Die doch sehr unterschiedlichen Informationen, Unterlagen und ...

ceyoniq

Die doch sehr unterschiedlichen Informationen, Unterlagen und ...

Diözese graz-seckau

nscale als zentrales archiv

für alle Dokumente


Anforderungen:

• einführung eines zentralen

archivs für die diözesanen

Dokumente

• übernahme von ca. 5000

Bestandsakten

(ca. 1 mio. seiten)

• verwaltung aller vertragsdokumente

Lösung:

• nscale als zentralarchiv

• nscale Desktop zur zuordnung

in die digitalen vertragsstrukturen

• nscale Dms zur Bearbeitung

der kirchenbeiträge

• nscale office integrator für

die zuordnung der elektronischen

korrespondenz zu

den entsprechenden

vertragsvorgängen

Erfolge:

• schneller und gezielter

zugriff auf diözesane

Dokumente

• reduzierung der Papierlagerkosten

• transparente und homogeneinformationsplattform

für das diözesane

content management

• sichere langzeitarchivierung

aller sensiblen

Dokumente


üBer Die Diözese graz-seckau

als katholische kirche der Diözese graz-seckau richten wir uns an alle menschen in der

steiermark. Dies tun wir in geschwisterlicher verbundenheit mit den anderen

christlichen kirchen der steiermark. zur inhaltlichen und organisatorischen

ausrichtung unserer arbeit in den nächsten Jahren geben wir uns verbindliche

leitlinien, die unsere ziele und unser selbstverständnis definieren. 1218 gründete das

erzbistum salzburg das Bistum seckau. seit 176 ist der Bischofsitz in der

landeshauptstadt graz. Den offiziellen namen hat die Diözese graz-seckau seit 1963.

www.graz-seckau.at

enorme informationsmengen

sicher verwalten

Pro Jahr werden in der Diözese graz-seckau über 2.000 trauungen vollzogen, über

900.000 katholiken registriert und über 9.000 taufen durchgeführt. Die entsprechend

jährlich anfallenden unterlagen der Diözese galt es zentral und sicher zu archivieren

und sie schnell, übersichtlich und Platz sparend in den täglichen arbeitsprozess

zu integrieren. Die Bereitstellung von nscale als zentralarchiv ermöglicht

den mitarbeitern der verwaltung, die kirchenbeiträge, vertrags- und Buchhaltungs-

unterlagen digital zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren.


üBernahme

umfangreicher

BestanDsDaten

um eine zentrale lösung und damit eine

konsolidierung der Datenbestände zu

erreichen, wurden die altdaten aus dem

Papierarchiv über einen scanarbeitsplatz

erfasst und über den nscale Desktop in

die vertragsstrukturen von nscale

eingebracht. somit konnte die grundlage

einer transparenten und homogenen

informationsplattform für das diözesane

content management realisiert werden.

zu jedem vertrag werden sämtliche

informationen, wie miete, Pacht, kauf

u. ä., direkt zum vorgang abgelegt.

zusätzlich zu der zuordnung der

schriftlichen korrespondenz bietet sich

die möglichkeit, auch die elektronische

korrespondenz über den nscale office

integrator direkt den vertragsvorgängen

zuzuweisen.


Die doch sehr unterschiedlichen Informationen, Unterlagen

und Verträge, die bei der täglichen Arbeit unserer Diözese

benötigt werden und entstehen, waren in Papierform kaum

noch zu handhaben. Es handelt sich zusätzlich um sehr

sensible Dokumente. Mit nscale sind unsere Dokumente

jetzt sicher abgelegt.“

Klaus Schrott, IT-Manager des Bischöflichen Ordinariats der Diözese Graz-Seckau


schneller

zugriff mit

nscale

sämtliche informationen werden beim

ersten einstellen bereits so verstich-

wortet, dass eine nachbearbeitung nur

noch in seltenen einzelfällen notwendig

ist. so ermöglicht die zentrale ablage

der Dokumente in der nscale-Plattform

einen deutlich schnelleren zugriff auf

die notwendigen informationen als

bisher. und nicht zuletzt reduzieren

sich die bisherigen lagerkosten zur

aufbewahrung von unterlagen in

Papierformat deutlich.


einfache

BeDienung

Die abteilungen liegenschaft, gebäude-

management und recht bearbeiten

zusammen ca. 5000 akten, die ver-

schiedene verträge repräsentieren. in

diesen verträgen sind alle den vertrag

betreffenden schriftstücke, wie Pläne,

aktenvermerke, Bescheide, grundbuch-

auszüge und der vertrag selbst in

Papierform abgelegt. insgesamt sind

das ca. 1 mio. seiten. Pro Jahr kommen

ca. 2000 schriftstücke hinzu. nscale

unterstützt die mitarbeiter des vertrags-

wesens durch die automatisierte ver-

stichwortung der Daten, die per Drag &

Drop oder durch den nscale office

integrator dem system zugeführt werden.

Sichere Ablage und schnelles Auffinden


üBer Die ceyoniq technology gmBh

ceyoniq technolgy gmbh

Boulevard 9

33613 Bielefeld

tel.: +49 521 9318-1000

fax: +49 521 9318-1111

e-mail: info@ceyoniq.com

www.ceyoniq.com

Die ceyoniq technology gmbh ist der Premiumhersteller der informationsplattform

nscale 7 vecto . Diese Plattform umfasst softwarelösungen vom branchenübergreifend

einsetzbarem Dokumentenmanagement und enterprise content management bis

hin zu intelligenten systemen zur verarbeitung komplexer geschäfts- und kommunikationsprozesse

(e-mail-management, rechnungseingangsverarbeitung, etc.). am

hauptsitz in Bielefeld und den standorten in Berlin, hamburg, nürnberg und wien

sind über 100 mitarbeiter beschäftigt.

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