Die SEPA-Umstellung ab 1. Februar 2014 ... - DDIV

ddiv.de

Die SEPA-Umstellung ab 1. Februar 2014 ... - DDIV

DDIV Publikation

April 2013

Die SEPA-Umstellung ab

1. Februar 2014:

Handlungsempfehlungen für

Immobilienverwaltungen


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Herausgeber:

Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV)

Dorotheenstraße 35

10117 Berlin

Telefon: +49 30 300 96 79-0

Telefax: +49 30 300 96 79-21

info@ddiv.de

www.ddiv.de

© DDIV April 2013

Die DDIV Publikation „Die Einführung des SEPA-Lastschriftverfahrens in Verwaltungsunternehmen

im Jahre 2014“ kann kostenfrei auf der DDIV-Website unter www.ddiv.de heruntergeladen werden.

DDIV-Mitgliedsunternehmen erhalten die Broschüre über Ihre Landesverbände. Ein gedrucktes

Exemplar ist gegen eine Schutzgebühr von 15 Euro in der Geschäftsstelle des DDIV e.V.

(info@ddiv.de) erhältlich. Die Vervielfältigung der Broschüre bzw. Teile davon ist nur mit

ausdrücklicher Genehmigung des DDIV e.V. gestattet.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 2 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Vorwort

Die Unternehmen der Immobilienwirtschaft müssen für die weitere Teilnahme am bargeldlosen

Zahlungsverkehr bis zum 31. Januar 2014 zahlreiche Schritte unternehmen, um die "SEPA-

Verordnung" umzusetzen. SEPA steht für „Single Euro Payments Area“, den einheitlichen

Zahlungsverkehrsraum in der Währung Euro. Die Verordnung gilt ab 1. Februar 2014 für alle Staaten

der Europäischen Union sowie für die Länder Island, Lichtenstein, Monaco, Norwegen und die

Schweiz.

Für deutsche Immobilienverwaltungen bedeutet dies, sich frühzeitig mit diesem Zahlungsverfahren zu

beschäftigen. Neben der Umstellung der entsprechenden Software, müssen neue Daten erfasst und

erforderliche vertragliche Voraussetzungen für die Verwendung des Lastschriftverfahrens mit den

Vertragspartnern geschaffen werden. Neben der technischen Umstellung ist zudem eine Umstellung

bei den zahlungsauslösenden Geschäftsprozessen zwingend notwendig.

Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV) legt nun eine umfassende

Handreichung zur SEPA-Umstellung vor. Neben einem Überblick über die Herausforderungen an

Immobilienverwaltungen im Zusammenhang mit der Umstellung und deren Lösungsmöglichkeiten

werden praktische Handlungsempfehlungen, zahlreiche Musterschreiben und Anwendungstipps

gegeben, die Verwalter bei der Planung und Umsetzung der Maßnahmen unterstützen sollen.

Abgerundet wird die Veröffentlichung durch praktische Tipps und Erfahrungsberichte von Fachleuten

aus Banken und Unternehmen, die relevante ERP-Systeme für Verwalter anbieten. Sollte in Ihrem

Unternehmen eine andere Softwarelösung genutzt werden, so empfehlen wir zeitnah den Kontakt mit

dem Anbieter aufzunehmen.

Unser Dank gilt allen Autoren und Mitwirkenden der Broschüre, unter anderem:

• Stephan Rohloff, Aareon AG

• Yvonne Hube, DKB Deutsche Kreditbank AG

• Jörg Matheis, Aareal Bank AG

• dem Team der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

• Joachim Mayenfels, UTS innovative Softwaresysteme GmbH

• RAin Noreen Walther, Kanzlei Strunz & Alter

Wir hoffen, Ihnen mit dieser Broschüre eine Hilfe für die tägliche Arbeit anbieten zu können.

Mit herzlichen Grüßen

Wolfgang D. Heckeler

Präsident

Martin Kaßler

Geschäftsführer

Berlin, April 2013.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 3 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Inhaltsverzeichnis

Teil A Allgemeine Hinweise ..............................................................................................6

1. Pflicht zur Umstellung und Fristen ...................................................................................6

2. Grundbegriffe ..................................................................................................................6

3. Neuerungen im banktechnischen Verfahrensablauf ....................................................... 12

4. Notwendige Handlungsabläufe im Verwaltungsunternehmen ......................................... 14

Teil B Muster ........................................................................................................................ 16

1. Verwaltung von Gemeinschaftseigentum in Wohnungseigentümer- bzw.

Teileigentümergemeinschaften ...................................................................................... 16

1.1. Kompetenzen des Verwalters – Beschlussfassung der Eigentümer ............................... 16

1.2. Hausgeldeinzug ............................................................................................................ 18

1.2.1. Einzug bei Vorliegen einer schriftlichen Einzugsermächtigung ....................................... 18

1.2.2. Einzug ohne Vorliegen einer schriftlichen Einzugsermächtigung .................................... 19

1.2.3. Ankündigung des erstmaligen Einzugs .......................................................................... 23

1.3. Lastschrifteinzug durch Dritte vom Gemeinschaftskonto ................................................ 24

2. Verwaltung von Mietobjekten ......................................................................................... 24

2.1. Korrespondenz mit dem Eigentümer/Auftraggeber ......................................................... 24

2.2. Korrespondenz mit Mietern ............................................................................................ 28

2.2.1. Musteranschreiben an Mieter bei laufenden Wohnraummietverträgen ........................... 28

2.2.1.1. Anschreiben bei Vorliegen einer wirksamen schriftlichen Einzugsermächtigung ............. 28

2.2.1.2. Anschreiben ohne Vorliegen einer wirksamen schriftlichen Einzugsermächtigung .......... 30

2.2.1.3. Mustermietvertragsklausel für Neuverträge .................................................................... 34

2.2.2. Ankündigung des erstmaligen Einzugs bei Neuverträgen ............................................... 36

2.2.3. Ankündigung des geänderten Einzugs ........................................................................... 37

2.2.3.1. Ankündigung nach Grundmieterhöhung ......................................................................... 37

2.2.3.2. Ankündigung nach Mieterwechsel ................................................................................. 38

2.2.3.3. Ankündigung nach Betriebskostenanpassung ................................................................ 38

Teil C Checkliste ................................................................................................................ 40

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 4 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Teil D SEPA-Umstellung aus Bankensicht ................................................................ 42

1. SEPA-Umstellung bei der DKB ...................................................................................... 42

1.1. SEPA-Überweisung bei der DKB ................................................................................... 42

1.2. SEPA-Lastschrift bei der DKB ....................................................................................... 42

1.2.1. SEPA-Basislastschriftverfahren ..................................................................................... 42

1.2.2 SEPA-Firmenlastschriftverfahren ................................................................................... 43

1.3. DKB-Checkliste – Wie mache ich mein Unternehmen SEPA-fähig? ............................... 44

2. SEPA-Expertise seit 2005 – Die AAREAL BANK ........................................................... 46

2.1. SEPA-Prozessoren: Banken sorgen für den reibungslosen Übergang............................ 46

2.2. Wenn SEPA kommt … Was erwarten Sie von Ihrer Bank? ............................................ 47

2.3. Most frequently asked SEPA-questions der Aareal Bank ............................................... 48

Teil E

SEPA-Umstellung und deren Umsetzung in

verschiedenen ERP-Systemen .......................................................................... 50

1. Umsetzung in den ERP-Systemen von Aareon (Wodis Sigma, GES, Blue Eagle) .......... 50

1.1. Migration aller Geschäftspartner-Bankverbindungen ...................................................... 50

1.2. Umstellung der eigenen Bankverbindungen ................................................................... 51

1.3. Erfassung und Pflege der Mandate ................................................................................ 51

1.4. Wesentliche Merkmale der Mandatsverwaltung ............................................................. 52

1.6. Umstellung auf SEPA-Überweisung .............................................................................. 54

1.7. Umstellung auf SEPA-Lastschrift ................................................................................... 55

2. SEPA-Umstellung bei der Haufe Lexware Real Estate AG ............................................. 57

2.1. SEPA-Grundlagen: Das kommt auf Sie zu. .................................................................... 58

2.2. SEPA-Fachjargon: Begriffe und Vorschriften verständlich erläutert. ............................... 59

2.3. SEPA-Umstellung: Das ist jetzt zu tun! .......................................................................... 60

2.4. Immobilienwirtschaft vor großen Herausforderungen ..................................................... 61

3. SEPA-Umstellung im Praxistest mit KARTHAGO 2000 .................................................. 63

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 5 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Teil A

Allgemeine Hinweise

1. Pflicht zur Umstellung und Fristen

Die am 31.03.2012 in Kraft getretene Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments

und des Rates vom 14.03.2012 zur Festlegung der technischen Vorschriften und der

Geschäftsanforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro und zur Änderung der

Verordnung (EG) Nr. 924/2009, veröffentlicht im Amtsblatt der Europäischen Union am 30.03.2012,

hier kurz SEPA-Verordnung Nr. 260/2012 genannt, regelt in Artikel 4 Absatz 5 die verbindlichen

Voraussetzungen für die Teilnahme am europäischen Lastschriftverkehr ab dem 01.02.2014.

Die Unternehmen der Immobilienwirtschaft müssen daher für die weitere Teilnahme am bargeldlosen

Zahlungsverkehr bis zum 31.01.2014 insbesondere ihre Software umstellen, neue Daten erfassen und

die erforderlichen vertraglichen Voraussetzungen für die Verwendung des Lastschriftverfahrens mit

den Vertragspartnern schaffen. Eine Checkliste finden Sie im Anhang auf Seite 40.

Die Banken werden ab dem 01.02.2014 keine Aufträge in den bisherigen Einzugsermächtigungs- oder

Abbuchungsverfahren mehr ausführen. Einzugsermächtigungen werden jedoch unter bestimmten

Voraussetzungen ggf. automatisch als SEPA-Lastschriften geführt, vgl. dazu nachfolgend Teil A Punkt

1. und Teil B 1.2. Lastschriften können nicht mehr mittels Einreichung von Datenträgern, wie Sticks

oder Disketten, beauftragt werden.

2. Grundbegriffe

Die o.g. SEPA-Verordnung Nr. 260/2012 enthält die Anforderungen an Überweisungen und

Lastschriften nach dem Stichtag und definiert neue Begrifflichkeiten und Standards.

Folgende Begrifflichkeiten, die in Beispielsfällen anhand des Mietvertragsverhältnisses erläutert

werden, sind zu beachten:

SEPA

Abkürzung für „Single Euro Payments Area“, d.h. Europäischer Zahlungsverkehr in Euro.

Die Unterschiede in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten – unabhängig davon, ob sie den Euro als

Bargeldwährung selbst führen – bei den Zahlungsbedingungen im bargeldlosen Zahlungsverkehr

sollen mit einer transparenten Kostenstruktur versehen und harmonisiert werden. Für die

Zahlungsdienstnutzer werden daher in jedem EU-Mitgliedsstaat sowie bei jeder innereuropäischen

Überweisung oder Lastschrift die gleichen Konditionen gelten, beispielsweise bei den Kosten und

Ausführungsfristen.

Überweisung

vom Zahler ausgelöster Zahlungsdienst zu Lasten seines Zahlungskontos und zugunsten des

Zahlungskontos des Zahlungsempfängers durch den Zahlungsdienstleister, der das Zahlungskonto

des Zahlers führt, vgl. Art. 2 Nr. 1 SEPA-Verordnung Nr. 260/2012.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 6 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Beispiel:

Zahlungsempfänger

(hier: Vermieter)

Zahlungsdienstleister

(hier: Bank des Vermieters)

Zahler

(hier: Mieter)

Auftrag

Zahlungsdienstleister

(hier: Bank des Mieters)

Lastschrift

ein vom Zahlungsempfänger ausgelöster Zahlungsdienst zur Belastung des Zahlungskontos des

Zahlers nach Zustimmung des Zahlers, Art. 2 Nr. 2 SEPA-Verordnung Nr. 260/2012.

Verfahren nach SEPA:

Zahlungsempfänger

Zahler

(hier: Vermieter) (1) Ermächtigung (Mandat) (hier: Mieter)

(2) Auftrag, die (1) Auftrag, die Last-

Lastschrift ein-

schrift auszuführen

zuziehen

Zahlungsdienstleister

(hier: Bank des Vermieters)

(3) Belastung des Mieterkontos

Zahlungsdienstleister

(hier: Bank des Mieters)

Im Unterschied zur innerdeutschen Einzugsermächtigung, die – vereinfacht – folgende Struktur

enthielt,

Zahlungsempfänger

Zahler

(hier: Vermieter) (1) Ermächtigung (Mandat) (hier: Mieter)

(2) Auftrag, die

Lastschrift einzuziehen

Zahlungsdienstleister

(hier: Bank des Vermieters)

(3) Belastung des Mieterkontos

Zahlungsdienstleister

(hier: Bank des Mieters)

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 7 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

und zum innerdeutschen Abbuchungsverfahren, das eine Generalgenehmigung des

Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Zahlungsdienstleisters enthielt, Abbuchungen durch den

bestimmten Zahlungsempfänger einzulösen, wobei das Widerrufsrecht beschränkt war, und das

deshalb zulasten von Verbrauchern nicht wirksam vereinbart werden konnte,

Zahlungsempfänger

(hier: Vermieter)

Mietvertrag

Zahler

(hier: Mieter)

(2) Auftrag, die (1) Auftrag, die Last-

Lastschrift ein-

schriften des Vermiet.

zuziehen

auszuführen

Zahlungsdienstleister

(hier: Bank des Vermieters)

(3) Belastung des Mieterkontos

Zahlungsdienstleister

(hier: Bank des Mieters)

(Schema vereinfacht)

beinhaltet die europäische Lastschrift nunmehr sowohl eine Ermächtigung des Zahlers an seine Bank

als auch an seinen Vertragspartner als Zahlungsempfänger, sein Konto zu belasten, versieht diese

jedoch mit einem achtwöchigen Erstattungsrecht für autorisierte und 13 Monate für nicht autorisierte

Zahlungen, vgl. AGB-Banken Ziffer 2.5. bzw. 2.6.5.

Zahler

Inhaber eines Zahlungskontos, der einen Zahlungsauftrag von seinem Zahlungskonto gestattet, vgl.

Art. 2 Nr. 3 SEPA-Verordnung Nr. 260/2012. Beispiel hier: Mieter.

Zahlungsempfänger

Inhaber eines Zahlungskontos, der die Zahlung erhalten soll, Art. 2 Nr. 4 SEPA-Verordnung Nr.

260/2012. Beispiel hier: Vermieter.

Zahlungskonto

Konto für die Ausführung von Zahlungen, Art. 2 Nr. 5 SEPA-Verordnung Nr. 260/2012.

Beispiel hier: Mieterkonto, Vermieterkonto.

Zahlungsdienstleister

an der Transaktion teilnehmendes Kreditinstitut, vgl. Art. 2 Nr. 8 SEPA-Verordnung Nr. 260/2012.

Beispiel hier: Bank des Vermieters, Bank des Mieters.

Zahlungsdienstnutzer

Person, die einen Zahlungsdienst als Zahler oder Zahlungsempfänger in Anspruch nimmt, Art. 2 Nr. 9

SEPA-Verordnung Nr. 260/2012. Beispiel hier: Vermieter, Mieter.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 8 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

BBAN

Zahlungskontonummer, die nur bei Inlandszahlungen verwendet werden kann, Art. 2 Nr. 14 SEPA-

Verordnung Nr. 260/2012.

IBAN (International Bank Account Number)

internationale Zahlungskontonummer mit ISO-spezifizierten Elementen, Art. 2 Nr. 15 SEPA-

Verordnung Nr. 260/2012. Sie ist SEPA-weit max. 34-stellig, in Deutschland 22-stellig, und wie folgt

aufgebaut:

1 2 3 4 5 – 22

ISO-Ländercode

(DE)

Prüfziffer nach

ISO

Stellen 5-12 bisherige deutsche Bankleitzahl

Stellen 13-22 bisherige Kontonummer

BIC (Abkürzung für Business Identifier Code)

internationale Bankleitzahl mit ISO-spezifizierten Elementen, Art. 2 Nr. 16 SEPA-Verordnung Nr.

260/2012. Sie ist 8- oder 11-stellig und wie folgt aufgebaut:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Institutscode Ländercode Ortscode Filialcode

Die Bedeutung der BIC wird spätestens ab dem 01.02.2016 entfallen, da deren Übermittlung dann

nicht mehr verlangt werden kann. U.U. entfällt sie bereits ab dem 01.02.2014.

IBAN und BIC müssen entweder beim Zahlungspflichtigen erfragt werden oder der

Zahlungsempfänger erwirbt kostenpflichtig Umrechnungsdateien, z.B. über den Bank-Verlag.

Teilweise stellen auch die kontoführenden Kreditinstitute Umrechnungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Mandat

„Erteilung der Zustimmung und Autorisierung des Zahlers gegenüber dem Zahlungsempfänger und

gegenüber dem Zahlungsdienstleister des Zahlers, dass der Zahlungsempfänger den Einzug für die

Belastung des angegebenen Zahlungskontos des Zahlers auslösen und der Zahlungsdienstleister des

Zahlers solchen Anweisungen Folge leisten darf“, Art. 2 Nr. 21 SEPA-Verordnung Nr. 260/2012.

Beispiel hier: Einwilligung des Mieters gegenüber Vermieter und Bank des Mieters, die Lastschrift

auszuführen.

Ein neu erteiltes SEPA-Mandat muss den folgenden – fest bestimmten – Text

„Ich ermächtige die [... Name des Zahlungsempfängers ...], Zahlungen von meinem Konto mittels

Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der [... Name des

Zahlungsempfängers ...] auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung

des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten

Bedingungen.“

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 9 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

sowie weitere Angaben enthalten:

• eindeutige Bezeichnung als SEPA-Lastschriftmandat (z.B. in der Überschrift)

• Zahlungsart (einmalige oder wiederkehrende Zahlung)

• Daten des Zahlungsempfängers (Name, Anschrift, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz)

• Daten des Zahlungspflichtigen (Name, Anschrift, IBAN, BIC, Namen der Bank)

• Unterschrift des Zahlungspflichtigen mit Ort und Datum

Es empfiehlt sich die Verwendung der von der Hausbank des Gläubigers (Zahlungsempfängers; hier:

Vermieters) herausgegebenen Formulare, die letztlich auf die Empfehlung des Zentralen

Kreditausschusses bzw. des Europäischen Musters (vgl. www.europeanpaymentscouncil.eu)

zurückgehen.

Referenzpartei

Person, in deren Namen ein Zahler eine Zahlung leistet oder ein Zahlungsempfänger eine Zahlung

erhält, Art. 2 Nr. 28 SEPA-Verordnung Nr. 260/2012. Beispiel: Vermieter, wenn Verwalter die für ihn

bestimmte Zahlung erhält oder Mieter, wenn dessen Verwandter die Mietzahlung leistet.

Mandatsreferenz

Um eine eindeutige Identifizierung des Mandates zu ermöglichen, ist eine Referenznummer jedem

einzelnen Mandat zuzuordnen. Zusammen mit der Gläubiger-ID wird das Mandat damit eindeutig im

gesamten SEPA-Raum identifiziert.

Einzelne Softwareprogramme erzeugen automatisch Referenznummern. In Vermietungs- oder

Verwaltungsunternehmen bietet sich jedoch auch die konkret systematisch gestaltete

Nummernvergabe an.

Es darf sich um bis zu 35 alphanumerische Stellen handeln. Beispiele dafür sind:

o

Mandatsreferenz für Lastschriften aus einem Wohnungsmietvertrag: Mieternummer oder

Vertragsnummer oder Wohnungsnummer

o Mandatsreferenz für Lastschriften aus einem Stellmietvertrag: Mieternummer oder

Vertragsnummer oder Wohnungsnummer

Hinweis: Fall die Möglichkeit besteht, dass eine Person mehrere Mietverträge abschließt

(Wohnung und Stellplatz), können keine Mieternummern verwendet werden sondern

vorzugsweise Vertrags- oder Objektnummern.

o

o

Mandatsreferenz für Lastschriften aus Mitgliedschaftsverhältnis in einer Genossenschaft:

Mitgliedsnummer

Mandatsreferenz für Ratenzahlungsvereinbarungen: Diese sollten sich schon deshalb vom

eigentlichen Schuldverhältnis (Mietvertrag, Mitgliedschaft) unterscheiden, um die Zuordnung

gemäß den verbindlichen Tilgungsbestimmungen des Schuldners gemäß §§ 366, 367 BGB zu

ermöglichen und die derzeit häufig anzutreffenden Buchungsfehler zu vermeiden.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 10 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

o

Mandatsreferenz für Lastschriften wegen Hausgeld in einer WEG: Objektnummer

(problematisch, wenn nur durch die Hausverwaltung erzeugt und ein Bezeichnungswechsel

bei Verwaltungswechsel erfolgt); alt.: kreative Vergabe, z.B. WEGMMS8WE021HG für

W E G M M S 8 W E 0 2 1 H G

Wohnungseigentümergemeinschaft

Max-Müller-Straße 8 Wohneinheit Nr. lt. Aufteilungsplan

Hausgeld

Wichtig ist, dass für jede Sondereigentumseinheit eine andere Mandatsreferenz besteht, so

dass einem Mitglied, das Eigentümer mehrerer Einheiten ist, mehrere Referenzen zugeordnet

werden.

Gläubigeridentifikationsnummer

Die Gläubigeridentifikationsnummer ist in der SEPA-Verordnung Nr. 260/2012 nicht legal definiert.

Nach Ziffer 3 lit. x) der Anlage zur SEPA-Verordnung Nr. 260/2012 ist die Übermittlung einer

Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers jedoch zwingend erforderlich für die Ausführung von

Lastschriften. Mit dieser sog. Gläubiger-ID (oder Creditor Identifier/CI) erfolgt eine kontounabhängige

und eindeutige Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers für jeden Lastschriftvorgang im SEPA-

Gebiet.

In Deutschland wird die Kennung nur online, d.h. ausschließlich elektronisch, unter

https://extranet.bundesbank.de/scp/lizenz.do beantragt und durch Übersendung einer E-mail

vergeben. Sie ist 18-stellig und wie folgt aufgebaut:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

ISO- Prüfziffer Geschäftsbereichskennung

nationales Identif.-merkmal fortlaufend vergeben

Ländercode nach ISO

Beispiel:

D E 1 2 Z Z Z 1 2 3 4 5 6 7 0 8 9 0

Die Geschäftsbereichskennung kann vom Antragsteller selbst vorgegeben werden, z.B. mit „WEG“.

Die Vergabe der Gläubiger-Id. erfolgt ohne Bonitätsprüfung und stellt keine Zulassung zum SEPA-

Verfahren, die nur von Zahlungsdienstleistern erteilt werden kann, dar. Aus den vergebenen Ziffern

lassen sich auch keine Rückschlüsse auf Gläubigermerkmale ziehen, da die Nummern schlicht

fortlaufend nach der Reihenfolge der eingegangenen Anträge vergeben werden.

Erforderlich ist, dass der Wohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland liegt. Zur Beantragung ist

die korrekte Angabe der

o Rechtsform des Antragstellers,

o Name und Anschrift,

o ggf. Registernummer und Ort des Registergerichts bzw. bei natürlichen Personen

Ausweisnummer sowie ausstellende Behörde und Ort,

o Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Ansprechperson erforderlich,

vgl. Website der Bundesbank unter www.bundesbank.de

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 11 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Pre-Notifikation (Ankündigung vor erstmaligem bzw. einmaligem oder geändertem

Einzug)

Ankündigung einer bestimmten Kontobelastung gegenüber dem Zahlungspflichtigen spätestens 14

Tage vor Fälligkeit, vgl. AGB-Banken vom 09.07.2012 Punkt 4.5.

Die unterlassene oder nicht rechtzeitige Ankündigung führt nicht dazu, dass die Lastschrift als

unautorisiert gilt. Der Zahler kann daher dennoch aufgrund des erteilten Mandates nur binnen 8

Wochen sein Erstattungsrecht ausüben. Es handelt sich jedoch um eine Verletzung der

Inkassovereinbarung zwischen Zahlungsempfänger und seinem Zahlungsdienstleister, die ggf. zur

Kündigung durch die Bank führen kann.

3. Neuerungen im banktechnischen Verfahrensablauf

Die Mandate müssen den Zahlungsdienstleistern i.d.R. nicht schriftlich vorgelegt werden. Mit der

Teilnahme am Lastschriftverfahren erklärt der Zahlungsempfänger aber zumindest konkludent,

wirksam und entsprechend mandatiert zu sein. Ist dies unzutreffend, können Zahlungsdienstleister

mangels Zuverlässigkeit des Zahlungsempfängers diesen auch als Gläubiger vom SEPA-Verfahren

ausschließen. Die Zahlungsdienstleister sind zudem berechtigt, sich die Mandate vorlegen zu lassen.

Die bisherigen Verfahren der Einzugs- und Abbuchungsermächtigung waren nur national nutzbar, die

SEPA-Lastschrift ist innerhalb des gesamten Europäischen Zahlungsraumes, d.h. auch in Ländern,

die den Euro nicht als Bargeldwährung führen.

Die Einzugsermächtigung war gültig, solange sie nicht vom Ermächtigenden widerrufen wird. Die

SEPA-Lastschrift dagegen verliert automatisch ihre Gültigkeit, wenn das Mandat 36 Monate lang nicht

genutzt wird.

Die SEPA-Basis-Lastschrift gilt durch das erforderliche Mandat als genehmigt, eine Erstattung kann

binnen 8 Wochen ab dem Belastungsdatum durch den Zahler verlangt werden (bei nicht autorisierten

Belastungen gilt eine Frist von 13 Monaten ab Belastungstag). Grundsätzlich autorisierte

Firmenlastschriften können vom Zahlenden gegenüber einem Zahlungsdienstleister nicht erstattet

verlangt werden – ein Rückforderungsrecht direkt gegenüber dem Zahlungsempfänger bleibt jedoch

unberührt.

Unabhängig davon kann das Mandat selbst – vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen – wie

bisher jederzeit durch den Zahlungspflichtigen entzogen werden. Das Mandat muss schriftlich, d.h. mit

eigenhändiger Unterschrift des Kontoinhabers bzw. Verfügungsberechtigten, erteilt werden,

telefonische Erteilungen genügen nicht mehr. Weitere Formen der Mandatserteilung (e-Mandat,

elektronisches Mandat mit sicherer Unterschrift) sind derzeit noch nicht eindeutig und abschließend

geregelt, für die Verwaltungsunternehmen aber zumindest derzeit auch nicht praxisrelevant.

Erforderlich sind derzeit die Verwendung von IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl, ab

01.02.2014 nur noch von IBAN.

Anders als bei der auf Sicht fälligen Einzugsermächtigung werden eingereichte Lastschriften mit

einem Fälligkeitsdatum versehen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 12 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Erforderlich sind die Angabe der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz durch den

Zahlungsempfänger und deren Mitteilung durch den Zahlungsdienstleister bei jeder Lastschrift zum

Zwecke der eindeutigen Identifizierung.

Während bisher für bargeldlose Zahlungen bis zu 378 Zeichen zur Angabe eines

Verwendungszweckes genutzt werden konnten, stehen dafür dann nur noch 140 Zeichen zur

Verfügung.

Gegenüber dem Zahlungspflichtigen müssen Lastschriften vorher angekündigt werden, und zwar vor

dem erstmaligen Gebrauch und bei jeder Änderung (z.B. Änderung des laufenden Betrages). Die

Ankündigung, sog. Pre-Notifikation, muss beim Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor

Kontobelastung vorliegen. Daher sollten bei Neuvermietungen für die Zahlung der ersten Miete i.d.R.

Überweisungen oder Barzahlungen vereinbart werden.

Die Vorlauffristen (Zeit zwischen Eingang des Lastschriftauftrages bei der Bank des

Zahlungsempfängers und dem Fälligkeitstag) betragen bei Basislastschriften 5 Bankarbeitstage (für

die erstmalige oder einmalige Lastschrift) bzw. 2 Bankarbeitstage (ab der 2. bei wiederkehrenden

Lastschriften ohne Änderungen) und bei der Firmenlastschrift 2 Bankarbeitstage. Derzeit verlangen

Banken teilweise längere Vorlauffristen in den Inkassovereinbarungen – jedoch nur bis zum

31.01.2014.

Es gilt eine Archivierungsfrist für den Zahlungsempfänger hinsichtlich der Mandatsdaten in

elektronischer Form von 14 Monaten ab dem letzten Lastschrifteinzug, dies ist in der Buchhaltung

sicherzustellen.

Es wird zwischen Basis-Lastschriftverfahren und dem B2B-Verfahren (Firmenlastschrift)

unterschieden. Nur ersteres ist im Verhältnis zu einem Verbraucher (z.B. Wohnraummieter)

anwendbar. Zur Durchführung eines Firmenlastschriftverfahrens sind die Zahlungsdienstleister

(Kreditinstitute) gesetzlich nicht verpflichtet.

Nach Ziffer 3 des Anhangs zu Art. 5 der SEPA-Verordnung Nr. 260/2012 müssen bei jeder Lastschrift

folgende Angaben enthalten sein:

1) Art der Lastschrift (wiederkehrende, einmalige, erste, letzte Lastschrift, Rücklastschrift)

2) Name des Zahlungsempfängers

3) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungsempfängers, auf das die Gutschrift geleistet werden

soll

4) Name des Zahlers (hier: Mieter)

5) IBAN des Zahlungskontos des Zahlers, das durch den Einzug belastet werden soll (hier: IBAN

Mieter)

6) eindeutige Mandatsreferenz

7) Datum der Zeichnung eines nach dem 31.03.2012 erteilten Mandats

8) Höhe des Einzugsbetrages

9) Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers (Gläubiger-ID).

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 13 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

4. Notwendige Handlungsabläufe im Verwaltungsunternehmen

Die Software ist zunächst SEPA-fähig zu aktualisieren. Dazu gehört:

• mögliche Hinterlegung von IBAN und BIC, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz

• mögliche Archivierung über 14 Monate ab letztem Mandatsgebrauch

• Berücksichtigung der neuen Vorlauffristen

• Unterstützung des neuen Datenformates

• Berücksichtigung der nun begrenzten Zahl möglicher Verwendungszweckkennzeichen (140).

Es ist zu prüfen, inwieweit die neuen Kontodaten IBAN und BIC von jedem Zahlungspflichtigen bereits

bekannt und im System erfasst sind. Das System ist um nicht mehr erforderliche bzw. fehlerhafte

Daten zu bereinigen.

Jedes Vertragsverhältnis, in dem bargeldloser Zahlungsverkehr stattfindet, ist auf das Vorhandensein

einer wirksamen schriftlichen Einzugsermächtigung bzw. eines Kombimandates oder idealerweise

bereits eines SEPA-Mandates zu prüfen. Ist das im Einzelfall nicht gegeben oder ist – was eigentlich

gegenüber Verbrauchern bislang unzulässig war – das Abbuchungsverfahren vereinbart, bedarf es

eines neu zu erteilenden SEPA-Mandates. Dafür sollten ggf. die Formulare der Hausbank besorgt und

verwendet werden. Neuverträge mit Mietern, Eigentümern oder Auftraggebern in Verwaltungsobjekten

sind mit einer aktuellen SEPA-Klausel zu versehen.

Die eigenen Briefbögen und Rechnungsmuster sind durch Umstellung auf Angabe von IBAN und BIC

zu aktualisieren. Verbraucher (hier: Mieter, Wohnungseigentümer) dürfen aber bis 2016 weiterhin bei

Überweisungen BLZ und Kontonummer (BBAN) nutzen. Aufgrund der SEPA-Verordnung 260/2012

und des SEPA-Begleitgesetzes (§ 7 b), das im Bundesrat am 01.03.2013 gebilligt worden ist, werden

deutsche Zahlungsdienstleister bis dahin bei Inlandsüberweisungen für Verbraucher kostenlos die auf

den Überweisungsträgern angegebenen Bankverbindungen umrechnen.

Die Vertragspartner im Verwaltungsverhältnis, d.h.

die WEG, deren Gemeinschaftseigentum und Verwaltungsvermögen der Verwalter verwaltet,

bzw.

die Sondereigentümer, deren Sondereigentum der Verwalter verwaltet und

die Grundstückseigentümer, deren bebaute und vermietete Grundstücke der Verwalter

verwaltet,

hier zur Vereinbarung sämtlichst wie umgangssprachlich üblich als „Auftraggeber“ bezeichnet

(obgleich rechtlich betrachtet keine unentgeltlichen Auftrags- sondern entgeltliche

Geschäftsbesorgungsverhältnisse zugrunde liegen), sind über die bevorstehende Umstellung und

deren Konsequenzen zu informieren. Das Procedere ist abzustimmen, ggf. sind erforderliche

Beschlüsse herbeizuführen.

Da der Verwalter des Gemeinschaftseigentums in Wohnungseigentümergemeinschaften die teilrechtsfähige

Gemeinschaft im Verhältnis zu Dritten (Versorgern) aber auch bei Einzug der Hausgelder

vertritt, und das Konto nunmehr zwingend auf Namen und Rechnung der

Wohnungseigentümergemeinschaft geführt werden muss, ist für jede Wohnungseigentümergemeinschaft

durch dessen gesetzlichen Vertreter, also den Verwalter, eine eigene Gläubiger-

Identifikationsnummer bei der Bundesbank zu beantragen, die die Gemeinschaft auch nach einem

Verwalterwechsel im Bankenverkehr beibehalten wird.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 14 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Für verwaltete Einzelobjekte (Hausgrundstück, Sondereigentum) ist die Gläubiger-ID von den

jeweiligen Auftraggebern abzufordern, soweit das Zahlungsempfängerkonto – richtigerweise – auf den

Namen des Eigentümers läuft und damit kein Treuhandkonto ist. Die Zahlungspflichtigen sind hierüber

zu informieren. Der Verwalter kann sich auch zur Beantragung der Gläubiger-ID bei der Bundesbank

bevollmächtigen lassen.

Mit der Hausbank (Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers) ist eine aktuelle Inkassovereinbarung,

d.h. eine Vereinbarung der Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren, unter

Berücksichtigung der Gläubiger-ID zu schließen.

Den einzelnen Vertragsverhältnissen sind nach Abstimmung mit den Auftraggebern Mandatsreferenzen

zuzuordnen. Die Zahlungspflichtigen sind hierüber zu informieren.

Die Zahlungspflichtigen (z.B. Mieter, Hausgeldschuldner), die eine wirksame Einzugsermächtigung

erteilt haben, sind über die „Umwidmung“ in ein SEPA-Lastschriftmandat zu unterrichten. Das Datum

der Unterrichtung ersetzt bei den erforderlichen Angaben gegenüber dem Zahlungsdienstleister das

Datum der Unterschrift des Zahlers bei Mandatserteilung.

Jedem Zahler im SEPA-Lastschriftverfahren ist spätestens 14 Tage vor jeder ersten Kontobelastung

im SEPA-Verfahren bzw. bei jeder Mandatsänderung (z.B. Anpassung der einzuziehenden

monatlichen Gesamtmiete) die bevorstehende Kontobelastung anzukündigen.

Die für die Anschreiben erforderlichen Formulare sind in den Systemen zu hinterlegen und ggf. mit

den Daten der Mieten- bzw. Hausgeldbuchhaltung zu verknüpfen. Die Muster für Jahres- und

Betriebskostenabrechnungen sind um die Ankündigung der Kontobelastung zu erweitern, um separate

Ankündigungsschreiben zu vermeiden.

Ein unternehmensinternes Procedere für kurzfristig erforderliche erste Kontobelastungen ist

vorzusehen (z.B. Mietvertragsabschluss am 25.02.2013, Inkrafttreten des Mietvertrages am

01.03.2013, Fälligkeit der ersten Miete gemäß § 556 b BGB am 05.03.2013 – keine Wahrung der

vierzehntägigen Ankündigungsfrist möglich).

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 15 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Teil B

Muster

1. Verwaltung von Gemeinschaftseigentum in Wohnungseigentümer- bzw.

Teileigentümergemeinschaften

1.1. Kompetenzen des Verwalters – Beschlussfassung der Eigentümer

Der bestellte Verwalter des Gemeinschaftseigentums ist verpflichtet, die Sondereigentümer auf die

gesetzlichen Neuerungen hinzuweisen. Hierbei können die Eigentümer auch für den erheblichen

Mehraufwand als Begründung für ein erforderliches Zusatzhonorar hingewiesen werden. Falls bislang

keine Vereinbarung dazu existiert, ist ein gesetzlicher bzw. nebenvertraglicher Ergänzungsanspruch

zu prüfen. Gerichtliche Entscheidungen zu dieser Rechtsfrage liegen naturgemäß noch nicht vor.

Nach hier vertretener Auffassung erscheint es vertretbar, die Rechtsprechung bei Einführung

des § 35 a EStG zur Ausstellung von steuerlichen Bescheinigungen für haushaltsnahe

Dienstleistungen entsprechend anzuwenden.

Zunächst ist im Rahmen der Handlungsbefugnisse des Verwalters zu prüfen, welche Rechte ihm

durch Gesetz, Verwaltervertrag oder Beschlüsse eingeräumt sind. Dabei ist zu berücksichtigen, dass

Entscheidungskompetenz grundsätzlich nur den Eigentümern und gerade nicht dem Verwalter

zukommt. Im Zweifel bietet sich daher 2013 die Durchführung einer Eigentümerversammlung an, die

den Verwalter durch Beschlussfassung hinreichend ermächtigt,

• gegen ein Zusatzhonorar

• die Erfassung und Bereinigung der Bankdaten,

• die Beantragung der Gläubiger-ID

• die Prüfung und ggf. Aktualisierung der erforderlichen Mandate,

• die Erstellung einzelner Mandatsreferenzen,

• die Fertigung von Informations- und Ankündigungsschreiben an die Eigentümer als

Hausgeldschuldner sowie ggf. an Vertragspartner der WEG sowie

• schließlich die tatsächliche Umstellung auf das bzw. Einführung des SEPA-

Lastschriftverfahrens vorzunehmen.

Die Beschlussformulierung könnte – vorbehaltlich notwendiger Anpassungen an den Einzelfall – wie

folgt gestaltet werden:

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 16 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muster Nr. 1 – Beschlussformulierung der Eigentümer

Die Eigentümer beschließen, dass der Einzug sämtlicher Forderungen der Gemeinschaft gegenüber

den einzelnen Eigentümern, wie z.B. des laufenden Hausgeldes, der Nachforderungen aus

Jahresabrechnungen oder Sonderumlagen oder auch aus Ratenzahlungsvereinbarungen, frühestens

ab dem 01.06.2013 und spätestens ab dem 31.12.2013 im Wege der SEPA-Basis-Lastschrift erfolgt.

Jeder Eigentümer ist verpflichtet, der Gemeinschaft, vertreten durch den Verwalter, ein

entsprechendes SEPA-Mandat zu erteilen, falls kein solches in wirksamer Form bereits vorliegt.

Der konkrete Umstellungszeitpunkt innerhalb des 3. bzw. 4. Quartals bleibt dem Verwalter

überlassen, um diesem eine angemessene Vorbereitungszeit durch Erfassung der erforderlichen

Daten, Aktualisierung der Software und Einholung erforderlicher Genehmigungen zu ermöglichen.

Jeder einzelne Eigentümer ist verpflichtet, dem Verwalter bis spätestens TT.MM.JJJJ die

Kontoverbindung nach IBAN und BIC schriftlich bekannt zu geben und auf Anforderung unverzüglich

ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen.

Der Verwalter hat für die WEG bei der Bundesbank bis spätestens TT.MM.JJJJ eine

Gläubigeridentifikationsnummer zu beantragen. Soweit dabei die Angabe der Geschäftsbereichskennung

freigestellt ist, soll diese „WEG“ lauten.

Der Verwalter wird bis spätestens 31.05.2013 Mandatsreferenzen für jede Lastschrift erstellen und

den Eigentümern die sie jeweils betreffende Mandatsreferenz sowie die Gläubiger-ID in Textform

mitteilen. Dabei ist folgende Regel der Erstellung anzuwenden:

W E G M M S 8 W E 0 2 1 H G

Wohnungseigentümergemeinschaft

Max-Müller-Straße 8 Wohneinheit Nr. lt. Aufteilungsplan

Hausgeld

Falls Ratenzahlungen vereinbart sind, lauten die letzten beiden Kennzeichen (statt „HG“) „RZ“.

Der Verwalter hat anschließend namens und auf Rechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft eine

Inkassovereinbarung mit der ...-Bank zur Teilnahme am SEPA-Basis-Lastschriftverfahren abzuschließen.

Der Verwalter wird beauftragt, sämtliche zur Vorbereitung und Durchführung des SEPA-

Lastschriftverfahrens erforderlichen Handlungen im Namen und auf Rechnung der

Eigentümergemeinschaft vorzunehmen und evtl. anfallende Kosten dem Gemeinschaftskonto zu

entnehmen.

Für seinen Mehraufwand erhält der Verwalter zunächst ein einmaliges Zusatzhonorar in Höhe von

...€ sowie laufend in Höhe von ...€ monatlich, das nach dem allgemeinen Kostenverteilungsschlüssel

anteilig ab dem ... von jedem Eigentümer zusammen mit dem laufenden Hausgeld zu entrichten ist.

Das einmalige Zusatzhonorar darf der Verwalter ab dem ... dem Gemeinschaftskonto entnehmen.

Für den Mehraufwand des Verwalters infolge der Nichtteilnahme eines Eigentümers am SEPA-

Lastschrift-Verfahren oder wegen verspäteter oder nicht abgegebener Einwilligungen bzw.

Informationen zur Kontoverbindung zahlt der betreffende Eigentümer an die Gemeinschaft eine

Nichtteilnahme-Gebühr von 2,50€ pro zu zahlendem Schuldbetrag. Der Verwalter wird ermächtigt,

diese Gebühr jeweils dem Gemeinschaftskonto zu seinen Gunsten als Mehrkostenaufwand zu

entnehmen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 17 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

1.2. Hausgeldeinzug

1.2.1. Einzug bei Vorliegen einer schriftlichen Einzugsermächtigung

Sofern dem Zahlungsempfänger bzw. Verwalter eine wirksame schriftliche Einzugsermächtigung

vorliegt, bedarf es keiner Neuerteilung eines SEPA-Lastschriftmandates, da die Ermächtigung – falls

keine abweichenden Vereinbarungen bestehen – automatisch ab dem Zeitpunkt der Umstellung als

SEPA-Lastschrift geführt wird, vgl. Artikel 7 der EU-Verordnung 260/2012. Dies ist bereits seit dem

09.07.2012 möglich. Zwar gewährt Art. 7 Abs. 2 der EU-Verordnung 260/2012 ein unbefristetes

Widerspruchs- und Erstattungsrecht des Zahlenden (hier: Hausgeldschuldners). Jedoch haben die

Banken zwischenzeitlich in ihren AGB (vgl. Muster AGB-Banken für Zahlungen mittels Lastschrift im

Einzugsermächtigungsverfahren Ziffer 2.1.1. entsprechend Muster AGB-Banken für Zahlungen mittels

Lastschrift im SEPA-Basislastschriftverfahren Ziffer 2.5.) die Erstattungs-Fristen auch für diesen Fall

auf 8 Wochen begrenzt.

Erforderlich ist jedoch die erstmalige Ankündigung des Gebrauches des SEPA-Lastschriftmandates,

unter Mitteilung der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz, z.B. mit folgender Formulierung:

Muster Nr. 2 – Ankündigung eines SEPA-Lastschriftmandates

(schriftliche Einzugsermächtigung liegt vor)

Sehr geehrte/r ..........,

wie Ihnen sicherlich schon aus den Medien bekannt ist, dürfen die Banken in naher Zukunft aufgrund

der europaweiten Harmonisierung der Bankabläufe keine Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge

mehr akzeptieren. Fortan werden Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-Lastschriften

geführt. Das ist ein europaweit einheitliches Lastschriftverfahren, das aufgrund des erforderlichen

Verbraucherschutzes der bisherigen Einzugsermächtigung weitgehend ähnelt. Sie wurden sicherlich

schon von Ihrer Bank über die Geschäftsbedingungen informiert.

Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und des Verbandsvermögens erfolgt, wie Ihnen bekannt

ist, unter Nutzung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs.

So haben die Sondereigentümer jeweils Einzugsermächtigungen zum Einzug der laufenden

Hausgelder, Beiträge zur Instandhaltungsrücklage oder Nachforderungen aus Jahresabrechnungen

usw. erteilt.

Spätestens ab dem 01.02.2014 ist eine Teilnahme am Einzugsermächtigungsverfahren nicht mehr

möglich, die erteilten Ermächtigungen werden fortan automatisch als SEPA-Lastschriften behandelt.

Aus organisatorischen Gründen stellt unser Verwaltungsunternehmen das Bankverfahren mit Wirkung

ab dem .......... auf das ab 2014 verpflichtende SEPA-Lastschriftverfahren um. Der Forderungseinzug

erfolgt somit erstmalig für das laufende Hausgeld des Monats .......... im SEPA-Lastschriftverfahren.

Bitte teilen Sie uns hierfür bis zum .......... Ihre aktuellen Kontodaten mit. Die uns hier bekannte

Kontonummer und Bankleitzahl ist dann nicht mehr verwendbar. Wir benötigen vielmehr die auf jedem

Ihrer Bankauszüge ausgewiesenen IBAN und BIC.

Rechtlich ist Forderungsinhaber hinsichtlich des Hausgeldes die teilrechtsfähige Wohnungseigentümergemeinschaft.

Diese nimmt somit als Gläubiger fortan im SEPA-Verfahren teil. Daher war

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 18 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

die Beantragung einer sogenannten Gläubigeridentifikationsnummer bei der Bundesbank erforderlich.

Diese lautet für die hier verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 2 in 01234

Musterstadt: ............................................................. Sie findet auch Anwendung, wenn im Namen

der WEG andere SEPA-Lastschriften, z.B. gegenüber Mietern von Stellplätzen im gemeinschaftlichen

Eigentum, gezogen werden. Die Gläubigeridentifikationsnummer ist von unserem Bestellungszeitraum

vollkommen unabhängig und gilt daher auch nach einem etwaigen Verwalterwechsel. Mit

dieser Gläubigeridentifikationsnummer identifiziert sich die Wohnungseigentümergemeinschaft im

Europäischen Zahlungsraum gegenüber jedem Kreditinstitut und jedem Vertragspartner.

Des Weiteren ist im SEPA-Verfahren die Vergabe und Zuordnung sogenannter Mandatsreferenzen

erforderlich. Damit wird im Bankenverkehr die konkrete Schuldbeziehung eindeutig festgelegt. Für

jeden Sondereigentümer wurde somit eine Mandatsreferenz zur Erfüllung der Zahlungspflichten aus

dem Sondereigentum gegenüber der Eigentümergemeinschaft generiert. Für Ihr Sondereigentum

lautet diese Mandatsreferenz: ..................................

Sie haben darüber hinaus einen Mietvertrag über den Pkw-Stellplatz Nr. ... mit der Gemeinschaft

abgeschlossen und schulden der Gemeinschaft hieraus die Zahlung monatlicher Miete. Für dieses

Vertragsverhältnis gilt zukünftig im SEPA-Verkehr die folgende Mandatsreferenz: ..............................

Vor dem erstmaligen Gebrauch der SEPA-Lastschrift und bei jeder Änderung im Einziehungsbetrag

werden wir Sie rechtzeitig, spätestens 14 Tage vorher, informieren.

Im Rahmen der Eigentümerversammlung .................. werden wir nochmals ausführlich über die

rechtlichen Bestimmungen und neuen Abläufe informieren. Wie Sie den obigen Ausführungen

entnehmen können, ist das neue zwingende Verfahren für unser Unternehmen mit einem ganz

erheblichen Mehraufwand verbunden. Wir bitten Sie daher einerseits um zeitnahe Auskunft zu den

erbetenen Informationen. Des Weiteren werden wir im Rahmen der nächsten Eigentümerversammlung

einen Beschlussvorschlag für eine entsprechende Zusatzvergütung der Verwaltung

entsprechend § ... des Verwaltervertrages einbringen.

Für Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ..................

1.2.2. Einzug ohne Vorliegen einer schriftlichen Einzugsermächtigung

Sofern für den zahlungspflichtigen Hausgeldschuldner keine schriftliche Einzugsermächtigung vorliegt

oder mit diesem das Abbuchungsverfahren statt des Einzugsermächtigungsverfahrens vereinbart war,

benötigt der Verwalter ein neu erteiltes SEPA-Mandat zugunsten der WEG.

Über die Pflicht zur Erteilung von SEPA-Mandaten kann ggf. nach § 21 WEG mehrheitlich

beschlossen werden.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 19 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muster Nr. 3 – Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandates

(schriftliche Einzugsermächtigung liegt nicht vor)

Sehr geehrte/r ...........,

wie Ihnen sicherlich schon aus den Medien bekannt ist, dürfen die Banken in naher Zukunft aufgrund

der europaweiten Harmonisierung der Bankabläufe keine Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge

mehr akzeptieren. Fortan werden Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-Lastschriften

geführt. Das ist ein europaweit einheitliches Lastschriftverfahren, das aufgrund des erforderlichen

Verbraucherschutzes der bisherigen Einzugsermächtigung weitgehend ähnelt. Sie wurden sicherlich

schon von Ihrer Bank über die Geschäftsbedingungen informiert.

Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und des Verbandsvermögens erfolgt, wie Ihnen bekannt

ist, unter Nutzung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs.

So haben die Sondereigentümer jeweils Einzugsermächtigungen zum Einzug der laufenden

Hausgelder, Beiträge zur Instandhaltungsrücklage oder Nachforderungen aus Jahresabrechnungen

usw. erteilt.

Spätestens ab dem 01.02.2014 ist eine Teilnahme am Einzugsermächtigungsverfahren nicht mehr

möglich, die erteilten Ermächtigungen werden fortan automatisch als SEPA-Lastschriften behandelt.

Aus organisatorischen Gründen stellt unser Verwaltungsunternehmen das Bankverfahren mit Wirkung

ab dem .......... auf das ab 2014 verpflichtende SEPA-Lastschriftverfahren um. Der Forderungseinzug

erfolgt somit erstmalig für das laufende Hausgeld des Monats ............... im SEPA-Lastschriftverfahren.

Von Ihnen liegt uns keine schriftliche Einzugsermächtigung vor, so dass wir entsprechend des

Beschlusses vom ............. zur weiteren bargeldlosen Hausgeldzahlung ein neues SEPA-Mandat

benötigen.

In der Anlage übersenden wir Ihnen ein Formblatt, das bereits erforderliche Daten zum neuen

Verfahren enthält. Wir bitten Sie, dieses Formblatt durch Einsetzen Ihrer aktuellen Bankverbindung zu

vervollständigen und zu unterzeichnen. Sie erteilen uns damit wieder die Ermächtigung, die

monatlichen Hausgeldbeträge sowie ggf. entstehende Einzelforderungen, z.B. aus Jahresabrechnungen,

über das SEPA-Lastschriftverfahren von Ihrem Konto einzuziehen.

Mindestens 14 Tage bevor wir erstmals von der SEPA-Lastschrift Gebrauch machen, informieren wir

sie nochmals über die kommende Kontobelastung. Ebenso werden Sie mit dieser Frist vorab

informiert, wenn wir geänderte Beträge, z.B. nach Hausgelderhöhungen, oder jetzt noch nicht

bekannte Einmalbeträge, wie aus Jahresabrechnungen oder Sonderumlagen, Ihrem Konto belasten.

Sie können daher – abgesehen von Widerspruchsrechten – immer rechtzeitig für eine hinreichende

Deckung des Kontos sorgen.

Beachten Sie bitte, dass Sie die neuen Kontodaten IBAN und BIC statt der bisherigen Kontonummer

und Bankleitzahl eintragen. Beide Angaben finden Sie auf jedem Ihrer aktuellen Kontoauszüge.

Falls sich Ihre Bankverbindung ändert, informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um unnötige Kosten für

Rücklastgebühren zu vermeiden.

Rechtlich ist Forderungsinhaber hinsichtlich des Hausgeldes die teilrechtsfähige Wohnungseigentümergemeinschaft.

Diese nimmt somit als Gläubiger fortan im SEPA-Verfahren teil. Daher war

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 20 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

die Beantragung einer sogenannten Gläubigeridentifikationsnummer bei der Bundesbank erforderlich.

Diese lautet für die hier verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 2 in 01234

Musterstadt: ............................................................. Sie findet auch Anwendung, wenn im Namen

der WEG andere SEPA-Lastschriften, z.B. gegenüber Mietern von Stellplätzen im gemeinschaftlichen

Eigentum, gezogen werden. Die Gläubigeridentifikationsnummer ist von unserem Bestellungszeitraum

vollkommen unabhängig und gilt daher auch nach einem etwaigen Verwalterwechsel. Mit

dieser Gläubigeridentifikationsnummer identifiziert sich die Wohnungseigentümergemeinschaft im

Europäischen Zahlungsraum gegenüber jedem Kreditinstitut und jedem Vertragspartner.

Des Weiteren ist im SEPA-Verfahren die Vergabe und Zuordnung sogenannter Mandatsreferenzen

erforderlich. Damit wird im Bankenverkehr die konkrete Schuldbeziehung eindeutig festgelegt. Für

jeden Sondereigentümer wurde somit eine Mandatsreferenz zur Erfüllung der Zahlungspflichten aus

dem Sondereigentum gegenüber der Eigentümergemeinschaft generiert. Für Ihr Sondereigentum

lautet diese Mandatsreferenz: ..................................

Sie haben darüber hinaus einen Mietvertrag über dem Pkw-Stellplatz Nr..... mit der Gemeinschaft

abgeschlossen und schulden der Gemeinschaft hieraus die Zahlung monatlicher Miete. Für dieses

Vertragsverhältnis gilt zukünftig im SEPA-Verkehr die folgende Mandatsreferenz: ..............................

Vor dem erstmaligen Gebrauch der SEPA-Lastschrift und bei jeder Änderung im Einziehungsbetrag

werden wir Sie rechtzeitig, spätestens 14 Tage vorher, informieren.

Im Rahmen der Eigentümerversammlung .................. werden wir nochmals ausführlich über die

rechtlichen Bestimmungen und neuen Abläufe informieren. Wie Sie den obigen Ausführungen

entnehmen können, ist das neue zwingende Verfahren für unser Unternehmen mit einem ganz

erheblichen Mehraufwand verbunden. Wir bitten Sie daher einerseits um zeitnahe Auskunft zu den

erbetenen Informationen. Des Weiteren werden wir im Rahmen der nächsten

Eigentümerversammlung einen Beschlussvorschlag für eine entsprechende Zusatzvergütung der

Verwaltung entsprechend § ... des Verwaltervertrages einbringen.

Für Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ...

Für die Anlage können die bei jeder Hausbank verwendeten Formblätter verwendet werden. In

Betracht kommt aber auch schlicht folgendes Formblatt, dessen Akzeptanz jedoch im Voraus mit der

Hausbank abgestimmt werden sollte. Die hier rot markierten Stellen sind vom Zahler

(Hausgeldschuldner), die grün markierten vorab vom Verwalter auszufüllen. Die farbige Markierung ist

vor der Verwendung dem Zahler gegenüber zu schwärzen, sie dient nur zur Erläuterung im hiesigen

Kontext.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 21 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muster Nr. 4 – Basis-Lastschriftmandat

betreffend

SEPA-Basis-Lastschriftmandat

sämtlichen wiederkehrenden und einmaligen Forderungen zur Erfüllung meiner Zahlungspflichten

gegenüber der WEG ...................... betreffend mein Wohneigentum Nr. ..... lt. Aufteilungsplan mit der

Gläubiger-ID: ...............................................................................................................

Mandatsreferenz: ...............................................................................................................

Ich ermächtige die [Name des Zahlungsempfängers, hier: WEG…..., vertreten durch den Verwalter

…....], Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein

Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein Konto gezogenen Lastschriften

einzulösen.

Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung

des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten

Bedingungen.

Vor- und Nachname(n): ................................................................................................................

wohnhaft: ..............................................................................................................

Kreditinstitut: ...............................................................................................................

IBAN: ...............................................................................................................

BIC: ...............................................................................................................

Ort, Datum: ................................................................................................................

Unterschrift(en): ................................................................................................................

Jede Änderung im Gebrauch des Mandates ist schriftlich spätestens 14 Tage vorher anzukündigen.

Das heißt im Beispielsfall:

In der WEG soll erstmals im Januar 2014 vom SEPA-Verfahren Gebrauch gemacht werden. Der

Wirtschaftsplan für das Jahr 2014 sieht monatliche Hausgeldzahlungen von 200 € für Eigentümer E

vor, Zahltermin ist immer der 3. Tag im Monat. Im Mai wird über die Jahresabrechnung für 2013

beschlossen, daraus ergibt sich für E eine bis zum 15.06.2014 zu entrichtende Nachzahlung von 100

€. Im September wird eine einmalige Sonderumlage von 500 € pro Eigentümer fällig. Am 01.12.2014

findet nochmals eine Eigentümerversammlung statt, in der der Wirtschaftsplan für 2015 beschlossen

wird. Danach muss E ab 01.01.15 monatlich 300 € Hausgeld zahlen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 22 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Lösung:

1. Der Einzug des monatlichen Hausgeldes für Januar bis Dezember muss einmalig vor erstem

Gebrauch schriftlich angekündigt werden. Maßgebend für die Rechtzeitigkeit der Ankündigung ist

der Zugang beim Zahlungspflichtigen. Der Verwalter muss also sicherstellen, dass E über den

erstmaligen Gebrauch der SEPA-Lastschrift am 03.01.2014 bis spätestens 20.12.2013 schriftlich

informiert ist (Posteingang).

2. Über die Kontobelastung wegen der zu entrichtenden Nachzahlung von 100 € im Juni muss E

nochmals spätestens 14 Tage vorher schriftlich informiert sein (Zugang der Mitteilung spätestens

am 01.06.2014).

3. Spätestens 14 Tage vor dem Einzug der Sonderumlage von 500 € im September 2014 ist E

wiederum schriftlich die Kontobelastung anzukündigen.

4. Der Einzug des monatlichen Hausgeldes für Januar bis Dezember 2015 muss einmalig vor erstem

Gebrauch schriftlich angekündigt werden. Maßgebend für die Rechtzeitigkeit der Ankündigung ist

der Zugang beim Zahlungspflichtigen. Der Verwalter muss also sicherstellen, dass E über den

erstmaligen Gebrauch der geänderten SEPA-Lastschrift am 05.01.2015 bis spätestens

22.12.2013 schriftlich informiert ist (Posteingang). Bis zu einer neuen Änderung des monatlichen

Betrages bedarf es keiner Änderungsmitteilung.

1.2.3. Ankündigung des erstmaligen Einzugs

Aufgrund der erforderlichen Pre-Notifikation ist vor dem erstmaligen Gebrauch eines Mandates bzw.

bei Änderung in einem Mandat (Fälligkeitstermin, Einmalbetrag, Änderung der Höhe des laufenden

Betrages) eine Änderungsmitteilung zu übersenden, die dem Zahlungspflichtigen spätestens 14

Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin, d.h. dem Tag der Kontobelastung vorliegen muss. Diese Frist

ist im SEPA-Verfahren berechenbar, da die SEPA-Lastschriften bei den Zahlungsdienstleistern mit

festen Fälligkeitsterminen unter Beachtung der Vorlaufzeiten von 5 bzw. 2 Bankarbeitstagen (dazu

oben unter Teil A, Punkt 2.) eingereicht werden.

Muster Nr. 5 – Ankündigung eines erstmaligen Einzugs

Sehr geehrte/r [Sondereigentümer],

für die Erfüllung der Zahlungspflichten gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft ..................

für das Sondereigentum Nr. ..... laut Aufteilungsplan .......... erteilten Sie schriftlich am ............... ein

SEPA-Lastschriftmandat.

Fortan wird daher das laufende monatliche Hausgeld einschließlich der Zahlungen zur

Instandhaltungsrücklage in Höhe von derzeit .......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem uns hier

bekannten Konto bei der ............................... (Bank), IBAN ........................., BIC ............................

unter Angabe der Gläubigeridentifikationsnummer ...................... des der WEG sowie der für diese

Sondereigentumseinheit geltenden Mandatsreferenz ........................... belasten. Sofern es sich hierbei

um einen Feiertag oder ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am nächsten Werktag.

Die erste Belastungsbuchung wird für das Hausgeld ................. am ......................... erfolgen.

Soweit eine Lastschrift über eine andere Forderung, wie eine Jahresabrechnung, oder nach Änderung

des Wirtschaftsplanes erfolgt, werden Sie jeweils 14 Tage vorher über die Belastung informiert, damit

Sie rechtzeitig für eine hinreichende Kontodeckung Sorge tragen können.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 23 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Falls sich Ihre Bankverbindung ändert oder die uns bekannten Daten unzutreffend sein sollten,

informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um unnötige Kosten für Rücklastgebühren zu vermeiden.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen, …………….

1.3. Lastschrifteinzug durch Dritte vom Gemeinschaftskonto

Sofern die Gemeinschaft Dritten eine Einzugsermächtigung für das Gemeinschaftskonto erteilt hat, ist

der Verwalter verpflichtet, der Aufforderung Dritter zur Mitteilung von IBAN und BIC nachzukommen.

2. Verwaltung von Mietobjekten

2.1. Korrespondenz mit dem Eigentümer/Auftraggeber

Aufgrund des geschäftsbesorgenden Charakters des Verwaltungsvertrages sind Verwalter

verpflichtet, auf die Erfordernisse und Auswirkungen der gesetzlichen Neuregelung hinzuweisen. Für

den zeitlichen Mehraufwand im Zusammenhang mit der Umstellung des Bankverfahrens ist ein

Zusatzvergütungsanspruch zu prüfen. Möglicherweise ergibt sich ein solcher bereits aus dem

Verwaltervertragstext.

Die folgenden Ausführungen unterstellen den Regelfall, dass der Mietvertrag zwischen Mieter und

Eigentümer – letzterer (nur) vertreten durch den Verwalter und gerade nicht im eigenen Namen des

Verwalters als Vermieter geschlossen worden ist. Insoweit wird dringend eine Einsichtnahme in die

Mietvertragsunterlagen empfohlen, da erfahrungsgemäß gerade in Altverträgen, die in den

Nachwendewirren geschlossen worden sind, vielfach außergewöhnliche Vertragsgestaltungen und

Vertragsformulierungen verwendet wurden.

Im Verhältnis zum Mieter ist zunächst maßgeblich, auf wessen Namen das Verwaltungskonto, auf das

die Mietzahlungen letztlich vom Mieterkonto eingehen sollen, geführt wird. Läuft das Verwaltungskonto

auf den Namen des Eigentümers und der Verwalter hat lediglich Kontovollmacht, ist in die

SEPA-Lastschriftvereinbarung bzw. Gebrauchsankündigung die Gläubigeridentifikationsnummer des

Eigentümers einzutragen. In diesem Fall ist der Eigentümer aufzufordern, eine Gläubiger-ID zu

beantragen bzw. eine bereits erteilte dem Verwalter schriftlich bekannt zu geben. Ferner empfiehlt es

sich schon im Hinblick auf einen möglichen Verwalterwechsel, die Gestaltung der Mandatsreferenz mit

dem Eigentümer abzustimmen.

Läuft das Konto des Zahlungsempfängers auf den Namen des Verwalters, ist in der Korrespondenz

mit Mietern und Bank die Gläubiger-ID des Verwalters aufzunehmen.

Sofern der Verwalter sein Verwaltungsentgelt bislang von einem anderen Konto des Eigentümers

eingezogen statt dem Mietenkonto entnommen haben sollte, gelten die entsprechenden

Ausführungen wie im Verhältnis zum Hausgeldschuldner. Der Verwalter sollte also den Eigentümer

um die Neuerteilung eines SEPA-Lastschriftmandates bzw. bei Vorliegen einer wirksamen

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 24 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

schriftlichen Einzugsermächtigung um die aktuellen Bankverbindungsdaten bitten sowie den

erstmaligen Gebrauch bzw. eine Lastschrift nach Betragsänderung mit einer Frist von mindestens

zwei Wochen vorher ankündigen.

Muster Nr. 6 – Information des Auftraggebers bei Einzug der Miete auf verwaltereigenes

Treuhandkonto

Sehr geehrte/r ...........,

wie Ihnen sicherlich schon aus den Medien bekannt ist, dürfen die Banken in naher Zukunft aufgrund

der europaweiten Harmonisierung der Bankabläufe keine Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge

mehr akzeptieren. Fortan werden Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-Lastschriften

geführt. Das ist ein europaweit einheitliches Lastschriftverfahren, das aufgrund des erforderlichen

Verbraucherschutzes der bisherigen Einzugsermächtigung weitgehend ähnelt. Sie wurden sicherlich

schon von Ihrer Bank über die Geschäftsbedingungen informiert.

Die Verwaltung Ihres Sondereigentums/Verwaltungsobjektes ............................ erfolgt, wie Ihnen

bekannt ist, unter Nutzung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs.

So haben die Mieter jeweils Einzugsermächtigungen zum Einzug der laufenden Mieten,

Betriebskostennachforderungen etc. erteilt.

Spätestens ab dem 01.02.2014 ist eine Teilnahme am Einzugsermächtigungsverfahren nicht mehr

möglich, die schriftlich erteilten Ermächtigungen werden fortan als SEPA-Lastschriften behandelt.

Aus organisatorischen Gründen stellt unser Verwaltungsunternehmen das Bankverfahren mit Wirkung

ab dem .......... auf das ab 2014 verpflichtende SEPA-Lastschriftverfahren um. Der Forderungseinzug

erfolgt somit erstmalig für die laufende Miete des Monats ............... im SEPA-Lastschriftverfahren.

Das Konto wird als Treuhandkonto auf unseren Namen geführt. Der Forderungseinzug erfolgt somit

auch in unserem Namen. Zur Teilnahme am SEPA-Verfahren ist zunächst die Identifizierung des

Gläubigers gegenüber den beteiligten Kreditinstituten erforderlich. Das erfolgt nach den aktuellen

gesetzlichen Bestimmungen für jeden Gläubiger durch eine sogenannte Gläubigeridentifikationsnummer.

Unsere Gläubigeridentifikationsnummer lautet.....................

Des Weiteren ist im SEPA-Verfahren die Vergabe und Zuordnung sogenannter Mandatsreferenzen

erforderlich. Damit wird im Bankenverkehr die konkrete Schuldbeziehung eindeutig festgelegt. Für

jeden Mieter ist somit eine Mandatsreferenz zur Erfüllung der Zahlungspflichten aus dem jeweiligen

Mietvertrag zu generieren. Wir schlagen für die einzelnen Mietverträge folgende Mandatsreferenzen

vor:

Wohnung Mietpartei Mandatsreferenz

EG links Muster ...........................

1. OG links Müller ...........................

............... .................. ...........................

Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Schuldner (Mieter) jeweils vor dem erstmaligen Gebrauch der

SEPA-Lastschrift und bei jeder Änderung im Einziehungsbetrag (z.B. nach Betriebskostenabrechnungen)

rechtzeitig, spätestens 14 Tage vorher, zu informieren.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 25 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Des Weiteren ist es erforderlich, jeden einzelnen Mieter zu kontaktieren, um die aktuellen Bankdaten

IBAN und BIC anstelle der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl in Erfahrung zu bringen und ggf.

nicht formwirksam erteilte Einzugsermächtigungen durch neue SEPA-Mandate zu ersetzen. Dies wird

einen erheblichen Gesprächs- und Korrespondenzaufwand nach sich ziehen.

Im Rahmen unseres Gesprächstermins am .................. werden wir Sie nochmals ausführlich über die

rechtlichen Bestimmungen und neuen Abläufe informieren. Wie Sie den obigen Ausführungen

entnehmen können, ist das neue zwingende Verfahren für unser Unternehmen mit einem ganz

erheblichen Mehraufwand verbunden. Wir bitten Sie daher einerseits um zeitnahe Auskunft zu den

erbetenen Informationen. Des Weiteren bitten wir Sie um die Vereinbarung einer angemessenen

Zusatzvergütung der Verwaltung entsprechend § ... des Verwaltervertrages. Wir schlagen vor, ..........

Für Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ..................

Muster Nr. 7 – Information des Auftraggebers bei Einzug der Miete auf vermietereigenes Konto,

für das der Verwalter Kontovollmacht hat

Sehr geehrte/r ...........,

wie Ihnen sicherlich schon aus den Medien bekannt ist, dürfen die Banken in naher Zukunft aufgrund

der europaweiten Harmonisierung der Bankabläufe keine Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge

mehr akzeptieren. Fortan werden Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-Lastschriften

geführt. Das ist ein europaweit einheitliches Lastschriftverfahren, das aufgrund des erforderlichen

Verbraucherschutzes der bisherigen Einzugsermächtigung weitgehend ähnelt. Sie wurden sicherlich

schon von Ihrer Bank über die Geschäftsbedingungen informiert.

Die Verwaltung Ihres Sondereigentums/Verwaltungsobjektes ............................ erfolgt, wie Ihnen

bekannt ist, unter Nutzung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs.

So haben die Mieter jeweils Einzugsermächtigungen zum Einzug der laufenden Mieten,

Betriebskostennachforderungen etc. erteilt.

Spätestens ab dem 01.02.2014 ist eine Teilnahme am Einzugsermächtigungsverfahren nicht mehr

möglich, die schriftlich erteilten Ermächtigungen werden fortan als SEPA-Lastschriften behandelt.

Aus organisatorischen Gründen stellt unser Verwaltungsunternehmen das Bankverfahren mit Wirkung

ab dem .......... auf das ab 2014 verpflichtende SEPA-Lastschriftverfahren um. Der Forderungseinzug

erfolgt somit erstmalig für die laufende Miete des Monats ............... im SEPA-Lastschriftverfahren.

Das Mietenkonto wird auf Ihren Namen geführt. Der Forderungseinzug erfolgt somit auch in Ihrem

Namen. Zur Teilnahme am SEPA-Verfahren ist zunächst die Identifizierung des Gläubigers gegenüber

den beteiligten Kreditinstituten erforderlich. Das erfolgt nach den aktuellen gesetzlichen

Bestimmungen für jeden Gläubiger durch eine sogenannte Gläubigeridentifikationsnummer. Wir bitten

um Mitteilung, ob Sie für sich bereits eine solche Gläubigeridentifikationsnummer beantragt haben und

ggf. um deren schriftliche Mitteilung. Falls dem nicht so sein sollte, können Sie uns auch gern mit der

Beantragung einer solchen Gläubigeridentifikationsnummer bei der Bundesbank beauftragen.

Diese Nummer ist Ihnen dann für sämtliche Forderungseinzüge in Ihrem Namen, d.h. auch in anderen

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 26 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

uns ggf. nicht bekannten Verwaltungsobjekten und auch nach einem evtl. Verwalterwechsel, fest

zugeordnet. Wir benötigen die Angabe bis spätestens …..., um das Verfahren unternehmensintern

einheitlich für sämtliche Objekte umstellen zu können. Für nähere Informationen stehen wir Ihnen gern

zur Verfügung. Allgemeine Hinweise finden Sie auch unter www.bundesbank.de bzw. direkt unter dem

Menüpunkt Unbarer Zahlungsverkehr.

Des Weiteren ist im SEPA-Verfahren die Vergabe und Zuordnung sogenannter Mandatsreferenzen

erforderlich. Damit wird im Bankenverkehr die konkrete Schuldbeziehung eindeutig festgelegt. Für

jeden Mieter ist somit eine Mandatsreferenz zur Erfüllung der Zahlungspflichten aus dem jeweiligen

Mietvertrag zu generieren. Wir schlagen für die einzelnen Mietverträge folgende Mandatsreferenzen

vor, die Sie auch nach einem evtl. Verwalterwechsel weiter verwenden müssen, um die Neuerteilung

eines Lastschriftmandates zu vermeiden:

Wohnung Mietpartei Mandatsreferenz

EG links Muster ...........................

1. OG links Müller ...........................

............... .................. ...........................

Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Schuldner (Mieter) jeweils vor dem erstmaligen Gebrauch der

SEPA-Lastschrift und bei jeder Änderung im Einziehungsbetrag (z.B. nach Betriebskostenabrechnungen)

rechtzeitig, spätestens 14 Tage vorher, zu informieren.

Des Weiteren ist es erforderlich, jeden einzelnen Mieter zu kontaktieren, um die aktuellen Bankdaten

IBAN und BIC anstelle der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl in Erfahrung zu bringen und ggf.

nicht formwirksam erteilte Einzugsermächtigungen durch neue SEPA-Mandate zu ersetzen. Dies wird

einen erheblichen Gesprächs- und Korrespondenzaufwand nach sich ziehen.

Im Rahmen unseres Gesprächstermins am .................. werden wir Sie nochmals ausführlich über die

rechtlichen Bestimmungen und neuen Abläufe informieren. Wie Sie den obigen Ausführungen

entnehmen können, ist das neue zwingende Verfahren für unser Unternehmen mit einem ganz

erheblichen Mehraufwand verbunden. Wir bitten Sie daher einerseits um zeitnahe Auskunft zu den

erbetenen Informationen. Des Weiteren bitten wir Sie um die Vereinbarung einer angemessenen

Zusatzvergütung der Verwaltung entsprechend § ... des Verwaltervertrages. Wir schlagen vor, ..........

Für Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ..................

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 27 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

2.2. Korrespondenz mit Mietern

2.2.1. Musteranschreiben an Mieter bei laufenden Wohnraummietverträgen

2.2.1.1. Anschreiben bei Vorliegen einer wirksamen schriftlichen Einzugsermächtigung

Sofern dem Vermieter bzw. Verwalter eine wirksame schriftliche Einzugsermächtigung vorliegt, bedarf

es, wie oben ausgeführt, keiner Neuerteilung eines SEPA-Lastschriftmandates, da die Ermächtigung –

falls keine abweichenden Vereinbarungen bestehen – automatisch ab dem Zeitpunkt der Umstellung

als SEPA-Lastschrift geführt wird.

Erforderlich ist jedoch die erstmalige Ankündigung des Gebrauches des SEPA-Lastschriftmandates,

unter Mitteilung der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz, z.B. mit folgender Formulierung:

Muster Nr. 8 – Information des Mieters:

(Konto des Zahlungsempfängers ist Treuhandkonto im Namen des Verwalters)

Sehr geehrte/r [Mieter/in],

für die Erfüllung der Zahlungspflichten aus dem Mietvertrag vom …... über die von uns für den

Eigentümer ............................... verwalteten Wohnung .......... erteilten Sie uns schriftlich am ...............

eine Einzugsermächtigung. Die Mieten werden vereinbarungsgemäß auf das auf unseren Namen

lautende Treuhandkonto eingezogen und dem Vermieter weitergeleitet.

Wir sind gesetzlich verpflichtet, das o.g. banktechnische Verfahren bis spätestens 01.02.2014

umzustellen. Fortan werden Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-Lastschriften geführt.

Unser Unternehmen nimmt die Umstellung mit Wirkung ab dem ............. vor, so dass ab diesem

Zeitpunkt die von Ihnen geschuldeten Zahlbeträge gemäß der mietvertraglichen Vereinbarung im

Wege der SEPA-Lastschrift eingezogen werden.

Fortan werden wir daher die laufende monatliche Gesamtmiete einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen

in Höhe von derzeit .......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem uns hier

bekannten Konto bei der ...............................(Bank), IBAN ........................., BIC .............................,

unter Angabe unserer eigenen Gläubigeridentifikationsnummer ...................... sowie der für diesen

Mietvertrag geltenden Mandatsreferenz ...........................belasten. Sofern es sich hierbei um einen

Feiertag oder ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am nächsten Werktag.

Die erste Belastungsbuchung im SEPA-Lastschriftverfahren wird für die Miete ................. am

......................... erfolgen.

Soweit eine Lastschrift über eine andere Forderung wie eine Betriebskostennachzahlung oder nach

Änderung der monatlichen Miete erfolgt, werden Sie jeweils 14 Tage vorher über die Belastung

informiert, damit Sie rechtzeitig für eine hinreichende Kontodeckung Sorge tragen können.

Falls sich Ihre Bankverbindung ändert oder die uns bekannten Daten unzutreffend sein sollten,

informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um unnötige Kosten für Rücklastgebühren zu vermeiden.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 28 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muster Nr. 9 – Information des Mieters:

(Konto des Zahlungsempfängers auf den Namen des Eigentümers)

Sehr geehrte/r] [Mieter/in],

für die Erfüllung der Zahlungspflichten aus dem Mietvertrag vom …... über die von uns für den

Eigentümer ............................... verwaltete Wohnung .......... erteilten Sie schriftlich am ............... eine

Einzugsermächtigung. Die Mieten werden vereinbarungsgemäß auf das Konto des Vermieters

eingezogen.

Gesetzlich besteht die Verpflichtung, das o.g. banktechnische Verfahren bis spätestens 01.02.2014

umzustellen. Fortan werden Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-Lastschriften geführt.

In Ihrem Vertragsverhältnis wird die Umstellung mit Wirkung ab dem ............. vorgenommen, so dass

ab diesem Zeitpunkt die von Ihnen geschuldeten Zahlbeträge gemäß der mietvertraglichen

Vereinbarung im Wege der SEPA-Lastschrift eingezogen werden.

Fortan werden wir daher die laufende monatliche Gesamtmiete einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen

in Höhe von derzeit .......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem uns hier

bekannten Konto bei der ...............................(Bank), IBAN ........................., BIC .............................,

unter Angabe der Gläubigeridentifikationsnummer des Vermieters ...................... sowie der für diesen

Mietvertrag geltenden Mandatsreferenz ...........................belasten. Sofern es sich hierbei um einen

Feiertag oder ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am nächsten Werktag.

Die erste Belastungsbuchung im SEPA-Lastschriftverfahren wird für die Miete ................. am

......................... erfolgen.

Soweit eine Lastschrift über eine andere Forderung wie eine Betriebskostennachzahlung oder nach

Änderung der monatlichen Miete erfolgt, werden Sie jeweils 14 Tage vorher über die Belastung

informiert, damit Sie rechtzeitig für eine hinreichende Kontodeckung Sorge tragen können.

Falls sich Ihre Bankverbindung ändert oder die uns bekannten Daten unzutreffend sein sollten,

informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um unnötige Kosten für Rücklastgebühren zu vermeiden.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

Die Ankündigung muss dem Mieter mindestens 14 Tage vor Gebrauch des Lastschriftmandates

zugehen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 29 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

2.2.1.2. Anschreiben ohne Vorliegen einer wirksamen schriftlichen Einzugsermächtigung

Sofern dem Vermieter keine schriftliche Einzugsermächtigung vorliegt oder mit dem Mieter das

Abbuchungsverfahren statt des Einzugsermächtigungsverfahrens vereinbart war, benötigt der

Vermieter bzw. Verwalter ein neu erteiltes SEPA-Mandat. Die Nachfrage könnte wie folgt lauten:

Muster Nr. 10 – Information des Mieters:

(Einzug zugunsten des Treuhandkontos des Verwalters)

Sehr geehrte/r [Mieter/in],

wie Ihnen sicherlich schon aus den Medien bekannt ist, dürfen die Banken in naher Zukunft aufgrund

der europaweiten Harmonisierung der Bankabläufe keine Einzugsermächtigungen bzw.

Abbuchungsaufträge mehr akzeptieren. Fortan werden Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-

Lastschriften geführt. Das ist ein europaweit einheitliches Lastschriftverfahren, das aufgrund des

erforderlichen Verbraucherschutzes der bisherigen Einzugsermächtigung weitgehend ähnelt. Sie

wurden sicherlich schon von Ihrer Bank über die Geschäftsbedingungen informiert.

Unser Unternehmen nimmt die Umstellung mit Wirkung ab dem ............. vor, so dass ab diesem

Zeitpunkt die von Ihnen geschuldeten Zahlbeträge gemäß der mietvertraglichen Vereinbarung im

Wege der SEPA-Lastschrift eingezogen werden müssen.

In der Anlage übersenden wir Ihnen ein Formblatt, das bereits erforderliche Daten zum neuen Verfahren

enthält. Wir bitten Sie, dieses Formblatt durch Einsetzen Ihrer aktuellen Bankverbindung zu

vervollständigen und zu unterzeichnen. Sie erteilen uns damit wieder die Ermächtigung, die monatlichen

Mietbeträge sowie ggf. entstehende Einzelforderungen z.B. aus Betriebskosten-abrechnungen, über das

SEPA-Lastschriftverfahren von Ihrem Konto zugunsten des Verwaltungskontos einzuziehen.

Mindestens 14 Tage bevor wir erstmals von der SEPA-Lastschrift Gebrauch machen, informieren wir sie

nochmals über die kommende Kontobelastung. Ebenso werden Sie mit dieser Frist vorab informiert, wenn

wir geänderte Beträge z.B. nach Mieterhöhungen oder jetzt noch nicht bekannte Einmalbeträge auf Grund

von Betriebskostennachforderungen, Ihrem Konto belasten. Sie können daher – abgesehen von

Widerspruchsrechten – immer rechtzeitig für eine hinreichende Deckung des Kontos sorgen.

Beachten Sie bitte, dass Sie die neuen Kontodaten IBAN und BIC statt der bisherigen Kontonummer

und Bankleitzahl eintragen. Beide Angaben finden Sie auf jedem Ihrer aktuellen Kontoauszüge.

Fortan werden wir dann die laufende monatliche Gesamtmiete einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen

in Höhe von derzeit .......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem Konto belasten.

Sofern es sich hierbei um einen Feiertag oder ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am

nächsten Werktag.

Falls sich Ihre Bankverbindung ändert, informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um unnötige Kosten für

Rücklastgebühren zu vermeiden.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

Anlage

Muster mit Freiumschlag

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 30 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muster Nr. 11 – Information des Mieters:

(Einzug zugunsten des Kontos des vermietenden Eigentümers)

Sehr geehrte/r [Mieter/in],

wie Ihnen sicherlich schon aus den Medien bekannt ist, dürfen die Banken in naher Zukunft aufgrund

der europaweiten Harmonisierung der Bankabläufe keine Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge

mehr akzeptieren. Fortan werden Lastschriften nur noch als sogenannte SEPA-Lastschriften

geführt. Das ist ein europaweit einheitliches Lastschriftverfahren, das aufgrund des erforderlichen

Verbraucherschutzes der bisherigen Einzugsermächtigung weitgehend ähnelt. Sie wurden sicherlich

schon von Ihrer Bank über die Geschäftsbedingungen informiert.

Ihr Vermieter nimmt die Umstellung mit Wirkung ab dem ............. vor, so dass ab diesem Zeitpunkt die

von Ihnen geschuldeten Zahlbeträge gemäß der mietvertraglichen Vereinbarung im Wege der SEPA-

Lastschrift eingezogen werden müssen.

In der Anlage übersenden wir Ihnen ein Formblatt, das bereits erforderliche Daten zum neuen

Verfahren enthält. Wir bitten Sie, dieses Formblatt durch Einsetzen Ihrer aktuellen Bankverbindung zu

vervollständigen und zu unterzeichnen. Sie erteilen damit wieder die Ermächtigung, die monatlichen

Mietbeträge sowie ggf. entstehende Einzelforderungen z.B. aus Betriebskostenabrechnungen, über

das SEPA-Lastschriftverfahren von Ihrem Konto zugunsten des Vermieters einzuziehen.

Mindestens 14 Tage bevor wir erstmals von der SEPA-Lastschrift Gebrauch machen, informieren wir

sie nochmals über die kommende Kontobelastung. Ebenso werden Sie mit dieser Frist vorab

informiert, wenn wir geänderte Beträge z.B. nach Mieterhöhungen oder jetzt noch nicht bekannte

Einmalbeträge auf Grund von Betriebskostennachforderungen, Ihrem Konto belasten. Sie können

daher – abgesehen von Widerspruchsrechten – immer rechtzeitig für eine hinreichende Deckung des

Kontos sorgen.

Beachten Sie bitte, dass Sie die neuen Kontodaten IBAN und BIC statt der bisherigen Kontonummer

und Bankleitzahl eintragen. Beide Angaben finden Sie auf jedem Ihrer aktuellen Kontoauszüge.

Fortan werden wir dann die laufende monatliche Gesamtmiete einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen

in Höhe von derzeit .......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem Konto belasten.

Sofern es sich hierbei um einen Feiertag oder ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am

nächsten Werktag.

Falls sich Ihre Bankverbindung ändert, informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um unnötige Kosten für

Rücklastgebühren zu vermeiden.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

Anlage

Muster mit Freiumschlag

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 31 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Für die Anlage können die bei jeder Hausbank verwendeten Formblätter verwendet werden. In

Betracht kommt aber auch schlicht folgendes Formblatt, dessen Akzeptanz jedoch im Voraus mit der

Hausbank abgestimmt werden sollte. Die hier rot markierten Stellen sind vom Mieter, die grün

markierten vorab vom Vermieter auszufüllen. Die farbige Markierung ist vor der Verwendung dem

Mieter gegenüber zu schwärzen, sie dient nur zur Erläuterung im hiesigen Kontext.

Muster Nr. 12 – Basis-Lastschriftmandat bei Mandatserteilung zugunsten Treuhandkonto

betreffend

SEPA-Basis-Lastschriftmandat

sämtliche an den Verwalter .................. zu leistenden wiederkehrenden und einmaligen Forderungen

zur Erfüllung meiner Zahlungspflichten aus bzw. in Zusammenhang mit dem Wohnungsmietvertrag

über die Wohnung .............................. vom ............................... mit der Referenzpartei

.................................... (Vermieter)

Gläubiger-ID (des Verwalters): ...............................................................................................................

Mandatsreferenz: ...............................................................................................................

Ich ermächtige die [Name des Zahlungsempfängers, hier Verwalter], Zahlungen von meinem Konto

mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von [Name des

Zahlungsempfängers, hier Verwalter] auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung

des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten

Bedingungen.

Vor- und Nachname(n): ................................................................................................................

wohnhaft: ..............................................................................................................

Kreditinstitut: ...............................................................................................................

IBAN: ...............................................................................................................

BIC: ...............................................................................................................

Ort, Datum: ................................................................................................................

Unterschrift(en): ................................................................................................................

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 32 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muster Nr. 13 – Basis-Lastschriftmandat bei Mandatserteilung zugunsten des

vermietereigenen Kontos

betreffend

SEPA-Basis-Lastschriftmandat

sämtlichen wiederkehrenden und einmaligen Forderungen zur Erfüllung meiner Zahlungspflichten aus

bzw. in Zusammenhang mit dem Wohnungsmietvertrag über die Wohnung .............................. vom

............................... mit der .................................... (Vermieter)

Gläubiger-ID: ...............................................................................................................

Mandatsreferenz: ...............................................................................................................

Ich ermächtige die [Name des Zahlungsempfängers, hier Vermieter], Zahlungen von meinem Konto

mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von [Name des

Zahlungsempfängers, hier Vermieter] auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung

des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten

Bedingungen.“

Vor- und Nachname(n): ................................................................................................................

wohnhaft: ..............................................................................................................

Kreditinstitut: ...............................................................................................................

IBAN: ...............................................................................................................

BIC: ...............................................................................................................

Ort, Datum: ................................................................................................................

Unterschrift(en): ................................................................................................................

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 33 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

2.2.1.3. Mustermietvertragsklausel für Neuverträge

In neu abzuschließenden Wohnungsmietverträgen ist in Kurzfassung lediglich die Verpflichtung zur

Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren aufzunehmen. Die Ermächtigung selbst ist als Anlage zum

Mietvertrag separat zu erteilen. Die Klausel im Vertragstext könnte wie folgt lauten:

Muster Nr. 14 – Mietvertragsklausel (Einzug zugunsten des verwaltereigenen Treuhandkontos)

§ 4 Mietzahlung

(I)

(II)

(III)

(IV)

(V)

(VI)

(VII)

(VIII)

Die Miete ist monatlich im Voraus bis spätestens dritten Werktag des Monats auf das jeweils

vom Vermieter bekannt gegebene Konto zu entrichten. Aktuell handelt es sich um das auf den

Namen des Verwalters laufende Treuhandkonto ...........................................

Für die Rechtzeitigkeit der Zahlung ist der Eingang auf dem Verwaltungskonto maßgebend.

Der Mieter ermächtigt den Vermieter bzw. den jeweils von ihm bevollmächtigten Verwalter, die

jeweils gültige Bruttomiete vom Konto des Mieters im Wege der SEPA-Basislastschrift gemäß

Anlage 8 zu diesem Vertrag zugunsten des Kontos des Vermieters bzw. jeweiligen Verwalters

einzuziehen.

Die gleiche Zahlungsweise gilt für Nachforderungen aus Betriebskostenabrechnungen sowie

für Rücklastgebühren.

Rückzahlungen erfolgen ebenfalls auf das vorgenannte Konto.

Änderungen der Bankverbindung sind dem Vertragspartner unverzüglich mitzuteilen. Sofern

der Verwaltungsvertrag zwischen Vermieter und Verwalter endet, wird der Mieter hierüber

unverzüglich informiert. Er ist dann verpflichtet, unverzüglich ein neues SEPA-Mandat

zugunsten des Vermieters bzw. des neu bevollmächtigten Verwalters zu erteilen.

Weist das Konto des Mieters mehrmals keine ausreichende Deckung auf, ist der Vermieter

bzw. Verwalter berechtigt, von der SEPA-Lastschrift keinen Gebrauch mehr zu machen. Der

Mieter hat dann die Zahlungsforderungen selbständig und rechtzeitig an den Vermieter zu

zahlen.

Bei Zahlungsverzug darf der Vermieter für jede schriftliche Mahnung 1,50 Euro pauschalierte

Mahnkosten erheben. Die Forderung eines höheren Schadens durch den Vermieter sowie der

Nachweis des Entstehens eines nur geringeren oder keines Schadens durch den Mieter mit

der Folge der Reduzierung bzw. des Entfalls der Schadenersatzforderung bleiben

ausdrücklich vorbehalten.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 34 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muster Nr. 15 – Mietvertragsklausel (Einzug zugunsten des vermietereigenen Kontos)

§ 4 Mietzahlung

(I)

(II)

(III)

(IV)

(V)

(VI)

(VII)

(VIII)

Die Miete ist monatlich im Voraus bis spätestens dritten Werktag des Monats zu entrichten.

Für die Rechtzeitigkeit der Zahlung ist der Eingang beim Vermieter maßgebend.

Der Mieter ermächtigt den Vermieter, vertreten durch den bevollmächtigten Verwalter, die

jeweils gültige Bruttomiete vom Konto des Mieters bei der .............................(Bank),

IBAN .........................., BIC ............................, im Wege der SEPA-Basislastschrift gemäß

Anlage 8 zu diesem Vertrag zugunsten des Kontos des Vermieters einzuziehen.

Die gleiche Zahlungsweise gilt für Nachforderungen aus Betriebskostenabrechnungen sowie

für Rücklastgebühren.

Rückzahlungen erfolgen ebenfalls auf das vorgenannte Konto.

Änderungen der Bankverbindung sind dem Vertragspartner unverzüglich mitzuteilen.

Weist das Konto des Mieters mehrmals keine ausreichende Deckung auf, ist der Vermieter

berechtigt, von der SEPA-Lastschrift keinen Gebrauch mehr zu machen. Der Mieter hat dann

die Zahlungsforderungen selbständig und rechtzeitig an den Vermieter zu zahlen.

Bei Zahlungsverzug darf der Vermieter für jede schriftliche Mahnung 1,50 Euro pauschalierte

Mahnkosten erheben. Die Forderung eines höheren Schadens durch den Vermieter sowie der

Nachweis des Entstehens eines nur geringeren oder keines Schadens durch den Mieter mit

der Folge der Reduzierung bzw. des Entfalls der Schadenersatzforderung bleiben

ausdrücklich vorbehalten.

Anlage 8 sind dann die unter 2.2.1.2 dargestellten Muster Nr. 12 (Seite 32) und Muster Nr. 13 (Seite

33) für die Erteilung eines SEPA-Mandates oder das von der Hausbank zur Verfügung gestellte

Formblatt.

Von einer Einbindung des Mandates selbst in den Vertragstext ist abzuraten, um dieses separat

archivieren und auf Anfrage des Zahlungsdienstleisters im Original vorlegen zu können. Zumindest

müsste bei Einbindung in den Vertrag ein deutlich sichtbarer Rahmen um den Mandatstext gezogen

werden.

Wie aus den vorstehenden Ausführungen auch deutlich wird, überwiegen in rein vertragstechnischer

Hinsicht aus Sicht des Auftraggebers (Eigentümers, Vermieters) gerade für den Fall des

Verwalterwechsels die Vorteile der Variante des Direkteinzuges auf das vermietereigene Konto, weil

dann der Mieter bei einem Verwalterwechsel nicht zur Neuerteilung von Lastschriftmandaten bewogen

werden muss.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 35 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

2.2.2. Ankündigung des erstmaligen Einzugs bei Neuverträgen

Der Vermieter bzw. Verwalter als Zahlungsempfänger ist verpflichtet, den zahlenden Mieter

spätestens 14 Tage vor dem erstmaligen Gebrauch des Lastschriftmandates nochmals gesondert zu

informieren.

Daher empfiehlt es sich für den Neuabschluss von Mietverträgen, den Mieter zur ersten Mietzahlung

per Barzahlung oder Überweisung zu verpflichten, um den sonst anfallenden Zeitverzug zu

vermeiden.

Muster Nr. 16 – Ankündigung bei erstmaligem Einzug auf verwaltereigenes Treuhandkonto

Sehr geehrte/r [Mieter/in],

für die Erfüllung der Zahlungspflichten aus dem Mietvertrag vom …... über die Wohnung ..........

erteilten Sie uns schriftlich am ............... ein SEPA-Lastschriftmandat.

Fortan werden wir daher die laufende monatliche Gesamtmiete einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen

in Höhe von derzeit .......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem uns hier

bekannten Konto bei der ...............................(Bank), IBAN ........................., BIC ............................

unter Angabe unserer eigenen Gläubigeridentifikationsnummer ...................... sowie der für diesen

Mietvertrag geltenden Mandatsreferenz ........................... belasten. Sofern es sich hierbei um einen

Feiertag oder ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am nächsten Werktag.

Die erste Belastungsbuchung wird für die Miete ................. am ......................... erfolgen.

Soweit eine Lastschrift über eine andere Forderung wie eine Betriebskostennachzahlung oder nach

Änderung der monatlichen Miete erfolgt, werden Sie jeweils 14 Tage vorher über die Belastung

informiert, damit Sie rechtzeitig für eine hinreichende Kontodeckung Sorge tragen können.

Falls sich Ihre Bankverbindung ändert oder die uns bekannten Daten unzutreffend sein sollten,

informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um unnötige Kosten für Rücklastgebühren zu vermeiden.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 36 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muster Nr. 17 – Ankündigung des erstmaligen Einzugs auf vermietereigenes Konto

Sehr geehrte/r [Mieter/in],

für die Erfüllung der Zahlungspflichten aus dem Mietvertrag vom …... über die Wohnung ..........

erteilten Sie dem Vermieter ............. schriftlich am ............... ein SEPA-Lastschriftmandat.

Fortan wird daher die laufende monatliche Gesamtmiete einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen

in Höhe von derzeit .......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem uns hier

bekannten Konto bei der ............................... (Bank), IBAN ........................., BIC ............................

unter Angabe der Gläubigeridentifikationsnummer ...................... des Vermieters sowie der für diesen

Mietvertrag geltenden Mandatsreferenz ........................... belasten. Sofern es sich hierbei um einen

Feiertag oder ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am nächsten Werktag.

Die erste Belastungsbuchung wird für die Miete ................. am ......................... erfolgen.

Soweit eine Lastschrift über eine andere Forderung wie eine Betriebskostennachzahlung oder nach

Änderung der monatlichen Miete erfolgt, werden Sie jeweils 14 Tage vorher über die Belastung

informiert, damit Sie rechtzeitig für eine hinreichende Kontodeckung Sorge tragen können.

Falls sich Ihre Bankverbindung ändert oder die uns bekannten Daten unzutreffend sein sollten,

informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um unnötige Kosten für Rücklastgebühren zu vermeiden.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

2.2.3. Ankündigung des geänderten Einzugs

2.2.3.1. Ankündigung nach Grundmieterhöhung

Jede Änderung im Gebrauch des Lastschriftmandates muss dem Mieter spätestens 14 Tage vor der

Ausführung angekündigt werden.

Muster Nr. 18 – Ankündigung Grundmieterhöhung (Treuhand- und vermietereigene Konten)

Sehr geehrte/r [Mieter/in],

für die Erfüllung der Zahlungspflichten aus dem Mietvertrag vom …... über die Wohnung ..........

erteilten Sie uns/Ihrem Vermieter schriftlich am ............... ein SEPA-Lastschriftmandat.

Aufgrund der Erhöhung der Grundmiete ab dem .... um ... wird die laufende monatliche Gesamtmiete

einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen in Höhe von nunmehr .......... € am 3. Werktag

eines Monats auf Ihrem uns hier bekannten Konto bei der ...............................(Bank),

IBAN ........................., BIC ............................ unter Angabe unserer eigenen/der

Gläubigeridentifikationsnummer ...................... (ggf. des Vermieters) sowie der für diesen Mietvertrag

geltenden Mandatsreferenz ........................... belastet. Sofern es sich hierbei um einen Feiertag oder

ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am nächsten Werktag.

Die erste Belastungsbuchung wird für die Miete ................. in Höhe von ..... am .........................

erfolgen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 37 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

Angestrebt werden sollte jedoch eine Implementierung der Ankündigung in das Erhöhungsschreiben –

jedoch optisch abgesetzt, um Überraschungseffekte zu vermeiden.

2.2.3.2. Ankündigung nach Mieterwechsel

Tritt eine Person aufgrund Erbnachfolge gemäß §§ 563 ff. BGB oder aufgrund einer dreiseitigen

Vereinbarung des Mieterwechsels zwischen Vermieter, Ausscheidendem und Eintretendem als

alleiniger neuer Mieter in den Mietvertrag ein, sind die vormals vereinbarten Vertragsbestimmungen

zunächst maßgeblich.

War darin bereits eine Verpflichtung zur Teilnahme am Lastschriftverfahren enthalten, ist auch der

Eintretende verpflichtet, für sein Konto eine entsprechende Ermächtigung zu erteilen.

Bestand eine solche Pflicht des Mieters nicht, kann nur bei einem vereinbarten Mieterwechsel eine

Vermieterzustimmung von der Erteilung des SEPA-Mandates abhängig gemacht werden.

2.2.3.3. Ankündigung nach Betriebskostenanpassung

Muster Nr. 19 - Ankündigung Betriebskostenanpassung

Sehr geehrte/r [Mieter/in],

für die Erfüllung der Zahlungspflichten aus dem Mietvertrag vom …... über die Wohnung ..........

erteilten Sie uns/Ihrem Vermieter schriftlich am ............... ein SEPA-Lastschriftmandat.

Aufgrund der Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung ab dem .... um ... wird die laufende

monatliche Gesamtmiete einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen in Höhe von nunmehr

.......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem uns hier bekannten Konto bei der .............................

(Bank), IBAN ........................., BIC ............................ unter Angabe unserer eigenen/der Gläubiger-

Identifikationsnummer ...................... (ggf. des Vermieters) sowie der für diesen Mietvertrag geltenden

Mandatsreferenz ........................... belastet. Sofern es sich hierbei um einen Feiertag oder ein

Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am nächsten Werktag.

Die erste Belastungsbuchung wird für die Miete ................. in Höhe von ..... am .........................

erfolgen.

Gleichzeitig kündigen wir den Einzug des Nachforderungsbetrages aus der

Betriebskostenabrechnung für das Kalenderjahr ….. in Höhe von ..... im Wege der SEPA-

Lastschrift an. Die Kontobelastung wird am ....... erfolgen.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 38 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Gerade im Rahmen der Betriebskostenabrechnung bietet es sich an, das Abrechnungsmuster um

einen Klauselpassus standardisiert zu ergänzen. Zur Meidung des Überraschungseffektes sollte

dieser Passus aber zumindest in den ersten Jahren optisch hervorgehoben werden.

So kann nach Abrechnung und Mitteilung des Nachforderungsbetrages die Textanfügung erfolgen:

Muster Nr. 20 – Ergänzung Betriebskostenabrechnung

Gleichzeitig kündigen wir den Einzug des Nachforderungsbetrages aus der Betriebskostenabrechnung

für das Kalenderjahr ….. in Höhe von ..... im Wege der SEPA-Lastschrift an. Die

Kontobelastung wird am ....... erfolgen.

Aufgrund der Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung ab dem .... um ... werden wir die laufende

monatliche Gesamtmiete einschließlich der Betriebskostenvorauszahlungen in Höhe von nunmehr

.......... € am 3. Werktag eines Monats auf Ihrem uns hier bekannten Konto belasten. Sofern es sich

hierbei um einen Feiertag oder ein Wochenende handelt, erfolgt die Belastung erst am nächsten

Werktag.

Die erste Kontobelastung diesbezüglich wird für die Miete ................. in Höhe von ....... am

......................... erfolgen.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen ............................

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 39 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Teil C

Checkliste

Nach einem durchaus enormen Aufwand bei der erstmaligen Umstellung und dem Überwinden der

ersten praktischen Hindernisse, die bei jeder Systemumstellung unumgänglich sind, verbleiben

offenbar für den Verwalter auch in der laufenden Verwaltung Mehraufwendungen wegen der

fortlaufend erforderlichen Neuankündigungen bei Änderungen im Mandatsgebrauch nach

Abrechnungen oder für Einmalbeträge. Ziel sollte es daher sein, die Formularsammlung auf dem

laufenden Stand zu halten, die Daten zu pflegen und so den manuellen Aufwand in Grenzen zu

halten.

Folgende Checkliste kann Ihnen dabei behilflich sein:

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 40 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Checkliste für die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren

in den Verwaltungsunternehmen im Jahre 2013

Prüfung Handlungsbedarf ggf. Hinweise

Seite

Muster

Nr.

1. Steht die notwendige SEPA-fähige Software

zur Verfügung? d.h.:

Können IBAN und BIC, Gläubiger-ID und

Mandatsreferenz hinterlegt werden?

Ermöglicht die Software die erforderliche

Archivierung über 14 Monate ab letztem

Mandatsgebrauch?

Berücksichtigt die Software die neuen

Vorlauffristen?

Unterstützt die Software das neue

Datenformat XML-Nachrichten-format

ISO 20022?

Berücksichtigt die Software die nun

begrenzte Zahl möglicher

Verwendungszweckkennzeichen (140)

2. Besteht eine aktuelle

Inkassovereinbarung mit dem

Zahlungsdienstleister des

Zahlungsempfängers (Hausbank des

Vermieters)?

3. Ist die Gläubigeridentifikationsnummer

des jeweiligen Gläubigers (Zahlungsempfängers)

beantragt und bekannt?

4. Sind den einzelnen Vertragsverhältnissen

Mandatsreferenzen zugeordnet?

5. Sind die Kontodaten der Zahlungsschulder

und des Unternehmens nach

aktuellem Standard (IBAN, BIC) im

System hinterlegt?

6. Liegen wirksame Einzugsermächtigungen

oder SEPA-Mandate vor?

Erwerb aktueller Software

Nutzung von IBAN-Konvertern

der Banken und Verlage

Erfassung der erforderlichen

Daten

Achtung: Ab 01.02.2014 keine

Einreichung per Datenträger

(Diskette, Stickt etc. mehr möglich):

Umstellung auf online-Banking!

Mitteilung der Gläubiger-ID

Abschluss einer Vereinbarung

glaeubiger-id.bundesbank.de

Korrespondenz mit Auftraggeber

bei Fremdverwaltung

Erarbeitung der Mandatsreferenzen,

Festlegung eines

unternehmenseinheitlich nachvollziehbaren

Systems

Anschreiben der Zahlungspflichtigen

zur Bekanntgabe und

Erfassung oder Nutzung von

Konvertern

Bereinigung überholter, nicht

mehr benötigter Daten

Information der Schuldner über

Systemumstellung

Ankündigung vor erstmaligen/

geändertem Gebrauch des

SEPA-Mandats

10 ff.,

11 f.,

12, 13

12

12

14

11, 12,

14, 15 1, 6

10 1-3

(WEG)

6, 7

8, 12 f 1,2,4

ff.

69 f, 26 16, 17

7. Sind die Vertragsmuster aktualisiert? Vertragsanpassung,

Musterhinterlegung für SEPA-

Lastschrift

ggf. Mitarbeiterschulung

31 4

12-15

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 41 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Teil D

SEPA-Umstellung aus Bankensicht

1. SEPA-Umstellung bei der DKB

Die Bank, die Ihre Sprache spricht. Auch in SEPA-Fragen für Sie da.

Als Partner der Wohnungswirtschaft unterstützen wir Sie täglich bei der Bewältigung immer neuer

Herausforderungen. Eine davon ist SEPA (Single Euro Payments Area), ein Thema, mit dem Sie sich

im Lauf dieses Jahres auseinandersetzen müssen. Wir helfen Ihnen dabei. Mit SEPA wird der

einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum bezeichnet, bei dem keine Unterschiede mehr zwischen

inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungen gemacht werden. Standardisierte

Überweisungen, Lastschriften und auch Kartenzahlungen sollen im europäischen Zahlungsverkehrsraum

so einfach, sicher und effizient werden, wie es heute bereits bei Inlandszahlungen der Fall ist.

Im Folgenden weisen wir Sie kurz auf die wesentlichen Änderungen hin:

Am 01.02.2014 werden die nationalen Verfahren für den Überweisungs- und Lastschriftverkehr

abgeschaltet. An ihre Stelle treten die SEPA-Zahlverfahren, die bereits heute parallel zu den

nationalen Zahlverfahren angeboten werden. Auch bei der Deutschen Kreditbank AG (DKB) sind

SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift schon jetzt möglich.

1.1. SEPA-Überweisung bei der DKB

Die bisher genutzte Kontonummer und Bankleitzahl entfällt. Künftig wird die internationale

Kontonummer (IBAN) und die internationale Bankleitzahl (BIC) für Überweisungen und Lastschriften

verwendet. Viele Banken haben bereits die Kontoauszüge, das Onlinebanking und die Bankkarten um

diese Angaben erweitert. Bei der DKB finden Sie diese Daten auf Ihrem Kontoauszug und in den

Kontodetails im Internet-Banking.

1.2. SEPA-Lastschrift bei der DKB

Zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren benötigt der Lastschrifteinreicher eine Gläubiger-

Identifikationsnummer (Gläubiger-ID), eine neue Inkassovereinbarung mit seinem Kreditinstitut und

ein Lastschriftmandat des Zahlungspflichtigen. Das Mandat ist die Ermächtigung für den

Zahlungsempfänger, fällige Zahlungen einzuziehen und gleichzeitig eine Weisung an die Bank des

Zahlungspflichtigen, die Zahlung einzulösen.

1.2.1. SEPA-Basislastschriftverfahren

Für den Lastschriftverkehr mit Verbrauchern steht das SEPA-Basislastschriftverfahren (B2C) zur

Verfügung. Dieses ist dem bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren sehr ähnlich, wird allerdings

ausschließlich beleglos (online) angeboten.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 42 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Anders als beim bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren muss der Zahlungspflichtige spätestens

14 Tage vor dem ersten Lastschrifteinzug über den konkreten Termin und die genaue Höhe der

Kontobelastung informiert werden.

Eine gute Nachricht für alle Verwalter, die bereits das Einzugsermächtigungsverfahren genutzt haben:

Mit der Änderung der „Bedingungen für Zahlungen mittels Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren

und SEPA-Basislastschriftverfahren“ zum 09.07.2012 wurde der Grundstein für die

Weiternutzung bereits erteilter Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate gelegt. Sofern

die Einzugsermächtigungen schriftlich erteilt wurden, können diese als SEPA-Lastschriftmandate

genutzt werden. Der Verwalter muss jedoch für jedes Lastschriftmandat eine Mandatsreferenz

vergeben und den Zahlungspflichtigen über Höhe und Zeitpunkt der Kontobelastung informieren. Mit

dieser Vorabinformation muss dem Zahlungspflichtigen gleichzeitig auch die Gläubiger-ID und die

Mandatsreferenz mitgeteilt werden, da diese bisher nicht Bestandteil der bestehenden

Einzugsermächtigungen waren. Neu abgeschlossene SEPA-Lastschriftmandate enthalten diese

Angaben bereits.

Bezüglich Mandatsgültigkeit und Fristen gilt Folgendes:

- Das Mandat gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn der Zahlungspflichtige widerruft es. Es

verfällt 36 Monate nach dem letzten Einzug wegen Nichtnutzung.

- Ein Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht

innerhalb von 8 Wochen ab Belastungsbuchung.

- Erfolgt eine Belastung ohne gültiges SEPA-Lastschriftmandat, beträgt der Erstattungsanspruch

des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monate ab Belastungsbuchung.

1.2.2 SEPA-Firmenlastschriftverfahren

Firmenkunden (Nichtverbraucher) können untereinander neben dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren

(B2C) und dem bisherigen Abbuchungsauftragsverfahren das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren

(B2B) nutzen. Dieses Verfahren ist ausschließlich zwischen Firmenkunden erlaubt, da der

Zahlungspflichtige auf seinen Erstattungsanspruch verzichtet.

Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Firmenlastschriften

weitergenutzt werden. Der Zahlungsempfänger muss ein neues SEPA-Firmenlastschriftmandat vom

Zahlungspflichtigen einholen.

Der Zahlungspflichtige muss vor der ersten Einlösung das Firmenlastschriftmandat bei seinem

Kreditinstitut bestätigen (Mitteilung relevanter Mandatsdaten bzw. Kopie des Mandats).

Detaillierte Informationen sowie einen SEPA-Account-Converter zur Berechnung von IBAN und BIC

und die notwendigen Antragsdokumente finden Sie unter www.DKB.de/sepa. Gern berät Sie auch Ihr

DKB-Kundenbetreuer.

Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, die Sie bei der SEPA-Umstellung unterstützt.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 43 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

1.3. DKB-Checkliste – Wie mache ich mein Unternehmen SEPA-fähig?

Vorbereitung

betroffene Abteilungen über die SEPA-Umstellung informieren

SEPA-Verantwortlichen im Unternehmen festlegen

Zeitplan für die SEPA-Umstellung erstellen

interne Richtlinien für die Nutzung der neuen SEPA-Verfahren festlegen

persönliche Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank unter

www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragen

auch für jede von Ihnen verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft, sofern diese am

Lastschriftverfahren teilnehmen möchte

IBAN und BIC auf Briefen/Vorlagen/Rechnungen/Internet usw. deutlich sichtbar angeben

Finanzbuchhaltungsprogramm auf SEPA-Fähigkeit überprüfen und gegebenenfalls

Rücksprache mit dem Softwarehersteller/-anbieter halten

das von uns angebotene Zahlungsverkehrsprogramm SFIRM ist SEPA-fähig

SEPA-Datenelemente und -formate in vorhandene Datenbanken einbinden

weitere Software-Produkte berücksichtigen (z.B. Verwaltung von Kunden, etc.), in denen

Zahlungsdateien erzeugt werden und diese ebenfalls auf SEPA-Fähigkeit prüfen

meine Softwareanbieter auf Umstellungsmöglichkeiten bzw. anstehende Änderungen

ansprechen

eindeutige Mandatsreferenz pro Mandat vergeben, das heißt pro Einzugsermächtigung (z.B.

Mietvertragsnummer + Versionskennzeichen)

Liegen von allen Kunden unterschriebene Einzugsermächtigungen vor? Einholen der SEPA-

Lastschriftmandate von den Kunden, bei denen keine korrekte Einzugsermächtigung vorliegt

neue Mandate für alle Abbuchungsaufträge einholen

bis zur Umstellung auf SEPA das SEPA-Kombimandat für neue Einzugsermächtigungen

verwenden (dieses Mandat vereint die bisher bekannte Einzugsermächtigung im nationalen

Lastschriftverfahren mit dem SEPA-Lastschriftverfahren)

das SEPA-Kombimandat steht unter DKB.de/sepa zum Download bereit

Umstellung

Vereinbarungen über den Forderungseinzug durch Lastschriften bei meinem DKB-

Kundenbetreuer abschließen

die Vereinbarungen stehen unter DKB.de/sepa zum Download bereit

bestehende Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC umrechnen

Sie können hierfür den SEPA-Account-Converter unter DKB.de/sepa verwenden

Gläubiger-Identifikationsnummer in die Finanzbuchhaltungssoftware einsetzen und um die

Mandatsreferenz der Kunden ergänzen

alle Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug

informieren („Pre-Notification“/„Vorabkündigung“)

wir empfehlen, dies mit dem Verwendungszweck des letzten Nicht-SEPA-Einzugs zu

erledigen

Testeinzug mit einigen Datensätzen im neuen SEPA-Format durchführen

SEPA-Datei unter Beachtung der Vorlaufsfristen einreichen:

Erst-/Einmal-Lastschrift spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (bis 17.30 Uhr)

Folge-Lastschrift spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (bis 17.30 Uhr)

Mandate und Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem

letztmaligen Lastschrifteinzug aufbewahren

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 44 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Die Deutsche Kreditbank AG mit Sitz in Berlin wurde 1990 gegründet. Ihr strategischer Fokus liegt

auf Branchen mit nachhaltigen Wachstumspotenzialen in Deutschland, wie z.B. Gesundheit und

Pflege, erneuerbare Energien und Wohnen. Ihre Kunden betreut die Bank bundesweit in 17

Niederlassungen persönlich. Als etablierter Partner der Wohnungswirtschaft bietet die DKB

innovative und bedarfsgerechte Finanzdienstleistungen aus einer Hand – vom Geschäftskonto über

Anlageprodukte bis hin zur DKB-Verwalterplattform für die Verwaltung von eigenen und fremden

Immobilienbeständen. Mit diesem kostenfreien Produktpaket können Verwalter und Eigentümer die

Mieten, Mietkautionen, Instandhaltungsrücklagen und Hausgelder eigener sowie fremder Immobilien

professionell und rechtssicher verwalten. Informieren Sie sich unter DKB.de/verwalterplattform oder

rufen Sie uns an unter 030 120 300 30.

*** DKB Deutsche Kreditbank AG ist Premiumpartner ***

des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV)

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 45 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

2. SEPA-Expertise seit 2005 – Die AAREAL BANK

Häufig wird beklagt, dass sich das Gros der Bürgerinnen und Bürger in der Europäischen Union zu

wenig mit der Staatengemeinschaft und deren Entwicklung identifiziere. Das hängt sicherlich damit

zusammen, dass die Entwicklung der EU – falls sie sich nicht gerade in Form existenziell bedrohlicher

Krisen zuspitzt – in weiten Teilen abstrakter Natur ist und sich auf der Ebene von Gesetzen und

Verordnungen niederschlägt. Diese haben dann zwar immer wieder konkrete Auswirkungen auf

einzelne Berufs- oder sonstige Interessensgruppen, aber selten wird das institutionelle Projekt Europa

gleichermaßen für alle spürbar. Der Wegfall der Grenzschranken aufgrund des Schengener

Abkommens war ein solcher Meilenstein, der Europa für den Einzelnen erlebbar machte. Die

Einführung der gemeinsamen Euro-Währung zur Jahrtausendwende war ein zweiter Fall: Europa zum

Anfassen im wahrsten Sinne.

Und jetzt ein Drittes. Mit SEPA wird Europa zwar nicht mit Händen greifbar, aber doch: für uns alle

spürbar. Je näher der 01.04.2014 rückt, umso deutlicher zeigt sich jedem einzelnen Bürger der

Gemeinschaft, dass die Einführung des gemeinsamen Rechtsrahmens für elektronischen

Zahlungsverkehr Auswirkungen auf ihn hat. Innerhalb der letzten Monate wurde wohl jeder von uns

mehrfach damit konfrontiert, dass er nicht mehr nur die nationale Kontonummer hat, sondern auch

eine IBAN, dass ihm Behörden, Dienstleister und Lieferanten plötzlich neu formulierte

Einzugsermächtigungen zusenden und womöglich SEPA-Lastschriftmandate mit ihm vereinbaren

wollen. Das ist eine logische Folge des drohenden Abschalttermins, denn die deutschen Unternehmen

setzen spätestens jetzt ihre SEPA-Umstellungsprojekte auf bzw. – für die größeren gilt das

wahrscheinlich ausnahmslos – sie stecken mitten darin.

2.1. SEPA-Prozessoren: Banken sorgen für den reibungslosen Übergang

Für uns Banken dagegen normalisiert sich der Pulsschlag bereits wieder. Sicher noch nicht was die

Umstellung sämtlicher Kunden anbelangt, aber doch was die dafür grundlegende Umstellung unserer

eigenen Systeme betrifft; in der Bank-Branche ist die Endphase der SEPA-Projekte eingeläutet. Das

kann nicht anders sein, denn eben jene oben genannte Interessensgruppe, die frühzeitig von dieser

Verordnung betroffen war, das war ja gerade der Sektor der Finanzinstitute und Zahlungsdienstleister.

Hier, bei den Prozessoren des Zahlungsverkehrs, mussten die Voraussetzungen geschaffen werden,

damit der EU-Plan, ab 01.02.2014 nur noch SEPA-Zahlungen zuzulassen, überhaupt Realität werden

kann. Das hat für die Betroffenen, beispielsweise für Unternehmen der Wohnungs- und

Immobilienwirtschaft, natürlich Vorteile: Während die Unternehmen, die vom Zahlungsverkehr

abhängen, in den letzten Monaten ihr SEPA-Knowhow aufgebaut haben, konnten die Banken sie

dabei umfassend unterstützen, weil dort das Thema seit Jahren Teil der Tagesordnung war. Mit den

Anforderungen, Konsequenzen und Möglichkeiten der SEPA-Rahmenbedingungen beschäftigt sich

beispielsweise die Aareal Bank seit 2005. In der Folge startete die Mammutaufgabe, das

Kontoführungssystem und weitere Infrastrukturen auf die neuen Gegebenheiten vorzubereiten.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 46 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

2.2. Wenn SEPA kommt … Was erwarten Sie von Ihrer Bank?

Seit dem offiziellen Start von SEPA am 28.01.2008 ist die Aareal Bank gelisteter SEPA-Teilnehmer:

Sie verarbeitet seitdem SEPA-Überweisungsaus- und -eingänge (SEPA Credit Transfer aktiv und

passiv). SEPA-Lastschriften werden seit 2011 ebenfalls angenommen und verarbeitet (SEPA Direct

Debit passiv) und auch das Beauftragen von SEPA-Lastschriften ist für Aareal Bank-Kunden seit

letztem Jahr möglich. Noch in diesem Frühjahr wird zusätzlich die Möglichkeit hinzukommen,

Lastschriften im optionalen B2B-Verfahren über unsere Systeme zu begleichen und zu beauftragen.

Gemäß unseres Selbstverständnisses als zuverlässigem Partner der Wohnungs- und

Immobilienwirtschaft haben wir es in den vergangenen Jahren als unsere Pflicht gesehen, unsere

Kunden von unserem fortschreitenden Erkenntnisgewinn profitieren zu lassen: sie über die – salopp

gesprochen – Schmerzpunkte der SEPA-Umstellung zu informieren; sie über möglichst viele

rechtliche, funktionale und künftige Prozess-Details aufzuklären.

Wir haben das grundsätzlich auf drei verschiedenen Wegen unternommen:

Schriftliche Ausarbeitungen

Mit einer großen Broschüre zu allen für wohnungswirtschaftliche Unternehmen relevanten SEPA-

Aspekten konnten sich Interessierte bereits im Frühjahr letzten Jahres in die Thematik einarbeiten und

erste Hinweise auf die geeignete Struktur eines Umstellungsprojektes entnehmen. Sie finden diese

Broschüre auch im Internet unter www.aareal-bank.com/sepa.

Mit einer Zusatzbroschüre zu den speziellen Herausforderungen durch neue Regelungen und

Bedingungen des Lastschriftverfahrens haben wir gerade dieses für die Branche so wichtige

Zahlungsinstrument nochmals eingehend beleuchtet.

Informationsveranstaltungen

SEPA findet in den Banksystemen, aber auch in den vom Kunden angewendeten IT-Systemen statt.

In den von weiteren ERP-Produkten unabhängigen Produkten der Aareal Account-Familie sorgt die

Aareal Bank autark für die entsprechenden SEPA-Ausprägungen. Das BK01 Verfahren der Aareal

Bank dagegen ist in führende ERP-Systeme der Branche funktional integriert; hier haben wir eng mit

den ERP-Herstellern Aareon, ESS, GAP Group, SAP und UTS zusammengearbeitet, um in diesen

Systemen reibungslos funktionierende SEPA-Abläufe und Umstellungsroutinen zu implementieren.

Um allen Beteiligten die individuelle Migration zu erleichtern, haben wir in Zusammenarbeit mit einigen

der ERP-Partner schon zahlreiche regionale Workshops mit Kunden durchgeführt, auf denen diese

auch alle ihre drängenden Fragen an uns richten konnten.

Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Zuletzt führen wir intern ständig Seminare durch, um unsere eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

der sieben Filialen, die ständig in engem Kundenkontakt stehen, zu SEPA-Experten fortzubilden.

Unser Anspruch ist, auflaufende Kundenfragen auch zum Thema SEPA möglichst schnell richtig und

erschöpfend beantworten zu können.

Resultierend insbesondere aus den Kunden-Workshops und den vielen Kundengesprächen im

täglichen Geschäft haben wir beispielsweise eine thematisch gegliederte FAQ-Liste zusammenstellen

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 47 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

können. Abschließend finden Sie hier unsere most frequently asked questions – eine unsortierte und

unvollständige Liste vieler interessanter Aspekte vor allem bezogen auf die neuen Lastschriftregeln.

2.3. Most frequently asked SEPA-questions der Aareal Bank

Ist es möglich, auf die Unterscheidung von fünf Vorlauftagen (Erst- und Einmal-Lastschrift) oder zwei

Vorlauftagen (Folge-Lastschrift), wie sie das Verfahren CORE vorsieht, zu verzichten, weil das

Verfahren COR1 das vereinfacht und angleicht?

Nein. Auf CORE samt den entsprechenden Vorlagefristen wird man sich zwangsläufig vorbereiten

müssen. COR1 stellt nur eine Option dar, die innerhalb Deutschlands wohl mittelfristig (beginnend in

Q4 2013) flächendeckend eingeführt wird. Auch wenn weitere Länder eine Nutzung prüfen, bleibt

CORE das im Fall grenzüberschreitender Lastschriften sichere oder auch einzige Verfahren. Hierbei

ist zu beachten, dass SEPA-Lastschriften zwischen deutschem Zahlungspflichtigen und deutschem

Zahlungsempfänger durchaus grenzüberschreitende Transaktionen darstellen können (bspw. wenn

der deutsche Zahlungspflichtige sein Konto zukünftig in einem anderen Land führt). Ob eine

betreffende, ausländische Bank für COR1 registriert ist und eine entsprechende Vereinbarung

zwischen den jeweiligen Banken bzw. deren Verbänden besteht, wird im Einzelfall zu prüfen sein.

Wird eine Erstlastschrift nicht eingelöst, gilt dann der anstehende zweite Einzug auf Basis des

zugrundeliegenden Mandats als Folge- oder erneut als Erstlastschrift?

Eine Lastschrift muss einmalig erfolgreich eingelöst sein, damit jede weitere als Folgelastschrift gilt.

Bei Rückgabe bspw. mangels Deckung bzw. vor Settlement gibt es noch keine eingelöste

Erstlastschrift. Folglich sind für den „nächsten“ Einzug erneut die längeren Vorlaufzeiten (fünf

Bankarbeitstage) einer Erstlastschrift zu beachten.

Wird z.B. eine Fremdverwaltung über ein Treuhandkonto geführt, für wen ist dann die Gläubiger-ID

zu beantragen?

Es ist immer die Gläubiger-ID des Kontoinhabers zu verwenden. Im Fall des Treuhandkontos ist das

in aller Regel – anders als beim offenen Fremdkonto – der Verwalter.

Gilt die Gläubiger-ID eines Verwalters auch für von diesem verwaltete WEG?

In der Regel nicht, da die WEG Verwaltung in den meisten Fällen über offene Fremdkonten erfolgt

und jeder Kontoinhaber, und somit jede WEG, eine eigene Gläubiger-ID benötigt.

Ist der Sitz des Kontoinhabers in Österreich, Spanien, Polen etc., der Verwalter seines Fremdkontos

sitzt jedoch in Deutschland, und auch das Konto ist bei einer deutschen Bank angelegt, wer muss

hier mit seiner Gläubiger-ID mandatieren?

Nach der Kontoinhaber-Regel muss das ausländische Unternehmen, das sich die ID in seinem Land

(mit SEPA-weiter Geltung) besorgt, mit seiner Gläubiger-ID mandatieren. Die Lastschrift käme dann

z. B. von der Aareal Bank mit der (ausländischen) Gläubiger-ID des Kontoinhabers zum Einzug.

Wer ist zu benachrichtigen, wenn ein Gemeinschaftskonto mit mehreren Inhabern belastet werden

soll? Falls im Mandat beispielsweise „Herr und Frau Müller“ als Kontoinhaber eingetragen wurden,

sind dann auch „Herr und Frau Müller“ gesondert zu benachrichtigen?

Die Vorabankündigung geht an den oder die im Mandat genannten Kontoinhaber/Vertragspartner.

Das können also mehrere sein.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 48 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muss der Kontoinhaber den Erhalt der Migrationsbenachrichtigung der Einzugsermächtigung in ein

SEPA-Mandat bestätigen?

Nein. Bei Widerspruch bliebe die Umstellung auf Überweisung, was für die wenigsten

Zahlungspflichtigen eine Alternative darstellen wird.

Muss der Zahlungspflichtige eine separate Einwilligung zur Speicherung seiner im Mandat

enthaltenen Daten erteilen, oder ist diese bereits konkludent in der Mandatserteilung enthalten?

Die Deutsche Kreditwirtschaft geht davon aus, dass diese Daten zur Durchführung des Vertrages

erforderlich sind und deshalb nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG gespeichert und verarbeitet werden

dürfen.

Verhindert die Autorisierung des Mandats durch den Zahlungspflichtigen die Rückgabe einer

Zahlung?

Nein, es besteht eine Acht-Wochen-Frist zur Rückgabe der Zahlung ohne Angabe von Gründen.

Lediglich Zahlungen aufgrund einer Autorisierung durch ein SEPA-Firmenlastschriftmandat (SEPA

B2B Lastschrift) sind von der Rückgabe ausgeschlossen.

Bei der Änderung welcher inhaltlichen Angaben muss das Mandat neu erstellt werden?

Nur, wenn sich der Zahlungspflichtige ändert. Änderungen der Mandatsreferenz (bspw. aus

organisatorischen Gründen), des Namens, der Rechtsform oder der Gläubiger-ID des

Zahlungsempfängers oder der Kontoverbindung des Zahlungspflichtigen können separat

dokumentiert werden, ohne das Mandat selbst neu auszustellen und zu unterschreiben.

Die Aareal Bank AG ist einer der führenden internationalen Immobilienspezialisten. Der deutschen

Wohnungs- und Immobilienwirtschaft bietet sie spezialisierte Dienstleistungen im Zusammenhang mit

der automatisierten Abwicklung des Massenzahlungsverkehrs und entsprechender Beratung sowie

Geldanlageprodukte. Über 2.700 Kunden Geschäftspartner mit mehr als 7 Millionen verwalteter

Einheiten nutzen diese Angebote zum Teil seit Jahrzehnten.

Kontakt:

Jörg Matheis

Wohnungswirtschaft - Business Development

Paulinenstraße 15 | 65189 Wiesbaden

Tel: Di-Do: 0611 348-2979 | Tel: Mo+Fr: 06132 434683

E-Mail: Joerg.Matheis@Aareal-Bank.com

Internet: www.Aareal-Bank.com

*** Aareal Bank AG ist Kooperationspartner ***

des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV)

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 49 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Teil E

SEPA-Umstellung und deren Umsetzung in

verschiedenen ERP-Systemen

1. Umsetzung in den ERP-Systemen von Aareon (Wodis Sigma, GES, Blue Eagle)

Die folgenden Ausführungen beschäftigen sich mit der SEPA-Umstellung und deren Umsetzung in

den ERP-Systemen von Aareon. Die Beschreibung der neuen SEPA-Funktionalitäten bezieht sich

somit auf die ERP-Systeme Wodis Sigma, Blue Eagle und GES.

Die Umsetzung aller benötigten Funktionalitäten für die neuen Zahlungsverkehrsverfahren erfordert

umfangreiche und komplexe Änderungen bzw. Ergänzungen der ERP-Systeme. Deshalb erfolgt die

Bereitstellung der SEPA-Funktionalitäten im Rahmen der Auslieferung eines Release. Für die

einzelnen ERP-Systeme ist die Bereitstellung in den folgenden Releases definiert:

- Wodis Sigma: Release 4

- Blue Eagle Standard: Release 6.3

- GES: Version 11/2012

Die SEPA-Fähigkeit der Systeme wird kostenfrei im Rahmen der bestehenden Verträge bereitgestellt.

In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße sowie Umfang und Komplexität der Geschäftsfelder sind

die Umstellungsservices, Nutzung der Migrationstools sowie Consulting-Pakete kostenpflichtig.

1.1. Migration aller Geschäftspartner-Bankverbindungen

Die Migration aller Geschäftspartner-Bankverbindungen stellt ein Massengeschäft dar, das durch

Bereitstellung von entsprechenden Migrationsverfahren in den ERP-Systemen unterstützt wird. Die

vollständige Bereitstellung der Migrationsverfahren erfolgt im Rahmen der neuen Releases.

Die Einzelschritte der Migration sind:

a. Ermittlung und Extrahierung der Bankverbindungen aus dem ERP-System inklusive Referenz

b. Konvertierung der Bankverbindung inklusive Fehlerhinweis für nicht konvertierte

Bankverbindungen

c. Übernahme von IBAN und BIC in das ERP-System auf Basis der Referenz

d. Manuelle Nachbearbeitung der nicht konvertierten Bankverbindungen

Vorabprüfung von Bankleitzahl und Kontonummer

Vor der Konvertierung können die gespeicherten Bankverbindungen einer Vorabprüfung unterzogen

werden. Hierbei werden nicht mehr gültige Bankleitzahlen oder Kontonummern ermittelt.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 50 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Simulation der Umstellung

Die Konvertierung der Bankverbindungen bedingt Datenveränderungen in erheblichem Umfang. Die

ERP-Systeme ermöglichen daher, dass Schritt c auch als Simulation durchgeführt werden kann. Im

Rahmen der Simulation stellen die ERP-Systeme eine Filterung der Fehlerfälle bereit, die im Zuge der

Konvertierung erkannt wurden. So können diese leicht nachbearbeitet werden.

BK01®-Bankverbindungen

Alle BK01®-Bankverbindungen, die bei Nutzung des Zahlungsverkehrsverfahrens BK01® der Aareal

Bank in den ERP-Systemen gespeichert sind, werden automatisch umgerechnet. Die Umrechnung ist

einmalig im ERP-System zu veranlassen. Eine Konvertierung durch Nutzung der Migrationsverfahren

entfällt somit.

1.2. Umstellung der eigenen Bankverbindungen

In den ERP-Systemen sind neben den Geschäftspartner-Bankverbindungen auch die eigenen

Bankverbindungen hinterlegt. Da es sich hier nicht um ein Massengeschäft handelt, sind zu diesen

Bankverbindungen IBAN und BIC manuell zu pflegen. Die Angaben hierzu sind zum Beispiel auf dem

entsprechenden Kontoauszug der Bank zu finden.

1.3. Erfassung und Pflege der Mandate

Voraussetzung für die Nutzung der SEPA-Lastschrift ist die Erteilung eines Mandats durch den

Debitor. Das SEPA-Mandat ersetzt somit die heutige Einzugsermächtigung beziehungsweise

Abbuchungsvereinbarung.

Vorliegende Einzugsermächtigungen sind in der Regel in den ERP-Systemen als „einfaches“

Kennzeichen hinterlegt. Im Gegensatz dazu sind zu einem Mandat umfangreiche Daten zu speichern.

Darüber hinaus besteht die Anforderung, dass die ERP-Systeme beispielsweise den Verfall eines

Mandats kontrollieren. Daher stellen die ERP-Systeme eine eigene Mandatsverwaltung zur Erfassung

und Pflege der SEPA-Mandate bereit.

Wohnungseigentumsverwaltung/Hausverwaltung

Für jede juristische beziehungsweise natürliche Person wird eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer

(Gläubiger-ID) benötigt. Für die Bereiche Wohnungseigentums- und Hausverwaltung sind

daher in der Regel eigene Gläubiger-IDs zu beantragen. In den ERP-Systemen wird die Gläubiger-ID

für diese Bereiche jeweils individuell erfasst.

Geschäftsbereiche

Die zugeteilte Gläubiger-ID erlaubt eine individuelle Ausprägung von sogenannten Geschäftsbereichen.

Die ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, dass bei Bedarf eine entsprechende Ausprägung

vorgenommen werden kann.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 51 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

1.4. Wesentliche Merkmale der Mandatsverwaltung

Eindeutige Mandatsreferenz

SEPA-Mandate benötigen eine eindeutige Mandatsreferenz. In Verbindung mit der Gläubiger-ID wird

somit SEPA-weit die eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats sichergestellt. Die ERP-Systeme

stellen durch eine automatische Vergabe der Mandatsreferenz diese Eindeutigkeit sicher. Die

Mandatsreferenz wird von den ERP-Systemen automatisch bei jeder erzeugten Lastschrift angehängt.

Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)

Die Gläubiger-ID gehört zwingend zu den Angaben im Mandat. Auch sie wird von den ERP-Systemen

automatisch bei jeder erzeugten Lastschrift angehängt. Die ERP-Systeme erlauben sowohl die

Einrichtung gesonderter Gläubiger-IDs je WEG als auch die Eingabe der Gläubiger-ID des Verwalters,

sofern ein Treuhandkonto geführt wird.

Datum der Mandatsunterschrift

Da das Datum der Mandatsunterschrift ebenfalls bei jeder erzeugten Lastschrift anzuhängen ist, muss

dieses Datum auch bei der Anlage der Mandate im Rahmen der Migration von Einzugsermächtigungen

belegt werden. Maßgeblich ist in diesen Fällen das Versanddatum des Informationsschreibens

über die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren. Die ERP-Systeme sorgen für eine

entsprechende Belegung des Datums bei den betroffenen Mandaten.

SEPA-Mandat

Im Mandat ist hinterlegt, für welches Lastschriftverfahren das Mandat gültig ist:

- SEPA-CORE-Lastschrift

- B2B-Lastschrift (je nach Systemausprägung)

- (gegebenenfalls SEPA-COR1-Lastschrift)

a. Einmalmandate

Die ERP-Systeme ermöglichen die Verwaltung von Einmalmandaten. Nach einmaliger Nutzung sind

diese automatisch nicht mehr gültig. Eine nachträgliche Aktivierung ist nicht zulässig.

b. Statusverwaltung

Durch eine Statusverwaltung stellen die ERP-Systeme sicher, dass Mandate zur Vorbereitung

zunächst nur erfasst werden können. Die erfassten Mandate können dann in einem weiteren Schritt –

in der Regel bei Vorlage des unterzeichneten Mandats – gesondert aktiviert werden. Anschließend

stehen sie zur Nutzung im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens bereit. Damit ist ebenfalls

sichergestellt, dass Mandate bei Aussetzung des Lastschriftverfahrens (zum Beispiel bei

vorübergehendem Wechsel auf das Überweisungsverfahren) im System erhalten bleiben können und

so eine Wiederaufnahme der Nutzung des Lastschriftverfahrens vor Ablauf von 36 Monaten

gewährleistet ist.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 52 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

c. Verfall eines Mandats

Ein Mandat verfällt automatisch, wenn es 36 Monate nicht genutzt wurde. Deshalb überwachen die

ERP-Systeme, dass ausschließlich für gültige Mandate SEPA-Lastschriften erzeugt werden können.

Hierzu wird zum Mandat gespeichert, wann die letzte SEPA-Lastschrift im System erzeugt, das heißt

das Mandat bedient wurde.

d. Gültigkeit eines Mandats

Die Gültigkeit eines Mandats kann in der Mandatsverwaltung – unabhängig vom automatischen Verfall

– beschränkt werden. Dies kann zum Beispiel genutzt werden, um Änderungen der Bankverbindung

des Debitors bereits im Voraus mit Termin im ERP-System zu hinterlegen.

e. Erst- oder Folgeauftrag

Über die Mandatsverwaltung wird festgestellt, ob es sich bei den zugehörigen Lastschrifteinzügen um

einen Erst- oder Folgeauftrag handelt. So ist jederzeit ersichtlich, welcher Vorlagefrist der

Lastschrifteinzug genügen muss.

f. Vertragsbezug

Das Mandat wird einem Vertrag zugeordnet. Je nach Systemausprägung ist auch eine Zuordnung von

mehreren Verträgen möglich.

g. Abweichende Zahler

Sofern der Zahler vom Vertragspartner abweicht, werden zum Mandat – über den Bezug zum Vertrag

hinaus – die notwendigen Daten zum abweichenden Zahler hinterlegt (Beispiel: Oma zahlt für den

Enkel die Miete).

1.5. Migration bestehender Einzugsermächtigungen in Mandate

Für die Überführung der bestehenden Einzugsermächtigungen in Mandate werden in den neuen

Releases der ERP-Systeme entsprechende Migrationsverfahren bereitgestellt, die es auf einfache

Wei-se ermöglichen, zu allen relevanten Einzugsermächtigungen die notwendigen Mandatsdaten für

das ERP-System automatisch zu erzeugen.

Die Migration der Einzugsermächtigungen kann auf aktive, das heißt noch genutzte

Einzugsermächtigungen beschränkt werden. Im ERP-System wird hinterlegt, dass das Mandat durch

Nutzung der Migrationsverfahren angelegt wurde.

Aktivierung erfasster Mandate im Sammelverfahren

In einem gesonderten Schritt können die im Zuge der Migration im ERP-System hinterlegten Mandate

in einem Sammelverfahren aktiviert werden. Diese Aktivierung geht einher mit der obligatorischen

Information der Debitoren über die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren. Die ERP-Systeme

stellen hierzu eine entsprechende Standard-Korrespondenz bereit. Das Datum dieser Korrespondenz

wird im Zuge der Aktivierung als „Datum der Mandatsunterschrift“ im Mandat vermerkt. Mit dieser

Korrespondenz kann zugleich die Vorankündigung der SEPA-Lastschrift erfolgen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 53 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Mandatsänderungen

Die SEPA-Regelungen sehen vor, dass die Änderung bestimmter Mandatsmerkmale zulässig ist,

ohne dass ein neues Mandat erteilt werden muss. Die ERP-Systeme unterstützen je nach

Systemausprägung die Änderung dieser Mandatsmerkmale und dokumentieren sie zum bestehenden

Mandat. Solche Änderungen sind zum Beispiel

- Änderung der Firmenbezeichnung (Kreditor),

- Änderung der Kontonummer (Debitor),

- Änderung der Bankverbindung (Debitor).

Nach Durchführung dieser Änderungen sind entsprechende Änderungsinformationen in der

nachfolgenden Lastschrift mitzugeben. Diese Informationen werden von den ERP-Systemen

automatisch an die SEPA-Lastschrift angehängt. Im Falle der Änderung der Bankverbindung (Debitor)

ist die nach der Änderung erzeugte Lastschrift als Erst-Lastschrift vorzulegen.

Auf Anfrage der Bank des Debitors ist das zur ausgeführten Lastschrift aktuell gültige Mandat

vorzulegen. Es wird daher empfohlen, Änderungen der Kontonummer beziehungsweise der

Bankverbindung des Debitors durch Beenden des bestehenden Mandats und Erstellen eines neuen

Mandats (das die geänderten Daten enthält) vorzunehmen. Dieses Vorgehen erhöht die Transparenz

und erleichtert die Zuordnung einer SEPA-Lastschrift zu der jeweils gültigen Fassung des Mandats.

Ablage der Mandate in einem Dokumentenmanagement- oder Archiv-System

Erteilte Mandate müssen handschriftlich unterschrieben vorliegen. In gleicher Weise sind Änderungen

(zum Beispiel von Kontonummer und Bankverbindung des Debitors) aufzubewahren.

Es wird die Ablage der unterzeichneten Mandate in einem Dokumentenmanagement- oder Archiv-

System empfohlen. Entsprechende Zuordnungsmöglichkeiten – beispielsweise zur elektronischen

Mieterakte – stehen zur Verfügung.

1.6. Umstellung auf SEPA-Überweisung

Für Zahlungsverkehrsaufträge im SEPA-Verfahren wird das XML-Format genutzt. Die technische

Umsetzung ist durch die ERP-Systeme gewährleistet.

Aktivierung der SEPA-Überweisung

Die ERP-Systeme ermöglichen eine explizite Freischaltung beziehungsweise Aktivierung der Nutzung

der SEPA-Überweisung. Damit wird ein gezielter Übergang auf die Anwendung der SEPA-Verfahren

sichergestellt. In Einzelfällen kann für Zahlungsempfänger mit ausländischer Bankverbindung

unabhängig davon die SEPA-Überweisung bereits heute genutzt werden.

Verwendungszwecke

Die ERP-Systeme berücksichtigen die Standardisierung der Verwendungszwecke im Rahmen der

SEPA-Verfahren auf maximal 140 Zeichen. Je nach Systemausprägung kann für die SEPA-

Überweisung eine gesonderte Vorbelegung der Verwendungstexte konfiguriert werden.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 54 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Überweisungen ins Ausland (SEPA-Raum)

Der Bedarf an Überweisungen ins europäische Ausland wird nur für eine kleine Menge an Einzelfällen

bestehen. Diese können bereits heute in den ERP-Systemen durch Nutzung der SEPA-Überweisung

abgewickelt werden. Zur Bankverbindung werden in diesen Fällen ausschließlich IBAN und BIC des

Zahlungsempfängers im System hinterlegt.

1.7. Umstellung auf SEPA-Lastschrift

Analog zur SEPA-Überweisung wird auch für SEPA-Lastschriften im SEPA-Verfahren das XML-

Format genutzt. Die technische Umsetzung ist durch die ERP-Systeme gewährleistet.

Über die Formatänderung hinaus werden mit jeder SEPA-Lastschrift Informationen zum Mandat

(Gläubiger-ID, Mandatsreferenz sowie Datum der Mandatsunterschrift) und gegebenenfalls auch

Änderungsinformationen angehängt. Die ERP-Systeme stellen dies auf Basis der elektronisch

gespeicherten Mandate sicher.

Aktivierung der SEPA-Lastschrift

Die ERP-Systeme ermöglichen eine explizite Freischaltung bzw. Aktivierung der Nutzung der SEPA-

Lastschrift. Damit erfolgt ein gezielter Übergang auf die Anwendung der SEPA-Verfahren.

Verwendungszwecke

Die ERP-Systeme berücksichtigen die Standardisierung der Verwendungszwecke im Rahmen der

SEPA-Verfahren auf maximal 140 Zeichen. Je nach Systemausprägung kann für die SEPA-Lastschrift

eine gesonderte Vorbelegung der Verwendungstexte konfiguriert werden.

Prüfung auf vorliegende Mandate

Bei der Erzeugung von SEPA-Lastschriften werden die gespeicherten Angaben zu den

entsprechenden Mandaten automatisch von den ERP-Systemen geprüft. Umgekehrt wird durch jede

systemisch er-zeugte SEPA-Lastschrift die letzte Nutzung zum Mandat aktualisiert.

Sicherstellung der Sortenreinheit

SEPA-Lastschriftdateien werden sortenrein erwartet. Dies bedeutet konkret, dass in einer SEPA-

Lastschriften-Datei nur Lastschriften mit gleichen Merkmalen enthalten sein dürfen. Diese Merkmale

sind:

- B2B- bzw. CORE-Lastschrift

- Erst- bzw. Folge-Lastschrift

- Fälligkeitstermin

Die Sortenreinheit wird durch die ERP-Systeme automatisch sichergestellt.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 55 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Vorlagefristen

Unterschiedliche Vorlagefristen sind auf Basis der Informationen in der Mandatsverwaltung im System

erkennbar. Durch Anpassung der Zahlungsverkehrsprozesse ist sicherzustellen, dass eine

zeitgerechte Einreichung der Zahlungsdateien bei der Bank gewährleistet ist.

Vorankündigung (Pre-Notification)

Der Einzug mittels SEPA-Lastschrift muss dem Zahlungspflichtigen vorab angekündigt werden. Für

wiederkehrende Einzüge mit gleichem Betrag sowie gleicher Fälligkeit genügt eine einmalige

Vorankündigung. Diese Vorankündigung ist beim Übergang auf das SEPA-Lastschriftverfahren durch

die obligatorische Information des Zahlungspflichtigen abgedeckt.

Für neu hinzukommende Mandate sowie bei Änderung von Betrag oder Fälligkeit ist die

Vorankündigung gesondert vorzunehmen. Die ERP-Systeme ermöglichen die Erstellung der

Vorankündigung durch Bereitstellung eines zusätzlichen Textbausteins für die Standard-

Korrespondenz, der als Vorankündigung im Mietvertrag oder aber zum Beispiel im Rahmen von

Mietanpassungen oder Betriebskostenabrechnungen verwendet werden kann.

Für Einzelfälle, die damit nicht abgedeckt werden, kann eine gesonderte Vorankündigung erstellt

werden.

Die Aareon AG, eine hundertprozentige Tochter der Aareal Bank AG, ist Europas führendes

Beratungs- und Systemhaus für die Immobilienwirtschaft. Fokus der Geschäftsaktivität ist die

Optimierung der IT-gestützten Geschäftsprozesse bei Immobilienunternehmen und deren Umfeld. Die

Aareon bietet ihren Kunden dabei das volle Leistungsspektrum von der Beratung über das Angebot

von Software-Lösungen bis hin zu Service-Dienstleistungen.

Kontakt:

Stephan Rohloff

Isaac-Fulda-Allee 6 | 55124 Mainz

Tel.: 06131 301-995

E-Mail: stephan.rohloff@aareon.com

Internet: www.aareon.com

*** Aareon ist Premiumpartner ***

des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV)

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 56 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

2. SEPA-Umstellung bei der Haufe Lexware Real Estate AG

Experten stehen Ihnen Rede und Antwort.

Der Zahlungsverkehr im Euro-Raum wird zum 01.02.2014 neu geregelt. Das altbewährte

Lastschriftverfahren mit Konto-Nummer und BLZ verliert seine Gültigkeit. Lastschriften erfordern dann

IBAN- und BIC-Code. Im Zuge der SEPA-Umstellung wird ein neues elektronisches Datenformat

gültig und es greifen geänderte Vorlauf- und Rückgabefristen. Auf Verwalter rollt eine Lawine von

Aufgaben zu, die bis zum Stichtag erledigt werden müssen. Immobilienverwalter, die hier nicht alleine

stehen wollen, finden bei Haufe praxisorientiertes Fachwissen sowie handfeste Lösungen in den

Softwarepaketen, in denen sämtliche Weichen für die SEPA-Umstellung bereits gestellt sind.

Verwalter, die das Thema „SEPA-Umstellung

sicher meistern wollen, befassen sich bereits

jetzt mit den Änderungen, die auf sie zukommen.

Sie planen den Start der Umsetzung für das 3.

Quartal 2013, um mit genug Zeitvorlauf etwaige

Übergangsphasen und Startschwierigkeiten zu

umschiffen. Doch viele Verwalter und auch deren

Mitarbeiter vermissen praxistaugliches

Expertenwissen und konkrete

Handlungsempfehlungen, um die SEPA-

Umstellung frühzeitig in Angriff zu nehmen. Nur

so viel ist klar: SEPA erfordert die Migration der

IT-Systeme auf das neue Datenformat. Es

bedingt die Umstellung der Arbeitsabläufe auf

Matthias Sykosch, Vorstand der Haufe-Lexware Real

Estate AG, verantwortlich für Produkte und Vertrieb

neue Pflichten und Fristen, die Anpassung von Vordrucken, Musterschreiben und vieles mehr. Zudem

müssen Verwalter zum SEPA-Start neue Informationspflichten (beispielsweise zur Mandatsreferenz)

erfüllen, um laufende Lastschriften weiterhin problemlos ausführen zu können.

Allgemeine Hilfestellungen erhalten Verwalter bei ihrer Hausbank, der Bundesbank und dem

Finanzministerium (SEPA-Rat). Konkretes Know-how und die passende Software zur Umstellung im

laufenden Betrieb bieten spezialisierte Lösungsanbieter für Immobilienverwaltung. Allen voran die

Haufe-Lexware Real Estate AG, die nicht nur über Fachdatenbanken aktuelle Informationen und

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für SEPA zur Verfügung stellt, sondern deren Arbeitsplatzlösungen (z.B.

Haufe PowerHaus, Haufe ImmobilienVerwaltung) Schritt für Schritt den SEPA-Prozess erfolgreich

meistern.

Haufe-Kompetenz für die sichere SEPA-Umstellung:

1. Fachwissen-Datenbanken mit Informationen und Arbeitshilfen auf aktuellstem SEPA-Stand

2. Software-Lösungen, Cloud-Dienste und ERP-Schnittstellen für Verwalter – voll SEPA-fähig

3. Online-Seminare mit konkreten Hilfestellungen zur SEPA-Umstellung

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 57 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

In den Haufe Online-Seminaren erhalten Verwalter Antworten auf alle Fragen, die ihnen unter den

Nägeln brennen. Und das direkt am Arbeitsplatz, kostengünstig und für alle Mitarbeiter, die es angeht

– ohne Ausfall von Arbeitszeit oder extra Reisekosten. Die große Resonanz auf das letzte Online-

Seminar „SEPA-Umstellung“ Anfang April zeigt auf, wie sehr das Thema die Verwalterszene

beschäftigt und wie vielfältig die Fragestellungen dazu sind.

Lesen Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Fragen aus der Praxis, die via Kundensupport

und Online-Seminar an Haufe adressiert und von den SEPA-Experten beantwortet werden.

Die SEPA-Experten von Haufe stehen Rede und Antwort:

Die Bandbreite an Fragen, die uns in Online-Seminaren und über den Kundensupport zum Thema

SEPA“ begegnen, reicht von allgemeinen Grundlagen über die Klärung von Fachbegriffen und Details

bis hin zu der Frage: „Was muss ich als Verwalter jetzt konkret tun?“. Entsprechend haben wir die

Themen gegliedert und unsere Antworten zusammengefasst.

2.1. SEPA-Grundlagen: Das kommt auf Sie zu.

Was bedeutet SEPA eigentlich?

SEPA ist die Abkürzung für "Single Euro Payments Area" und bezeichnet den einheitlichen

europäischen Zahlungsverkehrsraum. Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen werden

damit europaweit (inkl. Schweiz) standardisiert. Alle Firmen müssen bis zum 01.02.2014 die SEPA-

Zahlverfahren einführen. Privatkunden dürfen noch bis zum 31.01.2016 die bisherigen Daten (BLZ,

Kontonummer) verwenden.

Was sind IBAN und BIC?

Bei der IBAN handelt es sich um eine weltweit gültige Nummer für Ihr Girokonto. Im Rahmen der

Einführung des SEPA-Systems für Überweisungen löst sie seit 2008 Schritt für Schritt die

Kontonummer und Bankleitzahl ab. Beim BIC (Bank Identifier Code) handelt es sich um eine von der

SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) festgelegte international

gültige Bankleitzahl, auch bekannt als SWIFT-Code. Zusammen mit der IBAN bildet er die Daten, die

zur Identifizierung eines Kontos im Rahmen von SEPA benötigt werden, um im nationalen wie

internationalen Zahlungsverkehr einen Empfänger einwandfrei zu identifizieren.

Wo finde ich meine(n) IBAN und BIC?

Bitte entnehmen Sie diese Angaben z. B. Ihren Kontoauszügen. Keinesfalls sollten Sie Ihre

Kontodaten selbst in IBAN und BIC umrechnen (z.B. über Internet-Tools).

Welche Möglichkeiten zur Umrechnung meiner bestehenden Debitoren- und Kreditorendaten

(Kontonummer/BLZ) in IBAN/BIC sind zu empfehlen?

Wir empfehlen die von den Banken bzw. Bankengruppen bereit gestellten Lösungen. Das sind das

IBAN-Service-Portal des Bankverlages (von Privat- und weiteren Banken empfohlen), erreichbar unter

www.iban-service-portal.de. Darüber hinaus sind der SEPA Account Converter der Sparkassen

(Bezug über Ihren Bankberater) und der VR-IBAN-Konverter der Volks- und Raiffeisenbanken

(Download unter www.vr-iban-konverter.de) seriöse Quellen. Stimmen Sie dies jedoch bitte mit Ihrer

Hausbank ab.

Die Nutzer der Haufe Verwaltersoftware haben darüber hinaus die Möglichkeit, über einen integrierten

Umrechner die Maßnahmen komfortabel und konform umzusetzen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 58 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Wir haben festgestellt, dass uns IBANs mitgeteilt wurden, die ein anderes Konto/eine andere

Bankleitzahl enthalten als unsere bisherigen. Kann das sein?

Ja, das ist möglich. Bei der Umstellung von Kontonummern und Bankleitzahlen nutzen die

Kreditinstitute mitunter diesen Prozess zur Aktualisierung von Kontobeständen oder Reduzierung der

Anzahl an Bankleitzahlen. Maßgeblich ist immer, was Ihnen Ihr Debitor mitteilt, oder das Ergebnis der

Konvertierung über eines der genannten Portale.

Es geht das Gerücht um, dass der BIC nicht mehr benötigt wird. Warum ist er dennoch zu

erfassen?

Auf den BIC kann ab dem 01.02.2014 ausschließlich im nationalen (deutschen) Zahlungsraum

verzichtet werden. Ein genereller Wegfall ist erst für den 01.02.2016 vorgesehen.

2.2. SEPA-Fachjargon: Begriffe und Vorschriften verständlich erläutert.

Was ist ein SEPA-Mandat?

Das SEPA-Mandat löst die Einzugsermächtigung ab. Damit erteilt Ihnen der Kontoinhaber die

Erlaubnis, Forderungen vom angegebenen Konto einzuziehen und weist zugleich seine Bank an, die

SEPA-Lastschriften einzulösen. Das SEPA-Mandat enthält mehr Angaben als bisher die

Einzugsermächtigung, z.B. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz – für mehr Transparenz und Sicherheit.

Was verbirgt sich hinter den Angaben Gläubiger-ID und Mandatsreferenz?

Beide Angaben sind neu und zugleich Voraussetzung, um die SEPA-Lastschriftverfahren zu nutzen.

Der Zahlungsempfänger wird europaweit durch seine Gläubiger-Identifikationsnummer (ID)

identifiziert. In Verbindung mit der Mandatsreferenz, die Sie über Ihre Software vergeben, kann somit

auch jede einzelne SEPA-Lastschrift eindeutig identifiziert werden.

Wie erfolgt die Vergabe durch die Bundesbank?

Nach der Beantragung online über die Seite www.glaeubiger-id.bundesbank.de erhalten Sie einen

Link, über den Sie den Antrag nochmals bestätigen müssen. Danach sendet Ihnen die Bundesbank

(erfahrungsgemäß nach wenigen Stunden) per E-Mail eine signierte pdf-Datei. In diesem Dokument,

adressiert an Sie, steht die zugeteilte Gläubiger-ID.

Muss für jede WEG bzw. jeden Eigentümer, für die wir die Verwaltung vornehmen, eine eigene

Gläubiger-ID beantragt werden?

Das hängt davon ab, wer der Kontoinhaber des jeweiligen Verwalter-/WEG-/Sondereigentumskontos

ist. Lautet das Konto auf den Verwalter, dann ist das nicht erforderlich, und der Verwalter kann mit

seiner Gläubiger-ID arbeiten. Ansonsten schon. Sie sollten zur verbindlichen Klärung dieser Frage

unbedingt Ihr kontoführendes Kreditinstitut ansprechen.

Was kann als Mandatsreferenz benutzt werden? Gibt es Formatvorschriften?

Die Mandatsreferenz kann sowohl durch fortlaufende Nummerierung als auch durch Kombination

vorhandener Daten (z. B. Objekt + Mieternummer + lfd. Nr.) gebildet werden. Sie hat immer einen

Bezug zum Konto des Zahlungspflichtigen. Wichtig: Sie sollten pro Debitor immer genügend Stellen

als lfd. Nr. mit vorsehen, wenn Sie vorhandene Daten in die Mandatsreferenz einbauen, da ansonsten

ein Problem entsteht, wenn Sie ein neues Mandat des gleichen Debitors erhalten (z. B. bei

Kontowechsel). Die Haufe-Software übernimmt bzw. erleichtert Ihnen diese Entscheidung.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 59 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Formvorschriften: Dürfen wir weiterhin telefonische/Mail/Fax-Aufträge zur Änderung der

Kontoverbindung entgegen nehmen?

Nein. Die SEPA-Vorgaben erfordern, dass das SEPA-Mandat eine Unterschrift des Kontoinhabers

trägt. Dem werden telefonische, Fax- oder Mail-Aufträge leider nicht gerecht. Wenn Sie diese

trotzdem weiterhin akzeptieren, müssen Sie das Risiko einer Rückgabe wegen ungültigem Mandat

einkalkulieren (bis zu 13 Monate).

Kann das Mandat nicht auch elektronisch erteilt werden?

Nein. SEPA sieht zwar diese Möglichkeit vor, jedoch gibt es dafür noch keine zugelassene Software-

Anwendung. Die Kreditinstitute arbeiten daran, eine Mandatserteilung oder -änderung z. B. über das

Homebanking zu ermöglichen.

Kann ich die Mandatsreferenz vom Vorverwalter einfach übernehmen oder muss ich sie

abändern?

Bei der Übernahme einer laufenden Verwaltung kann ein neues Mandat entstehen, muss aber nicht.

Wenn der Kontoinhaber des Verwalterkontos der Eigentümer/die WEG ist, können Mandatsreferenz

und Gläubiger-ID unverändert bleiben, sofern die Software es erlaubt, die fremde Struktur der

Nummer zu verwalten, und nicht schon eine identische Mandatsreferenz existiert. In allen anderen

Fällen wird zumindest eine neue Gläubiger-ID benötigt. Über Änderungen sind alle Kontoinhaber zu

informieren.

Wo finde ich die neuen Lastschrift-Formulare?

Am besten wenden Sie sich an Ihr kontoführendes Kreditinstitut. Im Internet finden Sie ebenfalls

entsprechende Publikationen mit Beispielformularen usw., z.B. unter http://www.die-deutschekreditwirtschaft.de/dk/zahlungsverkehr/sepa/inhalte-der-sepa/lastschrift.html

Wie verhält sich das mit den Vorlauftagen bei der Einreichung von Lastschriften?

SEPA-Basislastschriften müssen 5 Banktage (erste Lastschrift) bzw. 2 Banktage (Folgelastschrift) bei

der Zahlstelle vorliegen (CORE-Verfahren). Das heißt, in der Regel werden Sie die Dateien noch

einen Tag früher bei Ihrer Hausbank einreichen müssen. Dabei rechnen sogenannte TARGET-

Feiertage (Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, Weihnachtsfeiertage) nicht mit.

Gibt es auch eine SEPA-Lastschrift mit nur einem Tag Vorlauf? Wenn ja, wie und wann?

In etwa ab November 2013 wird die deutsche Kreditwirtschaft das sog. COR1-Verfahren anbieten.

Haufe-Softwareprodukte werden dies unterstützen – ab wann Ihre kontoführenden Kreditinstitute das

Verfahren unterstützen, erfragen Sie bitte dort. COR1 ist allerdings freiwillig. Das heißt, es wird evtl.

Debitoren geben, bei denen weiterhin im CORE-Verfahren eingezogen werden muss.

2.3. SEPA-Umstellung: Das ist jetzt zu tun!

Warum müssen wir jetzt das Lastschriftverfahren umstellen?

Die Umstellung bis zum 31.01.2014 ist gemäß der SEPA-Vorgaben für alle Unternehmen verbindlich

geregelt. Das bisherige Lastschriftverfahren erlischt zum 01.02.2014. Eine Umstellung bis zum 3.

Quartal 2013 stellt den entsprechenden Zeitvorlauf sicher.

Sind Einzugsermächtigungen weiter gültig oder müssen wir alle neu einholen?

Entsprechend der aktualisierten AGB aller deutschen Kreditinstitute können Einzugsermächtigungen

in SEPA-Mandate für die SEPA-Basislastschrift gewandelt werden ("Umdeutung"). Das ist jedoch nur

dann zulässig, wenn die Einzugsermächtigungen im Original unterschrieben sind.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 60 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Welche Reklamations- bzw. Rückgabefristen haben die Zahler nach der SEPA-Umstellung?

Seit Juli 2012 beträgt die Rückgabefrist bereits 8 Wochen. Das ändert sich auch beim SEPA-Basis-

Lastschriftverfahren nicht. Sofern jedoch kein gültiges Mandat erteilt wurde, kann der Schuldner 13

Monate lang der Belastung widersprechen. Bei der SEPA-Firmenlastschrift ist die Rückgabe durch

den Schuldner (außer bei ungültigem oder fehlendem Mandat) ausgeschlossen.

Was müssen Verwalter beachten, bevor sie die Zahlungsläufe auf SEPA umstellen?

Sie müssen alle Schuldner, deren Einzugsermächtigung Sie in ein SEPA-Mandat umgedeutet haben,

über die Umstellung schriftlich informieren und diesen dabei Gläubiger-ID und individuelle

Mandatsreferenz mitteilen. Ggf. kann dabei auch gleich die Pre-Notifizierung für die erste oder eine

Serie von Lastschriften erfolgen (Betrag und Einzugstermin(e)).

Kann die Umstellungsinformation und/oder Pre-Notifizierung auch in einer Eigentümerversammlung

erfolgen?

Grundsätzlich ja. Maßgeblich ist, dass jedem Schuldner seine individuellen Daten (Mandatsreferenz

und Gläubiger-ID) schriftlich mitgeteilt werden. Das kann z.B. auch im Protokoll der ETV erfolgen.

Falls gleichzeitig eine Pre-Notifizierung erfolgen soll, sind zudem Betrag und Fälligkeiten mitzuteilen.

Ist es möglich, einzelne WEGs bzw. einzelne Mandanten nach SEPA umstellen, während

andere noch weiter über das alte DTAUS-Format laufen (sog. Parallelbetrieb)?

Ja. Sowohl die Haufe-Software als auch alle Banken erlauben Parallelbetrieb. Somit können Verwalter

Schritt für Schritt eine WEG bzw. einen Mandanten nacheinander umstellen.

Welche Abstimmungen bezüglich SEPA muss der Verwalter mit seiner Hausbank vornehmen?

Er sollte die Kreditinstitute, bei denen er Zahlungen einreicht, baldmöglich kontaktieren. Fragen, die

z.B. zu klären sind: zukünftige Einreichungskanäle, erforderliche Updates der Electronic-Banking-

Software, neue Inkassovereinbarung, cut-off-Zeiten, Angebot COR1-Lastschrift, Umgang mit zu spät

eingereichten Dateien usw.

2.4. Immobilienwirtschaft vor großen Herausforderungen

Am Beispiel SEPA wird es deutlich: Verwalter sehen sich ständig mit einer Flut neuer Gesetze,

Vorschriften und Rechtsentscheidungen konfrontiert. Erst die neue Trinkwassernovelle, dann im Mai

das „Gesetz über die energetische Modernisierung von vermietetem Wohnraum (…)" und zum

Februar 2014 schließlich SEPA! Und was kommt danach? Laut einer GdW-Studie (Bundesverband)

müssen sich Verwalter schon heute auf die drohende Altersfluktuation und den damit verbundenen

Fachkräftemangel in der Immobilienwirtschaft einstellen. Doch Verwalter stehen nicht allein …

Für alle Themen gerüstet: Mit Haufe als kompetentem Partner

Als Nutzer der Haufe Fachdatenbanken als auch von Softwarelösungen wie Haufe PowerHaus greifen

Verwalter direkt auf den aktuellsten Daten- und Rechtsstand zu. Und die Experten von Haufe stehen

ihnen mit Rat und Tat zur Seite, ob in rechtlichen Fragen, bei der IT-Migration oder im

Wissensmanagement. Darüber hinaus bietet Haufe seinen Kunden fertige Lösungen, um die aktuelle

Herausforderung „SEPA-Umstellung“ in trockene Tücher zu bringen: Sämtliche Softwarepakete für

Verwalter sind bereits auf SEPA vorbereitet – die Umstellung somit mit geringstmöglichem Aufwand

erledigt. So hat der Verwalter den Kopf frei, um sich den nächsten Herausforderungen zu stellen und

sein Unternehmen zukunftssicher zu machen!

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 61 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Sie haben weitere Fragen zu SEPA?

Dann empfehlen wir Ihnen das nächste Online-Seminar „SEPA-Umstellung“ im Herbst 2013. Zeitnah

zur empfohlenen Migrationsphase (3. Quartal 2013) erhalten Sie hier alle Antworten, Hilfestellungen

und Schritt-für-Schritt Anleitungen. Die Teilnahme erfolgt direkt vom Arbeitsplatz aus. Information und

Seminarbuchung: www.haufe.de/online-training-immobilien

Kontakt:

Haufe-Lexware Real Estate AG

Munzinger Straße 9 | 79111 Freiburg

Internet: www.haufe.de/realestate

*** Haufe-Lexware Real Estate AG ist Kooperationspartner ***

des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV)

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 62 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

3. SEPA-Umstellung im Praxistest mit KARTHAGO 2000

Ein Erfahrungsbericht der Primus Immobilienverwaltung GmbH, die bereits erfolgreich

KARTHAGO 2000 mit SEPA einsetzt.

Am 01.02.2014 wird das SEPA-Zahlungsverfahren das bisher im bargeldlosen Zahlungsverkehr

verwendete DTA-Verfahren ablösen. Für viele Verwalter ein Thema, das mit einem erheblichen

administrativen Aufwand verbunden ist. Die Primus Immobilienverwaltung GmbH aus Bonn setzt die

Verwaltungssoftware KARTHAGO 2000 ein und hat bereits auf SEPA umgestellt. Andreas Martin,

Geschäftsführer der Primus Immobilienverwaltung GmbH im Gespräch mit Inès Culmey, PR-

Referentin der UTS innovative Softwaresysteme GmbH nach der Umstellung.

Herr Martin, Sie haben bereits auf SEPA

umgestellt. Wie sind Sie auf das SEPA-

Zahlungsverfahren aufmerksam geworden?

Andreas Martin: Vor etwa neun Monaten sprach ich

mit Ihrem Support bezüglich einer Programmfunktion.

Ihr Kollege wies mich im Gespräch darauf

hin und erklärte mir, dass die Umstellung auf SEPA

sehr umfangreich ist.

Sie sind also mehr oder weniger zufällig auf das

Thema SEPA gestoßen. Wie ging es dann Andreas Martin, Geschäftsführer der Primus Bonn

weiter?

Andreas Martin: Ich habe in der Presse einige Artikel über SEPA recherchiert und gelesen. Dennoch

ist die Informationstiefe für unsere Branche im Internet und in der Presse bei Weitem nicht

ausreichend. UTS ist Anfang des Jahres auf mich zugekommen und hat mir vorgeschlagen schon

jetzt auf SEPA umzustellen. Da wir uns mitten in der Abrechnungsphase befanden, musste ich erst

überlegen, ob wir uns das auch noch „ans Bein binden“.

Sie haben sich dann für die SEPA-Umstellung entschieden.

Andreas Martin: Mir war es wichtig, während der Umstellung von einem kompetenten Partner begleitet

zu werden und nachher im dritten oder vierten Quartal 2013 nicht unter Zeitdruck zu stehen. Bei UTS

habe ich mich fachkundig aufgehoben gefühlt.

Wer hat den Termin zur Umstellung festgelegt?

Andreas Martin: In Abstimmung mit der Aareal Bank AG und der Firma UTS haben wir den Termin

gemeinsam für den ersten SEPA Lastschrifteinzug auf den 03.04.2013 festgelegt.

Welche Vorbereitungen waren nötig?

Andreas Martin: In einem Vorabgespräch mit der Firma UTS haben wir die Ist-Situation analysiert.

Daraufhin haben wir einen Zeitplan erstellt und besprochen, welche Vorarbeiten wir zur Umstellung

leisten können. Im ersten Schritt habe ich die Gläubiger-ID für unsere eigene Verwaltung beantragt.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 63 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Im zweiten Schritt folgte die Beantragung der Gläubiger-ID für die verwalteten WEG’s. Hierbei ist zu

beachten, dass nicht die Adresse des Verwalters, sondern die der WEG bei der Bundesbank

hinterlegt wird.

Wie lange hat das Beantragen der Gläubiger-ID gedauert und welche Kosten sind entstanden?

Andreas Martin: Die Gläubiger-ID habe ich online bei der Bundesbank beantragt. Nach Verifikation der

E-Mail-Adresse habe ich, ebenfalls per E-Mail im PDF Anhang, die verschiedenen Gläubiger-ID‘s

einzeln erhalten. Bis auf die Arbeitszeit sind hier keine Kosten entstanden.

Was ist noch im Voraus zu beachten?

Andreas Martin: Wir sind in unserer Vorgehensweise immer gern einen Schritt voraus. Deshalb haben

wir bereits heute unsere gesamte Korrespondenz auf die Angabe der eigenen IBAN/BIC umgestellt.

Woher wussten Sie Ihre eigene IBAN und BIC?

Andreas Martin: In unserem Verwaltungsprogramm für Immobilien KARTHAGO 2000 wurden diese

Informationen bereits durch die BK01-Integration automatisch angezeigt.

Wie haben Sie alle anderen IBAN und BIC’s ermittelt?

Andreas Martin: Uns wurde empfohlen, die Umrechnung durch die Bank-Verlag GmbH vornehmen zu

lassen. Dazu haben wir die Bankverbindungen aus unserer Verwaltungssoftware exportiert, online an

die Bank-Verlag GmbH gesendet und unmittelbar die umgerechnete Datei zurückerhalten. Diese

wurde problemlos in KARTHAGO 2000 eingelesen. Allerdings konnten nicht alle Bankverbindungen

umgerechnet werden. Hier können folgende Gründe die Ursache sein:

BLZ ungültig, Aufbau Kontonummer falsch, BLZ und Konto nicht für IBAN Berechnung zugelassen.

Dank der einfachen tabellarischen Übersicht der Umrechnungsfehler, in der gleichzeitig die neue

IBAN und BIC eingetragen werden kann, war diese Nachbearbeitung für uns ein Kinderspiel. Positiv

ist mir dabei auch aufgefallen, dass Eigentümer, mit denen wir keine Geschäftsbeziehung mehr

haben, nicht zur Nachbearbeitung vorgeschlagen wurden. In allen anderen Fällen haben wir die

Geschäftspartner telefonisch kontaktiert und nach IBAN und BIC gefragt.

Herr Martin, Sie haben vorhin den Lastschrifteinzug angesprochen. Was mussten Sie hierzu

vorbereiten?

Andreas Martin: Zunächst haben wir mit der Bank die Voraussetzungen für die Migration der

bestehenden Lastschrifteinzüge besprochen. Da wir alle Lastschrifteinzugsermächtigungen schriftlich

vorliegen haben, können diese einfach in ein SEPA-Mandat migriert werden.

Was genau verbirgt sich hinter dieser Migration?

Andreas Martin: Das Programm KARTHAGO 2000 erstellt aus den bereits hinterlegten Lastschrifteinzügen

aktiver Geschäftspartner neue SEPA-Mandate. Weiterhin wird das sogenannte Migrationsschreiben

an die Zahlungspflichtigen über das bestehende Serienbriefmodul erstellt. Hier haben wir

die von UTS gelieferte Standardvorlage genutzt und auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Im Prinzip

haben wir dann nur noch das Anschreiben per Post verschickt und damit war die Migration

abgeschlossen.

Was ist überhaupt ein SEPA-Mandat?

Andreas Martin: Ein SEPA-Mandat ist grob gesagt die Erlaubnis von einem bestimmten Konto des

Zahlungspflichtigen, Beträge per SEPA-Lastschrift, einzuziehen. Gleichzeitig wird die Bank des

Zahlungspflichtigen damit beauftragt, diese Beträge einzulösen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 64 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Muss das Mandat dann auch bei der Bank hinterlegt werden?

Andreas Martin: Nein. Bei den sogenannten Basislastschriften, die wir mit unseren Eigentümern

vereinbart haben, ist es ausreichend, wenn das Mandat uns als Verwaltung im Original (schriftlich)

vorliegt.

Worin unterscheidet sich das SEPA-Mandat sonst noch zur bekannten Einzugsermächtigung?

Andreas Martin: Das Mandat muss die folgenden Bestandteile enthalten: Name und Anschrift des

Ausstellers/Gläubigers, seine Gläubigeridentifikationsnummer, Mandatsreferenz, Kennzeichen

einmalig oder wiederkehrend, IBAN/BIC und Anschrift des Zahlungspflichtigen, Datum und Ort der

Unterschrift.

Die Gläubiger-ID haben Sie bei der Bundesbank erhalten. Woher bekommen Sie die

Mandatsreferenz?

Andreas Martin: Diesbezüglich mussten wir uns keine Gedanken machen, da KARTHAGO 2000 diese

automatisch erzeugt und verwaltet.

Mussten Sie organisatorische Veränderungen

bezüglich der Mandatsverwaltung vornehmen?

Andreas Martin: Wir haben bisher alle Einzugsermächtigungen

ausschließlich schriftlich entgegen

genommen, sodass diese erst nach Zugang im

System erfasst wurden. Zwei kleine

Veränderungen gab es bei uns dennoch: Zum

einen können wir keine Blanko-Einzugsermächtigung

mehr liefern, da dort die Gläubiger-

ID der jeweiligen WEG und die Mandatsreferenz

angedruckt werden muss. Zum anderen müssen

wir noch das Datum der Signatur (Unterschrift am)

im System hinterlegen.

Dieter Rödder und Andreas Martin,

Geschäftsführer der Primus Bonn im

Interview nach erfolgreicher SEPA-Umstellung.

Müssen auf den Mandaten nicht auch noch die

Beträge und Termine des Einzugs stehen?

Andreas Martin: Nein. Sie meinen die sogenannte

Vorankündigung (Pre-Notification). Diese sollte

mindestens einmal jährlich an alle

Zahlungspflichtigen versendet werden. Bei den

vorhin genannten Migrationsschreiben ist die

Vorankündigung integriert. Dies spart Portokosten.

Ebenso kann in KARTHAGO 2000 bei der

vorhandenen Korrespondenz wie z.B. Hausgeldabrechnung,

Wirtschaftsplan, Mieterhöhungen, Serienbriefe, etc. die Vorankündigung integriert

werden. Wichtig für uns war auch, dass die Vorankündigung an keine Form gebunden ist. Besonders

gefallen hat uns in KARTHAGO 2000 die Möglichkeit, diese auch per E-Mail zu verschicken. Hier

sparen wir ebenso Zeit und Geld. In einem Fall habe ich sogar während eines Telefonates mit einem

Eigentümer die Vorankündigung mündlich geäußert.

Es ist ja immer die Rede von 2 bis 5 Tagen Vorlaufzeit bei SEPA. Was bedeutet das?

Andreas Martin: Das sind die Vorlauffristen bei Erst- und Folgelastschriften. Das bedeutet, dass eine

Erstlastschrift bereits fünf Tage vor Fälligkeit bei der Bank vorliegen muss. Eine Erstlastschrift bezieht

sich immer auf die erste Nutzung eines Mandats. Wird also im nächsten Monat eine Lastschrift mit

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 65 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

dem gleichen Mandat erstellt, ist dies die Folgelastschrift. Bei dieser reicht ein Vorlauf von 2 Tagen

aus.

Unterscheiden Sie Erst- und Folgelastschriften?

Andreas Martin: Eigentlich nicht. Es ist für uns viel einfacher mit einer Frist (fünf Tage) zu arbeiten, als

die Prozesse dann noch einmal erneut zu starten.

Nun muss ja auch die Sollstellung fünf Tage früher erfolgen. Gab es hier Probleme?

Andreas Martin: Bisher haben wir am Ersten des Monats die Sollstellung erstellt, die Daten zur Bank

gegeben und am Folgetag wurden die Lastschriften gezogen. Mit SEPA muss die Abwicklung früher

erfolgen. Bei unserer Umstellung haben Kunden drei Tage vor Fälligkeitstermin angerufen und wollten

die Bankverbindung ändern. Das geht mit dem SEPA-Verfahren nicht mehr, weil die Daten schon der

Bank vorliegen. Hier müssen alle Beteiligten lernen umzudenken.

Herr Martin, haben Sie sich die Umstellung so vorgestellt?

Andreas Martin: In der Tat war es unterm Strich einfacher. Dies lag sicherlich auch daran, dass wir die

Lastschrifteinzugsermächtigungen in schriftlicher Form vorliegen hatten. Die Vorbereitung ist die

„halbe Miete“.

Was ist besonders positiv aufgefallen?

Andreas Martin: Was ich wirklich hervorheben muss, ist der Support bei der UTS. Egal, welche Frage

aufkam, ich hatte immer einen Ansprechpartner. Mir wurde immer schnell weitergeholfen und die

Aufgabe gelöst.

Das hören wir gern! Wie hat Sie die Software unterstützt?

Andreas Martin: Gut gelungen ist im Programm KARTHAGO 2000 der sogenannte DTA-Fallback.

Liegt die IBAN und BIC nicht vor, erzeugt die Software automatisch die altbekannten DTA-Dateien mit

Bankleitzahl und Kontonummern. Auch fehlende Mandate stellen bis zum 01.02.2014 kein Problem

dar.

Welche Schwierigkeiten sind aufgetreten?

Andreas Martin: Kürzlich wollte ich einen SEPA-Lastschrifteinzug erfassen und der Zahlungsträger

zeigte mir nicht die Mandatsreferenz und Gläubiger-ID an. Dabei stellte sich raus, dass es mein Fehler

war. Ich hätte einfach nur auf Speichern klicken müssen, dann wären die Informationen da gewesen.

Mein Ansprechpartner bei UTS hat mir das wunderbar erklärt. Da fühlte ich mich sehr gut aufgehoben.

Welche Tipps würden Sie Kollegen oder anderen Verwaltern geben, die auch auf SEPA

umstellen müssen?

Andreas Martin: Ich kann allen nur empfehlen, sich schnell mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Für die WEG-Verwaltung würde ich mir wünschen, dass die Bundesbank eine Massenbeantragung

der Gläubiger-ID zur Verfügung stellt. Ideal wäre eine Schnittstelle zur Verwaltungssoftware. Jedes

Mal manuell in den einzelnen Feldern die Daten einzutragen, das war schon ein mühseliger Aufwand.

Ihr Fazit?

Andreas Martin: Die Umstellung ging schneller als ursprünglich gedacht. Innerhalb eines Monats war

die SEPA-Umstellung für uns erledigt und wir können uns jetzt mit neuen Projekten beschäftigen.

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 66 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Über DTA-Fallback

Der DTA-Fallback ist ein Reservesystem in KARTHAGO 2000. Ist nicht von jedem Geschäftspartner

IBAN und BIC hinterlegt oder fehlt das Mandat, erzeugt die Software für diese automatisch die

altbekannten DTA-Dateien mit Bankleitzahl und Kontonummern. Für alle anderen werden, wie gehabt,

SEPA-Dateien erzeugt. Dadurch bleibt dem Verwalter bis spätestens Februar 2014 Zeit, die fehlenden

Mandate und die IBAN/BIC einzuholen, ohne dass es zu einer Unterbrechung des Zahlungsverkehrs

kommt. Auch beispielsweise Rechnungen von neuen Handwerkern, die ihre IBAN und BIC noch nicht

kennen, können dadurch bezahlt werden.

Die Kölner Firma UTS innovative Softwaresysteme GmbH wurde 1991 gegründet und hat sich seit

über 20 Jahren auf Softwareprodukte für die Verwaltung und Zwangsverwaltung größerer Immobilienund

Wohnungsbestände spezialisiert. Zu den über 900 Kunden zählen neben größeren

Verwalterfirmen Banken, Wohlfahrtsverbände sowie kommunale und kirchliche Unternehmen. UTS

beschäftigt über 30 Mitarbeiter.

Kontakt:

Joachim Mayenfels

Vertriebsleiter

Salierring 47-53 | 50677 Köln

Tel: 0221 36799-50

E-Mail: j.mayenfels@uts.de

Internet: www.uts.de

*** UTS innovative Softwaresysteme GmbH ist Kooperationspartner ***

des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV)

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 67 ]


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV)

Geschäftsstelle

Dorotheenstraße 35 • 10117 Berlin

Tel. 030-3009697-0 • info@ddiv.de • www.ddiv.de

Geschäftsführer: Martin Kaßler

Landesverbände des DDIV

Verband der Immobilienverwalter

Baden-Württemberg e. V.

Berliner Straße 19 • 74321 Bietigheim-Bissingen

Tel. 07142-76-296

info@vdiv.de • www.vdiv.de

Geschäftsführerin: Diana Rivic

Verband der Immobilienverwalter Bayern e. V.

Elisenstraße 3 • 80335 München

Tel. 089-553916

info@immobilienverwalter-bayern.de

www.vdiv-bayern.de

Geschäftsführer: Walter Plank

Verband der Immobilienverwalter

Berlin-Brandenburg e. V.

Neue Grünstraße 10 • 10179 Berlin

Tel. 030-27907090

info@vdiv-Berlin-Brandenburg.de

www.vdiv-Berlin-Brandenburg.de

Geschäftsführender Vorstand:

Roswitha Pihan-Schmitt

Verband der Immobilienverwalter Hessen e. V.

Dreiherrnsteinplatz 16 • 63263 Neu-Isenburg

Tel. 0700-20050030

Hausverwalter@Hausverwalter.de

www.hausverwalter.de

Geschäftsführender Vorstand: Gerald Lipka

Verband der Immobilienverwalter

Niedersachsen/ Bremen e. V.

Gneisenaustraße 10 • 30629 Hannover

Tel. 0511-2139873

info@vdiv-nds-bremen.de

www.vdiv-nds-bremen.de

Geschäftsführender Vorstand: Thomas Eick

Verband der nordrhein-westfälischen

Immobilienverwalter e. V.

Vaalser Straße 148 • 52074 Aachen

Tel. 0241-8901200

info@vnwi.de • www.vnwi.de

Vorstandsvorsitzender: Dr. Michael Casser

Verband der Immobilienverwalter

Rheinland-Pfalz / Saarland e. V.

Mundenheimer Straße 141 •

67061 Ludwigshafen

Tel. 0621-5610638

Geschäftsstelle Dirnstein:

Metzgergasse 1 • 67246 Dirnstein

Tel. 06238-9835813

office@vdiv-rps.de • www.vdiv-rps.de

Geschäftsführender Vorstand: Markus Herrmann

Verband der Immobilienverwalter

Mitteldeutschland e. V.

Wehlener Straße 46 • 01279 Dresden

Tel. 0351-255070

info@immobilienverwaltermitteldeutschland.de

www.immobilienverwaltermitteldeutschland.de

Vorsitzender: Dr. Joachim Näke

Verband der Immobilienverwalter

Sachsen-Anhalt e. V.

Klausener Straße 35 • 39112 Magdeburg

Tel. 0391-5558948

info@vdiv-sa.de • www.vdiv-sa.de

Geschäftsführender Vorstand: Peter Wild

Verband der Immobilienverwalter

Schleswig-Holstein / Hamburg /

Mecklenburg-Vorpommern e. V.

Geschäftsstelle Schleswig-Holstein:

Düppelstraße 71 • 24105 Kiel

Tel. 0431-84757

Geschäftsstelle Hamburg:

Friedrich-Ebert-Damm 111 A • 22047 Hamburg

Tel. 040-69691168

Geschäftsstelle Mecklenburg-Vorpommern:

Zur Asbeck 26 • 18225 Kühlungsborn

Tel. 038293-60100

info@immoverwalter.org • www.immoverwalter.org

Geschäftsführender Vorstand: Wolfgang Mattern

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 68 ]


Wir stehen für die Zukunft

des professionellen

Immobilienverwalters!


www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft

SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 69 ]

Weitere Magazine dieses Users
Ähnliche Magazine