Microsoft Access 2010. Einführung - RRZN

Microsoft Access 2010 - Einführung

Informationen für ... 

 

 

Anwender: 

Handbuch des RRZN: 

Access 2010; Grundlagen für Anwender 

Andreas Stern: Keine Angst vor Access!; Microsoft Press 

Entwickler: 

Lorenz Hölscher: Microsoft Access 2010 – Das Handbuch; 

Microsoft Press 

Lutz Hunger: Access 2010 Basis; TEIA-Verlag 

Access 2010 - Einführung, 04.06.13 Seite 2

Informationen im Internet 

Änderungen in Access 2010: 

http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc179181.aspx 

Hilfe im Internet: 

http://office.microsoft.com/de-at/support/ 

hilfe-und-anleitungen-zu-access-FX010064691.aspx. In der 

Liste „Alle Produkte“ Access auswählen. In dem Suchfeld 

Access 2010 eingeben. 


Microsoft Access ... 

 

 

 

 

 

 

ist Bestandteil der Microsoft Office-Familie. 

ist eine relationale Datenbank. 

ist ein Datenbank-Management-System. 

verwaltet große Mengen von Daten, die in Tabellen 

gespeichert werden. 

kann Informationen aus verschiedenen Tabellen mit Hilfe 

eines Schlüssels verknüpfen. 

stellt Werkzeuge zur Auswertung, Analyse, Bearbeitung und 

Präsentation von Daten bereit. 


Eine Datenbank ... 

 

 

 

 

 

ist eine Sammlung von Daten zu einem bestimmten Thema 

oder einen bestimmten Zweck. 

sammelt Informationen, die in einem logischen 

Zusammenhang stehen. 

ermöglicht eine strukturierte Ablage von Informationen. 

kann nummerische Werte, Text, Bilder etc. enthalten. 

kann Arbeitsabläufe eines Unternehmens abbilden. 


Beispiele für die Nutzung 

 

 

 

 

 

Adressverwaltung. 

Sammlung aller Informationen zu CDs oder Büchern. 

Literatursammlung. 

Bestellwesen. 

Abbildung eines Warenlagers. 


Datenbankmodell ... 

 

 

 

 

beschreibt die Speicherung und Bearbeitung der Daten. 

beschreibt die interne Verwaltung der Daten. 

ist die theoretische Grundlage einer Datenbank. 

Access basiert auf ein relationales Datenbankmodell. 


Relationale Datenbanken ... 

 

 

 

 

 

sind das am weitesten verbreitete Datenbankmodell. 

legen Daten in Tabellenform strukturiert ab. 

speichern zusammengehörige Daten in einer Tabelle. Jede 

Tabelle beschreibt ein Objekt. 

haben Tabellen, die in Beziehung (Relation) zueinander 

stehen. In einer Tabelle wird der Kunde beschrieben. In einer 

anderen Tabelle werden die Bestellungen gespeichert. Die 

Tabelle „Kunde“ hat zu der Tabelle „Bestellung“ die Beziehung 

„Ein Kunde gibt eine Bestellung auf.“ 

nutzen häufig die Abfragesprache SQL (Structured Query 

Language). 


Beispiel: Ablage von Adressen in einem Kasten 

 

 

Pro Karteikarte wird eine Adresse geschrieben. In welcher 

Reihenfolge die Adresse geschrieben wird, legt der Benutzer 

fest. 

Die Karteikarte wird in das Kästchen alphabetisch einsortiert. 

Wird die Karte korrekt 

einsortiert? 

Vorname 

Nachname 

Straße 

PLZ Ort 


„Karteikarten“ in einer relationalen Datenbank 

Vorname Nachname Strasse PLZ_Ort 

 

 

 

Pro Spalte wird ein Adress-Element gespeichert. Jede Spalte 

kann auf die korrekte Eingabe überprüft werden. 

Jede Zeile der Tabelle beschreibt eindeutig eine Adresse. 

Tabellen können mit Hilfe einer Abfrage nach jedem 

beliebigen Adress-Element sortiert werden. 


Differenzen am Beispiel „Adressbuch“ 

Ablage 

Sortierung 

Filterung 

Papierform 

Die Adressmerkmale wie 

Name, Straße etc. werden 

in beliebiger Reihenfolge 

erfasst. 

Die Form ist nicht exakt 

festgelegt. 

Häufig werden Adressen 

alphabetisch nach dem 

Namen abgelegt. Eine 

andere Sortierung zerstört 

das alte Adressbuch. 

Das Adressbuch muss neu 

geschrieben werden. 

Ablage in einer Datenbank 

Die Adressen werden in einer 

Tabelle abgelegt. Pro Zeile werden 

die Informationen zu einer Person 

abgelegt. Für jedes 

Adressmerkmal wird eine Spalte 

angelegt. Die Daten sind 

strukturiert abgelegt. 

Die Adressen können nach jeder 

vorhandenen Spalte sortiert 

werden. 

Die Daten können in Abhängigkeit 

von Kriterien gefiltert werden. 


Aufbau einer Tabelle 

Feldnamen (Attribut, Merkmal) im 

Spaltenkopf. 

Vorname Nachname Strasse PLZ Ort 

Heinz Peters Friesenstr. 4 30159 Hannover 

Sonja Müller 30159 Hannover 

Marlis Schulze Lerchenstr. 1 30159 Hannover 

Scholz Baumstr. 2a 30159 Hannover 

Der Datensatz (Tupel) 

beschreibt ein Objekt 

zeilenweise. 

Das Datenfeld (Zelle) enthält den Attributwert. 


Ein Datensatz ... 

 

 

 

 

 

ist eine Zeile in einer Tabelle. 

beschreibt eine Person, ein Gegenstand, etc. In diesem 

Beispiel werden Adressen gespeichert. 

besteht aus einer bestimmten Anzahl von Eigenschaften, die 

ein Objekt aus der realen Welt beschreiben. 

fassen zusammengehörige Daten zusammen. 

Jeder Datensatz in einer Tabelle hat die gleichen 

Eigenschaften. Aber jeder Datensatz unterscheidet sich in 

mindestens einen Wert / einer Ausprägung von allen anderen 

Datensätzen. 


Ein Datenfeld ... 

ist die kleinste Einheit eines Datensatzes. 

ist der Kreuzungspunkt von Zeile und Spalte. 

speichert eine Eigenschaft einer Person, eines Gegenstandes 

etc. 

definiert die Ausprägung eines Merkmals eines Objekts. 

sollte atomar sein. Die Ortsangabe einer Adresse „30159 

Hannover“ ist nicht atomar. Die Ortsangabe kann in die 

Bestandteile Postleitzahl und Ort zerlegt werden. Vorteil: Eine 

Filterung nach Postleitzahlen sowohl als auch Ort ist möglich. 


Feldnamen ... 

 

 

 

 

sind Namen für Spalten in Tabellen. 

kennzeichnen exakt eine Spalte. 

sollten sich auf die Eigenschaften des zu beschreibenden 

Objekts beziehen. 

geben Auskunft über die Art der Daten in der Spalte. 


Verknüpfungen zwischen Tabellen 

StudentID Vorname Nachname Strasse PLZ Ort 

123 Heinz Peters Friesenstr. 4 30159 Hannover 

456 Sonja Müller 30159 Hannover 

753 Marlis Schulze Lerchenstr. 1 30159 Hannover 

789 Scholz Baumstr. 2a 30159 Hannover 

Schlüsselwert 

… der in dieser 

Tabelle zur 

Identifizierung des 

Studenten genutzt 

wird. 

StudentID Prüfung1 Prüfung2 Prüfung3 

123 1 3 

753 2 3 

789 3 


Weiteres Beispiel 

StudentID Vorname Nachname Strasse PLZ Ort 

123 Heinz Peters Friesenstr. 4 30159 Hannover 

456 Sonja Müller 30159 Hannover 

753 Marlis Schulze Lerchenstr. 1 30159 Hannover 

789 Scholz Baumstr. 2a 30159 Hannover 

Student Fach 

123 S2 

456 S1 

753 S3 

ID 

S1 

S2 

S3 

Fachrichtung 

Physik 

Wirtschaftswissenschaft 

Jura 


Schlüssel (Key) in einem Datensatz ... 

 

 

 

 

sind immer eindeutige Werte. Das heißt, der Wert kommt nur 

einmal in einer Tabelle vor. 

identifizieren einen Datensatz. 

können Beziehungen zwischen zusammenhängenden Daten 

in verschiedenen Tabellen knüpfen. 

sind häufig künstliche Attribute wie Personalnummer, 

Kundennummer etc. 


Beispiel: Auto 

 

 

 

Ein Auto wird in einer Tabelle beschrieben. 

In der Tabelle sind die Spalten „Anzahl der Türen“, „Farbe“, 

„PS-Zahl“, „km-Leistung“ vorhanden. 

Die Fahrgestellnummer wird nicht für die Beschreibung eines 

Autos benötigt. Aber sie identifiziert ein Auto eindeutig. Die 

Fahrgestellnummer wird als Schlüssel für ein Datensatz 

genutzt. 


Beispiel: Buch 

 

 

 

 

 

Ein Buch wird durch den Titel, den Autorenname, den Verlag 

beschrieben. 

Ein Autor kann mehr als ein Buch schreiben. Für die Autoren 

wird eine eigene Tabelle angelegt, die mit der Tabelle „Buch“ 

verknüpft wird. 

Ein Verlag sollte mehr als ein Buch herausbringen. Für die 

Verlage wird eine Tabelle angelegt. Diese Tabelle wird auch 

nur mit den Büchern verknüpft. 

Autoren und Verlage werden mit einer fortlaufenden Nummer 

zur Identifizierung versehen. Die Nummer wird automatisch 

erstellt. Diese Nummer wird in der Tabelle „Buch“ zur 

Beschreibung des Autors und Verlages genutzt. 

Für Bücher wird die ISBN-Nummer als Schlüssel genutzt. 


Tabellenkalkulationen ↔ Datenbank: Aufgaben 

Eine Tabellenkalkulation ... 

berechnet große Mengen von Zahlen mit Hilfe von 

Formeln. 

sammelt die benötigten Daten in Tabellenform. 

Eine Datenbank ... 

sammelt Daten in Tabellenform. 

bereitet die Daten für die verschiedensten Arbeitsabläufe 

auf. 

kann von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden. 


Tabellenkalkulationen ↔ Datenbank: Daten 

 

 

Daten in Tabellenkalkulationen werden häufig mehrfach 

eingegeben. Änderungen bei einer großen Masse an Daten ist 

sehr schwer durchführbar. 

Daten in Datenbanken können mit Hilfe von Tabellen in sehr 

kleine Einheiten abgelegt werden. Jede Eingabe in ein 

Datenfeld kann auf Richtigkeit überprüft werden. Jedes 

Datenfeld kann sortiert werden. Nach jedem Datenfeld kann 

gefiltert werden. 


Beispiel für eine Tabellenkalkulation 

Besteller Ort Buch Anzahl 

Anton Schwarz 30159 Hannover Faust 2 

Ursula Meier 38640 Goslar Faust 1 

Anton Schwarz 30159 Hannover Der Schimmelreiter 1 

Anton Schwarz 30159 Hannover Die Räuber 3 


Beispiel für eine Datenbank 

ID Besteller_Vorname Besteller_Nachname PLZ Ort 

k1 Anton Schwarz 30159 Hannover 

k2 Ursula Meier 38640 Goslar 

BuchID Buchautor Buchtitel 

b1 Goethe Faust 

b2 Storm Der Schimmelreiter 

b3 Schiller Die Räuber 

Besteller Buch Anzahl 

k1 b1 2 

k2 b1 1 

k1 b2 1 

k1 b3 3 


Datenbank-Management-System 

Benutzer 

Web 

Datenbank- 

Management- 

System 

Datenbank 

Datenbank 

Daten 

Datenbanksystem Access 


Datenbank-Managementsystem ... 

 

 

 

 

 

ist die Software zur Verwaltung einer Datenbank. 

sollte immer in Abhängigkeit der Aufgabe ausgewählt werden. 

organisiert die strukturierte Ablage der Daten. 

regelt den Zugriff auf die Datenbank. 

ermöglicht einen Mehrbenutzerbetrieb. 


Access als Datenbank-Managementsystem 

 

 

 

Die Datenbank hat nur sehr wenige Nutzer. 

Die Datenbank wird als Desktop-Anwendung und nicht im Web 

betrieben. 

Die Datengröße pro Tabelle beträgt nicht mehr als 2 GB. 


Access öffnen 

Mit Hilfe des Icons auf dem Desktop wird das 

Anwendungsprogramm geöffnet. 

Über das Start-Menü von Windows kann Access geöffnet 

werden. 


Startfenster 


Titelleiste ... 

 

 

 

 

 

ist die oberste Leiste einer Windows-Anwendung. 

zeigt den Namen der geöffneten Office-Anwendung an. 

Am linken Rand wird das Systemmenüfeld zum Schließen, 

Verschieben und Wiederherstellen der Anwendung 

eingeblendet. 

Dem Systemmenüfeld folgt die ausgeblendete 

Schnellzugriffsleiste. 

Am rechten Rand werden Schaltflächen zum Verkleinern, 

Vergrößern und Schließen der Anwendung angezeigt. 


Backstage-Ansicht ... 

 

 

 

wird durch einen Klick auf die Registerkarte Datei geöffnet 

enthält Befehle, die die Datenbank betreffen. 

bietet Einstellungsmöglichkeiten zur Datenbank oder der 

Anwendung. 


Access beenden 

 

 

Mit Hilfe der Schließen-Schaltfläche am rechten Rand der 

Titelleiste wird das Programm beendet. 

Datei - Beenden. 


Datenbanken in Access 2010 ... 

 

 

 

speichern Daten in Tabellen. 

basieren auf den relationale Datenbankmodell. 

werden standardmäßig in einer Datei mit der Endung „.accdb“ 

abgespeichert. 


… aus dem Windows Explorer öffnen 

 

 

Öffnen Sie den Windows Explorer. 

Doppelklicken Sie auf eine Datei mit der Endung 

„.accdb“. Es wird eine Datenbank geöffnet, die mit Access 

2007 oder Access 2010 erstellt wurde. 

„.mdb“. Es wird eine Datenbank geöffnet, die mit einer 

älteren Access-Version erstellt wurde. 


… in Access erstmalig öffnen 

 

 

 

 

 

Microsoft Access 2010 ist geöffnet. 

Die Registerkarte Datei ist aktiv. 

Der Befehl Öffnen öffnet ein Dialogfenster. 

Im Dialogfenster wird eine Datei wie im Windows Explorer 

ausgewählt.. 

Die Schaltfläche Öffnen im Dialogfenster öffnet die gewählte 

Datenbank und schließt automatisch den Dialog. 


… nach dem Schließen nochmals öffnen 

 

 

 

 

Die Anwendung Access ist geöffnet. 


Mit Hilfe des Befehls Zuletzt verwendet wird eine Liste aller 

Datenbanken angezeigt, die in Access verwendet wurden. 

Mit Hilfe eines Doppelklicks wird eine Datenbank aus der Liste 

nochmals geöffnet. 


Anwendungsfenster 


Titelleiste ... 

 

 

 

 

 

ist die oberste Leiste einer Windows-Anwendung. 

zeigt den Namen der geöffneten Datenbank an. 

Am linken Rand wird das Systemmenüfeld zum Schließen, 

Verschieben und Wiederherstellen der Anwendung 

eingeblendet. 

Dem Systemmenüfeld folgt die ausgeblendete 

Schnellzugriffsleiste. 

Am rechten Rand werden Schaltflächen zum Verkleinern, 

Vergrößern und Schließen der Anwendung angezeigt. 


Schnellzugriffsleiste 

 

 

… zeigt verschiedenen Befehle 

als kleines Icon (Symbol) an. 

… bietet einen schnellen Zugriff 

auf häufig genutzte Befehle. 


… anpassen 

 

 

 

 

Mit Hilfe des Pfeils nach unten am rechten Rand der 

Schnellzugriffsleiste wird das dazugehörige Menü aufgeklappt. 

Im oberen Bereich werden häufig genutzte Befehle angezeigt. 

Die aktivierten Befehle werden mit 

einem Häkchen gekennzeichnet. 

Mit einem Mausklick können 

Befehle aktiviert oder deaktiviert 

werden 

Mit Hilfe des Befehls Weitere 

Befehle wird eine Liste aller 

Möglichkeiten geöffnet. 

Unter dem Menüband anzeigen 

entfernt die Leiste aus der Titelleiste. 


Menüband ... 

ersetzt Menü- und Symbolleisten aus den vorherigen 

Versionen. 

entspricht dem Ribbon (Multifunktionsleiste) aus Access 2007. 

 

besteht aus Registerkarten, die verschiedene Befehle zu 

verschiedenen Themen zusammenfassen. 


Registerkarten auf den Menüband ... 

 

 

 

haben einen eindeutigen Namen. Der Name wird auf den 

Reiter angezeigt und gibt Auskunft über die Sammlung der 

Befehle. 

werden durch ein Klick auf den Reiter aktiviert. 

zeigen Befehle an. Die Befehle werden zu Gruppen 

zusammengefasst. 


Standard-Registerkarten 

 

 

 

 

 

Datei. Öffnet der Backstage-Ansicht. Alle Befehle wie Öffnen 

etc., die die Datenbank selbst betreffen. 

Start. Daten kopieren, formatieren etc. 

Erstellen. Objekte wie Tabellen in die Datenbank einfügen. 

Externe Daten. Importieren und Exportieren von Daten. 

Datenbanktools. Daten verschieben und analysieren. Anzeige 

von Beziehungen zwischen Tabellen. 


Gruppen auf den Registerkarten ... 

 

 

 

 

werden durch einen vertikalen Strich voneinander getrennt. 

bestehen aus Befehlen, die als Icon dargestellt werden. 

haben eine Bezeichnung am unteren Rand des Menübandes. 

Der Name gibt Auskunft über die Sammlung der Befehle. 

können einen Pfeil, der schräg nach rechts zeigt am rechten 

Rand haben. Durch einen Klick auf den Pfeil wird ein 

dazugehöriger Aufgabenbereich geöffnet. 


Befehle in den Gruppen ... 

 

 

 

werden als Icon dargestellt. Inaktive Icons werden in einem 

grauen Farbton und abgeblendet dargestellt. 

werden, falls der Platz nicht ausreicht, in ein Menü ausgelagert. 

Mit Hilfe des schwarzen Pfeils nach unten mittig am unteren 

Rand der Gruppe wird das Menü geöffnet.. 

können einen schwarzer Pfeil nach unten besitzen. Mit Hilfe 

dieses Pfeils werden verschiedenen Möglichkeiten zu dem 

Befehl eingeblendet. 


Sicherheitswarnung ... 

 

 

 

wird unterhalb des Menübandes nach dem Öffnen der 

Datenbank eingeblendet. 

Die Datenbank enthält Programmcode und ist nicht sicher. 

Mit Hilfe der Schaltfläche Inhalt aktivieren wird der 

Programmcode als sicher eingestuft und die Warnmeldung 

geschlossen. 


… im Backstage-Bereich 


Navigationsbereich ... 

 

 

 

 

befindet sich standardmäßig am linken Rand des 

Anwendungsfensters. 

ersetzt das Datenbankfenster. 

ist die zentrale Schaltstelle für eine Access-Datenbank. 

ermöglicht den Zugriff auf die verschiedenen Objekte in der 

geöffneten Datenbank. 


… verkleinern oder vergrößern 

 

 

 

Der Mauszeiger schwebt über den rechten Rand des 

Navigationsbereichs. 

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wird der 

Bereich auf die gewünschte Größe gezogen. 

Nachdem Loslassen der Maustaste wird der 

Navigationsbereich automatisch auf die neue Größe 

angepasst. 


… reduzieren 

 

 

 

Klick auf die zwei Pfeile nach links am rechten, oberen Rand 

des Navigationsbereich. 

Der Navigationsbereich wird auf die Titelleiste mit der 

Bezeichnung „Navigationsbereich“ reduziert. 

Durch einen Klick auf die Titelleiste wird der Navigationsbereich 

vollständig wieder angezeigt. 


… dauerhaft ausblenden 

 

 

 

 


Klick auf den Befehl Optionen. 

Die Kategorie Aktuelle Datenbank wird aktiviert. 

Im Bereich Navigation kann der Navigationsbereich mit Hilfe 

des Kontrollkästchens dauerhaft ausgeblendet werden. 


Aufbau des Navigationsbereichs 

 

 

Die Titelleiste gibt Auskunft über die dargestellten Objekte. In 

dem Beispiel werden alle, in der Datenbank vorhandenen 

Objekte angezeigt. 

Darunter werden alle Objekte, zusammengefasst in Kategorien 

angezeigt. 


Datenbankobjekte 

 

 

 

Die, in der Datenbank vorhandenen Objekte, werden in 

Gruppen oder Kategorien dargestellt. 

Jede Gruppe beginnt mit einem Balken. Auf diesem Balken 

wird eine Bezeichnung eingeblendet, die die Gruppe 

beschreibt. 

Mit Hilfe des Doppelpfeils am rechten 

Rand kann eine Gruppe auf- oder zugeklappt 

werden. 


Objekttypen 

Tabellen 

Abfragen 

Formulare 

Berichte 

Strukturierte Ablage von Daten. Sammlung der 

Daten in Zeilen und Spalten zu einem Thema. Pro 

Zeile wird ein Objekt beschrieben. 

Sortierte oder unsortierte Sammlung von Daten 

aus einer oder mehreren Tabellen. 

Filterung von Daten nach bestimmten Kriterien. 

Berechnungen mit Hilfe von vorhandenen Daten 

durchführen. 

Eingabemaske für Daten. Elektronische 

Formulare. 

Druck und Präsentation von Daten. 


Zusammenarbeit von Objekten 


Navigationsoptionen anzeigen 

 

 

 

Klick auf den Pfeil nach unten im 

runden Kreis in der Titelleiste des 

Navigationsbereichs. 

Die gewählten Optionen werden 

durch ein Häkchen gekennzeichnet. 

Mit einem Klick auf die Bezeichnung 

wird das Häkchen entfernt oder 

eingeblendet. 

In diesem Beispiel werden die 

Datenbankobjekte nach dem 

Objekttyp zusammengefasst und alle 

Objekte werden angezeigt. 


Anzeigen der Objekte 

 

 

Klick mit der rechten Maustaste auf die Bezeichnung in der 

Titelleiste. 

Der Ordner Anzeigen nach legt fest, welche Informationen zu 

jedem Objekt im Navigationsbereich angezeigt werden. Das 

Symbol und der Name des Objekts werden bei allen drei 

Möglichkeiten angezeigt. 


Sortieren von Objekten 

 

 


Titelleiste. 

Der Ordner Sortieren nach legt ein Sortierkriterium und eine 

Reihenfolge fest. 


Objekte zusammenfassen 

 

 


Titelleiste. 

Der Ordner Kategorie legt fest, nach welchen Kriterien die 

Objekte zusammengefasst werde. 


Objekte ein- oder ausblenden 

 

 

 

 


Titelleiste. 

Klick im Kontextmenü auf den Befehl Navigationsoptionen. 

In der linken Liste werden 

die Kategorien angezeigt. 

In der rechten Liste werden 

die zur gewählten Kategorie 

gehörenden Objekte 

angezeigt. 

Alle mit einem Häkchen 

gekennzeichneten Objekte 

sind eingeblendet. 


Systemobjekte ... 

 

 

 

 

 

sind standardmäßig ausgeblendet. Systemobjekte können aber 

mit Hilfe der Navigationsoptionen eingeblendet werden. 

werden automatisch beim Anlegen einer Datenbank erstellt. 

sind Tabellen, die Informationen zu Objekten und deren 

Verknüpfungen sammeln. 

beginnen mit „MSys“ 

sollten niemals manuell geändert werden. Eine Änderung an 

den Systemtabellen kann zu einer instabilen Datenbank führen. 


Datenbankobjekte öffnen 

 

 

 

Mit Hilfe der linken Maustaste wird ein Objekt im 

Navigationsfenster markiert. 

Mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung im 

Navigationsfenster werden die Objekte geöffnet. 

Das Objekt wird passend für den Anwender geöffnet. Zum 

Beispiel Tabellen werden in der Datenblattansicht zur 

Dateneingabe geöffnet. 


Objektansichten 

 

 

 

 

Ansicht in der Gruppe Ansichten auf der Registerkarte Start. 

Die Befehle sind abhängig vom gewählten Access-Objekttyp. 

Die Datenblattansicht bei Tabellen ist die Sicht des Anwenders. 

In der Tabelle werden die Daten angezeigt und bearbeitet. 

Die Entwurfsansicht beschreibt den Aufbau / die Struktur von 

Tabellen. Die Name der Spalten in der Tabelle werden 

angezeigt. 


Datenbankobjekte werden … angezeigt 

 

 

 

Standardmäßig werden alle Objekte als Registerkarten 

angezeigt. 

Für jedes Objekt wird eine Registerkarte angelegt. Zwischen 

den Registerkarten kann durch ein Klick auf den Reiter 

gewechselt werden. 

Andere Möglichkeit: Jedes Objekte wird in einem Fenster 

angezeigt. 


Anzeigeoptionen auswählen 

 

 

 

 

 

Die Registerkarte Datei ist geöffnet. 

Klick auf den Befehl Optionen - Aktuelle Datenbank. 

Einstellungen in diesem Bereich beziehen sich immer auf die 

aktuell geöffnete Datenbank. 

Im Bereich Anwendungsoptionen werden die 

Dokumentfensteroptionen als Optionsfelder angezeigt. 

Schließen Sie das Fenster mit OK. 

Um die Optionen zu aktivieren, muss die Datenbank 

geschlossen und wieder geöffnet werden. 


Dokumente im Registerkartenformat 

 

 

Auf dem Reiter der Registerkarte wird der Name des Objekts 

angezeigt. 

Durch einen Mausklick auf den Reiter wird das dazugehörige 

Objekt aktiviert. Das momentan aktive Objekt ist orange 

gekennzeichnet. 


Überlappende Fenster 

 

 

 

In der Titelleiste des Fensters wird der Name des Objekts 

angezeigt. 

Der Rahmen begrenzt das Fenster. Der Rahmen kann beliebig 

groß gezogen werden. 

Das aktive Fenster überlappt alle anderen Fenster. 


Tabellen ... 

 

 

 

 

enthalten Informationen zu einem bestimmten Thema. 

beschreiben ein Objekt aus der realen Welt. 

bestehen aus Spalten. Jede Spalte steht für ein Attribut 

(Eigenschaft) des Objekts. In einer Tabelle müssen nicht alle 

Attribute aufgeführt werden. 

bestehen aus Zeilen. Jede Zeile beschreibt ein Objekt mit allen 

Attributen, die benötigt werden. 


Beispiele 

 

 

 

Das Unternehmen X möchte Adressen von Kunden in einer 

Tabelle speichern. Entsprechend der Adressbestandteile 

werden die Spalten in der Tabelle eingerichtet. 

Die Struktur eines Unternehmens wird in einer Datenbank 

abgebildet. Die Abteilung, die Mitarbeiter und deren Rollen 

werden jeweils in einer Tabelle abgelegt. Die 

Unternehmensstruktur wird in einer weiteren Tabelle abgelegt. 

Autoren und deren Bücher werden in einer Datenbank 

abgelegt. Für die Informationen zu Autoren und Büchern wird 

jeweils in einer Tabelle abgelegt. Die Verknüpfung von Autoren 

und Büchern wird einer weiteren Tabelle abgelegt. 


Tabelle öffnen 

 

 

 

Voraussetzungen: 

Die Datenbank ist nicht leer. 

Im Navigationsbereich werden die vorhandenen Tabellen 

angezeigt. 

Mit Hilfe eines Mausklicks wird eine Tabelle im 

Navigationsbereich markiert. 

Mit Hilfe eines Doppelklicks wird die Tabelle in der 

Datenblattansicht geöffnet. 


Die Tabelle in der Datenblattansicht ... 

 

 

 

wird zum Eingeben von Datensätzen genutzt. 

wird zum Bearbeiten und Löschen von Datensätzen genutzt. 

ist die Sicht des Anwenders auf die Daten in einer Tabelle. 


Aufbau 

 

 

 

 

Auf dem Reiter wird der Name der geöffneten Tabelle 

angezeigt. 

Am oberen Rand befindet sich für jede Spalte ein Kopf. In dem 

Kopf wird der Name der Spalte oder eine Beschreibung 

angezeigt. 

Am rechten Rand wird für jede Zeile ein Zeilenmarkierer 

angezeigt. 

Am unteren Rand werden die Navigationsschaltflächen 

angezeigt. 


Daten in der Datenblattansicht 

 

 

 

 

Für jeden Bestandteil einer Adresse ist eine Spalte vorhanden. 

Jede Spalte bezeichnet exakt ein Feld in einem Formular. 

In jeder Zeile wird die Adresse einer Person gespeichert. In 

jeder Zeile wird ein Datensatz gespeichert. 

In den Kreuzungspunkten der Spalte und Zeile wird exakt ein 

Wert gespeichert. Zum Beispiel in der Spalte Ort wird für die 

Person Müller der Wohnort der Person angezeigt. In dem 

Datenfeld werden die verschiedenen Ausprägungen für jede 

Zeile angezeigt. 

Am Ende der Tabelle wird ein neuer Datensatz (Adresse einer 

Person) eingetragen. Datensätze werden immer am Ende einer 

Tabelle angefügt. 


Spaltenkopf ... 

 

 

 

 

befindet sich oberhalb jeder Spalte. 

zeigt die Überschrift für die Spalte an. Der Spaltenname und 

die Überschrift der Spalte müssen nicht übereinstimmen. 

Mit einem Klick auf den Spaltenkopf wird eine Spalte 

vollständig markiert. 

Rechts von der Bezeichnung befindet 

sich ein schwarzer Pfeil nach unten. 

Mit einem Mausklick auf diesen Pfeil 

wird ein Menü zur Sortierung der 

Daten geöffnet. 


Navigationsschaltfläche 

 

 

 

 

 

befindet sich immer am unteren Rand einer Tabelle in der 

Datenblattansicht. 

zeigt die Gesamtanzahl sowie den aktiven Datensatz an. In 

diesem Beispiel ist der erste Datensatz aktiv. In der Tabelle 

sind drei Datensätze vorhanden. 

erleichtert die Navigation zwischen den Datensätzen mit Hilfe 

von Schaltflächen. 

enthält ein Textfeld am rechten Rand zum Suchen von Daten. 

zeigt an, ob die Daten gefiltert sind oder nicht. 


Schaltflächen zur Navigation nutzen 

aktueller Datensatz 


Datensatzmarkierer 

 

 

 

Der Datensatzmarkierer ist ein kleines graues 

Kästchen am linken Rand der Zeile. 

Mit Hilfe des Bleistifts werden geänderte, 

aber nicht gespeicherte Datensätze 

gekennzeichnet. 

Mit Hilfe des Sternchens wird ein leerer 

Datensatz markiert. In diesen leeren Datensatz 

können neue Daten eingegeben werden. 


Tabelle markieren 

 

Links von der ersten Spalte befindet sich 

ein Pfeil, der in die Tabelle zeigt. Mit 

einem Klick auf diesen Pfeil wird die 

gesamte Tabelle markiert. 


Einen Datensatz markieren 

 

 

Klick auf den Datensatzmarkierer. 

Der Datensatzmarkierer wird farbig 

gekennzeichnet. Die markierte Zeile wird 

farbig umrahmt. 


Mehrere Datensätze markieren 

 

 

Klick mit der linken Maustaste auf den ersten 

gewünschten Datensatzmarkierer. 

Klick bei gleichzeitig gedrückter auf 

den letzten Datensatz. Alle dazwischen 

liegende Datensätze werden automatisch 

markiert. 


Navigation mit Hilfe der Tastatur 

Bewegung 

Eine Zelle nach rechts 

Eine Zelle nach links 

Eine Zelle nach oben 

Eine Zelle nach unten 

Erste Zelle in einer Spalte 

Letzte Zelle in einer Spalte 

Erste Zelle in einer Zeile 

Letzte Zelle in einer Zeile 

Tastatur 

 

 

 

 

+ 

 

 

 

 

 

 


Ein Datenfeld markieren 

 

 

Der Mauszeiger schwebt über den Rahmen der zu 

markierenden Zelle. Der Mauszeiger wird als weißes Kreuz 

dargestellt. 

Mit einem linken Mausklick wird die Zelle markiert. 


Zusammenhängenden Bereich von Datenfelder 

 

 

Klick auf den Rahmen der zu markierenden Zelle. 

Klick bei gleichzeitig gehaltener -Taste auf den 

Rahmen des letzten Datenfeldes. Alle dazwischen liegenden 

Datenfelder werden automatisch markiert. 


Andere Möglichkeit 

 

 

 

Der Mauszeiger schwebt über den Rahmen des ersten zu 

markierenden Datenfeldes. 

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der 

Mauszeiger über die zu markierenden Felder gezogen. 

Nachdem Loslassen der Maus wird der Zellbereich markiert. 


Daten in ein Datenfeld eingeben 

 

 

 

 

Der Mauszeiger liegt mitten im Datenfeld. 

Klick mit der Maus in das Datenfeld. Die Einfügemarke wird im 

Feld angezeigt. Die Daten im Feld sind nicht markiert. 

Die Daten können mit Hilfe der Maus eingegeben oder 

verändert werden. 

Andere Möglichkeit: 

Doppelklick auf das Datenfeld. 

Die Daten in dem Feld sind vollständig markiert. Die 

Einfügemarke steht hinter dem letzten Zeichen. 

Die markierten Daten können mit gelöscht werden. 


Daten vollständig überschreiben 

 

 

 

Der Mauszeiger schwebt über die Daten im Feld. 

Doppelklick in das Datenfeld. Die Daten in dem Feld sind 

vollständig markiert. 

Die vorhandenen Daten können mit Hilfe der Tastatur 

überschrieben werden. 


Daten speichern 

 

 

 

Bei einem Wechsel des Datensatzes werden die Daten 

automatisch gespeichert. 

Falls die Tabelle geschlossen wird und die Daten nicht 

gespeichert sind, wird von der Anwendung automatisch 

nachgefragt. 

Mit Hilfe des Befehls Speichern in der Gruppe Datensätze auf 

der Registerkarte Start kann ein Datensatz gespeichert werden. 


Fehler ... 

 

 

werden beim Wechsel des Datensatzes angezeigt. 

werden zum Beispiel ausgelöst durch: 

Ein Feld erfordert eine Eingabe. 

Die Eingabe der Daten entspricht nicht der vordefinierten 

Maske oder Format. 

Die eingegebenen Daten entsprechen nicht dem Typ. Zum 

Beispiel in einem Datumsfeld wird Text eingegeben. 

Schlüsselwerte sind doppelt vergeben. 


Daten in einem Feld löschen 

 

 

 

 

Die zu löschenden Daten sind mit Hilfe der Maus markiert. 

Mit Hilfe der Taste werden die Daten gelöscht. 

Solange der Bleistift im Datensatzmarkierer angezeigt wird, 

können die Veränderungen mit Hilfe der Schnellzugriffsleiste 

oder der -Taste rückgängig gemacht werden. 

Sobald in eine neue Zeile gewechselt wird, ist der Datensatz 

und die Änderungen gespeichert. 


Datensatz löschen 

 

 

 

 

Klick auf den Zeilenmarkierer des zu entfernenden 

Datensatzes. Der Datensatz ist vollständig markiert. 

Klick auf die -Taste. 

Eine Warnmeldung wird eingeblendet. Sobald diese mit Hilfe 

der Schaltfläche Ja bestätigt wird, wird der Datensatz endgültig 

gelöscht. 

Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden. 


Datenfelder formatieren 

 

 

 

Die Registerkarte Start ist aktiv. 

In der Gruppe Textformatierung finden Sie viele Möglichkeiten 

die Daten in einem Feld zu formatieren. 

Änderungen an den Formatierungen wirken sich auf die 

gesamte Tabelle aus. Es können keine einzelnen Datenfelder 

oder Daten formatiert werden. 


Standard-Formatierungen 

 

 

 

 


Klick auf den Befehl Optionen. 

Klick auf die Kategorie Datenblatt. 

Die Standardformatierungen für die Datenblattansicht können 

gesetzt werden. 


Tabelle kopieren 

 

 

Klick mit der Maustaste auf einen Tabellennamen im 

Navigationsfenster. 

Mit Hilfe von + (Start - Kopieren) wird die Tabelle in 

die Zwischenablage kopiert. 


Tabelle aus der Zwischenablage einfügen 

 

 

Mit Hilfe von + (Start - Einfügen) wird die Tabelle 

aus der Zwischenablage in die Datenbank kopiert. 

In das dazugehörige Dialogfeld wird ein Name für die Tabelle 

eingetragen. OK schließt den Dialog und fügt 

die Tabelle ein. 


Möglichkeiten für die Einfügung 

 

 

 

Nur Struktur. Es wird eine leere Tabelle eingefügt. Die Struktur 

der Quelltabelle wird übernommen, aber die Daten in der 

Quelltabelle nicht. 

Struktur und Daten. Der Aufbau der Quelldatei sowie die Daten 

werden übernommen. 

Daten an vorhandene Tabelle anfügen. Die Daten aus der 

Quelltabelle werden an eine Tabelle vom gleichen Aufbau 

angehängt. 


Tabellen löschen 

 

 

 

 

Klick auf die zu entfernende Tabelle im Navigationsbereich. 

Klick auf die Taste . 

Die Warnmeldung wird mit mit Hilfe der Schaltfläche Ja 

bestätigt. 

Solange die Datenbank geöffnet ist, kann die Löschung mit 

Hilfe der Schnellzugriffsleiste rückgängig gemacht werden. 


Optionen ... 

 

 

 

betreffen die Datenbank oder einzelne Objekte. 

werden nach einem Schließen und nochmaligen Öffnen der 

Datenbank aktiv. 

werden mit Hilfe von Datei – Optionen eingestellt. 


Datei - Optionen 


Standard-Datenbank-Format und -Speicherort 

Wählen Sie in der linken Liste im Optionen-Fenster die 

Kategorie Allgemein aus. 

Im Bereich Datenbank erstellen wird ... 

ein Dateiformat für die neu zu erstellende Datenbank sowie 

ein Standard-Speicherort eingestellt. 


Titel und Icon für die aktuelle Datenbank 


Kategorie Aktuelle Datenbank aus. 

In dem Bereich Anwendungsoptionen wird ... 

im ersten Textfeld eine Überschrift für die Datenbank 

eingegeben. Dieser Text wird in der Titelleiste angezeigt. 

im zweiten Textfeld der Pfad zu einem Icon angezeigt. Mit 

Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen kann ein Icon, welches 

als Systemmenüfeld angezeigt wird, ausgewählt werden. 


Weitere Informationen zur Datenbank 

 

 

 

 


Klicken Sie auf den Befehl Informationen. 

Klicken Sie auf den Textlink Datenbankeigenschaften anzeigen 

und bearbeiten. 

Im Dialog werden auf der Registerkarte 

Allgemein Informationen zum Speicherort, Erstellungsdatum 

sowie Änderungsdatum angezeigt. 

Zusammenfassung ein Titel, der Autor festgelegt sowie 

Stichwörter zur Datenbank eingegeben. 

Inhalt zeigt die Objekte der Datenbank an. 


Sicherheitseinstellungen 


Kategorie Sicherheitscenter aus. 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für das 

Sicherheitscenter. 

In dem nachfolgenden Dialog kann ... 

ein vertrauenswürdiger Herausgeber mit Hilfe eines 

Zertifikats bestimmt werden. 

ein vertrauenswürdiger Speicherort festgelegt werden. 

der Umgang mit Makros eingestellt werden.

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