Vortrags-Leitfaden für Referenten
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<strong>Leitfaden</strong> und Tipps <strong>für</strong><br />
CENTA-Fachvorträge<br />
Autor: Markus Weis, Computer & Internet effizient<br />
Inhaltsverzeichnis<br />
1: Technischer Ansprechpartner........................................................................................................................................................1<br />
2: Ausstattung des <strong>Vortrags</strong>raumes...................................................................................................................................................1<br />
3: Was Sie zum Vortrag mitbringen müssen:....................................................................................................................................2<br />
4: Zeitplanung Ihres <strong>Vortrags</strong>.............................................................................................................................................................2<br />
5: Tips <strong>für</strong> die Qualität Ihres <strong>Vortrags</strong> ................................................................................................................................................3<br />
6: Tips <strong>für</strong> Powerpoint-Folien.............................................................................................................................................................4<br />
1: Technischer Ansprechpartner<br />
Die technische und organisatorische Betreuung der Vorträge<br />
während des CENTA-Wochenendes übernimmt wieder unser<br />
CENTA-Organisationsmitglied Markus Weis.<br />
Herr Weis ist als EDV-Dienstleister in und um Bürgstadt tätig<br />
und ist selbst erfahrener Referent.<br />
Er kümmert sich um die Darstellung Ihres <strong>Vortrags</strong> auf die<br />
Leinwand, ggf. das Anschliessen Ihres Notebooks und die<br />
technische Einweisung damit Sie sich auf Ihren Vortrag und<br />
Ihr Publikum konzentrieren können.<br />
Markus Weis<br />
Computer & Internet effizient<br />
63927 Bürgstadt<br />
Tel: 09371 6699796<br />
Mobil: 0177 6847133<br />
Internet: www.markus-weis.de<br />
email: info@markus-weis.de<br />
2: Ausstattung des <strong>Vortrags</strong>raumes<br />
• der <strong>Vortrags</strong>raum “Kleiner Saal” bietet 90 Sitzplätze und befindet sich hinter dem Foyer der<br />
Mittelmühle gegenüber der Toiletten<br />
• gestellt werden / im Raum vorhanden sind:<br />
◦ Raumlautsprecher und Headset-Mikrofon<br />
◦ Leinwand und Beamer<br />
◦ <strong>Referenten</strong>-Tisch mit Stromanschlüssen<br />
◦ Präsentations-Laptop mit MS-Office/Powerpoint, Open-Office und PDF-Reader<br />
◦ Funkbediener zum Zurück/Weiterblättern von Folien inkl. Laserpointer<br />
◦ Tisch am Ausgang des Raums zur Ablage von Flyern/Visitenkarten<br />
◦ NICHT vorhanden: Overhead-Projektor<br />
◦ NICHT vorhanden: Flipchart<br />
• <strong>Referenten</strong>-Tisch mit 3 Stromanschlüssen<br />
• WICHTIG: bringen Sie Ihre Präsentation auf einem USB-Stick einen Tag vor Ihrem<br />
Vortrag zur CENTA mit. (Formate: Powerpoint, Word, Open-Office, PDF); Herr Weis wird<br />
die <strong>Vortrags</strong>dateien auf den Präsentationslaptop überspielen und kurz testen - das erleichert<br />
Ihnen und uns den Ablauf während der <strong>Vortrags</strong>tage und wir vermeiden damit<br />
Abstimmungsprobleme zwischen Beamer + Laptop.<br />
• Sofern Sie unbedingt Ihren eigenen Notebook verwenden wollen ... Ihr Notebook muss <strong>für</strong><br />
den Beamer einen solchen vga-Anschluss besitzen:<br />
CENTA-Fachvorträge - <strong>Leitfaden</strong> <strong>für</strong> <strong>Referenten</strong> - Seite 1/ 4<br />
Markus Weis - Dipl-Inform(FH) - www.markus-weis.de - info@markus-weis.de
3: Was Sie zum Vortrag mitbringen müssen:<br />
• USB-Stick mit <strong>Vortrags</strong>datei (Formate: Powerpoint, Word, Open-Office, PDF)<br />
(bitte bringen Sie den Stick mit dem fertigen Vortrag möglichst einen Tag vor Ihrem Vortrag<br />
auf die CENTA mit, damit wir den Vortrag auf den Präsentationsnotebook überspielen und<br />
testen können)<br />
• Flyer, Broschüren, Visitenkarten zur Auslage auf einem Tisch am Ausgang des Raums<br />
• wenn vorhanden: Aufsteller / Rollup mit Firmen-Darstellung (kann vorne neben der<br />
Leinwand aufgestellt werden)<br />
• Schautafel oder Flipchart, sofern benötigt<br />
• Overhead-Projektor <strong>für</strong> Durchsichtfolien, sofern benötigt<br />
• bringen Sie Ihren Vortrag sicherheitshalber <strong>für</strong> sich auch in ausgedruckter Form mit<br />
(man weiß ja nie)<br />
• wenn Sie unbedingt Ihren eigenen Notebook verwenden müssen: Denken Sie daran, daß während der Präsentation<br />
evtl. auch der Desktop Ihres Notebooks auf der Leinwand zu sehen ist. Entfernen Sie daher ggf. private<br />
Hintergrundbilder, deaktiveren Sie ggf. den Bildschirmschoner und räumen Sie ggf. Ihr Desktop ein wenig auf.<br />
4: Zeitplanung Ihres <strong>Vortrags</strong><br />
• Kommen Sie ca 10 Minuten vor Beginn Ihres <strong>Vortrags</strong> in/an den <strong>Vortrags</strong>raum.<br />
• Ihr Vortrag darf mit abschliessender Fragerunde 35 Minuten nicht überschreiten. Nach ca<br />
32 Minuten ertönt ein kurzer Warnton. Nach 35 Minuten wird der Saal geräumt, gelüftet<br />
und der nachfolgende Referent beginnt mit dem Aufbau.<br />
Planen Sie daher eine <strong>Vortrags</strong>dauer von ca 30 Minuten ein und ca 5 Minuten <strong>für</strong> einige<br />
Fragen aus dem Publikum<br />
• Verstehen Sie bitte, daß <strong>für</strong> die Einhaltung des Gesamtablaufs der nächste Referent<br />
pünktlich mit seiner Vorbereitung (Unterlagen, Werbematerial, Notebook, Einstimmung)<br />
beginnen können muß. Zudem ist es <strong>für</strong> jeden <strong>Referenten</strong> schön, wenn er vor dem Vortrag<br />
noch 1-2 Minuten im Saal seine Gedanken sammeln kann.<br />
• Bitte proben Sie Ihren Vortrag zuhause auf eine Dauer von 30 Minuten und stellen Sie eine<br />
kleine Tischuhr vor sich. Nur so können Sie die Dauer Ihres <strong>Vortrags</strong> abschätzen und ggf.<br />
Kürzungen vornehmen.<br />
• Überlegen Sie sich im Vorfeld Schwerpunkte: Welche Themenblöcke können sie im Falle<br />
von Zeitproblemen überspringen und welche Punkte wollen Sie unbedingt ansprechen?<br />
• Herr Weis wird vor Ihrem Vortrag die CENTA-<strong>Vortrags</strong>gäste kurz begrüßen<br />
und dann an Sie übergeben.<br />
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5: Tips <strong>für</strong> die Qualität Ihres <strong>Vortrags</strong><br />
• Die CENTA-Fachvorträge sollen informativ sein und die <strong>Vortrags</strong>besucher weiterbringen.<br />
Ihr Fachvortrag darf keine Produktpräsentation sein.<br />
• Stellen Sie zu Beginn des <strong>Vortrags</strong> sich selbst, Ihre Firma und den Nutzen Ihrer Produkte /<br />
Dienstleistungen kurz vor.<br />
• Präsentieren Sie Wissen und Nutzen ... zeigen Sie sich als Experte.Vermitteln Sie Tipps.<br />
Nutzen Sie Aha-Effekte. Die <strong>Vortrags</strong>besucher sollten nach dem Vortrag mehr wissen als<br />
vorher.<br />
• Lockern Sie Ihren Vortrag auf. Beispiele sind: eine kleine Handzeichen-Umfrage, eine lustige<br />
Anekdote oder erstaunlicher Fall aus Ihrem Berufsleben, kurze Scheinfragen, ein Cartoon<br />
etc.<br />
• Beziehen Sie Ihr Publikum mit ein, z.B. in kleine Formulierungen oder bezugnehmend auf<br />
eine vorherige Zwischenfrage aus dem Publikum.<br />
• sprechen Sie langsam und deutlich<br />
• Setzen Sie Ihr Fachwissen - verständlich - ein ... präsentieren Sie sich als Experte. Arbeiten<br />
Sie mit bildhafter, anschaulicher Sprache und - wo sinnvoll mit Beispielen.<br />
• Freie Rede - je freier Sie reden, desto glaubhafter und überzeugender wirken Sie.<br />
• Je öfter Sie Ihren Vortrag zuhause proben, desto flüssiger wird er - und desto freier wird Ihre<br />
Rede. Sie werden schnell merken, wie Sie während einer ersten Probe Abläufe und<br />
Themenabfolgen umstellen, bessere Überleitungen finden oder manche Dinge streichen.<br />
Üben schafft Sicherheit, Sicherheit erzeugt Souveränität. Souveräntität erzeugt<br />
Gelassenheit. Gelassenheit erzeugt Sympathie. Sympathie ermöglicht ein Miteinander von<br />
Referent und Publikum.<br />
• sprechen Sie möglichst immer zum Publikum und nicht zu Ihrer Projektion an die Wand<br />
• Laden Sie am Ende des <strong>Vortrags</strong> die Besucher zu einem Besuch an Ihrem Messestand ein<br />
und sagen Sie, wo sich Ihr Stand befindet. Verweisen Sie auch auf Ihre am Ausgang des<br />
<strong>Vortrags</strong>raums ausliegenen Flyer/Visitenkarten.<br />
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6: Tips <strong>für</strong> Powerpoint-Folien<br />
• Die erste Folie (während sich der Saal füllt und während Ihrer Begrüßungsworte) sollte<br />
enthalten:<br />
◦ "Willkommen"<br />
◦ Titel Ihres <strong>Vortrags</strong> (hevorgehoben)<br />
◦ Ihr Firmenname, Firmenuntertitel, Name des <strong>Referenten</strong>, Firmenlogo<br />
• jede Folie sollte in der Kopfleiste Ihren Firmennamen + Ihr Firmenlogo mitbeinhalten und<br />
ein möglichst einheitliches Erscheinungsbild besitzen<br />
• die Schriftgröße im Hauptbereich der Folien sollte so gewählt werden, daß Sie nicht mehr<br />
als 9 Zeilen verwenden können<br />
• weniger ist mehr:<br />
◦ Animationen (hereinschwebender Text, Blinken, Drehen etc) lenken die Zuhörer ab<br />
und zerstören Ihren Redefluß<br />
◦ lange Texte auf einer Folie verhindern eine freie Rede und verführen die Zuhörer zum<br />
Lesen anstatt zum Zuhören - verwenden Sie Stichworte oder kurze Sätze<br />
◦ lassen Sie Ihre Präsentation möglichst nicht automatisch ablaufen (z.B. automatisches<br />
Blättern oder automatische zeitverzögerte Einblendung von Listenpunkten) ... Sie setzen<br />
sich damit unnötig unter Zeitdruck oder kommen ins “Schwimmen”<br />
• nutzen Sie primär die oberen zwei Drittel der Folie - der Text im unteren Drittel wird imeist<br />
verdeckt durch den Kopf des Vordermanns<br />
• verzetteln Sie sich nicht mit zu vielen Klicks zur Einblendung von Seiteneffekten oder<br />
einzelnen Auflistungspunkten<br />
• setzen Sie Bilder/Grafiken/Diagramme zur Auflockerung Ihrer Folien und zur<br />
Veranschaulichung wichtiger Inhalte ein<br />
• die letzte Folie (während Ihres Schlußwortes) sollte enthalten:<br />
◦ "Danke"<br />
◦ Ihr Firmenname, Firmenuntertitel, Firmenlogo<br />
◦ "Besuchen Sie uns in der Messehalle / im Foyer / Außenbereich"<br />
CENTA-Fachvorträge - <strong>Leitfaden</strong> <strong>für</strong> <strong>Referenten</strong> - Seite 4/ 4<br />
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