seit
der Version 4.1 ist ein leistungsfähiges
Client-Server
Datenbanksystem auf Basis
von MS SQL 7 in DocuWare
integriert. Alternativ können
vorhandene, ODBC-fähige
Datenbank-Systeme wie etwa
von Oracle, Microsoft oder
Informix eingesetzt werden.
Alle erforderlichen Optimierungsmaßnahmen
zur Verarbeitung
farbiger Vorlagen
sind integriert.
Mit dem von SAP zertifizierten
Zusatzmodul DocuWare
CONNECT to R/3 kann Docu-
Ware als Archivkomponente
in jede SAP R/3 Umgebung
eingebunden werden. Die
Funktionen gehen dabei weit
über das von R/3 geforderte
Die Bedeutung des DMS für
den Bürgerservice fasst Möhring
knapp zusammen: „Ohne
das Dokumentmanagement-
System wäre die dezentrale
Struktur gar nicht funktionsfähig.
Wir könnten auch nicht,
wie wir es heute machen, die
Öffnungszeiten in den einzelnen
Stellen unterschiedlich
handhaben.”
Mögliche Perspektive für einen
erweiterten Bürgerservice: Mit
dem DocuWare INTERNET-
hinaus, so wird die Dokumentrecherche
unabhängig
von R/3, die Komplettauslagerung
ganzer Archive auf
CD und die Zusammenarbeit
mit Scandienstleistern besonders
unterstützt. Bereits im
ersten Jahr der Markteinführung
haben zehn R/3-Anwender
DocuWare als Archivsystem
eingeführt.
Neben dem modular erweiterbaren
DocuWare 4 gibt es
eine eigene Lösung für kleine
und mittlere Organisationen:
DocuWare BUSINESS. Niedriger
im Preis wird sie in Teams
mit bis zu 20 Anwendern eingesetzt.
Auch DocuWare
BUSINESS enthält seit der
Version 4.1 den neuen TIFF-
MAKER und die integrierte
SQL-Datenbank.
The Standard for Document
Solutions
Dem Anspruch, den Standard
zu setzen, wird Docu-
Ware durch die Erfüllung dieser
Eigenschaften gerecht:
Vollständiger Funktionsumfang,
einfachste Installation,
Administration und Bedienung,
umfassende Integrationsfähigkeit
in jede Hardund
Software und absolute
Sicherheit für Dokumente
und Daten. Dass DocuWare
in der Summe dieser Eigenschaften
einzigartig ist, wird
von Vertriebspartnern und
Kunden weltweit immer wieder
bestätigt.
SERVER könnten die Bürger
selbst Zugriff auf die sie betreffenden
Dokumente erhalten.
Natürlich nur bei entsprechenden
Datenschutzmaßnahmen.
Die technischen Voraussetzungen
liefert DocuWare, aber es
müssen erst noch von politischer
Seite allgemeingültige
Regeln für Identifikation und
Berechtigung - Stichwort „digitale
Signatur“ - geschaffen
werden.

Integrationsfähigkeit von DocuWare
Service für
viele Anwendungen
Seinen vollen Nutzen entfaltet
ein Dokumentmanagement-System
erst in der Integration mit
anderen Anwendungen, seien es
Office-Suites, Fibu- oder Warenwirtschaftssysteme.
Der einzigartige
TIFFMAKER, mehrere
Zusatzmodule, offengelegte
Schnittstellen und die Unterstützung
von Standards erleichtern
die Einbindung in die vorhandene
Infrastruktur.
Integration von Archivierungs-
und Dokumentmanagement-Funktionen
in andere
Programme umfassen die
automatische Archivierung
von Dokumenten aus beliebigenWindows-Programmen,
Übernahme von kaufmännischen
Massendaten aus
Host- und anderen Applikationen,
einfache Übernahme von
Office-Dateien,
Übernahme von Suchbegriffen
aus anderen Anwendungen
für die Archivierung
gescannter Belege,
Dokumentrecherche und
-anzeige direkt aus anderen
Anwendungen heraus und
Unterstützung spezieller
Programme wie SAP R/3,
Exact, SageKHK, Navision
etc.
Stimmen zu DocuWare
Was sagen die Anwender?
Stadtverwaltung Münster
Horst Werner Koch, Leiter der
Abteilung Bürgeramt: „Durch die
Speicherung der Anträge für Personalausweise
und Pässe auf CD
konnten wir Archivauskünfte von
durchschnittlich 30 Minuten auf neun Minuten
inklusive Versand reduzieren.”
Stadtwerke Wetzlar
EDV-Leiter Achim Klingelhöfer:
„An DocuWare schätze ich besonders
die leichte und intuitive Bedienung
bei der Recherche sowie
die unkomplizierte Systemadministration.
Positiv sehe ich auch die Möglichkeit,
Schnittstellen zu einem vorhandenen Softwaresystem
weitestgehend selbst zu erstellen beziehungsweise
zu pflegen.”
Magistrat Michelstadt
DV-Administrator Karsten Teschke:
„Im Kulturamt ‚Verwalten
von Messen und Märkten‘ archivieren
wir alle Unterlagen zum
Volksfest ‚Bienenmarkt‘ und zum
Weihnachtsmarkt mit Docu-
Ware. Da viele Bilder in Farbe vorliegen,
schätzen wir vor allem die Möglichkeiten der
Farbarchivierung sehr.”
DocuWare bietet für all diese
Integrationsanforderungen leistungsfähige
Module und
Funktionen.
TIFFMAKER für Windows-
Archivierung
Nach der Installation steht im
PC ein neuer Druckertreiber,
der DocuWare TIFFMAKER,
zur Verfügung. Jeden Ausdruck,
der an diesen Drucker
geleitet wird, wandelt TIFF-
MAKER in eine revisionssichere
TIFF-Datei um und legt
sie in DocuWare ab. Noch vor
der Umwandlung in das TIFF-
Format werden an einmal definierten
Stellen des Dokuments
die Suchbegriffe ausgelesen
und ebenfalls an DocuWare
übergeben. TIFFMAKER
kann so konfiguriert werden,
dass der Ausdruck anschließend
automatisch an einen
Drucker weitergeleitet wird
und bei der Archivierung ein
gescannter Briefbogen dem
Dokument hinterlegt wird.
Dadurch kann die gesamte Archivierung
vollständig automa-
Stadtverwaltung Germering
Helmut Fetsch, Leiter DV und
Organisation: „DocuWare erfüllt
als einziges Programm unsere datenschutzrechtlichenAnforderungen,
zum Beispiel die CRC (Cyclic
Redundancy Check)-Prüfung.”
Stadtwerke Herborn
Wolfgang Mann, Abteilungsleiter
EDV, Organisation und Controlling:
„Durch das Zusatzprodukt
DocuWare AUTOINDEX sparen
wir sehr viel Zeit bei der Verschlagwortung.
Und das bei einer Fehlerquote
von fast null. Außerdem ist es für uns wichtig,
dass wir eigene Schnittstellen für die Datenübernahme
aus Fremdprogrammen erstellen
können.”
Einwohnermeldeamt Itzehoe
Klaus Geldszus, Leiter des Ordnungsamtes:
„Durch den Docu-
Ware-Einsatz sparen wir nicht
nur Zeit, sondern auch viel Platz.
Der Inhalt von 90 Aktenordnern
mit Daten über mehr als 35.000 Itzehoer Bürger
ist jetzt auf einer einzigen CD-ROM untergebracht.”
tisch beim Drucken von Rechnungen,
Lieferscheinen oder
Standardbriefen erfolgen. Die
Konfiguration für die individuellen
Programme erfolgt menügeführt
und kann von jedem
Administrator oder erfahrenen
Anwender selbst durchgeführt
werden. Für Software-Hersteller
oder für spezielle Integrationen
können dem TIFFMA-
KER auch Kommandos für die
Archivierung direkt mitgegeben
werden, so dass die Ablage
durch das Windows-Programm
gesteuert wird.
Die Archivierung von Dokumenten
als Standard-TIFF bietet
zwei wesentliche Vorteile:
Als Bilddateien und von Docu-
Ware mit einer verschlüsselten
Checksumme versehen sind sie
zum einen absolut fälschungssicher.
Zum anderen können
die Dokumente mit jedem einfachen
TIFF-Viewer angezeigt
und ausgedruckt werden.
COLD für Host Massendaten
Massenbelege, wie sie von
Host-Applikationen in Form
von Spooldaten an leistungsfähige
Drucker geschickt werden,
können mit DocuWare
COLD archiviert werden.
Nach einer einmaligen Konfiguration
werden die Daten so
in DocuWare abgelegt, dass
einzelne Dokumente jederzeit
recherchiert, angezeigt und
ausgedruckt werden können.
Office Dateien an DocuWare
Mit der Version 4.1 wird ein eigenes
Add-In für Microsoft
Office 97 und 2000 ausgeliefert.
Ein Knopf in diesen Anwendungen
sorgt nun dafür,
dass die gerade geöffnete Datei
direkt in DocuWare abgelegt
wird.
Weitere Ablagemöglichkeiten
Programmierer können mit
dem DocuWare TOOLKIT
Funktionen realisieren, mit denen
aus beliebigen Anwendungen
Dateien direkt in Docu-
Ware abgelegt werden.
Gescannte Belege indexieren
Eingangsrechnungen zum Beispiel
können durch ein Barcode-Etikett
mit einer Nummer
versehen werden, die in der
Fibu als Belegnummer verwendet
wird. Scannen, Barcode-
Erkennung und Archivierung
anhand dieser Belegnummer
erfolgen mit Standard-Docu-
Ware Modulen. Mit Docu-
Ware AUTOINDEX wird ein

Datenbestand, der als ANSI-,
ASCII- oder dBASE-Datei
vorliegt, verwendet, um zusätzliche
Suchbegriffe, wie Lieferantenname,
Rechnungsdatum
etc., anhand der Belegnummer
dem Archiv zuzufügen. Docu-
Ware AUTOINDEX kann
vom Administrator flexibel auf
die unterschiedlichen Datenformate
angepasst werden.
Dokumentrecherche aus der
Anwendung
Bei entsprechender Eignung
kann mit dem Standardmodul
DocuWare LINK ein Dokument
direkt aus einer anderen
Anwendung angezeigt werden:
LINK liest die Bildschirmmaske
der Anwendung an definierten
Stellen aus und führt danach
die Recherche in Docu-
Ware durch. Voraussetzung
ist, dass die Anwendung in einem
DOS-Fenster läuft oder
als Windows-Anwendung mit
geeigneten “Controls” (Test
durch den DocuWare Partner
nötig) ausgestattet ist. Mit dem
DocuWare TOOLKIT können
Entwickler auch spezielle
Funktionen in das Anwendungsprogramm
integrieren,
mit denen Dokumente in
DocuWare direkt recherchiert
und angezeigt werden.
Spezielle Schnittstellen
DOCUNET hat selbst oder gemeinsam
mit qualifizierten
Partnern spezielle Schnittstellen
zu ausgewählten Programmen
erstellt. Dazu gehören
DocuWare CONNECT to
R/3 für SAP R/3, Schnittstellen
zu den Nemetschek-Produkten,
zu Exact, SageKHK
und Navision. Sie enthalten
meist eine vollständige Integration
in das “Look and Feel” dieser
Programme,
DocuWare TOOLKIT
Systemhäuser und Programmierer
rund um die Welt haben
bereits Anpassungen und Zusatzprogramme
für DocuWare
erstellt. Das neue TOOLKIT
für DocuWare 4 bietet C- und
OLE-Automation-Schnittstellen
für die Programmierung mit
„konventionellen” und objektorientiertenEntwicklungswerkzeugen.
Über diese
Schnittstellen kann Docu-
Ware 4 umfassend von außen
gesteuert werden. Das Docu-
Ware Developer Network
stellt den Support für und den
Informationsaustausch unter
Softwareentwicklern sicher.
Stadtwerke München GmbH
Fit für den freien Wettbewerb
Zur verbesserten Unterstützung
der Geschäftsprozesse setzt die
Stadtwerke München GmbH
DocuWare als einheitliches und
betriebsweites Dokumentmanagement-System
ein.
Seit April 1999 wird bei der
Stadtwerke München
GmbH sukzessive in den unterschiedlichsten
Bereichen der
Versorgung und des Öffentlichen
Nahverkehrs Docu-
Ware 4 eingeführt. Bisher sind
300 Lizenzen im Einsatz, weitere
500 werden in Kürze hinzukommen.
Im Endausbau
werden circa
2.500 User
mit dem Dokumentmanagement-
System in einem
NT-
Netzwerk arbeiten,
in das
zur Zeit
3.525 PCs
eingebunden
sind. Projektleiter Wilhelm
Huber zur Entscheidung für
DocuWare: „Ausschlaggebend
waren neben der Referenz bei
den Verkehrsbetrieben Wien
letztendlich Preis und Kompetenz
des Anbieters.”
Start mit
Stromvertriebsakten
Bis zum Zeitpunkt der elektronischen
Archivierung befanden
sich alle Belege beim kommunalen
Energieversorger auf
Papier und Mikrofilm. Rückwirkend
begann man als erstes
mit der Archivierung von
Stromvertriebsakten. Dabei
handelte es sich um kaufmännische
und technische Informationen
im DIN-A4-Format.
Von den drei im Stadtgebiet
verteilten Vertriebsstellen ist
eine bereits
voll in Betrieb.
Auch
bei den beiden
anderen
wird derzeit
der Altbestand
vom
DocuWare-
Vertriebspartner
BVS GmbH, Dachau,
im Vollservice gescannt und indexiert.
Bis Ende Januar 2000
war die komplette Übernahme
des Altbestandes abgeschlossen.
Die laufenden Eingänge
werden durch die Arbeitsgruppen
eingescannt und indexiert.
Seit Oktober werden die sogenannten
Selbstablesekarten
automatisch verarbeitet. Die
Stadtwerke-Kunden bekommen
diese Karten zugeschickt,
mit der Bitte, das Ablesedatum,
die Zählerstände und gegebenenfalls
Veränderungen einzutragen
und an die Stadtwerke
München zurückzuschicken.
Es handelt sich um beidseitig
vorgedruckte DIN-A6-Karten,
die von
Hand ausgefüllt
werden.
Zum Umfang:
Pro
Jahr fallen
hier circa
400.000 Vorgänge
an.
Diese im
Posteinlauf
ankommenden
Karten werden täglich gesammelt
und vom Servicebetrieb
abgeholt.
Der Dienstleister scannt
Die Karten werden beidseitig
gescannt und die maschinell
vorgedruckten sowie die Handeintragungen
ausgelesen. Danach
werden die Images für die
Archivierung gespeichert und
die Vorgangsdaten
werden an
die BS 2000-
Anlage übergeben,
die
wiederum in
der gleichen
Nacht die
Energie-Jahresabrechnung
durchführt. Karten, die vom
Inhalt her eine Sachbearbeitung(Veränderung,Nachbearbeitung)bedürfen,werdengekennzeichnet
und
den Mitarbeiternzugeleitet.Rückgriffe
auf die Selbstablesekarten
sind bereits am nächsten
Tag durchführbar, nachdem
über
Docu-
Ware-
AUTO-
I N -
DEX
weitere
Suchbegriffe
aus
d e m
BS
2000-
System übertragen wurden.
Außendienstbelege der
Verkehrsbetriebe
Auch die Zeitkartenstelle der
Verkehrsbetriebe hat begonnen,
die Außendienstbelege mit
aufgedrucktem Barcode, sowie
ein- und ausgehende Korrespondenz
täglich zu digitalisieren.
Auch bei dieser Anwendung
werden alle weiteren erforderlichen
Indexierungen aus
dem BS 2000 übertragen, aufwendige
Erfassungsarbeiten
werden damit überflüssig.
Eine große Anwendung, die
demnächst anläuft, ist die Archivierung
der Hausanschlüsse
Strom. Etwa eine Million
Belege, die sich zur Zeit noch
auf Jacketfilmen befinden,
werden in den nächsten Wochen
durch den Dachauer Servicebetrieb
digitalisiert und mit
einem Index erfasst. Die laufenden
Zugänge wird die Arbeitsgruppe
selbst bearbeiten.
Im nächsten
Jahr wird
SAP R/3 eingeführt.
“Da
bekommt
das Thema
Dokumentmanagement für uns
natürlich eine noch größere Bedeutung.
Und ich bin sicher,
dass es richtig war, uns für das
SAP-zertifizierte DocuWare
zu entscheiden”, Huber blickt
zuversichtlich in die Zukunft.
Die mittlere Amortisationszeit
sieht der Projektleiter je nach
Einsatzart zwischen einem und
drei Jahren.

DocuWare INTERNET-SERVER
Zeit und Wege sparen
Eines der wichtigsten Hilfsmittel
beim Bestreben der Behörden,
ihre Dienste näher an die Bürger
heran zu bringen, ist das Internet.
Am Web-Browser können
Formulare ausgefüllt und Auskünfte
selbst eingeholt werden.
Intern bietet ein Internet-Server
die Möglichkeit, zentral verwaltete
Dokumente überall dort zur
Verfügung zu stellen, wo sie aktuell
benötigt werden. Gerade
dem Trend zu dezentralen Bürgerbüros
kommt diese Technik
zugute.
Wenn ein Bautrupp schnell
einen Schaden im Wasserleitungsnetz
beheben soll,
sind Informationen darüber gefragt,
wie die Leitungen in diesem
Abschnitt genau verlaufen.
Die bisher zumeist praktizierte
Lösung: In der Zentrale anfragen
und sich nach Heraussuchen
der entsprechenden
DocuWare Info-Coupon
Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Karte
von dort
informierenlassen.Wesentlich
schneller
und effizienter
wäre es,
könnte sich der Leiter des Bautrupps
ins Archiv einwählen
und die Karte am Laptop selbst
anschauen. Eine Lösung, die
von einigen Stadtwerken derzeit
erprobt wird.
Kurzer Weg zum Bürger
Auch in der Kommunikation
mit den Bürgern könnte sich in
der öffentlichen Verwaltung
bald einiges ändern. Durch
Nutzung des Internets wird
man sich manchen Gang ins
Amt sparen können, wenn die
Möglichkeit besteht, Informationen
direkt über Web-Brow-
Bitte senden Sie mir Ich interessiere mich für die
Info-Material
Archivierung von:
kaufmännischen Belegen
die Kalkulationsdiskette
Korrespondenz
Bitte senden Sie diese
Broschüre auch an:
technischen Dokumentationen
Sonstigem:
© 2000 DOCUNET AG, Germering, Redaktion: Michaela Wienke, www.docunet.de
ser abzufragen. Die technische
Möglichkeit dazu bietet der
DocuWare INTERNET-
SERVER. Damit kann auf
Dokumente im elektronischen
Archiv über das Internet oder
über ein unternehmenseigenes
Intranet zugegriffen werden.
Von jedem Ort der Welt lässt
sich mit einem Web-Browser
im Archiv recherchieren. Ebenso
besteht die Möglichkeit,
Dokumente in entfernte Archive
abzulegen. Auf welcher Art
von Rechner der Browser läuft,
Wirtschaflichkeit des Dokument-Managements
Return on Investment
in einem Jahr
Während sich die höhere Servicequalität
nur schwer in Zahlen
messen läßt, kann der Nachweis
für die Wirtschaftlichkeit eines
Dokumentmanagment Systems
klar belegt werden. Die Erfahrung
zeigt, daß der Return on Investment
bereits bei Arbeitsgruppen
mit 5 Kollegen innerhalb
eines Jahres sichergestellt ist.
Drei Kostenfaktoren werden
beeinflusst: Raum
(eine CD faßt 20 Aktenordner!),
Sachmittel (Regale,
Ordner) und Arbeitszeit. Während
die Raumkosten stark von
den örtlichen Gegebenheiten
abhängen, trägt die Zeitersparnis
angesichts der bei uns üblichen
Personalkosten am stärksten
zur Kostensenkung bei:
Umfragen ergaben, dass jeder
in Büro oder Verwaltung tätige
Mitarbeiter durchschnittlich
eine halbe Stunde pro Tag mit
der Suche nach irgendwelchen
Unterlagen verbringt. Zeit, die
sich durch elektronische Archivierung
auf wenige Sekunden
ob auf einem Unix-, Macintosh-,
OS/2- oder Windows-
System ist vollkommen egal.
Auch die Plattform, auf der der
DocuWare INTERNET-
SERVER installiert wird, ist
frei wählbar. Es gibt Installationen
mit Microsoft-Servern
unter NT ebenso wie mit Apache-
und Netscape-Systemen
unter NT, Linux, SCO Unix
und Sun Solaris.
reduziert und dadurch
rund 5000
EURO pro Mitarbeiter
und Jahr spart.
Kalkulationsdiskette
Für die Berechnung der tatsächlichenEinsparungsmöglichkeiten
in Ihrer Organisation
bieten wir eine Kalkulationsdiskette
an.
Sie enthält eine Microsoft Excel
Datei mit auf Erfahrungswerten
beruhenden Beispieldaten
für Personalkosten, Sachmittel
Dokumentaufkommen,
Suchzeiten und -häufigkeiten.
Diese Werte können Sie sehr
einfach durch Ihre betriebsspezifischen
ersetzen.
Als Ergebnis erhalten Sie eine
Gegenüberstellung der Kosten
für herkömmliche und für elektronische
Ablage. Die Zahlenwerte
werden grafisch in Säulendiagrammenveranschaulicht
und können für eigene
Konzeptionsarbeiten übernommen
werden. Bitte fordern Sie
die Kalkulationsdiskette kostenlos
bei uns an!
Meine Anschrift:
(Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Telefonnummer anzugeben.)