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PERSONAL COMPUTING

PERSONAL COMPUTING PIVOT-TABELLEN Gezielte Analysen in Excel-Tabellen Die Pivot-Tabellenfunktion in Excel (Kreuztabellen) optimiert die Auswertung, Zusammenführung und Filterung von Daten in Tabellen. Finden Sie Ihre relevanten Daten. ■ PETER SCHNOOR In einer Pivot-Tabelle lassen sich die Zeilen und Spalten einer Ausgangstabelle beliebig positionieren, um unterschiedliche Darstellungen und Analyseansichten der Daten zu bekommen. Sie ist eine der wichtigsten Funktionen in Excel. Ein Beispiel für Excel 2010 zeigt Ihnen die Vorteile der Funktion. Bei älteren Excel-Versionen können die Schritte, Befehle und Menüs abweichen. Hier sollten Sie die Excel-Hilfe Ihrer Version zu Rate ziehen. 1. Bereiten Sie eine Beispiel-Datenquelle für eine Pivot-Tabelle vor Bei Pivot-Tabellen spielen die Spaltenüberschriften eine große Rolle. Aus den üblichen Spaltenüberschriften einer Excel-Tabelle werden in der Pivot-Tabelle die Felder, nach deren Inhalt Sie die Daten auswerten. Legen Sie in einer Excel-Tabelle in der ersten Zeile die Überschriften Name, Ort und Umsatz an. Damit Excel eindeutig erkennt, dass es sich um Überschriften handelt, formatieren Sie die Überschriften fett. Die Inhalte in den Spalten erzeugen Sie mit den Excel-Funktionen Ausfülloptionen und Zufallsfunktion. Setzen Sie dazu den Cursor in die erste freie Zelle unter Name und tippen Sie dort Firma 1 ein. Ziehen Sie diesen Eintrag mit dem Kopieranfasser bis zur Zeile 21. Dort sollte dann Firma 20 stehen. Falls nicht, klicken Sie auf den SmartTag unterhalb des Kopieranfassers und aktivieren dort die Option Datenreihe ausfüllen. Um die Spalte Umsatz schnell zu füllen, setzen Sie den Zufallsgenerator ein. Tippen Sie in die erste Zelle unterhalb der Überschrift Umsatz folgende Formel ein: =ZUFALLSZAHL()*10000 Die Funktion Zufallszahl() gibt eine Zahl zwischen den Werten 0 und 1 in 1000er- Dezimalschritten als Ergebnis. Ziehen Sie diesen Zelleintrag mit den Kopieranfasser bis in die Zeile 21. Damit das Ergebnis als Geldbetrag dargestellt wird, markieren Sie die Zahlen und wählen Sie im Bereich Zahl im Menüband den Eintrag Währung aus. In die Spalte der Orte setzen Sie für die ersten fünf Firmen Kiel ein, für die jeweils nächsten fünf Firmen Hamburg, München und Nürnberg. Benennen Sie das Tabellenblatt mit einem Doppelklick auf das Register Tabelle1 um. Tippen Sie Datenquelle und [Eingabe]. 2. Steht die Datenquelle, kann man eine erste Pivot- Tabelle vorbereiten Nachdem Sie die Datenquelle angelegt haben, wechseln Sie im Menüband auf das Register Einfügen. In der Funktionsgruppe Tabellen finden Sie das Symbol PivotTable. Klicken Sie in eine beliebige Stelle innerhalb des ausgefüllten Tabellenbereichs. Wählen Sie den Befehl PivotTable aus. Sie werden aufgefordert, den Bereich der zu analysierenden Daten anzugeben. Da Ihr Cursor sich in der Tabelle befindet, sollte der Datenbereich automatisch markiert sein. Dieses erkennen Sie daran, dass ein gestrichelter Rahmen um den Datenbereich verläuft. Sollte das nicht der Fall sein, markieren Sie den auszuwertenden Bereich inklusive Überschriften manuell. Im Dialogfenster PivotTable erstellen sollten Sie, um eine Trennung der Datenquelle und der Pivot-Tabelle zu erhalten, die Option Neues Arbeitsblatt auswählen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird Ihre Mit der Formel-Funktion Zufallszahl lassen sich unter Excel 2010 fiktive Zahlenreihen für eine Beispieltabelle erzeugen, wie hier die Umsatzzahlen. 40 www.pc-magazin.de PC Magazin 9/2013

PERSONAL COMPUTING Pivot-Tabelle erzeugt. Benennen Sie den Tabellennamen in Pivot um. 3. Die Auswertung mit Hilfe einer Pivot-Tabelle durchführen Im Pivot-Tabellenblatt sehen Sie auf der rechten Seite die PivotTable-Feldliste. Diese enthält die Überschriften der Quelltabelle. Setzen Sie in der PivotTable-Feldliste ein Häkchen vor den Eintrag Ort. Sofort werden Ihnen in der Pivot-Tabelle alle Orte angezeigt, und zwar gruppiert. Jeder Ort taucht nur ein einziges Mal auf. Damit Sie jetzt die Umsätze je Ort sehen, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollfeld Umsatz. Schon werden Ihnen die Gesamtumsätze pro Ort angezeigt. Fügen Sie jetzt noch ein Häkchen vor dem Eintrag Name hinzu, werden Ihnen unterhalb der Orte alle Firmen mitsamt Umsatz angezeigt. 4. Diese Pivot-Tabelle zeigt nach nur drei Mausklicks die im jeweiligen Ort ansässigen Firmen samt deren Umsätze. Formatieren von Werten und Layoutänderung in der Pivot-Tabelle Formatierungen aus der Ursprungstabelle werden nicht mit in die Pivot-Tabelle übernommen. Aber Sie können die Werte direkt in der Pivot-Tabelle formatieren. Klicken Sie dazu auf einen Wert unterhalb der Spalte Summe von Umsatz. Aktivieren Sie das Register Optionen im Menüband. Klicken Sie in der Funktionsgruppe Aktives Feld auf den Befehl Feldeinstellungen. Im eingeblendeten Dialogfenster Wertfeldeinstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlenformat. Im Dialogfenster Zellen formatieren wählen Sie unterhalb der Kategorie den Eintrag Währung und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche OK. Alle Werte in dieser Spalte werden jetzt im Euro-Format dargestellt. Aktivieren Sie in den PivotTable-Tools das Register Entwurf, um das Layout Ihrer Pivot-Tabelle zu ändern. Neben den PivotTable-Formaten, mit deren Hilfe Sie etwa die farbliche Darstellung ändern, finden Sie die Gruppe Layout. Um die Gesamtergebnisse der Orte jeweils unterhalb der Firmen darzustellen, klicken Sie in dieser Gruppe auf das Symbol Teilergebnis und wählen Sie im Untermenü den Befehl Teilergebnis unten in der Gruppe anzeigen. Damit das Ergebnis noch übersichtlicher wird, klicken Sie auf das Symbol Leere Zeilen und aktivieren im Untermenü Leerzeile nach jedem Element einfügen. Setzen Sie jetzt noch ein Häkchen in den Kontrollkasten Verbundene Spalten in der Gruppe Optionen für PivotTable-Formate. Aktivieren Sie das Register Optionen. Die Änderungen haben keinen Einfluss auf die Quelldatei. 5. Einen Datenschnitt für die schnelle Recherche erzeugen Datenschnitte sind eine neue Funktion ab Excel 2010. Sie filtern damit Ihre Daten schnell und gezielt. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle innerhalb Ihrer Pivot-Tabelle. Klicken Sie dann im Register Optionen in der Funktionsgruppe Sortieren und Filtern auf den Befehl Datenschnitt einfügen. Im Dialogfenster Datenschnitt auswählen aktivieren Sie einen oder mehrere der Feldnamen. Im Beispiel wählen wir das Feld Ort aus. Ein Klick auf die Schaltfläche OK fügt den Datenschnitt ein. Alle vorhandenen Orte werden in diesem Filter dargestellt. Um jetzt nach einem Ort zu filtern, klicken Sie diesen an. Es lassen sich auch mehrere Orte markieren, wenn Sie beim Klicken die Umschalt- oder [Strg]-Taste gedrückt halten. Um eine Filterung zu löschen, klicken Sie im Datenschnittfilter auf das Symbol Filter löschen. Einen kompletten Datenschnitt löschen Sie, indem Sie den äußeren Rahmen markieren und die [Entf]-Taste drücken. Sie können auch weitere Datenschnitte einfügen. Die Ergebnisse der Filterung werden dann miteinander kombiniert. 6. Felder einer Pivot-Tabelle auf das Wesentliche reduzieren Um die Tabelle übersichtlicher zu gestalten, sind die Einzelergebnisse der Firmen nicht relevant. Es sollen nur noch die Gesamtumsätze in den Orten angezeigt werden. Klicken Sie dazu auf einen der Ortsnamen in Ihrer Pivot-Tabelle. Wählen Sie anschließend in der Gruppe Aktives Feld das Symbol Gesamtes Feld reduzieren. Es werden wunschgemäß nur noch die Gesamtumsätze pro Ort angezeigt. Mit einem Klick auf das Symbol Gesamtes Feld erweitern blenden Sie wieder alle Einzelumsätze ein. Um nur für einzelne Orte die Firmen ein- oder auszublenden, finden Sie vor jedem Ort ein Plus- oder Minuszeichen. 7. Eine Kreuztabelle zeigt interessante Abhängigkeiten an In Kreuztabellen werden Werte angezeigt, wenn Zeilen- und Spalten einen gemeinsamen Treffer besitzen. Um die bestehende Pivot-Tabelle als Kreuztabelle darzustellen, ziehen Sie etwa das Feld Ort aus dem Bereich Zeilenbeschriftung in die Spaltenbeschriftung. Immer wenn eine Firma in einem Ort ansässig ist, wird in der entsprechenden Ortsspalte der zugehörige Wert angezeigt. hl/tr Den ausgewählten Datenbereich für die Pivot-Tabelle umrahmt Excel mit gestrichelten Linien. Die Option Neues Arbeistsblatt sollten Sie immer auswählen, um die Quelldatei von der Pivot-Tabelle zu trennen. PC Magazin 9/2013 www.pc-magazin.de 41