3. Fuhrparkanalyse

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3. Fuhrparkanalyse

Fuhrparkanalyse

Fuhrparkanalyse

Inhalt

Einleitung

Was ist eine Fuhrparkanalyse?

Ein Beispiel aus der Praxis

Übertragbarkeit ins eigene Unternehmen

Schlussbemerkung

Exkurs: Wartungsintervalle, TÜV- sowie AS-

Termine usw.

Exkurs: EDV-Möglichkeiten

Datenerfassung. Welche Daten erfasst werden

müssen, ist wiederum davon abhängig, unter welchen

Aspekten die Analyse erfolgen soll. Empfehlenswert

ist allerdings, möglichst umfangreich

alle wichtigen Daten zu erfassen, weil hierdurch

einerseits vielseitige Möglichkeiten offen gehalten

werden und andererseits der Gesamtüberblick

viel genauer wird. Weiterhin empfiehlt es sich,

die Datenerfassung dann kontinuierlich weiter zu

führen, um zu jeder Zeit über aktuelle Daten zu

verfügen. Die erste umfangreiche Datenerfassung

ist mit viel Arbeit und Zeitaufwand verbunden, aber

die weitere kontinuierliche Erfassung für den täglichen,

wöchentlichen oder monatlichen Überblick

wird dann zu reiner Routinearbeit und verschafft

zu jeder Zeit einen guten Überblick.

Einleitung

Die Fuhrparkanalyse ist ein Teil des Fuhrparkmanagements.

Zum Fuhrparkmanagement gehören

z. B. die Beschaffung, Reparatur und Wartung

der Fahrzeuge, die Einsatzoptimierung durch

Touren- und Fahrereinsatzplanung, der Einsatz

moderner Kommunikationsmittel zur Sendungsverfolgung,

Verbrauchsstatistiken, Vergleiche von

Touren oder Kunden und natürlich die Kostenerfassung.

Zur Kostenerfassung des Fuhrparks gehören

nicht nur die Fahrzeug- und Fahrerkosten,

sondern auch allgemeine Betriebskosten, wie z.

B. das Büro. Falls vorhanden, müssen natürlich auch

die Kosten für die eigene Werkstatt, Waschanlage

oder Tankstelle berücksichtigt werden.

Was ist eine Fuhrparkanalyse?

Die Fuhrparkanalyse verschafft auch Kleinunternehmen

einen guten Überblick über den Einsatz

des Fuhrparks, einschließlich der optimalen

Tourenplanung, des Fahrereinsatzes und der hiermit

verbundenen Kosten.

Eine Fuhrparkanalyse kann aufgrund unterschiedlicher

Aspekte sinnvoll sein:

• Auslastung der Fahrer

• Auslastung der LKW

• Optimierung der Touren

• Vergleiche von Touren

• Kosten-Nutzen-Vergleiche von Touren

• Kosten-Nutzen-Vergleiche von Kunden

• Gibt es Platz und Zeit für neue Kunden?

Voraussetzung für eine Fuhrparkanalyse ist, egal

unter welchen Aspekten sie erfolgen soll, die reale

Ein Beispiel aus der Praxis

Eigentlich war in dem Unternehmen 1 von Herrn G.

eine Beratung im betriebswirtschaftlichen Bereich

geplant. Weil das Unternehmen in relativ kurzer

Zeit, innerhalb von 7 Jahren, ziemlich schnell gewachsen

war, zeigten sich gerade im betriebswirtschaftlichen

Bereich einige Lücken, die es zu

schließen bzw. aufzuarbeiten galt. Die Einführung

von Controlling als Instrument zur Unternehmensführung

erschien uns, nach den ersten Gesprächen,

der damit erfolgten Bestandsaufnahme und

den Beratungswünschen des Unternehmers, als

die richtige Maßnahme für dieses Unternehmen.

Aber durch das tägliche Geschäft, hier in Form von

immer wiederkehrenden Problemen bei der Auslieferung,

auch in Zusammenhang mit den Fahrern, rückte

auf Wunsch von Herrn G., die Fuhrparkanalyse in

den Vordergrund. Aufgrund folgender von Herrn G.

formulierten Fragestellungen sollte die Fuhrparkanalyse

erfolgen:

• Wird ein zusätzlicher LKW gebraucht?

• Wird ein zusätzlicher Fahrer gebraucht?

• Sind die Fahrzeuge ausgelastet?

• Sind die Fahrer ausgelastet oder sogar überlastet?

• Wie werden die Kosten für ein Fahrzeug kalkuliert?

• Wo gibt es Raum und Zeit für Neukunden?

Hinzu kam noch die Überlegung der Einsatz- bzw.

Tourenoptimierung, weil 10 in etwa gleich große

1

Es handelt sich um ein etwas größeres Kleinunternehmen,

das im Stückgutbereich mit über 20 LKW für verschiedene,

große Auftraggeber tätig ist. Es werden täglich feste Touren in

2 Großstädten gefahren. Zur Zeit der Beratung wurden 22

Fahrer und 3 Mitarbeiter im Büro beschäftigt.

5


Fuhrparkanalyse

LKW bei 2 Auftraggebern in den gleichen Gebieten

eingesetzt werden. Aus diesem Grund sollte auch

geprüft werden, ob parallele Touren der beiden

Auftraggeber zusammengelegt werden können, um

hierdurch eventuell Personal und möglicherweise

auch Equipment einsparen zu können.

Das Gesamtziel der Analyse bestand also darin,

einen besseren Überblick über den Fahrzeugeinsatz

bzw. die Fahrzeugauslastung zu bekommen

und mehr Transparenz über Arbeits- und Materialeinsatz

herzustellen, auch in Bezug auf die vorhandenen

Kosten, um letztendlich den Fuhrparkeinsatz

effizienter gestalten zu können.

Die Durchführung der Analyse

Wie schon erwähnt, ist eine wichtige Voraussetzung

für die Fuhrparkanalyse die Erfassung der notwendigen

Daten über einen bestimmten Zeitraum. Im

vorliegenden Fall wurden die Daten 2 Wochen lang

täglich erfasst. Aufgrund der Vorgaben des Unternehmers

wurden das tatsächliche Transportaufkommen

und der Zeiteinsatz auf den einzelnen Touren

mit vielen spezifischen Einzelfragen dokumentiert.

Hierzu gehörten:

• Gesamtgewicht

• Anzahl der Paletten und Gitterboxen

• Stopps und Aufträge

• Arbeitszeiten

Zusätzlich mussten bei der Erfassung die Ein- und

Ausrollung separat berücksichtigt werden sowie

eventuelle Besonderheiten.

Bevor die konkrete Datenerfassung erfolgen

konnte, mussten einige Vorarbeiten geleistet werden.

Hierzu gehörte die Erstellung einer Checkliste

mit den spezifischen Anforderungen - genau

abgestellt auf das Unternehmen – sowie die Vorbereitung

der Fahrer und des Disponenten, weil

diese ja schließlich die Daten erfassen mussten.

Außerdem mussten für die Fahrzeugkalkulation

Kosten zusammengestellt werden. Hierzu gehören

Kosten, die dem Fahrzeug direkt zugeordnet

werden können, wie z. B. die Kfz-Steuern und

Versicherung, aber auch ein Teil der allgemeinen

Betriebskosten, wie z. B. Bürokosten.

Die Checkliste

Da es unseres Wissens nach kein geeignetes

Instrument als Einzelsoftware zur Erfassung und

Optimierung des Fuhrparks in Kleinunternehmen,

unter Berücksichtigung der gewünschten spezifischen

Informationen gibt, auf das wir hätten zurückgreifen

können, erstellten wir eine eigene

Checkliste zur Erfassung der betrieblichen Daten

mit folgenden Inhalten:

Einmalige allgemeine Angaben zur

Identifikation von Fahrer und Fahrzeug:

• Fahrername

• Tour-Nr. oder Gebiet

• Kfz-Kennzeichen

• Kfz-Nutzlast in Tonnen

• Palettenstellplätze im LKW bzw. im Anhänger

Täglich zu erfassende Angaben zur

Arbeitsleistung:

• Zeit des Arbeitsbeginns

• Arbeitszeit im Lager bei der Ausrollung

in Std.

• Pausendauer

• Arbeitszeit im Lager bei der Einrollung in

Std.

• Zeit des Arbeitsendes

• gefahrene km

• Anhänger-Einsatz ja/nein

• Anzahl Paletten (Euro / Einw. / Gibo)

• Anzahl abgepackter Paletten

• Gesamtgewicht

• Anzahl Stopps

• Anzahl Aufträge

• Besonderheiten / Zeitaufwand

z. B. Treffen mit anderen Fahrern zwecks

Umladung,

Anhänger abstellen oder abholen

nachladen usw.

Technischer Hinweis

Aufgrund der Vorgaben des Unternehmers und

der notwendigen Vorüberlegungen, welche Daten

erfasst werden müssen, entstand die nachfolgende

Checkliste, die aus Platzgründen etwas

verkleinert wiedergegeben wird. Diese Checkliste

kann an jede andere Vorgabe angepasst werden.

Im Anhang ist die Checkliste im Original wiedergegeben.

Auch eine Abbildung als Möglichkeit zur

Auswertung der Analyse befindet sich im Anhang.

6


Checkliste zur Kfz- und Fahrerauslastung

Fuhrparkanalyse

Allgemeine Angaben

Tägliche Erfassung folgender Daten vom ........... bis .........

Kfz-Kennzeichen:

Kfz-Nutzlast:

Zeiten und gefahrene km

Arbeitsbeginn:

Arbeitszeit Lager / Ausrollung:

Pause:

Arbeitszeit Lager / Einrollung:

Arbeitsende:

gefahrene km:

Datum

Datum

Anzahl Palettenstellplätze:

Anhänger-Kennzeichen:

Anhänger-Nutzlast:

Ausrollung

Anhänger-Einsatz ja/nein:

Anzahl Paletten: Euro / Einw. / Gibo

Anzahl abgepackter Paletten:

Gesamtgewicht:

Anzahl Stopps:

Anzahl Aufträge:

Anzahl Palettenstellplätze:

Tour/Gebiet:

Einrollung

Anhänger-Einsatz ja/nein:

Anzahl Paletten: Euro / Einw ./ Gibo

Anzahl abgepackter Paletten:

Gesamtgewicht

Anzahl Stopps:

Anzahl Aufträge:

Fahrer:

Besonderheiten / Zeitaufwand

z. B. Treffen mit anderen Fahrer

zwecks Umladung,

Anhänger abstellen oder abholen,

Nachladen usw.

In unserem Beispielfall wurden zwei Wochen lang

das „Fuhrparkgeschehen“ auf dieser Checkliste

handschriftlich von den Fahrern selbst erfasst und

teilweise vom Disponenten aufgrund der vorhandenen

Lieferscheine ergänzt.

Auswertung der Fuhrparkanalyse

Die Auswertung erfolgte wieder aufgrund der Vorgaben

des Unternehmers, also eine überwiegende

Betrachtung der Auslastung. Alle handschriftlich

erfassten Daten wurden in Excel-Dateien

übertragen und können im Unternehmen weiterverarbeitet

werden, weil das Programm auch im Unternehmen

verwendet wurde. Hierdurch ergibt sich

natürlich auch die Möglichkeit, die Daten noch einmal

unter anderen Gesichtspunkten auszuwerten und/

oder die Erfassung weiterzuführen.

Das Interesse bei der Auswertung galt also der

Auslastung der Fahrzeuge. Schon bei der ersten

Durchsicht der Daten wurde ersichtlich, dass sich

relevante „Engpässe“ hauptsächlich in der Ausrollung

ergeben. Hier waren die Fahrzeuge, was

z. B. die Palettenstellplätze und die Nutzlast angeht,

am ehesten aus- bzw. überlastet. Einige

Touren waren nur zu schaffen, wenn nachgela-

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Fuhrparkanalyse

den wurde. Dies bedeutet für die Fahrer, die erste

Ladung wegbringen, zurück zum Lager fahren und

den Rest nachladen.

Das besondere Augenmerk galt daher der Ausrollung.

Die Angaben der Einrollung wurden ebenfalls

betrachtet, werden aber nur zusammenfassend

wiedergeben.

Ergebnisse aufgrund der

Datenerfassung

Einige Ergebnisse lassen sich zusammenfassend

darstellen, weil sich keine nennenswerten Unterschiede

zeigten.

Arbeitsbeginn und Arbeitsende:

Die Arbeitszeiten lagen zwischen 05.30 Uhr (frühester

Beginn) und 18.00 (spätester Feierabend).

Die überwiegende Arbeitszeit lag zwischen 06.00

und 16.00 Uhr. Im Durchschnitt gingen die Arbeitszeiten

über einen 8-Std.-Tag hinaus. Der durchschnittliche

Arbeitstag eines Fahrers betrug 9 -

10 Stunden (selten weniger, in einzelnen Fällen

auch 11).

Arbeitszeit Lager/Ausrollung:

Bei allen Touren wurden entweder 1 Stunde oder

2 Stunden angegeben.

Arbeitszeit Lager/Einrollung:

Bei allen Touren wurde 1 Stunde, in sehr wenigen

Fällen 1 ½ Stunden angeben.

Pausen:

Bei den Pausen hat niemand etwas eingetragen.

Nur ein Fahrer gab in der ersten Woche 10-Minuten-Pausen

an. Hier stellt sich die Frage nach

den tatsächlichen und den gesetzlich vorgeschriebenen

Lenk- und Ruhezeiten.

Anhängereinsatz:

Den Eintragungen zufolge wurden nur auf zwei

Touren Anhänger eingesetzt.

Besonderheiten/Zeitaufwand:

Hier gab es nur auf zwei Touren Einträge und zwar

unter dem Punkt „Treffen mit anderen Fahrern

zwecks Umladung“ für eine ½ Stunde.

Ergebnisse in tabellarischer Form

In den Tabellen wurden die einzelnen Touren im

Verlauf von 14 Tagen dargestellt. „14 Tage“ bedeutet

in diesem konkreten Fall zwei Arbeitswochen,

einmal Montag bis Freitag, und einmal

8

Montag bis Donnerstag, weil Freitag ein Feiertag war,

an dem nicht gearbeitet wurde.

In Tabellenform wurden folgende Angaben, für

jede Tour und für jeden Einsatztag einzeln, aufgelistet:

• Gefahrene Kilometer

• Gesamtgewicht (Ausrollung)

• Gesamtgewicht (Einrollung)

• Stopps (Ausrollung)

• Aufträge (Ausrollung)

• Stopps (Einrollung)

• Aufträge (Einrollung)

Anzahl Paletten

Ausrollung und Einrollung jeweils separat

• Anzahl der Euro-Paletten

• Anzahl der Einweg-Paletten

• Anzahl der Gitterboxen

• Anzahl abgepackter Paletten

• Anzahl aller Packstücke insgesamt

Bei der Ausrollung lag der Schwerpunkt der Betrachtung

bei:

• den Stopps und der Palettenanzahl, (weil dies

die Grundlage der Vergütung ist)

• der Anzahl gefahrener Kilometer (als Indikator

für Kraftstoffkosten)

• auf dem Gesamtgewicht in Tonnen (wegen

möglicher Überladung)

Diese Tabellen dienen als wertvolle erste Gesamtbetrachtung

der einzelnen Touren und bieten viele

weitere Möglichkeiten der Auswertung.

Ergebnisse in graphischen

Darstellungen

Eine weitere Auswertungsmöglichkeit der vorhanden

Daten sind graphische Darstellungen in Form

von Diagrammen, die auch für alle Touren erstellt

wurden und folgendes widerspiegeln:

1. eine Zusammenfassung der Ausrollung mit

den Angaben Stopps, Gesamtpalettenanzahl

und Gewicht als Balkendiagramm

2. eine Zusammenfassung der Einrollung mit den

Angaben Stopps und Gesamtpalettenanzahl als

Balkendiagramm sowie

3. eine Zusammenfassung der gefahrenen Kilometer

als Kurvendiagramm

In den Balkendiagrammen zeigte sich bei der

Ausrollung, dass einige Touren evtl. entlastet

werden müssten. Bei der Einrollung zeigten die-


Fuhrparkanalyse

30,0

25,0

20,0

15,0

10,0

5,0

-

25/Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Durchschnitt

Stopps (Aus) 9,0 20,0 18,0 18,0 20,0 15,0 16,0 28,0 25,0 18,8

Pal. ges. (Aus) 14,0 14,0 17,0 15,0 14,0 25,0 14,0 27,0 14,0 17,1

Gewicht (Aus) 3,8 3,4 2,9 2,7 3,5 2,7 2,8 9,7 2,6 3,8

se Diagramme, dass hier die Auslastung nicht so hoch

ist. Vielleicht könnten Touren teilweise zusammengelegt

werden.

Die beiden Abbildungen zeigen zwei Beispiele von

Diagrammen und Möglichkeiten der Auswertung.

Auslastung (Abbildung oben):

In dem oberen Diagramm werden die Anzahl der

Stopps und der Paletten sowie das Gesamtgewicht

der Paletten dargestellt. Möglichkeiten der

Auswertung:

Am 1. Dienstag ist auffällig, dass 20 Stopps und

somit auch 20 Kunden, die beliefert werden müssen,

vorhanden sind aber nur 14 Paletten. Hier

handelt es sich entweder um einen Fehler bei der

Dateneingabe oder der Fahrer hat einen Fehler

bei der Erfassung gemacht. Auf jeden Fall ist es

unmöglich, dass weniger Packstücke als Kunden

vorhanden sind. Vielleicht wurden einfach Zeilen

verwechselt, weil dieser Fehler, bis auf wenige

Tage, fast durchgängig zu sehen ist.

Der 2. Mittwoch ist ganz auffällig, weil zum einen

die Nutzlast des Fahrzeugs völlig überschritten

ist und zum anderen Stopp- sowie Palettenanzahl

eine absolute Spitze darstellen. Hier gilt es nun

zu klären, ob eventuell nachgeladen wurde oder

ein Anhänger zum Einsatz kam. Natürlich auch,

ob der Fahrer mit dieser Arbeit zurecht kam.

Gefahrene km und somit auch Kraftstoffverbrauch

(Abbildung auf der nächsten Seite):

Die erste Woche zeigt keine Auffälligkeit. Dieses

Kfz legt durchschnittlich ca. 76 km pro Tag zurück. In

der zweiten Woche allerdings steigt die

durchschnittliche km-Leistung auf ca. 122 km pro

Tag, dies ist eine Steigerung von ca. 60 % zur

Vorwoche.

Was ist hier passiert? Fuhr der Fahrer in der zweiten

Woche eine andere Tour oder musste er vielleicht

aus familiären Gründen einen Umweg fahren?

Dies sind Fragen, die anhand der erhobenen

Daten geklärt werden müssen und sich bestimmt

auch klären lassen.

Natürlich können weitere Diagramme erstellt werden.

Ebenso können die Tabellen neu kombiniert

werden. Für die weitere Interpretation ist die Frage

zu klären, welche Informationen man aus den

Daten herauslesen möchte.

Weitere Ergebnisse

Der Unternehmer aus unserem Beispielfall war im

nachhinein froh, diese Fuhrparkanalyse gemacht

zu haben.

Die Idee, die Touren der beiden großen Auftraggeber

durch eine teilweise Zusammenlegung zu

optimieren, scheiterte u.a. an gleichen Ladezeiten

im Lager.

Die Erfassung der Daten in einer „abgespeckten“

Form erfolgt weiterhin, um für die Zukunft den

Überblick zu behalten.

Außerdem wurden die gewonnenen Daten mit den

vorhandenen Kosten verknüpft.

9


Fuhrparkanalyse

140,0

120,0

100,0

80,0

60,0

40,0

20,0

-

50b/Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Durchschnitt

Gefahrene km 70,0 78,0 75,0 80,0 75,0 120,0 110,0 130,0 128,0 96,2

Die Kostenerfassung

Parallel zur Datenerfassung für die Fuhrparkanalyse stellte der Unternehmer seine allgemeinen

Betriebskosten auf einer Checkliste zusammen und auf einer weiteren Liste die Fahrzeugdaten

für einen LKW. Dies war die notwendige Vorarbeit, um exemplarisch einen LKW aufgrund

der Fahrzeugkalkulation berechnen zu können. Ein LKW reichte aus, weil die eingesetzten

LKW in etwa gleich groß und alle geleast sind, so dass fast identische Fixkosten verursacht

werden. Diese Kostenkalkulation erfolgte auf Wunsch des Unternehmers, um die Kosten aufgrund

der Kalkulation den tatsächlichen Kosten und dem Umsatz gegenüberstellen zu können.

Natürlich letztendlich auch, um den Gewinn zu ermitteln.

Ergebnisse

Da von uns lediglich die Kalkulation auf Vollkostenbasis 2 erstellt wurde und die konkrete Gegenüberstellung

von Kosten und Nutzen vom Unternehmer selbst vorgenommen wurde, können

wir hier keine konkreten Zahlen und Ergebnisse wiedergeben. Aber wir können so viel mitteilen:

Es gab auf der Seite des Unternehmers ein großes „Aha-Erlebnis“ in Bezug auf Kosten, Umsatz

und Gewinn.

„Ich wusste gar nicht, dass ich so hohe allgemeine Betriebskosten habe. Und wenn ich mir die

Kalkulation im Vergleich zu den tatsächlichen Umsätzen ansehe, muss dringend etwas passieren“

(Originalton des Unternehmers).

Passiert ist dann auch was. Aufgrund des nun vorhandenen guten Überblicks wurden sehr

genau die Abrechnungen der Auftraggeber für jeden einzelnen LKW überprüft und Kosten und

Nutzen gegenübergestellt, früher kam einfach alles in einen Topf. Die Konsequenz dieser Überprüfung

war, 3 völlig unlukrative Touren wurden gekündigt.

2

Bei einer Kalkulation auf Vollkostenbasis werden alle vorhandenen Kosten berücksichtigt.

10


Fuhrparkanalyse

Übertragbarkeit ins eigene

Unternehmen

Die Fuhrparkanalyse in dem geschilderten Beispiel

ist zwar durch die Fuhrparkgröße und die

spezifische Auftragslage ein nicht ganz typischer

Fall, aber trotzdem übertragbar in andere Unternehmen.

Außerdem können aufgrund der Erfahrungen

aus dem Fallbeispiel Fehler vermieden

und die Ergebnisse noch weiterführender genutzt

werden.

Wichtig!

1. Wer sich auf die Fuhrparkanalyse einlässt,

sollte sie nicht halbherzig betreiben oder auf

halbem Wege aufgeben. Viele Ergebnisse

werden vielleicht erst auf den zweiten Blick

oder zu einem späteren Zeitpunkt erkennbar

und nützlich, wenn die Daten auf dem Tisch

liegen.

2. Eine Fuhrparkanalyse erfordert eine gute Vorbereitung

und sollte nicht übers Knie gebrochen

werden.

3. Sie kostet alle Beteiligten Zeit und verlangt

Genauigkeit sowie Kontinuität.

4. Es muss genau überlegt werden, unter welchen

Aspekten die Analyse erfolgen soll. Aufgrund

der Vorüberlegungen muss die Checkliste

erstellt oder die im Anhang abgedruckte

entsprechend abwandelt werden.

5. Die Anzahl der zu erhebenden Daten muss

dem eigenen Bedarf bzw. den Analyseaspekten

entsprechen.

6. Die Fahrer, die letztendlich die Checklisten

führen müssen, sollten gut vorbereitet werden.

Sie müssen das Gefühl haben, hier mache

ich etwas, was auch mir nützlich sein wird.

Dies sollte bei einer vertrauensvollen Zusammenarbeit

in einem Kleinunternehmen auch

kein Problem darstellen.

Durchführung einer eigenen

Fuhrparkanalyse

Die eigentliche Durchführung erfolgt in 3 Schritten:

1. der notwendigen Vorbereitung,

2. der konkreten Datenerfassung und

3. der systematischen Auswertung.

Je besser die Vorbereitung ist, desto besser wird

die konkrete Datenerfassung funktionieren. Je

besser die Datenerfassung erfolgte, um so einfacher

und konkreter wird die Auswertung. Eins

bedingt und greift ins andere.

Die Vorbereitung

Hierzu gehört, dass überlegt wird, unter welchen

Aspekten die Analyse erfolgen soll. Betrachten

wir z. B. den Aspekt „Was kann man wo optimieren?“,

so setzt dies voraus, dass festlegt wird, was

man optimieren möchte. Das könnte die Anzahl

der eingesetzten Fahrzeuge, die (tonnenmäßige)

Auslastung der Fahrzeuge, die Anzahl der Mitarbeiter

oder deren Arbeitsabläufe hinsichtlich Tour,

Stopps, Pausen etc. oder gar die Arbeitszeiten

der Fahrer sein.

Aufgrund dieser Aspekte muss dann eine Checkliste

den eigenen Bedürfnissen entsprechend

erstellt werden. Hilfe bietet hierbei die Checkliste

im Anhang. Weiterhin müssen alle Mitarbeiter, die

die Datenerfassung durchführen sollen, gut vorbereitet

werden.

Die Datenerfassung

Wie bereits beschrieben, ist die erste Datenerfassung

gewöhnungsbedürftig und erfordert einiges

an Zeit. Auf keinen Fall sollte nur eine einmalige

Datenerfassung erfolgen, sondern nach der umfangreichen

ersten Erfassung sollte eine kontinuierliche

Datenerfassung weitergeführt werden.

Bei der weiteren Erfassung können ja dann nur

die Daten erfasst werden, die sich bei der Erstanalyse

als absolut wichtig erwiesen haben, um

jederzeit einen guten Überblick zu haben.

Außerdem sollten die Mitarbeiter auf keinen Fall

mit der Datenerfassung „allein gelassen“ werden.

Es ist sehr wichtig, dass sie bei Fragen einen

Ansprechpartner haben. Der Unternehmer sollte

auch von sich aus zwischendurch nachfragen:

„Wie klappt es denn?“ oder „Kann ich noch was

erklären?“, um eine gute Datenerfassung sicher

zu stellen.

Die Dateneingabe

Wie in unserem Beispiel beschrieben, hat sich das

Programm Excel (fast in jedem PC vorhanden)

als gute Möglichkeit für die Auswertung herausgestellt.

Natürlich erfordert die Dateneingabe etwas

Zeit. Hierzu noch ein Tipp: Vielleicht ist es

sinnvoll Tageschecklisten zu erstellen. Hierdurch

ergibt sich die Möglichkeit, dass erfasste Daten

täglich in den PC eingegeben werden können.

Auf diese Art und Weise erspart man sich, dass

am Ende der geplanten Erfassungszeit ein Wust

von Daten einzugeben ist. Gleichzeitig bekommt

man ein Gefühl dafür, wie viel Zeit für die tägliche

oder wöchentliche Dateneingabe benötigt wird,

was für die weitere Datenerfassung von Vorteil

sein kann.

Natürlich können die erhobenen Daten auch manuell

ausgewertet werden. Dies erfordert aber die Erstellung

einer Checkliste zur Auswertung. Diese Checkliste

11


Fuhrparkanalyse

muss dann so beschaffen sein, dass Vergleiche bzw.

Gegenüberstellungen von einzelnen Touren / Gebieten

oder Kunden möglich sind.

Die Auswertung

Die Auswertung hängt davon ab, unter welchen

Aspekten die Fuhrparkanalyse erfolgte. Welche

Daten wurden erhoben, was soll hierdurch verglichen

oder kontrolliert und schließlich verändert

werden? Dies könnte die Optimierung der Touren

/ Gebiete sein, auch eine Überlastung der

Fahrer oder die Betrachtung einzelner Kunden.

Letzteres vielleicht mit dem Hintergrund, welche

Kundenaufträge kosten wie viel Zeit. Eine weitere

Auswertungsmöglichkeit wäre eventuell ein Vergleich

von Touren / Gebieten untereinander oder

ein Vergleich des Kraftstoffverbrauchs. All dies ist

abhängig davon, was dem Unternehmer wichtig

ist.

Durch die Erstellung von Diagrammen zu bestimmten

Aspekten, wie in unserem Beispiel gezeigt,

werden Zahlen in Kurven oder Balken graphisch

dargestellt. Hierdurch wird z. B. ein Vergleich in

Bezug auf die Auslastung der Nutzlast einfacher

und lässt sich über den ganzen Zeitraum der Datenerfassung

darstellen. Auf diese Art und Weise

werden Spitzen schnell erkannt und es können

für bestimmte Tage Lösungsmöglichkeiten geschaffen

werden.

Auswertung in Bezug zu den Kosten

Dies ist der 4. Schritt bei der Durchführung einer

Fuhrparkanalyse, aber ein sehr wichtiger. Er erfordert

zwar noch einmal Zeit, um auch alle vorhandenen

Kosten zu erfassen, aber es lohnt sich,

Aufwand und Kosten gegenüber zu stellen.

Werden dann Aufwand, der durch die erfassten

Daten ermittelt wurde, und Kosten gegenübergestellt,

hat jeder Unternehmer einen guten Überblick.

Wichtig bei der Gegenüberstellung ist, jedes

Fahrzeug mit den dazugehörigen Aufträgen

und Umsätzen einzeln zu betrachten. Wird alles

in einen Topf geworfen, kann nicht festgestellt

werden, welches Fahrzeug Gewinn bzw. Verlust

einfährt.

Im Baustein „Kosten im Blick“ werden alle wichtigen

Grundlagen zur Kostenerfassung dargestellt.

In Form von Checklisten können die Kosten für

jedes Fahrzeug einzeln, alle Fahrzeuge zusammen

und die allgemeinen Betriebskosten, als Einzel-,

Monats- oder Jahresübersicht festgehalten

werden.

Schlussanmerkung

Wer weiß, vielleicht geht es ja dem einen oder

anderen Unternehmer, der sich zu einer Fuhrparkanalyse

mit Kosten-Nutzen-Vergleich entschlossen

hat, wie dem Unternehmer in unserem Beispiel,

der nach der Analyse 3 Touren gekündigt

hat, weil sie nur Verluste einfuhren.

Nur nebenbei, die Großen machen dies auch nicht

anders. Stellen sie fest, dass eine Kundenbindung

besteht, die in keinem guten Verhältnis von Aufwand

zu Gewinn steht, trennen sie sich von diesem

Kunden. Alles andere wäre auch falsch, denn

was nutzt ein Auftrag oder Kunde, der hohe Kosten

verursacht? Nichts, denn er verschlechtert

das gesamte Betriebsergebnis.

Exkurs: Wartungsintervalle, TÜV- sowie

AS-Termine usw.

Bei einem größeren Fuhrpark kann man schon

mal vergessen, wann der nächste TÜV-Termin

oder die nächste Inspektion für jedes einzelne Kfz

fällig ist. Aus diesem Grund ist es auch für dieses

Problem sinnvoll, eine Checkliste zu verwenden,

um die Termine im Blick zu haben.

In dieser Checkliste werden die individuellen

Fahrzeugdaten mit den entsprechenden Terminen

festgehalten, um alles auf einen Blick zu haben.

Voraussetzung, um alles im Blick zu haben ist,

dass die Checkliste so im Büro aufgehängt wird, dass

sie einem ins Auge fällt. Wird die Checkliste im PC

geführt, was natürlich auch möglich ist, sollte ein fester

Tag in der Woche vorgesehen sein, diese Liste

anzusehen und entsprechende Termine beim TÜV

oder in der Werkstatt zu vereinbaren.

Technischer Hinweis

Im Anhang befindet sich ein Beispiel, wie eine

solche Checkliste aufgebaut sein könnte. Natürlich

muss diese Checkliste den eigenen Bedürfnissen

entsprechend angepasst werden.

Exkurs: EDV-Möglichkeiten

Die komplexen Möglichkeiten der Fuhrparkmanagementsysteme

mit der entsprechenden Hardund

Software werden überwiegend von großen

Unternehmen genutzt, die größere Flotten (auch

Subunternehmen) disponieren. Solche komplexen

Fuhrpark-Managementsysteme werden z. B.

von einigen Fahrzeugherstellern angeboten. Hierzu

gehören Mercedes mit „FleetBoard“, Iveco mit

„vehicle data interface“ oder Volvo mit „Dynafleet 22“,

12


Fuhrparkanalyse

um nur einige zu nennen. Aber auch Unternehmen

wie Vodafone, Alcatel, EuroTelematik und Blaupunkt,

um wieder nur einige zu nennen, bieten

Flottenmanagementsysteme an.

In diese Systeme ist fast immer auch der Einsatz

von Telematiklösungen 3 integriert, z. B. zur Fahrzeugortung,

zur schnellen Datenübermittlung oder Sendungsverfolgung.

Angesicht dieser Möglichkeiten kann

der Eindruck entstehen, dass durch Telematik alles

möglich wird und dass es das Wunder der Kostensenkung

ist. Dies bestätigt auch die folgende Aussage:

„In den vergangenen Monaten verging kaum eine

Diskussion, ohne dass in Zusammenhang mit modernem

Fuhrparkmanagement das Wort Telematik

in den Mund genommen wurde. Leider aber

nicht immer mit dem nötigen Sachverstand, zumindest

aber mit Hoffnungen auf eine Transparenz,

die alles ermöglicht. Sinkende Kommunikations-

und Hardwarekosten ließen potenzielle Nutzer

in den Glauben verfallen, dass sie bald kostenlos

komplette Flotten mit hoch entwickelter

Technologie ausrüsten können und dadurch eine

Chance erhalten, die nicht mehr kostendeckenden

Frachtraten durch intelligente Kostensenkung zu

kompensieren.“ (DVZ-Nr. 66, 22.07.2001)

Sicher ist eine Kostensenkung durch den Einsatz

moderner Informationssysteme und DV-Anbindung

möglich. Allerdings sind diese Systeme incl.

der Telematiklösungen mit der dazugehörigen

Hard- und Software sehr umfangreich und noch

nicht günstig, so dass erst hohe Summen investiert

werden müssen, um letztendlich langfristig

Kosten zu sparen. Aus beiden Gründen (umfangreich

und nicht günstig) sind die vorhandenen

Lösungen für Kleinunternehmen - mit einem kleineren

Fuhrpark - nicht unbedingt einsetzbar, vielleicht

im einen oder anderen Fall in einer „abgespeckten“

Version.

Einsatzmöglichkeiten für

Kleinunternehmen

3

Telematik ist die Verknüpfung von Kommunikation und Informationen

und dient der Schaffung durchgängiger Informationsketten.

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig, sie reichen von

der Kommunikation über die Sendungsverfolgung oder

Fahrzeugortung bis hin zur Verkehrslenkung.

Betrachtet man den „Telematikteil“ z. B. unter dem

Aspekt Sendungsverfolgung, dann ergibt sich für

Kleinunternehmen ein differenziertes Bild.

• Ein Teil der Kleinunternehmen braucht die

Möglichkeit der Sendungsverfolgung gar nicht,

weil sie in einem festen Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis

eingebunden sind, in denen

der Auftraggeber das Sendungsverfolgungssystem

vorgibt.

• Ein weiterer Teil stellt Sendungsverfolgung

über das Handy sicher. Dank der Entwicklungen

im Mobilfunkbereich (SMS und günstige

Unternehmenstarife) ist diese Möglichkeit in

den letzten Jahren immer günstiger geworden.

• Und dann gibt es da noch den Teil der Kleinunternehmen,

die mit unterschiedlichen Dienstleistungen

auf dem Markt agieren, für verschiedene

Kunden/Auftraggeber tätig sind

oder in Kooperationen arbeiten, für die Sendungsverfolgung

zur Pflicht gehört, um wettbewerbsfähig

zu sein.

Aber welches Kleinunternehmen kann sich schon

ein System leisten, das mit Anschaffungskosten

zwischen 15.000,- und 30.000,- Euro je nach System

für die Hard- und Software zu Buche schlägt,

zu denen dann noch die laufenden monatlichen

Kommunikationskosten kommen. Vielfach ist dann

wahrscheinlich noch das Problem zu lösen, dass

dieses System nicht kompatibel mit den verschiedenen

Auftraggebersystemen arbeitet, um z. B.

eine Sendungsverfolgung sicherzustellen.

Vielleicht bieten sich hier in Zukunft durch ASP 4

(Application Service Provider) Lösungsmöglichkeiten

für Kleinunternehmen, die erschwinglich

sein könnten und nicht den Kauf von teurer Software

und teuren Bordcomputern voraussetzen,

sondern nur einen PC mit Internetzugang und/

oder internetfähige Handys in den Fahrzeugen.

ASP ist eine internetgestützte Form der „Soft- und

Hardware Vermietung“, die je nach Anbieter modulartig

aufgebaut ist und auch so genutzt werden

kann. ASP hat allen Prognosen nach eine Zukunft.

Jeder nimmt nur das Modul in Anspruch, das er

braucht und bezahlt auch nur die anteiligen Kosten.

Es gibt bereits Kleinunternehmen innerhalb von

Kooperationen, die diese Möglichkeit nutzen, um

hierdurch z. B. die Sendungsverfolgung sicherzustellen

bzw. um Daten auszutauschen. Alle Kooperationspartner

geben die Daten ihrer Sendungen

in ein geschlossenes System beim „Provider“

ein, so dass alle jederzeit Zugriff auf die Daten

haben. Der Provider stellt sicher, dass dieses

geschlossene System nur von den Kooperationsmitgliedern

genutzt wird.

4

Application Service Provider sind Dienstleister, die im Internet

Rechenzentren betreiben und Software, Hardware und Services

vermieten. Sie bieten komplette Firmenlösungen mit allen

zugehörigen Datenbanken, die über das Internet abgewickelt

werden und somit z. B. teure Software für die eigenen Rechner

überflüssig mach.

13


Fuhrparkanalyse

Internet, ein „Muss“ für Kleinunternehmen

in der Transporbranche

Um in unserer heutigen Dienstleistungs- und Informationsgesellschaft

mitzuhalten und in Zukunft

bestehen zu können, kommen auch Kleinunternehmen

am Kommunikationsmedium Internet nicht

vorbei. Es vereinfacht viele organisatorische Abläufe

bis hin zur Buchhaltung, auch in einem

Kleinunternehmen enorm. Aber nicht nur dies. Es

dient als schnelle Informations- und Kommunikationsplattform,

z. B. durch eMails. Vernetzungsmöglichkeiten

und Kooperation werden hierdurch

möglich bzw. vereinfacht. Und nicht zu unterschätzen

ist die Selbstdarstellung in Form

einer Homepage.

In Zukunft werden fast alle Transportaufträge und

die dazugehörigen Daten über das Internet übermittelt

werden. Die Weichen hierfür sind bereits

gestellt. Die Anforderungen, die an Logisikdienstleister

gestellt werden, werden immer komplexer

und sind vielfach nur durch vermehrten Technikeinsatz

zu gewährleisten. Hierauf müssen sich

auch die Unternehmen einstellen, die mit Logistikdienstleistern

zusammen arbeiten.

Hinzu kommt, dass in Zukunft immer mehr Auftraggeber/Kunden/Verlader

ihre Frachtaufträge online

über Online-Frachtenbörsen vergeben werden, sei

es in geschlossenen Systemen für bestimmte

Auftraggeber oder durch Auktionen, bei denen

Frachtaufträge versteigert werden. Wer hier den

Anschluß verpasst, wird es in Zukunft schwer haben.

Der Netzzugang ist 1. gar nicht mehr schwierig und

2. auch nicht mehr teuer. Ein PC befindet sich

mittlerweile in fast jedem Unternehmen. Sie sind auch

nicht mehr unerschwinglich. Außerdem wird noch ein

Modem gebraucht oder ein ISDN-Anschluß mit einer

ISDN-Karte für den PC. Und schon kann es losgehen.

Die notwendige Software ist bereits auf vielen

Rechnern vorhanden oder kann günstig erworben

werden. Teilweise können wichtige Programme

kostenlos im Internet abgerufen werden.

Noch ein Wort an die Kleinunternehmen, die sagen:

„Ich habe ein festes Auftragsverhältnis und brauche

solchen neumodischen Kram doch gar nicht.“ Dieser

neumodische Kram wird in Zukunft wirklich immer

wichtiger und wer weiß, ob das Auftragsverhältnis auf

ewig sicher ist. Das Internet mit seinen vielfältigen

Möglichkeiten der Auftragsvergabe ist für jedes Transportunternehmen

wichtig, auch für die in festen Auftragsverhältnissen,

denn es ermöglicht zudem den

Aufbau eines zweiten Standbeins.

Weiterführende Literatur

Fuhrparkmanagement BME-Leitfaden

Konzepte für Planung, Finanzierung und Fahrzeugeinsatz

Der BME-Leitfaden „Fuhrparkmanagement“ beleuchtet

den Problem- und Kostenfaktor Fuhrpark, dessen

wirtschaftliche Bedeutung in vielen Unternehmen

verkannt wird. Traditionell wird die Fuhrparkabteilung

in der Bedeutungshierarchie als „Notwendiges Übel“

eingestuft und dehalb nachlässig verwaltet.

Ziel des Leitfadens ist es, dem Entscheidungsträger

mit Hilfe von Checklisten und praktischen Hinweisen

ein Werkzeug an die Hand zu geben, um Defizite in

dessen Fuhrparkmanagement zu beseitigen. Aufgrund

der Komplexität des Themas konzentriert sich der

Inhalt des Werkes auf die wichtigsten und

kostenträchtigsten Bestandteile des Fuhrpark-

Prozessablaufes.

Erschienen ist dieser Leitfaden im Huss-Verlag

München und kostet 41,73 Euro.

Der Fuhrparkprofi

(mit Diskette) von Bernhard O. Herzog

Ein unwirtschaftlicher Fuhrpark kann zum Millionengrab

werden! Umso wichtiger ist es daher, sich

mit einigen Fragen auseinanderzusetzen:

Was kosten mich meine Fahrzeuge wirklich? Wie

groß muß mein Fuhrpark sein? Lohnt sich eine

eigene Werkstatt? Welche Leasing-Typen gibt

es? Ist ein Fullsize-Service-Konzept sinnvoll? Dieses

Fachbuch aus der Transporting-Reihe liefert

Antworten und zeigt das Spektrum der Optimierungsmöglichkeiten

im Fuhrpark auf. Mit zahlreichen

Checklisten und Arbeitsdiskette.

Erschienen ist dieses Buch im Heinrich-Vogel-Verlag

München und kostet 49,90 Euro.

Hier gibt es weitere Informationen

eLog-Center

Das eLog-Center ist Ansprechpartner für die Güterverkehrs-

und Logistikwirtschaft. Es ist ein

Beratungszentrum für eLogistik und Verkehr.

Das eLog-Center sensibilisiert die Unternehmen

der Güterverkehrs- und Logistikwirtschaft für die

Chancen und Risiken des elektronischen Geschäftsverkehrs.

Das eLog-Center ist eine neutrale Instanz, die sich

als Mittler zwischen Know-how-Anbietern und Praxis

versteht und ein Serviceangebot insbesondere

für kleine und mittlere Unternehmen unterbreitet.

Das eLog-Center hat seinen Sitz in Dortmund und ist erreichbar

unter Tel.: (0231) 97 50 56 - 0, Fax: (0231) 97 50 56 -10 oder im

Internet unter www.elog-center.de.

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