Digitales Diktat: vom Wort zum Workflow - Medizin-EDV

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mals Über- und Unterbelastungen bei Schreibkräften nach sich zieht. Weiterhin ist die Qualität der Tonaufzeichungen niedrig und führt zu unnötigen Transkriptionsfehlern. Aufgrund des Alters der analogen Systeme kommt es häufiger zu Ausfällen von Geräten, für die teilweise kein Support oder keine Ersatzteile mehr verfügbar sind. „Kurz gesagt: Im Vergleich zum digitalen Diktat ist das analoge Diktat nicht mehr wirtschaftlich.“ Kurt Becker, Vorstand promedtheus AG und Geschäftsführer der Synagon GmbH, sieht den „digitalen Schritt“ als logische Konsequenz an, die fehleranfällige Bandtechnik auf eine elektronische Lösung umzustellen, nachdem in den letzten Jahren fast alle Krankenhäuser über vernetzte Arztarbeitsplätze und ein Krankenhausinformationssystem (KIS) verfügen,. Oft sind es banale Gründe, die zur Einführung digitaler Sprachtechnik führen: „Das Alter von bisher genutzten Diktiergeräten mit Magnetbandkassetten kann so ein typischer Grund sein“, meint Prof. Dr.- Ing. Wolfgang Riedel. Der Leiter vom IfK Institut für Krankenhauswesen sieht zudem den allgemeinen Trend, dem man sich nicht verschließen möchte, auch wenn es oft schwer fällt. „Seltener steht die Veränderung liebgewordener Prozesse im Sinne einer Optimierung der Arbeitsabläufe im Vordergrund“, gibt er zu bedenken. Auswirkungen durch das digitale Diktat Bislang ist das digitale Diktat in Kliniken noch lange nicht flächendeckend verbreitet. „Rund 20% der Kliniken sind in einzelnen Abteilungen oder im gesamten Haus mit einer digitalen Diktatlösung ausgestattet“, schätzt Kurt Martin. Durch digitale Sprach-Technik soll alles anders werden. Cornelia Vosseler, Vosseler Consulting-Coaching- Training, kommentiert: „Die Praxen und Krankenhäuser erhoffen sich weitgehende Einsparungen des Schreibpersonals bis zu dessen kompletter Abschaffung und schnellere Erstellung der Befunde sowie Arztbriefe.“ Das klingt realistisch. Denn die Sprachqualität der digitalen Aufnahme sei wesentlich besser, Bänder würden nicht mehr verschwinden oder fehlerhaft sein. Erwartet wird, dass nahezu alle Schreibkräfte abgeschafft werden können. Vossler pointiert: „Die Realität ist, dass viele Ärzte dann ihre eigenen Befunde per Online-Spracherkennung schreiben und anschließend korrigieren sowie formatieren.“ Das heißt, die teure Arzt-Arbeitskraft ersetzt die günstige Schreibkraft. „Das ist sicherlich nicht wirtschaftlich.“ Denn die Korrekturen und das Formatieren dauern meist so lange wie das Diktat selbst, ergo braucht ein Arzt wesentlich länger bei der Erstellung als früher auf konventionelle Weise mit Schreibpersonal. Die Offline-Spracherkennung wäre nach Ansicht von Cornelia Vosseler das Mittel der Wahl: Der Arzt diktiert digital, das erkannte Diktat wird von der Schreibkraft noch korrigiert und formatiert. Doch da ist das beharrliche Vorurteil: „Schreibkräfte sind oft krank, quatschen viel und trinken Kaffee“ steckt in den Köpfen der Entscheider. Jedoch tatsächlich effizient organisierte und gut strukturierte Schreibdienste gibt es heute nach Erfahrung von Cornelia Vosseler in den wenigsten Kliniken. „Da wagen sich die Verantwortlichen ungern ran, sondern schaffen die Schreibkräfte einfach ab und überlassen den Ärzten die Erstellung der Befunde.“ Wirtschaftlichkeit, Qualität und Nutzer Kurt Martin illustriert dagegen den Idealfall: „Bei einer klinikweiten Ausstattung mit digitalem Diktat ist man flexibel und kann von allen Orten aus aufzeichnen und versenden. Die Kurt Becker,Vorstand promedtheus AG und Geschäftsführer der Synagon GmbH: „Alle berechtigten Nutzer können von der frühen Verfügbarkeit der Informationen im System profitieren.“ Diktate können mit Terminanforderungen versehen werden und das Schreibbüro kann nach Priorität die Abschrift vornehmen.“ Durch die Übersicht über die Anzahl und Länge der anstehenden Diktate sei eine optimierte Auslastung der Schreibkräfte und eine bessere Koordination möglich. Es ließen sich virtuelle oder zentrale Schreibpools schaffen, denen Schreibkräfte individuell zuordenbar sind. Bei Ausfall oder Urlaub werden Diktate so ohne Ablaufänderungen reibungslos umgesetzt. Ersatzkräfte für das Schreibbüro sind allgemein nicht mehr notwendig. Die deutlich bessere Qualität der digitalen Diktate habe zudem weniger Fehler bei der Abschrift zur Folge.
TITELSTORY Der 4Voice- Chef Martin betont: „Wichtig für die Verwaltung ist, dass der Dokumentationsprozess insgesamt verbessert wird: Man kann Lücken, Mankos und Geschwindigkeitsverluste aufdecken Kurt Martin, Vorstandsvorsitzendegesamt viel besser und Abläufe ins- der 4voice AG: „Insgesamt lassen sich nieren und opti- einsehen, koordi- durch ein digitales mieren. Das Resultat bilden nicht System eine umfassende Prozessoptimierung mit Qua- nur schneller verfügbare Befunde litäts- und Serviceverbesserungen im KIS, sondern sowie Kosteneinsparungen erzielen.“ kürzung bis zum eine Prozessver- fertigen Arztbrief und somit auch kürzere Durchlaufzeiten von Patienten.“ Die Auswirkungen sind nach Erfahrung von Prof. Riedel aus zahlreichen Projekten eher stark nutzerabhängig, denn die digitale Sprachverarbeitung kann nur dann effektiv sein, wenn sie sinnvoll und prozessverändernd eingesetzt wird. Die Technik des Sprachsystems müsse nicht nur am „Frontend“ (also beim Nutzer) verändernd wirken, sie müsse durch hohe Integration in andere Prozesse wie Befundmanagement und Online-Dokumentation einen spürbaren Nutzen bringen. „Wenn der Nutzer die digitale Sprachverarbeitung akzeptiert und damit seine Routinearbeit positiv – weil entlastend – verändert“, so IfK- Leiter Prof. Riedel, „lassen sich wirtschaftliche und qualitative Vorteile nachweisen. Die Integration in alle klinischen Systeme ist dabei wichtige Voraussetzung.“ Bei einer gut integrierten Systemlösung sieht Kurt Becker durch das Diktiermanagement wesentliche Vorteile, etwa bei der einfachen Zuordnung des Briefes oder des Befundes zu dem Patienten. „Die aufwändige Verwaltung der Bänder entfällt und Verwechslungen können ausgeschlossen werden. Alle berechtigten Nutzer können von der frühen Verfügbarkeit der Informationen im System profitieren.“ Woran Lösungen bislang kranken Allerdings kränkeln Lösungen am Markt etwa dann, wenn es um die Integration in die bestehenden Systeme geht. „Hier wurden in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte gemacht“, relativiert Dr. Kurt Becker. Doch der Experte lässt auch wissen, dass die Kosten für ein umfassend eingeführtes Diktiermanagementsystem nicht unerheblich seien. „Eine ROI-Rechnung sollte im Vorfeld eines Projektes von einer herstellerneutralen Stelle durchkalkuliert werden.“ Prof. Dr.-Ing. Wolfgang Riedel kritisiert die mangelnde Benutzerfreundlichkeit. Viele dieser Lösungen hätten in der Vergangenheit zwar die digitale Sprachverarbeitung optimiert, weniger aber die ergonomische Arbeit von zum Beispiel Ärzten am Bildschirm in den Vordergrund gestellt. „Wer ‚am Fließband‘ diktiert, will nicht durch mühsame Mausklicks oder PC-Steuerungen behindert werden.“ Die Ergonomie solcher Diktierlösungen sollte daher bei der Auswahl sehr hoch bewertet werden. „Nur dann stehen Kosten und Funktionalität in angemessenem Verhältnis.“ Cornelia Vosseler geht weiter ins Detail „Die Kontext-Pflege des Sprachschatzes ist zu aufwendig, der Kontext geht manchmal bei Upgrades oder Fehlbedienungen verloren“, urteilt die Expertin. Digitales Diktat und Spracherkennung müssten gut in die übergeordneten IT-System (KIS, RIS etc.) integriert sein, um die Patienten- bzw. Fallzuordnung zu erreichen. Wie die Beraterin aus der Praxis weiß, erfordert das digitale Diktat eine disziplinierte Aufmerksamkeit des diktierenden Arztes durch die Zuordnung zum richtigen Fall oder Auftrag. Was jedoch leider häufig passiere: „Der Arzt ordnet das Diktat dem Patient Müller zu, diktiert aber Meier. Dies ist dann nur sehr schwierig und umständlich wieder korrigierbar – wenn es überhaupt auffällt.“ Probleme der technischen Integration Dr. Kurt Becker weist mit Blick auf die technischen Integration darauf hin, dass die Systeme ideal aufeinander abgestimmt und entsprechende vertragliche Vereinbarungen mit den Anbieten getroffen werden könnten, wenn die Einführung des digitalen Diktats im Rahmen einer kompletten KIS-Reorganisation erfolge. „Oftmals wird jedoch der Fall eintreten, dass das digitale Diktatsystem in die bestehende Systemlandschaft integriert werden soll.“ Hier müsse möglichst im 8 Ausgabe 4/2008
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