Workflow Vertragsmanagement - Comarch

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Workflow Vertragsmanagement - Comarch

ECM

Factsheet

Comarch Workflow

Vertragsakten und Vertragsverwaltung

Haben Sie stets den Überblick welche Verträge in Ihrem Unternehmen gekündigt, verlängert oder neu verhandelt werden müssen? Comarch

ECM Vertragsakten und Vertragsverwaltung helfen Ihnen mit Partnern wie Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern optimal zusammen zu arbeiten.

Comarch ECM Vertragsverwaltung hilft Ihnen alle wichtigen

Informationen über Verträge konsequent digital zu erfassen und

fristgerecht vorzulegen. Nach vordefinierten Regeln und Vorgaben

können verantwortliche Mitarbeiter Verträge und dazugehörende

Dokumente genehmigen, nachverhandeln oder auch kündigen.

Ihre Vorteile mit Comarch ECM Vertragsverwaltung

• Einhalten von Fristen

• Vollständige Vertragsunterlagen schnell und

standortübergreifend verfügbar

• Schnellere Bearbeitungszeit

• Protokollierung der Bearbeitungsschritte

• Automatische Wiedervorlage

• Transparenter Genehmigungs- und Freigabeprozess


ECM

Verträge haben einen Lebenszyklus

Der Comarch Vertragsverwaltungs-Workflow organisiert Ihre

Vertragsdokumente in Aktenstrukturen und Aufgabenschritten.

So haben Sie alle Tätigkeiten die zur Entstehung, Bereitstellung,

Anpassung oder Abwicklung von Verträgen führen im Blick. Es kann

eine beliebige Anzahl von Vertragsarten mit individuellen Regelungen

und Schritten angelegt und verwaltet werden.

Entscheidung

Verlängerung

Unterzeichnung

und Archivierung

Freigabe

Vertragsarten definieren

Vertragsanforderung

Vertrag erstellen oder

Eingang von Partner

Prüfung und

Verhandlung

Ein Unternehmen verfügt über eine Vielzahl von Vertragsarten,

innerhalb welcher wiederum viele unterschiedlich zu handhabende

Entscheidungsprozesse existieren. Mit dem Comarch Vertragsverwaltungs-Workflow

können beliebig individuelle Vertragsarten mit

einer unterschiedlichen Anzahl von Prüfungsschritten angelegt

werden. Die Bezeichnung der Prüfungsschritte, die für jede Vertragsart

verantwortlichen Entscheider, ein Aktenplan sowie die

Fristen zur Wiedervorlage, können individuell konfiguriert werden.

Bearbeitungs-Queues / Warteschlangen

Prüfungsaufgaben die von mehreren Mitarbeitern erledigt werden

können, werden nicht im persönlichen Aufgabeneingang eines Mitarbeiters

sondern in sogenannten Queues / Warteschlangen zur

Bearbeitung angezeigt. Diese Funktion ermöglicht eine schnelle

Bearbeitung und führt zur Vermeidung von Aufgabenstaus bei

Sachbearbeitern.

Zugehörige Akten anzeigen

Bei jedem Bearbeitungsschritt hat der Bearbeiter mit nur einem

Klick Zugriff auf die vollständige Vertragsakte. Damit entfällt zeitaufwändiges

Suchen und Finden von Dokumenten.

Konsultation

In jedem Schritt welcher zur Vertragsgestaltung, -anpassung oder

Abwicklung gehört kann der zuständige Sachbearbeiter beliebig

andere Mitarbeiter konsultieren, um diesen Fragen zu stellen oder

fehlende Dokumente zu erbitten. Diese Vorgänge und Kommentare

werden im Entscheidungsprozess protokolliert.

Automatische Wiedervorlage

Comarch ECM Vertragsverwaltung überwacht täglich, ob eine Frist für

eine Entscheidung zur Vertragsanpassung oder Kündigung erreicht

wird und legt rechtzeitig dem verantwortlichen Mitarbeiter das Vertragsdokument

sowie alle weiteren dazugehörigen Information vor.

Entscheidung über Anpassung oder Abwicklung

Rechtzeitig vor Eintritt einer Kündigungsfrist wird dem zuständigen

Entscheider der Vorgang mit Hinweis auf die nahende Kündigungsfrist

vorgelegt. Bei Entscheidung zur Verlängerung oder Anpassung

des Vertrages durchläuft der Vertrag erneut den definierten Genehmigungsprozess.

Aktenplan

Für neue Vertragspartner wird automatisch nach den Vorgaben des

Aktenplans eine Akte mit Registern angelegt. Vertragsdokumente

werden wie in den individuellen Konfigurationen immer automatisch

dem richtigen Register zugeordnet, z.B. „Vertrag in Prüfung“,

„Unterschriftenmappe“, „Aktive Verträge“ oder „Beendete Verträge“.

Historie

Alle Bearbeitungsschritte mit Namen der jeweiligen Bearbeiter,

ihren Kommentaren oder Fragen und Antworten sowie angehängten

Dokumenten bleiben revisionssicher während der gesamten

Vertragslaufzeit im Prozess gespeichert. Diese Funktion ermöglicht

bei künftigen Wiedervorlagen im Rahmen von erneuten Entscheidungen,

beispielsweise über eine Verlängerung, Anpassung oder

Abwicklung, ein schnelles und transparentes Vorgehen.

Comarch AG

Chemnitzer Str. 59b

01187 Dresden

Deutschland

Tel.: +49 351 32 01 32 00

Fax: +49 351 43 89 710

E-Mail: info@comarch.de

Comarch Swiss AG

Bahnhofstrasse 21b

9471 Buchs

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Fax: +41 81 755 55 01

E-Mail: sales@comarch.ch

www.comarch.de/ecm

Comarch ECM - Ganzheitliches Dokumentenmanagement

Comarch AG mit Sitz in Dresden, Chemnitzer Str. 59b, ist beim Registergericht in Dresden unter HRB 23838 eingetragen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 206 522 075.

Comarch Swiss AG mit Sitz in Buchs, Bahnhofstrasse 21b, ist beim Registergericht in Buchs SG eingetragen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: CHE-107.411.497.

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MUC-2013/09-DE-1

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