Checkliste für Visitationen - Staatsarchiv - Kanton Zürich

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Checkliste für Visitationen - Staatsarchiv - Kanton Zürich

Kanton Zürich

Direktion der Justiz und des Innern

Staatsarchiv

Checkliste für Aufsichtsbehörden: Visitation Informationsverwaltung

und Archiv

Gemeinde (Politische Gemeinde,

Schulgemeinde, Kirchgemeinde) oder

Zweckverband

Visitator/innen

Archivverantwortliche Person

Mit der Archivführung betraute Person

Weitere Anwesende

Archivdienstleister

Besuchstermin

1. Vorbemerkung

Für die Visitation sind von Seiten der Gemeinde bzw. des Zweckverbands folgende

Unterlagen bereit zu halten: Registraturplan, Archivverzeichnis sowie Archivreglemente

und weitere wichtige Dokumente. Der Zugang zu allen Ablagen (laufende Ablage, ruhende

Ablage) sowie zum Archiv ist sicherzustellen.

2. Zweck

Gemäss § 143 Gemeindegesetz überprüfen die Bezirksbehörden und die Rekurskommission

der katholischen Kirche periodisch die Verwaltungstätigkeit der politischen

Gemeinden, der Schulgemeinden, der Zweckverbände sowie der reformierten respektive

der katholischen Kirchgemeinden.

Die vorliegende Checkliste dient den Aufsichtsbehörden als Grundlage für die Überprüfung

des Bereichs Informationsverwaltung und Archivierung in den Gemeinden und

Zweckverbänden im Kanton Zürich.

Die Checkliste ist als Hilfsmittel und Unterstützung gedacht. Sie wird den Aufsichtsbehörden

vom Staatsarchiv im Rahmen seiner fachlichen Aufsichtspflicht über Gemeindearchive

zur Verfügung gestellt.

3. Informationsverwaltung: Der Lebenszyklus von Unterlagen

Unterlagen müssen während ihres gesamten Lebenszyklus nachvollziehbar und rechenschaftsfähig

verwaltet werden (§ 5 IDG).

1. Laufende Geschäfte werden gemäss den Vorgaben des Registraturplans in

der laufenden Ablage aufbewahrt (Büro).


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2. Abgeschlossene Geschäfte werden gemäss den Vorgaben des Registraturplans

in der Ruhenden Ablage 1 aufbewahrt.

3. Nach Ablauf der gesetzlichen und/oder gemeindeinternen Aufbewahrungsfristen

gemäss Registraturplan erfolgt die Bewertung (Auswahl) und Überführung

der dauernd überlieferungswürdigen Teilmenge der Unterlagen ins Archiv.

Die Ruhende Ablage befindet sich physisch oftmals im selben Raum wie das Archiv.

Dies stellt grundsätzlich kein Problem dar. Wichtig ist jedoch, dass eine klare Trennung

ersichtlich ist, denn von den Unterlagen der Ruhenden Ablage wird letztendlich nur

eine Teilmenge ins Archiv übernommen.

Bei der zur archivierenden Teilmenge handelt es sich um die dauernd überlieferungswürdigen

Unterlagen. In den Musteraktenplänen sind jeweils Bewertungsvorschläge

(Art der Auswahl) formuliert. Der Entscheid, welche Unterlagen in welcher Auswahl

dauernd überliefert werden, erfordert Fachwissen und Umsicht. Um die Tätigkeit einer

Gemeinde auf lange Sicht zu dokumentieren, braucht man nicht sämtliche Unterlagen

der Verwaltung aufzubewahren. Ziel der Archivierung ist es, mit den dauernd überlieferten

Unterlagen die Tätigkeit der Gemeinde für die Nachwelt zu belegen, die Rechtssicherheit

zu wahren und das Verwaltungshandeln dauernd sichtbar zu machen.

4. Überprüfung von Informationsverwaltung und Archiv

4.1 Grundlagen

Zu prüfende Punkte

Prüfungsergebnisse und Bemerkungen

1 Andere Begriffe: Altablage, Zwischenarchiv, befristetes Archiv


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Sind die gesetzlichen Grundlagen bekannt:

Archivgesetz, Archivverordnung

und IDG?

Ist das Staatsarchiv als fachliche Anlaufstelle

bekannt: Leitfaden Gemeindearchive

und andere Hilfsmittel auf der

Webseite des Staatsarchivs?

Wird ein Archivdienstleister herangezogen?

(Wenn ja: Bitte um Namensangabe)

4.2 Aktenführung

Zu prüfende Punkte

Prüfungsergebnisse und Bemerkungen

Ist ein Aktenplan (Registraturplan) vorhanden?

Bewirtschaftung der Registratur: Werden

die laufenden und abgeschlossenen

Geschäfte geordnet (nach Aktenplan,

falls vorhanden) abgelegt?

Sind die Aufbewahrungsfristen der einzelnen

Aktengruppen definiert (auf der

Basis des Musteraktenplans)?

Ist klar, was nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

mit den Akten passiert (Endarchiv

oder Vernichtung)?

Werden Personalakten separat und unter

Verschluss aufbewahrt?

Sind Akten mit Personendaten generell

vor unerlaubtem Zugriff geschützt?

Werden die Protokolle der wichtigsten

Gremien gebunden?


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4.3 Archivierungsprozess

Zu prüfende Punkte

Prüfungsergebnisse und Bemerkungen

Ist der Unterschied zwischen Ruhender

Ablage und Archiv bekannt? Sind Ruhende

Ablage und Archiv räumlich getrennt?

Findet eine periodische Überführung von

Unterlagen aus der Ruhenden Ablage

ins Archiv statt? In welchen Abständen

Handelt es sich bei den archivierten Unterlagen

um dauernd überlieferungswürdige

Unterlagen (gemäss Aktenplan)?

(Bitte detailliert ausführen: Ja / Nein /

Teilweise, unter Angabe der Aktengruppen)

Wer führt die Bewertung (Aussortieren

von dauernd überlieferungswürdigen

Akten für das Archiv, Vernichtung der

nicht überlieferungswürdigen Akten)

durch? Sind die Kriterien für die Bewertung

bekannt?

Wird für dauernd überlieferungswürdige

Akten alterungsbeständiges Papier (ISO

9706) verwendet? Der Einfachheit halber

empfiehlt es sich, nur eine Sorte Papier

zu verwenden. Papier, das den ISO-

Standard erfüllt, ist meistens nicht teurer

als normales Papier.

Ist das Archivverzeichnis nachgeführt?

Findet man die im Archivverzeichnis

aufgeführten Unterlagen im Archiv?

Gesamteindruck Archiv: Bilden die Akten

die Tätigkeit der Behörde nachvollziehbar

ab? Bestehen grössere Lücken oder

fehlen Teilbestände?

Wer benutzt das Archiv? (Verwaltung,


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Bevölkerung, Forscher/innen, etc.)

Sind die Schutzfristen für Personendaten

bekannt? (vgl. § 11 Archivgesetz)

(Nur für Kirchgemeindearchive:) Sind

Kirchgemeindearchiv und Pfarrarchiv

bestandesmässig getrennt?

4.4 Digitale Informationsverwaltung

Zu prüfende Punkte

Prüfungsergebnisse und Bemerkungen

Gibt es Unterlagen, die nur noch elektronisch

geführt werden? Wenn ja, welche?

Verfügt die Gemeinde/der Zweckverband

über eine elektronische Geschäftskontrolle

und/oder ein elektronisches

Records-Management-System (eRMS,

ECM)? Um welches Produkt handelt es

sich (inkl. Version)? Wer ist für die Applikation

verantwortlich?

Ist die Sicherheit der elektronischen Ablage

gesichert (Backup, Sicherheitskopien

an einem anderen Ort)?

4.5 Aktenführung in Milizbehörden

Zu prüfende Punkte

Prüfungsergebnisse und Bemerkungen

Gibt es Unterlagen, die bei den Mitgliedern

der Behörde zuhause geführt und

abgelegt werden?

Wenn ja, werden diese nach Aktenplan

geführt und abgelegt?

Werden die Unterlagen der Mitglieder

der Behörde regelmässig dem Sekretariat

bzw. dem archivverantwortlichen


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Mitglied übergeben und anschliessend

bewertet und archiviert?

Ist die Zugriffssicherheit der privat geführten

Unterlagen (sowohl auf Papier

als auch elektronisch) sichergestellt? Auf

welche Weise?

4.6 Archivräumlichkeiten und Verpackungsmaterial

Allgemeines

Die konservatorischen Anforderungen an Archivräume sind im „Leitfaden zur Führung

von Gemeindearchiven im Kanton Zürich“ (Kapitel 11) festgehalten (vgl.

www.staatsarchiv.zh.ch, Rubrik Gemeinden, Hilfsmittel für Gemeindearchive). Grundsätzlich

sollte es sich bei den Archivräumen um gut ausgebaute und isolierte Lagerräume

handeln, durch die keine Wasserleitungen führen und die keine direkte Sonneneinstrahlung

aufweisen.

Eine Raumtemperatur von 16–20°C und eine relative Feuchte von 45–55% sind anzustreben.

Die Archivräume müssen abschliessbar sein, nur berechtigte Personen dürfen

Zutritt haben.

Für die Verpackung von (dauernd) zu archivierenden Unterlagen sind Verpackungsmaterialien

zu empfehlen, welche die ISO-Norm 9706 erfüllen.

Bauliches

Genügend Ungenügend Bemerkungen

Boden

Decke

Wände

Leicht zu reinigen, unverputztes

Mauerwerk, Teppichböden

und offenporiges Holz

ungünstig.

Dito

Dito

Türe(n)

Fenster

Wasserleitungen?

Sonneneinstrahlung

Es sollten keine Wasserleitungen

durch den Raum führen.

Direkte Sonneneinstrahlung


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Genügend Ungenügend Bemerkungen

muss vermieden werden.

Einrichtung Raum

Genügend Ungenügend Bemerkungen

Gestelle/Tablare

Brandschutz

Rostfrei und ohne Schadstoffausdünstung.

Feuerlöscher, Löschdecke,

Feuermeldeanlage vorhanden?

Klimaverhältnisse

Allgemeiner Eindruck

Temperatur

Relative Luftfeuchtigkeit

Zutritt

Türschloss vorhanden?

Zutrittsregelung vorhanden?

Einbruchsicherheit?

Ordnung und Sauberkeit

Archivfremde Gegenstände im Raum?

Schmutz und Staub?

5. Notfallregelungen

Zu prüfende Punkte

Prüfungsergebnisse und Bemerkungen

Sind Vorkehrungen für den Notfall getroffen?

(Absprachen mit der Feuerwehr


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bei Brandfall, Absprachen mit Kühlhäusern

bei Wassereinbaruch, vgl. Leitfaden

zu den Stichworten „Brandschutz“,

„Wasserschaden“ und „Vorgehen bei

Notfällen“).

6. Bemerkungen bzw. Visitationsbeschluss

Betreff

Aktenführung

Archivierungsprozess

Digitale Informationsverwaltung

Aktenführung in Milizbehörden

Archivräumlichkeiten und Verpackungsmaterial

Verschiedenes

Bemerkung/

Empfehlung

Termin

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