Effektiver entwickeln - Midrange Magazin

marktübersicht
fibu, kore, e-banking
Optimierungspotenziale erschließen
Business Process Automation
Die Prozesskette von der Beschaffung bis zur Rechnungsprüfung, Kontierung, Buchung
und Zahlung im Rechnungswesen birgt in vielen Unternehmen aller Branchen und
Größen ordnungen ein erhebliches Optimierungspotenzial hinsichtlich Qualität, Zeit und
personellen Ressourcen.
Die Zielsetzung einer IT-Anwendung
sollte es sein, diese Potenziale mithilfe
eines vollständigen und integrierten
Prozessablaufs zu erschließen, eines
Prozessablaufs, der sich durch folgende
primäre Merkmale auszeichnet:
ó Vollständigkeit von der Bedarfsan-
forderung/Beschaffung bis hin zum
Rechnungswesen (Purchase to Pay)
ó Integration aller Prozesse, Funktio-
nen und Daten
ó Unabhängigkeit von Ort und Zeit
durch webbasierte Anwendung und
Workflows
ó einfacher Rollout durch zentralen
Application-/Datenbank-Server und
Nutzung von Thin Clients (nur Web-
Browser erforderlich)
ó durch Universalität integrierbar in
beliebige ERP-Systeme
Bedarfsanforderung/Beschaffung
Die Beschaffungsprozesse für Investitionen
und Dienstleistungen sowie für
Materialien, die nicht durch die automatisierten
Dispositions- und Bestellverfahren
innerhalb von ERP-Systemen
durchzuführen sind (i. d. R. unter dem
Begriff NPM – Non Productive Materials
zusammengefasst), werden in der
Regel über die Funktion der Bedarfsanforderung
(allgemein als BANF bezeichnet)
abgewickelt. In einer weitgehend
manuellen Abwicklung ohne oder
mit nur geringer IT-Unterstützung ist
dieses Verfahren ein Prozess mit entsprechendem
zeitlichem und organisatorischem
Aufwand sowie mangelnder
Transparenz und Dokumentation. Die
IT-Anwendung Business Process Automation
(BPA) der DAConsulting greift
dieses Thema als logischen Beginn der
Prozesskette auf und gibt dem „Anforderer“
ein Werkzeug in die Hand, seine
Bedarfsanforderungen in einer vollständigen
und integrierten Vorgangsbearbeitung
zu erstellen, in einem
workflowbasierten Genehmigungsprozess
zu validieren, zu verwalten und zu
dokumentieren sowie in nachfolgende
Beschaffungsprozesse zu überführen.
Dabei ist es möglich, eine BANF
mit minimalen Angaben ohne konkrete
Bestellinformationen zu erfassen und
zur Komplettierung an eine Einkaufsfunktion
weiterzuleiten, aber auch eine
BANF mit exakten und vollständigen
Angaben zu Lieferant, Artikel, Leistung,
Preis, Kontierung, Liefertermin usw. zu
generieren. Die Möglichkeit zur Hinterlegung
von Artikel-/Leistungskatalogen/Preislisten
von Lieferanten erlaubt
dabei eine Unterstützung im Sinne von
eProcurement.
Integriertes WWS-System
Zur Abbildung des einer Bedarfsanforderung
nachgelagerten Beschaffungsprozesses
beinhaltet das System eine
vollständige Bestellabwicklung sowie
ein umfassendes Lagerverwaltungssystem
und bietet damit organisatorische
und IT-technische Autonomie gegenüber
bestehenden Warenwirtschafts-/
ERP-Systemen für Produktivmaterial.
Die BANF kann aber für den Beschaffungsprozess
auch an solche Systeme
übergeben werden.
Belegeingangsbearbeitung/Rechnungsprüfung
Zur Einbeziehung externer Belege
(Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine
usw.) in den Prozess bietet das
System über die bekannten Scanning-
Methoden hinaus die Möglichkeit,
Belege auf elektronischem Weg von
Lieferanten zu erhalten und in den
Bearbeitungsprozess einzubinden.
Dieses Verfahren ist unabhängig
von den etablierten und i. d. R. kostenintensiven
EDI-Verfahren und ermöglicht
durch die Nutzung entsprechender
Techniken die wirtschaftlich
vertretbare Einbindung auch kleinerer
Lieferanten in einen elektronischen Dokumentenaustausch,
wobei neben den
Belegdaten auch ein PDF des Belegs
mit übertragen wird. Damit liegen die
Belegdaten in einer sofort weiterzuverarbeitenden
Form vor und alle nachfolgenden
Prozesse können weitgehend
automatisiert ablaufen.
Unabhängig von der Methode des
Belegeingangs werden alle Belege in
einem Belegeingangsverzeichnis (BEV)
abgelegt und stehen zur weiteren Verarbeitung
zur Verfügung. Damit hat
das BEV auch die Funktion eines Rechnungseingangsbuchs.
Entsprechend organisatorischer
Erfordernisse können
die Belege auch in unterschiedlichen
BEVs abgelegt und zu einer Gesamtsicht
konsolidiert werden.
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MIDRANGE MAGAZIN · 08/2009