Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

greven.net

Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Bericht zum

Personalmanagement

der Stadt Greven

2013


Herausgeber:

Stadt Greven

Der Bürgermeister

Rathausstraße 6

48268 Greven

02571 920-0

info@stadt-greven.de

www.greven.net

Ansprechpartner:

Wolfgang Beckermann, Erster Beigeordneter und Stadtkämmerer

Klaus Hoffstadt, Leiter Zentraler Steuerungsdienst

Angelika Rolefs, Leiterin Fachdienst Personal

Petra Freese, Gleichstellungsbeauftragte

Redaktionelle Bearbeitung:

Manuela Böller, Zentraler Steuerungsdienst

Greven, im Dezember 2013


Sehr geehrte Damen und Herren,

ich freue mich, Ihnen den Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013 vorzulegen. Wie mit

dem Personalbericht 2012 angekündigt, wurde auch dieser Bericht einem weiteren Überarbeitungsprozess

unterzogen. Unser Fokus richtet sich nunmehr auf die Bewertung und Analyse der Personalstatistik. Wir

sind dadurch in der Lage, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, die nachteiligen Entwicklungen aktiv

entgegenwirken.

Der weiter voranschreitende und mit zahlreichen Neueinstellungen verbundene Generationenwechsel

innerhalb der Verwaltung beschäftigt das Personalmanagement der Stadt Greven und damit auch diesen

Personalbericht. Der Generationenwechsel bringt Dynamik in die Verwaltung, die Veränderungspotenziale

birgt und dadurch positive Wirkungen entfalten kann. Gleichzeitig muss jedoch die Leistungssicherung

der Verwaltung dauerhaft gewährleistet sein. Neben der Personalgewinnung befassen wir uns daher mit

der Personalbindung und –entwicklung. Ein weiteres Augenmerk legen wir auf die Gesundheit der

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn nur mit einer leistungsfähigen und gesunden Mitarbeiterschaft

kann die Verwaltung ihre Leistungserbringung dauerhaft sichern.

Die leistungsstarke Verwaltung ist eine Säule des von Rat und Verwaltung gemeinsam verabschiedeten

strategischen Zielsystems. Der Personalbericht geht zunächst auf diese strategische Zielrichtung ein, stellt

anschließend die Personalstatistik vor und erörtert signifikante Kennzahlen. In dem folgenden

Themenkomplex der Leistungs- und Gesunderhaltung bei der Stadt Greven werden das Verständnis von

Gesundheit und Gesundheitsmanagement und die Aktionsfelder des demografieorientierten

Personalmanagements erläutert. Was wurde im Jahr 2013 für die Leistungs- und Gesunderhaltung der

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und damit für eine leistungsstarke Verwaltung unternommen?

Es folgen ein Rückblick auf das, was in der Vergangenheit bereits gemacht wurde ohne es diesem „Ressort“

zuzuordnen und ein Ausblick auf die Maßnahmen, die zur Erreichung des strategischen Ziels

perspektivisch anvisiert sind.

Ich hoffe, dass dieser Bericht auch Ihr Interesse findet und wünsche Ihnen viel Freude beim Lesen.

Es grüßt Sie freundlich

Wolfgang Beckermann

Erster Beigeordneter und Stadtkämmerer


Inhaltsverzeichnis

Seite

1 Leistungsstarke Verwaltung 1

2 Personalkennzahlen 2

2.1 Beschäftigtenstruktur 2

2.1.1 Teilzeitbeschäftigungen 3

2.1.2 Führungskräftequote 4

2.1.3 Auszubildende und Beamte im Vorbereitungsdienst 4

2.1.4 Elternzeit 5

2.1.5 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer Schwerbehinderung 5

2.2 Personal- und Versorgungskosten 5

2.2.1 Personalaufwand im interkommunalen Vergleich 5

2.2.2 Versorgungs- und Beihilfeaufwand 7

2.2.3 Erhöhungen der Tarifvergütung und Anpassung der Dienst- und Versorgungsbezüge 8

2.2.4 Urlaubsansprüche 8

2.3 Altersstruktur des Personals 9

2.4 Fehlzeiten durch Krankheit 10

2.4.1 Allgemeine Verwaltung 12

2.4.2 Soziales (&Kita) 12

2.4.3 Manuelle Tätigkeiten 13

2.4.4 Feuerwehr / Rettungsdienst 14

2.4.5 Krankenquoten 14

2.5 Bewerbungen 17

2.6 Fluktuation 17

3 Leistungs- und Gesunderhaltung bei der Stadt Greven 18

3.1 Betriebliches Gesundheitsmanagement 19

3.2 Demografieorientiertes Personalmanagement 20

3.2.1 Personalmarketing 20


3.2.2 Personalgewinnung 22

3.2.3 Professionelle Personalauswahl 23

3.2.4 Personalbindung 23

3.2.5 Personalgewinnung und –bindung bei der Feuerwehr 24

3.2.6 Wiederbesetzung von Stellen 25

3.3 Vereinbarkeit von Familie und Beruf 26

3.3.1 Frauenförderplan 27

3.4 Vielfalt als Herausforderung und Chance nutzen 28

3.5 Personalentwicklung 2014 29

3.5.1 Einführung von Teams 29

3.5.2 Wissensmanagement 30

4 Schlusswort 31


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

1 Leistungsstarke Verwaltung

Neben der Haushaltskonsolidierung, der Förderung des bürgerschaftlichen Engagements und dem

gestaltenden Rat ist die Sicherung der leistungsstarken Stadtverwaltung eines der strategischen

Ziele, die mittel- bis langfristig zu einer zielgruppengerechten Lebensqualität in Greven führen sollen.

„Die Leistungsfähigkeit der Kommunalverwaltungen hängt entscheidend von der Qualifikation, Leistungsfähigkeit

und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab. Angesichts der demografischen

Entwicklungen und der engen finanziellen Handlungsspielräume müssen die vorhandenen Potenziale noch

besser als bisher genutzt werden. Zufriedene, gesunde und motivierte Beschäftigte ohne längere

„berufliche Auszeiten“ tragen zu einer hohen Arbeitsproduktivität bei.“ Neben Maßnahmen zur

Gesundheitsförderung sind auch familienfreundliche Rahmenbedingungen erforderlich, „um diese

Potenziale optimal zu nutzen sowie in einem schärfer werdenden Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte

zu bestehen.“ (KGSt-Bericht 3/2009, S.15).

Bereits mit dem Personalbericht des vergangenen Jahres wurde auf die erschwerten Rahmenbedingungen

der Stadt Greven hingewiesen. Die weiter anhaltende, angespannte Haushaltssituation prägt die

Verwaltung ebenso wie die demografischen Entwicklungen. Bedingt durch die aktuelle Altersstruktur gehen

vermehrt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und damit auch ihr wertvolles (Erfahrungs-) Wissen in den

Ruhestand. Gemeinsam mit der altersstrukturbedingten Fluktuation steigt zudem der Wettbewerb um

junge und qualifizierte Nachwuchsfachkräfte. Erschwerend hinzu kommen die stetig steigende

Aufgabendichte und Aufgabenkomplexität sowie die wachsenden Ansprüche an soziale, technische und

fachliche Kompetenzen der Beschäftigen und Führungskräfte. Damit nehmen die äußeren Faktoren, die

Stress und Stressempfinden begünstigen können, zu.

Die beschriebenen Rahmenbedingungen erfordern zwingend den Erhalt und die Förderung der

Leistungsfähigkeit und Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn nur mit einer

leistungsfähigen und gesunden Mitarbeiterschaft können die vielfältigen und komplexen Aufgaben unter

den aktuellen und zukünftigen Bedingungen fachgerecht und von hoher Qualität erfüllt werden. Wie die

Verwaltung diese Aufgabe annimmt und angeht, wird in diesem Bericht vorgestellt.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

2 Personalkennzahlen

Bei den Personalkennzahlen handelt es sich um aus den Personaldaten erhobene Verhältniszahlen. Über

diese Berichtsfunktion bilden sie die Grundlage für das Personalmanagement und für personalwirtschaftlich

relevante Entscheidungen. Durch die jährliche Aufstellung übernehmen sie gleichzeitig eine

Warnfunktion, indem sie strukturelle Veränderungen und Entwicklungen aufdecken und ein rechtzeitiges

Eingreifen ermöglichen.

Für diesen Personalbericht wurden erstmals Definitionen zu den Personalkennzahlen entwickelt. Es wurde

genau festgelegt, welche Personenkreise und Kriterien auch zukünftig bei den Berechnungen

berücksichtigt werden. Für die Zukunft sind damit nicht nur verlässliche sondern auch vergleichbare Zahlen

vorhanden.

2.1 Beschäftigtenstruktur

Zum Stichtag 30. Juni 2013 beschäftigte die Stadt Greven insgesamt 275 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Dazu zählen Beamtinnen und Beamte, tariflich Beschäftigte, befristet Beschäftigte, Auszubildende

sowie Inspektoranwärterinnen und -anwärter. Wie auch im Vorjahr macht das vollzeitäquivalent 236

Beschäftigungen aus.

211 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in der Kernverwaltung tätig, wovon 69 Beamte und 142 tariflich

Beschäftigte sind. Die Frauenquote liegt bei 60 %. Beim BEG sind zum Stichtag insgesamt 64

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, die Frauenquote beträgt hier 9 %.

126

142

85

58

69

64

6 0

männlich weiblich Beamte tariflich

Beschäftigte

Kernverwaltung

BEG

Die Gründung der Technischen Betriebe Greven (TBG) zum 1. Januar 2014 wird die Beschäftigtenstruktur

zukünftig verändern. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereichs 4 werden organisatorisch den

TBG zugeordnet. Diese Stellen werden aus der Kernverwaltung in die TBG überführt. Mit dieser Überführung

ändert sich das Verhältnis des Beschäftigtenumfangs zwischen der Kernverwaltung und den TBG (vorher

BEG). Nähere Informationen dazu sind dem Stellenplan 2014 zu entnehmen.

Bedeutung für Greven

Die besetzen Vollzeitstellen der Kernverwaltung je tausend Einwohner liegen mit 4,89 Stellen deutlich

unter dem Mittelwert von 6,95 Stellen der 37 Vergleichskommunen aus Nordrhein-Westfalen (IKVS, 37

kreisangehörige Kommunen aus NRW mit 25.000 bis 50.000 Einwohnern). Damit bewältigt die Stadt

Greven ihre immer anspruchsvoller und komplexer werdenden Aufgaben mit vergleichsweise sehr wenig

Personal.

2


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2.1.1 Teilzeitbeschäftigungen

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit der Beamtinnen und Beamten liegt je nach Lebensalter bei

39 bis 41 Stunden. Für die tariflich Beschäftigten im öffentlichen Dienst beträgt sie seit dem 1. Juli 2008

39 Stunden. Eine Teilzeitbeschäftigung liegt immer dann vor, wenn die tatsächliche Wochenarbeitszeit

geringer ist als die regelmäßige Wochenarbeitszeit. Bei einer vorliegenden Schwerbehinderung kann die

individuelle wöchentliche Arbeitszeit von der regelmäßigen Wochenarbeitszeit abweichen. Geringe

Stundenreduzierungen, zum Beispiel von 41 auf 39 Stunden bei einem Beamten, wurden bislang nicht als

Teilzeitbeschäftigung berücksichtigt. Tatsächlich handelt es sich jedoch genau darum. Durch diese genaue

Differenzierung entstehen Unterschiede zur Verteilung von Vollzeit und Teilzeit zum Stichtag 2012.

Die Ausgestaltung der Teilzeitbeschäftigung erfolgt bei der Stadt Greven sehr individuell und variiert damit

stark. Am 30. Juni 2013 befanden sich insgesamt 85 Beschäftigte in Teilzeit, was einen Anteil von 31 %

des Gesamtpersonals ausmacht. Die geringfügig Beschäftigten sind in dieser Berechnung bereits

berücksichtigt.

Die Teilzeitquote des BEG beträgt knapp 8 % (5 Personen), die der Verwaltung knapp 38 % (80 Personen).

Der Frauenanteil unter den in Teilzeit Beschäftigten überwiegt mit 80 % beim BEG und 87,5 % in der

Kernverwaltung.

2013 Verwaltung BEG

weiblich männlich weiblich männlich

Vollzeit 56 75 2 57

Teilzeit 70 10 4 1

Drei Mitarbeiter befinden sich aktuell noch in der Freistellungsphase der Altersteilzeit. Sie werden

lediglich nachrichtlich aufgeführt und bei der Darstellung der Beschäftigtenstruktur nicht berücksichtigt,

da sie der Stadt Greven bei der Aufgabenerfüllung tatsächlich nicht zur Verfügung stehen. Die

Vereinbarung der Altersteilzeit ermöglicht den tariflich Beschäftigten wie auch den Beamtinnen und

Beamten „gleitend“ aus dem Arbeitsleben in den Ruhestand über zu gehen. Aufgrund der

finanzwirtschaftlichen Situation der Stadt Greven und des bestehenden tarifrechtlichen Anspruchs (im

Regelfall ab dem vollendeten 60. Lebensjahr) wird das Altersteilzeitmodell ausschließlich den tariflich

Beschäftigten angeboten. Da dieses Modell mit enormen finanziellen Einbußen verbunden und somit wenig

attraktiv ist, geht die Anzahl der Personen in Altersteilzeit in den nächsten Jahren gen null. Aktuell liegen

der Verwaltung keine Anträge vor.

Bedeutung für Greven

Die beachtliche Teilzeitquote zeigt die vielfältigen Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit

bei der Stadt Greven auf. Mit dieser individuell gestaltbaren Teilzeitbeschäftigung unterstützt die

Verwaltung die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie

stellt die Organisation Stadtverwaltung jedoch auch vor Herausforderungen, indem Informations- und

Abstimmungsprozesse länger dauern und mehr vollständig eingerichtete Arbeitsplätze vorgehalten

werden müssen (zumindest bei einer Ausgestaltung wie sie bei der Stadt Greven überwiegend

vorzufinden ist).

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2.1.2 Führungskräftequote

Führungskräfte im Sinne der Allgemeinen Geschäftsanweisung der Stadt Greven (AGA) sind alle

Beschäftigten, die eine Organisationseinheit leiten. Im Speziellen sind das der Verwaltungsvorstand, die

Fachbereichs- und die Fachdienstleitungen. Weitere Leitungsfunktionen existieren in Einrichtungen und

Sonderorganisationsformen, als Beispiele seien hier der BEG, die Stadtbibliothek und die IT genannt. Unter

Zugrundelegung dieser Definition zählt die Gesamtverwaltung 25 Personen in einer Führungsposition, was

eine Führungskräftequote von 9 % ausmacht. Der Anteil von Frauen in Führungspositionen beträgt

mit vier Mitarbeiterinnen 16 %. Vier Führungskräfte übernehmen eine doppelte Führungsrolle, weil

entweder die jeweils über- bzw. untergeordnete Führungsposition nicht besetzt ist oder weil sie zwei

unterschiedliche Bereiche leiten.

Die Führungskräftequote der Kernverwaltung liegt mit 21 von 211 Beschäftigten bei 10 %. Die Stelle der

Fachdienstleitung Tiefbau und Verkehrsplanung war zum Stichtag zwar nicht besetzt, wurde bei dieser

Berechnung als bestehende Position jedoch berücksichtigt.

Der BEG zählt 64 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von denen vier in einer Führungsposition sind. Das

macht eine Führungskräftequote speziell beim BEG von 6,25 %. Die Leitung des BEG wurde aufgrund der

in diesem Jahr noch bestehenden Doppelfunktion ausschließlich bei der Kernverwaltung berücksichtigt.

Bedeutung für Greven

Ein interkommunaler Vergleich der Führungsquote gestaltet sich aufgrund der sehr unterschiedlichen

Strukturen in den einzelnen Organisationen sehr schwierig. Die Anzahl an Führungskräften bei der Stadt

Greven entspricht dem festgestellten Organisationsbedarf. Durch die Doppelfunktionen einiger

Führungskräfte wird sehr deutlich, dass Einsparpotenziale genutzt werden.

2.1.3 Auszubildende und Beamte im Vorbereitungsdienst

Die Stadt Greven beschäftigt zum Stichtag 30. Juni 2013 insgesamt 13 Auszubildende. Neun von ihnen

sind in Bereichen der Kernverwaltung eingesetzt und vier beim BEG beschäftigt. Die Ausbildungsquote liegt

damit bei 4,7 %. Im Jahr 2012 lag sie noch bei 3,99 %.

Für das Jahr 2014 plant die Verwaltung die Ausbildungsstellen weiter auszubauen. Für das duale

Bachelorstudium wurden bereits drei Neueinsteigerinnen und Neueinsteiger ausgewählt. Nach vielen

Jahren wird im Jahr 2014 wieder eine Beamtin für die Laufbahn des mittleren Verwaltungsdienstes

eingestellt. Für den Beruf „Fachinformatiker/in für Systemintegration“ wird erstmalig eine Ausbildungsstelle

angeboten. Um den verwaltungsinternen Betriebsablauf zu sichern ist eine konstante wie qualitative

Besetzung der IT zwingend erforderlich. Wegen der bestehenden und perspektivisch noch stärker spürbaren

Schwierigkeit auf dem Arbeitsmarkt qualifiziertes und gleichzeitig bezahlbares IT-Personal für die

Verwaltung zu gewinnen, agiert die Verwaltung auch hier aktiv und qualifiziert ihr Personal selbst.

Bedeutung für Greven

Die Ausbildungsquote der Stadt Greven ist im Jahr 2013 gestiegen. Dieser Anstieg entspricht einer

Entwicklung, die sich in den kommenden Jahren fortsetzen wird. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

im Alter von heute 55 Jahren und älter bilden die zweitstärkste Altersgruppe innerhalb der Verwaltung.

Durch ihren Eintritt in den Ruhestand in den nächsten Jahren wird eine Vielzahl frei werdender Stellen

mit qualifizierten Neueinsteigerinnen und Neueinsteigern nachbesetzt werden müssen. Der

Wettbewerb der Privatwirtschaft und der Behörden um diese qualifizierten Nachwuchskräfte kann die

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Nachbesetzung der Stellen erschweren. Eine wesentliche Grundvoraussetzung für die Sicherstellung der

Leistungsfähigkeit der Verwaltung ist daher ein erfolgreiches Ausbildungsmarketing, das die Stadt

Greven als Arbeitgeberin für junge Bewerberinnen und Bewerber attraktiv macht. Nur so können wir

die Ausbildungsquote halten und steigern, Nachwuchskräfte qualifizieren und auf diese Weise den

demografischen Entwicklungen gerecht werden.

2.1.4 Elternzeit

Zum Stichtag 30. Juni 2013 befanden sich fünf Mitarbeiterinnen ohne Beschäftigung in der Elternzeit. Die

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zumindest anteilig in der Elternzeit beschäftigt waren, sind bei den

Beschäftigten unter dem Gliederungspunkt 2.1 aufgeführt.

2.1.5 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer Schwerbehinderung

Die Stadt Greven beschäftigte zum Stichtag 30. Juni 2013 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer

Schwerbehinderung. Dies entspricht einer Schwerbehindertenquote von gut 9 %. Das Sozialgesetzbuch

9. Buch (SGB IX) – Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen – verpflichtet alle Arbeitgeber mit

mehr als 20 Arbeitsplätzen, mindestens 5 % dieser Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen zu

besetzen. Sofern diese Beschäftigungspflicht durch den Arbeitgeber nicht erfüllt wird, ist für jeden

unbesetzten Pflichtarbeitsplatz eine monatliche Ausgleichsabgabe zu zahlen. Mit ihrer Quote erfüllt die

Stadt Greven die Beschäftigungspflicht, so dass sie die Ausgleichsabgabe nicht erbringen muss.

Bedeutung für Greven

Die Beschäftigung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit einer Behinderung ist für die Verwaltung

selbstverständlich. Dieses Selbstverständnis spiegelt sich auch in der Schwerbehindertenquote von 9 %

wider.

2.2 Personal- und Versorgungskosten

Die Stadt Greven hat in den vergangenen Jahren zahlreiche Anstrengungen zur Reduzierung der

Personalkosten unternommen. Trotz dieser Anstrengungen steigen die planmäßigen Personal- und

Versorgungsaufwendungen in 2014 um 780 T€ (6,9 %). In dieser Steigerung sind die nicht beeinflussbaren

Versorgungs- und Beihilfeaufwendungen, die Zuführung zu den Pensions- und Beihilferückstellungen,

sowie die städtischen Anteile an den Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch 2. Buch (SGB II) enthalten.

Zudem steigen die Personalaufwendungen im Bereich der Feuerwehr wegen des Brandschutzbedarfsplans

sukzessive an. Werden die Personalkostensteigerungen um die vorstehend genannten Positionen bereinigt,

liegt die Steigerung mit 106 T€ bei weniger als 1 % und damit unter den Tariferhöhungen.

Einsparpotenziale sind aufgrund der seit Jahren bekannten, geringen Personaldecke nicht erkennbar. Auch

wenn die Personalaufwendungen im Vorjahresvergleich gestiegen sind, präsentiert sich die Verwaltung im

interkommunalen Vergleich mit verhältnismäßig geringen Personalkosten.

2.2.1 Personalaufwand im interkommunalen Vergleich

Der planmäßige Personalaufwand der Stadtverwaltung Greven für das Jahr 2013 liegt je Einwohner im

interkommunalen Vergleich mit insgesamt 37 kreisangehörigen Städten und Gemeinden aus

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Nordrhein-Westfalen in einer Größenordnung von 25.000 bis 50.000 Einwohnern mit 31,5 % deutlich unter

dem Mittelwert (Durchschnitt).

Personalaufwand je Einwohner in €

- Gesamthaushalt -

362 361

379

404 414

238

273 280 273 284

2009 (Ist) 2010 (Ist) 2011 (Ist) 2012 (Plan) 2013 (Plan)

Mittelwert von 37 kreisangehörigen Kommunen in NRW

Greven

Der interkommunale Vergleich auf der Ebene des Gesamthaushalts gestaltet sich wegen der verschiedenartigen

Organisationsformen schwierig. Um die Einschränkung der Vergleichbarkeit durch die

unterschiedlichen Organisationsformen zu umgehen, wird die Auswertung um die Bereiche bereinigt, die

das Ergebnis wesentlich verzerren können. Es wird dann der sog. Kernhaushalt betrachtet, bei dem die

Werte des Gesamthaushalts bereinigt werden um die Personalaufwendungen für das Immobilien- und

Gebäudemanagement, den Brandschutz und Rettungsdienst, die Kindergärten, die Jugendhilfe (inkl. der

Jugendarbeit), die Musik- und die Volkshochschule, Hilfsbetriebe wie der Bau- und Entsorgungsbereich, PB

Ver- und Entsorgung, Friedhöfe, Tourismus, Straßenreinigung und den Winterdienst.

Bei einem Vergleich der bereinigten Werte ist die Differenz zwischen dem Mittelwert der 37 kreisangehörigen

Vergleichskommunen aus NRW nicht mehr so deutlich wie bei den vorstehenden Werten der

Gesamtverwaltung. Der planmäßige Ansatz der Stadt Greven für das Jahr 2013 liegt dennoch mit 9,54 %

unter dem Mittelwert (Durchschnitt):

Personalaufwand je Einwohner in €

- Kernhaushalt -

215 221

196

227 233 232

238 239

222 216

2009 (Ist) 2010 (Ist) 2011 (Ist) 2012 (Plan) 2013 (Plan)

Mittelwert von 37 kreisangehörigen Kommunen in NRW

Greven

Bedeutung für Greven

Die planmäßigen Personalkosten steigen im Jahr 2014 weiter an. Im Wesentlichen sind diese

Steigerungen durch nicht beeinflussbare Faktoren wie dem Brandschutz und den Tariferhöhungen

begründet. Zieht man den bereinigten Faktor wie oben beschrieben heran (unter 1 %), werden die zum

Haushalt gemachten Konsolidierungsvorgaben eingehalten.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

2.2.2 Versorgungs- und Beihilfeaufwand

Für die zukünftigen Pensionen ihrer Beamtinnen und Beamten muss die Stadt Greven eigenständig

aufkommen. Die Berechnung und Auszahlung der Pensionen hat hingegen die Westfälisch-Lippische

Versorgungskasse übernommen. Alle (Pflicht-) Mitglieder, bestehend aus Städten und Gemeinden, bilden

eine Umlage- und Risikogemeinschaft, wodurch die Stadt Greven ihren Versorgungsaufwand durch eine

jährlich neu festzusetzende Umlage trägt. In den vergangenen Jahren hat sich die Umlage wie folgt

entwickelt:

Versorgungsaufwand pro Jahr in T€

1.140

893

950 962

1.024

703

2007 2008 2009 2010 2011 2012

Die Beiträge zur Versorgungskasse sind in den vergangenen Jahren wegen der zunehmenden Anzahl von

Versorgungsempfängern deutlich gestiegen. Lagen sie im Jahr 2007 noch bei gut 700 T€, waren es im Jahr

2012 rund 1.140 T€. Mit einer Differenz von 116 T€ zum Vorjahr war die Betragssteigerung im Jahr 2012

besonders einschneidend. Höher lag die Beitragssteigerung zuvor nur im Jahr 2008 mit 190 T€. Durch die

demografische Entwicklung werden die Anzahl der Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger

und damit auch die der Verwaltung entstehenden Versorgungskosten in den nächsten Jahren

weiter steigen.

Ihren aktiven und den sich im Ruhestand befindenden Beamtinnen und Beamten hat die Stadt Greven

Beihilfeleistungen zu gewähren. Die Höhe der jährlichen Beihilfeaufwendungen unterliegt grundsätzlich

Schwankungen. Über den dargestellten Zeitraum von 2007 bis 2012 ist jedoch eine relativ konstante

Kostensteigerung von insgesamt 100 T€ zu verzeichnen. Durch den erheblichen Anteil älterer

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb der Verwaltung mit längeren krankheitsbedingten

Ausfallzeiten, ist in den nächsten Jahren keine Reduzierung der Beihilfeaufwendungen zu erwarten.

Beihilfeaufwand pro Jahr in T€

220

233

256 256

269

169

2007 2008 2009 2010 2011 2012

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

2.2.3 Erhöhungen der Tarifvergütung und Anpassung der Dienst- und Versorgungsbezüge

Die Erhöhungen der Tarifvergütung der Beschäftigten im öffentlichen Dienst wurden bereits mit der

Tarifrunde 2012 auch für das Jahr 2013 festgelegt. Die Tarifvertragsparteien einigten sich auf Entgelterhöhungen

um 1,4 % ab dem 1. Januar 2013 und um weitere 1,4 % ab dem 1. August 2013.

Die Dienst- und Versorgungsbezüge der Beamten und Versorgungsempfänger des Landes NRW

wurden angepasst. Der Landtag NRW hat dazu das Gesetz zur Anpassung der Dienst- und

Versorgungsbezüge 2013/2014 sowie zur Änderung weiterer dienstrechtlicher Vorschriften im Land NRW

verabschiedet. Das Gesetz sieht im Wesentlichen folgende Erhöhungen vor:

Erhöhung der Grundgehälter der Besoldungsordnung A

der Besoldungsgruppen A 2 bis A 10 um 2,65 v. H. zum 1.1. 2013 und um 2,95 % zum 1.1.2014

der Besoldungsgruppen A 11 bis A 12 um 1 v. H. jeweils zum 1.1.2013 und zum 1.1.2014

Die Anwärtergrundbeträge wurden um 50,00 € zum 1. Januar 2013 erhöht.

Bedeutung für Greven

Durch die noch anhängigen Musterprozesse wegen der Abstufung der Erhöhung ab der Besoldungsgruppe

A11 können rückwirkend Forderungen von städtischen Beamtinnen und Beamten gegenüber der

Verwaltung entstehen.

2.2.4 Urlaubsansprüche

Die Verordnung zur Änderung der Freistellungs- und Urlaubsverordnung NRW (FrUrlV NRW) vom

15.10.2013 ist am 31.10.2013 in Kraft getreten und führt zu den folgenden, wesentlichen Änderungen:

Alle Beamtinnen und Beamten erhalten ab dem Urlaubsjahr 2012 altersunabhängig - wie im Tarifbereich

für die Beschäftigten - 30 Arbeitstage Erholungsurlaub jährlich. Für Beamtinnen und Beamte auf Widerruf

im Vorbereitungsdienst beträgt der Urlaubsanspruch einheitlich 27 Arbeitstage pro Jahr.

Die Verfallfrist für den gesamten Erholungsurlaub wird von 12 auf 15 Monate hinausgeschoben. Das

bedeutet, dass der Erholungsurlaub des Jahres 2013 im Beamtenbereich erst mit Ablauf des 31.03.2015

verfällt. Der so erweiterte Übertragungszeitraum ist unionsrechtlich bezogen auf den Verfall des

gesetzlichen Mindesturlaubsanspruches im Falle von Dienstunfähigkeit als ausreichend anerkannt worden.

Zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf wurde der § 20 a in die FrUrlV eingefügt. Danach besteht

für die Beamtinnen und die Beamten auf Antrag die Möglichkeit einer Urlaubsansparung über mehrere

Jahre. Der über den Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen im Urlaubsjahr hinausgehende Erholungsurlaub

(also maximal 10 Urlaubstage) kann nunmehr angespart werden und ohne Geltung der Verfallsregelungen

zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden. Diese Regelung gilt nur für diejenigen Beamtinnen und

Beamten, die mindestens ein Kind unter 12 Jahren betreuen. Unter Zugrundelegung einer Fünf-Tage-

Woche umfasst der gesetzliche Mindesturlaub 20 Arbeitstage im Urlaubsjahr.

Im Rahmen der Teilzeitbeschäftigung als qualifizierte Tagespflegeperson während der Elternzeit ist

künftig wie im Tarifbereich auch für Beamtinnen und Beamte eine Überschreitung der Obergrenze von 30

Std./Woche unschädlich, wenn neben den eigenen Kindern nicht mehr als fünf weitere Kinder betreut

werden.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Der Sonderurlaub zur Betreuung kranker Kinder wurde ausgeweitet. Künftig wird für jedes Kind

Sonderurlaub bis zu 4 Arbeitstagen pro Jahr gewährt, höchstens insgesamt bis zu 12 Arbeitstage pro Jahr

bei Vorliegen der Voraussetzungen; bisher wurden max. 4 Arbeitstage pro Jahr zugestanden. Die

Sonderurlaubstage können auch in halben Tagen gewährt werden. Ferner steht Sonderurlaub unter

Weitergewährung der Besoldung für notwendige Abwesenheitszeiten im Zusammenhang mit Organ- und

Gewebespenden zu.

Mit dem eingefügten § 19 a FrUrlV wurde der aus Artikel 7 der EU-Arbeitszeitrichtlinie (RL 2003/88/EG)

abgeleitete Abgeltungsanspruch für Mindesturlaub, der krankheitsbedingt vor Beendigung des

Beamtenverhältnisses nicht mehr in Anspruch genommen werden kann, in nationales Recht umgesetzt.

Der Abgeltungsanspruch erfasst wie im Tarifbereich darüber hinaus auch den Schwerbehindertenzusatzurlaub

nach § 125 SGB IX.

2.3 Altersstruktur des Personals

Die Altersstrukturanalyse stellt die Arbeits- und Entscheidungsgrundlage für das Personalmanagement dar,

um zielführende Maßnahmen im Umgang mit den demografischen Entwicklungen abzuleiten. Die folgende

Grafik vergleicht eine repräsentative Studie der Prognos AG aus dem Jahr 2008 mit der Altersstruktur bei

der Stadt Greven aus den Jahren 2012 und 2013, die den akuten Handlungsbedarf sehr deutlich macht:

G R E V E N 2 0 1 3

7%

12%

17%

37%

27%

G R E V E N 2 0 1 2

1%

10%

19%

36%

34%

K R E I S A N G E H .

G E M E I N D E N 2 0 0 8

7%

14%

30%

34%

15%

unter 25 25 - 34 35 - 44 45 - 54 ab 55

Die Altersstruktur wird nicht erst in Zukunft eine große Herausforderung für die Verwaltung sein, sondern

spiegelt bereits heute die Auswirkungen des demografischen Wandels wider. Im Jahr 2012 waren 34 %

aller Beschäftigten der Stadt Greven 55 Jahre und älter, weitere 36 % zwischen 45 und 54 Jahren. Beide

Altersgruppen zusammen machten damit 70 % aller Beschäftigten der Stadt Greven aus.

Die Altersstruktur zum Stichtag 30. Juni 2013 zeigt sehr deutlich den beginnenden demografischen Trend

auf. Die Altersgruppe der Personen ab 55 Jahren sinkt auf einen Anteil von 27 %, bleibt jedoch weiterhin

die „zweitstärkste“ Altersgruppe in der Verwaltung. Zeitgleich steigt der Anteil der unter 25-Jährigen von

1 % im Jahr 2012 auf 7 % im Jahr 2013. Auch die Gruppe der 25- bis 34-Jährigen steigt auf 12 % an. Mit

17 % ist der Anteil der Beschäftigten im Alter zwischen 35 und 44 Jahren nicht nur sehr gering, sondern

zudem noch gesunken. Es fehlt der Verwaltung altersmäßig an einer gesunden Mitte, die den Ausgleich

zwischen Jung und Alt auffängt. Setzt sich der Prozess weiter fort, wird aus einer alten Verwaltung mit

einem aktuellen Durchschnittalter von 46 Jahren bald eine sehr junge Verwaltung. Eine Struktur, die

ebenfalls Schwierigkeiten aufwirft. Das wurde zuletzt mehrfach deutlich als es nicht gelang, verschiedene

Positionen intern zu besetzen.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Diese Entwicklungen führen zu einer weiteren Problemstellung, indem mit den Beschäftigten auch deren

langjähriges Wissen in den Ruhestand geht. Selbst ein strukturiertes Wissensmanagement wird nicht die

vollständigen Erfahrungswerte der Ruheständler in der Verwaltung halten können. Der geringe Anteil der

Personen mittleren Alters (17 %) wird nicht in der Lage sein, das gesamte Erfahrungswissen der

Ruheständler aufzunehmen, die momentan einen Beschäftigtenanteil von 64 % ausmachen.

Die ersten demografisch bedingten Veränderungen sind damit eingetreten und leiten den Trend der

nächsten Jahre ein: ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verabschieden sich in den Ruhestand und

jüngeres Personal, verstärkt auch Auszubildende, werden eingestellt. Diese Entwicklungen werden in den

nächsten zehn bis zwölf Jahren zu einer starken Verjüngung des Verwaltungspersonals führen. Zeitgleich

wird es zukünftig schwerer fallen, alle frei werdenden Stellen mit qualifiziertem Personal neu zu besetzen.

Die Anzahl potenzieller Nachwuchskräfte wird aufgrund sinkender Geburtenraten abnehmen und parallel

der Wettkampf um qualifiziertes Fachpersonal zunehmen. Zusammen mit dem Personalbedarf steigt damit

die Notwendigkeit, das Personalmanagement an den demografischen Entwicklungen zu orientieren. Die

Verwaltung muss diese Entwicklungen heute ernst nehmen und entsprechend agieren, um später nicht in

einen gefährlichen Reaktionismus zu verfallen.

Die Verwaltung agiert bereits jetzt über aktives Personalmarketing und professionelle Personalauswahl,

ergreift Maßnahmen zur stärkeren Bindung und individuellen wie gruppenspezifischen Entwicklung ihrer

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie präsentiert sich dadurch als attraktive Arbeitgeberin, um im

Konkurrenzkampf mit anderen Arbeitgebern in ausreichender Zahl gute Nachwuchskräfte gewinnen und

das aktive Personal binden zu können. Die Leistungsfähigkeit und –bereitschaft der aktiven Arbeitskräfte

soll über diese Maßnahmen (Näheres siehe nachstehend) erhalten oder gar verbessert werden.

Bedeutung für Greven

Die Stadt Greven hat bedingt durch ihre Altersstruktur heute und perspektivisch einen steigenden

Personalbedarf, der aufgrund der demografischen Entwicklungen nur schwer aufzufangen ist und sein

wird. Die Verwaltung begegnet diesen Entwicklungen aktiv über ein vielseitiges Personalmanagement

zur Förderung

• des Arbeitsumfelds (Umgebung, Inhalte und Anforderungen, Organisation und Gemeinschaft,

Management und Führung)

der Werte (Einstellung und Motivation)

der Kompetenz (Fertigkeit und Wissen) und

der Gesundheit (körperliches und psychisches Leistungsvermögen).

2.4 Fehlzeiten durch Krankheit

Die Verwaltung hat sich in diesem Jahr dem Vergleichsring der KGSt zur Krankentagestatistik angeschlossen.

Ziel ist, die Krankentage der Verwaltung im Vergleich zu anderen Kommunen einordnen und

dadurch bewerten zu können. Ein Vergleich mit den Statistiken der Krankenkassen ist nicht möglich, da in

diesen Statistiken die krankheitsbedingten Fehlzeiten erst ab dem 4. Tag und nicht wie bei der Verwaltung

ab dem 1. Tag erfasst werden.

Die KGSt wertet die ihr übermittelten Daten aus und stellt der Verwaltung anschließend eine Auswertung

zu den einzelnen Kennzahlenwerten zur Verfügung. Für den interkommunalen Vergleich werden jeweils

zum Quartalsbeginn die Werte aus allen Rückläufen des vorherigen Quartals anonymisiert und aggregiert

bereitgestellt. Die Krankentage stellen die wesentliche Datenbasis für das betriebliche Gesundheitsmanagement

dar.

10


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Bislang hat die Verwaltung die Krankentage für den Zeitraum 1. Juli bis 30. Juni des Folgejahres

ausgewertet. Durch die Teilnahme an dem KGSt-Vergleichsring musste der Betrachtungszeitraum für die

Krankentage angepasst werden. Es gilt nun das jeweils vergangene Kalenderjahr, so dass mit diesem

Personalbericht die Krankendaten aus dem Kalenderjahr 2012 dargestellt und analysiert werden. Dieser

Rhythmus wird sich in den kommenden Jahren fortsetzen. Die KGSt berücksichtigt bei der Erfassung der

Krankheitstage drei Dimensionen:

Dauer /

Art der

Ausfallzeit

Status

Krankentage

- gesamt

Kurzzeiterkrankungen

Erkrankungen

mittlerer Dauer

Langzeiterkrankungen

Kuren, Reha

allg. Verwaltung Kita / Soziales manuelle Tätigkeiten Feuerwehr / Rettungsdienst

Einsatzbereich

Die Dauer bzw. Art der Ausfallzeit reicht von Kurzzeiterkrankungen mit einer krankheitsbedingten

Ausfallzeit von bis zu 3 Tagen über Erkrankungen mittlerer Dauer von 4 bis 42 Tagen bis hin zu

Langzeiterkrankungen mit über 42 Krankheitstagen. Darüber hinaus werden die Ausfallzeiten für Kuren

und Rehabilitationsmaßnahmen aufgeführt. Die KGSt differenziert die Krankheitstage zusätzlich nach dem

Einsatzbereich der Beschäftigten (allgemeine Verwaltung, Kita/Soziales, manuelle Tätigkeiten und

Feuerwehr/Rettungsdienst) sowie deren Status (Beamte, Nachwuchskräfte Beamte, Tarifbeschäftigte,

Nachwuchskräfte Tarifbeschäftigte).

Krankentage 2012

15,41

12,06

11,67

11,03

5,70

5,71

7,13

2,76 2,80 2,74

2,05

3,65

2,38

1,64

1,73

1,22

0,00 0,00 0,00 0,00

Die im Kalenderjahr 2012 insgesamt angefallenen Krankentage werden auf die jeweiligen Beschäftigungsgruppen

wie auch auf die Gesamtbeschäftigten umgerechnet. Durch diese Berechnung wird für jede Art

der Erkrankung (Kurzzeiterkrankung, Erkrankungen mittlerer Dauer und Langzeiterkrankungen) sowie für

Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen ein Tageswert je Beschäftigtem ermittelt. Je niedriger dieser Wert

ausfällt, desto weniger Krankentage liegen auch insgesamt vor und umso besser stellt sich die

Krankenstatistik der Verwaltung dar.

Diese Darstellungsform ermöglicht einen Vergleich zwischen allen an dem Vergleichsring teilnehmenden

Kommunen. Die wachsende Datenbasis bietet verlässlichere Vergleichsmöglichkeiten, auch wenn ein

11


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Resteinfluss der jeweiligen Verwaltungsstruktur auf die Krankentage bleibt. Im Folgenden werden die

Krankentage der einzelnen Tätigkeitsbereiche aufgeführt, anschließend erörtert und ihre Bedeutung für die

Stadt Greven abgeleitet.

2.4.1 Allgemeine Verwaltung

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich der allgemeinen Verwaltung waren im Kalenderjahr 2012

durchschnittlich 12,06 Tage krank. Der Vergleichsring beinhaltet Daten aus 50 Kommunen. Der allgemeine

Mittelwert dieser Datenbasis beträgt 14,68 Krankheitstage je Mitarbeiter und liegt damit 2,62 Tage über

dem Grevener Wert. Das Minimum liegt bei 5,75, das Maximum bei 26,06 Krankheitstagen. Bei den

Kurzzeiterkrankungen liegt die Stadt Greven mit 2,76 Tagen knapp über dem Mittelwert der Datenbasis

von 2,67 Tagen. Die Erkrankungen mittlerer Dauer liegen mit 5,71 Tagen einen ganzen Tag je Mitarbeiter

unter dem Mittelwert der Datenbasis (6,76 Tage). Das Maximum liegt sogar genau 7 Tage über dem

städtischen Wert. Der Mittelwert der Datenbasis beträgt für Langzeiterkrankungen 4,90 Tage je

Mitarbeiter, während es bei der Stadt Greven nur 2,38 Tage sind. Lediglich im Bereich der Kuren und

Maßnahmen zur Rehabilitation bewegt sich die Verwaltung mit 1,22 Tagen je Mitarbeiter nahe dem

Maximum. Hier liegt der Mittelwert bei nur 0,43 Tagen.

Allgemeine Verwaltung

26,06

14,68

12,06

5,75

7,91

2,76 2,67

0,12

12,71 12,30

5,71

6,76

4,90

2,38

1,24

0,16

1,22 0,43 1,24

0,00

gesamt

Erkrankungen

mittlerer Dauer

Kurzzeiterkrankungen

Langzeiterkrankungen

Kuren/Reha

Greven

Mittelwert

Datenbasis

Minimum

Datenbasis

Maximum

Datenbasis

2.4.2 Soziales (& Kita)

Die Datenbasis für den Bereich Soziales & Kita resultiert aus den Krankheitstagen von 41 Kommunen.

Auffällig ist hier die Spannweite von 36,13 Tagen zwischen dem Minimum und dem Maximum an gesamten

Krankentagen je Mitarbeiter. Zu dem Bereich Soziales & Kita zählen sowohl Sozialarbeiterinnen und

Sozialarbeiter als auch Erzieherinnen und Erzieher. Letztere sind aufgrund ihrer Arbeitsbedingungen

(regelmäßige Betreuung akut erkrankter Kinder, Tragen von Kindern sowie kindgerechtes aber nicht

erwachsenengerechtes Mobiliar fördert Rückenleiden, etc.) häufiger krank als Beschäftigte im allgemeinen

Verwaltungsdienst. Weil einige Kommunen nur Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter, andere auch

Erzieherinnen und Erzieher beschäftigen, können die Daten deutlich voneinander abweichen und zu der

auffälligen Spannweite führen. Die Stadt Greven bewirtschaftet keine Kindertageseinrichtungen, so dass

hier ausschließlich die Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter berücksichtigt werden. Die Vergleichsgruppe

ist nicht identisch mit unserer Mitarbeiterstruktur und daher zurückhaltend zu bewerten.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs Soziales hatten im Jahr 2012 eine durchschnittliche

krankheitsbedingte Ausfallzeit von 11,67 Tagen. Damit liegt Greven unter dem Mittelwert von 15,03 Tagen.

Im Bereich der Kurzzeiterkrankungen liegt die Verwaltung mit 2,8 Tagen je Beschäftigtem leicht über dem

12


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Mittelwert der Datenbasis (2,56), jedoch weit entfernt von dem Maximalwert mit 5,18 Tagen. Das gleiche

Bild zeigt sich mit 7,18 Tagen bei den Erkrankungen mittlerer Dauer. Die Langzeiterkrankungen

entsprechen mit 0 Tagen dem Minimum der Datenbasis. Lediglich bei den Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen

liegt die Verwaltung mit 1,73 Tagen je Beschäftigtem über dem Mittelwert von 0,35 Tagen

und übertrifft auch den Maximalwert der Datenbasis (1,64). Die Vergleichszahlen werden immer zum neuen

Quartal veröffentlicht. Da die Stadt Greven ihre Krankendaten Mitte Oktober 2013 zur Verfügung gestellt

hat, werden diese erst mit den Vergleichsdaten im Januar 2014 herausgegeben und sind in den

vorliegenden Vergleichsdaten noch nicht enthalten.

Soziales (& Kita)

40,80

28,40

15,03

11,67

4,67

14,42

7,13 7,21

5,18

4,90

2,80 2,56

1,73

0,20 0,73 0,00 0,00 0,35

1,64

0,00

gesamt

Erkrankungen

mittlerer Dauer

Kurzzeiterkrankungen

Langzeiterkrankungen

Kuren/Reha

Greven

Mittelwert

Datenbasis

Minimum

Datenbasis

Maximum

Datenbasis

2.4.3 Manuelle Tätigkeiten

Als Grundlage für den Vergleich der Krankentage im Bereich der manuellen Tätigkeiten stehen die Daten

aus 42 Kommunen zur Verfügung. Im Kalenderjahr 2012 war jeder Beschäftigte der Stadt Greven im

manuellen Tätigkeitsbereich 15,41 Tage erkrankt. 2,74 Krankentage davon entfallen auf Kurzzeiterkrankungen.

Im interkommunalen Vergleich ist dies fast doppelt so viel wie der Mittelwert (1,45). Bei

den Erkrankungen mittlerer Dauer übersteigt der städtische Wert mit 11,03 Tagen leicht den Mittelwert

von 10,48 Tagen. Auf die Langzeiterkrankungen entfallen bei der Stadt hingegen nur 1,64 Krankentage,

während der Mittelwert bei 7,67 und der Maximalwert sogar bei knapp 25 Tagen liegen. Kuren und

Rehabilitationsmaßnahmen haben in diesem Tätigkeitsbereich nicht zu Ausfallzeiten geführt.

32,22

manuelle Tätigkeiten

20,80

24,96

15,41

16,47

11,0310,48

7,67

3,10

2,74

3,15

1,45

1,64

2,05

0,16 0,57 0,00 0,00 0,55 0,00

gesamt

Erkrankungen

mittlerer Dauer

Kurzzeiterkrankungen

Langzeiterkrankungen

Kuren/Reha

Greven

Mittelwert

Datenbasis

Minimum

Datenbasis

Maximum

Datenbasis

13


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

2.4.4 Feuerwehr / Rettungsdienst

Die Datenbasis für den Bereich der Feuerwehr und des Rettungsdienstes setzt sich aus den Krankentagen

von 23 Kommunen zusammen. Auffällig in diesem Bereich ist die sehr große Spannweite von 29,55 Tagen

zwischen dem Minimum und dem Maximum der Datenbasis. Im Mittel waren die Beschäftigten der

Datenbasis an insgesamt 14,01 Tagen krank. Greven liegt mit 5,7 Tagen weit darunter. Bei den

Kurzzeiterkrankungen liegt Greven mit 2,05 Krankheitstag je Mitarbeiter über dem Mittelwert von 1,64

Tagen, jedoch weit entfernt vom Maximum mit 5,35 Tagen. Die Erkrankungen mittlerer Dauer liegen bei

der Grevener Feuerwehr mit 3,65 Tagen je Mitarbeiter nicht nur weit unter dem Maximum (29 Tage)

sondern auch weit unter dem Mittelwert der Datenbasis (8,46 Tage). Mit jeweils null Tagen bei den

Langzeiterkrankungen sowie den Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen stellen die städtischen Werte

jeweils das Minimum der Datenbasis dar.

Feuerwehr / Rettungsdienst

31,32

29,00

22,23

14,01

5,70

1,77

8,46

5,35

3,65

4,03

2,05 1,64

2,10

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,31 0,00

gesamt

Greven

Mittelwert

Datenbasis

Erkrankungen

mittlerer Dauer

Minimum

Datenbasis

Kurzzeiterkrankungen

Langzeiterkrankungen

Maximum

Datenbasis

Kuren/Reha

2.4.5 Krankenquoten

Ebenso wie bei den vorstehend dargestellten Krankentagen, bezieht sich auch die Krankenquote auf das

jeweils vorangegangene Kalenderjahr, so dass auch hier eine Überschneidung von einem halben Jahr mit

den Daten aus dem Personalbericht 2012 vorliegt.

Bei dem Vergleich der Quoten ist weiter zu berücksichtigen, dass in diesem Jahr neben der Differenzierung

nach dem Beschäftigungsumfang zusätzlich zwischen dem BEG und der Kernverwaltung sowie zwischen

den Altersgruppen entsprechend der Alterststrukturanalyse (sh. 2.3) unterschieden wird. Die Krankenquote

wird wesentlich differenzierter dargestellt als in den vergangenen Jahren.

Die Krankenquote der Gesamtverwaltung liegt im Kalenderjahr 2012 mit 6,12 % einen Prozentpunkt

über der Krankenquote des vorherigen Betrachtungszeitraumes (5,11 %). Mit dem Personalbericht 2012

wurde die Krankenquote der Gesamtverwaltung für den Zeitraum 1. Juli 2011 bis 30. Juni 2012 beleuchtet.

Auffällig war hier, dass die Quote der Teilzeitbeschäftigten mit 8,21 % deutlich höher war als die der

Vollzeitkräfte mit 4,39 %. Die Personalberichte 2010 und 2011 haben diese Differenzierung nicht

vorgenommen, so dass keine detaillierten Vergleichswerte vorliegen.

14


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Krankenquote der Gesamtverwaltung nach Jahren in %

5,5 5,6

5,1

6,1

2010 2011 2012 (1) 2012 (2)

Die Krankenquote der Kernverwaltung beträgt im Jahr 2012 5,79 %, wobei die Quote der Vollzeitbeschäftigten

bei 5,33 % und die der Teilzeitbeschäftigten bei 6,64 % liegen. Wenngleich keine

Vergleichswerte der Kernverwaltung allein vorliegen, ist ein Anstieg der Krankenquote zu verzeichnen. Die

weitere Auswertung dieser Krankenquote und der durchschnittlichen Krankentage je Mitarbeiter der

einzelnen Altersgruppen (inkl. Wiedereingliederung, Arbeitsunfall, Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen)

zeigen einen signifikanten Unterschied zwischen den unter 25- bis 34-Jährigen und den über 54-Jährigen

auf. Die Krankenquote steigt mit zunehmendem Alter deutlich an. Neben der höheren Anzahl der

„typischen“ Krankentage resultiert dieses Ergebnis auch aus den Fehlzeiten für Wiedereingliederung,

Arbeitsunfälle, Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen, die im Wesentlichen die Beschäftigten ab einem

Alter von 45 Jahren betreffen. Zwischen den 45- bis 54- Jährigen und den über 54-Jährigen ist mit nahezu

einer Verdopplung der Krankentage je Beschäftigtem und damit auch der Krankenquote ein weiterer

deutlicher Anstieg zu verzeichnen. Die älteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kernverwaltung sind

im Ergebnis länger krank als ihre jüngeren Kolleginnen und Kollegen.

Krankenstand nach Altersgruppen

- Kernverwaltung -

20,95

8,17

11,29

9,48

5,08

2,30 2,66

5,71

3,99

5,20

unter 25 25 bis 34 35 bis 44 45 bis 54 ab 55

Quote in %

Krankentage je MA der Altersgruppe im Durchschnitt

Die Krankenquote des BEG beträgt 7,14 %. Eine Differenzierung in Vollzeit- und Teilzeitquote wurde

wegen der geringen Anzahl an Teilzeitbeschäftigungen nicht vorgenommen. Differenziert nach den

Altersgruppen der Alterstrukturanalyse zeigt sich beim BEG ein umgekehrtes Bild im Vergleich zur

Kernverwaltung. Es ist genau die Altersgruppe der unter 25-Jährigen, die mit 10,54 % die höchste

Krankenquote aufweist. Die Quote der Altersgruppe ab 55 Jahren weicht mit 4,52 % sechs Prozentpunkte

15


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

davon ab. Mit Ausnahme der Gruppe der 25- bis 34-Jährigen nehmen die Krankentage und damit auch die

Krankenquote mit steigendem Lebensalter ab. Wiedereingliederungen, Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen

gab es im Jahr 2012 gar nicht. Arbeitsunfälle führten besonders bei den unter 25-Jährigen

gefolgt von den 35- bis 44-Jährigen zu Ausfallzeiten, jedoch nicht bei der Altersgruppe ab 55. Insbesondere

im Bereich der manuellen Tätigkeiten ist diese Verteilung des Krankenstandes ein äußerst ungewöhnlicher

Trend. Es gilt jedoch zu bedenken, dass die Altersgruppen der unter 25- bis 34- Jährigen nur einen Anteil

gut 20 % des Gesamtpersonals beim BEG ausmachen, während über 60 % der Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter 45 Jahre und älter sind. Je größer eine Altersgruppe ist, desto eher kann eine hohe Anzahl von

Krankentagen Einzelner „aufgefangen“ werden. Weitere Erklärungsansätze existieren dazu bisher nicht.

23,29

Krankenstand nach Altersgruppen

- BEG -

19,90

16,80

10,54

12,43

9,00

7,88

10,00

5,62

4,52

unter 25 25 bis 34 35 bis 44 45 bis 54 ab 55

Quote in %

Krankentage je MA der Altersgruppe im Durchschnitt

Bedeutung für Greven

Die Krankentage und die Krankenquoten – besonders in dieser detaillierten Darstellung – stellen die

Datenbasis und damit die Grundlage für das betriebliche Gesundheitsmanagement dar. Auch wenn das

Gesundheitsmanagement der Stadt Greven im Jahr 2014 sehr maßnahmenorientiert starten wird, sind

perspektivisch Analysen über die Krankenstatistik nicht nur möglich, sondern auch erforderlich.

Der KGSt-Krankenstatistik für das Jahr 2012 zeigt, dass die Krankentage der Verwaltung im Vergleich

zu anderen Städten im guten Normbereich liegen. Es sind nur geringfügige negative Abweichungen

erkennbar. Verbesserungspotenzial kann möglicherweise das jeweilige Minimum der KGSt-Datenbasis

aufzeigen. Dieses muss für Greven jedoch auch herstellbar sein. Auch im internen Vorjahresvergleich

fällt die gestiegene Krankenquote der Gesamtverwaltung auf, die mit 6,12 % über den Werten der

vergangenen drei Jahre liegt.

Die Altersstrukturanalyse zeigt, dass das Durchschnittsalter in der Verwaltung bei über 46 Jahren und

damit vergleichsweise sehr hoch liegt. Wie dargestellt wurde, sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

dieser Altersgruppe deutlich länger krank als die bis 34-Jährigen (Kernverwaltung). Da jedoch die

Beschäftigten ab 45 Jahren mit 64 % den größten Anteil der insgesamt bei der Stadt Greven

Beschäftigten ausmachen, ist eine höhere Krankenquote nicht verwunderlich. Vielmehr ist sie mit den

6,12 % vor diesem Hintergrund als sehr positiv zu bewerten. Ein strukturiertes und aktives Gesundheitsmanagement

soll hier zukünftig zusätzlich Unterstützung leisten. Es wird sich besonders mit der altersund

alternsgerechten Gestaltung des Arbeitsumfeldes befassen müssen.

16


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Im KGSt-Vergleich sind die Krankentage der Verwaltung bei den Kuren und Rehabilitationsmaßnahmen

teilweise sehr hoch. Diese Maßnahmen folgen regelmäßig auf schwere Erkrankungen, die auch mit

einem guten betrieblichen Gesundheitsmanagement kaum bis gar nicht beeinflussbar sind. Lediglich

bei Erkrankungen, die sich aus Belastungssituationen am Arbeitsplatz ergeben, kann das Gesundheitsmanagement

Wirkungen erzielen und zu einer Reduzierung der daraus resultierenden Krankentage

führen.

2.5 Bewerbungen

Die Stadt Greven hat im Zeitraum 1. Juli 2012 bis 30. Juni 2013 14 Stellenausschreibungen veröffentlicht

und darauf insgesamt 413 Bewerbungen erhalten. Im Durchschnitt sind auf jede Stellenanzeige 29,5

Bewerbungen eingegangen. Besonders herausstechend sind die Bewerberzahlen der Stellenausschreibung

für die Sachbearbeitung im Fachdienst Arbeit und Soziales. Nachdem in der ersten Ausschreibung lediglich

22 Bewerbungen eingingen, waren es bei einer zweiten Ausschreibung 79 Bewerbungen mit einem

ausgewogenen Verhältnis zwischen Männern und Frauen. Da in diesem Tätigkeitsbereich eine

grundsätzlich hohe Fluktuation herrscht, ist die Anzahl an Bewerbungen besonders positiv zu werten.

Mit den Ausschreibungen der Bachelor of Laws, Verwaltungswirt/in und Verwaltungsfachangestellte für

das Einstellungsjahr 2014 hat die Verwaltung auf die E-Mail-Bewerbungen umgestellt und in diesem

speziellen Verfahren erstmalig einen Bewerberbogen eingesetzt. Insbesondere die Möglichkeit der

Bewerbungsübersendung per E-Mail ist bei den jungen Bewerberinnen und Bewerbern gut angekommen.

Mit 75 Bewerbungen überwiegend von Frauen, ist die Stellenausschreibung Bachelor of Laws

überdurchschnittlich gut angenommen worden.

Bedeutung für Greven

Die Anzahl der Bewerbungen stellt eine Kennzahl zum Personalmarketing dar. Die auf die

Stellenausschreibungen der Stadt Greven eingegangenen Bewerbungen lassen auf wirkungsvolle

Stellenanzeigen sowie eine gute und moderne Außenwirkung der Verwaltung schließen. Im Bereich des

Marketings wird momentan ein besonderes Augenmerk auf das Ausbildungsmarketing gelegt, das unter

dem Gliederungspunkt 3.2.1 näher beschrieben wird. Dass diese Strategie die jungen Bewerberinnen

und Bewerber erreicht, zeigt das große Interesse an den Ausbildungs- und Studienplätzen bei der

Verwaltung.

2.6 Fluktuation

Im Zeitraum vom 1. Juli 2012 bis zum 30. Juni 2013 haben die Stadt Greven insgesamt 21 Beschäftigte

verlassen. Hauptsächlich handelt es sich um Personalabgänge wegen des Rentenbeginns oder des Eintritts

in den Ruhestand. Fünf zeitlich befristete Verträge sind ausgelaufen und drei Eigenkündigungen

eingegangen. Die Beweggründe für die Eigenkündigungen sind für die Verwaltung von besonderem

Interesse, weil die Beweggründe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mögliche Verbesserungspotenziale

aufdecken können.

Den Eigenkündigungen steht im Betrachtungszeitraum erheblich mehr Personal entgegen, das die Stadt

Greven von anderen Verwaltungen für sich gewinnen konnte. Perspektivisch plant die Verwaltung auch

diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach ihren Beweggründen zu fragen, um im Sinne des Personalmarketings

die Stärken der Verwaltung deutlicher herausstellen zu können und Schwächen zu eruieren.

17


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

3 Leistungs- und Gesunderhaltung bei der Stadt Greven

Die schwierigen Rahmenbedingungen der Verwaltung erfordern ein Personalmanagement, das an den

strategischen Zielen ausgerichtet ist und ein planmäßiges Vorgehen verfolgt. Die strategischen Ziele der

Stadt Greven sind unter anderem auf eine leistungsstarke Verwaltung gerichtet. Die leistungsstarke

Verwaltung erfordert leistungsfähige und gesunde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die wiederum

verwaltungsseitig Unterstützungen für ihre Leistungs- und Gesunderhaltung benötigen.

Unterstützung zur

Leistungs- und

Gesunderhaltung

Leistungsstarke

Verwaltung

Leistungsfähige

und gesunde

Mitarbeiterinnen

und Mitarbeiter

verlässliche

Leistungserbringung

Die leistungsstarke Verwaltung muss auf Dauer angelegt sein. Diese langfristige Leistungsfähigkeit soll

durch ein professionelles Personalmanagement gesichert werden, das die Personalplanung, -gewinnung,

-auswahl, -entwicklung, deren Beurteilung und Vergütung sowie das Führen von Mitarbeitern und Teams

umfasst. Vor diesem Hintergrund ist die altersbedingte Fluktuation in der mittelfristigen Personalplanung

zu berücksichtigen. Zukünftig werden qualifizierte Nachwuchskräfte in ausreichender Zahl benötigt, was

aufgrund der demografischen Konkurrenz bereits heute akuten Handlungsbedarf für die Verwaltung

bedeutet. Es ist unerlässlich, Fachkräfte – basierend auf dem zukünftigen Bedarf - selber auszubilden und

an die Verwaltung zu binden. Abgerundet wird die Vielfalt des Personalmanagements durch das

Gesundheitsmanagement und die Unterstützung für eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

In den folgenden Abschnitten wird vorgestellt, was die Verwaltung in diesem Jahr für die Leistungs- und

Gesunderhaltung ihrer Beschäftigten und die Sicherung ihrer langfristigen Handlungs- und Leistungsfähigkeit

unternommen hat. Es werden die nächsten Schritte aufgezeigt und auf das zurückgeblickt, was

in der Vergangenheit in diesem Sinne bereits unternommen wurde.

18


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

3.1 Betriebliches Gesundheitsmanagement

In diesem Jahr hat sich die Verwaltung vor dem Hintergrund der strategischen Zielsetzung und den

besonderen Herausforderungen der demografischen Entwicklungen dem betrieblichen Gesundheitsmanagement

erstmals strukturiert genähert. Am 11. Juli 2013 fand unter Leitung der Team Gesundheit

GmbH aus Essen ein Auftaktworkshop statt, an dem neben Vertretern der Dienststelle auch die

Vorsitzende des Personalrats, die Gleichstellungsbeauftragte und die Betriebsärztin teilnahmen. Die breite

Beteiligung spiegelt sich in der Entwicklung des gemeinsamen Verständnisses von Gesundheit und

betrieblichem Gesundheitsmanagement wider. Demnach ist Gesundheit „eine Kompetenz zur aktiven

Lebensbewältigung durch die ein positives seelisches und körperliches Befinden und ein unterstützendes

Netzwerk sozialer Beziehungen erhalten und hergestellt wird. Dazu bedarf es eines positiven Konzeptes,

das in gleicher Weise die Bedeutung sozialer sowie individueller psychischer und physischer Fähigkeiten

und Ressourcen für die Gesundheit beinhaltet.“

Im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements wird die Erhaltung und Förderung der

Gesundheit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als die gemeinsame, interdisziplinäre Aufgabe für alle

Arbeitsbereiche der Stadt Greven verstanden. Forciert werden die Entwicklung und Lenkung betrieblicher

Strukturen und Prozesse, um Arbeit, Organisation und Verhalten gesundheitsförderlich zu gestalten. Die

Führungskräfte aller Ebenen übernehmen allein durch ihre Funktion eine besondere Verantwortung.

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein Teilbereich des Betrieblichen

Gesundheitsmanagements zu dessen Umsetzung die Stadt Greven rechtlich verpflichtet ist. Für eine

vertrauensvolle und rechtssichere Umsetzung soll noch im Jahr 2013 eine Dienstvereinbarung zwischen

der Dienststelle und dem Personalrat geschlossen. Ein BEM-Beauftragter wurde bereits geschult, so dass

die BEM-Gespräche anschließend professionell und in einem diskreten, individuell gestaltbaren Rahmen

stattfinden können.

Eine wichtige Erkenntnis des Auftaktworkshops war, dass die Stadt

Greven instrumentell sehr gut aufgestellt ist. In den vergangenen

Jahren wurde eine Vielzahl von Instrumenten eingeführt, die dem

Gesundheitsmanagement seinen strukturellen Rahmen bieten

können. Bei diesen Instrumenten handelt es sich u.a. um die

Führungsleitlinien, Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen.

Auch das Leitbild zählt sich zu den Instrumenten. Sie bedürfen nun

einer Anpassung mit Blick auf den Gesundheitsaspekt.

Da das Gesundheitsmanagement in dieser strukturellen Form nicht erfahrbar ist, sind in einem ersten

Schritt praktische Angebote für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erforderlich. Der interdisziplinäre

Arbeitskreis zur Gesundheitsförderung arbeitet aus diesem Grund an einem Angebotskatalog, in dem sich

jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter wiederfinden kann. Um eine kurzfristige Umsetzung der

Workshop-Ergebnisse zu gewährleisten, werden zunächst Maßnahmen angeboten und auf eine

Mitarbeiterbefragung als Bedarfsanalyse verzichtet. Der Arbeitskreis wird bei der Personalversammlung im

März 2014 über den Einstieg in das Gesundheitsmanagement informieren und die Kursangebote vorstellen.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich vor Ort näher informieren und anmelden. Die ersten

Kurse sollen in dem Zeitraum von April bis Juli 2014 stattfinden.

Zur Schaffung und Erhaltung der Akzeptanz werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Laufe des

weiteren Prozesses beteiligt. Insbesondere die Rückmeldungen zu den Kursangeboten sollen als Grundlage

für die weitere Gestaltung der Gesunderhaltung und -förderung bei der Stadt Greven dienen. Diese

Angebote werden erstmals verwaltungsseitig angestoßen und unterstützt, um sie – wo möglich -

sukzessive in selbstorganisierte, eigenverantwortliche Gruppen überzuleiten. Auf diese Weise sollen die

19


Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur gesund und leistungsfähig, sondern auch zufrieden und

motiviert bleiben. Die gemeinsame Kursteilnahme und die eigenverantwortliche Organisation sollen sie

auch außerhalb des Arbeitsplatzes zusammen bringen und ein stärkeres Miteinander bewirken.

Langfristiges Ziel dieser Maßnahmen ist neben einer gesunden Organisationskultur auch die Senkung der

Krankenquote. Zielführend sind dabei das Thematisieren der individuellen Gesunderhaltung und das

Schärfen des Bewusstseins der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ihre persönliche Verantwortung. Die

Senkung der Krankenquote soll durch Vorbeugung und Achtsamkeit für die eigene Gesundheit erreicht

werden.

Neben einer bedürfnisorientierten Ausgestaltung ist dabei auch auf eine alters- und alternsgerechte

Gestaltung der Angebote zu achten. Es sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Altersgruppen

eingebunden und über passende Angebote zur Teilnahme motiviert werden. Diese Einbindung kann auch

über eine alters- und alternsgerechte Gestaltung des Arbeitsumfeldes und -weise geschehen.

Die Gesunderhaltung und Bindung älterer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist wichtig, damit sie möglichst

bis zum Eintritt in den Ruhestand den eigenen Aufgabenbereich wahrnehmen können. Dies ist eine

wesentliche Stütze, um die Verwaltung leistungsstark zu erhalten. Die hohe Anzahl von Überstunden und

die Ansammlung der Urlaubstage führen häufig dazu, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wesentlich

früher als offiziell geplant aus dem aktiven Dienst ausscheiden. Ihre Aufgaben müssen dann von aktiven

und selbst stark ausgelasteten Kolleginnen und Kollegen übernommen werden. Durch die lange

Abwesenheit vor dem Ruhestand und die sich anschließende Wiederbesetzungssperre von sechs Monaten

ergeben sich teilweise unzumutbare Zeiträume, was vor dem Hintergrund der ohnehin hohen

Aufgabendichte und -komplexität nicht tragbar ist.

Die Stadt Greven war auch in den vergangenen Jahren im Bereich der Gesundheitsförderung aktiv. Die

jährlich angebotene Grippeschutzimpfung und der Sehtest für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

gehören ebenso zu den Angeboten wie die Arbeitsplatzbegehungen. Diese Angebote erfolgten isoliert und

waren nicht in eine Strategie eingebunden.

3.2 Demografieorientiertes Personalmanagement

Die unter 2.4 vorgestellte Altersstruktur der Beschäftigten bei der Stadt Greven deutet bereits heute auf

eine stärkere altersbedingte Fluktuation und perspektivisch auf Fachkräftemangel hin. Beide Aspekte

verstärken die Belastung der aktiven Beschäftigten, können ihre Leistungsfähigkeit schwächen und

Krankheit begünstigen. Im Sinne der Leistungs- und Gesunderhaltung will die Stadt Greven den

demografischen Entwicklungen rechtzeitig und vielseitig über unterschiedliche Aktionsfelder aktiv

begegnen. Die Aktionsfelder lauten modernes Personalmarketing, erfolgreiche Personalgewinnung,

professionelle Personalauswahl, stärkere Personalbindung, bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf

sowie die Personalentwicklung von Einzelpersonen und Gruppen.

3.2.1 Personalmarketing

Das erste Aktionsfeld stellt das zielgerichtete Personalmarketing dar, das die Aufmerksamkeit

qualifizierten Personals auf die Verwaltung richten soll. Die Stadt Greven legt dabei aktuell weiter einen

besonderen Fokus auf das Ausbildungsmarketing. Dabei haben auch im Jahr 2013 wieder verschiedene

Projekte und Maßnahmen sichtbare Erfolge gezeigt. In ihrer Funktion als Arbeitsgeberin hat die

Verwaltung zu allen weiterführenden Schulen in Greven Kontakt aufgenommen. In den Jahrgangsstufen

9 der Anne-Frank-Realschule und des Gymnasiums bietet sie in den Räumen des Rathauses ein

Berufsorientierungstraining an. Dieses Training stellt neben der gesellschaftlichen Verpflichtung auch ein

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

wirksames Marketinginstrument dar. Entsprechende Maßnahmen sind mit der Justin-Kleinwächter-

Realschule über Betriebsbesichtigungen für 2014 bereits vereinbart. Das Engagement der Verwaltung beim

Berufsorientierungstag des Gymnasiums für die Jahrgangsstufe 12 bleibt ein fester Bestandteil des

Maßnahmenkatalogs. Mit dem Azubi-Speed-Dating im Rathaus und dem Workshop zum Dualen

Studium in Kooperation mit einem global agierenden Unternehmen werden den Schülern zwei

Kontaktpunkte zur Stadt Greven über diese Berufsorientierungsmesse geboten. Die Resonanz aus beiden

Veranstaltungen spiegelte sich auch in diesem Jahr in einer befriedigenden Anzahl von Grevener

Bewerbungen wieder. Ziel dieser Arbeit ist darüber hinaus Imagepflege für die Stadt Greven zu betreiben,

das Schülerverhalten zu beobachten und es in weitere Marketingprozesse einfließen zu lassen. Während

95% aller Schüler das Speed-Dating mit sehr gut oder gut bewertet haben, sind offensichtlich für die G8-

Schüler klar formulierte Kernbotschaften mit Raum für erste persönliche Erfahrungen entscheidender.

Die Neugestaltung der Internetseiten hat die Außenwirkung im Jahr 2013 deutlich gesteigert.

Zahlreiche Bewerberinnen und Bewerber haben ihr Interesse an der Stadt Greven als Arbeitgeberin mit

ansprechenden Internetseiten zur Ausbildung begründet. Gleichzeitig konnte die Stadt bei der

Personalauswahl auf diese Weise nachvollziehen, wie weit sich einzelne Bewerber mit der Stadt Greven

als Arbeitgeberin auseinandergesetzt haben. Im Mittelpunkt der Internetseiten stehen Fotos und

Erfahrungsberichte vieler Auszubildenden der Stadt Greven, die über ihre Arbeit, ihren Weg zur Stadt

Greven, ihre erste Zeit oder über das von allen Auszubildenden sehr positiv wahrgenommene Miteinander

berichten. Diese Maßnahme hat auch die Identifikation der Auszubildenden mit der Stadtverwaltung

verstärkt. Bei dem in diesem Zusammenhang erstmals eingesetzten Online-Bewerbungsverfahren hat sich

gezeigt, dass die Stadt Greven derzeit noch nicht auf Stellenanzeigen in Printmedien verzichten kann.

Mindestens die Hälfte aller Bewerberinnen und Bewerber wäre sonst nicht auf das Stellenangebot

aufmerksam geworden.

Um weiter an der Außenwirkung der Stadt Greven zu arbeiten, sind auch in diesem Jahr an allen

weiterführenden Schulen der Region sowie an städtischen Hinweistafeln und in Grevener Sporthallen die

Ausbildungsplakate der Stadt Greven parallel zur Ausschreibung ausgehängt worden. Auch gezielte

Informationsveranstaltungen für die Bewerberinnen und Bewerber im Auswahlverfahren sind gewürdigt

worden. Bei der Gestaltung dieser Veranstaltung wurden die aktiven Auszubildenden eingebunden.

Die Qualität der Ausbildung steigert gleichzeitig ihre Attraktivität. Die Stadt Greven hat deshalb in diesem

Jahr alle Ausbilder zu einem ersten hausinternen Ausbilderworkshop eingeladen. Im Vordergrund

standen der Erfahrungsaustausch unter den Ausbildern und das Umsetzen des handlungsorientierten

Ausbildungsansatzes (lernen mit Kopf, Herz und Hand) in der Praxis.

Der Azubi-Ehrenamtstag hat sich als Element der

Ausbildung bewährt und in diesem Jahr zum zweiten Mal

stattgefunden. Neun Auszubildende des Rathauses, der

Stadtbibliothek und des Bau- und Entsorgungsbetriebes

haben sich ehrenamtlich für das Haus Tobias engagiert.

Während vier Auszubildende eine Hecke auf dem Gelände der

Einrichtung in Eigenregie gepflanzt haben, sind weitere fünf

Auszubildende mit allen Bewohnern und einigen

professionellen Begleitern in den Allwetterzoo nach Münster

gefahren. Diese Aktion war für die Auszubildenden

bereichernd und ist von den Bewohnern und den

Verantwortlichen der Caritas sehr positiv wahrgenommen

worden.

Weitere Maßnahmen wie eine gemeinsame Marketinginitiative mehrerer Kommunen des

Münsterlandes sowie eine Facebook-Präsenz sind für das Jahr 2014 anvisiert.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

3.2.2 Personalgewinnung

Für die Neugewinnung von Personal ist eine nach außen strahlende

Arbeitgeberattraktivität unumgänglich. Potenzielle Bewerberinnen und

Bewerber nehmen die Verwaltung zunächst über Stellenausschreibungen

war. Die Print-Stellenanzeigen wurden daher in diesem Jahr auf ihre

optische Wirkung überprüft. Um sich von den übrigen Anzeigen deutlicher

abzusetzen und mehr Aufmerksamkeit zu erlangen, wurde das Layout der

Print-Stellenanzeigen überarbeitet und für mehr Modernität mit dem

nebenstehenden QR-Code versehen. Der QR-Code führt über einen Scanner

(App auf dem Smartphone) unmittelbar zu den Stellenangeboten im

greven.net.

Aus Gründen der modernen Außendarstellung und zur Optimierung von Stellenbesetzungsverfahren wurde

im Mai 2013 mit der Umstellung auf E-Mail-Bewerbungen begonnen und die E-Mail-Adresse

bewerbungen@stadt-greven.de eingerichtet. Neben der Möglichkeit, die Bewerbung auf dem Postweg

einzureichen, steht den Bewerbern seither auch der elektronische Weg offen. Sie erhalten unmittelbar nach

Eingang der E-Mail eine automatisierte Eingangsbestätigung. Die Kommunikation erfolgt während des

Bewerbungsverfahrens weitestgehend über E-Mail, es sei denn, Bewerber widersprechen diesem

Kommunikationsweg.

Bei der E-Mail-Bewerbung sind technische Aspekte zu berücksichtigen, die als „Hinweise zur Bewerbung

bei der Stadtverwaltung Greven“ zusammengefasst im greven.net veröffentlicht wurden. Darin enthalten

sind allgemeine Hinweise sowie spezielle Hinweise für die Übersendung der Bewerbungsunterlagen per

E-Mail und auf dem Postweg. In den Stellenausschreibungen wird auf diese Hinweise aufmerksam

gemacht.

Den jeweiligen Verfahrensbeteiligten wird für jedes Auswahlverfahren ein individueller Zugriff auf das

E-Mail-Postfach eingerichtet. Durch den zeitgleichen Zugriff aller Verfahrensbeteiligten auf die

Bewerbungs-unterlagen soll eine Verfahrensverkürzung erreicht werden.

Bei dem Auswahlverfahren zur Besetzung der Ausbildungsstellen 2014 (Bachelor, Verwaltungsfachangestellte

und Verwaltungswirte) wurde zudem erstmalig ein Bewerberbogen eingesetzt. Der

Bewerberbogen wurde ebenfalls im greven.net zur Verfügung gestellt und von den Bewerbern ausgefüllt

und unterschrieben mit den übrigen Bewerbungsunterlagen eingereicht. Mit dem Bewerberbogen wurden

Informationen zur Person und ihrem Werdegang in standardisierter Form zusammengefasst. Diese

Informationen sind auch aus den Bewerbungsunterlagen ersichtlich. Es wurden zusätzlich Angaben zu

statistischen Zwecken gefordert sowie Hinweise zum Datenschutz und zu Kommunikationswegen gegeben.

Abschließend haben die Bewerber ihre Motivation für die Bewerbung bei der Stadt Greven dargelegt. Der

Bewerberbogen bietet einen schnellen Überblick über die einzelnen Bewerber. Er soll zu

Arbeitserleichterungen führen, indem die Daten nicht länger manuell durch den Fachdienst Personal erfasst

werden müssen, sondern in einheitlicher Form mit dem Bewerbungseingang vorliegen.

Die Verwendung eines Bewerberbogens soll sukzessive auf alle Stellenbesetzungsverfahren übertragen

werden. Für das Jahr 2014 ist geplant, das in diesem Jahr verwendete PDF-Formular durch einen

professionellen Formularassistenten zu ersetzen. Für die Bewerber bedeutet dies ein vereinfachtes,

übersichtlicheres und angenehmeres Ausfüllen. Am Ende des Formulars haben sie die Möglichkeit ihre

übrigen Bewerbungsunterlagen als PDF anzufügen und an die Stadt Greven zu senden. Um einen

„Bewerbungstourismus“ zu vermeiden, der sich aus dieser relativ problemlosen Bewerbungsart ergeben

könnte, wird weiterhin ein einseitiges Motivationsschreiben für die Bewerbung bei der Stadt Greven

gefordert. Diese haben sich zudem als ein sehr aufschlussreiches Auswahlkriterium bewährt.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Die Bewerbungsübersendung per E-Mail und der Einsatz des Bewerberbogens wirken sich neben der

optimierten Bearbeitungszeiten auch positiv auf die Außenwirkung der Verwaltung aus. Sie stehen für ein

modernes Arbeitsumfeld, was die Stadt Greven als Arbeitgeberin attraktiv macht. Dies führt nicht nur zu

einer besseren Anzahl sondern auch zu hochwertigeren Bewerbungen. Vor dem Hintergrund des zukünftig

stärker spürbaren Fachkräftemangels ist die moderne und attraktive Außenwirkung eine wesentliche

Komponente des demografieorientierten Personalmanagements.

3.2.3 Professionelle Personalauswahl

Die Auswahl qualifizierten Personals ist – insbesondere vor dem Hintergrund stetig steigender

Anforderungen und Kosten – entscheidend für ein erfolgreiches Personalmanagement. Die Verwaltung hat

ihr Personalauswahlverfahren bereits im Jahr 2012 belgeitet durch Prof. Uwe Peter Kanning, Hochschule

Osnabrück, professionalisiert. Nach der anfänglich vollständigen Begleitung dieser Auswahlverfahren

werden die Verfahren inzwischen weitestgehend eigenständig vom Zentralen Steuerungsdienst in

Zusammenarbeit mit dem Fachdienst Personal durchgeführt.

Die professionelle Gestaltung des Auswahlprozesses steht für Arbeitgeberqualität und vermittelt den

Bewerbern Wertschätzung. Systematisiert und zielorientiert hilft sie zudem Fehlentscheidungen zu

vermeiden, schränkt dadurch Eigenkündigungen und Fluktuation ein. Das wiederum trägt zur Sicherung

der Leistungsfähigkeit der Verwaltung bei.

3.2.4 Personalbindung

Die Bindung des aktiven Personals ist wichtig, um Eigenkündigungen und daraus resultierende, nicht

planbare Fluktuation zu vermeiden. Die andernfalls entstehenden Vertretungssituationen, Erhöhungen der

Arbeitsdichte und Unzufriedenheit schwächen die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

und dadurch die Verwaltung. Es gilt vielmehr die Personalbindung über herausfordernde Aufgaben, flexible

Arbeitszeitgestaltung und Angebote wie die des Gesundheitsmanagements zu unterstützen. Alle

Maßnahmen helfen, die Arbeitsbedingungen zu verbessern, die Motivation und Leistungsbereitschaft zu

fördern, um die Verwaltung in ihrer Leistungsfähigkeit zu stärken.

Bereits im Juni 2012 wurde der Leitfaden zur strukturierten Einarbeitung veröffentlicht. Aufgrund

der Haushaltssituation, teilweise verspäteter Wiederbesetzungen und der starken Arbeitsdichte kommt die

Einarbeitung häufig automatisch zu kurz. Dies schadet der Verwaltung, denn in der Anfangsphase sind die

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hoch motiviert, voller Erwartungen und haben eine hohe

Aufnahmekapazität. Sie möchten Neues lernen, anspruchsvolle Aufgaben übernehmen und integriert sein.

Bereits in den ersten Tagen entscheidet sich, ob die Erwartungen der neuen Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter erfüllt werden und sie der Verwaltung langfristig als engagierte Arbeitskräfte erhalten bleiben.

Eine intensive Einarbeitung ist damit der erste wichtige Schritt für eine frühzeitige und anhaltende

Personalbindung.

Seit diesem Jahr werden im Prozess der Personalbindung die Beschäftigten in Abwesenheit stärker

einbezogen. Der neu eingeführte Newsletter informiert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Elternzeit,

bei längerer Erkrankung und Auszubildende im Blockunterricht während ihrer Abwesenheit laufend über

Ereignisse und Änderungen in der Verwaltung. Sie sind dadurch stets auf einem aktuellen

Informationsstand und bleiben trotz ihrer temporären Abwesenheit an die Verwaltung angebunden.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Zur Ehrung der langjährig Beschäftigten wurden am

18. November 2013 alle Dienstjubilare des Jahres 2013 mit

ihrer Partnerin oder ihrem Partner zu einer gemeinsamen

Feierstunde in den Kleinen Sitzungssaal eingeladen. Die

Jubilarfeier fand zum zweiten Mal in diesem Rahmen statt

und wird nach den positiven Rückmeldungen auch in Zukunft

in dieser Form fortgeführt.

3.2.5 Personalgewinnung und -bindung bei der Feuerwehr

Die Stadtverwaltung Greven hat derzeit erhebliche Probleme, die Vorgaben des Brandschutzbedarfsplanes

im Hinblick auf die erforderliche Aufstockung der Zahl der im Brandschutz tätigen Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter umzusetzen. Die Ursachen hierfür sind vielfältiger Natur.

Da bei der Feuer- und Rettungswache Greven alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl im Bereich des

Brandschutzes als auch schwerpunktmäßig im Rettungsdienst tätig sind, wurden bislang ausschließlich

Brandmeister mit abgeschlossener Zusatzausbildung zum Rettungsassistenten eingestellt. Auf diese Weise

konnten beide Tätigkeitsbereiche flexibel besetzt werden.

Aufgrund einer EUGH-Rechtsprechung ist die bislang von einigen Feuer- und Rettungswachen (nicht

Greven) noch praktizierte Arbeitszeit von 54 Stunden pro Woche mit entsprechenden Ausgleichszahlungen

(sog. Opt-out-Regelung) ab dem Jahr 2014 nicht mehr zulässig und wird auf 48 Stunden begrenzt. Die

betroffenen Einstellungsbehörden stocken ihr Personal im Bereich des Brandschutzes daher aktuell deutlich

auf, um die Kürzung der zulässigen Höchstarbeitszeit aufzufangen. Die Änderung hatte und hat eine

Vielzahl von Stellenausschreibungen großer Einstellungsbehörden im Bereich des Brandschutzes zur Folge,

die mit Greven um die gut qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber konkurrieren.

Da in großen Organisationen generell bessere Aufstiegschancen bestehen, entscheiden sich die Bewerberinnen

und Bewerber der Stadt Greven derzeit regelmäßig für andere Einstellungsbehörden. Erschwerend

kommt das in anderen Organisationen übliche 24-Stunden-Schichtmodell hinzu. Dieses ist wegen der

abweichenden Präsenzzeiten deutlich attraktiver als das kombinierte 12-Stunden-/24-Stunden-

Schichtmodell der Stadt Greven. Manche Bewerberinnen und Bewerber möchten ausschließlich im

Brandschutz tätig sein und treffen aus diesem Grund ihre Entscheidung zu Gunsten der größeren Feuerund

Rettungswachen. Diese halten oftmals auch mehr interessantes, technisches Gerät vor, als die im

Verhältnis kleine Feuer- und Rettungswache Greven.

All diese Aspekte führen in letzter Zeit dazu, dass Bewerber sich letztlich nicht für die Stadt Greven, sondern

für eine andere Institution entscheiden. Zusätzlich bereitet das breite Stellenangebot anderer Behörden

zunehmend Probleme, den vorhandenen Mitarbeiterstamm dauerhaft bei der Stadt Greven zu halten.

Weiter verschärft wird die Situation dadurch, dass ab 2014 der Ausbildungsberuf des Rettungsassistenten

abgeschafft wird und das neue Berufsbild des Notfallsanitäters an dessen Stelle tritt. Der elementare

Unterschied in den beiden Ausbildungsgängen besteht darin, dass die Ausbildung zum Rettungsassistenten

6 Monate Schule plus Anerkennungsjahr betrug, der Notfallsanitäter hingegen nun 3 Jahre dauern wird.

Genaue Informationen darüber, von wem, wo und wann Notfallsanitäter demnächst ausgebildet werden

können, liegen bis heute nicht vor. Daher sind derzeit alle Feuer- und Rettungswachen bemüht, alle noch

auf dem Arbeitsmarkt vorhandenen Brandmeister mit Rettungsassistentenausbildung für sich zu

rekrutieren, so dass die Bewerberinnen und Bewerber in der komfortablen Situation sind, sich die passenden

Stellen aussuchen zu können.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

3.2.6 Wiederbesetzung von Stellen

Einstimmig konkretisierten der HFWA und der Rat der Stadt Greven in ihren Sitzungen am 19.03. und

02.04.2003 folgende Bestimmung des Haushaltssicherungskonzepts 2003 zur Nachbesetzung frei

werdender Stellen:

„Ob und mit welchen Stellenanteilen eine frei werdende Stelle extern wiederbesetzt werden darf, ist vom

Haupt- und Finanzausschuss zu entscheiden. Bei zu besetzenden Stellen ist generell eine

Wiederbesetzungssperre von mindestens 6 Monaten vorzusehen, unabhängig davon, ob auf Dauer wieder

eine interne oder eine externe Besetzung erfolgen soll. Über zwingend gebotene Ausnahmen einer externen

Wiederbesetzung vor dem Ablauf des Zeitraumes von 6 Monaten entscheidet ebenfalls der Haupt- und

Finanzausschuss. Die Entscheidung über interne Wiederbesetzungen, die vor dem Ablauf von 6 Monaten

erfolgen sollen, obliegt dem Bürgermeister (Organisationsrecht des Bürgermeisters).“

Dieser Beschluss liegt über zehn Jahre zurück und bedarf einer kritischen Betrachtung der damaligen und

heutigen Rahmenbedingungen: Damals wie heute galt und gilt, dass die Stadt Greven mit einer schwierigen

Finanzsituation umgehen und alle erdenklichen Anstrengungen zur Reduzierung von Aufwendungen und

Steigerung von Erträgen unternehmen muss. Heute noch befindet sich die Stadt Greven in der

Haushaltssicherung, auch wenn für das Jahr 2014 ein temporärer Ausgleich möglich ist.

Insbesondere seit dem Jahr 2009 haben Rat und Verwaltung mit den Haushaltsbegleitbeschlüssen und

zahlreichen Konsolidierungsmaßnahmen, die im Bericht zur Produktkritik und Haushaltskonsolidierung

fortgeschrieben werden, Millionenbeträge im städtischen Haushalt „eingespart“. Ein wichtiger Beitrag über

alle Jahre hinweg war die deutlich verspätete oder gar unterbliebene Wiederbesetzung von Stellen. In allen

interkommunalen Vergleichen der letzten Jahre konnte die Verwaltung den Beweis antreten, dass es keine

andere Stadt unserer Größenordnung in der Region gibt, die mit einem derart geringen Personalbestand

auskommt. Seit 2002 bleibt daher die Entwicklung der Personalaufwendungen bei der Stadt Greven

deutlich hinter den Tarifsteigerungen im Bereich des öffentlichen Dienstes zurück. Das entspricht faktisch

einem kontinuierlichen Stellenabbau. Mit diesen „Sparmaßnahmen“ ist die Verwaltung inzwischen jedoch

deutlich an ihre Grenzen gestoßen. Drei Aspekte erschweren zunehmend eine vorausschauende

Personalpolitik:

Die Altersstruktur ist bei der Stadt Greven gravierend schlechter als sie es ohnehin in den deutschen

kreisangehörigen Gemeinden schon ist. Während im Durchschnitt 15 % der Beschäftigten bei den

kreisangehörigen Kommunen 55 Jahre oder älter sind (vgl. Studie der Prognos AG im Auftrag der Robert-

Bosch-Stiftung im Jahr 2008), lag dieser Anteil in Greven im Jahr 2012 bei 33 %. Insgesamt waren im Jahr

2012 nicht weniger als 70 % (!!) der Beschäftigten bei der Stadt Greven 45 Jahre oder älter.

Die „demografische Konkurrenz“ erschwert die Situation zusätzlich. Der immer älter werdenden

Belegschaft stehen immer weniger junge Menschen gegenüber, die ihre Arbeitskraft auf dem Arbeitsmarkt

anbieten. Um fertig ausgebildete Kräfte konkurrieren neben immer mehr öffentlichen Arbeitgebern – auch

in der Region - zusätzlich privatwirtschaftliche Unternehmen, die für viele junge Menschen attraktiver

erscheinen. Zwar bemüht sich die Stadt Greven, dieser Konkurrenz durch ein exzellentes

Ausbildungsmarketing und die Professionalisierung des Personalmanagements zu begegnen. Es ist jedoch

erkennbar, dass uns das in der Konkurrenz zu unserem Umfeld nur partiell gelingt. Finanzielle Aspekte,

berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und der Reiz größerer Städte machen uns das Leben schwer.

Dort, wo in früheren Jahren noch eine Kompensation durch innerbetriebliche Maßnahmen oder

Personalverschiebungen möglich war, ist uns diese Flexibilität heute abhandengekommen. Die interne

Stellenbesetzung ist kaum noch möglich: Mitarbeiter(innen) sind in ihrem bisherigen Aufgabengebiet

(das sie häufig als Einzelperson bearbeiten) zunehmend nicht verzichtbar bzw. würden dort die gleichen

Probleme hinterlassen, die sie an anderer Stelle beheben sollen. Weitere Stelleneinsparungen und die

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

verspätete Wiederbesetzung von Stellen führen dazu, dass in personalkritischen Bereichen der Verwaltung

der Arbeitsdruck auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter grenzwertig zunimmt. Das betrifft in

besonderem Maße solche Organisationseinheiten, in denen die Belastung schon wegen des Arbeitsinhaltes

und –umfeldes äußerst schwierig ist – zum Beispiel den Fachdienst Arbeit und Soziales (Jobcenter).

Diese Belastung führt zu Fluktuation, krankheitsbedingten Ausfällen und Mangel an Interessenten bei der

Nachbesetzung frei werdender Stellen. Die zu späte Nachbesetzung führt wiederum zu einer noch größeren

Belastung erfahrener Kolleginnen und Kollegen, die noch mehr Fälle bearbeiten und gleichzeitig permanent

neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die komplexe Materie einarbeiten müssen. Diese sind dann

frühestens nach einem Jahr so gut eingearbeitet, dass sie das Fallkontingent einer Vollarbeitskraft

übernehmen können.

Dieser Belastungssituation kann durch extern begleitete Teambildungsprozesse begegnet werden, die

isoliert jedoch nicht zum Erfolg führen. Flankiert werden müssen sie von einer verlässlichen Personaleinsatzplanung,

die Druck von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nimmt. Wenn die Dienststelle in

Aussicht stellen kann, dass frei werdende Stellen möglichst frühzeitig und ohne Einhalten einer Karenzzeit

von sechs Monaten besetzt werden können, steigt das Vertrauen in die Unterstützungsbereitschaft von Rat

und Verwaltungsführung.

Zugleich darf jedoch der Blick für die Haushaltskonsolidierung nicht verloren gehen. Dort, wo es – auch

unter gewissen Schmerzen – noch vertretbar und möglich ist, soll die Wiederbesetzungssperre von sechs

Monaten gelten und der Vorbehalt der Zustimmung des HFWA zur externen Wiederbesetzung bestehen

bleiben.

Vor diesem Hintergrund wird die Verwaltung die Regelungen zur Wiederbesetzung von Stellen im

kommenden Jahr aufbereiten, thematisieren und diskutieren.

3.3 Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Der demografische Wandel hat neben der Alterung der Mitarbeiterschaft, dem sog. „Ageing“, auch

Auswirkungen auf die private Situation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Neben der Kinderbetreuung

gewinnt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zunehmend auch durch Pflegesituationen an Bedeutung.

Beides erfordert von den Betroffenen ein hohes Maß an Flexibilität. Im Sinne des strategischen Ziels der

leistungsstarken Verwaltung sind diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Rahmenbedingungen zu

schaffen, mit denen sie ihre private mit der beruflichen Situation vereinen und der Verwaltung als aktives

Personal erhalten bleiben können. „Die künftige Leistungsfähigkeit der Kommunen hängt u. a. davon ab,

inwieweit es gelingt, die familiären und lebensphasenabhängigen Bedürfnisse der Beschäftigten mit dem

Berufsalltag in Einklang zu bringen“ (KGSt-Bericht 3/2009, S.9).

Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist für viele Beschäftigte ein wesentlicher Aspekt bei der

Arbeitsplatzwahl und kann für die Verwaltung den entscheidenden Erfolgsfaktor bei der Gewinnung und

Bindung qualifizierten Personals darstellen. Im Kern geht es für die Beschäftigten um die flexible

Gestaltung ihrer Arbeitszeit, die sich neben individuellen Teilzeitmodellen auch auf die spontane

Anpassungsfähigkeit der Arbeits- auf die private Situation bezieht. Die Stadt Greven bietet ihren

Beschäftigten eine sehr individuelle und flexible Gestaltung der Arbeitszeit, wie die Vielfalt an vereinbarten

Teilzeitmodellen und der Anteil der Beschäftigten in Teilzeit bei der Stadt Greven verdeutlichen.

Über die genannten Unterstützungselemente kann die Leistungsfähigkeit und –bereitschaft der

betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter trotz Doppelbelastung erhalten und gefördert werden. In

den Flexibilisierungsprozess sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv mit einzubinden, da sie die

Möglichkeiten und Unmöglichkeiten der Vereinbarung von Beruf und Familie am besten einordnen können.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

Auch im Umgang mit beruflichen und privaten Belastungen kann das betriebliche Gesundheitsmanagement

zukünftig Unterstützung leisten. Unberücksichtigt kann eine lang anhaltende

Mehrfachbelastung die Gesundheit gefährden und zu Minderleistungen führen. Bewegungs- und

Entspannungsangebote sowie themenspezifische Seminare können zur Gesunderhaltung und –förderung

der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beitragen.

3.3.1 Frauenförderplan

Mit der Neugestaltung des Personalberichts soll zukünftig auch der Frauenförderplan eine neue

Ausrichtung erhalten. Grundsätzlich beinhaltet der Frauenförderplan nach § 6 Landesgleichstellungsgesetz

(LGG) eine Bestandsaufnahme, Analyse und Prognose im Zusammenhang mit der Frauenförderung

in der Kommune. Außerdem werden Zielvorgaben zum Abbau der Unterrepräsentanz von Frauen in

bestimmten Arbeitsbereichen formuliert. Hieraus werden konkrete Maßnahmen entwickelt, die der

Förderung der Gleichstellung, dem Abbau von Unterrepräsentanz und der Vereinbarkeit von Familie und

Beruf dienen. Da es sich um angemessene und geeignete Maßnahmen handeln soll, die bestehende

Nachteile verhindern oder ausgleichen, stehen diese nicht im Widerspruch zu den Regelungen des AGG

und haben nach wie vor ihre Berechtigung im Rahmen der Personalentwicklung.

Die Geltungsdauer eines Frauenförderplans, der von der Dienststelle in Zusammenarbeit mit der

Gleichstellungsstelle aufgestellt wird, beträgt drei Jahre. Zukünftig ist geplant, eine Überprüfung der

Zielerreichung im Rahmen des jährlich erscheinenden Personalberichts vorzunehmen. Dieser enthält seit

längerer Zeit bereits eine geschlechterdifferenzierte Darstellung bei den statistischen Angaben und greift

gleichstellungsrelevante Aspekte auf. Angesichts der finanziellen Situation der Stadt Greven war und ist

es allerdings schwierig, entsprechende Prognosen zur Erhöhung der Frauenquote in Bereichen, die

unterrepräsentiert sind, zu treffen. Daher soll darauf verzichtet und zukünftig eher der Ansatz verfolgt

werden, nach einer Analyse mit Hilfe von Zielsetzungen konkrete Problemstellungen zu formulieren und

diese entsprechend bearbeiten zu können. Auf diese Weise ist eine wesentlich bessere Überprüfbarkeit der

konkreten Maßnahmen gegeben. Geplant ist, jährlich im Zusammenhang mit dem Personalbericht über

den Zielerreichungsgrad in den unterschiedlichen Themenfeldern zu berichten.

Angesichts des demografischen Wandels, der deutliche Auswirkungen auf das alltägliche Verwaltungshandeln

und die einzelnen Beschäftigten hat, steht dabei vor allem das Thema Vereinbarkeit von Beruf und

Familie bzw. Pflege im Vordergrund. Neben den vorhandenen flexiblen Arbeitszeitmodellen als

hervorragende Grundlagen sollen weitere konkrete Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit entwickelt

werden. Mögliche Themen in diesem Zusammenhang sind beispielsweise Telearbeit, Führen in Teilzeit,

aktive Unterstützung von Beschäftigten beim Thema Kinderbetreuung und Pflege durch verbesserte

Beratungsangebote, Fortbildungsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Wiedereinstieg in den Beruf und

spezielle Maßnahmen zur Förderung der individuellen Berufsentwicklung von Frauen.

Diese und weitere Aspekte werden in den neu aufzulegenden Frauenförderplan für die Jahre 2014-2016

einfließen. Aufgrund von Personalwechseln und engen Zeitressourcen war es bislang nicht möglich, eine

Fortschreibung des bestehenden Frauenförderplans zu realisieren. Es erscheint zum jetzigen Zeitpunkt auch

nicht mehr sinnvoll, auf die angekündigte Novellierung des Landesgleichstellungsgesetzes und die daraus

resultierenden Auswirkungen auf die Gestaltung von Frauenförderplänen zu warten, da sich dieser Prozess

voraussichtlich noch bis ins Jahr 2015 verzögern wird.

Die im letzten Frauenförderplan für die Jahre 2007-2009 festgeschriebenen Grundsätze haben bis zur

Neuauflage Gültigkeit und sind bislang bei allen Einstellungsverfahren und sonstigen Maßnahmen der

Dienststelle im Zusammenhang mit dem Thema Frauenförderung berücksichtigt worden. Dies gilt ohnehin

für die durch das LGG vorgegebenen festen Regelungen beispielsweise in Bezug auf

Ausschreibungspflichten, geschlechtergerechte Sprache, Teilzeitregelungen und weiteres. Außerdem

bestand zu jeder Zeit diesbezüglich ein regelmäßiger Austausch seitens der Dienststelle mit der

Gleichstellungsstelle.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

3.4 Vielfalt als Herausforderung und Chance nutzen

Bei der Verfolgung des strategischen Ziels der leistungsstarken Verwaltung gewinnt neben Gesundheit und

Alter auch das Thema Vielfalt zunehmend an Bedeutung. Vielfalt bezieht sich dabei neben

unterschiedlichen kulturellen Hintergründen, Fachausbildungen der Beschäftigten und damit

einhergehenden Denk- und Arbeitsweisen auch auf die verschiedenen Altersgruppen innerhalb der

Mitarbeiterschaft. Diese Unterschiede dürfen nicht als Probleme wahrgenommen werden, sondern sind als

Herausforderung anzunehmen, um sie im Sinne der Vielfalt konstruktiv zu nutzen. Es gilt den vielfältigen

Beschäftigtengruppen ein wertschätzendes und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld zu schaffen.

Vielfalt ist nicht nur eine gesellschaftspolitische Verpflichtung, sondern ebenso eine wirtschaftliche

Notwendigkeit, die sich aus dem sinkenden Nachwuchskräfteangebot bei gleichzeitig steigender

Personalnachfrage ergibt. Die Anzahl von Beschäftigten mit Migrationshintergrund ist bei der Stadt Greven

– wie auch in anderen Verwaltungen – aktuell äußerst gering. Der Weg zu mehr Vielfalt in der Verwaltung

macht ein interkulturelles Personalmanagement erforderlich, das Maßnahmen erfasst, die helfen,



neue Zielgruppen für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu gewinnen und

interkulturelle Potenziale in der Organisation zu erkennen und zu nutzen.

Um eine bunte Bewerbergruppe anzusprechen, wurden die Stellenausschreibungen umgestaltet und

sprechen die Vielfalt nun explizit an:

Greven ist bunt und vielfältig – die Stadtverwaltung will es auch werden. Wir freuen uns deshalb über

Bewerbungen von Frauen und Männern unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft,

Behinderung, Religion und Lebensform. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der

Vielfalt ein. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung unter

Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.“

Zur Anerkennung und Wertschätzung der Vielfalt hat der Verwaltungsvorstand im August 2013 die Charta

der Vielfalt unterzeichnet. Er ist damit eine freiwillige Selbstverpflichtung eingegangen, die Vielfalt bei

der Stadtverwaltung zu thematisieren und voranzutreiben. Die Maßnahmen zur Vielfalt sind einmal im

Jahr öffentlich vorzustellen, was fortan im Personalbericht umgesetzt wird.

Die Stadt kann sich Vielfalt nicht auferlegen. Vielmehr muss sie sich Ziele setzen und diese durch

zielführende Maßnahmen erreichen. Maßnahmen des interkulturellen Personalmanagements, die zudem

das mit der Unterzeichnung der Charta bekundete Selbstverständnis weiter transportieren sind für 2014 in

Planung.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

3.5 Personalentwicklung 2014

Personalentwicklung soll Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befähigen, derzeitigen und künftigen

Anforderungen an ihrem Arbeitsplatz besser gerecht zu werden. Sie zeigt Potenziale auf und fördert die

berufliche Entwicklung. In individueller wie gruppenspezifischer Gestalt stellt die Personalentwicklung

damit ein wesentliches Aktionsfeld zum Erhalt und zur Förderung der Leistungsfähigkeit der Verwaltung

dar. Bei der Stadt Greven wird Personalentwicklung zurzeit über die Implementierung von

Einzelmaßnahmen praktiziert, ohne dass diese in einen strukturellen Rahmen eingebunden sind. Eines der

Ziele für das Jahr 2014 ist daher der Entwurf eines Personalentwicklungskonzeptes.

Mit einem neuen System zur dienstlichen Beurteilung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird

im Jahr 2014 ein weiteres Element der Personalentwicklung eingeführt. Über die Leistungsorientierte

Bezahlung erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seit einigen Jahren Rückmeldung zu ihrer an

den vereinbarten Zielen orientierten Leistung für einen zurückliegenden Zeitraum. Die dienstliche

Beurteilung wird ein individuelles, umfassendes und differenziertes Leistungsbild nach einheitlichen

Beurteilungsmerkmalen vermitteln. Neben der Leistungsbeurteilung erfolgt zusätzlich eine Befähigungsbeurteilung.

Sie dient der Steigerung der Motivation, Zuteilung von Anerkennung und zeigt den Beurteilten

perspektivisch Einsatz- und Entwicklungsmöglichkeiten auf. Die Befähigungsbeurteilung soll bei

Personalentscheidungen Berücksichtigung finden. Das Beurteilungssystem stellt daher höchste Ansprüche

an Gerechtigkeit, Vergleichbarkeit und Gewissenhaftigkeit. Die einheitlichen Beurteilungsmerkmale sollen

die Transparenz des Verfahrens und die Akzeptanz aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sichern.

3.5.1 Einführung von Teams

Zur Bildung von Teams als Organisationseinheit in verschiedenen Fachdiensten gibt es weiterhin

Überlegungen. Gerade integriert geführte Teams können – wenn die Rahmenbedingungen gut gestaltet

werden – die Produktivität und Leistungsfähigkeit erhöhen. Kennzeichnend für integriert geführte Teams

ist, dass die Teamleitung in die Entscheidungs- und Umsetzungsprozesse umfassend involviert ist und

selbst an der Aufgabenerfüllung mitwirkt. Teams, die selbst Lösungen z. B. für eine konkrete Vereinbarkeit

von Beruf und Familie finden, entlasten die Führungskraft. Die eigens erarbeiteten Teamlösungen haben

durch die aktive Beteiligung am Lösungsprozess zudem eine hohe Akzeptanz bei vielen Beschäftigten.

Teamstrukturen, mit sich selbst organisierenden bzw. sich selbst steuernden Teams, stärken die

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verantwortung für die eigene Leistung und die Leistung des Teams zu

übernehmen. Wie diese Teamstrukturen bei der Stadt Greven gestaltet werden können, damit befasst sich

die Verwaltung im Jahr 2014. Neben einheitlichen und speziellen Regelungen für die neue Organisationseinheit

„Teams“ gilt es insbesondere die Kompetenzen und Verantwortungen der Teamleitung sowie ihre

Stellung innerhalb des Teams zu diskutieren und festzulegen.

Vorteile der Teambildung werden unter anderem darin gesehen, dass

die Fachdienstleitungsebene entlastet wird (Problem einer zu großen Leitungsspanne bei deutlich

gestiegenen Anforderungen an die Leitungsposition),

ein regelmäßiger fachlicher und zwischenmenschlicher Austausch sichergestellt wird,

sich die Mitglieder sozial einer Einheit und innerhalb des Unternehmens zugehörig fühlen,

Rollen, Regeln, und Normen existieren, die das Verhalten der Mitglieder steuern und kontrollieren,

Teammitglieder Einstellungen bzw. Verhalten der anderen Teammitglieder beeinflussen,

durch die Mitgliedschaft im Team persönliche Bedürfnisse befriedigt werden und

Zielvereinbarungen und das Führen über Ziele besser gelebt werden können (bei mehr als 7 bis 10

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das nicht mehr sinnvoll leistbar, erst recht aber nicht mehr

kontrollier- und steuerbar).

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

3.5.2 Wissensmanagement

„Wissensmanagement hat zum Ziel, den Wissenstransfer zu organisieren, dass jeder sein individuelles

Wissen in den kommunalen Produktionsprozess einbringt und dieses jederzeit jedem, der es braucht, zur

Verfügung steht“ (KGSt-Bericht 3/2009, S.25).

Das Wissen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Ressourcen für Unternehmen.

Deshalb wird „Wissen“ heute bereits als Produktionsfaktor neben Kapital, Arbeit und Boden angesehen.

Wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass mit jedem Mitarbeiter, der aus einem

Unternehmen ausscheidet, bis zu 50 Prozent seines Erfahrungswissens verloren geht. Gemeint ist damit

sowohl (dokumentiertes) explizites Wissen, vor allem aber das implizite Wissen – also vereinfacht

ausgedrückt die Fähigkeit, „etwas können, ohne sagen zu können, wie.“ Der Sicherung dieses Wissens

widmet sich die Verwaltung zukünftig strukturiert bei ausscheidenden Mitarbeitern.

Vor dem Hintergrund der steigenden Fluktuation aus Altersgründen – 64 % der Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter der Stadt Greven sind aktuell über 45 Jahre alt - wird dies zwingend erforderlich. Mit den

ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird frühzeitig Kontakt aufgenommen, um über

strukturierte Interviews und Fragebogen festzuhalten, was sich mit Worten nur schwer beschreiben lässt.

Damit soll trotz hoher Fluktuation möglichst viel von den langjährigen und wertvollen Erfahrungen der

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten bleiben.

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Bericht zum Personalmanagement der Stadt Greven 2013

4 Schlusswort

Im Kern geht es bei der Leistungs- und Gesunderhaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um die

attraktive Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen zur Personalgewinnung, -bindung und –entwicklung. In

welchem Ausmaß sich aktive wie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die Verwaltung binden,

entscheiden maßgeblich das Gesundheitsmanagement, die Aktionsfelder des demografieorientierten

Personalmanagements und die Möglichkeiten zur individuellen Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Herausfordernde Arbeitsinhalte, das Führungsverhalten, die Mitarbeitergespräche und die leistungsorientierte

Bezahlung sind weitere Elemente, die sich positiv auswirken.

„Gesund, qualifiziert und motiviert bis zum Ruhestand in Vielfalt arbeiten“ soll das Motto und

Ziel der Verwaltung sein. Sofern es in dieser Gestalt gelebt wird, führt es dazu, dass





sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eher für die Stadt Greven entscheiden und dadurch

helfen, die Leistungsfähigkeit der Verwaltung trotz der demografischen Entwicklungen sicher zu

stellen,

aktive Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich stärker an die Verwaltung binden und damit die durch

die Altersstruktur bedingt hohe Fluktuation nicht zusätzlich verschärft wird,

sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seltener krank melden und für die Leistungserbringung

zur Verfügung stehen,

die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach der Elternzeit schneller an ihren Arbeitsplatz zurück

kehren, weil sie ihre berufliche mit der privaten Situation vereinbaren können.

Unter Berücksichtigung dieser auch wirtschaftlich relevanten Aspekte verfolgen die aufgezeigten

Maßnahmen der Leistungs- und Gesunderhaltung nicht nur das Ziel der leistungsstarken Verwaltung

sondern unterstützen auch die Haushaltskonsolidierung, als das wesentliche Fundament des strategischen

Zielsystems der Stadt Greven.

Bei der Verfolgung dieser strategischen Ziele unter den beschriebenen schwierigen Rahmenbedingungen

handelt es sich um einen vielseitigen und kontinuierlichen Prozess, der ein hohes Maß an Engagement und

Durchhaltevermögen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung erfordert. Diese Vielseitigkeit

muss sich in den unterschiedlichen Maßnahmen zur Leistungs- und Gesunderhaltung wiederfinden, um

allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die erforderliche Unterstützung zu bieten und auf diese Weise

zum gewünschten Erfolg zu führen.

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