Mahnungen - Komma-Net.de

Mahnungen
Mahnungen – Wie Sie jetzt schnell an Ihr
Geld kommen
Inhalt:
Seite
Die rechtliche Lage _______________________________________________________________________ 2
In 6 Schritten zum Mahnverfahren _________________________________________________________ 2
1. Schritt: Rechnung ______________________________________________________________________ 2
Wichtig: Nennen Sie einen Zahlungstermin _________________________________________________ 3
2. Schritt: Zahlungserinnerung _____________________________________________________________ 4
3. Schritt: Erste Mahnung _________________________________________________________________ 5
Mahngebühr: Bis zu 5 E sind üblich ________________________________________________________ 5
4. Schritt: Anrufen ________________________________________________________________________ 5
Streben Sie eine gütliche Einigung an ______________________________________________________ 6
5. Schritt: Zweite Mahnung ________________________________________________________________ 6
Verzugszinsen: 5 bzw. 8 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz _______________________________ 6
Doppelte Mahngebühr verlangen __________________________________________________________ 8
6. Schritt: Wie Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten _________________________________ 8
Vollstreckungsbescheid: Verjährung erst nach 30 Jahren ___________________________________ 10
Musterbriefe:
Zahlungserinnerungen ___________________________________________________________________ 11
Mahnschreiben (erste Mahnstufe) _________________________________________________________ 17
Mahnschreiben (zweite Mahnstufe) _______________________________________________________ 20
Bestätigung eines telefonisch abgesprochenen Vergleichs __________________________________ 23
Bestätigung einer telefonisch abgesprochenen Ratenzahlung _______________________________ 24
Bitte heften Sie diesen Beitrag hinter dem Registerblatt MNO ab.
Einleitung
Sie haben Ihre Leistung wie vereinbart und ordentlich erbracht, doch der Kunde zahlt
nicht? Diese Situation kennt jeder Unternehmer, denn um die Zahlungsmoral ist es
derzeit schlecht bestellt.
Mahnungen gehören zu den unangenehmsten und schwierigsten Briefen des
Geschäftslebens. Da ist es wichtig, den richtigen Ton zu treffen. Einerseits möchten
Sie Ihre Kunden nicht unnötig verärgern oder gar verlieren, andererseits können
Außenstände Sie schnell in erhebliche finanzielle Schwierigkeiten bringen.
Dieser Beitrag zeigt Ihnen,
● wie Sie Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnungen rechtlich korrekt gestalten,
● mit welchen Formulierungen Sie einen Schuldner zum Zahlen bewegen, ohne ihn
zu verärgern, und
● welche Möglichkeiten Sie sonst noch haben, Ihre Außenstände hereinzuholen.
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MAH 1

Mahnungen
Am Ende des Beitrags finden Sie praxiserprobte
● Zahlungserinnerungen,
● Mahnungen (erste und zweite Mahnstufe),
● Bestätigungsschreiben für kulante Regelungen (Vergleich oder Ratenzahlung).
Die rechtliche Lage
Die Reform des BGB zum 1.1.2002 kommt Ihnen als Unternehmer entgegen. Denn
jetzt gilt: Wenn Sie schon auf die Rechnung einen Zahlungstermin schreiben, setzen
Sie den Kunden in Verzug, sobald dieser Tag verstrichen ist (§ 286 BGB). Ab dann können
Sie Verzugszinsen berechnen oder rechtliche Schritte einleiten.
In 6 Schritten von der Rechnung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren
Diese sechs Schritte zeigen einen in der Praxis bewährten Weg, mit dem Sie in der
Regel gute Ergebnisse erzielen:
1. Schritt: Rechnung
2. Schritt: Zahlungserinnerung
3. Schritt: Erste Mahnung
4. Schritt: Anrufen
5. Schritt: Zweite Mahnung
6. Schritt: Mahnverfahren
Im Folgenden finden Sie die einzelne Schritte erläutert.
1. Schritt: Rechnung
Stellen Sie Ihrem Kunden eine Rechnung über die erbrachte Lieferung/Leistung. Liegt
der Rechnungsbetrag bei über 100 E, dann achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung
folgende Pflichtangaben enthält (§ 14 UStG):
● Ihren Namen und Ihre Anschrift
● Ihre Umsatzsteuernummer
● Namen und Anschrift Ihres Kunden
● Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware bzw. Umfang der
Leistung
● Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
● Netto-Entgelt
● Umsatzsteuerbetrag
MAH 2
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Mahnungen
Sinnvoll, aber freiwillig sind die Zusätze
● Steuersatz (7 oder 16 %) und
● Brutto-Rechnungsbetrag.
Wann der Kunde zur Zahlung verpflichtet ist
Grundsätzlich muss Ihr Kunde die Rechnung bezahlen, wenn
● der Rechnungsbetrag fällig ist und
● ihm Ihre Rechnung zugegangen ist (Einwurf in den Briefkasten).
Nur bei Verzug können Sie rechtliche Schritte einleiten
Zugang und Fälligkeit der Rechnung reichen aber nicht, um rechtliche Schritte gegen
einen säumigen Schuldner einzuleiten. Verzugszinsen, Schadenersatz, Mahnbescheid
oder gar Klage – das alles darf erst folgen, wenn sich der Schuldner mit der Zahlung
in Verzug befindet.
Wichtig: Nennen Sie schon in der Rechnung einen Zahlungstermin
Seit dem 1. Januar 2002 gilt (§ 286 BGB):
Ein Schuldner gerät in Verzug
● automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung,
● am Tag nach dem Zahlungstermin, der auf der Rechnung angegeben ist,
● nach Zugang der ersten Mahnung,
● wenn er die Bezahlung endgültig und ernsthaft verweigert.
6 Profi-Tipps für Ihre Rechnungen
Beherzigen Sie schon bei der Rechnung folgende Tipps, dann haben Sie es später
leichter:
● Nennen Sie in jeder Rechnung einen Zahlungstermin. Verstreicht der Termin, dürfen
Sie schon ab dem Tag darauf Verzugszinsen berechnen.
● Lassen Sie dem Kunden nicht viel Zeit bis zum Zahlungstermin. Üblich sind sieben
bis zehn Kalendertage.
● Bieten Sie dem Kunden Skonto als Anreiz, schnell zu bezahlen.
● Geben Sie immer Ihre Bankverbindung in der Rechnung an.
● Fügen Sie Ihrer Rechnung ausgefüllte Überweisungsträger bei. Das führt oft zu
einer schnelleren Überweisung.
● Legen Sie eine Kopie der Rechnung auf Termin (Achtung: Kopie nicht mit dem Original
verwechseln oder gar zusätzlich buchen!). Dann bemerken Sie den Zahlungsverzug
sofort.
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MAH 3

Mahnungen
2. Schritt: Zahlungserinnerung
Wie oft und in welcher Schärfe Sie mahnen, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Es
gibt keine rechtliche Regelung, wie viele Mahnungen Sie einem säumigen Schuldner
schicken müssen. Ist der Kunde in Verzug (also z.B. nach erfolglos verstrichenem
Zahlungstermin), dürfen Sie sogar gleich vor Gericht ziehen. Das ist natürlich wenig
sinnvoll. Beginnen Sie am besten mit einer freundlichen Zahlungserinnerung.
Beispielschreiben hierfür finden Sie auf den Seiten MAH 11 bis MAH 14.
Wichtig: Ihre Zahlungserinnerung soll sich nicht mit der späten – aber noch fristgerechten
– Zahlung des Kunden überschneiden. Berücksichtigen Sie Banklaufzeiten
von bis zu fünf Arbeitstagen. Am besten versenden Sie eine Zahlungserinnerung ca.
eine Woche nach dem in der Rechnung genannten Zahlungstermin.
Ihre Zahlungserinnerung ist an keine bestimmte Form gebunden. Formulieren Sie sie
wie einen Geschäftsbrief, also mit Betreff, Anrede, Datum, Text, Grußformel und
Unterschrift. Die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gehören unbedingt auf
die Zahlungserinnerung oder Mahnung. Benutzen Sie einen Firmenbriefbogen – auf
dem stehen alle nötigen Angaben.
Was eine Zahlungserinnerung enthalten sollte:
● Art, Umfang und Datum Ihrer Lieferung/Leistung
● Verweis auf Ihre Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum sowie auf den
noch ausstehenden Rechnungsbetrag (am besten Rechnungskopie beifügen)
● Bitte um Bezahlung der Rechnung (ohne Skonto!)
● Bankverbindung (am besten wieder einen ausgefüllten Überweisungsträger
beilegen)
● Hinweis, dass der Kunde das Schreiben bei inzwischen erfolgter Zahlung nicht
mehr beachten soll
Vermeiden Sie in der Zahlungserinnerung (auch später in allen ausdrücklichen Mahnungen)
● unfreundliche oder aggressive Formulierungen,
● Belehrungen,
● emotionsgeladene Drohungen und
● Beschimpfungen des Kunden.
Wer nicht zahlen will, zahlt nicht – egal, wie böse Sie werden. Wer hingegen zahlungswillig
ist und die Überweisung einfach nur „vergessen“ hat, wird auf ein unhöfliches
Schreiben sauer reagieren.
MAH 4
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Mahnungen
3. Schritt: Erste Mahnung
Hat der Kunde zwei Wochen nach der Zahlungserinnerung immer noch nicht reagiert,
wird es Zeit für eine deutliche Mahnung. Verlangen Sie jetzt „umgehende Bezahlung“.
Dass es Ihnen ernst ist mit Ihrer Mahnung, zeigen Sie, indem Sie
● zusätzlich zur Forderung eine Mahngebühr verlangen und
● ankündigen, die gesetzlichen Verzugszinsen zu berechnen.
Muster für das erste Mahnschreiben nach der Zahlungserinnerung finden Sie auf den
Seiten MAH 17 bis 19.
Mahngebühr: Bis zu 5 E sind üblich
Die Höhe der Mahngebühr richtet sich nach den Kosten, die Ihnen entstanden sind.
Zu den Kosten zählen z. B. das Porto für Zahlungserinnerung und erste Mahnung,
aber auch eine Pauschale für die Arbeitszeit. Üblich ist es, bis zu 5 E zu verlangen.
Nehmen Sie eine Klausel in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf, in der Sie
die Höhe der Mahngebühren festlegen.
Der „Brief-Berater“ empfiehlt:
Bei Stammkunden, die bisher immer, wenn auch nur schleppend bezahlt haben,
sollten Sie auf die Berechnung von Mahngebühren erst einmal verzichten. Besser
Sie dulden die verspätete Zahlung, als diese Kunden an die Konkurrenz zu
verlieren.
4. Schritt: Anrufen
Der Kunde hat ca. zwei Wochen nach Ihrer Mahnung noch immer nicht gezahlt. Versuchen
Sie ein neues Mittel: Rufen Sie ihn persönlich an, und fragen Sie ihn nach den
Gründen für die ausbleibende Zahlung.
Der „Brief-Berater“ empfiehlt:
Lässt sich Ihr Ansprechpartner am Telefon wiederholt verleugnen, sagen Sie
demjenigen, der abgenommen hat, es gehe um eine offene Geldforderung. Lassen
Sie ausrichten, dass Sie zurückgerufen werden möchten und andernfalls am
Nachmittag/am nächsten Morgen wieder anrufen. Vielen Nichtzahlern ist solches
Aufhebens peinlich, und Sie werden tatsächlich schnell zurückgerufen.
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MAH 5

Mahnungen
Streben Sie eine gütliche Einigung an
Im Telefongespräch mit dem Kunden sollten Sie eine gütliche Einigung anstreben.
Denn auch wenn Sie im Recht sind: Die gerichtliche Durchsetzung kann teuer werden.
Bieten Sie einen Vergleich oder Ratenzahlung an. Bestätigen Sie diese Verabredung
dann schriftlich. Musterbriefe für Vergleich und Ratenzahlung finden Sie auf den Seiten
MAH 23 und MAH 24.
Können Sie sich mit dem Kunden am Telefon nicht einigen oder konnten Sie nicht
einmal mit ihm sprechen, dann schicken Sie jetzt die zweite Mahnung (siehe Schritt
5 auf dieser Seite).
Wenn der Kunde sich nicht an die telefonische Vereinbarung hält
Hält sich der Kunde nicht an eine getroffene Vereinbarung (Vergleich, Ratenzahlung) oder
merken Sie deutlich, dass alle guten Worte und Schreiben ihn nicht zum Zahlen bringen
werden, sparen Sie sich die zweite Mahnung. Diese Alternativen haben Sie dann:
● Beauftragen Sie einen Rechtsanwalt, oder eröffnen Sie das (kostenpflichtige)
gerichtliche Mahnverfahren (siehe Schritt 6 auf Seite MAH 8), wenn es um viel
Geld geht und/oder wenn Sie sicher sind, gute Beweise in der Hand zu haben.
● Schreiben Sie Ihre Forderung ab, wenn es um weniger Geld geht, als der Anwalt
oder Mahnbescheid kosten würde und/oder wenn Ihre Beweislage schlecht ist. Es
bringt dann nichts, noch mehr Zeit und Geld in die Angelegenheit zu investieren.
Schritt 5: Zweite Mahnung
Angenommen, ein Kunde reagiert trotz erster Mahnung nicht oder streitet gar ab, dass
er Ihnen Geld schuldet. Dann können Sie – vom Reklamationsfall abgesehen – davon
ausgehen, dass er seine Zahlung systematisch hinauszögert. Er versucht damit, seine
Liquidität zu verbessern – auf Ihre Kosten. Jetzt ist es an der Zeit, in einem zweiten
Mahnschreiben Verzugszinsen und erhöhte Mahngebühren einzufordern. Beispiele für
die zweite Mahnung finden Sie auf den Seiten MAH 20, 21 und 22.
Berechnen Sie Verzugszinsen
Beträgt der Zinssatz für seinen Überziehungskredit 11 % p.a. und zahlt der Kunde Ihre
Rechnung in Höhe von 1.000 E vier Monate später als gefordert, spart er immerhin
36,66 E Zinsen. Wenn Sie dem Kunden aber Verzugszinsen berechnen, wird der Vorteil
für ihn geringer.
Verzugszinsen: 5 bzw. 8 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Verzugszinsen dürfen Sie ab dem Tag berechnen, seit dem sich Ihr Schuldner in
Verzug befindet – oft reicht jedoch schon die Androhung, um ihn zum Zahlen zu
MAH 6
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Mahnungen
bewegen. Kündigen Sie deshalb in der ersten Mahnung lediglich an, dass Sie bei
anhaltender Nichtzahlung Verzugszinsen verlangen werden. Diese betragen (nach
§ 288 BGB)
● gegenüber Unternehmern 8 Prozentpunkte pro Jahr und
● gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte pro Jahr
über dem Basiszinssatz.
Den Basiszinssatz legt die Bundesbank jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eines
Jahres fest (§ 247 BGB). Derzeit liegt der Basiszinssatz bei 2,47 % (Stand: 1. Oktober
2002). Den jeweils aktuellen Basiszinssatz erfahren Sie im Internet unter
www.bundesbank.de.
Beispiel: Berechnung von Verzugszinsen
Klaus Zahltnichtgern, der dem Werbegrafiker Alfons Fred 823,60 E schuldet, ist
Unternehmer. Mit der Zahlung ist er seit 12. März ... in Verzug. Alfons Fred
schickt seine zweite Mahnung am 29. April ..., also 49 Tage später. Darin fordert
er auch die bisher entstandenen Verzugszinsen.
Er rechnet so:
Basiszinssatz 2,57 %
+ Unternehmerzinssatz 8,00 %
= Verzugszinssatz p.a. 10,57 %
823,60 E x 10,57 % = 87,05 E im Jahr
49 (Verzugstage)
87,05 E x = 11,85 E Verzugszinsen
360 (Jahrestage * )
*Es wird nicht mit 365 Tagen gerechnet!
Höhere Zinssätze dürfen Sie zugrunde legen, wenn Sie dafür einen anderen rechtlichen
Grund als den Verzug haben (§ 288 Abs. 3 BGB). Das können z. B. Ihre eigenen
Finanzierungskosten sein.
Hinweis
Auf Verzugszinsen dürfen Sie keinen Zinseszins aufschlagen (§ 289 BGB). Verzugszinsen
berechnen Sie vom Brutto-Rechnungsbetrag. Denn das ist der Betrag, der Ihre
Liquidität vermindert. Aus den Verzugszinsen, die der Schuldner Ihnen zahlt, müssen
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Mahnungen
Sie keine zusätzliche Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen (Abschnitt 3 Abs. 3 Umsatzsteuerrichtlinie).
Doppelte Mahngebühr berechnen
Außer den Verzugszinsen können Sie in der zweiten Mahnung wiederum eine Mahngebühr
aufschlagen. Setzen Sie den gleichen Betrag wie für die erste Mahnung noch
einmal an, insgesamt also die doppelte Mahngebühr, z. B. 10 E.
Drohen Sie Schadenersatz-Forderung an
Über die Verzugszinsen hinaus können Sie auch jederzeit noch den Ersatz des Schadens
verlangen, der Ihnen durch die ausbleibende Zahlung entstanden ist. Das
betrifft z. B. ein Honorar, dass Sie einem Anwalt zahlen. Auch entgangene Anlagegewinne
können hierunter fallen (BGH, 29.11.1982, AZ: II ZR 80/82).
Beachten Sie: Zunächst ist es für Sie unwichtig, ob Sie einen solchen Anspruch vor
Gericht tatsächlich durchsetzen können. Allein die Drohung reicht oft aus, um den
Schuldner zum Zahlen zu bewegen. Er trägt sonst das unkalkulierbare Risiko, plötzlich
ein Vielfaches der ursprünglichen Schuld an Sie zahlen zu müssen.
Mahnbescheid androhen
Als weiteres Druckmittel schreiben Sie in die zweite Mahnung, dass Sie bei beharrlicher
Nichtzahlung
● einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder
● ein Inkasso-Büro mit dem Eintreiben des Geldes beauftragen werden.
Inkasso-Büros sind oft erfolgreich. Auch wenn Sie keines einschalten – der Hinweis
auf ein Inkasso-Büro wirkt häufig Wunder.
Der „Brief-Berater“ empfiehlt:
Inkasso-Büros verlangen meist einen Mindestumsatz der ihnen überlassenen Forderungen,
z. B. 500.000 E im Jahr. Deshalb lohnt es sich in der Regel nicht, ein
solches zu beauftragen.
6. Schritt: Wie Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten
Natürlich können Sie einen Kunden, der auch nach der zweiten Mahnung nicht zahlt,
noch weiterhin anrufen oder schriftlich mahnen. Die Praxis allerdings zeigt, dass dies
wenig erfolgreich ist. Wer nach der zweiten Mahnung nicht zahlt, muss dazu gezwungen
werden.
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Mahnungen
Sie können die Angelegenheit jetzt einem Rechtsanwalt übergeben, der sie für Sie
erledigt. Sein Honorar und seine Auslagen müssen Sie allerdings vorschießen – und
bleiben eventuell auf einem Teil davon sitzen, falls es doch noch zu einem Vergleich
kommt.
Billiger: Sie leiten selbst ein Mahnverfahren ein
Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Geldforderung zu Recht besteht und auch beweisbar
ist, sollten Sie zunächst selbst einen gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dazu
brauchen Sie keinen Anwalt.
Mahnverfahren: So geht‘s
● Beantragen Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid. Das amtliche Formular dafür ist
im Schreibwarenhandel erhältlich. Tragen Sie hieraus Ihre Forderung ein. Machen
Sie auch Nebenkosten, z. B. Verzugszinsen oder Mahnkosten, geltend.
● Reichen Sie den Mahnbescheid bei Ihrem Amtsgericht ein – dafür fallen Gebühren
an, deren Höhe sich nach dem Streitwert richtet (z. B. 12,50 E bei einer Forderung
von 300 E, 36,50 E bei einer Forderung von 2.000 E, 98 E bei einer Forderung von
10.000 E). Hinzu kommt noch eine geringe Zustellgebühr.
● Das Gericht prüft nicht, ob Ihre Forderung zu Recht besteht, sondern stellt Ihrem
Schuldner den Mahnbescheid zu; dieser hat eine Widerspruchsfrist von 2 Wochen.
So kann Ihr Schuldner auf den Mahnbescheid reagieren
● Er zahlt jetzt und erstattet Ihnen sämtliche Kosten. Dann ist die Sache erledigt – Sie
haben Ihr Geld.
● Er widerspricht Ihrer Forderung bei Gericht. Dann war der Mahnbescheid erfolglos,
es sei denn, Sie wollen Klage erheben. Davon ist abzuraten. Ein Schuldner widerspricht
wahrscheinlich nur, wenn er sich sicher ist, dass Sie Ihre Forderung nicht
beweisen können und er die Klage gewinnen wird.
● Er reagiert gar nicht. Dann können Sie zwei Wochen nach Zustellung des Mahnbescheids
einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Hierdurch entstehen Ihnen
keine weiteren Kosten.
Vollstreckungsbescheid – Bleibt der Widerspruch aus, kommt der Gerichtsvollzieher
Auch gegen den Vollstreckungsbescheid kann der Schuldner Einspruch einlegen.
Dann haben Sie wieder die Möglichkeit, Klage zu erheben – meist ein sinnloses Unterfangen.
Reagiert der Schuldner gar nicht auf den Vollstreckungsbescheid, dann können
Sie den Gerichtsvollzieher mit der Vollstreckung Ihrer Forderung beauftragen.
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Mahnungen
Den Gerichtsvollzieher beauftragen Sie selbst
Die Kosten des Gerichtsvollziehers strecken Sie vor. Später werden sie mit eingetrieben
– wenn bei Ihrem Schuldner etwas zu holen ist. Die Höhe der Kosten richtet sich
nach dem Gesetz über Kosten der Gerichtsvollzieher. Für die einfache Pfändung und
Verwertung eines Gegenstands rechnen Sie mit ca. 50 E.
Vollstreckungsbescheid: Verjährung erst nach 30 Jahren
Ein rechtskräftiger Vollstreckungsbescheid verjährt erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB).
Damit haben Sie Ihre Forderung langfristig gesichert. Schicken Sie den Gerichtsvollzieher
nicht los, wenn Sie vermuten oder wissen, das Ihr Schuldner momentan zahlungsunfähig
ist. Warten Sie, bis er wieder zu Geld gekommen ist.
Fazit:
Mahnungen sind unangenehm, kosten wertvolle Zeit und führen leider nicht
immer dazu, dass Sie ausstehende Gelder erhalten.
Als genereller Tipp gilt: Seien Sie von Anfang an konsequent, Ihre offenen Forderungen
auch einzutreiben! Versenden Sie Ihre Rechnungen frühzeitig. Helfen Sie
– wenn die Zahlung nach Ablauf des Fälligkeitsdatums ausbleibt – sofort mit einer
Zahlungserinnerung nach, und warten Sie nicht lange mit Ihren Mahnungen.
Damit Sie Schwierigkeiten möglichst von Anfang an umgehen, nutzen Sie – wo
immer möglich –
● Lastschriftverfahren,
● Lieferung per Nachnahme,
● Anzahlungen oder
● Abschlagszahlungen gemäß § 632a BGB.
Wenn Sie Fragen
zur modernen Briefgestaltung haben, rufen Sie uns in der Redaktionssprechstunde
an – wir helfen gern weiter.
Mittwochs und donnerstags von 14–16 Uhr, Telefon: 0228 8205-7331
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