MPS-Managed Print Service-eine Herausforderung mit ... - Bitkom

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MPS-Managed Print Service-eine Herausforderung mit ... - Bitkom

MPS Managed Print Service

Eine Herausforderung mit Spareffekt!

Was ist MPS und was kann er leisten?

Dr. Hans-Werner Stottmeister

VP & COO, Off Script UG

Vorsitzender des AK Printing Solution Services im Bitkom

Andreas Drechsler

Off Script Consultancy Solutions & Sales for Managed Print Service

BITKOM - Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. 1


Agenda

1. Output-Drucken & Kopieren: ein unterschätzter

Kostenfaktor

2. Anforderungen an die Output-Infrastruktur aus

unterschiedlicher Sicht

3. Entwicklung des Marktes

4. MPS: von der Analyse über Optimierung zum effektiven

Output Management

5. Methoden und Werkzeuge für MPS

6. Beispiel einer Anwendung von MPS

7. IT Trends bei Applikationen und im Device Management

8. Praktisches Beispiel eines Device Portals als SaaS

9. BITKOM Leitfaden Managed Print Services

10. Resümee

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1. Output - Drucken & Kopieren: ein unterschätzter

Kostenfaktor

• Deutsche Unternehmen geben 34 Mrd.€ für Drucken aus; 22,6 Mrd. € Inhouse,

11.1 Mrd.€ Outsourcing *)

• In EMEA (23 Länder) betragen Druckosten 258 Mrd. € (mehr als Bruttoinlandsprodukt

von Irland o. Finnland)

• 1 bis 3 % des Umsatzes großer und mittelständiger Firmen wird für Output

ausgegeben **)

• Ursachen:

– Drucken von Web Seiten und Emails

– Beliebiger Druck in Farbe

– Wildwuchs der Druckerinfrastruktur

– Auslagerung von Flyern, Farbbroschüren, Newslettern an teure externe

Dienstleister

mit

– passendem Output Management und

– Optimierter Output Infrastruktur

können Outputaufgaben schneller und Ressourcen schonender erfüllt und

Einsparungen von 10% bis 30% erreicht werden

*) Studie des cebr: britischen Wirtschaftsinstitutes im Auftrag von OKI

**) Gartner/IDC/Printer vendors

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2. Anforderungen an die Output Infrastruktur aus

unterschiedlicher Sicht

Es liegt auf der Hand, dass zwischen den Wünschen nach Bequemlichkeit,

Wechsel und Neuordnung der Unternehmensabläufe,

grenzenloser Flexibilität der Nutzer sowie den Zwängen und

Notwendigkeiten zur Kostenreduzierung ein neues Modell in der

Bürokommunikationsbranche gefunden werden muss!

Dieses Modell wird durch Analyse der Outputgeräteinfrastruktur,

Dokumenten Workflows &

fortwährendem Reporting gefunden. Das Ergebnis

ist:

Managed Print Service

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Typische Output Umgebung als Spielwiese

des MPS

Service

Application systems

Electronic forms

Supply Chain Systems

ERP Systems

Network Printer

MFP

Document storage

Financial Systems

Files and directories

Office Applications

Mainframe System

Plotter

Data centre Printer

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Unterschiedliche Anforderungen an eine

Druckerinfrastruktur aus Sicht...

IT -

Manager

Facility

Manager

Unternehmen

s-

führung

Outputinfrastrucktur

aus Sicht

Finance &

Controlling

Nutzer

Kostenreduktion

Erhöhung der Flexibilität

und Geschwindigkeit bei

geschäftsentscheidenden

Prozessen

Output auf Papier und in

Farbe nur dort, wo es

unbedingt nötig ist

Permanente

Kostenkontrolle

Serviceprovider

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Unterschiedliche Anforderungen an eine

Druckerinfrastruktur aus Sicht...

IT -

Manager

Facility

Manager

Unternehmen

s-

führung

Outputinfrastruktur

aus Sicht

Serviceprovider

Finance &

Controling

Nutzer

Kostenreduktion ( maximal

möglich)

Permanente Kostenkontrolle

Geringer Lagerbestand an

eigenfinanzierten

Verbrauchsmaterialien

Automatisiertes Auslesen der

Zählerstände

Kostenzuordnung zu

Kostenstellen, einzelnen

Benutzern und/oder Projekten

Kostenorientiertes

Genehmigungsverfahren für

die Neuanschaffung von

Druckern und MFPs

Ausschreibungsstandard zur

besseren Vergleichbarkeit der

Angebote

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Unterschiedliche Anforderungen an eine

Druckerinfrastruktur aus Sicht...

maximal mögliche Sicherheit in

IT -

Manager

Facility

Manager

Unternehmen

s-

führung

Outputinfrastruktur

aus Sicht

Serviceprovider

Finance &

Controling

Nutzer

Firmennetzwerken

Zentrales Druckermanagement,

zentrales Dashboard (Firmware,

Zähler, Wartungs-management,

möglichst separat und ohne eigene

Softwareinstallation, ggf. Outsourcing

bzw. Outtasking)

Hohe Verfügbarkeit (Automatisierung

von Lastverteilung und Jobrouting)

Möglichst wenig Berührung und Ärger

mit der Hardware (automatisierte

Tonernach-bestellung und

Serviceinformation über Reparaturund

Wartungsanforderungen)

Zentrales Treibermanagement

Zentrales Benutzermanagement

IT- Sicherheit orientiertes sowie LAN

und Software kompatibles Auswahlund

Genehmigungsverfahren bei der

Neuanschaffung von Druckern

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Unterschiedliche Anforderungen an eine

Druckerinfrastruktur aus Sicht...

IT -

Manager

Facility

Manager

Unternehmen

s-

führung

Outputinfrastruktur

aus Sicht

Serviceprovider

Finance &

Controling

Nutzer

Möglichst wenig Berührung und

Ärger mit der Hardware (Drucker)

durch automatische

Tonernachbestellung und

Serviceinformation über

Reparatur- und

Wartungsanforderungen

Automatische Tonernachlieferung,

geringer Lagerbestand & -vielfalt

Zentrales Gerätemanagement

Dashboard mit Alarmfunktion

Keine separate Software zur

Wartung

Nachvollziehbare Kontrolle

abgeschlossener SLA

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Unterschiedliche Anforderungen an eine

Druckerinfrastruktur aus Sicht...

Unternehmen

s-

führung

Outputsystem muss immer verfügbar

sein oder automatisch ersetzt

werden

Gerät darf nicht zu weit weg stehen

IT -

Manager

Finance &

Controling

Geräte sollten möglichst viele

Endverarbeitungsmöglichkeiten

haben: Broschüren, A3, Farbe,

Scan....

Facility

Manager

Outputinfrastruktur

aus Sicht

Nutzer

Treiber- & Systembedienung sollten

intuitiv und speicherbar sein

Vertrauliche Informationen im Output

dürfen von anderen Personen nicht

gelesen werden können (Secure

Printing)

Serviceprovider

Drucken soll überall möglich sein

(FollowMe, Driverless Printing, Mobil

Printing)

Möglichst wenig Berührung und

Ärger mit der Hardware, Pflege und

Bestückung der Outputsysteme

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Unterschiedliche Anforderungen an eine

Druckerinfrastruktur aus Sicht...

IT -

Manager

Facility

Manager

Unternehmen

s-

führung

Outputinfrastruktur

aus Sicht

Serviceprovider

Finance &

Controling

Nutzer










Rechtzeitige und automatische

Informationen über Reparatur- und

Wartungsanforderungen sowie

Informationen über Liefernotwendigkeiten

von Supplies (z.B. Toner)

Ziel: Hohe Verfügbarkeit der

Druckerflotte

Zentrales zeitnahes

Druckermanagement mit zentralem

Portal

Möglichst genaue Fehlerbeschreibung

bei Ausfall eines Gerätes

Automatische Information vom Gerät

über Reparaturanforderung

Automatisches Auslesen der

Gerätedaten und automatisierte

Rechnungserstellung

Tonerlieferung nach Anforderung vom

Gerät zur Reduzierung der

Lagermengen

Nachvollziehbare Bedienung der

Kunden über abgeschlossene SLA

Möglichst keine zusätzlichen Software

Tools zum Druckermanagement, die pro

Kunde einzeln und unterschiedlich

installiert und gewartet werden muss

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3. Entwicklung des Marktes

Im Mittelpunkt

standen:

Im Mittelpunkt

stehen heute:

Klick -

Verträge

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3. Entwicklung des Marktes

Daraus folgen die neuen Schwerpunkte:

Fleet management

Servicebereitstellung und Koordination

Kostenkontrolle und Auswertung

…Output Systeme werden als Teil der

IT Infrastruktur betrachtet und eingesetzt

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Erfolgreiche Voraussetzungen für Managed

Print Services?

Bereitschaft zur

Konsolidierung der Budgets...

Bereitschaft einer zentralen

Verantwortung

auf Seiten des Kunden

Hochwertige Beratung und Verständnis für Kunden

von Unternehmensberatern bzw. Anbietern &

Serviceprovidern

Gute Koordination und eine Konsistenz auf unternehmensweiter Ebene

erfordert: effiziente Kommunikation, grundsätzliches Vertrauen und den

gemeinsamen Fokus auf das Anwenderverhalten und

Anwendungsnotwendigkeiten

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4. MPS: von der Analyse über Optimierung zum

effektiven Output Management

Regelmäßige Vorschläge zur

Verbesserung der Performance

aus Service-, Workflow- und

Finanzgesichtspunkten

Review

Analyse

Grundsätzliches Verständnis über

Druckverhalten, IT-Umgebung und

Machbarkeiten

Design

Definition eines “business

case”, Vorschlag über

technische Lösungen und

Einsparmöglichkeiten

Erbringen der Dienstleistung

und Management der Flotte.

Dauerhaftes Monitoring der

Output Flotte

Manage

&

Support

Aufstellung

&

Einführung

Roll out (Technologie) und

Change Management

(Anwender)

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Einsparpotentiale im MPS Prozess

Bis 20%

technologische Standardisierung

Konsolidierung Output-Systeme

flexible Verträge

Professional Services

20% - 30%

Output-Steuerung (Software)

Reduzierung Druckvolumen

zentrale Vervielfältigung

Flottenoptimierung

30% - 50%

Workflow-Optimierung

Dokumenten-Management

Prozesskostenoptimierung

Outtasking/ Outsourcing

Quelle: Gartner

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5. Methoden & Werkzeuge für MPS

• „Turnschuh-Analyse“

manuelles Erfassen aller relevanten Daten der Output Umgebung

Nachteil: Momentaufnahme

Vorteil: direktes Bild vom Nutzer

• Device Scanner Analyse

lokaler SNMP Scanner zur Erfassung aller Zählerstände, Netzwerkdaten der Geräte, Standorte

und Tonerfüllstand; keine Softwareinstallation nötig

Vorteil: sehr große Zeitersparnis

Nachteil: keine Informationen vom Nutzer

Beispiel: RAK Printaudit Stick von OFF SCRIPT

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5. Methoden & Werkzeuge für MPS

• Visualisierung und Erfassung im Grundriss

Ist Analyse: digitalisierter Grundriss im PDA oder Tablett PC und Einfügen der Geräte/Standorte

sowie Hinzufügen der Gerätedaten vom Device Scanner

(z.B. RAK in Kombination mit „Asset Database“ von Newfield)

Beste Start Analyseform, sehr exakt und aussagefähig aber dennoch zeitaufwändig

• Privat Device Management Software

lokale Software, wie es die meisten Hersteller für ihre eigenen Geräte anbieten;

z.B. Ricoh: @Remote

Canon: e-Maintenance,

KonicaMinolta: CS Remote Care

Toshiba: eBridge Fleetmanagement

Lexmark: Fleet Manager 2.0

Nachteil:

Vorteil:

erfasst in der Regel nur die Geräte eines Herstellers,

lokale Softwareinstallation und benötigt Wartung/Update

Erfassung eines Herstellers meist sehr genau und umfassend

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5. Methoden & Werkzeuge für MPS

• Universal Device Management Portal (als SaaS in der Cloud)

Vorteile:

erfasst die Geräte aller Hersteller,

keine lokale Softwareinstallation und Wartung nötig, leichte Installation remote

über das Internet,

Benutzerfreundlichkeit der Portalfunktionen,

Standardinterface zu den gängigen ERP Systemen,

variables automatisches Reporting

mit Einführung können sofort die vorhandenen Printer gemanagt werden

Installationen 3 – 6 Monate vor Neuvertrag sehr effektiv für die Beurteilung

der Output-Umgebung

Beispiele: Printaudit Fleet Management PAFM

My Device Portal von OFF SCRIPT

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5. Methoden & Werkzeuge für MPS

Print Management Software

Middleware, erfasst alle Printjobs und deren Verursacher (Device- und User

Management), Administratorplattform zur Realisierung des kompletten

Printmanagement als Ziel des MPS

Vorteil:

umfangreiches Druckmanagement nach festlegbaren Regeln und

Treibermanagement

Beispiele: PaperCut

Printaudit PA 6

Prisma

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6. MPS- Beispiel an einer Hamburger Klinik

4.500 Geräte

400 Modelle 41 Lieferanten TCO war

unbekannt

Wenig Nutzen

pro Gerät

Hoher Preis

hoher operativer

Aufwand

Hoher

administrativer

Auslastung

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MPS - Beispiel an einer Hamburger Klinik

Lösung

10 unterschiedliche

Modelle

1 Lieferant / 2

Hersteller

Transparenz

aller Kosten

Komplette

Abrechnung

Bestands -

Management

Haustechniker

Scan to PDF

Dives Portal

Abrechnung mit

Upload zum

ERP System

Paper & Toner

nachfüllen durch

Dienstleister

Secure Print

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MPS - Beispiel an einer Hamburger Klinik

Einsparungen

1) massive Einsparungen bei den Gesamtkosten (> 30%)

2) Stromersparnis im ersten Jahr ca. 11k €

3) Systemverfügbarkeit > 98%

4) Nutzerzugang sehr intuitiv

5) Nutzungsgrad erhöhte sich pro System um 50%

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7. IT Trends bei Applikationen und im Device

Management

• Die Cloud etabliert sich

• SaaS ist das bevorzugte Modell! (Befragung *)

– Software zur Miete: 20%

– Plattform as Service: 16%

– IT Outsourcing in Cloud: 15%

Wesentliche Gründe:

- Kostensenkung:22% (kein Hosting, keine Wartung, keine Update Probleme)

- bessere Skalierbarkeit und Verfügbarkeit:20%

- mehr Flexibilität: 19%

107 von 114 befragten IT Unternehmen schätzen, dass die Bedeutung von SaaS

auch in Deutschland steigen wird **)

Als Nachteil einer public Cloud werden in D empfunden:

- Sicherheitsaspekte, Vertraulichkeit, rechtliche Aspekte, Compliance

Anforderungen

z.B. In den USA sind Cloud Computing und SaaS im Device Management weiter

verbreitet!

Ist das deutsche IT Management konservativ?

*) WOLFGANG MARTIN TEAM **) FRAUNHOFER IOA, BITKOM

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8. Praktisches Beispiel eines Device Portals

als SaaS

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9. Bitkom Leitfaden Managed Print Service

Der BITKOM Arbeitskreis „Printing Solution

Services“ erarbeitet gegenwärtig einen

Leitfaden „Managed Print Services“

Autoren: Mitglieder aller namhaften Hersteller und MPS

Dienstleister

Ziel: Information potentieller MPS Anwender über Sinn und

Zweck, Mittel und Methoden sowie Einsparmöglichkeiten

durch MPS. Hilfe und Checkliste zur Erstellung von

Ausschreibungen zu MPS.

Publizierung: voraussichtlich Dezember 2010

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10. Resümee

1. MPS beherberg für Endkunden ein erhebliches Einsparpotential und eine

bessere Anpassung vorhandener Verträge an neue Herausforderungen im

Unternehmen sowie einer hochwertigen Kosten- und Investitionskontrolle

2. Hersteller stehen gegenüber dem Fachhandel & Endkunden einer

Herausforderung gegenüber, welche nicht mehr ausschließlich Hardware

getrieben ist und somit neue Modelle für den Markt erfordert

3. Der Hauptaugenmerk liegt in Zukunft auf Service- und Workflowmöglichkeiten

sowie einer flexiblen Anpassung der Verträge in Abhängigkeit der

Kundenbedürfnisse

4. Das zu erwartende Beratungspotenzial bei Endkunden wird stark zunehmen,

wodurch unabhängige Unternehmensberatungen in der Pre-Sales Phase stark an

Einfluss gewinnen werden

BITKOM - Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. 27


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Dr. Hans-Werner Stottmeister

Printing Solutions & Professional Services

OFF SCRIPT UG

Maternusstraße 44,

D-41352 Korschenbroich

Tel.+49 2161 675 738, Mobil: +49 151 240 44 549

Andreas Drechsler

Consultancy Solutions & Sales

OFF SCRIPT

Markstädter Straße 23,

D-12555 Berlin

Tel.+49 30 2630 1044, Mobil: +49 160 70 30 777

123

Email: info@off-script.com

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