Allgemeine Hinweise und Empfehlungen für den Umstieg auf SEPA

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Allgemeine Hinweise und Empfehlungen für den Umstieg auf SEPA

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Allgemeine Hinweise und Empfehlungen für den

Umstieg auf SEPA

Stand: 03.09.2012

SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payment Area. Die Zielsetzung des einheitlichen

Euro-Zahlungsverkehrsraums ist die künftige Nutzung einheitlicher Verfahren

und Standards im Euro-Zahlungsverkehr. Dabei ist aus Effizienzgründen die parallele

Nutzung der nationalen Verfahren und SEPA-Verfahren dauerhaft nicht sinnvoll.

Dies entspricht auch dem langfristigen Ziel von SEPA, nämlich der Abschaffung der

bisher genutzten nationalen Zahlungsverfahren.

Der Umstieg vom altbekannten DTAUS-Verfahren auf das neue SEPA-System erfordert

neben den reinen zahlungsverkehrstechnischen Umstellungen auch eine Reihe

weiterer organisatorischer Maßnahmen, die wie folgt aussehen:

1. Koordinator / Ansprechpartner in der Firma

Benennen Sie eine zuständige Person, die die Arbeiten und Aufgaben in Ihrem Unternehmen

koordiniert. Hier können alle Informationen und Anforderungen zusammen

laufen. Damit haben Sie jederzeit einen Status, wie weit der Umstieg voran geschritten

ist.

2. Zeitplan entwickeln

Es ist wichtig, dass bis zum Endtermin im Februar 2014 alle Zahlungsverkehrsdaten

in Ihrem Haus auf das neue SEPA-Format umgestellt sind. Beginnen Sie die Umstellung

früh genug, um nicht in Verzug zu geraten

3. Kommunikation nach außen

Geben Sie auf Ihren Geschäftspapieren IBAN und BIC an. So ersparen Sie sich Rückfragen

von Ihren Kunden. Wenn Sie Zahlscheine mit Ihren Rechnungen verschicken,

müssen diese ebenfalls angepasst werden.

4. Konten straffen

Überlegen Sie, ob eventuelle Konten im Ausland noch benötigt werden.

5. Interne PC-Software prüfen

Sind alle Systeme in der Lage mit den SEPA-Daten zu arbeiten? Sprechen Sie mit

dem Lieferanten Ihrer Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehalts-Software, inwieweit

dort die Eingabe bzw. Nutzung der IBAN und BIC möglich ist. Falls Ihr Software-

Lieferant die automatische Konvertierung der inländischen Konto-Nr. und BLZ nicht

gewährleistet, hilft Ihnen Ihre Sparkasse mit einer PC-Software bei der Ermittlung

der IBAN und BIC aller Ihrer inländischen Kunden- und Lieferantenverbindungen.

Im Zuge der SEPA-Einführung sind weitere Datenfelder in den SEPA-XML-Datensatz

integriert worden, die für Sie von Bedeutung sein können. Diese werden kurz hier

aufgelistet, um Ihnen die Gelegenheit zu geben, diese bei der Rücksprache mit Ihrem

Softwarehaus anzusprechen. Natürlich sollten Sie die Nutzung auch mit Ihren

Kreditinstituten absprechen.

Allgemeine_Firmencheckliste_zur_SEPA_Umsetzung.doc


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Bedeutung Feldname Überweisung

Lastschrift

Ausführungstermin Requested Execution Date x x

Empfänger-Referenz EndtoEndID x x

Zahlungsreferenz PaymentInformationID x x

Einzeldokumentation Batchbooking x x

Abweichender Name Name x x

Folgende Buchungstexte: Purpose Code*

Gelddisposition CASH

Lohn-/Gehaltszahlung SALA

vermögenswirksame Leistungen CBFF

Renten-/Pensionszahlung PENS

Sozialleistung SSBE

Lieferantenzahlung SUPP

Sonstige Zahlungen Kein Eintrag

x

x

x

x

x

x

x

* Dies ist nur eine Auswahl der Purpose Codes, die in vollem Umfang in der External

Code List gem. ISO20022 aufgelistet werden.

6. Information, Einbindung aller betroffenen Unternehmensbereiche

Bedenken Sie, dass alle Unternehmensbereiche über die Änderungen informiert

bzw. eingebunden werden müssen. Denken Sie insbesondere an:

Rechnungsstellung

Buchhaltung

Nachforschung

Finanzplanung

Vertrieb/Einkauf

Kundenservice

Personalabteilung

Rechtsabteilung

Externe Partner (Call-Center, Inkasso-Büro, Softwarehäuser usw.)

Informationstechnologie, EDV-Abteilung

7. Vertragliche Voraussetzung

Damit Sie SEPA-Lastschriften bei der Sparkasse einreichen können, ist der Abschluss

einer „Vereinbarung zum Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-/Firmen-

Lastschriften“ notwendig. Den Auftrag hierzu können Sie bequem im Internet unter

dem Register „Lastschriften“ herunterladen.

8. Bestätigung der Mandatserteilung an die Sparkasse

Sollten Sie als Zahlungspflichtiger ein Mandat für eine SEPA-Firmenlastschrift erteilt

haben, müssen Sie dieses der Sparkasse gegenüber bestätigen.

Allgemeine_Firmencheckliste_zur_SEPA_Umsetzung.doc

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