Umsetzung SEPA-Lastschriften in SFirm

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Umsetzung SEPA-Lastschriften in SFirm
Stand: 20.06.2012
Alle Änderungen in ROT
Dieser Leitfaden soll Ihnen beim Umstieg vom alten inländischen Lastschrift-Format
auf das neue SEPA-Format helfen. Die einzelnen Punkte sind durch die jeweiligen
Überschriften thematisch getrennt.
Bevor Sie mit den Einrichtungen innerhalb SFirm 2.5 beginnen, sollten Sie die
Checkliste „21. Allgemeine Informationen SEPA-Lastschriften“ durchgearbeitet bzw.
erledigt haben.
1. Welches DFÜ-Verfahren nutzen Sie derzeit?
Der Versand von SEPA-Lastschriften ist schon jetzt mit dem DFÜ-Verfahren EBICS
möglich. Die Übertragung per FinTS/HBCI wird ab November 2012 möglich sein.
2. Liegt die aktuelle Version vor?
Als erstes prüfen Sie, ob Sie die aktuelle Version 2.5 von SFirm einsetzen.
Prüfen können Sie dies, indem Sie das gelbe Fragezeichen anklicken und anschließend
die angezeigte Version prüfen.
Hier muss 2.5 stehen, die Angaben in Klammern dahinter können variieren.
Bei Versionen kleiner 2.5 über Menüpunkt
„Extra, Online Update“ das Update auf die
Version 2.5 starten.
3. Umrechnung bereits hinterlegter inländischer Bankverbindungen
SFirm prüft beim Start, ob in den Empfänger-/Kundendaten noch IBAN und BIC fehlen
und schlägt eine automatische Berechnung vor. Dies wird Ihnen durch folgende
Bildschirmmeldung auf dem Startbildschirm (SFirm Finanzstatus) angezeigt.
Hier starten Sie durch Klick auf den blau hinterlegten Link hier die Umrechnung. Dieser
Vorgang kann unter Umständen häufiger erforderlich werden, wenn im Laufe der
Zeit noch weitere alte Kontodaten importiert werden. Anschließend können Sie diese
Daten dann zur Erfassung von SEPA-Zahlungen verwenden.
4. Automatisches Speichern von Mandaten bei der Erfassung
Damit im weiteren Verlauf der Arbeiten mit der SEPA-Lastschrift
und den dazugehörigen Daten ein komfortabler Ablauf
erreicht wird, sollten Sie in den Optionen die automatische
Speicherung der Mandate aktivieren. Wählen Sie dazu unter Extra,
Optionen den Reiter Zahlungsaufträge. Hier setzen Sie,
falls nicht schon vorhanden, den Haken wie nebenstehend gekennzeichnet.
22_Checkliste_SFirm_Lastschriften_20_06_2012.doc

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5. Eingabe der Gläubiger-ID
Die Eingabe der Gläubiger-ID erfolgt
im Bereich Datenbanken, Auftrag-geber.
Wählen Sie hier den Auftrag- geber
mit einem Doppelklick aus, für den
Sie die Gläubiger-ID erfassen wollen.
Woher Sie die Gläubiger-ID bekommen,
erfahren Sie in der Anleitung
„Allgemeine Informationen SEPA-Lastschriften“.
6. Anlage von Ordnern für SEPA-Lastschriften
Wenn Sie nur die bereits bestehenden Ordner konvertieren wollen, brauchen Sie
hier keinen neuen Ordner anzulegen. Die Umstellung bestehender Ordner finden Sie
unter Punkt 10. Konvertieren von alten Zahlungsordnern.
Die Neuanlage der SEPA-Lastschrift-Ordner muss getrennt nach dem Lastschrifttyp
erfolgen, der in dem jeweiligen Ordner enthalten sein soll.
Zur Anlage eines Ordners klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Wort
Inlandszahlungen und wählen dann den Punkt „Neuer Ordner“ aus.
Mit „Weiter“ gelangen Sie auf die nächste Seite.
Hier können Sie eine
aussagekräftige Bezeichnung
eintragen. Das
Element muss hier
aber zwingend
SEPA-Lastschriften
lauten.
Hier treffen Sie die Auswahl des Lastschrift-Typs
(Basis oder Firmenlastschrift).
Wenn Sie sich in der Bezeichnung
schon einen kurzen Hinweis darüber
eingetragen haben, ist später sofort
von außen sichtbar, welcher Lastschrift-Typ
sich im jeweiligen Ordner
befindet.
Die Zuordnung zu einem bestimmten
Auftraggeber treffen Sie im oberen Bereich
„Nur Zahlungen für
Auftraggeber“.
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7. Anlage von Mandaten
Die Erfassung von Mandaten kann sowohl über einen eigenen Menüpunkt unter Datenbanken,
SEPA-Lastschriftmandate als auch im Rahmen der Erfassung von Lastschriften
erfolgen. Schneller geht es im Rahmen der Zahlungs-Erfassung. Daher werden
wir diesen Weg hier etwas ausführlicher beschreiben.
Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die SEPA-Lastschrift erfassen wollen. Wie
oben bereits gesehen, muss im Vorfeld über die Eigenschaften der Lastschrift-Typ
festgelegt werden. Jetzt starten Sie mit rechter Maustaste und „Neu“ die Erfassung.
Beginnen Sie mit dem Feld
Zahlungspflichtiger. Hier
können Sie, wie bisher, mit
Eingabe von Teilen des Namens
und der TAB-Taste die
Empfängerdatenbank aufrufen
und die dort bereits hinterlegten
Daten einblenden.
Komplettieren Sie Betrag
und Verwendungszweck.
Nun füllen Sie das Feld „Mandat“ mit der von Ihnen im Vorfeld festgelegten und vereinbarten
Mandatsnummer. Anschließend klicken Sie auf den Reiter „Lastschriftmandat“.
Sie gelangen zur Eingabeseite der restlichen Mandatsdaten.
Hier ist zwingend das Unterzeichnungsdatum
des Mandates zu hinterlegen.
Ebenfalls müssen Sie angeben,
ob es sich um ein wiederkehrendes
Mandat handelt. Dies ist wichtig für
die weitere Nutzung des Mandates.
Wenn alle erforderlichen Werte gefüllt
sind, können Sie die Lastschrift
wie bisher auch mit der F12-Taste abspeichern.
So wird neben dem Zahlungsauftrag
auch das Lastschriftmandat
abgespeichert.
Wenn Sie bereits gespeicherte Mandate ansehen, ändern oder löschen wollen, können
Sie dies über den Punkt „Datenbanken, SEPA-Lastschriftmandate“ tun. Hier stehen
Ihnen alle Funktionen zur Bearbeitung des Mandates zur Verfügung.
Näheres zum Feld „Ausgabe am“ finden Sie im Abschnitt 9. SEPA-Lastschriften erfassen.
8. Mandate drucken
SFirm 2.5 bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, Mandate zu drucken. Sie können
auf diesem Weg die erforderlichen Mandatsdaten eintragen, das Formular ausdrucken
und dem Zahlungspflichtigen zur Unterschrift vorlegen.
Gehen Sie dazu in den Bereich „Datenbanken“ SEPA-Lastschriftmandate. Wählen Sie
hier das Mandat per Doppelklick aus, das Sie drucken möchten. Falls es ein neues
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Mandat ist, können Sie es hier vorher anlegen, (rechte Maustaste-> Neu) und anschließend
drucken.
Der Druck läuft über den Menüpunkt „Datei, Formulardruck“. Er ist nur aktiv, wenn
das Mandat erfasst und gespeichert ist.
Wenn Sie das Mandat vom Zahlungspflichtigen unterzeichnet zurück erhalten, aktualisieren
Sie das Signaturdatum noch, da es bei der Erfassung mit dem Tagesdatum
gefüllt wird.
9. SEPA-Lastschriften erfassen
Die Erfassung von SEPA-Lastschriften erfolgt grundsätzlich so wie es bei den „alten“
Lastschriften auch war.
Allerdings gibt es nun ein weiteres neues Feld „Mandat“. Dieses Feld erlaubt Ihnen,
die hinterlegten Stammdaten des Kunden und des dazugehörigen Mandates aufzurufen.
Geben Sie dazu die Mandatsreferenz oder Teile davon in das Feld „Mandat“
ein. Durch Betätigen der TAB-Taste wird Ihnen jetzt das Auswahlfenster der bereits
hinterlegten Mandate geöffnet. Es werden allerdings nur die Mandate angezeigt, die
auch in diesem Ordner (CORE oder B2B) erfasst werden können. Hier genügt ein
Doppelklick auf den richtigen Datensatz.
Die weitere Erfassung ist wie
bisher bekannt. Einzig im Feld
„Ausgabe am:“ ist Ihre
besondere Aufmerksamkeit gefragt.
Hier ist das Datum einzutragen,
an dem die SEPA-Lastschrift
zur Sparkasse übertragen
werden soll.
Abhängig von der zugrunde liegenden Lastschrift (einmalig, wiederkehrend, Ersteinreichung,
Firmen- oder Basis-Lastschrift) müssen Sie hier die Tage bis zur Fälligkeit
abziehen, damit der korrekte Tag für die Übertragung gewählt und vorgeschlagen
wird. Die Termine sind in der Anleitung „Allgemeine Informationen SEPA-Lastschriften“
genau erklärt.
Im obigen Beispiel ist der Ausgabe- und damit der Übertragungs-Tag der 05.11.12.
Somit wäre die Fälligkeit der Lastschrift frühestens…
bei
am
Ersteinzug Firmen-Lastschrift 07.11.2012
Folgeeinzug Basis-Lastschrift 08.11.2012
Ersteinzug Basis-Lastschrift 13.11.2012
Die weiteren Felder in der Erfassungsmaske sind weniger von Bedeutung und rein
optional.
So können Sie hier einen abweichenden
Zahlungspflichtigen
oder/und eine Referenznummer
für den Zahlungs-
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pflichtigen eintragen. Diese Daten werden an den Zahlungspflichtigen mitgeliefert.
Das Feld Bemerkung ist nur für Ihren internen Gebrauch bestimmt und wird nicht im
Datensatz übertragen.
10. Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format
Um die bisher genutzte Ordnerstruktur nicht neu anlegen zu müssen, sollten Sie die
Ordner in das SEPA-Format konvertieren. Wechseln Sie dazu in den Ordner, den Sie
konvertieren möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste wie bei „Neu anlegen
einer Lastschrift“. Aus dem sich dann öffnenden Menü wählen Sie den Punkt
SEPA-Konvertierung aus.
Achtung: besondere Aufmerksamkeit!!
Hier werden Sie jetzt gefragt, ob Sie
SEPA-Basislastschriften oder
SEPA-Firmenlastschriften erzeugen
wollen.
Hier sind jetzt alle Zahlungen mit einem
Kreuz und Status OK markiert,
die sofort konvertiert werden können.
Der Name des neuen SEPA-
Ordners wird üblicherweise identisch
mit dem Namen des alten Ordners
plus Zusatz des enthaltenen
Lastschrifttyps (CORE/B2B) vorgeschlagen,
kann aber auch von Ihnen
geändert
werden.
Dort, wo die Mandatsnummer noch
fehlt, wird dies durch einen entsprechenden
Hinweis angezeigt. Markieren
Sie die Zeile und klicken Sie auf
den Button „Ändern“. So können Sie
hier im Rahmen der Konvertierung die
fehlenden Mandatsdaten erfassen.
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Mit Klick auf „OK“ werden nun die Lastschriften konvertiert, die mit einem „OK“ in
der Spalte „Status“ gekennzeichnet waren. Die restlichen verbleiben im alten Lastschriften-Ordner
und müssen ggfs. neu im SEPA-Lastschrift-Ordner erfasst werden.
Nach Abschluss gibt es eine Meldung über die Anzahl
der konvertierten Lastschriften.
Die Frage, ob der alte Ordner erhalten bleiben soll, beantworten Sie sinnvollerweise
mit „Nein“, damit Sie ihn später nicht manuell löschen müssen.
Die Konvertierung von SEPA-Firmenlastschriften läuft analog der oben beschriebenen
Vorgehensweise ab. Hier wird lediglich der Ergänzungstext des Ordnernamens
um den Zusatz „B2B“ ergänzt.
11. Umrechnung Konto-Nummer in IBAN bei der Erfassung
Wenn Sie bei neuen inländischen Zahlungspflichtigen nur die alten 10-stelligen
Konto-Nummern und die BLZ haben, ist dies auch kein Problem. SFirm rechnet diese
während der Erfassung in die neue IBAN und BIC um. Gehen Sie zum Erfassen einer
Lastschrift in den jeweiligen Lastschrift-Ordner und rufen dort die Erfassungsmaske
auf.
Im Feld IBAN geben Sie
einfach die Konto-Nummer
und im Feld SWIFT-
BIC die alte BLZ ein.
Sobald Sie jetzt die TAB-
Taste betätigen oder das
Feld SWIFT-BIC mit der
Maus verlassen, bekommen
sie die folgende
Bildschirmeinblendung, die Sie über die erfolgte Umrechnung informiert.
Damit Sie diese Meldung nicht permanent
mit OK quittieren müssen,
sollten Sie den Haken im roten Kreis
setzen und mit „OK“ bestätigen.
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Über das Feld mit dem Euro-Symbol (Kreis) können Sie die Umrechnung ebenfalls
einleiten, dieser Weg dauert allerdings etwas länger, so dass wir ihnen die erste Variante
empfehlen.
12. Import und Konvertierung von Zahlungsverkehrsdateien (DTAUS)
Natürlich können Sie weiterhin Zahlungsverkehrsdateien im DTAUS-Format in SFirm
importieren und durch die anschließende Bestandskonvertierung ins SEPA-Format
umwandeln und versenden. Gehen Sie dazu in SFirm über den Menüpunkt Datei,
DTA-Datei, DTA-Datei importieren. In dem jetzt geöffneten Fenster wählen Sie die
DTAUS-Datei, die Sie importieren wollen.
Nun sind folgende Einstellungen zu tätigen
bzw. zu prüfen. Im oberen Bereich
prüfen Sie, ob die richtige Ursprungsdatei
ausgewählt wurde. Die Haken setzen
Sie so, wie Sie auf dem nebenstehenden
Bild gesetzt sind. Den Namen des Ordners
(im Beispiel SEPA-Transfer) können
Sie frei wählen. Wichtig ist nur, dass Sie
sich den Namen merken, da Sie diesen
Ordner im zweiten Schritt wieder ins
SEPA-Format konvertieren müssen.
Der erfolgreiche Import wird wieder
durch diese Meldung bestätigt.
Die nun folgende Frage nach dem Löschen der
importierten Datei sollten Sie mit „Ja“ beantworten.
So verhindern Sie doppelte
Dateien auf Ihrem System.
Setzen Sie nun die Konvertierung der Daten ins SEPA-Format wie oben unter „10.
Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format“ beschrieben fort.
Nach erfolgreichem Versand löschen Sie den SEPA-Transfer-Ordner wieder, damit er
beim Import der nächsten DTAUS-Datei wieder angelegt werden kann.
13. Batch-Booking (Sammlerauflösung)
Mit der Einführung des SEPA-Formates gibt es auch eine Erweiterung bezüglich der
Dokumentation der Sammlereinreichung im Kontoauszug. Bisher war es grundsätzlich
so, dass wir die Buchung einer Zahlungsdatei in einer Summe dargestellt haben.
Der Text lautete
„Sammel-Lastschr. ELKO“ oder
„Sammel-Last. Online Datum, Uhrzeit, Anzahl“.
Sie können nun je Zahlungsvorgang entscheiden, ob Sie die Zahlungen in einer
Summe oder als einzelne Posten im Kontoauszug gebucht haben möchten.
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Bisher bestehende Sondervereinbarungen sind mit der Einführung von SEPA hinfällig
geworden.
Ab sofort entscheiden Sie also selbst, wie die Buchungen auf dem Konto aussehen.
Im Rahmen der Zahlungsausgabe gelangen Sie zu diesem Bildschirm.
Durch Setzen dieses Hakens bei
Sammelbuchung wird der Auftrag in
einer Summe gebucht, durch Entfernen
werden die Lastschriften dann
einzeln auf dem Kontoauszug zu sehen
sein.
Wir haben alle Vorkehrungen getroffen, damit Sie individuell beim Versand die für
Sie beste Lösung wählen können. Wir wissen natürlich nicht, wie Ihre anderen Bankverbindungen
mit diesem Thema umgehen. Sie sollten bei diesen Banken nachfragen,
bevor Sie die Funktion das erste Mal verwenden möchten.
14. Sonderwerkzeuge
Neben diesen Standardfunktionen in der SFirm Version 2.5 gibt es noch weitere
Werkzeuge, um Ihnen den SEPA-Umstieg zu erleichtern.
SEPA-Account-Konverter
Für die massenweise Umrechnung von alten Bankverbindungen aus Ihrem eigenen
Fibu-System haben wir den Account-Konverter konzipiert. So können große Mengen
alter Bankverbindungen quasi im Rahmen einer Stapelverarbeitung auf das neue
System IBAN und BIC umgerechnet werden.
SEPA-File-Konverter
Für die Konvertierung größerer Mengen von alten DTAUS-Dateien in das neue SEPA-
Format ist der File-Konverter konzipiert. Auch hier werden mehrere DTAUS-Dateien
in automatisierten Abläufen ins SEPA-Format umgerechnet.
SEPA-XML-Checker
Der SEPA-XML-Checker hilft Ihnen, die von Ihnen selbst oder Ihrem Softwarehaus
entwickelten SEPA-XML-Dateien auf korrekte Syntax und Struktur zu prüfen.
Den SEPA-Account-Konverter erhalten Sie von uns kostenlos.
Die beiden Tools SEPA-File-Konverter und SEPA-XML-Checker erhalten Sie für einmalig
100€ zzgl. MwSt.
Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn es im Rahmen der Umstellung zu weiteren
Fragen kommt.
Tel. 07071/205-1778
22_Checkliste_SFirm_Lastschriften_20_06_2012.doc