Spesenreglement - Universitätsspital Basel

Datum: 02.10.2007 

Ersteller/in: Christian Loher 

Seite: 1 von 7 

Version: final 

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Spesenreglement 


Inhaltsverzeichnis 

1. Einleitung ........................................................................................................................... 2 

1.1. Geltungsbereich......................................................................................................... 2 

1.2. Definition des Spesenbegriffs .................................................................................... 2 

1.3. Grundsatz der Spesenrückerstattung ........................................................................ 2 

2. Fahrtkosten........................................................................................................................ 3 

2.1. Bahnreisen................................................................................................................. 3 

2.2. Tram- und Busfahrten ................................................................................................ 3 

2.3. Flugreisen .................................................................................................................. 3 

2.4. Geschäftsfahrten mit Privatwagen/Taxi/Mietwagen................................................... 4 

3. Verpflegungskosten ........................................................................................................... 4 

4. Übernachtungskosten........................................................................................................ 5 

5. Übrige Kosten .................................................................................................................... 5 

5.1. Repräsentationsausgaben ......................................................................................... 5 

5.2. Kleinausgaben ........................................................................................................... 5 

5.3. Kreditkarten................................................................................................................ 6 

5.4. Telefon und sonstige Kommunikationsgebühren....................................................... 6 

5.5. Mitgliederbeiträge an Fachverbände ......................................................................... 6 

6. Administrative Bestimmungen ........................................................................................... 6 

6.1. Nachweispflicht der Auslagen.................................................................................... 6 

6.2. Unterschriften/Visumregelung.................................................................................... 7 

6.2.1. Visumregelung ................................................................................................... 7 

6.2.2. Spesenabrechnung im Rahmen von Aus-, Weiter- und Fortbildung.................. 7 

7. Gültigkeit............................................................................................................................ 7

Datum: 02.10.2007 






1. Einleitung 

1.1. Geltungsbereich 

Diesem Spesenreglement unterliegen alle Mitarbeitenden des Universitätsspitals Basel, welche 

mit diesem in einem Anstellungsverhältnis stehen, sowie alle Mitarbeitende, die durch Drittmittel 

finanziert werden. Für letztere sind die Vergütungsansätze des vorliegenden Reglements als 

Höchstbetrag zu verstehen. Es liegt in der Verantwortung und Kompetenz des zuständigen 

Fondsverantwortlichen, die Vergütungsansätze den jeweiligen Rahmenbedingungen und Möglichkeiten 

anzupassen. Für die ärztliche Weiter- und Fortbildung gelten die jeweiligen Reglemente 

der Pools, die von der USB-Direktion genehmigt werden. 

Dieses Spesenreglement gilt ergänzend sowie auch präzisierend zur Verordnung über die Ausrichtung 

von Spesen und Entschädigungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kantons 

Basel-Stadt (Spesenverordnung) vom 27. Juni 1995. 

1.2. Definition des Spesenbegriffs 

Als Spesen im Sinne dieses Reglements gelten die Auslagen, die Mitarbeitenden im Interesse 

und Auftrag des Arbeitgebers anfallen oder die der Arbeitgeber für seine Mitarbeitenden im 

Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit direkt gegen Rechnung bezahlt. Die Mitarbeitenden sind 

verpflichtet, ihre Spesen im Rahmen dieses Reglements möglichst tief zu halten. Aufwendungen, 

die für die Arbeitsausführung nicht notwendig sind, werden vom Universitätsspital Basel resp. 

von den Drittmitteln und Fonds nicht übernommen. Über dieses Reglement hinausgehende Vergütungen 

gelten nicht als Spesen und haben allenfalls Lohn- und/oder Honorarcharakter. 

Im Wesentlichen gelten folgende geschäftlich bedingte Auslagen als Spesen: 

- Fahrtkosten nachfolgend Ziffer 2 

- Verpflegungskosten nachfolgend Ziffer 3 

- Übernachtungskosten nachfolgend Ziffer 4 

- Übrige Kosten nachfolgend Ziffer 5 

1.3. Grundsatz der Spesenrückerstattung 

Die Spesen werden grundsätzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet. 

Ausgenommen davon sind Spesenpauschalen gemäss den Paragraphen 2.4; 3 und 4.

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2. Fahrtkosten 

2.1. Bahnreisen 

Es können nur die effektiv angefallenen Billetkosten auf Basis folgender Regelung geltend gemacht 

werden: 

- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LK. 16–28: 1. Klasse 

- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LK. 01–15: 2. Klasse 

In Begleitung eines bzw. einer Vorgesetzten der LK. 16-28 dürfen Mitarbeitende der LK. 01-15 

auch in der 1. Klasse reisen. 

Mitarbeitende haben Anrecht auf ein vom Universitätsspital Basel finanziertes Halbtaxabonnement, 

sofern die während der Laufzeit des Halbtaxabonnements vorgesehenen Geschäftsreisen 

die Amortisation sicherstellen. 

Mitarbeitende mit einem privat finanzierten Halbtaxabonnement erhalten innerhalb der Gültigkeit 

dessen den vollen Billetpreis solange zurückerstattet, bis ihr Halbtaxabonnement durch den Aufpreis 

amortisiert ist. Danach erfolgt die Rückvergütung nur noch zum ½ Tarif. 

2.2. Tram- und Busfahrten 

Für die Fahrten vom Wohnort des Mitarbeitenden zum nächsten Bahnhof und zurück werden 

keine Spesen vergütet. Diese Fahrtkosten sind dem täglichen Arbeitsweg gleichgesetzt. Die Auslagen 

für die öffentlichen Verkehrsmittel am Bestimmungsort und unterwegs werden gegen Beleg 

zurückerstattet. Wo möglich, können auch Bahntickets „City-City“ gelöst werden, in denen am 

Bestimmungsort die unbeschränkte Benützung der öffentlichen Verkehrsmittel für einen Tag inbegriffen 

ist. 

Für sporadische Dienstfahrten können auf den zuständigen Sekretariaten Mehrfahrtenkarten zur 

Verfügung gestellt werden. 

Mitarbeitende, die durchschnittlich vier angeordnete Dienstfahrten (ohne Arbeitsweg) pro Woche 

ausführen müssen, können bei der zuständigen Personalabteilung ein U-Abo beantragen. Der 

Selbstbehalt beträgt 20% des Abonnements-Gesamtpreises. 

2.3. Flugreisen 

Bei bewilligten Geschäftsreisen werden die Kosten der Touristenklasse vergütet. In dringenden 

und/oder ausserordentlichen Fällen sowie höherer Gewalt, oder wo dies aus Repräsentationsgründen 

zwingend ist, darf „Business-Class“ geflogen werden. Abweichende Regelungen aus 

Verträgen bei Drittmitteln sind entsprechend zu berücksichtigen.

Datum: 02.10.2007 






Meilengutschriften, Bonuspunkte und Prämien, usw., die Mitarbeitenden anlässlich von Geschäftsreisen 

von den Luftverkehrsgesellschaften gutgeschrieben werden, sind für geschäftliche 

Zwecke zu verwenden. 

2.4. Geschäftsfahrten mit Privatwagen/Taxi/Mietwagen 

Grundsätzlich sind die öffentlichen Verkehrsmittel oder allfällige Dienstfahrzeuge zu benutzen. 

Die Kosten für den Gebrauch des privaten Motorfahrzeuges/Taxis/Mietwagen für eine Geschäftsreise 

werden nur dann vergütet, wenn durch deren Benutzung eine wesentliche Zeit- und/oder 

Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. 

Wird trotz guter öffentlicher Verkehrsverbindungen das eigene Fahrzeug/Taxi/Mietwagen benützt, 

werden nur die Kosten der öffentlichen Verkehrsmittel vergütet. 

Bei mehr als 4'000 km bewilligter jährlicher Fahrleistung mit dem Privatfahrzeug wird anstelle 

einer Kilometerentschädigung eine Pauschale ausgerichtet: 

Fahrzeuge der Kat. A Fahrzeuge der Kat. B 

Jährlicher Grundbetrag: CHF 1'200.00 CHF 1'600.00 

plus Kilometerentschädigung CHF 0.30 CHF 0.40 

Fahrzeuge Kat. A: Fahrzeuge, die nicht unter die Kat. B fallen 

Fahrzeuge Kat. B: Solar- und Elektrofahrzeuge. 

Bei weniger als 4'000 km bewilligter jährlicher Fahrleistung mit dem Privatfahrzeug wird aufgrund 

der effektiven Fahrleistung eine Kilometerentschädigung von CHF 0.60 für Fahrzeuge der Kat. A 

und CHF 0.80 für Fahrzeuge der Kat. B ausgerichtet. Auf den Rückerstattungsbeleg sind zwingend 

der Ab- und Anreiseort, die gefahrenen Kilometer, Datum und den Zweck der Reise anzugeben. 

3. Verpflegungskosten 

Treten Mitarbeitende eine Geschäftsreise an oder sind sie aus anderen Gründen gezwungen, 

sich ausserhalb ihres sonstigen Arbeitsplatzes zu verpflegen, haben sie Anspruch auf folgende 

Pauschalvergütung: 

CHF 8.00 für Morgenessen (sofern die Dienstreise vor 07.00 Uhr angetreten wird) 

CHF 25.00 für Mittagessen, Nachtessen (sofern der Dienstort vor 12.45 bzw. 19.00 Uhr verlassen 

oder nach 13.00 bzw. 19.30 Uhr dorthin zurückgekehrt wird) 

Reichen diese Ansätze nachgewiesenermassen aus dienstlichen Gründen zur Deckung der tatsächlichen 

Auslagen nicht aus, so werden gegen Vorweisung der entsprechenden Quittungen 

bzw. Belege die effektiven Auslagen ersetzt.

Datum: 02.10.2007 






4. Übernachtungskosten 

Notwendig gewordene, von der zuständigen Stelle bewilligte auswärtige Übernachtungen werden 

wie folgt pauschal vergütet: 

CHF 80.00 pro Übernachtung mit Frühstück 

Reichen diese Ansätze nachgewiesenermassen zur Deckung der tatsächlichen Auslagen nicht 

aus, so werden gegen Vorweisung der entsprechenden Quittungen bzw. Belege die effektiven 

Auslagen ersetzt. Allfällige Privatauslagen (z.B. private Telefongespräche) sind von der Hotelrechnung 

abzuziehen. 

Ausnahmsweise kann, sofern es durch das Geschäftsinteresse bedingt ist, aus Repräsentationsgründen, 

oder wenn keine andere Übernachtungsmöglichkeit besteht, ein Hotel einer höheren 

Preiskategorie gewählt werden. 

Vorbehalten bleiben abweichende Regelungen aus Verträgen bei Drittmitteln. 

5. Übrige Kosten 

5.1. Repräsentationsausgaben 

Im Rahmen der Kundenbetreuung sowie der Kontaktpflege dem Universitätsspital nahe stehenden 

Drittpersonen kann es im Interesse des Unternehmens liegen, dass diese Drittpersonen von 

Mitarbeitenden eingeladen werden. Grundsätzlich ist bei solchen Einladungen Zurückhaltung zu 

üben. Dies gilt insbesondere bei der Mitnahme von Ehe- und Lebenspartnern. Vergütet werden 

die effektiven Kosten gegen Originalbelege. Folgende Angaben sind zu vermerken: 

- Anzahl aller anwesenden Personen 

- Name und Ort des Lokals (normalerweise auf der Rechnung) 

- Datum der Einladung (normalerweise auf der Rechnung) 

- Geschäftszweck der Einladung 

5.2. Kleinausgaben 

Kleinausgaben wie Parkgebühren und Kosten für geschäftliche Telefongespräche von unterwegs 

werden gegen Originalbelege vergütet. Sofern die Beibringung eines Originalbeleges unmöglich 

bzw. unzumutbar ist, kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg bis CHF 20.00 eingereicht werden. 

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an einer Alarmorganisation angeschlossen sind und/oder 

Pikettdienst leisten müssen, haben Anspruch auf Vergütung der Gebühren der in dienstlicher 

Verrichtung vorgenommenen Telefongespräche.

Datum: 02.10.2007 






5.3. Kreditkarten 

Kreditkarten lautend auf den Namen des Universitätsspitals Basel werden in der Regel keine 

ausgegeben. Ausnahmen werden durch die Direktion bewilligt. Solche Karten dürfen ausschliesslich 

nur für geschäftliche Zwecke benutzt werden. Bargeldbezüge sowie die Nutzung der 

Kreditkarte für private Auslagen sind untersagt. 

5.4. Telefon und sonstige Kommunikationsgebühren 

Die Mitarbeitenden bezahlen ihre Mobiltelefon- und sonstigen Kommunikationsanschlussgebühren 

wie auch Abonnemente selber. Geschäftlich begründete Kommunikationskosten können gegen 

Beilage von Originalrechnung und Verbindungsnachweis via Spesen abgerechnet werden. 

5.5. Mitgliederbeiträge an Fachverbände 

Gebühren für Mitgliedschaften bei Fachverbänden können dann übernommen werden, wenn 

seitens des Universitätsspitals Basel ein begründetes Interesse an einer Mitgliedschaft zu einem 

Fachverband besteht und die Mitgliedschaft nur für natürliche Personen möglich ist. Gebühren 

für Mitgliedschaften bei Fachverbänden des ärztlichen Personals sind den Pools und dafür vorgesehenen 

Fonds zu belasten. 

Persönliche Mitgliedschaften an Berufsorganisationen sind von den Mitarbeitenden selber zu 

bezahlen und werden nicht zurückerstattet. 

6. Administrative Bestimmungen 

6.1. Nachweispflicht der Auslagen 

Für die Spesenabrechnung ist das offizielle Spesenabrechnungsformular zu benutzen. Dieser 

Abrechnung sind die Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, 

Fahrspesenbelege, usw. beizulegen. Da diese Originaldokumente eingescannt werden, müssen 

alle nicht A4-Format besitzenden Quittungen, usw., auf ein leeres A4-Blatt aufgeklebt werden. 

Für ausbezahlte Spesenpauschalen gemäss den Paragraphen 3 und 4 besteht keine Pflicht, die 

effektiven Ausgabenbelege beizufügen. 

Für die Rückerstattung von Reise- und sonstigen Spesen sowie Weiter-, Aus- und Fortbildungskosten 

ist auf der Abrechnung zwingend der Name, Vorname und die Personalnummer des/der 

Spesenempfängers/Spesenempfängerin anzugeben. Kommen mehrere Mitarbeitende als Spesenempfänger 

in Frage, so ist der Abrechnung eine detaillierte Aufstellung pro Personen, Personalnummer, 

Aufwandkonto und Betrag beizufügen. Diese Regelung gilt ebenso für Drittrechnungen, 

die im Rahmen einer Geschäftsreise oder einer Weiter-, Aus- und Fortbildung durch das 

Universitätsspital Basel oder durch Drittmittel/Fonds direkt bezahlt werden.

Datum: 02.10.2007 






6.2. Unterschriften/Visumregelung 

6.2.1. Visumregelung 

Die Spesenabrechnung ist immer vom Spesenempfänger sowie dem direkten Linienvorgesetzten 

ab mindestens Führungsebene 5 oder einem mit Finanzkompetenz ausgestatteten Projektleiter 

zu unterzeichenen. Die Bereiche/Ressorts regeln pro Führungsebene die Betragslimiten 

und/oder eine allfällige zusätzliche Visumspflicht. Für die Führungsebene 1 ist die Zweitunterschrift 

auf den Spesenbelegen durch eine Person der Führungsebene 2 zu leisten. 

Für Billette öffentlicher Verkehrsmittel in der Schweiz, die direkt über das Universitätsspital Basel 

bezahlt werden, genügt die Unterschrift des jeweiligen Finanzkompetenzträgers. 

Für Drittmittel und Fonds leistet der jeweilige Inhaber der Mittel die nötige Unterschrift. Er ist für 

die Mittel vollumfänglich verantwortlich und bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die jeweiligen 

Spesenausgaben zweckkonform stattfinden und allfällige abweichende Regelungen aus Verträgen 

bei Drittmitteln entsprechend berücksichtigt sind. Allfällige Delegationen dieser Visumspflicht 

dürfen nur zusammen mit Betragslimiten erfolgen. Eine zusätzliche restriktivere Visumspflicht pro 

Fonds kann jederzeit über Fondsreglemente und/oder Statuten festgelegt werden. 

6.2.2. Spesenabrechnung im Rahmen von Aus-, Weiter- und Fortbildung 

Zusätzlich zu der in Paragraph 6.2.1 geregelten Visumspflicht müssen sämtliche Ausgaben im 

Rahmen von Aus- Weiter- und Fortbildung, welche vom Universitätsspital Basel übernommen 

werden, vorab mit offiziellem Formular „Aus-/Weiter-/Fortbildungsgesuch“ und den darauf verlangten 

Unterschriften bewilligt werden. Eine Kopie dieser Bewilligung ist der jeweiligen Spesenabrechnung 

beizulegen. 

Obige Regelung gilt auch für zu bezahlende Drittrechnungen im Rahmen von Aus-, Weiter- und 

Fortbildung für Mitarbeitende. Diese Drittrechnungen unterliegen der gleichen Visumspflicht wie 

unter Paragraph 6.2.1. beschrieben ist. 

Die Aufwendungen für Aus-, Weiter- und Fortbildung des ärztlichen Personals sind den Pools 

oder dafür vorgesehenen Fonds zu belasten. 

7. Gültigkeit 

Das Reglement wurde von der Spitalleitung des USB anlässlich der Sitzung vom 15. Oktober 

2007 verabschiedet und per sofort in Kraft gesetzt. 

Für die Spitalleitung: 

sig. Rita Ziegler 15. Oktober 2007 

.......................................................................... .......................................... 

Rita Ziegler, lic.oec. HSG 

Direktorin Universitätsspital Basel 

Datum

Spesenreglement - Universitätsspital Basel

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