Transformation: Unternehmensführung und IT
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<strong>Transformation</strong>: Unternehmensführung <strong>und</strong> <strong>IT</strong><br />
Teil 6: Projekt-Management von Grossprojekten<br />
Prof. Thomas A. Gutzwiller<br />
17. Dezember 2006
Was ist Projekt-Management?<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
| Thomas Gutzwiller - <strong>Transformation</strong><br />
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Projekte sind....<br />
• ... Vorhaben mit folgenden Merkmalen<br />
– Einmaligkeit<br />
– Start- <strong>und</strong> Endtermine bestimmt<br />
– Komplexität<br />
– Zielorientiertheit<br />
Unterschied zwischen Linien-Aufgaben (RUN) <strong>und</strong><br />
Projekt-Aufgaben (CHANGE)<br />
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Projekt-Management ist....<br />
• ... die Summe aller planerischen <strong>und</strong> dispositiven Tätigkeiten zur Sicherung des<br />
Projekterfolgs, wie<br />
– Ziele identifizieren <strong>und</strong> setzen<br />
– Planen <strong>und</strong> Organisieren<br />
– Entscheiden<br />
– Anordnen, Kontrollieren, Koordinieren<br />
Unterschied zwischen Linien-Aufgaben (RUN) <strong>und</strong><br />
Projekt-Aufgaben (CHANGE)<br />
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Unterschied zwischen Linien-Aufgaben <strong>und</strong> Projekt-Aufgaben<br />
Aufgaben<br />
RUN<br />
Operatives<br />
Geschäft<br />
<strong>Transformation</strong><br />
CHANGE<br />
Tagesgeschäft<br />
Investitionen<br />
Inkrementelle<br />
Verbesserungen<br />
Programme /<br />
Projekte<br />
Projekte bereiten die Veränderungen<br />
im Tagesgeschäft vor<br />
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Stufen des Projektmanagements<br />
Projektportfoliomanagement<br />
laufende <strong>und</strong> geplante Projekte<br />
externes Projektmanagement<br />
Projekt A<br />
Projekt B<br />
internes Projektmanagement<br />
Teil<br />
projekt<br />
A1<br />
Teil<br />
projekt<br />
A2<br />
Phase 1<br />
Phase 2<br />
Phase 3<br />
Aktivität:<br />
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Stufen des Projektmanagements<br />
• Projektportfolio-Management:<br />
Entwicklung <strong>und</strong> Steuerung aller laufenden <strong>und</strong> geplanten Projekte<br />
• Externes Projektmanagement:<br />
Steuerung <strong>und</strong> Überwachung des einzelnen Projekts<br />
Mehrheitlich von projektexternen Gremien durchgeführt<br />
(Black-Box)<br />
• Internes Projektmanagement:<br />
Planung <strong>und</strong> Führung Projektteams <strong>und</strong> Aktivitäten<br />
Vorwiegend Sache des Auftragnehmer-Projektleiters<br />
Unter Anwendung eines Vorgehensmodells<br />
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Stufen des Projektmanagements<br />
Steuerung<br />
durch:<br />
Projektportfoliomanagement<br />
laufende <strong>und</strong> geplante Projekte<br />
Geschäftsleitung<br />
externes Projektmanagement<br />
Projekt A<br />
Projekt B<br />
Auftraggeber<br />
internes Projektmanagement<br />
Teil<br />
projekt<br />
A1<br />
Teil<br />
projekt<br />
A2<br />
Phase 1<br />
Phase 2<br />
Auftragnehmer<br />
Phase 3<br />
Aktivität:<br />
Projektablauf gemäss Vorgehensmodell<br />
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Organisation von Gross-Projekten/ Programmen<br />
Steuerungsausschuss<br />
Gesamtprojektleiter<br />
Auftraggeber<br />
Auftraggeber<br />
Fachausschuss<br />
AG: Projektleiter<br />
AN:Projektleiter<br />
AG: Projektleiter<br />
AN:Projektleiter<br />
Fachausschuss<br />
...<br />
.....<br />
Teilprojektleiter<br />
Teilprojektleiter<br />
Projekte<br />
Teilprojektteam<br />
Teilprojektteam<br />
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Der Steuerungsausschuss<br />
• gruppiert mehrere thematisch zusammengehörende, gemeinsam geplante <strong>und</strong><br />
durchgeführte Projekte.<br />
• steuert als oberstes Gremium das Projektportfolio.<br />
• besteht im wesentlichen aus der Geschäftsleitung, der Leitung des<br />
Informatik/Logistik sowie dem Gesamtprojektleiter.<br />
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Der Gesamtprojektleiter<br />
• ist im Steuerungsausschuss vertreten, berichtet diesem, bereitet dessen Agenden<br />
vor resp. nach <strong>und</strong> setzt dessen Beschlüsse durch.<br />
• ist Mitglied in den Fachausschüssen (Projektaufsichten) <strong>und</strong> sichert die<br />
Durchführung der Qualitätssicherung bezgl. projektübergreifender Standards<br />
(Reviews, Tests, Audits).<br />
• koordiniert alle projektübergreifenden Angelegenheiten <strong>und</strong> plant grob die<br />
Einzelprojekte (Stufe Projektauftrag) <strong>und</strong> überwacht diese.<br />
• führt die Auftraggeber-Projektleiter <strong>und</strong> überwacht laufend die Fortschritte der<br />
Einzelprojekte.<br />
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Der Projektauftraggeber<br />
• erstellt mit dem Auftraggeber-Projektleiter den Projektauftrag.<br />
• trägt die Verantwortung für die Einhaltung der geplanten Kosten <strong>und</strong> die<br />
Realisierung des Nutzens aus dem Projekt.<br />
• leitet den Fachausschuss (Projektaufsicht) <strong>und</strong> steuert somit den inhaltlichen,<br />
zeitlichen <strong>und</strong> finanziellen Projektfortschritt.<br />
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Der Fachausschuss (Projektaufsicht)<br />
• überwacht Projektablauf, Kosten, Nutzen <strong>und</strong> Termine.<br />
• genehmigt Projektbudget <strong>und</strong> Projektergebnisse (auf Antrag eines Review-Teams).<br />
• besteht aus dem Projektauftraggeber, dem Gesamt-Projektleiter, Management-<br />
Vertretern der betroffenen Bereiche <strong>und</strong> dem Auftraggeber-Projektleiter. Der<br />
Auftragnehmer-Projektleiter nimmt üblicherweise als Beisitzer im Fachausschuss<br />
teil.<br />
• übt zwei Rollen aus: Reviewgremium <strong>und</strong> Konfliktgremium.<br />
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Der Auftraggeber-Projektleiter<br />
• steuert das Projekt auf der Ebene ‘externes Projektmanagement’ <strong>und</strong> sichert<br />
Kosten, Nutzen <strong>und</strong> Termine (PRODUKT-Verantwortung).<br />
• organisiert die auftraggeberseitigen Projektressourcen.<br />
• organisiert die Reviews <strong>und</strong> benutzerseitigen Tests<br />
• fällt die wesentlichen Entscheide betreffend des Design-Produktes.<br />
• repräsentiert das Projekt <strong>und</strong> dessen Ergebnisse gegenüber dem Auftraggeber, dem<br />
Fachausschuss (Projektaufsicht) <strong>und</strong> dem Gesamtprojektleiter.<br />
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Der Auftragnehmer-Projektleiter<br />
• ... überwacht <strong>und</strong> steuert die Projektaktivitäten (internes Projektmanagement)<br />
(PROZESS-Verantwortung).<br />
• ... koordiniert <strong>und</strong> führt die Teammitglieder bzw., falls vorhanden, die<br />
Teilprojektleiter.<br />
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Die 8 wesentlichsten Dokumente des<br />
Projekt-Managements<br />
• Studien- / Projektauftrag<br />
• Projektsteuerentscheid<br />
• Projekt-Masterplan<br />
• Aktivitätenplan<br />
• Arbeitsauftrag<br />
• Zeitaufschreibung<br />
• Projektstatusbericht<br />
• Phasenabschlussbericht<br />
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Studien-/Projektauftrag<br />
Projekt/Studien-Bezeichnung:<br />
Priorität:<br />
(1 = hoch / 10 = niedrig)<br />
Kurzbeschreibung<br />
Ausgangslage/Problemstellung<br />
Ziele des Projekts / der Studie<br />
Wesentliche Resultate, die zu liefern sind<br />
Erbrachte Vorleistungen<br />
Termine <strong>und</strong> Meilensteine<br />
Meilensteine / Phasenabschlüsse<br />
Termin<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
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Studien-/Projektauftrag<br />
Projektorganisation<br />
Instanz Projektmitarbeiter OE Funktion MT<br />
Auftraggeber<br />
Projektleiter<br />
Projektteam<br />
Fachausschuss /<br />
Projektaufsicht<br />
Steuerungsausschuss<br />
Wirtschaftlichkeit<br />
Erträge (quantitativer Nutzen):<br />
- Zusätzl. Geschäftsvolumen<br />
- Einsparungen<br />
Aufwände:<br />
- interne Projektkosten<br />
- externe Projektkosten<br />
Laufende zusätzl. Kosten Betrieb<br />
Sachinvestitionen<br />
Cash out<br />
Jährliche Abschreibungen<br />
Erträge ./. Kosten (kum.)<br />
Break-Even in Jahren:<br />
Lfd. Jahr + 1 +2 +3 +4<br />
Qualitativer Nutzen<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
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Studien-/Projektauftrag<br />
Randbedingungen / Begrenzungen<br />
Probleme <strong>und</strong> Risiken<br />
Abhängigkeiten<br />
Abhängigkeit von/zu anderen Projekten:<br />
Art der Abhängigkeit:<br />
Finanzierung/Projektabrechnung<br />
Unternehmen/<br />
Kostenstelle<br />
%-Satz<br />
oder Betrag<br />
In Jahresplanung<br />
enthalten (Ja/Nein)<br />
Unterschriften <strong>und</strong> Beschlüsse<br />
Genehmigende Stelle Name Datum Unterschrift<br />
GL<br />
Projektleiter<br />
Leiter Fachausschuss<br />
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Seite 19
Projektsteuerentscheid<br />
Allgemeine Projektinformationen<br />
Projekt-Nr.<br />
Projekt-Bezeichnung<br />
Projektleiter<br />
Entscheide des Steuerungsausschuss / Fachausschuss<br />
a) Sitzung vom ...:<br />
...<br />
b) Sitzung vom ...:<br />
...<br />
c) ...<br />
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Seite 20
Projektmasterplan<br />
Nr. Aktivitäten Anfang Ende Soll Ende-IST<br />
1 Absenzen Mon 12.08.96 Son 1.09.96 Son 1.09.96<br />
2 Hr. Beispiel Mon 12.08.96 Son 1.09.96 Son 1.09.96<br />
3<br />
Kw 27 Kw 28 Kw 29 Kw 30 Kw 31 Kw 32 Kw 33 Kw 34<br />
4<br />
Initialisierungsphase Mit 10.07.96 Mon 12.08.96 Fre 23.08.96<br />
5 Vorgehensplan erstellen Mit 10.07.96 Mon 15.07.96 Son 14.07.96<br />
Hr. Jack<br />
6 Standard für ALB Basis/ PROMET SSW Mon 22.07.96 Mon 12.08.96 Fre 23.08.96<br />
7 Teil a Mon 22.07.96 Mit 31.07.96 Mit 31.07.96<br />
8 1.Entwurf Mon 22.07.96 Mit 24.07.96 Mon 22.07.96<br />
9 Überarbeitung Mit 31.07.96 Mit 31.07.96 Mit 31.07.96<br />
10 SSW einbauen Mit 31.07.96 Mit 31.07.96 Mit 31.07.96<br />
Hr. Jägermeister<br />
Hr. Jack<br />
Hr. Jack<br />
11 Teil b Mit 7.08.96 Die 6.08.96 Mit 7.08.96<br />
12 Prozess abstimmen mit AKM <strong>und</strong> SGKB Mit 7.08.96 Die 6.08.96 Mit 7.08.96<br />
Hr. Jack<br />
13 Planungs-(Einführungs) phase Teil a entwerfenMon 29.07.96 Fre 23.08.96 Fre 9.08.96<br />
14 Vorgehensvorschlag zur Implementierung Mon 29.07.96 Mit 31.07.96 Mon 29.07.96<br />
Hr. Beispiel<br />
15 Vorbereitung Schulung Fre 9.08.96 Fre 9.08.96 Fre 9.08.96<br />
Hr. Beispiel<br />
16 Übergabe an Projektleiter durch JMo Fre 23.08.96 Fre 23.08.96 Fre 23.08.96<br />
H<br />
17 Phasenabschlussbericht erstellen Mit 31.07.96 Mon 12.08.96 Mon 12.08.96<br />
18 Entwurf Mit 31.07.96 Die 6.08.96 Mit 31.07.96<br />
19 Bericht erstellen Don 8.08.96 Don 8.08.96 Don 8.08.96<br />
20 Bericht präsentieren Mon 12.08.96 Mon 12.08.96 Mon 12.08.96<br />
Hr. Beispiel<br />
Hr. Beispiel;Hr. Au<br />
12.08.<br />
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| Thomas Gutzwiller - <strong>Transformation</strong><br />
Seite 21
Aktivitätenplan<br />
Nr. Datum Beschreibung der Aktivität Verantwortlich<br />
Termin<br />
(neu)<br />
OK<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
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Seite 22
Arbeitsauftrag<br />
Aktivität Nr.<br />
Bezeichnung<br />
Projektmitarbeiter<br />
Arbeitsziel, Ergebnis der<br />
Aktivität<br />
Aufgabe<br />
...<br />
Endtermin<br />
Budgetierte Personentage<br />
Bemerkungen<br />
Datum<br />
Unterschrift<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
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Seite 23
Zeitaufschreibung<br />
Name<br />
Zeitraum<br />
Datum<br />
Gesamt<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
..<br />
..<br />
..<br />
30<br />
31<br />
Summe<br />
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| Thomas Gutzwiller - <strong>Transformation</strong><br />
Seite 24
Projektstatusbericht<br />
Allgemeine Projektinformationen<br />
Projekt-Nr.<br />
Projekt-Bezeichnung<br />
Priorität (1=hoch / 10 = niedrig)<br />
Projektleiter<br />
Projekt freigegeben am<br />
Projektstatus (Genehmigt / Pendent /<br />
Abgebrochen / Abgeschlossen)<br />
Geplanter Endtermin<br />
Zielerreichungsgrad in bezug auf den Projektauftrag<br />
Probleme<br />
Zu treffende Massnahmen<br />
Bisher verbrauchte Kapazitäten <strong>und</strong> Kosten<br />
Geplanter Aufwand gem. Projektauftrag<br />
Geplant gem. letztem Projektstatusbericht<br />
Verbraucht<br />
Kapazität in PT<br />
Kosten<br />
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Seite 25
Projektstatusbericht<br />
Kapazitätsbedarf in Mitarbeitertagen<br />
Name oder Jahr ... Jahr ... Jahr .... Summe<br />
Kategorie I II III IV I II III IV I II III IV<br />
Geplante Einführung<br />
Projektphase Start PLAN Start IST Ende PLAN Ende IST<br />
Bemerkungen zur Terminsituation:<br />
Sonstige Bemerkungen<br />
Unterschrift des Projektleiters<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
| Thomas Gutzwiller - <strong>Transformation</strong><br />
Seite 26
Phasenabschlussbericht<br />
• Der Phasenabschlussbericht enthält jene Design-Dokumente,<br />
welche gemäss Vorgehensmodell für diese Phase vorgesehen sind.<br />
• Zusätzlich enthält der Phasenabschlussbericht noch einen Projektstatusbericht.<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
| Thomas Gutzwiller - <strong>Transformation</strong><br />
Seite 27
Für wen sind die Dokumente hauptsächlich<br />
gedacht?<br />
Auftraggeber<br />
(ext. PM)<br />
Auftragnehmer<br />
(int. PM)<br />
• Studien- / Projektauftrag<br />
• Projektsteuerentscheid<br />
X<br />
X<br />
• Projekt-Masterplan<br />
• Aktivitätenplan<br />
• Arbeitsauftrag<br />
• Zeitaufschreibung<br />
X<br />
X<br />
X<br />
X<br />
• Projektstatusbericht<br />
• Phasenabschlussbericht<br />
X<br />
X<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
| Thomas Gutzwiller - <strong>Transformation</strong><br />
Seite 28
Zusammenfassung - The „Beer Formula“ 1<br />
Projekt Management<br />
+ Vorgehensmodell<br />
+ Change Management<br />
Mechanik /<br />
„Verstand“<br />
Psyche /<br />
„Gefühl“<br />
= <strong>Transformation</strong>s-Management<br />
| 17. Dezember 2006 | Teil 6<br />
| Thomas Gutzwiller - <strong>Transformation</strong><br />
Seite 29
Change language