Elektronische Akten - AKDB

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Elektronische Akten - AKDB

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Medienbruchfreie Sachbearbeitung in der

modernen Verwaltung

Kommunale 2013

Martin Montag

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24.10.2013


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Bürgerwünsche

Abhängigkeit

Wandel

Steuerung

Dienstleistung

Kosten

Investitionen

Controlling

Prozesse

Technologie

Personaleinsatz

Überblick

Arbeitsaufwand

Demographie

Aufgabenüberlastung

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Arbeitsplatz in der Kommune








Posteingang

Outlook

Fachverfahren

Prozessbeschreibungen

DMS

Akten


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Passende Lösungen innerhalb unserer Angebote

@web

@mobile

- eAkten

- DMS

- Workflow

- ….

@office

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Die elektronischen Akten – Grundlage für angewandtes

Dokumentenmanagement

eMails, Word, Excel …

Zertifiziertes Langzeitarchiv

Dokumente aus

Fachverfahren

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Fachliche Anforderungen










Dokumente und Akten müssen lange und ggf. revisionssicher

aufbewahrt werden

Schnellste Zugriffszeiten

Gleichzeitige Zugriffe mehrerer Nutzer ohne Kopien

Einfaches Handling durch Integration in Fachverfahren

Benutzerrechte (wie Fachverfahren)

Aktenplan der Verwaltung als übergeordnete Ablagestruktur

Sicherstellung der Grundsätze der

Rechtmäßigkeit und Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns

Kostenreduzierung durch Platzersparnis, keine Kopien

Zeitersparnis (Ablage, Suche, Aussonderung)

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Die elektronischen Akten– möglicher Bedarf

Posteingang

Office Dokumente

eMails

Pressearchiv

Mitteilungen

Bilder

Amtsblätter

Broschüren

Gesetze

Abgabenakten

Grundstücksakten

Personalakten

Einwohnerakten

sonstige

eAkten

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Elektronische Akten – unser Ansatz

Aus

dem Fachverfahren

Aus

dem Einheitsaktenplan


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Elektronische Akten – unser Ansatz




Integration der elektronischen Akte in die Fachverfahren

Jeder arbeitet in der für ihn vertrauten Umgebung

Zugriffsmöglichkeit über das DMS

Vorteile:





Schrittweise Einführung

vertraute Arbeitsumgebung

Arbeitsprozesse bestimmen die Ablage, nicht DMS bestimmt gewohnte

Arbeitsprozesse

Akzeptanz des Projekts!

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Elektronische Akten – ein Angebot innerhalb unserer

Lösungen

OK.FMS, TERAwin-Familie,

OTS BAU, w³GIS/komGDI,

OK.GIS, Archivierung

OK.FIS Kameral, OK.FIS Doppik, Finanzwesen

zentral Dialog, teildezentrales Finanzwesen,

zentrales Finanzwesen, ZAS, OWIpro, FVBwin,

Werke (Schleupen CS), Archivierung

OK.VORFAHRT, OK.EFA,

Archivierung

Outsourcing, SC PERS,

Familienkasse,

SC Grundstückswesen, OK

Gewerbe,

Überwachung des Verkehrs

OK.KOMM, MeldIT (- ZEMA, - BayBIS, - Bürgerauskunft),

Sitzungsdienst, komXwork, komXpress

OK.SOZIUS, OK.WOBIS,

OK.JUG, OK.KIWO, FEBAGplus,

AFÖGplus, USG, HeimA,

SOZIUSopenÜ, Archivierung

OK.PWS, AKDB-PERS, Archivierung

OK.EWO, OK.WAHL, OK.CASH, OK.VISA,

EinsA, GILDE, AutiSta, adebisKITA,

Archivierung

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Beispiel Abgabenakte – Anlegen aus OK.FIS

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Beispiel Abgabenakte – Öffnen direkt aus Fachverfahren

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Beispiel Abgabenakte – Wiedervorlagefunktion

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Beispiel Abgabeakte – Ansicht und Sortierung


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Beispiel Abgabeakte – Ansicht im Einheitsaktenplan


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Elektronische Akten – Nutzen für die Anwender







Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten

● Parallele Sachbearbeitung

● Einfache und schnelle Recherchen

Gemeinsame einheitliche und strukturierte Datenhaltung

Fehlerreduktion durch den Wegfall von Medienbrüchen

Sicherstellung der Grundsätze der Rechtmäßigkeit und Aktenmäßigkeit

des Verwaltungshandelns

Beschleunigung der Bearbeitung

Reduzierung der gesamten Prozesskosten

● Raumbedarf und Kosten dafür

● Sonstige Sachkosten, wie z. B. Archivausstattung

● …

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Medienbruchfreiheit durch elektronische Signatur

Anordnungsworkflow in OK. FIS

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Die wesentlichen Vorteile der elektronischen Signatur











Erzeugung von Signaturaufgaben aus dem Fachverfahren heraus

Die Anordnung muss nicht mehr gedruckt werden

Kein Papiertransport mehr von einem Unterschriftsberechtigten zum

nächsten

Kein Verlust mehr von AO und den zugehörigen Belegen

E-Mail – Benachrichtigung bei neuen Aufgaben,

Terminüberschreitungen, Benachrichtigungen an die Kasse, wenn

Anordnung signiert wurde

Elektronische Komfortsignatur (mehrere AO mit einer PIN-Eingabe

signieren)

Sperrlistenabfrage ist jederzeit möglich

Die Signatur ist als WEB – Dialog ohne OK.FIS – Arbeitsplatz möglich

Übergabe der signierten Dokumente an unterschiedliche Archive

möglich

Berechtigungs- und Befugnissynchronisation mit OK.FIS

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Ablagekonzept

Arbeitsplatz

Backend

Dokumentservice

Regelwerk

FileStoreHandler

Datenbank / Filesystem / Storagesystem /

Archivsystem

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Langzeitarchivierung

„Lebende Akten

Wartungsdienst

Regelwerk

Langzeitarchiv

FileStoreHandler

komX-PDF-Server

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Aussonderung








Automatisierte Erstellung eines Aussonderungsverzeichnisses

Hinterlegung von Aufbewahrungsfristen und Bewertungskatalogen

Sichtung der auszusondernden Unterlagen durch den Archivar

Reimport des bewerteten Aussonderungsverzeichnisses

Erstellung eines Abgabeverzeichnisses

Export der archivwürdigen Unterlagen und Übergabe an das Archiv

Datenschutzgerechte Löschung der auszusondernden Unterlagen nach

Freigabe durch das Archiv

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eAkten Betriebsformen

► autonom: Fachverfahren, DMS und Archiv laufen vor Ort

► zentral: Fachverfahren, DMS und Archiv laufen im RZ der AKDB


individuell: Fachverfahren, DMS und Archiv werden nach Bedarf

bereitgestellt

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Medienbruchfreie Sachbearbeitung durch unsere

Angebote

@web

- Bürgerservice

Portal

@mobile

- Bürgerservice APP

- Führungscockpit

@office

- komXwork als DMS

- eAkte als Bestandteil der Fachverfahren

- Signaturworkflow

- Elektronisches Rechnungseingangsbuch

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Zukünftiger Arbeitsplatz

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Blicken Sie mit uns gelassen in die Zukunft!

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