Weiterlesen - Metropole Ruhr

Bekanntmachung eines Teilnahmewettbewerbs
für eine freihändige Vergabe mit Preis-/Leistungsvergleich
Auftragsbezeichnung:
Agenturleistungen Kommunikation Emscher Landschaftspark 2014
a) Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden und der den Zuschlag
erteilenden Stelle:
Regionalverband Ruhr, Referat 11-4, Kronprinzenstraße 35, D-45128 Essen
b) Art der Vergabe:
Freihändige Vergabe mit Durchführung eines Preis-/Leistungsvergleichs nach öffentlichem
Teilnahmewettbewerb.
Der Teilnahmewettbewerb dient der Auswahl qualifizierter Agenturen und wird in aufeinander
folgenden Phasen durchgeführt. In der ersten Phase werden nach Feststellung der
Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Eignung und Honorarkosten unter den
eingereichten Bewerbungen max. drei Bewerber ausgewählt, die in einer zweiten Phase zur
Abgabe eines schriftlichen Angebotes aufgefordert werden. Nach Vorauswertung der
eingereichten Angebote sollen die Bewerber ihre angebotenen Leistungen und fachliche
Kompetenz in der Jury präsentieren und erläutern. Es soll das wirtschaftlichste und
konzeptionell-strategisch sowie inhaltlich best mögliche Angebot ausgewählt werden. Über
die Zuschlagserteilung entscheidet die Jury des RVR.
Grundlage für die Realisierung des Erlebnisprogramms Emscher Landschaftspark 2014 ist
eine gegebene umsetzungsreife Feinkonzeption. Diese setzt den Rahmen für Art, Anzahl
und Ort der zu realisierenden Veranstaltungen. Relevante Angaben aus der Feinkonzeption
werden zur Kalkulation des Angebotes in Stufe zwei des Verfahrens im Zusammenhang mit
der Leistungsbeschreibung zur Verfügung gestellt.
c) Art und Umfang der Leistung:
Der Emscher Landschaftspark ist der zentrale Park der Metropole Ruhr. Als regionaler Park
besteht er aus vielen Einzelstandorten zwischen Hamm und Duisburg. Der Regionalverband
Ruhr (RVR) hat die Aufgabe, Öffentlichkeitsarbeit für den Emscher Landschaftspark zu
betreiben und den Park und seine Einzelstandorte und Angebote bekannt zu machen und
touristisch zu vermarkten. Diesem Ziel dienen die Kommunikationsmaßnahmen, für die hier
Agenturleistungen vergeben werden sollen. Der RVR ist Träger des Emscher
Landschaftsparks. Der Park ist ein regionales Kooperationsprojekt, dem neben dem RVR
u.a. die 20 Kommunen des Parks, Emschergenossenschaft und Lippeverband, drei
Bezirksregierungen und das Land Nordrhein-Westfalen angehören. Weiterhin sind
inzwischen viele touristische Partner aus der Region im Emscher Landschaftspark tätig. Als
Agenturleistungen sollen folgende Leistungsbausteine vergeben werden:
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1.) Realisierung Erlebnisprogramm Emscher Landschaftspark 2014
Dieser Baustein umfasst Agenturleistungen zur Realisierung des Erlebnisprogramms
Emscher Landschaftspark 2014. Dazu gehören Overheadleistungen zur Koordination des
Gesamtprogramms, Organisation von Kooperationen, Organisation der Kommunikation,
allgemeine Verwaltungsleistungen zur Steuerung des Erlebnisprogramms,
Budgetverwaltung, Buchhaltung und Finanzcontrolling, Ermittlung geeigneter Anbieter für
Produktionsleistungen, Einholen von Angeboten mit Preisvergleich und Vergabevorschlag,
Abstimmung Vergaben mit dem RVR, Beauftragung, Abrechnung und prüffeste
Dokumentation unter Beachtung des TVgG NW und der VO RVR (Vergabeordnung RVR)
sowie der Teilnahme an Sitzungen und Abstimmungsterminen. Weiterhin die Durchführung
von Promotionseinsätzen, Pressearbeit, sowie die Organisation und Durchführung von
Eigenveranstaltungen und Touren, z.T. mit Kooperationspartnern.
2.) Dokumentation Erlebnisprogramm Emscher Landschaftspark 2014
Dokumentation des Erlebnisprogramms Emscher Landschaftspark mit allen
Programmbausteinen, Aktivitäten und in seiner medialen Reichweite (Presse-
/Medienspiegel) in einem Gesamtbericht sowie in einer repräsentativen Kurzfassung als
Broschüre. Dazu gehören auch Aufbereitung der zugehörigen Fotodokumentation und die
Erfassung und Dokumentation der Besucherresonanzen (Teilnehmerzahlen und
Besucherbefragung).
3.) Evaluation Erlebnisprogramm Emscher Landschaftspark 2014
Die Evaluation bewertet den Erfolg des Erlebnisprogramms als Kommunikationsmaßnahme
hinsichtlich der erzielten medialen Reichweite, hinsichtlich des Kosten-Nutzen-Verhältnisses
und hinsichtlich der Zufriedenheit der Teilnehmer. Dazu sind Besucherresonanz und die
mediale Reichweite auszuwerten und strategische Aussagen zu zukünftigen
Kommunikationsmaßnahmen für den Emscher Landschaftspark zu treffen.
d) Ort für die Erbringung der Leistungen ist für die Realisierung des Erlebnisprogramms
der Emscher Landschaftspark. Eine Besichtigung der Hauptstandorte des Emscher
Landschaftsparks bzw. von Orten für in der Konzeption vorgesehene Veranstaltungen wird
dringend empfohlen. (Liste der Orte siehe unten ergänzende Unterlagen.)
e) Aufteilung in Lose:
nein.
f) Ausführungsfristen/Bearbeitungszeiträume:
Bearbeitungszeitraum für die Realisierung Erlebnisprogramm Emscher Landschaftspark: ab
Auftragsvergabe bis Ende Oktober 2014. Veranstaltungszeitraum: Anfang Juni bis Mitte
Oktober 2014. Bearbeitungszeitraum für zum Erlebnisprogramm Emscher Landschaftspark
gehörende Verwaltungsarbeiten bis zum Controlling und Schlussrechnung der Leistungen:
bis Ende November 2014.
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g) Budgetrahmen:
Das Gesamtbudget für die Realisierung des Erlebnisprogramms Emscher Landschaftspark
2014 ist auf 220.000 Euro brutto beschränkt. Darin enthalten ist ein Teilbudget von 20.000
Euro brutto für die Realisierung einer Veranstaltung in Kooperation mit dem Projekt
KulturKanal. In diesem Gesamtbudget müssen sowohl die hier zu vergebenden
Agenturleistungen als auch alle im Rahmen der Erlebnisprogramms umzusetzenden
Kommunikations- und Produktionskosten z.B. für Veranstaltungen enthalten sein
(Komplettbudget). Das Budget darf nicht überschritten werden.
Die Dokumentation und die Evaluation des Erlebnisprogramms Emscher Landschaftspark
2014 sind nicht Teil des o.a. Budgets.
h) Frist für die Zusendung der Teilnahmeanträge: Freitag, 14.02.2014, 12 Uhr
Verspätet eingegangene Teilnahmeanträge werden nicht berücksichtigt.
i) Adresse für die Zusendung der Teilnahmeanträge
Regionalverband Ruhr
Sabine Auer, Ref. 11-4
Kronprinzenstraße 35
45128 Essen
k) Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes erfolgt unmittelbar nach der
Auswertung der eingegangenen Teilnahmeanträge, spätestens jedoch bis
einschließlich Montag, den 03.03.2014,
Abgabefrist für Einreichung der Angebote: Donnerstag, der 13.03.2014, 12 Uhr
l) Angaben und Unterlagen für die Bewerberauswahl:
Mit dem Teilnahmeantrag sind zur Beurteilung der Eignung folgende Angaben und
Unterlagen einzureichen:
1. Allgemeine Angaben zur Agentur bzw. zum Unternehmen
Tätigkeitsfelder und Aufgabenbeschreibung
Profil der Agentur bzw. des Unternehmens
Größe der Agentur bzw. des Unternehmens
Gründungszeitpunkt
Geschäftsführung
Anzahl der MitarbeiterInnen (fest angestellte und freie MitarbeiterInnen)
Fachliche Qualifikation der einzelnen MitarbeiterInnen
Mögliche Kooperationspartner, Arbeitsgemeinschaften (siehe Punkt m)
2. Allgemeine fachliche und methodische Erfahrung
Der Bewerber hat eine Liste der Arbeiten, Projekte und Veröffentlichungen einzureichen, die
das Leistungsspektrum der Agentur bzw. des Unternehmens darstellen.
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3. Spezielle fachliche Eignung und über Referenzprojekte belegte Erfahrung für
Kommunikationsstrategien und Kommunikationskonzepte,
Kommunikationsmaßnahmen, Öffentlichkeitsarbeit, Pressearbeit,
Online-Kommunikation und Online-Marketing,
Regionale Kooperationsprozesse mit Einbindung und Aktivierung vieler Partner,
Gestaltungskompetenz,
Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungstechnik,
Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen,
Budgetverwaltung, Kostencontrolling und Verwendungsnachweisführung für Projekte
öffentlicher Auftraggeber
Es ist eine Liste der Referenzen und Referenzprojekte mit Kurzbeschreibungen und
Angaben des Projektzeitpunktes einzureichen, die einen engen Bezug zur Aufgabenstellung
für die hier zu vergebenden Leistungen haben.
4. Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung
in einem Berufs- oder Handelsregister mit folgenden Angaben und Formalitäten, die
erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit
Deckungssummen für Personen- und Sachschäden mind. 1.500.000 Euro sowie
Vermögensschäden mind. 100.000 Euro (Kopie der Police oder vergleichbarer
Nachweis),
Erklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach
§13 Abs. 1 TVgG NW nicht vorliegen,
5. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit mit folgenden Angaben und Formalitäten,
die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (Bescheinigung in
Steuersachen); soweit sich aus der Bescheinigung keine Befristung ergibt, darf diese
nicht älter als 4 Monate sein,
Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen; soweit sich aus der
Bescheinigung keine Befristung ergibt, darf diese nicht älter als 4 Monate sein,
alternativ: Bescheinigung des Steuerberaters/Wirtschaftsprüfers des Bewerbers,
ebenfalls nicht älter als 4 Monate.
6. Die Kommunikationsmaßnahmen für den Emscher Landschaftspark sind in deutscher
Sprache umzusetzen. In Einzelfällen können Maßnahmen in englischer Sprache erforderlich
werden.
7. Spezielle Kenntnis der Region Metropole Ruhr/Ruhrgebiet ist erwünscht.
Sofern diese Kenntnis besteht, ist sie nachvollziehbar darzustellen, z.B. anhand einer Liste
mit durchgeführten Projekten und Referenzen.
8. Spezielle Kenntnis des Emscher Landschaftsparks mit Projektstruktur, räumlicher Struktur
und Standorten ist erwünscht.
Sofern diese Kenntnis besteht, ist sie nachvollziehbar darzustellen, z.B. anhand einer Liste
mit durchgeführten Projekten und Referenzen.
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9. Honorarkosten
Angabe der Honorarkosten (Tages- und Stundensätze) aller für die beabsichtigte
Bearbeitung vorgesehenen MitarbeiterInnen, differenziert nach Agenturleitung,
Projektleitung, Projektbearbeitung, technische MitarbeiterInnen, Helfer oder ggf. weiterer
bzw. eigener Kategorien.
Bei der Angabe von Honorarkosten ist eine Aussage zum anzuwendenden Steuersatz zu
treffen. Alle Preise sind als Netto- und Bruttopreise anzugeben. Es ist eine explizite Aussage
zu Nebenkosten zu treffen. Diese können einkalkuliert sein oder separat ausgewiesen
werden. Im zweiten Fall ist der Berechnungsschlüssel anzugeben.
m) Die Bildung von Arbeitsgemeinschaften ist möglich.
In diesem Falle ist ein Verzeichnis der Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft sowie eine von
allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung (mit Unterschrift und
Firmenstempel), dass der bevollmächtigte Vertreter die im Verzeichnis aufgeführten
Mitglieder rechtsverbindlich vertritt und alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften,
beizufügen. Gleiches gilt für die Erklärungen nach TVgG NW (Tariftreue- und Vergabegesetz
NRW).
n) Nachunternehmer können eingesetzt werden. Alle zur Erbringung der Leistungen
vorgesehenen Nachunternehmer müssen namentlich und mit Angaben zum Firmensitz
benannt werden und dies selbst durch Unterschrift und Firmenstempel bestätigen. Für alle
Nachunternehmer sind ebenfalls die Unterlagen nach TVgG NW mit der Angebotsabgabe
beizubringen (siehe Punkt o).
o) TVgG NW – Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen
Mit Angebotsabgabe sind die nach §4 in Verbindung mit §8 sowie der §§ 17 bis 19
TVgG NW erforderlichen Eigen- und Verpflichtungserklärungen vom Bieter und evt.
Nachunternehmern und Verleihern von Arbeitskräften abzugeben (§9 TVgG NW).
Weiterhin wird auf die Inhalte der §§ 11 und 12 TVgG NW hingewiesen.
Bezogen auf diese Vergabe werden insbesondere Eigenerklärungen für den Bereich
Tariftreuepflicht/Mindestlohn (§4 TVgG NRW und §4 RVO TVgG NRW) sowie für den
Bereich Frauenförderung (§ 19 TVgG NRW bzw. §16 RVO TVgG NRW) verlangt.
Die Anforderungen nach TVgG NRW können bei der Wertung der Angebote als Eignungsoder
Zuschlagskriterium berücksichtigt werden (§ 2 RVO TVgG NRW), deren Nichterfüllung
kann zum Ausschluss aus der Wertung führen (§ 4 RVO TVgG NRW).
Rückfragen:
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Auer, RVR zur Verfügung.
E-Mail: auer@rvr-online.de; Tel.: 0049/201/2069-618
Folgende ergänzende Unterlagen können auf der Internetseite des Regionalverbandes Ruhr
unter folgendem Link als pdf heruntergeladen werden:
www.metropoleruhr.de
Kommunikation Emscher Landschaftspark (RVR, Ref. 11-4):
RVR_Kommunikation_ELP_11-2012.pdf
Beispiel Erlebnisprogramm Emscher Landschaftspark 2012, Programmheft:
RVR_ELP_Erlebnisprogramm2012_Broschuere.pdf
Grundinformationen und Standorte Emscher Landschaftspark:
ELP_Infos_Touristiker_RVR_09-04-2013.pdf
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