e-Procurement-Konzepte im Vergleich Praxiserfahrungen aus dem ...

E-PROCUREMENT

e-Procurement-Konzepte

im Vergleich

Praxiserfahrungen aus dem Technischen Handel

Wenn es um die elektronische

Auswahl von Artikeldaten mit

anschließender Bestellung geht,

gibt es verschiedene gängige

Verfahren zwischen Käufer-

und Verkäuferorganisation.

Vor- und Nachteile der Hauptverfahren

werden im folgenden

beleuchtet.

Online Shop des Lieferanten

für Auswahl von Produkten und Bestellung

Lieferant Kunde

Käuferseitiges e-Procurement-System (z.B. Ariba Buyer

oder SAP EBP) mit käuferseitiger Katalog-Engine

30 · INDUSTRIEBEDARF 10/2005

Rala bedient mit 180 Mitarbeitern Unternehmen

aller Branchen mit einem umfangreichen

Sortiment aus den Bereichen

Arbeitsschutz, Schlauch- und Armaturentechnik,

Antriebs- und Dichtungstechnik,

Kunststoffen und Förderband. Dazu kommen

Hilfs- und Betriebsstoffe sowie im

Rahmen der Systembelieferung kundenspezifische

Ergänzungsprogramme.

Ebenso vielfältig wie das Kundenspektrum

der Rala sind deren Anforderungen

an die elektronische Abwicklung der

Beschaffung. Die am Markt gängigen

Varianten zu Bereitstellung, Auswahl, und

Bestellung von Produkten lassen sich

aber dennoch in vier Hauptverfahren

kategorisieren.

Online Shop des Lieferanten

Das einfachste Verfahren stellt die Nutzung

des Online Shops des Lieferanten durch

den Kunden dar. Für diesen ist es der

denkbar einfachste Einstieg in die Online

Käuferseitiges e-Procurement-System

mit Anbindung an den Online Shop des Lieferanten

Lieferant Kunde

Beschaffung über einen Marktplatz mit

Anbindung an das eigene Backend

Lieferant Kunde Lieferant Marktplatz

Kunde

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Beschaffung: Die meisten Lieferanten

verfügen heutzutage über einen Online

Shop. Das System steht dem Kunden

kurzfristig zur Verfügung und er muß sich

keine Gedanken über die Bereitstellung

und Verfügbarkeit des Shops und damit

verbundene Kosten machen. All das bietet

ihm der Lieferant.

In der Einfachheit liegen natürlich auch

die Grenzen. Auswählen von Ware und

Bestellen im Online Shop bedeutet auch,

daß es keinen Einkaufsbeleg im eigenen

System gibt, der beispielsweise als Grundlage

für den Wareneingang dienen kann.

Schwierig wird es außerdem dann, wenn

ein Freigabeverfahren für Bestellungen

eingesetzt werden soll. Auftrags- oder

zeitraumgebundene Wertgrenzen pro Shopanwender

stellen für einen guten Online

Shop kein Problem dar. Soll aber die

Bestellung dazu noch in Abhängigkeit des

Wertes von einem oder mehreren Vorgesetzten

freigegeben werden, muß die

Organisationsstruktur des Unternehmens

im Online Shop abgebildet werden, nicht

zu vergessen eventuelle Vertreterregelungen

für die ungeplante Abwesenheit

des Freigabeberechtigten. In aller Regel

werden aber die Online Shops mehrerer

Lieferanten zum Einsatz kommen, um

unterschiedliche Sortimente abzudecken,

so daß der aktuelle Stand der Organisationsstruktur

in jedem einzelnen aktuell

abgebildet werden muß. An dieser Stelle

wird klar, daß ein anderes Verfahren zum

Einsatz kommen muß, um die Anforderungen

zu bedienen.

Käuferseitiges e-Procurement-

System mit käuferseitiger

Katalog-Engine

An dieser Stelle setzen professionelle

e-Procurement Systeme wie Enterprise

Buyer Professional von SAP an. Auf

Kundenseite als ergänzendes System

zum ERP-System installiert, bildet es die

Einkaufsprozesse ab und stellt sie im

Internet Browser mittels Weboberfläche

zur Verfügung. Im e-Procurement-System

lassen sich die Freigabestrategien für

Bestellungen an zentraler Stelle definieren.

Sven Engmann

Von 1996 bis 2003

im IT-Bereich von ABB

Deutschland als eBusiness

Consultant tätig; dort Studium

an der Berufsakademie

Mannheim zum Diplombetriebswirt(BA)/Schwerpunkt

Wirtschaftsinformatik;

Diplomarbeit zum Thema

e-Procurement; seit 2004 bei Rala GmbH & Co. KG

in Ludwigshafen, verantwortlich für den Bereich

eBusiness (Online Shop, elektronische Kataloge,

Homepage, Connectivity).

Das e-Procurement-System wird an einen

Katalogserver gekoppelt, der alle Daten

der zu beschaffenden Artikel bereithält.

Die Rolle der Lieferanten besteht dabei

darin, die Artikeldaten, also Texte, Bilder,

Preise etc. kundenspezifisch aufzubereiten

und in Form eines elektronischen

Kataloges zur Verfügung zu stellen.

Aus diesem Ansatz ergeben sich für den

Kunden zwei große Vorteile: Dadurch, daß

er die Präsentation der Artikeldaten mittels

des Katalogservers selbst übernimmt, kann

er die Sortimente aller Lieferanten unter

einer einheitlichen Bedienoberfläche zusammenfassen.

Damit lassen sich die

Eingewöhnungszeiten bei den Anwendern

senken, oder, andersherum formuliert,

deren Akzeptanz für die Online-Beschaffung

erhöhen, und diese ist letztlich ausschlaggebend

für den Erfolg des Projekts

insgesamt. Vorteil Nummer zwei besteht

darin, daß die Bestellung nicht in einem

externen System (dem Online Shop des

Lieferanten) erzeugt wird, sondern durch

das e-Procurement-System, das den

Beleg direkt im ERP-System generieren

E-PROCUREMENT

kann. Damit stehen die Bestelldaten auch

für Folgeprozesse wie dem Wareneingang

zur Verfügung.

Mit der gestiegenen Kontrolle über den

Bestellprozeß gehen aber auch gestiegene

Kosten einher. Katalogserver und e-Procurement-System

bedeuten auch Lizenzkosten,

ein Applikationsprojekt, Betriebskosten

für die Systeme und nicht zuletzt

auch Aufwand für das Katalogdatenmanagement.

Reduzierung von Kosten und Komplexität

versprechen hier Marktplatzanbieter wie

cc-hubwoo oder simple system. Vereinfacht

ausgedrückt nehmen sie dem Kunden zumindest

das Hosting des Katalogservers

und, soweit es um das Erzeugen syntaktisch

korrekter Katalogdaten geht, auch

einen Teil der Kommunikation Richtung

Lieferant ab. Der Kunde spart damit

Hosting-Kosten und muß weniger IT Knowhow

vorrätig halten, zumal der Marktplatzbetreiber

als spezialisierter Anbieter

in den meisten Fällen ohnehin effizienter

sein dürfte. Auch hier gibt es aber neben

Licht auch Schatten.

INDUSTRIEBEDARF 10/2005 · 31

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Online Shop des Lieferanten für Auswahl von Produkten und Bestellung

Käuferseitiges eProcurement-System mit käuferseitiger Katalog-Engine

32 · INDUSTRIEBEDARF 10/2005

Pro Contra

Kein Integrationsprojekt mit Online Shop des Lieferanten erforderlich. Lieferant muß Erzeugung des kundenindividuellen Formats

für Artikeldaten zuverlässig beherrschen, ansonsten drohen

Probleme im Betrieb, z. B. Zeitverzug bei Katalogupdates

oder im Fall von unvollständigen oder falschen Artikeldaten

bei Auswahl und Bestellung der Produkte.

Vollständige Kontrolle über den Beschaffungsprozeß: Prüfung der Aufwand für die Prüfung der vom Lieferanten bereitgestellten

Lieferantenartikeldaten vor Einstellung in die Katalogengine möglich, Artikeldaten (syntaktische und inhaltliche Prüfung).

Freigabeworkflow im kundenseitigen Warenwirtschaftssystem

implementierbar.

Bedarfsträger benötigt keine Internetverbindung. Kosten für Implementierung und Betrieb des

e-Procurement-Systems und zusätzlich der Katalog-Engine.

Bestelldaten liegen (für Reporting, Kontierung, Wareneingang) Aufwand für Prüfung und Hosting (Bereitstellung von Speicher

im kundenseitigen Warenwirtschaftssystem vor. und Performance) von Lieferantenartikeldaten (Texte, Preise,

Multimedia-Informationen). Dieser Punkt fällt umso mehr ins

Gewicht, je mehr Artikel das Sortiment der Lieferanten umfaßt.

Online Shop mit OCI und Kunden-Backend-System

Kundenseitige Katalog-Engine ist nicht abgestimmt auf ge-

hostete Sortimente der Lieferanten, optimiertes Look & Feel oder

verschiedene Suchfunktionen, kein Sortiment-Katalogsuchbaum etc.

Pro Contra

Begrenzte Investitionskosten für Import der OpenTrans Dokumente Bedarfsträger muß sich beim Einsatz von mehreren Online

in das kundenseitige Warenwirtschaftssystem. Shops auch mit mehreren Oberflächen vertraut machen.

Keine Kosten für Implementierung und Betrieb eines Bedarfsträger benötigt Internetverbindung.

eigenen e-Procurement-Systems oder Katalog-Engine.

Kontrolle über den Beschaffungsprozeß: Freigabeworkflow Erfordert vertrauensvolles Verhältnis zum Lieferanten und

im kundenseitigen Warenwirtschaftssystem implementierbar. Lieferantenkompetenz, da die technische Kontrolle über in den

Shop eingestellte Artikel und Preise auf Lieferantenseite liegt.

Lieferant kennt sein Produktspektrum am besten und bietet eine

darauf abgestimmte Funktionalität (Look & Feel) in seinem Online Shop.

Bestelldaten liegen (für Reporting, Kontierung etc.)

im kundenseitigen Warenwirtschaftssystem vor.

OpenTrans als standardisiertes Format für die im Online Shop

selektierten Artikel.

Pro Contra

Keine Aufwände zur Integration mit dem eigenen Backend. Keine Abbildung der bestellten Artikel im Backend/Warenwirtschaftssystem

des Kunden, Bestellung wird erst zum

Zeitpunkt des Rechnungseingangs sichtbar.

Sofort verfügbar. Bedarfsträger muß sich beim Einsatz von mehreren Online

Shops auch mit mehreren Oberflächen vertraut machen.

Lieferant kennt sein Produktspektrum am besten und bietet eine Erfordert vertrauensvolles Verhältnis zum Lieferanten und

darauf abgestimmte Funktionalität (Look & Feel) in seinem Online Shop, Lieferantenkompetenz, da die technische Kontrolle über in den

beispielsweise Darstellung der Produkte und ihrer Attribute oder einen Shop eingestellte Artikel und Preise auf Lieferantenseite liegt.

gezielt aufgebauten Katalogsuchbaum.

Kein Aufwand für Prüfung und Hosting von Lieferantenartikeldaten Bedarfsträger benötigt eine Internetverbindung.

(Texte, Preise, Multimedia-Informationen).

Kein Aufwand für Prüfung und Hosting von Lieferantenartikeldaten

(Texte, Preise, Multimedia-Informationen). Lieferant muß Speicher

und Performance zur Verfügung stellen. Dieser Punkt fällt umso mehr

ins Gewicht, je mehr Artikel das Sortiment des Lieferanten umfaßt.

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Auch der Marktplatzanbieter arbeitet nicht

umsonst, und sind erstmal die wichtigsten

Lieferanten auf diesem Wege angebunden,

entsteht eine hohe Bindung an den Dienstleister.

Zwar finanziert sich dieser zunächst

einmal oft über Transaktions- und Jahresgebühren,

die meistens der Lieferant

trägt, aber auch diese Kosten spiegeln

sich letzten Endes in den Produktpreisen.

Gerade ein gutes halbes Jahr ist es beispielsweise

her, daß Ariba von heute auf

morgen zusätzliches Geld einsammeln

wollte und pro Kunden-Lieferanten-Beziehung,

die über das Ariba Supplier Network

abgewickelt wird, eine Jahresgebühr

von mehreren hundert Euro erhob. Ein

zusätzlicher Partner kann die Kommunikation

auch verkomplizieren, und auch

die Kosten für das e-Procurement-

System bleiben dem Kunden erhalten.

Optimale Kombination

aus Online Shop und

e-Procurement-System

Das aus Sicht des Autors optimale Verfahren

bietet eine Kombination aus e-Procurement-System

auf Kunden- und Online

Shop auf Lieferantenseite. Als Quasi-

Standard zur Direktverbindung zwischen

diesen Systemen hat sich die von

SAP entwickelte OCI-Schnittstelle (Open

Catalogue Interface) etabliert. Dabei kann

auf den Einsatz eines Katalogservers

verzichtet werden. Der Anwender startet

stattdessen den Bestellvorgang im e-Procurement-System

und verzweigt per Mausklick

auf den gewünschten Online Shop.

Dort füllt er seinen Warenkorb mit den

benötigten Artikeln und transportiert

diesen ebenfalls per Mausklick über die

OCI-Schnittstelle zurück in das Kundensystem.

Erst in diesem wird dann, evtl.

nach Durchlaufen eines Freigabeverfahrens,

die Bestellung ausgelöst.

uvex academy wird erste freie

Fortbildungsinstitution im Arbeitsschutz

Auf diese Weise werden mehrere Vorteile

kombiniert:

– Der Kunde behält die volle Kontrolle über

den Beschaffungsprozeß, spart aber

gleichzeitig die Kosten für das Kataloghosting.

– Der Lieferant trägt den Aufwand für den

kundenspezifischen Online Shop, dafür

fallen aber keine Marktplatzgebühren an.

– Zudem bleibt die direkte Kommunikation

zwischen Kunde und Lieferant

erhalten und letzterer kann sehr schnell

auf vom Kunden gewünschte Sortimentsanpassungen

reagieren, da er direkten

Zugriff auf das System hat. Das wiederum

ist wichtig für die Akzeptanz des

ganzen Systems bei den Bedarfsträgern.

Werden diese gezwungen, am System

vorbei Faxbestellungen für Artikel abzusetzen,

weil diese online nicht oder

nicht schnell genug zur Verfügung

stehen, wird das ganze System unterminiert.

Auch bei diesem Ansatz bleiben Nachteile

erhalten, denn der Endanwender arbeitet

wiederum mit verschiedenen Shopoberflächen

und auch die Kosten für das

e-Procurement-System bleiben erhalten.

Insgesamt entsteht aber eine bzgl. Kosten

und Flexibilität für beide Seiten sehr

attraktive Kombination, die sich wachsender

Beliebtheit erfreut.

Schien der Markt für Online Beschaffungsverfahren

in den letzten Jahren

weitestgehend ausgereift zu sein, gibt es

neuerdings Entwicklungen, die die OCI-

Variante auch für kleinere Firmen attraktiv

machen.

Mit der Integration der OCI-Logik direkt

in das ERP-System kann, unter weitestgehender

Beibehaltung der Vorteile,

auf den Einsatz eines separaten e-

Procurement-Systems verzichtet werden.

�

Fachkräfte für Arbeitssicherheit sind durch das Arbeitssicherheitsgesetz zur regelmäßigen

Fort- und Weiterbildung verpflichtet. Zum 1. Juli 2005 hat der Verband Deutscher

Sicherheitsingenieure e. V. (VDSI) mit der Einführung des VDSI-Weiterbildungsnachweises

erstmalig Standards für die gesetzlich vorgeschriebene Fortbildung gesetzt.

Mit den anerkannten Seminaren „Laserschutzbeauftragter (LB) für technische Applikationen“

und „Industrieller Augenschutz“ startet die uvex academy, das Fort- und Weiterbildungszentrum

der Uvex Arbeitsschutz GmbH in Fürth, ab Herbst 2005 sein anwendungsorientiertes

Weiterbildungsangebot rund um Persönliche Schutzausrüstung und

Arbeitssicherheit erweitern.

Das Themenangebot der uvex academy wird weitere Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen

in den Bereichen Augenschutz, Laserschutz, Gehörschutz, Handschutz, Schutzbekleidung,

Fußschutz und Arbeitssicherheitsmanagement sowie Beratungsangebote

für Arbeitsplatzanalysen und -bewertungen umfassen. Ausführliche Informationen über

die uvex academy und das Seminarangebot finden Sie unter www.uvex-academy.de.

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