XXIXX. Olympische Spiele Peking 2008 - Der Deutsche Olympische ...

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Das Büro des Chef de Mission wurde in dessen Wohneinheit im 1. Stock eingerichtet. Die Überlegung,
dieses Büro vom Mannschaftsbüro räumlich zu trennen, hat sich als richtig erwiesen, da
hier sowohl ungestörtes Arbeiten für den Chef de Mission und seinen persönlichen Referenten
möglich war, als auch als Besprechungen in kleinem Kreis abgehalten werden konnten.
Die umfangreiche Bestellung der teuer anzumietenden Einrichtungsgegenstände (Schreibtische,
Stühle, Regale, Telefone, Internetleitungen, Kühlschränke, Fernsehgeräte, etc.) musste bis Dezember
2007 bei BOCOG eingereicht werden. Zu diesem frühen Zeitpunkt war es schwierig, den
konkreten Bedarf zu ermitteln, da die personelle Besetzung des Mannschaftsbüros nicht schon 8
Monate vor Beginn der Olympischen Spiele feststand.
Ein weiterer schwieriger Punkt war, dass das Organisationskomitee von den NOKs zu einem
sehr frühen Zeitpunkt verlangte, die Platzierung und Anordnung der einzelnen Produkte genau
festzulegen. Auf dem Grundrissplan musste mittels eines speziellen Computerprogramms, das
üblicherweise von Innenarchitekten verwendet wird, jeder bestellte Gegenstand bis hin zum Papierkorb
eingezeichnet und zugeordnet werden. Ziel dieses äußerst zeitaufwändigen und schwierig
durchzuführenden Verfahrens sollte sein, dass die Mannschaftsleitung bei Ankunft bereits
komplett eingerichtete Büros vorfindet und unverzüglich mit der Büroarbeit beginnen kann. Dies
hat nur sehr eingeschränkt funktioniert.
Die offizielle Eröffnung des Olympischen Dorfes fand am 27.07.08 statt. Das Organisationskomitee
gestattete den NOK, mit einem kleinen Personenkreis bereits 6 Tage vorher (,Pre-Opening’)
die zugeteilten Wohn- und Büroeinheiten zu beziehen, um die für die Ankunft der Mannschaften
notwendigen Vorbereitungsarbeiten durchzuführen. Seitens der deutschen Olympiamannschaft
wurde dieses Angebot wahrgenommen. Es reisten 4 Personen am 21.07.08 an.
Organisation
Dem Mannschaftsbüro einschl. Medizinischer Zentrale waren insgesamt 26 Personen (19 Männer,
7 Frauen) mit entsprechenden Aufgabengebieten und Zuständigkeiten zugeordnet..
Nach Ankunft im Olympischen Dorf zeigte sich, dass die Einrichtungen der Büros in keiner
Weise der vorgegebenen Planung entsprach. 2 Tage wurden benötigt, um die Büros so einzurichten,
dass sie funktionsfähig und ‚betriebsbereit’ waren.
Je nach Raumgröße arbeiteten zwischen zwei und vier Personen in einem Büro. Zusätzlich wurde
ein Aufenthaltsraum für die Volunteers und ein kleiner Besprechungsraum vorgehalten. Die Arbeitsbedingungen
waren zwar im Vergleich zu Athen 2004 aufgrund von Tageslicht und einer
funktionierende Klimaanlage wesentlich angenehmer, jedoch bedurfte die räumliche Enge und
der permanent vorhandene Geräuschpegel einer Eingewöhnungszeit.
Das Mannschaftsbüro diente als Anlaufstelle für alle Fragen, die in Zusammenhang mit den
Olympischen Spielen auftauchten. Obwohl es vorgesehen, geplant und auch abgesprochen war,
dass die Teilmannschaftsleiter alle Fragen und Probleme ihrer Sportart bündeln, um diese dann
mit dem jeweils zuständigen Mitarbeiter im Mannschaftsbüro zu besprechen, nutzten sehr viele
Betreuer, Athletinnen und Athleten die Möglichkeit, das Mannschaftsbüro aufzusuchen und direkt
und auf kurzem Wege die notwendige Auskunft einzuholen. Insofern herrschte stets ein geschäftiges
Treiben. Das Mannschaftsbüro verstand sich als Servicestation für die Olympiamannschaft
und war vom 27.07. bis 27.08.2008 täglich von 07:30 Uhr bis 23 Uhr besetzt.
Das Mannschaftsbüro verfügte über keine geeigneten Räume, um in einem größeren Kreis Besprechungen
durchzuführen. So mussten für die Mannschaftsleitersitzungen, die alle 2 Tage morgens
um 7:30 Uhr bzw. 8:00 Uhr stattfanden und in denen sportfachliche und organisatorische
Themen besprochen und diskutiert wurden, externe Räumlichkeiten reserviert werden. Diese befanden
sich zwar in der Nähe der Wohneinheiten, doch bedeutete die Reservierung und Betreuung
der Sitzungen einen zusätzlichen zeitlichen und organisatorischen Aufwand.