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Studiensammlung Nr. 7 - Prisma Fachhandels AG

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<strong>Studiensammlung</strong><br />

Ausgabe 7<br />

Im Einkauf steckt der Gewinn<br />

Eine<br />

Gemeinschaft<br />

setzt<br />

Zeichen<br />

Schutzgebühr: € 10,-


Seite 2<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Themen in dieser Ausgabe<br />

Einleitung Seite 3<br />

Begriffserläuterung Seite 4<br />

Der moderne Einkäufer Seite 5-6<br />

Bereiche der Einkaufsverhandlungen Seite 7-8<br />

Die einzelnen Arbeitsschritte Seite 9-10<br />

Kennzahlen für Ihre Einkaufsabteilung Seite 11-12<br />

Lieferantenmanagement Seite 13<br />

Jahresgespräche Seite 14-15<br />

Was Ihr Einkauf kostet Seite 16-17<br />

Ihre Bestandsführung Seite 18<br />

Was sind Rabatte wert? Seite 19<br />

Checklisten Seite 20-23<br />

Schlussgedanke Seite 24


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Seite 3<br />

Kopf oder Bauch? - Wer bestimmt<br />

den Einkauf?<br />

Der Einkauf ist eine Schaltzentrale<br />

des Unternehmens<br />

und erheblich am Erfolg<br />

beteiligt. Die Auswahl der<br />

richtigen Lieferanten für die<br />

richtigen Produkte zum richtigen<br />

Zeitpunkt ist in der<br />

Branche zum strategischen<br />

Erfolgsfaktor geworden. Es<br />

ist das Beschaffungsmarketing<br />

und nicht das traditionelle<br />

Einkaufsritual, das<br />

zusätzliche Erträge im<br />

Papier-, Büro- und Schreibwarenfachhandel<br />

schafft.<br />

"Im Einkauf liegt der Segen"<br />

heißt es. Gemeint ist: „Im<br />

Einkaufspreis“. Was der<br />

Handel auf der Beschaffungsseite<br />

falsch macht,<br />

kann er im Verkauf über<br />

Beratung, Service und Preis<br />

nur schwer kompensieren.<br />

Für den Einzelhändler, der<br />

Die aktuelle Situation in der<br />

Wirtschaft stellt höchste Anforderungen<br />

an den Einkauf.<br />

Die Kostenreduzierungsvorgaben<br />

des Marktes<br />

werden immer anspruchsvoller.<br />

Der moderne Einkauf<br />

wird immer mehr zum<br />

Mittler der verschiedenen<br />

Interessengruppen (Sortimentspolitik,<br />

Preisgestaltung,<br />

Logistik, Management,<br />

Lieferanten). Der<br />

Einkauf hat immer mehr<br />

nur eine erste Groborientierung<br />

bei der Lieferantenwahl<br />

möchte und grundlegende<br />

Erfolgssicherheit anstrebt,<br />

gilt: Setze auf stabil<br />

wachsende Lieferanten, die<br />

Kernkompetenzen haben –<br />

beziehungsweise pflegen –<br />

und die daraus zur richtigen<br />

Zeit auch Trends und echte<br />

Produktinnovationen generieren<br />

können.<br />

Der Blick in die vergangene<br />

Entwicklung eines Lieferanten<br />

ist ein Anhaltspunkt<br />

für dessen Erfolgsbeitrag<br />

als Absatzmittler in der<br />

Zukunft. Falsch verstandene<br />

Treue gegenüber sich<br />

signifikant zurückentwickelnden<br />

Lieferanten wird<br />

nicht belohnt. Einzelhändler<br />

wachsen nur mit zukunftsträchtigen<br />

Lieferantenleistungen.<br />

Wer mit allen Bräuten tanzt,<br />

betreibt keine solide<br />

Familienpolitik, kann nicht<br />

auf stabilen Qualitätsfundamenten<br />

gründen, muss<br />

immer lauter seine<br />

(Handels-)Treue bekunden,<br />

verliert an Glaubwürdigkeit,<br />

wird zum Gehetzten und<br />

muss sich ständig rechtfertigen.<br />

Lieferanten mit zu vielen<br />

Produktlinien, einem zu<br />

tiefen und zu breiten Programm<br />

leiden an Glaubwürdigkeit,<br />

dies auch wirklich<br />

kompetent zu leisten.<br />

Sie können ihre Kompetenz<br />

nur darstellen, wenn sie auf<br />

überragende Ressourcen<br />

zurückgreifen und strategische<br />

Flexibilität als Erfolgsfaktor<br />

nachhaltig realisieren<br />

können.<br />

maßgeblichen Anteil am<br />

Unternehmensergebnis. In<br />

Zeiten der Ertragsnotwendigkeit<br />

entscheidet oft der<br />

professionellere Einkauf<br />

über Erfolg und Misserfolg<br />

eines Unternehmens.<br />

Kostenreduzierung<br />

Sortimentspolitik<br />

Rohertrag<br />

Professioneller<br />

Einkauf<br />

Preisgestaltung<br />

Ergebnis<br />

Logistik und Marken


Seite 4<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Begriffserläuterung<br />

Lagerumschlagshäufigkeit<br />

(LUG)<br />

Die Lagerumschlagshäufigkeit<br />

gibt an, wie oft sich<br />

das im Lager gebundene<br />

Kapital innerhalb eines bestimmten<br />

Zeitraumes umschlägt.<br />

Je nachdem welche<br />

Preise (Einkaufspreise/<br />

EKP, Verkaufspreise/VKP)<br />

und welche Bezugsgrößen<br />

(Wareneinsatz oder Umsatz)<br />

angesetzt werden,<br />

ermittelt sich daraus die<br />

Lagerumschlagshäufigkeit.<br />

Brutto-Einkauf / Netto-<br />

Einkauf / Netto-Netto-<br />

Einkauf<br />

Der Brutto-Einkauf ist der<br />

Einkaufspreis oder der<br />

Listenpreis ohne Abzug von<br />

Vergütungen.<br />

Der Netto-Einkauf ist der<br />

Brutto-Einkauf minus aller<br />

gewährten Rabatte.<br />

Der Netto-Netto-Einkauf ist<br />

der Netto-Einkauf minus<br />

Skonto und anderer auf den<br />

Netto-Einkauf gewährten<br />

Vergütungen.<br />

Kalkulationsfaktor<br />

oder auch Aufschlagsfaktor<br />

genannt, ist die Größe, mit<br />

welcher der Einkaufspreis<br />

multipliziert werden muss,<br />

um den Verkaufspreis zu<br />

ermitteln.<br />

Einkaufspreis x Kalkulationsfaktor<br />

= Verkaufspreis.<br />

oder<br />

Verkaufspreis<br />

Einkaufspreis = Kalkulationsfaktor<br />

Zwei Gewinner Strategie<br />

Warum muss in Einkaufsverhandlungen<br />

immer nur<br />

einer gewinnen? Beide<br />

Verhandlungspartner wollen<br />

gemeinsam das optimale<br />

Marktziel erreichen. Daher<br />

sollte auch die Zielvorgabe<br />

lauten, dass dabei beide<br />

gewinnen. Wichtig ist, dass<br />

beide Partner auch ein<br />

gemeinsames Ziel haben;<br />

ansonsten ist eine Zwei-<br />

Gewinner-Strategie nicht<br />

möglich.<br />

Einkaufsvolumen<br />

Der Anteil des Einkaufsvolumens<br />

zeigt Ihnen den<br />

Anteil von Wareneinsatz<br />

zum Umsatz. Liegt dieser<br />

Anteil über 75 %, so ist der<br />

Einkauf gefordert, sich um<br />

die Gewinnspanne zu kümmern.<br />

Je nach Sortimentsstruktur<br />

kann dieser Anteil<br />

bei Top-Unternehmen im<br />

Bereich von 60 bis 50<br />

Prozent liegen.<br />

Lagerquote<br />

Der durchschnittliche<br />

Lagerbestand wird ins Verhältnis<br />

zum Umsatz gesetzt<br />

und zeigt an, ob das Lager<br />

zu groß ist.<br />

Formel:<br />

Durchschnittlicher Lagerbestand<br />

durch Umsatz x<br />

100 = Lagerquote in %.<br />

Lagerhaltungskostensatz<br />

Dieser Wert zeigt an, wie<br />

viel jeder im Lager gebundene<br />

Euro zusätzlich kostet.<br />

Formel:<br />

Lagerkosten durch Lagerbestand<br />

x 100 = Lagerhaltungskostensatz<br />

in %.<br />

Einkaufsgemeinkostenquote<br />

Diese lässt erkennen, ob<br />

der Einkauf rentabel arbeitet.<br />

Liegt der Prozentsatz<br />

über 7 %, entstehen im<br />

Einkauf zu hohe Zusatzkosten.<br />

Formel:<br />

Kosten des Einkaufs (Personal,<br />

EDV, Raum, AfA )<br />

durch das Jahreseinkaufsvolumen<br />

x 100 = Einkaufsgemeinkostenquote<br />

in %.<br />

Einkaufs-Standardwerte<br />

Die Kennwerte Rohertrags-<br />

Spanne, Lagerumschlag,<br />

Bestellkosten, Anteil der<br />

Kleinbestellungen an Gesamtbestellungen,<br />

Lieferquote,<br />

Frachtkostenanteil<br />

und Anzahl Bestellungen<br />

pro Einkäufer sind Standardwerte<br />

und sicherlich<br />

täglich im Einsatz.


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 5<br />

Der moderne zeitgerechte Einkäufer<br />

Schlüsselqualifikationen<br />

Zusammengefasst kann<br />

man heute sagen: Der<br />

moderne zeitgerechte<br />

Einkäufer ist System-<br />

Sortimenter mit Deckungsbeitragsverantwortung.<br />

Lassen Sie uns diese<br />

Definition einmal näher<br />

betrachten:<br />

Der System-Sortimenter<br />

weist auf die Notwendigkeit<br />

hin, nicht Artikelbeschaffer<br />

zu sein, sondern Sortimente<br />

verkaufbar zu machen und<br />

nicht nur Artikel anzubieten.<br />

Das Ziel lautet: Sortimentsführerschaft!<br />

Deckungsbeitragsverantwortung<br />

muss sich in Kostenführerschaft<br />

zeigen, indem eine<br />

nachhaltige Verbesserung<br />

der Produktivität (Kapitalbindung,<br />

Rohertrag, Verfügbarkeit<br />

) erreicht wird.<br />

Weil sich auf Dauer nur<br />

Unternehmen behaupten<br />

werden, die in der Lage<br />

sind, das Geschäft unter<br />

Aspekten der Sortimentsund<br />

Kostenführerschaft zu<br />

betreiben. Der momentane<br />

Leistungsschwerpunkt liegt<br />

je nach Unternehmen entweder<br />

im einen oder anderen<br />

Bereich. Ganz gleich<br />

mit welchem Bereich Sie<br />

beginnen wollen: Sie<br />

müssen in beiden<br />

Bereichen zu den führenden<br />

Einkäufern in Ihrem<br />

Absatzgebiet gehören.<br />

Was tun wir heute und zu<br />

was wollen wir uns morgen<br />

bekennen? Bisher benutzen<br />

wir (zumindest der größte<br />

Teil unserer Branche) die<br />

Bezeichnung „Einkauf“.<br />

Doch es reicht heute nicht<br />

mehr aus, sich nur mit<br />

„Einkauf“ zu beschäftigen,<br />

es wird mittlerweile mehr<br />

gefordert. Das Schlagwort<br />

lautet: Beschaffungsmarketing.<br />

Doch wer kann uns<br />

"Beschaffungsmarketing"<br />

liefern? Der Marketing-<br />

Experte? Der Industrievertreter?<br />

Nein. Wer kümmert<br />

sich um die Ganzheitlichkeit?<br />

Idealerweise ist es<br />

der Unternehmer selbst,<br />

solange er den Gesamtüberblick<br />

behält.<br />

Das Beschaffungsmarketing<br />

beinhaltet eigentlich alle<br />

Bereiche, innerbetrieblich<br />

wie außerbetrieblich, ist<br />

Basis der Kommunikation<br />

und sofern diese an die<br />

Öffentlichkeit (zum Konsumenten)<br />

drängt, ein gutes<br />

Instrument, zielgruppenadäquate<br />

Märkte zu gewinnen.<br />

Und wenn alle Daten von<br />

Einkauf, Marktforschung,<br />

Öffentlichkeitsarbeit und<br />

Absatz beim Einsatz von<br />

Beschaffungsmarketing<br />

berücksichtigt werden,<br />

spüren Sie den Hauch von<br />

„Ganzheitlichem Beschaffungsmarketing“.<br />

Nur: Neue Begriffe bringen<br />

keine besseren Resultate –<br />

es ist das neue Denken und<br />

das Handeln, das allein<br />

Veränderung bewirken<br />

kann.<br />

Wenn der Erfolg sich einstellt,<br />

herrscht im satten<br />

Unternehmen rundum<br />

Ruhe. Doch zieht er sich<br />

zurück, erhebt alle Welt<br />

sofort großes Geschrei,<br />

sucht Schuldige. Das ist<br />

menschliche Wesensart.<br />

So ist auch der Ertragsrückgang<br />

Beginn für aufflammenden<br />

Unmut von Chef<br />

oder Abteilungsleiter und es<br />

kommt zu Schuldzuweisungen.<br />

Werden dann noch<br />

Artikel zu „firmentreuen<br />

Begleitern“ und die Verfügbarkeit<br />

sinkt, ist der Einkauf<br />

schnell der Schuldige.<br />

Dann heißt es sofort<br />

„Bessere Einkaufspreise<br />

müssen her“. Der Kern des<br />

Problems ist jedoch, dass<br />

Sortiments- und Kostenführerschaft<br />

nicht mehr<br />

gegeben sind.<br />

Der Einkäufer<br />

als Akteur im<br />

Handel:<br />

Er ist<br />

Manager,<br />

Stratege, ein<br />

Alleskönner.<br />

Er ist aber<br />

auch<br />

Zahlenmensch,<br />

Glücksspieler,<br />

einsamer<br />

Einzelkämpfer.<br />

Was macht<br />

den Job des<br />

Einkäufers in<br />

der bürowirtschaftlichen<br />

Branche so<br />

attraktiv?<br />

Er ist der<br />

Motor des<br />

Ganzen.


Seite 6<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Der moderne zeitgerechte Einkäufer<br />

Einkauf<br />

und<br />

Verkauf<br />

haben die<br />

gleichen<br />

Ziele.<br />

Früher, da war alles ganz<br />

einfach und alles ganz<br />

anders. Da ließ man den<br />

Lieferanten kommen, handelte<br />

ihn im Preis herunter<br />

und dann kaufte man –<br />

oder man kaufte auch nicht.<br />

Meistens kaufte man. Damit<br />

war der Job des Einkäufers<br />

erledigt.<br />

Heute dagegen haben wir<br />

ein komplexes Beschaffungssystem,<br />

eine umfassende<br />

Informationsstruktur<br />

und eine ganz<br />

konkrete Planung. Da muss<br />

der Einkäufer Supermann/<br />

-frau sein, mit hohem analytischen<br />

und Kreativ-<br />

Vermögen, mit der Bereitschaft,<br />

planerisch tätig zu<br />

werden und mit dem<br />

Feeling für die Entwicklung<br />

des Marktes. Er braucht<br />

gute Kontakte zu den<br />

Lieferanten, mit ständigem<br />

Blick auf die Konkurrenz. Er<br />

muss gleichzeitig Merchandiser,<br />

Werbe- und Verkaufsprofi<br />

sein, immer das Ziel<br />

vor Augen, dem Unternehmen<br />

eine Sonderstellung<br />

am Markt zu schaffen.<br />

Wie gesagt: Er muss<br />

Supermann/-frau sein.<br />

Seine Aufgabe ist es, die<br />

Beschaffungsprobleme des<br />

Handels verkaufsorientiert<br />

zu lösen. Damit sitzt er an<br />

der Schnittstelle zwischen<br />

Hersteller und Verkauf. Er<br />

entscheidet, was gekauft<br />

wird und was am Ende im<br />

Laden dem Verbraucher<br />

angeboten wird. Er beeinflusst<br />

mit seinen Entscheidungen<br />

aber auch ganz<br />

wesentlich Erfolg und Misserfolg<br />

des Unternehmens.<br />

Denn beschafft er nicht,<br />

was die Kunden wünschen<br />

und wie es die Kunden<br />

wünschen, wird sein Unternehmen<br />

nichts oder nur<br />

wenig verkaufen können.<br />

Dass die Messlatte gerne<br />

hoch gelegt wird, verwundert<br />

nicht. Doch um die<br />

Messlatte zu überspringen,<br />

müssen alle Bereiche der<br />

Handlungskompetenz<br />

ständig überprüft und ergänzt<br />

bzw. erneuert werden.<br />

Der Erfolgsdruck wird weiter<br />

zunehmen! Der bürowirtschaftliche<br />

Markt reagiert<br />

heute weniger fehlertolerant<br />

als früher. Wer sich<br />

im Einkauf über mehrere<br />

Monate hinweg grobe<br />

Schnitzer leistet, ist schnell<br />

draußen. Nochmals: Der<br />

Erfolgsdruck steigt. Das<br />

Flop-Risiko aber auch.<br />

Versagt hat der Einkauf,<br />

wenn er vom Falschen<br />

zuviel oder vom Richtigen<br />

zu wenig eingekauft hat.<br />

Wann ist ein Einkäufer<br />

erfolgreich? Doch nur dann,<br />

wenn er den Kunden das<br />

bieten kann, was sie<br />

suchen und wenn sie mit<br />

gutem Gefühl und vollen<br />

Einkaufstaschen den Laden<br />

verlassen. Der Erfolg eines<br />

Einkäufers zeigt sich also<br />

im Verkauf. Somit sind<br />

Verkaufsstile und Erfolgsfaktoren<br />

für Einkauf und<br />

Verkauf gleich wichtig.<br />

Die besondere Schwierigkeit<br />

besteht darin, dass der<br />

Einkäufer kaum Einfluss auf<br />

den Verkauf nehmen kann.<br />

Er muss das, was er sich<br />

beim Ordern gedacht hat,<br />

erst einmal dem Verkauf<br />

vermitteln. Der kann das<br />

gut finden oder auch nicht.<br />

Hierbei sind die geeigneten<br />

Verkaufsstile in Abhängigkeit<br />

von Produkten und<br />

Märkten für beide verbindlich.


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 7<br />

Die Bereiche der Einkaufsverhandlungen<br />

Nachfolgend ein praktisches Modell, welches Ihnen bei der Vorbereitung und in<br />

Gesprächen hilft:<br />

Verhandlungen zu führen, ist keine einfache Angelegenheit. Genau dieser Aspekt macht<br />

Verhandlungen abwechslungsreich und spannend zugleich. Bei Ihnen haben die Ziele der<br />

Firma die höchste Priorität, gleichzeitig müssen beide Verhandlungsparteien aber aufeinander<br />

zugehen, die Gedanken und Gefühle des anderen richtig interpretieren. Dieses<br />

Model soll Ihnen zeigen, in welchen Bereichen sich die Verhandlung abspielt. Dabei ist<br />

kein Bereich wirklich autonom, alle sind untereinander verstrickt.<br />

1. Bereich – Die Person: Wir meinen die Privatperson. Wo ist die Privatperson, wenn Sie beruflich<br />

unterwegs sind? Wird die Privatperson an der Firmengarderobe abgegeben? Wer dies versucht,<br />

kann nur scheitern. Ein Funktionsträger ist auch immer zugleich menschlich. Eine Maskerade hinter<br />

der man sich verstecken muss, ist nicht vonnöten. Persönliche Einstellungen und Meinungen zu<br />

jedem Bereich gehören auch in die Berufswelt. Der oft in der Beginnphase entstehende Smalltalk<br />

basiert fast immer auf der persönlichen Ebene. Eine Verhandlung findet nicht nur zwischen Firmen<br />

statt, sondern auch zwischen Menschen.<br />

2. Bereich – Das Geschäftliche: Sie stehen in der Funktion des Einkäufers. Sie werden dafür bezahlt,<br />

die Einkaufsziele der Firma zu erreichen. Sie halten Ihren Maßstab an die Leistungen Ihrer<br />

Lieferanten. Ein rein menschlich gutes Verhältnis reicht nicht aus, um gute Verhandlungen zu<br />

führen. Ihre persönlichen und auch beruflichen Ziele müssen hier mit einfließen.<br />

3. Bereich – Das Bauchgefühl: Das Bauchgefühl ist eng mit dem Bereich 1 "Die Person" verstrickt.<br />

Das Bauchgefühl stellt einen Kompass für das "Richtige" dar. Forscher bestätigen immer<br />

wieder, dass sich Frauen mit diesem Bereich weitaus mehr beschäftigen als die Männer. Ein Verkäufer,<br />

der sowohl Menschenkenntnis als auch ein Händchen für praktische Psychologie besitzt,<br />

wird schnell erkennen, in welcher Gemütslage Sie sich befinden und wie er darauf reagieren muss.<br />

Ist der Verkäufer selbstsicher oder gibt er dies nur vor? Damit Sie dies einschätzen können, sollten<br />

Sie genau beobachten. Achten Sie darauf, dass Sie sich bei dem Gespräch wohl fühlen können.<br />

Dies entspannt den Geist und steigert die Aufmerksamkeit gegenüber dem Verkäufer. An diesem<br />

Punkt entscheidet sich, ob Sie einen Verkäufer sympathisch finden oder nicht; der erste Eindruck<br />

zählt.<br />

4. Bereich – Der Kopf: Dieser ist eindeutig für Sach- und Inhaltsprobleme zuständig. Der so<br />

genannte Verstand dominiert. Auf der Verstandsebene können die schnellsten Konflikte entstehen,<br />

da jede Partei das Beste für sich herauszuholen versucht. Sollten Sie versuchen, nur auf dieser<br />

Ebene Verhandlungen zu führen, werden Sie Rückschläge erleiden. Ohne die Gefühlsebene lässt<br />

sich kein Vertrauen aufbauen.<br />

5. Bereich – Die Psychologie: Dieser Wissenschaftszweig stellt das Bindeglied zwischen der<br />

Person und dem Bauchgefühl dar. Sie erklärt unsere Verhaltensmuster, sowohl privat als auch geschäftlich.<br />

Besonders interessant ist die Kommunikations- und Individualpsychologie. Unsere<br />

Psyche entscheidet darüber, ob wir aktiv oder passiv agieren, wie wir mit Fehlern und Erfolgen umgehen.<br />

Für jedes Verhalten gibt es einen Grund, auch dann, wenn dieser nicht sofort erkennbar ist.<br />

6. Bereich – Die Strategie: Ein strategisches Vorgehen in Verhandlungen können Sie mit den<br />

Begriffen Planung, Überlegungen und Absichten übersetzen. Von den in Ihrem Kopf geplanten<br />

Aktionen erhoffen Sie Erfolg. Sie nutzen eine Strategie, verlassen sich nicht nur auf Ihren Bauch.<br />

Verhandlungen sind zu wichtig, um es sich leisten zu können, auf die Strategie zu verzichten.<br />

7. Bereich – Das Verhalten: Der Mensch handelt nicht nur aus Instinkten und Gefühlen. Der Verstand<br />

gestattet uns, diese beiden Muster zu reflektieren und zu variieren. Wir besitzen einen Willen<br />

und können Instinkten entgegenwirken. Wenn dem Verkäufer etwas beleidigendes herausrutscht,<br />

so müssen Sie nicht gleich beleidigend Kontra geben, sondern können nach Überlegung auch<br />

anders reagieren. „Höfliche Reaktionen“ auf einen solchen Ausrutscher wären etwa „Wie darf ich<br />

das verstehen?“ oder aber „Mich interessiert, wie andere Kunden auf diesen Spruch reagieren“.<br />

Unbewusste Verhaltensmuster „reagieren“ meist schneller als der Verstand. Selbstbeherrschung<br />

kann man trainieren.<br />

8. Bereich – Die Argumente: Wie beim Geschäftlichen geht es hier um die Zahlen & Fakten, die<br />

dem anderen präsentiert werden, um sich möglichst überzeugend darzustellen. Der größte Nutzen<br />

Ihrer Argumente ist der, dass der Verkäufer die gemachten Zugeständnisse auch seiner Firma verkaufen<br />

kann. Somit nehmen Sie mit gut durchdachten Argumenten Ihrem Verkäufer auch etwas<br />

Arbeit ab.


Seite 8<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Die Taktiken bei Einkaufs-<br />

Verhandlungen<br />

Taktik 1 – Seien Sie aktiv: Der Aktive führt und gewinnt auch. In fast allen Fällen ist es<br />

ratsam, das Ruder zu übernehmen und die Verhandlungen zu führen. Ihre Mittel zu<br />

agieren bestehen in Forderungen, Fragen, Präsentationen, Argumentationen oder auch in<br />

Schweigen. Besonders immer wiederholte Forderungen erzeugen beim Verhandlungspartner<br />

häufig ein Unsicherheitsgefühl. Eine Unsicherheit führt zur Defensive. Sie können<br />

diese Defensive des Verkäufers auch durch geschicktes und selbstbewusstes Schweigen<br />

forcieren. Durch selbstbewusstes Schweigen wird der Verkäufer verunsichert versuchen,<br />

im Gespräch auf Sie einzulenken.<br />

Taktik 2 – Mut zeigen: Den Mutigen gehört die Welt. Harmoniebestreben und Ängstlichkeit<br />

werden oft mit Niederlagen „belohnt“. Konflikte sollten Ihnen keineswegs unangenehm<br />

sein. Sehen Sie eine Verhandlung wie einen kleinen Boxkampf, in dem Sie Ihren<br />

„Gegner“ auch mal in der Ecke festnageln können. Aber wie auch im Boxkampf sollten<br />

Sie Regeln beachten und keine Tiefschläge ansetzen.<br />

Taktik 3 – Psychologie nutzen: Sollte sich ein Partner nicht wohl fühlen, so wird er versuchen,<br />

das Gespräch schneller hinter sich zu bringen. Dabei wird er wegen des psychologischen<br />

Fluchtmechanismus gerne ein Zugeständnis mehr machen. Sollten Sie merken,<br />

dass Ihr Verkäufer sich nicht wohl fühlt, können Sie dies nutzen, indem Sie beginnen, das<br />

Gespräch in die Länge zu ziehen.<br />

Taktik 4 – Argumente: Für jedes Pro gibt es mindestens ein Kontra. Aber hier wird jedes<br />

Pro nicht jedem Kontra gegenübergestellt. Vielmehr müssen Käufer oder Verkäufer für<br />

sich entscheiden, welches Argument wirklich Gewicht hat. Sollte einer der Verhandlungsteilnehmer<br />

ein Argument für sich nicht zutreffend oder wichtig empfinden, hat es in der<br />

Argumentation keinen Einfluss mehr.<br />

Taktik 5 – Lob & Anerkennung: Diese Art der Verhandlung funktioniert genauso gut wie<br />

Taktik 3. Denn die meisten Menschen sind nicht nur ängstlich und wollen unangenehmen<br />

Situationen entkommen, sondern suchen auch Anerkennung und Aufmerksamkeit. Geben<br />

Sie Ihrem Verkäufer wonach er sich sehnt, bereiten Sie ihm durch Lob & Anerkennung<br />

Freude. Die entstehenden positiven Gefühle lassen den Verkäufer abschweifen, senken<br />

die Aufmerksamkeit Ihnen gegenüber und er beginnt Sie zu unterschätzen. Resultat<br />

daraus ist wachsende Nachlässigkeit, die wiederum in Zugeständnissen münden kann,<br />

die einem so aufgeschlossenen Kunden gerne gemacht werden. Der Nachteil bei dieser<br />

Taktik ist, dass der Verkäufer das Gespräch stark dominiert. Sollten Sie bemerken, dass<br />

dies passiert, wechseln Sie die Taktik.<br />

Niemals<br />

geschlossene<br />

Fragen bei<br />

Verhandlungen<br />

stellen<br />

Wandeln Sie geschlossene in offene Fragen um!<br />

Bei Ihrer Gesprächsführung und den Verhandlungstaktiken sollten Sie grundsätzlich<br />

offene Fragen stellen. Verwenden Sie niemals geschlossene Fragen.<br />

Geschlossen<br />

• Gibt es Staffelpreise?<br />

• Läßt sich die Sendung gut lagern?<br />

• Haben Sie gute Erfahrungen damit?<br />

• Können wir einige Teile zum Test<br />

haben?<br />

• Gibt es da auch keine Probleme?<br />

Offen<br />

• Welche Staffelpreise gibt es?<br />

• Wie läßt sich die Sendung lagern?<br />

• Welche Erfahrungen haben Sie damit?<br />

• Welche Teile können wir zum Test<br />

haben?<br />

• Wie verhalten Sie sich bei Problemen?


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 9<br />

Die einzelnen Arbeitsschritte<br />

Für ein optimales Einkaufsergebnis ist die Einhaltung von Arbeitsschritten sinnvoll. Die<br />

Grundlagen für die Arbeitsschritte finden sich in der Grundlagenerläuterung wieder. Jedes<br />

einzelne Feld hat seine Bedeutung und sollte seine Beachtung finden.<br />

Grundlagenerläuterung<br />

Strategieformulierung<br />

• Markt- und Kundenkonzept<br />

• Qualitätsaudit, Verkaufskonzeption,<br />

Mehrjahresplanung<br />

• Anpassung der Vertriebs- und Marketingpläne<br />

• ABC-Analyse von Lieferanten und<br />

Warengruppen<br />

• Wertschöpfungskette inkl. Partner<br />

• Beurteilung der Geschäftskonzept-<br />

Varianten<br />

Aktionsprogramme<br />

• Ausarbeiten der Aktionsprogramme<br />

• Innovationskonzept, Marktkonzept,<br />

Markenpositionierung<br />

• Definition der Serviceleistungen<br />

Markt und Umfeld<br />

• Positionierung des Reifegrads des<br />

Unternehmens<br />

• Festlegung der Profilierungsfelder nach<br />

Wettbewerbsfaktoren<br />

• Definition der Prioritäten und Handlungsfelder<br />

Ressourcen<br />

• Detailplanung von Markt, Sortiment,<br />

Personal, Lieferanten & Partnern, Kapital<br />

• Erstellen der Verkaufsfelder und<br />

Marketingmaßnahmen<br />

• Umgang mit Ressourcenengpässen<br />

Auf das Erarbeiten der Grundlagen folgt der nächste Arbeitsschritt: „Die reine Beschaffung“.<br />

Diese teilt sich auf in strategische und operative Beschaffung. Die operative Beschaffung<br />

orientiert sich an Bestellrhythmus, Mindestmengenbestand und optimaler<br />

Bestellmenge, an Wareneingangs- und Warenpflegerhythmus sowie an Bezahlungsmodalitäten.<br />

Die strategische Beschaffung beschäftigt sich in erster Linie mit dem<br />

Lieferantenmanagement, also der ABC-Analyse der Lieferanten und deren Aufbau, sowie<br />

mit Rahmenverträgen (Sonderrabatte, Boni, Lieferkonditionen), Sortimentspolitik und<br />

Kennzahlen wie Lagerumschlag und Kapitaleinsatz. Insbesondere der Kapitaleinsatz ist<br />

in der heutigen Handelslandschaft von großer Bedeutung.<br />

Wichtig ist nicht der Geldbesitz, sondern der Anteil der Eigenkapitalquote sowie die Laufzeit<br />

der langfristigen Finanzierungen. Die Einkaufskräfte des <strong>Fachhandels</strong> beschäftigen<br />

sich zu wenig mit den Finanzierungsvarianten und den Möglichkeiten der Liquiditätssteuerung.<br />

Den Zusammenhang zwischen Lagerumschlagsgeschwindigkeit (LUG) und Kapitalbindung<br />

zeigt Ihnen folgende Grafik:<br />

Umsatz p.a. 1,2 Mio. € 1,2 Mio. € 1,2 Mio. €<br />

LUG 3 6 12<br />

Durchschnittslager (50 % Rohertrag) 200.000,-€ 100.000,- € 50.000,- €<br />

Zahlungsziel der Lieferanten 3 x 30 Tage 6 x 30 Tage 12 x 30 Tage<br />

Zeitraum der Zinsbelastung 9 Monate 6 Monate 0 Monate<br />

durchschnittl. gebundene Liquidität 150.000,- € 50.000,- € -,-<br />

Zinsbelastung Zinssatz 10 % p.a. 15.000,- € 5.000,- € -,-


Seite 10<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Arbeitsschritte<br />

Strategische Beschaffung – Kennzahlen<br />

Eine Untersuchung zur Wertigkeit im<br />

Lieferantenmanagement hat folgende Aussagen<br />

in einer Prioritätenliste erfasst. Wie<br />

Sie sehen, ist den meisten der Umsatz<br />

wichtiger als Kapitaleinsatz, Bestellrhythmus<br />

oder Zahlungsziele.<br />

Betrachtet man die vorherige Grafik, so<br />

muss sich an der Wertigkeitsskala noch<br />

einiges ändern. Umsatz- und Konditionspolitik<br />

sind wichtig, jedoch können beide<br />

Faktoren mit anderen Instrumenten ausgeglichen<br />

werden.<br />

Wurde die Grundlagenarbeit berücksichtigt und die strategische und operative Beschaffung<br />

mit ihren ABC-Analysen und Kennzahlen vorbereitet, so sind diese Werte mit der<br />

eigentlichen Zielsetzung des Unternehmens in Einklang zu bringen.<br />

Ziele<br />

Zielinformationssystem:<br />

• Rohertragsoptimierung - durch Rabattkorrektur, Zusatzbonus oder Steigerungsbonus,<br />

Nettopreise für einzelne Eckartikel, Zweitmarkenartikelbezug, etc.<br />

• Logistikvereinbarung - durch Preisauszeichnung, Regalpflege, Bestellrhythmus, Warenkommission,<br />

Warenumtauschgarantie etc.<br />

• Werbeunterstützung - Verteilproben, Give aways, Prospekte, individuell zu gestaltende<br />

Handzettel, Themenplakate, Anzeigenrahmen, Werbekostenzuschuss, Verpackungsmaterial,<br />

Point of Sale-Unterstützung (Palettenstülper), Verteilkostenbeteiligung,<br />

Kundenzeitungsbeihilfe, Produkt-Zusatznutzen-Information etc.<br />

• Aktivitätenhilfe - Kundengewinnung, Verkaufsthemen, Verkaufskräfte zu bestimmten<br />

Verkaufszeiten, Adressenpotentiale, Kundenbindungsinstrumente, Alleinstellung bei<br />

Verkaufsschwerpunkten, Sonderverkaufsaktionen, Erstbelieferung bei Neuheiten etc.<br />

• Ertragsoptimierung - Mindermengenzuschlag entfällt, Lagerumschlagserhöhung (Ware<br />

in Kommission), Bezahlungsmodalitäten optimieren (Valuta, Skonto, usw.), Flächenmiete<br />

oder Regalkostenübernahme, Schulungskostenübernahme bzw. Schulungen,<br />

Warenumtauschgarantie in Verbindung mit Lagerumschlag, Betriebsausflugskosten,<br />

Pflichtheft als durchgängige und einheitliche Anforderungs- und Entwicklungsgrundlage<br />

für alle Beteiligten<br />

• Schrittweise System-Implementierung - Umsetzungsschritte mit Zeitplan, Projektumsetzungen,<br />

Kommunikationskonzept zur Förderung<br />

Sind alle Arbeitsschritte erfüllt, kommen Sie automatisch zum Resultat. Resultate ohne<br />

entsprechende Vorbereitung sind Zufallsergebnisse und meistens nicht auf die optimale<br />

Zielsetzung ausgerichtet. Die unten stehende Grafik zeigt Ihnen noch einmal den<br />

Gesamtüberblick.<br />

Resultate<br />

Umsatz gesamt 87 %<br />

Konditionspolitik 78 %<br />

Umsatz pro Warengruppe 65 %<br />

Umsatz pro Lieferant 65 %<br />

Verkaufsaktivitäten 62 %<br />

Frequenzhöhe 39 %<br />

Einkaufskosten 20 %<br />

Bestands- / Umsatzanteile 18 %<br />

Kapitaleinsatz 17 %<br />

Rabatteliminierung 13 %<br />

Bestellrhythmus 9 %<br />

Zahlungszeiten 7 %<br />

Prozesse<br />

Strategische Beschaffung<br />

Operative Beschaffung<br />

Grundlagen<br />

Zielsetzung und Kennzahlenbasierte Beschaffung<br />

Lieferantenmanagement/Entwicklung (ABC-Analyse/<br />

Lieferanten-Aufbau), Rahmenverträge, Sortimentspolitik,<br />

Kennzahlen (LUG, Kapital)<br />

Bestellrhythmus (MMZ), Wareneingang-Warenpflege,<br />

Bezahlung<br />

Markt und Umfeld, Strategie-Formulierung, Aktionsprogramme,<br />

Ressourcenlokation und Detailplan


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 11<br />

Kennzahlen für die Einkaufsabteilung<br />

Wie bereits bei den Arbeitsschritten dargestellt, sind gewisse Kennzahlen im Bereich der<br />

strategischen und operativen Beschaffung notwendig.<br />

Kennen Sie die<br />

Hindernisse<br />

in Ihrem<br />

Unternehmens-<br />

Meer?<br />

Ruhiges Fahrwasser verdeckt<br />

die unter der Oberfläche<br />

befindlichen Felsen.<br />

Erst bei Ertrags- / Umsatzproblemen<br />

wird die Einkaufstätigkeit<br />

hinterfragt.<br />

Beachten Sie bereits bei<br />

ruhigem Fahrwasser die<br />

wichtigsten Kennzahlen für<br />

Ihre Einkaufsabteilung:<br />

1.Die Hindernisse in der<br />

ruhigen See kennen<br />

2.Rabatte sind keinen Einkauf<br />

wert<br />

3.Ist mein Lieferant auch<br />

mein Sortimentspartner<br />

4.Unterstützt der Einkauf<br />

das Profilsortiment als<br />

Erfolgsfaktor<br />

5.Der Einkauf arbeitet nach<br />

der eigenen Zielsetzung<br />

Untersuchen Sie das Fahrwasser<br />

und die Hindernisse<br />

in Ihrem Unternehmens-<br />

Meer. Machen Sie sich die<br />

Hindernisse bekannt.<br />

Befinden Sie sich im richtigen<br />

Fahrwasser, kommen<br />

Sie schneller ans Ziel. Das<br />

Hindernis „LUG“ beinhaltet<br />

neben dem Lagerbestand<br />

auch die Lagerdauer. Die<br />

„Platzblockade“ wird Ihnen<br />

über die Flächenrentabilität<br />

aufgezeigt. Das Hindernis<br />

„Kapitalbindung“ wurde<br />

bereits behandelt. Die<br />

Bereiche „Info-Defizit“ und<br />

„Nullverkäufe“ dürften allen<br />

klar sein. Weitere nicht<br />

sichtbare Hindernisse sind<br />

die „Transportkosten“,<br />

„Schlechte Arbeitsplanung<br />

mit Mehrfacharbeiten“ und<br />

„Preisänderungen“. Als<br />

Lagerbestand gilt bei<br />

Handelsunternehmen der<br />

jeweilige Vorrat an Ware.<br />

Für die Ermittlung des Lagerbestands können verschiedene Formeln verwendet werden:<br />

ø Lagerbestand =<br />

Wert der aufgenommenen Bestände<br />

Anzahl der Bestandsaufnahmen<br />

z. B.:<br />

Anfangsbest.+ Endbest.<br />

2<br />

Zu genaueren Durchschnittsergebnissen<br />

gelangt<br />

man mit folgender Formel:<br />

ø Lagerbestand =<br />

Anfangsbest. + 12 Monatsendbestände<br />

13


Seite 12<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Kennzahlen für die Einkaufsabteilung<br />

Formeln zur Berechnung der Lagerumschlagsgeschwindigkeit (LUG):<br />

Lagerumschlagsgeschw. (LUG) =<br />

Wareneinsatz (EKP)<br />

ø Lagerbestand (EKP)<br />

oder:<br />

Formeln<br />

sind eintönig<br />

aber<br />

erfolgreich<br />

Umsatz (VKP)<br />

Lagerumschlagsgeschw. (LUG) =<br />

ø Lagerbestand (VKP)<br />

Eine weitere Kennzahl zur Lagerdauer berechnet sich wie folgt:<br />

Tage der Berechnungszeit (z.B. 360 Tage)<br />

ø Lagerdauer =<br />

Umschlagshäufigkeit<br />

Die Formel zeigt Ihnen an, wie lange die Ware bis zum Verkaufszeitpunkt durchschnittlich<br />

im Lager verbleibt<br />

Zur Berechnung der Flächenproduktivität im Handel lautet die Formel:<br />

Flächenproduktivität =<br />

Umsatz<br />

Beanspruchte Fläche in m 2<br />

Die Flächenrentabilität gibt Auskunft über die Rentabilität von beispielsweise Abteilungen,<br />

Warengruppen, einzelnen Sortimenten.<br />

Flächenrantabilität =<br />

Rohertrag (Abtlg./Produktgr./Sortim.)<br />

Beanspruchte Fläche in m 2<br />

Preissenkungen<br />

und<br />

Rabatte<br />

schaffen<br />

keinen<br />

Deckungsbeitrag<br />

Sehr oft werden Sie im Einkauf mit Aktionsangeboten konfrontiert. Auch hier sollten Sie<br />

sich jedes Mal über eine Berechnung anzeigen lassen, wie viel Mehrumsatz Sie tätigen<br />

müssen, um einen normalen Regalumsatz in seinem Deckungsbeitrag auszugleichen.<br />

Situation im Regal (pro Monat):<br />

Verkaufspreis exkl. Mehrwertsteuer = 1,40 €<br />

Einkaufspreis netto = 0,80 €<br />

Normalverkaufsmenge = 100 Stück<br />

Situation während der Aktion (pro Monat):<br />

Verkaufspreis exkl. Mehrwertsteuer = 1,20 €<br />

Einkaufspreis netto = 0,75 €<br />

Werbekosten für die Aktion = 75 €<br />

Berechnung der notwendigen Aktionsmehrkosten:<br />

Die Mehrmengen für diese Aktion berechnen sich aus den Kosten von 90 € geteilt durch<br />

den neuen Rohertrag/Stück von 0,45 €. Hier ergibt sich dann eine Mehrmenge von 200<br />

Stück. Dies bedeutet, dass eine Menge von 300 Stück umgesetzt werden muss. Lohnt<br />

sich diese Aktion dann noch?


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 13<br />

Lieferantenmanagement<br />

Modernes Lieferantenmanagement<br />

unterliegt<br />

stetigem Wandel und zielt<br />

auf Verbesserungen der<br />

Lieferantenleistungen ab,<br />

Lieferantenauswahl<br />

Gezieltes Lieferantenmanagement<br />

beginnt mit der Identifizierung<br />

der geeigneten Lieferanten.<br />

Entscheidungsmerkmale<br />

sind Qualität, Leistungsvermögen,<br />

logistische und prozessorientierte<br />

Organisation.<br />

Auskünfte seitens der Lieferanten<br />

oder Erfahrungen befreundeter<br />

Firmen helfen bei der<br />

Auswahl. Welchen Lieferanten<br />

Sie wählen, hängt von Ihrem<br />

Markt, dem Beschaffungsvolumen<br />

Ihres Einkaufs und von<br />

der strategischen Bedeutung<br />

ab, die der Lieferant zukünftig<br />

Controlling<br />

Ziel des Controlling ist es, die<br />

Leistungen stetig zu verbessern,<br />

Risikofaktoren zu erkennen<br />

und zu beseitigen. Dazu<br />

müssen Sie lieferantentypische<br />

Informationen sammeln, einen<br />

Datenpool bilden, der jederzeit<br />

bereit liegt. Diese Arbeit ist<br />

jedoch zeit- und somit auch<br />

kostenintensiv. Daher unterscheiden<br />

Sie bei Bewertungen<br />

Kennzahlen<br />

Wie bereits beim Controlling<br />

erwähnt, sind Informationen<br />

über den Lieferanten in Datenform<br />

erstrebenswert. Ein Kennzahlensystem<br />

sollte einen<br />

Überblick über Leistungsstand,<br />

Analyse<br />

Damit Sie die Daten aus dem<br />

Controlling gut nutzen können,<br />

sollten Sie auch Ihren Lieferanten<br />

Ihr System darstellen.<br />

So können Probleme – wenn<br />

Bewertung<br />

Wenn Sie Ihr Controlling konsequent<br />

durchführen, können<br />

Sie ein eindeutiges Bewertungssystem<br />

anwenden. Sie<br />

sollten alle Controlling-Punkte<br />

etwa 3-stufig bewerten mit (1)<br />

gut, (2) akzeptabel und (3) abgelehnt.<br />

Das Bewertungssystem<br />

sollte nicht zu komplex<br />

sein und leicht durchschaubar,<br />

wodurch Sie sich gegenüber<br />

Ihrem Wettbewerb<br />

einen Vorteil erarbeiten.<br />

Das Lieferantenmanagement<br />

muss aber auch dafür<br />

und Aufwand zwischen:<br />

• einer Routinebeschaffung,<br />

bei der Lieferant und das<br />

Produkt bekannt sind<br />

• einem Kauf nach einem<br />

Lieferantenwechsel, bei<br />

dem das Produkt bekannt<br />

und der Lieferant neu ist<br />

• einem Kauf nach einem<br />

Produktwechsel bei dem<br />

das Produkt neu und der<br />

Liefertermintreue, Mengentreue,<br />

Reklamationsquote und<br />

allgemeine Lieferantenqualitäten<br />

verschaffen. Im Kennzahlensystem<br />

muss sich Ihr<br />

Einkaufsziel widerspiegeln.<br />

auch nur auf Kommunikationsebene<br />

– schneller und effektiver<br />

beseitigt werden. Geben<br />

Sie Ihrem Lieferanten einen<br />

Überblick über Ihr Controlling<br />

damit keine Verwechslungen<br />

oder unangenehme Missgeschicke<br />

passieren. Aus der<br />

Gesamtsumme der Bewertungen<br />

können Sie dann das Resultat<br />

für den Lieferanten ermitteln.<br />

Dieses Resultat sollten<br />

Sie dann sowohl intern als<br />

auch mit dem Lieferanten besprechen.<br />

Dies sorgt für eine<br />

sorgen, dass Negativentwicklungen<br />

rechtzeitig entdeckt<br />

und Probleme diesbezüglich<br />

behoben werden.<br />

für Ihr Unternehmen haben<br />

soll. Sie sollten einige<br />

Schlüsselkriterien festlegen,<br />

die Sie für besonders wichtig<br />

erachten. Sollten diese Kriterien<br />

nicht erfüllt werden, sollte<br />

der Lieferant ausgeschlossen<br />

werden. Haben Sie Lieferanten<br />

gefunden, die zu Ihren Kriterien<br />

passen, sollten Sie durch<br />

Verhandlungen optimale Rahmenbedingungen<br />

schaffen, die<br />

Ihre letzte Auswahl bekräftigen<br />

können. Im Fokus stehen hier<br />

Produktqualität, Liefer- und<br />

Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten,<br />

mögliche Auftragslosgrößen,<br />

Übernahme von<br />

Vorratshaltung, Just-in-Time-<br />

Lieferungen, Laufzeiten und<br />

Gültigkeitsdauer von Preisvereinbarungen<br />

oder auch<br />

Sonderkonditionen bei Jahreskontrakten.<br />

Informieren Sie<br />

sich auf jeden Fall genau über<br />

neue Lieferanten. Schon in<br />

frühen Verhandlungsphasen<br />

erkennt man Produktqualität,<br />

Leistungen und letztlich auch<br />

die bessere Rendite.<br />

Lieferant bekannt ist<br />

• einem Neueinführungskauf<br />

bei dem Produkt und<br />

Lieferant neu sind<br />

Sollten Sie eine Qualitätssicherungsvereinbarung<br />

mit<br />

einem alten Lieferanten bereits<br />

abgeschlossen haben, so können<br />

Sie das Controlling<br />

schneller und einfacher<br />

abschließen.<br />

Abweichungen können schnell<br />

Probleme aufzeigen, die dann<br />

wiederum frühzeitig behoben<br />

werden können.<br />

und versuchen Sie nicht ihn<br />

damit zu „überführen“, wenn<br />

es zu spät ist.<br />

stetige Verbesserung des<br />

Lieferantenverhältnisses.<br />

Wichtig ist hier noch mal, dass<br />

der Lieferant Ihr Bewertungssystem<br />

kennt, die Bewertung<br />

transparent ist und niemand<br />

das Gefühl hat, „böswillig<br />

überwacht“ zu werden.


Seite 14<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Jahresgespräche<br />

Die Veränderung von Konditionssystemen<br />

zählt zu<br />

den schwierigen Aufgaben<br />

im Einkauf.<br />

Die Fähigkeit zur Schöpfung<br />

neuer Konditionsbestandteile<br />

scheint schier<br />

unerschöpflich.<br />

Rechnungsrabatt, Dispositionsrabatt,<br />

Mengennachlass,<br />

Quartalsbonus, Tertialbonus,<br />

Erfüllungsbonus,<br />

Jahresbonus, Chefbonus,<br />

Paketbonus, Hausbonus,<br />

Stützpunkthändlerbonus,<br />

Servicepauschale, Messerabatt,<br />

Werbekostenzuschuss,<br />

Valuta, Aktionsrabatt,<br />

Ausschließlichkeitsprämie,<br />

Denkanstoßprämie,<br />

Einrichtungszuschuss,<br />

Jubiläumsrabatt, Listungsgebühr,<br />

Regalmiete, Regalpflegezuschuss,<br />

Sortimentsprämie,<br />

Statuserhaltungsprämie,<br />

Zielerreichungsprämie,<br />

Zweitplatzierungsgebühr,<br />

Totalmengenrabatt,<br />

Auftragsgrößenrabatt,<br />

Palettenrabatt,<br />

Kartonrabatt, Vorausrabatt,<br />

Treuerabatt, Konzentrationsrabatt,<br />

Vollsortimentsrabatt,<br />

Sortimentserweiterungsrabatt,<br />

Frühbezugsrabatt,<br />

Saisonrabatt, Einführungsrabatt,<br />

Schaufensterrabatt,<br />

Naturalrabatt<br />

und, und, und ...<br />

Bei einer objektiv/kritischen Analyse wird<br />

sich bei vielen Unternehmen bestätigen,<br />

dass zumindest ein wesentlicher Teil der<br />

eingeräumten Konditionen höchstens –<br />

wenn überhaupt – historisch zu erklären<br />

ist. In vielen Fällen handelt es sich um ein<br />

Gestrüpp aus schwer oder nicht erklärbaren<br />

Zugeständnissen, die von den Lieferanten<br />

festgelegt wurden, auch wenn die<br />

dafür erforderlichen Gegenleistungen nur<br />

noch teilweise, nicht oder nicht mehr erbracht<br />

werden.<br />

Selbstverständlich wird es auch in Zukunft<br />

– trotz aller Anstrengungen seitens der<br />

Hersteller – kein hundertprozentiges Preisund<br />

Konditionssystem geben. Deswegen<br />

gilt es auch in Zukunft, eine firmenspezifische<br />

Optimierung der Preis- und Konditionspolitik<br />

für das eigene Unternehmen zu<br />

erreichen.<br />

Die Kriterien für optimale<br />

Konditionengewährung werden<br />

sich zukünftig weniger<br />

zwischen großen und<br />

kleinen Unternehmen entwickeln,<br />

als vielmehr zwischen<br />

leistungsfähigen und<br />

weniger leistungsfähigen<br />

Absatzpartnern für den Hersteller.<br />

Die Konditionspolitik ist ein<br />

Spiegelbild der Unternehmensstrategie.<br />

Unverzichtbar<br />

ist dabei für die eigene<br />

Konditionsstrategie ein<br />

individuelles Kriterienpaket<br />

mit Leistungskriterien und<br />

Konditionsbausteinen. Es<br />

geht darum, als leistungsfähiger<br />

Partner der Hersteller<br />

ein eigenes Konditionssystem<br />

zu entwickeln<br />

und dabei die Grob-Zuordnung<br />

der Konditionsinhalte<br />

selbst zu bestimmen. Dabei<br />

werden wesentliche<br />

Elemente der strategischen<br />

Leistungen in das Konditionssystem<br />

übertragen. Bei<br />

einem leistungsgerechten<br />

Konditionssystem müssen<br />

Leistungen und Konditionen<br />

im Gleichgewicht sein, wie<br />

bei einer ausgeglichenen<br />

Waage.


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 15<br />

Jahresgespräche<br />

Das Führen von Jahresgesprächen ist nicht nur auf Konditionen ausgerichtet. Werbung,<br />

Logistik, Schulungen und der Aufbau von Nettopreislisten sind ebenfalls Bestandteile.<br />

Betrachten wir die Ergebnisse vieler Jahresgesprächsaufzeichnungen, so ergibt sich folgende<br />

Aufteilung.<br />

Die<br />

wichtigsten<br />

Punkte<br />

zum<br />

Jahresgespräch<br />

Jahresgespräche zu führen, ist ein Erfolg versprechendes Ziel. Im Vergleich zu den<br />

Händlern mit Standardkonditionen erreichen die Händler mit Jahresgesprächen wesentlich<br />

höhere Vergünstigungen.<br />

Die<br />

Ergebnisse<br />

sprechen<br />

eindeutig<br />

für<br />

Jahresgespräche<br />

Jahresgesprächsvereinbarungen beinhalten meistens eine längere Laufzeit der entsprechenden<br />

Vereinbarungen. In der Regel sind dies ein bis fünf Jahre. Darüber hinausgehende<br />

Laufzeiten sind bei diesen Vereinbarungen seltener und Laufzeiten unter einem<br />

Jahr finden kaum Beachtung.<br />

Die<br />

Laufzeiten<br />

für<br />

Abschlüsse<br />

im Überblick


Seite 16<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Was Ihr Einkauf kostet<br />

Bei jedem Bestellvorgang<br />

fallen bei Ihnen erhebliche<br />

Kosten an:<br />

• Bestellkosten (Telefon,<br />

Fax, Porto, Formulare)<br />

• Personalkosten (Arbeitszeit<br />

pro Bestellung)<br />

• Rüstkosten (Warenan-<br />

nahme, Einlagerung,<br />

Warenauszeichnung, Auffüllen)<br />

• Kosten im Rechnungswesen<br />

(Buchungen, Bezahlungen,<br />

etc.)<br />

Eine durchschnittliche Bestellung<br />

verursacht Kosten<br />

in Höhe von ca. 30 Euro.<br />

Bei Bestellungen von unter<br />

80 Euro erwirtschaften Sie<br />

also noch nicht einmal die<br />

Kosten, die durch den<br />

Bestellvorgang verursacht<br />

werden.<br />

Checkliste zur Berechnung Ihrer Einkaufskosten<br />

Ermitteln Sie, wie viel Ihre Einkaufstätigkeit konkret im Jahr in Ihrem Unternehmen<br />

kostet:<br />

Diese<br />

Kosten<br />

muß jeder<br />

Einkauf<br />

kennen<br />

Bestellkosten<br />

Personalkosten<br />

Rüstkosten<br />

Durchschnittliche Anzahl der Bestellungen<br />

pro Jahr x 3 Euro<br />

Durchschnittliche Arbeitszeit pro Bestellung<br />

x Anzahl x Stundenlohn<br />

1/10 der durchschnittlichen Arbeitszeit für<br />

Annahme, Einlagerung, Warenauszeichnung,<br />

Regalauffüllung x durchschnittlichen Stundenlohn<br />

_______ Euro<br />

_______ Euro<br />

_______ Euro<br />

Rechnungskosten Verwaltungskosten : Anzahl der Rechnungen _______ Euro<br />

Kosten der Einkaufstätigkeit pro Jahr<br />

_______ Euro<br />

Wenn Sie durch effiziente Zusammenarbeit mit Ihrem Lieferanten die Anzahl der Bestellungen<br />

um 30% reduzieren würden, könnten Sie Ihre Einkaufskosten senken um<br />

_______ Euro.<br />

P. S.: Die Rüstkosten für die Bearbeitung eines neuen Vorganges liegen bei 10% der<br />

Gesamtkosten des Vorgangs<br />

Die ermittelten Bestellkosten sind ein wesentlicher Wert zur Berechnung der optimalen<br />

Bestellmenge:<br />

Beginnen wir mit der monatlichen Abverkaufsmenge.<br />

Dieser Wert ist, da es sich<br />

um künftige Abverkaufsmengen handelt,<br />

eine Schätzgröße. Zur Schätzung werden<br />

jedoch im Regelfall die Erfahrungswerte<br />

der Vergangenheit herangezogen. Unter<br />

Bestellkosten sind die Kosten eines Bestellvorganges,<br />

wie zuvor behandelt, einzusetzen.<br />

Als dritte Größe sind in der Formel<br />

die monatlichen Bestandskosten pro<br />

Stück einzusetzen. Diese Kosten setzen<br />

sich im wesentlichen aus Kosten der Kapitalbindung<br />

und Lagerkosten zusammen.<br />

Ein einfaches Zahlenbeispiel soll dies veranschaulichen:<br />

Bei einem geschätzten Abverkauf von monatlich 400 Stück, durchschnittlichen Kosten<br />

von 12 € pro Bestellvorgang und einem Einkaufspreis von 1,20 € pro Stück ergibt sich<br />

eine optimale Bestellmenge von 800 Stück pro Bestellung, wenn ein Lager- und Zinskostensatz<br />

von 15% zugrunde gelegt wird.<br />

2 x 12 x 400<br />

Optimale Bestellmenge = = 800<br />

1,20 x 15 % : 12


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 17<br />

Was Ihr Einkauf kostet<br />

Auch wenn viele Kosten im Einkauf nicht sofort zugerechnet werden können, verschleudern<br />

Unternehmen im Einkauf enorme Summen, da die Einsparpotentiale nicht erschlossen<br />

werden bzw. der Wert der Reduzierung der Einkaufskosten zur Umsatzrendite<br />

nicht transparent ist.<br />

• Einkaufsrelevante strategische Entscheidungen werden ohne Einbindung des Einkaufs<br />

getroffen<br />

• Die Einflussmöglichkeiten des Einkaufs in der Zusammenarbeit mit anderen Funktionsbereichen<br />

ist nicht ausreichend<br />

• Mangelhafte Ausstattung hinsichtlich Mitarbeiterqualifikation und Mitarbeiteranzahl<br />

• Der Einkauf ist in der Unternehmensführung nicht ausreichend repräsentiert (Einkauf<br />

ist notwendiges Übel)<br />

• Kompetenzen sind nicht eindeutig geregelt oder aber werden nicht „gelebt“ (Einkaufen<br />

kann jeder)<br />

Reduzierung der Einkaufskosten erfolgt in zwei Schritten:<br />

Das Beispielunternehmen macht bei einem<br />

Umsatz von 105 Millionen Euro einen Gewinn<br />

von 5 Millionen oder 4,8 % Umsatzrendite.<br />

Die Einkaufskosten liegen bei 52<br />

Millionen Euro (inklusive Ware). Werden<br />

diese Einkaufskosten um 1,5 Prozent reduziert,<br />

steigt nur durch diese Maßnahme die<br />

Umsatzrendite von 4,8 Prozent auf 5,5<br />

Prozent. Dies entspricht einem Gewinn von<br />

5,8 Millionen Euro anstelle einem Gewinn<br />

von 5 Millionen Euro. Würden die Einkaufskosten<br />

um 5% reduziert, steigt die Umsatzrendite<br />

auf 7,2 Prozent und der Gewinn in<br />

Millionen auf 7,6. Es ergibt sich also eine<br />

Gewinnverbesserung mehr als 50 Prozent.<br />

Weitere Steigerungsmöglichkeiten entnehmen<br />

Sie der Grafik.<br />

Zwei<br />

Schritte zur<br />

Reduzierung<br />

der Einkaufskosten


Seite 18<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

Bestandsführung<br />

Der Einkauf hat direkte Auswirkungen auf die Höhe des Durchschnittslagers und damit<br />

auf die aufzubringenden Kapitalkosten. Schafft der Einkauf es, die Lagerumschlagsgeschwindigkeit<br />

zu verbessern, bringt er dem Unternehmen direkte Kapitalkostenersparnisse<br />

in beachtlichen Beträgen. Nachstehende Grafik zeigt Ihnen die Ersparnisse bei<br />

einem Umsatz von 1 Million Euro und den entsprechenden Basiswerten:<br />

Umsatz in Euro Lagerumschlag Durchschnittslager Kapitalkosten pro Jahr<br />

500.000 1 300.000,00 27.000,00<br />

500.000 2 150.000,00 13.500,00<br />

500.000 3 100.000,00 9.000,00<br />

500.000 5 60.000,00 5.400,00<br />

500.000 7 42.857,14 3.857,14<br />

Beispiel-Grundlage: Handelsspanne 40 %, Kapitalzins 9 %<br />

Diese gesamtunternehmerische Betrachtung muss jedoch immer auf die einzelnen<br />

Warengruppen reduziert werden. Denn nur die Betrachtung nach Warengruppen gibt Aufschluss<br />

über Überbevorratung bzw. Neinverkaufs-Warengruppen.<br />

Detailbetrachtung<br />

ist vorteilhaft<br />

Diese Grafik zeigt die Bestands- und Umsatzanteile der verschiedenen Warengruppen.<br />

Sie gibt Aufschluss über die Überbevorratung. Während einige Warengruppen als Ladenhüter<br />

im Lager vor sich „hinschlummern“ und bisweilen nur noch über erhebliche Preisnachlässe<br />

abgesetzt werden können, reicht das Angebot in anderen nicht aus, um die<br />

bestehende Nachfrage befriedigen zu können.<br />

So hängen Bestand, Umschlag und Ertrag direkt zusammen<br />

wachsende<br />

Abschriften<br />

niedrige<br />

Spanne<br />

zu hohe<br />

Warenbestände<br />

zu niedriger Lagerumschlag<br />

überaltetes Warenlager<br />

weniger Raum<br />

und Kapital für<br />

aktuelle Ware<br />

Anspruch auf<br />

Aktualität<br />

gefährdet<br />

falsches<br />

Verkaufsverhalten<br />

Umsatz-<br />

Rückgang<br />

Ertragseinbuße<br />

höhere<br />

Lagerzinsen<br />

höhere<br />

Kosten


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 19<br />

Was sind Rabatte wert?<br />

Die meisten Einkäufer orientieren sich eindeutig nach den erhaltenen Rabatten. Dabei<br />

sind Rabatte nur sinnvoll, wenn keine Mengenerhöhung der Abnahme stattfindet. Weil<br />

sich durch eine erhöhte Abnahmemenge der Lagerumschlag verringert, werden automatisch<br />

die Kosten höher. Die nachstehende Grafik zeigt Ihnen das Verhältnis von Rabatteliminierung<br />

durch Lagerumschlag.<br />

Entwicklung von Einkaufspreis<br />

plus Kapitalzins bei<br />

verändertem Lagerumschlag<br />

in den Rabattgruppen.<br />

Beträgt Ihr Einkaufspreis<br />

heute 100 Euro und<br />

Sie haben einen Lagerumschlag<br />

von 3, dann beträgt<br />

der Einkaufspreis inklusive<br />

Kapitalzins 104,50 €.<br />

Erhält er 8 % Rabatt, würde er den 100 Euro-Artikel für 92 € einkaufen, müsste dafür<br />

aber eine wesentlich höhere Menge abnehmen, so dass sein Lagerumschlag sich wahrscheinlich<br />

auf 1 reduziert. Damit würde der Einkaufspreis inkl. Kapitalzins auf 104,42 €<br />

steigen und den Rabatt, den Sie erhalten, durch den niedrigeren Lagerumschlag eliminieren.<br />

Die Konjunktur und ein weit verbreitetes Umsatzdenken führen oft zu Preiszugeständnissen,<br />

ohne dass bedacht wird, dass nur ein Vielfaches dieses Umsatzes zur gleichen<br />

Bruttorendite führt. Wie viel Mehr-Umsatz Sie erzielen müssen, zeigt die Tabelle:<br />

Notwendige Umsatzsteigerung zur Erhaltung der Profitrate in Prozent<br />

Preis-<br />

angestrebte Profitrate<br />

nachlass 20 % 25 % 30 % 35 %<br />

5 % 33,3 25 20 16<br />

7,5 % 60 43 33 28<br />

10,0 % 100 67 50 40<br />

12,5 % 165 100 71 55<br />

15,0 % 300 150 100 75<br />

Gewinnorientierte Einkaufsstrategie<br />

Produktperspektive<br />

Volumenperspektive<br />

Lieferantenperspektive<br />

„Weniger ist mehr“<br />

Einkaufsleistung durch geringeren<br />

Kapitaleinsatz erhöhen<br />

„Viel hilft viel“<br />

Einkaufsleistung durch höhere<br />

Bedarfsmengen steigern<br />

„Überholen erlaubt“<br />

Leistung durch optimale<br />

Lieferantenkontakte verbessern<br />

Gewinn<br />

Kostenreduzierung<br />

Warenpflege<br />

Arbeitsteilung<br />

Kooperationen<br />

Shop-Konzepte<br />

Volumenbündelung<br />

Lieferantenkonzentration<br />

Lieferantenprogramme<br />

Prozessverlagerungen<br />

Warengruppenkonzepte<br />

Erhöhte Standardkonditionen


Seite 20<br />

<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7<br />

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Checklisten<br />

Checklisten sind „Merkhilfen“<br />

für die Praxis. Ein<br />

Pilot sagte einmal darüber:<br />

„Vor dem Start müssen wir<br />

378 verschiedene Kontrollen<br />

ausführen. Davon<br />

kann ich selbst 371 auswendig<br />

aufzählen. Die<br />

Checklisten sind dafür da,<br />

dass wir von den restlichen<br />

Gesprächsvorbereitung<br />

Wissen, was Sie erwartet<br />

Bereiten Sie sich auf den Lieferanten vor, informieren<br />

Sie sich über sein Unternehmen, sein<br />

Lieferprogramm und seine aktuelle Situation.<br />

Beachten Sie auch Ihre Wettbewerber und die<br />

Lieferantenwettbewerber.<br />

Wissen, was Sie erreichen wollen<br />

Legen Sie sich für Ihr Gespräch Ziele fest.<br />

Definieren Sie zusätzlich, was Sie mindestens<br />

erreichen wollen.<br />

Wissen, was der andere noch nicht weiß<br />

Prüfen Sie vor dem Gespräch den möglichen<br />

Informationsstand des Gesprächspartners.<br />

Informieren Sie den Gesprächspartner über<br />

das, was er noch nicht weiß.<br />

Ihr Arbeitsplan für Jahresgespräche<br />

• Lieferantenstruktur nach<br />

ABC-Analyse<br />

• Lieferantenkonzentration mit<br />

Umsatzprognose<br />

Kommunikation im Einkauf<br />

1.Der moderne Einkäufer<br />

muss sich auf jede einzelne<br />

Einkaufsverhandlung gründlich<br />

vorbereiten. Dies enthält<br />

folgende Fragen:<br />

a. Welche Informationen<br />

werden vor der Einkaufsverhandlung<br />

benötigt<br />

b. Welche Unterlagen sind<br />

zum eigentlichen Verhandlungstermin<br />

bereitzustellen<br />

c. Wer ist gegebenenfalls<br />

als Spezialist zu dieser<br />

Einkaufsverhandlung<br />

hinzuzuziehen<br />

d. Wer ist gegebenenfalls<br />

über das Verhandlungsergebnis<br />

zu informieren<br />

e. Wessen Arbeit wird zusätzlich<br />

durch das Verhandlungsergebnis<br />

betroffen<br />

2.Einige Profieinkäufer bereiten<br />

sich auf besonders<br />

schwierige Einkaufsverhandlungen<br />

u.a. dadurch<br />

vor, dass Sie diese Verhandlungen<br />

vorher mit verteilten<br />

Rollen durchspielen.<br />

3.Bei Einkaufsverhandlungen<br />

außerhalb der üblichen Beschaffungsroutine<br />

hat es<br />

sich bewährt, dem Verkäufer<br />

das erste Wort zu über<br />

lassen, um so Informationen<br />

zu erhalten und die Einstellung<br />

des Verkäufers<br />

besser kennen zu lernen.<br />

Dabei muss der Einkäufer<br />

aktiv zuhören.<br />

4.Ob man es wahrhaben<br />

7 Punkten keinen vergessen.“<br />

Unsere Checkliste enthalten<br />

verschiedene Vorschläge,<br />

Ideen, Anregungen,<br />

Tipps & Ratschläge, wie sie<br />

von Einkäuferinnen und<br />

Einkäufern selbst zusammen<br />

getragen wurden.<br />

Sicher treffen einzelne Vorschläge<br />

nur auf ganz bestimmte<br />

Branchen oder<br />

Firmengrößen zu – und<br />

gerade nicht auf Ihr Unternehmen.<br />

Bitte streichen Sie<br />

diese Punkte in Ihrer Liste<br />

und arbeiten Sie nur mit<br />

den verbleibenden Tipps<br />

und Ideen für Ihr Unternehmen.<br />

Wissen, was zu kommunizieren ist<br />

Legen Sie sich einen Zeitplan zurecht. Wie<br />

lange wollen Sie sich welchen Lieferanten<br />

widmen?<br />

Wissen, was Sie fragen sollten<br />

Wer fragt, führt. Bereiten Sie Schlüsselfragen<br />

vor, um die Gesprächsführung jederzeit gestalten<br />

zu können.<br />

Wissen, was der Lieferant braucht<br />

Überlegen Sie im Vorfeld, was die spezifischen<br />

Vorteile Ihres Unternehmens oder Ihrer Dienste<br />

für den Lieferanten sind.<br />

Wissen, wie es weitergeht<br />

Legen Sie sich vor dem Gespräch einen Anlass<br />

zurecht, der Ihnen hilft, ein Follow-Up-Gespräch<br />

zu suchen.<br />

• Eigene Zielsetzung<br />

• Leistungen nach eigener<br />

Vertriebswegbetrachtung<br />

• Alternative Betrachtungsweisen<br />

• Partnerschaftsvereinbarungszeitraum<br />

• Bestätigung<br />

möchte oder nicht – die folgende<br />

Tatsache ist x-fach<br />

bewiesen: Die Führung<br />

eines Gespräches bzw. einer<br />

Einkaufsverhandlung liegt<br />

keinesfalls bei demjenigen,<br />

der am meisten spricht bzw.<br />

ständig das Wort an sich<br />

reißt. Die wirkliche Führung<br />

eines Gespräches liegt vielmehr<br />

bei demjenigen, der<br />

am besten zuhören und fragen<br />

kann.<br />

Merksatz: „Wer fragt, der<br />

führt!“<br />

Unterscheiden Sie zwischen<br />

offenen und geschlossenen<br />

Fragen (wurde bereits zuvor<br />

behandelt).


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 21<br />

Checklisten<br />

Kommunikation im Einkauf – Fortsetzung<br />

5.Für jeden Einkäufer ist es<br />

heute besonders nützlich,<br />

seine wichtigsten Lieferanten<br />

zu besuchen und deren<br />

Produktionsstätten mit eigenen<br />

Augen kennen zu lernen.<br />

Dabei erfährt er eine<br />

ganze Menge über die Möglichkeiten<br />

und Grenzen seiner<br />

Geschäftspartner.<br />

6.Die gute Verkäuflichkeit der<br />

Ware steht für den Handelseinkäufer<br />

an erster Stelle.<br />

Alle Einkäufer stehen regelmäßig<br />

unter einem besonders<br />

starken Beschaffungsdruck.<br />

Dieser ist mit dem Absatzdruck,<br />

der auf dem Verkäufer<br />

lastet, absolut vergleichbar.<br />

Schon aus diesem<br />

Grunde bietet sich ein „Miteinander“<br />

an (Einkauf mit<br />

Verkauf). Das „Gegeneinander“<br />

(Einkauf gegen Verkauf)<br />

bringt keiner Seite entscheidende<br />

Vorteile, kostet<br />

aber viel Zeit, Energie und<br />

Nerven.<br />

7.Man muss als moderner Einkäufer<br />

heute den Markt<br />

dauernd beobachten – nicht<br />

nur während der Messen<br />

und Ausstellungen. Der Einkäufer<br />

/ die Einkäuferin hat<br />

heute neben der „klassischen“<br />

Beschaffungsfunktion<br />

die zusätzliche Funktion “Beschaffungsmarketing“<br />

zu erfüllen,<br />

wobei dies immer<br />

wichtiger wird.<br />

8.Der Einkäufer und die Einkäuferin<br />

müssen sich heute<br />

verstärkt dafür einsetzen,<br />

dass die Unabhängigkeit des<br />

eigenen Unternehmens von<br />

einzelnen Lieferanten in<br />

jeder Beziehung gewahrt<br />

bleibt. Dies gilt insbesondere<br />

auch gegenüber den so genannten<br />

„Haus- und Hoflieferanten“,<br />

„Kooperationspartnern“<br />

und „befreundeten<br />

Unternehmen“.<br />

9.Erfolgreiche Verhandler im<br />

Einkauf beachten stets die<br />

nachfolgenden fünf Regeln:<br />

a. Der Zeitbedarf für jede<br />

Verhandlung ist vorher<br />

realistisch zu planen, um<br />

später unnötigen Zeitdruck<br />

zu vermeiden.<br />

b. Besonders erfolgreich<br />

verhandelt man oft zu<br />

zweit. Dazu müssen die<br />

Rollen beider Einkäufer<br />

vorher genau abgestimmt<br />

werden. (Herr B verhandelt<br />

die Konditionen und<br />

Herr A verhandelt die Zusatzleistungen<br />

wie Schulungen,<br />

Aktionen usw.)<br />

c. Stets beherrscht bleiben,<br />

vorsichtig sein bei Zusagen<br />

und mutig bei Absagen.<br />

d. Beim Thema bleiben,<br />

sich an den unsichtbaren<br />

„roten Faden“ (Verhandlungsplan)<br />

halten und<br />

nicht in Nebensächlichkeiten<br />

verlieren.<br />

e. Niemals „nie“ sagen, d.h.<br />

sich selbst Rückzugsmöglichkeiten<br />

offen halten,<br />

wenn man Forderungen<br />

stellt.<br />

10. Manche Einkäufer oder<br />

Einkäuferinnen neigen in besonders<br />

kritischen Situationen<br />

dazu, ihre Gesprächspartner<br />

in dem einen oder<br />

anderen Punkt belehren zu<br />

wollen. Nichts ist für einen<br />

erfolgreichen Fortgang eines<br />

Gespräches schädlicher als<br />

der Versuch einer Seite, die<br />

andere Seite zu belehren<br />

(„schulmeistern“).<br />

11. Ein professioneller Einkäufer<br />

sollte zumindest die<br />

Grundregeln der Körpersprache<br />

(„Kinesik“) kennen,<br />

um auch aus Körperhaltung,<br />

Gestik und Mimik seiner Gesprächspartner<br />

wichtige Informationen<br />

zu erhalten.<br />

Diese stehen übrigens oft<br />

genug im Widerspruch zu<br />

den Aussagen „per Wort“.<br />

Der erfahrener Verkäufer<br />

kennt solche „Gemischten<br />

Botschaften“ und „hakt entsprechend<br />

nach“ bzw. „hört<br />

skeptisch zu“.<br />

12. Der Verhandlungsprofi im<br />

Einkauf kennt längst den ursächlichen<br />

Zusammenhang<br />

zwischen Stimme und<br />

Stimmung. Wer laut, schnell<br />

und hoch spricht, ist meis<br />

tens im Nachteil gegenüber<br />

dem, der langsam, gedämpft<br />

und damit eindringlicher<br />

spricht.<br />

13. Hieran sollte sich jeder<br />

Einkäufer täglich erinnern:<br />

„Die eiserne Höflichkeit“ ist<br />

eine besonders starke –<br />

aber leider nur selten angewendete<br />

– “Waffe“ in jeder<br />

Verhandlung.<br />

14. Viele Menschen werden<br />

heute in Rhetorik geschult,<br />

aber nur sehr wenige in der<br />

Kunst des Zuhörens. Dabei<br />

ist das „aktive Zuhören“ für<br />

den Verhandlungserfolg mindestens<br />

ebenso entscheidend<br />

wie das „aktive Reden“.<br />

Trainieren Sie also das<br />

„aktive Zuhören“: Ihr Körper<br />

(Haltung, Gestik und Mimik),<br />

Ihre Sinne (hören und sehen)<br />

sowie Ihre Aufmerksamkeit<br />

(zuhören, fragen,<br />

anschließend wiederholen<br />

bzw. zusammenfassen) sind<br />

dann besonders aktiv, wenn<br />

Ihre Verhandlungspartner<br />

sprechen und Sie „nur“ zuhören,<br />

fragen, wiederholen<br />

etc. Dabei müssen Sie zeigen,<br />

dass sie aktiv sind. Und<br />

Ihr Verhandlungspartner<br />

muss dies spüren.<br />

15. Arbeitsaufgabe zur<br />

Checkliste<br />

Bitte markieren Sie in dieser<br />

Checkliste alle Punkte, die<br />

Ihnen persönlich wichtig<br />

erscheinen.<br />

Bitte suchen Sie anschließend<br />

den für Sie allerwichtigsten<br />

Punkt heraus.<br />

Bitte versuchen Sie ab sofort,<br />

diesen wichtigsten<br />

Punkt bei allen Ihren Einkaufsverhandlungen<br />

zu<br />

beachten.<br />

Nehmen Sie sich erst dann<br />

den jeweils nächst wichtigen<br />

Punkt vor, wenn der vorher<br />

gehende Punkt bei Ihnen<br />

voll realisiert ist.<br />

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Checklisten<br />

Wie Sie bei Preiserhöhungen richtig reagieren<br />

1.Kein Einkäufer darf sich<br />

scheuen, einen Probeauftrag<br />

an einen neuen, unbekannten<br />

Anbieter zu vergeben,<br />

wenn dessen Angebot vom<br />

Preis-/Leistungsverhältnis<br />

her interessant erscheint.<br />

Erfolgreich abgewickelte<br />

Probeaufträge (zu günstigeren<br />

Preisen als bisher)<br />

liefern Argumente für die<br />

Preisgespräche mit dem<br />

bisherigen Lieferanten.<br />

2.Auch bewährte, etablierte<br />

Lieferanten muss man regelmäßig<br />

durch vergleichbare<br />

Angebote vertrauenswürdiger<br />

Anbieter kritisch über<br />

prüfen, besonders in Hinsicht<br />

auf Preis, Qualität,<br />

Leistung und Service.<br />

3.Die dem Einkauf vorliegenden<br />

Angebote werden heute<br />

ziemlich regelmäßig mit<br />

Gegenangeboten verglichen.<br />

Bevor man aber als Einkäufer<br />

Gegenangebote einholt,<br />

sollte man die hierfür vorgesehenen<br />

Anbieter sehr sorgfältig<br />

auswählen, da ansonsten<br />

die eingeholten Gegenangebote<br />

mit den bereits<br />

vorliegenden Angeboten<br />

nicht wirklich vergleichbar<br />

sind.<br />

4.Eine „Anfrageaktion“ bei den<br />

etablierten Lieferanten und<br />

gleichzeitig bei neuen Anbietern<br />

bringt oft erstaunliche<br />

Ergebnisse und Einsparungen.<br />

5.Wenn man als Einkäufer<br />

„gezwungen“ wird, Verträge<br />

mit Preisgleitklausel zu akzeptieren,<br />

so muss man die<br />

einzelnen Gleitfaktoren besonders<br />

sorgfältig prüfen<br />

und die entsprechenden<br />

Prozentsätze jeweils von Fall<br />

zu Fall neu aushandeln. Die<br />

Preisgleitklausel wird ansonsten<br />

zur „Blankovollmacht“<br />

für Preiserhöhungen.<br />

6.Bei Abschlüssen zu Festpreisen<br />

sollte man sorgfältig<br />

recherchieren, ob und in<br />

welchem Umfang beim Lieferanten<br />

„Reserven“ einkalkuliert<br />

sind. Die meist<br />

(versteckte) Bildung von<br />

„Sicherheits-Reserven“ kann<br />

sehr viel teurer kommen als<br />

die offene Vereinbarung im<br />

üblichen Rahmen.<br />

7.Der professionelle Einkäufer<br />

weiß, wie vorteilhaft es für<br />

ihn selbst ist, wenn er alle<br />

erreichbaren Wirtschaftsberichte<br />

sorgfältig liest: Hier<br />

findet er unter Umständen<br />

die wichtigsten und überzeugendsten<br />

Argumente für<br />

seine eigenen Preisverhandlungen.<br />

8.Zu den wichtigsten Aufgaben<br />

des Einkäufers gehört die<br />

Abwehr von Preiserhöhungen.<br />

Bei solchen „Abwehrschlachten“<br />

hilft oft auch der<br />

Hinweis auf die eigene stabile<br />

Preispolitik – ganz im<br />

Sinne preisstabiler Marktverhältnisse.<br />

9.Wenn Lieferanten neue<br />

Preislisten (mit höheren<br />

Preisen als bisher) vorlegen,<br />

wird der Einkäufer sofort versuchen,<br />

entweder<br />

• entsprechend höhere<br />

Rabatte herauszuhandeln<br />

oder<br />

• neue bisher nicht praktizierte<br />

Rabattformen<br />

(Haus-, Mengen-, Treue-,<br />

Messe- oder Sonderrabatt)<br />

einzuführen oder<br />

• die branchenüblichen<br />

Naturalrabatte zu erhöhen<br />

(statt „11 für 10“<br />

jetzt „12 für 10“).<br />

10. Wenn der Kampf um die<br />

Rabatte nicht zu gewinnen<br />

ist, sollten mindestens andere<br />

Preis senkende Faktoren<br />

in den Abschluss einbezogen<br />

werden.<br />

11. Bei der Abwehr von Preiserhöhungen<br />

einzelner<br />

Lieferanten hilft oftmals auch<br />

die Tatsache, dass der<br />

Einkäufer<br />

• keinen Auftrag oder<br />

• nur einen kleineren Auftrag<br />

(als erwartet)<br />

erteilt. Der Lieferant ist bei<br />

diesem Einkäuferverhalten<br />

wirklich genötigt, intern „alle<br />

Hebel“ in Bewegung zu setzen.<br />

Der Verkäufer ist hier<br />

bei stets der Verbündete des<br />

Einkäufers.<br />

12. Wenn alle Verhandlungsbemühungen<br />

versagen und<br />

der Einkauf eine Preiserhöhung<br />

akzeptieren muss,<br />

wird der erfahrene Einkäufer<br />

zumindest noch versuchen,<br />

den Zeitpunkt für das Inkrafttreten<br />

der Preiserhöhung<br />

hinauszuschieben.<br />

13. Arbeitsaufgabe zur<br />

Checkliste<br />

Bitte markieren Sie in dieser<br />

Checkliste alle Punkte, die<br />

Ihnen persönlich wichtig erscheinen.<br />

Bitte suchen Sie anschließend<br />

den für Sie allerwichtigsten<br />

Punkt heraus.<br />

Bitte versuchen Sie ab sofort,<br />

diesen wichtigsten<br />

Punkt bei allen Ihren Einkaufsverhandlungen<br />

zu<br />

beachten.<br />

Nehmen Sie sich erst dann<br />

den jeweils nächst wichtigen<br />

Punkt vor, wenn der vorher<br />

gehende Punkt bei Ihnen<br />

voll realisiert ist.


<strong>Studiensammlung</strong> / Ausgabe 7 Seite 23<br />

Checklisten<br />

Ihre individuelle Nutzung<br />

Sie haben nun die in dieser<br />

<strong>Studiensammlung</strong> veröffentlichten<br />

Informationen aufmerksam<br />

studiert. Prima! Wie soll<br />

es aber weitergehen? Wie<br />

können Sie wirklich Nutzen<br />

aus den hier vorgestellten<br />

Ideen ziehen? Hier hilft nur ein<br />

Instrument, wie das nachstehende<br />

Aktionsprogramm.<br />

Ein Aktionsprogramm ist eine<br />

„innere Absichtserklärung“, ein<br />

„Vertrag mit sich selbst“, den<br />

man aufsetzt, um sich zu bestimmten<br />

Handlungen und<br />

Verhaltensweisen quasi „zu<br />

zwingen“.<br />

Zu A „Ideen/Tipp/Anregung“:<br />

Suchen Sie sich aus allen Informationen<br />

maximal 15 neue<br />

Ideen aus und notieren Sie<br />

diese in Ihrem Aktionsprogramm<br />

stichwortartig.<br />

Zu B „Wann realisieren“:<br />

Greifen Sie anschließend hieraus<br />

jeweils nur eine Idee pro<br />

Zeitraum auf (z. B. eine Idee in<br />

3 Wochen) und setzen sie alle<br />

Ihre Kräfte daran, eben diese<br />

Idee jetzt in diesem Zeitraum<br />

zu realisieren.<br />

Zu C: „Ergebnisse, weitere<br />

Maßnahmen“:<br />

Kontrollieren Sie schließlich in<br />

Spalte C Ihre Ergebnisse; wir<br />

sind sicher, Sie haben Erfolg.<br />

<strong>Nr</strong>. A = Idee/Tipp/Anregung B = Wann realisiert? C = Ergebnis/weitere Maßnahmen<br />

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Dankeschön, das war die <strong>Studiensammlung</strong>,<br />

Ausgabe 7<br />

Mit den vorliegenden Informationen<br />

wollen wir ein wenig<br />

dazu beitragen, dass der<br />

Spruch „Eingekauft wie Karl<br />

der Große – verkauft wie<br />

Pippin der Kleine“ nicht auch<br />

bei Ihnen zutrifft. In Zeiten der<br />

Konsumveränderung wird es<br />

immer wichtiger, den Umsatz<br />

zum Wareneinsatz und die<br />

Kosten im richtigen Verhältnis<br />

zu halten.<br />

Es ist uns klar, dass dies nur<br />

ein erster Schritt in Richtung<br />

„Im Einkauf steckt Gewinn“<br />

sein kann. Gerne werden wir<br />

das Thema in einer späteren<br />

Ausgabe der <strong>Studiensammlung</strong><br />

fortsetzen und mit<br />

weiteren Information anreichern.<br />

Wir wünschen Ihnen viele Impulse,<br />

Ideen und Anregungen.<br />

Ihr <strong>Prisma</strong>-Team.


Herausgeber:<br />

<strong>Prisma</strong> Einkaufs– und<br />

Marketinggesellschaft mbH<br />

Dieselstraße 12-14<br />

42781 Haan<br />

Telefon: 02129 / 5571-602<br />

Verantwortlich:<br />

Michael Purper (<strong>Prisma</strong>)<br />

Redaktion:<br />

Steffens Handelsberatung,<br />

Stefan Meyer

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