Checkliste zur SEPA-Umstellung für Vereine - Rottaler Volksbank ...
Checkliste zur SEPA-Umstellung für Vereine - Rottaler Volksbank ...
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<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong><br />
Sie ziehen Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift mit Einzugsermächtigung ein? Damit Ihr Verein fit für <strong>SEPA</strong> wird, haben wir für Sie eine<br />
<strong>Checkliste</strong> entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihr Berater der <strong>Rottaler</strong> <strong>Volksbank</strong>-Raiffeisenbank eG gerne <strong>zur</strong> Verfügung und unterstützt<br />
Sie dabei.<br />
Was ist zu tun Hinweise und Empfehlungen Umsetzungsstand<br />
Das können Sie schon heute tun<br />
1 Beantragung einer<br />
Gläubiger-Identifikationsnummer<br />
(CI) bei der<br />
Deutschen Bundesbank und<br />
Weitergabe der erhaltenen<br />
CI an die Bank<br />
2 Abschluss einer <strong>SEPA</strong>-<br />
Inkassovereinbarung mit uns<br />
3 Neue Formulare „Lastschrift-<br />
Mandat“ einsetzen<br />
4 Festlegung einer<br />
Mandatsreferenz<br />
5 keine Lastschriftbelege für<br />
<strong>SEPA</strong> !!!<br />
6 Keine Einreichung von DTA-<br />
Disketten (USB-Stick, CD<br />
usw.)<br />
7 Überprüfung, ob die<br />
eingesetzte Software <strong>SEPA</strong>-<br />
Lastschriften verarbeiten<br />
kann<br />
Braucht jeder Lastschrifteinreicher!<br />
Der Antrag erfolgt über die Internetseite der Deutschen<br />
Bundesbank unter<br />
www.glaeubiger-id.bundesbank.de<br />
Zur Zustellung dieser CI durch die Bundesbank benötigen Sie<br />
eine E-Mail-Adresse.<br />
Im Zuge der <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> muss auch die "Vereinbarung<br />
über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften"<br />
erneuert werden.<br />
Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung<br />
unterschreiben lassen. Unter <strong>SEPA</strong> spricht man<br />
von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der<br />
Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt.<br />
Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:<br />
» Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID<br />
» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen<br />
Vorlage<br />
» Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds (ersetzt<br />
zukünftig die Konto-Nummer und die Bankleitzahl)<br />
Im unter 3. erwähnten Lastschrift-Mandat ist eine Mandatsreferenz<br />
einzutragen.<br />
Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz<br />
gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern<br />
in Ihrem Verein gestaltet sein sollen.<br />
Sie können z.B. Mitgliedsnummern als Referenznummer<br />
verwenden.<br />
Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch.<br />
Sie haben nur wenige Mitglieder und deshalb für Ihren<br />
Beitragseinzug die Lastschriften bisher beleghaft<br />
eingereicht?<br />
Unter <strong>SEPA</strong> gibt es keine Lastschriftformulare mehr! Nehmen<br />
Sie mit uns Kontakt auf, damit ein Online-Banking-Zugang<br />
eingerichtet werden kann.<br />
Unter <strong>SEPA</strong> ist die Einreichung von DTA-Datenträgern nicht<br />
mehr möglich. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug<br />
einfach online. Wir unterstützen Sie gerne bei der <strong>Umstellung</strong>:<br />
» Die VR-NetWorld-Software ist dafür bereits vorbereitet<br />
» Dateien, die Sie mit PC-VAB erstellen, können Sie direkt<br />
über unser Online-Banking übertragen.<br />
<strong>SEPA</strong>-Lastschriften enthalten mehr Daten als die bisherigen.<br />
Diese müssen auch in der eingesetzten Software verwaltet<br />
werden können (z.B. die Speicherung der Gläubiger CI, der<br />
IBAN, das Datum des Mandats etc.). Das bisherige<br />
DTA-Format wird durch das <strong>SEPA</strong>-XML-Format ersetzt.<br />
» Die von uns bereitgestellte Software (VR-Networld<br />
Software und OnlineBanking im Firmen-/Vereins-Login) ist<br />
<strong>SEPA</strong>-fähig und stellt auch die Kontonummern /<br />
Bankleitzahlen zum erforderlichen Zeitpunkt um.<br />
» Unsere Vereinssoftware PC-VAB ist ab der Version 3.27 fit<br />
für <strong>SEPA</strong>.<br />
CI liegt schon vor<br />
CI beantragt<br />
CI der Bank mitgeteilt<br />
erledigt Datum ……………<br />
Vereinbarung abgeschlossen<br />
erledigt Datum ……………<br />
Aufnahmeantrag bzw.<br />
Beitrittserklärung angepasst<br />
erledigt Datum ……………<br />
Mandatsreferenz entschieden<br />
erledigt Datum ……………<br />
<strong>Umstellung</strong> der beleghaften<br />
Lastschriften auf komfortable<br />
Online- Lastschriften wurde<br />
vereinbart<br />
erledigt Datum ……………<br />
<strong>Umstellung</strong> der Datenträger<br />
auf komfortable Online-<br />
Übermittlung wurde vereinbart<br />
erledigt Datum ……………<br />
Software passt bereits<br />
Software aktualisiert<br />
Software beschafft<br />
erledigt Datum ……………<br />
Fahrplan <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong> Seite 1 von 4
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong><br />
Von Dritten bezogene Software müssen Sie beim Anbieter auf<br />
<strong>SEPA</strong>-Fähigkeit hinterfragen.<br />
Möglicherweise ist ein Update erforderlich.<br />
Bei Interesse an unserer Software hilft Ihnen unsere<br />
Electronic Banking-Hotline unter der Telefon-Nummer<br />
08721/704-74 gerne weiter.<br />
8 Zeitpunkt für die <strong>Umstellung</strong><br />
festlegen<br />
9 künftige Termine für den<br />
Beitragseinzug festlegen<br />
<strong>Umstellung</strong><br />
10 Umwidmung / Wandlung der<br />
bestehenden<br />
Einzugsermächtigungen in<br />
<strong>SEPA</strong>-Lastschriftmandate<br />
Vorabinformation über die<br />
Belastung<br />
11 Einholen neuer <strong>SEPA</strong>-<br />
Mandate<br />
12 Aufbewahrung der Mandate<br />
organisieren<br />
Beitragseinzug<br />
Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit <strong>SEPA</strong>-<br />
Lastschriften arbeiten möchten.<br />
Achtung! Die <strong>Umstellung</strong> muss spätestens zum 01.02.2014<br />
abgeschlossen sein.<br />
Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher<br />
innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum<br />
Jahresanfang" / oder "Mitte November" – eingezogen.<br />
Die <strong>SEPA</strong>-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin<br />
vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss.<br />
Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen,<br />
können Sie in ein sogenanntes <strong>SEPA</strong>-Basis-<br />
Lastschriftmandat wandeln.<br />
Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift<br />
auf einem neuen Formular.<br />
Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung lediglich<br />
unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Dies<br />
muss mind. 14 Tage vor der nächsten Fälligkeit erfolgen.<br />
Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise<br />
während Ihrer Mitgliederversammlung (im Protokoll<br />
vermerken), über Ihr Vereinsblatt oder per Brief an jedes<br />
einzelne Mitglied.<br />
Der Informationstext kann z.B. lauten:<br />
"Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung<br />
ab …(<strong>Umstellung</strong>szeitpunkt<br />
siehe Punkt 8) als <strong>SEPA</strong>-Mandat.<br />
Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug<br />
lautet: DExxxxxxxx (siehe Punkt 1).<br />
Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre<br />
Mitgliedsnummer (siehe Punkt 4)."<br />
„die Vereinsbeiträge werden wir zum 15. Mai jeden Jahres<br />
einziehen.“ Oder „ …werden wir 2 Wochen nach unserer<br />
Jahresversammlung einziehen“.<br />
Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des<br />
Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung sein!<br />
Verwenden Sie ab dem <strong>Umstellung</strong>szeitpunkt<br />
(Punkt 8) nur noch <strong>SEPA</strong>-Mandate.<br />
Diese sind für alle neuen Mitglieder und ggf. auch für jene<br />
notwendig die nicht gewandelt werden konnten, weil die<br />
Einzugsermächtigungen nicht vorlagen.<br />
Bewahren Sie die Ermächtigungen geordnet auf.<br />
Im Streitfalle müssen Sie das Formular vorlegen können.<br />
Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn<br />
es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die austreten und<br />
nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues<br />
Mandat unterzeichnen.<br />
Zeitpunkt definiert<br />
<strong>Umstellung</strong> zum:<br />
……………<br />
erledigt Datum …………<br />
Beitragstermin festgelegt<br />
auf:<br />
erledigt Datum …………<br />
Information erfolgt<br />
Benachrichtigung der<br />
Mitglieder über die<br />
Wandlung erfolgt am /per<br />
……………<br />
……………<br />
erledigt Datum …………<br />
Neue Formulare sind im<br />
Einsatz<br />
erledigt Datum …………<br />
Aufbewahrung geregelt<br />
erledigt Datum<br />
……………<br />
13 Einreichung / Vorlauffristen <strong>SEPA</strong>-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist bei der Bank<br />
eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum<br />
gerechnet:<br />
» bei erstmaliger Einreichung 6 Geschäftstage vor dem<br />
Fälligkeitstermin<br />
» danach 3 Geschäftstage<br />
Zeitvorlauf eingeplant<br />
erledigt Datum …………<br />
Fahrplan <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong> Seite 2 von 4
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong><br />
Fahrplan <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong> Seite 3 von 4<br />
Fortsetzung:<br />
Achtung!<br />
Einreichung / Vorlauffristen Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte<br />
Einreichung einer <strong>SEPA</strong>-Lastschrift durch Sie als Verein<br />
insgesamt. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem<br />
erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des<br />
vereinbarten Mandats eine <strong>SEPA</strong>-Lastschrift abgebucht wird.<br />
Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig<br />
<strong>SEPA</strong>-Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die<br />
Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht.<br />
2014 führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch.<br />
Dabei sind auch 3 neue Mitglieder zu belasten.<br />
Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per <strong>SEPA</strong>-<br />
Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie<br />
"wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese dürfen<br />
spätestens 3 Arbeitstage vor Fälligkeit bei Ihrer Bank<br />
eingereicht werden. Für die o.g. 3 neuen Mitglieder ist es aber<br />
die "erstmalige" Belastung. Deshalb müssten diese 3 mit den<br />
vollen 6 Geschäftstage vor Fälligkeit eingereicht werden.<br />
Da dies in der Praxis schwer zu handhaben sein könnte,<br />
empfehlen wir Ihnen grundsätzlich die Lastschriften 6<br />
Geschäftstage vor dem Fälligkeitstermin ein<strong>zur</strong>eichen.<br />
Möglicherweise ergeben sich im Lauf der kommenden<br />
Monate neue Fristvorgaben seitens der Gesetzgebung. Wir<br />
halten Sie auf dem Laufenden!<br />
14 Rücklastschriften mangels<br />
Deckung / erneute<br />
Einreichung<br />
Obwohl Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den<br />
Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in<br />
der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften<br />
kommen.<br />
Weitere Informationen finden Sie unter<br />
www.rottalervr.de/sepa<br />
Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten<br />
und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch<br />
hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die<br />
Fristen gemäß Punkt 13.<br />
Für weitere Fragen <strong>zur</strong> <strong>Umstellung</strong> stehen wir Ihnen gerne <strong>zur</strong> Verfügung:<br />
<strong>Rottaler</strong> <strong>Volksbank</strong>-Raiffeisenbank eG<br />
Carcassonner Platz 1<br />
84307 Eggenfelden<br />
Tel. 08721/704-0<br />
Fax 08721/704-66<br />
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für Lastschrift-Einreicher Seite 3 von 4
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong><br />
Zusammenfassung des Fahrplans <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong><br />
Letzter <strong>Umstellung</strong>stermin: 31.01.2014<br />
Empfohlene Vorgehensweise:<br />
1. Anforderung einer Gläubiger-Identifikationsnummer unter:<br />
www.glaeubiger-id.bundesbank.de<br />
2. Abschluss einer „Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften“ mit der<br />
<strong>Rottaler</strong> <strong>Volksbank</strong>-Raiffeisenbank eG<br />
3. Neue Formulare „<strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat“ verwenden (ab sofort)<br />
4. Festlegen des Aufbaus einer Mandatsreferenz (z.B. Mitgliedsnummer)<br />
5. Bestehende Einzugsermächtigungen in <strong>SEPA</strong>-Basis-Mandat umdeuten:<br />
- Vorhandene Einzugsermächtigungen können in <strong>SEPA</strong>-Basis-Mandat gewandelt werden.<br />
Voraussetzung: Mitteilung an Zahlungspflichtigen über Umdeutung mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz z.B.<br />
Mitgliederversammlung oder Vereinsmitteilungen<br />
6. Vorabinformation des Zahlungspflichtigen über Belastung mind. 14 Tage vor Belastung bzw. nach<br />
individueller Vereinbarung<br />
- Generelle Vorankündigung in Mitgliederversammlung, wann Belastung erfolgt.<br />
7. Einreichungsvorlauf: <strong>SEPA</strong>-Lastschriften müssen bei Ersteinreichung der Belastung<br />
- mindestens 6 Tage (Ersteinzug),<br />
- danach spätestens 3 Tage (Folgeeinzug) vor der Belastung eingereicht werden.<br />
8. Aufbewahrung der Mandate: Mandate müssen 14 Monate nach der letzten Belastung aufbewahrt werden.<br />
9. Lastschrift-Mandate werden bei Nichtnutzung 36 Monate nach dem letzten Einzug ungültig.<br />
Software-Produkte der <strong>Rottaler</strong> <strong>Volksbank</strong>-Raiffeisenbank eG zum <strong>SEPA</strong>-Zahlungsverkehr:<br />
Produkt<br />
<strong>SEPA</strong>-Datei-<br />
Erstellung (XML)<br />
<strong>SEPA</strong>-Online-<br />
Überweisung<br />
<strong>SEPA</strong>-Online-<br />
Lastschrift<br />
<strong>SEPA</strong>-Datei-<br />
Versand<br />
eBanking Privat Edition - Ja - -<br />
eBanking Business Edit. - Ja Ja Ja<br />
VR-NetWorld SW Ja Ja Ja Ja<br />
Für weitere Fragen <strong>zur</strong> <strong>Umstellung</strong> stehen wir Ihnen gerne <strong>zur</strong> Verfügung:<br />
<strong>Rottaler</strong> <strong>Volksbank</strong>-Raiffeisenbank eG<br />
Carcassonner Platz 1<br />
84307 Eggenfelden<br />
Tel. 08721/704-0<br />
Fax 08721/704-66<br />
Fahrplan <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> für <strong>Vereine</strong> Seite 4 von 4
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