Vorlesung 10 - Information Management
Vorlesung 10 - Information Management
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Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Betrieb und Unterhalt<br />
Adrian Specker<br />
30. Januar 2006
“Übersicht Betrieb und Unterhalt”<br />
2<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Ziele an Betrieb und Unterhalt<br />
Positionierung in den<br />
Vorgehensmodellen<br />
Wie positioniert sich der<br />
Betrieb und Unterhalt?<br />
Modelle von Betrieb und Unterhalt<br />
Prozess- und<br />
Funktionsmodelle<br />
Das Betrieb- und<br />
Unterhaltssystem verfügt über ein<br />
Prozess- und Funktionsmodell.<br />
Ziele im Überblick<br />
Umfangreiche Zielsetzungen<br />
für Betrieb und Unterhalt.<br />
IT-Services - die Produkte<br />
der Betriebsorganisation<br />
Die zu erbringenden Services<br />
müssen klar definiert werden.<br />
Relevanz der Kosten<br />
im Betrieb<br />
Die Kosten des Betriebs<br />
übersteigen längerfristig die<br />
Projektkosten.<br />
Organisation von<br />
Betrieb und Unterhalt<br />
Hauptfokus ist die Aufgabenteilung<br />
zwischen zentraler Informatik und<br />
dezentraler Verantwortung.
3<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
1. Block<br />
Ziele an<br />
Betrieb und Unterhalt
Positionierung Betrieb und Unterhalt im Wasserfallmodell<br />
4<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projektantrag<br />
Projektplanung<br />
& -initialisierung<br />
Start<br />
Realisierung<br />
Projektmanagement<br />
Projektmanagement<br />
Projektabschluss<br />
Systemnutzung<br />
Grobkonzept<br />
Konzept<br />
Pflichtenheft<br />
& Evaluation<br />
Verifikation<br />
& Vertrag<br />
Detailkonzept<br />
Design &<br />
Implementation<br />
Abnahme &<br />
Inbetriebnahme<br />
Betrieb &<br />
Unterhalt
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Spiralmodell: Die Weiterentwicklung ist eingeplant<br />
5<br />
Nutzung<br />
Planung der nächsten Phasen<br />
Betrieb &<br />
Unterhalt II<br />
Abnahme &<br />
Inbetriebnahmebn<br />
Betrieb &<br />
Unterhalt I<br />
Design &<br />
Implementation<br />
Detailkonzept<br />
Projektantrag<br />
Verifikation<br />
& Vertrag<br />
Grobkonzept<br />
Pflichtenheft &<br />
Evaluation<br />
Konzept<br />
Phase 1<br />
Phase 2<br />
Lösungskonzepte<br />
Entwicklung und Validierung
Ziele Betrieb und Unterhalt im Überblick<br />
6<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
- Strategische Ausrichtung der IT<br />
Strategische Informatikplanung, Ausrichtung auf Unternehmensziele<br />
- IT-Projekte und IT-Portfoliomanagement<br />
Projektportfolios, Überblick wichtigste Projekte<br />
- Hohe IT-Performance<br />
Zufriedene Kunden, Kosteneffizienz, Kostentransparenz,<br />
- Optimales Risikomanagement<br />
IT-Sicherheit, Stabilität von Geschäftsprozessen, Disaster Recovery<br />
- Klare Organisation und Prozessmanagement<br />
Standardprozesse in der IT, Standards für Projektmanagement, ...
7<br />
Relevanz der Kosten im Betrieb (s. Vortrag F. Kuhlen)<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker
8<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
2. Block<br />
Modelle von<br />
Betrieb und Unterhalt
Prozessmodell: Prozesse von Betrieb und Unterhalt<br />
9<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Führungsprozesse<br />
Technologieerkennung<br />
Strategische Anwendungen<br />
Standards- & Richtlinien<br />
Strategisches Partnermanagement<br />
IT-Organisationsgestaltung<br />
Personalführung<br />
Controlling<br />
Planungsprozesse<br />
Strategische Informatikplanung<br />
Planungs- & Budgetierungsprozess<br />
Investitionsantragsprozess<br />
Umsetzungsplanung<br />
Datenschutz & -sicherheitsplanung<br />
Betriebsprozesse<br />
Anwendungsbetrieb & -unterhalt<br />
Systembetrieb & -unterhalt<br />
Netzwerkbetrieb & -unterhalt<br />
Hardwarebetrieb & -unterhalt<br />
Datenschutz- & -sicherheit<br />
Supportprozesse<br />
Supportprozess (First, Second Level)<br />
Störungsbehebungsprozess<br />
Aus- und Weiterbildungsprozess
Funktionsmodell: Funktionen von Betrieb und Unterhalt<br />
<strong>10</strong><br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Benutzungsnahe Funktionen<br />
Anwendungsprojektierung<br />
Aus- und Weiterbildung<br />
Benutzerunterstützung<br />
Störungsbehebung<br />
Dokumentationsaufgaben<br />
Führungsaufgaben<br />
Systemnahe Funktionen<br />
Systemverwaltung<br />
Wartung und Unterhalt<br />
Sicherheit
IT-Services - die Produkte der Betriebsorganisation<br />
11<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Kosteneffizienz<br />
Kosten Produktekatalog Kunden<br />
Kostenstelle:<br />
z.B. Support<br />
Kostenart:<br />
z.B. Lohn<br />
FiBu:<br />
z.B. Miete<br />
Interne<br />
Verrechnung<br />
Kostenumschlüsselung<br />
(z.B. Leistungserfassung,<br />
CPU-Nutzung, Anzahl PCs)<br />
Kostentransparenz<br />
Consulting<br />
Ausbildung<br />
Helpdesk, Support<br />
Spezialanwendungen<br />
Basisanwendungen<br />
Zusatzsoftware<br />
Basisarbeitsplatz<br />
Preisfindung<br />
(marktorientiert,<br />
strategisch, effektiv)<br />
Interne Kunde<br />
A<br />
Interner Kunde<br />
B<br />
Externer Kunde<br />
Produktspezifikation Angebot (SLA) Auftragsabwicklung<br />
Budget- & Controlling<br />
Leistungstransparenz<br />
...<br />
Kostenbewusstsein
Organisation von Betrieb und Unterhalt<br />
12<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Geschäftsbereich A<br />
Systembetrieb<br />
Org.-&Inf.-<br />
Beauftragte<br />
Informatik- &<br />
Organisationsberater<br />
Webpublisher<br />
Datenschutz<br />
Systemadmin.<br />
Netzwerkadm.<br />
Systemadmin.<br />
Netzwerkadm.<br />
Informatik- &<br />
Organisationsberater<br />
Benutzerunterst. Datenbankadm.<br />
Techniker Webadm.<br />
Systemspezial.<br />
Projektleiter<br />
Sicherheitsbeauftragte<br />
Hardwaretechn.<br />
Netzwerktechn.<br />
Benutzerunterst.<br />
Datentypist<br />
Operator<br />
Anwendungs-<br />
Beauftragte<br />
Key User<br />
Geschäftsleitung<br />
(u.a. CIO)<br />
Individuelle<br />
Datenverarb.<br />
Informatik<br />
IT-Kommission<br />
Organisation<br />
& Analyse<br />
Anwendungsentwicklung<br />
Software Ing.<br />
System Engin.<br />
Sys.-Architekt<br />
DB-Spezialist<br />
Datenarchitekt<br />
Methodiker<br />
Controller<br />
Revisor
Morphologie für Betrieb und Unterhalt<br />
13<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Ausprägung Ausprägung 1 Ausprägung 2 Ausprägung 3 Ausprägung ...<br />
Parameter<br />
Organisatorische<br />
Einbindung<br />
IT-Organisation<br />
Verrechnung der<br />
Leistungen<br />
Zentrale<br />
Informatik<br />
Aufwandskonto<br />
Keine<br />
Verrechnung<br />
Kostenstellen<br />
Keine definierten<br />
Services<br />
Dezentrale<br />
Informatikstellen<br />
Cost-Center<br />
Leistungstransparenz<br />
High-level-<br />
Verrechnung<br />
Kostenarten<br />
Services definiert ...<br />
Koordinierte<br />
Dezentralisierung<br />
Profit-Center<br />
Servicebasiert<br />
Kostentransparenz<br />
Kostenträgerrechnung<br />
(Services)<br />
... ... ... ...<br />
...<br />
... ... ... ...<br />
...<br />
... ... ... ...<br />
...<br />
Outgesourcte<br />
Informatik<br />
Enterprise<br />
Service Provider<br />
Nutzungsbasiert;<br />
SLA-basiert<br />
Activity Based<br />
Costing<br />
...
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
IT-Projektmanagement<br />
Adrian Specker<br />
30. Januar 2006
“Übersicht Projektmanagement”<br />
15<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Definition und Erfolgsfaktoren Projektmanagement<br />
Geschichte und<br />
Projektdefinition<br />
Seit wann wir PM gebraucht?<br />
Definition eines Projektes?<br />
Projektmanagementfunktionen<br />
Funktionsmodell<br />
Projektmanagement<br />
Welche Funktionen können<br />
identifziert werden - wie<br />
werden sie strukturiert?<br />
Projektmanagementprozess<br />
Projektplanung<br />
Jedes Projekt beginnt mit einer<br />
Planung - alle Funktionen<br />
müssen geplant werden<br />
Positionierung und Einordnung<br />
des PM-Prozesses<br />
Welche Arbeiten vollzieht das<br />
Projektmanagement.<br />
Beschreibung der<br />
einzelnen Kernfunktionen<br />
Im Zentrum steht das<br />
Inhalts-, Termin und<br />
Ressourcenmanagement.<br />
Projektausführung<br />
Die Projektausführung deckt wieder<br />
alle Funktionen ab.<br />
Erfolgsfaktoren<br />
Projektmanagement<br />
Gibt es kritische Erfolgsfaktoren<br />
in Projekten?<br />
Beschreibung der<br />
weiteren PM-Funktionen<br />
Ergänzend kommen hinzu:<br />
Auftrags-, Kommunikations-,<br />
Risiko- und Terminmanagement.<br />
Projektcontrolling<br />
Im gleichen Raster sollte<br />
ein laufendes und periodisches<br />
Statuscontrolling erfolgen.
16<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
1. Block<br />
Projektmanagement
Geschichte Projektmanagement<br />
17<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Altertum<br />
• Pyramidenbau: Zeitmessung, Schrift und Messsysteme als<br />
Voraussetzung<br />
19. Jahrhundert<br />
• <strong>Management</strong> der Industrialisierung, Eisenbahnbau 1870<br />
20. Jahrhundert<br />
• Taylor (1856–1915), Gantt (1861–1919) – Gantt Chart Terminplan<br />
ab 1960er Jahren<br />
• Systems Engineering, sozio-technische Systeme, Netzplantechniken<br />
ab 1980er Jahren<br />
• Qualitätsmanagement, Globalisierungsmanagement
Projektdefinition<br />
18<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projekte sind Vorhaben mit folgenden Merkmalen:<br />
• gewisse Einmaligkeit (keine Routinetätigkeit)<br />
• zeitliche Begrenzung<br />
• Fokussierung auf ein definiertes Ziel<br />
• Komplexität, welche die Bildung von Teilaufgaben erfordert<br />
• Beteiligung verschiedener Organisationseinheiten<br />
• Konkurrenz bei Ressourcen
Projektkategorien<br />
19<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Üblicherweise werden Projekte in drei Kategorien unterteilt:<br />
• sehr komplexe Projekte<br />
• komplexe Projekte<br />
• einfache Kleinprojekte<br />
abhängig von:<br />
• Projektumfang (Kosten)<br />
• organisatorische Komplexität<br />
• Komplexität des Kundenproblems<br />
• Bestehendes Know-How (Neuigkeitsgehalt)<br />
• Technologiekomplexität<br />
• Kulturelle Aspekte (Standorte, Internationalität)
Positionierung Projektmanagement<br />
20<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projektantrag<br />
Projektmanagement<br />
prozess<br />
Projektplanung<br />
& -initalisierung<br />
Projektmanagementausführung<br />
Projektcontrolling<br />
Projektabschluss<br />
Grobkonzept<br />
Konzept<br />
Pflichtenheft<br />
& Evaluation<br />
Projektprozess und –phasen (Beispiel Wasserfallmodell)<br />
Verifikation<br />
& Vertrag<br />
Detailkonzept<br />
Design &<br />
Implementation<br />
Abnahme &<br />
Inbetriebnahme<br />
Betrieb &<br />
Unterhalt
Projektsystem: Systemisches Projektmanagement<br />
21<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Systemumfeld<br />
System<br />
Terminplan<br />
Projektmethode<br />
Projektmgmt.-<br />
software<br />
...<br />
Vertrag<br />
Systemelemente<br />
Projektmitarbeiter<br />
Projektleiter<br />
Projektsystem<br />
Interessengruppen<br />
Projektumfeld
Erfolgsfaktoren des Projektmanagements<br />
22<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Project Success Factors<br />
% of<br />
Responses<br />
1. User Involvement 15.9%<br />
2. Executive <strong>Management</strong> Support 13.9%<br />
3. Clear Statement of Requirements 13.0%<br />
4. Proper Planning 9.6%<br />
5. Realistic Expectations 8.2%<br />
6. Smaller Project Milestones 7.7%<br />
7. Competent Staff 7.2%<br />
8. Ownership 5.3%<br />
9. Clear Vision & Objectives 2.9%<br />
<strong>10</strong>. Hard-Working, Focused Staff 2.4%<br />
Other 13.9%<br />
Quelle: Standish Group
Erfolgsfaktoren des Projektmanagements (Forts.)<br />
23<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projektleiter - Ausreichende Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse<br />
- Gesamtverantwortung für das Projekt hat der PL (Ressourcengewalt)<br />
- Probleme frühzeitig erkennen und ansprechen<br />
- Fachwissen und Überblick über Gesamtproblematik<br />
Projektteam - Projektteam mit den geeignetsten Mitarbeitern<br />
- Monatliche Projektteamsitzungen<br />
Steuerungsgrem. - Einsatz eines Steuerungsgremiums<br />
Projektziele - Vereinbarung von herausfordernden, realistischen & messbaren Zielen<br />
- Vermeidung von Zieländerungen<br />
Terminziele - Klare Terminziele setzen<br />
Planung - Keine zu detaillierte Planung, Detaillierung Planung im Projektverlauf<br />
- Teammitglieder sollten nicht durch weitere Projekte absorbiert werden<br />
- Aktive und nicht reaktive Steuerung<br />
Instrumente - Angepasster Instrumenteneinsatz<br />
- Projektstruktur-, Termin- und Kostenplan stehen im Zentrum<br />
- Pläne müssen aktualisiert werden<br />
Quelle: Gemünden 1998
Erfolgsfaktoren des Projektmanagements (Forts.)<br />
24<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Partizipation - Beteiligung des Projektteams an den Projektentscheiden<br />
- Umsetzung eines kooperativen Projektführungsstils<br />
Kommunikation - Planung und Implementierung eines <strong>Information</strong>swesens<br />
- Über die Gründe und Ziele der Einführung informieren<br />
- Über die gesamte Vorgehensweise bei der Einführung informieren<br />
- Informieren, welche Massnahmen die betroffenen Personen erwartet<br />
- Verständliche <strong>Information</strong>en<br />
- Informelle Kommunikation fördern<br />
Einbezug des - Geschäftsleitung muss einbezogen werden<br />
<strong>Management</strong>s - Engagement durch Projektmarketing fördern<br />
- Keine direkte operative Rolle des <strong>Management</strong>s<br />
Quelle: Gemünden 1998
Schlussfolgerungen Kritische Erfolgsfaktoren (Forts.)<br />
25<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Wichtige Rahmenbedingungen und Verhaltensweisen<br />
• Vom Top <strong>Management</strong> unterstützt<br />
• Mitarbeiter und Kader aller Stufen involviert<br />
• Aktives Stakeholder <strong>Management</strong><br />
• Geschulte Projektleiter und Mitarbeiter<br />
Wesentliche Elemente des Projektmanagements<br />
• Klare Anforderungen und Ziele<br />
• Sinnvolles Controlling und Reporting<br />
• Umsichtige zeitgerechte Kommunikation<br />
• Aktives Veränderungsmanagement<br />
Quelle: Martin de Quervain, ETH-Seminar PM,<br />
2004
26<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
2. Block<br />
Projektmanagementfunktionen
Funktionsmodell: Projektmanagement<br />
27<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Risikomanagement<br />
Auftragsmanagement<br />
Aufgabenmanagement;<br />
Vertragsmanagement;<br />
Interne<br />
Vereinbarungen.<br />
Kommunikationsmanagement<br />
Dokumentenmanagement;<br />
Projektinformation<br />
& -marketing.<br />
Inhaltsmanagement<br />
Zielsetzungsmanagement;<br />
Projektstrukturmanagement;<br />
Anforderungsmanagement;<br />
Änderungsmanagment.<br />
Terminmanagement<br />
Phasenmanagement;<br />
Meilensteinmanagement;<br />
Terminmanagement.<br />
Ressourcenmanagement<br />
Ressourcenmanagement<br />
Kostenmanagement;<br />
Projektinfrastrukturmanagement.<br />
Qualitätsmanagement
Inhaltsmanagement: Projektstrukturmanagement<br />
28<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projekt<br />
TP 1 TP 2 TP 3 TP 4<br />
TP 1.1<br />
Auftragsabwicklung<br />
TP 1.2<br />
Preisbuch<br />
TP 1.3<br />
CAD-Anbindung<br />
Produktionsmanagement<br />
Vertriebsmanagement<br />
Materialmanagement<br />
TP 2.1<br />
Stammdaten<br />
TP 2.2<br />
Lagerhaltung<br />
TP 2.3<br />
Materialwirtschaft<br />
TP 2.4<br />
Einkauf<br />
TP 3.1<br />
Kostenrechnung<br />
TP 3.2<br />
Finanzbuchhaltung<br />
Finanzmanagement<br />
TP 4.1<br />
Betriebsdatenerfassung<br />
TP 4.2<br />
Termin- &<br />
Kapazitätsplanung<br />
TP 4.3<br />
Fertigungssteuerung
Inhaltsmanagement: Anforderungs- und Änderungsmanagement<br />
29<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Nr<br />
TP<br />
Antrag<br />
durch<br />
Inhalt der Änderung;<br />
Erfass. Auswirkungen;<br />
Datum Auswirkungen bei<br />
Nichtrealisierung.<br />
1 3.1 Kocher 11.3.0 Kundenhierarchie mit 11.4.06<br />
6 3 Ebenen, Übersicht<br />
2 1.0 Leder 12.3.06 Interface analog 15.5.06<br />
Notes im Kalender<br />
3 2.1 Kohli 12.3.06 Schnittstelle zu 15.5.06<br />
Palm<br />
4 3.2 Kocher 18.3.06 Adressen mit Umsatz 15.5.06<br />
täglich aktualisieren<br />
5 3.3 Kocher 21.3.0 Visuelle Darstellung 15.6.06<br />
6 der Kampagnenstati.<br />
6 3.3 Kocher26.3.06 Kampagnen mit 15.7.06<br />
Zielen kopieren<br />
Priorität<br />
Status<br />
Ergebnis der<br />
Analyse;<br />
Erforderliche<br />
Aktivitäten &<br />
Personen<br />
Stellt keine Petri<br />
Probleme dar. 3.4.06<br />
1 offen grössere<br />
Änderung.<br />
2<br />
Stellt keine<br />
Priorität dar.<br />
Im Batch<br />
machbar.<br />
3 abgelehnt<br />
akzeptiert<br />
2 akzeptiert<br />
Stellt keine<br />
Probleme<br />
dar.<br />
1 akzeptiert<br />
Stellt keine<br />
Probleme<br />
dar.<br />
Heer<br />
15.4.06<br />
Heer<br />
3.4.06<br />
Petri<br />
3.4.06<br />
Petri<br />
3.4.06<br />
Petri<br />
3.4.06<br />
Begutachter<br />
Plandatum<br />
11.6.06<br />
15.9.06<br />
später<br />
15.7.06<br />
15.7.06<br />
16.7.06<br />
2 akzeptiert<br />
Wunschdatum<br />
Aufwand<br />
&<br />
Kosten<br />
5 MT<br />
25 MT<br />
20 MT<br />
5 MT<br />
3 MT<br />
6 MT
Terminmanagement: Terminplanung<br />
30<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projekt: xy<br />
Tätigkeit / Phase<br />
Initialisierung & Business Case<br />
Vorstudie & Grobkonzept<br />
Konzept & Systemspezifikationen<br />
Pflichtenheft& Evaluation<br />
Verifikation & Vertrag<br />
Realisierungsvorbereitung<br />
Detailkonzept<br />
Design, Implementierung & Test<br />
Abnahme & Inbetriebnahme<br />
Betrieb und Unterhalt<br />
Soll Ist<br />
Terminplanung<br />
Jan<br />
05<br />
Mrz Mai Jul<br />
Sep Nov Jan<br />
06<br />
Mrz Mai Jul<br />
Sep Nov Jan<br />
07<br />
Mrz Mai Jul
Projektmanagement: Ressourcenmanagement (SAP-Projekt)<br />
31<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Erstellung von Reports und Druckvorlagen (22%)<br />
Schulung der Endanwender (17%)<br />
Projektmanagement, Diverses (16%)<br />
Erstellung von Schnittstellen / Datenübernahme (11%)<br />
Systemkonfiguration (<strong>10</strong>%)<br />
Fehlerbehebung ( 6%)<br />
Vergabe von Berechtigungen ( 5%)<br />
Übergang von Test in Produktivphase ( 4%)<br />
Gestaltung der Organisationsstrukturen ( 3%)<br />
Installation R/3 ( 2%)<br />
Entscheidungsfindung ( 1%)
Auftragsmanagement: interne Projektvereinbarung<br />
32<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projekt: Customer Relationship <strong>Management</strong><br />
Teilprojekt / Projektphase: Detailkonzeption<br />
Auftraggeber: K. Kundert<br />
Auftragnehmer: L. Landau<br />
Gegenstand der Vereinbarung<br />
(Spezifikation der zu liefernden Endprodukte)<br />
Erarbeitung einer detaillierten Spezifikation der Adressverwaltung<br />
Beschreibung der notwendigen <strong>Management</strong>informationen<br />
Grafiken zur Darstellung von Umsatz- und Deckungsbeitraginformationen<br />
Aktivitäten und Ergebnisse : Auftragnehmer Aufwand Termin<br />
Erstellung und Review<br />
Dokumentation<br />
Landau<br />
Landau<br />
6 PT<br />
16 PT<br />
31.07.05<br />
31.09.05<br />
Weitere Reviews, Interne Verabschiedung Landau / Haas 2 PT 31.12.05<br />
Gesamtaufwand in PT<br />
Abnahme der spezifizierten Endprodukte :<br />
Zwischenreview:<br />
24 PT<br />
31.08.05<br />
Abnahmedatum: 31.12.05<br />
Nachbesserung: 01.02.06
Kommunikationsmanagement: Projektinformationsplan<br />
33<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Zielgruppe<br />
Auftraggeber<br />
Projektausschuss<br />
Controller<br />
Kernteam<br />
Teilprojektteam<br />
Partner<br />
Betroffene<br />
...<br />
<strong>Information</strong>sbedarf<br />
Konsolidierter<br />
Projektstatus<br />
Konsolidierter Status<br />
Entscheidungsgrundlage<br />
n<br />
Projektstatus<br />
Vollständige, detaillierte<br />
Dokumentation für das<br />
Teilprojekt Arbeitspläne<br />
Dokumentation für das<br />
Teilprojekt Arbeitspläne<br />
<strong>Information</strong>en betreffend<br />
Schnittstellen<br />
<strong>Information</strong>en betreffend<br />
Auswirkungen auf Arbeit<br />
<strong>Information</strong>sziel<br />
Neuster Stand<br />
Projektziele<br />
aktuelle Planung<br />
aktueller Status<br />
Neuster Stand<br />
Projektziele<br />
aktuelle Planung<br />
aktuelle Planung<br />
aktuelle<br />
Erkenntnisse<br />
Periodizität<br />
1 x monatlich<br />
1 x monatlich<br />
1 x monatlich<br />
Wöchentlich<br />
Montag<br />
Gemäss Plan<br />
Gemäss Plan<br />
Alle 2<br />
Monate<br />
Kommunikationsmedium<br />
Projektstatusbericht<br />
Kurzpräsentation<br />
Projektstatusbericht, PA –<br />
Sitzungen<br />
Tabellen und Berichte<br />
Zweiwöchentliches<br />
Reviewmeeting<br />
Reviewmeeting<br />
Bericht<br />
Infomeeting,<br />
Hauszeitschrift
Risikomanagement: Risikokatalog<br />
34<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Risiko<br />
Nr.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
Risiko<br />
erfasst<br />
am:<br />
12.4.06<br />
12.4.06<br />
12.4.06<br />
30%<br />
20%<br />
5%<br />
Eintretenswahrscheinlichkeit<br />
Kostenfolge<br />
(Euro)<br />
150‘<br />
<strong>10</strong>0‘<br />
400‘<br />
Risikowert<br />
(Euro)<br />
45‘<br />
20‘<br />
20‘<br />
Schnittstelle<br />
entspricht<br />
nicht den<br />
Erwartungen<br />
Neuerliche<br />
Reorganisation<br />
des<br />
Vertriebs<br />
Vertrieb<br />
wird<br />
outgesourct<br />
Datenbankintegration<br />
als teure<br />
Ersatzlösung<br />
Vertriebsstrukturen<br />
anzupassen<br />
Einführung<br />
allenfalls<br />
obsolet<br />
Risikobeschreibung<br />
Beschreibung<br />
Auswirkungen<br />
Massnahmen<br />
Minderung,<br />
Beseitigung<br />
Testlauf<br />
in 1 Monat<br />
gefordert<br />
<strong>Information</strong><br />
über<br />
Auswirkung<br />
keine<br />
Massnahme<br />
Zuständigkeiten<br />
Voert<br />
Kienast<br />
Hofmann<br />
Termin für<br />
Massnahmen<br />
Erledigung<br />
...<br />
...<br />
...
Qualitätsmanagement: Qualitätsreview<br />
35<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
75 %<br />
Qualität Projektleitung und Projektmitarbeiter<br />
Fokussiertes, engagiertes Team mit geeignetsten Mitarbeitern (95%)<br />
Das Team ist sehr gut besetzt.<br />
Team sollte nicht durch weitere Projekte absorbiert werden (70%)<br />
Weitere Projekte sind die Regel.<br />
Beteiligung des Projektteams an den Projektentscheidungen (70%)<br />
Der Faktor Zeit steht gelegentlich im Vordergrund. Entscheidungen werden<br />
daher nicht immer vollständig breit abgestützt und relativ adhoc gefällt.<br />
Monatliche Projektteamsitzungen (85%)<br />
Die Projektteamsitzung wurde nicht immer konsequent eingehalten. Es wurde<br />
aus Fehlern gelernt und Koordinationssitzungen haben diesen Mangel<br />
behoben.<br />
Einbeziehung der Endbenutzer (65%)<br />
Die Dokumente könnten teilweise noch besser auf die Benutzer ausgerichtet<br />
sein. Eine Einbeziehung ist nicht in allen Belangen gegeben.
36<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
3. Block<br />
Projektmanagement-<br />
Prozess
Projektmanagementprozess mit Schwerpunkten<br />
37<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Qualitätsmanagement<br />
Projektorganisation<br />
Projektabschluss<br />
Ressourcenmanagement<br />
Risikomanagement<br />
Auftragsmanagement<br />
Kommunikationsmanagement<br />
Inhaltsmanagement<br />
Terminmanagement<br />
Berichte<br />
Projektplan &<br />
-initialisierung<br />
Projektmgt.-<br />
ausführung<br />
Projektcontrolling
Projektmanagementprozess: Projektplanung / -handbuch<br />
38<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
I<br />
II<br />
III<br />
IV<br />
V<br />
VI<br />
VII<br />
VIII<br />
IX<br />
X<br />
ALLGEMEINES<br />
Projektbeschreibung<br />
Erfolgsfaktoren und Ziele<br />
PROJEKTORGANISATION<br />
Projektorganisation<br />
Verantwortlichkeiten, Projektrollen, Zuständigkeitsmatrix<br />
PROJEKTINHALT<br />
Ergebnisstrukturplan<br />
Teilprojekte<br />
Änderungsverfahren bei inhaltlichen Anpassungen<br />
PROJEKTABLAUF UND TERMINPLAN<br />
Vorgehensmodell (Phasenplanung)<br />
Termin und Meilensteinplanung mit Entscheidungspunkten<br />
RESSOURCENPLAN<br />
Kostenplanung, Personal- und Sachmittelplan<br />
AUFRTRAGSMANAGEMENT<br />
Verträge<br />
Interne Vereinbarungen<br />
Verwaltung der zu erledigenden Aufgaben<br />
KOMMUNIKATIONSMANAGEMENT<br />
Dokumentenmanagement<br />
<strong>Information</strong>smanagement und Projektinformationsplan<br />
RISIKOMANAGEMENT<br />
QUALITÄTSSTRATEGIE UND -PLANUNG<br />
ARBEITSTECHNIKEN, STANDARDS UND RICHTLINIEN
Projektmanagementprozess: Projektausführung mit Aufgabenliste<br />
39<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Pend.<br />
Nr.<br />
Team<br />
TP<br />
Beschreibung<br />
1 alle Beschreibung der Ziele<br />
je Teilprojekt<br />
erstellt<br />
am<br />
fällig<br />
am<br />
Priorität<br />
Status<br />
Verantwortlich<br />
Ergebnisstatus<br />
2 Erl. 11.3.0 18.3.06 Thees Die Ziele werden noch<br />
6<br />
mit GL abgestimmt.<br />
2 1 Abklärung der JDE 1 offen 11.3.0 18.3.06 Gemperli ...<br />
Schnittstelle<br />
6<br />
3 alle Auflistung der Risiken 2 Erl. 11.3.0 18.3.06 König ...<br />
je Teilprojekt<br />
6<br />
4 2 Definition der Kampagen- 1 Erl. 18.3.0 25.3.06 Meer ...<br />
Selektionskriterien<br />
6<br />
5 2 Definition des<br />
1 Erl. 18.3.0 25.3.06 Warwick ...<br />
Kundendatenblattes<br />
6<br />
.. ... ... ... ... ... ... ... ...
Projektmanagementprozess: Projektcontrolling (Earned Value Controlling)<br />
40<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
3000k<br />
1500k<br />
<strong>10</strong>00k<br />
500k<br />
Wert Euro<br />
Δ Zeitvarianz<br />
Δ geschätzter<br />
Aufwand zur<br />
Fertigstellung<br />
Stichtag<br />
Projektende<br />
Plan-Leistung (“Plankosten”)<br />
Ist-Kosten<br />
Δ Kostenvarianz<br />
Ist-Leistung (“Earned Value”)<br />
6 Mt. 12 Mt.<br />
Zeit
Projektmanagementprozess: Projektcontrollingbericht<br />
41<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
• Zusammenfassende Beurteilung des Gesamtprojektes<br />
• Status Inhalt<br />
• Status Termine<br />
• Status Ressourcen<br />
• “Earned Value”-Kennzahlen<br />
• Status Verträge, Vereinbarungen und Aufträge<br />
• Status des Kommunikationsmanagements<br />
• Status Risiken<br />
• Status Qualität<br />
• Empfehlungen
Projektorganisation: Beispiel Matrixprojektorganisation<br />
42<br />
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projektleiter<br />
A<br />
Projektleiter<br />
B<br />
Geschäftsleitung<br />
Vertrieb Entwicklung Produktion Finanzwesen<br />
MA MA MA MA<br />
MA MA MA MA<br />
Funktionsbezogene Anweisungen<br />
Projektbezogene Anweisungen
Modellierung und Projektabwicklung © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Qualitätsmanagement<br />
Projektorganisation<br />
Ressourcenmanagement<br />
Risikomanagement<br />
Auftragsmanagement<br />
Kommunikationsmanagement<br />
Inhaltsmanagement<br />
Terminmanagement<br />
Berichte<br />
Projektplanung/-start Projektausführung Projektcontrolling Phasen-, Projektende<br />
43<br />
Projektorganisation; Organisationsänderungen; Status Projektorganisation: Anpassung / Auflösung der<br />
Verantwortlichkeiten; Projektrollen zuweisen; Projektausschuss, Stellvertretung<br />
Projektleiter Überführung in laufende<br />
Projektorganisation;<br />
Projektrollen;<br />
Verantwortlichkeiten &<br />
Zuständigkeitsmatrix. Zuständigkeiten anpassen. vorhanden, ...<br />
Organisation.<br />
Projektverträge;<br />
Status etwaiger “Claims”; Vertragsbeendigung;<br />
Interne Vereinbarungen;<br />
Status Vertragsänderungen; Inkraftsetzen laufende<br />
Aufgabenliste.<br />
Grad der Umsetzung Verträge;<br />
interner Vereinbarungen. Planung Nachbesserungen.<br />
Dokumentations- &<br />
Dokumentenablageplan;<br />
Projektinformationsplan;<br />
Projektmarketingplan.<br />
Erfolgsfaktoren & Ziele;<br />
Projektstrukturplan;<br />
Ergebnisstrukturplan;<br />
Änderungsverfahren.<br />
Projektinfrastrukturplan.<br />
Risikomanagementplan;<br />
Initialer Risikokatolog;<br />
Initiale Massnahmen.<br />
Qualitätssicherungsplan;<br />
QS-Modell; Prüfplan;<br />
Methoden & Standards.<br />
Arbeitsaufträge erteilen;<br />
Aufgabenliste führen;<br />
Verträge anpassen und<br />
laufende Überprüfung.<br />
Dokumente verwalten;<br />
<strong>Information</strong>en verteilen;<br />
Projektmarketingaktionen;<br />
Releases verwalten.<br />
Fehlerstatusliste führen.<br />
Termine koordinieren;<br />
Meilensteine überwachen;<br />
Liefertermine überwachen;<br />
Vorgehensphasenplan;<br />
Termin- & Meilensteinplan;<br />
Projektablaufstrukturplan;<br />
Liefertermine (In- & Extern). Terminplan nachführen.<br />
Kostenplan; Zahlungsplan;<br />
Personal-/ Sachmittelplan;<br />
Aktivitätenaufwandsplan;<br />
Projektplan (inkl.<br />
Projektbeschreibung);<br />
Projektübersicht.<br />
Änderungen melden;<br />
Änderungsstatusliste führen<br />
Fehler melden;<br />
Personal führen;<br />
Aufwand überwachen;<br />
Zahlungen vornehmen;<br />
Kostenabrechnung.<br />
Risikokatalog revidieren;<br />
Massnahmen umsetzen<br />
Qualität sicherstellen;<br />
Prüfprozeduren definieren;<br />
Prüfspezifikationen<br />
ausführen.<br />
Aktueller Projektplan;<br />
Sitzungsprotokolle;<br />
Projektberichte/-reporting;<br />
Projektentscheide.<br />
Status der Dokumentation, Dokumentenarchivierung;<br />
Vollzug der Kommunikation; Kommunikation der<br />
Status der Kommunikation Projektzielerreichung.<br />
von Projektzielen / -vision.<br />
Status Inhaltsfortschritt Feststellen Zielerreichung;<br />
(Earned Value);<br />
Analyse der Abweichungen.<br />
Status von Änderungen<br />
(Change Control).<br />
Status Terminabweichung;<br />
Status der Meilensteine;<br />
Analyse Liefertermine.<br />
Status der Kostensituation<br />
(Stand der Ist-Kosten).<br />
Anzahl & Status der Risiken; Beurteilung der Risiken<br />
Beurteilung Massnahmen; für laufenden Betrieb;<br />
Empfehlung Massnahmen. Massnahmen.<br />
Beurteilung Qualitätsstatus;<br />
Stand der Umsetzung von<br />
Qualitätsstandards in allen<br />
Projektfunktionsbereichen.<br />
Projektcontrollingbericht /<br />
Projektstatusberichte<br />
Begründung von etwaigen<br />
Terminabweichungen.<br />
Abschlussrechnung;<br />
Begründung von Kostenüberschreitungen.<br />
Qualitätsschlussreview;<br />
Lehren für andere Projekte.<br />
Projektphasenbericht;<br />
Projektabschlussbericht.
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