PROFI Präsentation - PROFI Engineering Systems AG

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PROFI Präsentation - PROFI Engineering Systems AG

Modernes Informationsmanagement

Heute im Focus:

Das Management von

Dokumentinformationen

Vorstellung WebCast

am 25.06.2013


AGENDA

01 Kurzvorstellung der PROFI AG

02 Anforderungen & Erwartungen an Enterprise Content Management

03 Der Wert der Information (über die Aufbewahrungszeit)

04 Quellen und Gewinnen von Informationen

05 Information Lifecycle Governance

06 Zusammenfassung und Diskussion

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KURZVORSTELLUNG

PROFI AG

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Unsere Lösungen

für Ihren Erfolg

1984 Gründung PROFI Engineering Systems

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Immer in Ihrer Nähe

342 PROFIs in 14 Geschäftsstellen

Berlin, Bochum, Bremen, Chemnitz,

Darmstadt, Hamburg, Hannover,

Karlsruhe, Köln, Mannheim, München,

Nürnberg, Stuttgart, Villingen-

Schwenningen, Weiden

Das PROFI-Team

130 PROFI Systemingenieure

22 PROFI Consultants

11 PROFI SAP Consultants

127 PROFI Vertriebsmitarbeiter

22 PROFI Office

30 Auszubildende/Studenten

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ANFORDERUNGEN

UND ERWARTUNGEN

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Enterprise Content Management

Warum über Archivierung und Content Management nachdenken?

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Enterprise Content Management

Modular aufgebaute Geschäftslösung mit unterschiedlichen Eintrittspunkten

Content at Rest = Cost,.. Content in Motion = Value

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DER WERT DER

INFORMATION

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Enterprise Content Management

das Informationsproblem

Der Wert der Information sinkt über die Zeit, Kosten und Risiken nicht

Das Informationsvolumen

verdoppelt sich in den

meisten Firmen innerhalb

von 18-24 Monaten

Die eDiscovery Kosten

von 1 GB belaufen sich

auf etwa €15,000

1PB Datenspeicher für

Applikationen kostet pro

Jahr €2-8 Mill

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Enterprise Content Management

Verwaltung und Wert der Information: Information Lifecycle Governance

Herausforderung: Wirtschaftlichkeit

der Informationsflut verbessern, um:

Content effizient aufbewahren

und archivieren

Anforderungen für elektronische

Beweissicherung

(eDiscovery) gezielt umsetzen

Daten effizienter managen

Datenqualität verbessern

Gezieltes Vernichten von

Informationen

Kosten reduzieren

Risiko reduzieren

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ECM


QUELLEN UND GEWINNEN

VON INFORMATIONEN

ECM

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Enterprise Content Management

Vermeiden von Insellösungen, Anbinden der Quellen

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Enterprise Content Management

Gewinnen der Objekte und Gewinnen der Meta-Information am Beispiel Scannen (Capturing)

Schritte bei der (automatisierten) Papiereingangsbearbeitung

Vorverarbeitung

Scan-

Erfassung

Erkennung

/

Extraktion

Freiform-,

Festformerkennung,

OCR, ICR,

Barcodeerkennung

Rollenscanner,

Meist händische Arbeit MFP;…

der Vorsortierung;

Werbung,

Vorstandsinfo,

Zeitungen, Klammern

Wo? Posteingang;

Fachbereich (FI,…);

Klassifizierung

Anreicherung

Validierung

/Qualitätskontrolle

Formataufbereitungen

Einordnung in

Dokumentklassen

(Rechnungen m/o

Best., Reklamationen,

Aufträge,..)

Übergabe /

Release

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Enterprise Content Management

Gewinnen der Objekte und Gewinnen der Meta-Information am Beispiel Scannen (Capturing)

Erkennungslevel,

Ergänzung Schritte bei der der (automatisierten) Papiereingangsbearbeitung Übergabe der

OCR-Mehrfach,

Werte (metadaten) Korrekturen,

aus Tabellen,

Sichtprüfungen

WebServices,..

Vorverarbeitung

Scan-

Erfassung

Klassifizierung

Erkennung

/

Extraktion

Objekte und der

Metadaten an das

Archivbackend/und

oder

Fachanwendung

Anreicherung

Validierung

/Qualitätskontrolle

Formataufbereitungen

Übergabe /

Release

Wandlungen des

Ausgangsformates

Bsp TIF nach PDF,

Extrakte nach

XML,…

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Enterprise Content Management

Screenshots einiger Lösungselemente (Bilder sagen mehr…)

Kofax Capture 10

NEU:

Browserbasierter Betrieb

Verwenden Sie Kofax Capture-Komponenten und -

Module über einen Webbrowser.

Sprachpakete

Fügen Sie eine andere Sprache zu Ihrer Basisinstallation

hinzu. Sprachpakete sind nun von der eigentlichen

Anwendung getrennt.

Mehrere Sprachen auf demselben System

Die auf dem Server installierten Sprachpakete stehen

den Benutzern entsprechend ihrem jeweiligen

Gebietsschema direkt zur Verfügung.

Stapelfilter

Stapel lassen sich während der Verarbeitung einfach und

schnell durchsuchen und filtern. Kontrolle und

Transparenz der einzelnen Erfassungsschritte werden

dadurch verbessert.

Verbesserter Workflow für Stapel

Stapel können nach Klassifizierungsergebnissen geteilt

werden. So können Dokumente spezifisch zu Prozessen,

Benutzern oder Abläufen weitergeleitet werden.

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Enterprise Content Management

Screenshots einiger Lösungselemente (Bilder sagen mehr…)

IBM Datacap Taskmaster

IBM Datacap Taskmaster Capture extrahiert Informationen

aus Dokumentimages zur Nutzung im Rahmen von

Enterprise Content Management-(ECM) und anderen

Systemen. Diese Software fungiert als universelles

Erfassungsportal.

Anpassbare, erweiterbare und regelbasierte Erfassung

– Ihre Mitarbeiter brauchen nur minimales Knowhow/Training

für eine hochwertige Dokumenterfassung.

Erstklassige Erfassung – Sie profitieren von

Unterstützung für mehrere Erkennungsengines, die alle

regelbasiert konfigurierbar sind.

Steuer- und Messfunktionen – Die Administratoren

können mithilfe von Tools und Managementberichten

sicherstellen, dass Systeme, Stationen und Bediener mit

höchster Effizienz arbeiten.

Scannen und Verifizieren über einen Browser – Sie

erhalten eine integrierte Lösung für das ferne Scannen oder

die Verifizierung über das Internet mithilfe eines Browsers.

Erfassung unstrukturierter Dokumente – Die Software

nutzt eine umfassende Strategie zum Auffinden von Daten

in unstrukturierten Dokumenten.

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Enterprise Content Management

Screenshots einiger Lösungselemente (Bilder sagen mehr…)

IBM Content Classification

Das Classification Module automatisiert mithilfe einer

Volltextanalyse von Dokumenten und E-Mails die

Organisation unstrukturierter Inhalte

Die hochwertige Inhaltsklassifikation beschleunigt die

Amortisierung Ihrer Investitionen in das Enterprise-Content-

Management, etwa durch Archivierung von Inhalten oder

elektronisches Aktenmanagement.

Vorteile

Die Endbenutzer sind von manuellen

Kategorisierungsaufgaben befreit

Filtert E-Mails und Dokumente mit begrenztem

geschäftlichem Nutzen aus Ihrem Archiv

Organisiert Ihre Inhalte mittels einer

konsistenten, zuverlässigen und überprüfbaren

Logik

Lernt rasch selbstständig anhand von Beispielen

die Generierung von Richtlinien

Berücksichtigt in Echtzeit die Rückmeldungen

der Benutzer, um sich an Änderungen der

Richtlinien und Kategorien anzupassen

Automatisiert Klassifikationen mit hoher Präzision

durch Kombination mehrerer

Klassifikationsverfahren, von

Schlüsselwortregeln über Musterextraktion bis zu

äußerst präzisen kontextbasierten Ansätzen

anhand von Beispielen

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INFORMATION LIFECYCLE

GOVERNANCE

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Enterprise Content Management

Information Lifecycle Governance

Um was geht es hier?

Herausforderung: Wirtschaftlichkeit

der Informationsflut verbessern, um:

Content effizient aufbewahren und

archivieren

Anforderungen für elektronische

Beweissicherung (eDiscovery) gezielt

umsetzen

Daten effizienter managen

Datenqualität verbessern

Gezieltes Vernichten von Informationen

Kosten reduzieren

Risiko reduzieren

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Enterprise Content Management

Information Lifecycle Governance

Nicht nur das rechtzeitige Löschen von Informationen ist gemeint, wie

es dieses Beispiel Deutsche Bank (FAZ 4. 9.2004, S. 23) zeigt …

:

Discovery: Hohe Strafe, weil E-Mails nicht in vorgeschriebener Zeit gefunden werden konnten

„... die Deutsche Bank, die lange große Teile der von der Börsenaufsicht angeforderten E-Mail

Korrespondenz Ihrer Mitarbeiter nicht finden konnte und deshalb ... 87,5 Millionen Dollar ... zahlen muss.“

http://www.seiten.faz-archiv.de/faz/20040904/fd1200409042464263.html

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Enterprise Content Management

Information Lifecycle Governance

Ein Produkt als Beispiel…. IBM eDiscovery


Mailboxübergreifende Suche für Compliance

Officer (speziell berechtigte Person)








Normalerweise geringe Benutzeranzahl,

umfangreiche Trefferlisten

Spezialisierte, leicht zu bedienende Funktionen

zum Aufspüren vom Emails

Komplette Suche über Mails und Anhänge

Hold auf Ergebnisliste

Export in lokales

Datenarchiv

Analyse mit

dem eDiscovery Analyzer

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Enterprise Content Management

Information Lifecycle Governance

Ein Produkt als Beispiel…. Hier der IBM eDiscovery Analyzer

Analyse der Mails

• Threaderkennung

• Häufigkeitsanalyse

• Kommunikationskreise

Zoom-In / Slice&Dice

Navigation

Konzepterkennung

• Phrasen

• Personen

• Orte

• Firmen

• Subjekte

• Suche nach

• Domänen, etc.

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ZUSAMMENFASSUNG

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Zusammenfassung

‣ Ziehen Sie den Nutzen aus den aufbewahrten Inhalten.

‣ Denken Sie bereits bei der Entstehung der Information über

deren Verwaltung.

‣ Nutzen Sie automatische Prozesse zur Gewinnung von

Dokumentinformationen.

‣ Hohes Risiko bei hohen Datenbeständen: Aufbewahren alleine

reicht nicht.

‣ Wir haben die richtigen Tools im Portfolio, um Informationen

auszuwerten.

‣…Und das geht alles mit IBM- (und Partner-)

Softwarebausteinen und mit Dienstleistungen der PROFI AG!

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VIELEN DANK!

Robert Raß

Leiter Software Beratung

Tel.: 06151 8290.7795

EMAIL: R.RASS@PROFI-AG.DE

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