Leitfaden zur Beantragung und Durchführung von Drittmittel-Projekten

Leitfaden
zur Beantragung und Durchführung von
Drittmittel-Projekten
Dieser Leitfaden soll die wichtigsten Rahmenbedingungen zur Beantragung und
Durchführung von Drittmittel-Projekten an der Universität Flensburg
zusammenfassen, Daten und Fakten für Antragsteller/innen zur Verfügung
stellen und einen Überblick über Ansprechpartner/innen und
Verantwortlichkeiten innerhalb der Universitätsstrukturen geben.
Anmerkung zur Unterscheidung von „Zuwendungsforschung und Auftragsforschung“ bzw. zur
Unterscheidung von „hoheitlichen und wirtschaftlichen“ Drittmittelprojekten:
Universitäten müssen zwischen hoheitlichen und wirtschaftlichen Bereichen unterscheiden. Besonders wichtig
ist diese Unterscheidung für die Forschung. Hier ist die Universität Flensburg in Vertretung durch ihre
forschenden Mitarbeiter/innen sowohl eine Institution, die es zur Aufgabe hat, freie Forschung zu ermöglichen
(hoheitlicher Bereich: Forschung ohne Gegenleistung, Verwertungsrechte bleiben bei der Uni, umsatzsteuerfrei),
als auch eine Institution, die ihre Dienstleistung als Wirtschaftsunternehmen anbieten kann (wirtschaftlicher
Bereich: Gegenleistungscharakter, Verwertungsrechte gehen an den Auftraggeber, umsatzsteuerpflichtig).
Sobald sie als solches auftritt, ist sie ein Unternehmen mit Betrieben gewerblicher Art (BgA) und muss den
Wettbewerb mit potenziellen, konkurrierenden Unternehmen aufnehmen.“
WICHTIG:
Da es Fälle gibt, die diesbezüglich nicht abschließend eingeschätzt werden können, wenden Sie sich
bitte frühzeitig an Herrn Kaufmann oder Frau Andresen (Abteilung Finanzen).
Dieser Leitfaden bezieht sich ausschließlich auf Zuwendungsforschung / hoheitliche
Drittmittelprojekte.
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Inhaltsverzeichnis
1. VORBEREITUNG EINES DRITTMITTELANTRAGS ....................................................................................... 3
1.1. Projektidee entwickeln .................................................................................................................... 3
1.2. Antragsskizze und Finanzplan vorbereiten ...................................................................................... 3
1.3. Kalkulationswerte für die Finanzplanung beraten und bereitstellen .............................................. 3
1.4. Antrag vollständig erstellen und an die Abteilung Finanzen weiterleiten ...................................... 4
1.5. Prüfung der Kalkulationswerte und Plausibilität ............................................................................. 4
1.6. Antrag und Formblatt an das Präsidium weiterleiten ..................................................................... 4
1.7. Schriftliche Befürwortung / Bestätigung des Präsidiums ................................................................ 5
2. EINREICHEN DES DRITTMITTELANTRAGS ................................................................................................ 5
2.1. Antrag beim Drittmittelgeber einreichen ........................................................................................ 5
2.2. Eventuelle Rückfragen des Drittmittelgebers klären und beantworten (Verantwortlich:
Projektleitung) ................................................................................................................................. 5
3. RÜCKMELDUNG DES DRITTMITTELGEBERS ............................................................................................. 5
3.1. Zuwendungs- oder Ablehnungsbescheid ........................................................................................ 5
4. DRITTMITTELVERTRAG MIT DEM FÖDERMITTELGEBER ABSCHLIESSEN ................................................. 6
4.1. Drittmittelvertrag von der/dem Präsident/in unterschreiben lassen ............................................. 6
4.2. (Digitale) Kopie des Drittmittelvertrags weiterleiten an Projektleitung und
Forschungsreferentin ...................................................................................................................... 6
5. PROJEKTVORBEREITUNG ......................................................................................................................... 6
5.1. Optional: UF-internes Projekt-Koordinationstreffen zur Unterstützung der Projektleitung
durch das Referat Forschung und andere Serviceeinrichtungen der Universität Flensburg .......... 6
5.2. Administrative Bearbeitung starten ................................................................................................ 6
5.3. Stellenausschreibung und Einstellung von Personal ....................................................................... 6
5.4. Mittelabrufe und finanzielle Abwicklung planen und vorbereiten ................................................. 7
6. PROJEKTBEGINN UND -UMSETZUNG ...................................................................................................... 7
6.1. Inhaltliche Projekt-Bearbeitung ...................................................................................................... 7
6.2. Mittelabrufe auslösen ..................................................................................................................... 7
6.3. (Zwischen-) Sachberichte erstellen ................................................................................................. 7
6.4. (Zwischen-) Finanzberichte erstellen .............................................................................................. 7
7. PROJEKTABWICKLUNG UND -ENDE......................................................................................................... 8
7.1. Projekt-Abwicklung mit dem Drittmittelgeber ................................................................................ 8
7.1.1. Projekt-Abschluss-Bericht ............................................................................................................... 8
7.1.2. Projekt-Abrechnung ........................................................................................................................ 8
7.1.3. Projekt-Abschluss mit Drittmittelgeber........................................................................................... 8
7.2. Projekt-Abwicklung innerhalb der Universität Flensburg ............................................................... 8
8. ÜBERSICHT ANSPRECHPARTNER/INNEN ............................................................................................... 10
9. ANHANG ................................................................................................................................................ 11
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Beantragung und Durchführung eines Drittmittelprojektes
1. VORBEREITUNG EINES DRITTMITTELANTRAGS
1.1. Projektidee entwickeln
(Verantwortlich: Projektleitung)
Optional: Projektidee beraten und Förderprogramme identifizieren lassen durch
Referat Forschung (Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer /
Forschungsreferent/in)
‣ z.B. bzgl. nationaler / EU / internationaler Förderprogramme und -
bedingungen, Projektaufbau und Konsortium, Fristen aktueller „Calls“, etc.
‣ Eine Auswahl an Förderprogrammen, die für die Finanzierung der
Aktivitäten der Universität Flensburg in Betracht kommen finden Sie im
Anhang des Leitfadens (z.B. DAAD, DFG).
1.2. Antragsskizze und Finanzplan vorbereiten
(Verantwortlich: Projektleitung)
‣ Anhand der Ausschreibung des Förderers wird der Antrag formuliert; die
Antragsformulare stehen in der Regel als Download auf den Webseiten der
Drittmittelgeber zur Verfügung.
‣ Zu den Antragsinhalten finden Sie spezielle Informationen auf den Webseiten
der Universität Flensburg (siehe auch Anhang des Leitfadens).
‣ Bitte beachten Sie die aktuellen Hinweise (z.B. zu Personalkosten), Richtlinien
(z.B. zu Repräsentationsausgaben) und Merkblätter (z.B. zu
Forschungsförderung) der Universität Flensburg im Anhang des Leitfadens
und im Intranet der Webseiten der Universität Flensburg.
1.3. Kalkulationswerte für die Finanzplanung beraten und bereitstellen
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen)
‣ Fragen zur Finanzplanung (Personalkostenkalkulationen, Berechnung der
Eigenmittel und Sachmittel, Gemeinkosten/Overheads, etc.) können von den
Abteilungen Finanzen bzw. Personal beantwortet werden.
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Optional: Antrag beraten lassen durch Referat Forschung (Vize-Präsident/in
für Forschung und Wissenstransfer / Forschungsreferentin)
‣ Die Forschungsreferentin beantwortet Fragen zu Strukturen der Universität
Flensburg und berät entsprechend der Ausschreibung und
Förderbedingungen (inkl. Bereitstellung von Musterverträgen (z.B.
Kooperationsverträge, Werkverträge, etc.).
1.4. Antrag vollständig erstellen und an die Abteilung Finanzen weiterleiten
(Verantwortlich: Projektleitung)
‣ Der Antrag ist von der Projektleitung vollständig zu erstellen - dazu gehört das
Formblatt „Anzeige von Drittmittel-Projekten“ (welches Sie hier im Anhang
und im Intranet der Webseiten Universität Flensburg finden).
‣ Der vollständige Antrag ist vierfach an die Abteilung Finanzen weiterzuleiten,
zusammen mit dem entsprechenden Ausschreibungstext und den
Nebenbestimmungen.
‣ Eine (digitale) Kopie geht an die Forschungsreferentin.
1.5. Prüfung der Kalkulationswerte und Plausibilität
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen)
‣ Das Deckblatt des Antrags / Formblatt: „Anzeige von Drittmittel -Projekten“
dient als Entscheidungsgrundlage für das Präsidium und wird
bei positiver Bewertung von der Abteilung Finanzen und dem /der Vize-
Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer unterschrieben und
befürwortet.
bei negativer Bewertung oder Unklarheiten wird der Antrag an die
Projektleitung zurückgegeben.
1.6. Antrag und Formblatt an das Präsidium weiterleiten
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen)
HINWEISE:
Für einen rechtsverbindlichen Antrag ist die Befürwortung der Präsidentin /
des Präsidenten der Universität Flensburg obligatorisch!
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Abhängig vom Fördermittelgeber kann es sein, dass die Unterschrift der
Projektleitung bei Antragstellung ausreichend ist, trotzdem wird für die
Durchführung des Projekts die Befürwortung der Präsidentin / des Präsidenten
der Universität Flensburg notwendig.
Die Prüfung und Weiterleitung kann erfahrungsgemäß einige Zeit in
Anspruch nehmen – eine Frist von fünf Tagen bis zur Bestätigung des
Präsidiums ist daher zwingend einzuhalten!
Um diesen Zeitraum möglichst nicht durch Unklarheiten und Rückfragen
unnötig auszuweiten, wird um frühzeitige Abstimmung mit der Abteilung
Finanzen gebeten.
1.7. Schriftliche Befürwortung / Bestätigung des Präsidiums
(Verantwortlich: Präsident/in)
‣ Der Antrag (inkl. Formblatt) wird bei vorliegender positiver Bewertung der
Abteilung Finanzen und dem /der Vize-Präsident/in für Forschung und
Wissenstransfer von der Präsidentin /dem Präsidenten unterschrieben und
zweifach an die Projektleitung zurückgegeben. Je ein Exemplar geht an die
Abteilung Finanzen und das Referat Forschung.
2. EINREICHEN DES DRITTMITTELANTRAGS
2.1. Antrag beim Drittmittelgeber einreichen
(Verantwortlich: Projektleitung)
2.2. Eventuelle Rückfragen des Drittmittelgebers klären und beantworten
(Verantwortlich: Projektleitung)
3. RÜCKMELDUNG DES DRITTMITTELGEBERS
3.1. Zuwendungs- oder Ablehnungsbescheid
‣ Je nach Drittmittelgeber geht der Bescheid an das Präsidium oder die
Projektleitung und muss entsprechend weitergeleitet werden, d.h. das
Original geht an die Abteilung Finanzen und eine Kopie wird an das Präsidium
oder die Projektleitung weitergeleitet.
(Verantwortlich: Präsident/in oder Projektleitung)
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‣ Eine (digitale) Kopie wird außerdem an die Forschungsreferentin
weitergeleitet (Verantwortlich: Projektleitung)
4. DRITTMITTELVERTRAG MIT DEM FÖDERMITTELGEBER ABSCHLIESSEN
4.1. Drittmittelvertrag von der/dem Präsident/in unterschreiben lassen
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen)
4.2. (Digitale) Kopie des Drittmittelvertrags weiterleiten an Projektleitung und
Forschungsreferentin
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen)
5. PROJEKTVORBEREITUNG
5.1. Optional: UF-internes Projekt-Koordinationstreffen zur Unterstützung der
Projektleitung durch das Referat Forschung und andere
Serviceeinrichtungen der Universität Flensburg
(Verantwortlich: Projektleitung)
‣ Klärung von Verantwortlichkeiten, Abstimmungsprozessen und dem
Standardprozedere an der Universität Flensburg während des Projekts.
D.h. Koordination und Unterstützung der Projektleitung bei der
Projektumsetzung durch das Referat Forschung, z.B. bei Einstellung von
Personal, Grundausstattung, Beschaffungen, Raumorganisation, ggf.
Abstimmung mit dem Justiziariat und der Abteilung Personal, etc.
5.2. Administrative Bearbeitung starten
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen)
‣ Einrichtung des Drittmittelprojektes(Fonds) und Mitteilung der
Kontierungsmatrix an die Projektleitung
‣ Projektakte mit Originalvertrag (und Anlagen z.B. Kooperationsvertrag)
anlegen
5.3. Stellenausschreibung und Einstellung von Personal
(Verantwortlich: Abteilung Personal)
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‣ Die Stellenausschreibung und Einstellung von Personal wird in Abstimmung
mit der Projektleitung durch die Abteilung Personal veranlasst.
5.4. Mittelabrufe und finanzielle Abwicklung planen und vorbereiten
(Verantwortlich: Projektleitung)
‣ Die Mittelabrufe und finanzielle Abwicklung wird von der Projektleitung in
Abstimmung mit der Abteilung Finanzen vorbereitet.
Hinweis: Die Originalbelege für die Mittelabrufe müssen „sachlich und
rechnerisch richtig“ gezeichnet und „kontiert“ sein!
6. PROJEKTBEGINN UND -UMSETZUNG
6.1. Inhaltliche Projekt-Bearbeitung
(Verantwortlich: Projektleitung)
Hinweis: Nicht vergessen: Bei Veröffentlichungen von Projektergebnissen etc.
ist die Verwendung des Logos des Drittmittelgebers (oft) obligatorisch!
6.2. Mittelabrufe auslösen
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen – in Absprache mit der Projektleitung)
‣ Die Mittelabrufe werden von der Abteilung Finanzen veranlasst. Eine Kopie
der (an den Drittmittelgeber versandten) Unterlagen wird an die
Projektleitung weitergeleitet.
Hinweis: Bisher war die Projektleitung verantwortlich für die Mittelabrufe – ab
dem Sommersemester 2014 wird die Verantwortung an dieser Stelle von der
Abteilung Finanzen übernommen.
6.3. (Zwischen-) Sachberichte erstellen
(Verantwortlich: Projektleitung)
6.4. (Zwischen-) Finanzberichte erstellen
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen – in Absprache mit der Projektleitung)
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7. PROJEKTABWICKLUNG UND -ENDE
7.1. Projekt-Abwicklung mit dem Drittmittelgeber
7.1.1. Projekt-Abschluss-Bericht
(Verantwortlich: Projektleitung)
‣ Der inhaltliche/wissenschaftliche Projekt-Abschluss-Bericht (Sachbericht) wird
von der Projektleitung erstellt.
7.1.2. Projekt-Abrechnung
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen - in Absprache mit der Projektleitung)
‣ Die Projektleitung bereitet benötigte Unterlagen und Dokumente für die
Projekt-Abrechnung vor (z.B. Verwendungsnachweis, Final Report,
Arbeitszeitnachweise, Rechnungsbelege, Berichte, etc.) und leitet diese an die
Abteilung Finanzen weiter
(Verantwortlich: Projektleitung)
‣ Die Abteilung Finanzen prüft alle notwendigen Unterlagen und leitet diese an
die/den Präsident/in zur Unterschrift weiter
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen)
‣ Die/der Präsident/in unterschreibt die Unterlagen und leitet die Unterlagen
an die Projektleitung zurück
(Verantwortlich: Präsidium)
7.1.3. Projekt-Abschluss mit Drittmittelgeber
(Verantwortlich: Projektleitung)
‣ Die Projektleitung reicht die vollständigen Unterlagen (Projekt-
Abschlussbericht inkl. der Projekt-Abrechnung) beim Drittmittelgeber ein
‣ Eine digitale Kopie wird an die Abteilung Finanzen und die
Forschungsreferentin weitergeleitet.
7.2. Projekt-Abwicklung innerhalb der Universität Flensburg
(Verantwortlich: Abteilung Finanzen)
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‣ Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts wird das Drittmittelprojekt(-Fonds)
von der Abteilung Finanzen entsprechend der Verfahrensregelung der
Universität Flensburg (siehe Anhang – mit Hinweisen z.B. zur Verwendung von
Überschüssen) geschlossen.
‣ Die Projektleitung erhält von der Abteilung Finanzen eine Mitteilung über den
Abschluss des Drittmittelprojekt(-Fonds).
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8. ÜBERSICHT ANSPRECHPARTNER/INNEN
Institution
Ansprechpartner/in
UF-
Durchwahl
Präsidium Prof. Dr. Andreas Christian - 2803
Präsidium Sara Schulz - 2784
Abteilung II Sven Kaufmann - 2807
Abteilung II Birgit Andresen -2773
Abteilung IV Stefan Schuster - 2812
Abteilung IV Katharina Katzka - 2824
Adresse
Campusallee 3
ZV 206c
Auf dem Campus 1a
EB 011
Campusallee 3
ZV 209
Campusallee 3
ZV 208
Campusallee 3
ZV 216
Campusallee 3
ZV 216
Abkürzungen
Abteilung II = Abteilung Finanzen
Abteilung IV = Abteilung Personal (Personalverwaltung)
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9. ANHANG
Hinweis: Hier finden Sie relevante, aktuelle Dokumente (Merkblätter,
Verfahrensregelungen, etc.) zur Vorbereitung eines Drittmittelantrags,
z.T. per Verlinkung ins Intranet der Universität Flensburg.
kursiv = (noch) nicht im Intranet verfügbar
* = in Arbeit
(Stand: 10.2013)
INHALSTVERZEICHNIS
1) Formblatt „Anzeige eines geplanten hoheitlichen Drittmittelprojekts“
2) Auswahl an nationalen Förderprogrammen
3) Verfahrensregelung des Präsidiums der Universität Flensburg
„Zum Umgang mit Programmpauschalen“
4) Verfahrensregelung des Präsidiums der Universität Flensburg
„Verwendung von Drittmittelüberschüssen“
5) Verfahren zum Abschluss neuer Kooperationsvereinbarungen
6) Richtlinie zur Finanzierung von Repräsentationskosten
7) Bankverbindung (Aushang 09/2013)
(Dateiname: Bankverbindung-Uni2013-09.doc)
8) Übersicht Jahresarbeitszeiten 2013
9) Übersicht Jahresarbeitszeiten 2014
10) Personalkostentabelle der Universität Flensburg 2013-2014 (inkl. Personalkosten
„Studentische/wissenschaftliche/akademische Hilfskräfte“)
(Dateiname: Personalkosten_2013-2014.xls)
11) Vordruck Stundennachweis (Dateiname: Stundennachweis.doc)
12) Merkblatt Ausschuss für Forschung und Wissenstransfer: Forschungsprojekte
13) Merkblatt Ausschuss für Forschung und Wissenstransfer: Wissenschaftliche
Veranstaltungen
14) Merkblatt Ausschuss für Forschung und Wissenstransfer: Wissenschaftlicher
Nachwuchs
15) *[Merkblatt Ausschuss für Europa und Internationales: Internationale
Kooperationen in Arbeit im Ausschuss!]
16) Dienstreiseantrags- und Dienstreisekostenabrechnungsformular
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17) Merkblatt Dienstreisen
18) Tagessätze Inland (Deutschland)
19) Auslandstagegelder
20) Ausschreibungs- und Vergabeordnung (Abteilung I -„Beschaffungsrichtlinie“)
21) Verfassung (Satzung) der Universität Flensburg & Satzung zur Änderung der Verfassung
(Satzung) der Universität Flensburg ( =Legitimationsnachweis)
22) „SHIP“ Anleitung
23) *ggf. Drittmittelsatzung (TODO (?): Forschungsausschuss/Senat?)
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Anzeige eines geplanten hoheitlichen Drittmittelprojekts
[„Deckblatt des Projektantrags“]
Von Projektleitung / Antragsteller/in auszufüllen:
___________________________________________________________________________
Titel (Bezeichnung) des Drittmittelprojekts
__________________________________________________________________________
Abkürzung des Titels (Bezeichnung) des Drittmittelprojekts
__________________________________________________________________________
Projektleiter/in (Prof.) + Telefon + E-Mail + Standort/Adresse
__________________________________________________________________________
Projektassistent (WiMi / Stud. HK) + Telefon + E-Mail + Standort
__________________________________________________________________________
Institut + Abteilung / Seminar / Fachgebiet
___________________________________________________________________________
Drittmittelgeber / Fördernde Institution
___________________________________________________________________________
Ausschreibung / Förderprogramm
___________________________________________________________________________
Ausschreibungsfrist
___________________________________________________________________________
Geplante Laufzeit des Drittmittelprojektes
___________________________________________________________________________
Höhe der Drittmittel (Anteil Antragsteller/in)
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Eigenmittel / Einnahmen:
Bitte schlüsseln Sie die Berechnung der Eigenmittel (Personaleinsatz, Arbeitsplatzpauschale,
Raumpauschale etc.) auf einem zusätzlichen Blatt ausführlich auf, falls dies nicht aus dem
Finanzierungsplan des beiliegenden Antrags / Angebots hervorgeht.
Bitte ankreuzen:
□ Finanzierungsplan als Anlage anbei
□ Eigenmittel-Aufschlüsselung als Anlage anbei
Höhe der UF-Eigenmittel
in % (entsprechend der
Förderquote):
Summe In €:
Art der Eigenmittel
Personal
Andere:
□ andere Einnahmen vorhanden:
Andere Einnahmen Summe in €
Art der Einnahmen Spenden
Gebühren (z.B. für Tagung)
Zuschüsse aus Landesmitteln
Andere öffentliche Mittel:
Programmpauschale (PP) / Overhead:
PP / Overhead in %
Bezugsgrundlage (in €):
z.B. Personalkosten, Projektsumme,
Fördersumme, etc.
Pauschale (in €)
Summe (in €)
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Selbstauskunft der Projektleitung / der Antragsteller/in / des Antragstellers zu
„Professoren/innen-Stunden-Kontingenten“
‣ Einbindung in den folgenden weiteren Projekten:
(Bitte geben Sie je Projekt die eingebrachten Stunden und den Zeitraum an)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Erklärungen der Projektleitung / der Antragsteller/in / des Antragstellers
Ich erkläre, dass die Durchführung des Drittmittelprojektes die Erfüllung anderer Aufgaben
der Hochschule sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen nicht beeinträchtigt und
Folgelasten für die Universität nicht entstehen.
Ich verpflichte mich, die Mittel für den vom Drittmittelgeber bestimmten Zweck zu verwenden
und bei der Mittelbewirtschaftung dessen Bedingungen sowie die geltenden haushaltsrechtlichen
Bestimmungen einzuhalten.
Flensburg, den ___________________________
_________________________________________
(Unterschrift Projektleiter/in / Antragsteller/in)
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Von der Abteilung Finanzen auszufüllen:
Die finanziellen Angaben wurden auf Datenbasis und Berechnung geprüft.
Die finanziellen Rahmenbedingungen des Drittmittelgebers werden entsprechend der Förderrichtlinien
eingehalten.
Ggf. Anmerkungen:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Das Projekt kann befürwortet werden.
Flensburg, den ___________________________
_________________________________________
(Unterschrift Abteilung Finanzen)
Vom Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer auszufüllen:
Das Projekt kann befürwortet werden.
Ggf. Anmerkungen:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Flensburg, den ___________________________
_________________________________________
(Unterschrift Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer)
Vom Präsidium auszufüllen:
Das Projekt wird befürwortet und entsprechend der vorliegenden Angaben unterstützt.
Flensburg, den ____________________________
_________________________________________
(Unterschrift Präsident/in)
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Auswahl an nationalen Förderprogrammen:
DAAD-Programme (z.B.):
- ERASMUS (Stand Juli 2013:Regionale Veranstaltungen zur neuen
Programmgeneration […] ab Herbst 2013 über das 2014 beginnende
Programm. Aktuelle Ausschreibungen)
- Förderung ausländischer Gastdozenten zu Lehrtätigkeiten an deutschen
Hochschulen (Regelmäßige Antragstermine sind: 15. Juli für Gastdozenturen,
die frühestens ab dem Sommersemester des der Antragstellung folgenden
Jahres beginnen sollen. […] und 15. Januar für Gastdozenturen, die frühestens
ab dem Wintersemester des Jahres der Antragstellung beginnen sollen.)
Deutsche Sprache fördern (Internationalisierung und Rekrutierung
wissenschaftlich hochkarätiger Partner, Modernisierung der Lehre als Beitrag
zur Hochschulreform, Stärkung des Interesses an der deutschen Sprache)
- Hochschulmanagement und Institution Building (Professionelle Strukturen
aufbauen und Ressourcen effizient managen […] in den Staaten Ost- und
Südosteuropas und der GUS sowie in Entwicklungsländern)
- Mobilität und Partnerschaft (Mobilität von Studierenden und Graduierten bis
hin zur Entwicklung gemeinsamer Lehrmaterialien und Studiengängen)
- Internationales Marketing durch Summer Schools im Ausland (Antragsfrist
2013: 26.09.2013)
- Studienangebote deutscher Hochschulen im Ausland (Stand: Juli 2013: z.Zt.
keine offenen Ausschreibungen)
DFG-Programme (z.B.):
- Internationale wissenschaftliche Veranstaltungen
- Gewährung einer Unterstützung zum Aufbau internationaler Kooperationen
- Kooperation mit Entwicklungsländern
- Mercator-Fellows (Mercator-Fellows können in folgenden DFG-Programmen
beantragt werden: Sachbeihilfe, Emmy Noether-Programm, Forschergruppe,
Schwerpunktprogramm, Graduiertenkolleg, Sonderforschungsbereich)
- Trilaterale Projekte (Projekte unter Beteiligung von deutschen, israelischen und
palästinensischen Wissenschaftler/innen)

Senatsbeschluss vom 29.06.2011:
Verfahrensregelungen zum Umgang der Universität Flensburg mit Programmpauschalen
(z.B. der DFG und des Bundes)
Der am 14. Juni 2007 unterzeichnete Hochschulpakt 2020 ermöglicht der Deutschen
Forschungsgemeinschaft (DFG) die Zahlung von Programmpauschalen für bewilligte
Projekte. Mit Wirkung vom 1. Januar 2007 an wird für Sonderforschungsbereiche,
Forschungszentren und Graduiertenkollegs ein pauschaler Zuschlag zur Deckung
der mit der Förderung verbundenen indirekten Projektausgaben gewährt (Programmpauschale).
Ab dem 1. Januar 2008 (Zeitpunkt der Bewilligung) gilt dies auch
für Neubewilligungen in der Allgemeinen Forschungsförderung bis auf wenige Ausnahmen.
Die Programmpauschale beträgt 20 % der abrechenbaren direkten Projektausgaben.
Die Bewilligung der Programmpauschale setzt keinen gesonderten Antrag voraus.
Die Auszahlung der Programmpauschale erfolgt anteilig mit jedem Mittelabruf.
Ab 2012 wird eine entsprechende Programmpauschale auch für neu beantragte Projekte
des Bundes ausgezahlt; für laufende Projekte wird ab dem Jahr 2011 eine Pauschale
von 10% ausgezahlt.
An der Universität Flensburg werden diese Programmpauschalen in gesonderten
Fonds vereinnahmt.
Üblicherweise sind bei Drittmittelprojekten 20 % (Personal-)Gemeinkosten zur Abdeckung
der Verwaltungskosten einschließlich der Kosten des ZIMTs einzukalkulieren
und abzurechnen. Hierfür, sowie ggf. für weitere indirekte Projektkosten, zahlen die
DFG und das BMBF die Programmpauschale. Demzufolge liegt die Anweisungsberechtigung
für Ausgaben aus den Mitteln der Programmpauschale beim Präsidium,
das zur Verwendung der Mittel folgendes Verfahren festgelegt hat:
- Sofern Projektausgaben erforderlich werden, die nicht über den Drittmittelgeber
abgerechnet werden können (z. B. Kosten für angemietete Räumlichkeiten,
IT-Beschaffungen u. ä.), können diese mit Zustimmung des Präsidiums,
vertreten durch den Kanzler, in der Regel bis zu 50% der Programmpauschale
aus dieser bestritten werden. Für jedes Projekt wird in dem zuvor genannten
Programmpauschalen-Fonds ein entsprechender Buchungsabschnitt eingerichtet,
so dass durch die Finanzabteilung jederzeit der aktuelle Mittelbestand
projektbezogen ermittelbar ist.
- Mittel aus der Programmpauschale, die nach Abschluss des jeweiligen Projektes
nicht verbraucht wurden, werden zentral für Zwecke der Forschungsförderung
an der Universität Flensburg eingesetzt. Sie sollen zukünftig in einen
zentralen Fonds für die Anschubfinanzierung von neuen Drittmittelprojekten
bzw. Fortsetzungsanträgen überführt werden. Die Entscheidung über die
Vergabe dieser Mittel obliegt dem vom Vizepräsidenten für Forschung geleiteten
Senatsausschuss für Forschung und Wissenstransfer.

Senatsbeschluss vom 29.06.2011
Verfahrensregelung der Universität Flensburg zur Verwendung von Drittmittelüberschüssen
In Drittmittelprojekten können zum Projektabschluss Überschüsse entstehen, die
nicht zur Deckung von direkten oder indirekten Personal- und Sachaufwendungen
benötigt werden und nach den Vorgaben des Drittmittelgebers von der Universität frei
verwendet werden können. Diese Überschüsse entstehen insbesondere durch die
Vergütung von Personalaufwand, der nicht durch zusätzlich eingestelltes, sondern
durch vorhandenes Personal geleistet wird, das zudem keine Entlastung durch Vertretungen
im Hauptamt erfährt.
Es ist sinnvoll für die Verwendung dieser Überschüsse ein einheitliches Verfahren
festzulegen. Hierfür wird der folgende Vorschlag unterbreitet:
1. Overhead
Zur Ermittlung des tatsächlich frei zur Verfügung stehenden Überschusses ist zu ermitteln,
ob aus den Projektmitteln bereits angemessene Beiträge zur Finanzierung
des Overheads geleistet wurden. Üblicherweise sind bei Drittmittelprojekten 20 %
Personalgemeinkosten zur Abdeckung der Verwaltungskosten einschließlich der
Kosten des ZIMT einzukalkulieren und abzurechnen. Im Rahmen der KLR wird die
Universität im Laufe des Jahres 2011 in der Lage sein, die tatsächlich anzusetzenden
Gemeinkosten zu ermitteln. Ggf. sind aus den Überschüssen zunächst die Gemeinkosten
bis zur üblichen Höhe zu bedienen.
2. Forschungsförderung
Zur Speisung eines zentralen Fonds für die Anschubfinanzierung von neuen Drittmittelprojekten
wird angeregt, 25% der frei zur Verfügung stehenden Überschüsse einem
entsprechenden Fonds zuzuführen. Die Entscheidung über die Vergabe dieser
Mittel soll dem vom Vizepräsidenten für Forschung geleiteten Senatsausschuss für
Forschung und Wissenstransfer obliegen.
3. Honorierung besonderer Leistungen
Den Projektleiterinnen und Projektleitern soll die Möglichkeit eröffnet werden, bis zu
25% der frei zur Verfügung stehenden Überschüsse zur Honorierung der besonderen
Leistungen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter entsprechend oder (bei Beamten) in
Anlehnung an die Regelungen der § 40 Nr. 6 des TV-L (Sonderregelungen für Beschäftigte
an Hochschulen und Forschungseinrichtungen zu § 18) verwenden zu
können. Die konkrete Regelung des Antragsverfahrens sollte auch eine Honorierung
der Leistungen der Projektleiterin bzw. des Projektleiters ermöglichen und muss die
Regelungen der Mitbestimmung beachten.
4. Sondermittelkonten
Die verbleibenden frei zur Verfügung stehenden Überschüsse werden (ggf. anteilig)
auf Sondermittelkonten der Projektleiterinnen bzw. der Projektleiter gebucht und
können von diesen unter Beachtung der Regelungen zur Verwendung von Landesmitteln
frei, d.h. insbesondere zur Unterstützung neuer eigener Forschungsaktivitäten
verwendet werden.

Universität Flensburg
Vizepräsidentin für Europa und Internationales
Universität Flensburg - Auf dem Campus 1 - 24943 Flensburg
Prof. Dr. Charlotte Gaitanides
Vizepräsidentin für Europa und Internationales
Geschäftszeichen
Besucheranschrift
Gebäude E, Raum 015
Campusallee 3
24943 Flensburg
Telefon
+49 461 805 2766
Hinweise betreffend das Verfahren zum Abschluss neuer
internationaler Kooperationsvereinbarungen der
Universität Flensburg
Telefax
+49 461 805 2799
E-Mail
charlotte.gaitanides@uni-flensburg.de
Sekretariat
Bianca Zaudtke
1. Der Initiator/die Initiatorin der neuen Hochschulkooperation leitet
dem International Center (int-center@uni-flensburg.de, EB 035) einen
schriftlichen Entwurf der Kooperationsvereinbarung unter Angabe der
Kontaktadresse des Kooperationspartners (Post- sowie Mailadresse)
zu. Das International Center prüft den Entwurf sprachlich und
inhaltlich.
Raum
206
Telefon Sekretariat
+49 461 805 2800
+49 461 805 2818
Telefax
+49 461 805 2799
2. Sofern erforderlich, leitet das International Center den Entwurf an die
Rechtsabteilung weiter und setzt den Vizepräsidenten/die
Vizepräsidentin für Europa und Internationales ins CC.
a) Bestehen seitens des International Centers und/oder der
Rechtsabteilung Einwände, informiert das International Center
den Initiator/die Initiatorin. Dieser/diese nimmt in Absprach mit
dem Kooperationspartner die entsprechenden Korrekturen vor
und leitet dem International Center den geänderten Entwurf zu.
b) Sofern keine Einwände (mehr) bestehen, legt das International
Center dem Präsidium die Kooperationsvereinbarung zur
Unterzeichnung vor. Ein Memorandum of Understanding (MoU)
wird von dem Vizepräsidenten/der Vizepräsidentin für Europa
und Internationales unterzeichnet. Alle weitergehenden
Kooperationsvereinbarungen unterzeichnet der Präsident/die
Präsidentin.
Homepage
www.uni-flensburg.de/praesidium

3. Das Präsidiumssekretariat versendet zwei originale Ausfertigungen der
Kooperationsvereinbarung an die Partnerinstitution mit der Bitte um Unterzeichnung und
Rücksendung einer originalen Ausfertigung an das Präsidium.
4. Nach Eingang der unterschrieben Ausfertigung leitet das Präsidiumssekretariat dem
International Center eine Kopie der Kooperationsvereinbarung zu. Das Original verbleibt bei den
Akten des Präsidiums.
Seite 2 von 2

Richtlinie zur Finanzierung von Repräsentationskosten
an der Universität Flensburg
I. Präambel
Ausgaben für Bewirtungen und sonstige Repräsentationszwecke, die durch die Hochschule
geleistet werden, unterliegen in besonderem Maße der kritischen Betrachtung der
Öffentlichkeit. Die in Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft übliche Praxis der Kontaktpflege
kann bei maßgeblich aus Steuergeldern finanzierten öffentlichen Einrichtungen
nicht als Vergleichsmaßstab herangezogen werden. Da allerdings auch die Universität
Flensburg bei besonderen Anlässen bestimmte Repräsentationspflichten zu erfüllen hat,
kann es für ihre Aufgabenerfüllung gemäß § 3 Hochschulgesetz (HSG) im Bereich der
Forschung und Lehre, aber auch in der Verwaltung zweckmäßig und geboten sein, dass
entsprechende Ausgaben getätigt werden. Diese Richtlinie dient dazu, für die Universität
Flensburg einen Rahmen für die finanziellen Aufwendungen bei repräsentativen Anlässen,
insbesondere bei Bewirtungen, zu setzen.
Für alle Ausgaben gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
II. Laufende Betriebsaufwendungen, Geschenke, Blumen und
Werbeartikel
BETRIEBSAUFWENDUNGEN
Das Anbieten von z.B. Mineralwasser, Kaffee, Tee und Gebäck anlässlich von Besprechungen
mit Gästen und bei Gremiensitzungen innerhalb der Universität Flensburg
stellen als übliche Geste der Höflichkeit laufende Betriebsaufwendungen dar, die aus
Landesmitteln finanzierbar sind. Es versteht sich von selbst, dass Kaffee, Wasser usw.
für den eigenen Verbrauch oder interne Dienstbesprechungen weiterhin selbst zu finanzieren
sind.
GESCHENKE UND BLUMEN
Geschenke (Blumensträuße, Weinflasche, Pralinen o.ä.) dürfen als kleine Geste an
Gastvortragende oder Referenten überreicht werden.
Zur Verabschiedung langjähriger Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen oder zu besonderen
Anlässen überreicht das Präsidium Blumen o.ä. im Namen der Hochschule.
WERBEARTIKEL
Werbeartikel der Hochschule dürfen in angemessenem Umfang für Gäste, Partner der
Hochschule oder als Gastgeschenke verwendet werden, wenn sie der Aufgabenerfüllung
der Hochschule dienen. Die Entscheidung trifft das Präsidium .
III. Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen und Getränke, die im Zusammenhang
mit der Aufgabenerfüllung der Universität Flensburg für die Bewirtung von Gästen und Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern entstehen. Dabei kann es sich um externe Bewirtung (z.B.
Restaurantbesuche) oder um Empfänge oder Veranstaltungen mit Bewirtung in Räumen der
Universität Flensburg handeln.
1

Wann sind Bewirtungskosten erstattungsfähig?
Eine Erstattung von Bewirtungskosten ist nur zulässig, wenn es im Rahmen der Aufgabenerfüllung
der Universität Flensburg im Einzelfall geboten ist, die Gäste zu bewirten. Das
dienstliche Interesse muss in allen Fällen nachvollziehbar erkennbar sein. Die Anzahl der
Gäste sollte die Anzahl der Hochschulmitglieder übersteigen.
Dies ist in der Regel gegeben bei
• der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einschließlich der an künftige Studierende und
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerichtete Werbung für die Hochschule
• Förderung der internationalen Zusammenarbeit
• der Pflege von Kontakten mit der Politik, Wirtschaft, Kultur und Schulen sowie zur
Förderung von Wissens- und Technologietransfer
• der Einwerbung von Drittmitteln und Anbahnung von Kooperationen
• der Pflege der Alumni
• der Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen außerhalb Schleswig-Holsteins
• Anlässen von besonderem dienstlichen Interesse, z.B. im Rahmen von
Akkreditierungs- und Auditverfahren, Tagungen, Konferenzen
• Anlässen des akademischen Gemeinschaftslebens der Hochschule wie z.B.
Absolventenfeiern, Preisverleihungen, Ehrungen, Antrittsvorlesungen (nicht: Veranstaltungen
einzelner Institute)
Wann sind Bewirtungskosten nicht erstattungsfähig?
Ausnahmslos sind Bewirtungskosten im Rahmen der nachfolgenden, beispielhaften
und nicht abschließend aufgeführten Anlässe nicht erstattungsfähig:
• interne Anlässe in der Hochschule wie z.B. für interne Dienstbesprechungen,
Dienstjubiläen, Beförderungen und Verabschiedungen von Mitarbeitern
und Mitarbeiterinnen
• Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Geburtstage oder Abteilungsessen
• Feiern zu einem bestimmten Jahrestag der Institute und Zentren o.ä.
• Arbeitsessen oder Ausflüge ausschließlich mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
oder Studierenden eines Projektes z.B. mit dem Ziel der Motivationssteigerung o-
der Danksagung
• Bewirtung nach honorierten Gastvorträgen
• Kosten für innerbetriebliche Veranstaltungen, an denen ausschließlich Mitglieder
der Hochschule teilnehmen. Ausgenommen sind Veranstaltungen des Hochschulrates,
des Präsidiums, des Senates oder vorab durch das Präsidium genehmigte
Veranstaltungen.
IV. Finanzierung und Abrechnung
Welche Mittel dürfen für die Finanzierung eingesetzt werden?
1. Bei Veranstaltungen, bei denen Teilnehmerbeiträge erhoben werden, können
aus diesen sämtliche Bewirtungs- und sonstige Veranstaltungskosten übernommen
werden (z.B. Rahmenprogramm). Voraussetzung ist, dass die Beiträge die
Kosten der Veranstaltung vollständig decken.
2. Drittmittel, die der Hochschule von privaten oder öffentlichen Geldgebern zur Erfüllung
ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt werden, unterliegen wie Landesmittel
ebenfalls der Landeshaushaltsordnung. Bewirtungskosten und sonstiger Repräsentationsaufwand
kann aus Drittmitteln daher nur übernommen werden,
wenn
a. die Vertrags- und Bewilligungsbedingungen dies ausdrücklich zulassen.
2

In diesem Fall richtet sich die Erstattung nach den Bedingungen des
Drittmittelgebers und dem Finanzierungsplan.
b. „freie“ Mittel zur Verfügung stehen. Drittmittel sind dann „frei“, wenn der
Drittmittelgeber keine Vorgaben über deren Verwendung gemacht hat.
Bei öffentlichen Geldgebern (z.B. Bund, DFG) ist die Verwendung der
Drittmittel für Repräsentationszwecke fast ausnahmslos ausgeschlossen.
In Zweifelsfällen ist eine Abstimmung mit der Finanzabteilung geboten,
um Probleme bei der Abrechnung bereits im Vorfeld zu vermeiden.
3. Mittel aus selbsterwirtschafteten Einnahmen können im Rahmen dieser Richtlinie
und unter Beachtung der Landeshaushaltsordnung für Repräsentationsausgaben
verwendet werden.
4. Spenden, für die die Universität Flensburg eine Zuwendungsbescheinigung über
wissenschaftliche Zwecke ausgestellt hat, dürfen auch nur für wissenschaftliche
Zwecke verwendet werden. Eine Finanzierung von Repräsentationskosten jeglicher
Art aus Zuwendungsmitteln käme lediglich in Betracht, wenn die Spende
ohne jede Zweckbindung erfolgt ist und auf die Erstellung einer Zuwendungsbescheinigung
ausdrücklich verzichtet wurde. Eine solche Spende ist dann aber für
den Spender steuerlich nicht abzugsfähig.
5. Staatliche Mittel sind erst nachrangig für Repräsentationskosten verfügbar. Die
Entscheidung, welche Repräsentationskosten aus Hochschulmitteln übernommen
werden, trifft im Rahmen dieser Richtlinie das Präsidium.
Welche weiteren Voraussetzungen für die Erstattung von Repräsentationsausgaben
müssen vorliegen?
Ist eine Erstattung von Repräsentationsausgaben dem Grunde nach zulässig und stehen
Mittel für deren Finanzierung zur Verfügung, sind folgende Voraussetzungen einzuhalten:
1. Die Aufwendungen müssen unmittelbar mit einem konkreten dienstlichen Vorhaben
zusammenhängen und dessen Zielen dienen (z.B. Durchführung von Konferenzen,
Akkreditierungsverfahren).
2. Die Aufwendungen müssen sich in einem für den öffentlichen Dienst üblichen,
dem verfolgten Zweck angemessenen Rahmen halten.
3. Die allgemeinen haushaltsrechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und
Sparsamkeit sind zu beachten. Dies gilt unabhängig von der Finanzierungsquelle.
Bei der Durchführung von Tagungen, Symposien, Kongressen etc. sind grundsätzlich
kostendeckende Teilnehmerbeiträge zu erheben.
Welche Unterlagen müssen für eine Erstattung vorliegen?
Folgende Informationen und Unterlagen müssen vorgelegt werden, damit die Voraussetzungen
für eine Erstattung der Repräsentationsausgaben erfüllt sind:
1. Hinreichende Dokumentation von Anlass und der Notwendigkeit der Bewirtung
(hinreichendes dienstliches Interesse). Dazu eignen sich z.B. das Programm
oder die Einladung zur Veranstaltung.
2. Der Teilnehmerkreis ist in Form einer Teilnehmerliste zu belegen. Dabei ist bei
jeder Person anzugeben, welcher Institution sie angehört. Hochschulmitglieder
sind zu kennzeichnen.
3. Bei der Abrechnung von Bewirtungskosten muss der Bewirtungsbeleg
(Rechnung)
• im Original vorliegen.
• maschinell erstellt und mit einer Registriernummer versehen sein.
• Anschrift und Steuernummer des Gastbetriebes, Caterer, Lieferan-
3

ten enthalten.
• die genaue Bezeichnung der konsumierten Speisen und Getränke enthalten.
• das Datum und den Ort des Verzehrs/der Lieferung angeben.
• den Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer aufführen.
• sachlich und rechnerisch richtig gekennzeichnet sein.
Was kann keinesfalls erstattet werden?
1. Trinkgelder
2. Verauslagtes Pfand
3. Repräsentationsausgaben, die nicht dieser Richtlinie entsprechen
Die vorstehenden Ausführungen geben allgemeine Grundsätze wieder und gelten als
Richtschnur. Die Entscheidung in Einzelfällen, die hier nicht ausdrücklich aufgeführt sind,
ist anhand dieser Grundsätze zu treffen. In Zweifelsfällen wird eine Klärung vor der Leistung
entsprechender Ausgaben mit der Finanzabteilung empfohlen. Die endgültige Entscheidung
liegt bei dem Beauftragten für den Haushalt.
Flensburg, den 20. Dezember 2012
Frank Kupfer
Kanzler
4

Universität Flensburg
Zentrale Verwaltung
Abteilung Finanzen
Universität Flensburg - Auf dem Campus 1 - 24943 Flensburg
Sven Kaufmann
Abteilungsleiter
Geschäftszeichen
Die Bankverbindung der Universität Flensburg lautet:
Kontoinhaber: Finanzverwaltungsamt S-H/Landeskasse
Kreditinstitut: Deutschen Bundesbank, Filiale Kiel
BIC/SWIFT Code: MARKDEF 1210
IBAN Nr.: DE37 2100 0000 0021 0015 08
Besucheranschrift
Gebäude E
Campusallee 3
Raum 209
24943 Flensburg
Telefon
+49 461 805 2807
Telefax
+49 461 805 95 2807
E-Mail
sven.kaufmann@uni-flensburg.de
Homepage
www.uni-flensburg.de
Da das obige Konto auch von anderen Landesdienststellen (u. a. sämtlichen
schleswig-holsteinischen Hochschulen) genutzt wird, können Zahlungen nur
unter Angabe des Bezeichnung 8723 (steht für den Einzelplan der Universität
Flensburg) und unter Verwendung eines individuellen Kassenzeichens
zugeordnet werden. Kassenzeichen sind in der Finanzabteilung erhältlich.
Ich bitte um Kenntnisnahme und Beachtung.
Steuer- Nr. 15 290 28107
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - VAT-Nr. DE 15 34 11 324

Personalkostentabelle Uni Flensburg
Universität Flensburg
Abteilung II Finanzen
Berechnung der effektiven Jahresarbeitszeiten 2013
Uni Flensburg:
Monat
Arbeitstage
Jan 13 22
Feb 13 20
Mrz 13 20
Apr 13 21
Mai 13 20
Jun 13 20
Jul 13 23
Aug 13 22
Sep 13 21
Okt 13 22
Nov 13 21
Dez 13 20
Summe 252
Beschäftigte
Beamte
Arbeitsstunden
- der Beschäftigten (7,74 Std. tgl.) 1950
- der Beamten (8,2 Std. tgl.) 2066
abzügl. Std.-Ausfälle durch
- Krankheit (4,8%) 94 99
- Fortbildung, sonst. Dienstl. Veranst. 23 23
- Dienstbefreitung u. Bildungsfreist. 8 8
- Urlaub A2-A14 (2 AZV Tage) 254
E2-E15Ü 224
ergibt effektive Jahresarbeitszeiten: 1601 1682
Stunden Stunden
II/1
C:\Users\verprascs\Documents\UF\Ausschuss Forschung\Leitfaden_DM-
Projekte\Dateien_Anhang_Leitfaden\Jahresarbeitszeit2013
17.10.2013

Personalkostentabelle Uni Flensburg
Universität Flensburg
Abteilung II Finanzen
Berechnung der effektiven Jahresarbeitszeiten 2014
Uni Flensburg:
Monat
Arbeitstage
Jan 14 22
Feb 14 20
Mrz 14 21
Apr 14 20
Mai 14 20
Jun 14 20
Jul 14 23
Aug 14 21
Sep 14 22
Okt 14 22
Nov 14 20
Dez 14 21
Summe 252
Beschäftigte
Beamte
Arbeitsstunden
- der Beschäftigten (7,74 Std. tgl.) 1950
- der Beamten (8,2 Std. tgl.) 2066
abzügl. Std.-Ausfälle durch
- Krankheit (4,8%) 94 99
- Fortbildung, sonst. Dienstl. Veranst. 23 23
- Dienstbefreitung u. Bildungsfreist. 8 8
- Urlaub A2-A14 (2 AZV Tage) 254
E2-E15Ü 224
ergibt effektive Jahresarbeitszeiten: 1601 1682
Stunden Stunden
17.09.2013
II/1C:\Users\verprascs\Documents\UF\Ausschuss Forschung\Leitfaden_DM-Projekte\Jahresarbeitszeit2014

Für die Berechnung der Personalkosten 2013 sind folgende Beträge zu verwenden:
Engeltgruppe
Jahresgesamtkosten
2013
Jahresarbeitsstunden
Stundensatz
Kalkulation
2013
E 13/ Stufe 1 53.000 € 1601 33,10 €
E 13/ Stufe 2 59.000 € 1601 36,85 €
E 13/ Stufe 3 62.000 € 1601 38,73 €
E 8 46.000 € 1601 28,73 €
E 6 42.500 € 1601 26,55 €
Wissenschaftl. Hilfskraft (MA) 16,00 €
Wissenschaftl. Hilfskraft (BA) 12,00 €
Studentische Hilfskraft 11,00 €
Für die Berechnung der Personalkosten 2014 sind folgende Beträge zu verwenden:
Engeltgruppe
Jahresgesamtkosten
2014
Jahresarbeitsstunden
Stundensatz
Kalkulation
2014
E 13/ Stufe 1 54.000 € 1601 33,73 €
E 13/ Stufe 2 60.500 € 1601 37,79 €
E 13/ Stufe 3 63.500 € 1601 39,66 €
E 8 47.500 € 1601 29,67 €
E 6 43.500 € 1601 27,17 €
Wissenschaftl. Hilfskraft (MA) 16,00 €
Wissenschaftl. Hilfskraft (BA) 12,00 €
Studentische Hilfskraft 11,00 €

Stundennachweis
Träger: Universität Flensburg
Projekt:
Projektnummer/Aktenzeichen:
Periode/Monat:
Name des Arbeitnehmers:
Funktion im Projekt:
Datum
Tag Monat Jahr Arbeiten im Zusammenhang mit dem
Projekt
Stunden
Datum_______________Unterschrift (Arbeitnehmer)_________________________
Datum_______________Unterschrift (Projektleiter)___________________________

Merkblatt fü r Antra ge aüf Unterstü tzüng von
Antragsvorhaben fü r Forschüngsprojekte
1. Was kann unterstützt werden?
Kosten, die bei der Antragstellung entstehen und diese erleichtern, insbesondere:
- Die projektorientierte und auf maximal sechs Monate befristete
Aufstockung von Stellen zur Beantragung von Forschungsprojekten
vorbehaltlich der Erfüllung der personalwirtschaftlichen und
personalrechtlichen Voraussetzungen.
- Die projektorienterte befristete Beschäftigung studentischer und
wissenschaftlicher Hilfskräfte.
2. Wer ist antragsberechtigt?
Beschäftigte der Universität Flensburg, die Forschungsanträge vorbereiten.
3. Wie hoch ist die Förderung?
Die maximal mögliche Förderung richtet sich im Rahmen der zur Verfügung
stehenden Mittel nach dem angestrebten Antragsvolumen, der Bedeutung des
Projekts für die Universität, sowie den anhand von Vorarbeiten dokumentierten
Erfolgsaussichten.
Die Förderungen sind abhängig von der Höhe der eingestellten Haushaltsmittel und
der aktuell zur Verfügung stehenden Mittel zum Antragszeitpunkt.
Die Entscheidung über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags obliegt dem
Forschungsausschuss.
Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht.
4. Gibt es Antragsfristen?
Anträge müssen zum 15. Januar, 1. April, 1. Juni oder 1. Oktober eingereicht werden,
damit auf den nachfolgenden Sitzungen des Forschungsauschusses über sie
entschieden werden kann.
Sofern Stellenaufstockungen beantragt werden, ist zu beachten, dass zwischen dem
beginn der beantragten Maßnahme und der Entscheidung des
Forschungsausschusses mindestens drei Wochen liegen sollten, damit das
entsprechende Verfahren administrativ umgesetzt werden kann und die Beachtung
der Mitbestimmungsfristen gewährleistet ist.
Ausnahmen können nur in begründeten Einzelfällen gewährt werden.
In jedem Fall muss der Antrag acht Wochen vor dem ersten angestrebten
Zahlungsfluss eingereicht worden sein.

5. An wen und in welcher Form wird der Antrag gestellt?
Der Antrag ist in elektronischer From (bitte max. 1 pdf als Anhang) an den
Vizepräsidenten / die Vizepräsidentin für Forschung zu richten.
6. Welche Informationen müssen in den Antrag?
Voraussichtliche Antragsteller/Antragstellerinnen, Kooperationspartner/
- Kooperationspartnerinnen und Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen
Gesamtkosten und Höhe der beantragten Förderung bei der Universität Flensburg
(inklusive einer Begründung der Art und Höhe der beantragten Unterstützung)
Voraussichtlicher Zeitpunkt der Antragstellung
Voraussichtliche weitere Mittelgeber/Mittelgeberinnen
(Institution/Fördereinrichtung/Programmlinie)
Kurze Information zum Projekt und ggf. Dokumentation vorhandener Vorarbeiten
(Publikationen, Vorläuferanträge, etc.)

Merkblatt fü r Antra ge
aüf Fö rderüng wissenschaftlicher
Veranstaltüngen
1. Was kann unterstützt werden?
Wissenschaftliche Veranstaltungen, bei denen die Universität Flensburg bzw. ihre
Seminare, Abteilungen, Institute bzw. Professoren/Professorinnen als
Veranstalter/Veranstalterin auftreten.
2. Wer ist antragsberechtigt?
Alle Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen der Universität Flensburg.
3. Wie hoch ist die Förderung?
Die maximal mögliche Förderung richtet sich nach der Bedeutung der Veranstaltung
für die Universität.
Die Förderungen sind abhängig von der Höhe der eingestellten Haushaltsmittel und
der aktuell zur Verfügung stehenden Mittel zum Antragszeitpunkt.
Die Entscheidung über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags obliegt dem
Forschungsausschuss.
Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht.
4. Gibt es Antragsfristen?
Anträge müssen zum 15. Januar, 1. April, 1. Juni oder 1. Oktober eingereicht werden,
damit auf den nachfolgenden Sitzungen des Forsschungsauschusses über sie
entschieden werden kann.
Ausnahmen können nur in begründeten Einzelfällen gewährt werden.
In jedem Fall muss der Antrag acht Wochen vor dem ersten angestrebten
Zahlungsfluss eingereicht worden sein.
5. An wen und in welcher Form wird der Antrag gestellt?
Der Antrag ist in elektronischer From (bitte max. 1 pdf als Anhang) an den
Vizepräsidenten / die Vizepräsidentin für Forschung zu richten.
6. Welche Informationen müssen in den Antrag?
Angaben über beantragende Person/en und/oder Institut/e Inhaltliche und
organistorische Informationen zur Veranstaltung (Programm etc.)
Nachweis über weitere Förderung von Dritten bzw. Nachweis/Erläuterung, dass
anderweitige Förderung nicht möglich ist
Höhe der Förderung, Aufschlüsselung der Kosten
Erläuterung der Bedeutung der Veranstaltung für die Universität Flensburg

Merkblatt fü r Antra ge
aüf Unterstü tzüng fü r Nachwüchswissenschaftler ünd
Nachwüchswissenschaftlerinnen
1. Was kann unterstützt werden?
Aktive Teilnahme an wissenschaftlichen Tagungen und Workshops (eigener Vortrag,
Poster, etc. ).
Passive Teilnahme an wissenschaftlichen Tagungen und Workshops, die für die
eigene Forschung besonders relevant sind.
Doktorand/Doktorandinnen: Teilnahme an promotionsunterstützenden
Programmen. Promotionsunterstützende Programme sind Maßnahmen, mit denen
die Bearbeitung des Promotionsthemas in besonderer Weise befördert und
verbessert werden kann.
2. Wer ist antragsberechtigt?
An der Universität Flensburg als Post-Docs, Habilitanden/Habilitandinnen oder
Juniorprofessoren/-professorinnen beschäftigte Personen.
An der Universität Flensburg als Promotionsstudierende eingeschriebene Personen.
Nicht-Hochschulangehörige Doktoranden/Doktorandinnen benötigen eine
schriftliche Erklärung des Betreuers / der Betreuerin, dass er / sie den Antrag
unterstützt.
3. Welche Ausgaben sind unterstützungsfähig?
Unterstützungsfähig sind
- Reisekosten
- Kosten der Unterkunft
- Tagungskosten
Hinweis: Es gelten die üblichen Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)
sowie der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit!
Bitte beachten Sie hierzu auch das „Merkblatt zu Dienstreisen“ der Universität Flensburg.
Das bedeutet insbesondere, dass
Flugreisen nur dann als Beförderungsmittel akzeptiert werden, wenn eine Reise mit
der Bahn mehr als acht Stunden dauern würde oder die Flugreise günstiger ist.
jede/r Antragsteller/in verpflichtet ist, für Flug- und Übernachtungskosten drei
(Vergleichs-)Angebote nachzuweisen.
die Übernachtungskosten 60€/Nacht nicht übersteigen dürfen.
nur Originalbelege als Grundlage für die Kostenerstattung akzeptiert werden.
4. Wie hoch ist die Unterstützung?
Die Unterstützung beträgt 50% der erstattungsfähigen Kosten.
Der Förderhöchstbetrag durch die Universität Flensburg beträgt € 1000 je Vorhaben.

Die Förderungen sind abhängig von der Höhe der eingestellten Haushaltsmittel und
der aktuell zur Verfügung stehenden Mittel zum Antragszeitpunkt.
Die Entscheidung über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags obliegt dem
Forschungsausschuss. Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht.
Doktoranden/Doktorandinnen:
Die Kostenerstattung durch den Forschungsausschuss kann sich auf 80% erhöhen,
wenn das betreuende Seminar 20% der Gesamtkosten übernimmt.
5. Gibt es Antragsfristen?
Anträge müssen zum 15. Januar, 1. April, 1. Juni oder 1. Oktober eingereicht werden,
damit auf den nachfolgenden Sitzungen des Forschungsauschusses über sie
entschieden werden kann.
In jedem Fall muss der Antrag spätestens vier Wochen vor Tagungsbeginn eingereicht
worden sein.
Ausnahmen können nur in begründeten Einzelfällen berücksichtigt werden.
6. An wen und in welcher Form wird der Antrag gestellt?
Bitte stellen Sie den Antrag in elektronischer Form (bitte max. 1 pdf als Anhang) an
den Vizepräsidenten / die Vizepräsidentin für Forschung der Universität Flensburg.
7. Welche Informationen müssen in den Antrag?
Tagungstitel, Ort, Dauer der Tagung, ggf. Webseite der Tagung
Angaben zur Person
Nachweis der aktiven Teilnahme, z.B. Annahme des Vortrags oder Posters (ggf.
nachreichen)
Bei passiver Teilnahme: Begründung der besonderen Relevanz der Tagung für die
eigene wissenschaftliche Arbeit
Nachweis über Tagungskosten, voraussichtliche Reisekosten und voraussichtliche
Kosten der Unterkunft
Doktoranden/Doktorandinnen:
Bei Antrag auf 80% Förderung zusätzlich das „Formblatt“ im Anhang beachten:
- Unterschriebene Erklärung des/r Sprechers/in des Seminars (oder eines
Professors/einer Professorin), dass 20% der Kosten vom Institut
übernommen werden (inkl. Finanzangaben).
8. Werden Vorschüsse gewährt?
Sie können einen Vorschuss von bis zu 80% der Fördersumme formlos mit
Begründung beantragen.
Der Antrag ist in elektronischer From (bitte max. 1 pdf als Anhang) an das Präsidium,
der Universität Flensburg, Sekretariat, zu richten.
9. Wie erfolgt die Abrechung?
Bitte verwenden Sie das Ihnen bei Genehmigung des Antrags zugehende Formblatt.
Für sämtliche entstandenen Kosten müssen Originalbelege eingereicht werden.

Diese Unterlagen schicken Sie bis spätestens vier Wochen nach Beendigung der
Veranstaltung an das Sekretariat des Präsidiums der Universität Flensburg, z.Hd. Frau
Bianca Zaudtke.

Anlage zum Antrag auf Unterstützung der Teilnahme an
Tagungen und Workshops für Doktoranden/innen
Hiermit wird bestätigt, dass Frau/Herrn ___________________________________
20 % der anfallenden Kosten (maximal 200,00 €) durch den Bereich
___________________________________________________________________________
(Finanzstelle:
____________________________________________________
Finanzposition:
____________________________________________________
Kostenstelle/Auftrag:
___________________________________________________)
erstattet werden.
_______________________________
Ort, Datum
__________________________________
Unterschrift des/r Sprechers/in / des/r Professors/in
HINWEIS: Dieses Formular ist dem Antrag beizulegen UND dem Vizepräsidenten / der
Vizepräsidentin für Forschung IM ORIGINAL vorzulegen!

Universität Flensburg
Zentrale Verwaltung
Abteilung Personal
Universität Flensburg
Abteilung Personal
Inken Alsen
Im Hause
Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise
Angaben zur Person
Name, Vorname:
Telefon/Email:
Straße, PLZ, Familienwohnort:
Dienstort/Institut:
Beantragt wird die Genehmigung einer:
Inlandsdienstreise
Auslandsdienstreise
Reiseziel (Unterlagen wie z. B. Programm, Anmeldung, Einladung usw. sind beizufügen):
Beginn der Dienstreise
tägliche Rückkehr
Datum Uhrzeit Abfahrtsort
ab Dienststelle
Beginn des Dienstgeschäftes
Datum
Uhrzeit
ab Wohnung
Ende des Dienstgeschäftes
Ende der Dienstreise
Datum Uhrzeit Die Dienstreise wird mit einer
privaten-/Urlaubsreise
verbunden (vom-bis zum)
Datum
Uhrzeit
Beförderungsmittel
Hinfahrt Bahn/Bus Dienst-Kfz privates Kfz Schiff Flug
Taxi (triftige Gründe angeben)
Rückfahrt Bahn/Bus Dienst-Kfz privates Kfz Schiff Flug
Mietwagen (triftige Gründe angeben)
Bei Nutzung eines privaten Kfz (kleine Wegstreckenentschädigung):
Mir ist bekannt, dass eine Sachschadenshaftung des Dienstherrn bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges ohne Anerkennung eines erheblichen
dienstlichen Interesses nicht gegeben ist. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges beträgt die Wegstreckenentschädigung 20 Cent je Kilometer
zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 130 Euro.
Ich beantrage bei der Benutzung des privaten Kraftwagens die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen
Interesses aus folgendem Grund (§ 5 Abs. 2 BRKG):
Begründung:
Ein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel steht nicht zur Verfügung
Schweres/Sperriges (mind. 25 kg) Dienstgepäck (kein persönliches) ist mitzuführen:
Die Benutzung eines privaten Kfz ermöglicht es, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die
bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten.
Eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen -aG- liegt vor.
Die Benutzung eines privaten Kfz. ist günstiger als die regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel

Universität Flensburg
Zentrale Verwaltung
Abteilung Personal
Übernachtungskosten
Übernachtungsmehrkosten, die 64,80 €/Tag inkl. Frühstück übersteigen, werden nur übernommen/erstattet, wenn
diese vor Dienstreiseantritt von der zuständigen Stelle genehmigt worden sind!
ohne Beleg 20,00 €/Tag
mit Beleg bis 64,80 €/Tag inkl. Frühstück
mit Beleg über 64,80/Tag inkl. Frühstück
Begründung:
Die Kosten werden getragen von:
Institut:
Projekt:
_______________________________________________________________________________________________
(Datum, Unterschrift Antragsteller/in)
(Datum, Unterschrift, Budgetverantwortliche/r)

Universität Flensburg
Zentrale Verwaltung
Abteilung Personal
Universität Flensburg
Abteilung Personal
Inken Alsen
im Hause
Reisekostenabrechnung
Der genehmigte Dienstreiseantrag ist inkl. der Antragsunterlagen, wie z. B. Einladungen, Programme usw. beizufügen.
Angaben zur Person
Name, Vorname:
Telefon/Email:
Straße, PLZ, Familienwohnort
Dienstort:
Angaben zur Reise:
Reiseziel:
Beginn der Dienstreise
Reisezweck:
Datum Uhrzeit Abfahrtsort
ab Dienststelle
Beginn des Dienstgeschäftes
Datum
Uhrzeit
ab Wohnung
Ende des Dienstgeschäftes
Ende der Dienstreise
Datum Uhrzeit Die Dienstreise wird mit einer
privaten-/Urlaubsreise
verbunden (vom-bis zum)
Datum
Uhrzeit
Beförderungsmittel – bitte Belege im Original beifügen!
Summe
Bahn/Bus
Hinfahrt
Schiff
Flug
Bahn/Bus
Rückfahrt
Schiff
Flug
Taxi (triftige Gründe angeben)
Mietwagen (triftige Gründe angeben)

Nutzung privat Kfz ohne erhebliches dienstliches Interesse.
Nutzung privat Kfz mit erheblichem dienstlichen Interesse (§ 5 Abs. 2 BRKG ) wird nur erstattet, wenn dieses
vor Dienstreiseantritt anerkannt wurde!
Wegstrecke in km:
Amtl. Kennzeichen:
Übernachtungskosten- bitte Belege im Original beifügen!
Übernachtungsmehrkosten, die 64,80 €/Tag inkl. Frühstück übersteigen, werden nur übernommen/erstattet, wenn
diese vor Dienstreiseantritt genehmigt wurden!
Während der Dienstreise wurde mir kostenfrei gestellt bzw. war in den Gebühren/Rechnung enthalten:
Datum Frühstück Mittagessen Abendessen Hotel
Übernachtung
private Übernachtung
Nebenkosten (z.B. Tagungsgebühren etc.):
Alle Auslagen der Berechnung sind mir wirklich entstanden. Ich versichere pflichtgemäß die Richtigkeit aller Angaben.
Als Abschlag – Reisekredit – wurde bereits ausgezahlt
___________________€
Zuwendungen Dritter habe ich nicht / in Höhe von ___________________ erhalten.
Eine Bescheinigung für das Finanzamt wird benötigt.
Ich bitte den Betrag zu überweisen
Kreditinstitut:
Bankleitzahl:
Konto:
Verwendungszweck:
Finanzposition:
Finanzstelle:
Basisdatum:
Kostenträger:
Kostenstelle:
Fonds:
Sachlich richtig:
_______________________________________________________________________________________________
(Datum, Unterschrift Antragsteller/in)
(Datum, Unterschrift, Budgetverantwortliche/r o. Vertreter)

Merkblatt
"Sachliche Richtigkeit" vom GD, GD-VertreterIn, Kostenstelleninhaber oder KanzlerIn bescheinigen lassen.
Dies soll nicht in eigener Angelegenheit geschehen.
Übernachtungskosten werden nur erstattet, soweit sie notwendig, unvermeidbar und nachgewiesen sind.
Bei fehlenden Belegen erhalten Sie pauschal 20,- € pro Übernachtung.
Werden Hotelkosten nachgewiesen, ist anzugeben, ob Verpflegungskosten (z.B. Frühstück, Halbpension oder
Vollpension) im Preis enthalten waren.
Das Bundesreisekostenrecht hält es im Sinne einer praktikablen Handhabung für vertretbar, dass Übernachtungskosten
bis 60,- € / bis 64,80 € inkl. Frühstück als notwenig und unvermeidbar ohne besondere Begründung
anerkannt werden.
Darüber hinausgehende Mehrkosten können nur erstattet werden, wenn die Unvermeidbarkeit der Kosten
entsprechend begründet wird.
Bei Bahnbenutzung ist die benutzte Wagenklasse und der angefallene Fahrpreis bzw. Zuschlag etc. einzutragen.
Bett und Liegekarten können ebenfalls eingetragen werden. (Fahrtausweise sind beizufügen)
Bei Flugzeugbenutzung ist ebenfalls der Flugpreis einzutragen. (Flugtickets bitte mit 3 Vergleichsangeboten
beifügen) Bei Auslandsflugreisen ist auch die Angabe der Flugzeiten erforderlich.
Flugkosten werden nur aus dienstlichen (Terminbedingt, Zeitersparnis, einzige Reisemöglichkeit) oder
wirtschaftlichen Gründen/ geringere Reisekosten erstattet.
Taxi-/ Mietwagenkosten sind nachzuweisen, die Notwendigkeit der Benutzung ist mit triftigen Gründen zu
erklären. Ortsunkundigkeit oder widrige Wetterverhältnisse sind kein triftiger Grund.
Bei Benutzung des Privat-PKW ist das amtl. Kennzeichen anzugeben. Abweichungen von der kürzesten
Wegstreckenentfernung sind näher zu begründen.
Wurden Kollegen oder Mitarbeiter mitgenommen sind die Namen anzugeben.
Der Antrag für die Nutzung des privaten PKW muss auf jeden Fall vor Antritt der Dienstreise gestellt werden.
Die "große Wegstreckenentschädigung" von 0,30 € je Kilometer wird nur gewährt, wenn ein erhebliches
dienstliches Interesse besteht. Ansonsten werden 0,20 € je gefahrenem Kilometer abgerechnet (max. 130,- €)
und es können keine Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. (Ausnahme: Wenn vorher ein
Antrag auf auf Sachschadenshaftung gestellt und genehmigt wurde.)
Für Fahrten zu Fortbildungsveranstaltungen kann grundsätzlich kein erhebliches dienstliches Interesse an der
Nutzung des privaten PKW gewährt werden.
Es werden nur Parkgebühren von max. 5,- € pro Tag erstattet.
Alle angefallenen Nebenkosten sind grundsätzlich nachzuweisen und in der Abrechnung einzutragen. Bei
Tagungs- und Kongressgebühren ist es erforderlich anzugeben, ob Aufenthalts- oder Verpflegungskosten in
diesen Gebühren enthalten waren. Falls ja, sind diese im Einzelnen anzugeben.
Zuwendungen von dritter Seite sind anzugeben.
Titel und Kostenstelle sind in der Reisekostenabrechnung anzugeben und auf Vollständigkeit zu überprüfen.
Es ist darauf zu achten, dass der KostenstelleninhaberIn oder GD, etc. unterschrieben hat.
Bei Auslandsreisen sind Datum und Uhrzeit der Grenzübertritte zu vermerken. Bei Flugreisen der Landezeitpunkt.
Bei Reisen mit mehreren Geschäftsorten ist der Beginn und das Ende des Dienstgeschäftes im Einzelnen
aufzuführen. Sie können den Reiseverlauf als Anlage auf einem gesonderten Blatt der Abrechnung beifügen.
Der genehmigte Dienstreiseantrag ist der Reisekostenabrechnung als Original beizufügen.
Wenn ein Abschlag gezahlt wurde oder Reise- oder Hotelkosten schon vorab von der Dienststelle beglichen ,
muss dies auf der Abrechnung vom Dienstreisenden vermerkt werden.
Bewirtungskosten oder Rechnungen für Geschenke werden nicht über die Reisekostenabrechnung beglichen.
Es ist auf Vollständigkeit beim Ausfüllen der Abrechnung zu achten.
Die Ausschlussfrist beträgt sechs Monate. Sie beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.

Tagessätze Inland / Deutschland
Tagegeld
< 8 Std. - €
8 - < 14 Std. 6,00 €
14 - < 24 Std. 12,00 €
24 Std. 24,00 €
Abzug bei unentgeltlicher Gewährung von
Frühstück Mittagessen Abendessen Vollverpflegung
je
4,80 € 9,60 € 9,60 € 24,00 €

Ausschreibungs- und Vergabeordnung
der Universität Flensburg (VergO UF)
in der Fassung vom 04.05.2012
§ 1
Geltungsbereich und Grundlagen
1. Diese Dienstanweisung gilt für die Mitglieder der Universität Flensburg ausgenommen der
Studierenden.
2. Die Dienstanweisung bezieht sich auf sämtliche Lieferungen und Leistungen sowie Bauleistungen.
Für IT-Beschaffungen der schleswig-holsteinischen Hochschulen gilt zusätzlich der
Erlass des Wissenschaftsministeriums vom 21.12.2007.
3. Beschaffungen aus dem IT-Bereich sind grundsätzlich nur über das Zentrum für Informations-
und Medientechnologie (ZIMT) zu erfolgen.
4. Der Dienstanweisung werden in ihren jeweils gültigen Fassungen zugrunde gelegt:
1. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
2. Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung–VgV)
3. Gesetz zur Förderung des Mittelstandes des Landes Schleswig-Holstein
(Mittelstandsförderungs- und Vergabegesetz MFG)
4. Landesverordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Schleswig-
Holsteinische Vergabeverordnung – SHVgVO)
5. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) mit den Teilen A, B und C
6. Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) mit den Teilen A und B
7. Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)
8. Sonstige vergaberechtliche Bestimmungen des Bundes und des Landes Schleswig-Holstein.
Neben dieser Dienstanweisung sind im einzelnen Vergabevorgang etwaige Richtlinien und Bedingungen
aufgrund von Zuwendungsbescheiden zu beachten.
Die vorstehenden Bestimmungen sind im Verwaltungsablauf wie folgt anzuwenden:
1

§ 2 a
Vergabeart
(Leistungsart)
Die Art der Vergabe richtet sich
1. bei Auftragsvergaben im innerstaatlichen Bereich unterhalb des jeweiligen EU-
Schwellenwertes
bei Bauleistungen nach § 3 des Abschnittes 1 der VOB/A in Verbindung mit § 4
SHVgVO
bei Liefer- und Dienstleistungen nach § 3 des Abschnittes 1 der VOL/A in Verbindung
mit § 2 SHVgVO
bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren
Lösung vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach Abschnitt 1
der VOL/A.
2. bei Auftragsvergaben ab Erreichung des jeweiligen EU-Schwellenwertes
bei Bauleistungen nach § 3 a des Abschnittes 2 der VOB/A
bei Liefer- und Dienstleistungen nach § 3 EG des Abschnitts 2 der VOL/A
bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren
Lösung vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach § 3 EG
des Abschnittes 2 der VOL/A
bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren
Lösung vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach § 3
der VOF.
2

§ 2 b
Vergabeart
(Vergabeverfahren)
Als Vergabemöglichkeiten bestehen:
1. Bei Bauleistungen nach der VOB
a) im innerstaatlichen Bereich unterhalb des EU-Schwellenwertes
Öffentliche Ausschreibung (§ 3 Abs. 2 VOB/A)
Beschränkte Ausschreibung
1. nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 4 VOB/A)
2. ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 3 VOB/A)
in Verbindung mit §4 Abs. 2 und §8a Abs. 1 Ziffer 3 SHVgVO
Freihändige Vergabe (§ 3 Nr. Abs. 5 VOB/A)
in Verbindung mit §4 Abs. 3 und §8a Abs. 1 Ziffer 4 SHVgVO
Auf die Vergabe von Baukonzessionen im innerstaatlichen Bereich, bei denen die Gegenleistung
für die Bauarbeiten statt in einer Vergütung in dem Recht auf Nutzung der baulichen
Anlage besteht, finden die Bestimmungen der §§ 1 bis 21 des Abschnitts 1 der VOB/A entsprechend
Anwendung (§ 22 VOB/A).
b) ab Erreichung des EU-Schwellenwertes
Offenes Verfahren, das der öffentlichen Ausschreibung entspricht
(§ 3 a Abs. 1 Ziffer 1 VOB/A)
Nichtoffenes Verfahren, das der beschränkten Ausschreibung mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb entspricht (§ 3 a Abs. 1 Ziffer 2 VOB/A)
Wettbewerblicher Dialog als Verfahren zur Vergabe besonders komplexer Aufträge
im Verhandlungsweg (3 a Abs. 1 Ziffer 3 VOB/A)
Verhandlungsverfahren, das an die Stelle der freihändigen Vergabe tritt
(§ 3 a Abs. 1 Ziffer 4 VOB/A)
Ggf. nach öffentlicher Vergabebekanntmachung (§ 3 a Abs. 1 Ziffer 4, letzter Halbsatz VOB/A)
Für die Vergabe von Baukonzessionen ab dem EU-Schwellenwert ist § 22 a VOB/A anzuwenden.
3

2. Bei Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL
a) im innerstaatlichen Bereich unterhalb des EU-Schwellenwertes
Öffentliche Ausschreibung (§ 3 Abs. 2 VOL/A)
Beschränkte Ausschreibung
1. nach Teilnahmewettbewerb Dies ist gem. § 3 Abs. 1 Satz 2 VOL/A der
Regelfall (§ 3 Abs. 3 VOL/A)
2. ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 4 VOL/A)
in Verbindung mit § 2 Abs. 2 und § 8 a Abs. 1 Ziffer 1 SHVgVO
3. Freihändige Vergabe mit oder auch ohne Teilnahmewettbewerb
(§ 3 Abs. 5 VOL/A) in Verbindung mit § 2 Abs. 3 und § 8 a Abs. 1 Ziffer 2
SHVgVO
b) ab Erreichung des EU-Schwellenwertes
Offenes Verfahren, das der öffentlichen Ausschreibung entspricht
(§ 3 EG Abs. 1 VOL/A)
Nichtoffenes Verfahren, das der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
entspricht (§ § EG Abs. 2 VOL/A)
Verhandlungsverfahren
1. Mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb)
(§ 3 EG Abs. 3 VOL/A)
2. ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 EG Abs. 4 VOL/A)
Wettbewerblicher Dialog
als besonderes Verhandlungsverfahren unter den in § 3 EG Abs. 7 VOL/A genannten
Voraussetzungen
Auslobungen (Wettbewerbe),
soweit nicht VOF, nach dem in § 3 EG Abs. 8 VOL/A beschriebenen Verfahren
Dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung nach § 4 und 4 EG VOL/A muss eines der vorstehenden
innerstaatlichen bzw. EU-Vergabeverfahren vorausgehen.
3. Bei freiberuflichen Dienstleistungen nach der VOF
a) Ab Erreichung des EU-Schwellenwertes
Verhandlungsverfahren
mit Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 1 VOF)
ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 4 VOF)
4

§ 3
Wertgrenzenbestimmungen
1. Für Bauleistungen nach der VOB gelten gemäß § 3 Absätze 3 und 5 (zweiter Satz) VOB/A
unter Berücksichtigung der §§ 4,6 und 8 a SHVgVO folgende Wertgrenzen:
bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer
a) Freihändige Vergabe
- nach Preisumfrage gem. Anlage 1 VergO UF unterhalb 500,00 €
- nach Einholung von drei schriftlichen Angeboten und Begründung nach § 3 Abs. 5
VOB/A unterhalb 30.000,00 €,
(gemäß § 8a SHVgVO befristet angehoben auf 100.000,00 €; Gültigkeit ist zu prüfen)
b) Beschränkte Ausschreibung
- ohne Teilnahmewettbewerb unterhalb 100.000,00 €
(gemäß § 8a SHVgVO befristet angehoben auf 1.000.000,00 €; Gültigkeit ist zu prüfen)
- mit Teilnahmewettbewerb unterhalb 200.000,00 €
c) Öffentliche Ausschreibung
unterhalb 5.000.000,00 €
d) EU-weite Ausschreibung
bei Erreichung bzw. Überschreitung des Schwellenwertes gemäß § 2 Ziffer 3 VgV und
Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1251/2011 ab 5.000.000,00 €
Für Lose von Bauaufträgen gelten die besonderen EU-Schwellenwerte nach § 2 Ziffer 6
VgV.
1. Für Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL gelten entsprechend § 3 Abs. 5 VOL und
§ 8 a SHVgVO folgende Wertgrenzen:
2. bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer
a) Freihändige Vergabe
- nach Preisumfrage gem. Anlage 1 VergO UF unterhalb 500,00 €
- nach Einholung von drei schriftlichen Angeboten und Begründung gem. § 3 Abs. 5
VOL unterhalb 25.000,00 €
(gemäß § 8a SHVgVO befristet angehoben auf 100.000,00 €; Gültigkeit ist zu prüfen)
b) Beschränkte Ausschreibung unterhalb 50.000,00 €
(gemäß § 8a SHVgVO befristet angehoben auf 100.000,00 €; Gültigkeit ist zu prüfen)
5

c) Öffentliche Ausschreibung unterhalb 200.000,00 €
d) EU-weite Ausschreibung ab 200.000,00 €
bei Erreichung bzw. Überschreitung des Schwellenwertes gemäß § 2 Ziffer 2 VgV und
Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1251/2011
Für Lose von Dienstleistungsaufträgen gelten die besonderen EU-Schwellenwerte
nach § 2 Ziffer 7 VgV.
3. Für freiberufliche Leistungen nach der VOF gelten folgende Wertgrenzen:
bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer
Verhandlungsverfahren
mit vorheriger EU-Vergabebekanntmachung bei
Erreichung des Schwellenwertes gemäß § 2 Ziffer 2 VgV und
Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1251/2011 ab 200.000,00 €
Für Lose von Dienstleistungsaufträgen gelten die besonderen Schwellenwerte nach § 2 Ziffer
7 VgV.
4. Für die Wertgrenzen sind die geschätzten Auftragssummen ohne Umsatzsteuer maßgebend.
5. Preisumfragen gem. Abs. 1 a) und Abs. 2 a) sind grundsätzlich schriftlich durchzuführen. In
begründeten Ausnahmefällen kann eine Preisumfrage auch mündlich erfolgen; Begründung
und Angebote sind aktenkundig zu machen.
6. Laufende Lieferungen und Leistungen nach VOL (z. B. Verbrauchsmaterialien) sind möglichst
in zweckmäßigen Zeitabschnitten gesammelt auszuschreiben. Für diese wiederkehrenden
Leistungen ist der Gesamtbetrag als maßgebliche Summe anzusetzen.
Dienstleistungsaufträge mit mehrjähriger Laufzeit (z. B. Versicherungs-, Wartungs-, Gebäudereinigungs-,
Leasing-, Mietkauf- oder ähnliche Verträge) sind in der Regel spätestens alle
fünf Jahre neu auszuschreiben.
7. Für die zur Wahl der Vergabeart erforderliche Bestimmung des Auftragswertes ist bei Leistungen
mit mehrjähriger Laufzeit vom Vertragswert bzw. - wo sich dieser nicht unmittelbar
aus dem Vertrag ergibt - vom geschätzten Vertragswert über die Gesamtlaufzeit auszugehen.
6

Bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert
aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48. Ein Vertrag gilt auch dann als unbefristet,
wenn zwar eine Laufzeit vorgesehen ist, der Vertrag sich aber ohne Kündigung automatisch
verlängert.
Bei EU-weiten Vergaben ist zusätzlich § 3 der VgV zu beachten.
8. Bei Wahlmöglichkeit zwischen Kauf und anderen Vertragsarten ist zuvor eine Wirtschaftlichkeitsprüfung
vorzunehmen und das Ergebnis aktenkundig zu machen. Ein Mangel an
Haushaltsmitteln für Erwerb durch Kauf reicht als Begründung für das Eingehen von Dauerschuldverhältnissen
nicht aus.
9. Reparaturarbeiten geringeren Umfangs, die sich von vornherein nicht eindeutig bestimmen
lassen und überwiegend Lohnkosten verursachen, können nach vorangegangener Stundenlohnumfrage
freihändig im Stundenlohn vergeben werden.
10. Es ist nicht zulässig, Aufträge in der Absicht aufzuteilen, sie der Anwendung der vorstehenden
Bestimmungen zu entziehen.
11. Bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe soll unter den in Betracht
kommenden Bewerbern / Bewerberinnen möglichst gewechselt werden. Bei der Auswahl
ist darauf zu achten, dass auch leistungsfähige Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb
des Landes Schleswig-Holstein haben, regelmäßig mit aufgefordert werden.
Darüber hinaus sind - soweit es die technischen und wirtschaftlichen Voraussetzungen zulassen
auch kleine und mittlere Unternehmen in angemessenem Umfang zur Angebotsabgabe
aufzufordern.
Mittelständische Interessen sind vornehmlich durch Teilung der Aufträge in Fach- und
Teillose angemessen zu berücksichtigen (siehe auch § 5 und § 5 a VOB/A, § 2 Abs. 2 und §
2 EG Abs. 2 VOL/A sowie § 14 Abs. 4 MFG).
12. Das Vergabeverfahren ist laufend zu dokumentieren. Die einzelnen Stufen des Verfahrens,
die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung
der einzelnen Entscheidungen sind in Textform festzuhalten (§ 20 VOB/A § 20 und § 24 EG
VOL/A sowie § 12 VOF).
7

13. In allen förmlichen Ausschreibungsverfahren sowie bei Freihändigen Vergaben ab 10.000,--
€ sind bei Bauleistungen die Formblätter aus dem Vergabehandbuch des Bundes (VHB) und
bei Lieferungen und Leistungen die Formblätter der Universität Flensburg zu verwenden.
§ 4
Abweichung von den Wertgrenzen
1. Von den Wertgrenzen der Ausschreibungs- und Vergabeordnung und der sich danach richtenden
Vergabeart darf nur im Rahmen der in den jeweiligen Verdingungsordnungen genannten
sachlichen Ausnahmefälle abgewichen werden. Die Gründe für die Abweichung
sind in einem gesonderten Vermerk konkret darzustellen.
2. Die Begründung einer Abweichung von der vorgegebenen Vergabeart mit dem Vorliegen
einer besonderen oder zwingenden Dringlichkeit der Auftragsvergabe setzt voraus, dass
diese Dringlichkeit auf Ereignissen beruht, die der Auftraggeber nicht selbst verursacht hat
und die er nicht voraussehen konnte.
3. Die Entscheidung über Abweichungen treffen die für die Auftragsvergabe nach § 12 Zuständigen
vor Einleitung des förmlichen Vergabeverfahrens bzw. bei freihändiger Vergabe vor
Auftragserteilung.
§ 5
Vergabebekanntmachungen
1. Im innerstaatlichen Bereich – unterhalb der EU-Schwellenwerte – sind öffentliche Ausschreibungen
und öffentliche Teilnahmewettbewerbe für Bauleistungen nach der VOB, Liefer- und
Dienstleistungen nach der VOL so bekannt zu machen, dass ein möglichst großer Bewerberkreis
Zugang hat (z. B. durch Tageszeitungen, Fachzeitschriften, bundesweite Vergabeplattformen
von Ausschreibungsdienstleistern und/oder Internetportale).
2. Bei der Veröffentlichung von Bekanntmachungen in Tageszeitungen reicht eine Kurzfassung
des Ausschreibungstextes mit Hinweis auf die parallele Veröffentlichung des vollständigen
Bekanntmachungstextes im Internet und/oder in Vergabeplattformen von Ausschreibungsdienstleistern.
8

3. Bei EU-weiten Ausschreibungen sind die als Anhang der Verordnung (EG) Nr. 1564/2005
abgedruckten Standardformulare zu verwenden:
Dazu gehören:
- für die Veröffentlichung von Vorinformationen
zu Beginn des Haushaltsjahres
Anhang I
- für die Bekanntmachung des Ausschreibungstextes Anhang II
- für die Bekanntmachung über vergebene Aufträge Anhang III
EU-Bekanntmachungen sind auf elektronischem oder auf anderem Weg unverzüglich dem
Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften, 2. rue Mercier, L-
2985 Luxemburg, zu übermitteln. In Fällen besonderer Dringlichkeit muss die Bekanntmachung
mittels Telefax oder auf elektronischem Weg über enotices der Seite
www.simap.europa.eu übermittelt werden.
Der Tag der Absendung ist nach § 17 a Nr. 1 (2) VOL/A zu dokumentieren. Das Muster und
die Modalitäten für die elektronische Übermittlung der Bekanntmachungen sind unter der Internetadresse
www.simap.europa.eu abrufbar.
§ 6
Erklärungen und Nachweise vor Auftragsvergabe
1. Zum Wettbewerb werden nur Unternehmen mit der erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit
und Zuverlässigkeit zugelassen. Die zuständige Mitarbeiterin/der zuständige Mitarbeiter
entscheidet jeweils im pflichtgemäßen Ermessen nach den Erfordernissen des Einzelfalles
darüber, welche Eigenerklärungen und Nachweise die Bewerber/Bieter im Rahmen
von § 6 und § 6 a VOB/A bzw. § 6 und §6 EG VOL/A sowie § 5 VOF zu erbringen haben.
Die Vorlage von Nachweisen ist möglichst in die Wertungsphase der Angebote zu verschieben
und auf die Bieter zu beschränken, deren Angebote in die engere Wahl gekommen sind.
Die Einholung der Nachweise hat unter einer Fristsetzung von sechs Kalendertagen mit
Hinweis auf §16 Abs. 1 Ziffer 3 VOB/A zu erfolgen. Bei VOL-Vergaben kann die Frist nach
§ 16 Abs. 2 VOL/A bzw. § 19 EG Abs. 2 VOL/A selbst bestimmt werden.
9

Im Falle eines Vergabeverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb sind die geforderten
Nachweise vom Bewerber bereits mit der Bewerbung /Teilnahmeantrag) vorzulegen.
Bei der Vergabe von Bauleistungen nach der VOB/A und von Liefer- und Dienstleistungen
nach der VOL/A ist generell eine Eigenerklärung der Bewerber bzw. Bieter entsprechend
Absatz 3 c) darüber einzuholen, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss vom Vergabeverfahren
nach § 21 (1) Satz 1 oder 2 des Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetzes oder
nach § 21 (1) des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder nach § 16 (1) des Mindestarbeitsbedingungengesetzes
nicht vorliegen.
Bei Vergaben von Bauaufträgen mit einem Auftragsvolumen ab 30.000,-- € ist der Auftraggeber
zusätzlich verpflichtet, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, einen Gewerbezentralregisterauszug
nach § 150 a der Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz in Bonn
anzufordern.
Dies gilt nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz auch für Montageleistungen auf Baustellen,
für Gebäudereinigungsleistungen und Briefdienstleistungen nach der VOL/A.
2. Die Eignung des Unternehmens wird bei Öffentlicher Ausschreibung und Offenen Verfahren
im Rahmen der Angebotswertung nach § 16 und 19 EG VOL/A bzw. § 16 und § 16 a VOB/A
geprüft, während bei Beschränkter Ausschreibung, Freihändiger Vergabe und Nichtoffenen
Verfahren diese bereits vor Aufforderung zur Angebotsabgabe zu prüfen ist.
Bei Baumaßnahmen nach der VOB entfällt die spezielle Eignungsprüfung, wenn das Unternehmen
gemäß § 6 Abs. 3 Ziffer 2 VOB/A seine auftragsunabhängige Eignung durch die
vom Auftraggeber direkt abrufbare Eintragung in die allgemein zugängliche Liste des Vereins
für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V. (Präqualifikationsverzeichnis unter
www.pq-verein.de) nachweist. Näheres über das Verfahren ist den „Hinweisen für Kommunale
Auftraggeber zur Präqualifikation für Bauunternehmen“ des Bundesministeriums für
Verkehr, Bau- und Stadtentwicklung zu entnehmen.
10

Bei VOL-Vergaben entfällt die spezielle Eignungsprüfung nach § 6 Abs. 4 und § 7 EG
VOL/A, wenn der Unternehmer in der bundesweiten Präqualifizierungs-Datenbank (www.pqvol.de)
der Auftrags- und Beratungsstellen der IHK und HWK (www.abst-sh.de) registriert
sind.
3. Aufträge im Wert von über 10.000,-- Euro sind nur an solche Unternehmen zu vergeben, die
schriftliche Erklärungen des Inhaltes abgeben, dass sie
a) ihren gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der Steuern und Sozialabgaben nachgekommen
sind und die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen
Leistung erfüllen und
b) keine illegalen Beschäftigten einsetzen und
c) in den letzten zwei Jahren nicht
- gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz oder
- gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz
- gem. § 16 Abs. 1 Mindestarbeitsbedingungengesetz
mit einer Geldbuße von mehr als 2.500,-- € belegt worden sind.
4. Bei allen Ausschreibungen ist von den Bietern eine Erklärung darüber zu verlangen, dass
das Unternehmen für die angebotenen Lieferungen und Leistungen keine Kartellabrede,
Preisbindungen, ähnliche Vereinbarungen oder vorbereitende Handlungen in diese Richtung
getroffen hat oder treffen wird.
Bei allen Lieferungen und Leistungen einschl. Bauleistungen sind nur Produkte zu berücksichtigen,
die ohne ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention 182 hergestellt
wurden bzw. Produkte, deren Hersteller oder Verkäufer aktive, zielführende Maßnahmen
zum Ausstieg aus der ausbeuterischen Kinderarbeit eingeleitet haben. Dies ist
durch eine Zertifizierung einer unabhängigen Organisation oder eine entsprechende Selbstverpflichtungserklärung
des Bieters nachzuweisen.
Bereits bei der Ausschreibung von Aufträgen ist darauf hinzuweisen, dass der Zuschlag nur
Bietern erteilt wird, die die vorstehenden Voraussetzungen erfüllen.
11

5. Alle Erklärungspflichten gelten bei beabsichtigter Beauftragung von Nachunternehmen
(Subunternehmen) auch für diese. Auftragnehmer sind für den Fall der Weitergabe von Leistungen
an Nachunternehmer vertraglich zu verpflichten,
- bevorzugt Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft zu beteiligen, soweit es mit der
vertragsgemäßen Ausführung des Auftrages zu vereinbaren ist
- Nachunternehmen davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag
handelt
- bei der Vergabe von Bauleistungen an Nachunternehmen die allgemeinen Vertragsbedingungen
für die Ausführung von Bauleistungen (VOB/B) und bei der Weitergabe von Lieferund
Dienstleistungen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen
(VOL/B) zum Vertragsbestandteil zu machen
- den Nachunternehmen insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise keine ungünstigere
Bedingungen aufzuerlegen als zwischen Auftragnehmer und der Universität Flensburg ver-
einbart.
6. Für den Fall der Abgabe einer unrichtigen Erklärung nach Abs. 3 und 4 hat die Universität
Flensburg sich vorzubehalten, vom Vertrag zurückzutreten.
Ferner sind Unternehmen, die derartige unrichtige Erklärungen abgeben oder mangelhafte
Lieferungen und Leistungen (einschließlich Bauleistungen) erbracht haben, in der Regel für
zwei Jahre von Lieferungen und Leistungen für die Universität Flensburg auszuschließen.
Für den Fall einer nachweislich aus Anlass der Vergabe getroffenen Abrede, die eine unzulässige
Wettbewerbsbeschränkung darstellt, ist - wenn kein Schaden in anderer Höhe
nachgewiesen wird - die Zahlung von 5 v. H. der Abrechnungssumme auszubedingen, auch
für die Fälle, in denen der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt wurde.
12

§ 7
Leistungsbeschreibung/Verdingungsunterlagen
1. Die Leistungsbeschreibung als wesentliche Grundlage der Verdingungsunterlagen muss
eindeutig und so erschöpfend sein, dass sie von allen Bewerbern im gleichen Sinne verstanden
wird, die Angebote miteinander vergleichbar sind und eine einwandfreie Preisermittlung
ermöglicht wird. Die Preise müssen sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten zu berechnen
sein.
2. Wahl- und Bedarfspositionen sind auf den jeweils unabweisbaren Mindestumfang zu beschränken,
da sie sonst zu Manipulationszwecken missbraucht werden können. Zur Sicherstellung
einer ordnungsgemäßen Kalkulation sind hinreichend genaue Angaben zur Ausführung
zu machen und realistische Mengenansätze auszuschreiben.
3. In den Verträgen der Universität Flensburg und seiner Einrichtungen mit den Auftragnehmern
sind grundsätzlich die Allgemeinen Vertragsbedingungen des Teiles B der VOL für die
Ausführung von Leistungen bzw. des Teiles B der VOB für die Ausführung von Bauleistungen
als verbindliche Vertragsinhalte zu vereinbaren. Darauf ist bereits in den Verdingungsunterlagen
hinzuweisen.
Darüber hinaus sind bei fachspezifischen Anforderungen auch Besondere und Zusätzliche
Vertragsbedingungen (z. B. Technische Vertragsbedingungen, Ergänzende Vertragsbedingungen
für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) zu berücksichtigen.
4. Absatz 3 gilt auch für Freihändige Auftragsvergaben, wobei die Vereinbarung Besonderer
und Zusätzlicher Vertragsbedingungen bei Auftragssummen unter 10.000,-- € netto entfallen
kann.
5. Bei der Ausschreibung von Bauleistungen sind den Verdingungsunterlagen die Formblätter
„Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation“ oder „Preisermittlung bei Kalkulation über die
Endsumme" sowie „Aufgliederung der Einheitspreise“ aus dem Vergabehandbuch des Bundes
beizufügen, wenn die Angebotssumme 100.000,-- € netto übersteigt.
Die Formblätter Nr. 221 oder 222 (je nach Kalkulationsmethode des Bieters) sind in der Wertungsphase
ausgefüllt vom Bieter zurückzufordern.
13

Das Formblatt 223 (Aufgliederung der Einheitspreise) ist von der ausschreibenden Stelle vor
Ausschreibungsbeginn um die ausgewählten kostenbestimmenden Positionen zu ergänzen,
deren Aufgliederung während der Wertungsphase gefordert wird. Überschreitet die voraussichtliche
Auftragssumme netto 200.000,00 € sind alle Teilleistungen (Positionen) vorzugeben.
Unterhalb dieser Wertgrenze von 100.000,00 € sind die bezeichneten Formblätter auch dann
ausfüllen zu lassen, wenn die Angebotssummen der in die engere Wahl kommenden Bieter
um 10 v. H. oder mehr voneinander abweichen.
In diesen Fällen sind die in den Formblättern geforderten Angaben zur Preiskalkulation
nachträglich einzuholen, um die Auskömmlichkeit der angebotenen Einheitspreise in den
Wertungsphasen prüfen zu können.
6. Die Wertungskriterien sind in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen zu nennen.
7. Im Falle der Zulassung von Nebenangeboten sind bei EU-weiten Vergabeverfahren in den
Verdingungsunterlagen die entsprechenden Mindestanforderungen anzugeben. Es dürfen
nur Nebenangebote berücksichtigt werden, die die verlangten Mindestanforderungen erfüllen.
Für Nebenangebote gelten in der Regel die gleichen Wertungskriterien wie für Hauptangebote.
Soweit Nebenangebote oder Angebote mit Lohngleitklausel zugelassen sind, werden
für diese gesonderte Wertungssummen ermittelt.
§ 8
Korruptionsprävention
Im förmlichen Vergabeverfahren von Bauleistungen sind zur Sicherung der Transparenz und
Korruptionsprävention Kontrollmechanismen vorzusehen, um insbesondere nachträgliche Angebotsmanipulationen
zu verhindern.
Zu diesem Zweck ist bei Auftragsvergaben nach der VOB/A im förmlichen Vergabeverfahren
durch dezentrale organisatorische Maßnahmen eine unabhängige rechnerische Prüfung der
Angebote sicherzustellen.
14

Dabei ist zu gewährleisten, dass sowohl der Eröffnungstermin als auch die rechnerische Prüfung
der Angebote von eigenem Personal durchgeführt wird, das ansonsten mit Ausschreibungsverfahren
und Durchführungen von Baumaßnahmen nicht befasst ist (Nr. 1 a des Runderlasses des
Innenministeriums vom 20.09.2004 – IV 665-517.21-).
Die rechnerische Prüfung gemäß § 16 Abs. 3 VOB/A ist mit allen Besonderheiten im Submissionsprotokoll
zu vermerken und wird Bestandteil des Vergabevermerkes.
Ausgenommen von den organisatorischen Anforderungen zur personellen Trennung der Aufgaben
ist die anschließende technische und wirtschaftliche Prüfung der Angebote.
§ 9
Zusätzliche Aufforderung zur Angebotsabgabe
Wenn bei Öffentlichen Ausschreibungen und Offenen Verfahren vor dem Eröffnungstermin erkennbar
werden sollte, dass die Zahl der Angebote für eine ausreichende Auswahl zu gering
sein wird, soll die ausschreibende Stelle während der Angebotsfrist zusätzlich leistungsfähige
Unternehmen zur Mitbeteiligung auffordern.
§ 10
Behandlung der Angebote und Angebotsöffnung
1. Bei jeder Ausschreibung sind in den Angebotsunterlagen Ort und Zeit für die Abgabe der
Angebote sowie eine Zuschlags- bzw. Bindefrist vorzusehen. Die Angebote sind von den
Bietern als solche zu kennzeichnen.
2. Die eingehenden Angebote sind in förmlichen Vergabeverfahren auf dem geschlossenen
Umschlag mit einem Eingangsstempel zu versehen und unverzüglich und ungeöffnet einer
entsprechend vorzusehenden und an der Vergabe unbeteiligten Stelle zuzuleiten, die die
Angebote mit einer laufenden Nummer versieht und ungeöffnet unter Verschluss aufzubewahren
hat.
Unmittelbar vor dem Eröffnungstermin sind die Angebote einem(r) mit der Angebotsöffnung
Beauftragten, jedoch mit der Vergabe nicht Befassten (Verhandlungsleiter oder Schriftführer)
auszuhändigen.
15

Sofort nach Eröffnung sind die Angebote in allen wesentlichen Teilen mit einem Stanzgerät,
das im Übrigen unter Verschluss zu halten ist, zu kennzeichnen, um nachträgliche Änderungen
und Ergänzungen zu verhindern. Alternativ können die Angebote auch mit Hilfe der EDV
verarbeitet (z.B. gescannt) und die Dateien mit einer qualifizierten elektronischen Signatur
nach dem Signaturgesetz (SigG) versehen werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass nachträgliche
Änderungen seitens der verwendeten Software verhindert oder protokolliert werden.
Die Öffnung und das Ergebnis der Angebote sind in einer Verhandlungsniederschrift festzuhalten.
Im VOB-Bereich können anwesende Bieter oder deren Bevollmächtigte die Niederschrift mitunterzeichnen.
Die Öffnung von Angeboten nach VOL ist nicht öffentlich.
3. Mitarbeiter(innen) der Abteilung Finanzen sind berechtigt, an der Eröffnung der Angebote
teilzunehmen. Zu diesem Zweck sind die Mitarbeiter mindestens eine Woche vor dem Eröffnungstermin
Zeit und Ort der Angebotseröffnung mitzuteilen.
§ 11
Informationspflicht, Transparenz
1. In Vergabeverfahren ab den EU-Schwellenwerten nach der VOB/A (2. Abschnitt), der VOL/A
(2. Abschnitt) und der VOF sind die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen,
über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebotes und über
den frühesten Zeitpunkt des Vertragsabschlusses unverzüglich in Textform zu informieren
(§ 101 a Abs. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen-GWB). Dies gilt auch für Bewerber,
die keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung erhalten haben, bevor die
Mitteilung über die Zuschlagentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden.
Die Frist kann durch Übermittlung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg auf
zehn Kalendertage gekürzt werden.
Ein Auftrag darf vor Ablauf der Frist oder ohne dass eine entsprechende Bieterinformation
16

erfolgt und die Frist abgelaufen ist, nicht erteilt werden. Für die Einhaltung der Mitteilungsfrist
ist der Zeitpunkt der Absendung der Mitteilung beim Auftraggeber maßgebend. Die Frist beginnt
am Tag der Absendung der Information durch den Auftraggeber.
Der Tag der Absendung ist in der Dokumentation festzuhalten.
2. Bei der Vergabe von Bauleistungen nach Öffentlicher oder Beschränkter Ausschreibung
unterhalb des EU-Schwellenwertes mit einem Auftragswert ab 10.000,-- € netto informiert
der Auftraggeber die erfolglosen Bieter über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen
werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihrer jeweiligen
Angebote und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsabschlusses. Er sendet diese
Information in Textform spätestens 15 Kalendertage vor dem Vertragsabschluss an die Bieter
ab (§14 Abs. 10 MFG). Die Frist verkürzt sich auf 10 Kalendertage bei elektronischer Informationsübermittlung
und in begründeten und zu dokumentierenden Eilfällen auf fünf Kalendertage.
3. Bei Vergabe nach VOB/A ist bei beschränkten Ausschreibungen ab einen Auftragswert von
150.000,00 € nach Zuschlagerteilung über die Vergabe auf der Homepage der Universität
Flensburg zu informieren.
Bei Vergaben nach der VOL/A ist ab einem Auftragswert von 25.000,00 € nach Zuschlagserteilung
über die Vergabe auf der Homepage der Universität Flensburg zu informieren.
Der Informationsumfang dieser Vergabebenachrichtigungen ergibt sich aus § 8 a Abs. 2 und
3 SHVgVO. Entsprechende Vordrucke stehen in der Abt. I zur Verfügung.
Die Verwaltung muss laufend auf der Homepage der Universität Flensburg über beabsichtigte
beschränkte Ausschreibungen von Bauleistungen ohne Öffentlichen Teilnahmewettbewerb
ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 25.000,00 € netto informieren. Der Informationsumfang
ergibt sich aus § 19 Abs. 5 VOB/A.
§ 12
Entscheidung über Auftragsvergaben
Über die Vergabe von Aufträgen als Geschäft der laufenden Verwaltung entscheiden der die
Kanzlerin / der Kanzler oder bei Delegation die entsprechend Bevollmächtigten.
Innerhalb der Fachbereiche und Stabsstellen sind Übersichten über die jeweiligen Entscheidungsdelegationen
zu führen.
§ 13
17

Formvorschriften
1. Jeder Auftrag ist grundsätzlich schriftlich zu erteilen.
2. Soweit die Art des Auftrages nicht ein besonderes Schreiben erfordert, kann der Auftrag mit
Hilfe des Kleinauftragsformulars erteilt werden.
3. Sind aufgrund besonderer Umstände Aufträge ausnahmsweise mündlich, telefonisch oder
per Telefax erteilt worden, sind diese unverzüglich schriftlich zu bestätigen.
§ 14
Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt am 04.05.2012 in Kraft.
Zugleich wird die Ausschreibungs- und Vergabeordnung der Universität Flensburg in der Fassung
vom 01.08.2011 aufgehoben.
Flensburg, den 04.05.2012
gez.
Prof. Dr. Waltraud ’Wara’ Wende
Präsidentin der Universität Flensburg
18

Anlage 1
Formlose Preisumfrage
(bis 500,- EUR)
Bei Freihändigen Vergaben nach § 3 Abs.1a und Abs. 2a der Ausschreibungs-
und Vergabeordnung der Universität Flensburg
(VergO UF)
VOL/
VOB
Aktenzeichen:
Institut:
Ansprechpartner:
Erfüllungsort/Leistungsort:
Vorliegende Vergleichsangebote schriftlich/mündlich/fernmündlich, per Fax, per E-Mail*)
Bieter
Angebotssumme
(netto) EUR
v.H. MwSt.
EUR
Angebotssumme (brutto)
EUR
Auftragsentscheidung:
Auftragnehmer
Auftragssumme
netto
EUR
v. H. MwSt.
EUR
Auftragssumme
(brutto)
EUR
Begründung/Bemerkungen:
preisgünstigstes Angebot
wirtschaftlichstes Angebot unter Berücksichtigung folgender Kriterien:
Flensburg, den
____________________________ _____________________________ ______________________________
( Name ) ( Unterschrift ) ( Funktion )
*) Nichtzutreffendes streichen
19

vom 30. Oktober 2008
Verfassung (Satzung) der Universität Flensburg
Tag der Bekanntmachung im NBL. MWV. Schl.-H. 2008, S. 192
Tag der Bekanntmachung auf der Internetseite der UF, 12. Dezember 2008
Aufgrund des § 7 des Gesetzes über die Hochschulen und das Universitätsklinikum
Schleswig-Holstein (Hochschulgesetz - HSG) vom 28. Februar 2007 in der Fassung der
Bekanntmachung vom 30. März 2007 (GVOBl. Schl.-Holst. S. 184) hat der Senat der Universität
Flensburg am 28. Mai 2008 nachfolgende Verfassung der Universität Flensburg
als Satzung erlassen.
Die Genehmigung des Ministeriums für Wissenschaft, Wirtschaft und Verkehr des Landes
Schleswig-Holstein wurde am 10. Oktober 2008 erteilt.
Präambel
Die Universität Flensburg dient der Wissenschaft in freier Forschung, freier Lehre und freiem
Studium. Sie nimmt ihre Aufgaben im nationalen und internationalen Verbund wahr
und pflegt dabei insbesondere die Beziehungen zur ihren skandinavischen Partnern, vor
allem zur Syddansk Universitet.
§ 1
Rechtsstellung, Sitz
Die Universität Flensburg ist als wissenschaftliche Hochschule des Landes Schleswig-
Holstein eine Körperschaft des öffentlichen Rechts ohne Gebietshoheit. Sie führt den Namen
„Universität Flensburg“; ihr Sitz ist Flensburg.
§ 2
Autonomie
Die Universität erfüllt ihre Aufgaben im Rahmen der Gesetze eigenverantwortlich. Sie
wahrt diese Autonomie als wesentliche Voraussetzung für die Verwirklichung der Freiheit
von Forschung, Lehre und Studium nach innen und außen.
§ 3
Rechte und Pflichten der Mitglieder
Die Mitglieder der Universität haben Mitwirkungs- und Nutzungsrechte. Sie sind verpflichtet,
dazu beizutragen, dass die Universität ihre Aufgaben erfüllen kann. Sie haben insbesondere
die Ordnung der Universität und ihrer Veranstaltungen zu wahren und ehrenamtliche
Tätigkeiten im Rahmen der Selbstverwaltung zu übernehmen.

§ 4
Gliederung der Universität
(1) Die Universität gliedert sich in Fachbereiche (FB I, FB II, FB III).
Bis zur Bildung der Fachbereiche gehen gemäß § 18 Abs. 2 Satz 3 HSG die Aufgaben,
Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Dekanin oder des Dekans auf das
Präsidium und die des Konvents auf den Senat über.
(2) Die innere Gliederung der Fachbereiche ist in den Satzungen der Fachbereiche
geregelt.
(3) Die Universität kann durch das Präsidium des Weiteren zeitlich befristete Forschungsschwerpunkte
einrichten, die der Schärfung des Forschungsprofils der U-
niversität dienen.
(4) Die Gliederung der Universität und ihre Grundsätze sind durch das Präsidium in
angemessenen Abständen zu evaluieren.
§ 5
Einrichtungen der Fachbereiche
(1) Der Fachbereich kann Lehr- und Forschungseinrichtungen (Institute) bilden.
(2) Die an einer Einrichtung des Fachbereichs ausschließlich oder überwiegend tätigen
Professorinnen und Professoren werden vom Präsidium zu Direktorinnen oder Direktoren
bestellt.
(3) Die Einrichtung wird von einem Vorstand kollegial geleitet, dem die Direktorinnen
und Direktoren der Einrichtung angehören.
(4) Der Vorstand wählt aus seiner Mitte für die Dauer von zwei Jahren das geschäftsführende
Vorstandsmitglied auf Vorschlag der Dekanin/des Dekans.
§ 6
Organe der Universität
(1) Zentrale Kollegialorgane der Universität sind:
- Der Hochschulrat
- der Senat
- das Präsidium
(2) Organe der Fachbereiche sind:
- die Konvente
- die Dekanate
Sie sind zugleich Organe der Universität.
§ 7
Wahlen zu den Organen der Universität
Die Wahlen zum Senat und den Konventen der Fachbereiche werden durch eine besondere
Satzung (Wahlordnung) geregelt. Die Wahl der in den Universitätsrat entsandten Mitglieder
erfolgt durch den Senat und wird durch die Geschäftsordnung des Senats geregelt.
Die Wahlzeit beträgt für Studierende ein Jahr, für die übrigen Mitglieder zwei Jahre.

§ 8
Wahlrechtsgrundsätze für die Wahl der Mitglieder des Präsidiums
(1) Der Senat wählt in allgemeiner, freier, gleicher und geheimer Wahl die
Mitglieder des Präsidiums. Jede und jeder Stimmberechtigte hat in jedem Wahlgang
eine Stimme.
(2) Die Wahlen der Präsidentin oder des Präsidenten, der beiden Vizepräsidentinnen
oder Vizepräsidenten und der Kanzlerin oder des Kanzlers werden jeweils in getrennten
Wahlgängen durchgeführt.
(3) Gewählt ist, wer die absolute Mehrheit der Stimmen der anwesenden stimmberechtigten
Mitglieder des Senats erhalten hat. Hat nach zwei Wahlgängen keine Bewerberin
oder kein Bewerber die absolute Mehrheit der Stimmen der Anwesenden erhalten,
so findet eine Stichwahl zwischen den Kandidatinnen oder Kandidaten statt,
die im 2. Wahlgang die meisten Stimmen erhalten haben. Im 3. Wahlgang ist die relative
Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreichend.
Liegt auch nach dem dritten Wahlgang Stimmengleichheit vor, so wird die Wahl auf
die nächste Senatssitzung vertagt, die innerhalb von einem Monat stattzufinden hat.
Liegt auch hier nach dem dritten Wahlgang Stimmengleichheit vor, entscheidet das
vom Wahlleiter zu ziehende Los. Die Amtszeit beträgt sechs Jahre. Wiederwahl ist
zulässig.
(4) Das Nähere regelt eine Wahlordnung.
§ 9
Das Präsidium
(1) Das Präsidium besteht aus
1. der hauptberuflichen Präsidentin oder dem hauptberuflichen Präsidenten
2. zwei Vizepräsidentinnen oder Vizepräsidenten
Eine Vizepräsidentin oder ein Vizepräsident kann auch aus dem Kreis der
übrigen Hochschulmitglieder gewählt werden.
3. der Kanzlerin oder dem Kanzler
(2) Das Präsidium kann im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben Beauftragte und Beratungsgremien
bestellen.
§ 10
Gleichstellung von Frauen und Männern gem. § 3 (5) HSG
Die Hochschule setzt sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben für die verfassungsrechtlich
gebotene Chancengleichheit von Männern und Frauen ein und ergreift Maßnahmen zur
Beseitigung bestehender Nachteile. Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen
1. zur Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen, in denen weibliche Mitglieder der
Hochschule unterrepräsentiert sind,
2. zur Vereinbarkeit von Familie mit Studium, Erwerb wissenschaftlicher Qualifikation
und Beruf
3. zur Förderung der Frauen- und Genderforschung
Bei allen Vorschlägen und Entscheidungen sind die geschlechtsspezifischen Auswirkungen
zu beachten. Näheres regelt der Gleichstellungsplan der Hochschule.

§ 11
Gleichstellungsbeauftragte und ihre Stellvertretung
(1) Der Wahlvorschlag für die Gleichstellungsbeauftragte der Hochschule wird von einer
vom Senat eingesetzten Wahlkommission erarbeitet. Diese umfasst 6 Mitglieder, besteht
mehrheitlich aus Frauen und soll alle Mitgliedergruppen repräsentieren. Ihr gehört
ein Senatsmitglied an. Der Wahlvorschlag soll mindestens 2 Personen umfassen.
Die Gleichstellungsbeauftragte wird von maximal zwei Frauen vertreten. Die Gleichstellungsbeauftragte
der Hochschule schlägt der Wahlkommission ihre Stellvertreterin
bzw. Stellvertreterinnen vor. Die Wahlkommission berät den Vorschlag und legt
ihn dem Senat zur Wahl vor.
Die Amtszeit der hauptberuflichen Gleichstellungsbeauftragten der Hochschule beträgt
5 Jahre, die der Stellvertreterin oder Stellvertreterinnen, der Fachbereiche und
deren Stellvertreterinnen in der Regel 3 Jahre.
(2) Zwischen Gleichstellungsbeauftragten und Beschäftigten ist der Dienstweg nicht einzuhalten.
(3) Die Organe der Hochschule bzw. die Dekanate informieren die Gleichstellungsbeauftragten
über alle Entscheidungen die § 3 Abs. 5 HSG tangieren. Diese können Entscheidungen
schriftlich unter Darlegung der Gründe binnen zwei Wochen widersprechen,
wenn sie nach Auffassung der Gleichstellungsbeauftragten gegen den Gleichstellungsauftrag
gemäß § 3 Abs. 5 verstoßen. Das Organ bzw. das Dekanat kann
dem Widerspruch abhelfen. Andernfalls hat das Organ bzw. das Dekanat die Gleichstellungsbeauftragte
schriftlich über die Nichtabhilfeentscheidung und deren Gründe
zu unterrichten. Das Organ oder das Dekanat kann die Maßnahme frühestens eine
Woche nach erfolgter Unterrichtung ausführen. Dringende Maßnahmen kann das
Organ bzw. das Dekanat sofort ausführen. Die Gründe dafür sind bei Maßnahmen
des Dekanats dem Präsidium mitzuteilen.
§ 12
Gleichstellungsausschuss gemäß § 21 Abs. 2 HSG
Der Gleichstellungsausschuss unterstützt den Senat bei der Wahrnehmung der Aufgaben
gemäß § 3 (5) HSG und § 10 dieser Verfassung. Er hat insbesondere die Aufgabe, den
Gleichstellungsplan gem. § 12 Abs. 1 Satz 4 HSG zu erarbeiten. Die Gleichstellungsbeauftragte
gehört dem Gleichstellungsausschuss als Vorsitzende an. Darüber hinaus soll der
Gleichstellungsausschuss geschlechterparitätisch besetzt werden.
§ 13
Haushaltsrechnung
(1) Das Haushaltsjahr der Universität entspricht dem Haushaltsjahr des Landes
Schleswig-Holstein. Mit Beschluss über den Haushaltsplan und Stellenplan kann
der Senat unter Beachtung der Landeshaushaltsordnung (LHO) Regelungen
über die Haushaltsführung und Bewirtschaftung vorsehen.
(2) Die Haushaltsrechnung der Hochschule einschließlich der erforderlichen Nachweise
und die Vermögensübersicht erstellt das Präsidium nach den Vorschriften
§§ 80 ff.LHO. Das Präsidium leitet sie unverzüglich dem Senat und dem Landesrechnungshof
zu.

(3) Das Präsidium erstellt für die von ihm wahrzunehmenden Landesaufgaben die
erforderlichen Verzeichnisse entsprechend §§ 80 ff. LHO.
(4) Ein vom Senat im Einvernehmen mit dem für die Hochschulen zuständigen Ministerium
und dem Landesrechnungshof bestellter Angehöriger der buchprüfenden
Berufe prüft die nach Absatz 2 vorgelegte Rechnung gemäß § 109 Abs. 2
LHO.
Diese Prüfung erstreckt sich auf die Einhaltung der für die Haushalts- und Wirtschaftsführung
geltenden Vorschriften und Grundsätze des Landes, insbesondere
auch darauf, ob
1. die Haushaltssatzung und der Haushaltsplan der Universität eingehalten
worden sind,
2. die Einnahmen und Ausgaben begründet und belegt sind und die Haushaltsrechnung
sowie die Übersicht über das Vermögen und die Schulden ordnungsgemäß
aufgestellt sind,
3. Verwahrungen und Vorschüsse ordnungsgemäß gebucht und belegt sind.
(5) Das Ergebnis der Prüfung der Haushaltsrechnung wird von der prüfenden Stelle
dem Senat zugeleitet. Der Senat erteilt gemäß § 109 Abs. 3 Satz 2 LHO die Entlastung
spätestens bis zum 30. September des auf den Abschluss folgenden
Jahres.
Für das Haushaltsjahr 2006 erteilt der Senat die Entlastung spätestens bis zum
30.06.2008.
(6) Abs. 4 Satz 1 und Absatz 5 gelten nicht für das Körperschaftsvermögen der
Hochschule (§ 8 Abs. 5 HSG). Die Fristen des Absatzes 5 Satz 2 und 3 sind für
die Entlastung des Präsidiums nach § 8 Abs. 5 Satz 2 HSG anzuwenden.
(7) Das Präsidium holt unverzüglich nach Erteilung der Entlastungen die erforderlichen
Genehmigungen nach § 109 Abs. 3 LHO ein.
§ 14
Verleihung akademischer Grade
Die Fachbereiche haben das Recht, folgende akademische Grade zu verleihen. Der
Hochschulgrad wird Frauen in der weiblichen Form verliehen.
Bachelor....
Master.....
Diplom
Magister/Magistra
Doktor (Dr.) / Doktorin (Dr.)
Dr. ....honoris causa (h.c.)
Dr. ....habilitatus (habil.) / habilitata (habil.)
Die Fachbereiche sind berechtigt, weitere akademische Grade zu verleihen, sofern der
Universität das Recht von der Landesregierung verliehen ist und die von den Fachbereichen
hierfür zu erlassenen Prüfungsordnungen durch das Präsidium genehmigt sind.

§ 15
Ehrenbürgerinnen/Ehrenbürger und
Ehrensenatorinnen/Ehrensenatoren
Zu Ehrenbürgerinnen oder Ehrenbürgern und Ehrensenatorinnen oder Ehrensenatoren
der Universität kann der Senat Persönlichkeiten ernennen, die sich um die Universität in
hervorragender Weise verdient gemacht haben.
Der Senat entscheidet über die Ernennung mit einer Dreiviertelmehrheit seiner Mitglieder.
Die Ehrenbürgerinnen oder Ehrenbürger, die Ehrensenatorinnen oder Ehrensenatoren
sind im Personal- und Vorlesungsverzeichnis aufzuführen.
§ 16
Privatdozentinnen oder Privatdozenten
Die Fachbereiche geben die Möglichkeit zur Habilitation. Das Nähere über die Voraussetzungen
und das Verfahren regelt die Habilitationsordnung des jeweiligen Fachbereichs
nach den vom Senat zu erlassenden Grundsätzen.
Den Habilitierten erteilt der Fachbereich auf Antrag die Lehrbefugnis. Sie begründet das
Recht, die akademische Bezeichnung „Privatdozentin“ oder „Privatdozent“ zu führen und
verpflichtet zur Lehre. Die Lehrverpflichtung beträgt zwei Semesterwochenstunden.
Die Lehrbefugnis kann auch einer Wissenschaftlerin oder einem Wissenschaftler erteilt
werden, die oder der sich an einer anderen Hochschule habilitiert hat. Der Fachbereich
kann dabei einzelne Habilitationsleistungen erlassen. Das Nähere über das Verfahren innerhalb
des Fachbereichs regelt die Habilitationsordnung.
Die Privatdozentin oder der Privatdozent ist verpflichtet, innerhalb eines Jahres nach Erteilung
der Lehrbefugnis eine öffentliche Antrittsvorlesung zu halten.
Die Verleihung der Lehrbefugnis kann vom Fachbereich nach Anhörung der oder des Betroffenen
widerrufen werden, wenn die Lehrbefugnis ohne hinreichenden Grund zwei aufeinanderfolgende
Semester lang nicht wahrgenommen worden ist. Die Verleihung kann
auch aus Gründen widerrufen werden, die bei einer Beamtin oder Beamten zur Entfernung
aus dem Dienst führen.
§ 17
Emeriti und Professorinnen und Professoren im Ruhestand
Emeriti und Professorinnen und Professoren nach ihrem Eintritt in den Ruhestand bleiben
zur Lehre berechtigt. Die Universität kann sie mit ihrem Einverständnis an Prüfungen
beteiligen und ihnen Einzelaufgaben in Lehre und Forschung geben. Ein Anspruch auf
einen Arbeitsplatz oder eine Vergütung besteht nicht.

§ 18
Bekanntmachungen
Satzungen der Universität werden gemäß § 95 Abs. 2 des Hochschulgesetzes bekannt
gemacht.
Sonstige Bekanntmachungen der zentralen Organe tragen die Bezeichnung „Bekanntmachung
der Universität Flensburg“.
Bekanntmachungen sind an den amtlichen Anschlagtafeln des Präsidiums zur Verkündung
drei Wochen auszuhängen. Die verkündeten Bekanntmachungen können bei der
Zentralen Verwaltung eingesehen und bezogen werden.
Die Universität unterrichtet ihre Mitglieder des Weiteren durch ein Mitteilungsblatt.
§ 19
Änderung der Verfassung
Änderungen dieser Verfassung bedürfen einer Mehrheit von zwei Dritteln der Mitglieder
des Senats.
§ 20
Inkrafttreten
Diese Verfassung tritt am Tage nach der Bekanntmachung in Kraft.
Alle zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verfassung geltenden Satzungen der Universität
bleiben wirksam, soweit sie dieser Verfassung nicht widersprechen. Soweit sie dieser
Verfassung entgegenstehen, bleiben sie höchstens zwei Jahre wirksam; sie sind innerhalb
von zwei Jahren nach dem Inkrafttreten dieser Verfassung anzupassen.
Die Verfassung der Universität Flensburg vom 8. Februar 2000 ( NBl. MBWFK. 2000 S.
220) tritt mit dem Inkrafttreten dieser Verfassung außer Kraft.
Flensburg, den 30. Oktober 2008
Universität Flensburg
Der Rektor
Prof. Dr. Heiner Dunckel

Satzung zur Änderung der Verfassung (Satzung) der Universität Flensburg
vom 4. Dezember 2012
Tag der Bekanntmachung im NBl. MBW. Schl.-H. 2013, S. 17
Tag der Bekanntmachung auf der Internetseite der UF: 19. November 2012
Auf der Grundlage des § 7 des Hochschulgesetzes (HSG) vom 28. Februar 2007 (GVOBI.
Schl.-H. S. 184), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 4. Februar 2011
(GVOBI. Schl-H. S. 34, ber. GVOBI. Schl.-H. S. 67), wird nach Beschlussfassung des Senats
der Universität Flensburg vom 14. November 2012 nachfolgende Änderung der Verfassung
(Satzung) der Universität Flensburg erlassen. Die Zustimmung des Universitätsrates wurde am
30. November 2012 erteilt. Die Genehmigung des Ministeriums für Bildung und Wissenschaft
des Landes Schleswig-Holstein wurde am 4. Dezember 2012 erteilt.
Artikel 1
Die Verfassung (Satzung) der Universität Flensburg vom 30. Oktober 2008 (NBl. MWV.
Schl.-H. S. 192), zuletzt geändert durch Satzung vom 27. August 2012 (NBl. MBW. Schl.-H.,
S. 59) wird wie folgt geändert:
1. § 8 wird wie folgt geändert:
Absatz 2 wird wie folgt geändert:
In Satz 1 wird das Wort „beiden“ durch „bis zu drei“ ersetzt.
2. § 9 wird wie folgt geändert:
Absatz 1, Punkt 2 wird wie folgt geändert:
In Satz 1 wird das Wort „zwei“ durch „zwei oder drei“ ersetzt.
3. § 14 wird wie folgt geändert:
Absatz 5 wird wie folgt geändert:
In Satz 2 wird das Datum ‚…bis zum 30. September…‘ in ‚…bis zum 30. November…‘
geändert.
Artikel 2
Diese Änderungssatzung tritt am Tage nach der Bekanntmachung in Kraft.
Flensburg, den 4.Dezember 2012
Universität Flensburg
Prof. Dr. Werner Reinhart
Präsident

ZIMT
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Zentrum für Informations- und Medientechnologien
Zugriff auf das Portal „SHIP“ des Landes Schleswig-Holsteins
Hinweise:
Jeder Beschäftigte der Uni Flensburg hat Zugriff auf das Portal SHIP
Der Zugriff ist aus dem Arbeitsnetz der Verwaltung und der Dozenten möglich
Der Zugriff erfolgt über den Internetbrowser über die URL http://intranet
Zu berücksichtigen sind ggf. die Einstellungen der Internetoptionen des Computers
(nähere Beschreibung im nachfolgendem Abschnitt)
Ansprechpartner für Beschäftigte der Uni Flensburg ist bei technischen Fragen der
ZIMT-Service ( http://www.uni-flensburg.de/?6299# )
Release : 08.08.13
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ZIMT
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Zentrum für Informations- und Medientechnologien
Einstellungen der Internetoptionen
Der Zugriff auf das Portal SHIP ist mit nachfolgenden Internetoptionen möglich
a.) Ohne Proxy
b.) Mit Proxy und der Ausnahme „Intranet“
Wie stelle trage ich die Ausnahme „Intranet“ unter Windows 7 ein:
1. Start -> Systemsteuerung -> Internetoptionen -> Reiter Verbindungen -> LAN Einstellungen ->
Erweitert
Und dort im Feld „Ausnahmen“ das Wort „intranet“ hinzufügen
und
Release : 08.08.13
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2. Im Internetbrowser (hier Firefox)
unter Extras -> Einstellungen -> Register „Erweitert“ -> Register „Netzwerk“ -> Einstellungen
„Proxy-Einstellungen des Systems verwenden“ auswählen
beim Microsoft Internet Explorer Browser findet man die entsprechende Einstellung unter
dem Menü Extras –> Internet Optionen -> Register „Verbindungen“ -> LAN Einstellungen ->
Erweitert
Release : 08.08.13
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