Zusammenstellung der Fragen zur Ausschreibung

Ausschreibung "Durchführung eines Führungskräftefeedbacks im BMG" 

Zusammenstellung der Fragen zur Ausschreibung 

Referat Z 14 

Az.: Z 14-01010/003 

Ausschreibung 

Durchführung eines Führungskräftefeedbacks 

im Bundesministerium für Gesundheit 

- Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb - 

Zusammenstellung 

der Fragen zur Ausschreibung 

Stand: 16. August 2013



Frage 1: 

„Ist es möglich, dass Sie uns das Anforderungsprofil für Führungskräfte im BMG und – falls 

vorhanden – das Führungsleitbild (bzw. Führungsgrundsätze) des BMG zusenden?“ 

Antwort: 

Bitte haben Sie Verständnis, dass außer den veröffentlichten Vergabeunterlagen keine weiteren 

Unterlagen oder Beschreibungen organisatorischer Grundlagen zur Verfügung gestellt werden. 

Frage 2: 

Ist es erforderlich, die Teilnahme an der Ausschreibung anzumelden bzw. weitere 

Vergabeunterlagen anzufordern? 

Denn in den Ausschreibungsunterlagen steht: „Werden einem Bewerber wichtige Aufklärungen 

über die geforderte Leistung […] gegeben, so werden sie auch den übrigen Bietern mitgeteilt“. 

Antwort: 

Die veröffentlichten Vergabeunterlagen enthalten alle erforderlichen Beschreibungen und 

Anforderungen für eine Teilnahme am Vergabeverfahren (Bewerbung) und für die Gestaltung 

des Angebots. Es ist daher nicht erforderlich, weitere Unterlagen anzufordern. 

Die bis zum 15. August 2013 (Schlusstermin für Fragen) eingehenden Fragen zur Ausschreibung 

werden zusammen mit den Antworten in gleicher Weise wie die Ausschreibung selbst 

veröffentlicht und so auch allen übrigen Bietern mitgeteilt. 

Frage 3: 

Bei der Durchsicht der Ausschreibungsunterlagen fiel auf, dass es keine Möglichkeit gibt, die 

Anlagen elektronisch zu befüllen. Insbesondere für Anlage 5 wäre dies hilfreich, da hier durchaus 

mehr Informationen nötig sind. 

Antwort: 

Für die Erstellung der einzureichenden Unterlagen, sind die in den veröffentlichten 

Vergabeunterlagen enthaltenen Anlagen zu verwenden. Weitere Unterlagen können leider 

nicht zur Verfügung gestellt werden. 

Frage 4: 

Gibt es weiterhin etwaige Vorgaben für die Darstellung der unter Anlage A 7.3 genannten Aspekte 

(Darstellung in Excel, Word oder PowerPoint)? 

Frage 5: 

Wir sind ein spezialisierter Anbieter für Führungskräfte-Feedbacks und bringen umfangreiche 

Erfahrung in der Thematik mit. Wir arbeiten eng mit einem IT-Dienstleister zusammen; verfügen 

aber über keine eigene Plattform für die technische Umsetzung. Ist es dennoch möglich, sich in der 

Konstellation zu bewerben?



Antwort zu Frage 4 und Frage 5: 

Die veröffentlichten Vergabeunterlagen enthalten alle Vorgaben, die für eine Bewerbung um 

die Teilnahme und die Erstellung der Angebote maßgeblich sind. Danach sind auch 

Bietergemeinschaften sowie die Einbeziehung von Unterauftragnehmern möglich. 

Frage 6: 

Muss Anlage 1.7 Mustervereinbarung schon in das Angebot unterschrieben und eingefügt werden? 

Antwort: 

Die Ausführungen bei Nr. 5 der Anlage A, in der auch die Anlage 1.7 „Mustervereinbarung“ 

genannt ist, richten sich an den (künftigen) Auftragnehmer. 

Frage 7: 

Gibt es noch eine Übersicht über alle Bieterfragen? 

Antwort: 

Alle für die Ausschreibung relevanten Dokumente sind auf den nachstehenden Webseiten 

veröffentlicht. 

http://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/EDITOR/Bundesministerium-fuer- 

Gesundheit/2013/07/727610.html?nn=1480&resourceId=1486&submit=Finden&sortString.HA 

SH=a0eca49f3b8d93544d7d&input_=1480&searchIssued.HASH=349a9daa61415ad135b1&page 

Locale=de&searchIssued=1&templateQueryString=f%C3%BChrungskr%C3%A4ftefeedback&ms 

oselected=0&nn=1480&formId=1486. 

http://www.bmg.bund.de/ministerium/aufgaben-undorganisation/ausschreibungen/ausschreibung-durchfuehrung-einesfuehrungskraeftefeedbacks-im-bmg.html 

Nach dem Schlusstermin für Fragen (15.08.2013) werden dort auch alle zur Ausschreibung 

gestellten und beantworteten Fragen veröffentlicht. 

Frage 8: 

„Gibt es außer den Ausschreibungsunterlagen, die auf der Website zum Download angeboten 

werden, noch weitere Dokumente, die relevant sind für die Ausschreibung (bereits gestellte Fragen 

etc.)?“ 

Antwort: 


veröffentlicht.









Nach dem Schlusstermin für Fragen (15.08.2013) werden dort auch die zur Ausschreibung 


Frage 9: 

„Gibt es im BMG bereits (regelmäßige) Mitarbeiterbefragungen?“ 

Frage 10: 

„Existieren Führungsleitlinien oder Grundsätze zur Führung und Zusammenarbeit?“ 

Antwort zu den Fragen 9 und 10: 

Die Rahmenbedingungen für die ausgeschriebenen Leistungen sind in den 

Ausschreibungsunterlagen abschließend beschrieben. 

Frage 11: 

Auf Seite 12 geben Sie unter 7.2.1 an, dass die Basisleistungen als Festpreise anzugeben sind. 

Dabei führen Sie auch den Punkt A 4 auf („Mitwirkungspflichten des Auftraggebers“). 

Ist es ausreichend, wenn sämtliche Aufwände z.B. durch gemeinsame Termine (Auftraggeber und 

Auftragnehmer) in den vorherigen Leistungspaketen bereits enthalten sind? 

(Nach unserer Auffassung entstehen unter diesem Punkt keine zusätzlichen Aufwände für den 

Auftragnehmer, sondern mehr die Aufwände für den Auftraggeber.) 

Antwort: 

Nr. 7.2.1 der Anlage A definiert die Basisleistung und den Angebotspreis. Zur Basisleistung 

gehören die genannten Leistungspakete. Der Angebotspreis bildet zusammen mit den Preisen 

für die Zusatzleistung (Nr. 7.2.2 der Anlage A) die Grundlage für die Prüfung der Preise (Nr. 8 

Buchst. B 3. der Anlage A).



Frage 12: 

„Unter Punkt 2.2.3 definieren Sie die rückstandsfreie Löschung der Daten. Bezieht sich dies auf die 

erhobenen Antworten und die Auswertungen (also Datenbanken, erstellte Berichte, Festplatten 

von Druckern auf denen ggf. Papierberichte gedruckt werden) oder sind von der rückstandsfreien 

Löschung auch Maillogs, Systemlogs, E-Mail Ein-/ Ausgänge u. ä. betroffen?“ 

Antwort: 

Die Anforderung der rückstandsfreien Löschung betrifft alle zur Durchführung des Auftrags 

erzeugten und erhobenen Daten. 

Frage 13: 

Es ist sinnvoll, die Fragebögen im Rahmen eines Führungskräftefeedbackverfahrens am 

Führungsleitbild bzw. Anforderungsprofil der jeweiligen Organisation auszurichten. Gibt es in 

Ihrem Haus ein solches Führungsleitbild oder Anforderungsprofil und wenn ja, können Sie uns 

dieses zur Verfügung stellen? 

Antwort: 

Bitte haben Sie Verständnis, dass außer den veröffentlichten Vergabeunterlagen keine weiteren 

Unterlagen oder Beschreibungen organisatorischer Grundlagen zur Verfügung gestellt werden. 

Frage 14: 

Wie ist die Zusammenarbeit des späteren Auftragnehmers mit dem BMG geplant? Gibt es eine 

zuständige Organisationseinheit/ zuständige Personen, die für den Projektzeitraum 

Ansprechpartner des späteren Auftragnehmers sind? Mit welchen Gremien müssen beispielsweise 

die Fragebögen und Informationsmaterialien abgestimmt werden? 

Frage 15: 

In der Leistungsbeschreibung unter Punkt A4 auf Seite 9 wird gefordert, dass im Angebot die 

sachliche, personelle, quantitative und qualitative Mitwirkungspflichten des BMG aufgeführt 

werden sollen. Dies ist unserer Erfahrung nach in jeder Organisation unterschiedlich und hängt vor 

allem damit zusammen, wie viele verschiedene Gremien in die Entscheidungsprozesse 

eingebunden werden sollen. Um hier eine ungefähre Angabe machen zu können, ist u.a. die 

Beantwortung der vorherigen Frage sehr relevant. 


Grundsätzlich ist eine Organisationseinheit, das Organisationsreferat des BMG, für die 

Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer zuständig. Dies schließt nicht aus, dass für bestimmte 

Aufgabenbereiche und Fragestellungen auch unmittelbar die Zusammenarbeit mit anderen 

Organisationseinheiten erfolgt. 

Das Bundesministerium für Gesundheit hat hinsichtlich der Beteiligung von Gremien die 

Anforderungen zu erfüllen, die für Bundesbehörden gelten. Zu beachten sind insbesondere das 

Bundespersonalvertretungsgesetz, das Bundesgleichstellungsgesetz, das 

Bundesdatenschutzgesetz sowie die Regelungen des Sozialgesetzbuches IX zur



Schwerbehindertenvertretung; insoweit kommt Fall eine Beteiligung des Personalrates, der 

Gleichstellungsbeauftragten, des Beauftragten für den Datenschutz sowie der Vertrauensperson 

für schwerbehinderte Menschen in Betracht. 

Einzelheiten der Projektorganisation werden – abhängig von den dann bestehenden 

Rahmenbedingungen – erst zeitnah zur Aufnahme der Tätigkeiten festgelegt. 

Frage 16: 

Was ist im Leistungszeitraum (April bis Dezember 2014) eingeschlossen? Soll mit der Entwicklung 

und Abstimmung des Online-Fragebogens erst im April begonnen werden oder kann dies schon 

vorher geschehen? 

Antwort: 

Aus heutiger Sicht kann mit der Abstimmung des Online - Fragebogens auch schon vor April 

2014 begonnen werden. Inwieweit dies bezogen auf die konkrete Situation in 2014 tatsächlich 

möglich sein wird, bleibt abzuwarten. 

Frage 17: 

Ist es geplant, die Onlinebefragung aller Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Führungskräfte zu 

einem Zeitpunkt durchzuführen (also innerhalb eines festgelegten Befragungszeitraums von bspw. 

4 Wochen) oder sollen die teilnehmenden Organisationseinheiten in mehreren Befragungswellen 

über einen längeren Gesamtzeitraum in das Verfahren eingebunden werden (also über einen 

Zeitraum von bspw. 6 Wochen beginnt jede Woche für eine vorher festgelegte Anzahl von 

Organisationseinheiten der jeweilige Befragungszeitraum von 4 Wochen). 

Aus unserer Erfahrung mit vergleichbaren Führungskräftefeedbacks liegt der Vorteil hierbei in 

einer zeitnahen Rückmeldung der Befragungsergebnisse an die jeweiligen Organisationseinheiten 

durch nur wenige Coaches von Seiten des Auftragnehmers. 

Falls alle Organisationseinheiten gleichzeitig an der Onlinebefragung teilnehmen sollen, müsste 

entweder eine größere Anzahl an unterschiedlichen Coaches in Kauf genommen werden (um eine 

zeitnahe Rückmeldung der Ergebnisse zu gewährleisten) oder aber ein längerer 

Rückmeldezeitraum eingeplant werden. 

Antwort: 

Zur Zeit ist keine der genannten Möglichkeiten ausgeschlossen. Letztlich wird hierüber u. a. 

nach Kenntnis der Gesamtkonzeption, der Ausbildung und Erfahrung der Coaches sowie der in 

2014 bestehenden übrigen Aufgabenstellungen und Organisationsstruktur entschieden. 

Frage 18: 

Wird die Teilnahme am Führungskräftefeedback für die Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und 

Führungskräfte verbindlich sein? 

Antwort: 

Das Führungskräftefeedback wird im BMG auf freiwilliger Basis realisiert.



Frage 19: 

Sollen alle Referatsgrößen am Verfahren teilnehmen oder gibt es eine Mindestanzahl von 

zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (z.B. um die Anonymität der Teilnehmerinnen 

und Teilnehmer nicht zu gefährden)? 

Antwort: 

Die Anforderungen an die Anonymität der Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind bei der 

Durchführung des Führungskräftefeedbacks zu gewährleisten. Die konkreten Maßnahmen 

hängen von den zum Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeiten herrschenden 

Rahmenbedingungen ab. 

Frage 20: 

Soll die Terminvereinbarung für die Feedback-/ Coachinggespräche ebenfalls vom späteren 

Auftragnehmer übernommen werden? 

Antwort : 

Ja. 

Frage 21 

Was ist mit „textlicher Darstellung der Ergebnisse“ gemeint (vgl. Leistungsbeschreibung A2.2.4, 

Seite 5)? Ist damit eine individuelle textliche Beschreibung der Ergebnisse jeder Führungskraft 

gemeint? 

Antwort: 

Die Leistungsbeschreibung stellt bei Nr. 2.2.4 der Anlage A den geforderten Leistungsumfang 

dar. Die Begriffe „Vorgesetzter“ und „Führungskraft“ bezeichnen in diesem Kontext einen 

identischen Personenkreis. 

Frage 22 

Haben wir es richtig verstanden, dass Anlage 6 und 7 erst im Auftragsfall zu unterschreiben und 

nicht schon bei der Angebotsabgabe unterschrieben und ausgefüllt vorzulegen sind? 

In der Leistungsbeschreibung unter Punkt A5 heißt es hierzu „…sind vom Auftragnehmer vor 

Aufnahme seiner Tätigkeit ausgefüllt und unterzeichnet vorzulegen“. Falls die Anlagen doch schon 

bei der Angebotsabgabe ausgefüllt und unterschrieben vorzulegen sind, müssen die gelb 

hinterlegten Felder im Dokument „Technisch-organisatorischen Maßnahmen nach §9 BDSG“ von 

uns ausgefüllt werden (dies ist in der PDF-Version derzeit nicht möglich)? 

Antwort: 

Die Ausführungen bei Nr. 5 der Anlage A richten sich an den (künftigen) Auftragnehmer.



Frage 23 

In der Leistungsbeschreibung unter Punkt A7.3 – Gliederung des Teilnahmeantrags wird unter 

Gliederungspunkt 1. auf die besondere Berücksichtigung der Punkte A2 und A3 der 

Leistungsbeschreibung hingewiesen. Die Gliederungspunkte 3 und 6 - 17 (von Punkt A7.3) gehen 

aber ebenfalls noch mal auf Unterkapitel dieser beiden Kapitel der Leistungsbeschreibung ein. 

Uns ist nicht klar, was unter Punkt 1 – abgesehen von einer „groben“ Leistungsbeschreibung – 

gefordert wird. 

Frage 24 

Ebenfalls in der Leistungsbeschreibung unter Punkt A7.3 – Gliederung des Teilnahmeantrags 

werden unter Gliederungspunkt 20 die Eignungsnachweise nach A7.1. erwartet. Verstehen wird 

das richtig, dass die Anlage 1.5 „Referenzliste mit Ansprechpartnern“ einmal als 

Eignungsnachweis nach A7.1 und einmal im Rahmen der Gliederung des Teilnahmeantrags unter 

Punkt 14 erwartet wird? 



Anforderungen, um bei sorgfältiger Lektüre die geforderten Angaben zweifelsfrei erbringen zu 

können. 

Frage 25 

Was ist mit „Integration in das CMS-System des BMG“ gemeint (Leistungsbeschreibung, A2.2.2)? 

Ist hier eine IT-Unterstützung gemeint oder nur die Lieferung von Textbausteinen/ Dokumenten, 

die von Ihrem CMS-System unterstützt werden (Einpflegen in das System durch BMG)? 

Antwort: 

Die konkrete Ausgestaltung der bei Nr. 2.2.2 der Anlage A beschriebenen Integration in das 

CMS des BMG hängt wesentlich von den zum Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeiten 

herrschenden Rahmenbedingungen ab. 

Frage 26 

Fragen zur Barrierefreiheit: 

Ist es ausreichend, wenn die Anforderungen und Bedingungen der Priorität 1 erfüllt sind (vgl. BITV 

§ 3) oder müssen auch die Anforderungen und Bedingungen der Priorität 2 erfüllt sein?? 

Unseres Wissens fallen Tabellen nicht unter „Nicht-Text-Inhalte“. 

Der Onlinefragebogen und die Ergebnisberichte müssen demnach nicht vertextet werden. 

Ist dies korrekt? 

Antwort: 

Die konkreten Anforderungen, die an die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zu stellen sind, 

hängen von den zum Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeiten herrschenden personellen 

Rahmenbedingungen ab.



Frage 27 

Unter welchem Gliederungspunkt nach 7.3 der Leistungsbeschreibung ist der Bieter selbst 

vorzustellen? 

Antwort: 


Anforderungen, um bei sorgfältiger Lektüre die geforderten Angaben bei zweifelsfrei und 

entsprechend den formellen Anforderungen erbringen zu können. 

Frage 28 

In der Leistungsbeschreibung unter Punkt 7.2.1 ist dargestellt, welche Bestandteile der 

Leistungsbeschreibung als Basisleistung im Festpreis zu kalkulieren sind. Unter Anderem ist der 

Punkt A4 aufgeführt. Unter A4 in der Leistungsbeschreibung steht jedoch nur, dass im Angebot 

auszuweisen ist, welche Mitwirkungspflichten vom BMG erwartet werden. Uns ist nicht klar, 

inwiefern dies als Kostenpunkt in unserer Kalkulation abgebildet werden kann? 

Antwort: 

Nr. 7.2.1 der Anlage A definiert die Basisleistung und den Angebotspreis. Zur Basisleistung 

gehören die genannten Leistungspakete. Der Angebotspreis bildet zusammen mit den Preisen 

für die Zusatzleistung (Nr. 7.2.2 der Anlage A) die Grundlage für die Prüfung der Preise (Nr. 8 

Buchst. B 3. der Anlage A). 

Frage 29 

Ist es vorgesehen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Ergebnisse ihres Vorgesetzten 

ausgehändigt bekommen, oder sollen diese nur im gemeinsamen Teamgespräch besprochen 

werden? Sollen im Zuge dessen nur die Ergebnisse der Fremdeinschätzung besprochen werden 

oder sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch über die Selbsteinschätzung der 

Führungskraft informiert werden? 

Antwort: 


Anforderungen, um bei sorgfältiger Lektüre die geforderten Angaben bei zweifelsfrei erbringen 

zu können. Soweit beschriebene Anforderungen einen Interpretationsspielraum eröffnen, hängt 

deren Konkretisierung von den zum Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeiten herrschenden 

Rahmenbedingungen ab. 

Frage 30 

Werden die beantworteten Fragen per Mail an die Bieter verschickt oder sind sie auf einer 

Homepage abrufbar? 

Antwort: 


veröffentlicht.










Frage 31 

Werden die beantworteten Fragen per Mail an die Bieter verschickt oder sind sie auf einer 

Homepage abrufbar? 

Antwort: 


veröffentlicht. 










Frage 32: 

Allgemein 

Dürfen optionale Angebotsbestandteile mit aufgeführt werden? 

Antwort: 



entsprechend den formellen Anforderungen erbringen zu können. Soweit in diesem Rahmen 

optionale Darstellungen gefordert werden, sind sie aufzunehmen.



Frage: 33 

Anlage 5,7 

Könnten Sie uns die Anlagen 5 und 7 bitte als Word oder bearbeitbares PDF (Formulare) 

zukommen lassen (erleichtert Ausfüllen und Lesbarkeit)? 

Antwort: 

Für die Erstellung der einzureichenden Unterlagen, sind die in den veröffentlichten 

Vergabeunterlagen enthaltenen Anlagen zu verwenden. Weitere Unterlagen können leider 

nicht zur Verfügung gestellt werden. 

Frage 34: 

Anlage A 2.2.2 

Welche Unterstützung und Aufbereitung in Bezug auf die Intranetkommunikation schwebt Ihnen 

im Detail vor? Was soll genau in Ihr CMS integriert werden? Welche Rolle spielt der dezidierte 

Server, wo die Umfrage laut 2.2.3 ja extern gehostet werden soll? 

Antwort: 

Die konkrete Ausgestaltung der bei Nr. 2.2.2 der Anlage A beschriebenen Integration in das 

CMS des BMG hängt wesentlich von den zum Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeiten 

herrschenden Rahmenbedingungen ab. 

Frage 35: 

Anlage A 2.2.5 

Denken Sie, dass pro Tag 4 Gespräche durchführbar sind? Erfahrungsgemäß nehmen nur etwa 

1/3 der Führungskräfte persönliche, 1/3 telefonische und 1/3 keine Coachinggespräche in 

Anspruch. Sollen wirklich alle Einzelgespräche Face-to-Face stattfinden oder ist auch ein 

Telefonat bzw. eine Webkonferenz via Skype denkbar? Würden wir dies berücksichtigen, würde 

sich das monetär deutlich bemerkbar machen.? 

Antwort: 

Einzelheiten der Projektorganisation und die konkreten Festlegungen zur Projektdurchführung 

werden – abhängig von den dann bestehenden Rahmenbedingungen – erst zeitnah zur 

Aufnahme der Tätigkeiten festgelegt. 

Frage 36: 

Anlage 7 §4 (7) 

Gilt diese Bedingung auch, wenn Mitarbeiter zu Hause mit Firmenlaptops via VPN auf diese Daten 

zugreifen? 

Antwort: 

Die Regelung des § 7 Abs. 4 der Anlage 7 gilt für jegliche Verarbeitung von personenbezogenen 

Daten in Privatwohnungen von Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen des Auftragnehmers.



Frage 37: 

Unter dem Punkt 7.1 (Nachweise zur Eignungsprüfung) wird eine rechtsgültig unterzeichnete 

Eigenerklärung verlangt. Da hierzu kein Formblatt beigefügt ist, stellt sich die Frage, ob selber eine 

Eigenerklärung verfasst werden und folgend unterzeichnet werden soll. 

Frage: Ist so eine Eigenerklärung zu erstellen und beizufügen? 

Antwort: 



entsprechend den formellen Anforderungen erbringen zu können. Soweit in diesem Rahmen für 

abzugebende Erklärungen keine formalen Vorgaben gefordert werden, sind sie formfrei zu 

erbringen.

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