Leitfaden - Staatsarchiv - Kanton Zürich

Bauakten
Viele Gemeinden führen ein separates «Bauarchiv». Dies hängt
damit zusammen, dass Baudossiers in vielen Fällen sehr lange
Laufzeiten aufweisen und besondere Unterlagen (Pläne, oft in
Grossformaten/Rollen) umfassen. Die zu einer Liegenschaft gehörigen
Unterlagen müssen aufbewahrt und zugänglich gehalten
werden, solange die Liegenschaft besteht. Damit vermischen
sich laufende Ablage und Ruhende Ablage. Dies führt
oftmals zu Platzproblemen: Die Hängeregistratur ist voll, die
Dossiers können aber noch nicht archiviert werden.
In solchen Fällen besteht die Möglichkeit, einen Teil des Dossiers
(beispielsweise die Unterlagen zu einem bestimmten Zeitraum)
aus der laufenden Ablage zu entfernen und zu archivieren.
Selbstverständlich muss dies im laufenden Dossier vermerkt
sein. Es besteht auch die Möglichkeit, grundlegende Dokumente
aus dem abgeschlossenen Teil des Dossiers zu kopieren und im
laufenden Dossier zu hinterlegen. Pläne können separat oder als
Teil der Dossiers aufbewahrt werden, wobei auch hier jeweils ältere
Pläne archiviert werden können.
Im Bauarchiv sind alle Unterlagen zu den Bauprojekten zusammenzuführen
und gesammelt aufzubewahren.
7.
Privatarchive
Grundsätzlich werden im Gemeindearchiv die Akten der jeweiligen
Gemeinde aufbewahrt. Um verschiedene Aspekte der Gemeindegeschichte
breit dokumentieren zu können, ist es jedoch
zu empfehlen, auch Archivalien von natürlichen Personen
(Privatpersonen) oder juristischen Personen (Firmen, Vereine
usw.) zu übernehmen.
In solchen Fällen kann die Gemeinde mit den betreffenden
natürlichen bzw. juristischen Personen einen Vertrag abschliessen,
der die Übernahme, Aufbewahrung, Verzeichnung und Benutzung
der Archivalien im Gemeindearchiv regelt. Das Staatsarchiv
stellt bei Bedarf Musterverträge für Schenkungen und
Depots zur Verfügung.
Die Verzeichnung von Privatarchiven erfolgt in einem separaten
«Ast» im Archivverzeichnis der Gemeinde.
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