Pflichtenheft und Evaluation - Information Management
Pflichtenheft und Evaluation - Information Management
Pflichtenheft und Evaluation - Information Management
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<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
<strong>Pflichtenheft</strong><br />
<strong>und</strong><br />
<strong>Evaluation</strong><br />
Adrian Specker<br />
12. Dezember 2005
“Übersicht <strong>Pflichtenheft</strong>”<br />
2<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Vorgehen im Rahmen <strong>Pflichtenheft</strong> <strong>und</strong> <strong>Evaluation</strong><br />
Positionierung im Projekt<br />
Wie positioniert sich das<br />
<strong>Pflichtenheft</strong>/<strong>Evaluation</strong> im<br />
Wasserfall- <strong>und</strong> im Spiralmodell?<br />
<strong>Pflichtenheft</strong> <strong>und</strong> Kriterienkatalog<br />
Inhalt, Betrachtungstiefe<br />
<strong>und</strong> Methoden<br />
Die Betrachtungstiefe<br />
des <strong>Pflichtenheft</strong>es entspricht<br />
exakt der Konzeptebene.<br />
Vorgehen <strong>und</strong> Kritik an<br />
<strong>Pflichtenheft</strong> <strong>und</strong> <strong>Evaluation</strong><br />
Auch die <strong>Evaluation</strong><br />
wird gemäss Problemlösungszyklus<br />
abgehandelt.<br />
Ausschreibung <strong>und</strong> Bewertung der Angebote (<strong>Evaluation</strong>sverfahren)<br />
Mehrstufiges<br />
Auswahlverfahren<br />
Typischerweise läuft die<br />
<strong>Evaluation</strong> in drei Stufen ab:<br />
Vor-, Grob- <strong>und</strong> Feinfilter.<br />
Wasserfall- vs. Spiralmodell &<br />
Standard- vs. Individualsoftware<br />
Unterschiede in den Ansätzen<br />
wirken sich auf <strong>Evaluation</strong> wenig<br />
aus - der Umfang variiert aber.<br />
Ausschreibung<br />
Die Ausschreibung erfolgt je<br />
nach Stufe in unterschiedlichem<br />
Detaillierungsgrad.<br />
Kritik am<br />
<strong>Pflichtenheft</strong><br />
Kritik am <strong>Pflichtenheft</strong> greift zu<br />
kurz: Eine saubere <strong>Evaluation</strong> trägt<br />
häufig zum Projekterfolg bei.<br />
Kriterienkatalog als<br />
Zielsetzungsschritt<br />
Der Kriterienkatalolg spiegelt die<br />
Zielsetzungen der Auswahl. Jedes<br />
Kriterium entspricht einem Ziel.<br />
Bewertung der Angebote<br />
<strong>und</strong> <strong>Evaluation</strong>sbericht<br />
Die Angebote werden<br />
einem methodischen Kosten/<br />
Nutzenvergleich unterzogen.
3<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
1. Block<br />
Vorgehen<br />
im Rahmen<br />
<strong>Pflichtenheft</strong> <strong>und</strong> <strong>Evaluation</strong>
Positionierung <strong>Pflichtenheft</strong> <strong>und</strong> <strong>Evaluation</strong> im Wasserfallmodell<br />
4<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projektantrag<br />
Projektplanung<br />
& -initialisierung<br />
Start<br />
Realisierung<br />
Projektmanagement<br />
Projektmanagement<br />
Projektabschluss<br />
Systemnutzung<br />
Grobkonzept<br />
Konzept<br />
<strong>Pflichtenheft</strong><br />
& <strong>Evaluation</strong><br />
Verifikation<br />
& Vertrag<br />
Detailkonzept<br />
Design &<br />
Implementation<br />
Abnahme &<br />
Inbetriebnahme<br />
Betrieb &<br />
Unterhalt
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Positionierung <strong>Pflichtenheft</strong> <strong>und</strong> <strong>Evaluation</strong> im Spiralmodell<br />
5<br />
Nutzung<br />
Planung der nächsten Phasen<br />
Betrieb &<br />
Unterhalt<br />
Design &<br />
Implementation<br />
Detailkonzept<br />
Projektantrag<br />
Verifikation<br />
& Vertrag<br />
Grobkonzept<br />
<strong>Pflichtenheft</strong> &<br />
<strong>Evaluation</strong><br />
Konzept<br />
Phase 1<br />
Abnahme &<br />
Inbetriebnahme<br />
Phase 2<br />
Lösungskonzepte<br />
Entwicklung <strong>und</strong> Validierung
Vorgehensschritte der <strong>Pflichtenheft</strong>- <strong>und</strong> <strong>Evaluation</strong>stätigkeit<br />
6<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
PFLICHTENHEFT<br />
ZIELSETZUNGEN &<br />
KRITERIENKATALOG<br />
AUSSCHREIBUNG<br />
BEWERTUNG DER<br />
ANGEBOTE<br />
EVALUATIONSBERICHT<br />
EVALUATIONS-<br />
ENTSCHEIDUNG<br />
Sichtung <strong>und</strong> Bereinigung der Unterlagen des Konzeptes.<br />
Erarbeitung <strong>Pflichtenheft</strong>, Anforderungskatalog & Szenarios.<br />
Projektierung <strong>und</strong> Terminierung der <strong>Evaluation</strong>stätigkeit.<br />
Erarbeitung der Zielsetzungen <strong>und</strong> des Kriterienkatalogs.<br />
Gewichtung Kriteriengruppen, Einzelkriterien; K.O.-Kriterienliste;<br />
Erarbeiten Bewertungsdokumente – <strong>Evaluation</strong>s- & Kostenraster.<br />
Wahl der Anbieter, Ausschreibung <strong>und</strong> Einholung von<br />
Angeboten.<br />
Studium <strong>und</strong> Überprüfung der Angebote.<br />
Durchführung <strong>und</strong> Dokumentation von <strong>Evaluation</strong>sszenarios.<br />
Referenzen einholen <strong>und</strong> Referenzbesuche,<br />
Zusatzinformationen.<br />
Ermittlung der Jahres- <strong>und</strong> Investitionskosten je Angebot.<br />
Ermittlung des Nutzwerts je Angebots mit <strong>Evaluation</strong>sraster.<br />
Bewertung der Angebote <strong>und</strong> Bestimmung der Rangfolge.<br />
Dokumentation der <strong>Evaluation</strong> im <strong>Evaluation</strong>sbericht.<br />
Entscheidung für Lösungsanbieter <strong>und</strong> der Alternativvariante.<br />
<strong>Information</strong> der Lösungsanbieter.<br />
Freigabe der Verifikations- <strong>und</strong> Vetragsschritte.
Kritik am <strong>Pflichtenheft</strong><br />
7<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Kritiker von <strong>Pflichtenheft</strong>en führen etwa folgende Argumente ins Feld:<br />
<strong>Pflichtenheft</strong> sei zu aufwendig <strong>und</strong> zu teuer, die Zeit reicht nicht aus.<br />
Man wähle am besten einen der bekanntesten Anbieter, die haben sich ja bewährt.<br />
Es gäbe genügend schlüsselfertige Lösungen, man schaut sich diese näher an.<br />
Heute gehe man generell nicht mehr nach dem klassischen Phasenkonzept vor.
Resultate von Software Projekten zeigen jedoch etwas anderes<br />
8<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
16%<br />
erfolgreiche<br />
Projekte<br />
53%<br />
eingeschränkt<br />
erfolgreiche Projekte<br />
53%<br />
fehlgeschlagene<br />
Projekte<br />
189 %<br />
Durschnittliche<br />
Kostenüberschreitung<br />
200 %<br />
100 %<br />
0 %<br />
222 %<br />
Durchschnittliche<br />
Terminüberschreitung
Gescheiterte Projekte auch mit bekannten Anbietern<br />
9<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Gescheiterte Einführungen gibt es viele - auch mit bekannten SW-Lösungen:<br />
Bsp. 1: Schweizer Unternehmen aus der Textilbranche:<br />
Gr<strong>und</strong>: Die speziellen Textilprozesse konnten nicht abgebildet werden<br />
Fehler: Anbieter hat wegen fehlendem <strong>Pflichtenheft</strong> die Sache unterschätzt.<br />
Bsp. 2: Konkursite Firma in USA machte SAP R/3 für Konkurs verantwortlich<br />
Gr<strong>und</strong>: Die Einführung hätte exorbitante Kosten zur Folge gehabt<br />
Fehler: Die Einführungskosten konnten nicht abgeschätzt werden.
Gr<strong>und</strong>problem<br />
10<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Unternehmen sind sich bei der Beschaffung von Standard-SW häufig nicht bewusst:<br />
mangels des fehlenden Konzeptes <strong>und</strong> organisatorischer Kompetenz :<br />
- was an den bestehenden Geschäftsprozessen effektiv nicht gut ist<br />
- welches die Ziele an eine neue Lösung sein sollten<br />
- was bei einer neuen Lösung die wichtigsten Ziele wären<br />
mangels IT-Kompetenz:<br />
- welche Probleme man mit Informatik gerade nicht lösen kann<br />
- was man mit Informatik indessen tatsächlich besser machen könnte<br />
Fazit: <strong>Pflichtenheft</strong> ist nur so gut wie das organisatorische <strong>und</strong> technische Konzept!
11<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
2. Block<br />
Inhalt<br />
<strong>Pflichtenheft</strong>
Zielsetzungen<br />
12<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Dem Unternehmen muss sich spätestens jetzt klar sein, welches die wichtigsten Ziele<br />
sind!<br />
Klare Zielsetzungen als Basis für das <strong>Pflichtenheft</strong> erarbeiten:<br />
- Welches sind die wichtigsten Prozesse welche beschrieben werden sollen?<br />
- Welches sind die bestehenden Schwächen dieser Prozesse?<br />
- Können diese Schwächen mit Informatik gelöst werden?<br />
- Welches sind die resultierenden Hauptziele an diese Prozesse<br />
Erst anschliessend Anforderungen an Prozesse, Funktionen <strong>und</strong> Datenobjekte:<br />
- Hauptprozesse müssen für alle Beteiligten verständlich sein<br />
- Der Aufwand zur Abdeckung dieser Anforderungen muss abschätzbar sein
Inhalt <strong>und</strong> Aufbau eines <strong>Pflichtenheft</strong>es<br />
13<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
I<br />
II<br />
III<br />
IV<br />
V<br />
VI<br />
VII<br />
VIII<br />
Situationsanalyse<br />
Hersteller, Systemabgrenzung, Ist-Zustand, bestehende Informatik,<br />
Aufgaben- <strong>und</strong> Organisationsmodelle.<br />
Explizite Zielsetzungen<br />
Generelle Zielsetzungen, Zielsetzungen bezüglich Flexibilität.<br />
Anwendungsgebiete<br />
Prozessmodelle (inkl. Besonderheiten des Unternehmens).<br />
Systemfunktionen (Funktionsmodelle mit Checklisten).<br />
Wichtigste Datenobjekte (Mengen <strong>und</strong> Häufigkeiten).<br />
Allgemeine Funktionen<br />
Benutzungsoberfläche, Sicherheit, Sprachfähigkeit, Numerierung, etc.<br />
Technisches Lösungskonzept<br />
Hardware, Netzwerk, Datenbank, Schnittstellen, Antwortzeiten, etc.<br />
Prioritäten <strong>und</strong> Einführungskonzept<br />
Zeitplan, Datenübernahme (wichtig), etc.<br />
Aufbau des Angebots<br />
Inhaltsstruktur, Raster, verbindliche Antworten verlangen,<br />
Geheimhaltung.<br />
Fragen zum Systemanbieter<br />
Merkmale des Anbieters, Referenzen, Zusage zu den<br />
abgegebenen Vertragsvorlagen
<strong>Pflichtenheft</strong> als konzeptioneller "Vorvertrag"<br />
14<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
<strong>Management</strong><br />
Anwender<br />
<strong>Pflichtenheft</strong><br />
=<br />
“Vorvertrag”<br />
SW-Anbieter<br />
Projektleiter
Betrachtungstiefe des Systems im <strong>Pflichtenheft</strong><br />
15<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projektantrag:<br />
Hierarchieebene A<br />
Grobkonzept:<br />
Hierarchieebene B<br />
Konzept:<br />
Hierarchieebene<br />
C<br />
Detailkonzept:<br />
Hierarchieebene<br />
D<br />
Design &<br />
Implementation:<br />
Hierarchieebene<br />
E<br />
Projektabgrenzung<br />
Gesamtsystem<br />
Geschäftsprozesse<br />
Hauptfunktionen<br />
Geschäftsobjekte<br />
Bereichsorganisation<br />
Anwendungen<br />
Teilprozesse<br />
Funktionen<br />
Objekte<br />
Abteilungen<br />
Module<br />
Detailprozesse<br />
Detailfunktionen<br />
Objektattribute<br />
Gruppen<br />
Komponenten<br />
Aktivitäten<br />
Methoden<br />
Systemobjekte<br />
Aufgaben<br />
Systemfunktionen
Modellierungsmethoden im <strong>Pflichtenheft</strong><br />
16<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
sek<strong>und</strong>är<br />
primär<br />
Prozesssicht<br />
Funktionssicht<br />
Objektsicht<br />
Aufgabensicht<br />
Techniksicht<br />
Prozesssicht Funktionssicht Objektsicht Aufgabensicht<br />
Datenobjektdiagramm<br />
Funktionsmodell<br />
/<br />
Funktionsliste<br />
Liste der<br />
Objekte<br />
Techniksicht<br />
Prozessmodell<br />
Wertschöpfungsketten<br />
Technikeinsatzdiagramm<br />
Systemschnittstellendiagramm<br />
Organisationsmodell<br />
Stellenorientierter<br />
<strong>Information</strong>sfluss<br />
Prozessfunktionen<br />
Systemarchitektur<br />
/<br />
Module
Beispiel: Darstellung der Prozesse<br />
17<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Planung<br />
Kampagne<br />
Marketing<br />
funktionen<br />
erstellen<br />
Marketingplan;<br />
planen<br />
Kampagne;<br />
erfassen Budget.<br />
objekte<br />
Marketingplan;<br />
Kampagne;<br />
Budget.<br />
Definition<br />
Zielgruppe<br />
Marketing &<br />
Vertrieb<br />
funktionen<br />
definieren<br />
Zielgruppe;<br />
selektieren<br />
Adressen;<br />
...<br />
Adressen<br />
generieren<br />
Marketing<br />
funktionen<br />
generieren<br />
Adressen;<br />
exportieren<br />
Resultat.<br />
objekte objekte<br />
Zielgruppe; Adressen.<br />
K<strong>und</strong>en;<br />
Inaktive Adressen<br />
K<strong>und</strong>engruppen;<br />
Interessengruppe.<br />
Text, Druck<br />
& Mailing<br />
Marketing<br />
funktionen<br />
erzeugen Briefe<br />
...<br />
objekte<br />
Textdokumente;<br />
E-Mail;<br />
Flyer.<br />
Versand &<br />
Follow-up<br />
Vertrieb &<br />
Aussendienst<br />
funktionen<br />
...<br />
...<br />
objekte
Beispiel: Funktionale Beschreibung im <strong>Pflichtenheft</strong><br />
18<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Einzelfunktionen<br />
K<strong>und</strong>enprofil<br />
• Freie Definition von K<strong>und</strong>enprofilen x<br />
• K<strong>und</strong>enprofil am Bildschirm <strong>und</strong> als Ausdruck verfügbar x<br />
• Umsatzanzeige nach Produktgruppen x<br />
• Wichtigste Aufträge je K<strong>und</strong>e x<br />
• Wichtigste Angebote je K<strong>und</strong>e x<br />
• Sales Pipeline x<br />
• Sicht auf die Produkte wechseln x<br />
Unterlagen<br />
• Zeige alle Unterlagen, welche der K<strong>und</strong>e bereits erhalten hat x<br />
• Marketing Enzyklopädie (alle Unterlagen des Marketings) x<br />
K<strong>und</strong>enbesuch<br />
Erforderliche CRM Funktionen<br />
• On- <strong>und</strong> offline-Zugriff auf die Daten des K<strong>und</strong>en x<br />
Priorität der Funktion<br />
Priorität 1 (Muss)<br />
Priorität 2<br />
Priorität 3<br />
Zukunft<br />
1234 Bemerkungen
Beispiel: Terminplan der Einführung<br />
19<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Projekt: xy<br />
Tätigkeit / Phase<br />
<strong>Pflichtenheft</strong> & <strong>Evaluation</strong><br />
Verifikation & Vertrag<br />
Realisierungsvorbereitung<br />
Detailkonzept<br />
Design, Implementierung & Test<br />
Abnahme & Inbetriebnahme<br />
Betrieb <strong>und</strong> Unterhalt<br />
Soll<br />
Terminplanung<br />
Jan<br />
05<br />
Mrz Mai Jul<br />
Sep Nov Jan<br />
06<br />
Mrz Mai Jul<br />
Sep Nov
Unterschiede Individual- versus Standardsoftware<br />
20<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Die <strong>Pflichtenheft</strong>erstellung für Standardsoftware hat viele Vorteile:<br />
a) es gibt bestehende Checklisten, die man “kopieren” <strong>und</strong> modifizieren kann<br />
b) man kann Referenzinstallationen besuchen<br />
c) man kann sich auf die Unterschiede der Lösungen konzentrieren<br />
Die <strong>Pflichtenheft</strong>erstellung für Individualsoftware hat auch Vorteile:<br />
a) es handelt sich häufig um weniger umfassende Lösungen<br />
b) die Ziele <strong>und</strong> Konzepte müssen etwas klarer formuliert werden<br />
Von der Form her gibt es allerdings keine generell gültigen Unterschiede
Wasserfall- versus Spiralmodellvorgehen<br />
21<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Vollständiges <strong>Pflichtenheft</strong> gemäss Wasserfall hat dann Vorteile<br />
a) wenn der Produktivstart bereits “sehr viel” abdecken muss<br />
b) wenn die Kosten für diesen Umfang klar definiert sein müssen<br />
Zyklische Vorgehensweise mit eingeschränktem <strong>Pflichtenheft</strong> hat Vorteile:<br />
a) wenn der Lösungs-Partner bereits klar definiert ist (Bank, …)<br />
b) wenn das Projekt geeignet ist, stufenweise zu wachsen.<br />
Heute gibt es meist einen Mix aus den Ansätzen:<br />
a) Fokussierung auf die tatsächlich wichtigsten Prozesse (Spiralmodell)<br />
b) Vollständige Checkliste für den Rest der Anforderungen (Wasserfall)
Kriterienkatalog = Zielsetzungen<br />
22<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Funktionale<br />
Abdeckung<br />
Kontakte/Termine<br />
Adressen verwalten<br />
Kampagnen<br />
Marketingplan<br />
Zielgruppe festlegen<br />
Budget erfassen, ...<br />
Vertriebsplanung<br />
Aussendienst planen<br />
Besuchsberichte<br />
Flexibilität &<br />
Konfiguration<br />
Kriterienkatalog<br />
35 % 20 % 20 % 5 % 20 %<br />
Kontakte verwalten<br />
...<br />
...<br />
...<br />
...<br />
Modularchitektur<br />
Mandantenfähigkeit<br />
Subsystemfähigkeit<br />
Modularität<br />
SW-Konfiguration<br />
Parametrisierbarkeit<br />
Prozessdefinition frei<br />
Automations-Scripts<br />
Flexible Zusatzfelder<br />
Flexible Masken<br />
Flexibles Reporting<br />
Releasefähigkeit<br />
100 %<br />
Technische<br />
Konzeption<br />
Hardware, Netz<br />
Performance<br />
Systemsoftware<br />
Betriebssystem<br />
Programmiersprache<br />
Relationale SQL-DB<br />
Sicherheit<br />
Zugriffsschutz<br />
Schnittstellen<br />
Office<br />
ERP<br />
Ergonomie<br />
Look & Feel<br />
Flexible Abläufe<br />
Einführung &<br />
Vorgehen<br />
Vorgehen<br />
Konzept Vorgehen<br />
Terminierung<br />
....<br />
Schulung<br />
Schulungskonzept<br />
Kursort<br />
....<br />
Dokumentation<br />
Handbücher<br />
...<br />
Anbieter &<br />
Vertrag<br />
Organisation<br />
Ressourcen<br />
Lokale Präsenz<br />
Referenzen<br />
Anzahl Installationen<br />
Offerte<br />
Eindruck Offerte<br />
Problemverständnis<br />
Wartung<br />
Hotline<br />
...<br />
Vertrag<br />
Garantieumfang<br />
...
23<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
3. Block<br />
Ausschreibungs<strong>und</strong><br />
<strong>Evaluation</strong>sverfahren
Mehrstufiges Auswahl- <strong>und</strong> Entscheidungsverfahren<br />
24<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Vorfilter<br />
Grobfilter<br />
Feinfilter<br />
Spektrum potentieller Lösungsanbieter<br />
Selektion Anbieter<br />
Erfüllung Musskriterien<br />
Nutzwertanalyse<br />
ca. 3 – 7 Systeme bilden die “Shortlist”<br />
Evaluierte Lösung (+ Ersatzlösung)<br />
ca. 20 – 100 Systeme<br />
Checkliste zur<br />
Selektion<br />
ca. 10 – 30 Systeme bilden die “Longlist”<br />
Grobpflichtenheft<br />
<strong>Pflichtenheft</strong>
Selektion der Anbieter durch einen Vorfilter<br />
25<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Ziel des Vorfilters<br />
Im Vorfilter geht es darum, die möglichen Lösungsanbieter für die tatsächliche <strong>Evaluation</strong><br />
auszuwählen <strong>und</strong> zu selektionieren. Die Anzahl aller möglichen Anbieter kann sich in der<br />
Grössenordnung von 20 - 100 Systemen bewegen.<br />
Diese Zahl ist z.B. ohne näheren Kontakt mit den Anbietern im Vorfilter auf ein 10 - 30 Systeme<br />
zu reduzieren.<br />
Methode<br />
Checkliste zur Reduktion der gesamten Angebots durch: Modulangebot, Sprachunterstützung,<br />
Niederlassung, ...<br />
Resultat<br />
Als Resultat des Vorfilters steht eine Longlist (10-30 Anbieter) zur Verfügung. Lediglich diese<br />
werden später über die Ausschreibung informiert <strong>und</strong> im Grobfilter angeschrieben.
Problematik der Selektion: Vielfalt der Anbieter<br />
26<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Lieferantengruppierungen:<br />
- Hardwarehersteller (heute häufig als Generalunternehmer tätig (IBM, HP, Siemens, etc.)<br />
- Softwarehäuser (SAP, Baan, Oracle, … + Branchenlösungen z.B. Elektro, Schreiner, ...)<br />
- Systemhäuser (CAP Gemini, Andersen, CSC Ploenzke, …)<br />
- Fachhändler (meistens Business-Partner der Hardwarehersteller, z.B IBM Partner, ...)<br />
- Softwareentwicklungshäuser<br />
- Outsourcing-Partner (EDS, …)<br />
Merkmale des Marktes:<br />
rasche Entwicklung<br />
Konsolidierungstendenzen<br />
relativ unübersichtlich (alleine 150 PPS-Systemanbieter im deutschsprachigen Raum)
Erweiterung des Suchspektrums im Vorfilter<br />
27<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Office<br />
Office<br />
Office<br />
Portal<br />
Portal<br />
Portal<br />
Mail<br />
.....<br />
Mail<br />
CRM<br />
Mail<br />
Gesamtsystem<br />
ERP<br />
CRM<br />
Gesamtsystem<br />
ERP<br />
Gesamtsystem<br />
CRM ERP<br />
SCM<br />
.....<br />
SCM<br />
SCM<br />
CAD<br />
CAD<br />
CAD<br />
Finanz &<br />
Lohn<br />
Finanz &<br />
Lohn<br />
Finanz &<br />
Lohn
Grobfilter: Reduktion der Anbieter auf eine Shortlist<br />
28<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Vorfilter<br />
Grobfilter<br />
Feinfilter<br />
Spektrum potentieller Lösungsanbieter<br />
Selektion Anbieter<br />
Erfüllung Musskriterien<br />
Nutzwertanalyse<br />
ca. 3 – 7 Systeme bilden die “Shortlist”<br />
Evaluierte Lösung (+ Ersatzlösung)<br />
ca. 20 – 100 Systeme<br />
Checkliste zur<br />
Selektion<br />
ca. 10 – 30 Systeme bilden die “Longlist”<br />
Grobpflichtenheft<br />
<strong>Pflichtenheft</strong>
Ausschreibung Grobfilter<br />
29<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Ziel des Grobpflichtenheftes<br />
Im Grobfilter geht es darum, die Anzahl der möglichen Lösungsanbieter nochmals zu reduzieren<br />
(z.B. von 20 Anbieter der Longlist auf 5 Anbieter = Shortlist).<br />
Den Anbietern wird daher nur eine Checkliste mit Standard-Fragen zugestellt.<br />
Umfang eines <strong>Pflichtenheft</strong>es für die Grobauswahl: 5 - 15 Seiten<br />
Inhalt <strong>und</strong> Methode<br />
Allgemeine Fragen zum Systemanbieter (Alter, Wartung, Anzahl Installationen, Partner, Preise)<br />
Anwendungsgebiete (Grobe Anforderungen gemäss wichtigsten Prozessen <strong>und</strong> Funktionen)<br />
Allgemeine Anforderungen (Hardware, Schnittstellen, Sicherheit, User Interface, Antwortzeiten)<br />
Als Methode wird in der Regel eine einfache Bewertung nach K.O. Kriterien verwendet.<br />
Gefahr<br />
Die frechen Firmen kommen weiter, die ehrlichen bleiben auf der Strecke - denn eine einfache<br />
Checkliste (z.B. Lagerverwaltung j/n) lässt unglaublich viel Interpretationsspielraum ...
Raster Grobpflichtenheft<br />
30<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
I<br />
II<br />
III<br />
IV<br />
V<br />
VI<br />
Situationsanalyse<br />
Kennzahlen der eigenen Firma, Organisation, Produkte, Größe.<br />
Anwendungsgebiete<br />
Checkliste zu den Mussfunktionen <strong>und</strong> Mussanwendungen.<br />
Allgemeine technische Anforderungen<br />
Hardware, etwaige Schnittstellen.<br />
Technische Voraussetzungen<br />
Betriebssysteme, Datenbanksysteme, Hardwareerfordernisse.<br />
Kostenrahmen<br />
Schätzungen des Anbieters zu den wahrscheinlichen Kosten.<br />
Fragen zum Systemanbieter<br />
Firmenprofil, Anzahl Installationen, Partner, Implementationszeit.
Feinfilter: <strong>Evaluation</strong> der Lösung (+Ersatzlösung)<br />
31<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Vorfilter<br />
Grobfilter<br />
Feinfilter<br />
Spektrum potentieller Lösungsanbieter<br />
Selektion Anbieter<br />
Erfüllung Musskriterien<br />
Nutzwertanalyse<br />
ca. 3 – 7 Systeme bilden die “Shortlist”<br />
Evaluierte Lösung (+ Ersatzlösung)<br />
ca. 20 – 100 Systeme<br />
Checkliste zur<br />
Selektion<br />
ca. 10 – 30 Systeme bilden die “Longlist”<br />
Grobpflichtenheft<br />
<strong>Pflichtenheft</strong>
Inhalt <strong>und</strong> Aufbau des Feinpflichtenheftes<br />
32<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
I<br />
II<br />
III<br />
IV<br />
V<br />
VI<br />
VII<br />
VIII<br />
Situationsanalyse<br />
Hersteller, Systemabgrenzung, Ist-Zustand, bestehende Informatik,<br />
Aufgaben- <strong>und</strong> Organisationsmodelle.<br />
Explizite Zielsetzungen<br />
Generelle Zielsetzungen, Zielsetzungen bezüglich Flexibilität.<br />
Anwendungsgebiete<br />
Prozessmodelle (inkl. Besonderheiten des Unternehmens).<br />
Systemfunktionen (Funktionsmodelle mit Checklisten).<br />
Wichtigste Datenobjekte (Mengen <strong>und</strong> Häufigkeiten).<br />
Allgemeine Funktionen<br />
Benutzungsoberfläche, Sicherheit, Sprachfähigkeit, Numerierung, etc.<br />
Technisches Lösungskonzept<br />
Hardware, Netzwerk, Datenbank, Schnittstellen, Antwortzeiten, etc.<br />
Prioritäten <strong>und</strong> Einführungskonzept<br />
Zeitplan, Datenübernahme (wichtig), etc.<br />
Aufbau des Angebots<br />
Inhaltsstruktur, Raster, verbindliche Antworten verlangen,<br />
Geheimhaltung.<br />
Fragen zum Systemanbieter<br />
Merkmale des Anbieters, Referenzen, Zusage zu den<br />
abgegebenen Vertragsvorlagen
Szenariobasierte <strong>Evaluation</strong> <strong>und</strong> Referenzbesuche<br />
33<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Planung<br />
Kampagne<br />
Marketing<br />
funktionen<br />
1. erstellen<br />
Marketingplan;<br />
2. planen<br />
Kampagne;<br />
3. erfassen<br />
Budget.<br />
objekte<br />
Marketingplan;<br />
Kampagne;<br />
Budget.<br />
Definition<br />
Zielgruppe<br />
Marketing &<br />
Vertrieb<br />
funktionen<br />
4. definieren<br />
Zielgruppe;<br />
5. selektieren<br />
Adressen;<br />
...<br />
Adressen<br />
generieren<br />
Marketing<br />
funktionen<br />
generieren<br />
Adressen;<br />
exportieren<br />
Resultat.<br />
objekte objekte<br />
Zielgruppe; Adressen.<br />
K<strong>und</strong>en;<br />
Inaktive Adressen<br />
K<strong>und</strong>engruppen;<br />
Interessengruppe.<br />
Text, Druck<br />
& Mailing<br />
Marketing<br />
funktionen<br />
erzeugen Briefe<br />
...<br />
objekte<br />
Textdokumente;<br />
E-Mail;<br />
Flyer.<br />
Versand &<br />
Follow-up<br />
Vertrieb &<br />
Aussendienst<br />
funktionen<br />
...<br />
...<br />
objekte
Nutzwertanalyse zur Bewertung der Angebote<br />
34<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Athena AG<br />
Pkt. Pkt.*GA<br />
Gewicht in % G1 G2 G3 GA<br />
Funktionale Abdeckung 35<br />
Kontakte & Termine 30<br />
Adressen verwalten 50 5.25 4 21<br />
Kontakte verwalten 50 5.25 4 21<br />
30<br />
Kampagnen<br />
Marketingplan<br />
25 2.63 5 13<br />
Zielgruppe festlegen 50 5.25 6 31<br />
Budget erfassen<br />
25 2.62 3 8<br />
Vertriebsplanung<br />
40<br />
Aussendienstplanung 50 7 6 42<br />
Besuchsberichte<br />
50 7 7 49<br />
Flexibilität, Konfigurat. 20<br />
Modularchitektur<br />
50<br />
Mandantenfähigkeit 40 4 4 16<br />
Subsystemfähigkeit 60 6 3 18<br />
50<br />
SW-Konfiguration<br />
Parametrisierbarkeit<br />
50 5 6 30<br />
Flexibilität<br />
50 5 6 30<br />
53%<br />
47%<br />
Neptun AG<br />
Pkt. Pkt.*GA<br />
6 31.5<br />
8 42<br />
8<br />
10<br />
6<br />
7<br />
6<br />
21<br />
52.5<br />
15.75<br />
49<br />
42<br />
72%<br />
Zeus GmbH<br />
6 31.5<br />
7 37<br />
7<br />
6<br />
5<br />
7<br />
6<br />
18.5<br />
31<br />
13<br />
49<br />
42<br />
8 32<br />
2 8<br />
8 48 70% 3 18<br />
Technische Konzeption 20 100 20 8 160 80% 7 140 70% 5 100<br />
Einführung & Vorgehen 5 100 5 3 15 30% 7 35 70% 4 20<br />
Anbieter<br />
20 100 20 6 120 60% 7 140 70% 5 100<br />
Gesamtpunktzahl 100 100 574 709 513<br />
Jahreskosten (Betrieb & Abschreibung) 110<br />
125<br />
285<br />
Nutzwert (Punkte je Kosteneinheit)<br />
5.22<br />
5.67<br />
1.81<br />
Rang 2 1<br />
3<br />
6<br />
6<br />
30<br />
30<br />
Pkt. Pkt.*GA<br />
5<br />
4<br />
25<br />
20<br />
63%<br />
35%<br />
50%<br />
40%<br />
50%
Nutzwertanalyse zur Bewertung der Angebote<br />
35<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Gewicht in % G1 G2 G3 GA<br />
Funktionale Abdeckung 35<br />
Kontakte & Termine 30<br />
Adressen verwalten 50<br />
...<br />
50<br />
30<br />
Kampagnen<br />
Marketingplan<br />
25<br />
Zielgruppe festlegen 50<br />
Budget erfassen<br />
25<br />
1. Relative Gewichte je<br />
Vertriebsplanung<br />
40<br />
Ebene Aussendienstplanung <strong>und</strong> Elemente 50<br />
Besuchsberichte<br />
50<br />
festlegen (G1, G2, G3)<br />
Lösung A<br />
Pkt. Pkt.*GA<br />
5.25 4 21<br />
5.25 4 21<br />
2.63<br />
5.25<br />
2.62<br />
5<br />
6<br />
3<br />
13<br />
31<br />
8<br />
Flexibilität, Konfigurat. 20<br />
Modularchitektur<br />
50<br />
Mandantenfähigkeit 2. Absolutes<br />
40<br />
Gewicht<br />
4 4<br />
(GA)<br />
16<br />
Subsystemfähigkeit 60 6 3 18<br />
SW-Konfiguration<br />
je Element 50 berechnen:<br />
Parametrisierbarkeit<br />
5 6 30<br />
35 * 30 * 50 / 1000 = 5.25<br />
Flexibilität<br />
50 5 6 30<br />
7<br />
7<br />
6<br />
7<br />
42<br />
49<br />
Technische Konzeption 20 100 20 8 160<br />
Einführung & Vorgehen 5 100 5 3 15<br />
Anbieter<br />
20 100 20 6 120<br />
Gesamtpunktzahl 100 100 574<br />
Lösung B<br />
Pkt. Pkt.*GA<br />
3. Anzahl Punkte<br />
je Element<br />
vergeben (z.B. 1–<br />
6)<br />
4. Teil-Nutzen =<br />
Punkte x Gewicht<br />
Gesamtnutzwert Lösung =<br />
Summe aller Teil-Nutzen
Darstellung des Nutzwertes (Verhältnis Nutzen zu Kosten)<br />
36<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Nutzwert (Punkte)<br />
1000<br />
900<br />
800<br />
700<br />
600<br />
500<br />
400<br />
300<br />
200<br />
100<br />
0<br />
Neptun AG<br />
Athena AG Zeus GmbH<br />
100 k 200 k 300 k 400 k<br />
Kosten
Stärken- / Schwächenprofil der Angebote<br />
37<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Bewertungskriterien<br />
Funktionale<br />
Abdeckung<br />
Flexibilität &<br />
Konfiguration<br />
Technische<br />
Konzeption<br />
Einführung &<br />
Vorgehen<br />
Anbieter<br />
Erfüllungsgrad<br />
0% 25% 50% 75% 100%<br />
Athena<br />
Zeus<br />
Neptun
<strong>Evaluation</strong>sbericht<br />
38<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
I<br />
II<br />
III<br />
IV<br />
V<br />
VI<br />
VII<br />
VIII<br />
IX<br />
ZUSAMMENFASSUNG<br />
AUSGANGSLAGE<br />
- Ausgangslage <strong>und</strong> Terminplan der <strong>Evaluation</strong><br />
- <strong>Evaluation</strong>team<br />
EINGEGANGENE ANGEBOTE<br />
- Übersicht der eingegangenen Angebote<br />
EVALUATION<br />
- <strong>Evaluation</strong>sverfahren (Gr<strong>und</strong>sätzlicher Ablauf)<br />
- Erfüllung Grobfilter (Erfüllung der Musskriterien durch die Anbieter auf Longlist)<br />
- Bewertung Feinfilter (Darstellung des Kriterienkataloges <strong>und</strong> der Gewichtung).<br />
- Kostenraster (Ermittlung der normierten Kosten der Angebote)<br />
ERGEBNISSE UND BEURTEILUNG<br />
- Kosten-/Leistungsvergleich: Darstellung der Nutzwertanalyse;<br />
Rangfolge der Angebote; Kosten-/Nutzenvergleich; Angebotsprofil.<br />
- Stärken/Schwächen der Angebote.<br />
RISIKOANALYSE<br />
EMPFEHLUNGEN DES EVALUATIONSTEAMS<br />
WEITERES VORGEHEN, PLANUNG<br />
ANHANG
Schlussfolgerungen <strong>und</strong> Erkenntnisse aus der Praxis<br />
39<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Zusammenfassende Antwort auf die generelle Kritik an <strong>Pflichtenheft</strong>en:<br />
<strong>Pflichtenheft</strong> ist zu aufwendig <strong>und</strong> zu teuer, die Zeit reicht nicht aus.<br />
Spätestens vor der Einführung erstellt man auf alle Fälle ein Konzept<br />
Man wählt am besten einen der bekanntesten Anbieter, dann geht schon nicht schief.<br />
Es gibt genügend gegenteilige Praxis-Beispiele jedes Lieferanten.<br />
Es gibt genügend schlüsselfertige Standardsoftware.<br />
Dann kann man ja die Funktionskataloge für das <strong>Pflichtenheft</strong> verwenden<br />
Heute geht man nicht mehr nach dem klassischen Phasenkonzept vor.<br />
Tendenz richtig: man beschränkt sich daher idealerweise auf die<br />
wichtigsten Prozesse <strong>und</strong> beschreibt diese Anforderungen detailliert. Für den<br />
Rest holt man ein Gesamtangebot ein. Iterativ Einführen ist immer erlaubt.
Schritt<br />
<strong>Information</strong>smanagement © Prof. Dr. Adrian Specker<br />
Bereich<br />
<strong>Pflichtenheft</strong><br />
Zielsetzungen &<br />
Kriterienkatalog<br />
Ausschreibung<br />
Bewertung<br />
der Angebote<br />
<strong>Evaluation</strong>sbericht<br />
Sozio-technisches<br />
System<br />
Dokumentierte Zielsetzungen;<br />
Dokumentierte Anforderungen;<br />
Grobpflichtenheft;<br />
Vollständiges <strong>Pflichtenheft</strong>;<br />
Inhaltsraster für Offerten.<br />
Gewichteter Kriterienkatalog.<br />
Marktanalyse Anbieter;<br />
Checkliste für Selektion;<br />
Selektion Grobfilter (Longlist);<br />
Selektion Feinfilter (Shortlist);<br />
Dokumentierte<br />
<strong>Evaluation</strong>sszenarien;<br />
Eingeholte Referenzauskünfte.<br />
Bereinigte Angebote;<br />
<strong>Evaluation</strong>sbewertung.<br />
<strong>Evaluation</strong>sbericht.<br />
Einführung<br />
& Ausbildung<br />
Anforderungen an<br />
Einführungszeitraum<br />
<strong>und</strong> Abfolge.<br />
Kriterien Einführung<br />
& Schulung.<br />
Betrieb<br />
& Unterhalt<br />
Anforderungen an<br />
Betrieb <strong>und</strong><br />
Unterhalt.<br />
Kriterien<br />
Betrieb & Unterhalt.<br />
Bewertung EinführungBewertung<br />
& Schulung. Betrieb & Unterhalt.<br />
Projektmanagement<br />
40<br />
& Controlling<br />
Projektplanung;<br />
Planung <strong>Evaluation</strong>.<br />
Bewertung<br />
Projektmanagement.<br />
<strong>Evaluation</strong>sentscheidung<br />
<strong>Evaluation</strong>sentscheidung.
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