Studiensammlung Nr. 7 - Prisma Fachhandels AG
Studiensammlung Nr. 7 - Prisma Fachhandels AG
Studiensammlung Nr. 7 - Prisma Fachhandels AG
Verwandeln Sie Ihre PDFs in ePaper und steigern Sie Ihre Umsätze!
Nutzen Sie SEO-optimierte ePaper, starke Backlinks und multimediale Inhalte, um Ihre Produkte professionell zu präsentieren und Ihre Reichweite signifikant zu maximieren.
<strong>Studiensammlung</strong><br />
Ausgabe 7<br />
Im Einkauf steckt der Gewinn<br />
Eine<br />
Gemeinschaft<br />
setzt<br />
Zeichen<br />
Schutzgebühr: € 10,-
Seite 2<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Themen in dieser Ausgabe<br />
Einleitung Seite 3<br />
Begriffserläuterung Seite 4<br />
Der moderne Einkäufer Seite 5-6<br />
Bereiche der Einkaufsverhandlungen Seite 7-8<br />
Die einzelnen Arbeitsschritte Seite 9-10<br />
Kennzahlen für Ihre Einkaufsabteilung Seite 11-12<br />
Lieferantenmanagement Seite 13<br />
Jahresgespräche Seite 14-15<br />
Was Ihr Einkauf kostet Seite 16-17<br />
Ihre Bestandsführung Seite 18<br />
Was sind Rabatte wert? Seite 19<br />
Checklisten Seite 20-23<br />
Schlussgedanke Seite 24
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Seite 3<br />
Kopf oder Bauch? - Wer bestimmt<br />
den Einkauf?<br />
Der Einkauf ist eine Schaltzentrale<br />
des Unternehmens<br />
und erheblich am Erfolg<br />
beteiligt. Die Auswahl der<br />
richtigen Lieferanten für die<br />
richtigen Produkte zum richtigen<br />
Zeitpunkt ist in der<br />
Branche zum strategischen<br />
Erfolgsfaktor geworden. Es<br />
ist das Beschaffungsmarketing<br />
und nicht das traditionelle<br />
Einkaufsritual, das<br />
zusätzliche Erträge im<br />
Papier-, Büro- und Schreibwarenfachhandel<br />
schafft.<br />
"Im Einkauf liegt der Segen"<br />
heißt es. Gemeint ist: „Im<br />
Einkaufspreis“. Was der<br />
Handel auf der Beschaffungsseite<br />
falsch macht,<br />
kann er im Verkauf über<br />
Beratung, Service und Preis<br />
nur schwer kompensieren.<br />
Für den Einzelhändler, der<br />
Die aktuelle Situation in der<br />
Wirtschaft stellt höchste Anforderungen<br />
an den Einkauf.<br />
Die Kostenreduzierungsvorgaben<br />
des Marktes<br />
werden immer anspruchsvoller.<br />
Der moderne Einkauf<br />
wird immer mehr zum<br />
Mittler der verschiedenen<br />
Interessengruppen (Sortimentspolitik,<br />
Preisgestaltung,<br />
Logistik, Management,<br />
Lieferanten). Der<br />
Einkauf hat immer mehr<br />
nur eine erste Groborientierung<br />
bei der Lieferantenwahl<br />
möchte und grundlegende<br />
Erfolgssicherheit anstrebt,<br />
gilt: Setze auf stabil<br />
wachsende Lieferanten, die<br />
Kernkompetenzen haben –<br />
beziehungsweise pflegen –<br />
und die daraus zur richtigen<br />
Zeit auch Trends und echte<br />
Produktinnovationen generieren<br />
können.<br />
Der Blick in die vergangene<br />
Entwicklung eines Lieferanten<br />
ist ein Anhaltspunkt<br />
für dessen Erfolgsbeitrag<br />
als Absatzmittler in der<br />
Zukunft. Falsch verstandene<br />
Treue gegenüber sich<br />
signifikant zurückentwickelnden<br />
Lieferanten wird<br />
nicht belohnt. Einzelhändler<br />
wachsen nur mit zukunftsträchtigen<br />
Lieferantenleistungen.<br />
Wer mit allen Bräuten tanzt,<br />
betreibt keine solide<br />
Familienpolitik, kann nicht<br />
auf stabilen Qualitätsfundamenten<br />
gründen, muss<br />
immer lauter seine<br />
(Handels-)Treue bekunden,<br />
verliert an Glaubwürdigkeit,<br />
wird zum Gehetzten und<br />
muss sich ständig rechtfertigen.<br />
Lieferanten mit zu vielen<br />
Produktlinien, einem zu<br />
tiefen und zu breiten Programm<br />
leiden an Glaubwürdigkeit,<br />
dies auch wirklich<br />
kompetent zu leisten.<br />
Sie können ihre Kompetenz<br />
nur darstellen, wenn sie auf<br />
überragende Ressourcen<br />
zurückgreifen und strategische<br />
Flexibilität als Erfolgsfaktor<br />
nachhaltig realisieren<br />
können.<br />
maßgeblichen Anteil am<br />
Unternehmensergebnis. In<br />
Zeiten der Ertragsnotwendigkeit<br />
entscheidet oft der<br />
professionellere Einkauf<br />
über Erfolg und Misserfolg<br />
eines Unternehmens.<br />
Kostenreduzierung<br />
Sortimentspolitik<br />
Rohertrag<br />
Professioneller<br />
Einkauf<br />
Preisgestaltung<br />
Ergebnis<br />
Logistik und Marken
Seite 4<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Begriffserläuterung<br />
Lagerumschlagshäufigkeit<br />
(LUG)<br />
Die Lagerumschlagshäufigkeit<br />
gibt an, wie oft sich<br />
das im Lager gebundene<br />
Kapital innerhalb eines bestimmten<br />
Zeitraumes umschlägt.<br />
Je nachdem welche<br />
Preise (Einkaufspreise/<br />
EKP, Verkaufspreise/VKP)<br />
und welche Bezugsgrößen<br />
(Wareneinsatz oder Umsatz)<br />
angesetzt werden,<br />
ermittelt sich daraus die<br />
Lagerumschlagshäufigkeit.<br />
Brutto-Einkauf / Netto-<br />
Einkauf / Netto-Netto-<br />
Einkauf<br />
Der Brutto-Einkauf ist der<br />
Einkaufspreis oder der<br />
Listenpreis ohne Abzug von<br />
Vergütungen.<br />
Der Netto-Einkauf ist der<br />
Brutto-Einkauf minus aller<br />
gewährten Rabatte.<br />
Der Netto-Netto-Einkauf ist<br />
der Netto-Einkauf minus<br />
Skonto und anderer auf den<br />
Netto-Einkauf gewährten<br />
Vergütungen.<br />
Kalkulationsfaktor<br />
oder auch Aufschlagsfaktor<br />
genannt, ist die Größe, mit<br />
welcher der Einkaufspreis<br />
multipliziert werden muss,<br />
um den Verkaufspreis zu<br />
ermitteln.<br />
Einkaufspreis x Kalkulationsfaktor<br />
= Verkaufspreis.<br />
oder<br />
Verkaufspreis<br />
Einkaufspreis = Kalkulationsfaktor<br />
Zwei Gewinner Strategie<br />
Warum muss in Einkaufsverhandlungen<br />
immer nur<br />
einer gewinnen? Beide<br />
Verhandlungspartner wollen<br />
gemeinsam das optimale<br />
Marktziel erreichen. Daher<br />
sollte auch die Zielvorgabe<br />
lauten, dass dabei beide<br />
gewinnen. Wichtig ist, dass<br />
beide Partner auch ein<br />
gemeinsames Ziel haben;<br />
ansonsten ist eine Zwei-<br />
Gewinner-Strategie nicht<br />
möglich.<br />
Einkaufsvolumen<br />
Der Anteil des Einkaufsvolumens<br />
zeigt Ihnen den<br />
Anteil von Wareneinsatz<br />
zum Umsatz. Liegt dieser<br />
Anteil über 75 %, so ist der<br />
Einkauf gefordert, sich um<br />
die Gewinnspanne zu kümmern.<br />
Je nach Sortimentsstruktur<br />
kann dieser Anteil<br />
bei Top-Unternehmen im<br />
Bereich von 60 bis 50<br />
Prozent liegen.<br />
Lagerquote<br />
Der durchschnittliche<br />
Lagerbestand wird ins Verhältnis<br />
zum Umsatz gesetzt<br />
und zeigt an, ob das Lager<br />
zu groß ist.<br />
Formel:<br />
Durchschnittlicher Lagerbestand<br />
durch Umsatz x<br />
100 = Lagerquote in %.<br />
Lagerhaltungskostensatz<br />
Dieser Wert zeigt an, wie<br />
viel jeder im Lager gebundene<br />
Euro zusätzlich kostet.<br />
Formel:<br />
Lagerkosten durch Lagerbestand<br />
x 100 = Lagerhaltungskostensatz<br />
in %.<br />
Einkaufsgemeinkostenquote<br />
Diese lässt erkennen, ob<br />
der Einkauf rentabel arbeitet.<br />
Liegt der Prozentsatz<br />
über 7 %, entstehen im<br />
Einkauf zu hohe Zusatzkosten.<br />
Formel:<br />
Kosten des Einkaufs (Personal,<br />
EDV, Raum, AfA )<br />
durch das Jahreseinkaufsvolumen<br />
x 100 = Einkaufsgemeinkostenquote<br />
in %.<br />
Einkaufs-Standardwerte<br />
Die Kennwerte Rohertrags-<br />
Spanne, Lagerumschlag,<br />
Bestellkosten, Anteil der<br />
Kleinbestellungen an Gesamtbestellungen,<br />
Lieferquote,<br />
Frachtkostenanteil<br />
und Anzahl Bestellungen<br />
pro Einkäufer sind Standardwerte<br />
und sicherlich<br />
täglich im Einsatz.
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 5<br />
Der moderne zeitgerechte Einkäufer<br />
Schlüsselqualifikationen<br />
Zusammengefasst kann<br />
man heute sagen: Der<br />
moderne zeitgerechte<br />
Einkäufer ist System-<br />
Sortimenter mit Deckungsbeitragsverantwortung.<br />
Lassen Sie uns diese<br />
Definition einmal näher<br />
betrachten:<br />
Der System-Sortimenter<br />
weist auf die Notwendigkeit<br />
hin, nicht Artikelbeschaffer<br />
zu sein, sondern Sortimente<br />
verkaufbar zu machen und<br />
nicht nur Artikel anzubieten.<br />
Das Ziel lautet: Sortimentsführerschaft!<br />
Deckungsbeitragsverantwortung<br />
muss sich in Kostenführerschaft<br />
zeigen, indem eine<br />
nachhaltige Verbesserung<br />
der Produktivität (Kapitalbindung,<br />
Rohertrag, Verfügbarkeit<br />
) erreicht wird.<br />
Weil sich auf Dauer nur<br />
Unternehmen behaupten<br />
werden, die in der Lage<br />
sind, das Geschäft unter<br />
Aspekten der Sortimentsund<br />
Kostenführerschaft zu<br />
betreiben. Der momentane<br />
Leistungsschwerpunkt liegt<br />
je nach Unternehmen entweder<br />
im einen oder anderen<br />
Bereich. Ganz gleich<br />
mit welchem Bereich Sie<br />
beginnen wollen: Sie<br />
müssen in beiden<br />
Bereichen zu den führenden<br />
Einkäufern in Ihrem<br />
Absatzgebiet gehören.<br />
Was tun wir heute und zu<br />
was wollen wir uns morgen<br />
bekennen? Bisher benutzen<br />
wir (zumindest der größte<br />
Teil unserer Branche) die<br />
Bezeichnung „Einkauf“.<br />
Doch es reicht heute nicht<br />
mehr aus, sich nur mit<br />
„Einkauf“ zu beschäftigen,<br />
es wird mittlerweile mehr<br />
gefordert. Das Schlagwort<br />
lautet: Beschaffungsmarketing.<br />
Doch wer kann uns<br />
"Beschaffungsmarketing"<br />
liefern? Der Marketing-<br />
Experte? Der Industrievertreter?<br />
Nein. Wer kümmert<br />
sich um die Ganzheitlichkeit?<br />
Idealerweise ist es<br />
der Unternehmer selbst,<br />
solange er den Gesamtüberblick<br />
behält.<br />
Das Beschaffungsmarketing<br />
beinhaltet eigentlich alle<br />
Bereiche, innerbetrieblich<br />
wie außerbetrieblich, ist<br />
Basis der Kommunikation<br />
und sofern diese an die<br />
Öffentlichkeit (zum Konsumenten)<br />
drängt, ein gutes<br />
Instrument, zielgruppenadäquate<br />
Märkte zu gewinnen.<br />
Und wenn alle Daten von<br />
Einkauf, Marktforschung,<br />
Öffentlichkeitsarbeit und<br />
Absatz beim Einsatz von<br />
Beschaffungsmarketing<br />
berücksichtigt werden,<br />
spüren Sie den Hauch von<br />
„Ganzheitlichem Beschaffungsmarketing“.<br />
Nur: Neue Begriffe bringen<br />
keine besseren Resultate –<br />
es ist das neue Denken und<br />
das Handeln, das allein<br />
Veränderung bewirken<br />
kann.<br />
Wenn der Erfolg sich einstellt,<br />
herrscht im satten<br />
Unternehmen rundum<br />
Ruhe. Doch zieht er sich<br />
zurück, erhebt alle Welt<br />
sofort großes Geschrei,<br />
sucht Schuldige. Das ist<br />
menschliche Wesensart.<br />
So ist auch der Ertragsrückgang<br />
Beginn für aufflammenden<br />
Unmut von Chef<br />
oder Abteilungsleiter und es<br />
kommt zu Schuldzuweisungen.<br />
Werden dann noch<br />
Artikel zu „firmentreuen<br />
Begleitern“ und die Verfügbarkeit<br />
sinkt, ist der Einkauf<br />
schnell der Schuldige.<br />
Dann heißt es sofort<br />
„Bessere Einkaufspreise<br />
müssen her“. Der Kern des<br />
Problems ist jedoch, dass<br />
Sortiments- und Kostenführerschaft<br />
nicht mehr<br />
gegeben sind.<br />
Der Einkäufer<br />
als Akteur im<br />
Handel:<br />
Er ist<br />
Manager,<br />
Stratege, ein<br />
Alleskönner.<br />
Er ist aber<br />
auch<br />
Zahlenmensch,<br />
Glücksspieler,<br />
einsamer<br />
Einzelkämpfer.<br />
Was macht<br />
den Job des<br />
Einkäufers in<br />
der bürowirtschaftlichen<br />
Branche so<br />
attraktiv?<br />
Er ist der<br />
Motor des<br />
Ganzen.
Seite 6<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Der moderne zeitgerechte Einkäufer<br />
Einkauf<br />
und<br />
Verkauf<br />
haben die<br />
gleichen<br />
Ziele.<br />
Früher, da war alles ganz<br />
einfach und alles ganz<br />
anders. Da ließ man den<br />
Lieferanten kommen, handelte<br />
ihn im Preis herunter<br />
und dann kaufte man –<br />
oder man kaufte auch nicht.<br />
Meistens kaufte man. Damit<br />
war der Job des Einkäufers<br />
erledigt.<br />
Heute dagegen haben wir<br />
ein komplexes Beschaffungssystem,<br />
eine umfassende<br />
Informationsstruktur<br />
und eine ganz<br />
konkrete Planung. Da muss<br />
der Einkäufer Supermann/<br />
-frau sein, mit hohem analytischen<br />
und Kreativ-<br />
Vermögen, mit der Bereitschaft,<br />
planerisch tätig zu<br />
werden und mit dem<br />
Feeling für die Entwicklung<br />
des Marktes. Er braucht<br />
gute Kontakte zu den<br />
Lieferanten, mit ständigem<br />
Blick auf die Konkurrenz. Er<br />
muss gleichzeitig Merchandiser,<br />
Werbe- und Verkaufsprofi<br />
sein, immer das Ziel<br />
vor Augen, dem Unternehmen<br />
eine Sonderstellung<br />
am Markt zu schaffen.<br />
Wie gesagt: Er muss<br />
Supermann/-frau sein.<br />
Seine Aufgabe ist es, die<br />
Beschaffungsprobleme des<br />
Handels verkaufsorientiert<br />
zu lösen. Damit sitzt er an<br />
der Schnittstelle zwischen<br />
Hersteller und Verkauf. Er<br />
entscheidet, was gekauft<br />
wird und was am Ende im<br />
Laden dem Verbraucher<br />
angeboten wird. Er beeinflusst<br />
mit seinen Entscheidungen<br />
aber auch ganz<br />
wesentlich Erfolg und Misserfolg<br />
des Unternehmens.<br />
Denn beschafft er nicht,<br />
was die Kunden wünschen<br />
und wie es die Kunden<br />
wünschen, wird sein Unternehmen<br />
nichts oder nur<br />
wenig verkaufen können.<br />
Dass die Messlatte gerne<br />
hoch gelegt wird, verwundert<br />
nicht. Doch um die<br />
Messlatte zu überspringen,<br />
müssen alle Bereiche der<br />
Handlungskompetenz<br />
ständig überprüft und ergänzt<br />
bzw. erneuert werden.<br />
Der Erfolgsdruck wird weiter<br />
zunehmen! Der bürowirtschaftliche<br />
Markt reagiert<br />
heute weniger fehlertolerant<br />
als früher. Wer sich<br />
im Einkauf über mehrere<br />
Monate hinweg grobe<br />
Schnitzer leistet, ist schnell<br />
draußen. Nochmals: Der<br />
Erfolgsdruck steigt. Das<br />
Flop-Risiko aber auch.<br />
Versagt hat der Einkauf,<br />
wenn er vom Falschen<br />
zuviel oder vom Richtigen<br />
zu wenig eingekauft hat.<br />
Wann ist ein Einkäufer<br />
erfolgreich? Doch nur dann,<br />
wenn er den Kunden das<br />
bieten kann, was sie<br />
suchen und wenn sie mit<br />
gutem Gefühl und vollen<br />
Einkaufstaschen den Laden<br />
verlassen. Der Erfolg eines<br />
Einkäufers zeigt sich also<br />
im Verkauf. Somit sind<br />
Verkaufsstile und Erfolgsfaktoren<br />
für Einkauf und<br />
Verkauf gleich wichtig.<br />
Die besondere Schwierigkeit<br />
besteht darin, dass der<br />
Einkäufer kaum Einfluss auf<br />
den Verkauf nehmen kann.<br />
Er muss das, was er sich<br />
beim Ordern gedacht hat,<br />
erst einmal dem Verkauf<br />
vermitteln. Der kann das<br />
gut finden oder auch nicht.<br />
Hierbei sind die geeigneten<br />
Verkaufsstile in Abhängigkeit<br />
von Produkten und<br />
Märkten für beide verbindlich.
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 7<br />
Die Bereiche der Einkaufsverhandlungen<br />
Nachfolgend ein praktisches Modell, welches Ihnen bei der Vorbereitung und in<br />
Gesprächen hilft:<br />
Verhandlungen zu führen, ist keine einfache Angelegenheit. Genau dieser Aspekt macht<br />
Verhandlungen abwechslungsreich und spannend zugleich. Bei Ihnen haben die Ziele der<br />
Firma die höchste Priorität, gleichzeitig müssen beide Verhandlungsparteien aber aufeinander<br />
zugehen, die Gedanken und Gefühle des anderen richtig interpretieren. Dieses<br />
Model soll Ihnen zeigen, in welchen Bereichen sich die Verhandlung abspielt. Dabei ist<br />
kein Bereich wirklich autonom, alle sind untereinander verstrickt.<br />
1. Bereich – Die Person: Wir meinen die Privatperson. Wo ist die Privatperson, wenn Sie beruflich<br />
unterwegs sind? Wird die Privatperson an der Firmengarderobe abgegeben? Wer dies versucht,<br />
kann nur scheitern. Ein Funktionsträger ist auch immer zugleich menschlich. Eine Maskerade hinter<br />
der man sich verstecken muss, ist nicht vonnöten. Persönliche Einstellungen und Meinungen zu<br />
jedem Bereich gehören auch in die Berufswelt. Der oft in der Beginnphase entstehende Smalltalk<br />
basiert fast immer auf der persönlichen Ebene. Eine Verhandlung findet nicht nur zwischen Firmen<br />
statt, sondern auch zwischen Menschen.<br />
2. Bereich – Das Geschäftliche: Sie stehen in der Funktion des Einkäufers. Sie werden dafür bezahlt,<br />
die Einkaufsziele der Firma zu erreichen. Sie halten Ihren Maßstab an die Leistungen Ihrer<br />
Lieferanten. Ein rein menschlich gutes Verhältnis reicht nicht aus, um gute Verhandlungen zu<br />
führen. Ihre persönlichen und auch beruflichen Ziele müssen hier mit einfließen.<br />
3. Bereich – Das Bauchgefühl: Das Bauchgefühl ist eng mit dem Bereich 1 "Die Person" verstrickt.<br />
Das Bauchgefühl stellt einen Kompass für das "Richtige" dar. Forscher bestätigen immer<br />
wieder, dass sich Frauen mit diesem Bereich weitaus mehr beschäftigen als die Männer. Ein Verkäufer,<br />
der sowohl Menschenkenntnis als auch ein Händchen für praktische Psychologie besitzt,<br />
wird schnell erkennen, in welcher Gemütslage Sie sich befinden und wie er darauf reagieren muss.<br />
Ist der Verkäufer selbstsicher oder gibt er dies nur vor? Damit Sie dies einschätzen können, sollten<br />
Sie genau beobachten. Achten Sie darauf, dass Sie sich bei dem Gespräch wohl fühlen können.<br />
Dies entspannt den Geist und steigert die Aufmerksamkeit gegenüber dem Verkäufer. An diesem<br />
Punkt entscheidet sich, ob Sie einen Verkäufer sympathisch finden oder nicht; der erste Eindruck<br />
zählt.<br />
4. Bereich – Der Kopf: Dieser ist eindeutig für Sach- und Inhaltsprobleme zuständig. Der so<br />
genannte Verstand dominiert. Auf der Verstandsebene können die schnellsten Konflikte entstehen,<br />
da jede Partei das Beste für sich herauszuholen versucht. Sollten Sie versuchen, nur auf dieser<br />
Ebene Verhandlungen zu führen, werden Sie Rückschläge erleiden. Ohne die Gefühlsebene lässt<br />
sich kein Vertrauen aufbauen.<br />
5. Bereich – Die Psychologie: Dieser Wissenschaftszweig stellt das Bindeglied zwischen der<br />
Person und dem Bauchgefühl dar. Sie erklärt unsere Verhaltensmuster, sowohl privat als auch geschäftlich.<br />
Besonders interessant ist die Kommunikations- und Individualpsychologie. Unsere<br />
Psyche entscheidet darüber, ob wir aktiv oder passiv agieren, wie wir mit Fehlern und Erfolgen umgehen.<br />
Für jedes Verhalten gibt es einen Grund, auch dann, wenn dieser nicht sofort erkennbar ist.<br />
6. Bereich – Die Strategie: Ein strategisches Vorgehen in Verhandlungen können Sie mit den<br />
Begriffen Planung, Überlegungen und Absichten übersetzen. Von den in Ihrem Kopf geplanten<br />
Aktionen erhoffen Sie Erfolg. Sie nutzen eine Strategie, verlassen sich nicht nur auf Ihren Bauch.<br />
Verhandlungen sind zu wichtig, um es sich leisten zu können, auf die Strategie zu verzichten.<br />
7. Bereich – Das Verhalten: Der Mensch handelt nicht nur aus Instinkten und Gefühlen. Der Verstand<br />
gestattet uns, diese beiden Muster zu reflektieren und zu variieren. Wir besitzen einen Willen<br />
und können Instinkten entgegenwirken. Wenn dem Verkäufer etwas beleidigendes herausrutscht,<br />
so müssen Sie nicht gleich beleidigend Kontra geben, sondern können nach Überlegung auch<br />
anders reagieren. „Höfliche Reaktionen“ auf einen solchen Ausrutscher wären etwa „Wie darf ich<br />
das verstehen?“ oder aber „Mich interessiert, wie andere Kunden auf diesen Spruch reagieren“.<br />
Unbewusste Verhaltensmuster „reagieren“ meist schneller als der Verstand. Selbstbeherrschung<br />
kann man trainieren.<br />
8. Bereich – Die Argumente: Wie beim Geschäftlichen geht es hier um die Zahlen & Fakten, die<br />
dem anderen präsentiert werden, um sich möglichst überzeugend darzustellen. Der größte Nutzen<br />
Ihrer Argumente ist der, dass der Verkäufer die gemachten Zugeständnisse auch seiner Firma verkaufen<br />
kann. Somit nehmen Sie mit gut durchdachten Argumenten Ihrem Verkäufer auch etwas<br />
Arbeit ab.
Seite 8<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Die Taktiken bei Einkaufs-<br />
Verhandlungen<br />
Taktik 1 – Seien Sie aktiv: Der Aktive führt und gewinnt auch. In fast allen Fällen ist es<br />
ratsam, das Ruder zu übernehmen und die Verhandlungen zu führen. Ihre Mittel zu<br />
agieren bestehen in Forderungen, Fragen, Präsentationen, Argumentationen oder auch in<br />
Schweigen. Besonders immer wiederholte Forderungen erzeugen beim Verhandlungspartner<br />
häufig ein Unsicherheitsgefühl. Eine Unsicherheit führt zur Defensive. Sie können<br />
diese Defensive des Verkäufers auch durch geschicktes und selbstbewusstes Schweigen<br />
forcieren. Durch selbstbewusstes Schweigen wird der Verkäufer verunsichert versuchen,<br />
im Gespräch auf Sie einzulenken.<br />
Taktik 2 – Mut zeigen: Den Mutigen gehört die Welt. Harmoniebestreben und Ängstlichkeit<br />
werden oft mit Niederlagen „belohnt“. Konflikte sollten Ihnen keineswegs unangenehm<br />
sein. Sehen Sie eine Verhandlung wie einen kleinen Boxkampf, in dem Sie Ihren<br />
„Gegner“ auch mal in der Ecke festnageln können. Aber wie auch im Boxkampf sollten<br />
Sie Regeln beachten und keine Tiefschläge ansetzen.<br />
Taktik 3 – Psychologie nutzen: Sollte sich ein Partner nicht wohl fühlen, so wird er versuchen,<br />
das Gespräch schneller hinter sich zu bringen. Dabei wird er wegen des psychologischen<br />
Fluchtmechanismus gerne ein Zugeständnis mehr machen. Sollten Sie merken,<br />
dass Ihr Verkäufer sich nicht wohl fühlt, können Sie dies nutzen, indem Sie beginnen, das<br />
Gespräch in die Länge zu ziehen.<br />
Taktik 4 – Argumente: Für jedes Pro gibt es mindestens ein Kontra. Aber hier wird jedes<br />
Pro nicht jedem Kontra gegenübergestellt. Vielmehr müssen Käufer oder Verkäufer für<br />
sich entscheiden, welches Argument wirklich Gewicht hat. Sollte einer der Verhandlungsteilnehmer<br />
ein Argument für sich nicht zutreffend oder wichtig empfinden, hat es in der<br />
Argumentation keinen Einfluss mehr.<br />
Taktik 5 – Lob & Anerkennung: Diese Art der Verhandlung funktioniert genauso gut wie<br />
Taktik 3. Denn die meisten Menschen sind nicht nur ängstlich und wollen unangenehmen<br />
Situationen entkommen, sondern suchen auch Anerkennung und Aufmerksamkeit. Geben<br />
Sie Ihrem Verkäufer wonach er sich sehnt, bereiten Sie ihm durch Lob & Anerkennung<br />
Freude. Die entstehenden positiven Gefühle lassen den Verkäufer abschweifen, senken<br />
die Aufmerksamkeit Ihnen gegenüber und er beginnt Sie zu unterschätzen. Resultat<br />
daraus ist wachsende Nachlässigkeit, die wiederum in Zugeständnissen münden kann,<br />
die einem so aufgeschlossenen Kunden gerne gemacht werden. Der Nachteil bei dieser<br />
Taktik ist, dass der Verkäufer das Gespräch stark dominiert. Sollten Sie bemerken, dass<br />
dies passiert, wechseln Sie die Taktik.<br />
Niemals<br />
geschlossene<br />
Fragen bei<br />
Verhandlungen<br />
stellen<br />
Wandeln Sie geschlossene in offene Fragen um!<br />
Bei Ihrer Gesprächsführung und den Verhandlungstaktiken sollten Sie grundsätzlich<br />
offene Fragen stellen. Verwenden Sie niemals geschlossene Fragen.<br />
Geschlossen<br />
• Gibt es Staffelpreise?<br />
• Läßt sich die Sendung gut lagern?<br />
• Haben Sie gute Erfahrungen damit?<br />
• Können wir einige Teile zum Test<br />
haben?<br />
• Gibt es da auch keine Probleme?<br />
Offen<br />
• Welche Staffelpreise gibt es?<br />
• Wie läßt sich die Sendung lagern?<br />
• Welche Erfahrungen haben Sie damit?<br />
• Welche Teile können wir zum Test<br />
haben?<br />
• Wie verhalten Sie sich bei Problemen?
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 9<br />
Die einzelnen Arbeitsschritte<br />
Für ein optimales Einkaufsergebnis ist die Einhaltung von Arbeitsschritten sinnvoll. Die<br />
Grundlagen für die Arbeitsschritte finden sich in der Grundlagenerläuterung wieder. Jedes<br />
einzelne Feld hat seine Bedeutung und sollte seine Beachtung finden.<br />
Grundlagenerläuterung<br />
Strategieformulierung<br />
• Markt- und Kundenkonzept<br />
• Qualitätsaudit, Verkaufskonzeption,<br />
Mehrjahresplanung<br />
• Anpassung der Vertriebs- und Marketingpläne<br />
• ABC-Analyse von Lieferanten und<br />
Warengruppen<br />
• Wertschöpfungskette inkl. Partner<br />
• Beurteilung der Geschäftskonzept-<br />
Varianten<br />
Aktionsprogramme<br />
• Ausarbeiten der Aktionsprogramme<br />
• Innovationskonzept, Marktkonzept,<br />
Markenpositionierung<br />
• Definition der Serviceleistungen<br />
Markt und Umfeld<br />
• Positionierung des Reifegrads des<br />
Unternehmens<br />
• Festlegung der Profilierungsfelder nach<br />
Wettbewerbsfaktoren<br />
• Definition der Prioritäten und Handlungsfelder<br />
Ressourcen<br />
• Detailplanung von Markt, Sortiment,<br />
Personal, Lieferanten & Partnern, Kapital<br />
• Erstellen der Verkaufsfelder und<br />
Marketingmaßnahmen<br />
• Umgang mit Ressourcenengpässen<br />
Auf das Erarbeiten der Grundlagen folgt der nächste Arbeitsschritt: „Die reine Beschaffung“.<br />
Diese teilt sich auf in strategische und operative Beschaffung. Die operative Beschaffung<br />
orientiert sich an Bestellrhythmus, Mindestmengenbestand und optimaler<br />
Bestellmenge, an Wareneingangs- und Warenpflegerhythmus sowie an Bezahlungsmodalitäten.<br />
Die strategische Beschaffung beschäftigt sich in erster Linie mit dem<br />
Lieferantenmanagement, also der ABC-Analyse der Lieferanten und deren Aufbau, sowie<br />
mit Rahmenverträgen (Sonderrabatte, Boni, Lieferkonditionen), Sortimentspolitik und<br />
Kennzahlen wie Lagerumschlag und Kapitaleinsatz. Insbesondere der Kapitaleinsatz ist<br />
in der heutigen Handelslandschaft von großer Bedeutung.<br />
Wichtig ist nicht der Geldbesitz, sondern der Anteil der Eigenkapitalquote sowie die Laufzeit<br />
der langfristigen Finanzierungen. Die Einkaufskräfte des <strong>Fachhandels</strong> beschäftigen<br />
sich zu wenig mit den Finanzierungsvarianten und den Möglichkeiten der Liquiditätssteuerung.<br />
Den Zusammenhang zwischen Lagerumschlagsgeschwindigkeit (LUG) und Kapitalbindung<br />
zeigt Ihnen folgende Grafik:<br />
Umsatz p.a. 1,2 Mio. € 1,2 Mio. € 1,2 Mio. €<br />
LUG 3 6 12<br />
Durchschnittslager (50 % Rohertrag) 200.000,-€ 100.000,- € 50.000,- €<br />
Zahlungsziel der Lieferanten 3 x 30 Tage 6 x 30 Tage 12 x 30 Tage<br />
Zeitraum der Zinsbelastung 9 Monate 6 Monate 0 Monate<br />
durchschnittl. gebundene Liquidität 150.000,- € 50.000,- € -,-<br />
Zinsbelastung Zinssatz 10 % p.a. 15.000,- € 5.000,- € -,-
Seite 10<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Arbeitsschritte<br />
Strategische Beschaffung – Kennzahlen<br />
Eine Untersuchung zur Wertigkeit im<br />
Lieferantenmanagement hat folgende Aussagen<br />
in einer Prioritätenliste erfasst. Wie<br />
Sie sehen, ist den meisten der Umsatz<br />
wichtiger als Kapitaleinsatz, Bestellrhythmus<br />
oder Zahlungsziele.<br />
Betrachtet man die vorherige Grafik, so<br />
muss sich an der Wertigkeitsskala noch<br />
einiges ändern. Umsatz- und Konditionspolitik<br />
sind wichtig, jedoch können beide<br />
Faktoren mit anderen Instrumenten ausgeglichen<br />
werden.<br />
Wurde die Grundlagenarbeit berücksichtigt und die strategische und operative Beschaffung<br />
mit ihren ABC-Analysen und Kennzahlen vorbereitet, so sind diese Werte mit der<br />
eigentlichen Zielsetzung des Unternehmens in Einklang zu bringen.<br />
Ziele<br />
Zielinformationssystem:<br />
• Rohertragsoptimierung - durch Rabattkorrektur, Zusatzbonus oder Steigerungsbonus,<br />
Nettopreise für einzelne Eckartikel, Zweitmarkenartikelbezug, etc.<br />
• Logistikvereinbarung - durch Preisauszeichnung, Regalpflege, Bestellrhythmus, Warenkommission,<br />
Warenumtauschgarantie etc.<br />
• Werbeunterstützung - Verteilproben, Give aways, Prospekte, individuell zu gestaltende<br />
Handzettel, Themenplakate, Anzeigenrahmen, Werbekostenzuschuss, Verpackungsmaterial,<br />
Point of Sale-Unterstützung (Palettenstülper), Verteilkostenbeteiligung,<br />
Kundenzeitungsbeihilfe, Produkt-Zusatznutzen-Information etc.<br />
• Aktivitätenhilfe - Kundengewinnung, Verkaufsthemen, Verkaufskräfte zu bestimmten<br />
Verkaufszeiten, Adressenpotentiale, Kundenbindungsinstrumente, Alleinstellung bei<br />
Verkaufsschwerpunkten, Sonderverkaufsaktionen, Erstbelieferung bei Neuheiten etc.<br />
• Ertragsoptimierung - Mindermengenzuschlag entfällt, Lagerumschlagserhöhung (Ware<br />
in Kommission), Bezahlungsmodalitäten optimieren (Valuta, Skonto, usw.), Flächenmiete<br />
oder Regalkostenübernahme, Schulungskostenübernahme bzw. Schulungen,<br />
Warenumtauschgarantie in Verbindung mit Lagerumschlag, Betriebsausflugskosten,<br />
Pflichtheft als durchgängige und einheitliche Anforderungs- und Entwicklungsgrundlage<br />
für alle Beteiligten<br />
• Schrittweise System-Implementierung - Umsetzungsschritte mit Zeitplan, Projektumsetzungen,<br />
Kommunikationskonzept zur Förderung<br />
Sind alle Arbeitsschritte erfüllt, kommen Sie automatisch zum Resultat. Resultate ohne<br />
entsprechende Vorbereitung sind Zufallsergebnisse und meistens nicht auf die optimale<br />
Zielsetzung ausgerichtet. Die unten stehende Grafik zeigt Ihnen noch einmal den<br />
Gesamtüberblick.<br />
Resultate<br />
Umsatz gesamt 87 %<br />
Konditionspolitik 78 %<br />
Umsatz pro Warengruppe 65 %<br />
Umsatz pro Lieferant 65 %<br />
Verkaufsaktivitäten 62 %<br />
Frequenzhöhe 39 %<br />
Einkaufskosten 20 %<br />
Bestands- / Umsatzanteile 18 %<br />
Kapitaleinsatz 17 %<br />
Rabatteliminierung 13 %<br />
Bestellrhythmus 9 %<br />
Zahlungszeiten 7 %<br />
Prozesse<br />
Strategische Beschaffung<br />
Operative Beschaffung<br />
Grundlagen<br />
Zielsetzung und Kennzahlenbasierte Beschaffung<br />
Lieferantenmanagement/Entwicklung (ABC-Analyse/<br />
Lieferanten-Aufbau), Rahmenverträge, Sortimentspolitik,<br />
Kennzahlen (LUG, Kapital)<br />
Bestellrhythmus (MMZ), Wareneingang-Warenpflege,<br />
Bezahlung<br />
Markt und Umfeld, Strategie-Formulierung, Aktionsprogramme,<br />
Ressourcenlokation und Detailplan
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 11<br />
Kennzahlen für die Einkaufsabteilung<br />
Wie bereits bei den Arbeitsschritten dargestellt, sind gewisse Kennzahlen im Bereich der<br />
strategischen und operativen Beschaffung notwendig.<br />
Kennen Sie die<br />
Hindernisse<br />
in Ihrem<br />
Unternehmens-<br />
Meer?<br />
Ruhiges Fahrwasser verdeckt<br />
die unter der Oberfläche<br />
befindlichen Felsen.<br />
Erst bei Ertrags- / Umsatzproblemen<br />
wird die Einkaufstätigkeit<br />
hinterfragt.<br />
Beachten Sie bereits bei<br />
ruhigem Fahrwasser die<br />
wichtigsten Kennzahlen für<br />
Ihre Einkaufsabteilung:<br />
1.Die Hindernisse in der<br />
ruhigen See kennen<br />
2.Rabatte sind keinen Einkauf<br />
wert<br />
3.Ist mein Lieferant auch<br />
mein Sortimentspartner<br />
4.Unterstützt der Einkauf<br />
das Profilsortiment als<br />
Erfolgsfaktor<br />
5.Der Einkauf arbeitet nach<br />
der eigenen Zielsetzung<br />
Untersuchen Sie das Fahrwasser<br />
und die Hindernisse<br />
in Ihrem Unternehmens-<br />
Meer. Machen Sie sich die<br />
Hindernisse bekannt.<br />
Befinden Sie sich im richtigen<br />
Fahrwasser, kommen<br />
Sie schneller ans Ziel. Das<br />
Hindernis „LUG“ beinhaltet<br />
neben dem Lagerbestand<br />
auch die Lagerdauer. Die<br />
„Platzblockade“ wird Ihnen<br />
über die Flächenrentabilität<br />
aufgezeigt. Das Hindernis<br />
„Kapitalbindung“ wurde<br />
bereits behandelt. Die<br />
Bereiche „Info-Defizit“ und<br />
„Nullverkäufe“ dürften allen<br />
klar sein. Weitere nicht<br />
sichtbare Hindernisse sind<br />
die „Transportkosten“,<br />
„Schlechte Arbeitsplanung<br />
mit Mehrfacharbeiten“ und<br />
„Preisänderungen“. Als<br />
Lagerbestand gilt bei<br />
Handelsunternehmen der<br />
jeweilige Vorrat an Ware.<br />
Für die Ermittlung des Lagerbestands können verschiedene Formeln verwendet werden:<br />
ø Lagerbestand =<br />
Wert der aufgenommenen Bestände<br />
Anzahl der Bestandsaufnahmen<br />
z. B.:<br />
Anfangsbest.+ Endbest.<br />
2<br />
Zu genaueren Durchschnittsergebnissen<br />
gelangt<br />
man mit folgender Formel:<br />
ø Lagerbestand =<br />
Anfangsbest. + 12 Monatsendbestände<br />
13
Seite 12<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Kennzahlen für die Einkaufsabteilung<br />
Formeln zur Berechnung der Lagerumschlagsgeschwindigkeit (LUG):<br />
Lagerumschlagsgeschw. (LUG) =<br />
Wareneinsatz (EKP)<br />
ø Lagerbestand (EKP)<br />
oder:<br />
Formeln<br />
sind eintönig<br />
aber<br />
erfolgreich<br />
Umsatz (VKP)<br />
Lagerumschlagsgeschw. (LUG) =<br />
ø Lagerbestand (VKP)<br />
Eine weitere Kennzahl zur Lagerdauer berechnet sich wie folgt:<br />
Tage der Berechnungszeit (z.B. 360 Tage)<br />
ø Lagerdauer =<br />
Umschlagshäufigkeit<br />
Die Formel zeigt Ihnen an, wie lange die Ware bis zum Verkaufszeitpunkt durchschnittlich<br />
im Lager verbleibt<br />
Zur Berechnung der Flächenproduktivität im Handel lautet die Formel:<br />
Flächenproduktivität =<br />
Umsatz<br />
Beanspruchte Fläche in m 2<br />
Die Flächenrentabilität gibt Auskunft über die Rentabilität von beispielsweise Abteilungen,<br />
Warengruppen, einzelnen Sortimenten.<br />
Flächenrantabilität =<br />
Rohertrag (Abtlg./Produktgr./Sortim.)<br />
Beanspruchte Fläche in m 2<br />
Preissenkungen<br />
und<br />
Rabatte<br />
schaffen<br />
keinen<br />
Deckungsbeitrag<br />
Sehr oft werden Sie im Einkauf mit Aktionsangeboten konfrontiert. Auch hier sollten Sie<br />
sich jedes Mal über eine Berechnung anzeigen lassen, wie viel Mehrumsatz Sie tätigen<br />
müssen, um einen normalen Regalumsatz in seinem Deckungsbeitrag auszugleichen.<br />
Situation im Regal (pro Monat):<br />
Verkaufspreis exkl. Mehrwertsteuer = 1,40 €<br />
Einkaufspreis netto = 0,80 €<br />
Normalverkaufsmenge = 100 Stück<br />
Situation während der Aktion (pro Monat):<br />
Verkaufspreis exkl. Mehrwertsteuer = 1,20 €<br />
Einkaufspreis netto = 0,75 €<br />
Werbekosten für die Aktion = 75 €<br />
Berechnung der notwendigen Aktionsmehrkosten:<br />
Die Mehrmengen für diese Aktion berechnen sich aus den Kosten von 90 € geteilt durch<br />
den neuen Rohertrag/Stück von 0,45 €. Hier ergibt sich dann eine Mehrmenge von 200<br />
Stück. Dies bedeutet, dass eine Menge von 300 Stück umgesetzt werden muss. Lohnt<br />
sich diese Aktion dann noch?
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 13<br />
Lieferantenmanagement<br />
Modernes Lieferantenmanagement<br />
unterliegt<br />
stetigem Wandel und zielt<br />
auf Verbesserungen der<br />
Lieferantenleistungen ab,<br />
Lieferantenauswahl<br />
Gezieltes Lieferantenmanagement<br />
beginnt mit der Identifizierung<br />
der geeigneten Lieferanten.<br />
Entscheidungsmerkmale<br />
sind Qualität, Leistungsvermögen,<br />
logistische und prozessorientierte<br />
Organisation.<br />
Auskünfte seitens der Lieferanten<br />
oder Erfahrungen befreundeter<br />
Firmen helfen bei der<br />
Auswahl. Welchen Lieferanten<br />
Sie wählen, hängt von Ihrem<br />
Markt, dem Beschaffungsvolumen<br />
Ihres Einkaufs und von<br />
der strategischen Bedeutung<br />
ab, die der Lieferant zukünftig<br />
Controlling<br />
Ziel des Controlling ist es, die<br />
Leistungen stetig zu verbessern,<br />
Risikofaktoren zu erkennen<br />
und zu beseitigen. Dazu<br />
müssen Sie lieferantentypische<br />
Informationen sammeln, einen<br />
Datenpool bilden, der jederzeit<br />
bereit liegt. Diese Arbeit ist<br />
jedoch zeit- und somit auch<br />
kostenintensiv. Daher unterscheiden<br />
Sie bei Bewertungen<br />
Kennzahlen<br />
Wie bereits beim Controlling<br />
erwähnt, sind Informationen<br />
über den Lieferanten in Datenform<br />
erstrebenswert. Ein Kennzahlensystem<br />
sollte einen<br />
Überblick über Leistungsstand,<br />
Analyse<br />
Damit Sie die Daten aus dem<br />
Controlling gut nutzen können,<br />
sollten Sie auch Ihren Lieferanten<br />
Ihr System darstellen.<br />
So können Probleme – wenn<br />
Bewertung<br />
Wenn Sie Ihr Controlling konsequent<br />
durchführen, können<br />
Sie ein eindeutiges Bewertungssystem<br />
anwenden. Sie<br />
sollten alle Controlling-Punkte<br />
etwa 3-stufig bewerten mit (1)<br />
gut, (2) akzeptabel und (3) abgelehnt.<br />
Das Bewertungssystem<br />
sollte nicht zu komplex<br />
sein und leicht durchschaubar,<br />
wodurch Sie sich gegenüber<br />
Ihrem Wettbewerb<br />
einen Vorteil erarbeiten.<br />
Das Lieferantenmanagement<br />
muss aber auch dafür<br />
und Aufwand zwischen:<br />
• einer Routinebeschaffung,<br />
bei der Lieferant und das<br />
Produkt bekannt sind<br />
• einem Kauf nach einem<br />
Lieferantenwechsel, bei<br />
dem das Produkt bekannt<br />
und der Lieferant neu ist<br />
• einem Kauf nach einem<br />
Produktwechsel bei dem<br />
das Produkt neu und der<br />
Liefertermintreue, Mengentreue,<br />
Reklamationsquote und<br />
allgemeine Lieferantenqualitäten<br />
verschaffen. Im Kennzahlensystem<br />
muss sich Ihr<br />
Einkaufsziel widerspiegeln.<br />
auch nur auf Kommunikationsebene<br />
– schneller und effektiver<br />
beseitigt werden. Geben<br />
Sie Ihrem Lieferanten einen<br />
Überblick über Ihr Controlling<br />
damit keine Verwechslungen<br />
oder unangenehme Missgeschicke<br />
passieren. Aus der<br />
Gesamtsumme der Bewertungen<br />
können Sie dann das Resultat<br />
für den Lieferanten ermitteln.<br />
Dieses Resultat sollten<br />
Sie dann sowohl intern als<br />
auch mit dem Lieferanten besprechen.<br />
Dies sorgt für eine<br />
sorgen, dass Negativentwicklungen<br />
rechtzeitig entdeckt<br />
und Probleme diesbezüglich<br />
behoben werden.<br />
für Ihr Unternehmen haben<br />
soll. Sie sollten einige<br />
Schlüsselkriterien festlegen,<br />
die Sie für besonders wichtig<br />
erachten. Sollten diese Kriterien<br />
nicht erfüllt werden, sollte<br />
der Lieferant ausgeschlossen<br />
werden. Haben Sie Lieferanten<br />
gefunden, die zu Ihren Kriterien<br />
passen, sollten Sie durch<br />
Verhandlungen optimale Rahmenbedingungen<br />
schaffen, die<br />
Ihre letzte Auswahl bekräftigen<br />
können. Im Fokus stehen hier<br />
Produktqualität, Liefer- und<br />
Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten,<br />
mögliche Auftragslosgrößen,<br />
Übernahme von<br />
Vorratshaltung, Just-in-Time-<br />
Lieferungen, Laufzeiten und<br />
Gültigkeitsdauer von Preisvereinbarungen<br />
oder auch<br />
Sonderkonditionen bei Jahreskontrakten.<br />
Informieren Sie<br />
sich auf jeden Fall genau über<br />
neue Lieferanten. Schon in<br />
frühen Verhandlungsphasen<br />
erkennt man Produktqualität,<br />
Leistungen und letztlich auch<br />
die bessere Rendite.<br />
Lieferant bekannt ist<br />
• einem Neueinführungskauf<br />
bei dem Produkt und<br />
Lieferant neu sind<br />
Sollten Sie eine Qualitätssicherungsvereinbarung<br />
mit<br />
einem alten Lieferanten bereits<br />
abgeschlossen haben, so können<br />
Sie das Controlling<br />
schneller und einfacher<br />
abschließen.<br />
Abweichungen können schnell<br />
Probleme aufzeigen, die dann<br />
wiederum frühzeitig behoben<br />
werden können.<br />
und versuchen Sie nicht ihn<br />
damit zu „überführen“, wenn<br />
es zu spät ist.<br />
stetige Verbesserung des<br />
Lieferantenverhältnisses.<br />
Wichtig ist hier noch mal, dass<br />
der Lieferant Ihr Bewertungssystem<br />
kennt, die Bewertung<br />
transparent ist und niemand<br />
das Gefühl hat, „böswillig<br />
überwacht“ zu werden.
Seite 14<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Jahresgespräche<br />
Die Veränderung von Konditionssystemen<br />
zählt zu<br />
den schwierigen Aufgaben<br />
im Einkauf.<br />
Die Fähigkeit zur Schöpfung<br />
neuer Konditionsbestandteile<br />
scheint schier<br />
unerschöpflich.<br />
Rechnungsrabatt, Dispositionsrabatt,<br />
Mengennachlass,<br />
Quartalsbonus, Tertialbonus,<br />
Erfüllungsbonus,<br />
Jahresbonus, Chefbonus,<br />
Paketbonus, Hausbonus,<br />
Stützpunkthändlerbonus,<br />
Servicepauschale, Messerabatt,<br />
Werbekostenzuschuss,<br />
Valuta, Aktionsrabatt,<br />
Ausschließlichkeitsprämie,<br />
Denkanstoßprämie,<br />
Einrichtungszuschuss,<br />
Jubiläumsrabatt, Listungsgebühr,<br />
Regalmiete, Regalpflegezuschuss,<br />
Sortimentsprämie,<br />
Statuserhaltungsprämie,<br />
Zielerreichungsprämie,<br />
Zweitplatzierungsgebühr,<br />
Totalmengenrabatt,<br />
Auftragsgrößenrabatt,<br />
Palettenrabatt,<br />
Kartonrabatt, Vorausrabatt,<br />
Treuerabatt, Konzentrationsrabatt,<br />
Vollsortimentsrabatt,<br />
Sortimentserweiterungsrabatt,<br />
Frühbezugsrabatt,<br />
Saisonrabatt, Einführungsrabatt,<br />
Schaufensterrabatt,<br />
Naturalrabatt<br />
und, und, und ...<br />
Bei einer objektiv/kritischen Analyse wird<br />
sich bei vielen Unternehmen bestätigen,<br />
dass zumindest ein wesentlicher Teil der<br />
eingeräumten Konditionen höchstens –<br />
wenn überhaupt – historisch zu erklären<br />
ist. In vielen Fällen handelt es sich um ein<br />
Gestrüpp aus schwer oder nicht erklärbaren<br />
Zugeständnissen, die von den Lieferanten<br />
festgelegt wurden, auch wenn die<br />
dafür erforderlichen Gegenleistungen nur<br />
noch teilweise, nicht oder nicht mehr erbracht<br />
werden.<br />
Selbstverständlich wird es auch in Zukunft<br />
– trotz aller Anstrengungen seitens der<br />
Hersteller – kein hundertprozentiges Preisund<br />
Konditionssystem geben. Deswegen<br />
gilt es auch in Zukunft, eine firmenspezifische<br />
Optimierung der Preis- und Konditionspolitik<br />
für das eigene Unternehmen zu<br />
erreichen.<br />
Die Kriterien für optimale<br />
Konditionengewährung werden<br />
sich zukünftig weniger<br />
zwischen großen und<br />
kleinen Unternehmen entwickeln,<br />
als vielmehr zwischen<br />
leistungsfähigen und<br />
weniger leistungsfähigen<br />
Absatzpartnern für den Hersteller.<br />
Die Konditionspolitik ist ein<br />
Spiegelbild der Unternehmensstrategie.<br />
Unverzichtbar<br />
ist dabei für die eigene<br />
Konditionsstrategie ein<br />
individuelles Kriterienpaket<br />
mit Leistungskriterien und<br />
Konditionsbausteinen. Es<br />
geht darum, als leistungsfähiger<br />
Partner der Hersteller<br />
ein eigenes Konditionssystem<br />
zu entwickeln<br />
und dabei die Grob-Zuordnung<br />
der Konditionsinhalte<br />
selbst zu bestimmen. Dabei<br />
werden wesentliche<br />
Elemente der strategischen<br />
Leistungen in das Konditionssystem<br />
übertragen. Bei<br />
einem leistungsgerechten<br />
Konditionssystem müssen<br />
Leistungen und Konditionen<br />
im Gleichgewicht sein, wie<br />
bei einer ausgeglichenen<br />
Waage.
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 15<br />
Jahresgespräche<br />
Das Führen von Jahresgesprächen ist nicht nur auf Konditionen ausgerichtet. Werbung,<br />
Logistik, Schulungen und der Aufbau von Nettopreislisten sind ebenfalls Bestandteile.<br />
Betrachten wir die Ergebnisse vieler Jahresgesprächsaufzeichnungen, so ergibt sich folgende<br />
Aufteilung.<br />
Die<br />
wichtigsten<br />
Punkte<br />
zum<br />
Jahresgespräch<br />
Jahresgespräche zu führen, ist ein Erfolg versprechendes Ziel. Im Vergleich zu den<br />
Händlern mit Standardkonditionen erreichen die Händler mit Jahresgesprächen wesentlich<br />
höhere Vergünstigungen.<br />
Die<br />
Ergebnisse<br />
sprechen<br />
eindeutig<br />
für<br />
Jahresgespräche<br />
Jahresgesprächsvereinbarungen beinhalten meistens eine längere Laufzeit der entsprechenden<br />
Vereinbarungen. In der Regel sind dies ein bis fünf Jahre. Darüber hinausgehende<br />
Laufzeiten sind bei diesen Vereinbarungen seltener und Laufzeiten unter einem<br />
Jahr finden kaum Beachtung.<br />
Die<br />
Laufzeiten<br />
für<br />
Abschlüsse<br />
im Überblick
Seite 16<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Was Ihr Einkauf kostet<br />
Bei jedem Bestellvorgang<br />
fallen bei Ihnen erhebliche<br />
Kosten an:<br />
• Bestellkosten (Telefon,<br />
Fax, Porto, Formulare)<br />
• Personalkosten (Arbeitszeit<br />
pro Bestellung)<br />
• Rüstkosten (Warenan-<br />
nahme, Einlagerung,<br />
Warenauszeichnung, Auffüllen)<br />
• Kosten im Rechnungswesen<br />
(Buchungen, Bezahlungen,<br />
etc.)<br />
Eine durchschnittliche Bestellung<br />
verursacht Kosten<br />
in Höhe von ca. 30 Euro.<br />
Bei Bestellungen von unter<br />
80 Euro erwirtschaften Sie<br />
also noch nicht einmal die<br />
Kosten, die durch den<br />
Bestellvorgang verursacht<br />
werden.<br />
Checkliste zur Berechnung Ihrer Einkaufskosten<br />
Ermitteln Sie, wie viel Ihre Einkaufstätigkeit konkret im Jahr in Ihrem Unternehmen<br />
kostet:<br />
Diese<br />
Kosten<br />
muß jeder<br />
Einkauf<br />
kennen<br />
Bestellkosten<br />
Personalkosten<br />
Rüstkosten<br />
Durchschnittliche Anzahl der Bestellungen<br />
pro Jahr x 3 Euro<br />
Durchschnittliche Arbeitszeit pro Bestellung<br />
x Anzahl x Stundenlohn<br />
1/10 der durchschnittlichen Arbeitszeit für<br />
Annahme, Einlagerung, Warenauszeichnung,<br />
Regalauffüllung x durchschnittlichen Stundenlohn<br />
_______ Euro<br />
_______ Euro<br />
_______ Euro<br />
Rechnungskosten Verwaltungskosten : Anzahl der Rechnungen _______ Euro<br />
Kosten der Einkaufstätigkeit pro Jahr<br />
_______ Euro<br />
Wenn Sie durch effiziente Zusammenarbeit mit Ihrem Lieferanten die Anzahl der Bestellungen<br />
um 30% reduzieren würden, könnten Sie Ihre Einkaufskosten senken um<br />
_______ Euro.<br />
P. S.: Die Rüstkosten für die Bearbeitung eines neuen Vorganges liegen bei 10% der<br />
Gesamtkosten des Vorgangs<br />
Die ermittelten Bestellkosten sind ein wesentlicher Wert zur Berechnung der optimalen<br />
Bestellmenge:<br />
Beginnen wir mit der monatlichen Abverkaufsmenge.<br />
Dieser Wert ist, da es sich<br />
um künftige Abverkaufsmengen handelt,<br />
eine Schätzgröße. Zur Schätzung werden<br />
jedoch im Regelfall die Erfahrungswerte<br />
der Vergangenheit herangezogen. Unter<br />
Bestellkosten sind die Kosten eines Bestellvorganges,<br />
wie zuvor behandelt, einzusetzen.<br />
Als dritte Größe sind in der Formel<br />
die monatlichen Bestandskosten pro<br />
Stück einzusetzen. Diese Kosten setzen<br />
sich im wesentlichen aus Kosten der Kapitalbindung<br />
und Lagerkosten zusammen.<br />
Ein einfaches Zahlenbeispiel soll dies veranschaulichen:<br />
Bei einem geschätzten Abverkauf von monatlich 400 Stück, durchschnittlichen Kosten<br />
von 12 € pro Bestellvorgang und einem Einkaufspreis von 1,20 € pro Stück ergibt sich<br />
eine optimale Bestellmenge von 800 Stück pro Bestellung, wenn ein Lager- und Zinskostensatz<br />
von 15% zugrunde gelegt wird.<br />
2 x 12 x 400<br />
Optimale Bestellmenge = = 800<br />
1,20 x 15 % : 12
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 17<br />
Was Ihr Einkauf kostet<br />
Auch wenn viele Kosten im Einkauf nicht sofort zugerechnet werden können, verschleudern<br />
Unternehmen im Einkauf enorme Summen, da die Einsparpotentiale nicht erschlossen<br />
werden bzw. der Wert der Reduzierung der Einkaufskosten zur Umsatzrendite<br />
nicht transparent ist.<br />
• Einkaufsrelevante strategische Entscheidungen werden ohne Einbindung des Einkaufs<br />
getroffen<br />
• Die Einflussmöglichkeiten des Einkaufs in der Zusammenarbeit mit anderen Funktionsbereichen<br />
ist nicht ausreichend<br />
• Mangelhafte Ausstattung hinsichtlich Mitarbeiterqualifikation und Mitarbeiteranzahl<br />
• Der Einkauf ist in der Unternehmensführung nicht ausreichend repräsentiert (Einkauf<br />
ist notwendiges Übel)<br />
• Kompetenzen sind nicht eindeutig geregelt oder aber werden nicht „gelebt“ (Einkaufen<br />
kann jeder)<br />
Reduzierung der Einkaufskosten erfolgt in zwei Schritten:<br />
Das Beispielunternehmen macht bei einem<br />
Umsatz von 105 Millionen Euro einen Gewinn<br />
von 5 Millionen oder 4,8 % Umsatzrendite.<br />
Die Einkaufskosten liegen bei 52<br />
Millionen Euro (inklusive Ware). Werden<br />
diese Einkaufskosten um 1,5 Prozent reduziert,<br />
steigt nur durch diese Maßnahme die<br />
Umsatzrendite von 4,8 Prozent auf 5,5<br />
Prozent. Dies entspricht einem Gewinn von<br />
5,8 Millionen Euro anstelle einem Gewinn<br />
von 5 Millionen Euro. Würden die Einkaufskosten<br />
um 5% reduziert, steigt die Umsatzrendite<br />
auf 7,2 Prozent und der Gewinn in<br />
Millionen auf 7,6. Es ergibt sich also eine<br />
Gewinnverbesserung mehr als 50 Prozent.<br />
Weitere Steigerungsmöglichkeiten entnehmen<br />
Sie der Grafik.<br />
Zwei<br />
Schritte zur<br />
Reduzierung<br />
der Einkaufskosten
Seite 18<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
Bestandsführung<br />
Der Einkauf hat direkte Auswirkungen auf die Höhe des Durchschnittslagers und damit<br />
auf die aufzubringenden Kapitalkosten. Schafft der Einkauf es, die Lagerumschlagsgeschwindigkeit<br />
zu verbessern, bringt er dem Unternehmen direkte Kapitalkostenersparnisse<br />
in beachtlichen Beträgen. Nachstehende Grafik zeigt Ihnen die Ersparnisse bei<br />
einem Umsatz von 1 Million Euro und den entsprechenden Basiswerten:<br />
Umsatz in Euro Lagerumschlag Durchschnittslager Kapitalkosten pro Jahr<br />
500.000 1 300.000,00 27.000,00<br />
500.000 2 150.000,00 13.500,00<br />
500.000 3 100.000,00 9.000,00<br />
500.000 5 60.000,00 5.400,00<br />
500.000 7 42.857,14 3.857,14<br />
Beispiel-Grundlage: Handelsspanne 40 %, Kapitalzins 9 %<br />
Diese gesamtunternehmerische Betrachtung muss jedoch immer auf die einzelnen<br />
Warengruppen reduziert werden. Denn nur die Betrachtung nach Warengruppen gibt Aufschluss<br />
über Überbevorratung bzw. Neinverkaufs-Warengruppen.<br />
Detailbetrachtung<br />
ist vorteilhaft<br />
Diese Grafik zeigt die Bestands- und Umsatzanteile der verschiedenen Warengruppen.<br />
Sie gibt Aufschluss über die Überbevorratung. Während einige Warengruppen als Ladenhüter<br />
im Lager vor sich „hinschlummern“ und bisweilen nur noch über erhebliche Preisnachlässe<br />
abgesetzt werden können, reicht das Angebot in anderen nicht aus, um die<br />
bestehende Nachfrage befriedigen zu können.<br />
So hängen Bestand, Umschlag und Ertrag direkt zusammen<br />
wachsende<br />
Abschriften<br />
niedrige<br />
Spanne<br />
zu hohe<br />
Warenbestände<br />
zu niedriger Lagerumschlag<br />
überaltetes Warenlager<br />
weniger Raum<br />
und Kapital für<br />
aktuelle Ware<br />
Anspruch auf<br />
Aktualität<br />
gefährdet<br />
falsches<br />
Verkaufsverhalten<br />
Umsatz-<br />
Rückgang<br />
Ertragseinbuße<br />
höhere<br />
Lagerzinsen<br />
höhere<br />
Kosten
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 19<br />
Was sind Rabatte wert?<br />
Die meisten Einkäufer orientieren sich eindeutig nach den erhaltenen Rabatten. Dabei<br />
sind Rabatte nur sinnvoll, wenn keine Mengenerhöhung der Abnahme stattfindet. Weil<br />
sich durch eine erhöhte Abnahmemenge der Lagerumschlag verringert, werden automatisch<br />
die Kosten höher. Die nachstehende Grafik zeigt Ihnen das Verhältnis von Rabatteliminierung<br />
durch Lagerumschlag.<br />
Entwicklung von Einkaufspreis<br />
plus Kapitalzins bei<br />
verändertem Lagerumschlag<br />
in den Rabattgruppen.<br />
Beträgt Ihr Einkaufspreis<br />
heute 100 Euro und<br />
Sie haben einen Lagerumschlag<br />
von 3, dann beträgt<br />
der Einkaufspreis inklusive<br />
Kapitalzins 104,50 €.<br />
Erhält er 8 % Rabatt, würde er den 100 Euro-Artikel für 92 € einkaufen, müsste dafür<br />
aber eine wesentlich höhere Menge abnehmen, so dass sein Lagerumschlag sich wahrscheinlich<br />
auf 1 reduziert. Damit würde der Einkaufspreis inkl. Kapitalzins auf 104,42 €<br />
steigen und den Rabatt, den Sie erhalten, durch den niedrigeren Lagerumschlag eliminieren.<br />
Die Konjunktur und ein weit verbreitetes Umsatzdenken führen oft zu Preiszugeständnissen,<br />
ohne dass bedacht wird, dass nur ein Vielfaches dieses Umsatzes zur gleichen<br />
Bruttorendite führt. Wie viel Mehr-Umsatz Sie erzielen müssen, zeigt die Tabelle:<br />
Notwendige Umsatzsteigerung zur Erhaltung der Profitrate in Prozent<br />
Preis-<br />
angestrebte Profitrate<br />
nachlass 20 % 25 % 30 % 35 %<br />
5 % 33,3 25 20 16<br />
7,5 % 60 43 33 28<br />
10,0 % 100 67 50 40<br />
12,5 % 165 100 71 55<br />
15,0 % 300 150 100 75<br />
Gewinnorientierte Einkaufsstrategie<br />
Produktperspektive<br />
Volumenperspektive<br />
Lieferantenperspektive<br />
„Weniger ist mehr“<br />
Einkaufsleistung durch geringeren<br />
Kapitaleinsatz erhöhen<br />
„Viel hilft viel“<br />
Einkaufsleistung durch höhere<br />
Bedarfsmengen steigern<br />
„Überholen erlaubt“<br />
Leistung durch optimale<br />
Lieferantenkontakte verbessern<br />
Gewinn<br />
Kostenreduzierung<br />
Warenpflege<br />
Arbeitsteilung<br />
Kooperationen<br />
Shop-Konzepte<br />
Volumenbündelung<br />
Lieferantenkonzentration<br />
Lieferantenprogramme<br />
Prozessverlagerungen<br />
Warengruppenkonzepte<br />
Erhöhte Standardkonditionen
Seite 20<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
C<br />
h<br />
e<br />
c<br />
k<br />
l<br />
i<br />
s<br />
t<br />
e<br />
Checklisten<br />
Checklisten sind „Merkhilfen“<br />
für die Praxis. Ein<br />
Pilot sagte einmal darüber:<br />
„Vor dem Start müssen wir<br />
378 verschiedene Kontrollen<br />
ausführen. Davon<br />
kann ich selbst 371 auswendig<br />
aufzählen. Die<br />
Checklisten sind dafür da,<br />
dass wir von den restlichen<br />
Gesprächsvorbereitung<br />
Wissen, was Sie erwartet<br />
Bereiten Sie sich auf den Lieferanten vor, informieren<br />
Sie sich über sein Unternehmen, sein<br />
Lieferprogramm und seine aktuelle Situation.<br />
Beachten Sie auch Ihre Wettbewerber und die<br />
Lieferantenwettbewerber.<br />
Wissen, was Sie erreichen wollen<br />
Legen Sie sich für Ihr Gespräch Ziele fest.<br />
Definieren Sie zusätzlich, was Sie mindestens<br />
erreichen wollen.<br />
Wissen, was der andere noch nicht weiß<br />
Prüfen Sie vor dem Gespräch den möglichen<br />
Informationsstand des Gesprächspartners.<br />
Informieren Sie den Gesprächspartner über<br />
das, was er noch nicht weiß.<br />
Ihr Arbeitsplan für Jahresgespräche<br />
• Lieferantenstruktur nach<br />
ABC-Analyse<br />
• Lieferantenkonzentration mit<br />
Umsatzprognose<br />
Kommunikation im Einkauf<br />
1.Der moderne Einkäufer<br />
muss sich auf jede einzelne<br />
Einkaufsverhandlung gründlich<br />
vorbereiten. Dies enthält<br />
folgende Fragen:<br />
a. Welche Informationen<br />
werden vor der Einkaufsverhandlung<br />
benötigt<br />
b. Welche Unterlagen sind<br />
zum eigentlichen Verhandlungstermin<br />
bereitzustellen<br />
c. Wer ist gegebenenfalls<br />
als Spezialist zu dieser<br />
Einkaufsverhandlung<br />
hinzuzuziehen<br />
d. Wer ist gegebenenfalls<br />
über das Verhandlungsergebnis<br />
zu informieren<br />
e. Wessen Arbeit wird zusätzlich<br />
durch das Verhandlungsergebnis<br />
betroffen<br />
2.Einige Profieinkäufer bereiten<br />
sich auf besonders<br />
schwierige Einkaufsverhandlungen<br />
u.a. dadurch<br />
vor, dass Sie diese Verhandlungen<br />
vorher mit verteilten<br />
Rollen durchspielen.<br />
3.Bei Einkaufsverhandlungen<br />
außerhalb der üblichen Beschaffungsroutine<br />
hat es<br />
sich bewährt, dem Verkäufer<br />
das erste Wort zu über<br />
lassen, um so Informationen<br />
zu erhalten und die Einstellung<br />
des Verkäufers<br />
besser kennen zu lernen.<br />
Dabei muss der Einkäufer<br />
aktiv zuhören.<br />
4.Ob man es wahrhaben<br />
7 Punkten keinen vergessen.“<br />
Unsere Checkliste enthalten<br />
verschiedene Vorschläge,<br />
Ideen, Anregungen,<br />
Tipps & Ratschläge, wie sie<br />
von Einkäuferinnen und<br />
Einkäufern selbst zusammen<br />
getragen wurden.<br />
Sicher treffen einzelne Vorschläge<br />
nur auf ganz bestimmte<br />
Branchen oder<br />
Firmengrößen zu – und<br />
gerade nicht auf Ihr Unternehmen.<br />
Bitte streichen Sie<br />
diese Punkte in Ihrer Liste<br />
und arbeiten Sie nur mit<br />
den verbleibenden Tipps<br />
und Ideen für Ihr Unternehmen.<br />
Wissen, was zu kommunizieren ist<br />
Legen Sie sich einen Zeitplan zurecht. Wie<br />
lange wollen Sie sich welchen Lieferanten<br />
widmen?<br />
Wissen, was Sie fragen sollten<br />
Wer fragt, führt. Bereiten Sie Schlüsselfragen<br />
vor, um die Gesprächsführung jederzeit gestalten<br />
zu können.<br />
Wissen, was der Lieferant braucht<br />
Überlegen Sie im Vorfeld, was die spezifischen<br />
Vorteile Ihres Unternehmens oder Ihrer Dienste<br />
für den Lieferanten sind.<br />
Wissen, wie es weitergeht<br />
Legen Sie sich vor dem Gespräch einen Anlass<br />
zurecht, der Ihnen hilft, ein Follow-Up-Gespräch<br />
zu suchen.<br />
• Eigene Zielsetzung<br />
• Leistungen nach eigener<br />
Vertriebswegbetrachtung<br />
• Alternative Betrachtungsweisen<br />
• Partnerschaftsvereinbarungszeitraum<br />
• Bestätigung<br />
möchte oder nicht – die folgende<br />
Tatsache ist x-fach<br />
bewiesen: Die Führung<br />
eines Gespräches bzw. einer<br />
Einkaufsverhandlung liegt<br />
keinesfalls bei demjenigen,<br />
der am meisten spricht bzw.<br />
ständig das Wort an sich<br />
reißt. Die wirkliche Führung<br />
eines Gespräches liegt vielmehr<br />
bei demjenigen, der<br />
am besten zuhören und fragen<br />
kann.<br />
Merksatz: „Wer fragt, der<br />
führt!“<br />
Unterscheiden Sie zwischen<br />
offenen und geschlossenen<br />
Fragen (wurde bereits zuvor<br />
behandelt).
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 21<br />
Checklisten<br />
Kommunikation im Einkauf – Fortsetzung<br />
5.Für jeden Einkäufer ist es<br />
heute besonders nützlich,<br />
seine wichtigsten Lieferanten<br />
zu besuchen und deren<br />
Produktionsstätten mit eigenen<br />
Augen kennen zu lernen.<br />
Dabei erfährt er eine<br />
ganze Menge über die Möglichkeiten<br />
und Grenzen seiner<br />
Geschäftspartner.<br />
6.Die gute Verkäuflichkeit der<br />
Ware steht für den Handelseinkäufer<br />
an erster Stelle.<br />
Alle Einkäufer stehen regelmäßig<br />
unter einem besonders<br />
starken Beschaffungsdruck.<br />
Dieser ist mit dem Absatzdruck,<br />
der auf dem Verkäufer<br />
lastet, absolut vergleichbar.<br />
Schon aus diesem<br />
Grunde bietet sich ein „Miteinander“<br />
an (Einkauf mit<br />
Verkauf). Das „Gegeneinander“<br />
(Einkauf gegen Verkauf)<br />
bringt keiner Seite entscheidende<br />
Vorteile, kostet<br />
aber viel Zeit, Energie und<br />
Nerven.<br />
7.Man muss als moderner Einkäufer<br />
heute den Markt<br />
dauernd beobachten – nicht<br />
nur während der Messen<br />
und Ausstellungen. Der Einkäufer<br />
/ die Einkäuferin hat<br />
heute neben der „klassischen“<br />
Beschaffungsfunktion<br />
die zusätzliche Funktion “Beschaffungsmarketing“<br />
zu erfüllen,<br />
wobei dies immer<br />
wichtiger wird.<br />
8.Der Einkäufer und die Einkäuferin<br />
müssen sich heute<br />
verstärkt dafür einsetzen,<br />
dass die Unabhängigkeit des<br />
eigenen Unternehmens von<br />
einzelnen Lieferanten in<br />
jeder Beziehung gewahrt<br />
bleibt. Dies gilt insbesondere<br />
auch gegenüber den so genannten<br />
„Haus- und Hoflieferanten“,<br />
„Kooperationspartnern“<br />
und „befreundeten<br />
Unternehmen“.<br />
9.Erfolgreiche Verhandler im<br />
Einkauf beachten stets die<br />
nachfolgenden fünf Regeln:<br />
a. Der Zeitbedarf für jede<br />
Verhandlung ist vorher<br />
realistisch zu planen, um<br />
später unnötigen Zeitdruck<br />
zu vermeiden.<br />
b. Besonders erfolgreich<br />
verhandelt man oft zu<br />
zweit. Dazu müssen die<br />
Rollen beider Einkäufer<br />
vorher genau abgestimmt<br />
werden. (Herr B verhandelt<br />
die Konditionen und<br />
Herr A verhandelt die Zusatzleistungen<br />
wie Schulungen,<br />
Aktionen usw.)<br />
c. Stets beherrscht bleiben,<br />
vorsichtig sein bei Zusagen<br />
und mutig bei Absagen.<br />
d. Beim Thema bleiben,<br />
sich an den unsichtbaren<br />
„roten Faden“ (Verhandlungsplan)<br />
halten und<br />
nicht in Nebensächlichkeiten<br />
verlieren.<br />
e. Niemals „nie“ sagen, d.h.<br />
sich selbst Rückzugsmöglichkeiten<br />
offen halten,<br />
wenn man Forderungen<br />
stellt.<br />
10. Manche Einkäufer oder<br />
Einkäuferinnen neigen in besonders<br />
kritischen Situationen<br />
dazu, ihre Gesprächspartner<br />
in dem einen oder<br />
anderen Punkt belehren zu<br />
wollen. Nichts ist für einen<br />
erfolgreichen Fortgang eines<br />
Gespräches schädlicher als<br />
der Versuch einer Seite, die<br />
andere Seite zu belehren<br />
(„schulmeistern“).<br />
11. Ein professioneller Einkäufer<br />
sollte zumindest die<br />
Grundregeln der Körpersprache<br />
(„Kinesik“) kennen,<br />
um auch aus Körperhaltung,<br />
Gestik und Mimik seiner Gesprächspartner<br />
wichtige Informationen<br />
zu erhalten.<br />
Diese stehen übrigens oft<br />
genug im Widerspruch zu<br />
den Aussagen „per Wort“.<br />
Der erfahrener Verkäufer<br />
kennt solche „Gemischten<br />
Botschaften“ und „hakt entsprechend<br />
nach“ bzw. „hört<br />
skeptisch zu“.<br />
12. Der Verhandlungsprofi im<br />
Einkauf kennt längst den ursächlichen<br />
Zusammenhang<br />
zwischen Stimme und<br />
Stimmung. Wer laut, schnell<br />
und hoch spricht, ist meis<br />
tens im Nachteil gegenüber<br />
dem, der langsam, gedämpft<br />
und damit eindringlicher<br />
spricht.<br />
13. Hieran sollte sich jeder<br />
Einkäufer täglich erinnern:<br />
„Die eiserne Höflichkeit“ ist<br />
eine besonders starke –<br />
aber leider nur selten angewendete<br />
– “Waffe“ in jeder<br />
Verhandlung.<br />
14. Viele Menschen werden<br />
heute in Rhetorik geschult,<br />
aber nur sehr wenige in der<br />
Kunst des Zuhörens. Dabei<br />
ist das „aktive Zuhören“ für<br />
den Verhandlungserfolg mindestens<br />
ebenso entscheidend<br />
wie das „aktive Reden“.<br />
Trainieren Sie also das<br />
„aktive Zuhören“: Ihr Körper<br />
(Haltung, Gestik und Mimik),<br />
Ihre Sinne (hören und sehen)<br />
sowie Ihre Aufmerksamkeit<br />
(zuhören, fragen,<br />
anschließend wiederholen<br />
bzw. zusammenfassen) sind<br />
dann besonders aktiv, wenn<br />
Ihre Verhandlungspartner<br />
sprechen und Sie „nur“ zuhören,<br />
fragen, wiederholen<br />
etc. Dabei müssen Sie zeigen,<br />
dass sie aktiv sind. Und<br />
Ihr Verhandlungspartner<br />
muss dies spüren.<br />
15. Arbeitsaufgabe zur<br />
Checkliste<br />
Bitte markieren Sie in dieser<br />
Checkliste alle Punkte, die<br />
Ihnen persönlich wichtig<br />
erscheinen.<br />
Bitte suchen Sie anschließend<br />
den für Sie allerwichtigsten<br />
Punkt heraus.<br />
Bitte versuchen Sie ab sofort,<br />
diesen wichtigsten<br />
Punkt bei allen Ihren Einkaufsverhandlungen<br />
zu<br />
beachten.<br />
Nehmen Sie sich erst dann<br />
den jeweils nächst wichtigen<br />
Punkt vor, wenn der vorher<br />
gehende Punkt bei Ihnen<br />
voll realisiert ist.<br />
C<br />
h<br />
e<br />
c<br />
k<br />
l<br />
i<br />
s<br />
t<br />
e
Seite 22<br />
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />
C<br />
h<br />
e<br />
c<br />
k<br />
l<br />
i<br />
s<br />
t<br />
e<br />
Checklisten<br />
Wie Sie bei Preiserhöhungen richtig reagieren<br />
1.Kein Einkäufer darf sich<br />
scheuen, einen Probeauftrag<br />
an einen neuen, unbekannten<br />
Anbieter zu vergeben,<br />
wenn dessen Angebot vom<br />
Preis-/Leistungsverhältnis<br />
her interessant erscheint.<br />
Erfolgreich abgewickelte<br />
Probeaufträge (zu günstigeren<br />
Preisen als bisher)<br />
liefern Argumente für die<br />
Preisgespräche mit dem<br />
bisherigen Lieferanten.<br />
2.Auch bewährte, etablierte<br />
Lieferanten muss man regelmäßig<br />
durch vergleichbare<br />
Angebote vertrauenswürdiger<br />
Anbieter kritisch über<br />
prüfen, besonders in Hinsicht<br />
auf Preis, Qualität,<br />
Leistung und Service.<br />
3.Die dem Einkauf vorliegenden<br />
Angebote werden heute<br />
ziemlich regelmäßig mit<br />
Gegenangeboten verglichen.<br />
Bevor man aber als Einkäufer<br />
Gegenangebote einholt,<br />
sollte man die hierfür vorgesehenen<br />
Anbieter sehr sorgfältig<br />
auswählen, da ansonsten<br />
die eingeholten Gegenangebote<br />
mit den bereits<br />
vorliegenden Angeboten<br />
nicht wirklich vergleichbar<br />
sind.<br />
4.Eine „Anfrageaktion“ bei den<br />
etablierten Lieferanten und<br />
gleichzeitig bei neuen Anbietern<br />
bringt oft erstaunliche<br />
Ergebnisse und Einsparungen.<br />
5.Wenn man als Einkäufer<br />
„gezwungen“ wird, Verträge<br />
mit Preisgleitklausel zu akzeptieren,<br />
so muss man die<br />
einzelnen Gleitfaktoren besonders<br />
sorgfältig prüfen<br />
und die entsprechenden<br />
Prozentsätze jeweils von Fall<br />
zu Fall neu aushandeln. Die<br />
Preisgleitklausel wird ansonsten<br />
zur „Blankovollmacht“<br />
für Preiserhöhungen.<br />
6.Bei Abschlüssen zu Festpreisen<br />
sollte man sorgfältig<br />
recherchieren, ob und in<br />
welchem Umfang beim Lieferanten<br />
„Reserven“ einkalkuliert<br />
sind. Die meist<br />
(versteckte) Bildung von<br />
„Sicherheits-Reserven“ kann<br />
sehr viel teurer kommen als<br />
die offene Vereinbarung im<br />
üblichen Rahmen.<br />
7.Der professionelle Einkäufer<br />
weiß, wie vorteilhaft es für<br />
ihn selbst ist, wenn er alle<br />
erreichbaren Wirtschaftsberichte<br />
sorgfältig liest: Hier<br />
findet er unter Umständen<br />
die wichtigsten und überzeugendsten<br />
Argumente für<br />
seine eigenen Preisverhandlungen.<br />
8.Zu den wichtigsten Aufgaben<br />
des Einkäufers gehört die<br />
Abwehr von Preiserhöhungen.<br />
Bei solchen „Abwehrschlachten“<br />
hilft oft auch der<br />
Hinweis auf die eigene stabile<br />
Preispolitik – ganz im<br />
Sinne preisstabiler Marktverhältnisse.<br />
9.Wenn Lieferanten neue<br />
Preislisten (mit höheren<br />
Preisen als bisher) vorlegen,<br />
wird der Einkäufer sofort versuchen,<br />
entweder<br />
• entsprechend höhere<br />
Rabatte herauszuhandeln<br />
oder<br />
• neue bisher nicht praktizierte<br />
Rabattformen<br />
(Haus-, Mengen-, Treue-,<br />
Messe- oder Sonderrabatt)<br />
einzuführen oder<br />
• die branchenüblichen<br />
Naturalrabatte zu erhöhen<br />
(statt „11 für 10“<br />
jetzt „12 für 10“).<br />
10. Wenn der Kampf um die<br />
Rabatte nicht zu gewinnen<br />
ist, sollten mindestens andere<br />
Preis senkende Faktoren<br />
in den Abschluss einbezogen<br />
werden.<br />
11. Bei der Abwehr von Preiserhöhungen<br />
einzelner<br />
Lieferanten hilft oftmals auch<br />
die Tatsache, dass der<br />
Einkäufer<br />
• keinen Auftrag oder<br />
• nur einen kleineren Auftrag<br />
(als erwartet)<br />
erteilt. Der Lieferant ist bei<br />
diesem Einkäuferverhalten<br />
wirklich genötigt, intern „alle<br />
Hebel“ in Bewegung zu setzen.<br />
Der Verkäufer ist hier<br />
bei stets der Verbündete des<br />
Einkäufers.<br />
12. Wenn alle Verhandlungsbemühungen<br />
versagen und<br />
der Einkauf eine Preiserhöhung<br />
akzeptieren muss,<br />
wird der erfahrene Einkäufer<br />
zumindest noch versuchen,<br />
den Zeitpunkt für das Inkrafttreten<br />
der Preiserhöhung<br />
hinauszuschieben.<br />
13. Arbeitsaufgabe zur<br />
Checkliste<br />
Bitte markieren Sie in dieser<br />
Checkliste alle Punkte, die<br />
Ihnen persönlich wichtig erscheinen.<br />
Bitte suchen Sie anschließend<br />
den für Sie allerwichtigsten<br />
Punkt heraus.<br />
Bitte versuchen Sie ab sofort,<br />
diesen wichtigsten<br />
Punkt bei allen Ihren Einkaufsverhandlungen<br />
zu<br />
beachten.<br />
Nehmen Sie sich erst dann<br />
den jeweils nächst wichtigen<br />
Punkt vor, wenn der vorher<br />
gehende Punkt bei Ihnen<br />
voll realisiert ist.
<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 23<br />
Checklisten<br />
Ihre individuelle Nutzung<br />
Sie haben nun die in dieser<br />
<strong>Studiensammlung</strong> veröffentlichten<br />
Informationen aufmerksam<br />
studiert. Prima! Wie soll<br />
es aber weitergehen? Wie<br />
können Sie wirklich Nutzen<br />
aus den hier vorgestellten<br />
Ideen ziehen? Hier hilft nur ein<br />
Instrument, wie das nachstehende<br />
Aktionsprogramm.<br />
Ein Aktionsprogramm ist eine<br />
„innere Absichtserklärung“, ein<br />
„Vertrag mit sich selbst“, den<br />
man aufsetzt, um sich zu bestimmten<br />
Handlungen und<br />
Verhaltensweisen quasi „zu<br />
zwingen“.<br />
Zu A „Ideen/Tipp/Anregung“:<br />
Suchen Sie sich aus allen Informationen<br />
maximal 15 neue<br />
Ideen aus und notieren Sie<br />
diese in Ihrem Aktionsprogramm<br />
stichwortartig.<br />
Zu B „Wann realisieren“:<br />
Greifen Sie anschließend hieraus<br />
jeweils nur eine Idee pro<br />
Zeitraum auf (z. B. eine Idee in<br />
3 Wochen) und setzen sie alle<br />
Ihre Kräfte daran, eben diese<br />
Idee jetzt in diesem Zeitraum<br />
zu realisieren.<br />
Zu C: „Ergebnisse, weitere<br />
Maßnahmen“:<br />
Kontrollieren Sie schließlich in<br />
Spalte C Ihre Ergebnisse; wir<br />
sind sicher, Sie haben Erfolg.<br />
<strong>Nr</strong>. A = Idee/Tipp/Anregung B = Wann realisiert? C = Ergebnis/weitere Maßnahmen<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
C<br />
h<br />
e<br />
c<br />
k<br />
l<br />
i<br />
s<br />
t<br />
e<br />
Dankeschön, das war die <strong>Studiensammlung</strong>,<br />
Ausgabe 7<br />
Mit den vorliegenden Informationen<br />
wollen wir ein wenig<br />
dazu beitragen, dass der<br />
Spruch „Eingekauft wie Karl<br />
der Große – verkauft wie<br />
Pippin der Kleine“ nicht auch<br />
bei Ihnen zutrifft. In Zeiten der<br />
Konsumveränderung wird es<br />
immer wichtiger, den Umsatz<br />
zum Wareneinsatz und die<br />
Kosten im richtigen Verhältnis<br />
zu halten.<br />
Es ist uns klar, dass dies nur<br />
ein erster Schritt in Richtung<br />
„Im Einkauf steckt Gewinn“<br />
sein kann. Gerne werden wir<br />
das Thema in einer späteren<br />
Ausgabe der <strong>Studiensammlung</strong><br />
fortsetzen und mit<br />
weiteren Information anreichern.<br />
Wir wünschen Ihnen viele Impulse,<br />
Ideen und Anregungen.<br />
Ihr <strong>Prisma</strong>-Team.
Herausgeber:<br />
<strong>Prisma</strong> Einkaufs– und<br />
Marketinggesellschaft mbH<br />
Dieselstraße 12-14<br />
42781 Haan<br />
Telefon: 02129 / 5571-602<br />
Verantwortlich:<br />
Michael Purper (<strong>Prisma</strong>)<br />
Redaktion:<br />
Steffens Handelsberatung,<br />
Stefan Meyer