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Telekommunikative Maßnahmen managen

Zeitmanagement


Impressum

Herausgeber

e/t/s Didaktische Medien GmbH

Kirchstraße 3

87642 Halblech

Autor

Jürgen Schlieszeit

Medientechnische Realisierung

leitner.interactive, Kaufbeuren

Rechte

Copyright© 2005 e/t/s Didaktische Medien GmbH, Halblech

Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in

irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes

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Inhalt

Zeitmanagement

Impressum ......................................................................................................................................... 2

Inhalt................................................................................................................................................... 3

Lernziele............................................................................................................................................. 4

Fachliche Orientierung ..................................................................................................................... 5

Persönliches Zeitmanagement: Eisenhower-Prinzip .................................................................... 6

Persönliches Zeitmanagement: Alpen-Methode............................................................................ 7

Die richtigen Werkzeuge für ein optimales Zeitmanagement....................................................... 8

Tipps für effektives Arbeiten............................................................................................................ 8

Trainingsaufgabe ............................................................................................................................ 10

Zeitmanagement in telekommunikativen Kursen ........................................................................ 11

Zeitplanung in telekommunikativen Kursen ................................................................................ 12

Trainingaufgaben ............................................................................................................................ 13

Richtig planen mit Zeitmanagement......................................................................................... 13

Wissenstest ..................................................................................................................................... 15

Glossar............................................................................................................................................. 17

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Lernziele

Im Qualifizierungsbaustein Zeitmanagement lernen Sie…

• • … was erfolgreiches Zeitmanagement bedeutet;

• … wie sie Ihre Arbeitszeit richtig planen und einteilen;

• … wie Sie Prioritäten setzen;

• … wie sie einen richtigen Tagesplan erstellen;

• … welche Planungs-Tools Sie für Ihre tägliche Arbeit nutzen können;

• … wie Sie Ihren persönlichen Tagesrhythmus einteilen.

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Fachliche Orientierung

Die Zeit ist ein wertvolles Gut! Denn jedem Menschen stehen

pro Tag nur 24 Stunden zur Verfügung. Diese Zeit kann nicht

gespart, gelagert, gekauft oder verkauft werden und leider

auch nicht vermehrt oder angehalten. Die Zeit verrinnt!

Daher ist ein effektives Zeitmanagement nötig, um alle

Arbeitsaufgaben zu erledigen, aber auch die persönlichen

Interessen zu berücksichtigen.

Haben Sie schon mal die Tätigkeiten eines Tages mit

Zeitangaben notiert? Was meinen Sie, wie viel Zeit Sie für

sinnvolle Tätigkeiten verwenden, und wie viel Zeit verpufft,

weil Ihnen die Übersicht fehlt?

Merken Sie sich: Je genauer Sie Ihre Zeit planen,

Prioritäten setzen und den Überblick bewahren, desto

effektiver können Sie Ihre Zeit nutzen. Und Aussagen wie

„Dafür habe ich keine Zeit!“ sind dann wirklich nur noch

Ausreden.

Leider gibt es jedoch Zeitdiebe, die Ihnen täglich Ihre Zeitplanung durcheinander bringen. Zu den

Zeitdieben gehören u.a.:

Zeitdiebe

• Ablenkung durch Lärm, private Gespräche, nicht notwendige Details,

• stetiges Aufschieben von Tätigkeiten,

• Wartezeiten (am Telefon, vor Besprechungen, bei Terminen, etc.),

• fehlende oder ungenaue Kommunikation,

• fehlende Selbstdisziplin und fehlender Überblick,

• mangelnde oder unstrukturierte Selbstorganisation.

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Persönliches Zeitmanagement: Eisenhower-Prinzip

Ein Hilfsmittel, das wir Ihnen hier vorstellen möchten, ist das nach seinem Erfinder benannte

Eisenhower -Entscheidungsraster. Es basiert auf der Idee, Prioritäten für verschiedene Aufgaben zu

bestimmen. Diese werden nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit aufgeteilt. Je nach

Ausprägung ergeben sich daraus vier Möglichkeiten.

A-Aufgaben sind Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Diese Aufgaben müssen Sie

sofort selbst bearbeiten.

B-Aufgaben hingegen sind von hoher Wichtigkeit, aber sie sind noch nicht dringlich. Sie können noch

etwas warten, vorbereitet und eingeplant, bzw. kontrolliert delegiert werden.

C-Aufgaben sind die Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit habe, aber dringend sind. Diese Aufgaben

sollten Sie delegieren und nachrangig erledigt werden.

D-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Diese Aufgaben wandern in den Papierkorb oder

kommen zur Ablage.

Versuchen Sie sich dieses Prinzip zu eigen zu machen:

• Haben Sie Mut, auch manchmal etwas in den Papierkorb wandern zu lassen,

• Delegieren Sie so oft es geht, damit Sie den Kopf frei haben für wirklich wichtige

und dringende Dinge.

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Persönliches Zeitmanagement: Alpen-Methode

Mit der Alpen-Methode werden wichtige Aufgaben und Informationen für einen Tag bzw. eine Woche

festgestellt und dann in einem konkreten Tagesplan dargestellt. Die Alpen-Methode ist recht einfach

und auch schnell umzusetzen.

Die ALPEN-Methode hilft Ihnen bei der täglichen Planungszeit und erfordert nur einige Minuten Zeit

für eine optimale Tagesplanung.

A: Aufgaben, Aktivitäten

L: Länge der Aktivitäten schätzen

P: Pufferzeiten reservieren

E: Entscheiden: Prioritäten, Kürzungen, delegieren

N: Nachkontrolle

• packen Sie die Aufgabe endlich an!

• Streichen Sie die Aufgabe, wenn sie sich von selbst erledigt hat

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Die richtigen Werkzeuge für ein optimales Zeitmanagement

Damit Sie Ihre Aktivitäten optimal organisieren und verwalten, sollten Sie sich mit einigen der hier

gezeigten Hilfsmittel auseinandersetzen.

• Terminkalender

• Monats- und Jahresübersicht-Projektplan (Kursplan)

• Ziel- und Zeitplanbuch

• E-Mail-Ablagesystem

• Adress- und Telefonverzeichnis

• Notizen für Anregungen und Ideen

• Vorgefertigte Bausteine für Mailantworten

• Erinnerungsfunktion für Termine

• Aufgabenliste mit Prioritätenverteilung

In der Regel lassen sich diese Aufgaben mit den heute gängigen elektronischen

Organizern lösen, oder – auf dem PC – mittels der Software-Tools der Hersteller von

Office-Lösungen. Prüfen Sie für sich selbst, welche Möglichkeiten diese Lösungen

bieten. Je besser Sie sich damit auskennen, desto mehr Zeit können Sie für die wirklich

wichtigen Dinge nutzen.

tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 8


Tipps für effektives Arbeiten

Die Leistungsfähigkeit kann durch verschiedene Faktoren positiv beeinflusst werden.

• Arbeiten Sie nach dem Blockprinzip. Fassen Sie gleiche und ähnliche Aktivitäten zusammen

und arbeiten Sie diese auch zusammen ab. Beantworten Sie Ihre E-Mails nicht immer gleich,

wenn sie eintreffen, sondern setzen Sie sich feste Zeiten, z.B. eine Stunde am Vormittag und

eine weitere Stunde kurz vor Feierabend.

• Denken Sie an Ihre Leistungskurve. Sie sind nicht immer in Topform. Bearbeiten Sie

schwierige Aufgaben in der Zeit, in der Sie auf Ihrem Leistungshoch sind. Das ist in der Regel

am Vormittag. Arbeiten Sie in dieser Zeit alle Ihre A-Aufgaben ab. Nutzen Sie Ihr Leistungstief

für C-Aufgaben, soziale Kontakte und Aufgaben, die Routine erfordern.

• Halten Sie sich an Ihre Tagesplanung und lassen Sie sich nicht durch Störfaktoren davon

abbringen.

Ebenso wie ein Verbrennungsmotor braucht auch der arbeitende Mensch zu Beginn einer

Tätigkeit mehr Energie, um auf Touren zu kommen. Wer immer Stop-and-Go arbeiten muss,

verschwendet viel Kraft und Energie. Je nach Arbeitsgebiet gibt es unterschiedliche störarme

und störanfällige Zeiten. Im Normalfall zählt die Zeit von 6 bis 8 Uhr zur störarmen Zeit,

während die Zeit von 10 bis 12 Uhr zur störanfälligen Zeit gehört.

Hinweis: In der DokumentenBox des Lernprogramms finden Sie ein Excel-Arbeitsblatt, das

Ihnen hilft, Ihre persönliche „Störkurve“ zu ermitteln.

• Reservieren Sie sich stille Stunden, in denen Sie keine Störung zulassen. Versuchen Sie

also, wichtige Aufgaben, die Konzentration und Ruhe benötigen, in den störarmen Zeiten zu

erledigen. Planen Sie für jeden Tag eine Stunde Sperrzeit ein. In dieser Zeit sind Sie – wie bei

einem wichtigen Termin – nicht erreichbar und ansprechbar und Sie können wichtige

Aufgaben viel effektiver und in kürzerer Zeit erledigen.

Hinweis: In der Dokumentenbox des Lernprogramms finden Sie ein Excel-Arbeitsblatt, das

Ihnen hilft, Ihren persönlichen Tagesrhythmus zu ermitteln.

• Pausen sollten regelmäßig in den Arbeitsalltag eingeplant werden. Zum einen, um dem

Körper die Möglichkeit der Entspannung zu geben und zum anderen, um

Gesundheitsschäden durch andauernde Arbeitsbelastung zu vermeiden. Aus diesen Gründen

ist auch die Einhaltung der Pausen im Arbeitszeitgesetz 1 verankert. Den optimalen

Erholungseffekt erhalten Sie durch mehrere, dafür kürzere Pausen. Bewegung an der frischen

Luft steigert nochmals den Erholungseffekt der Pausen.

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Trainingsaufgabe

Das Thema Zeitmanagement ist stets aktuell, denn die Ressource Zeit lässt sich leider nicht

beeinflussen. Daher muss die zur Verfügung stehende Zeit gut genutzt werden!

Überlegen Sie sich einmal, wie für Sie ein optimaler Tag aussehen könnte, wenn er der Betreuung

eines telekommunikativen Kurses gewidmet sein soll:

• Wann ist Ihre Zeit für Konzeptionen, für das Lesen

und Beantworten von Post?

• Wann möchten Sie eine Online-Sitzung

durchführen?

• Wann stellen Sie neues Material zur Verfügung?

• Wann werten Sie die Beteiligungen der Teilnehmer

aus?

• Wann geben Sie Feedback etc.


Erstellen Sie bitte einen Tagesplan entsprechend Ihrer persönlichen Vorstellungen eines

beliebigen Tagesablaufs.

Lassen Sie dabei die Erkenntnisse einfließen, die Sie aus diesem Kapitel zum Zeitmanagement

mitgenommen haben. Wenn Sie möchten: Stellen Sie Ihr Ergebnis im Forum zur Diskussion.

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Zeitmanagement in telekommunikativen Kursen

So wie Sie selbst Ihre Tageszeit richtig planen, sollte auch die Planung für die von Ihnen betreuten

Kursteilnehmer transparent kommuniziert werden. Nur dann, wenn Sie klar definieren, was genau zu

welchem Zeitpunkt gefordert wird und zu welchen Zeiten Sie zur Verfügung stehen, kann sich der

Lernende selbst seinen eigenen Lernplan zurechtlegen.

Hier ein paar Dinge, die Sie festlegen und bedenken sollten:

• Geben Sie den exakten Kursverlauf mit Start- und Endzeitpunkt allen Teilnehmer bekannt.

Lassen Sie sich am besten diese Termine bestätigen.

• Teilen Sie den Lernenden mit, wann Sie E-Mails lesen und innerhalb welcher Zeit sie mit

einer Antwort rechnen können.

• Geben Sie bekannt, zu welchen Zeitpunkten neues Infomaterial bereitgestellt wird. Geben

Sie nicht alle Informationen auf einmal heraus!

• Teilen Sie den Teilnehmern Ihre Hotline-Zeiten mit. Machen Sie ihnen klar, dass Sie nur

dann zu erreichen sind!

• Tragen Sie alle wichtigen Kurstermine in einen für alle zugänglichen Kalender ein und

senden Sie vorab immer noch einmal ein Erinnerungsmail.

• Halten Sie sich an die vereinbarten Zeiten bei Online-Sitzungen und versuchen Sie nicht

zu überziehen.

tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 11


Zeitplanung in telekommunikativen Kursen

Ohne richtiges Projektmanagement läuft kein

Kurs.

Im Folgenden sollen Sie selbst einen Kurs mit Hilfe

eines vorgefertigten Kalenders und einer Excel-

Arbeitsmappe planen und in der richtigen

Reihenfolge zusammenstellen. Detaillierte

Anweisungen finden Sie am Ende dieses Skripts.

Im Folgenden sollen Sie selbst einen Kurs mit Hilfe

eines vorgefertigten Kalenders und einer Excel-

Arbeitsmappe planen und in der richtigen

Reihenfolge zusammenstellen.

1. Öffnen Sie in der DokumentenBox die vorbereitete Excel-Datei und speichern Sie diese als

"timetable.xls" auf Ihren Rechner. Öffnen Sie die Datei anschließend.

2. Markieren Sie zunächst alle vorhandenen und geplanten Ferientage, die Ihnen bekannt sind.

Versehen Sie die entsprechenden Tabellenzellen hierzu mit einer grauen Schattierung 2 . Die

52. Woche ist bereits markiert.

3. Verteilen Sie nun die Aufgaben im Plan: Wir gehen von 8 Stunden aus, die Sie als

Kursbetreuer in der Woche für einen Kurs einplanen. Das sind insgesamt 132 Stunden à 8

Stunden, also insgesamt 16,5 Tage. Wie Sie bereits bemerkt haben, ist der Teil „Plattform /

LMS kennen lernen“ bereits mit zwei Tagen eingeplant. Wenn Sie einen Tag pro Woche für

die Online-Unterstützung einplanen, benötigt diese Aufgabe insgesamt zwei Kalenderwochen

bis zum Kursende. Sie haben noch zwei Extra-Stunden für Unvorhergesehenes reserviert, in

denen Sie sich eigentlich vorbereiteten sollen und selbst Neues lernen. Start und Endpunkt

des Kurses sind fest vorgegeben und dürfen auch nicht verändert werden.

4. Die Aufgaben sind nicht in chronologischer Reihenfolge festgelegt. Sie müssen von Fall zu

Fall selbst entscheiden, was richtig ist. Sollen Ihre Schüler z.B. die Funktionalitäten des LMS

vor dem eigentlichen Start des Online-Kurses kennen lernen? Ist dies sinnvoll? Sie müssen

selbst die sinnvollste Reihenfolge bestimmen.

5. Füllen Sie den Zeitplan aus, indem Sie jeder Aufgabe eine beliebige Farbe zuordnen. Die

Standardfarbe einer Zelle ist weiß. Durch Formatieren der Zelle können Sie eine Farbe

zuordnen (oder Sie nutzen das Icon in der Menüzeile).

2 Markieren der Zelle rechte Maustaste Zelle formatieren Muster

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Trainingaufgabe

Richtig planen mit Zeitmanagement


Leiten Sie aus dem Gelernten Konsequenzen ab für Ihr persönliches Tätigkeitsfeld. Welche

Techniken zum Zeitmanagement und zum effektiven Arbeiten würden Sie einsetzen?

Leiten Sie aus dem Gelernten Konsequenzen ab für Ihr persönliches Tätigkeitsfeld.

Welche Techniken zum Zeitmanagement und zum effektiven Arbeiten würden Sie einsetzen?

tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 13


Trainingsaufgabe

Das Thema Zeitmanagement ist stets aktuell, denn die Ressource Zeit lässt sich leider nicht

beeinflussen. Daher muss die zur Verfügung stehende Zeit gut genutzt werden!

Überlegen Sie sich einmal, wie für Sie ein optimaler Tag aussehen

könnte, wenn er der Betreuung eines telekommunikativen Kurses

gewidmet sein soll:

Wann ist Ihre Zeit für Konzeptionen, für das Lesen und Beantworten

von Post?

Wann möchten Sie eine Online-Sitzung durchführen?

Wann stellen Sie neues Material zur Verfügung?

Wann werten Sie die Beteiligungen der Teilnehmer aus?

Wann geben Sie Feedback etc.

Überlegen Sie sich einmal, wie für Sie ein optimaler Tag

aussehen könnte, wenn er der Betreuung eines

telekommunikativen Kurses gewidmet sein soll:

• Wann ist Ihre Zeit für Konzeptionen, für das Lesen und

Beantworten von Post?

• Wann möchten Sie eine Online-Sitzung durchführen?

• Wann stellen Sie neues Material zur Verfügung?

• Wann werten Sie die Beteiligungen der Teilnehmer aus?

• Wann geben Sie Feedback etc. Wenn Sie möchten:

Stellen Sie Ihr Ergebnis im Forum zur Diskussion.

tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 14


Wissenstest

Welche der folgenden Aussagen zum Eisenhower-Prinzip sind korrekt ?

Aufgaben, die kein hohe Wichtigkeit haben, aber dringlich sind, sollten delegiert werden.

Alles, was Sie getrost liegen lassen können oder zur Ablage geben können sind C-Aufgaben.

Als Telecoach/Teletutor sollten Sie jede E-Mail sofort beantworten ohne diese zu sortieren.

B-Aufgaben sind wichtig und müssen sofort umgehend erledigt werden.

Weniger dringliche und wichtige Aufgaben kommen in die Ablage oder in den Papierkorb.

Welche Aussage gehört zur Prioritätensetzung?

Die Gesamtaufgabe wird in kleinere Teile zerlegt.

Die Länge der Aktivitäten muss stets geschätzt werden.

Mit 20 % der Zeit werden 80 % der Leistungsergebnisse erreicht.

Aktivitäten werden in die Kategorie A, B und C eingeteilt.

Was bedeutet Zeitmanagement?

Stress vermeiden

Bestimmte Tätigkeiten ignorieren

Jede Minute des Tages verplanen

Übersicht über Termine und Aufgaben haben

tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 15


Welche der Aussagen treffen für ein optimales Zeitmanagement zu?

Fragen, die Sie an Ihre Teilnehmer stellen, müssen innerhalb einer festgelegten Zeit

beantwortet werden.

Jeder Teilnehmer führt ein individuelles Lerntagebuch und notiert seinen Lernfortschritt.

Übungen und Testaufgaben, die den Teilnehmern zu einfach erscheinen, können aus

Zeitersparnis übersprungen werden.

Jeder Teilnehmer muss zu festgelegten Uhrzeiten bestimmte Lernmodule bearbeiten.

Zur besseren Orientierung stellen Sie Ihren Lernenden einen Zeitplan mit den Lernzielen zur

Verfügung. Die Durcharbeitung der Module innerhalb eines festgelegten Zeitraumes ist für alle

Lernende obligatorisch.

Welche für Sie als Telecoach/Teletutor sinnvollen Hilfsmittel stellen Ihnen die meisten

gängigen Software-Tools zur Verfügung?

Terminkalender

Adress- und Telefonverzeichnis

Erinnerungsfunktion für Geburtstage

Ablage für Textbausteine

Aufgabenliste mit Prioritätenverteilung

Welche Aussagen treffen für das zielorientierte Arbeiten nach dem Prinzip des

Zeitmanagements zu?

Arbeiten Sie nach dem Blockprinzip, d.h. beantworten Sie Ihre Mails in einem Aufwasch.

In den „stillen Stunden“ sind als einzige Störfaktoren Anrufe zugelassen.


(Im Leistungshoch haben normalerweise C-Aufgaben nichts zu suchen.

Verlegen Sie schwierige und langwierige Aufgaben in die Leistungstief.

Beantworten Sie eintreffende Mail immer sofort.

tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 16


Glossar

Alpen-Methode

Mit der Alpen-Methode werden wichtige Aufgaben und Informationen für einen Tag bzw. eine Woche

festgestellt und dann in einem konkreten Tagesplan dargestellt.

Benchmarking

Benchmarking ist ein Instrument zur Qualitätssicherung.

Eisenhower Prinzip

Hierbei handelt es sich um ein Entscheidungsraster. Es basiert auf der Idee, Prioritäten für

verschiedene Aufgaben zu bestimmen. Diese werden nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit

aufgeteilt.

Kollaboration

Ebene der vollständigen Integration in die Gruppenarbeit. Die Gruppenmitglieder arbeiten auf ein

gemeinsames Ziel hin und sind dabei weitgehend voneinander abhängig.

Kommunikation

Ebene grundlegender Diskussionen, unterstützt durch E-Mail, Foren, Chat und Audio-/

Videokonferenz.

Kooperation

Ebene, auf der die Lerner arbeitsteilig in Gruppen arbeiten. Es besteht eine teilweise gegenseitige

Abhängigkeit im positiven Sinn.

LMS

Unter einem LMS kann allgemein eine Software für die Organisation und Betreuung des webbasierten

Lernens verstanden werden, die fünf Funktionsbereiche abdeckt (vgl. Baumgartner/Häfele/Häfele

2002, 16 ff.).

LMS - administrative Perspektive

Der Prozess zur Organisation der Kursmaterialien für die Lernenden, Bearbeitung von Hausaufgaben

und Einbindung der Lernenden in Online-Diskussionen.

LMS - pädagogische Perspektive

Der Prozess, den Lernenden durch den Aufbau der Anleitungen und verschiedene Lernmethoden zu

unterstützen, damit in jedem Kurs die Lernziele erreicht werden.

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LMS - technische Perspektive

Der Prozess, die LMS Protokollierungsdaten für die Begleitung und Unterstützung des webbasierten

Lernens zu benutzen. Dies geschieht durch die Analyse der LMS-Daten, Protokollierung des

Lernfortschritts und den Einsatz unterschiedlicher Lernobjekte in den jeweiligen Lernunterlagen.

Nonverbale Kommunikation

beschreibt was die Körpersprache einer Person aussagt.

Paraverbale Kommunikation

beschreibt die Art und Weise, wie jemand etwas sagt.

Präsenzunterricht

entspricht dem traditionellen Unterricht, bei dem Lehrer und Lerner persönlich anwesend sind.

Verbale Kommunikation

beschreibt was jemand sagt.

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