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Drittmittelprojekten
April 2012

Impressum
Medieninhaberin
Paris Lodron Universität Salzburg
Büro des Rektorats
Abteilung für Forschungsförderung
Kapitelgasse 4-6
5020 Salzburg
Internet
http://www.uni-salzburg.at/aff/
Druck
Printcenter, Universität Salzburg
Alle Rechte vorbehalten

Inhalt
Inhalt
Vorwort 7
1. Allgemeine Fragen 9
2. Beantragung von Drittmittelprojekten 11
3. Budgetplanung 13
4. Meldung und Genehmigung von Drittmittelprojekten 15
5. Abschluss von Verträgen über Drittmittelprojekte 19
6. Abrechnungen in Drittmittelprojekten 21
7. Was geschieht mit den Ergebnissen von Drittmittelprojekten? 23
8. Kostenersätze in Drittmittelprojekten 25
9. Sonstige Fragen und Antworten 29
Anhänge 30
1. Liste Kontaktpersonen 30
2. Auszug Universitätsgesetz 32
3. Auszug Satzung der Universität Salzburg 33
4. Informationen zum Drittmittelführerschein 37

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Vorwort

Vorwort
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,
Forschung ist eine Kernaufgabe der Universität Salzburg. Zur Forschung gehört auch die drittmittelfinanzierte Forschung, die
in den vergangenen Jahren eine geradezu stürmische Entwicklung genommen hat: Seit 2005 hat sich die Summe der jährlich
eingeworbenen Drittmittel mehr als verdoppelt. Mit dieser gestiegenen Bedeutung von drittmittelfinanzierten Projekten an
der Universität Salzburg ist aber gleichzeitig auch die Einwerbung, Abwicklung und Abrechnung von Drittmittelprojekten immer
schwieriger geworden.
Professionelles Drittmittelmanagement und die bestmögliche Unterstützung von Forscherinnen und Forschern sind daher wichtige
Schlüsselsteine für die weitere Entwicklung der Universität. Diese Unterstützung, die nach Maßgabe des universitären
Entwicklungsplans in den kommenden Jahren weiter ausgebaut werden soll, beruht nicht zuletzt auf einem reichen Erfahrungsschatz,
den die Universität bei der Durchführung von Drittmittelprojekten erworben hat.
Die im Folgenden abgedruckten Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Abwicklung von Drittmittelprojekten an der Universität
Salzburg bieten einen Auszug dieser Erfahrungen und sollen Ihnen eine erste Orientierung bei regelmäßig auftretenden Anliegen
und Fragen bieten. Sie werden je nach Bedarf aktualisiert und ergänzt. Die Online-Fassung der Fragen und Antworten auf
der Website des Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung ist im Zweifel aktueller als diese gedruckte Broschüre.
Die Lektüre dieser Broschüre ersetzt nicht die individuelle Rücksprache im Einzelfall, auch erhebt die Broschüre keinen Anspruch
auf Vollständigkeit oder Verbindlichkeit. Bitte wenden Sie sich im Zweifel stets an eine der für die Abwicklung von Drittmittelprojekten
an der Universität Salzburg verantwortlichen Personen, deren Kontaktdaten Sie auf der Website des Büro des
Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung und im Anhang dieser Broschüre finden können.
Für die möglichst zahlreiche Einwerbung und die möglichst erfolgreiche Durchführung Ihrer Drittmittelprojekte an der Universität
Salzburg wünsche ich Ihnen viel Erfolg und grüße Sie herzlich!
Ihre
Univ.-Prof. Dr. Fatima Ferreira-Briza
Vizerektorin für Forschung
7

1. Allgemeine Fragen

1. Allgemeine Fragen
1.1 Welche Rechtsgrundlagen regeln die Durchführung von
Drittmittelprojekten?
Rechtliche Regelungen über die Durchführung von drittmittelfinanzierten
Projekten an der Universität Salzburg sind
zum einen das Universitätsgesetz 2002 (§§ 26 und 27) und
der siebte Teil der Satzung der Universität Salzburg. Beide
Regelungen sind auf der Website des Büro des Rektorats –
Abteilung für Forschungsförderung verfügbar. Einige Teilaspekte
(z.B. zu den Rechten an Projektergebnissen) werden
außerdem von einigen Richtlinien des Rektorats geregelt.
Der siebte Teil der Satzung wurde in den vergangenen Jahren
regelmäßig geändert; zur Frage, für welche Projekte
welche Fassungen dieses Satzungsteils gelten, siehe Frage
8.10.
1.2 Was ist der Unterschied zwischen § 26 und § 27 Universitätsgesetz?
Der wesentliche Unterschied zwischen Projekten nach § 26
UG und nach § 27 UG ist, dass bei Projekten nach § 26
UG eine Vereinbarung (z.B. Vertrag) über die Durchführung
des Projekts zwischen Drittmittelgeber und Projektleiterin
bzw. Projektleiter persönlich zustandekommt, während bei
Projekten nach § 27 UG die Vereinbarung zwischen Drittmittelgeber
und Universität geschlossen wird, woraufhin die
Universität die Projektleiterin bzw. den Projektleiter lediglich
damit beauftragt, das Projekt für die Universität durchzuführen.
In der Durchführung sind sich beide Arten von Drittmittelprojekten
sehr ähnlich. Bezüglich des Kostenersatzes gibt
es keine Unterschiede zwischen Projekten nach § 26 UG
und § 27 UG. Projekte, die vom Wissenschaftsfonds (FWF)
gefördert werden, sind immer Projekte nach § 26 UG. Projekte,
die von der Forschungsförderungsgesellschaft (FFG)
oder von der Europäischen Union gefördert werden, sind immer
Projekte nach § 27 UG.
1.3 Was ist ein Ad-Personam-Projekt?
Als Ad-Personam-Projekte werden Drittmittelprojekte nach
§ 26 UG bezeichnet. Bei diesen Projekten besteht eine vertragliche
Beziehung zwischen dem Drittmittelgeber und der
Projektleiterin bzw. dem Projektleiter persönlich („ad personam“).
Die Universität ist damit aus juristischer Sicht nicht
am Projekt beteiligt, sondern stellt lediglich ihre Ressourcen,
ihr Bankkonto und ihre Infrastruktur zur Verfügung.
1.4 Was ist der Unterschied zwischen Auftragsforschung
und geförderter Forschung?
Beide Begriffe bezeichnen bestimmte Arten von Drittmittelprojekten.
Der Unterschied zwischen Auftragsforschung
und geförderter Forschung (letztere auch als Forschungsförderung
bezeichnet) wird häufig daran festgemacht, wer
die Inhalte des Drittmittelprojekts festgelegt hat: Erteilt der
Drittmittelgeber konkrete Arbeitsaufträge und gibt damit die
Inhalte vor, handelt es sich um Auftragsforschung, sonst um
geförderte Forschung. Nach einer anderen Unterscheidung,
die meist zu gleichen Ergebnissen führt, kommt es darauf
an, wem die Rechte an den im Projekt erzielten Forschungsergebnissen
gehören sollen: Sollen diese Rechte dem Drittmittelgeber
zustehen, handelt es sich um Auftragsforschung.
Verbleiben die Rechte bei der Universität, ggf. gemeinsam
mit anderen am Projekt mitwirkenden Forschungseinrichtungen,
handelt es sich um geförderte Forschung.
1.5 Wer darf an der Universität Drittmittelprojekte durchführen?
Drittmittelprojekte gemäß § 26 Universitätsgesetz („Ad-
Personam-Projekte“) dürfen von allen Angehörigen des wissenschaftlichen
und künstlerischen Universitätspersonals
durchgeführt. Drittmittelprojekte gemäß § 27 Universitätsgesetz
dürfen mit dem Einverständnis der Universität von allen
Angehörigen der Universität durchgeführt werden.
9

2. Beantragung von
Drittmittelprojekten

2. Beantragung von Drittmittelprojekten
2.1 Muss die Beantragung von Drittmittelprojekten gemeldet
werden?
Die Satzung der Universität sieht vor, dass Sie die Beantragung
von Drittmittelprojekten stets mit der Leiterin bzw.
mit dem Leiter Ihrer Organisationseinheit (Fachbereich,
Schwerpunkt, Zentrum) abstimmen sollen, weil Drittmittelprojekte
in aller Regel Ressourcen der Organisationseinheit
benötigen (z.B. Räume). Sofern es sich um einen Antrag für
ein Forschungsprojekt oder um einen Antrag handelt, der bei
Genehmigung besondere Kosten oder Ähnliches für die Universität
nach sich ziehen würde, zum Beispiel in Form von
zu erbringenden Eigenleistungen, sollten Sie sich deswegen
rechtzeitig vor der Antragstellung mit der Abteilung für Forschungsförderung
in Verbindung setzen. Gleiches gilt, wenn
Sie bereits für die Antragstellung Unterschriften eines Mitglieds
des Rektorats benötigen.
2.2 Wer kann mir bei der Antragstellung und bei der Budgetplanung
helfen?
Wenn Sie bei der Vorbereitung von Anträgen für Drittmittelforschungsprojekte
Hilfe oder Unterstützung benötigen,
wenden Sie sich bitte im Büro des Rektorats an die Abteilung
für Forschungsförderung. Für spezielle Unterstützung
bei der Budgetplanung und bei der Kostenkalkulation wenden
Sie sich bitte an das Büro des Rektorats - Controlling.
2.3 Wer darf Anträge für Drittmittelprojekte unterschreiben?
Hierfür gelten die Ausführungen bei Frage 5.1 entsprechend.
2.4 Was ist ein „PIC“ und wie lautet der PIC der Universität?
Die Abkürzung „PIC“ bedeutet „Participant Identification
Code“ und ist eine Zahl zur Identifizierung von Institutionen,
die sich an Projekten des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms
(FP7) beteiligen. Bei der Beantragung von
FP7-Projekten ist der PIC in den online auszufüllenden Antragsformularen
einzugeben. Der PIC dient dazu, bestimmte
Grunddaten über die antragstellenden Institutionen automatisch
aus einer EU-Datenbank in die Antragsformulare eintragen
zu lassen. Der PIC der Universität Salzburg lautet
999868047, weitere Informationen zum Ausfüllen der FP7-
Antragsformulare finden Sie auf unserer Website .
2.5 Hat die Universität eine Registrierungsnummer?
Abgesehen von der PIC (siehe Frage 2.4), die für Anträge
im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm wichtig ist, hat die
Universität im Allgemeinen keine Registrierungsnummer,
die für Projektanträge relevant wäre (eine Ausnahme gibt
es für Europe-Aid-Anträge sowie für Anträge bei bestimmten
ausländischen Förderstellen, hier bitte Rücksprache mit
dem Büro des Rektorats - Forschungsförderung nehmen).
Die Universität ist in keinem öffentlichen Register (z.B. dem
Firmenbuch) eingetragen und hat auch von daher keine generelle
Register- bzw. Registrierungsnummer. Je nach Kontext
kann mit einer „Registrierungsnummer“ aber auch die
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) der Universität
oder die Nummer der Universität im Datenverarbeitungsregister
(DVR) gemeint sein. Beide Nummern finden Sie auf
dem Briefpapier der Universität.
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3. Budgetplanung

3. Budgetplanung
3.1 Wie sollen Personalkosten in Drittmittelprojekten kalkuliert
werden?
Es gibt nur bei einigen großen Fördergebern genaue Vorgaben
für die Kalkulation von Personalkosten in Drittmittelprojekten.
Der Wissenschaftsfonds (FWF) gibt genaue
Beträge für die Kalkulation vor die im Internet verfügbar
sind), die Europäische Union verlangt, auch sonst übliche
Personalkostensätze zu verwenden (zur Kostenkalkulation
in EU-Projekten finden Sie auf unserer Website weitere Informationen).
Bitte achten Sie aber immer darauf, dass bei
Personalkosten nicht nur das Dienstnehmerbrutto (d.h. Nettogehalt
sowie vom Dienstnehmer zu tragende Steuern und
Sozialversicherungsbeiträge), sondern auch die Dienstgeberbeiträge
zu kalkulieren sind. Genaue Auskünfte zur Höhe
dieser Beiträge erteilt die Serviceeinrichtung Personal. Zu
den Personalkosten siehe auch Frage 9.2.
3.2 Was passiert, wenn ein Drittmittelgeber nur einen Teil der
Projektkosten zahlt?
Einige große Fördergeber zahlen je nach Förderprogramm
nicht alle der an der Universität bei der Durchführung eines
Drittmittelprojekts entstehenden Kosten, sondern verlangen,
dass die Universität einen mehr oder weniger großen Anteil
der Projektkosten selbst finanziert. Dieser Eigenanteil der
Universität kann (und muss) in der Regel durch Sachleistungen
(d.h. „In-Kind-Leistungen“) erbracht werden. Dies
geschieht etwa durch die Einrechnung (und Abrechnung)
der Arbeitszeit von Universitätsangehörigen, die im Projekt
mitarbeiten, aber nicht durch das Projekt finanziert werden.
In einzelnen Förderprogrammen muss der Eigenanteil der
Universität durch Geldleistungen erbracht werden. Bitte
wenden Sie sich bei solchen Kostenkalkulationen im Zweifel
bitte an das Büro des Rektorats - Controlling.
3.3 Was sind „Overheads“ und „indirekte Kosten“?
Fast alle Drittmittelgeber verlangen von der Universität eine
mehr oder weniger genaue Kalkulation der bei der Durchführung
eines Drittmittelprojekts anfallenden Kosten. Dabei
werden häufig nur die sogenannten direkten Kosten kalkuliert,
womit Ausgaben gemeint sind, die dem Projekt klar zurechenbar
sind. Das umfasst etwa Personalkosten, Kosten
für die Anschaffung von Gegenständen, Geräten und Verbrauchsmaterial
sowie Reisekosten. Daneben entstehen
aber bei der Durchführung von Drittmittelprojekten an der
Universität auch weitere, sogenannte indirekte Kosten, die
häufig auch als Gemeinkosten bezeichnet werden. Solche
indirekten Kosten betreffen Leistungen der Universität, die
nicht unmittelbar in Hinblick auf das Projekt entstehen, aber
dem Projekt dennoch, zumindest anteilig, zugerechnet werden
können. Dies betrifft etwa Kosten für die räumliche Infrastruktur,
für Verwaltungsdienstleistungen, für IKT-Infrastruktur
etc. Diese Kosten werden in Drittmittelprojekten durch
den universitären Kostenersatz abgedeckt, der im Grundsatz
bei jedem Drittmittelprojekt einkalkuliert werden muss.
Einige Drittmittelgeber zahlen zusätzlich zu den kalkulierten
direkten Kosten einen pauschalen Betrag („Overhead“), der
die der Universität entstehenden indirekten Kosten abdecken
soll. Zum Kostenersatz der Universität siehe im Detail
Abschnitt 8.
13

4. Meldung und
Genehmigung von
Drittmittelprojekten

4. Meldung und Genehmigung von Drittmittelprojekten
4.1 Wann müssen Drittmittelprojekte gemeldet werden?
Drittmittelprojekte müssen innerhalb der Universität gemeldet
werden, sobald der Drittmittelgeber zugesagt hat, das
Projekt zu finanzieren. Hierzu werden oft Bewilligungs- oder
Zusageschreiben verschickt. Die Meldung muss in jedem
Fall geschehen, bevor mit der Durchführung des Projekts an
der Universität begonnen wird.
4.2 Wie müssen Drittmittelprojekte gemeldet werden?
Die Meldung eines Drittmittelforschungsprojekts erfolgt dadurch,
dass die Leiterin oder der Leiter des Projekts einen
Eintrag für das Projekt in der Fodok-Datenbank der Universität
anlegt (oder anlegen lässt) und auf elektronischem Wege
weiterleitet. Für Auskünfte oder Hilfestellungen zur Formularnutzung
wenden Sie sich bitte an das Fodok-Helpteam
(E-Mail: fodok.help@sbg.ac.at, Tel. 0662-8044-2453/2455).
Zusätzlich müssen einige schriftliche Unterlagen an das
Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung
(Kapitelgasse 6) und an das Büro des Rektorats - Controlling
(Residenzplatz 9) gesandt werden: Bei Drittmittelprojekten
nach § 27 UG senden Sie bitte einen unterschriebenen
Ausdruck des Fodok-Eintrags sowie Kopien der Entwürfe für
den Projektvertrag an das Büro des Rektorats - Abteilung
für Forschungsförderung sowie, falls erforderlich, ein ausgefülltes
und unterschriebenes Kostenersatzblatt an das Büro
des Rektorats - Controlling. Bei Drittmittelprojekten nach
§ 26 UG senden Sie bitte einen unterschriebenen Ausdruck
des Fodok-Eintrags, Kopien des unterzeichneten Projektvertrags
sowie, falls erforderlich, ein ausgefülltes und unterschriebenes
Kostenersatzblatt an das Büro des Rektorats
- Controlling.
Die Meldung von Drittmittelprojekten, die keine Forschungsprojekte
darstellen, kann ebenfalls über die Fodok-Datenbank
der Universität erfolgen. Solche Projekte sind aber
jedenfalls formlos dem Büro des Rektorats - Controlling zu
melden.
4.3 Wo finde ich Vorlagen für Formulare?
Vorlagen für Formulare, die Sie für die Meldung oder Abwicklung
von Drittmittelprojekten benötigen, finden Sie auf
der Website des Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung.
4.4 Wie funktioniert die Meldung über die Fodok-Datenbank?
Grundvoraussetzung für den Meldeprozess ist die Anmeldung
in der Fodok-Datenbank. Projekteinträge in der Fodok-
Datenbank werden von der Leiterin bzw. vom Leiter des Projekts
durch Klick auf den entsprechenden Link abgeschickt,
woraufhin die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit
der Universität (Fachbereich, Schwerpunkt, Zentrum),
an der das Projekt durchgeführt werden soll, automatisch
per E-Mail eine Nachricht über diese Projektmeldung erhält,
welche auch den direkten Link zum Projekteintrag innerhalb
der Fodok-Datenbank enthält, wo die Leiterin bzw. der Leiter
der Organisationseinheit die Projektmeldung genehmigen
oder ablehnen kann.
In aller Regel genehmigt die Leiterin bzw. der Leiter der
Organisationseinheit mittels Klick auf den entsprechenden
Button innerhalb der Fodok Datenbank das Projekt, daraufhin
wird das Büro des Rektorats ebenfalls automatisch per
E-Mail über die Projektmeldung benachrichtigt. Für den Fall,
dass die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit das
Projekt nicht akzeptiert, wird die Leiterin bzw. der Leiter des
Projektes automatisch per mail darüber informiert und kann
die Projektmeldung nach erfolgter Korrektur erneut durch
Klick auf den entsprechenden Link an die Leiterin bzw. den
Leiter der Organisationseinheit weiterschicken. Sobald auch
das Büro des Rektorats die Projektdurchführung genehmigt,
erhalten Leiterin bzw. Leiter des Projekts sowie Leiterin bzw.
Leiter der Organisationseinheit automatisch per E-Mail eine
Benachrichtigung über diese Genehmigung.
4.5 Wie sehe ich in der Fodok-Datenbank, welchen Status
meine Projektmeldung hat?
Sie sehen den Status Ihrer Projektmeldung durch Auswahl
des jeweiligen Projektes in der Fodok-Datenbank. Dazu
starten Sie auf der Seite der Leiterin bzw. des Leiters des
Projektes (z.B. das § 27-Projekt „Exempel“ von Prof. Mustermann:
rufen Sie die Seite von Prof. Mustermann auf und
wählen Sie aus der Kategorie „Projekte laut § 27“ das Projekt
„Exempel“) und rufen dann durch Klick auf den Projekttitel
die Detailansicht auf: hier wird der Projektstatus angezeigt.
Voraussetzung dafür ist aber, dass Sie sich in der Fodok-
Datenbank angemeldet haben und über die nötige Berechtigung
zur Einsicht in solche Projektdaten verfügen (z.B. als
Leiterin bzw. Leiter des Projektes oder der Organisationseinheit,
an der das Projekt durchgeführt wird).
4.6 Wie kann ich die in der Fodok-Datenbank eingetragenen
Projektdaten ändern?
In der Fodok-Datenbank eingetragene Daten zu Drittmittelprojekten
können nur eingeschränkt geändert werden, da
die Erfassung von Drittmittelprojekten in der Fodok-Datenbank
gleichzeitig als inneruniversitäre Projektmeldung gilt.
Änderungen an solchen Einträgen in der Fodok-Datenbank
können nur vorgenommen werden, solange die Einträge
noch nicht an die Leiterin bzw. den Leiter der betreffenden
Organisationseinheit weitergeleitet wurden. Nach diesem
Zeitpunkt können Änderungen oder Korrekturen an den
Daten nur vom Fodok-Helpteam (E-Mail: fodok.help@sbg.
ac.at, Tel. 0662-8044-2453/2455) vorgenommen werden.
4.7 An wen kann ich mich bei Problemen mit Projektmeldungen
wenden?
Bei inhaltlichen Fragen zur Meldung von Drittmittelprojekten
(z.B. in Hinblick auf die Vertragsabwicklung, Ausfüllen
der Fodok-Formulare) wenden Sie sich bitte an das Büro
des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung. Bei
technischen Fragen zur Bedienung der Fodok-Datenbank
(z.B. Probleme beim Anlegen, Weiterleiten oder Aufrufen
einer Projektmeldung) wenden Sie sich bitte an das Fodok-
Helpteam (E-Mail: fodok.help@sbg.ac.at, Tel. 0662-8044-
2453/2455).
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4. Meldung und Genehmigung von Drittmittelprojekten
4.8 Was wird vor der Genehmigung von Drittmittelprojekten
geprüft?
Vor der Genehmigung von Drittmittelprojekten wird vor allem
geprüft, ob die im Universitätsgesetz 2002 festgelegten
Rahmenbedingungen für die Durchführung des Projekts an
der Universität erfüllt sind. Dazu gehören etwa der Kostenersatz,
das Vorhandensein ausreichender Ressourcen für
die Projektdurchführung und ggf. die Prüfung von Projektverträgen
auf rechtliche oder finanzielle Konsequenzen für
die Universität.
4.9 Wer genehmigt Drittmittelprojekte?
Drittmittelprojekte werden durch die Leiterin bzw. den Leiter
des Fachbereichs, Zentrums oder Schwerpunkts genehmigt,
an dem das Projekt durchgeführt wird. Bei Projekten nach §
27 UG ist außerdem eine Genehmigung durch das Büro des
Rektorats erforderlich. Sofern die Leiterin bzw. der Leiter eines
Fachbereichs, Zentrums oder Schwerpunkts selbst ein
Drittmittelprojekt leiten will, darf sie bzw. er sich dieses Projekt
nicht genehmigen. Stattdessen muss die Genehmigung
durch die Vizerektorin bzw. den Vizerektor für Forschung
erfolgen. Hierzu ist das Büro des Rektorats - Abteilung für
Forschungsförderung zu kontaktieren.
4.10 Wie erhalte ich ein Konto für ein Drittmittelprojekt?
Ein Konto für die Durchführung eines Drittmittelprojekts an
der Universität, das auch als Innenauftrag bezeichnet wird,
erhalten Sie, indem Sie das Projekt auf dem dafür vorgesehenen
Weg (siehe Frage 4.2) melden.
4.11 Wo finde ich in der Fodok-Datenbank die Innenauftragsnummer
für mein Projekt?
Sie finden die Innenauftragsnummer durch Auswahl des jeweiligen
Projektes in der Fodok-Datenbank. Dazu starten
Sie auf der Seite der Leiterin bzw. des Leiters des Projektes
(z.B. das §27-Projekt „Exempel“ von Prof. Mustermann: rufen
Sie die Seite von Prof. Mustermann auf und wählen Sie
aus der Kategorie „Projekte laut §27“ das Projekt „Exempel“)
und rufen dann durch Klick auf den Projekttitel die Detailansicht
auf: hier wird die Innenauftragsnummer angezeigt.
Voraussetzung dafür ist aber, dass Sie sich in der Fodok-
Datenbank angemeldet haben und über die nötige Berechtigung
zur Einsicht in solche Projektdaten verfügen (z.B. als
Leiterin bzw. Leiter des Projektes oder der Organisationseinheit,
an der das Projekt durchgeführt wird).
4.12 Was ist bei der Verlängerung von laufenden Drittmittelprojekten
zu beachten?
Für die Verlängerung von Drittmittelprojekten gelten die
oben geschilderten Melde- und Genehmigungsverfahren
entsprechend.
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5. Abschluss von
Verträgen über
Drittmittelprojekte

5. Abschluss von Verträgen über Drittmittelprojekte
5.1 Wer darf Verträge über Drittmittelprojekte unterschreiben?
Hier ist zwischen Projekten nach § 26 UG und Projekten
nach § 27 UG zu unterscheiden. Die Projekte nach § 26 UG
(Ad-Personam-Projekte) sind aus juristischer Sicht persönliche
Drittmittelprojekte eines einzelnen Universitätsangehörigen.
Daher kann jede bzw. jeder Universitätsangehörige
Verträge über die Durchführung von Drittmittelprojekten
nach § 26 UG selbst unterschreiben, sie binden nur sie bzw.
ihn persönlich. Bei Projekten nach § 27 UG wird aus juristischer
Sicht die Universität Vertragspartei. Sie kann nur entweder
durch ein Mitglied des Rektorats oder durch die Leiterin
bzw. den Leiter einer Organisationseinheit der Universität
vertreten werden. Organisationseinheiten sind in diesem
Zusammenhang Fachbereiche, Zentren und Schwerpunkte.
Fachbereiche, Zentren und Schwerpunkte als solche können
unter keinen Umständen Partei eines Vertrags über die
Durchführung eines Drittmittelprojekts sein, ein solche Vertrag
wäre unwirksam. Bei der Unterzeichnung von Verträgen
über EU-finanzierte Drittmittelprojekte gilt abweichend, dass
solche Verträge nur von einem Mitglied des Rektorats unterschrieben
werden sollen, nicht von den Leiterinnen bzw.
Leitern von Organisationseinheiten.
5.2 Was ist ein Konsortialvertrag?
Bei vielen Drittmittelprojekten ist nicht nur die Universität
Salzburg als durchführende Stelle involviert, sondern nehmen
außerdem noch andere Forschungseinrichtungen (z.B.
andere Universitäten) an dem Projekt teil. In solchen Fällen
schließen häufig die verschiedenen Fördernehmer oder Auftragnehmer
untereinander einen Vertrag über die gemeinsame
Durchführung des Drittmittelprojekts, der als Konsortialvertrag
bezeichnet wird. Er steht neben dem Vertrag mit
dem Fördergeber oder Auftraggeber und regelt etwa, wer
welche Forschungsarbeiten erbringen muss und wie die
Drittmittel sowie die Rechte an den Forschungsergebnissen
verteilt werden.
5.3 Wo kann ich Muster für Projektverträge erhalten?
Derzeit wenden Sie sich bitte an das Büro des Rektorats -
Abteilung für Forschungsförderung, die Ihnen Musterverträge
für Drittmittelprojekte gerne zur Verfügung stellt.
5.4 Warum prüft die Universität Entwürfe von Projektverträgen?
Verträge für Drittmittelprojekte nach § 27 UG müssen vor
ihrer Unterzeichnung auf ihre juristischen und finanziellen
Auswirkungen für die Universität geprüft werden, da diese
Verträge die Universität binden. Häufig wird es bei der Vertragsprüfung
darum gehen, ungewöhnliche Klauseln und
Formulierungen festzustellen und in Kooperation mit der
Leiterin bzw. dem Leiter des Projekts zu klären, ob sie ihre
Richtigkeit haben. Ein weiterer typischer Schwerpunkt der
Prüfung ist die Klärung der Rechte an den Forschungsergebnissen.
Die Vertragsprüfung wird vom Büro des Rektorats
- Abteilung für Forschungsförderung durchgeführt.
19

6. Abrechnungen in
Drittmittelprojekten

6. Abrechnungen in Drittmittelprojekten
6.1 Wer ist für Projektabrechnungen verantwortlich?
Die Abrechnung von Drittmittelprojekten und die Erstellung
von Verwendungsnachweisen ist Aufgabe der Leiterin bzw.
des Leiters des Projekts. Sie bzw. er ist inhaltlich für die
Durchführung des Projekts verantwortlich, damit korrespondiert
die Verantwortung für die finanziell ordnungsgemäße
Abwicklung des Projekts, die nicht delegiert werden kann.
Die Inanspruchnahme von Hilfe bei der Erstellung von Projektabrechnungen
(siehe Frage 6.2) bleibt natürlich unbenommen.
6.2 Wer kann mir bei Projektabrechnungen helfen?
Die Abrechnung von Drittmittelprojekten kann eine komplizierte
und mitunter nervenaufreibende Angelegenheit sein.
Verschiedene große Fördergeber haben sehr unterschiedliche
Vorstellungen darüber, wie Abrechnungen auszusehen
haben, welche Ausgaben abgerechnet werden dürfen und
welche nicht. Außerdem muss die Mittelverwendung mitunter
relativ rasch abgerechnet werden, was Zeitdruck verursacht.
Wenn Sie Hilfe oder Unterstützung bei Projektabrechnungen
(z.B. SAP-Ausdrucke) benötigen, können Sie sich
an das Büro des Rektorats - Controlling wenden. Für Fragen
zur Projektbuchhaltung können Sie sich auch an das Büro
des Rektorats - Rechnungswesen wenden.
6.3 Wer unterschreibt in EU-Projekten die Abrechnungen
(„Form C“)?
Bei den derzeit von der EU verwendeten Abrechnungsformularen,
die als „Form C“ bezeichnet werden, müssen zwei
Personen unterschreiben. Zum einen diejenige Person, die
inhaltlich für die Arbeit der Universität Salzburg im Projekt
verantwortlich ist. Dies ist stets die Leiterin bzw. der Leiter
des Projekts an der Universität. Zum anderen muss auch
eine Person unterschreiben, die für die finanzielle Gebarung
der Universität verantwortlich ist und die Universität nach
außen rechtsgültig vertreten darf. Dies ist der Rektor, dessen
Unterschrift Sie über das Büro des Rektorats - Rechnungswesen
erhalten.
6.4 Darf in EU-Projekten Mehrwertsteuer abgerechnet
werden?
In so gut wie allen von der Europäischen Union geförderten
Drittmittelprojekten darf Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer)
nie als Projektausgabe abgerechnet werden. Das bedeutet,
dass Mehrwertsteuer, die bei der Anschaffung von Anlagegütern
(z.B. Geräte), Sachmitteln (z.B. Verbrauchsmaterial)
oder bei Inanspruchnahme von Dienstleistungen (z.B. Reisekosten)
angefallen ist, im Prinzip nicht aus den Projektmitteln
finanziert werden darf. Zur Finanzierung dieser Kosten
kann in manchen Projekten der Overhead herangezogen
werden, in Projekten des 7. EU-Forschungsrahmenprogramms
kann hierfür beim Bundesministerium für Wissenschaft
und Forschung eine nationale Zusatzfinanzierung beantragt
werden. Werden in Drittmittelprojekten Waren oder
Leistungen aus dem EU-Ausland bezogen, ist bei der Bestellung
die UID-Nummer der Universität (ATU 57532824)
anzugeben und erhält die Universität eine Nettorechnung, in
der keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. In solchen Fällen
hat die Universität zusätzlich Erwerbssteuer nach den
in Österreich geltenden Mehrwertsteuersätzen abzuführen.
6.5 Wie erstelle ich Rechnungen in Drittmittelprojekten?
Häufig verlangen Auftrag- oder Fördergeber, dass die Universität
in Drittmittelprojekten Rechnungen an sie stellt, um
die Überweisung der Drittmittel zu veranlassen. Aufgrund
steuerrechtlicher Vorgaben dürfen solche Rechnungen sowohl
bei Projekten nach § 27 UG als auch bei Ad-Personam-
Projekten (d.h. Projekten nach § 26 UG) nicht von den Projektleiterinnen
oder Projektleitern erstellt werden, sondern
müssen vielmehr zentral vom Büro des Rektorats - Rechnungswesen
gestellt werden. Bitte wenden Sie sich hierzu
an das Büro des Rektorats - Rechnungswesen, das aufgrund
Ihrer Daten solche Rechnungen gerne erstellen wird.
6.6 Was ist ein „Audit“?
Bestimmte Fördergeber schreiben vor, dass die Empfänger
ihrer Fördermittel unter bestimmten Umständen durch einen
unabhängigen Wirtschaftsprüfer nachweisen müssen, dass
sie die Richtlinien des Fördergebers für die Verwendung der
Drittmittel eingehalten haben. Die Prüfung der Mittelverwendung
durch externe Wirtschaftsprüfer wird als „(Financial)
Audit“ bezeichnet. Zu den Fördergebern, die Audits verlangen,
gehört vor allem die Europäische Union, daneben wird
auch in bestimmten österreichischen Förderprogramm (z.B.
GEN-AU-Programm) die Durchführung von Audits verlangt.
Nach Durchführung eines Audits erstellt der Wirtschaftsprüfer
ein Zertifikat über das Audit („Audit Certificate“), das dem
Fördergeber vorzulegen ist.
6.7 Was geschieht mit nicht verbrauchten Drittmitteln?
Für den Umgang mit nicht verbrauchten Drittmitteln gelten
die vom jeweiligen Auftrag- oder Fördergeber aufgestellten
Regeln. Bei Drittmittelprojekten, die vom Wissenschaftsfonds
FWF, vom Jubiläumsfonds der Österreichischen Nationalbank
und von der Deutschen Forschungsgemeinschaft
(DFG) gefördert werden, kann im Falle nicht verbrauchter
Drittmittel um eine kostenneutrale Projektverlängerung angesucht
werden. Bei anderen Förder- oder Auftraggebern
kann es zu einer Rückförderung nicht verbrauchter Drittmittel
kommen. In einigen Fällen schließlich kann es möglich
sein, nicht verbrauchte Drittmittel frei für Zwecke von Wissenschaft
und Forschung zu verwenden.
21

7. Was geschieht mit
den Ergebnissen von
Drittmittelprojekten?

7. Was geschieht mit den Ergebnissen von Drittmittelprojekten
7.1 Wem gehören Ergebnisse von Drittmittelprojekten?
Ein Drittmittelprojekt kann diverse wissenschaftliche Erkenntnisse
und Ergebnisse hervorbringen. Diese Ergebnisse
sind in der Regel Gegenstand rechtlicher Bestimmungen
und zählen zum „Geistigen Eigentum“. Die Rechte an den
Ergebnissen können denjenigen Personen zustehen, die
die Arbeiten durchgeführt haben, bei denen die Ergebnisse
entwickelt wurden. Sie können aber auch der Universität
oder externen Parteien zustehen, die an der Durchführung
des Projekts beteiligt sind (z.B. Unternehmen, andere Forschungseinrichtungen).
Wie es konkret um die Verteilung
der Rechte steht, kann nur im Einzelfall ermittelt und entschieden
werden.
7.2 Was ist bei Drittmittelprojekten mit Unternehmen zu
beachten?
Wenn Drittmittelprojekte gemeinsam mit Unternehmen
durchgeführt werden, wollen die Unternehmen sehr häufig
von der Universität Rechte an den Ergebnissen des Projekts
erhalten. Dies ist grundsätzlich möglich, allerdings darf die
Universität solche Rechte nicht kostenlos oder zum Selbstkostenpreis
abgeben. Vielmehr muss die Universität marktkonforme
Entgelte für die Übertragung der Rechte an Projektergebnissen
verlangen, in denen ein Gewinnaufschlag
inkludiert ist. Einzelheiten zu den Bedingungen der Übertragung
von Rechten an Projektergebnissen an Dritte und zur
Ermittlung solcher Entgelte werden bei der nächsten Überarbeitung
der Richtlinien des Rektorats über die Verwertung
von geistigem Eigentum an der Universität Salzburg in
diese Richtlinien aufgenommen werden. Bis dahin wenden
Sie sich für Fragen zu diesem Thema bitte an das Büro des
Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung.
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8. Kostenersätze in
Drittmittelprojekten

8. Kostenersätze in Drittmittelprojekten
8.1 Was ist eigentlich die Kostenersatzpflicht?
Die auf dem Universitätsgesetz 2002 und der Satzung der
Universität beruhende Kostenersatzpflicht für Drittmittelprojekte
verfolgt das Ziel, die durch die Durchführung eines
Drittmittelprojekts an der Universität entstehenden Kosten
abzudecken. Dies betrifft in erster Linie die sogenannten
„indirekten Kosten“, die auch als Gemeinkosten bezeichnet
werden: Die Inanspruchnahme universitärer Ressourcen,
etwa von Räumen, IKT-Infrastruktur und Dienstleistungen
der Verwaltung verursacht Kosten, die den Projekten verrechnet
werden sollen (siehe auch Frage 3.3).
8.2 Welche Drittmittelprojekte sind an der Universität Salzburg
kostenersatzpflichtig?
Nach dem siebten Teil der Satzung der Universität sind
grundsätzlich alle Drittmittelprojekte kostenersatzpflichtig.
Für Drittmittelprojekte, mit deren Durchführung vor dem 7.
Dezember 2011 begonnen wurde, gilt abweichend, dass
Drittmittelprojekte im Bildungsbereich (z.B. Sokrates-Programm)
oder im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit,
die keine Forschungskomponente aufweisen, nicht kostenersatzpflichtig
sind. Das gleiche gilt für sonstige eingeworbene
Drittmittel (z.B. Druckkostenzuschüsse, freie Zuschüsse
ohne bestimmten vorgegebenen Verwendungszweck). Generell
von der Kostenersatzpflicht ausgenommen sind Entgelte
für Publikationen und Vortragstätigkeiten sowie selbständige
finanzielle Unterstützungen für die Durchführung
von wissenschaftlichen Veranstaltungen und für die Drucklegung
wissenschaftlicher Publikationen.
8.3 Wie hoch ist der Kostenersatz, den ich zahlen muss?
Es gilt für jedes Drittmittelprojekt der Kostenersatzbetrag, der
im Kostenersatzblatt für dieses Projekt eingetragen ist. Leere
Kostenersatzblätter können von der Website des Büro des
Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung heruntergeladen
werden. Sofern noch kein Kostenersatzblatt ausgefüllt
wurde, ist dies nachzuholen. Jedenfalls ist mindestens der
in der anwendbaren Satzungsregelung (siehe Frage 8.11)
genannte Mindestkostenersatz zu zahlen. Für Projekte, mit
deren Durchführung vor dem 7. Dezember 2011 begonnen
wurde, sind dies mindestens 5 % der eingeworbenen Drittmittel.
Für Projekte, mit deren Durchführung nach dem 6.
Dezember 2011 begonnen wurde, sind mindestens 20 % der
eingeworbenen Drittmittel als Kostenersatz zu zahlen. Für
die Erstellung von Gutachten gilt abweichend ein Mindestkostenersatz
in Höhe von 5 % der eingeworbenen Drittmittel.
In Hinblick auf das Inkrafttreten der Neufassung des siebten
Satzungsteils im Dezember 2011 gelten einige Sonderregeln:
Für Drittmittelprojekte, die im Dezember 2011 bereits geplant
waren, kann das Rektorat auf Antrag die Anwendung der alten
Regelungen über den Kostenersatz genehmigen, auch
wenn mit der Durchführung des Projekts erst nach Inkrafttreten
der Neuregelung begonnen wurde. Ein solcher Antrag ist
an die Vizerektorin bzw. an den Vizerektor für Forschung zu
richten. Für Projekte, mit deren Durchführung nicht nach Juni
2012 begonnen wird, hat das Rektorat generell entschieden,
dass die alten Regelungen über den Kostenersatz angewendet
werden dürfen (und somit nur 5 % Kostenersatz zu
zahlen ist), wenn das Projekt noch während der Geltung der
alten Regelungen kalkuliert worden ist.
8.4 Wie funktioniert die Zahlung des Kostenersatzes?
Bei Drittmittelprojekten, die sich nicht über mehrere Kalenderjahre
erstrecken, wird der Kostenersatz in der Regel
nach Abschluss des Projekts vom Projektinnenauftrag abgebucht,
kann aber auf Wunsch auch schon früher abgebucht
werden. Bei Projekten, die sich über mehrere Kalenderjahre
erstrecken, wird der Kostenersatz jährlich anteilig im Nachhinein
vom Projektinnenauftrag abgebucht. Für Drittmittelprojekte
mit einem Volumen von nicht mehr als 5.000,- Euro
können die Kostenersätze jährlich gesammelt abgebucht
werden. Für alle Fragen zur Abbuchung der Kostenersätze
ist das Büro des Rektorats - Controlling zu kontaktieren.
8.5 Kann mein Projekt von der Kostenersatzpflicht befreit
werden?
Es gibt zwei Konstellationen, in denen die Satzung der
Universität die Befreiung eines Drittmittelprojekts von der
Kostenersatzpflicht ermöglicht. Zum einen ist dies möglich,
wenn nach den zum Zeitpunkt der Vorbereitung eines Drittmittelprojekts
bekannten und veröffentlichten Richtlinien einer
Fördereinrichtung zwingend abweichende Regelungen
über die Finanzierung und Abrechnung von Kostenersätzen
vorgesehen sind. Eine Liste von Fördereinrichtungen und
Förderprogrammen, auf die dies zutrifft, ist auf der Website
des Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung
verfügbar. Zum anderen kann die Kostenersatzpflicht
in Zweifelsfällen fallspezifisch vom Rektorat geklärt werden.
Um dies zu erreichen, ist ein formloser Antrag auf Befreiung
von der Kostenersatzpflicht an die Vizerektorin bzw. an den
Vizerektor für Forschung zu stellen.
8.6 Was passiert, wenn Kostenersätze beim Drittmittelgeber
nicht abrechenbar sind?
Bestimmte Auftrag- oder Fördergeber lassen es nach ihren
Richtlinien nicht zu, den an sich vom Projekt an die Universität
abzuführenden Kostenersatz als Projektausgabe abzurechnen.
In solchen Fällen kann die Vizerektorin bzw. der
Vizerektor für Forschung auf Antrag eine Ausnahme von
der Kostenersatzpflicht genehmigen (siehe Frage 8.3). Für
bestimmte Förderinstitutionen und Förderprogramme bestehen
außerdem generelle Ausnahmen von der Kostenersatzpflicht
oder besondere Modalitäten der Berechnung des
Kostenersatzes, die in einer Liste zusammengefasst sind,
die auf der Website des Büro des Rektorats - Abteilung für
Forschungsförderung abrufbar ist.
8.7 Was ist die Rückerstattung von Teilen des gezahlten
Kostenersatzes?
Sofern ein Drittmittelprojekt den seit der Satzungsänderung
2011 (siehe Frage 8.12) geltenden höheren Kostenersatz
(20 % der eingeworbenen Drittmittel) gezahlt hat, erhält die
Leiterin bzw. der Leiter dieses Projekts 25 % des an das
Rektorat gezahlten Kostenersatzes zur freien Verwendung
innerhalb der Universität erstattet. Für Projekte, die im Interfakultären
Fachbereich Gerichtsmedizin und Forensische
Neuropsychiatrie durchgeführt werden, gibt es keine solche
Rückerstattung.
25

8. Kostenersätze in Drittmittelprojekten
8.8 Wie funktioniert die Rückerstattung?
Die Rückerstattung an die Leiterinnen und Leiter von Projekten
erfolgt jährlich im Nachhinein, sie wird vom Büro des
Rektorats - Controlling ausgehend von den tatsächlich gezahlten
Kostenersätzen berechnet. Die Erstattung erfolgt
auf einen Innenauftrag der Universität, den die Leiterin bzw.
der Leiter des Projekts dem Büro des Rektorats - Controlling
benennt. Bei Bedarf kann ein solcher Innenauftrag eingerichtet
werden, auf dem die Erstattungen gesammelt werden
können. Die Verwendung der erstatteten Beträge steht im
freien Ermessen der Leiterin bzw. des Leiters des Projekts,
allerdings darf sie bzw. er sich erstattete Beträge mit der
Ausnahme der Erstattung von Reisekosten nicht persönlich
auszahlen lassen.
8.9 Gibt es eine Rückerstattung für bereits vor dem 7. Dezember
2011 laufende Projekte?
Im Grundsatz gibt es die Rückerstattung in Höhe von 25 %
gezahlter Kostenersätze an die Leiterinnen und Leiter von
Drittmittelprojekten nur für Projekte, mit deren Durchführung
nach dem 6. Dezember 2011 begonnen wurde. In begründeten
Ausnahmefällen kann das Rektorat jedoch auch für
Projekte, mit deren Durchführung bereits vor dem 7. Dezember
2011 begonnen wurde, die Anwendung der neuen
Satzungsbestimmungen genehmigen. Nach einer solchen
Genehmigung kommt eine Rückerstattung gezahlter Kostenersätze
in Frage. Falls Sie sich um eine solche Genehmigung
bemühen wollen, wenden Sie sich bitte an das Büro
des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung.
8.10 Welche Kostenersatzregelung gilt für mein Projekt?
Nachdem es im Laufe der vergangenen Jahre verschiedene
Fassungen der Satzung der Universität gegeben hat, die unterschiedliche
Vorgaben über die Kostenersatzpflicht enthielten,
kann es sein, dass für verschiedene Drittmittelprojekte
an der Universität unterschiedliche Regelungen über den
Kostenersatz gelten. Für die Bestimmung, welche zeitliche
Fassung der Satzung für Ihr Projekt gilt, ist das Datum maßgebend,
an dem mit der Durchführung Ihres Projekts begonnen
wurde: Es gilt für die gesamte Dauer der Projektlaufzeit
diejenige Satzungsfassung, die an diesem Tag galt. Für Projekte,
mit deren Durchführung zwischen dem 19. Dezember
2006 und dem 6. Dezember 2011 begonnen wurde, gilt die
Fassung der Satzung vom 16. April 2008. Für Projekte, mit
deren Durchführung nach dem 6. Dezember 2011 begonnen
wurde, gilt die Fassung der Satzung vom 7. Dezember 2011.
In Einzelfällen können jedoch Übergangsbestimmungen anwendbar
sein, die zu unterschiedlichen Ergebnissen führen
(siehe etwa Frage 8.3).
8.11 Was hat die Satzungsänderung Ende 2011 bei der Kostenersatzpflicht
verändert?
Die am 7. Dezember 2011 verkündete Neufassung des siebten
Satzungsteils hat die Kostenersatzpflicht ausgeweitet:
Es sind nunmehr alle Drittmittelprojekte kostenersatzpflichtig,
nicht mehr nur Drittmittelforschungsprojekte. Außerdem
wurde der mindestens zu zahlende Kostenersatz von 5 %
der eingeworbenen Drittmittel auf 20 % der eingeworbenen
Drittmittel erhöht. Daneben wurden die Bestimmungen über
Ausnahmen von der Kostenersatzpflicht neu gefasst und
die Regelungen über den vom Interfakultären Fachbereich
Gerichtsmedizin und Forensische Neuropsychiatrie zu zahlenden
besonderen Kostenersatz geändert. Ferner gilt nun,
dass die Leiterinnen und Leiter 25 % des von ihnen an die
Universität gezahlten Kostenersatzes zur Verwendung innerhalb
der Universität erstattet erhalten. Das Büro des
Rektorats - Controlling ist dazu ermächtigt worden, die Höhe
des zu zahlenden Kostenersatzes in der Zukunft neu zu berechnen
und Vorgaben für die Zeitaufzeichnung in Drittmittelprojekten
zu machen.
8.12 Wofür werden Kostenersätze verwendet?
An den Rektor gezahlte Kostenersätze werden ausschließlich
für Zwecke der Forschung verwendet.
26

9. Sonstige Fragen
und Antworten

9. Sonstige Fragen und Antworten
9.1 Dürfen Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer in Drittmittelprojekten
Rechnungen legen?
Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer der Universität können
unter bestimmten Voraussetzungen sowohl als Privatpersonen
als auch als als Inhaberinnen bzw. Inhaber von
Unternehmen Rechnungen oder Honorarnoten an die Universität
stellen, und zwar für Leistungen, die die Durchführung
eines Drittmittelprojekts an der Universität betreffen.
Voraussetzung dafür ist jedenfalls, dass die in Rechnung gestellten
Leistungen sich von den dienstlichen Aufgaben der
betroffenen Personen abgrenzen lassen. Für nähere Informationen
verwenden Sie bitte die auf der Website des Büro
des Rektorats – Rechnungswesen verfügbare Checkliste.
9.2 Dürfen Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer Gehälter
aus Drittmittelprojekten beziehen?
Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer der Universität, die
für ein bestimmtes Drittmittelprojekt angestellt werden (sogenannte
Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter),
beziehen ihr Gehalt stets aus den für dieses Projekt vorhandenen
Drittmitteln. Angehörige der Universität ohne Dienstverhältnis
zu ihr, z.B. Studierende, können für ihre Mitarbeit
in einem Drittmittelprojekt unter bestimmten Voraussetzungen
ein Gehalt beziehen, werden damit aber zu Dienstnehmerinnen
oder Dienstnehmern der Universität.
Personen, die bereits Dienstnehmerinnen oder Dienstnehmer
der Universität sind, können zusätzlich zu ihrem normalen
Gehalt Gehaltszahlungen aus Drittmittelprojekten
erhalten. Voraussetzung dafür ist, dass zusätzliche Arbeitsleistungen
für das Projekt erbracht werden, und zwar in
Ergänzung der ohnehin für die Universität zu erbringenden
Arbeitsleistungen.
Bei teilbeschäftigten Universitätsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern,
die für einen längeren Zeitraum zusätzlich in einem
Projekt mitarbeiten, sollten diese Gehaltsauszahlungen
grundsätzlich auf Basis der Erhöhung des Beschäftigungsaumaßes
im Arbeitsvertrag erfolgen. Bei kurzfristigeren
zusätzlichen Tätigkeiten können „Einmalzahlungen“ („Nebentätigkeiten“)
erfolgen. Die Auszahlung durch die Serviceeinrichtung
Personal erfolgt auf Grundlage einer Nebentätigkeitsmeldung
(Tätigkeit, Stundenanzahl, Betrag) der
jeweiligen Projektleitung.
Bei vollbeschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind
zusätzliche Tätigkeiten für ein Projekt arbeitsrechtlich vor
allem in Bezug auf die Arbeitszeit grundsätzlich problematisch.
Die Vollzeitbeschäftigung (40 Wochenstunden) soll
daher nicht wesentlich oder auf Dauer überschritten werden.
Somit wäre eine Reduzierung des Beschäftigungsausmaßes
des bereits bestehenden Dienstverhältnisses anzustreben.
Sollte dies nicht möglich sein, können Einmalzahlungen
für punktuelle, also für keine „permanenten“ Tätigkeiten, wie
oben bei den teilbeschäftigten MitarbeiterInnen beschrieben,
ausbezahlt werden.
Für die Höhe der Gehaltszahlungen aus Drittmittelprojekten
gilt grundsätzlich, dass sie pro Arbeitsstunde und auf dem
gleichen Niveau wie das Grundgehalt der betroffenen Person
berechnet werden. Ausnahmsweise ist es möglich, Gehaltszahlungen
aus Drittmittelprojekten zu erhalten, die auf
die Arbeitsstunde umgerechnet höher sind als das von der
Universität gezahlte Grundgehalt. Dies kommt etwa in Frage,
wenn die betreffende Person in einem Drittmittelprojekt
eine höherwertige Tätigkeit (z.B. Projektleitung, Übernahme
besonderer Verantwortung) ausübt, als sie es in ihrem regulären
Dienstverhältnis tut.
Auskünfte zu Gehaltszahlungen aus Drittmittelprojekten erteilt
die Serviceeinrichtung Personal.
9.3 Wie erlangen Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter
eine Studienzulassung?
Für die Zulassung von Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeitern
zu Master- bzw. Doktoratsstudien gelten die allgemeinen
Regeln über die Zulassung: Sie setzt stets den
Abschluss eines fachlich in Frage kommenden Bachelor-,
Diplom-, bzw. Masterstudiums voraus. Zudem muss das Studium
an einer anerkannten inländischen oder ausländischen
postsekundären Bildungseinrichtung absolviert worden sein.
Ob das absolvierte Studium fachlich in Frage kommt, wird
durch ein Gutachten geklärt, das die Universität auf Basis
der eingebrachten Unterlagen in Auftrag gibt. Sämtliche für
die Begutachtung relevanten Dokumente (Abschlussurkunde,
Sammelzeugnis sämtlicher absolvierter Prüfungen, ggf.
Curriculum des absolvierten Studiums) müssen für die Zulassung
zum Sommersemester bis spätestens 1. Februar,
für die Zulassung zum Wintersemester bis spätestens 1.
September bei der Universität eingelangt sein, und zwar im
Original bzw. in Form von beglaubigten Kopien. Auskünfte
zu den benötigten Unterlagen und zum Zulassungsverfahren
erteilt die Serviceeinrichtung Studium.
29

Anhang 1
Anhang
Kontaktpersonen für Fragen zu Drittmittelprojekten
Büro des Rektorats - Abteilung für Forschungsförderung:
Ass. iur. Tim Schröder
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2451
E-Mail: tim.schroeder@sbg.ac.at
Karin Raab-Oertel MA
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2450
E-Mail: karin.raab@sbg.ac.at
Vertragsprüfung von Forschungsvorhaben gemäß § 27 UG in
Kommunikation mit den Leiterinnen bzw. Leitern der Forschungsvorhaben.
Rechtliche Betreuung von Drittmittelforschungsvorhaben
gemäß § 27 UG. Beratung zu europäischen Förderungen
und zu Industriekooperationen
Beratung zu nationalen Förderungen. Service rund um Forschungskommunikation
und Forschungsmarketing
Mag. Elisabeth Egger
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2453
E-Mail: e.egger@sbg.ac.at
Mag. Andrea Spannring
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2454
E-Mail: andrea.spannring@sbg.ac.at
(Forschungs)-Datenmanagement, Hilfestellung bei Problemen
im Zusammenhang mit der Dateneingabe in der Fodok-Datenbank
und bei der Meldung sowie Weiterleitung von Drittmittelforschungsvorhaben
Entgegennahme von Erfindungsmeldungen im Rahmen von
drittmittelfinanzierten Forschungsvorhaben, Beratung zu Geistigem
Eigentum in drittmittelfinanzierten Forschungsvorhaben,
Beratung betreffend die Regelung über Aufgriffsrechte an Diensterfindungen
Büro des Rektorats - Controlling:
Mag. Stefan Bohuny
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2320
E-Mail: stefan.bohuny@sbg.ac.at
Mag. Christine Wimmer-Gaibinger
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2311
E-Mail: christine.wimmer-gaibinger@sbg.ac.at
Harald Preisch MIB
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2313
E-Mail: harald.preisch@sbg.ac.at
Projektcontrolling
Meldung von Forschungsvorhaben gemäß § 26 UG, Zuteilung
der Innenauftragsnummern bei Forschungsvorhaben gemäß §
26 UG und Freigabe der Projektinnenaufträge für SAP-Berichtsuser
Projektcontrolling, Ermittlung und Abrechnung des Kostenersatzes
in Drittmittelforschungsvorhaben, Zuteilung der Innenauftragsnummern
bei Forschungsvorhaben gemäß § 27 UG, Entgegennahme
von Bevollmächtigungsformularen für Leiterinnen
bzw. Leiter von Drittmittelforschungsvorhaben nach § 27 UG,
Unterstützung bei Projektabrechnungen, Genehmigung von Zwischenfinanzierungen
bei Forschungsvorhaben gemäß § 27 UG
Büro des Rektorats - Rechnungswesen:
Ulrike Schumi
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2300
E-Mail: ulrike.schumi@sbg.ac.at
Bei Problemen mit der Buchung von Zahlungseingängen oder
-ausgängen und mit SAP, Beratung in Steuerfragen
Alexandra Koch
Tel.: +43 (0) 662/8044 – 2308
E-Mail: alexandra.koch@sbg.ac.at
Erstellung von Ausgangsrechnungen in Drittmittelprojekten
30

Anhang 1
Serviceeinrichtung Personal:
Maria Luise Radauer
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2106
E.Mail: luise.radauer@sbg.ac.at
Josef Birn
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2109
E.Mail: josef.birn@sbg.ac.at
Gerhard Thalhammer
Tel.: +43 (0) 662/8044 - 2111
E-Mail: gerhard.thalhammer@sbg.ac.at
Neuanstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen
von Drittmittelprojekten (Zentrum Embedded Software, Zentrum
für Geoinformatik, Zentrum für ICT & S, IFFB Sport- und Bewegungswissenschaften)
Neuanstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen
von Drittmittelprojekten (übrige Interfakultäre Fachbereiche, Zentren
und Schwerpunkte)
Neuanstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen
von Drittmittelprojekten (alle übrigen Fachbereiche bzw. bei
FWF-Projekten alle Fachbereiche)
Büro des Rektorats - Internationale Beziehungen:
Mag. Markus Bayer
Tel.: +43 (0) 662/8044 – 2040
E-Mail: markus.bayer@sbg.ac.at
Beratung zu Förderprogrammen im Bereich der Lehre und der
Entwicklungszusammenarbeit
31

Anhang 2
Universitätsgesetz 2002
§ 26.
(1) Die Angehörigen des wissenschaftlichen und künstlerischen
Universitätspersonals sind berechtigt, in ihrem Fach auch Forschungsvorhaben
oder künstlerische Arbeiten an der Universität
durchzuführen, die nicht aus dem Budget der Universität, sondern
aus Forschungsaufträgen Dritter, aus Mitteln der Forschungsförderung
oder aus anderen Zuwendungen Dritter finanziert werden.
Die Durchführung solcher Vorhaben zählt zur Universitätsforschung.
(2) Voraussetzung für die Durchführung eines Vorhabens gemäß
Abs. 1 an der Universität ist, dass
1. die Erfüllung der Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis,
2. die Erfüllung der Aufgaben der betreffenden Organisationseinheit
der Universität in der Forschung oder in der Entwicklung und
Erschließung der Künste sowie im Lehrbetrieb und
3. die Rechte und Pflichten anderer Universitätsangehöriger
nicht beeinträchtigt werden.
(3) Für die Inanspruchnahme von Personal und Sachmitteln der
Universität zur Durchführung von Forschungsaufträgen oder
künstlerischen Arbeiten im Auftrag Dritter ist voller Kostenersatz
an die Universität zu leisten. Über die Verwendung dieses Kostenersatzes
entscheidet das Rektorat.
(4) Ein Vorhaben gemäß Abs. 1 ist dem Rektorat von der Projektleiterin
oder vom Projektleiter vor der beabsichtigten Übernahme
und Durchführung zu melden. Es ist nur zu untersagen, wenn die
Voraussetzungen des Abs. 2 nicht erfüllt sind oder keine Vereinbarung
über den vollen Kostenersatz vorliegt.
(5) Über die Verwendung der Projektmittel entscheidet die Projektleiterin
oder der Projektleiter. Die Mittel für Vorhaben gemäß Abs.
1 sind von der Universität zu verwalten und ausschließlich auf Anweisung
der Projektleiterin oder des Projektleiters zu verwenden.
(6) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einem Vorhaben gemäß
Abs. 1 sind auf Vorschlag der oder des Universitätsangehörigen,
die oder der dieses Vorhaben durchführt, gegen Ersatz der Personalkosten
in ein zeitlich befristetes Arbeitsverhältnis zur Universität
aufzunehmen.
§ 27.
(1) Jede Leiterin und jeder Leiter einer Organisationseinheit ist
berechtigt, im Namen der Universität und im Zusammenhang mit
deren Aufgaben
1. durch unentgeltliche Rechtsgeschäfte Vermögen und Rechte
zu erwerben;
2. Förderungen anderer Rechtsträger entgegenzunehmen;
3. Verträge über die Durchführung wissenschaftlicher oder künstlerischer
Arbeiten sowie über Untersuchungen und Befundungen
im Auftrag Dritter abzuschließen, soweit sie der wissenschaftlichen
Forschung (Entwicklung und Erschließung der Künste) dienen;
4. staatlich autorisierte technische Prüf- und Gutachtertätigkeiten
durchzuführen, sofern die betreffende Universitätseinrichtung als
staatlich autorisierte Prüfanstalt anerkannt ist;
5. von Vermögen und Rechten, die aus Rechtsgeschäften gemäß
Z 1 bis 4 erworben werden, zur Erfüllung der Zwecke der Organisationseinheit
Gebrauch zu machen.
Bei Missbrauch kann diese Berechtigung vom Rektorat entzogen
werden.
(2) Jede oder jeder mit der Erfüllung von Verträgen gemäß Abs. 1
Z 3 verantwortlich betraute Universitätsangehörige (Projektleiterin
oder Projektleiter) ist zum Abschluss der für die Vertragserfüllung
erforderlichen Rechtsgeschäfte und zur Verfügung über die Geldmittel
im Rahmen der Einnahmen aus diesem Vertrag zu ermächtigen.
Diese Bevollmächtigungen sind im Mitteilungsblatt der Universität
zu verlautbaren.
(3) Für die Inanspruchnahme von Personal und Sachmitteln der
Universität zur Durchführung von Aufträgen Dritter (Abs. 1 Z 3 und
4) ist voller Kostenersatz an die Universität zu leisten. Über die
Verwendung dieses Kostenersatzes entscheidet das Rektorat.
(4) Die der Universität auf Grund von Tätigkeiten gemäß Abs. 1
zufließenden Drittmittel sind, sofern keine Zweckwidmung vorliegt,
für Zwecke jener Organisationseinheit zu verwenden, der die
zeichnungsbefugte Arbeitnehmerin oder der zeichnungsbefugte
Arbeitnehmer der Universität zugeordnet ist. Zur Erfüllung von
Verpflichtungen der Universität auf Grund von Rechtsgeschäften
gemäß Abs. 1 sind zunächst die Mittel heranzuziehen, die für die
betreffende Organisationseinheit zweckgewidmet sind.
(5) Die gemäß Abs. 1 berechtigten oder gemäß Abs. 2 bevollmächtigten
Universitätsangehörigen haben dem Rektorat über die
Durchführung der von ihnen abgeschlossenen Rechtsgeschäfte
zu berichten.
32

Anhang 3
Satzung der Universität Salzburg, VII. Teil – Richtlinien für die Durchführung drittmittelfinanzierter Projekte (in der Fassung
der Bekanntmachung vom 7. Dezember 2011)
Grundsätze
§ 90.
(1) Die Durchführung von Forschungsprojekten gehört zu den
Aufgaben des wissenschaftlichen Universitätspersonals. Die
Beschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
in solchen Forschungsprojekten leistet darüber hinaus
einen wesentlichen Beitrag zur Förderung des wissenschaftlichen
Nachwuchses. Die Universität Salzburg begrüßt und fördert
die Durchführung von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten
und unterstützt sie mit ihren Einrichtungen und Ressourcen.
Darüber hinaus begrüßt die Universität auch die Durchführung
sonstiger drittmittelfinanzierter Projekte (etwa Projekte im Bereich
der Lehre oder in der Entwicklungszusammenarbeit) durch
Angehörige der Universität.
(2) Bei der Durchführung von drittmittelfinanzierten Projekten ist
für die Inanspruchnahme universitärer Dienste und Leistungen
der Universität Salzburg voller Kostenersatz zu leisten. Dies gilt
gleichermaßen für alle Arten drittmittelfinanzierter Projekte, zum
Beispiel für Auftragsforschung, geförderte Forschung, für Projekte
im Bereich der Lehre oder der Entwicklungszusammenarbeit,
für Begutachtungen, Untersuchungen und Befundungen sowie
für sonstige Prüf- und Gutachtertätigkeiten im Auftrag Dritter. Der
Kostenersatz hat grundsätzlich den Ersatz jener Aufwendungen
zum Ziel, die der Universität aus der Übernahme derartiger Projekte
erwachsen.
(3) Falls die im Zeitpunkt der Vorbereitung eines drittmittelfinanzierten
Projekts bekannten und veröffentlichten Vorgaben einer
Förderungsinstitution abweichende Regelungen über den Kostenersatz
vorsehen, kann von diesen Richtlinien abgewichen
werden, wobei die Verpflichtung zur Leistung von Kostenersatz
auch ganz oder teilweise entfallen kann. Die Vizerektorin bzw.
der Vizerektor für Forschung erstellt und ändert eine Liste derjenigen
Förderungsinstitutionen, auf die Satz 1 zutrifft; dabei stellt
sie bzw. er erforderlichenfalls das Einvernehmen mit anderen
Rektoratsmitgliedern her. Die jeweils geltende Fassung der Liste
ist im Büro des Rektorats - Forschungsförderung einzusehen. Die
Liste enthält für die in ihr aufgeführten Förderungsinstitutionen
die von diesen Richtlinien abweichenden Regelungen.
(4) In Zweifelsfällen sind die Kostenersatzpflicht und ihr Ausmaß
durch das Rektorat fallspezifisch zu klären.
(5) Entgelte für Publikationen und Vortragstätigkeiten sowie
selbständige finanzielle Unterstützungen für die Durchführung
von wissenschaftlichen Veranstaltungen und für die Drucklegung
wissenschaftlicher Publikationen sind vom Anwendungsbereich
dieser Richtlinien ausgenommen.
(6) Von Seiten der Universität Salzburg geleistete Zwischenfinanzierungen
zur Durchführung von Projekten nach den §§ 26
und 27 UG sowie die in diesem Zusammenhang anfallenden
Sollzinsen gehen zu Lasten des jeweiligen Projekts. Im Falle der
mangelnden finanziellen Deckung eines Projekts gemäß § 27
UG durch seine Einnahmen gehen die anfallenden Kosten zu
Lasten des Budgets jener Organisationseinheit, die das Projekt
durchführt. Das Rektorat nimmt hierbei auf die berechtigten Interessen
der Organisationseinheiten Rücksicht. Bei höheren Summen
wird das Rektorat eine Rückzahlung über einen längeren
Zeitraum hinweg festlegen. Die Rückzahlungsbedingungen sind
so zu vereinbaren, dass die Handlungsfähigkeit der Organisationseinheiten
in Forschung und Lehre gewahrt bleibt.
(7) Eine Kostenersatzpflicht besteht in allen Fällen, in denen die
Universität Salzburg mit einem Projekt gemäß Abs. 2 direkt oder
indirekt in Verbindung gebracht wird. Die Kostenersatzpflicht orientiert
sich daher an den folgenden Kriterien:
a) Verwaltungsmäßige Abrechnung des Projekts durch die
Universität.
b) Durchführung des Projekts in den Räumlichkeiten der
Universität.
c) Verwendung von universitären Ressourcen, wie z.B. der Bibliothek,
der Geräte oder der universitären Infrastruktur.
d) Verwendung des Namens und/oder des Logos der Universität
oder einer ihrer Organisationseinheiten - in welcher Form
auch immer - im Zusammenhang mit der Anbahnung und/oder
Durchführung eines drittmittelfinanzierten Projekts. Die Verwendung
des Berufs- oder Amtstitels alleine (z.B. Univ.-Prof., Univ.-
Ass.) begründet keine Kostenersatzpflicht.
Liegt bei einem drittmittelfinanzierten Projekt keines dieser Kriterien
vor, ist eine Kostenersatzpflicht nicht gegeben.
(8) Unter „Organisationseinheiten“ im Sinne dieses Satzungsteils
sind die Fachbereiche, Zentren und Schwerpunkte der
Universität Salzburg zu verstehen.
(9) Kostenersätze werden ausschließlich für Zwecke der Forschung
verwendet.
Prüfung und Genehmigung von drittmittelfinanzierten
Projekten
§ 91.
(1) Angehörige des wissenschaftlichen Universitätspersonals
sind gemäß § 26 UG dazu berechtigt, von Dritten finanzierte Forschungsprojekte
durchzuführen.
(2) Leiterinnen und Leiter von Organisationseinheiten der
Universität sind gemäß § 27 UG unter anderem dazu berechtigt,
im Namen der Universität durch unentgeltliche Rechtsgeschäfte
Vermögen und Rechte zu erwerben, Förderungen anderer
Rechtsträger entgegenzunehmen sowie Verträge über die
Durchführung wissenschaftlicher Arbeiten, Untersuchungen und
Befundungen im Auftrag Dritter abzuschließen, soweit sie der
wissenschaftlichen Forschung dienen.
(3) Angehörige der Universität sind grundsätzlich dazu berechtigt,
Projekte gemäß § 27 UG zu leiten.
(4) Personen ohne Dienstverhältnis, insbesondere emeritierte
oder pensionierte Professorinnen und Professoren sowie Privatdozentinnen
und Privatdozenten, können mit dem Einverständnis
des Rektorats drittmittelfinanzierte Projekte nach §§ 26 und 27
UG an der Universität durchführen bzw. leiten.
§ 92.
(1) Personen, die ein Projekt nach § 26 UG planen, sollen die
Leiterin bzw. den Leiter der Organisationseinheit, der sie dienstrechtlich
zugeordnet sind, über das beabsichtigte Projekt vor Antragstellung
informieren.
(2) Personen, die ein Projekt nach § 27 UG planen, sollen die
33

Anhang 3
Leiterin bzw. den Leiter der Organisationseinheit, der sie dienstrechtlich
zugeordnet sind, über das beabsichtigte Projekt vor
Antragstellung bzw. bei seiner Vorbereitung informieren, sowie,
sofern es sich um ein Forschungsprojekt handelt, das Büro des
Rektorats - Forschungsförderung.
(3) Für die Kalkulation des an das Rektorat zu leistenden Kostenersatzes
gilt § 95.
§ 93.
(1) Alle mit den Auftraggebern bzw. Förderinstitutionen vertraglich
fixierten Projekte gemäß § 26 UG sind dem Büro des Rektorats
- Controlling durch die Eingabe des Projekts in die Forschungsdokumentations-Datenbank
(Fodok) zu melden. Abgeschlossene
Verträge bzw. Bewilligungsunterlagen sind dem Büro des Rektorats
- Controlling vorzulegen. Die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit
entscheidet über Zulässigkeit und infrastrukturelle
Durchführbarkeit des Projekts unter Anwendung der gesetzlichen
Bestimmungen des § 26 Abs. 2 UG. Erfolgt innerhalb von vier Wochen
ab Mitteilung an die Leiterin bzw. an den Leiter der Organisationseinheit
keine Entscheidung, so gilt das Projekt als genehmigt.
Im Falle der Untersagung des Projekts kann die Antragstellerin
bzw. der Antragsteller die Entscheidung durch die Vizerektorin
bzw. den Vizerektor für Forschung überprüfen lassen. Sofern eine
Leiterin oder ein Leiter einer Organisationseinheit ein Projekt nach
§ 26 UG durchführen will, ist die in Satz 3 genannte Entscheidung
von der Vizerektorin bzw. vom Vizerektor für Forschung zu treffen.
(2) Vor dem beabsichtigten Abschluss von Rechtsgeschäften nach
§ 27 UG hat die Projektleiterin bzw. der Projektleiter das jeweilige
drittmittelfinanzierte Projekt rechtzeitig an das Rektorat zu melden.
Im Falle eines drittmittelfinanzierten Forschungsprojekts hat die
Meldung durch die Eingabe des Projekts in die Forschungsdokumentations-Datenbank
(Fodok) zu erfolgen und sind dem Büro des
Rektorats - Forschungsförderung alle zur Prüfung des Projekts erforderlichen
Unterlagen, insbesondere die Vertragsentwürfe, vorzulegen.
Nach Überprüfung der für die Universität zu erwartenden
Risiken und der infrastrukturellen Durchführungsvoraussetzungen
teilt das Büro des Rektorats - Forschungsförderung mit, ob das
Rechtsgeschäft und damit die Durchführung des Projekts genehmigt
wird oder nicht. Bei sonstigen Projekten sind die Projekte
dem Büro des Rektorats - Controlling formlos unter Vorlage aller
erforderlicher Unterlagen zu melden, das nach Überprüfung mitteilt,
ob das Projekt genehmigt wird oder nicht. Sofern eine Leiterin
oder ein Leiter einer Organisationseinheit ein Projekt nach § 27
UG durchführen will, ist die Entscheidung über den Abschluss der
in § 91 Abs. 2 Satz 1 genannten Rechtsgeschäfte von der Vizerektorin
bzw. vom Vizerektor für Forschung zu treffen, die bzw. der
erforderlichenfalls das Einvernehmen mit anderen Rektoratsmitgliedern
herstellt.
(3) Für jedes drittmittelfinanzierte Projekt wird auf einem Bankkonto
der Universität ein universitätsinternes Unterkonto eingerichtet,
das über eine Innenauftragsnummer (IAN) identifiziert wird, die für
die finanzielle Abwicklung des Projekts zu verwenden ist. Nach
Absprache mit dem Büro des Rektorats - Controlling können auch
mehrere kleinere Projekte über eine gemeinsame Innenauftragsnummer
abgewickelt werden.
(4) Für die Kalkulation des an das Rektorat zu leistenden Kostenersatzes
gilt § 95.
(5) Für die nachträgliche Verlängerung von bereits laufenden drittmittelfinanzierten
Projekten gelten die § 92 und § 93 Abs. 1 bis 4
entsprechend.
§ 94.
Aus der Erteilung der Genehmigung zur Durchführung eines
drittmittelfinanzierten Projekts nach den vorstehenden Bestimmungen
lässt sich kein Anspruch gegen die Universität oder das
Rektorat auf Durchführung von Investitionsmaßnahmen herleiten.
Kalkulation und Verrechnung des Kostenersatzes
§ 95.
(1) In den Fällen kostenersatzpflichtiger drittmittelfinanzierter
Projekte hat die Projektleiterin bzw. der Projektleiter gemäß § 93
eine Kostenkalkulation nach Maßgabe der vom Büro des Rektorats
- Controlling zur Verfügung gestellten Formulare und Anleitungen
zu erstellen und mit dem Büro des Rektorats - Controlling
abzustimmen. Darüber hinaus ist bereits bei der Planung von
kostenersatzpflichtigen drittmittelfinanzierten Projekten (siehe §
92) eine überschlagsweise Kostenkalkulation vorzunehmen, um
die Kosten bei der Finanzplanung des Projekts berücksichtigen
zu können.
(2) Grundlagen der Kostenkalkulation sind die Grundsätze der
Kostenwahrheit. Danach soll die Kostenkalkulation alle dem
Projekt zuzurechnenden direkten und indirekten Kosten und
insbesondere alle von der Universität für das Projekt erbrachten
Leistungen (etwa Bereitstellung von Räumlichkeiten, Computern
und Geräten sowie Einsatz von Universitätspersonal)
erfassen. Das Büro des Rektorats - Controlling stellt die dafür
notwendigen Formulare und Anleitungen zur Verfügung. Sofern
die Kosten eines drittmittelfinanzierten Projekts während seiner
Durchführung von den zuvor kalkulierten Kosten abweichen,
sollen die tatsächlich angefallenen Kosten die Grundlage für die
Verrechnung des Kostenersatzes bilden. Hierzu kann das Büro
des Rektorats - Controlling auch Vorgaben für die Zeitaufzeichnung
von allen in drittmittelfinanzierten Projekten beschäftigten
Universitätsangehörigen erarbeiten und einführen.
(3) Es ist in der Regel ein Kostenersatz in Höhe von 20 % des
Drittmittelvolumens zu zahlen. Für die Erstellung von Gutachten
gilt abweichend ein Mindestkostenersatz in Höhe von 5 % des
Drittmittelvolumens.
(4) Falls ein drittmittelfinanziertes Projekt ein Drittmittelvolumen
von nicht mehr als € 5.000,- hat, ist aus Vereinfachungsgründen
abweichend von den vorstehenden Regelungen ein pauschaler
Kostenersatz in der in Abs. 3 geregelten Höhe zu leisten. Es ist
zulässig, die Kostenersätze aus mehreren solchen Projekten
nach Rücksprache mit dem Büro des Rektorats - Controlling einmal
jährlich pauschal abzurechnen.
(5) Erstreckt sich die Durchführung eines kostenersatzpflichtigen
Projekts über mehrere Kalenderjahre, wird der Kostenersatz
jährlich anteilig fällig. Erstreckt sich die Durchführung eines kostenersatzpflichtigen
Projekts nicht über mehrere Kalenderjahre,
wird der Kostenersatz nach Abschluss der Durchführung des
Projekts fällig. Der fällige Kostenersatz wird dem Projekt durch
das Büro des Rektorats - Controlling berechnet. Hierüber stellt
das Büro des Rektorats - Controlling auf Anforderung einen separaten
Beleg aus. Soll von den vorstehenden Regelungen im
Einzelfall abgewichen werden, bedarf dies der Absprache mit
dem Büro des Rektorats - Controlling.
(6) Die Projektleiterinnen und Projektleiter erhalten 25 % der
von ihnen tatsächlich gemäß Abs. 3 Satz 1 an das Rektorat
abgeführten Kostenersätze jährlich im Nachhinein zu ihrer freien
Verwendung für universitäre Zwecke erstattet, wobei jedoch mit
34

Anhang 3
Ausnahme der Erstattung von Reisekosten keine Auszahlung an
die Projektleiterinnen und Projektleiter persönlich erfolgen darf.
Abwicklung von drittmittelfinanzierten Projekten
§ 96.
(1) Nach Genehmigung eines Projekts gemäß § 27 UG durch das
Rektorat ist die bzw. der für das Projekt Verantwortliche mit der Projektleitung
zu betrauen und, sofern erforderlich, zu ermächtigen,
die mit der Durchführung des Projekts im unmittelbaren Zusammenhang
stehenden und erforderlichen Rechtsgeschäfte abzuschließen.
Die entsprechende Vollmacht wird im Mitteilungsblatt
der Universität verlautbart. Der Abschluss von Rechtsgeschäften
darf erst nach erfolgter Veröffentlichung im Mitteilungsblatt der
Universität erfolgen.
(2) Scheidet die Leiterin bzw. der Leiter eines Projekts gemäß §
27 UG vor Abschluss des Projekts aus dem Dienst der Universität
aus oder ist sonst nicht mehr in der Lage, das Projekt weiter
durchzuführen, so hat sich die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit,
an der das Projekt durchgeführt wird, darum
zu bemühen, dass eine geordnete Übergabe an eine geeignete
Nachfolge erfolgt. Gelingt dies nicht innerhalb eines angemessenen
Zeitraums, leitet die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit
die für den Abbruch der Projektdurchführung notwendigen
Schritte ein.
(3) Die Überprüfung und Genehmigung eines drittmittelfinanzierten
Projekts durch die dafür zuständigen Stellen der Universität
entbindet die Projektleiterin bzw. den Projektleiter nicht von
der Verantwortung zur ordentlichen und von den Prinzipien der
Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit
und Transparenz geprägten Abwicklung und Abrechnung des
Projekts. Das Büro des Rektorats - Rechnungswesen kann entsprechende
Vorgaben für die Projektabwicklung machen.
(4) Für alle Verpflichtungen aus einem drittmittelfinanzierten Projekt
gemäß § 26 UG, die bei oder aufgrund der Durchführung des
Projekts entstehen, haftet allein die Projektleiterin bzw. der Projektleiter.
(5) Die Projektleiterin bzw. der Projektleiter ist verpflichtet, dem
Rektorat auf Anforderung jederzeit über die Durchführung des
Projekts sowie über die im Rahmen des Projekts geschlossenen
Rechtsgeschäfte zu berichten.
§ 97.
(1) Über die Verwendung der Drittmittel eines Projekts entscheidet
im Rahmen der gesetzlichen und universitären Vorgaben
einschließlich des Bundesvergabegesetzes die Projektleiterin
bzw. der Projektleiter. Unter Verwendung der für das Projekt vergebenen
Innenauftragsnummer (§ 93 Abs. 3) kann sie bzw. er
die für die Durchführung des Projekts notwendigen Bestellungen
von Sachgütern im Rahmen der dafür vorhandenen Mittel veranlassen
und sonstige Ausgaben tätigen, wobei als Rechnungsadresse
das Büro des Rektorats - Rechnungswesen genannt werden
soll, als Lieferadresse jene Adresse, an die eine Lieferung
tatsächlich erfolgen soll.
(2) Die Projektleiterin bzw. der Projektleiter hat sich kontinuierlich
darum zu bemühen, die für die Durchführung des Projekts erforderlichen
Drittmittel beim Drittmittelgeber anzufordern, um die von
der Universität bereitzustellenden Vorfinanzierungen möglichst
gering halten zu können. Ausgangsrechnungen sind stets über
das Büro des Rektorats - Rechnungswesen erstellen zu lassen.
(3) Bei drittmittelfinanzierten Projekten gemäß § 27 UG werden
die der Universität zufließenden Drittmittel vom Rektorat zweckgebunden
für die Organisationseinheit verwaltet, an der das
Projekt durchgeführt wird. Diese Mittel dienen auch zur Deckung
einer allfälligen Haftung, die der Universität im Zusammenhang
mit der Durchführung des Projekts erwächst. Das für das Projekt
eingerichtete Unterkonto (§ 93 Abs. 3) ist nach Abschluss des
Projekts so bald wie möglich auszugleichen und zu schließen.
§ 98.
(1) Sollen in einem drittmittelfinanzierten Projekt Dienstnehmerinnen
bzw. Dienstnehmer oder Werkvertragsnehmerinnen bzw.
Werkvertragsnehmer (Drittmittelpersonal) beschäftigt werden,
so hat die Projektleiterin bzw. der Projektleiter die Serviceeinrichtung
Personal spätestens zwei Wochen vor dem geplanten
Beschäftigungsbeginn unter Verwendung des dafür vorgesehenen
Formulars zu informieren. Der Serviceabteilung Personal
obliegt die Prüfung, ob die Drittmittel zur Abdeckung der zu erwartenden
Personalkosten ausreichen.
(2) Die Dauer der Beschäftigung von Drittmittelpersonal darf die
gesetzlich festgelegte Höchstdauer nicht überschreiten.
(3) Dienstverträge mit Drittmittelpersonal werden mit der
Universität als Dienstgeberin durch die Rektorin bzw. den Rektor
abgeschlossen.
(4) Die Projektleiterin bzw. der Projektleiter ist dazu verpflichtet,
die Serviceeinrichtung Personal über jede Veränderung auf
Seiten des Drittmittelpersonals unverzüglich zu informieren,
die Auswirkungen auf Dienstverhältnisse haben können, seien
es Unterbrechungen, Karenzierungen, vorzeitige Beendigung
oder sonstige Veränderungen. Sie bzw. er trägt die Verantwortung
für die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen, für
die tatsächliche Konsumation des Urlaubs und für die Erfüllung
dienstvertraglicher Pflichten durch das Projektpersonal, unter
anderem betreffend die Führung einer Gesamtstundenaufzeichnung.
Sonderbestimmungen
§ 99.
(1) Abweichend von den vorstehenden Regelungen ist für die
Erstellung von Sachverständigengutachten auf dem Gebiete
der Gerichtsmedizin wegen der Besonderheit des Leistungsinhaltes,
der dafür erforderlichen besonderen apparativen Ausstattung
und wegen der quantitativen Beanspruchung derselben
ein Mindestkostenersatz von 35 % des Auftragsvolumens zu
leisten. Die Berechnung des Kostenersatzes erfolgt auf Basis
der vereinnahmten Entgelte aus Sachverständigentätigkeit über
die Gerichtsmedizin GmbH Linz bzw. Salzburg, wobei Fahrtkosten
und nachgewiesene Kosten für Fremdleistungen (ärztliche
Fremdleistungen, fremde Laborleistungen) abgezogen werden.
Sonstige Abzüge finden nicht statt.
(2) Von dem nach Abs. 1 ermittelten Betrag, der der Universität
als Kostenersatz für die am Standort Salzburg erstellten
Sachverständigengutachten zusteht, können auf diese Gutachten
entfallende Kosten für Reagenzien, Chemie, DNA sowie für
Wartung und Service von Geräten der Universität angerechnet
werden. Sonstige Kosten, insbesondere Personalkosten,
können nicht angerechnet werden; die Anrechnung von Kosten
für Investitionen bedarf einer vorherigen schriftlichen Vereinbarung
mit der Universität. Die Anrechnungen dürfen im jeweiligen
35

Anhang 3
Abrechnungszeitraum höchstens einen Betrag in Höhe von 15 %
des nach Abs. 1 ermittelten Auftragsvolumens ausmachen.
(3) § 95 Abs. 6 findet mit der Maßgabe Anwendung, dass Berechnungsgrundlage
nur der tatsächlich an das Rektorat gezahlte
Kostenersatz ohne Berücksichtigung der gemäß Abs. 2 angerechneten
Kosten ist.
(4) Für die Kostenersätze, die aufgrund der Durchführung von
Obduktionen zu entrichten sind, gilt abweichend, dass die vereinnahmten
Gebühren mit Ausnahme der Gebühr für Mühewaltung
(§ 24 Nr. 4 Gebührenanspruchsgesetz) als Kostenersatz der
Universität zustehen; § 95 Abs. 6 findet keine Anwendung.
Schlussbestimmungen
§ 100.
(1) Die vorstehenden Bestimmungen gelten ausschließlich für
drittmittelfinanzierte Projekte, mit deren Durchführung nach Inkrafttreten
der vorliegenden Satzungsbestimmungen begonnen
wird, wobei als Zeitpunkt des Beginns der Durchführung im
Zweifel derjenige Zeitpunkt gilt, der mit der Drittmittelgeberin
bzw. dem Drittmittelgeber für den Beginn der Durchführung vereinbart
wurde. Laufende Projekte sind wie bisher abzuwickeln. In
begründeten Ausnahmefällen kann das Rektorat die Anwendung
aller oder einzelner Bestimmungen auch für laufende Projekte
genehmigen.
(2) Die neuen Bestimmungen über die Kalkulation des Kostenersatzes
(§ 95) sind ab dem Inkrafttreten der vorliegenden
Satzungsbestimmungen bei der Kostenplanung von neuen drittmittelfinanzierten
Projekten zu berücksichtigen. Für drittmittelfinanzierte
Projekte, die zu diesem Zeitpunkt bereits geplant sind,
kann das Rektorat auf Antrag übergangsweise die Geltung der
bisherigen Bestimmungen über die Kalkulation des Kostenersatzes
genehmigen.
(3) § 95 Abs. 6 gilt nur in solchen Fällen, in denen die
Kostenersätze bereits nach Maßgabe der neuen Bestimmungen
über die Kalkulation des Kostenersatzes kalkuliert wurden.
(4) § 99 gilt für Sachverständigengutachten, die ab dem 1. Jänner
2011 in Auftrag gegeben wurden.
36

Anhang 4
Zertifikatsprogramm Drittmittelführerschein
Seit dem Wintersemester 2007/08 können Bedienstete
der Universität Salzburg im Rahmen des Personalentwicklungsprogramms
der Universität den
Drittmittelführerschein erwerben. Mit diesem innovativen Kompetenznachweis
demonstrieren seine Inhaberinnen und Inhaber
Kennntnisse und Fähigkeiten in allen wichtigen Themenbereichen
des Drittmittelmanagements.
Dieses neue Weiterbildungsangebot trägt dem Umstand Rechnung,
dass das Einwerben von Drittmitteln für die österreichischen
Universitäten in den vergangenen Jahren immer wichtiger
geworden ist, gleichzeitig aber auch die Abwicklung und Abrechnung
von Drittmittelprojekten immer schwieriger geworden ist.
Professionelles Drittmittelmanagement und eine dementsprechende
Ausbildung sind daher wichtige Schlüsselsteine für die
weitere Entwicklung der österreichischen Universitäten und nicht
zuletzt auch der Universität Salzburg.
Die Einführung des Drittmittelführerscheins stellt einen ersten
Schritt auf diesem Weg dar. Die Seminarangebote im Rahmen
des Drittmittelführerscheins umfassen regelmäßig, d.h. wiederkehrend
folgende Themen, die in aller Regel in fünfstündigen
Blockveranstaltungen behandelt werden:
• Grundzüge der Abwicklung von Drittmittelprojekten an der
Universität Salzburg
• Akquisition und Abwicklung europäischer Drittmittelprojekte
• Akquisition und Abwicklung nationaler Drittmittelprojekte
• Fundraising/Sponsoring
• Verwertung von Forschungsergebnissen
• FODOK - Dokumentation von Forschungsleistungen
• Eventmarketing
• Wechselnde Gastveranstaltungen
Der Drittmittelführerschein wird in Form eines Zertifikats ausgestellt,
wenn an mindestens vier der im Zertifikatsprogramm
angebotenen Seminaren erfolgreich teilgenommen wurde. Die
für den Drittmittelführerschein in Frage kommenden Seminare
sind in der in jedem Semester erscheinenden Broschüre
der Personalentwicklung als solche gekennzeichnet. Ergänzend
werden von der Abteilung für Forschungsförderung auch einzelne
Fortbildungsveranstaltungen außerhalb des Programms der
Personalentwicklung angeboten, deren Besuch für den Erwerb
des Drittmittelführerscheins angerechnet werden kann.
Außerdem können facheinschlägige externe Seminare, Trainings
und Fortbildungsveranstaltungen angerechnet werden, etwa:
• Trainings aus der Trainingsreihe „RP7 leicht gemacht“, der
von Universität Salzburg und ITG Salzburg in Kooperation
mit der FFG jährlich organisierten Trainingsreihe zum 7.
EU-Forschungsrahmenprogramm.
• FWF-Coachingworkshops, die jährlich auch mindestens
einmal in Salzburg stattfinden.
• Trainings der FFG für Forscherinnen und Forscher.
Für weitere Informationen zum Inhalt des Zertifikatsprogramm
wenden Sie sich bitte in der Abteilung für Forschungsförderung
an Herrn Ass.iur. Tim Schröder
(DW 2451, E-Mail: tim.schroeder@sbg.ac.at).
Für Informationen zur Anmeldung zu den Seminaren sowie
zur Ausstellung des Drittmittelführerscheins wenden
Sie sich bitte im Büro des Rektorats - Personalentwicklung
an Frau Dr. Daniela Werndl (DW 2471,
E-Mail: daniela.werndl@sbg.ac.at).
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Büro des Rektorats, Abteilung für Forschungsförderung, April 2012